Ensayo by edvin chuni

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o] UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL INGA. ESMERALDA VILLELA

Edvin Chuni Pozuelos 1528 05 13022 Escuintla 28 de Abril de 2012

Resumen El presente ensayo muestra la importancia de la tecnología informática que las empresas de hoy están necesitando para el mercado globalizado que esta exigiendo día a día productos o servicios de calidad para ser competitivo en los mercados local e internacional, es por ello que tener información histórica y actualizada se ha vuelto un arma valioso para estar conectados con el mercado. Sin embargo no es suficiente contar con software y hardware actualizado. El capital humano es un factor importante para toda organización, si bien es cierta la tecnología facilita y agiliza la información, pero el personal debe ser capacitado para el uso de los mismos. El Ingenio El Salto cuenta con un sistema integrado que permite suministrar información para la toma de decisiones.

Palabras claves: Tecnología, Informática, Sistemas, información Competitivo Abstract This paper shows the importance of information technology companies today thatare needed for the global market that is demanding daily quality products orservices to be competitive in local and international markets, which is why we havehistorical information and date has become a valuable weapon to be connectedwith the market. However it is not enough to have updated software and hardware, the de facto capital is an important man for any organization, although the technology facilitates and streamlines the information, but staff should be trained to use them. El Ingenio El Salto has an integrated system that allows the delivery ofinformation for decision-making.

Keywords: Technology, Computer Systems, Competitive information

INTRODUCCIÓN

Lo único que es constante en este mundo es el cambio, es por ello que a continuación se presenta los sistemas de información que se utilizan en el Ingenio El Salto, S.A. en el área del Taller que actualmente se utilizan para obtener información confiable y veraz, así mismo los sistemas de información, sirve como medio de comunicación e informar, tal es el caso sencillo del correo electrónico es el sistema mas común y utilizado por todo el mundo. Ingenio El salto recién ha adquirido un sistema de información integral de origen Brasileño. El equipo de hardware utilizado en el Ingenio son computadoras de escritorio, impresoras industriales, impresoras personales, laptop, cañonera, hand held, todo esto para realizar impresiones masivas con rapidez, además de procesar datos y información útil.

transformarlos en

Sistemas de Información Gerencial Ingenio El Salto, S.A.

El constante cambio tecnológico y las exigencias del mercado nacional e internacional obligan a las empresas a invertir en tecnología actualizada, para la elaboración de productos o servicios con calidad, así mismo obliga a la adquisición de equipo y suministros que sirvan como herramientas para generar información interna y externa valiosa para la toma de decisiones gerenciales. Wikipedia denomina “Tecnologías de la información y la comunicación al conjunto de tecnologías que permiten la adquisición, producción, almacenamiento, tratamiento, comunicación, registro y presentación de informaciones, en forma de voz, imágenes y datos contenidos en señales de naturaleza acústica, óptica o electromagnética.”. (Tecnologías de la información y la comunicación,2012) Actualmente se está viviendo una época donde la tecnología se puede ver como un barco que esta pasando frente a todos para llevarnos al éxito a través del uso y manejo de la información, esto significa que toda aquella empresa que no quiera subirse al barco de la tecnología en su momento va a lamentar dicha situación, debido a que hoy por hoy la tecnología es un tema de mucha relevancia, es decir que para que todo funcione a la velocidad requerida se debe usar hardware y software adecuado. De tal manera que los sistemas de información han tomado su importancia dentro del mundo empresarial, ya que en la actualidad un gerente necesita información del mercado, información de la competencia e información de la tecnología etc. Wikipedia define “Que la funciones gerenciales tales como: Planificación, Organización, Dirección y Control son necesarios para un buen desempeño organizacional.

