Buenas prácticas USAID

Buenas prácticas

en Acceso a la Información Pública

Conversatorios Unidades de Información Pública

2 Buenas prácticas en Acceso a la Información Pública

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Presentación Durante los meses de marzo a mayo del año 2013, el Proyecto de Transparencia e Integridad de USAID organizó y desarrolló diez conversatorios en los cuales participaron representantes de 29 Unidades de Información Pública (UIP) del Organismo Ejecutivo (listado anexo). Uno de los resultados de los BNMUDQR@SNQHNR ETD K@ HCDMSHƥB@BH®M D HMSDQB@LAHN CD lecciones aprendidas y buenas prácticas desarrolladas por las UIP participantes desde su creación. Estas fueron descritas utilizando el formato estándar sugerido por el Mecanismo de Seguimiento de la Convención Interamericana contra la Corrupción.

El objetivo de la presente publicación es socializar las ATDM@R OQ BSHB@R HCDMSHƥB@C@R DM KNR BNMUDQR@SNQHNR así como reconocer el trabajo de las Unidades que llevan a cabo dichas prácticas y por último contribuir al fortalecimiento de las UIP con esta herramienta práctica de trabajo.

Toda la información descrita en este documento tiene como fuente a tres unidades de información pública FDMDQ@CNQ@R CD K@R ATDM@R OQ BSHB@R HCDMSHƥB@C@R DM los conversatorios organizados por el Proyecto.

4 Buenas prácticas en Acceso a la Información Pública

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1. Institución: Ministerio de la Defensa Nacional

2. Título: Capacitación y sensibilización a todo el personal del Ejército de Guatemala sobre el derecho de acceso a la información pública.

3. Descripción de la buena práctica: Diseño e implementación, por parte de la UIP, de un programa de capacitación y sensibilización a todo el personal del Ejercito de Guatemala sobre el derecho de acceso a la información pública, el contendido de la Ley de Acceso a la Información Pública; y, el procedimiento para responder a solicitudes de información.

Capacitación y sensibilización de todo el personal del Ejército de Guatemala sobre el derecho de acceso a la información pública

Ministerio de la Defensa Nacional

4. Razones e importancia: Antes de la implementación del programa existían muchas dudas sobre la Ley de Acceso a la Información Pública. Según el representante de la Unidad de Información Pública (UIP) del Ministerio de la Defensa, el personal de dicha institución percibía la ley como un instrumento BNMSQ@QHN @ KNR ƥMDR CD K@ HMRSHSTBH®M $RSN FDMDQ@ un problema para la UIP al momento de atender solicitudes de información en el plazo establecido en la ley. Por lo anterior, la Unidad de Información CDK ,HMHRSDQHN HCDMSHƥB® K@ MDBDRHC@C CD HMHBH@Q un proceso para cambiar la cultura institucional, y propuso el diseño e implementación de un programa de capacitación y sensibilización.

Ministerio de la Defensa Nacional

5. Enfoque: El Ministro de la Defensa Nacional emitió un instructivo que norma las sesiones de capacitación y sensibilización sobre la Ley de Acceso a la Información Pública. La Unidad de Información Pública es la encargada de facilitar las sesiones y de organizar la logística para llevarlas a cabo. La primera acción es enviar una carta de invitación a las diferentes dependencias, dando opciones de fechas. Estas luego indican el día y hora que les es conveniente. Como apoyo a la UIP, las dependencias deben tener disponible un lugar dentro de su sede para el desarrollo de la capacitación.

6. Implementación: La práctica se está implementando con resultados positivos, a la fecha se han capacitado a 800 miembros de la institución. Se espera ampliar el grupo objetivo, a miembros de la sociedad civil y académicos.

