U 2 la función de aprovisionamiento by MARIA JOSE CARBALLO

Antecedentes: Logística Integral, podemos considerar que es una parte del proceso de la cadena de suministro, cuya misión es planificar, implantar y controlar la eficacia y eficiencia de los flujos y almacenamiento de bienes, servicios e información desde el punto de origen al punto de consumo con la finalidad de satisfacer la demanda de los clientes.

Cadena de Suminisººtro:SCM (Supply Chaín Management) La cadena de suministro es la que eslabona a todas las compañías (proveedores de bienes y servicios y clientes), desde la adquisición de materias primas hasta la entrega del producto terminado.

Feres E. Sahid C. define de manera expresa la diferencia y la analogía entre SCM y logística con una alusión sobre el cuerpo humano: “La Logística es al Supply Chain, lo que el corazón al cuerpo humano. El cuerpo humano no es una cadena eslabonada de órganos, sino un conjunto integrado de sistemas interrelacionados mediante un sistema de información y comunicación. En esencia el cuerpo humano es energía, materia e información, tres cantidades fundamentales del universo. El sistema circulatorio distribuye el flujo de sangre en el cuerpo y si el corazón falla, el flujo se detiene y el cuerpo se vuelve materia."

INTRODUCCIÓN Podemos definir aprovisionamiento como el conjunto de operaciones orientadas a abastecer, a las líneas de producción, mediante la adquisición a proveedores adecuados de los materiales necesarios para la actividad de la empresa, así como su almacenaje. Así, el objetivo del proceso del aprovisionamiento es suministrar al departamento de producción los bienes adecuados y al departamento de ventas los productos finales que comercializará.

La actividad de aprovisionamiento, tiene dos funciones principales: la gestión de compras y la gestión de inventarios. Por tanto, las líneas estratégicas a seguir en la gestión de aprovisionamientos serán: 

Maximizar el poder negociador con proveedores, para obtener el mayor beneficio posible en las operaciones de compra.



Minimizar los costes asociados a la gestión de los stocks.

En este contexto, las cuestiones básicas que se trata de solucionar están relacionadas con las siguientes preguntas:    

Qué productos hay que reponer Qué cantidad hay que comprar o adquirir Cuándo hay que efectuar el pedido Dónde hay que situar el producto

En definitiva, las áreas de actuación responden a las preguntas: QUÉ, CUÁNTO, CUÁNDO, CÓMO Y DÓNDE

QUÉ

CUANDO

DÓNDE

JIT CÓMO

CUÁNTO

Concepto

La tarea principal de la función de aprovisionamiento es poner a disposición de la empresa todos aquellos productos, bienes y servicios que le son necesarios para su funcionamiento. Para consumar esta función es necesario realizar las siguientes actividades:  Prever las necesidades de la empresa  Planificarlas en tiempo  Expresarlas en términos adecuados, desde el punto de vista descriptivo, cualitativo y cuantitativo  Buscarlas en el mercado  Adquirirlas  Asegurarse que son recibidas en las condiciones demandadas  Pagarlas 3.

CICLO DE APROVISIONAMIENTO DE UNA EMPRESA Podemos considerar el ciclo de aprovisionamiento como el periodo que existe entre la realización de la compra y el momento en que son entregados los productos vendidos a los clientes. Dependiendo de si la empresa es productora o comercial, tenemos dos ciclos de aprovisionamiento distintos. Ciclo de aprovisionamiento de una empresa productora: COMPRAS – EXISTENCIAS – PRODUCCIÓN – EXISTENCIAS – VENTAS

Ciclo de aprovisionamiento de una empresa comercial: COMPRAS – EXISTENCIAS - VENTAS

Tipos de Existencias En función del material almacenado, los tipos más relevantes son:      

Materias Primas Productos en curso Productos terminados Repuestos Herramientas y Utillaje ....

LA GESTIÓN DE INVENTARIOS

La gestión de inventarios busca la coordinación y eficacia en la administración de los materiales necesarios para la actividad. Un inventario es un conjunto de artículos depositados en el almacén con la perspectiva de ser vendidos o utilizados en el proceso productivo.