Los Sistemas de Información Gerencial son necesarios para apoyar estas funciones, en especial la planificación y el control. El valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos calidad, oportunidad, cantidad y relevancia”. (Sistema de información gerencial, 2012). El comercio electrónico es un sistema de información de mucha utilidad porque permite realizar negociaciones internacionales desde la oficina es decir que no es necesario hacer un viaje para cerrar un negocio, Ingenio El Salto no es la excepción ya que uno de sus mercados fuertes es China, la tecnología informática es lo que permite que la organización logre las metas propuestas. Según Mcleod, R. (2,000) los gerentes siempre han usado información para desempeñar sus labores, así que el tema de la información gerencial nada tiene de nuevo. Lo que si es novedad es la facilidad con que puede obtenerse información exacta y actualizada. I Análisis de software Por la cantidad de áreas que tiene Ingenio El Salto es imposible trabajar sin sistemas informáticos que permita planificar y controlar la operación, es por ello que la empresa cuenta con software tales como: El sistema de planillas, la captura de información se da a través de un reloj computarizado, donde los colaboradores deslizan su carné de trabajo el cual a través del código de barras permite registrar la hora de entrada y salida, luego el sistema de planillas procesa los datos y se convierte en un informe de asistencia diaria, así mismo se ingresan datos de pagos extraordinario, y descuentos semanales, para obtener la información siguiente:  Planilla semanal de pagos

 Calculo de planilla del IGSS, IRTRA e INTECAP  Control de historial de trabajo por colaborador  Información por centros de pago para costos  Elaboración de contratos  Elaboración de carné de identificación  Elaboración de certificados de trabajo  Calculo de prestaciones anuales  Calculo de liquidaciones (indemnización) Biosalc es un sistema integrado que Ingenio El Salto en el área de Taller, cuenta con un sistema de información de origen brasileño para el registro de toda la maquinaria y vehículos de la empresa, el cual consiste en registrar todo activo fijo de la empresa asignándole un código para su identificación, dicho código esta agrupado por los distintos tipo de maquinaria y vehículos propiedad de Ingenio El Salto. Dentro de la información que proporciona el sistema se tiene: Disponibilidad de la maquinaria, es un informe que presenta datos de maquinaria varada en taller y maquinaria trabajando, a la vez el sistema el porcentaje de la maquinaria que se encentra trabajando o que esta lista para trabajar. El software 1Biosalc permite generar reporte de fallas, dicho reporte consiste es generar información detallada de la maquinaría y vehículos que se han reparado en un periodo determinado. El objetivo de este reporte es visualizar cuales son las fallas 2 de mayor impacto, luego realizar un análisis de causas y determinar un proyecto de mejora. 1

Biosalc: nombre del software de origen Basileño, ver anexo II

Fallas: tipos de desperfectos de la maquinaria

El Presupuesto es la base fundamental para toda organización, en Ingenio El Salto el sistema de presupuesto permite planificar para un periodo determinado la cantidad de insumos, mano de obra y tiempo por puesto de trabajo, además permite generar informes según fechas requeridas por el usuario, para controlar la ejecución del presupuesto. 3

Tablero de objetivos es el software establecido por la empresa cuenta con objetivos y

metas en porcentaje establecido por la Gerencia General, para el Taller el porcentaje de disponibilidad de maquinaria es del 85% y el cumplimiento de mantenimiento preventivo es del 90%, para el manejo de esta información se cuenta con un sistema llamado tablero de objetivos, basta con ingresar el dato semanal quincenal o mensual según sea el caso y el sistema genera la grafica y el historial de la misma. Esto permite con facilidad mostrar el rendimiento del trabajo realizado por el personal del área. II Análisis de hardware El hardware y software van de la mano, ya que son complementarios, juntos proporcionan facilidad para la planificación y control de las operaciones de las organizaciones así mismo genera información valiosa para la toma de decisiones. En el Ingenio se cuenta con equipo de computación que tiene la capacidad necesaria: Para este tipo de información el Ingenio cuenta con hardware como:  Impresora láser color multifunción Dell 2155cdn Se encuentran instaladas en oficinas donde se encuentran de dos a cinco empleados, por la capacidad y velocidad de impresión  Impresora láser color Dell 2130cn

Tablero de objetivos ver anexo I

Es de uso personal, los colaboradores que cuentan con este tipo de impresoras son de mandos medios  Servidor PowerEdge R900 Los sistemas de información que posee la empresa, las aplicaciones están instaladas en la computadoras personales sin embargo la información se guarda en el servidor central  Cañonera Este tipo de equipo es utilizado por supervisores mandos medios, jefaturas y gerentes para la proyección de presentaciones en reuniones. 