7. Desafíos: Coordinar con cada dependencia el día y hora a desarrollarse la sesión.

8. Resultado: Uno de los resultados relevantes es que la UIP recibe retroalimentación en el uso e HMSDQOQDS@BH®M CD K@ KDX 2D G@M HCDMSHƥB@CN K@FTM@R legales que permiten sugerir reformas. Por ejemplo: De acuerdo a la Ley de Acceso a la Información Pública, artículos 27 y 28, el tiempo máximo de reserva es de 12 años máximo: sin embargo el Ministerio de la Defensa Nacional resguarda información aún después del periodo estipulado por BQHSDQHNR CDƥMHCNR ONQ DK OQNOHN ,HMHRSDQHN Otro resultado es que la unidad percibe el @TLDMSN CD BNMƥ@MY@ FDMDQ@C@ DMSQD KNR DMK@BDR X DM FDMDQ@K K@ BNMƥ@MY@ CD K@ HMRSHSTBH®M G@BH@ los ciudadanos. La causa de esta percepción es el aumento de solicitudes de información que ingresan a la institución, así como la reducción del tiempo de respuesta de los enlaces ante las mismas.

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9. Seguimiento: Los encargados de dar seguimiento a la buena práctica son: el Jefe del Departamento de Información Pública, de la Dirección General Administrativa del Ministerio de la Defensa Nacional.

10. Lecciones aprendidas: a. Es necesaria la capacitación y sensibilización de todo el personal del Ministerio de la Defensa, no sólo a los enlaces, ya que el responsable ante la Ley de Acceso a la Información son todos los que trabajan en la institución y no solo los asignados a responder solicitudes de información. b. No se necesitan recursos humanos o técnicos @CHBHNM@KDR @ KNR PTD BTDMS@ B@C@ NƥBHM@ O@Q@ desarrollar e implementar un programa de capacitación institucional. c. Es necesario formar multiplicadores dentro del Ministerio, para lograr el objetivo de capacitar y sensibilizar a toda la institución en menos tiempo.

11. Documentos: calendario.

Documentos

anexos.

Instructivo

12. Contacto: Â Coronel Oscar Danilo Montecinos Merlos.

Correo electrónico: dipdgamdn@gmail.com ó dip@mindef.mil.gt Teléfono: (502) 2360-9890 ó 4740-0412 Â Mayor Asimilado Aneth Raquel Soberanis Puga Correo electrónico: dipdgamdn@gmail.com ó dip@mindef.mil.gt Teléfono: (502) 2360-9890

y

6 Buenas prĂĄcticas en Acceso a la InformaciĂłn PĂşblica

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1. InstituciĂłn: Ministerio de GobernaciĂłn.

2. TĂ­tulo: Uso del criterio “DaĂąo Presente, Probable y $RODB¨ƼBNĹš DM K@ BK@RHĆĽB@BHÂŽM CD HMENQL@BHÂŽM 3. DescripciĂłn de la buena prĂĄctica: La Ley de Acceso a la InformaciĂłn PĂşblica establece el procedimiento para BK@RHĆĽB@Q HMENQL@BHÂŽM QS¨BTKN CD K@ +DX CD Acceso a la InformaciĂłn PĂşblica). El Ministerio de GobernaciĂłn, ha realizado este procedimiento en varias oportunidades, y decidiĂł quĂŠ, para fortalecer el argumento de reserva de la informaciĂłn, se debe HCDMSHĆĽB@Q BK@Q@LDMSD DK C@ÂŹN OQDRDMSD OQNA@AKD X DRODB¨ƼBN PTD K@ OTAKHBHC@C CD K@ HMENQL@BHÂŽM causarĂ­a. Esta es considerada una buena prĂĄctica ya que permite un anĂĄlisis profundo de las causas que motivan una reserva de informaciĂłn, generando certeza en la decisiĂłn de reservarla o no; reduciendo 1 Ver artĂ­culo 25 de la Ley de Acceso a la InformaciĂłn PĂşblica.

