Manual tipo para stands
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INDICE REGULACIONES Expositores
Seguridad
Incumplimiento en ocupación
Reglamento montaje desmontaje
Daños a la propiedad Espacio físico Stand y estructura Gráfica Conducta del expositor Obstrucción de pasillos Recepción de bienes
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Perdidas Faltas
7 8
Mantenimiento, montaje, desmontaje y
Acuerdos a las reglas
DISEÑO El público objetivo El mensaje del stand
SERVICIOS ESPECIALES
Elementos de diseño
Internet
Iluminación Decoración Servicios de bodega
La justa medida
10 11
REGLAMENTACIONES Tamaño de stand Ubicación
14
Enmiendas de reglamento
Visibilidad de la marca
Nivel de sonido
13
13
16
REGULACIONES
EXPOSITORES La exposición estará limitada a aquellas empresas u otras entidades que ofrezcan servicios turísticos de cualquier índole, y de igual manera gremios y/o asociaciones relacionadas al turismo. El Ministerio de Turismo se reserva el derecho de determinar la elegibilidad de los productos (material promocional) a exponer. Sólo el nombre del expositor que aparezca en las fichas de inscripción podrá ser colocado en el stand y en el directorio de expositores. No se permitirán exhibiciones o publicidad que sobrepase el espacio asignado al expositor y/o que se encuentren fuera del reglamento para el evento. El expositor acepta que sus productos de exposición deberán ser aceptados y permanecer solamente si cumplen con las reglas establecidas. El Ministerio de Turismo se reserva el derecho a rechazar, expulsar o prohibir cualquier tipo de exposición de productos en forma total o parcial a un expositor o sus representantes; bajo la determinación del organizador, en caso de que el expositor incumpliere con lo expuesto en el presente reglamento.
INCUMPLIMIENTO EN OCUPACIÓN El expositor debe atender su booth de trabajo durante los horarios de exhibición estipulados por el Ministerio de Turismo. En el caso de abandono del lugar de exposición por parte del expositor, el Ministerio de Turismo asumirá como Incumplimiento en Ocupación, salvo que el expositor notifique su ausencia, previo al abandono del mismo. Así como tampoco podrá cambiar de puesto, una vez ya establecidos los lugares de cada exhibidor. Si el espacio de exhibición no se ha ocupado para al término del periodo de montaje de stands estipulado por la organización, dicho
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espacio podrá ser utilizado por el Ministerio de Turismo para los fines que éste disponga.
DAÑOS A LA PROPIEDAD El expositor es responsable por cualquier daño causado a los pisos, paredes y/o columnas del espacio físico, equipo de stands o alguna propiedad de otros expositores. El expositor no podrá aplicar pinturas, lacas, adhesivos u otros recubrimientos a las columnas, pisos, paredes o equipo de stands.
ESPACIO FÍSICO El tamaño del espacio físico será asignado y contratado por la Dirección de Mercados, quienes según su estrategia decidirán cuál es el espacio idóneo a ser utilizado en las diferentes misiones turísticas comerciales. Debe contar con 4 lados abiertos, tipo isla, para la correcta exposición y comunicación de la marca país. Debe encontrarse ubicado en un lugar estratégico dentro del recinto ferial, el mismo que será establecido según en dónde esté la entrada al recinto, los pasillos de mayor tránsito y/o lugares de mayor visibilidad.
STAND Y ESTRUCTURA Debe contemplar siempre las reglamentaciones del recinto ferial dónde va a ser montado. El stand siempre debe mostrar la Marca País a la mayor altura posible que el recinto ferial permita, bien sea esta en una cenefa circular o con líneas rectas. La Marca País primordial dentro de la estructura debe ser realizada con letras en bloque, manteniendo siempre los colores corporativos, según el manual de marca.
Debe contar con lugares dónde se pueda exhibir una videowall de mínimo 2m x 2m y máximo de 3m x 4m. El mismo que debe contar con una consola de audio y video, que debe estar ubicado en un lugar accesible y con todas las conexiones eléctricas y digitales necesarias. La estructura debe tener uno o varios espacios dónde se ubique la representación cultural a presentarse durante los días de feria. Las representaciones culturales variarán entre gastronomía, danza, pintura, entre otras. La misma que será notificada con anterioridad al proveedor para poder estimar el espacio a ser requerido.
