Des tic ma 002 manual de proyectos de inversión del sector tic v1 by ModeloIG

L ib erta

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Proceso de Direccionamiento Estrat茅gico

C贸digo

DES-TIC-MA-002

Manual de Proyectos de Inversi贸n Del Sector TIC

Versi贸n

1.0

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L ibertad

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MANUAL DE PROYECTOS DE INVERSIÓN DEL SECTOR TIC Ministro Diego Molano Vega Viceministra General Maria Carolina Hoyos Turbay Viceministra de Tecnologías y Sistemas de Información María Isabel Mejía Secretaria General Beatriz Elena Cárdenas Casas Jefe Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales Ana Marta Miranda Corrales Grupo de Gestión de Proyectos de Inversión José Manuel Soto Gaitán Carlos Arturo Corredor Bello Clara Elizabeth Cancino Díaz Olga Riobo Franco Eliana Alejandra Camargo Niño

Tabla de Contenido I. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................................... 4 II. GENERALIDADES DEL MANUAL DE PROYECTOS DE INVERSIÓN DEL SECTOR TIC ................................. 5 1. Objetivo General del Manual de Proyectos de Inversión del Sector TIC ............................................................ 5 2. Modelo Integrado de Gestión – Dimensión de Estrategia................................................................................... 8 2.1 Objetivos específicos del Manual del Proyectos de Inversión del Sector TIC .............................................. 8 3. Ordenamiento Jurídico de la Inversión Pública Nacional y el Sector TIC .......................................................... 9 III. SECTOR DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES ........................................ 10 1.¿Qué son las TIC? ............................................................................................................................................. 10 2. Cadena de Valor del Sector TIC ....................................................................................................................... 11 3. Objeto del Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones ................................................... 12 IV.TEORÍA DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA ....................................................................................... 13 1.¿Qué es la Inversión Pública? ........................................................................................................................... 13 1.1 Proyectos de Inversión Pública .................................................................................................................. 13 1.2 Clases de Proyectos de Inversión Pública ................................................................................................. 14 2. Planificación por Objetivos ................................................................................................................................ 15 2.1. Planeación en Colombia ........................................................................................................................... 16 3.¿Qué es un Proyecto de Inversión TIC? ............................................................................................................ 16 3.1.Clasificación de política transversal TIC y ACTI ........................................................................................ 17 4. Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas - SUIFP ...................................................................... 21 4.1 Filtros de Calidad........................................................................................................................................ 22 V. CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTO DE INVERSIÓN PÚBLICA .................................................................... 23 1.Formulación ...................................................................................................................................................... 24 1.1 Metodología General Ajustada ................................................................................................................... 26 1.2 Etapa de Identificación ............................................................................................................................... 27 1.3 Etapa de Preparación ................................................................................................................................. 30 1.4 Evaluación Ex - Ante .................................................................................................................................. 44 1.5 Matriz de Marco Lógico .............................................................................................................................. 45

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1.6 Cadena de Valor......................................................................................................................................... 46 1.7 Identificación del Tipo de Gasto ................................................................................................................. 50 1.8 Clasificación Central de Productos – CPC y Clasificación de actividades - CIIU ....................................... 52 1.9 Módulo de formulación (BPIN) - SUIFP ..................................................................................................... 53 2.Programación ..................................................................................................................................................... 55 2.1 Cronograma Planeación Presupuestal ....................................................................................................... 56 2.1.1 Proyecto de Presupuesto ........................................................................................................................ 57 2.1.2 Modificaciones Presupuestales de Ley ................................................................................................... 58 3.Ejecución............................................................................................................................................................ 60 3.1 Modificaciones al Presupuesto ................................................................................................................... 62 3.2 Autorizaciones al Presupuesto ................................................................................................................... 68 3.3 Solicitudes y Requisitos para modificaciones y autorizaciones presupuestales ........................................ 70 4.Monitoreo y Seguimiento ................................................................................................................................... 74 4.1 ¿Qué es monitoreo? .................................................................................................................................. 74 4.2 ¿Cómo realizar un adecuado monitoreo? .................................................................................................. 75 4.2 Seguimiento mediante: Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión - SPI ..................................... 78 VI. HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS ................................................................................ 80 ANEXOS ................................................................................................................................................................... 83 Anexo A. Entidades del Sector TIC ...................................................................................................................... 83 Anexo B. Principios de Calidad de la Inversión Pública ....................................................................................... 84 Anexo C. Listas de Verificación ............................................................................................................................ 85 Anexo D. Verbos para la elaboración del árbol de problemas, objetivo general y objetivos específicos ............. 96 Anexo E. Formato Captura de Información – Cadena de Valor............................................................................ 97 Anexo F. Preguntas Frecuentes ........................................................................................................................... 98 Anexo G. Formatos: Documentos Soporte para Modificaciones y Autorizaciones ............................................. 100 REFERENCIAS ....................................................................................................................................................... 106

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INTRODUCCIÓN

El Manual de Proyectos de Inversión del Sector TIC contiene una descripción precisa y práctica sobre las fases, etapas y actividades que abarca la formulación, programación, ejecución, monitoreo y seguimiento de un proyecto de inversión en el sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). Este es un documento que facilita la formulación y actualización de los proyectos, dado que ilustra los conceptos básicos importantes en el desarrollo de los proyectos y además, la elaboración del manual parte del proceso sistemático de vigilancia tecnológica, para la exploración, apropiación, análisis y síntesis de la información y bibliografía existente sobre proyectos de inversión pública, según criterios del Departamento Nacional de Planeación. El documento se encuentra estructurado en seis capítulos, inicialmente en el segundo capítulo se definen las Generalidades del Manual, en las que se encuentra el objetivo general y los objetivos específicos de acuerdo a el proceso de Direccionamiento Estratégico del Modelo Integrado de Gestión, al que hace parte el Manual. En seguida se encuentra el capítulo de Teoría de Proyectos de Inversión Pública y luego, el enfoque de los proyectos al Sector TIC; en el capítulo quinto se ubica paso a paso los procedimientos y TIPs para cada una de las fases que hacen parte del Ciclo de Vida de los Proyectos de Inversión, para así llegar al último capítulo en el que se aconseja el uso de otras Herramientas de Gestión de Proyectos para que los Gerentes de los Proyectos del Sector TIC apliquen, en el desarrollo de los proyectos.

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II.

GENERALIDADES DEL MANUAL DE PROYECTOS DE INVERSIÓN DEL SECTOR TIC

1. Objetivo General del Manual de Proyectos de Inversión del Sector TIC Fomentar y fortalecer la cultura de formulación de proyectos de inversión pública, con impacto hacia la inclusión social y cierre de la brecha digital en la población colombiana contribuyendo a una mejor programación, priorización, ejecución y cumplimiento transparente del Presupuesto General de la Nación, destinado al sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. La evidencia de que se requiere trabajar en una cultura de formulación de proyectos en el Sector TIC, y dar cumplimiento al objetivo general y objetivos específicos a los que apunta este documento, se encuentra en los resultados arrojados por la encuesta realizada por la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales del sector TIC, vía virtual, dirigida a los Gerentes y/o formuladores de los proyectos de inversión del Ministerio TIC. A continuación, se encuentran los datos más relevantes de los resultados obtenidos, a partir de una muestra de 19 proyectos: 1) El 16% de los formuladores, que contestaron a la encuesta, desconocen el término de marco lógico y el 30% no lo realizó o considera poco necesario el análisis de participantes en el proyecto, sin embargo se resalta que el 73% de los formuladores realizaron satisfactoriamente la cadena de valor, la cual comenzó a aplicar para la vigencia 2014. 2) El 24% de los formuladores no realizaron la evaluación ex – ante y el 19% de ellos dicen desconocer este término. 3) El 47% de los formuladores desconoce la Metodología General Ajustada (Figura 1) y no hay una identificación clara de las características de un objetivo y una alternativa (Figura 2), por lo tanto hay debilidad en la fase de formulación dentro del ciclo de vida de los proyectos de inversión pública. Una Alterna*va es: ¿Conoce la Metodología General Ajustada?

68% 11%

NO SI 47% 53%

32%

Acción que dá Una inicia5va Pueden llegar solución a un a ser problema estrategias del proyecto

Figura 1. Conocimiento de la Metodología General Ajustada

58%

Soluciones a dis5ntos problemas

Figura 2. Características de una alternativa

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4) El 26%, de los 19 proyectos que respondieron, No conocen la Clasificación de Gasto Público (Figura 3). ¿Conoce la Clasiﬁcación de la Inversión Pública? NO 26%

SI 74%

Figura 3. Conocimiento de la Clasificación de la Inversión Pública

5) En la fase de programación del ciclo de vida de los proyectos de inversión pública, No se encuentran claras las fechas para: presentar un nuevo proyecto, la publicación de la Ley de Presupuesto y el Decreto de Liquidación que hace el Congreso anualmente (Figura 4).

¿Cuándo se puede presentar un nuevo proyecto?

74%

47%

37%

16%

30 de Abril.

Fecha límite para presentar un nuevo proyecto para la siguiente vigencia

1 de Junio. en cualquier 15 de Mayo. época del año

2 de Junio del año 30 de Abril del año Cualquier 15 de mayo del anterior a la anterior a la momento del año. año en que está programación del programación del programado el proyecto. proyecto. proyecto.

Fecha límite para la aprobación del Decreto de Liquidación Fecha límite para la aprobación de la Ley de Presupuesto

47% 26% 16%

11%

26 de Octubre.

20 de Noviembre.

28 de Diciembre

30 de Octubre

32%

20 de Octubre.

58% 11% 15 de Sep5embre.

30 de Noviembre

Figura 4. Programación

6) El 100% de los formuladores encuestados conoce el Sistema de Seguimiento de Proyectos de Inversión (SPI), hay claridad en la utilidad del sistema y se reconoce la diferencia existente entre

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el SPI y el SUIFP1, pero el 21% No tiene claro qué información hay que cargar a la plataforma SPI mensualmente. 7) El 63% de los formuladores considera que son necesarias capacitaciones para el fortalecimiento de la Gestión de Proyectos en el Sector TIC (Figura 5) y el 94% considera muy necesario o bastante útil contar con una ayuda interna para Proyectos de Inversión (Figura 6), como el presente Manual de Proyectos de Inversión del Sector TIC.

Mecanismos que deberían exis*r para la ges*ón de proyectos e inicia*vas

37%

42%

63%

58%

Capacitaciones

Proceso de direccionamiento estratégico

47%

63%

53%

37%

U*lidad de una guía interna para proyectos de inversión

58% 95%

Formación virtual Publicaciones internas

Muy necesario

Ningúno

Figura 5. Mecanismos para la Gestión de Proyectos

37% Bastante ú5l

Poco poco No contesto necesario relevante

Figura 6. Guía para Proyectos de Inversión TIC

8) Se resalta la calificación de desempeño de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales. En un intervalo de 1 a 5 el 63% de los formuladores califica con 5 a la oficina, siendo 5 en nivel más alto de utilidad del asesoramiento durante todo el ciclo de vida de los proyectos de inversión en el Ministerio TIC (Figura 7). Caliﬁcación OAPES 63% 0%

26%

5% 5

No contesto

Figura 7. Desempeño de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales (OAPES) Ficha Técnica de la Encuesta Población Objetivo Formuladores y/o Asesores de proyectos en el MinTIC Tamaño de la Muestra 19 Proyectos Período de Recolección de la Información Mayo 2013 Forma de Recolección de la Información Encuesta Virtual - plataforma sharepoint

Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas

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Modelo Integrado de Gestión - Dimensión de Estrategia MODELO INTEGRADO DE GESTIÓN – MIG

Figura 8. Modelo Integrado de Gestión - MIG Fuente: Pérez, H. (2012). Manual de Calidad. Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales, Bogotá D.C

Referente al Manual de Calidad del Ministerio TIC (2012): El Modelo Integrado de Gestión MIG, es la forma como el Ministerio TIC responde a los retos y exigencias del desarrollo organizacional en las entidades públicas. Su diseño, implementación y proceso de mejora, permite cumplir los requisitos de sistemas de gestión como los de calidad, control interno y desarrollo administrativo. (Figura 8) El presente manual de proyectos de inversión del sector TIC apoya la Dimensión Estrategia que hace parte del Modelo Integrado de Gestión, como una herramienta para el fortalecimiento de la gestión de proyectos en el sector TIC, impulsando los resultados e impactos del proceso de Direccionamiento Estratégico del Ministerio TIC. 2.1 Objetivos Específicos del Manual de Proyectos de Inversión del Sector TIC §

§

Presentar y explicar los lineamientos que soportan todo el ciclo de formulación de proyectos de inversión del sector TIC, con el fin de hacer más eficiente la aprobación de los recursos de inversión para los proyectos del Fondo TIC, en cada una de las vigencias. Apoyar el mejoramiento de las capacidades de los formuladores dentro del Ministerio y del sector de Tecnologías de Información y las Comunicaciones.

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§ §

Alinear los proyectos de inversión hacia el desarrollo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de acuerdo a los principios orientadores que establece la Ley 1341 de 2009. Contribuir al mejoramiento integral del proceso de Direccionamiento Estratégico, con el fin de disminuir la subjetividad en la planeación de la inversión, y hacer más eficiente su formulación, programación, ejecución y seguimiento, por parte de los gerentes de proyectos del FonTIC

3. Ordenamiento Jurídico de la Inversión Pública Nacional y del Sector TIC Ley 38 - Abril 21 de 1989 Ley 152 - Julio 15 de 1994 Ley 179 - Diciembre 30 de 1994 Ley 819 - Julio 9 de 2003 Ley 1341 - Junio 30 de 2009. Ley TIC Ley 1530 - Mayo 17 de 2012 Decreto 841 Abril 20 de 1990 Decreto 111 Enero 15 de 1996 Decreto 630 Abril 2 de 1996, art. 1 Decreto 4730 de 2005 Decreto 2844 de 2010. SUIFP Decreto 3286 de 2004. SPI Decreto 4730 de 2006. Clasificación Tipo de Gasto Decreto 1077 de 2012 Decreto 2618 de 2012. MinTIC Resolución 0252 de 2012. DNP Manual de Proyectos del Sector TIC

Figura 9. Ordenamiento Jurídico del Manual Proyectos de Inversión del Sector TIC – FonTIC

En la figura 9 se encuentra el ordenamiento jurídico que comprende los lineamientos para la Inversión Pública Nacional en Colombia, partiendo en primer lugar dentro de la pirámide invertida con las Leyes, de las cuales se desprenden los decretos y de estos las resoluciones, con el fin de aplicar el marco normativo en el Manual de Proyectos de Inversión que desarrolla el Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Así mismo, se resalta la Ley 1341 de 2009, como el principal lineamiento dentro del sector TIC y los decretos 2844 de 2010 y 3286 de 2004 que cubren el marco legal de los proyectos de inversión pública en Colombia.

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III.

SECTOR DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNINACIONES TIC

Referente a la cita textual, Manual de Calidad del Ministerio TIC (2012): El sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones está compuesto por industrias manufactureras, comerciales y de servicios cuyos productos recogen, procesan, crean, transmiten o muestran datos e información electrónicamente. Para las industrias manufactureras, los productos deben estar diseñados para cumplir la función de tratamiento de la información y la comunicación, incluidas la transmisión y la presentación, y deben utilizar el procesamiento electrónico para detectar, medir y/o registrar fenómenos físicos o para controlar un proceso físico. Para las industrias de servicios, los productos de esta industria deben estar diseñados para permitir la función de tratamiento de la información y la comunicación por medios electrónicos, sin afectar negativamente el medio ambiente. (p. 4) 1.

¿Qué son las TIC?

Ley 1341 de 2009, art 6. Define las TIC así: “Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (en adelante TIC), son el conjunto de recursos, herramientas, equipos, programas informáticos, aplicaciones, redes y medios, que permiten la compilación, procesamiento, almacenamiento, transmisión de información como voz, datos, texto, video e imágenes.” El Ministerio TIC define las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones como un componente transversal dentro de la economía, por lo tanto el sector está compuesto por industrias manufactureras, comerciales y de servicios. Los productos y servicios están definidos de acuerdo a los cuatro objetivos del Ministerio TIC, establecidos en la Ley 1341 de 2009 artículo 17 (Figura 10)

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3. Conocimiento del Sector TIC

1. Marco Legal y Normar5vidad del Sector TIC

2. Promoción del acceso, uso y apropiación de las TIC en el país

Figura 10. Productos y Servicios del Sector TIC

El portafolio de productos y servicios se encuentra descrito en el Manual de Calidad del Ministerio TIC (2012). 2.

Cadena de Valor del Sector TIC

La cadena de valor del Sector TIC parte de los aportantes al sector, es decir, todos los proveedores de redes y servicios de Telecomunicaciones que pagan contraprestación periódica al Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, según el art. 10 de la Ley 1341 de 2009. De la contraprestación económica se dirige un porcentaje para financiar los planes, programas y proyectos, a través del Fondo TIC, y así se facilite el acceso, uso y apropiación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones por parte de la población colombiana. (Figura 11)

Figura 11. Cadena de Valor Sector TIC Fuente: Modificado de la Estructura y valoración de las contraprestaciones (2013) BlueNote Management Consulting. [Documento Microsoft PowerPoint].

Luego que las TIC llegan a los beneficiarios, gracias al uso de las Telecomunicaciones por parte de la población, se retribuye en alguna medida las contraprestaciones generadas por los aportantes al sector TIC, completando así todo el ciclo.

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3. Objeto del Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Referente a la cita textual, Ley 1341 de 2009, art. 34, el objeto del FonTIC es: Financiar los planes, programas y proyectos para facilitar prioritariamente el acceso universal, y del servicio universal cuando haya lugar a ello, de todos los habitantes del territorio nacional a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, así como apoyar las actividades del Ministerio y la Agencia Nacional Espectro, y el mejoramiento de su capacidad administrativa, técnica y operativa para el cumplimiento de sus funciones. Para la financiación de los programas y proyectos de inversión, el Fondo TIC recibe recursos económicos provenientes de: Proveedores de redes y servicios de Telecomunicaciones Utilización del espectro radioeléctrico Multas y otras sanciones pecuniarias impuestas por el Ministerio TIC y la Agencia nacional de Espectro a los proveedores de redes y servicios de Telecomunicaciones Intereses sobre obligaciones a favor del Fondo Rendimientos financieros por inversiones realizadas con los recursos del Fondo Otros ingresos de Títulos o productos de Fondo Lo destinado en el presupuesto nacional Los demás que asigne la Ley

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IV.