Hand held

En el área del taller es utilizada por el supervisor, en la hand held se encuentra instalado el sistema Biosalc, el cual permite realizar operaciones en línea sin necesidad de estar en la oficina con una computadora personal. Esta herramienta funciona inalámbrica a través de antenas que permiten al acceso a la red local.  Infraestructura de Red El ingenio cuenta con red de internet y red local para el manejo de la información a través de los sistemas y el servidor central. El cableado se encuentra vía área y de cable coaxial. II Análisis de usuarios finales El ingenio cuenta aproximadamente con dos mil colaboradores administrativos de los cuales la mayoría cuentan con un computadora personal con acceso a los sistemas antes 4

Hand held: es micro procesador por medio del cual se captura información

mencionados sin embargo los sistemas cuentan con niveles de autorización esto permite clasificar las opciones que cada colaborar podrá visualizar y generar en dichos sistemas de información. Si hablamos de forma general podemos decir que usuarios finales son todos los empleados de la empresa administrativos y operativos, ya que en el sistema de planillas se generan las planillas de pago, de cierta forma permite que todos sean usuarios finales de la información. Otra forma de ser usuario final es la información que se muestra a los empleados de las metas mensuales a través de las carteleras. En el área del taller de Ingenio El Salto, se cuenta con ocho personas ligadas directamente al proceso de alimentación de datos al sistema de información, ya que se cuenta con 1800 maquinas con un movimiento mensual bien fluido dentro del periodo de noviembre a mayo de cada año (periodo de producción), además de contar con una persona encargada de consolidar de forma mensual los costos de mano de obra, repuestos, combustibles entre otros. Esta información se genera por maquina en el periodo requerido, siendo de mucha utilidad ya que es fuente de información para elaborar el presupuesto del siguiente año.

Conclusión Para controlar la gestión de una empresa es importante contar con los sistemas de información que sean necesarios para obtener información que nos permita identificar la producción mensual, quincenal etc. Para tomar decisiones, realizar proyectos de mejora, además debemos contar con equipo de cómputo adecuado y capital humano calificado para ser competitivos en el mercado. Es importante ponerle asunto a la tecnología para no estar por debajo de la competencia, debemos de ir un paso adelante. Es por ello que toda organización debe facilitar la herramienta adecuada a sus colaboradores para obtener información que sirva para la toma de decisiones y en el menor tiempo posible. Los sistemas de información y el hardware son de mucha utilidad para agilizar el proceso de la información. En la actualidad si no se está comunicado e informado, básicamente estamos desconectados del mundo actual. No hay que olvidar que el personal debe ser capacitado constantemente para utilizar las herramientas tecnológicas que faciliten la operación.

Anexos Tablero de objetivos Anexo I

Disponibilidad de maquinaria Anexo II

Referencias Bibliográficas Sistema de información gerencial. (24 de abril de 2012). (W. E. Libre, Productor) Recuperado el 28 de abril de 2012, de http://es.wikipedia.org/wiki/Sistemas_de_informacion_gerencial Tecnologías de la información y la comunicación. (s.f.). (Wikipedia, Productor) Recuperado el 28 de abril de 2012, de http://es.wikipedia.org/wiki/Tecnolog%C3%ADas_de_la_informaci%C3%B3n_y_l a_comunicaci%C3%B3n Mcleod, Raymond Jr. (2000) Sistemas de Información Gerencial, séptima edición, México: Pearson Educación