Uso del criterio “daĂąo presente, 7 ĂŞ 2 “Ĉ Ă’ Ä” 2ĂŞ 2ĂŞ Ĉ ĂŞ Â?Ä” informaciĂłn pĂşblica

Ministerio de GobernaciĂłn

con ello, la discrecionalidad al momento de elaborar el proyecto de ResoluciĂłn Ministerial que obliga la Ley por parte del funcionario encargado de emitirla.1 4. Razones e importancia: En la emisiĂłn de resoluciones @MSDQHNQDR PTD BK@RHĆĽB@A@M HMENQL@BHÂŽM DM DK Ministerio de GobernaciĂłn no se describĂ­a en detalle el daĂąo real que ocasionarĂ­a la divulgaciĂłn de la informaciĂłn. Esto provocaba la interposiciĂłn de Recursos de RevisiĂłn por parte de solicitantes (todos por reservas de informaciĂłn). La resoluciĂłn elaborada en la que se incorporĂł el nuevo criterio, no fue sujeta de recurso alguno; ademĂĄs, en el momento oportuno, fue elogiada por la Autoridad Reguladora, la ProcuradurĂ­a de Derechos Humanos, en el sentido que la misma estaba debidamente fundamentada en la Ley de Acceso a la InformaciĂłn PĂşblica.

Ministerio de GobernaciĂłn

Antes del uso de esta prĂĄctica, todas las resoluciones de reserva publicadas por el Ministerio de GobernaciĂłn fueron cuestionadas y sujetas a recursos de revisiĂłn por los solicitantes, y algunas fueron revocadas por carecer de sustento legal.

5. Enfoque: Para el cumplimiento de esta buena pråctica, el Ministerio de Gobernación cuenta con la Resolución Ministerial Número 453, del 11 de mayo del aùo 2009, con la que se crea el Consejo $RODB¨ƼBN CD (MENQL@BHŽM /¾AKHB@ CDK ,HMHRSDQHN CD Gobernación y que, según la naturaleza sustantiva de que se trate, tiene la facultad de conocer y @M@KHY@Q K@ OQNOTDRS@ CD BK@RHƼB@BHŽM CD HMENQL@BHŽM BNLN 1DRDQU@C@ N "NMƼCDMBH@K PTD G@BD DK $MK@BD de Información Pública.

Para el desarrollo de esta prĂĄctica se considerĂł el artĂ­culo 24 de la Ley de Transparencia y Acceso a la InformaciĂłn PĂşblica del Estado de MĂŠxico y sus Municipios y los documentos relacionados con el tema publicados por el Instituto Federal de Acceso a la InformaciĂłn PĂşblica.

6. ImplementaciĂłn: Esta prĂĄctica se implemento con motivo de una solicitud de informaciĂłn recibida. En el proceso de revisiĂłn de la solicitud, un funcionario CDK ,HMHRSDQHN QDBNLDMCÂŽ BK@RHĆĽB@Q K@ HMENQL@BHÂŽM BNLN Ĺ™QDRDQU@C@Ĺš /NQ KN @MSDQHNQ DK ,HMHRSDQHN CDBHCHÂŽ BQD@Q TM "NMRDIN $RODB¨ƼBN BTXN NAIDSHUN G@ sido emitir recomendaciones al Despacho Superior, a la UIP y sus enlaces, para la toma de decisiones RNAQD K@ BK@RHĆĽB@BHÂŽM CD HMENQL@BHÂŽM DM A@RD @ los tĂŠrminos establecidos en la Ley de Acceso a la (MENQL@BHÂŽM $K "NMRDIN $RODB¨ƼBN DRSÂœ HMSDFQ@CN por a) Viceministro del ramo de la materia sustantiva que se analice; b) Director de Asuntos JurĂ­dicos; c) Enlace responsable en la informaciĂłn solicitada; y, d) Directores o Jefes de Unidad, que el Viceministro considere conveniente incorporar. En Consejo se realiza el anĂĄlisis de cĂłmo la informaciĂłn podrĂ­a B@TR@Q TM C@ÂŹN OQDRDMSD OQNA@AKD X DRODB¨ƼBN RD establece si la informaciĂłn debe ser entregada total o parcialmente, ponderando la mĂĄxima publicidad N AHDM RH K@R ITRSHĆĽB@BHNMDR CDSDQLHM@M PTD K@ informaciĂłn debe ser reservada; de ser asĂ­, se emite

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el proyecto de ResoluciĂłn de Reserva, para su @OQNA@BHÂŽM ĆĽQL@ X ONRSDQHNQ OTAKHB@BHÂŽM DM DK #H@QHN .ĆĽBH@K CD @BTDQCN @ K@ +DX CD BBDRN @ K@ (MENQL@BHÂŽM PĂşblica.

