NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Ana Milena Gómez Sánchez Blanca Mireya Guzmán Chaves Sandra Liliana Díaz Lòpez Grupo Tres Profesora: María Nancy Uribe Cuéllar
Ciencia de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística Facultad: Ciencias Humanas y Bellas Artes Quindío - Armenia Mayo de 2013
CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 2. OBJETIVOS 3. ARCHIVO ADMINISTRATIVO CÁMARA DE COMERCIO DE PASTO 3 1. Tipología documental 3.2. Clasificación documental 3.3 Tipos de instrumentos de descripción 3.4 Servicios 4. BIBLIOTECA REGIONAL PÚBLICA DE ZIPAQUIRÁ 4 1. Tipología documental 4.2. Clasificación documental 4.3 Tipos de instrumentos de descripción 4.4 Servicios
CONTENIDO 5. CUADRO COMPARATIVO
6. ¿QUÉ ES DOCUMENTO? 6.1 Según la Constitución Política 6.2 Según la Real Academia de la Lengua Española 6.3 Según la Ley 594 de 200 6.4 Según el Diccionario 7. LA ARCHIVÍSTICA DENTRO DE LAS NORMAS 8. CONCLUSIONES
9. BIBLIOGRAFÍA
1. INTRODUCCIÓN Con este trabajo se pretende identificar la tipología, clasificación, instrumentos de descripción y servicios que ofrecen y manejan los archivos y las bibliotecas. Para ello, se realizó la comparación entre el archivo de la Cámara de Comercio de Pasto y la Biblioteca Regional Pública de Zipaquirá. De otra manera mediante nuestra propia percepción tomando la base en las definiciones establecidas sobre el documento en la Ley 594 de 2000, diccionario y Constitución Nacional, proponemos un significado. Por último hacemos un análisis del papel que tiene el archivista dentro de las normas.
2. OBJETIVOS - Identificar en un archivo y en una biblioteca: tipolog铆a documental, clasificaci贸n documental, tipos de Instrumentos de descripci贸n, servicio que Ofrece. -Identificar las diferencias entre una biblioteca y un archivo en cuanto al servicio y manejo de cada uno.
- Definir el documento desde varias fuentes como la CP, la Ley General de archivos, y los diccionarios. - plantear desde nuestro punto de vista la funci贸n que cumple el archivista dentro de las normas.
3. ARCHIVO ADMINISTRATIVO CÁMARA DE COMERCIO DE PASTO 3.1. Clase de Archivo: De gestión o activo ya que los documentos que lo conforman son consultados frecuentemente, pues el valor administrativo, legal, operativo y fiscal de la documentación aun no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes
3.2.Tipología documental: Mediante la observación en el archivo de gestión del área de tesorería y contaduría, se identifican los siguientes tipos documentales compuestos los cuales se encuentran clasificados de acuerdo al tipo de trámite. Por ejemplo:
3. ARCHIVO ADMINISTRATIVO CÁMARA DE COMERCIO DE PASTO Tipos de trámite: Anticipo a contratos de proveedores 1. Comprobante de egreso (30) o nota 43 pagos electrónicos 2. Factura o cuenta de cobro 3. Lista de chequeo para pago
4. Comprobante de transferencia (si es pago electrónico)
Anticipo o Avance a funcionarios 1. Comprobante de egreso (30) o nota 43 pagos electrónicos 2. Solicitud de bienes y servicios 3. Presupuesto y/o programación de gastos 4. CDP 5. Comprobante de transferencia (si es pago electrónico)
3. ARCHIVO ADMINISTRATIVO CÁMARA DE COMERCIO DE PASTO 3.3 Clasificación documental: La documentación se encuentra clasificada por SERIES y SUBSERIES, de acuerdo al instructivo denominado “Organización de los documentos de las series contables” I- GI-001, pertenecientes al área financiera, como se puede apreciar a continuación:
Serie: CONTABILIDAD
COMPROBANTES DE
Subserie: - Egresos (Tipo 30 y 43)
Comprobantes de Contabilidad
Nombre de la Carpeta:
Pagos con cheque “Consecutivo Único” Pagos electrónicos “Consecutivo Único
3. ARCHIVO ADMINISTRATIVO CÁMARA DE COMERCIO DE PASTO 3.4. Tipos de instrumentos
Formato Único de Inventario Documental (medio físico y magnético) y Bases de datos.
3.5. Servicios Prèstamo y consulta de documentos
4. BIBLIOTECA REGIONAL PÚBLICA DE ZIPAQUIRÁ
4. BIBLIOTECA REGIONAL PÚBLICA DE ZIPAQUIRÁ 4.1 Tipología documental Utiliza tipología (simple) europea, de información general -- Destinatarios: Cualquier persona -- Características -- Funciones -- Servicios 4.2 La clasificación: se hace de acuerdo al sistema de clasificación decimal Dewey en donde se agrupan los documentos similares para que se pueda consultar rápidamente sin desplazarse mucho del lugar en el que se encuentra. Esta clasificación le da a cada uno de los libros un número topográfico que va en el lomo de cada libro.
4.3 Tipos de instrumentos de descripción Bases de datos que para cada clase de sala (infantil, general y referencial) se tienen, las cuales con el nombre de autor, título del libro o tema muestran su ubicación, inventarios y catálogos.
4.4 Servicios En esta biblioteca se prestan los servicios de: ü ü ü ü ü ü ü ü
Préstamo de portátiles. Servicio de internet. Talleres. Extensión bibliotecaria. Promoción de lectura. Alfabetización informacional. Préstamos de libros. Préstamo de videos y cd en sala.
5.CUADRO COMPARATIVO CÁMARA DE COMERCIO DE PASTO
BIBLIOTECA PÚBLICA DE ZIPAQUIRÁ
CLASE
Archivo de gestión
iblioteca
TIPOLOGÍA
Compuesta
Simple
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Cronología, alfanumérica, numérica
Sistema Deway
TIPOS DE INSTRUMENTOS
Base de datos e inventarios
Bases de datos, inventarios, catálogos.
SERVICIOS
Préstamo y consulta de documentos
Préstamo de portátiles, servicio de internet, talleres, extensión bibliotecaria, promoción de lectura, alfabetización informacional, préstamo de libros, préstamo de videos y cd en sala.
6. EL DOCUMENTO SEGÚN LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA NACIONAL El documento es un instrumento en que se apoya el Estado, para reglamentar una serie de órdenes que se infunden entre los ciudadanos para que se cumplan las disposiciones en pro del bienestar colectivo, en este sentido y concerniente a los documentos el fondo de esta Ley, se hace evidente su pleno uso para poder soportar la acción u omisión en su cumplimiento.
6.1. EL DOCUMENTO SEGÚN LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA NACIONAL Junto
a esto le atañe al documento demostrar la
gestión de la administración pública, la garantización de los derechos y deberes de los ciudadanos, el Estados y demás autoridades, ya que en los archivos históricos se hallan los documentos más esenciales que guardan la memoria de los hechos más importantes del País. Por otra parte específicamente los artículos 8, 23, 72,74 y 86, entre otros le concierne de alguna manera dar trámite a las gestiones por medio de documentos. Cabe señalar que el artículo 74 es muy preciso al conceder las facultades frente a su acceso y planteamiento.
6.2 LA REAL ACADEMIA DE LA LENGUA ESPAﾃ前LA Define Documento como:
Escrito que consta de datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo (diploma, carta, contrato, etc.)
6.3. EL DOCUMENTO DE ACUERDO A LEY 594 DE 2000
La Ley General de Archivo define al Documento de Archivo como el registro de informaci贸n producida o recibida por una entidad p煤blica o privada en raz贸n de sus actividades o funciones
7. EL PAPEL DEL ARCHIVISTA DENTRO DE LAS NORMAS
Desde el punto de vista actual, el archivista juega un papel imprescindible dentro de las normas que se relacionan el archivo, puesto que desde tiempo pasado, la lucha por lograr que se reconozca un espacio dentro de la legislación no ha sido una tarea fácil, puesto que hasta hace poco la profesión de archivista, fue vista como tal, ya que no era reconocida sino hasta la expedición de la ley 1409 de 2010, "por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la archivística, se dicta el código de ética y otras disposiciones";
7. EL PAPEL DEL ARCHIVISTA DENTRO DE LAS NORMAS que en su artículo 1° habla sobre el desempeño laboral de los profesionales en archivística. En este orden de ideas el posicionamiento que viene adquiriendo la archivística, se ha logrado por medio de agremiaciones como la Sociedad Colombiana de Archivística, en fin todo esto ha llevado a cabo mediante un proceso de maduración, puesto que aparte de la expedición de la Ley 594 de 2000,
7. EL PAPEL DEL ARCHIVISTA DENTRO DE LAS NORMAS se han venido librando una serie de decretos reglamentarios, circulares, acuerdos, por medio del AGN, con el fin de que se garantice el cumplimiento del proceso archivístico, En síntesis el archivista es la persona encargada de comunicar las necesidades, problemas o situaciones que ameriten reglamentación del Estado y a la vez tiene la función de promover y promulgar todo lo referente a la función archivística.
7.EL PAPEL DEL ARCHIVISTA DENTRO DE LAS NORMAS El archivista, es una pieza clave para dar cumplimiento a estas normas, aplicándolas a los documentos para tener un archivo organizado, seguro y al servicio de todos los usuarios. También debe tener la capacidad de ser orientador para que todo aquel que genere un documento lo haga cumpliendo las normas; debe estar actualizado en cuanto a las mismas para estar continuamente aplicándolas a su archivo. El archivista juega el papel de conservador del patrimonio y memoria de una Nación, institución y de la humanidad
8.CONCLUSIONES
Después de realizar la visita al archivo de la Cámara de Comercio de Pasto y a la Biblioteca Regional Pública de Zipaquirá, podemos concluir que son dos unidades de información que tiene similar funcionalidad, sin embargo, el Archivo se centra más en los documentos producidos por una entidad, en cambio la Biblioteca se especializa en conservar libros que sirven para investigar cualquier tipo de información
8.CONCLUSIONES
Los archivos brindan información de actividades realizadas que sirven en su mayoría de soporte legal, por otra parte las bibliotecas brindan información que puede ser real, fantástica o ficticia para colegios, personas que quieran relajarse un rato o como investigación. En cuanto a las definiciones del documento en cada fuente consultada nos permitió reflexionar sobre el significado que se relaciona principalmente con la funcionalidad Sin duda alguna el archivista es la persona encargada de gestionar para que se reglamenten los procesos archivísticos y asimismo es el responsable de hacerlos cumplir.
9. BIBLIOGRAFÍA
BANCO DE LA REPÚBLICA,Constitución Política de 1991, Fecha de consulta 22 de mayo de 2013, disponible en: http://www.banrep.gov.co/regimen/resoluciones/cp91.pdf ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Ley 594 de 2000, fecha de consulta 24 de mayo de 2013, disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023 SECRETARÍA DEL SENADO, Ley 1409 de 2012, fecha de consulta 23 de mayo de 2013, disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2010/ley_14 09_2010.html
BIBLIOGRAFÍA
REAL ACADEMIA DE LA LENGUA ESPAÑOLA, disponible en : http://lema.rae.es/drae/ Tomado de internet el 24 de mayo de 2013 TIPOS DOCUMENTALES:disponible en: http://eprints.rclis.org/14566/1/isadg.pdf Tomado de internet el 26 de mayo de 2013