MANUAL DE MICROSOFT OFFICE EXCEL 2010 by FABIAN OLIVARES GALLEGOS

MANUAL DE MICROSOT OFFICE EXCEL 2010

INTERANTES CINDY LISSET LICONA PEREZ ERICK VEREA FLORES FABIAN OLIVARES GALLEGOS ALAN CRUZ NARANJO SEVILLA GRUPO: 255

Capitulo 1 ¿QUE ES UNA HOJA DE CÁLCULO? Una hoja de cálculo es un programa, más precisamente una aplicación, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

¿Tipos de datos que utilizan una hoja de Excel? NÚMEROS Para introducir números puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . Pts. Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número

negativo, lo cual es típico en contabilidad. El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5). Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes. Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal. Si al finalizar un número se escribe Pts, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo. Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje. Si introduces fracciones tales como ¼, 6/89, debes escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha. Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica. Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda. FECHA U HORA Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca. Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda. Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo. Ejemplos: 1/12/99 1-12-99 2:30 PM 14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031 TEXTO Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000

caracteres de texto. Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda. Funciones

Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,+,-, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. Los distintos tipos de operadores son : ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - * / % ^ TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: RELACIONALES para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <> REFERENCIA indica que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser: Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5 Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5 Si deseas información sobre la precedencia de operadores: . FUNCIONES

Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje de error. 1) Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. 2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. 3) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. 4) Los argumentos deben de separarse por “;”. Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3

¿QUÉ ES MICROSOTF EXEL 2010? Es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables. Excel

¿Cómo ejecutar Microsoft Excel? Forma: Oprimir (WINT+ R) aparece un cuadro en Excel y le ponemos (EXEL) Forma: Dar doble clip en Excel para que se puede abrir Forma: Menú inicio en anotar y en la barra de tareas le damos clip Forma: Dar botón inicia en todos los programas buscar la carpeta Microsoft Word Forma: Dar en el botón inicial y dar en Microsoft Excel

Concepto de columna,

fila, celda, rango,

etiqueta de hoja. Columna activa: Si una columna es el conjunto vertical de celdas encabezadas con letras, la columna activa es aquella donde se encuentra la celda activa. El encabezado de la columna activa es de otro color. En la siguiente figura, la columna A es la columna activa.

Fila activa: Si una fila es el conjunto horizontal de celdas encabezadas con numeradas, la fila activa es aquella donde se encuentra la celda activa. El encabezado de la fila activa es de otro color. En la siguiente figura, la fila 1 es la fila activa.

Celda activa: Si una celda es la intersecci贸n de una fila y una columna, la celda activa contiene el indicador de celdas (marco negro) y est谩 abierta para su manipulaci贸n. En el siguiente ejemplo, la celda activa es la A1 (intercepci贸n de la columna A fila 1)

Rango es una categoría que puede aplicarse a una persona en función de su situación profesional o de su status social. Por ejemplo: “Tenemos que respetar el rango del superior a la hora de realizar algún pedido”, “Diríjase a mi sin olvidar su rango o será sancionado”.

Hoja activa: Es la hoja en la que estamos trabajando. Al crear un nuevo libro de trabajo en Excel, la hoja activa predeterminada es la Hoja1. En el siguiente ejemplo, puedes ver varias hojas, la pesta単a que contiene la hoja activa se encuentra resaltada.

Elementos o componentes de la ventana de Excel 2010

Como modificar el ancho de la columna en Microsoft Word Excel Cambiar el ancho: De una sola columna De varias columnas Para ajustar al contenido Para ajustarlo a un ancho específico Para que coincida con otra columna

COMO INTRODUCI DATOS Se puede ingresar datos en Excel de diversas fuentes, pero la manera más básica es introducirla uno mismo a través del teclado. Solo es importante saber que después de ingresar el texto dentro de una celda será necesario pulsar la tecla Entrar o la tecla Tabulador. Otra manera de ingresar información a Excel es a través de la importación de datos. Es posible tener un archivo de texto que ha sido generado por alguna otra aplicación y traer los datos a Excel. Este tema es más avanzado como para detallarlo en esta ocasión, pero puedes echar un vistazo al artículo Importar archivos de texto para darte una idea de ese procedimiento. Así mismo se puede importar una base de datos Access y utilizar la información en Excel e inclusive se pueden importar datos desde Internet. Aunque son varios los métodos para ingresar datos en Excel, el más sencillo de todos es utilizar el teclado del equipo para introducir los valores en las celdas de nuestra hoja de Excel.

Capitulo 2 Operaciones con las hojas de trabajo Crear un libro de trabajo. Da clic sobre el menú archivo (Excel 2010) o clic sobre el botón de Microsoft office (Excel 2007). Elije la opción nueva. Para crear un libro de trabajo nuevo en blanco, selecciona la ficha general en el cuadro de diálogo nuevo y pulse dos veces en el icono libro. la figura de arriba muestra cómo crear un archivo nuevo en Excel 2007. Si deseas crear un nuevo documento a partir de una plantilla, entonces selecciona plantillas instaladas o mis plantillas y elige la plantilla que necesidades.