7. DesafĂ­os: El principal desafĂ­o, segĂşn la UIP del Ministerio de GobernaciĂłn, es la cultura institucional que maneja el supuesto que: toda informaciĂłn relacionada a seguridad es reservada. Otro desafĂ­o HCDMSHĆĽB@CN ONQ K@ 4(/ DR K@ HMDWHRSDMBH@ CD TM L@MT@K CD "K@RHĆĽB@BHÂŽM CD (MENQL@BHÂŽM 8. Resultado: $K QDRTKS@CN ĆĽM@K DRODQ@CN DR SDMDQ QDRDQU@R de informaciĂłn sustentadas y fundamentadas en Ley. En la actualidad, todas las reservas de informaciĂłn realizadas, utilizando esta buena prĂĄctica han sido aceptadas y no han sido sujetas de recursos de revisiĂłn.

9. Seguimiento: El encargado de dar seguimiento a la buena prĂĄctica es la Unidad de InformaciĂłn PĂşblica del Ministerio de GobernaciĂłn.

10. Lecciones aprendidas: a. Una resolución de reserva debidamente fundamentada reduce la posibilidad de impugnaciones mediante el recurso de revisión. b. El anålisis de la prueba de daùo presente, OQNA@AKD X DRODB¨ƼBN RD CDAD QD@KHY@Q LDCH@MSD mesas de trabajo con los responsables de generar y administrar la información, de tal forma, que expongan los riesgos que en la pråctica se evidencian al divulgar la información.

11. Documentos: Pågina web del Ministerio de Gobernación: www.mingob.gob.gt, vínculo Información Pública de .ƼBHN QS¨BTKN -TLDQ@K 12. Contacto: Â María Graciela Cabrera Arana Encargada de la UIP E: mail: mcabrera@mingob.gob.gt PBX: (502) 2413-8888 Ext. 1540 TelÊfono: (502) 4149-1083

8 Buenas prácticas en Acceso a la Información Pública

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1. Institución: 2DBQDS@Q¨@ CD /K@MHƥB@BH®M X /QNFQ@L@BH®M de la Presidencia (SEGEPLAN).

2. Título: Redacción y publicación de informe anual de trabajo realizado por Unidad de Acceso a la Información Pública (UIP).

3. Descripción de la buena práctica: Se utilizan los datos del informe entregado a la Procuraduría de los Derechos Humanos (PDH) para desarrollar un informe de análisis interno sobre el trabajo de la Unidad y los Enlaces de SEGEPLAN. Luego de su redacción, es colocado en el sitio Web de la UIP para conocimiento de todo el personal de la institución y de los usuarios/as que quieran consultarlo.

Redacción y publicación de informe de análisis del trabajo realizado por Unidad de Acceso a la Información Pública (UIP) durante el año

Secretaría de .2êĔ Ĉ ê Ĕ Programación de la Presidencia

4. Razones e importancia: Se desarrolló esta acción como una retribución a los Enlaces de la Unidad de Información Pública y personal directivo, con los resultados cualitativos y cuantitativos sobre los principales resultados derivados de las solicitudes dirigidas a SEGEPLAN. Antes de la adopción de esta práctica, los enlaces no eran conscientes del impacto de su trabajo en el cumplimiento de la Ley de Acceso a la Información Pública.Esto producía en ocasiones un retraso en la entrega de información o una actitud de resistencia ante el cumplimiento de la misma.

5. Enfoque: La UIP partió de analizar la importancia de contextualizar el informe entregado a la PDH y de realizar comparaciones anuales. Para su elaboración

SEGEPLAN

se utilizan las mismas variantes que en el informe anual entregado a la PDH. 6. Implementación: En noviembre de cada año se inicia la preparación del informe anual para la PDH, se termina de recopilar la información en diciembre y se redacta en enero del siguiente año. Se da a conocer a toda la institución en los primeros meses del año, utilizándolo como un instrumento de sensibilización hacia el personal. Se coloca en la página electrónica de la institución para el conocimiento de sus usuarios y se hace visible en forma física en la cartelera de SEGEPLAN para el personal de la institución.

