Dienstleistungskatalog

monte mare

Dienstleistungskatalog Betrieb: Leistungsumfang / Leistungsgrenzen

Stand: 21.03.2022

1. Grundlagen

1.1. Vorbemerkungen

1.2. Organigramm

1.3. Betriebskonzept

2. Dienstleistungsinhalte

2.1. Operative Geschäftsführung

2.2. Administrative Geschäftsführung

2.3. Marketing

2.4. Lohn- und Finanzbuchhaltung / QM Verwaltung

2.5. Betreuung Rechtsthemen

2.6. Betreuung Bäderdienstleistungen

2.7. Betreuung Bau & Technik

2.8. Betreuung / QM Gastro

2.9. Betreuung / QM Beschaffung

2.10. Betreuung / QM Betriebsanlagen (Wellness, Sauna, Bad)

1.1.VORBEMERKUNGEN (1)

Der ursprüngliche Ansatz im Rahmen einer relativ geringen pauschalen Gebühr sämtliche

Dienstleistungen rund um den Betrieb von Bädern / Saunen sowie den üblichen Nebenangeboten abzugelten, ist aufgrund dramatisch gestiegener Überwachungs- und Dokumentationspflichten, sowie einer ebenso rasanten Entwicklung im Bereich Marketing und Vertrieb nicht mehr möglich. Auch die Ansprüche im Zusammenhang mit der Beschaffung und dem Personalwesen sind exorbitant gestiegen. Aufgrund der vorherrschenden Schnelllebigkeit, ausgelöst durch bspw. die Corona-Pandemie oder den andauernden Ukraine-Krieg, werden die Parteien bei gravierenden Veränderungen über eine Modifikation des Dienstleistungskataloges beraten und diesen einvernehmlich anpassen.

Von der zentralen Struktur von monte mare leiten sich für jeden einzelnen Betrieb konkrete Informations- und Flexibilisierungsvorteile ab.

Gerade die kleinen Betriebsanlagen mit geringer personeller Manövriermasse bzw. Einkaufsmacht, profitieren hierbei besonders vom internen Benchmarking sowie dem Fachkräftepotential von über 1.200 Mitarbeitern mit dem entsprechende überbetrieblichen Delegationsrecht.

Dieses Back-up kommt insbesondere dann zum Tragen, wenn in Krisensituationen die lokalen Kapazitäten erschöpft sind. Neben dem fachlichen Support geht es i.d.R. um ganz kurzfristige Manpower zur unmittelbaren temporären Unterstützung.

1.1.VORBEMERKUNGEN (2)

Die zentrale Unterstützung - rund um die Uhr - beim ganz kurzfristigem Bedarf von Betriebsmitteln, Vorräten und techn. Ersatzteilen, war in der Vergangenheit dafür verantwortlich, dass Betriebseinschränkungen erheblich abgemildert bzw. Schließungszeiten verhindert werden konnten.

Weder umfänglich noch inhaltlich kann das gesamte Spektrum durch den Betriebsleiter alleine abgedeckt werden, zumal sich die Qualität der Bearbeitung direkt auf den Betrieb auswirkt und z.T. auch wirtschaftlich- und rechtlich existenziellen Charakter haben.

Hierfür hat monte mare die Verwaltungszentrale mittlerweile zur spezialisierten

Dienstleistungsagentur (Kompetenzzentrum) für den Betrieb und die Vermarktung von Bäderanlagen erweitert bzw. erweitern müssen.

Spezialisten der erforderlichen Disziplinen unterstützen die Betriebsleiter vor Ort mit unterschiedlichsten Dienstleistungen. Trotz des angestrebten hohen Standardisierungsgrades, ist eine individuelle Betreuung oft unerlässlich. Viele Konzepte „liegen in der Schublade“ und meist reicht auch die telefonische Hilfestellung. Viele Problemlösungen bedürfen allerdings einer kleinteiligen Bearbeitung vor Ort.

Ziel der nachfolgendenAufstellung ist die Darstellung des zentralen Leistungsspektrums, sowie die Leistungsgrenzen im Zusammenhang mit der Dienstleistungspauschale.

1.2. ORGANIGRAMM

Marketing

Finanz- & LohnBuchhaltung

Qualitätsmanagement

Verwaltung

a) Geschäftsführer Organ

b) Geschäftsführer Operativ

Architekten & Ingenieure

Qualitätsmanagement

Gastronomie

Betriebsleiter-Ebene

BäderDienstleistungen

Organisationsverschulden, Arbeitssicherheit, Brandschutz

Teamleiter / Betrieb

Qualitätsmanagement Beschaffung

Qualitätsmanagement

Betriebsanlagen

Recht

1.3. BETRIEBSKONZEPT

Unter Einbindung der lokalen Versorgungsaufgabe, zielt das betriebliche Konzept von monte mare auf die Optimierung der Marktkonformität ab.

Die betriebliche Konzeption stellt die „Software“ der Anlage dar und ist entscheidend für den Projekterfolg. Die Nutzung des monte mare Betriebskonzeptes (inkl. Markennutzungsrecht) sind in der Dienstleistungsgebühr enthalten.

Die nachfolgende Aufzählung ist lediglich die thematische Überschrift der einzelnen Betätigungsfelder und in jedem Einzelfall ist ein kleinteiliger und komplexer Aufgabenkomplex nachgeschaltet.

Eckdaten des Betriebskonzeptes :

• Produktgestaltung (Inhalt, Kapazität, Qualitäten, Philosophie)

• Öffnungszeiten, Tarifsystem,

• Aufbau-,Ablauforganisation

• Personalmanagement (Beschaffung, Schulung, Führung)

• Beschaffung, (Bedarfsanalyse, Marktsondierung,Ausschreibung)

• Reinigungs-, Hygiene- und Sicherheitskonzept

• Controlling, Benchmarking,

• Marketing, Vertriebskonzept, Corporate Identity

• Geschäftsführung,Administration

2.1. Operative Geschäftsführung (1)

Vorbemerkung

Die Geschäftsführung von monte mare ist gemäß der Dienstverträge und Geschäftsordnung arbeitsteilig strukturiert.

Unbeschadet der Gesamtverantwortung jedes Geschäftsführers, sowie den unveräußerlichen gesetzlichen Rechten und Pflichten des GmbH-Geschäftsführers, erfolgt im Innenverhältnis eine Aufteilung in „operativer“ und „administrativer“ Geschäftsführung.

Operative Geschäftsführung

Diese umfasst alle Regelungen und Maßnahmen, die die ordnungsgemäße Erfüllung des Geschäftsbesorgungsvertrages betreffen und nicht der administrativen Geschäftsbesorgung obliegen.

Inhaltlich ergeben sich somit folgende überwachende, optimierende, steuernde, vergleichende, beratende, informierende , erstellende, abstimmende und schulendeAufgabenschwerpunkte:

a) Vertretung der Gesellschaft (Organ)

b) Betriebsleitung / Betriebskonzept / Betriebsablauf

c) Verträge / Versicherung / behördliche Vorgaben

d) Betriebstagebuch / Verkehrssicherungspflicht / Hygiene

2.1. Operative Geschäftsführung (2)

e) Statistik / Verbrauchswerte / Betriebsvergleiche / Benchmarking

f) Wirtschaftspläne / Marktbeobachtung / Investitionen

g) Verwaltung / Rechnungsprüfung / Beschaffung

h) Personalmanagement / Einsatzpläne / Aufsicht / Abrechnung

i) Technik / Beschaffung / Instandhaltung / Medienverbrauch

j) Wartungspläne / Notfallpläne / Unfallabwicklung

k) Beschwerdemanagement / Hausordnung

l) Fundsachen / Schlüsselpläne / Zugangsberechtigungen

m) Polizei / Gesundheitsamt / Feuerwehr / Rettungsleitstelle / DLRG

n) Geldverkehr / Bezahlsysteme / Gutscheine

o) Finanzwesen / BWA / Jahresabschluss

p) Marketing / PR / überregionale Repräsentanz

q) Alle sonstigen den operativen Betrieb betreffendenAngelegenheiten

Der operative Geschäftsführung ist selbst nicht in das betriebliche Tagesgeschäft eingebunden, sondern delegiert als Initiator und überwacht mit angemessener Kontrolltiefe die vorstehendenAufgaben/Prozesse.

Im Bedarfsfall werden aber auch Angelegenheiten persönlich und endfertig bearbeitet.

2.2. Administrative Geschäftsführung (1)

Vorbemerkung

Die Geschäftsführung von monte mare ist gemäß der Dienstverträge und Geschäftsordnung arbeitsteilig strukturiert. Unbeschadet der Gesamtverantwortung jedes Geschäftsführers erfolgt im Innenverhältnis eine Aufteilung in „operativer“ und „administrativer“ Geschäftsführung.

Administrative Geschäftsführung

Inhaltlich ergeben sich somit folgendeAufgabenschwerpunkte:

a) Vertretung der Gesellschaft (Organ)

b) Erstellung des Jahresabschluss nach steuerrechtlichen Grundsätzen und zugehörige wirtschaftsprüfende Tätigkeiten

c) Vorbereitung der betrieblichen Steuererklärung

d) Betreuung einer etwaigen Abschlussprüfung

2.2. Administrative Geschäftsführung (2)

e) Erstellung der mehrjährigen Investitionsplanung

f) Erstellung der mehrjährigen Finanzplanung

g) Erstellung der mehrjährigen Erfolgsplanung

h) Erstellung der mehrjährigen Personalplanung

i) Überwachung von Soll-/Ist-Werten mit Abweichungsanalyse

j) Die Vorbereitung von Gesellschafterversammlungen und ähnliche Aufgaben

k) Teilnahme / Vertretung an örtlichenAusschusssitzungen o.ä.

2.3. MARKETING

Marketing

Finanz- & LohnBuchhaltung

Qualitätsmanagement

Verwaltung

a) Geschäftsführer Organ

b) Geschäftsführer Operativ

Architekten & Ingenieure

Qualitätsmanagement

Gastronomie

Betriebsleiter-Ebene

Recht

BäderDienstleistungen

Organisationsverschulden, Arbeitssicherheit, Brandschutz

Teamleiter / Betrieb

Qualitätsmanagement Beschaffung

Qualitätsmanagement

Betriebsanlagen

2.3. Marketing (1)

Vorbemerkung

Sämtliche Kommunikationsaufgaben und Marketingleistungen von monte mare werden durch die soluto media GmbH erbracht. Dazu zählen nicht nur die Media-Planung und -Buchung, die zentrale Beschaffung sämtlicher Werbemittel sondern auch die Betreuung sämtlicher Webseiten, Onlineshops und Social-Media-Accounts.

Die soluto media GmbH hat ihre Geschäftsräume direkt in der Unternehmenszentrale, somit ist die erforderliche Nähe und unmittelbare Erreichbarkeit gegeben.

Im Ergebnis ist nur eine solche Struktur in der Lage, jedem Einzelbetrieb das gesamte Leistungsspektrum einer Full-Service-Agentur mit vertretbaremAufwand anbieten zu können.

Die Agenturleistungen sind nachfolgend ebenso beschrieben, wie die Ermittlung und Höhe der Vergütung.

2.3. Marketing (2)

I. LEISTUNGEN DER AGENTUR

Das Portfolio der Agentur umfasst insbesondere die folgenden Beratungs-, Gestaltung- und Produktionsleistungen (siehe Anhang „Agenturvertrag“):

Grundleistungen:

1. Werbeberatung

- Beratung des Betriebes in allen Fragen der Kommunikation für den übertragenenAufgabenbereich.

- Marktstrategische, werbefachliche und werbetechnische Beratung in allen Fragen der Unternehmenskommunikation und der Werbung.

- Beratung bei der Entwicklung der Kommunikationsstrategie und Werbekonzeption für alle klassischen und neuen Medien bzw. Kommunikationswege, Online-Netzwerke, Blogs, Social-Media-Präsenzen und sonstige Werbemöglichkeiten.

2. Marktbeobachtung/Werbevorbereitung

- Beobachtung des Medien- und Meinungsmarktes im Bereich des Betriebs.

2.3. Marketing (3)

3. Planung

- Auswahl geeigneter Werbeträger.

- Überprüfung und ggf. Optimierung des Mediaeinsatzes, der Werbeträger und der Werbezeiten in Abstimmung mit dem Kunden.

Zusatzleistungen:

4. Einkauf von Medialeistungen

- Einkauf sämtlicher Medialeistungen zur Schaltung von Werbemaßnahmen des Kunden.

- Verhandeln und Vereinbaren von Konditionen für die Schaltungen bzw. von Grundabschlüssen der vom konkreten Schaltvolumen des Kunden abhängigen Rabatte der Medien inklusive der entsprechenden Rabattkontrolle.

- Vornahme der Buchungsaufträge.

- Erscheinungskontrolle anhand von Belegexemplaren/Screenshots.

- Prüfung eventueller Mängel bezogen auf den jeweiligen Buchungsauftrag.

- Der Einkauf der Medialeistungen erfolgt im eigenen Namen und für eigene Rechnung der Agentur.

2.3. Marketing (4)

5. Werbemittelproduktion (Vergabe, Koordination, Überwachung)

- Ermittlung der wirtschaftlichsten Herstellungsverfahren

- Auswahl geeigneter Lieferanten, Spezialisten oder freier Mitarbeiter (z.B. Texter, Fotografen, Fotomodelle, Bildagenturen, Druckereien, Filmproduzenten, Versanddienstleister/Lettershops, Tonstudios, Sprecher, Grafiker, Übersetzer, etc.)

- Einholung von 3 Lieferantenangeboten, wobei der Betrieb einen Lieferanten benennen kann. Diese Regelung gilt nicht, wenn zu erwarten ist, dass das Angebot einen Betrag von 1.500 Euro netto nicht übersteigt oder bei sämtlichen Folgeleistungen eines bereits ausgewählten Lieferanten.

- Koordination und Überwachung der sach- und termingerechtenAusführung.

- Rechnungskontrolle und Zahlungsdienst für in Auftrag gegebene Projekte an Dritte.

- Aufträge zur Produktion von Werbemitteln erteilt die Agentur im eigenen Namen und für eigene Rechnung der Agentur.

- Von der Agentur inhouse produzierte Werbemittel (z.B. Drucksachen, Plakate) werden dem Betrieb gem. Preisliste in Rechnung gestellt.

2.3. Marketing (5)

6. Werbegestaltung (Kreation)

- Ideenfindung und Entwicklung neuer Konzepte (=Basisideen)

- Gestaltung von Entwürfen (Roh-Layouts) für klassische und digitale Medien.

7. Finalisierung (Reinzeichnungen)

- Umsetzung der Basisideen (s. Abs. 6)

- Durchführung der entsprechenden DTP-Satzarbeiten

- Herstellung aller für die Werbemittelproduktion erforderlichen Reinzeichnungen bzw. druckfertigen Daten

- Anpassung vorhandener Daten auf andere Formate

- Bereitstellung / Versand der Daten, z.B. via Email, WeTransfer oder FTP

8. Internetseite

Der Kunde betreibt für sich selbst und für die Betriebe eigene Internetseiten, die z.B. unter dem Domainnamen www.monte-mare.de geführt werden.

2.3. Marketing (6)

8.1. Pflege der vorbenannten Internetseite:

- das Einstellen und die Aktualisierung von werblichen oder informativen Inhalten sowie die internen Verlinkungen unter Berücksichtigung der Anforderungen für eine Auffindbarkeit in den Suchmaschinen (z.B. Google).

- den Austausch von Bildern, Texten, Videos oder multimedialer Inhalte. Der Kunde ermöglicht dazu der Agentur den technischen Zugriff auf die Internetseite, so dass die oben benannte Dienstleistung erfüllt werden kann. Während der regulärenArbeitszeiten der Agentur (an Werktagen Mo. bis Fr. von 8 bis 17 Uhr) werden dringend erforderliche Textänderungen bzw. Hinweise nach telefonischerAnforderung durch den Betrieb innerhalb von 30 Minuten realisiert.

Der Kunde bzw. der Betrieb stellt der Agentur die in die Internetseite einzubindenden Inhalte in einem allgemein gebräuchlichen Datenformat zur Verfügung. Hierzu zählen insbesondere einzubindende Texte, Bilder, Grafiken, Logos und Tabellen.

2.3. Marketing (7)

8.2. Texte, Bilder, Videos und andere Dateien werden innerhalb des bestehenden ContentManagement-Systems der Interseite in dem Format abgespeichert, in dem vergleichbare Daten der bestehenden Internetseite abgespeichert sind.

8.3. Die Einstellung der Internetseite in das World Wide Web, deren Speicherung auf einem eigenen oder fremden Server (Host Providing), die Beschaffung einer Internet-Domain und eines Zugangs zum Internet (Access Providing) sind nicht Gegenstand dieses Vertrags. Für diese Leistungen hat der Kunde separate Verträge mit spezialisierten Dienstleistern abgeschlossen.

Ebenso ist die Agentur nicht verpflichtet, die technische Funktionsfähigkeit der Internetseite zu gewährleisten bzw. die Gebrauchstauglichkeit der Internetseite zu überwachen und/oder etwaige Funktionsmängel zu beheben.

8.4. Sonstige Leistungen in Bezug auf die werbliche oder technische Gestaltung der Internetseite, die über die unter Punkt 8.1. benannten Leistungen hinausgehen, werden über separate Einzel-Kostenvoranschläge kalkuliert und bei spezialisierten Dienstleistern beauftragt.

Darunter fallen etwa grundlegende Änderungsanforderungen wie z.B. Änderungen im Bestellprozess,Anpassungen der Suchfunktionen, Designänderungen, Relaunchs, Entwicklung neuer Funktionalitäten etc.

2.3. Marketing (8)

9. Email-Newsletter

Der Kunde betreibt für sich selbst und für den Betrieb ein „Newsletter-System“ zum technischen Versand von Email-Newslettern zur regelmäßigen Information von Abonnenten, zur Verkaufsförderungen sowie als imagebildende Maßnahme. Das Newsletter-System dient ebenso zur Verwaltung der registrierten NewsletterAbonnenten sowie zur rechtssicheren Dokumentation von Handlungen der Abonnenten (z.B. Anmeldung mittels rechtssicherem Double-Opt-In-Verfahren, Abmeldung, etc.)

Der Versand von Email-Newslettern beinhaltet:

- Redaktionsplanung,Auswahl von Inhalten (Texte, Grafiken und Bilder)

- Erstellung standortspezifischer Newsletter im „Newsletter-System“.

- Erstellung und Pflege von Mailinglisten (z.T. manuelles Ändern, Löschen und Hinzufügen von E-Mail-Adressen).

- Planung von Maßnahmen zur Akquisition neuer Newsletter-Abonnenten.

Sofern erforderlich wird die Herstellung der zu veröffentlichenden Inhalte in Form von Texten oder Bildern im jeweils für die Veröffentlichung benötigten Dateiformat nach den Regelungen von Abs. 5 erbracht.

2.3. Marketing (9)

10. Soziale Medien

- Erstellung und Anwendung eines Redaktionsplans

- Auswahl von Inhalten (Texte, Bilder, Videos) für verschiedene „Social Media“Plattformen (z.B. Facebook, Instagram, Youtube) Sofern erforderlich wird die Herstellung der zu veröffentlichenden Inhalte in Form von Texten oder Bildern im jeweils für die Veröffentlichung benötigten Dateiformat nach den Regelungen von Abs. 5 erbracht.

- Veröffentlichung von Beiträgen (bei Bedarf wird die Veröffentlichung zeitgesteuert)

- Aufbau einer stetig anwachsenden „Fanbasis“

- Dialogmarketing und eigenständige Interaktion mit den Nutzern („Fans“) bei Anfragen, Kommentaren oder Nachrichten

- Reporting zur Interaktion

- Monitoring verschiedener Bewertungsportale (z.B. Tripadvisor, Yelp): Bereitstellung des Auftritts im Rahmen der vom Bewertungsportal vorgegebenen Möglichkeiten, Bearbeitung/Beantwortung von Anfragen.

- Suchmaschinenoptimierung u. Monitoring der Ergebnisse (Google Analytics)

- Eintrag in und Pflege der relevanten Web-Verzeichnisse

2.3. Marketing (10)

- Online-Werbeanzeigen: Vorbereitung, Schaltung, Monitoring und laufende Optimierung von Werbekampagnen bei Google („GoogleAds“), Meta („FacebookAds“, „InstagramAds“) oder LinkedIn.

Der Einkauf von Medialeistungen (Werbebudgets) für Online-Werbeanzeigen erfolgt im eigenenNamen und für eigene Rechnung der Agentur.

11. PR/Pressearbeit

- Themenfindungen und Recherchen

- Erstellen und Aktualisieren von Presseverteilern

- Erstellen,Abstimmen und Versenden von Pressemitteilungen oder redaktionellen Inhalten

- Beantwortung von Anfragen, z.B. für redaktionelle Veröffentlichungen in Abstimmung mit dem Betrieb

- Übersetzungen

12. Online-Shop

Der Kunde betreibt für sich selbst und für den Betrieb einen Online-Shop, in dem von Kunden z.B. Gutscheine erworben werden können.

2.3. Marketing (11)

- Einstellen neuer Kategorien und Artikel

- Auswahl von Bildern für neue Artikel

- Bearbeitung bestehenderArtikel, z.B. beiinhaltlichen oder preislichen Änderungen

- Übermittlung von Verkaufszahlen an den Betrieb

- Überwachung bei Limitierung von Artikeln

- Durchführung von Stornierungen auf Kundenwunsch (in Absprache mit der Buchhaltung)

- eigenständige telefonische oder schriftliche Bearbeitung direkter Kundenanfragen

13. Produktion Video-Content und Fotografie

- Umsetzung der Basisideen (s. Abs. 6) und Redaktionsplanung

- Durchführung aller Film-/Foto-Arbeiten (Aufnahme, Schnitt, Vertonung etc.)

- Bereitstellung der Daten oder Veröffentlichung in definierten Kanälen (u.a. Youtube)

14. Dokumentation

- Dokumentation der ausgeführten Maßnahmen

- Verwaltung der Archive für Fotos, Videos, Texte oder Druckvorlagen

2.4. Lohn- und Finanzbuchhaltung

Marketing

Finanz- & LohnBuchhaltung

Qualitätsmanagement Verwaltung

a) Geschäftsführer Organ

b) Geschäftsführer Operativ

Architekten & Ingenieure

Qualitätsmanagement

Gastronomie

Betriebsleiter-Ebene

Recht

Teamleiter / Betrieb

BäderDienstleistungen

Organisationsverschulden, Arbeitssicherheit, Brandschutz

Qualitätsmanagement Beschaffung

Qualitätsmanagement

Betriebsanlagen

2.4. Lohn- und Finanzbuchhaltung, QM Verwaltung (1)

Vorbemerkung

Gerade die Anforderungen im Bereich der Lohn- und Finanzbuchhaltung sind in den vergangenen Jahren deutlich angestiegen. Neben der allgemeinen Zunahme an bürokratischen Vorgaben, steigt auch der prozentuale Anteil von Mitarbeitern mit abstimmungsbedürftigen Regelungsfällen in den Bereichen Agentur für Arbeit, der Krankenund Sozialkassen.

Hinzu kommt auch eine unaufhaltsame Aufweitung und Verschiebung der Vertriebswege und Bezahlsysteme und dem damit verbundenen intensiven Kontroll- und Abstimmungsinstrumentarium.

Auch zunehmend verkürzte Zyklen bei den unterschiedlichen Betriebsprüfungen sind für diese Entwicklung verantwortlich.

Lohnbuchhaltung

Inhaltlich ergeben sich folgende regelmäßige Tätigkeitsfelder:

• Monatliche Lohnerstellung (Fixlohn und ggf. Ermittlung der Erfolgsbeteiligung) für Festangestellte und Aushilfen zur Weitergabe an den Steuerberater.

2.4. Lohn- und Finanzbuchhaltung, QM Verwaltung (2)

• Endabstimmung der monatlichen Gehaltsabrechnung mit dem Steuerberater (je nach Bedarf auch bei Durchführung einer 2. Abrechnung)

• Lohnübermittlung an Bank

• Versenden der monatlichen Gehaltsabrechnungen

• Zusammenstellen und Versenden von Arbeitspapieren

• Erstellen von Einzugsermächtigungen für neue Krankenkassen

• An- und Abmeldungen von Festangestellten und Aushilfen

• Führen von Personalakten

• Zusammenstellen von Unterlagen für Betriebsprüfungen

• Führen von Urlaubs- und Stundenkonten sowie Krankheitskarteien

• Meldungen für den Jahresabschluss (Resturlaub, Stundenkonten)

• Erstattungsanträge Lohnfortzahlung

• Ausfüllen sämtlicher Formulare wie:

- Anträge auf Wohngeld,

- Rentenanträge,

- Arbeitsbescheinigungen,

- Reha-Anträge,

- Entgeltbescheinigungen für KK oder Zuschuss zum Mutterschaftsgeld,

- Erklärung zum Ausbildungsverhältnis für die Familienkasse,

2.4. Lohn- und Finanzbuchhaltung, QM Verwaltung (3)

- Einkommensnachweise Kindergeld,

- Anzeige einer Schwangerschaft bei der Bezirksregierung,

- Bearbeitung von Pfändungs- und Überweisungsbeschlüssen,

- Bearbeitung von Unterhaltspfändungen,

- FörderungsanträgeARGE, Eingliederungszuschuss, Überbrückungshilfe,

- Bearbeitung von Pensionskassen, sowie BAV und VWL Verträgen,

- Anmeldung Berufsgenossenschaft,

- Bearbeitung Erhebungsformulare der statistischen Landesämter,

- Anlegen von Jobrad-Verträgen,

- je nach Anforderung KUG-Anträge,

- Prüfung von Stundenzetteln,

- Überprüfung der Dienstpläne und Personalstunden,

- Führung der Liste „Betriebsjubiläen“,

- Überwachung der Benzingutscheine,

- Kontrolle der Sonn- und Feiertagszulagen,

- Bearbeitung von Arbeitsverträge/ Änderungen/ Kündigungen etc.,

- U1-Anträge Krankenkasse,

- Bearbeitung von Anfragen der Bundesknappschaft

2.4. Lohn- und Finanzbuchhaltung, QM Verwaltung (4)

• Telefonischer Support bei Fragen von Behörden, Berufsschulen, Krankenkassen etc. in Personalangelegenheiten

• Telefonischer Support für BL/Verwaltung vor Ort in sämtlichen Personalfragen

• Bearbeitung von Arbeitnehmer-Darlehen, Kreditanträgen, Darlehensverträgen

• Ausarbeitung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen

• DAWI/ Spartenrechnung

2.4. Lohn- und Finanzbuchhaltung, QM Verwaltung (5)

Finanzbuchhaltung

Grundleistungen:

Inhaltlich ergeben sich folgende regelmäßige Tätigkeitsfelder:

• Rechnungsprüfung auf Plausibilität und rechnerische Richtigkeit

• Prüfung der steuerrelevantenAngaben

• Verbuchung der Kreditoren-Rechnung

• Einpflegen in Finanzstatus, Terminieren von Zahldaten, Eintrag ins Zahlprogramm

• Rechnungsablage, Ordnerpflege

• Schreiben von Debitorenrechnungen, Überwachen des Zahlungseingangs

• Verbuchen der Debitorenrechnungen, Kontoauszüge und Bürokasse

• Erfassen und Verbuchen der monatlichen Umsätze anhand Kassenauswertung

• Klärung von Kassendifferenzen mit anschl. Korrekturbuchungen

• Ggf. Korrektur des Kassenjournals

• Umsatzmeldungen an die Vertragspartner

• Leasingverträge auf Laufzeiten prüfen

• Abrechnung Künstlersozialkasse

• Erstellung und vorbereitende Tätigkeiten für Anträge zu Beihilfen und Zuschüssen

• Bearbeitung von genehmigtenAnträgen bis zur Schlussrechnung

• Begleitung und Durchführung der DAWI-Berechnungen je nach Bedarf

2.4. Lohn- und Finanzbuchhaltung, QM Verwaltung (6)

• Monatsabschlussarbeiten:

- Kontrolle der offenen Posten, der Konten und Überprüfung Primanota

- Kontrolle der Konten und Überprüfung Primanota

- Abstimmungsarbeiten und Auswertung der Umsatzsteuerzahllast

- Auswertung BWA / Wertenachweis mit Vorjahresvergleich

- Erstellen der Chefübersicht

- Datentransfer zum Steuerberater

• Jahresabschlussarbeiten:

- Aktualisierung Anlageverzeichnis / Belegführung

- Inventur

- Personaleintrittswerte

- Rechnungsabgrenzung

- Steuerbescheinigungen

- Spendenbescheinigungen

- Belege der Kontenguthaben

• Kreditkartenabrechnung:

- Abgleich Geschenkkartenkonten mit Meldung

- Transaktionslisten versenden,

- Transaktionsfehler bzw. Fehler klären,

- Fehlkarten im Pre-Paid-Plus-System einlösen oder sperren

- Auswertung, Verbindlichkeiten, Reports

2.4. Lohn- und Finanzbuchhaltung, QM Verwaltung (7)

• Mitglieder buchen und prüfen

• Online-Shop

- Pflege ausgegebene Gutscheine,

- monatliche Bestandsprüfung der eingescannten Gutscheine,

- Gutscheinrückläufer auswerten und verbuchen,

- Aufteilung und Auswertung div. Zahlarten,

- Abfrage Tagesabrechnung und Abgleich mit Buchung im Kassensystem,

- Abfrage und Einpflege Zahlart Paypal

• Führung Firmenunterlagen / Gründungsakten

• Prüfung der täglichen Bankeinzahlungen

• Führung allgemeiner Schriftverkehr

• Lfd. Liquiditätskontrolle mit entspr. Berichtswesen an die Geschäftsführung

• Nebenkostenaufstellungen und –abrechnungen für Mieter

• Umsatzsteuerkorrektur bei umsatzsteuerbefreiten Umsätzen (Arzt, Physiotherapie)

Zusatzleistungen:

• Aufwand des Steuerberaters für Erstellung des Jahresabschlusses; Prüfung der Jahressteuererklärung; sämtliche Prüfungen durch Behörden; zeitliche Abwicklung der alten Gutscheine nach Art; neue Gutscheinbehandlung ab 2022 mit mtl. Überprüfung und Abstimmungsarbeiten; Begleitung sämtl. Prüfungen, welche durch die Behörden angeordnet werden

2.4. Lohn- und Finanzbuchhaltung, QM Verwaltung (8)

Verwaltung Grundleistung, Qualitätsmanagement, Hotline

- Beratung und Unterstützung im Bereich der übergreifenden Verwaltungs- und Empfangsaufgaben

Zusatzleistungen:

- Qualitätsmanagement (Controlling der Betriebsabläufe und Standards)

- Qualitätssicherung durch vor Ort Begehungen und entsprechendeAuswertung

inkl. Maßnahmenkatalog

- Planung und Durchführung von Schulungen / Meetings

- Controlling und Überwachung der Personalorganisation / Personalentwicklung

2.5. Betreuung Rechtsthemen

Marketing

Finanz- & LohnBuchhaltung

Qualitätsmanagement Verwaltung

a) Geschäftsführer Organ

b) Geschäftsführer Operativ

Architekten & Ingenieure

Qualitätsmanagement

Gastronomie

Betriebsleiter-Ebene

Recht

Teamleiter / Betrieb

BäderDienstleistungen

Organisationsverschulden, Arbeitssicherheit, Brandschutz

Qualitätsmanagement Beschaffung

Qualitätsmanagement

Betriebsanlagen

2.5. Betreuung Rechtsthemen (1)

Vorbemerkung

Erfahrungsgemäß bedarf das betriebliche Tagesgeschäft des Öfteren sporadisch rechtliche Beratung bis hin zur rechtlichen/ juristischen Betreuung. monte mare wird im Einzelfall der Anfrage prüfen, inwieweit die Fragen/ Fälle einer tieferen juristischen Beratung bedürfen.

Hierzu hat monte mare mit einer externen Kanzlei einen Vertrag über die umfangreiche Betreuung in den unterschiedlichsten Rechtsbereichen getroffen, die von dieser Kanzlei abgedeckt werden.

Durch den vollumfänglichen Betreuungsvertrag ist es gelungen, die Konditionen für den einzelnen Fall über ein Jahresbudget zu reduzieren.

Daraus ergeben sich für die angeschlossenen Firmen im Dienstleistungsvertrag erhebliche Vorteile.

2.5. Betreuung Rechtsthemen (2)

1. Grundleistungen:

monte mare wird im Rahmen der Grundleistung soweit wie vertretbar

• in Arbeitssachen,

• bei Vertragsstörungen im Bereich der Lieferkette,

• im Bereich Kundenbeziehung/ Hausordnung bis zur Beschwerde,

• Fragen zu Datenschutz und Wettbewerbsrecht und

• in Krisensituationen bei Unfällen oder betrieblichen Störungen

die erste Unterstützung sicherstellen, wobei nach Abwägung im Einzelfall der Erstkontakt zu dem zuständigen rechtlichen Fachbereich hergestellt wird.

Darüberhinausgehende Leistungen und Begleitung der Angelegenheit führen sowohl bei monte mare zu zusätzlicher Vergütung, wie auch bei den Leistungen der Kanzlei.

2.5. Betreuung Rechtsthemen (3)

Weitere Grundleistungen:

• Beobachtung der einschlägigen Fachpresse und juristischer Portale sowie Information über wichtige Änderungen oder konkreten Handlungsbedarf

• Übermittlung von Vertrags- Formular- und Schriftsatzmustern

• Ausfüllhilfe für Dokumente von Behörden oder anderen staatlichen Stellen

• Formulierungshilfe bei betrieblichem Schriftverkehr

• Risikoeinschätzung von Handlungsalternativen in Absprache mit externer Vertragskanzlei

2.5. Betreuung Rechtsthemen (4)

2. Zusatzleistungen:

• Außergerichtliche Korrespondenz zur Vermeidung oder Erledigung von Rechtsstreitigkeiten

• Begleitung der Prozessvertretung (soweit gesetzlich zulässig) in sämtlichen Gerichtsbarkeiten

• Prozessbegleitung weiterer Instanzen sämtlicher Gerichtsbarkeiten,Ansprechpartner für externe Kanzleien

• Umfangreiche Korrespondenz, insbesondere im Datenschutz- und Wettbewerbsrecht monte mare hat hierzu eine Mandatsvereinbarung getroffen, welche als Anlage dem Dienstleistungsvertrag hinzugefügt wird. Die Vergütungsregelung ist zunächst bis zum 31.12.2022 festgeschrieben und unterliegt einer jährlichen Verlängerung. Veränderungen der vertraglichen Leistung wie auch der Vergütung müssen rechtzeitig angekündigt werden. monte mare wird über die Fortsetzung der zukünftigen Zusammenarbeit entscheiden.

2.6. Betreuung Bäderdienstleistungen

Marketing

Finanz- & LohnBuchhaltung

Qualitätsmanagement Verwaltung

a) Geschäftsführer Organ

b) Geschäftsführer Operativ

Architekten & Ingenieure

Qualitätsmanagement

Gastronomie

Betriebsleiter-Ebene

Recht

Teamleiter / Betrieb

BäderDienstleistungen

Organisationsverschulden, Arbeitssicherheit, Brandschutz

Qualitätsmanagement Beschaffung

Qualitätsmanagement

Betriebsanlagen

2.6. Betreuung Bäderdienstleistungen (1)

Bäderdienstleistung und Beratung (Grundleistungen):

- Begleitung der Arbeitsplatz- und personenbezogenen Gefährdungsbeurteilungen als Zentralforderung des Arbeitsschutzes

- Vorgabe von Sicherheitsregeln und Betriebsabläufen zur Verkehrssicherung

- Begleitung bei der Erstellung von Notfallplänen (Evakuierung, Überfall, Hochwasser, etc.)

- Abgleich der Beschaffungskonditionen von Betriebsmitteln und Betriebsstoffen

- Aktualisierung und Prüfung der täglichen Verbrauchsdokumentation im Energiebereich,

- Plausibilitätsprüfungen der Anlagenverbräuche,

- Begleitung bei der Erstellung eines umfassenden Wartungsplans zur Einhaltung interner und externer Wartungsverpflichtungen (inkl. Dokumentation und Prüfung)

2.6. Betreuung Bäderdienstleistungen (2)

Bäderdienstleistung und Beratung (Zusatzleistungen):

Bädermanagement

- Erst- und Wiederholungsunterweisungen von MA (inkl. zentraler Schulungsübersicht und einem Sicherheitshandbuch zu den Bereichen Rechtspflichten, Verkehrssicherung, Brandschutz, Gefahrstoffe, Erste Hilfe)

- Pflichtenübertragung im Bereich Schulschwimmen

- Gesetzliche Stellung von Beauftragten zur fachlichen Unterstützung des Betreibers (Sicherheitsfachkraft, Betriebsarzt, Sicherheits-, Gefahrstoff-, Gefahrgut-, Brandschutzund Datenschutzbeauftragte, SiGeKo, Fachbauleiter)

- Erstellung und Pflege von Tagesstatistiken zur Erfassung von Besucherzahlen, Umsätzen (Bad, Sauna, Gastro, Wellness) und Verbräuchen (Energie, Personal)

Energiemanagement

- Energieeinkauf und stetige Marktbeobachtung der Beschaffungsmärkte (EEX),

- Energetische Optimierungen (BHKWs, PV-Anlagen inkl. Batteriepufferung, Stromspeicher, Lastmanagement,

- Antragstellung von Rückerstattungen (Energiesteuer, KWK-Bonus, EEG-Abgabe, BAFA)

2.6. Betreuung Bäderdienstleistungen (3)

Brandschutz

- Brandschutzkonzepte (Vermeidung von Bränden durch bauliche, technische und organisatorische Maßnahmen – Individueller Brandschutz nach Plan)

- Bau- und Objektüberwachung / Fachbauleitung (baubegleitende Überwachung und Umsetzung des Brandschutzkonzeptes)

- Externe Brandschutzbeauftragter (Überprüfung der Einhaltung von Brandschutzvorschriften, behördlichenAuflagen und anderer vorschriftenkonformer Zustände)

- Schulungen (Brandschutzunterweisungen, BSO)

- Erstellung von Brandschutzordnung / Feuerwehrplänen / Fluchtwegpläne / Feuerwehrlaufkarten

Mängel- und Facility Management

- Anzeige und Verfolgung von Gewährleistungsmängeln nach Leistungsphase 9 HOAI,

- Durchführung von Anlagenbegehungen zur Aufnahme, Dokumentation und Verfolgung von Betriebsmängeln,

- Erstellung und Pflege eines fotobasierten Mängelkatasters

- Messung und Auswertung von Luftfeuchte, Temperatur, Wärmeverlusten per Wärmebildkamera

2.7. Betreuung Bau & Technik

Marketing

Finanz- & LohnBuchhaltung

Qualitätsmanagement Verwaltung

a) Geschäftsführer Organ

b) Geschäftsführer Operativ

Architekten & Ingenieure

Qualitätsmanagement

Gastronomie

Betriebsleiter-Ebene

Recht

Teamleiter / Betrieb

BäderDienstleistungen

Organisationsverschulden, Arbeitssicherheit, Brandschutz

Qualitätsmanagement Beschaffung

Qualitätsmanagement

Betriebsanlagen

2.7. Betreuung Bau & Technik (1)

Ausgangspunkt der monte mare Konzeption sind die grundlegenden Wirkzusammenhänge des ganzheitlichAnsatz von Planen, Bauen und Betreiben.

Mit seinem ausschl. auf die Spezialimmobilie Bäder fokussierten Planungsbüro, sind je nach Fragestellung entspr. Leistungen zentral und unmittelbar abrufbar. Durch die permanente Nähe entfällt i.d.R. eine aufwändige Einarbeitung.

Betriebsbegleitend führt baulicher und technischer Handlungsbedarf oft zu Beeinträchtigungen des Tagesablaufs, so dass praktisch in jedem Fall betriebsverträgliche Lösungen erforderlich sind.

Unterstützung der Einzelbetriebe erfolgt somit in der Praxis mit dem Potential eines kompletten Planungsbüros (Architekten und Ingenieure) und ist im Rahmen des nachstehenden Stundenkontingentes Gegenstand der Grundleistung.

Leistungen des Planungsbüros jenseits des Stundenkontingentes, werden nach Aufwand gesondert berechnet.

2.7. Betreuung Bau & Technik (2)

Allgemein Bautechnische Bereiche

Fragen zu

- Abdichtungsproblemen

- Bauphysik

- Allgemeines den Hochbau betreffend

- Umbau- und Erweiterungsmaßnahmen

Anlagentechnik

Fragen zu

- Wasseraufbereitungstechnik

- Heizungstechnik

- Sanitärtechnik

- Lüftungsanlagentechnik

- Elektrotechnik (Stark- und Schwachstrombereiche sowie EDV/Kasse)

2.7. Betreuung Bau & Technik (3)

Wirtschaftlichkeitsbelange

Fragen zu

- Anlagenoptimierung

- Optimale Betriebsmittel

- Möglichkeiten zur allgemeinen Energieeinsparung

- Möglichkeiten zur Wassereinsparung

2.8. QM Gastronomie

Marketing

Finanz- & LohnBuchhaltung

Qualitätsmanagement Verwaltung

a) Geschäftsführer Organ

b) Geschäftsführer Operativ

Architekten & Ingenieure

Qualitätsmanagement

Gastronomie

Betriebsleiter-Ebene

Recht

Teamleiter / Betrieb

BäderDienstleistungen

Organisationsverschulden, Arbeitssicherheit, Brandschutz

Qualitätsmanagement Beschaffung

Qualitätsmanagement

Betriebsanlagen

2.8. QM Gastronomie (1)

Vorbemerkung

Grundsätzlich profitiert jeder Betrieb vom bäderspezifischen Gastronomie Know-How von monte mare. Der damit verbundenen zentrale Betreuungsaufwand ist bis zum Erreichen des vereinbarten Stundenkontingentes pauschal abgegolten.

Leistungskatalog Gastronomie:

- Erstellung eines auf das Betriebskonzept abgestimmten Produktkataloges

- gastronomische Beratung und Betreuung aller monte mare Anlagen

- Gestaltung und Optimierung der Speise- und Getränkekarte

- Konzeption von Schulungen

- Vorbereitung, Moderation und Dokumentation von Netzwerktreffen

- Bewertet die Fortschritte der Maßnahmenumsetzung und des Monitoring und erläutert die Ergebnisse der Gastronomieentwicklung

- Sicherstellung der Einhaltung von Auflagen und behördlichen Vorgaben; HACCP Konzeptbearbeitung und Aktualisierung in Abstimmung mit den Hygienebeauftragten und Gesundheitsämtern.

- Entwicklung eines kulinarischen Jahresplans z. B. kulinarischer Kalender, Wellnessweltreise inkl. monatlicher Vorgaben für Betriebe inkl. Kalkulation u. a .

- Beratung,Ausarbeitung und Überwachung bzgl. des BereichsAllergene in Zusammenhang neuer Vorgaben.

In diesem Kontext werden auch die Zulieferer bzgl. Eignung ständig überwacht.

2.8. QM Gastronomie (2)

In der Managementgebühr enthalten sind :

• Auswertung von Gastro-Controllinglisten und Benchmarking

• Erstellung- und Pflege der Kalkulationsvorlagen, Einzelvorlagen, Ordersätze, Checklisten, Verhandlungen je Quartal ( nach Bedarf ) mit gastronomischen Zulieferer bzw. Marktvergleich Ordersatzlisten Food & Beverage.

• Dokumentation, Protokollierung,Auswertung der Besuche für die Betriebs- und GF

• Weiterentwicklung der Speise- und Getränkekarten ( Testtermine mit externen Partner der Lebensmittelindustrie i. d. R. monatlich )

• Telefonhotline bzw. Bereitschaft für Fragen, kurzfristige Unterstützung, Beratung rundum Gastronomie Mo-So

• KnowHow Transfer von knapp 40 Jahren Gastronomieerfahrung

Gesondert nach Aufwand werden berechnet :

• Qualitätssicherung durch vor Ort Begehungen und entsprechende Auswertung je Quartal inkl. Maßnahmenkatalog.

• Organisation, Unterstützung- und Prozessoptimierung von Praxisabläufen in der jeweiligen Anlage.

• Durchführung von Schulungen

• AnteiligerAufwand für die Ausschreibung,Auswertung und Vertragsverhandlungen

• Unterstützung bzw. Notfallmanagement Mo-So durch monte mare z.B. Bereitstellung von Personal im Bereich Gastronomie u.a.

2.9. Beschaffung

Marketing

Finanz- & LohnBuchhaltung

Qualitätsmanagement Verwaltung

a) Geschäftsführer Organ

b) Geschäftsführer Operativ

Architekten & Ingenieure

Qualitätsmanagement

Gastronomie

Betriebsleiter-Ebene

Recht

BäderDienstleistungen

Organisationsverschulden, Arbeitssicherheit, Brandschutz

Teamleiter / Betrieb

Qualitätsmanagement Beschaffung

Qualitätsmanagement

Betriebsanlagen

2.9. Beschaffung

In der Managementgebühr enthalten sind :

• Bereitstellung eines zentralen Netzwerkes für die Beschaffung

• Optimierung und Beratung der Prozesse im Bereich der Beschaffung durch z. B. kostenfreie Schulungen von externen Handelspartnern → Hygieneschulungen, Gefährdungsanalysen, Gleitmessungen, Wasseraufbereitung, Verbrauchsanalysen u. a.

• Energieoptimierung bzw. Einkaufsverbundvorteile nutzen

Gesondert nach Aufwand werden berechnet :

• Aufwand für die Erstellung von Marktvergleichen abseits der getroffenen Rahmenvereinbarungen je Standort (Gastronomie, Einrichtung, Wellness, Wasseraufbereitung/Reinigung, …)

• Differenzierte Auswertungen je Standort bzw. individuelle Konzepte, Ausschreibungen u. a.

• AnteiligerAufwand für die Ausschreibung,Auswertung und Vertragsverhandlungen

• Unterstützung bzw. Notfallmanagement im Fall von Nichtlieferungen

→ Beschaffung und Belieferung Mo-So durch monte mare

2.10. Betriebsanlagen

Marketing

Finanz- & LohnBuchhaltung

Qualitätsmanagement Verwaltung

a) Geschäftsführer Organ

b) Geschäftsführer Operativ

Architekten &

Ingenieure

Qualitätsmanagement

Gastronomie

Betriebsleiter-Ebene

Recht

Teamleiter / Betrieb

BäderDienstleistungen

Organisationsverschulden, Arbeitssicherheit, Brandschutz

Qualitätsmanagement Beschaffung

Qualitätsmanagement

Betriebsanlagen

2.10. QM Wellness / Sauna / Bad (1)

Wellness Grundleistung, Qualitätsmanagement, Hotline

- Beratung und Unterstützung im Bereich des neuen SPA-Menüs

Zusatzleistungen:

- Qualitätsmanagement (Controlling der Betriebsabläufe und Standards)

- Qualitätssicherung durch vor Ort Begehungen und entsprechende Auswertung je Quartal inkl. Maßnahmenkatalog

- Durchführung von Schulungen / Meetings

- Mitwirkung und Beratung bei der Beschaffung von Betriebsstoffen u. a.

- Controlling und Überwachung der Wareneinsätze und Personalkosten u.a

Sauna Grundleistungen, Qualitätsmanagement, Hotline

- Beratung und Unterstützung im Bereich der Sauna-Angebote (Aufgussvielfalt)

Zusatzleistungen:

- Qualitätsmanagement (Controlling der Betriebsabläufe und Standards)

- Qualitätssicherung durch vor Ort Begehungen und entsprechende Auswertung je Quartal inkl. Maßnahmenkatalog

- Durchführung von Schulungen / Meetings

- Mitwirkung und Beratung bei der Beschaffung von Betriebsstoffen u.a.

- Controlling und Überwachung der Wareneinsätze und Personalkosten u.a.

2.10. QM Wellness / Sauna / Bad (2)

Bad Grundleistung, Qualitätsmanagement, Hotline

- Beratung und Unterstützung im Bereich der Bad-Angebote (Kursangebote, Animation u.a.) Zusatzleistungen:

- Qualitätsmanagement (Controlling der Betriebsabläufe und Standards)

- Qualitätssicherung durch vor Ort Begehungen und entsprechende Auswertung je Quartal inkl. Maßnahmenkatalog

- Mitwirkung und Beratung bei der Beschaffung von Betriebsstoffen u. a.

- Durchführung von Meetings

- Controlling und Überwachung der Wareneinsätze und Personalkosten u.a.

Marketing

Finanz- & LohnBuchhaltung

Qualitätsmanagement Verwaltung

a) Geschäftsführer Organ

b) Geschäftsführer Operativ

Architekten & Ingenieure

Qualitätsmanagement

Gastronomie

Betriebsleiter-Ebene

Recht

BäderDienstleistungen

Organisationsverschulden, Arbeitssicherheit, Brandschutz

*Änderungen vorbehalten

Teamleiter

/ Betrieb

Qualitätsmanagement

Beschaffung

Qualitätsmanagement

Betriebsanlagen