Las gigantografías con los artes gráficos dentro del stand de ser posible deben ser cajas de luz, salvo que por presupuesto limitado no se pueda realizar esta acción. El stand debe contar con un(1) counter de información si es un espacio de entre 50m2 y 130m2, dos (2) counters de información si es entre 150m2 y 350m2 y tres(3) counters de información si tiene entre 400m2 y 700m2. El diseño debe incluir una sala VIP privada para el Sr. Ministro o su delegado. Debe tener los siguientes detalles:
El piso del stand será de color blanco, y el material será madera flotante. El piso del stand deberá ser del tipo tarima, debiendo estar levantado del suelo a 8cm, teniendo por objetivo dar importancia visual ante otros stands.
Espacio para 6 personas sentadas Las paredes deben tener transparecnias en las cuales se colocará un vinil biselado con el logo de la marca país o vinil con imágenes representativas del destino Ecuador. Debe tener iluminación suficiente. Luz cálida.
Espacio para co-expositores
Booths divididos con colores marca país, identificados con logo del expositor
4 personas sentadas
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Debe tener 1 televisor plasma de 42” con puerto HDMI, con audio adecuado para colocar videos institucionales, razón por la cual debe tener un DVD player con sus instalaciones respectivas y adicionalmente un cable VGA. Debe estar decorada con arreglos florales de rosas ecuatorianas, certificadas. Debe tener una sala con 1 mesa central y dos mesas auxiliares. El diseño debe incluir un espacio para colocar los booths para los expositores. La cantidad de booths variará según el requerimiento de la Dirección de Mercados.
y cerraduras, de la que se requiere al menos 2 copias de llaves por cada una. La mesa de trabajo de cada booth deberá contar sobre la misma con un mapa político del Ecuador impreso y adherido a la estructura; impresión que se encontrará a cargo del proveedor. El material de la superficie destinada para el mapa deberá permitir la utilización de marcadores de tinta líquida no-permanente. Cada booth deberá estar separado uno del otro por divisiones en base a la gama de colores usadas en la marca país.
La cantidad de booths serán establecidos de acuerdo a la cantidad de expositores que la Dirección de Mercados asigne para la misión turística comercial.
Cada booth debe contar con mínimo (1) un interruptor eléctrico con acceso a dos conexiones, los mismos que deben estar adaptados al sistema americano, de no ser así el proveedor deberá proveer de la cantidad de adaptadores suficientes tanto para los expositores, cuánto para el personal del Ministerio.
Cada booth será un área de trabajo con capacidad para 4 personas sentadas, cada una deberá incluir 1 mesa de trabajo con cajoneras
Cada puesto de trabajo debe contar con un (1) tacho de basura por cada puesto de trabajo.
Gigantografías de megadiversidad del Ecuador
Rosas ecuatorianas certificadas
Sala VIP de uso Ministerial
Área de representación cultural y/o gastrnómica
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Cada booth debe estar contener carteles de identificación de cada expositor (nombre, logotipo corporativo, así como la marca país) todo en full color. Tanto nombres como gráfica deben estar al menos a 40cm de alto de la mesa del expositor, buscando una correcta visibilidad.
El stand debe contar con personal de limpieza a tiempo completo, el mismo que se encontrará durante todos los días de feria, sin excepción alguna, en un lugar accesible. La cantidad de personas necesarias dependerá del tamaño del stand.
Los booths deben tener un diseño igual, es decir, un diseño estándar.
GRÁFICA La marca país debe ser el identificativo principal del stand. La misma que debe ser colocada en la parte alta del stand sin ningún tipo de decoración ya que no se deberá permitir tapar de manera parcial o total la Marca País.