7. Desafíos: -N RD G@M HCDMSHƥB@CN CDR@E¨NR O@Q@ K@ realización de esta práctica según SEGEPLAN. 8. Resultado: $K ƥM µKSHLN DR RDMRHAHKHY@Q @K ODQRNM@K CD K@ institución sobre la importancia en el cumplimiento de la ley, a través de la entrega de resultados. Cada unidad se visibiliza y se motiva a mejorar el servicio al ciudadano en materia de acceso a la información.

Con este informe SEGEPLAN también logra mantener un estándar de excelencia, ya que incentiva al personal mostrándole el impacto de su trabajo.

9. Seguimiento: El seguimiento de la buena práctica está a cargo de la Unidad de Acceso a la Información Pública.

10. Lecciones aprendidas: a. Se debe tener cuidado en el manejo de los C@SNR TSHKHY@CNR DM DK HMENQLD O@Q@ PTD QDƦDID a cabalidad el trabajo realizado por cada Enlace y Unidad Administrativa correspondiente, DRODB¨ƥB@LDMSD DM KNR C@SNR QDK@BHNM@CNR con las solicitudes recibidas vs. solicitudes tramitadas. b. Se requiere de una persona de la Dirección de Informática que conozca el trabajo de la UIP para facilitar la obtención de la información

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que se concentra en la base de datos utilizada para la redacción del informe. La interpretación cualitativa y cuantitativa es responsabilidad de la Unidad Información Pública.

11. Documentos: Página web de SEGEPLAN www.segeplan.gob.gt .

Copia del informe: http://www.segeplan.gob.gt/laip/ downloads/informe_UIP2012.pdf 12. Contacto: Â Julia Artiga Coordinadora de la UIP SEGEPLAN E: mail: julia.artiga@segeplan.gob.gt Teléfono: (502) 2504-4444 Ext. 4324

10 Buenas prácticas en Acceso a la Información Pública

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ANEXO Listado de Unidades de Información Pública participantes de los conversatorios organizados por el

Proyecto de Transparencia e Integridad de USAID

Participantes de conversatorios

1

Autoridad para el manejo sostenible de la Cuenca del Lago de Amatitlán

2

Comisión Presidencial de Transparencia y Gobierno Electrónico

15

Ministerio de Relaciones Exteriores

16

Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social

17

Ministerio de Trabajo

3

Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres

18

Procurador de Derechos Humanos

4

Fondo de Desarrollo Indígena Guatemalteco

19

Secretaría de Asuntos Administrativos y de Seguridad

5

Fondo de Tierras

20

Secretaría de Asuntos Agrarios

6

Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación

21

Secretaría de Bienestar Social

7

Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales

22

Secretaría General de la Presidencia

8

Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda.

23

Secretaría de Inteligencia Estratégica del Estado

11

24 Secretaría de la Paz 9

Ministerio de Cultura y Deportes

25

2DBQDS@QH@ CD /K@MHƥB@BH®M X /QNFQ@L@BH®M CD K@ Presidencia

26

Secretaria Presidencial de la Mujer

27

Secretaría Privada de la Presidencia

10

Ministerio de la Defensa Nacional

11

Ministerio de Economía

12

Ministerio de Energía y Minas

13

Ministerio de Finanzas Públicas

28

Secretaria contra la Violencia Sexual, Explotación y Trata de Personas.

14

Ministerio de Gobernación

29

Vicepresidencia de la República

La reproducción de esta publicación fue posible gracias al apoyo del pueblo de los Estados Unidos de América proporcionado a través de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID).

El contenido expresado en este material es responsabilidad del autor X DK LHRLN MN MDBDR@QH@LDMSD QDƦDI@ K@R NOHMHNMDR CD K@ 42 (# N CDK Gobierno de los Estados Unidos de América.