TEORÍA DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA

1. ¿Qué es la Inversión Pública? Es el empleo de los recursos públicos orientados al mejoramiento del bienestar general, desarrollo y satisfacción de las necesidades de la población. La inversión pública busca generar un cambio medible, es decir, propagar un impacto positivo en la población; para esto se requiere de la planeación de los recursos para prestar servicios y ofrecer bienes necesarios. El estado asigna los recursos mediante la ley anual de presupuesto a todos los proyectos que se encuentren en el POAI2. La inversión pública “contempla los recursos destinados a los proyectos de inversión contenidos en el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI)” (DNP, Recuperado de https://www.dnp.gov.co/Programas/Inversionesyfinanzaspúblicas.aspx) Referente al Estatuto Orgánico del Presupuesto, art. 08, compilado en el Decreto 111 de 1996: El plan operativo anual de inversiones señalará los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos y programas. Este plan guardará concordancia con el plan nacional de inversiones. El Departamento Nacional de Planeación preparará un informe regional y departamental del presupuesto de inversión para discusión en las comisiones económicas de Senado y Cámara de Representantes. (Ley 38 de 1989, art 5: Ley 179 de 1994, art 2) 1.1 Proyectos de Inversión Pública Los proyectos de inversión pública son el instrumento que permite el cumplimiento del Plan Nacional de Desarrollo (PND) y así regular la posibilidad de crecimiento de los países para alcanzar un bienestar. Se diferencian, porque siempre se tiene en cuenta una población afectada y se busca satisfacer una necesidad identificada, dando solución a una problemática. EL PND TIENE POLÍTICAS QUE SE REFLEJAN EN EL PRESUPUESTO 2

EL PND SE VUELVE REALIDAD CON LOS PROYECTOS

Plan Operativo Anual de Inversiones

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EL PROYECTO ES LA BASE DE LA INVERSIÓN PÚBLICA

Referente al Decreto 2844 de 2010, art 5 Los proyectos de inversión pública contemplan actividades limitadas en el tiempo, que utilizan total o parcialmente recursos públicos, con el fin de crear, ampliar, mejorar, o recuperar la capacidad de producción o de provisión de bienes o servicios por parte del Estado. Las principales características que diferencian a un proyecto de inversión pública son: Atributos de un Proyecto InversiónPública Temporal, contempla actividades limitadas en el tiempo Único, tiene un objetivo representativo Hay una población beneficiaria Lugar, debe tener un ámbito geográfico específico

Figura 12. Características de los Proyectos de Inversión Pública Fuente: Lineamientos dados por el Departamento Nacional de Planeación (2013)

1.2 Clases de Proyectos de Inversión Pública Según el Decreto 841 del 20 de abril de 1990, los proyectos de inversión pueden ser de cinco clases: Proyectos que generan beneficios directos o indirectos bajo la forma de bienes o servicios Proyectos que cumplen una función de recuperación de la capacidad generadora de beneficios directos como: actividades de alfabetización, capacitación, nutrición, erradicación de enfermedades, vacunación, de atención a la mujer, a la niñez o a la tercera edad Proyectos que no generan beneficios directos ni indirectos, pero permiten identificar futuros proyectos. Estos son los estudios básicos o de investigación Proyectos que cumplen una función crediticia, que tienen como finalidad financiar proyectos de las categoría anteriores, en el transcurso del año de ejecución. Para éstos se aprueban montos globales y corresponderá al organismo o entidad ejecutora definir los proyectos que se habrán de financiar así Excepcionalmente se podrán registrar como proyectos de inversión las partidas destinadas al pago de garantías otorgadas por la Nación, en relación con créditos concedidos a terceros, que se hayan hecho efectivas, siempre y cuando dichos créditos se hayan perfeccionado con anterioridad a diciembre 31 de 1991 Figura 13. Clases de Proyectos de Inversión Pública Fuente: Tomado del Decreto 841 del 20 de abril de 1990, artículo 2.

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Además, los proyectos de inversión pública pueden ser financiados por recursos provenientes de regalías o por recursos del estado, mediante el Presupuesto General de la Nación u otras fuentes como financiación extranjera. Fondo de Ciencia Tecnología e Innovación - COLCIENCIAS

Sistema General de Regalías SGR (Ley 1530 de 2012)

Fondo de Desarrollo Regional y de Compensación Regional FCR

Fondo de Ahorro y Estabilización Tipos de Proyectos de Inversión según su fuente de Financiación PLAN NACIONAL DE DESARROLLO

Recursos del Presupuesto Nacional

Otras fuentes

Financiación Extranjera

Figura 14. Proyectos de Inversión según la fuente de Financiación. Fuente: Tomado del Manual de procedimientos del Banco Nacional de Programas y Proyectos, BPIN. (2011). Departamento Nacional de Planeación, Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas. Bogotá D.C.

2. Planificación por Objetivos Dentro de la planeación del estado no se busca una rentabilidad financiera sino el bienestar social, por medio de la alineación de los proyectos a la visión macro, para aterrizarla en la visión micro; ésta alineación se basa en la planificación por objetivos, que busca establecer un encadenamiento desde los objetivos estipulados en el Plan Nacional de Desarrollo, los planes sectoriales, planes institucionales y los objetivos de los proyectos de inversión que formulan las entidades que hacen parte del presupuesto general de la nación. La idea de la planificación de proyectos orientada a objetivos y resultados, la cual fundamenta la herramienta metodológica marco lógico, se toma de la Cooperación Técnica Alemana (GtZ). Según la Cooperación Técnica Alemana (1998) Para desarrollar objetivos y una visión de futuro a partir del presente, tenemos que invertir sentimientos, intuiciones y creatividad. Para retornar del nivel de los objetivos al presente,

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necesitamos pensamiento analítico, lógica, lenguaje y comunicación (…).Un proyecto sólo puede tener éxito cuando los grupos destinatarios y las organizaciones contraparte lo aceptan y se movilizan activamente en pro del desarrollo que se desea lograr. Nadie puede planificar un proyecto sin saber a quién afecta el proceso de desarrollo que procura apoyar y qué piensan los propios afectados al respecto. (p. 10 – 12, “Planificación de proyectos orientada a objetos”) 2.1 Planeación en Colombia

Figura 15.Planeación en Colombia Fuente: Departamento Nacional de Planeación. (2012).El papel del proyecto en el ciclo de las inversiones [Documento PDF].

De acuerdo con la planificación por objetivos, en Colombia hay una lógica de la visión práctica localizada en los Planes, Programas y Proyectos de Inversión que hacen parte del Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI), la cual debe estar articulada con la visión macro que se establece en el plan de gobierno y se va desarrollando y materializando en el Marco Fiscal de Mediano Plazo (MFMP) cada 10 años y en el Marco de Gasto de Mediano Plazo (MGMP) cada 4 años. (Figura 15). 3

¿Qué es un Proyecto de Inversión TIC?

Un proyecto de inversión del sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones busca facilitar el acceso de todos los habitantes del territorio nacional e impulsar la inclusión social y el cierre de la brecha digital (Ley TIC -1341 de 2009).

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Se recomienda que los proyectos de inversión TIC tengan efecto en el acceso, uso y apropiación de las TIC por parte de la población colombiana (Figura 16), dando cumplimiento a los principios orientadores, encontrados en el artículo 2 de la Ley 1341 de 2009. • Provisión de infraestructura • Prestación de servicios • Generación de contenidos y aplicaciones

ACCESO

• Programas de formación y difusión • Definición la estructura de contenidos • Definición de Infraestructura e instrumentos de apoyo • Desarrollo del proceso de formación

USO

APROPIACIÓN

• Identificación de los beneficios y limitaciones del uso de las TIC • Definición del modelo conceptual y estrategico para generar apropiación • Definición de infraestructura e instrumentos de apoyo • Desarrollo del proceso o estrategia para generar apropiación

Figura 16.Enfoque de los Proyectos de Inversión en el Sector TIC – Ley 1341 de 2009 Fuente: AAT-TIC-CV-001 Cadena de Valor Acceso Uso y Apropiación de TIC V1. Ministerio TIC.

3.1 Clasificación TIC y ACTI Los proyectos de inversión pueden contribuir al desarrollo de diferentes políticas transversales, como por ejemplo la clasificación TIC (Tecnologías de la información y las Comunicaciones) y ACTI (Actividades Científicas, Tecnológicas y de Innovación), las cuales se encuentran dentro del módulo BPIN3, del SUIFP4, en la sección de Información Básica, en relación con la planificación y seleccionando ver políticas públicas. A continuación se detalla, conforme se establece en las dos guías para el uso del clasificador de la política transversal TIC y ACTI del Departamento Nacional de Planeación, las características que debe tener un proyecto según sus actividades para clasificarse en cada política.

3 4

Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas ( Capítulo IV punto 4 del presente Manual)

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3.1.1

¿Cómo determinar si el proyecto debe tener clasificación TIC5?

a) El título, objetivo del proyecto o la descripción del proyecto contienen las siguientes palabras clave: Tecnologías de Información Centro de cómputo Informática Gestión documental Seguridad de la información Sociedad del Conocimiento

Sistema de Información Sistematización Herramientas tecnológicas o plataforma tecnológica Archivo documental y/o digitalización Información estadística Cibercultura, ciberseguridad E-justicia, e-educación, e-salud, e-gobierno

Sistemas misionales Hardware y/o software Equipos de computación Comunicaciones Sociedad de la información Gobierno electrónico

Fuente: Instructivo para el uso del clasificador de política transversal y la presentación del formulario de tecnológicas y comunicaciones en el sistema SUIFP. (2010). DNP

b) Dentro de las actividades planteadas en el proyecto se incluyen algunos de los siguientes términos: a) Hardware ó Elementos de Infraestructura: Equipos de procesamiento: - Adquisición de Servidores - Adquisición de PCs Portátiles Equipos de almacenamiento: - Adquisición de Arreglos de Discos Equipos de redes y comunicaciones: - Adquisición de Switchs - Adquisición de red inalámbrica Equipos de impresión y otros: - Adquisición de Impresora Equipos de Redes

- Adquisición de PCs Escritorio - Adquisición de Dispositivos Móviles - Adquisición de Librerías - Adquisición de red alámbrica, Cableado estructurado. - Adquisición de Escáner Equipos de seguridad y ambientales para centros de cómputo

b) Software, Sistemas de Información o Aplicaciones: Desarrollo y/o adquisición de aplicaciones o sistemas de Información Mantenimiento o modificaciones de aplicaciones o sistemas de Información Adquisición ó renovación de licencias Sistemas operativos 5

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

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Software de ofimática Herramientas de programación.

Aplicaciones comerciales, c) Servicios:

Outsourcing de mesa de ayuda Call Center Contratación de consultorías o capacitaciones en: - Certificaciones - Integración de sistemas, alojamiento web - Servicios de recopilación y procesamiento de datos - Gestión del cambio - Reingeniería y automatización de procesos. Arrendamiento de equipos - Procesamiento - Almacenamiento - Comunicaciones Intranet Gubernamental - Infraestructura tecnológica Centro de datos y servicios de base Centro de contacto al ciudadano Plataforma de Interoperabilidad Estándares y políticas: GEL-XML Enrutador transaccional Gestión del cambio Divulgación y promoción informática y TIC Servicios de Conectividad a Internet - Red de Alta Velocidad RAVEC - Otros proveedores Servicios electrónicos Fuente: Instructivo para el uso del clasificador de política transversal y la presentación del formulario de tecnológicas y comunicaciones en el sistema SUIFP. (2010). DNP

3.1.2

¿Cómo determinar si el proyecto debe tener clasificación ACTI6?

a. El título, objetivo de proyecto o la descripción del proyecto contienen las siguientes palabras clave: Investigación y Desarrollo (I+D)

Innovación

Tecnología – Tecnológico (a)

Estudios

Sistema de Información Laboratorio

Normalización

Postgrado Capacitación especializada (Ingenieros, científicos)

Propiedad Intelectual – Propiedad Industrial – Derechos de Autor Maestría Prospectiva tecnológica

Actividades Científicas, Tecnológicas y de Innovación

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Ciencia Levantamiento de estadísticas y/o de Información Metrología Licencias – Patentes Doctorado Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación

Colciencias

Grupo o Centro de Investigación

Fondo Francisco José de Caldas

Centro de Excelencia

Centro de desarrollo tecnológico

Parque tecnológico

Bibliotecas

Patrimonio – Humano – Histórico – Monumento Nacional - Museos Arquitectónico - Documental. Fuente: Instructivo para el uso del clasificador de política transversal “Actividades Científicas, Tecnológicas y de Innovación” en el sistema BPIN. DNP

b. Es necesario que al menos una porción de los recursos asociados al proyecto se dedican a Actividades Científicas, Tecnológicas y de Innovación. Explorar las actividades del proyecto y ubicarlas en las siguientes categorías: ü ü ü ü ü

Investigación y desarrollo experimental Apoyo a la formación y capacitación científica y tecnológica Actividades de innovación Servicios científicos y tecnológicos Administración y otras actividades de apoyo en TIC

c. Verificar si los indicadores de producto del proyecto se encuentran asociados a: ü ü ü ü ü ü ü

Estudios realizados Investigaciones realizadas - desarrolladas Proyectos aprobados – financiados, etc. (proyectos de TIC) Becas de Postgrado otorgadas (Maestría, Doctorado, Postdoctorado) Personas capacitadas (capacitación altamente especializada o necesaria para implementar innovaciones) Grupos – centros de investigación apoyados Módulos del sistema de información terminados

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4. Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas – SUIFP

Según el DNP, el SUIFP es un sistema de información que integra los procesos asociados a cada una de las fases del ciclo de vida del proyecto de inversión pública, acompañando así a los proyectos de inversión desde su formulación hasta la entrega de los productos, articulándolos con los programas de gobierno y las políticas públicas.(Figura 17)

Figura 17.Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas Fuente: Sistema unificado de inversiones públicas. (2012). Departamento Nacional de Planeación [Microsoft Power Point].

El encargado de suministrar información al SUIFP es el responsable o gerente del proyecto. Estructuralmente el SUIFP se divide en cuatro módulos, los cuales llevan un orden cronológico (figura 18): una vez se obtiene la ficha EBI7, producto de la formulación del proyecto, inicia el proceso de registro en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional (BPIN), donde se captura la información requerida para que el proyecto concurse por los recursos públicos, luego de haber pasado todos los filtros del módulo de formulación y evaluación se asignan los recursos al proyecto, a través del módulo de programación, quedando éste consignado a el POAI8. Entonces, comienza la etapa de ejecución del proyecto en la que se administran los recursos del proyecto y se hacen los trámites presupuestales correspondientes, y así en el último módulo llevar un control mensual del proyecto mediante el SPI9.

Estadísticas Básicas de Inversión Plan Operativo Anual de Inversiones 9 Seguimiento a Proyectos de Inversión (ir a la fase 4, de seguimiento y evaluación en el Capítulo V del presente Manual) 8

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Figura 18.Ciclo de los Proyectos de Inversión Pública en el SUIFP Fuente: Directrices para la actualización y programación de proyectos de inversión pública 2011-2012. (2010). Departamento Nacional de Planeación: Oficina de Información [PDF].

Durante el registro de la información en el SUIFP se pueden presentar los siguientes mensajes de advertencia y únicamente cuando el mensaje es de color verde se ha finalizado el suministro de información al sistema con éxito.

4.1 Filtros de Calidad Los proyectos de inversión pasan por seis (6) filtros de control, para el caso del sector TIC la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales hace el control de formulación y también el control de viabilidad por ser cabeza del sector. Rol Control de Formulación Técnico Entidad Jefe de Planeación Control de Viabilidad Técnico Control Cabeza del Sector Control Posterior de Viabilidad Control Posterior de Viabilidad Subdirector

Responsable Asesores Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales Jefe Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales Jefe Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales Jefe Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales Departamento Nacional de Planeación Departamento Nacional de Planeación Figura 19. Filtros de Calidad

Fuente: Departamento Nacional de Planeación. (2012).Sistema Unificado de Inversiones Públicas [diapositivas de PowerPoint].

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CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA

El decreto 2844 de 2010 cubre todo el marco legal dentro del ciclo de los proyectos de inversión pública. Referente al Decreto 2844, art. 09 (2010): Los proyectos de inversión pública podrán ser presentados por iniciativa de cualquier entidad pública cumpliendo con lo establecido en el presente decreto. En todo caso, los proyectos de inversión deberán ser presentados a través de las entidades que hacen parte del Presupuesto General de la Nación, atendiendo sus funciones y competencias, con el fin de que éstas evalúen su pertinencia, y si así surge de la evaluación, adelanten las actividades previstas en los artículos 12, 13 y 14 del presente decreto para su registro en el Banco Nacional de Programas y Proyectos. DEL CICLO DE LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA. Decreto 2844 de 2010

Figura 20. Ciclo de vida de los Proyectos de Inversión Pública Fuente: Decreto 2844 de 2010

Todo nuevo proyecto de inversión del sector TIC, con recursos del Sistema General de Regalías (SGR) o Presupuesto General de la Nación, debe ser planteado por el formulador responsable del proyecto e

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iniciar con la fase de formulación y programación, las cuales hacen parte de la etapa de preinversión (Figura 20). Luego comienza la etapa de inversión, que comprende dentro del ciclo de vida del proyecto, la ejecución paralelamente al seguimiento, esta etapa se realiza en la siguiente vigencia a la etapa de programación. El ciclo finaliza con la evaluación Ex – post para medir los impactos que tuvo el proyecto dentro de la operación.

TIP 1. No confundir la etapa de programación con la ejecución de un proyecto, la diferencia radica en que cada una se desarrolla en una vigencia diferente y siempre se realiza primero la programación del proyecto.

1. FORMULACIÓN La formulación de un proyecto de inversión pública es un proceso de encadenamiento de objetivos (Figura 21) con: a) El Plan Nacional de Desarrollo (PND) b) Los planes de acción del sector TIC y los planes sectoriales c) El impacto que se quiere generar en una población identificada.

Figura 21. Alineación de Objetivos

TIP 2. Es necesario que el proyecto se encuentre vinculado o articulado con los planes institucionales del sector TIC y con el Plan Nacional de Desarrollo (PND)

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Según el Decreto 2844 de 2010. Art 10, la dependencia responsable de la ejecución del proyecto orienta en: Estructura General del Proyecto, que comprende la definición de actividades y estrategias que lo soportan, indicadores, articulación con los planes institucionales y sectoriales y PND Identificación del título de gasto Población beneficiaria y fuentes de financiación La Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales del Ministerio TIC orienta el proceso de formulación y programación de los proyectos de inversión en el sector TIC, en virtud de lo establecido en el Decreto 2618 de 2012. Un proyecto puede estar estructurado en diferentes niveles de información, siendo la idea el nivel básico de información y la factibilidad el nivel más avanzado. (Figura 22) IDEA •  Es la primera visión y origen de un proyecto, resultado de la búsqueda de una solución a una necesidad o problema. • Según las caracterís5cas de la idea se decide profundizar o no en el proyecto.

PERFIL

El DNP evalúa un proyecto a par5r del nivel de Perﬁl

• Comprende la recolipación de información secundaria (datos, documentos, proyectos similares, mercados y beneficiarios). En este nivel se analiza el problema, los obje5vos y la posibles alterna5vas de solución. • Un proyecto está en el nivel de perfil una vez termine la etapa de iden5ficación.

PREFACTIBILIDAD • Comprende todos los estudios especializados para preparar y comparar las alterna5vas, para decidir cuáles se descartan y cuáles se seleccionan. • Un proyecto está en nivel de prefac5bilidad una vez termine la estapa de preparación, la cual comprende el diagnós5co de la situación actual.

FACTIBILIDAD • Se analiza con exac5tud la alterna5va escogida prestándole atención al tamaño óp5mo del proyecto, su momento de implementación y puesta en marcha, su estructura de ﬁnanciamiento, su organización administra5va, el cronograma y plan de monitoreo. • Una vez el proyecto pasa el nivel de fac5bilidad esta listo para la inversión.

