2013
Manual Básico de Excel2013 Novedades de Excel
Creado por: Mónica Pérez Medina Página 0 [Escriba la dirección de la compañía] 08/10/2013
Excel es una herramienta muy eficaz para obtener información con significado a partir de grandes cantidades de datos. También funciona muy bien con cálculos sencillos y para realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de información. La clave para desbloquear todo este potencial es la cuadrícula de las celdas. Las celdas pueden contener números, texto o fórmulas. Los datos se escriben en las celdas y se agrupan en filas y columnas. Esto permite sumar datos, ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en tablas y crear gráficos muy visuales. Veamos los pasos básicos para empezar.
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Los documentos de Excel se denominan libros. Cada libro tiene hojas, que normalmente se denominan hojas de cálculo. Puede agregar tantas hojas como desee a un libro o puede crear libros nuevos para separar los datos. 1.Haga clic en Archivo > Nuevo. 2. En Nuevo, haga clic en Libro en blanco.
1. Haga clic en una celda vacía. Por ejemplo, la celda A1 de una hoja nueva. Se hace referencia a las celdas según su ubicación en la fila y la columna de la hoja, de modo que la celda A1 es la primera fila de la columna A. 2. Escriba texto o un número en la celda. 3. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.
Una vez escritos los números en la hoja, es posible que desee sumarlos. Un modo rápido de hacerlo es medianteAutosuma. 1. Seleccione la celda a la derecha o debajo de los números que desea agregar. 2. Haga clic en Inicio > Autosuma o presione Alt+= 2
La Autosuma suma los números y muestra el resultado en la celda que seleccione.
Sumar números solo es una de las cosas que puede hacer, pero Excel puede hacer también otros cálculos. Pruebe algunas fórmulas sencillas para sumar, restar, multiplicar o dividir los números. 1. Seleccione una celda y escriba un signo igual (=). Esto indica a Excel que la celda contendrá una fórmula. 2. Escriba una combinación de números y operadores de cálculo, como el signo más (+) para la suma, el signo menos (-) para la resta, el asterisco (*) para la multiplicación o la barra invertida (/) para la división. Por ejemplo, escriba =2+4, =4-2, =2*4 o =4/2. 2. Presione Entrar. De este modo se ejecuta el cálculo. También puede presionar Ctrl+Entrar si desea que el cursor permanezca en la celda activa. Obtenga más información acerca de cómo crear una fórmula sencilla.
Para distinguir entre los distintos tipos de números, agregue un formato, como moneda, porcentajes o fechas. 1. Seleccione las celdas que contienen números a las que desea cambiar el formato. 2. Haga clic en Inicio > la flecha que se encuentra junto a General.
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3. Seleccione un formato de número.
Si no ve el formato de número que está buscando, haga clic en Más formatos de número. Obtenga más información acerca de las maneras de aplicar formato a números.
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Un modo sencillo de acceder a gran parte del potencial de Excel es poner los datos en una tabla. Esto permite filtrar u ordenar rápidamente los datos para empezar. 1. Seleccione los datos haciendo clic en la primera celda y arrastrándola a la última celda de los datos. Para usar el teclado, mantenga pulsada la tecla Mayús a la vez que presiona las teclas de flecha para seleccionar los datos. 2. Haga clic en el botón Análisis selección.
rápido
de la esquina inferior derecha de la
3. Haga clic en Tablas, mueva el cursor al botón Tabla para poder ver el aspecto que tendrán los datos. Si le gusta, haga clic en el botón.
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4. Ahora puede jugar con los datos: fĂltrelos para ver solo los datos que desee u ordĂŠnelos para que vayan, por ejemplo, del mayor al menor. Haga clic en la flecha del encabezado de tabla de una columna. 5. Para filtrar los datos, desactive el cuadro Seleccionar todo para borrar todas las marcas de verificaciĂłn y active los cuadros de los datos que desee mostrar en la tabla.
6. Para ordenar todos los datos, haga clic en Ordenar de la A a la Z u Ordenar de la Z a la A.
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Las herramientas de análisis rápido permiten obtener el total de los números rápidamente. Tanto si se trata de una suma, un promedio o un recuento, Excel muestra los resultados del cálculo debajo o junto a los números. 1. Seleccione las celdas que contienen los números
que desea agregar o contar.
2. Haga clic en el botón Análisis rápido selección.
esquina inferior derecha de la
de la
3. Haga clic en Totales, mueva el cursor por los botones para ver los resultados del cálculo de los datos y haga clic en el botón para aplicar los totales.