Los factores más importantes a tener en cuenta, son: 

Establecer la cantidad de existencias oportunas para cubrir las necesidades de la producción.



Asegurar un ritmo de pedidos adecuado.



Organizar el espacio físico o almacén en el que se van a colocar las existencias, de forma que el almacenamiento se realice en perfectas condiciones para evitar pérdidas o deterioros, roturas y gastos superfluos.

Objetivos: 

No paralizar el proceso productivo (cliente interno)



Atender las demandas de los clientes (externos) en forma y tiempo correctos

Costes de la Gestión de Stocks:

1) Coste de aprovisionamiento: coste total cada vez que se realiza un pedido. Se descompone:  Coste de Compra Pedido: Nº uds. Pedidas x valor unitario  Coste de administración: Engloba otros costes del pedido pero independientes de él (salarios, equipos informáticos, software de gestión, material oficina, etc.) 2) Coste de almacenamiento: coste en el que incurre la empresa, por el espacio físico en el que se sitúan los stocks y, también por mantener unos materiales inmovilizados (deterioro, seguro de mercancías, personal almacén, obsolescencia, etc.). Es necesario disponer de almacenes para guardar los productos comprados hasta que el departamento de producción los necesite. Una vez que se ha fabricado el producto, éste también se ha de almacenar mientras el departamento comercial no lo venda a sus clientes. Para todo esto se necesita un espacio físico donde ordenar y guardar convenientemente los productos comprados o fabricados, es decir, un sistema organizativo para clasificar y gestionar las existencias almacenadas. 3) Coste por la existencia de demanda insatisfecha: 

Coste de rotura: coste de no suministrar el pedido en el tiempo convenido, pero no se pierde el pedido.  Coste de ruptura: coste originado por no suministrar el pedido en el tiempo convenido, llevando consigo la pérdida de un pedido.

4) Costes financieros y de oportunidad: Tener las mercancías almacenadas supone prorrogar el beneficio que se va a obtener por la inversión realizada.

ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Para conseguir una gestión de aprovisionamiento óptima es muy importante fijar qué quiere determinar este sistema de gestión, qué pedidos se han de realizar para mantener un nivel de stocks óptimo, en qué momento y con qué sistema de gestión y planificación. Para estudiar los elementos que caracterizan la administración de los inventarios hay que considerar los siguientes indicadores: 

Stock máximo. La cantidad mayor de existencias de un material que se puede mantener en el almacén, en relación con los abundantes costes de almacén que se debe soportar. En general a las empresas les interesa mantener grandes inventarios cuando: - Los costes de almacenamiento son bajos. - Los costes de pedido son altos. - Se obtienen importantes descuentos por volumen de pedido (rappels). - Se espera un crecimiento de la demanda del producto vendido o fabricado. - Se esperan fuertes subidas de los precios de los materiales.



Stock mínimo o de seguridad. La cantidad menor de existencias de un material que se puede mantener en el almacén bajo la cual el riesgo de ruptura de stocks es muy alto. En general a las empresas les interesa ,mantener bajos niveles de inventarios cuando: - Los costes de mantenimiento o de almacenamiento son elevados. - Los costes de pedido son bajos. - La demanda de los productos vendidos o fabricados por la empresa es estable (disminuye el riesgo de ruptura de stocks). - Los proveedores son de confianza (no existen dificultades de reaprovisionamiento). - No existen ventajas importantes. - Se espera que bajen los precios.



Punto de pedido. Nivel de existencias en el cual se ha de realizar el pedido para reaprovisionar el almacén. Cuando se realiza el pedido se ha de tener en cuenta el tiempo que el proveedor tarda en servirlo (plazo de aprovisionamiento), para no quedar por debajo del stock de seguridad.