El stand debe contar con el personal idóneo para ser montado, siempre debe existir un Supervisor de Montaje con la experiencia y el profesionalismo requerido para dicho evento. El supervisor debe encontrarse desde el primer día de montaje, todos los días de feria sin excepción alguna y durante el desmontaje. En caso de fuerza mayor dicho Supervisor deba ausentarse el proveedor debe reemplazarlo por alguien con sus mismos conocimientos, sin que este lapso de ausencia afecte al adecuado manejo del evento. Dichas personas deben ser mayores de edad.
La cantidad del gigantografias en el stand se delimitarán según el tamaño del mismo, pero al menos debe contar con 3 gigantografías de ser un stand pequeño. La gráfica debe mostrar la megadiversidad del Ecuador, la disposición puede ser vertical u horizontal según propuesta de la Coordinación de Diseño Gráfico. (ver gráfico adjunto)
La marca país debe ser el identificativo principal del stand, debe encontrarse a la mayor altura posible, realizada con letras en bloque, sin ningún tipo de decoración. Luz cálida
Plasma de 42”
Counter de información Piso tipo tarima a 8cm del suelo, debe ser de color blanco
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CONDUCTA DEL EXPOSITOR La distribución de muestras, souvenirs, publicaciones, etc., u otras ventas y/o actividades de promoción de venta deberán llevarse a cabo sólo dentro del stand de expositor. La distribución de cualquier artículo que interfiera con las actividades y obstruya el acceso a los booths vecinos o que estorbe pasillos está prohibida. No podrá ser distribuido ningún artículo que contenga productos o servicios que no sea el de promoción turística. El expositor deberá conducir y operar su puesto de manera que no dañe, ponga en peligro o interfiera con los derechos de otros expositores y visitantes.
OBSTRUCCIÓN DE PASILLOS Cualquier demostración o actividad que represente obstrucción de pasillos o impida el acceso al puesto de algún expositor cercano está prohibida por el Ministerio de Turismo.
RECEPCIÓN DE BIENES
empresas expositoras inscritas, en los cuales tendrán un espacio de 2 puestos para su participación en la misma. La empresa contratada se encargará de la limpieza de los pasillos antes y durante el desarrollo del evento y/o feria y el expositor debe mantener su puesto limpio y en buen estado. Todos los booths deberán permanecer intactos hasta que la exhibición haya terminado. Ausentarse antes de la clausura oficial de la feria y/o evento puede ocasionar que la organización no apruebe o rechace su solicitud de participación para futuras ocasiones. El desmontaje del stand deberá realizarse una vez que haya culminado el evento de clausura oficial, en caso de que se haya organizado; de otra manera se lo realizará una vez que haya culminado la feria y/o evento a la hora establecida por los organizadores. El proveedor debe entregar un cronograma de montaje y desmontaje que detalle el encargado del mismo.
Todo material promocional que ingrese el expositor al recinto ferial, se recibirá en el área designada por la organización para su recepción y debido registro. Todos los artículos deberán estar debidamente marcados y todos los cargos previamente pagados. Deberá entregarse una lista previa de inventario para tener control.
MANTENIMIENTO, MONTAJE Y DESMONTAJE La empresa contratada por parte del Ministerio de Turismo para el desarrollo del evento y/o feria será la encargada de la ambientación, montaje y desmontaje del stand en donde se ubicarán los booths de las
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SERVICIOS
ESPECIALES
INTERNET
NIVEL DE SONIDO
El proveedor deberá suministrar al Ministerio de Turismo este servicio durante los días en cuales se lleve a cabo la feria y/o evento. Cada expositor recibirá el servicio para un (1) equipo electrónico, sea este celular, computadora portátil, tableta, etc. La compartición solicitada para el Internet siempre será de 1:1. La carga de internet será solicitada según la cantidad de expositores que se vayan a situar en el stand. 1 a 5 expositores: 1,5 MB
Aparatos eléctricos o musicales que produzcan algún sonido durante la exposición de cada expositor deberán ser manejados de tal manera que no moleste a otros expositores. El Ministerio de Turismo se reserva el derecho de determinar el nivel aceptable de sonido en toda instancia.
ILUMINACIÓN Todos los espacios del stand debe estar correctamente iluminado con luz cálida, no se los puede iluminar con luz blanca. Todas las conexiones deben estar cubiertas y aisladas, no se permite cables a la vista que atraviesen un espacio libre.