Figura 22. Niveles de Información de un proyecto Fuente: DNP (2011). Manual de Procedimientos del Banco Nacional de Programas y Proyectos, BPIN. Editorial Kimpres Ltda

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1.1 Metodología General Ajustada – MGA La Metodología General Ajustada (MGA) definida por el Departamento Nacional de Planeación (DNP), es la herramienta de registro del proyecto que funciona como interfaz con la Dirección de Inversión y Finanzas Públicas del DNP, quien administra el aplicativo MGA y el Sistema de Inversiones y Finanzas Públicas; para finalizar el registro de los proyectos del sector TIC, es necesario el visto bueno de la Subdirección de Telecomunicaciones del DNP. El aplicativo MGA puede ser descargado de la página del dnp.gov.co en el módulo de Programas, sección Inversiones y Finanzas Públicas. La etapa de formulación descrita en este manual, se hizo con base en la estructura que comprende la MGA (figura 23), para así facilitar el registro del proyecto con un fundamento financiero, técnico, económico, físico y de factibilidad. El resultado de la Metodología General Ajustada es la ficha de Estadísticas Básicas de Inversión (EBI), que incluye la información básica necesaria para identificar los principales aspectos inherentes al proyecto en cuestión. (Decreto 841 de 1990, art. 22)

MÓDULO DE IDENTIFICACIÓN MÓDULO DE PREPARACIÓN MGA MÓDULO DE EVALUACIÓN MÓDULO DE TOMA DE DECISIONES Figura 23. Módulos del aplicativo MGA Fuente: DNP (2011). Manual de Procedimientos del Banco Nacional de Programas y Proyectos, BPIN. Editorial Kimpres Ltda

En la Figura 24 se encuentra la estructura lógica de la Metodología General Ajustada, la cual inicia con la identificación de una problemática y termina con la creación de la ficha de Estadística Básica de Inversión (EBI).

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IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

Preparación de la alternativa X

Preparación de la alternativa Y

Evaluación de la alternativa X

Evaluación de la alternativa Y

Decisión Programación Ficha EBI Figura 24. Estructura lógica Metodología General Ajustada Fuente: DNP (2011). Manual de Procedimientos del Banco Nacional de Programas y Proyectos, BPIN. Editorial Kimpres Ltda

TIP 3. Formulador o Gerente de proyecto del FonTIC: Para diligenciar el aplicativo MGA se requiere el desarrollo paso a paso de la fase de formulación que hace parte del ciclo de vida de todo proyecto de inversión, explicado en el presente manual. Una vez es aprobado el Proyecto de Inversión es recomendable guardar la Metodología General Ajustada como soporte de la formulación del proyecto.

1.2 Etapa de Identificación La identificación es la primera etapa dentro de la formulación del proyecto, es fundamental para la aprobación de la viabilidad y determina todo el proyecto. Inicia con el análisis del problema y termina con el planteamiento de las alternativas de solución, a continuación se describen los procedimientos que hacen parte de la etapa de identificación (Figura 25).

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Figura 25. Flujo del Proceso de Identificación.

1.2.1

Análisis de Problemas

El Departamento Nacional de Planeación (DNP) define el análisis de problemas como el proceso de entendimiento de las causas y consecuencias del problema observado, que conduce al planteamiento de los objetivos del proyecto y los efectos que este conlleva. ¿Qué es un problema para la inversión pública? Es el conjunto de hechos o circunstancias que afectan las condiciones de calidad de vida de una población específica. PUNTOS CLAVE PARA LA FORMULACIÓN DE UN PROBLEMA ü ü ü

ü ü ü ü

Identificar problemas existentes, es decir, necesidades sentidas (no los posibles, ficticios o futuros) Situación no deseada y negativa de un estado existente Se localiza en una población objetivo bien definida No se debe confundir con la FALTA de un servicio específico. Enunciar el problema por grados (insuficiente, bajo, poco). Ver la lista de verbos para redactar árboles de problemas en el Anexo D. Ejemplo: Problema mal formulado: falta de conectividad Problema bien formulado: Baja cobertura y conectividad a internet Los problemas varían desde la perspectiva de cada entidad En el problema No se dice la solución Se deben tener en cuenta variables que se puedan llegar a controlar Figura 26. Puntos clave formulación de un problema

Fuentes: Ordoñez, Oscar. (2013).Teoría de Proyectos para la Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública [diapositivas de PowerPoint]. Guía Metodológica para el Taller de Cadena de Valor .(2012). Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas, DNP. DNP (2011). Manual de Procedimientos del Banco Nacional de Programas y Proyectos, BPIN. Edt. Kimpres Ltda

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¿CÓMO HACER UN CORRECTO ANÁLISIS DE PROBLEMAS? 1. Lluvia de ideas Para identificar un problema, se inicia con el proceso de lluvia de ideas en el que se señalan ideas negativas o problemas sobre lo que está pasando, en torno a una situación definida.

TIP 4. Un problema NO es una carencia, sino una situación que está afectando o perjudicando la posibilidad de desarrollo de una población. 2. Construcción del Árbol de problemas El árbol de problemas facilita la identificación de problemas reales, prioriza y enfoca objetivos haciendo más efectiva su influencia, la materia prima del árbol de problemas es la lluvia de ideas. Pasos para la construcción10:

a. De la lluvia de ideas se encuentra el problema prioritario y de mayor peso. (Tronco del Árbol). b. Se identifican los efectos o consecuencias de la problemática y, se evalúa y verifica su relación con el problema central (copa del árbol). Para identificar un efecto se responde a la pregunta ¿el problema que consecuencias genera?

TIP 5. Si aparecen efectos importantes, el problema merece ser solucionado c. Identificar las causas y sus interrelaciones (raíces). Cada causa directa debe ir soportada por lo menos con una causa indirecta. Para identificar una causa se responden a las preguntas: ¿Por qué motivo se presenta la problemática? ¿Cuál es el origen del problema? ¿Por qué sucede lo que está señalando cada efecto?

10 Martínez, R y Fernández, A. Árbol de problemas y áreas de intervención. Recuperado del sitio Web CEPAL: http://recursos.salonesvirtuales.com/assets/bloques//martinez_rodrigo.pdf

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TIP 6. La buena definición de las causas aumenta la probabilidad de soluciones exitosas Cisneros, A. (2013).Formulación de Proyectos [diapositivas de PowerPoint]

d. Estructurar el árbol, evaluando la relación: Problema-Efecto-Causa, verificar su lógica e integridad

Figura 27. Estructura árbol de problemas Fuentes: Ordoñez, Oscar. (2013).Teoría de Proyectos para la Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública [diapositivas de PowerPoint].

TIP 7. El buen planteamiento del árbol de problemas simplifica y hace eficiente el desarrollo de los siguientes pasos para la formulación del proyecto. El árbol de problemas comprende el 50% de todo el proyecto. Para su construcción ver Anexo D del presente documento. 3. Identificar la población afectada por el problema o necesidad11. Población afectada: Es la población potencial que sufre los efectos indirectos de la No solución del problema. (Ordoñez, Oscar. DMP, 2013) Luego de identificar la población afectada se debe caracterizar, de acuerdo a los siguientes aspectos: Historia (fundación) Altitud Distancias

Ubicación (mapa) Temperatura

Número de habitantes Extensión – área Habitantes

DNP (2013). Metodología General para la identificación, preparación y evaluación de proyectos de inversión pública, versión 2013.01.29.00. [Instalador y Manuales]. Recuperado de https://sgr.dnp.gov.co/Proyectos/MGA.aspx

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Identificar tres o cuatro indicadores que evidencien la gravedad del problema y su fuente de información, como por ejemplo: Las estadísticas del sector TIC proporcionadas por Colombia TIC, recuperadas de http://colombiatic.mintic.gov.co/

En la fase de evaluación del proyecto los indicadores que se identificaron, habrán desaparecido o disminuido en un nivel importante, a esto se le llama el impacto del proyecto y se presenta en el largo plazo, luego del desarrollo del proyecto de inversión. 1.2.2

Análisis de objetivos:

El Departamento Nacional de Planeación (DNP, 2013) hace referencia al análisis de objetivos, como el proceso dónde se formulan y ordenan los objetivos conforme al análisis de problemas e igualmente se plantean los indicadores y metas del proyecto. PUNTOS CLAVE PARA LA FORMULACIÓN DE UN OBJETIVO ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü

El objetivo es el deber ser de un proyecto Se convierte a positivo el árbol de problemas Deben ser objetivos realistas y coherentes, es decir, se pueden alcanzar con los recursos disponibles No son Excluyentes, es decir, el cumplimiento de un objetivo no imposibilita el cumplimiento de otro Del presente (árbol de problemas) se pasa al futuro (árbol de objetivos) Son eficaces, lo que quiere decir que no sólo responden a problemas presentes sino al tiempo futuro en que se ubica el objetivo. Son cuantificables y susceptibles de medición en el tiempo Inician con verbos en infinitivo. Ver la lista de verbos para redactar objetivos en el Anexo D. Son claros y entendibles El objetivo general debe responder a las preguntas: ¿provee una solución al problema o necesidad previamente identificado? ¿El objetivo general indica claramente la situación deseada? Los objetivos específicos salen de las causas en positivo del árbol de problemas, estos contribuyen a dar solución al problema en general, es decir, a cumplir el objetivo general del proyecto Los objetivos específicos No son operativos como las actividades No incluir las alternativas de solución ni el medio en el objetivo, es decir, evitar utilizar frases como: mediante, por medio de, a través de, etc Figura 28. Puntos clave formulación de un objetivo

Fuentes: Ordoñez, Oscar. (2013).Teoría de Proyectos para la Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública [diapositivas de PowerPoint]. Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas, DNP (2012). Guía Metodológica para el Taller de Cadena de Valor. DNP (2011). Manual de Procedimientos del Banco Nacional de Programas y Proyectos, BPIN. Edt. Kimpres Ltda Guía para la construcción y estandarización de la Cadena de Valor.(2013). Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas, DNP

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¿CÓMO HACER UN CORRECTO ANÁLISIS DE OBJETIVOS? 1. Árbol de objetivos El árbol de objetivos es la versión positiva del árbol de problemas. Permite determinar las áreas de intervención que plantea el proyecto.12 Construcción del árbol de objetivos13: a. b. c.

El problema (tronco árbol de problemas) se trasforma en un estado positivo que será el objetivo general (tronco árbol de objetivos), es único. Las causas directas en un estado positivo, se convierten en los objetivos específicos Las causas indirectas negativas (raíces árbol de problemas) se transforman en estados positivos, convirtiéndose en los medios para cumplir los objetivos (raíces árbol de objetivos), responden al ¿cómo? Los efectos (copa árbol de problemas) se transforman en estados positivos, llamados los fines (copa árbol de objetivos). Por cada efecto se debe considerar sólo un fin.

TIP 8. Para hacer el análisis costo/beneficio, los beneficios se pueden observar en los fines. e.

Evaluación de la estructura lógica: Objetivo – medio – fin

Figura 29. Estructura árbol de objetivos Fuentes: Ordoñez, Oscar. (2013).Teoría de Proyectos para la Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública [diapositivas de PowerPoint]

Martínez, R y Fernández, A. Árbol de problemas y áreas de intervención. Recuperado del sitio Web CEPAL: http://recursos.salonesvirtuales.com/assets/bloques//martinez_rodrigo.pdf 13 Íbid.

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ÁRBOL DE PROBLEMAS

ÁRBOL DE OBJETIVOS

EJEMPLO: Proyecto Divulgación y Manejo de la Información que Produce el Ministerio en sus diferentes Programas a Nivel Nacional

Pรกgina 34 de 108

EJEMPLO 2: ESTRUCTURA ร RBOL DE PROBLEMAS PROYECTO VIVE DIGITAL REGIONAL

2. Embudo de objetivos: El embudo de objetivos permite el filtro y análisis de los objetivos específicos, luego de la estructuración del árbol de objetivos. Se verifica la lógica, se eliminan redundancias y se detectan vacíos. (Figura 30)

TIP 9. Al formular una gran cantidad de objetivos se puede caer en el error de perder el enfoque y problemática central que atiende el proyecto.

Figura 30. Embudo de objetivos Fuentes: Ordoñez, Oscar. (2013).Teoría de Proyectos para la Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública [diapositivas de PowerPoint].

3. Identificar la población objetivo: Población objetivo: Es un subconjunto de la población afectada, se toma como muestra o prueba piloto, es aquella dónde se va a realizar la intervención (Ordoñez, Oscar. DMP, 2013).

TIP 10. El proyecto se realiza en la población objetivo, ésta hace parte de la población afectada, pero se toma como muestra la población objetivo para la solución del problema. La población objetivo es la beneficiaria del proyecto, la cual no puede ser cambiada durante el tiempo de vida del proyecto. Su unidad de medida es: número de personas y una vez se ha identificado se caracteriza la población y zona geográfica objetivo.

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4. Generar los indicadores del proyecto14. Estos indicadores pueden coincidir con los indicadores dados por el Plan Nacional de Desarrollo. Se estructuran de acuerdo a los componentes de la Tabla 1 y se resalta la definición de las metas de cada indicador, puesto que es el valor que espera alcanzar un indicador luego de un determinado tiempo. Tabla 1. Indicadores del Proyecto INDICADOR

1.2.3

UNIDAD DE MEDIDA

META

Análisis de alternativas:

El Departamento Nacional de Planeación (DNP), define el análisis de alternativas como el proceso de identificación de las alternativas de solución, que llevan a resolver los problemas observados y permiten alcanzar los objetivos del proyecto.

TIP 11. Las alternativas se pueden identificar en los objetivos indirectos, puesto que son las acciones para solucionar el problema. Lo ideal es tener dos o tres alternativas para hacer el estudio de factibilidad, que consiste en prepararlas y evaluarlas (beneficio/costos y eficiencia). PUNTOS CLAVE PARA LA FORMULACIÓN DE ALTERNATIVAS

ü ü ü ü ü ü

Acciones que deben dar solución al problema Verificar interdependencias y agrupar acciones complementarias para definir alternativas con base en las agrupaciones realizadas Todas las alternativas deben solucionar la problemática central y deben apuntarle a cumplir todos los objetivos Pueden llegar a ser estrategias del proyecto La Metodología General Ajustada (MGA) tiene una capacidad para ingresar de 1 a 5 alternativas. Verificar la factibilidad (física, técnica, cultural, presupuestaria, institucional) de cada alternativa Figura 31. Puntos clave formulación de alternativas

Fuentes: Ordoñez, Oscar. (2013).Teoría de Proyectos para la Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública [diapositivas de PowerPoint]. Cisneros, Andrés. (2013).Formulación de Proyectos [diapositivas de PowerPoint]. Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas, DNP (2012). Guía Metodológica para el Taller de Cadena de Valor. DNP (2011). Manual de Procedimientos del Banco Nacional de Programas y Proyectos, BPIN. Edt. Kimpres Ltda

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¿CÓMO HACER LAS ALTERNATIVAS? 1. Realizar el árbol de acciones Partiendo del árbol de objetivos y dirigiéndonos a la raíces donde se encuentran los medios para cumplir los objetivos específicos, se proponen las acciones para hacer realidad el objetivo. (Figura 32)

Figura 32. Identificación de alternativas Fuentes: Ordoñez, Oscar. (2013).Teoría de Proyectos para la Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública [diapositivas de PowerPoint].

2. Las acciones listadas e identificadas en los medios del árbol de objetivos, se clasifican en complementarias y excluyentes 3. La alternativas contendrán una o más acciones que busquen la solución del problema y que cumplan los objetivos específicos 1.2.4

Análisis de los involucrados:

El Departamento Nacional de Planeación (DNP), resalta la importancia de la definición de los participantes en el proyecto, puesto que los problemas afectan a determinados grupos poblacionales, sociales y entidades que tienen diferentes intereses de la realización o No del proyecto, por lo tanto se debe hacer una caracterización de dichos actores que permita medir su nivel de influencia. El análisis de participaciones responde a las siguientes preguntas: § ¿Qué personas, entidades y sectores están involucrados al proyecto? § ¿Cuál es la población afectad? § ¿Cuál es la población objetivo? § ¿Cuál es el rol de cada actor?

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§ ¿Cuáles son los intereses (abiertos y latentes), motivos y actitudes (positivas, neutrales y oposiciones)? § ¿Cuál es el tipo de contribución o razón de desacuerdo de cada actor? ¿CÓMO HACER UN CORRECTO ANÁLISIS DE PARTICIPANTES? 1. Formar categorías de los involucrados: BENEFICIARIOS

COOPERANTES

OPONENTES

PERJUDICADOS

Figura 33. Categorías de Participantes Fuentes: Ordoñez, Oscar. (2013).Teoría de Proyectos para la Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública [diapositivas de PowerPoint].

2. Caracterización, análisis e identificación de roles15 Factores a tener en cuenta: -‐ Tipo de contribución o razón de desacuerdo -‐ Descripción y características socio-económicas de los participantes -‐ Diferenciar la población objetivo y la población afectada -‐ Diferenciar la zona geográfica afecta y la zona geográfica objetivo -‐ Características de la zona geográfica 3. Para facilitar el análisis de participación se recomienda hacer la matriz de participantes (Tabla 2), esta matriz disminuye el riesgo que los participantes No respondan y No asuman ciertos costos y responsabilidades, además que garantizará la posibilidad de ejecución y financiamiento del proyecto.

Ordoñez, Oscar. (2013).Teoría de Proyectos para la Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública [diapositivas de PowerPoint]

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Actores

Tabla 2 Matriz Análisis de Participantes Tipo de entidad PUB16

ONG17

O.C18

PRI19

Actores

MATRIZ DE ANÁLISIS DE PARTICIPACIÓN Tipo de Interés de Roles de actitud participación en los actores el proyecto + |

DOFA D20

F21

O22

A23

Problemas percibidos

Influencia (1 – 10)

Recursos y mandatos

Conflictos potenciales

Contribución al proyecto

Fuentes: Ordoñez, Oscar. (2013).Teoría de Proyectos para la Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública [diapositivas de PowerPoint].

1.3 Etapa de Preparación La preparación es la etapa diagnóstico que posibilita dimensionar adecuadamente los costos, la tecnología y tamaño de cada alternativa formulada en la etapa de identificación, para comprobar si éstas generan los beneficios e impactos que se requieren. Esta etapa comienza con la elaboración de estudios (legal, de mercado, técnico, institucional, administrativo, ambiental y financiero) para cada alternativa y finaliza con la decisión de seleccionar la alternativa con mayor grado de viabilidad.

TIP 12. Entre más información y estudios se tenga del proyecto mayor será la continuidad de la alternativa y viabilidad del proyecto. Estos estudios generan la fuerza para la realidad del proyecto. Cada una de las alternativas deberá ser estudiada pasando por los siguientes procesos que comprenden la fase de preparación (Figura 34).

Pública

17 Organización 18

No Gubernamental Cooperativa 19 Privada 20 Debilidades 21 Fortalezas 22 Oportunidades 23 Amenazas

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Figura 34. Flujo de Proceso de preparación.