EL MODELO DE PEDIDO ÓPTIMO O MODELO DE WILSON El modelo de Wilson tiene como objetivo determinar el volumen o la cantidad de pedido que se quiere realizar, de tal manera que optimice el sistema de gestión de inventarios. Hipótesis en las que se asienta el modelo:

a) Todas las variables que intervienen en la gestión son conocidas. b) La demanda o necesidades de salida del almacén son conocidas y constantes a lo largo del periodo de tiempo estudiado. c) Los precios de adquisición o costes de fabricación son constantes (no existen descuentos). d) El coste de mantenimiento o almacenamiento depende del nivel medio de inventario (stock medio). e) Las entradas al almacén de las existencias se realizan por lotes o pedidos constantes. Además el coste de realización del pedido es constante e independiente de su tamaño. f) No existen restricciones de espacio ni de presupuesto. La representación gráfica del modelo de pedido óptimo es la siguiente: EXISTENCIAS

Punto de pedido

Stoc k de seguridad

Em isión de pedido

Rec epc ión físic a del pedido

TIEMPO

Plazo de aprovisionam iento

Cuando el nivel de las existencias baja hasta el punto de pedido, se gestiona un nuevo pedido. El tiempo que transcurre entre la emisión del pedido y la recepción física del material es el plazo de aprovisionamiento, es decir, el tiempo que tarda el proveedor en entregar el material (parámetro que es fijo y conocido). Mientras la empresa espera a que se le entregue el pedido, el nivel de existencias baja (sin llegar a ser más bajo que el stock de seguridad) hasta que lo recibe. El modelo de Wilson determina que el pedido óptimo es aquel que minimiza los costes de gestión de inventarios. Cálculo de la cantidad de pedido óptima: Q : cantidad a pedir t : periodo de tiempo al que nos referimos

n : nº de pedidos durante el tiempo t

C : consumo o demanda (salidas de almacén durante t) S : coste de realización del pedido

I : coste de mantenimiento o almacenamiento (unidad de producto en la unidad de tiempo). En ocasiones este coste de mantenimiento se calcula como el coste de oportunidad de los recursos financieros inmovilizados por mantener un cierto nivel de stocks. Habitualmente es muy parecido al tipo de interés, por tanto I  pi T : Cadencia óptima entre pedidos. Siendo C la cantidad de artículos utilizada durante el tiempo t , cuanto mayor sea el volumen Q de cada pedido ( Q ) mayor será el stock medio de almacén ( 2 ); entonces mayor será el coste de almacenamiento pero menor será el número de pedidos a realizar durante el periodo t ( ) y menores los costes de realización del n  C pedido. Q Con el modelo de Wilson se intenta determinar el volumen óptimo de pedido que suponga unos costes de gestión totales mínimos, es decir de mantenimiento se mínimo.



Costes de pedido + Costes

Los costes de gestión está formados por: Q Costes de mantenimiento = 2 I nS 

Costes de pedido:

C S Q

Q  C   Ss  I  S 2  Q Costes Total de Gestión = 

( Ss = Stock de seguridad) Para obtener el pedido óptimo se debe optimizar la función que representa el coste total de gestión de inventarios respecto a la variable que representa el volumen de pedido. Matemáticamente supone minimizar esta función, derivándola respecto a Q e igualando a 0 para encontrar un mínimo asociado al pedido óptimo: Coste Total de Gestión

COSTE

 CGT  SC I   0 2 Q 2 Q

Coste de Almac enamiento

SC I  2 2 Q

Si despejamos Q obtenemos el valor del pedido óptimo: Q

Coste de Pedido Pedido óptimo

2CS I

Volumen de pedido

MODELO ABC DE GESTIÓN DE INVENTARIOS El método ABC consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o categorías con objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número y monto merecen una vigilancia y atención permanente. Los niveles se establecen así: Nivel A: artículos con mayor inversión, pero representan un número menor dentro del inventario. (Mayor control). Nivel B: artículos con una inversión media, pero representan un número intermedio dentro del inventario. Nivel C: artículos con una menor inversión, pero representan un número mayor dentro del inventario. (Menor control).

EL SISTEMA JUST IN TIME (JIT) DE GESTIÓN DE INVENTARIOS 6.

Este modelo se utiliza para minimizar la inversión en inventarios. La filosofía es que los materiales deben llegar exactamente en el momento en que se necesitan para la producción. Lo ideal es que la empresa sólo tenga inventario para trabajo en proceso. Puesto que su objetivo es minimizar la inversión en los inventarios, no se utiliza un inventario de seguridad. Un sistema justo a tiempo exige partes de alta calidad a los proveedores, por eso cuando el JIT funciona adecuadamente, descubre las ineficiencias del proceso.