5 a 10 expositores: 3 MB 10 a 15 expositores: 4,5 MB
El Ministerio de Turismo proveerá a los expositores los requerimientos técnicos adecuados para el correcto desarrollo de las actividades pertinentes durante la realización del evento.
15 a 20 expositores: 6 MB 20 a 25 expositores: 7,5 MB 25 a 30 expositores: 9 MB 30 a 35 expositores: 10,5 MB 35 a 40 expositores: 13 MB El servicio siempre debe ser provisto con tecnología wireless con clave, la misma que será entregada a la delegación del Ministerio, quienes son los que harán la entrega a expositores. De tener internet con claves individuales se debe entregar claves para la cantidad de expositores, así como mínimo 10 claves adicionales para el personal del Ministerio. Si no se puede tener tecnología wireless se debe proveer de cable de conexión para cada expositor, así como cable de conexión en las diferentes zonas del stand a utilizarse por el personal del Ministerio.
Todos los equipos electrónicos que los expositores requieran para su exposición, serán parte del material publicitario con el que cuente cada uno de los mismos para su participación.
DECORACIÓN La decoración del área se la hará con tres productos principales: Línea gráfica: la misma que será manejada por el Ministerio de Turismo, según la estrategia a utilizar con cada mercado, en la mismas que resaltarán siempre la Marca País. Estructura: Con las especificaciones antes mencionadas Flores: El stand debe estar decorado
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específicamente con rosas ecuatorianas. El color de las rosas va a variar según el diseño del stand. Las rosas deben contar con un “certificado de origen”. El proveedor siempre debe contar con flores de reemplazo para cada día durante la feria. Las flores siempre deben ser colocados en oasis para su correcta hidratación. Las flores deben ser hidratadas durante todos los días de feria, posterior a finalizarse el día.
físico, así como también según la cantidad de representaciones que se lleve la misión turística comercial. Las bodegas deberán ser provistas con mínimo una (1) estantería por bodega, así como también con mínimo (1) repisa por bodega, para la correcta organización de las cosas.
SERVICIOS DE BODEGA
Debe contar con mínimo dos (2) copias de llaves cada puerta.
Se debe colocar mínimo tres (3) bodegas dentro del stand:
Cada una debe contar con 1 tacho de basura.
Las bodegas para expositores, debe contar con percheros para la colocación de abrigos, la cantidad dependerá del número de expositores.
Para expositores
Para representaciónes culturales y/o gastronómicas
Para personal MINTUR
La cantidad de bodegas necesarias serán establecidas según el tamaño del espacio Mínimo 3 bodegas con estantería
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REGLAMENTACIONES
TAMAÑO DEL STAND
REGLAMENTO MONTAJE – DESMONTAJE
Cómo criterio básico para permitir una adecuada actividad comercial, el cálculo de espacio necesario tiene que considerar el número de representantes de la empresa turística privada que atenderán en el stand en los momentos “punta” y estimar para cada uno un espacio mínimo de 9 m2 y, si el presupuesto lo permite, 16 m2 o más, para garantizar suficiente comodidad y confidencialidad a los visitantes.
El stand debe concibirse como un espacio de trabajo, funcional, cómodo, sin excesos de decoración y que transmita imagen de una adecuada organización: acceso, registro de visitas, disponibilidad de materiales, etc.
UBICACIÓN Para seleccionar la ubicación en una feria estudie concienzudamente el plano (pida siempre el oficial más actualizado) del salón. Si no es posible elegir lo mejor (área central, zonas de llegada y salida de visitantes, especialmente en la planta de acceso, pasillos centrales, posibilidad de poner un stand “isla”, el mejor tipo si el presupuesto lo hace posible), consulte a la organización y procure situar su stand junto a los espacios que, según los organizadores, atraen visitantes; tales como salas de programa, cafeterías (salvo si generan aglomeraciones y colas) y zonas de descanso o áreas de negocio; o cerca de algún gran expositor.