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El formato condicional o los minigráficos pueden resaltar los datos más importantes o mostrar las tendencias de los datos. Use la herramienta Análisis rápido para obtener una vista previa activa y probarlo. 1. Seleccione los datos que desea examinar más de cerca. 2. Haga clic en el botón Análisis rápido selección.
que aparece en la esquina inferior derecha de la
3. Examine las opciones de las pestañas Formato y Minigráficos para ver cómo afectan a los datos.
Por ejemplo, seleccione una escala de color de la galería Formato para diferenciar las temperaturas altas, medias o bajas.
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4. Cuando le guste lo que ve, haga clic en esa opciรณn. Obtenga mรกs informaciรณn sobre cรณmo aplicar formato condicional o analizar tendencias de datos usando minigrรกficos.
La herramienta Anรกlisis rรกpido recomienda el grรกfico adecuado para los datos y le ofrece una presentaciรณn visual con unos pocos clics del ratรณn. 1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea mostrar en un grรกfico. 2. Haga clic en el botรณn Anรกlisis rรกpido que aparece en la esquina inferior derecha de la selecciรณn. 3. Haga clic en Grรกficos, muรฉvase por los grรกficos recomendados para ver cuรกl se adapta mejor a sus datos y haga clic en el que desee.
NOTA datos.
Excel muestra distintos grรกficos en esta galerรญa en funciรณn de lo recomendado para sus
Obtenga mรกs informaciรณn sobre otros modos de crear un grรกfico.
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1. Haga clic en el botón Guardar o en la barra de herramientas de acceso rápido o bien, presione Ctrl+G.
2. Si ha guardado el trabajo antes, ha acabado. 3.
Si esta es la primera vez, continúe completando los siguientes pasos:
En Guardar como, elija dónde desea guardar el libro y desplácese a una carpeta. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro. Para finalizar, haga clic en Guardar
1. Haga clic en Archivo > Imprimir o presione Ctrl+P. 2. Obtenga una vista previa de las páginas haciendo clic en las flechas Página siguiente y Página anterior.
La ventana de vista previa muestra las páginas en blanco y negro o en color, en función de la configuración de su impresora. Si no le gusta la manera en que se imprimirán las páginas, puede cambiar márgenes de página o agregar saltos de página. 3. Haga clic en Imprimir.
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Inicio rápido
Algunas de las plantillas que están disponibles en Excel
Las plantillas realizan la mayoría del trabajo de diseño y configuración por usted, por lo que se puede centrar en sus datos. Al abrir Excel 2013, verá plantillas para presupuestos, calendarios, formularios, informes. etc.
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La nueva herramienta Análisis rápido permite convertir los datos en un gráfico o tabla en dos pasos o menos. Obtenga una vista previa de los datos con formato condicional, minigráficos o gráficos, y haga que su elección se mantenga con solo un clic del ratón. Para usar esta característica nueva, consulte Analizar los datos al instante.
Relleno rápido en acción
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Relleno rápido es como un asistente de datos que termina el trabajo por usted. Tan pronto como detecta lo que desea hacer, Relleno rápido introduce el resto de los datos de una sola vez, siguiendo el patrón que reconoce en los datos. Para ver cuándo esta característica resulta especialmente útil, vea Dividir una columna de datos en función de lo que escribe.
Con las Recomendaciones de gráficos, Excel recomienda los gráficos más adecuados para los datos. Eche un vistazo rápido para ver el aspecto de los datos en los distintos gráficos y elija aquel en el que se muestren mejor las ideas que desea presentar. Pruebe esta característica al crear su primer gráfico.
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Introducida por primera vez en Excel 2010 como una manera interactiva de filtrar datos de tabla dinámica, la segmentación de datos puede filtrar datos en tablas de Excel, tablas de consultas y otras tablas de datos. Más sencilla de configurar y de usar, la segmentación de datos muestra el filtro actual para que pueda saber exactamente qué datos está mirando.
En Excel 2013 cada libro tiene dentro su propia ventana, facilitando el trabajo en dos libros a la vez. Hace la vida más sencilla cuando trabaja en dos monitores.
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Encontrará varias funciones nuevas en las categorías de función de matemáticas, trigonometría, estadística, ingeniería, fecha y hora, búsqueda y referencia, lógica y texto. También son novedades algunas funciones de servicio web para hacer referencia a servicios web compatibles con la Transferencia de estado de representación (REST) existente. Busque detalles en Nuevas funciones de Excel 2013.