La normativa contable (P.G.C.) establece que las existencias se han de valorar, según su naturaleza, al precio de adquisición o al coste de producción. Si las existencias son productos comprados por la empresa al exterior, se valoran al precio de adquisición. Si, por el contrario, son productos producidos internamente en la empresa, se valoran al coste de producción. El contenido de estas dos normas es el siguiente:

 Precio de adquisición. Es el importe total de la compra, según la factura del proveedor y sin incluir el IVA deducible, más todos los gastos que haya generado la operación (transportes, seguros, envases, impuestos no repercútales...). 

Precio de adquisición = Importe de facturas de los productos + gastos de la operación

 Coste de producción. Es la suma del precio de adquisición de las materias primas y de los materiales consumidos en la fabricación, de los costes directos de la producción (mano de obra, energía...) y de la parte proporcional de los costes indirectos (otros salarios, alquiler del local...) imputables a la producción. Coste de producción = Materias primas + otros consumos + otros costes directos de fabricación + costes indirectos de la empresa Asimismo, existen varios métodos para averiguar el coste final de las existencias que estaban en el inventario. FIFO: First in First out. La primera existencia en entrar, la primera en salir. Significa que las existencias se valoran a su salida al precio de coste de la primer existencia que existan en el almacén, es decir, las existencia se valorarán al precio de coste más antiguo. LIFO: Last in First out. La última existencia en entrar, la primera en salir. Las existencias se valorarán al precio de coste más actual, al de la última existencia que entró en el inventario. PMP: Precio medio ponderado. El precio de coste es la media ponderada de los distintos precios de entrada. GESTIÓN DE COMPRAS Las etapas principales a seguir para la compra de un determinado producto, siguientes: 

Definición de las necesidades de compra       

Producto, características y detalles Precio. Calidad. Plazos de entrega y secuencias de entrega. Formas de pago. Descuentos por pronto pago, rappels, ... Servicios post-venta.



Selección de Proveedores



Materialización de la compra

son las

Para poder iniciar sus actividades, las empresas necesitan adquirir productos y servicios (materias primas, componentes, seguros, servicios de comunicación, etc.). Las personas o empresas que suministran productos o servicios a otras empresas se denominan proveedores. Todas las empresas deben realizar un proceso de búsqueda y selección de los proveedores de bienes y servicios más adecuados a sus necesidades. El departamento de compras o comercial es el que se encarga generalmente de esta función. Debe tener muy claro que criterios de evaluación permiten realizarla. Antes de decidir si se va tomar en cuenta a un proveedor, se debe estudiar si los productos o materia prima que ofrece van a tener impacto positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad. Una vez realizado este análisis, comienza el proceso de selección en el que se pueden dar diversas situaciones: • La empresa inicia su actividad y debe buscar toda clase de proveedores. • La empresa tiene unos proveedores que habitualmente le suministran, pero no se encuentra satisfecha con ellos. • Se quiere ampliar la cartera de proveedores para realizar comparaciones de productos y de condiciones comerciales con el objetivo de mejorar la gestión comercial.

PROVEEDORES Determinar Productos A Comprar

Seleccionar Proveedor Y Comprar

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Verificar Productos Comprados

ESQUEMA PROCESO SELECCIÓN DE PROVEEDORES El proceso de búsqueda y selección tiene tres fases: búsqueda de información, solicitud de información y evaluación y selección de proveedores. Representamos un esquema de este proceso a continuación: 1. Búsqueda de información. 2. Solicitud de información. a. Información a solicitar: 1. Condiciones económicas. 2. Condiciones técnicas. 3. Otras. b. Medio de comunicación: 1. Carta. 2. Representante. 3. Visitas personales. 2. Evaluación y selección de proveedores. a. Tabulación de la información: 1. Ficha de proveedor. 2. Cuadro comparativo de proveedores. b. Criterios de selección: 3. Precio. 4. Calidad. 5. Pago. 6. Entrega. 7. Servicio post-venta. 8. Otros factores

i. BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN: Algunas de las fuentes de información que se pueden utilizar para localizar proveedores son las siguientes:  Internet.  Páginas amarillas.  Prensa de información general.  Radio y televisión.  Publicaciones especializadas en la actividad de la empresa.  Publicaciones e informes de bancos y cajas de ahorro.  Ferias y exposiciones comerciales especializadas en el sector.