SEGURIDAD Los servicios de seguridad en el recinto ferial y para las áreas de exhibición estarán disponibles las 24 horas del día. El servicio comenzará el día de montaje y terminará el día de desmontaje.
Debe dejar muy clara la imagen e identidad del Ecuador desde cualquier ángulo, de acuerdo al manual de marca. Debe contar con un ambiente adecuado que invite a trabajar en él. Se debe mantener en la medida de lo posible el ambiente de trabajo y cordialidad, evitando aglomeraciones dentro del espacio del Stand. Para el mercado nacional se recomienda el formato modular, ya que así se puede adaptar a tamaños y número de participantes distintos. También se puede utilizar para Workshops y presentaciones. Cualquier decoración en general, deberá estar colocada de tal manera que no afecte o interfiera la visibilidad de otros stands o el acceso a los pasillos. Los objetos utilizados para la decoración deberán ser colocados dentro del área límite del stand.
Por su seguridad se recomienda no dejar equipo electrónico portátil u objetos personales en el stand durante las noches.
Las paredes utilizadas tanto para delimitar como decorar stands, desarrolladas de cualquier material o sistema constructivo, no deberán exceder los 3.00 m de altura. Así mismo la parte posterior de las mismas deberá presentar una apariencia que no afecte el aspecto del stand, siempre y cuando se base en las normativas establecidas en el manual de marca, y cualquier alteración que se requiera la realizará la empresa contratada por el Ministerio de Turismo
Reproductores de discos compactos o DVD´s, cámaras, radios, teléfonos celulares, laptops y cualquier otra clase de objetos valiosos no deberán ser descuidados durante las horas de operación del evento.
Los módulos tales como torres, estructuras, mamparas, lonas entre otros, que limiten directamente con otro stand no podrán utilizarse como medio de publicidad alguna.
La seguridad ofrecida por el comité organizador de la feria no se hará responsable por pérdidas, robos o situaciones particulares.
El montaje se llevará a cabo exclusivamente bajo el horario estipulado. No se permitirá
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hacer ningún tipo de trabajo fuera de las horas establecidas por la organización. Para mayor control del montaje y para seguridad de todos, se requerirá que cada uno de los elementos a utilizarse en el montaje se encuentren identificados portando el nombre de la compañía y número de stand perfectamente visible. Toda persona que no porte una identificación será evacuada del área de trabajo. Los vehículos que esperan su turno para realizar maniobras de carga y descarga deberán ubicarse en zonas circunvecinas al estacionamiento y esperar su turno con el motor apagado. Solamente se permitirá acceso a las áreas de exposición a los contratistas del organizador, previa autorización del recinto ferial, con el propósito de carga y descarga, dentro del horario para esta actividad. Durante las maniobras de montaje y desmontaje, está prohibido fumar dentro de las instalaciones, así como ingerir cualquier tipo de bebidas alcohólicas. Todo el personal debe ser obligatoriamente mayores de 18 años de edad. Queda estrictamente prohibido subirse o circular por las estructuras y áreas del lugar de exposición contratado por el Ministerio de Turismo al personal ajeno al organizador del evento. No está permitido al organizador ni a los expositores colgar o sujetar objeto alguno de las estructuras del techo, ni amarrar de las columnas, clavar, atornillar, perforar o pegar nada sobre pisos, muros, columnas u otras instalaciones que formen parte del recinto de exposición.
PÉRDIDAS El Ministerio de Turismo no se hará responsable por los daños a la propiedad del expositor, o por paquetes perdidos, ni por gastos de transporte.
responsabilidad del expositor, de igual manera si el material publicitario no llegase al recinto ferial. Se recomienda al expositor asegurarse contra riesgos.
FALTAS Si el expositor falla o viola alguna de sus obligaciones dentro de este manual, y/o cualquiera del reglamento general del recinto ferial, el Ministerio de Turismo no tomará en cuenta a la empresa infractora para siguientes participaciones. La organización puede por consiguiente solicitar inmediatamente al expositor que retire a sus empleados, agentes o ayudantes y todos sus artículos, ya sea mercancía y otras pertenencias, y el espacio será utilizado para cualquier uso que determine el Ministerio de Turismo.
ACUERDOS A LAS REGLAS El expositor, en su nombre y de sus empleados y/o representantes acepta atenerse a las reglas anteriores y a cualquier enmienda que pueda ser puesta en efecto por la organización, así como también la incluida en las condiciones, reglas y regulaciones descritas en el contrato.
ENMIENDAS DE REGLAMENTO Cualquier cuestión que no esté específicamente cubierta por este manual estará sujeta a criterio de la organización. El Ministerio de Turismo tendrá total autoridad en cuestión de interpretación, enmienda y reforzamiento de todas las reglas, que de cualquier enmienda surja, además será incorporada y formará parte de este manual y estará sujeta a todos y cada uno de los términos y condiciones establecidas.
Los daños por malos embalajes son
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DISEﾃ前
ELEMENTOS DE DISEÑO
EL PÚBLICO OBJETIVO Si se diseña el stand para que atraiga a todo el mundo, lo que se conseguirá es que no tenga un significado relevante para el público objetivo y, así, dificultar la selección de los visitantes que importan de entre los que no interesan. A este respecto, conviene tener en cuenta que, si bien la mayoría de los visitantes de una feria tiene diferentes grados de influencia en las decisiones de compra, puede calcularse en torno a un 30 por ciento el porcentaje de los que son los compradores auténticos (quienes tienen la capacidad final de decidir) y que no será mucho mayor del 15 por ciento el número de los que pueden ser sus lógicos clientes.
EL MENSAJE DEL STAND El diseño y la decoración de un stand deben distinguirlo del resto y llamar la atención pero sin estridencias negativas (ojo a los códigos locales de interpretación de colores, formas y símbolos). Y, sobre todo, facilitar la percepción y la comprensión de un mensaje simple y eficaz que comunique el (o alguno más) importante beneficio (la ventaja, la virtud o la especial utilidad de sus productos o servicios) que lo expuesto ofrece a su público objetivo. Asegúrese de que el visitante que le interesa puede ver fácilmente, y asimilar rápidamente (en segundos), la información clave que le induzca a visitar su stand.
VISIBILIDAD DE LA MARCA No se debe ser cicatero con el logotipo (o con el rótulo, en la medida en que lo permita el reglamento) de la empresa expositora, el cual debe poder ser visto desde lejos (y desde muy cerca) y desde todos los ángulos, lo cual interesa especialmente en el caso de los visitantes que buscan su stand.
La estructura y sus colores, de un stand no deben competir con los principales mensajes ni obstaculizar su comunicación; tampoco deben dominar sobre el contenido expuesto y minimizar su importancia (en ambos casos, lo oportuno es todo lo contrario). También es importante que no existan barreras visuales para la percepción del conjunto expuesto (y mucho menos, de los elementos de comunicación), ni físicas que disuadan al visitante. Procure que el stand sea un espacio “abierto” (incluso cuando, por alguna razón especial, se escoge un stand del tipo “cerrado” por fuera), bien iluminado, limpio (siempre fundamental), organizado, que permita una fluida circulación, con colores de fondo (salvo razones especiales en contra), que inspire bienvenida y facilite la comunicación personal.
LA JUSTA MEDIDA Los elementos gráficos (textos, colores y representaciones gráficas) deben ser los justos para destacar los mensajes que motiven la visita del público objetivo (en un stand, menos es más). Al mismo tiempo, deben ser lo suficientemente llamativos y de bastante tamaño (en grandes paneles, murales o paredes prefabricadas) como para que le distingan de los que le rodean, capten rápidamente al visitante (en 7 segundos) y aumenten su impacto en él. Deben ser pocos, limpios, con el menor texto posible, estar bien iluminados y ser fáciles de leer a una distancia mínima de cinco metros. La norma de lo justo vale también para fotografías y otras imágenes. Utilice sólo las que sean excelentes (preferiblemente, que transmitan información o contenidos emotivos sobre sus productos o servicios), y deles importancia con un gran tamaño. Si es posible, incorpore buenos audiovisuales que interesen y motiven al visitante y contribuyan a un mejor recuerdo de su visita.
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