Asignar un nombre a la hoja de trabajo. Ir a la pestaña donde dice hoja1 o la que se ha le das doble clic izquierdo después escribes el nombre que le quieras poner

Ocultar una hoja de trabajo Con el puntero te vas a la hoja que deseas ocultar le das clic derecho y te sale un cuadro de dialogo le das en la opción ocultar y listo

Insertar y eliminar hojas de trabajo. Para insertar una hoja de trabajo te vas con el puntero donde están los nombres de las hojas alado de ellas se encuentra un botón (insertar hojas de trabajo) le das clic derecho y te parece una nueva hoja de trabajo Para eliminarla te vas a las hoja que deseas eliminar le das clic derecho y te sale un cuadro de dialogo ahí le das clic en eliminar

CAPITULO 3 OPERACIONES DE EDICION Tipos de datos VALORES NUMERICOS, TEXTO Y FORMULAS VALORES NUMERICOS Cuando ingresamos un valor numérico en una celda el contenido será alineado a la derecha:

Un valor numérico puede tener un formato especial, es decir, Excel puede desplegar el valor numérico de diferentes maneras. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que las columnas B y C tienen los mismos valores numéricos que la columna A pero son desplegados de una manera diferente:

Texto en Excel El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en nuestras hojas de Excel ya que es utilizado para indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o códigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros valores numéricos de nuestra hoja. Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas por caracteres alfanuméricos y/o símbolos especiales. Una manera de identificar fácilmente una celda con un valor de texto es porque dicho valor se alineará de manera automática a la izquierda. Inclusive, un valor que comience por un número seguido de algunas letras es considerado texto y por lo tanto estará alineado a la izquierda de cualquier celda. A continuación puedes observar algunos ejemplos de celdas que contienen texto:

Formulas en Excel A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener una fórmula que no es más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán los valores numéricos o texto y nos devolverán un resultado. Ya que las fórmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias lecciones posteriores. Por ahora solo debes recordar que una fórmula hace uso de los valores numéricos y el texto para hacer algún cálculo u operación y devolvernos un resultado que a su vez será un valor numérico o un texto.

Auto relleno de celdas Lo primero es crear la lista de opciones (puede ser en una columna o en una fila). Puede tener links a otra hoja o ser parte de una tabla dinámica, pero lo importante

es que esté en la misma hoja en donde vas a crear la validación. Luego de esto debes seleccionar Datos -> Validación. Ahí aparece un cuadro de diálogo; en "Permitir:" debes seleccionar "Lista", y se habilita el campo "Origen". Allí sólo resta seleccionar el rango de celdas que contiene la lista creada anteriormente. Puedes optar por agregar algunas celdas demás por si necesitas extender la lista... y si la lista es interactiva (tomada de una tabla dinámica o con links), el desplegable se actualiza automáticamente (pero siempre tendrás que seleccionar manualmente, o crear una macro que lo haga). La solapa "Mensaje entrante" te permite agregar un texto de tipo comentario, cada vez que selecciones esa celda te mostrará el mensaje que desees como instrucción, y en "Mensaje de error" podrás informar que se está ingresando un valor inválido.

Búsqueda y sustitución de datos En una hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Buscar y seleccionar. Siga este procedimiento: Para buscar texto o números, haga clic en Buscar. Para buscar y reemplazar texto o números, haga clic en Reemplazar. En el cuadro Buscar, escriba el texto o los números que desee buscar, o bien haga clic en la flecha del cuadro Buscar y haga clic en una búsqueda reciente que se encuentre en la lista. Puede usar caracteres comodín, como un asterisco (*) o un signo de interrogación (?), en sus criterios de búsqueda: Use el asterisco para buscar cualquier ejemplo, s*l devolverá tanto "sal" como "señal". Use el signo de interrogación ejemplo, sal devolverá "sal" y "sol".

para

cadena

buscar

solo

caracteres.

Por

carácter.

Por

SUGERENCIA Si desea buscar asteriscos, signos de interrogación y tildes (~) en los datos de la hoja de cálculo, escriba una tilde antes de estos caracteres en el cuadro Buscar. Por ejemplo, para buscar datos que contienen "?", debe escribir ~? como criterio de búsqueda.

Haga clic en Opciones para definir en más detalle su búsqueda y, a continuación, siga uno de estos procedimientos: Para buscar datos en una hoja de cálculo o en un libro entero, en el cuadro Dentro de, seleccione Hoja o Libro. Para buscar datos en filas o columnas específicas, en el cuadro Buscar, haga clic en Por filas o Por columnas. Para buscar datos con detalles específicos, en el cuadro Buscar dentro de, haga clic en Fórmulas, Valores o Comentarios. Para buscar datos distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas, active la casilla Coincidir mayúsculas y minúsculas. Para buscar celdas que contienen sólo los caracteres que escribió en el cuadro Buscar, active la casilla Coincidir con el contenido de toda la celda. Si desea buscar texto o números que además tienen un formato específico, haga clic en Formato y elija sus opciones en el cuadro de diálogo Buscar formato. SUGERENCIA Si desea buscar celdas que tienen un determinado formato, puede eliminar los criterios del cuadro Buscar y seleccionar un formato de celda determinado como ejemplo. Haga clic en la flecha situada junto a Formato, después en Elegir formato de celda y, por último, en la celda que tiene el formato que desea buscar. Siga uno de estos procedimientos: Para buscar texto o números, haga clic en Buscar todos o Buscar siguiente. SUGERENCIA Si hace clic en Buscar todos, obtendrá una lista con todas las coincidencias que respondan a sus criterios de búsqueda. Para activar una celda, haga clic en una coincidencia específica de la lista. Para ordenar los resultados de una búsqueda con Buscar todos, haga clic en el encabezado de una columna. Para reemplazar texto o números, escriba el nuevo texto o número en el cuadro Reemplazar con (o deje el cuadro en blanco para no reemplazar los caracteres con nada) y, a continuación, haga clic en Buscar o Buscar todos. NOTA Si el cuadro Reemplazar con no está disponible, haga clic en la ficha Reemplazar. Si lo desea, puede cancelar una búsqueda en curso presionando ESC.

Para reemplazar la coincidencia resaltada o todas las coincidencias encontradas, haga clic en Reemplazar o Reemplazar todos.

Copiar y mover datos Mediante el uso de los comandos Cortar, Copiar y Pegar de Microsoft Office Excel puede mover o copiar celdas completas o su contenido. También puede copiar contenido o atributos específicos de las celdas. Por ejemplo, puede copiar el valor resultante de una fórmula sin copiar la propia fórmula, o copiar solamente la fórmula. NOTA Excel muestra un borde móvil animado alrededor de las celdas que se han cortado o copiado. Para cancelar un borde móvil, presione ESC. Mover o copiar celdas completas usando el mouse De manera predeterminada, la edición con arrastrar y colocar está activada de manera que pueda usar el mouse para mover y copiar celdas. Seleccione las celdas o el rango de celdas que desea mover o copiar. Procedimientos para seleccionar celdas PARA SELECCIONAR

HAGA ESTO

Una celda

Haga clic en la celda o use las teclas de dirección para ir a la celda.

Un rango de celdas

Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastre hasta la última celda.

Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación,

grande

mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para que se vea la última celda.

Todas las celdas de Haga clic en el botón Seleccionar todo. una hoja de cálculo

Celdas o rangos de Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, celdas no adyacentes mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las demás celdas o rangos. Más o menos celdas Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la que la selección última celda que desee incluir en la nueva selección. El rango activa rectangular entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección. Siga uno de estos pasos: Para mover una celda o rango de celdas, sitúe el puntero sobre el borde de la selección. Cuando el puntero se transforme en un puntero de movimiento arrastre la celda o rango de celdas hasta otra ubicación.

Para copiar una celda o rango de celdas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras coloca el puntero sobre el borde de la selección. Cuando el puntero se transforme en un puntero de copia otra ubicación.

, arrastre la celda o rango de celdas hasta

Inserción de celdas, filas y columnas. Siga uno de estos procedimientos: Insertar nuevas celdas en blanco Seleccione un rango de celdas en las que desee insertar las nuevas celdas en blanco. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar.

Insertar una única fila Haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haga clic en la fila 5. Insertar varias filas Seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar las nuevas filas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. Insertar una única columna Haga clic en una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar la nueva columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic en una celda de la columna B. Insertar varias columnas Seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Celdas, Filas o Columnas. Si mueve o copia un rango de celdas, no una fila o una columna, en el cuadro de diálogo Insertar datos a pegar, haga clic en la dirección en que desea desplazar las celdas vecinas

Borrar celdas, filas y columnas. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar. En el menú Edición, haga clic en Eliminar. Si elimina un rango de celdas, haga clic en Desplazar las celdas hacia la izquierda, Desplazar las celdas hacia arriba, Toda la fila o Toda la columna en el cuadro de diálogo Eliminar. NOTA Microsoft Excel mantiene actualizadas las fórmulas adaptando las referencias a las celdas que se han desplazado para que reflejen sus nuevas ubicaciones. Sin embargo, una fórmula que haga referencia a una celda eliminada, mostrará el valor de error #¡REF!

Deshacer y rehacer acciones. Siga uno o varios de estos procedimientos:

Para deshacer en un sólo paso las acciones realizadas recientemente, haga clic en Deshacer

Para deshacer varias acciones de una sola vez, haga clic en la flecha que aparece a continuación de Deshacer y seleccione en la lista. Microsoft Excel deshará la acción seleccionada y todas las que aparezcan por encima de ésta. Para cancelar una entrada en una celda o en la barra de fórmulas antes de presionar ENTRAR, presione ESC. Si cambia de parecer, haga clic en Rehacer a Rehacer

o en la flecha situada junto

y seleccione una opción de la lista.

Capitulo 4 Formato de texto: Texto en Excel nos ayuda a convertir un valor numérico en texto y además nos permite indicar el formato que deseamos aplicar a dicho texto. La función texto es especialmente útil cuando deseamos dar formato a un número antes de ser concatenado con otra cadena de texto. Ejemplo: En la celda A1 tengo el valor 56.25 y deseo convertir ese valor en el texto “$56.25” y para ello utilizo la siguiente fórmula: =TEXTO (A1, "$0.00") Observa el resultado al introducir esta fórmula en la celda B1:

Aunque el resultado mostrado en la celda B1 también lo podríamos obtener al utilizar los comandos de formato de Excel, el utilizar la función TEXTO nos da la posibilidad de concatenar el resultado con otra cadena de texto. Observa la fórmula utilizada en la celda C1:

Formato de números: El formato de números en Excel es utilizado para cambiar la apariencia de los números que se muestran como valores de las celdas. Al cambiar o modificar el formato no cambiamos el valor del número sino solamente su apariencia. Al aplicar un formato a un número mejoramos su apariencia y hacemos que los números sean más fáciles de entender. Los formatos más comunes para los números incluyen la adición del signo de porcentaje (%), separador de miles (,), el símbolo de moneda ($) y la cantidad de decimales a mostrar. Estos comandos los puedes encontrar en la ficha Inicio en el grupo Número.

Una manera rápida de cambiar el formato es utilizar la lista de Formatos que se muestra en el grupo Número. Solamente pulsa la lista desplegable para observar las opciones disponibles y seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades.

El formato puede ser aplicado a una sola celda o a varias celdas a la vez, solamente debes hacer la selección previa de las celdas antes de aplicar el formato. Otro método de elegir el formato adecuado para los números es a través del cuadro de diálogo Formato de celdas el cual se muestra con tan solo pulsar el indicador de cuadro de diálogo del grupo Número.

Alineación de datos en la celda: En Excel por defecto los datos que sean texto los alinea en la celda a la izquierda, los números a la derecha. A su vez en sentido vertical los datos de todo tipo se sitúan en la parte inferior de la celda. Todo ello lo puedes especificar desde la ventana Formato de celdas, en la segunda pestaña que muestra: Alineación. Ejemplo: escribe en la celda A1 por ejemplo la palabra About, a continuación situado en la pestaña Inicio, pulsa sobre la flecha negra situada en la zona inferior derecha dentro del grupo Alineación. Se abrirá una ventana llamada Formato de celdas y estarás situado en la pestaña Alineación, como la que ves en la imagen.

En ella se establecen todas las opciones que puedes realizar a la hora de alinear los datos en Excel. Está dividida en cuatro partes que son: Alineación del texto, Control del texto, De derecha a izquierda, Orientación

Bordes y tramas: Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar la pestaña Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente. En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Protección de celdas: Para proteger una hoja de Excel utilizamos el comando Proteger hoja que se encuentra en la ficha Revisar dentro del grupo Cambios. Este comando protegerá el contenido de las celdas bloqueadas.

Después de hacer clic sobre el comando Proteger hoja se mostrará un cuadro de diálogo.

De manera predeterminada todas las celdas de una hoja están configuradas para ser bloqueadas. Eso lo podemos saber fácilmente al hacer clic sobre el cuadro de selección que se encuentra en la esquina superior izquierda de cualquier hoja de Excel. Este cuadro selecciona todas las celdas de la hoja con un solo clic.

Una vez que están seleccionadas todas las celdas debemos abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas. Lo puedes hacer haciendo clic derecho sobre cualquier celda y seleccionando la opción Formato de celdas. Una vez abierto el cuadro de diálogo debes ir a la sección Proteger.

Verás que de manera predeterminada aparece marcado el cuadro de selección Bloqueada. Esto indica que todas las celdas son susceptibles a ser bloqueadas. Ahora desmarca la caja de selección y acepta los cambios.

Altura de una fila: Selecciona la fila 1.

Selecciona el menú Formato de la pestaña Inicio.

Elige la opción Alto de fila.

Se abrirá un cuadro de diálogo.

Escribe la altura que quieras.

Haz clic sobre el botón Aceptar.

Capitulo 5 Estructura de las formulas: Las fórmulas en Excel se escriben de forma algebraica, usando los operadores +, -, * y / como operadores básicos, junto al símbolo ^ para las potencias y el uso de paréntesis para indicar prioridad. Estas operaciones se efectúan sobre Números: =34+23^3 Referencias y nombres de celdas: =C5/3+C4/2; =TOTAL*(23+12*C4) Funciones: =SUMA(E3:E23)+D12 También se admiten operadores de comparación: <, >, >=,… pero su uso puede ser complicado. Si no se usan los paréntesis, se calculan en primer lugar las funciones, seguidas de las potencias, en segundo lugar multiplicaciones y divisiones, para terminar con la suma y la resta. Toda fórmula ha de venir precedida del signo = (o del +) para que Excel interprete que es algo que hay que calcular. En las celdas que alojan fórmulas hay que distinguir entre ellas y sus resultados, que son los que aparecen en pantalla. Así si se escribe =20+30, el resultado será 50, que es lo que veremos en la hoja.

La función suma: La función SUMA suma todos los números que especifica como argumentos. Cada argumento puede ser un rango una referencia de celda, una matriz, una constante, una matriz, o el resultado de otra función. Por ejemplo, SUMA(A1:A5) suma todos los números que están contenidos en las celdas A1 hasta A5. Otro ejemplo,SUMA(A1; A3; A5) suma los números que están contenidos en las celdas A1, A3 y A5. Su formula es : SUMA(número1;[número2];...]) Prioridad de los operadores en las fórmulas: Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula

contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. OPERADOR

DESCRIPCIÓN

: (dos puntos)

Operadores de referencia

(un solo espacio) ; (punto y coma) –

Negación (como en –1)

Porcentaje

Exponenciación

*y/

Multiplicación y división

+y-

Suma y resta

Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

= <> <= >= <>

Comparación

Uso de nombres en los rangos: Cuando hacemos referencia a una celda utilizamos su dirección: columna y fila, pero Excel nos permite crear nombres para referirnos a esa misma celda o rango de celdas. Después de definir un nombre lo podremos utilizar dentro de nuestras fórmulas.

La manera más sencilla de crear un nombre es utilizar el cuadro de nombres que se encuentra en la barra de fórmulas. El procedimiento es muy simple, solamente seleccionamos la celda y escribimos su nombre dentro del cuadro de nombres:

Lo mismo podemos hacer para un rango de celdas. Selecciona todas las celdas del rango y escribimos su nombre:

Una vez que hayas creado varios nombres podrás administrarlos utilizando el Administrador de nombres. Este comando lo encontrarás en la ficha Fórmulas dentro del grupo Nombres definidos. Al pulsar el botón se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de nombres:

Desde este cuadro de diálogo podrás editar y eliminar los nombres previamente creados. También podrás crear nuevos nombres al pulsar el botón Nuevo. Cómo copiar Fórmulas: Seleccione la celda que contiene la fórmula que desea copiar. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para pegar la fórmula y el formato, en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar. Para pegar solo la fórmula, en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar y, a continuación, en Fórmulas . Compruebe que las referencias de celda de la fórmula producen el resultado deseado. Si es necesario, cambie el tipo de referencia haciendo lo siguiente: Seleccione la celda que contenga la fórmula. En la barra de fórmulas, seleccione la referencia que desea cambiar. Presione F4 para alternar las combinaciones. En la tabla siguiente se indica cómo se actualiza un tipo de referencia si la fórmula que la contiene se copia dos celdas hacia abajo y dos hacia la derecha.

PARA UNA FÓRMULA QUE SE VA A COPIAR:

SI LA REFERENCIA ES

CAMBIA A:

$A$1 (columna absoluta y fila absoluta)

$A$1

A$1 (columna relativa y fila absoluta)

C$1

$A1 (columna absoluta y fila relativa)

$A3

A1 (columna relativa y fila relativa)

Referencias absolutas y relativas: Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una fórmula. Por ejemplo, si la fórmula de la celda D1 es la siguiente: =C1*2 Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiará la fórmula y la ajustará de manera que la referencia se modifique automáticamente conforme va avanzando la fila.

En este ejemplo la referencia C1 de la fórmula se fue incrementando automáticamente a C2, C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila. Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la fórmula conforme cambia de fila o de columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dónde se copie la fórmula y se definen utilizando el símbolo “$”. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna A será siempre fija mientras que la fila podría ajustarse automáticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecerá siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1. Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la referencia sea absoluta. Nota que ahora la fórmula de la celda D1 está escrita de la siguiente manera: =$C$1*2

Observa que sin importar a qué fila se copió la fórmula, la referencia siempre se mantiene hacia $C$1. Es decir, aún cuando se halla copiado la fórmula a filas diferentes la referencia dentro de la fórmula permaneció constante. Es importante que entiendas la diferencia entre estos dos tipos de referencias porque te permitirá escribir fórmulas efectivas en Excel. Cómo auditar datos: 1. Pestaña Fórmulas 2. Grupo Auditoría de fórmulas 3. Despliega: 4. Seleccionar pestaña Configuración 5. En seleccionar: Decimal

Permitir

6. En Datos: mayor que 7. En Mínimo: digite 500 8. Dar clic en Aceptar Para que pueda admitir otros valores diferentes a la condición Ir a la pestaña Mensaje de Error Activar Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos (debe estar el visto)

En Estilo: Seleccionar Advertencia, para que deje pasar previa confirmación valores diferentes a la condición validada. En Título: digitar Advertencia En Mensaje de error: digitar Desea ingresar un valor diferente a la condición La pantalla configurada se visualizará de la siguiente manera:

Dar clic en Aceptar Una vez validada ingrese valores por ejemplo Ingresar el valor de 40, como este no cumple la condición desplegara el mensaje de error configurado anteriormente, se visualiza:

Dar clic en Sí para que permita ingresar el valor de 40 Ingresar los valores que se muestran en la pantalla siguiente:

Dar clic en Sí para que se ingresen los valores que no cumplen la condición validada. Calcular la suma en de cada una de las columnas y rastrear sus respectivas precedentes Para esto se debe visualizar el Grupo de Auditoría de fórmulas Con lo que se tendrá la siguiente pantalla: Se visualiza.

CAPITULO 6: FUNCIONES Que son las funciones Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR redondea un número en la celda A10.

PARA QUE SIRVEN LAS FUNCIONES Las funciones de hoja en Excel permite realizar cálculos u operaciones que serian imposible de realizar de otra manera. Excel proporciona una gran cantidad de funciones integradas (Suma(); Promedio(); Buscarv(); Indirecto(); Valor(); Si(); Y(); Dirección(), etc) Existen muchas funciones como habíamos dicho, tanto es así que existen funciones nuevas que se han incorporado en Excel 2007, que la version anterior (Excel 2003) no los tenia. Esto es debido a las necesidades de los usuarios en realizar cálculos cada vez más complejos. Lo bueno de las funciones propias (integradas) de Excel es que viene con una ayuda descriptiva en cada una de ellas. El sistema de ayuda de Excel es un excelente recurso el cual tu puedes acceder, la cual recomiendo. Antes que me olvide. Excel también puede crear funciones nuevas, que nosotros mismos podemos crearlas, estas funciones son denominadas Funciones definidas por el usuario. Para poder crearlas o desarrollarlas es necesario tener conocimientos de VBA (Visual Basic para Aplicaciones)

La función SI En este artículo, se describen la sintaxis de la fórmula y el uso de la función (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.) SI en Microsoft Excel.

Descripción La función SI devuelve un valor si una condición especificada se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO. Por ejemplo, la fórmula =SI(A1>10,"Más de 10","10 o menos") devuelve "Más de 10" si A1 es mayor que 10 y "10 o menos" si A1 es menor o igual que 10.

LAS FUNCIONES MIN Y MAX Función MIN: Devuelve el valor mínimo entre un conjunto de valores de un rango determinado Función MAX: Devuelve el valor máximo entre un conjunto de valores de un rango determinado es decir que tienes 200 números en 200 celdas y te va a devolver el mayo o el menor de ellos depende la función que usas

Funciones de tiempo en Excel Excel provee de tres funciones que nos ayudan a trabajar con información de tiempo. Estas funciones son de gran utilidad para extraer información específica de hora, minuto y segundo de una celda que contiene un dato de tipo Hora.

Cada función, de acuerdo a su nombre, extrae una parte específica de una hora con tan solo especificar la celda que contiene el dato que deseamos analizar. Por ejemplo, supongamos que la celda A 1 tiene la siguiente información:

Funciones financieras Es posible que parte del contenido de este tema no pueda aplicarse a algunos idiomas. FUNCIÓN

DESCRIPCIÓN

INT.ACUM

Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés periódicos

INT.ACUM.V

Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés al vencimiento

AMORTIZ.PROGRE

Devuelve la amortización de cada período contable mediante el uso de un coeficiente de amortización

AMORTIZ.LIN

Devuelve la amortización de cada uno de los períodos contables

CUPON.DIAS.L1

Devuelve el número de días desde el principio del período de un cupón hasta la fecha de liquidación

CUPON.DIAS

Devuelve el número de días del período (entre dos cupones) donde se encuentra la fecha de liquidación

CUPON.DIAS.L2

Devuelve el número de días desde la fecha de liquidación hasta la fecha del próximo cupón

CUPON.FECHA.L2

Devuelve la fecha del próximo cupón después de la fecha de liquidación

CUPON.NUM

Devuelve el número de pagos de cupón entre la fecha de liquidación y la fecha de vencimiento

CUPON.FECHA.L1

Devuelve la fecha de cupón anterior a la fecha de liquidación

PAGO.INT.ENTRE

Devuelve el interés acumulado pagado entre dos períodos

PAGO.PRINC.ENTRE

Devuelve el capital acumulado pagado de un préstamo entre dos períodos

Devuelve la amortización de un bien durante un período específico a través del método de amortización de saldo fijo

DDB

Devuelve la amortización de un bien durante un período específico a través del método de amortización por doble disminución de saldo u otro método que se especifique

TASA.DESC

Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil

MONEDA.DEC

Convierte una cotización de un valor bursátil expresada en forma fraccionaria en una cotización de un valor bursátil expresada en forma decimal

MONEDA.FRAC

Convierte una cotización de un valor bursátil expresada en forma decimal en una cotización de un valor bursátil expresada en forma fraccionaria

DURACION

Devuelve la duración anual de un valor bursátil con pagos de interés periódico

INT.EFECTIVO

Devuelve lla tasa de interés anual efectiva

Devuelve el valor futuro de una inversión

VF.PLAN

Devuelve el valor futuro de un capital inicial después de aplicar una serie de tasas de interés compuesto

TASA.INT

Devuelve la tasa de interés para la inversión total de un valor bursátil

PAGOINT

Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un período determinado

TIR

Devuelve la tasa interna de retorno para una serie de flujos de efectivo periódicos

INT.PAGO.DIR

Calcula el interés pagado durante un período específico de una inversión

DURACION.MODIF

Devuelve la duración de Macauley modificada de un valor bursátil con un valor nominal supuesto de 100 $

TIRM

Devuelve la tasa interna de retorno donde se financian flujos de efectivo positivos y negativos a tasas diferentes

TASA.NOMINAL

Devuelve la tasa nominal de interés anual

NPER

Devuelve el número de períodos de una inversión

VNA

Devuelve el valor neto actual de una inversión en función de una serie de flujos periódicos de efectivo y una tasa de descuento

PRECIO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil con un primer período impar RENDTO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el rendimiento de un valor bursátil con un primer período impar PRECIO.PER.IRREGULAR.2 Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil con un último período impar RENDTO.PER.IRREGULAR.2 Devuelve el rendimiento de un valor bursátil con un último período impar PAGO

Devuelve el pago periódico de una anualidad

PAGOPRIN

Devuelve el pago de capital de una inversión durante un período determinado

PRECIO

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil que paga una tasa de interés periódico

PRECIO.DESCUENTO

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil con descuento

PRECIO.VENCIMIENTO

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil que paga interés a su vencimiento

VALACT

Devuelve el valor actual de una inversión

TASA

Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad

CANTIDAD.RECIBIDA

Devuelve la cantidad recibida al vencimiento de un valor bursátil completamente invertido

SLN

Devuelve la amortización por método directo de un bien en un período dado

SYD

Devuelve la amortización por suma de dígitos de los años de un bien durante un período especificado

LETRA.DE.TES.EQV.A.BONODevuelve el rendimiento de un bono equivalente a una letra del Tesoro (de EE.UU.) LETRA.DE.TES.PRECIO

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de una letra del Tesoro (de EE.UU.)

LETRA.DE.TES.RENDTO

Devuelve el rendimiento de una letra del Tesoro (de EE.UU.)

DVS

Devuelve la amortización de un bien durante un período específico o parcial a través del método de cálculo del saldo en disminución

TIR.NO.PER

Devuelve la tasa interna de retorno para un flujo de efectivo que no es necesariamente periódico

VNA.NO.PER

Devuelve el valor neto actual para un flujo de efectivo que no es necesariamente periódico

RENDTO

Devuelve el rendimiento de un valor bursátil que paga intereses periódicos

RENDTO.DESC

Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil con descuento; por ejemplo, una letra del Tesoro (de

EE.UU.) RENDTO.VENCTO

Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil que paga intereses al vencimiento

Capitulo 7 Gráficos ¿Qué es un gráfico? Un gráfico es la representación de datos, generalmente numéricos, mediante líneas, superficies o símbolos, para ver la relación que esos datos guardan entre sí y facilitar su interpretación. Un gráfico también puede ser un conjunto de puntos, que se plasman en coordenadas cartesianas, y sirven para analizar el comportamiento de un proceso, o un conjunto de elementos. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Elementos de un gráfico Un

gráfico

Excel

está

formado

por

las

siguientes

partes:

Área del gráfico. Esta es el área que se encuentra definida por el marco del gráfico y que incluye todas sus partes. Título del gráfico. Texto descriptivo del gráfico que se coloca en la parte superior. Puntos de datos. Es un símbolo dentro del gráfico (barra, área, punto, línea) que representa un solo valor dentro de la hoja de Excel, es decir que su valor viene de una celda. Series de datos. Son los puntos de datos relacionados entre sí trazados en un gráfico. Cada serie de datos tiene un color exclusivo. Un gráfico puede tener una o más series de datos a excepción de los gráficos circulares que solamente pueden tener una serie de datos. Ejes. Un eje es la línea que sirve como referencia de medida. El eje Y es conocido como el eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es conocido también como el eje horizontal y suele contener las categorías del gráfico. Área de trazado. Es el área delimitada por los ejes e incluye todas las series de datos. Líneas de división. Son líneas opcionales que extienden los valores de los ejes de manera que faciliten su lectura e interpretación. Título de eje: Texto descriptivo que se alinea automáticamente al eje correspondiente. Leyenda. Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las series de datos.

¿Cómo se genera un gráfico? En la hoja de cálculo, selecciona las celdas que contienen los datos que quieres incluir en el gráfico. También puedes seleccionar un intervalo o múltiples intervalos de datos desde el cuadro de diálogo de gráficos. Para ello, haz clic en Seleccionar intervalo... e introduce uno o más intervalos haciendo clic en Añadir otro intervalo. Selecciona el icono Gráfico en la barra del menú o selecciona Insertar > Gráfico. A continuación, se abre el cuadro de diálogo para gráficos.

En la pestaña Empezar, puedes modificar el intervalo de celdas que se incluirá en el gráfico. Selecciona una configuración de diseño básica y observa los gráficos recomendados.

1. Si decides que uno de los gráficos recomendados no resulta adecuado para tus datos o si quieres ver más gráficos entre los que elegir, puedes hacer clic en Más o acceder a la pestaña Gráficos. 2. Comprueba tu gráfico en la vista previa y modifícalo según sea necesario. 3. Haz clic en Insertar. El gráfico aparece en la hoja de cálculo. Si deseas volver a modificar tu hoja de cálculo sin insertar ningún gráfico, haz clic en Cancelar.

Creación de un gráfico. Los términos más comunes que se utilizan en los gráficos son: Filas: se refiere a la forma de ver el gráfico, si se elige en forma de filas el gráfico aparecerá en forma horizontal. Columnas: se refiere a la forma de ver el gráfico, si se elige en forma de columnas el gráfico aparecerá en forma vertical. Barras: es un tipo de gráfico tipo filas u horizontal. Rango de datos: se refiere al conjunto de valores o datos que conforman el gráfico, que por lo general es un conjunto de celdas. Series: las son conjuntos de datos en forma de filas o columnas que tienen valores de un mismo rubro o categoría, por lo cual sí hay más de uno se deben nombrar las series, colocando un nombre significativo a los valores que representará en el gráfico. Leyenda: es la serie o series que se mostraran en el gráfico, o de otra manera es un cuadro que se puede colocar arriba, abajo, izquierda o derecha del área de trazado del gráfico, ésta representará cada uno de los rubros o categorías de los valores graficados. Área de trazado: el área de trazado de un gráfico es el cuadro interior del gráfico en donde se muestran los objetos o figuras que representan los valores que se eligieron para graficar. Cómo emplear los diferentes tipos de gráficos Los diferentes tipos de gráficos que se muestran en la figura de abajo, ya que es el primer paso a seguir después de seleccionar los datos a graficar, se emplean de muchas maneras, ya que estos están creados de distintas maneras para representar valores o rangos de datos diferentes, por ejemplo para mostrar un conjunto de valores tipo porcentaje y que pertenecen a un mismo conjunto de datos, se debe elegir un gráfico circular o pastel que sería en este caso el ideal para representar éste conjunto de datos. Los demás tipos de gráficos se emplean para representar otros tipos de datos, por ejemplo para representar un rango de datos que comprende varios rubros o categorías se debe utilizar un gráfico de columnas o barras.

Tipo de Gráficos Barra El gráfico de Barras (también conocido como gráfico de Columnas) es una herramienta excelente para presentar o comparar varios conjuntos de datos. Dos gráficos de barras útiles son el gráfico de barras Lado a lado y el gráfico de Barras apiladas.

Línea Este gráfico presenta sus datos como una serie de puntos conectados por una línea. El gráfico de línea se usa mejor con los datos de un gran número de grupos (por ejemplo, las ventas totales a través de varios años pasados).

Área Un gráfico de área muestra sus datos como áreas llenas de colores o diseños. Use este tipo de gráfico para representar los datos de un número de grupos limitados (por ejemplo, el porcentaje de las ventas totales de CA, AZ, OR y WA).

Gráfico circular Un gráfico circular muestra los datos como un círculo dividido en secciones de colores o diseños. Este tipo de gráfico se usa solamente con un grupo de datos (por ejemplo, el porcentaje de las ventas para el inventario completo). También está disponible un gráfico Circular Múltiple y un gráfico Circular 3D.

Gráfico de anillos El gráfico de Anillo es similar al gráfico circular y muestra los datos como secciones de un círculo o anillo. Si, por ejemplo, usted ha graficado las ventas por región en un informe, vería el número total de ventas (la figura) en el centro del anillo, y vería las regiones como secciones del anillo en colores. Como con el gráfico circular, tiene la opción de elegir múltiples gráficos de anillo para múltiples grupos de datos.

Gráfico de ascensión 3D Un gráfico de ascensión 3D presenta sus datos en una serie de objetos tridimensionales, alineados lado a lado, en un plano de tres dimensiones. Este tipo de gráfico es excelente para mostrar los puntos extremos de los datos en su informe. Por ejemplo, la diferencia de ventas entre países es visualmente dinámica cuando se representa en este gráfico.

Gráfico de superficie 3D Este tipo de gráfico presenta una vista topográfica de conjuntos de datos múltiples. Si, por ejemplo, usted necesita un gráfico para mostrar el número de ventas por cliente por país, y lo quiere de manera visualmente dinámica y de formato relacional, podría considerar un gráfico de superficie 3D.

Gráfico de dispersión XY El gráfico de Dispersión XY es esencialmente una colección de puntos trazados los cuales representan datos específicos en una fuente de información. Este gráfico hace posible que el usuario considere una esfera mayor de datos con el propósito de determinar algunas tendencias. Por ejemplo, si usted registra información sobre clientes, incluyendo ventas, productos, países, meses y años, usted entonces tiene una colección de puntos trazados que representan la fuente de información de clientes. Poder ver todos estos datos en un gráfico de dispersión XY le permitirá especular por qué ciertos productos se están vendiendo mejores que otros o por qué ciertas regiones tienen más compras que otras.

Gráfico de radar Este gráfico coloca los datos de grupo, tales como países o clientes, en el perímetro del radar. El gráfico de radar entonces ubica valores numéricos, aumentando en valor, desde el centro del radar hasta el perímetro. De esta forma, el usuario puede determinar, con solo un vistazo, cómo los datos de grupo específicos están relacionados con todos los datos del grupo.

Gráfico de burbujas El gráfico de Burbujas presenta los datos como una serie de burbujas, donde el tamaño de las burbujas está en proporción a la cantidad de datos. Un gráfico de este tipo sería muy efectivo para mostrar el número de productos vendidos en cierta región.

Gráfico de stock Este tipo de gráfico presenta los valores altos y bajos relacionados con unos datos. Por esta capacidad, el gráfico de cotizaciones es una herramienta excelente para observar las actividades financieras o de ventas.

Eje numérico Un gráfico de eje numérico es un diagrama de barras, de líneas o de área que utiliza un campo numérico o un campo de fecha/hora como campo “A cambio de”. Los gráficos de eje numérico proporcionan un medio para aplicar una escala a los valores del eje X, creándose de este modo un eje X numérico verdadero o un eje X de fecha/hora verdadero.

Indicador Un diagrama de este tipo se utiliza para presentar gráficamente los valores como puntos en un indicador. Los gráficos de indicador, al igual que los gráficos circulares, se suelen utilizar para un grupo de datos (por ejemplo, el porcentaje de ventas del inventario completo).

Gantt Un diagrama de Gantt es un diagrama de barras horizontales que se utiliza normalmente para proporcionar una representación gráfica de una programación. El eje horizontal muestra un período de tiempo, mientras que el eje vertical muestra una serie de tareas o de eventos. Las barras horizontales del gráfico representan secuencias de eventos y períodos de tiempo correspondientes a cada elemento del eje vertical. Cuando se crea un diagrama de Gantt sólo se deberían utilizar campos de fecha. El campo elegido para el eje de datos se debe establecer en “Para cada registro” y los campos de fecha inicial y final se deben agregar al área “Mostrar valores” de la ficha Datos del Asistente de diagramas.

Gráfico de embudo Los diagramas de embudo se suelen usar para representar etapas en un proceso de ventas. Por ejemplo, la cantidad de ingresos potenciales para cada etapa. Este tipo de gráfico también puede resultar útil para identificar áreas de problemas potenciales en los procesos de ventas de una organización. Un gráfico de embudo se asemeja a un gráfico de barras apiladas en que representa el 100% de los valores de resumen para los grupos incluidos en el gráfico.

Edición de un gráfico. Cada uno de los elementos de un gráfico puede modificarse. Para ello lo primero que hay que hacer es seleccionar el objeto a modificar, haciendo clic sobre él.

Una vez seleccionado un elemento u objeto del gráfico: 1. Ir al menú Formato. 2. Seleccionar la primera opción Objeto seleccionado..., siendo Objeto el nombre del objeto del gráfico seleccionado, es decir, leyenda, título del gráfico,... 3. Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente al formato del objeto seleccionado, que dependiendo de éste cambiará. 4. Cambiar las opciones deseadas. 5. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Impresión de un gráfico.  Haga clic en el gráfico que desee imprimir.  Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Imprimir.  En Imprimir, se seleccionará Gráfico seleccionado.

Capitulo8 Manejo de datos. Asistente para tablas dinámicas. Crea tablas dinámicas. Una tabla dinámica es una tabla de hoja de cálculo interactiva que le permite resumir y analizar datos de tablas existentes. Puede elegir guardar una tabla dinámica directamente en Microsoft Excel o agregarla como un objeto a un formulario. Para poder crear una tabla dinámica, debe tener instalado en su equipo Microsoft Excel con Microsoft Query. Para obtener más información acerca de las tablas dinámicas, vea la Ayuda de Microsoft Excel. Para ejecutar el Asistente para tablas dinámicas 

En el submenú Asistentes del menú Herramientas, elija Tablas dinámicas.

Cómo trabajar con los datos de una tabla dinámica 1.- Nos dirigimos a la tabla de datos que tenemos, damos clic en insertar y elegimos la opción “Tabla dinámica” y automáticamente nos va a seleccionar todos los datos existentes, damos clic en aceptar.

2.- En la ventana de la derecha configuramos los datos según nuestro gusto o siguiendo un orden. Automáticamente Excel ordenara los datos según se lo indicamos. 3.- El uso de las tablas dinámicas consiste en las variables que estamos buscando y si queremos que nos cuente el total de eventos o nos resuma.

Uso de la tabla dinámica para crear un gráfico. Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica que servirá como base del gráfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Gráfico dinámico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.

Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que deseas utilizar.

Una vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de trabajo. Observa cómo el gráfico se modifica al momento de aplicar algún filtro sobre la tabla dinámica:

De igual manera puedes filtrar la informaciรณn utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro del grรกfico dinรกmico:

Para eliminar un grรกfico dinรกmico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.

Ordenar datos de una lista. 1. Selecciona desde la columna A1 hasta la columna D8 del ejemplo que realizaste, de manera que todo lo que escribiste quede sombreado. 2. En el menú Datos selecciona Ordenar con lo que aparecerá otro cuadro, en él que debes seleccionar qué columna deseas ordenar y el orden de los datos; esto puede ser ascendente o descendente. 3. Con lo anterior los datos quedan ordenados de acuerdo a tus necesidades.

Uso de filtros para visualizar selectivamente una lista. Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen

el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:  

Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples Filtro avanzado, para criterios más complejos A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

Uso de filtros condicionales. El filtro o formato condicional es el cambio del formato de una celda según su correspondiente valor. 1.- Para comenzar debemos de tener un archivo con datos. Damos doble clic para abrir el archivo. 2.- Seleccionamos la columna a la que queremos dar formato condicional. Damos

clic en “Inicio” y seleccionamos la opción “Formato condicional” del grupo “estilos”. En la ventana de dialogo que aparece selecciona la opción “Nueva regla” y en la nueva ventana de dialogo seleccionamos la opción “Aplicar formato únicamente a la celdas que contengan”. Debemos dar formato según como nosotros lo queramos, podemos ajustar el valor de la celda, entre que celdas y en cuantas unidades. Damos clic en formato y hacemos ajustes según nuestro gusto en color de relleno. Al dar clic en aceptar se rellanara según el color deseado las cifras o celdas indicadas.

Uso de formularios A través de un formulario de datos podemos mostrar al usuario una sola fila de nuestra tabla de datos. En este formulario se puede realizar la edición de la información e inclusive crear un nuevo registro para la tabla.

Excel puede generar automáticamente un formulario de datos para nuestras tabla. Para consultar más detalle sobre este tema consulta el artículo: Agregar filas a una tabla de Excel. Un detalle importante que debes saber sobre los formularios de datos es que si una celda contiene una fórmula no podrás modificar dicha fórmula mediante el formulario sino que solamente se mostrará el resultado del cálculo sin poder editarlo.