Estudio de Mercado:

Es un estudio de necesidades, analiza la oferta (quienes prestan el servicio), la demanda (quienes solicitan el servicio), precio y déficit (cobertura, según la capacidad del proyecto, es decir, qué tanto se dejó de beneficiar). Este estudio define CUÁNTO hay que producir de bienes y servicios a un precio para satisfacer determinadas necesidades, de acuerdo a una proyección matemática basada en fuentes y datos históricos. Cuando se hace referencia a proyectos de inversión pública el estudio de mercado varía, porque permite identificar si el proyecto tiene la suficiente oferta para suplir la demanda de bienes y servicios públicos, que cubrirán las necesidades existentes de la población objetivo, con el fin de alcanzar un equilibrio oferta/demanda. Por tanto, se determina la oferta disponible, que consiste en el análisis de la infraestructura, el equipamiento y el personal, para así detectar los cuellos de botella, ineficiencias, alternativas del proyecto y su optimización. Oferta disponible = Min {Oferta de infraestructura, Oferta de Equipamiento, Oferta de Personal} Cisneros, Andrés. (2013).Formulación de Proyectos [diapositivas de PowerPoint]

El estudio de mercado responde a las siguientes preguntas: § ¿Qué producir? (Bienes y servicios) § ¿Cómo producir? (Tecnología, mano de obra) § ¿Cuánto producir? (Cantidad de bienes y servicios)

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¿Qué precio? (los precios se deben registrar a precios constantes si efectos de inflación (DNP, 2013))

§

Estudio Técnico:

Tiene como objetivo optimizar la utilización de los recursos disponibles en la producción, estima los costos de inversión, operación y mantenimiento. Determina: § Especificaciones técnicas § Tamaño del proyecto (cobertura y capacidad durante el periodo o vigencias) § Dimensión del mercado § Localización (ubicación del proyecto § Capital § Horizonte del proyecto (duración en el tiempo) § Maquinaria y equipo § Mano de obra (calificada o no calificada) § Materia prima, tipo de materiales § Ubicación tecnológica § Remuneración § Espacio físico Los insumos necesarios para el desarrollo del proyecto deben caracterizarse de acuerdo a la Tabla 3, puesto que facilitará la elaboración del presupuesto de preinversión, inversión, operación y mantenimiento de cada alternativa. Tabla 3 Insumos del Proyecto Insumo

Unidad de medida

Cantidad

Valor Unitario

Valor Total

Estudio Legal:

Evalúa el marco legal y normatividad que rodea al proyecto, además que define la estructura jurídica más conveniente para su creación, si ésta se requiere. Para la elaboración del estudio legal tener en cuenta la siguiente información: §

Planes de Desarrollo

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§ § § § § § § § § D.

Planes de ordenamiento territorial Aspectos presupuestales Patentes Aspectos laborales, contratación normas constitucionales Leyes Decretos Resoluciones Legislación tributaria (tasas arancelarias de productos exportados e importados, incentivos) Estudio institucional, organizacional:

Definición de la estructura organizacional para el manejo del proyecto en etapas de inversión y ejecución, así como la asignación de recursos (humanos, físicos, técnicos, legales), este estudio evalúa la capacidad operativa y ejecutora necesaria para la gestión. Tabla 4 Estudio Organizacional Entidad

Función

EJ24

Capacidad Se25 Ev26

Humanos

Recursos Físicos Técnicos

Legales

Propuesta de fortalecimiento

Fuentes: Ordoñez, Oscar. (2013).Teoría de Proyectos para la Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública [diapositivas de PowerPoint].

Estudio Ambiental y de Riesgos

Los estudios ambientales miden el impacto y efectos que genera la alternativa sobre el ambiente, con el fin de mitigarlos y disminuirlos. Si el proyecto se encuentra en perfil o prefactibilidad no son necesarios los estudios ambientales, por el contrario si está en factibilidad es necesario diligenciarlo, de igual manera No todos los proyectos necesitan licencia, diagnóstico, Plan de Manejo Ambiental (PMA) o permisos ambientales. El estudio ambiental analiza y define: El impacto ambiental que genera la alternativa (identificar el tipo de impacto (positivo o negativo), el nivel, la calificación y los medios de mitigación) 24

Ejecución Seguimiento 26 Evaluación 25

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Impactos Nega5vos

Cambios en el paisaje Destrucción de la vegetación Contaminación de aguas y suelos Amenazas a especies animales Aumento de la indestabilidad de suelos y ecosistemas Cambios en los sistemas hidrológicos Contaminación del aire Contaminación por ruido

Figura 35. Clases de Impactos Negativos

Licencia ambiental Diagnóstico Ambiental : se especifica el tipo de permiso ambiental y estado de avance del trámite e igualmente se describen los recursos naturales que se aprovecharán o afectarán por el desarrollo del proyecto Plan de manejo ambiental Análisis de riesgos: Se deben registrar los diferentes tipos de riesgos de la alternativa y las medidas de control de este Análisis de racionalidad en la utilización de los recursos Disposición final de los desechos: proceso insumo – producto – consumo. F.

• • • G.

Estudio comunitario: La Comunidad es uno de los actores importantes dentro de la preparación de las alternativas, este estudio tiene en cuenta los siguientes aspectos (Ordoñez, Oscar. DMP, 2013): Cultura Idiosincrasia Papel que desempeñará en la formulación, evaluación y operación de los proyectos. Estudio Financiero: Definir de forma clara los ingresos de operación y los costos de inversión y operación del proyecto. Es importante cuantificar los beneficios (tangibles e intangibles) del proyecto. La inversión pública identifica dos tipos de beneficios: 1) Los ingresos que genera el proyecto a la población 2) Reducciones de costos del Estado

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TIP 13. Gerente de Proyecto FonTIC, usted puede identificar los beneficios una vez ha identificado el problema central, para luego evaluar el impacto del proyecto, con la pregunta: ¿Para qué? 1.4 Evaluación Ex – Ante: Es el resumen de todos los estudios previos realizados a cada una de las alternativas, revisa la viabilidad del proyecto desde tres puntos de vista: el financiero, económico y social. Se comparan los costos del proyecto con los beneficios que éste genera y de esta forma escoger la alternativa más apropiada. Este análisis se realiza antes de emprender la fase de inversión y lo realiza automáticamente el aplicativo MGA.

Figura 36. Proceso de Evaluación – Ex Ante Fuentes: Ordoñez, Oscar. (2013).Teoría de Proyectos para la Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública [diapositivas de PowerPoint].

1.5 Matriz de Marco Lógico La Matriz del Marco Lógico presenta la estructura básica del proyecto, es el resultado de la aplicación de una metodología de planificación por objetivos, que contempla el análisis de problemas, objetivos,

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productos, alternativas y actividades. La información de la etapa de identificación (árbol de problemas y objetivos) es fundamental para construir la matriz de marco lógico. A través de una estructura de cuatro filas y cuatro columnas, se organizan secuencialmente y de manera jerarquizada los elementos mínimos que hacen parte de la formulación de un proyecto de inversión (Figura 37). (DNP, 2011.Manual BPIN) FIN

El FIN expresa la solución del problema de desarrollo que ha sido diagnosticado. Responde la pregunta ¿PARA QUÉ?

PROPÓSITO

Es el efecto directo que se espera a partir del periodo de ejecución. Es el cambio que fomentará el proyecto. Responde la pregunta ¿POR QUÉ?

COMPONENTES

Son los resultados específicos del proyecto. Responde a la pregunta ¿QUÉ?

ACTIVIDADES

Son aquellas acciones que son necesarias para realizar los componentes. Responde a la pregunta: ¿CÓMO?

Figura 37. Marco Lógico Fuentes: Ordoñez, Oscar. (2013).Teoría de Proyectos para la Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública [diapositivas de PowerPoint].

Los elementos del gráfico anterior deben tener una secuencia lógica que se puede analizar de dos maneras (Figura 38), como: 1. Se identifican una serie de actividades para la transformación de insumos en productos (componentes), que permiten alcanzar un propósito y generar los efectos directos para solucionar un problema específico en la población objetivo. 2. La solución al problema (fin), posibilita el efecto directo esperado (propósito), que se materializa en un producto o servicio (componentes), mediante la ejecución de una serie de acciones (actividades).

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Figura 38. Estructura Marco Lógico Fuentes: Ordoñez, Oscar. (2013).Teoría de Proyectos para la Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública [diapositivas de PowerPoint].

TIP 14. No confundirse con el término de Componentes, que hace parte de la estructura de Marco Lógico, los componentes son los mismos productos o servicios que genera el proyecto. Según el DNP, Guía metodológica para el taller de cadena de valor (2012 y 2013), “para cada objetivo específico se debe identificar cuál es el bien o servicio principal que permite alcanzarlo”

OBJETIVO ESPECÍFICO

PRODUCTO

Para conocer los pasos y errores más comunes en la identificación de los productos consultar la Guía Metodológica de cadena de valor 2013, realizada por el DNP. 1.6 Cadena de Valor La cadena de valor nace de haber hecho un adecuado árbol de problemas y objetivos, es decir, de tener una matriz de marco lógico estructurada, es considerada un elemento indispensable para la estructura de costos del proyecto. Como se observa en la figura 39, la cadena de valor tiene puntos clave de gran utilidad para la formulación de un proyecto.

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Actividades que crean valor para los beneficiarios del proyecto Los costos que se incurren por cada actividad. La evolución del proyecto, las estrategias y operaciones internas

Figura 39. Utilidad de la cadena de valor Fuentes: Quintero, Jhoana & Sanchéz, Jose. (2006).La cadena de valor: una herramienta del pensamiento estratégico. Telos, vol. 8, núm 3, pp 377 – 389, recuperado de: http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/pdf/993/99318788001.pdf

TIP 15. Gerente de proyecto FonTIC, al hacer la cadena de valor verifíquela con la Lista de Chequeo que se encuentra en el Anexo C de este documento. Según el Departamento Nacional de Planeación, la cadena de valor constituye una relación secuencial y lógica entre insumos, actividades, productos, resultados e impactos, en la que se añade valor a lo largo de su proceso de transformación (Figura 40): 1. Insumos: Corresponde a la definición de los costos de cada uno de los factores de producción o recursos necesarios, que mediante un proceso de transformación se convierten en los productos y servicios del proyecto. 2. Actividades: Son los procesos de transformación, que bajo el uso de alguna tecnología, convierten los insumos en productos o servicios. 3. Productos: Son los componentes que materializan el proyecto de inversión, con el fin de cumplir los objetivos específicos del mismo. 4. Resultados: Los productos del proyecto generan a corto plazo unos resultados o cambios en el entorno.

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5. Impacto: Cuando se hace referencia al impacto se habla del largo plazo, son resultados que luego de un tiempo de desarrollado del proyecto se generan en la población objetivo.

Figura 40. Estructura cadena de valor Fuente: La Generación de valor en el ciclo de las inversiones. (2013). DNP. Bogotá D.C.

TIP 16. El Departamento Nacional de Planeación ha elaborado una Guía para la construcción y estandarización de la Cadena de Valor (2013), este documento debe ser consultado para la elaboración de la cadena de valor, la cual entra en vigencia desde el 2014.

ACTIVIDADES

PRODUCTOS

Cada producto debe estar vinculado a una serie de actividades, por lo tanto se deben identificar las actividades principales que permitirán el desarrollo de estos. A continuación, se listan algunos verbos inadecuados para formular actividades. Tabla 5. Algunos verbos inadecuados para describir actividades Apropiar

Asegurar

Colaborar

Consolidar

Desarrollar

Fomentar

Fortalecer

Garantizar

Implementar

Impulsar

Mejorar

Movilizar

Promover

Proponer

Fuentes: Guía para la construcción y estandarización de la Cadena de Valor.(2013). Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas, DNP.

Igualmente, al definir las actividades tener en cuenta los siguientes criterios (Figura 41)

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Criterios para iden*ﬁcar ac*vidades Cada ac5vidad 5ene dis5nto fundamento económico

Cada ac5vidad 5ene un fuerte impacto potencial

Cada ac5vidad representa una parte signiﬁca5va a la proporción del monto total

Figura 41. Identificar Actividades Fuentes: Quintero, Jhoana; Sanchéz, Jose. (2006).La cadena de valor: una herramienta del pensamiento estratégico. Telos, vol. 8, núm 3, pp 377 – 389, recuperado de: http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/pdf/993/99318788001.pdf

TIP 17. No confundir las actividades con los insumos, las actividades son las acciones operativas necesarias para realizar los productos y los insumos son los bienes o medios para crear el producto. La matriz de marco lógico y la cadena de valor facilitan la construcción del siguiente formato (Figura 42) donde se podrá estandarizar el proyecto en sus principales elementos, de igual manera en el Anexo E del presente documento se encuentra el formato con la información que se requiere para actualizar el proyecto en el SUIFP27. Nombre del Proyecto Código del Proyecto Objetivo General Proyecto Objetivo específico (1)

Objetivo específico (2)

Objetivo específico (3)

Producto

Productos Unidad de Medida

Actividades Actividad

Producto

Productos Unidad de Medida

Actividades Actividad

Producto

Productos Unidad de Medida

Actividades Actividad

Figura 42. Formato Básico Captura de Información Fuente: Lineamientos Departamento Nacional de Planeación (2013)

Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas

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1.7 Identificación del tipo de gasto Referente a la cita textual, Manual de Clasificación del Gasto de Inversión (2011): La clasificación presupuestal agrupa y presentar el gasto de inversión con el fin de facilitar el análisis y la toma de decisiones por parte del Gobierno Nacional, los Órganos Autónomos y el Congreso de la República. Los proyectos de inversión del sector TIC deben clasificarse según el tipo de gasto más relevante, de esta forma la clasificación presupuestal cumplirá los propósitos que se muestran en la figura 43.

Facilitar y orientar la formulación de los programas, subprogramas y proyectos de inversión.

Orientar las decisiones del Gobierno Nacional, los Órganos Autónomos y el Congreso de la República sobre qué se quiere lograr con los recursos públicos

Propender por una correcta planeación, presupuestación y ejecución del gasto de inversión.

Garantizar una adecuada comprensión y análisis del presupuesto por parte de la ciudadanía.

Figura 43. Propósitos de la Clasificación Presupuestal Fuente: Manual de clasificación presupuestal del gasto de inversión. (2011) Departamento Nacional de Planeación.

Según el Decreto 568 de 1996. Art 14, los gastos de inversión se clasifican en Programas y Subprogramas. PROGRAMA

28Las

apropiaciones destinadas a actividades homogéneas en un sector de acción económica, social, financiera o administrativa a fin de cumplir con las metas fijadas por el Gobierno Nacional, a través de la integración de esfuerzos con recursos humanos, materiales y financieros asignados. 29Agrupa los bienes y servicios según su naturaleza

Decreto 568, art 14

29 Manual de clasificación presupuestal del gasto de inversión. (2011). Departamento Nacional de Planeación. Bogotá D.C. Pág. 5

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SUBPROGRAMA

30Conjunto

de proyectos de inversión destinados a facilitar la ejecución en un campo específico en virtud del cual se fijan metas parciales que se cumplen mediante acciones concretas que realizan determinados órganos. Es una división de los Programas. 31Orienta la relación del tipo de gasto al área económica específica de acción del Estado.

TIP 18. Un proyecto sólo podrá asociar un programa de inversión, para esto debe identificar el tipo de gasto principal, el cual permite el desarrollo de la actividad más importante del Proyecto Los programas de inversión están compuestos por el tipo de gasto que corresponde a la clasificación general, el subtipo de gasto que se refiere a acciones realizadas en los proyectos y la acción específica que identifica el tipo de actividad que se espera realizar en el proyecto de inversión, formando así un código de tres dígitos correspondiente a cada clasificación de los programas. Para conocer la clasificación presupuestal, consultar el Manual de clasificación presupuestal del gasto de inversión (2011) elaborado por el Departamento Nacional de Planeación.

TIP 19. La clasificación presupuestal (Programa + Subprograma) NO podrá ser cambiada durante el proyecto El siguiente cuadro (Figura 44) corresponde a los integrantes del sector de la Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones (TIC), según la clasificación sectorial dada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y los lineamientos de la Ley TIC 1341 de 2009. CLASIFICACIÓN SECTORIAL DEL PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACIÓN SECTOR 8: TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES (TIC) El Sector Tecnologías de la Información y las Comunicaciones está conformado por los siguientes órganos:

30 31

Ø

Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (Líder Sectorial)

Ø

Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - FonTIC

Ø

Agencian Nacional del Espectro – ANE

Ø

Comisión de Regulación de Comunicaciones – CRC

Ø

Autoridad Nacional de Televisión – ANTV

Óp.cit Óp.cit

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En el Anexo A del presente documento se encuentra la estructura de las entidades en el sector TIC

Figura 44. Sector 8 TIC Fuente: Aspectos Generales del Proceso Presupuestal Colombiano. (2011). Ministerio de Hacienda y Crédito Público [Formato PDF] (p, 211), Ley 1341 de 2009 y Ley 1507 de 2012

1.8 Clasificación Central de Productos – CPC y Clasificación de Actividades – CIIU A partir de la programación de 2014, se introduce el tema de la clasificación CPC y CIIU, por lo tanto el formulador debe identificar los productos y actividades del proyecto según los códigos CPC y CIIU que establece las Naciones Unidas y adopta en DANE32 y a continuación se explican: La Clasificación CPC busca estandarizar los productos y servicios del proyecto según lineamientos internacionales que usa las Naciones Unidas y adopta el DANE para facilitar la recolección y tabulación de datos y estadísticas que permitan medir la producción, consumo intermedio, consumo final, formación de capital, entre otras estadísticas sectoriales, nacionales e internacionales. Para su consulta ingresar al portal web del DANE: http://www.dane.gov.co/index.php?option=com_content&view=article&id=391&Itemid=92 La clasificación de actividades – CIIU es la clasificación industrial uniforme de todas las actividades económicas por procesos productivos y categorías que usa las Naciones Unidas y adopta el DNE para la reunión, análisis y presentación de las actividades según su categoría. Para su consulta ingresar al portal web del DANE: http://www.dane.gov.co/index.php?option=com_content&id=390&Itemid=92

Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas

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1.9 Módulo de formulación (BPIN) – SUIFP

El módulo del Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional (BPIN) es la base del sistema SUIFP33, puesto que constituye el principal soporte de los procesos de planeación, presupuesto, seguimiento, control y evaluación de resultados para la gerencia de la inversión pública. (Manual de Usuario SUIFP. DNP) El DNP anualmente hace actualizaciones en el módulo BPIN, estas se pueden encontrar en NotiSUIFP, ingresando a http://suifp.dnp.gov.co/ con el rol que seleccione. La información registrada en el BPIN permitirá que el proyecto participe por los recursos públicos y así buscar financiación. Se debe tener en cuenta que si se cambian los objetivos, el proceso o la localización del proyecto se debe formular un nuevo proyecto, de igual manera cuando el proyecto se encuentra en ejecución no se puede modificar el objetivo, el nombre y su clasificación presupuestal. Para profundizar en el uso del módulo BPIN consultar el Manual de Usuario Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas – SUIFP, Módulo BPIN publicado por el DNP. En la etapa de formulación existen unos roles definidos por el Departamento Nacional de Planeación, los cuáles funcionan como roles de usuario en el Sistema de Inversiones y Finanzas Públicas. En la figura 45 se explican las funciones y el alcance de cada rol:

Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas

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Formulador

• Registra y actualiza la información concerniente al proyecto de inversión a su cargo. Es un rol des5nado para los Gerentes de Proyecto, debido a que conocen especíﬁcamente las variables de formulación y ejecución del proyecto.

Control a la formulación

• Este rol esta a cargo de la OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y ESTUDIOS SECTORIALES DE MINTIC, la cual revisa la conﬁabilidad técnica, ﬁnanciera, económica y metdodológica respecto al cumplimiento de la misión, obje5vos, lineamientos y planes de acción del Ministerio TIC

Control de viabilidad

• Este rol esta a cargo de la OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y ESTUDIOS SECTORIALES DE MINTIC, la cual revisa la conﬁabilidad técnica, ﬁnanciera, económica y metdodológica respecto a los obje5vos, lineamientos y estándares establecidos en la polí5ca sectorial TIC

Control Posterior de viabilidad

• Este control corresponde a una mirada transversal que se le hace al proyecto, por parte del las DIRECCIONES TÉCNICAS DEL DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN. Luego de este control el proyecto queda registrado en el BPIN

Consulta

• Este rol NO puede agregar o modiﬁicar los datos que se encuentran en el SUIFP, unicamente 5ene acceso a la información de todos los proyectos registrados.

Figura 45. Roles de Usuario en Formulación Fuentes: Manual de usuario sistema unificado de inversiones y finanzas públicas – SUIFP, Módulo BPIN. Departamento Nacional de Planeación, Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas. Bogotá D.C. Directrices para la actualización y programación de proyectos de inversión pública 2011-2012. (2010). Departamento Nacional de Planeación: Oficina de Información [PDF].

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2. PROGRAMACIÓN La programación es la primera etapa presupuestal de la inversión pública, la cual sigue unos hitos con una lógica secuencial, como se observa en la figura 46. Inicia con la formulación del proyecto, pasa por la radicación ante el Congreso, para su aprobación posterior con la elaboración del Decreto de Liquidación. El Decreto de Liquidación establece el presupuesto de inversión destinado a cada proyecto, por esta razón la programación del proyecto debe realizarse un año anterior al que se quiere ejecutar. Formulación y Viabilización de proyectos

Proyecto de Ley de Presupuesto radicado en el congreso

Estudio plenarias senado y cámara

Comités técnicos y sectoriales de gasto

Estudio Comisiones 3° y 4°

Aprobación presupuesto en plenarios

Deﬁnición de techos de gasto y elaboración POAI

Aprobación POAI-‐ Conpes

Elaboración decreto de liquidación

Aprobación del monto

Aprobación Comisiones 3° y 4°

Firma y publicación decreto de liquidación

Figura 46. Proceso Presupuestal Fuentes: Departamento Nacional de Planeación (2012)

Dentro de la programación se resaltan tres fechas establecidas en el Decreto 2844 de 2010: 1. 30 de Abril: Se registran por medio del Sistema de Inversiones y Finanzas Públicas – SUIFP, los proyectos de inversión del Fondo TIC para la siguiente vigencia. 2. 31 de Mayo: entre el 1 de Mayo y el 31 de Mayo se deben hacer las modificaciones según las observaciones dadas por el DNP al proyecto, en caso de no cumplir con los requerimientos el proyecto queda con la leyenda “Previo Concepto DNP” 3. 1 de Junio: “Para la elaboración del Plan Operativo Anual de Inversiones sólo se tendrán en cuenta aquellos proyectos de inversión que hayan sido registrados a más tardar el 1° de junio del año anterior al que se está programando” (Decreto 2844, art 6, 2010) El siguiente cronograma (Tabla 6) se encuentra estructurado de acuerdo a las cinco fases del ciclo de los proyectos, con las fechas más importantes para la inversión en el Fondo TIC.

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TIP 20. Tener en cuenta las fechas internas del FonTIC para poder dar cumplimiento a las fechas establecidas por la Ley

2.1 Cronograma Planeaci贸n Presupuestal en FonTIC

Tabla 6.

2.1.1 Proyecto de Presupuesto El proyecto de presupuesto o anteproyecto de presupuesto lo realizan anualmente las entidades financiadoras – ejecutoras de los proyectos. En este se relaciona el conjunto de proyectos que fueron registrados – actualizados (a más tardar 31 de Mayo), a través del módulo del BPIN para la vigencia actual de programación. El proceso de elaboración del presupuesto se realiza en el módulo de Programación, en el sistema SUIFP, ingresando con el rol de Proyecto PPTO. A continuación, en la figura 47 se muestra el proceso para la elaboración del anteproyecto de presupuesto en el SUIFP34.

Figura 47. Proceso de Elaboración de Proyectos Presupuesto, sistema SUIFP Fuente: Departamento Nacional de Planeación. (2013).Instructivo Módulo de Programación

Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas

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Dentro del módulo Elaborar Proyecto PPTO, se puede visualizar el lugar en el flujo de la etapa en que se encuentra el proyecto de presupuesto, los roles (Figura 48) que han actuado y el número de devoluciones. Para profundizar sobre el tema consultar el Instructivo Módulo de Programación elaborado por el DNP (2013) y publicado en NotiSUIFP, ingresando a http://suifp.dnp.gov.co/ con el rol que seleccione.

-‐Registra el proyecto de presupuesto -‐Envía al Jefe de Planeación

-‐Revisa -‐Ajusta o devuelve al rol PPTO -‐Envía al DNP

-‐Revisa -‐Abrueba o devuelve a la en5dad -‐ rol PPTO

Figura 48. Roles Proyectos Presupuesto, sistema SUIFP Fuente: Departamento Nacional de Planeación. (2013).Instructivo Módulo de Programación

2.1.2

Modificaciones Presupuestales de Ley

Luego de la elaboración del proyecto de presupuesto y durante su radicación por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en el Congreso, se pueden presentar las siguientes modificaciones al presupuesto proyectado (Figura 49): §

Modificaciones al monto: Adiciones, traslados, aclaraciones de leyenda, levantamiento de leyenda “Previo Concepto DNP”, cambio de recurso etc Según el MHCP35 en el documento Aspectos Generales del Proceso Presupuestal Colombiano (p,96-97), las entidades que hacen parte del PGN36 sólo podrán presentar

35 36

Ministerio de Hacienda y Crédito Público Presupuesto General de la Nación

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solicitudes de cualquier tipo de modificación al proyecto de presupuesto presentado, hasta la aprobación del monto total del presupuesto, antes del 15 de septiembre. §

Modificaciones de ley: Las entidades sólo podrán presentar solicitudes de modificaciones que no alteren el monto total aprobado, como: traslados, cambios de fuente de financiación, aclaraciones de leyenda y levantamiento previo concepto. Según el MHCP en el documento Aspectos Generales del Proceso Presupuestal Colombiano (p,96-97), las modificaciones que No alteren el monto total aprobado sólo se pueden realizar desde la determinación del monto total, 15 de septiembre, hasta la ley de presupuesto, antes del 20 de octubre.

§

Modificaciones de Decreto: Las entidades sólo podrán presentar solicitudes de modificaciones que no alteren los valores aprobados por la Ley de Presupuesto, como: cambios de fuentes que no alteren los niveles rentísticos, aclaraciones de leyenda y levantamiento previo concepto. Según el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en el documento Aspectos Generales del Proceso Presupuestal Colombiano (p, 96-97), las modificaciones de decreto van desde la aprobación de la Ley de Presupuesto, 20 de octubre, hasta la expedición del decreto de liquidación,31 de Diciembre.

Modiﬁcaciones Presupuestales de Ley

Modiﬁcaciones al monto

Solicitudes de cualquier 5po de modiﬁcación al proyecto de presupuesto presentado

Antes del 15 de Sep5embre

Modiﬁcaciones de Ley

Solicitudes de modiﬁcaciones que no alteren el monto total aprobado

Entre el 15 de Sep5embre hasta el 20 de Octubre

Modiﬁcaciones de Decreto

Solicitudes de modiﬁcaciones que no alteren los valores aprobados por la Ley de Presupuesto

Entre el 20 de Sep5embre hasta la publicación del Decreto de Liquidación

Figura 49. Modificaciones Presupuestales de Ley Fuente: Aspectos Generales del Proceso Presupuestal Colombiano. (2011). Ministerio de Hacienda y Crédito Público [Formato PDF]

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3. EJECUCIÓN Una vez se ha realizado la programación del proyecto, el 1 de Enero de la siguiente vigencia inicia la etapa de Ejecución, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2844 de 2010 en el Capítulo V, esta etapa comprende: la actualización del proyecto de inversión al Decreto de Liquidación, la realización de modificaciones presupuestales que afectan la consecución del proyecto, el levantamiento de la leyenda “Previo Concepto del DNP” y la extensión de la ejecución del proyecto a otras vigencias fiscales, estas operaciones presupuestales se identifican como autorizaciones y modificaciones al presupuesto.

TIP 21. Los proyectos en lo posible deben contratarse y efectuarse durante la misma vigencia. (Contraloría General de la República, 2012) Las autorizaciones y modificaciones al presupuesto o gastos de inversión determinados en el PGN37, las cuales pueden presentarse durante la ejecución del proyecto de inversión FonTIC, pueden ser por los siguientes motivos (Figura 50)

Cambios en las condiciones económicas o fiscales que afecten la programación y/o los supuestos sobre los cuales se asignaron los recursos La naturaleza de ejecución de los proyectos Hechos sobrevinientes o imprevistos La reformulación o cambios en las prioridades de política que hacen exigible para la Administración realizar una operación presupuestal

Figura 50. Razones para hacer Modificaciones y Autorizaciones posteriores Fuente: Manual de la Inversión Pública Nacional. (2011). Departamento Nacional de Planeación, Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas. Bogotá D.C.

Presupuesto General de la Nación

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De igual manera, según la estructura y clasificación de las operaciones presupuestales en el gasto de inversión del Presupuesto General de la Nación (Figura 51), las autorizaciones pueden ser de tres tipos: Levantamiento previo concepto del DNP, Autorizaciones recurso 13 y Vigencias Futuras y para el caso de las modificaciones, estas se pueden clasificar como: modificaciones que afectan los montos aprobados por el gobierno y modificaciones que por circunstancias especiales, con expresa autorización, afectan los montos aprobados.

Operaciones Presupuestales en el Gasto de Inversión del PGN

Modiﬁcaciones

Afectan a nivel de sección programa y subprograma los montos aprobados por el Congreso de la República

Autorizaciones

No afectan a nivel de sección programa y, subprograma los montos aprobados por el Congreso de la República

1. Distribución 2. Ubicación

1. Levantamiento previo concepto del DNP 2. Autorizaciones recurso 13 3. Vigencias Futuras (VF) : VF ordinarias y VF excepcionales

1. Tralados: Ordinario, Vigencia expirada y Cambio de fuente

3. Adición por donación 4. Reducción y aplazamiento

2. Aclaración de Leyenda

5. Incorporaciones

Figura 51. Estructura y Clasificación de Operaciones Presupuestales de Gasto de Inversión PGN Fuente: Manual de la Inversión Pública Nacional. (2011). Departamento Nacional de Planeación, Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas. Bogotá D.C.

TIP 22. En el Anexo C del presente documento se encuentran las listas de chequeo para hacer modificaciones y autorizaciones presupuestales 3.1 Modificaciones al Presupuesto

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Luego que el Congreso de la República delimita el gasto de inversión en el Decreto de Liquidación, usualmente se deben hacer ajustes por la diferencia entre lo programado y lo aprobado legalmente, estos ajustes pueden ser: afectando el monto, lo cual conlleva trámites especiales y autorización legal o ajustes que no afectan al monto autorizado. 3.1.1

Modificaciones que No afectan a nivel de Sección, Programa y Subprograma los montos aprobados por el Congreso de la República

a) Traslados: Un traslado presupuestal es una operación que consiste en pasar recursos de un proyecto a otro, para esto es necesario tener en cuenta los siguientes criterios: 1. Si el traslado modifica los totales de ingresos por nivel rentístico38 y el monto de gasto de inversión a nivel de programa y subprograma, aprobados por el Congreso de la República, es necesario presentar un proyecto de Ley con la modificación. 2. Si el traslado no modifica los totales de ingresos por nivel rentístico y el monto de gasto de inversión a nivel de programa y subprograma, aprobados por el Congreso de la República, se adelantan por vía administrativa y pueden ser entre proyectos del mismo sector, en este caso el sector TIC o entre proyectos de la misma entidad; hay tres tipos: ordinario, vigencia expirada y cambio de fuente. La figura 52 muestra los requisitos e información que se debe adelantar, para realizar el trámite presupuestal de traslados, en el módulo de ejecución del Sistema Unificado de Finanzas Públicas (SUIFP) Trámite

Tipo (Justificación Campo Texto)

Diligenciamiento Obligatorio Justificación (SI/NO)?

Traslados

Justificación de la necesidad del traslado

Documentos Adjuntos

Archivos Adjuntos Obligatorio (SI/NO)?

Fuentes

CDP

Registro Fuentes Contra crédito y Crédito

Registro CDP para Contra crédito

Otros Documentos

Figura 52. Requisitos e información para hacer traslados Fuente: Requisitos de Trámites Presupuestales. Departamento Nacional de Planeación [Formato en Excel]

38 Nivel Rentístico: Corresponde a la estructura, nomenclatura y clasificación de los ingresos del presupuesto público.(Guía: Distribución del Presupuesto, Universidad Nacional de Colombia, 2011)

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Ordinarios: Es un traslado presupuestal motivado por una justificación técnica y económica en el que se contracreditan los recursos libres de afectación de un proyecto de inversión para acreditarlos a otro. Esta operación presupuestal se adelanta mediante resolución del jefe del órgano respectivo, en este caso el Ministro del MinTIC. De igual manera, se requiere la aprobación por parte de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, previo concepto favorable de la Dirección de Inversiones y Finanzas (DIFP) del Departamento Nacional de Planeación. (Manual de Inversión Pública. DNP, 2011) Vigencia Expirada Es un traslado presupuestal que se hace para responder a los compromisos u obligaciones adquiridos por la entidad en una vigencia anterior, con el lleno de los requisitos legales, para la cual no se hubiere constituido la reserva presupuestal o la cuenta por pagar correspondiente, o cuando a pesar de haberse constituido, su pago no se hubiese realizado. Esta operación presupuestal se adelanta mediante resolución del jefe del órgano respectivo, en este caso el Ministro del MinTIC y se requiere la aprobación por parte de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, previo concepto favorable de la Dirección de Inversiones y Finanzas (DIFP) del Departamento Nacional de Planeación. (Manual de Inversión Pública. DNP, 2011) La figura 53 muestra los requisitos e información que se debe adelantar, para realizar traslados de vigencias expiradas, en el módulo de ejecución del Sistema Unificado de Finanzas Públicas (SUIFP) Trámite

Vigencias Expiradas

Tipo (Justificación Campo Texto)

Explicación de las razones por las cuales la reserva caducó

Diligenciamiento Obligatorio Justificación (SI/NO)?

Documentos Adjuntos

Archivos Adjuntos Obligatorio (SI/NO)? SI

CDP Certificado de legalidad del compromiso Acta de liquidación del contrato o informe de interventoría Certificado del Registro Presupuestal Otros Documentos

Fuentes

SI SI

Registro Fuentes Contracredito y Crédito

CDP

Datos del Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Nro., fecha , valor

Figura 53. Requisitos e información para hacer traslados de vigencias expiradas Fuente: Requisitos de Trámites Presupuestales. Departamento Nacional de Planeación [Formato en Excel]

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Cambio de fuente Se consideran cambios de fuente cuando la entidad, en este caso el Ministerio TIC, realiza traslados entre los recursos de un mismo proyecto, sin modificar el monto total, en caso de ser necesario modificar el monto total se debe adelantar un proyecto de Ley ante el Congreso de la República. Los cambios de fuente pueden presentarse por razones de financiamiento o por cierre de operaciones de crédito, de igual forma se requiere la aprobación por parte de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, previo concepto favorable de la Dirección de Inversiones y Finanzas (DIFP) del Departamento Nacional de Planeación. (Manual de Inversión Pública. DNP, 2011) Nota: El total de una fuente para un proyecto se mantiene, lo que varía es su distribución en recursos propios, con situación de fondos o sin situación de fondos. b) Aclaración de leyenda Son las aclaraciones y correcciones a los nombres de proyectos de inversión que adelanta la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público por resolución, previa petición del jefe del órgano respectivo, en este caso el Ministro del MinTIC, para enmendar los errores de transcripción y aritméticos que figuren en el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal en curso. Nota: Es importante resaltar que la aclaración de leyenda No permite cambiar la destinación del gasto original del proyecto y, por lo tanto, requiere el concepto favorable de la Dirección de Inversiones y Finanzas (DIFP) del Departamento Nacional de Planeación. (Manual de Inversión Pública. DNP, 2011) La figura 54 muestra los requisitos e información que se debe adelantar para realizar la modificación de aclaración de leyenda, en el módulo de ejecución del Sistema Unificado de Finanzas Públicas. Trámite

Tipo (Justificación Campo Texto)

Documentos Adjuntos

Archivos Adjuntos Obligatorio (SI/NO)?

Aclaraciones de Leyenda

Sustento técnico y presupuestal de la operación

Otros Documentos

Figura 54. Requisitos e información para hacer aclaraciones de leyenda Fuente: Requisitos de Trámites Presupuestales. Departamento Nacional de Planeación [Formato en Excel]

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3.1.2

Modificaciones que afectan a nivel de Sección, Programa y Subprograma los montos aprobados por el Congreso de la República

a) Distribución La distribución es una operación a través de la cual una entidad distribuye parcial o totalmente los recursos asignados a un proyecto de inversión, sin cambiar su destinación, entre uno o varios subproyectos. La distribución puede adelantarse en la misma sección presupuestal o en otras secciones presupuestales y se perfecciona mediante resolución del jefe del órgano respectivo, en este caso el Ministro del MinTIC, así mismo se requiere la aprobación por parte de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, previo concepto favorable de la Dirección de Inversiones y Finanzas (DIFP) del Departamento Nacional de Planeación. (Manual de Inversión Pública. DNP, 2011) La figura 55 muestra los requisitos e información que se debe adelantar para realizar modificaciones de distribución, en el módulo de ejecución del Sistema Unificado de Finanzas Públicas. Tipo (Justificación Campo Texto)

Trámite

Distribución

Criterios Distribución

Diligenciamiento Obligatorio Justificación (SI/NO)?

Documentos Adjuntos

Certificado de disponibilidad de los recursos del proyecto aportante. Otros Documentos

Archivos Adjuntos Obligatorio (SI/NO)?

Fuentes

Registro Fuentes Contracredito y Crédito

Figura 55. Requisitos e información para hacer distribuciones Fuente: Requisitos de Trámites Presupuestales. Departamento Nacional de Planeación [Formato en Excel]

b) Ubicación La ubicación es el trámite que adelanta la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público mediante el cual, por resolución, ubica en su lugar las partidas que han sido incorporadas en secciones, programas y subprogramas que no correspondan a su objeto o naturaleza. Cuando esta modificación se adelanta en el componente de gasto de inversión del Presupuesto General de la Nación, se requiere concepto previo y favorable de la Dirección de Inversiones y Finanzas (DIFP) del Departamento Nacional de Planeación. (Manual de Inversión Pública. DNP, 2011) La figura 56 muestra los requisitos e información que se debe adelantar para realizar el trámite presupuestal de ubicaciones, en el módulo de ejecución del Sistema Unificado de Finanzas Públicas

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Trámite

Tipo (Justificación Campo Texto)

Diligenciamiento Obligatorio Justificación (SI/NO)?

Documentos Adjuntos

Archivos Adjuntos Obligatorio (SI/NO)?

Fuentes

Ubicaciones

Sustento técnico y presupuestal de la operación

Otros Documentos

Registro Fuentes Contracredito y Crédito

Figura 56. Requisitos e información para hacer ubicaciones Fuente: Requisitos de Trámites Presupuestales. Departamento Nacional de Planeación [Formato en Excel]

c) Adición por donación La adición por adición hace referencia a la recepción de recursos provenientes de asistencia o cooperación internacional de carácter no reembolsable, los cuales deben ser incorporados en el Presupuesto General de la Nación, a través de la expedición de un decreto del Gobierno nacional, previa certificación de su recaudo expedido por el órgano receptor y concepto favorable de la Dirección de Inversiones y Finanzas (DIFP) del Departamento Nacional de Planeación, cuando se trate de gasto de inversión. A pesar de que esta operación modifica los montos aprobados por el Congreso de la República a nivel de programa y subprograma de inversión, en virtud a que la misma es autorizada por la Ley Orgánica del Presupuesto, su incorporación no está sujeta a trámite alguno en el Congreso de la República (Manual de Inversión Pública. DNP, 2011) La figura 57 muestra los requisitos e información que se debe adelantar para realizar el trámite presupuestal de adición por donación, en el módulo de ejecución del Sistema Unificado de Finanzas Públicas. Trámite

Tipo (Justificación Campo Texto)

Diligenciamiento Obligatorio Justificación (SI/NO)?

Documentos Adjuntos

Archivos Adjuntos Obligatorio (SI/NO)?

Fuentes

Documento (acuerdo convenio u otro) Adición por Donación

Justificación

SI Certificación Bancaria

Registro Fuentes Crédito

Convenio, Acuerdo u Otro

Certificado Recaudo

Datos del convenio de la donación o de la incorporación como fecha inicial, fecha final, numero, entre otros

Datos de Certificado de recaudo para el trámite de donación

Figura 57. Requisitos e información para hacer una modificación de adición por donación Fuente: Requisitos de Trámites Presupuestales. Departamento Nacional de Planeación [Formato en Excel]

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d) Reducción y aplazamiento Según los artículos 76 y 77 del EOP39, en cualquier mes del año fiscal, el Gobierno Nacional, mediante decreto y previo concepto del consejo de ministros, podrá reducir o aplazar total o parcialmente, las apropiaciones presupuestales, en caso de ocurrir uno de los siguientes eventos: 1. Que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público estime que los recaudos del año puedan ser inferiores al total de los gastos y obligaciones contraídas que deban pagarse con cargo a tales recursos 2. Que no fueren aprobados los nuevos recursos por el Congreso o que los aprobados fueren insuficientes para atender los gastos a que se refiere el artículo 34740 de la Constitución Política 3. Que no se perfeccionen los recursos del crédito autorizados 4. Que la coherencia macroeconómica así lo exija. La reducción del presupuesto es una operación que no puede modificarse o revertirse y por el contrario el aplazamiento es una medida de carácter temporal, que puede ser: (1) levantada o (2) modificada en su composición. La modificación de aplazamiento se hace por decreto del Gobierno nacional, previo aval del CONFIS41, y cuando se trate de gasto de inversión, previo concepto de la Dirección de Inversiones y Finanzas (DIFP) del Departamento Nacional de Planeación. (Manual de Inversión Pública. DNP, 2011) La figura 58 muestra los requisitos e información que se debe adelantar para realizar aplazamientos, en el módulo de ejecución del Sistema Unificado de Finanzas Públicas Trámite

Tipo (Justificación Campo Texto)

Diligenciamiento Obligatorio Justificación (SI/NO)?

Documentos Adjuntos

Archivos Adjuntos Obligatorio (SI/NO)?

Fuentes

Modificaciones al Aplazamiento de la entidad

Justificación

Otros Documentos

Registro Fuentes

Figura 58. Requisitos e información para hacer aplazamientos Fuente: Requisitos de Trámites Presupuestales. Departamento Nacional de Planeación [Formato en Excel]

Estatuto Orgánico de Presupuesto El art. 347 de la Constitución Política hace referencia al Proyecto de Ley de apropiaciones que contiene la totalidad de los gastos que el Estado pretenda realizar durante la vigencia fiscal respectiva. 41 El CONFIS (Consejo Superior de Política Fiscal) es un organismo adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, encargado de dirigir la Política Fiscal y coordinar el Sistema Presupuestal. (MHCP, http://www.minhacienda.gov.co) 39 40

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e) Incorporación La modificación de incorporación es una operación presupuestal originada por los convenios interadministrativos o contratos celebrados entre sí, por los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación (PGN) y que afectan sus presupuestos. Se perfeccionan mediante resolución del jefe del órgano respectivo, en este caso el Ministro del MinTIC. El ajuste se adelanta por acuerdo o resolución de las juntas o consejos directivos o el representante legal del órgano. Los actos administrativos mencionados requieren previo concepto favorable de la Dirección de Inversiones y Finanzas (DIFP) del Departamento Nacional de Planeación, si afectan los gastos de inversión del PGN. (Manual de Inversión Pública. DNP, 2011)

3.2 Autorizaciones al Presupuesto

Las autorizaciones permiten hacer levantamiento de restricciones o condicionamientos que se definieron en la etapa de programación. 3.2.1

Levantamiento previo concepto DNP

Es la autorización que expide el DNP para la ejecución de partidas contenidas en el Presupuesto General de la Nación que cuentan con la leyenda “Previo concepto DNP”, esta leyenda se incluye en razón a que en el momento de la programación presupuestal los proyectos no contaban con el total de los requisitos establecidos para tener el control posterior favorable del DNP. La autorización levantamiento previo concepto DNP se expide previa verificación de la información pertinente, contenida en la Ficha de Estadísticas Básicas (EBI) del proyecto. (Manual de Inversión Pública. DNP, 2011) La figura 59 muestra los requisitos e información que se debe adelantar para realizar el levantamiento previo concepto DNP, en el módulo de ejecución del Sistema Unificado de Finanzas Públicas Tipo (Justificación Campo Texto)

Trámite

Levantamiento Previo Concepto

N/A

Diligenciamiento Obligatorio Justificación (SI/NO)?

Documentos Adjuntos

N/A

Certificación Compromisos Vigencias Futuras (si el proyecto ya posee VF) Otros Documentos

Archivos Adjuntos Obligatorio (SI/NO)?

Fuentes

Registro Fuentes

Figura 59. Requisitos e información para hacer levantamiento previo concepto DNP Fuente: Requisitos de Trámites Presupuestales. Departamento Nacional de Planeación [Formato en Excel]

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3.2.2

Autorización Recurso 13

La autorización recurso 13 de acuerdo con lo dispuesto en el Estatuto Orgánico de Presupuesto, el Consejo Superior de Política Fiscal (CONFIS) otorga para la celebración de contratos, compromisos u obligaciones con cargo a las apropiaciones financiadas con recursos del crédito autorizados (13), mientras se perfeccionan los respectivos empréstitos. (Manual de Inversión Pública. DNP, 2011) 3.2.3

Vigencias Futuras

Son autorizaciones otorgadas para la aceptación de obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias posteriores, y se clasifican en ordinarias o excepcionales (Figura 60).

Figura 60. Tipos de Vigencias Futuras Fuente: Manual de la Inversión Pública Nacional. (2011). Departamento Nacional de Planeación, Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas. Bogotá D.C.

a) Ordinarias La autorización de vigencias futuras ordinarias se caracteriza porque la obligación por adquirirse inicia su ejecución con el presupuesto de la vigencia en curso. Por disposición del artículo 10 de la Ley 819 de 2003, la entidad solicitante debe tener en el presupuesto de la vigencia fiscal en la cual requiere la autorización, una apropiación mínima del quince por ciento (15%) de las vigencias futuras solicitadas. En cuanto a la autorización de vigencias futuras ordinarias para proyectos de inversión que requieren declaratoria de importancia estratégica por el CONPES, con el fin de superar el respectivo periodo de gobierno, esa declaratoria requiere concepto previo y favorable del CONFIS en el que se valida la

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consistencia con el Marco de Gasto de Mediano Plazo (MGMP) y el Marco Fiscal de Mediano Plazo (MFMP). (Manual de Inversión Pública. DNP, 2011) b) Excepcionales La autorización de vigencias futuras excepcionales se utiliza para obras de infraestructura, energía, comunicaciones, aeronáutica, defensa y seguridad, así como para las garantías a las concesiones; se caracterizan por carecer de apropiación en el presupuesto del año en el cual se concede la autorización. Cuando existan proyectos de inversión que requieran esta autorización y superen el periodo de gobierno, con anterioridad a la declaratoria de importancia estratégica del CONPES, se debe contar con el aval fiscal por parte del CONFIS. (Manual de Inversión Pública. DNP, 2011)

TIP 23. En el Anexo G del presente documento se encuentran los formatos para hacer los documentos de soporte, necesarios para solicitar modificaciones y autorizaciones. 3.3 Solicitudes y Requisitos para modificaciones y autorizaciones presupuestales Para hacer las modificaciones y autorizaciones que afecten el proyecto de inversión, el Departamento Nacional de Planeación exige el registro completo del proyecto, es decir, con el control posterior de viabilidad. De igual manera hay actualizaciones o modificaciones que requieren de la actualización obligatoria de ficha (Tabla 7), luego de la solicitud del trámite. Tabla 7 Requisito de actualización obligatoria de ficha Tipo de Modificación o autorización ¿Requiere actualización obligatoria de ficha? Aclaración de Leyenda No Adición por donación Sí Aplazamiento y desplazamiento No Autorización de recurso 13 No Cambio de fuente No Distribución Sí Incorporación Sí Levantamiento previo concepto Sí Modificación de aplazamiento No

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Tipo de Modificación o autorización Reducción Reprogramación vigencia de fuente Traslado de cambio de fuente Traslado ordinario Ubicación Vigencia expirada Vigencia futura

¿Requiere actualización obligatoria de ficha? No Sí Sí Sí No Sí Sí

Fuente: Manual de la Inversión Pública Nacional. (2011). Departamento Nacional de Planeación, Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas. Bogotá D.C

A través del Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas –SUIFP en el módulo de ejecución y módulo BPIN, se puede crear un turno de trámite o solicitud de modificación presupuestal y actualizar la información del proyecto. 3.3.1 Crear un turno de trámite o solicitud de modificación o autorización A continuación en la Figura 61, se describe el proceso para crear una solicitud de turno, a cargo del asesor de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales, desde el rol de PPTO del Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas (SUIFP)

Figura 61. Pasos para hacer la solicitud de turno desde el rol Proyecto PPTO Fuente: Lineamientos Departamento Nacional de Planeación. (2013)

Igualmente, el formulador o gerente del proyecto del FonTIC debe crear la solicitud de modificación o autorización presupuestal, desde el rol Formulador del Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas (SUIFP) (Figura 62)

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Rol : Formulador Módulo de BPIN Seleccionar Datos Básicos Seleccionar el sector, en5dad y lista de proyectos Indicar el proyecto para hacer la modificación Para crear la solicitud Guardar y Aceptar seleccionar el 5po de solicitud especificar si la solicitud es con turno o sin turno Seleccione el 5po de trámite que desea realizar Selecciione el número de turno (en caso de ser requisito) Guardar y confirmar transacción

Figura 62. Pasos para hacer la solicitud de turno desde el rol Formulador Fuente: Tomado del Instructivo solicitud de trámites presupuestales. (2010). Departamento Nacional de Planeación. Recuperado de NotiSUIFP https://suifp.dnp.gov.co/

TIP 24. Se puede asociar más de un proyecto a un mismo turno 3.3.2

Actualización de la Información del proyecto

La Actualización de la ficha comprende el registro del proyecto para la siguiente vigencia. Cada año se debe actualizar los proyectos de inversión en el Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas, con plazo según el Decreto 2844 de 2010, hasta el 30 de abril y según la fecha interna de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales de MinTIC, hasta el 15 de abril. De acuerdo a los lineamentos del DNP, los proyectos que no presenten solicitudes de actualización en el SUIFP se encuentran en estado registrado para actualizar o formulado para actualizar y requieren hacer el cambio de estado a: -Terminado: cuándo el proyecto ya finalizó -Suspendido: Cuando no se programaron recursos para la vigencia actual pero se espera que entras vigencias se asignen.

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Nota: Debe estar seguro de realizar el cambio de estado a terminado o suspendido, puesto que el Departamento Nacional de Planeación No puede reversar el cambio

TIP 25. Un proyecto con estado Terminado no puede volver a cambiar de estado y ser actualizado, en cambio un proyecto Suspendido, sí puede cambiar del estado suspendido a registrado para actualizar, siempre y cuando se presente una solicitud de actualización al DIFP. Para profundizar sobre el tema consultar el Instructivo solicitud de trámites presupuestales. (2010). Departamento Nacional de Planeación. Recuperado de NotiSUIFP https://suifp.dnp.gov.co/

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4. MONITOREO Y SEGUIMIENTO Al mismo tiempo que se va ejecutando el proyecto, se va haciendo seguimiento mensual en el Sistema de Seguimiento de Proyectos de Inversión (SPI) y lo realiza el responsable del proyecto, en este caso el gerente de proyectos en el MinTIC 4.1 ¿Qué es monitoreo? Según el Departamento Nacional de Planeación, el monitoreo es una herramienta de gestión que sirve para verificar el avance de los proyectos en ejecución y medir los resultados reales en función de los previstos en la etapa de evaluación (Tabla 8). El monitoreo se considera una herramienta gerencial, donde el responsable del proyecto disminuye la incertidumbre o probabilidad de error, realizando un constante monitoreo y seguimiento, con el fin de detectar oportunamente las fuerzas y deficiencias de los procesos de ejecución y hacer ajustes si se requieren. Tabla 8 Monitoreo y Evaluación Comparación entre Monitoreo y Evaluación Monitoreo Evaluación Se realiza en todas las etapas o fases del Se realiza al finalizar el proyecto de inversión proyecto Es constante y continuo, en un corto plazo Evalúa el impacto del proyecto, midiendo el objetivo a largo plazo Hace una comparación entre los resultados Determina la relevancia, eficiencia, efectividad esperados y el estado de avance de los mismos impacto y sostenibilidad del proyecto de inversión Dentro de la matriz de marco lógico, el monitoreo Dentro de la matriz de marco lógico, la evaluación se le realiza a los componentes o productos del se le realiza al fin y al propósito del proyecto. proyecto y a las actividades (Figura 63) (Figura 63) Fuente: Tomado de Herrera, R. (2013). Monitoreo de Proyectos. Departamento Nacional de Planeación [Microsoft PowerPoint]

Según la estructura de marco lógico el monitoreo se realiza en los componentes y actividades, y la evaluación al fin y el propósito del proyecto (Figura 63)

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Figura 63. Monitoreo y Evaluación en la estructura de Marco Lógico Fuente: Herrera, R. (2013). Monitoreo de Proyectos. Departamento Nacional de Planeación [Microsoft PowerPoint]

4.2 ¿Cómo realizar un adecuado monitoreo?

TIP 26. Gerente de proyectos FonTIC, haga monitoreo constante a través de un cronograma e indicadores 4.2.1

Diseñar el Cronograma

De acuerdo con el DNP, la construcción de la cadena valor en la fase de formulación, facilita el diseño del cronograma, puesto este se compone de las actividades necesarias para realizar los productos, por consiguiente a cada actividad debe asignarse una fecha de inicio y fin, con un responsable como mínimo. El cronograma permitirá comparar lo programado y lo realizado, y así hacer ajustes pertinentes, la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales (OAPES) del MinTIC le recomienda la construcción del siguiente formato de cronograma de actividades (Figura 64) y además, hacer el monitoreo del proyecto con software como Microsoft Project. Etapa

Actividades

Descripción

Alcance

Recursos

Figura 64. Propuesta Estructura Cronograma

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Fecha Inicio

Fecha Fin

4.2.2

Indicadores

Según el Departamento Nacional de Planeación, un indicador es una representación cuantitativa, verificable objetivamente, a partir de la cual se registra, procesa y presenta la información necesaria para medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo. A partir de los indicadores se puede medir los resultados del proyecto y evaluar su desempeño.

TIP 27. “Todo buen indicador debe ser claro, relevante con el objeto de medición y debe proporcionar información periódica para medir si se lograron o no los objetivos propuestos”. DNP. ¿Cómo Formular un Indicador? 1. Identificar el objetivo que se quiere medir, cuantificar y verificar: Preguntas que se deben realizar para identificar lo que se quiere medir con el Indicador ¿Cuál es la política, programa o proyecto que desea evaluar? Ejemplo: El proyecto de Aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en Colombia ¿Qué aspecto le interesa evaluar de esa política, programa o proyecto? Anexos

Fuente: Sinergia – DNP a partir de IBRD, 2000

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Ejemplo: Interesa evaluar los productos que genera el proyecto Aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en Colombia ¿Qué es lo que específicamente le interesa evaluar de ese aspecto de la política, programa o proyecto seleccionado en la pregunta anterior? Ejemplo: El número de proyectos regionales en todo el territorio colombiano Figura 65. ¿Qué se quiere medir con los indicadores? Fuente: Guía para elaboración de indicadores. Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos – GAPY y Sistema Nacional de Evaluación de Resultados de la Gestión Pública - SINERGIA, recuperado de https://www.dnp.gov.co/Portals/0/archivos/documentos/DIFP/Bpin/Guia_para_elaboracion_de_indicadores.pdf

2. Definir la tipología o clase del indicador ¿Qué se quiere evaluar de la política, programa o proyecto? Aspectos relacionados con su formulación Aspectos relacionados con sus Insumos

Indicador recomendado Indicadores de formulación Indicadores de insumo

Aspectos relacionados con sus Actividades o gestión

Indicadores de actividad gestión

Aspectos relacionados con sus Productos Aspectos relacionados con sus Resultados

Indicadores de producto Indicadores de resultados

Aspectos relacionados con sus Impacto

Indicadores de impacto

Definición del Indicador recomendado Miden el diseño o formulación de una política, programa o proyecto Miden los recursos necesarios (financieros, humanos y físicos) para implementar una política, programa o proyecto Miden los procesos, acciones y operaciones adelantados dentro de la etapa de implementación de una política, programa o proyecto. Aportan los elementos en los cuales pueden analizarse la eficiencia, eficacia, oportunidad, ejecución presupuestal, entre otros, de la entidad ejecutora Miden los bienes o servicios directamente provistos por una política, programa o proyecto, a partir de la transformación de sus insumos Miden los resultados a corto plazo generados por los productos de una política, programa o proyecto Miden los efectos a mediano o largo plazo generados por los productos de una política, programa o proyecto, sobre la población directamente afectada, y/o la efectividad del desarrollo del proyecto, en términos de logro de objetivos económicos, sociales, políticos, culturales y ambientales definidos en las programas, políticas de los planes de desarrollo

Figura 66. Tipos de Indicadores Fuente: Guía para elaboración de indicadores. Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos – GAPY y Sistema Nacional de Evaluación de Resultados de la Gestión Pública - SINERGIA, recuperado de https://www.dnp.gov.co/Portals/0/archivos/documentos/DIFP/Bpin/Guia_para_elaboracion_de_indicadores.pdf

3. Identificar las fuentes de información que alimentarán los indicadores definidos Se debe identificar la información primaria o secundaria para alimentar los indicadores, conviene formularse las siguientes preguntas (Figura 67): ¿Qué se necesita? ¿Qué se quiere medir? ¿Qué información está disponible? ¿Qué medios se van a utilizar para recolectar la información primaria?, ¿Qué costo tendrá la información?

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PREGUNTAS CLAVE PARA LA FORMULACIÓN DE UN INDICADOR ü ü ü ü ü

¿El indicador expresa qué se quiere medir de forma clara y precisa? ¿El indicador es relevante con lo que se quiere medir? ¿La información que provee el indicador es suficiente para explicar el logro de dicho objetivo? ¿La información del indicador está disponible? ¿El indicador es monitoreable?

Figura 67. Formulación de Indicadores Fuente: Guía para elaboración de indicadores. Grupo Asesor de la Gestión de Programas y Proyectos – GAPY y Sistema Nacional de Evaluación de Resultados de la Gestión Pública - SINERGIA, recuperado de https://www.dnp.gov.co/Portals/0/archivos/documentos/DIFP/Bpin/Guia_para_elaboracion_de_indicadores.pdf

4.3 Seguimiento mediante el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión – SPI Referente al Decreto 2844, art. 27 (2010): El seguimiento a los proyectos de inversión se basará como mínimo en los indicadores y metas de gestión y de producto, en el cronograma y en la regionalización, de conformidad con la información contenida en el Banco Nacional de Programas y Proyectos - BPIN para la formulación del proyecto, así como en la información de ejecución presupuestal registrada en el SIIF. Esta información permitirá reflejar los avances físicos, financieros, cronológicos y regionales, y conocer el estado del proyecto frente a los objetivos definidos. La información que se suministre sobre los avances que el proyecto obtiene durante la vigencia presupuestal será responsabilidad de la entidad ejecutora del mismo. Las Oficinas de Planeación de las entidades ejecutoras, o quien haga sus veces, serán responsables de verificar la oportunidad y calidad de la información en el sistema, en el sector TIC se hace referencia a la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. La Metodología que emplea el Departamento Nacional de Planeación para hacer seguimiento mensual a los proyectos de Inversión, es el sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI) que se encuentra en el portal wed dnp.gov.co, en el componente de programas, Inversiones y Finanzas Públicas, la sección de Sistemas de Información.

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TIP 28. Gerente de proyectos FonTIC, el seguimiento debe realizarse en el SPI (Sistema de Seguimiento de Proyectos de Inversión) los primeros días de cada mes, excepto cuando se solicitan trámites presupuestales VI. HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS En adición a lo que sugiere el Departamento Nacional de Planeación y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, este manual logra ofrecer otras herramientas para el fortalecimiento de la gestión de proyectos en el sector TIC. 1. Diagrama causa efecto o Ishikawa Tiene la misma función del árbol de problemas puesto que facilita el análisis de problemas y sus soluciones alrededor, pero se diferencia del árbol de problemas porque ayuda a descubrir exactamente la causa principal del problema de acuerdo a determinada categoría (Maquinaria o Infraestructura, Mano de Obra, Materiales o Insumos, Método o Metodología, Mantenimiento o mejoramiento continuo, medio ambiente), también es necesario recoger datos y estudiarlos detenidamente.

Figura 68. Diagrama causa – Efecto o Isihikawa

Pasos para elaborar el diagrama de causa efecto:

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A. B. C. D.

Hacer el diagrama en blanco (Figura 68) Escribir de forma concisa el problema, necesidad o efecto Escribir las categorías o variables que se consideren relevantes dentro del problema Realizar una lluvia de ideas sobre las posibles causas relacionadas con cada categoría definida en el anterior punto E. Ubicar las causas encontradas en el paso anterior en el diagrama causa - efecto

2. Análisis de Pareto Es un tipo especial de histograma que sirve para priorizar actividades e identificar las áreas y causas que influyen en el problema central, o aquello que se quiera controlar. Paso para elaborar el análisis de Pareto: A. Identificar la problemática que se quiere investigar, qué datos se necesitan para su evaluación, cómo se recogerán y durante cuánto tiempo. B. Recoger los datos necesarios en un tabla C. Ordenar las causas de mayor a menor importancia en función del número de incidencias observadas de cada una D. Presentar en una gráfica (histograma) las causas y la frecuencia con la que ocurren. En el eje horizontal se colocan de mayor a menor importancia las diferentes causas, y en el eje vertical izquierdo, la frecuencia con la que aparecen. En el eje vertical derecho, se coloca una escala que permitirán conocer la frecuencia de aparición acumulada, expresada en tanto por ciento (%). (Figura 69)

Figura 69. Diagrama de Pareto

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La interpretación del análisis de Pareto es la siguiente: el 20% de las causas están generando el 80% del problema, por estas son las causas principales del problema que se quiere atacar y en las que hay que trabajar. 3. Diagrama de Gantt Se utiliza como método de control, la cual permite ver la secuencia, tiempo, fechas de inicio y fin de las actividades programadas en el proyecto en su tiempo de vida. La herramienta que facilita su construcción es Microsoft Project

Figura 70. Diagrama de Gantt

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ANEXO B. Principios de Calidad de la Inversión Pública

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Cada etapa dentro del ciclo de vida de los proyectos de inversión debe contener información de acuerdo a los principios y criterios de calidad, dados por el Departamento Nacional de Planeación (DNP) Principios que asume el responsable o actor participante de cada entidad responsable de suministrar Información del Sistema Unificado de Inversión Pública

• RESPONSABILIDAD DE LA INFORMACIÓN: • Veracidad • Precisión • Consistencia • Cumplimiento de los estándares exigidos en conformidad de la norma5vidad

Autoevaluación

Generación de Valor

Respeto a las Competencias

• Proveer y aportar los análisis y evaluaciones per5nentes que agreguen valor en el proceso de toma de decisiones con los proyectos de inversión FonTIC

• Respetar los demás actores par5cipantes que de igual manera les corresponde unas competencias, funciones y objeto de evaluación,deﬁnidas.

Manual de procedimientos del Banco Nacional de Programas y Proyectos, BPIN. (2011). Departamento Nacional de Planeación, Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas. Bogotá D.C.

ANEXO C. LISTAS DE VERIFICACIÓN

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Cadena de Valor - Lista de Verificación (Checklist) Paso o etapa del proyecto Identificación del objetivo general El problema central está planteado de manera negativa padecido por la comunidad en un momento determinado Árbol de problemas Los efectos planteados son consecuencia del problema central

Objetivo General

Causas Medios

Objetivos Específicos

Verificación

Las causas planteadas explican los motivos del problema central ¿Provee solución al problema o necesidad identificada? ¿Indica claramente la situación deseada? No debe incluir alternativas de solución (mediante, por intermedio, a través de…) No debe incluir los fines del proyecto (ej: para mejorar ….) No debe ser el producto (ej: construcción de…) No debe ser demasiado amplio temáticamente Identificación de los objetivos específicos Las causas son extraídas del problema central Las causas dan respuesta a la pregunta: ¿por qué ocurre la problemática? Están planteados como situaciones deseables que contrarresten las causas o factores negativos (es decir que están expresados de manera positiva) Están planteados como contribución a la solución del problema Los objetivos se realizan de forma complementaria Los objetivos garantizan la solución al problema Los objetivos pasan a positivo las causas del problema Los objetivos son medibles o cuantificables No se debe contar solamente con un objetivo específico No deben ser demasiado amplios los objetivos específicos No deben confundirse con las actividades del proyecto (ej: evitar palabras como comprar, adquirir, contratar) Identificación de los productos El producto resulta de alcanzar el objetivo específico Existe al menos un producto por cada objetivo específico Cada producto está vinculado a uno de los objetivos específicos Los productos permiten la realización de cada objetivo específico Cada producto es el resultado de un conjunto de actividades específicas las cuales requieren y transforman unos insumos. Determinar unidad de medida del producto (número o porcentaje) Cada producto es medible mediante un indicador

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Cumple (Marque una X)

El producto no debe ser un insumo Errores comunes

(CPC Rev. 1.0 AC – DANE)

Actividades

El producto debe ser el resultado de varias actividades (no de una sola) El producto describe claramente el bien o servicio entregado por el proyecto Clasificación de los productos El producto está asociado a la Clasificación CPC usada por Naciones Unidas y adoptada por el DANE Identificación de las actividades Cada actividad describe un conjunto de procesos u operaciones mediante los cuales se agrega valor a los insumos, contribuyendo a la generación de un producto Cada actividad contribuye a la obtención de al menos uno de los productos Las actividades están redactadas en verbos infinitivos Cada actividad está asociada a unos recursos necesarios para su ejecución Identificación de las actividades

CIIU Rev. 4 A.C DANE

Verificación final

Las actividades están asociadas al Código Industrial Internacional Uniforme - CIIU Orientaciones finales La cadena de valor es interpretable (claridad en el objetivo y como cumplirlo) El proyecto está delimitado: objetivos y productos con alcance claramente determinado Actividades representan procesos, operaciones y entregables típicos de la entidad Productos representan procesos, operaciones y entregables típicos de la entidad Fecha inicio y fecha fin

Fuente: Asesor Viceministerio General del Ministerio TIC y Lineamientos Departamento Nacional de Planeación (2013)

MODIFICACIONES

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Traslados Ordinarios - Lista de Verificación

Requisitos Técnicos

Presupuestales La solicitud no debe modificar en cada sección presupuestal el monto de las apropiaciones de los programas y subprogramas de inversión aprobados por el Congreso (artículo 29 del Decreto 4730 de 2005). Especificar los rubros presupuestales afectados con códigos y nombres completos del programa, subprograma, proyecto y subproyecto del rubro acreditado y contracreditado, tal como aparecen en el anexo del decreto de liquidación vigente. Especificar en la operación de traslado la fuente de recursos –el número de recurso– que se contracredita y la que se acredita. Si los recursos del proyecto contracreditado son de crédito externo, anexar los contratos de empréstito. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) del proyecto contracreditado.

Planificación

Proyecto acreditado y contracreditado con control posterior favorable, y actualizado en los siguientes módulos: - Componentes y actividades - Indicadores - Esquema financiero

Especificar la razón que motiva el traslado y su impacto sobre las Políticas y prioridades del sector.

Sistema de Seguimiento a proyectos de Inversión (SPI) actualizado a la fecha de corte.

Especificar si afecta las metas SIGOB; en caso de ser así, detallar cómo las afecta.

En caso de que el proyecto acreditado sea nuevo, éste deberá estar registrado y obtener control posterior favorable.

Fuente: Lineamientos Departamento Nacional de Planeación (2013)

Traslados de Vigencias Expiradas - Lista de Verificación (Checklist)

Presupuestales Demostración de la legalidad del compromiso mediante certificado del jefe del órgano y la información adicional que se considere pertinente para sustentar el compromiso. Especificar los rubros presupuestales afectados con códigos y nombres completos del programa, subprograma, proyecto

Requisitos Técnicos Proyecto del que pagará la vigencia expirada con control posterior favorable, y actualizado en los siguientes módulos: - Esquema financiero - Componentes y actividades (Incluir actividad con la leyenda “pago vigencias expiradas”) Si el proyecto contracreditado es distinto al proyecto original que constituyó la vigencia expirada, se debe sustentar los motivos de selección del proyecto para tales efectos.

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Planificación

y subproyecto que genera la vigencia expirada, tal como aparecen en el anexo del decreto de liquidaciรณn vigente. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) del proyecto contracreditado. Acta de liquidaciรณn del contrato o informe del interventor del contrato donde especifica el recibo a satisfacciรณn. (cuando se requiera). Justificaciรณn que explica las razones por las cuales la reserva caducรณ o no se constituyรณ. Certificado de Registro Presupuestal (CRP) del aรฑo en que se generรณ la obligaciรณn por cancelar

Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversiรณn (SPI) actualizado a la fecha de corte.

Fuente: Lineamientos Departamento Nacional de Planeaciรณn (2013)

Traslados Cambio de Fuente - Lista de Verificaciรณn (Checklist)

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Presupuestales Especificar los rubros presupuestales afectados con códigos y nombres completos del programa, subprograma, proyecto y código BPIN, tal como aparecen en el anexo del decreto de liquidación vigente. La solicitud debe darse en el mismo nivel rentístico y si no debe decir por explícito que el trámite se encuentra compensado entre: - Aportes de la Nación, Recursos propios, Ingresos corrientes, Recursos de capital, Rentas Parafiscales y Fondos especiales.

Requisitos Técnicos

Planificación

Requisitos de cambio recurso 13 a 14: Plan Operativo Anual del Crédito (POA)

Requisitos de cambio recurso 18 ó 14 a 13: Sustento sobre la motivación del cambio de recurso.

Si el cambio se solicita por diferencial cambiario, sustentar los escenarios financieros que soportan la solicitud. Sustento de gastos no elegibles dentro de la operación de crédito –cuando éste sea el caso–. Sustento de gastos no elegibles dentro de la operación de crédito –cuando éste sea el caso–. POA del siguiente año o la nueva proyección hacia adelante del crédito. Requisitos de cambio recurso 13 ó18 a 14: Contrato de crédito firmado.

Fuente: Lineamientos Departamento Nacional de Planeación (2013)

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Aclaración de Leyenda - Lista de Verificación (Checklist)

Requisitos Técnicos

Presupuestales Especificar los rubros presupuestales afectados con códigos y nombres completos del programa, subprograma, proyecto, y código BPIN, tal como aparecen en el anexo del decreto de liquidación vigente. Explicación de las posibles causas del error de trascripción durante la programación del presupuesto. Justificación escrita de la necesidad del cambio de leyenda.

Planificación

Fuente: Lineamientos Departamento Nacional de Planeación (2013)

Distribución - Lista de Verificación (Checklist)

Presupuestales Especificar los rubros presupuestales afectados con códigos, fuentes y nombres, e indicar con todo el detalle la forma en que se distribuirá la partida entre los diferentes proyectos o subproyectos, así como sus órganos ejecutores y su respectiva clasificación presupuestal. a distribución debe hacerse con el mismo programa y subprograma y número del proyecto que distribuye los recursos. Certificación de la oficina de planeación de la disponibilidad de recursos

Requisitos Técnicos La distribución debe ser consistente con la destinación original de gasto; por lo tanto, es necesaria la coherencia entre el objeto del proyecto que distribuye los recursos y los proyectos que reciben los recursos.

Planificación Criterios que se tuvieron en cuenta para la distribución de los recursos –equidad regional, convocatorias, ley, entre otros.

Los proyectos y suproyectos objeto de recibir recursos de la distribución deben estar registrados con control posterior favorable en el BPIN y tener como entidad “aportante” la entidad que les distribuirá los recursos.. El proyecto o subproyecto receptor de recursos, deberá tener en la ficha EBI del BPIN como entidad “financiadora” a la que ejecuta los recursos. Si la distribución se realiza a un subproyecto en ejecución, éste deberá estar actualizado a la fecha de corte en el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI).

Fuente: Lineamientos Departamento Nacional de Planeación (2013)

Ubicaciones - Lista de Verificación (Checklist)

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Presupuestales

Requisitos Técnicos

Planificación

Fuente: Lineamientos Departamento Nacional de Planeación (2013)

Adición por Donación - Lista de Verificación (Checklist)

Presupuestales Especificar los rubros presupuestales afectados con códigos, fuentes y nombres completos del programa, subprograma, proyecto, y código BPIN, tal como aparecen en el anexo del decreto de liquidación vigente Certificación del recaudo expedido por el órgano receptor y ejecutor de la donación y certificación bancaria de la cuenta receptora de recursos, la cual debe coincidir con el monto a adicionar. Copia del convenio o acuerdo de cooperación

Requisitos Técnicos

Planificación

Proyecto al que se le adicionan los recursos en el BPIN con control posterior favorable y actualizado en los siguientes módulos: - Información básica - Beneficiarios - Componentes y actividades - Indicadores - Esquema financiero Si la adición de recursos se realiza a un proyecto nuevo, éste debe estar registrado con control posterior favorable y sin previo concepto en el BPIN. Si la adición de recursos se hace a un proyecto en ejecución, el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI) debe estar actualizado a la fecha de corte.

Fuente: Lineamientos Departamento Nacional de Planeación (2013)

Aplazamiento - Lista de Verificación (Checklist)

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Presupuestales Especificar los rubros presupuestales afectados con códigos, fuentes y nombres completos del programa, subprograma, tal como aparecen en el anexo del decreto de liquidación vigente Especificar el monto objeto del aplazamiento desagregado a escala de recurso. Para los proyectos objeto de aplazamiento, se debe explicitar en la justificación que el monto por aplazar se encuentra libre de compromisos presupuestales. Para las modificaciones de aplazamiento, los recursos deben estar compensados con la misma fuente a nivel de nación y propios.

Requisitos Técnicos

Planificación

Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI) actualizado en el último corte

Para aplazamientos: Sustentar el por qué no se necesitan los recursos en la vigencia. Para desaplazamientos: Justificar la urgencia de desaplazar los recursos en términos de política, técnicos y de planificación Para sustitución de aplazamiento: Justificación de los criterios de priorización que se tuvieron en cuenta para la sustitución del aplazamiento.

Fuente: Lineamientos Departamento Nacional de Planeación (2013)

Incorporaciones - Lista de Verificación (Checklist)

Presupuestales El convenio debe ser entre órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación (Artículo 28 Ley Anual de Presupuesto). Especificar los rubros presupuestales afectados con códigos, fuentes y nombres completos del programa, subprograma, proyecto, y código BPIN, tal como aparecen en el anexo del decreto de liquidación, esto tanto para el proyecto que aporta los recursos como para el que los entrega. Especificar explícitamente en la solicitud el plazo de ejecución del convenio en general y de los recursos incorporados en la vigencia

Requisitos Técnicos Justificación de la necesidad y beneficios del convenio para ejecutar los recursos. La solicitud debe decir expresamente que el convenio contempla las actividades del proyecto al que se adicionan y provienen los recursos; esto debe reflejarse en la última versión en la ficha EBI del BPIN. También debe ser explícito que no se modifica el objetivo del proyecto.

Actualización con control posterior favorable del proyecto al que se le incorporan los recursos en el BPIN en los siguientes módulos: - Componentes y actividades - Indicadores - Esquema financiero (Especificar la nueva

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Planificación

fuente). Informe de la ejecución de recursos del convenio en el tiempo, cuando se trate de un convenio marco que haya tenido incorporaciones en años anteriores. Si la incorporación de recursos se realiza a un proyecto nuevo, éste debe estar registrado con control posterior favorable y sin previo concepto en el BPIN.

Copia del convenio o contrato vigente y firmado por las autoridades competentes. La solicitud debe justificar la naturaleza del órgano receptor de los recursos, así como su competencia de ley para ejecutar el proyecto y sus actividades. Certificado de disponibilidad presupuestal – CD

Si la incorporación de recursos se hace a un proyecto en ejecución, el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI) debe estar actualizado a la fecha de corte.

Fuente: Lineamientos Departamento Nacional de Planeación (2013)

AUTORIZACIONES Levantamiento Previo Concepto DNP - Lista de Verificación (Checklist)

Requisitos Técnicos

Presupuestales Especificar los rubros presupuestales afectados con códigos y nombres completos del programa, subprograma, tal como aparecen en el anexo del decreto de liquidación vigente. Si el motivo que sustenta el trámite son vigencias futuras constituidas, la solicitud debe venir acompañada de una certificación de la entidad sobre los compromisos adquiridos.

Planificación

Actualización con control posterior favorable, del proyecto en el BPIN sin la leyenda Previo concepto DNP.

Si el proyecto tiene componentes de sistemas de información la actualización debe contener el formulario COINFO y recomendación favorable de dicho ente.

Fuente: Lineamientos Departamento Nacional de Planeación (2013)

Vigencias Futuras Ordinarias - Lista de Verificación (Checklist)

Requisitos Técnicos

Presupuestales Contar con una apropiación mínima para el proyecto o el objeto del gasto en la vigencia en la que se solicita el concepto del 15% sobre el valor de la vigencia futura de la cual se adelanta el trámite – Ley 819 de 2003, artículo 10, literal (b)–.

Incluir en el módulo de vigencias futuras de la ficha EBI el cronograma detallado de las actividades por contratar y la forma del contrato –convenio, licitación, obra pública, operador–, y especificar su relación con las actividades del proyecto, desagregando los montos por año e indicando fecha de inicio (día, mes y año) y de finalización. La

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Planificación

Definir el impacto y los beneficios de utilizar el mecanismo de vigencia futura para asumir compromisos y obligaciones que afecten el proyecto durante más de una vigencia en: - Objeto y fines del proyecto - Impacto sobre la política - Mejoras en la gestión y en los procesos de ejecución

contratación de actividades de interventoría deberá desagregarse de forma independiente.

Si la solicitud excede el periodo de gobierno, un documento CONPES en el cual se declare el proyecto de importancia estratégica, previo aval fiscal del CONFIS –Ley 819, artículo 10, Decreto 4730 de 2005, artículos 21 y 23–. El oficio remisorio del Sector debe decir explícitamente que conceptúa favorablemente sobre la vigencia futura, y especificar el proyecto afectado y los años solicitados. Este concepto debe coincidir totalmente con la solicitud original de la Entidad –Ley 819 de 2003, artículo 10, literal (c).

Cronograma de precontractuales.

procesos

Actualización del proyecto en el BPIN con control posterior favorable, en la cual se garantice que la siguiente información contenga mínimo los años del horizonte de la vigencia futura: - Vigencia final del proyecto - Actividades y cronogramas - Indicadores de producto - Regionalización de indicadores de producto - Costo total del proyecto - Distribución de recursos - Regionalización de recursos.

Especificar los rubros presupuestales afectados con códigos y nombres completos del programa, subprograma, proyecto, y código BPIN, según corresponda en el anexo del decreto de liquidación vigente. En todos los casos la solicitud deberá especificar la fecha máxima de ejecución de los recursos (dia, mes y año), en particular cuando requiere recursos del último periodo de gobierno y no cuenta con documento CONPES que declare el proyecto como estratégico. Sustentar el cumplimiento del artículo 1 del Decreto 1957 que dice: “los compromisos presupuestales legalmente adquiridos, se cumplen o ejecutan tratándose de contratos o convenios, con la recepción de los bienes y servicios, y en los demás eventos, con el cumplimiento de

los

- Ahorros en procesos de contratación Cumplimiento de mandatos legales para los casos en que aplique

El monto de recursos solicitados deber ser igual o menor a los montos distribuidos en las actividades. Si la solicitud hace referencia a actividades sobre las cuales anteriormente se emitió un concepto favorable de vigencia futura por parte del DNP, aclarar bajo ese marco el alcance de la nueva solicitud.

Supuestos utilizados para el cálculo y costeo de las actividades sujetas de solicitud de vigencias futuras.

Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI) actualizado a la fecha de corte.

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los requisitos que hagan exigible su pago”. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) que contenga el monto por comprometer en el año en que se solicita la vigencia futura.

Información en formulario aplique.

COINFO,

cuándo

Fuente: Lineamientos Departamento Nacional de Planeación (2013)

Vigencias Futuras Excepcionales - Lista de Verificación (Checklist)

Presupuestales Si la vigencia futura no cuenta con la apropiación en el año en el que se concede la autorización; es decir, es una vigencia futura excepcional, solo aplica a los siguientes sectores y tipos de proyecto: - Obras de infraestructura - Energía - Comunicaciones - Aeronáutica - Defensa y seguridad - Garantía de las concesiones Si la solicitud excede el periodo de gobierno, un documento CONPES en el cual se declara el proyecto de importancia estratégica, previo aval fiscal del CONFIS –Ley 819, artículo 10; Decreto 4730 de 2005, artículos 21 y 23–. El oficio remisorio del Sector debe decir explícitamente que conceptúa favorablemente sobre la vigencia futura, y especificar el proyecto afectado y los años solicitados. Este concepto debe coincidir totalmente con la solicitud original de la Entidad –Ley 819 de 2003, artículo 10, literal (c)–. Especificar los rubros presupuestales afectados con códigos y nombres completos del programa, subprograma, proyecto, y código BPIN, según corresponda en el anexo del decreto de liquidación vigente.

Requisitos Técnicos Incluir en el módulo de vigencias futuras de la ficha EBI el cronograma detallado de las actividades por contratar y la forma de contrato – convenio, licitación, obra pública, operador–, y especificar su relación con las actividades del proyecto desagregando los montos por año, e indicando fecha de inicio (día, mes y año) y de finalización. La contratación de actividades de interventoría deberá desagregarse de forma independiente. Cronograma de precontractuales.

los

procesos

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Planificación Definir el impacto y los beneficios de utilizar el mecanismo de vigencia futura para asumir compromisos y obligaciones que afecten el proyecto durante más de una vigencia en: - Objeto y fines del proyecto. - Impacto sobre la política - Mejoras en la gestión y en los procesos de ejecución - Ahorros en procesos de contratación - Cumplimiento de mandatos legales para los casos en que aplique.

En todos los casos la solicitud deberá especificar la fecha máxima de ejecución de los recursos (dia, mes y año), en particular cuando requiere recursos del último periodo de gobierno y no cuenta con documento CONPES que declare el proyecto como estratégico. Sustentar el cumplimiento del artículo 1 del Decreto 1957 que dice: “los compromisos presupuestales legalmente adquiridos, se cumplen o ejecutan tratándose de contratos o convenios, con la recepción de los bienes y servicios, y en los demás eventos, con el cumplimiento de los requisitos que hagan exigible su pago”.

Supuestos utilizados para el cálculo y costeo de las actividades sujetas de solicitud de vigencias futuras.

Información en formulario COINFO, cuando aplique.

Fuente: Lineamientos Departamento Nacional de Planeación (2013)

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ANEXO D. Verbos para la elaboración de árbol de problemas, objetivo general y objetivos específicos Palabras utilizadas para elaborar el Árbol de Problemas Poco Bajo

Insuficiente Desaprovechamiento Desconocimiento Necesidad Reducido Limitado Dificultad Insatisfacción Inestabilidad Atrasos Palabras que describan una situación negativa, evitar decir: Falta de, carencia de o No hay

Escaso Inaccesible

Verbos Utilizados Para Redactar Objetivos Generales Analizar Diseñar Enumerar Oponer Planear Describir Formular Generar Inferir Revelar Trazar Producir Reconstruir Replicar Definir Desarrollar Mostrar Calcular Comparar Contrastar Explicar Exponer Efectuar Establecer Orientar Presentar Fundamentar Identificar Reproducir Situar Proponer Relatar Crear Demostrar Categorizar Concretar Evaluar Examinar Fomentar Compilar Diagnosticar Probar Enumerar Fortalecer Implementar Promover Fuente: Herrera, R. (2013). Monitoreo de Proyectos. Departamento Nacional de Planeación [Microsoft PowerPoint]

Verbos Utilizados Para Redactar Objetivos Específicos Advertir Demostrar Determinar Descomponer Discriminar Interpretar Deducir Especificar Examinar Fraccionar Distinguir Enunciar Operacionalizar Registrar Resumir Separar Considerar Mencionar Calcular Categorizar Componer Contrastar Detallar Definir Analizar Designar Describir Establecer Enumerar Estimar Explicar Identificar Justificar Mostrar Organizar Relacionar Seleccionar Sugerir Basar Calificar Comparar Conceptuar Sintetizar Indicar Movilizar Asegurar Fuente: Herrera, R. (2013). Monitoreo de Proyectos. Departamento Nacional de Planeación [Microsoft PowerPoint]

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ANEXO F. Preguntas Frecuentes Pregunta

Respuesta Realista, coherente, cuantificable, medible en el tiempo, inician con verbos en infinitivo, Si nos remitimos a la estructura del marco lógico, el propósito (un objetivo general del proyecto) responde a la pregunta ¿POR QUÉ?

Un objetivo tiene las siguientes características:

El ¿QUÉ? Está refiriéndose al componente de esta estructura que corresponde al producto y es la materialización del objetivo específico.

¿Cómo formular los objetivos específicos? Una Alternativa es: ¿Qué información contiene la ficha de Estadística Básica de Inversión (EBI)? ¿En qué fecha se puede presentar un nuevo proyecto?

¿Cuál es la fecha límite para presentar un nuevo proyecto, que está programado para la siguiente vigencia (siguiente año)?

¿Cuál es la fecha límite para que el Congreso de la República apruebe el Presupuesto de Ley para los proyectos de inversión?

¿Qué es el Decreto de Liquidación?

¿Cuál es la fecha límite para que el gobierno apruebe el Decreto de Liquidación?

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En el objetivo NO se refleja la alternativa de solución ni el medio para alcanzarlo. Los objetivos específicos permiten alcanzar el objetivo general, para formularlos se elabora el árbol de problema y se construyen a partir de las causas en el árbol de problemas. Una acción que da solución al problema central del proyecto, las alternativas pueden llegar a ser estrategias del proyecto Clasificación presupuestal, relación con la planificación, Cronograma de actividades del proyecto, recursos asignados a las actividades, indicadores del proyecto y sus metas. Un nuevo proyecto puede comenzar a formularse y presentarse en cualquier momento del año En cualquier momento del año se puede presentar un nuevo proyecto, pero si el proyecto está programado para ejecutarse en el siguiente año debe presentarse antes del 30 de abril del año anterior al que se encuentra programado. Ejemplo: Un proyecto está programado para ejecutarse en el 2014, entonces tiene que ser presentado antes del 30 de abril de 2013 El congreso tiene plazo para aprobar el presupuesto de Ley hasta el 20 de octubre y antes de esta fecha se podrán realizar solicitudes de modificaciones al proyecto de presupuesto que no alteren el monto total aprobado Según el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, una vez es aprobado el presupuesto por el Congreso de la República, el Presidente sanciona la presente Ley y se expide el Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación que contiene la distribución de los recursos públicos para los proyectos de inversión, el decreto se acompaña de un anexo que tiene el detalle del gasto para el año fiscal respectivo. El Decreto de liquidación debe ser aprobado antes de que inicie la respectiva vigencia fiscal, es decir, 28 de Diciembre. Antes de esta fecha se podrá presentar solicitudes de modificación presupuestal que no alteren los valores aprobados por la Ley de

presupuesto, de igual manera se podrán hacer correcciones de Leyenda, producto de errores de trascripción. ¿Qué información se carga mensualmente en el Sistema de Seguimiento de Proyectos de Inversión? Si se quisieran hacer cambios en las metas, actividades, indicadores o recursos del proyecto, ¿desde dónde se pueden realizar? ¿Cuál es la relación entre el SPI (seguimiento a proyectos de inversión) y el SUIFP (sistema unificado de inversión y finanzas públicas)

¿En qué se diferencia un proyecto de un subproyecto?

¿Qué es un proyecto viable, prioritario y elegible?

Avance Físico y de gestión del proyecto, Información financiera, actividades previstas (inicio - fin) y documentos anexos. Desde el sistema unificado de inversiones y finanzas públicas (SUIFP) En el Sistema unificado de inversión y finanzas públicas se carga el proyecto de inversión y en el Sistema de seguimiento de proyectos de inversión se reporta la ejecución del proyecto. El proyecto y subproyecto se diferencian en términos presupuestales, puesto que el subproyecto hace referencia a los proyectos que recibieron recursos de proyectos distribuibles (también conocidos como proyectos madre). Conceptualmente hablando si existen los subproyectos, más aun cuando se habla en términos de formulación de programas de inversión; pero para poder asignarles recursos, es necesarios asociarlos a los proyectos distribuibles que los financiarán. La viabilidad, prioridad y elegibilidad, son criterios propuestos para realizar una adecuada viabilización de proyectos. Tenga en cuenta que cada una de ellos tienen un significado diferente: · Viabilidad se refiere al cumplimiento de los requisitos técnicos y metodológicos que debe cumplir un proyecto para realizarse. Por lo tanto, la viabilidad de un proyecto se refiere a la posibilidad que tiene para ser ejecutado y operado, de tal manera que cumpla con sus objetivos. · La Elegibilidad consiste en la verificación y análisis del cumplimiento y observancia de la viabilidad del proyecto, su pertinencia con los planes y políticas tanto de los planes de desarrollo como sectoriales y con la estructura de financiación presentada. · · La Priorización por su parte, es el mecanismo de ordenamiento de los proyectos, que debe ser aplicado cuando se requiera decidir la asignación de recursos entre varios proyectos viables y elegibles.

Fuente: Lineamientos Departamento Nacional de Planeación

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ANEXO G. Formatos Documento Soportes para solicitar Modificaciones y Autorizaciones DOCUMENTO DE SOPORTE PARA PRESENTACIÓN DE VIGENCIAS FUTURAS Tipo de Vigencia Futura (marque con una X sólo una alternativa) Vigencia Futura Ordinaria Vigencia Futura Excepcional No excede el periodo de Gobierno

Excede el periodo de Gobierno

No excede el periodo de Gobierno

Excede el periodo de Gobierno

Identificación del Proyecto Sector Comunicaciones Entidad Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Nombre(s) de Proyecto(s) Código(s) de Proyecto (s) BPIN Solicitud Vigencias Futuras (Ordinaria o Excepcional) Requisito Actualización Ficha EBI - SPI Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

Disposiciones legales para solicitar las vigencias futuras

(Marco normativo, Ley 819 de 2003 artículos 10 y 11, Decreto 111 de 1996 y Decreto 4730 de 2005 art. 21, 23)

Justificación

(Informar en forma general lo siguiente: Costo totales del proyecto, la razón por la cual se necesita realizar la vigencia futura, los beneficios que trae el realizar la vigencia en su ejecución y el impacto y beneficios de utilizar el mecanismos de vigencias futuras para asumir compromisos y obligaciones que afecten el proyecto durante más de una vigencia) Objetivo contractual (Definir claramente en el documento de ajuste, el objetivo con base en el cumplimiento del objetivo general de la cadena de valor del proyecto)

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Alcance y mecanismos de la contratación: Especificar cuál es el alcance del objetivo contractual y explique detalladamente los mecanismos de contratación, una vez se Alcance y mecanismos surta la aprobación del documento de ajuste es importante la actualización y buen de la contratación diligenciamiento del proyecto en el SUIFP de acuerdo a documento aprobado por el DNP Objetivo afectado Actividades afectados Indicadores Afectados Metas Afectadas

Actividad

Sección

[Periodo n]

Total

Rubros presupuestales afectados (Tal como aparece en el Decreto de Liquidación Vigente) Nombre Sección Código Sección

Programa Subprograma Proyecto

Presupuesto Afectado [Periodo 2]

[Periodo 1]

Nombre Programa

Código Programa

Nombre Subprograma

Código Subprograma

Nombre Proyecto

Código Proyecto

Cronograma de Actividades (Cronograma detallado de actividades por contratar ) Nota: Una vez el Departamento Nacional de Planeación aprueba el documento de solicitud de la vigencias futura, este se debe registrar en el SUIFP (Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas) en el módulo de Ejecución presupuestal, tal como fue aprobado.

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DOCUMENTO DE SOPORTE PARA PRESENTACIÓN DE TRASLADOS PRESUPUESTALES ORDINARIOS (ENTRE PROYECTOS) Identificación del Proyecto Sector Comunicaciones Entidad Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Nombre(s) de Proyecto(s) Código(s) de Proyecto (s) BPIN Solicitud Traslado Ordinario Requisito Actualización Ficha EBI - SPI Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) del Proyecto Contracreditado

Afectación del Proyecto y/o Subproyecto que se contracredita (Aporta recursos) Especificación de los Rubros presupuestales afectados (Tal como aparece en el Decreto de Liquidación Vigente) Nombre Sección Código Sección Sección Programa Subprograma Proyecto Nuevas Fuentes de Financiación

Nombre Programa

Código Programa

Nombre Subprograma

Código Subprograma

Nombre Proyecto

Código Proyecto

Inversión

Funcionamiento

Cooperación

Contrapartida

Préstamo

¿Cuál?

Marque con una X una o varias de las alternativas si se tiene más de una fuente de financiación.

Esquema Financiero

Actividad

Otra.

Actividades afectadas

Indicadores Afectados

Metas Afectadas

Presupuesto Afectado de las Actividades que aportan Recursos [Periodo 1] [Periodo 2] [Periodo n]

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Total

Afectación del Proyecto y/o Subproyecto que se acredita (Recibe Recursos) Especificación de los Rubros presupuestales afectados (Tal como aparece en el Decreto de Liquidación Vigente) Nombre Sección Código Sección Sección Programa Subprograma Proyecto Nuevas Fuentes de Financiación

Nombre Programa

Código Programa

Nombre Subprograma

Código Subprograma

Nombre Proyecto

Código Proyecto

Inversión

Funcionamiento

Cooperación

Contrapartida

Actividad

Otra. ¿Cuál?

Marque con una X una o varias de las alternativas si se tiene más de una fuente de financiación.

Esquema Financiero

Préstamo

Actividades afectados

Indicadores Afectados

Metas Afectadas

Presupuesto Afectado de las Actividades que reciben Recursos [Periodo 1] [Periodo 2] [Periodo n]

Valor del Traslado presupuestal ($)

Justificación de la necesidad del traslado ordinario

(Justificar la necesidad del traslado especificando la razón que motiva el traslado y su impacto sobre las políticas y prioridades del sector. En Caso que afecte las metas SIGMED se debe detallar y argumentar tal efecto)

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DOCUMENTO DE SOPORTE PARA PRESENTACIÓN DE TRASLADOS DE VIGENCIAS EXPIRADAS Identificación del Proyecto Sector Comunicaciones Entidad Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Nombre(s) de Proyecto(s) Código(s) de Proyecto (s) BPIN Solicitud Traslado Vigencia Expirada Requisito Actualización Ficha EBI - SPI Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

Especificación de los Rubros presupuestales afectados (Tal como aparece en el Decreto de Liquidación Vigente) Nombre Sección Código Sección Sección Programa Subprograma Proyecto Nuevas Fuentes de Financiación

Nombre Programa

Código Programa

Nombre Subprograma

Código Subprograma

Nombre Proyecto

Código Proyecto

Inversión

Funcionamiento

Cooperación

Contrapartida

Préstamo

¿Cuál?

Marque con una X una o varias de las alternativas si se tiene más de una fuente de financiación.

Esquema Financiero

Actividad

Otra.

Actividades afectadas

Indicadores Afectados

Metas Afectadas

Presupuesto Afectado de las Actividades que aportan Recursos [Periodo 1] [Periodo 2] [Periodo n]

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Total

(Explicar las razones por las cuales la reserva caducó o no se constituyó) Justificación de la necesidad del traslado de vigencia expirada

DOCUMENTO DE SOPORTE PARA PRESENTACIÓN DE LEVANTAMIENTO PREVIO CONCEPTO DNP Identificación del Proyecto Sector Comunicaciones Entidad Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Nombre(s) de Proyecto(s) Código(s) de Proyecto (s) BPIN Solicitud Levantamiento Previo Concepto DNP Justificación

(Escriba de forma clara las observaciones que hizo el DNP y a cada una de estas la respuesta y acción que se hizo para hacer el levantamiento de la leyenda “Previo Concepto DNP” )

Rubros presupuestales afectados (Tal como aparece en el Decreto de Liquidación Vigente) Nombre Sección Código Sección Nombre Programa

Código Programa

Nombre Subprograma

Código Subprograma

Nombre Proyecto

Código Proyecto

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L ib erta

y O rd e n

Proceso de Direccionamiento Estrat茅gico

C贸digo

DES-TIC-MA-002

Manual de Proyectos de Inversi贸n Del Sector TIC

Versi贸n

1.0

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