Excel hace más sencilla la acción de guardar sus libros en su propia ubicación en línea, como su SkyDrive gratuito o el servicio de Office 365 de su organización. También resulta más sencillo compartir sus hojas de cálculo con otros usuarios. No importa qué dispositivo estén usando o dónde se encuentren, todo el mundo trabaja con la versión más reciente de la hoja de cálculo — e incluso pueden trabajar juntos en tiempo real. Para más información, vea Guardar un libro en la web.
Para compartir parte de la hoja de cálculo en la web, basta con incrustarla en su página web. Otros usuarios podrán trabajar con los datos de Excel Web App o abrir los datos incrustados en Excel. Compartir una hoja de cálculo de Excel en una reunión en línea Independientemente del lugar donde se encuentre o de en qué dispositivo esté —su smartphone, tableta o equipo— siempre que tenga Lync instalado, puede conectarse a un libro y compartirlo en una reunión en línea. Para más información, vea Presentar un libro en línea. Guardar en un nuevo formato de archivo
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Ahora puede guardar archivos y guardarlos en el nuevo formato de archivo Hoja de cálculo Open XML (*.xlsx). Este formato de archivo le permite leer y escribir fechas ISO8601 para resolver un asunto de año bisiesto para el año 1900. Para más información, vea Guardar un libro con otro formato de archivo.
El nuevo botón Gráficos recomendados de la pestaña Insertar le permite elegir entre una gama de gráficos adecuados para sus datos. Los tipos relacionados de gráficos, como los gráficos de dispersión y de burbujas, se encuentran en un paraguas. Además, hay un nuevo botón para gráficos combinados, un gráfico favorito entre las demandas de los usuarios. Al hacer clic en un gráfico, también verá una cinta Herramientas de gráficos más sencilla. Con solo una pestaña Diseño y Formato, debería ser más fácil encontrar lo que necesita.
Botones de gráfico para cambiar elementos de gráfico, diseño o filtros de gráfico
Tres nuevos botones le permiten elegir rápidamente y obtener una vista previa de los cambios en los elementos de gráfico (como títulos o etiquetas), el aspecto del gráfico o en los datos que se muestran. Para más información, vea Aplicar formato a gráficos.
Gráfico de burbujas con etiquetas de datos 16
Ahora puede incluir texto actualizable y enriquecido desde puntos de datos o cualquier otro texto en sus etiquetas de datos, mejorarlos con formato y texto de forma libre adicional, y mostrarlos casi en cualquier forma. Las etiquetas de datos permanecen en su lugar, incluso cuando cambia a un tipo de gráfico diferente. Puede conectarlos a sus puntos de datos con líneas guía en todos los gráficos, no solo los circulares. Para trabajar con etiquetas de datos enriquecidas, vea Cambiar el formato de etiquetas de datos en un gráfico.
Vea cómo se anima un gráfico al realizar cambios en los datos de origen. No solo resulta divertido ver el movimiento del gráfico, sino que hace que los cambios de los datos sean más claros.
Crear una tabla dinámica que se adapte a sus datos
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La selección de los campos adecuados para resumir sus datos en un informe de tabla dinámica puede resultar una ardua tarea. Ahora puede recibir ayuda. Cuando crea una tabla dinámica, Excel recomienda varias maneras de resumir sus datos y le muestra una vista previa rápida de los diseños de campo para que pueda elegir las impresiones que está buscando. Para más información, vea Crear una tabla dinámica para analizar datos de una hoja de cálculo.
Cree el diseño de una tabla dinámica que usa una o varias tablas mediante la misma lista de campos. Renovada para alojar tablas dinámicas de una o varias tablas, la lista de campos facilita la búsqueda de los campos que desea en su diseño de tabla dinámica, cambie al nuevo modelo de datos de Excel agregando más tablas, y explore y navegue a todas las tablas. Para más información, vea Usar la lista de campos para organizar los campos en una tabla dinámica.
El nuevo modelo de datos de Excel le permite aprovechar eficaces características de análisis que solo estaban disponibles anteriormente instalando el complemento PowerPivot. Además de crear tablas dinámicas tradicionales, ahora puede crear tablas dinámicas basadas en varias tablas en Excel. Importando diferentes tablas, y creando relaciones entre ellas, podrá analizar sus datos con resultados que no podrá obtener de datos de tablas dinámicas tradicionales. Para obtener más información al respecto, vea Crear un modelo de datos en Excel.
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Para usar varias tablas en el modelo de datos de Excel, ahora puede conectarse a datos, e importarlos, desde orígenes de datos adicionales en Excel como tablas o tablas dinámicas. Por ejemplo, conéctese a fuentes de datos como OData, Windows Azure DataMarket y SharePoint. También puede conectarse a orígenes de datos de proveedores de OLE DB.
Cuando tiene datos de diferentes orígenes de datos en varias tablas en el modelo de datos de Excel, la creación de relaciones entre dichas tablas facilita el análisis de sus datos sin tener que consolidarlos en una tabla. Usando las consultas de MDX, puede aprovechar más las relaciones de tabla para crear informes de tablas dinámicas significativas. Para obtener más información al respecto, vea Crear una relación entre dos tablas.
Una escala de tiempo hace más sencilla la comparación de los datos de tablas dinámicas o de gráficos dinámicos en períodos de tiempo diferentes. En lugar de agrupar por fechas, basta con que filtre fechas de manera interactiva o se mueva por los datos en períodos de tiempo secuenciales, como el buen rendimiento mes a mes, en solo un clic. Para obtener más información al respecto, vea Crear una escala de tiempo de tabla dinámica para filtrar fechas.
Use las opciones para rastrear agrupando datos, rastrear desagrupando datos y rastrear cruzado para tener acceso a diferentes niveles de detalles Rastrear agrupando datos en diferentes niveles de detalle en un conjunto completo de datos no es una tarea sencilla. Los conjuntos personalizados son útiles, pero encontrarlos entre un gran número de campos en la Lista de campos lleva tiempo. En el nuevo modelo de datos de Excel, podrá navegar a diferentes niveles con mayor facilidad. Use Rastrear desagrupando en una jerarquía de tabla dinámica o gráfico dinámico para ver niveles pormenorizados de detalle y Rastrear agrupando datos para obtener una mayor perspectiva. Para obtener más información al respecto, vea Aumentar el detalle de los datos de tablas dinámicas.
Aproveche la eficacia de Business Intelligence (BI) sin intervención y agregue sus propios cálculos basados en Expresiones multidimensionales (MDX) en datos de tabla dinámica que se conectan a 19
un cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP). No hay necesidad de alcanzar el modelo de objeto de Excel—ahora puede crear y administrar miembros calculados e indicadores en Excel.
Un gráfico animado ya no tiene que estar asociado con una tabla dinámica. Un gráfico dinámico independiente o desacoplado le permite probar nuevas maneras de navegar hasta los detalles de datos usando las nuevas características Rastrear desagrupando y Rastrear agrupando datos. También resulta mucho más sencillo copiar o mover un gráfico desacoplado. Para obtener más información al respecto, vea Crear un Gráfico dinámico.
Si está usando Office Professional Plus, puede beneficiarse de Vista avanzada. Bastará con hacer clic en el botón Vista avanzada de la cinta de opciones para descubrir perspectivas acerca de sus datos con características eficaces y muy interactivas de presentación, visualización y exploración de datos, que son sencillas de aplicar. Vista avanzada le permite crear e interactuar con gráficos, 20
segmentaciones de datos y otras visualizaciones de datos en una hoja única. Obtenga más información sobre Vista avanzada en Excel 2013.
Convertidores y complementos nuevos y mejorados Complemento PowerPivot para Excel Si usa Office Professional Plus, el complemento PowerPivot está instalado en Excel. El motor de análisis de datos de PowerPivot se integra ahora en Excel para que pueda crear modelos de datos sencillos directamente en Excel. El complemento PowerPivot proporciona un entorno para la creación de modelos más sofisticados. Úselo para filtrar datos al importarlos, para definir sus propias jerarquías, sus campos de cálculo y sus indicadores de rendimiento clave (KPI) y use el idioma de las expresiones de análisis de datos (DAX) para crear fórmulas avanzadas. Obtenga más información sobre en el complemento de Excel 2013.
Complemento de consulta Si está usando Office Professional Plus, el complemento de consulta se incluye instalado con Excel. Le ayuda a analizar y a revisar sus libros para comprender su diseño, función y dependencias de datos, y para revelar distintos problemas entre los que se incluyen errores o incoherencias de fórmulas, información oculta, vínculos rotos y otros. Desde Consulta, puede iniciar una nueva herramienta de Microsoft Office, denominada Comparación de hojas de cálculo, para comparar dos versiones de un libro, indicando claramente dónde se han producido los cambios. Durante una auditoría, tiene visibilidad completa de los cambios en sus libros.
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http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help/novedades-de-excel-2013HA102809308.aspx?CTT=5&origin=HA102813812
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