 Asociaciones empresariales y profesionales.  Cámaras de comercio.  Bases de datos de organismos públicos (ministerios, comunidades autónomas,

ayuntamientos,

universidades,

organismos

oficiales,

etcétera).  Información obtenida de empresas especializadas en gestión de bases de datos.  Fuentes internas de la propia empresa, como especialistas y técnicos en los productos. Una vez confeccionado un listado con los posibles proveedores, se inicia el contacto directo para solicitar la información que interesa recabar. Se ha de procurar que respondan claramente a los aspectos que más interese conocer.

ii.

Evaluación y selección de proveedores

Los aspectos más importantes, entre otros, pueden ser:

ASPECTOS A CONOCER DE LOS PROVEEDORES CALIDAD

PRECIO

Calidad Materiales utilizados

Precio unitario Descuento comercial

Características técnicas

Rappels

Período de garantía Formación Servicio post-venta Servicio de atención al cliente Otra información

Forma de pago Plazo de pago Precio de envases y embalajes Pago del transporte Pago del seguro Recargo por aplazamiento de pago

OTRAS Período de validez de la oferta Causas de rescisión del contrato Circunstancias que pueden dar lugar a revisiones de precios Plazo de entrega Embalajes especiales Devolución de excedentes Otra información

Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la selección de los más adecuados. Con la información que se recabe en el proceso de selección se realiza el siguiente trabajo: 

Una ficha de cada proveedor para formar un fichero de proveedores en el que se reflejarán las características de los artículos que cada proveedor puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece.



Un cuadro comparativo en el que se reflejen las condiciones ofrecidas por todos los proveedores en cuanto a calidad/precio, forma de pago, descuentos, plazo de entrega, etc., que sirva para realizar un estudio comparativo con toda la información recabada.

No es conveniente depender de un único proveedor. Se deben repartir los pedidos entre varios para garantizar el suministro en el caso de que alguno falle y así evitar un desabastecimiento de la empresa con el consiguiente perjuicio económico, al tener que parar el proceso productivo o desabastecer a los clientes. PRECIO:

Uno de los principales criterios que se debe tomar en cuenta al momento de evaluar un proveedor, son sus precios. Siempre debemos procurar proveedores con precios razonables, que sean acordes a la calidad del producto o servicio que ofrecen, y a los precios promedio del mercado. Al evaluar el precio del producto, debemos tener en cuenta también los gastos que podrían adicionarse a éste, tales como los gastos de transporte, seguros, embalaje, etc. Asimismo, al momento de evaluar el factor precio, debemos considerar los posibles descuentos que el proveedor nos pueda otorgar, tales como descuentos por volumen de compra, descuentos por pronto pago, etc. CALIDAD:

La calidad es otro de los principales criterios a tomar en cuenta al momento de evaluar un proveedor. Siempre que nos sea posible debemos procurar proveedores que ofrezcan productos o servicios de muy buena calidad o, en todo caso, que la calidad de éstos sea acorde con los precios que tienen. Al evaluar la calidad del producto, debemos tomar en cuenta los materiales o componentes del producto, sus características, durabilidad, etc. PAGO:

En el criterio del pago evaluamos las formas de pago que ofrece el proveedor, por ejemplo, si ofrece la posibilidad de hacer pagos vía transferencia bancaria, o vía Internet. Y también evaluamos las condiciones o el plazo del pago, por ejemplo, si nos piden pagar al contado, o nos dan la posibilidad de pagar a 30 días, pagar un 50% a 60 días, etc.

ENTREGA:

Otro criterio importante a tener en cuenta al momento de seleccionar un proveedor es la entrega, en donde lo primero que debemos evaluar es que si el proveedor requiere de un pedido mínimo para poder trabajar con nosotros. En el criterio de entrega también evaluamos la oportunidad de entrega, si son capaces de asegurarnos que cumplirán siempre con nuestros pedidos, que nos los entregarán oportunamente cada vez que lo requiramos, que siempre contarán con el mismo producto, que nos podrán abastecer durante todo el año, etc. Y también evaluamos la rapidez o los plazos de entrega, que es el tiempo que transcurre desde que hacemos el pedido hasta que nos entregan el producto, por ejemplo, si nos hacen la entrega del producto a los 3 días, a los 30 días, etc. SERVICIO POST- VENTA:

En el servicio de post venta evaluamos principalmente las garantías que el proveedor nos pueda brindar, qué garantías nos otorga y cuál es el periodo de éstas. También evaluamos la capacitación que nos pueda brindar en el uso de sus productos, la asistencia técnica, el servicio de mantenimiento, su política de devoluciones, la posibilidad de canjear productos de baja rotación, etc.

OTROS FACTORES:

Existen otros factores que siempre es bueno considerar: o Experiencia: a mayor experiencia de la empresa proveedora, probablemente mayor eficiencia y seguridad en su abastecimiento. o Reputación: debemos considerar, por ejemplo, si los testimonios de sus clientes son favorables. o Organización: si, por ejemplo, su personal es calificado, si tiene un buen sistema de distribución. o Localización: mientras más cerca esté ubicado el proveedor mejor, sobre todo si somos nosotros los que constantemente tenemos que acudir donde éste. o Servicio al cliente: si, por ejemplo, son capaces de brindarnos rápidamente toda la información que requiramos. o Convenios publicitarios: si, por ejemplo, nos brindan la posibilidad de otorgarnos productos gratis a cambio de publicidad. o Situación económica: si su situación económica es estable ello podría significar productos de calidad y un abastecimiento seguro; si tuviera dificultades financieras, ello podría significa una posible disminución en la calidad de sus productos (al querer reducir sus costos), la posibilidad de que dejen de atender nuestros pedidos (por

ejemplo, al incumplir los pagos de sus propios proveedores), poca posibilidad de que nos otorguen finamiento (debido a su necesidad de tener liquidez), etc. o Tamaño: si es un proveedor pequeño, probablemente su atención sea más directa (por ejemplo, la posibilidad de que resuelvan mejor cualquier inconveniente que tengamos), mayor flexibilidad para adaptarse a nuestras necesidades, y mayor poder de negociación para nosotros; si es un proveedor es grande, probablemente tenga mayor eficiencia y seguridad de abastecimiento, pero un menor poder de negociación para nosotros. o Fabricante o mayorista: la principal ventaja de los fabricantes con respecto a los mayoristas son sus bajos precios, pero su principal desventaja es que probablemente no puedan ofrecer la variedad de productos que sí podría ofrecernos un mayorista, sobre todo, al hacer pedidos pequeños.

El suministro es una de las funciones comunes básicas de cualquier organización, puesto que cada una de ellas depende -si bien en mayor o menor grado- de los materiales y suministros de otras empresas. Ninguna organización es autosuficiente. Adicionalmente, el responsable del suministro debe tener bien clara la función que cumple un elemento de compra para realizar una compra adecuada. Otro aspecto fundamental es la selección de los proveedores, y para ello es recomendable contar con políticas claras y sobre todo objetivas. Por tratar de favorecer a alguien podemos estar poniendo en riesgo la continuidad de las operaciones. Finalmente, está claro que el área de suministro de cualquier empresa juega un rol importante, y que, sobre todo, influye de manera relevante en los costos de la misma y por consiguiente en los precios también, lo cual, a su vez, repercute en la capacidad de mantenerse en el mercado y competir. El éxito de una empresa, creada para ofrecer productos en el mercado, depende en gran medida de que pueda lograr una combinación razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el coste de los bienes o servicios que produce. Es fundamental establecer procesos para conocer la opinión de los consumidores respecto a cómo ha sido la entrega y así poder realizar acciones correctivas en el caso de que estas fueran necesarias.

ANEXOS: