Proyecto Ágora by maria quintanilla

Proyecto ágora Curso 2009/2010 – Primer semestre

universitat oberta de catalunya Gestión y sistemas de apoyo al estudiante

Equipo de trabajo José Manuel Sánchez Ramírez Juan Carlos Rojo Cagigal María Quintanilla Campano Marta Arguedas Lafuente

Integration Services

Informe final del proyecto de formación interna basado en el uso de un sistema de e-learning Dirección de Rercursos Humanos – José Manuel Sánchez Ramírez Dirección de Administración y Finanzas – Juan Carlos Rojo Cagigal Dirección de Servicios – Marta Arguedas Lafuente Dirección de Control y Gestión – María Quintanilla Campano

Integration Services

Sumario

Explicación de las causas que han motivado el presente proyecto.

II.

Definición del contenido del programa.

III.

Determinación de la coherencia de la propuesta con la política estratégica de la empresa.

IV.

Presupuesto de inversión.

Presupuesto de costes.

VI.

Estimación de beneficios.

VII. Contribución del proyecto a la consecución de los objetivos tácticos de las diferentes direcciones. VIII. Implicaciones económicas del proyecto. IX.

Conclusiones.

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I. Explicación de las causas que han motivado el presente proyecto. De cara a la programación y presupuestación de las acciones de formación del próximo año, el departamento de Recursos Humanos en colaboración con los otros directores de departamento, ha analizado las necesidades formativas de los trabajadores, llegándose a la conclusión de que cada año es más acuciante la necesidad de actualización de conocimientos de nuestros trabajadores, con especial intensidad en el caso de los técnicos de servicios. La importante expansión anual de nuestra actividad hacia un número cada vez mayor de sectores, junto con el acelerado ritmo de transformación de la actividad y las relaciones económicas actuales, provocan un constante desfase entre las capacidades cognitivas y de análisis de nuestro personal de los departamentos de redes empresariales y de integración económica, y los requisitos asociados a la realización eficiente de sus tareas. Con el fin de contrarrestar esta tendencia negativa, el equipo que trabaja en este proyecto considera que nuestra propia empresa debe ser capaz de diseñar un programa interno de formación integrado en nuestro sistema de gestión del conocimiento que permitiera actualizar y renovar conocimientos sectoriales sobre el mercado, adquirir y ejercitar la aplicación de instrumentos de análisis económico y acumular experiencias individuales o grupales para poderlas difundir y compartir con el resto de los miembros del departamento y, en su caso, del conjunto de la organización. Dadas las particularidades de las necesidades formativas detectadas, proponemos reforzar e impulsar el uso de las tecnologías digitales en los programas de formación mediante la implantación de un sistema de e-learning. Actualmente, los usos digitales quedan restringidos de manera importante al uso de materiales basados en tutoriales interactivos para adquirir conocimientos en determinadas aplicaciones informáticas y en el ámbito de idiomas. Le presentamos un informe con la estimación de la inversión que será necesario realizar en los próximos cinco años para poner en marcha este proyecto, los costes anuales en los que se va a incurrir y el origen de la financiación necesaria y, lo que es también de gran importancia, para garantizar que los resultados previstos son coherentes con los objetivos estratégicos y operativos de nuestra empresa.

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II. Definición del contenido del programa. Nuestro proyecto es un programa de formación basado en el uso de un entorno virtual de formación. La implementación de este programa supondrá un importante avance en la mejora de la formación y la capacitación profesional de los técnicos que integran las distintas áreas funcionales de la empresa. Estamos convencidos de que el programa tiene tres rentabilidades inmediatas: a) Aprovechar la importante inversión que Integration Services, S.A. ha acometido en tecnologías (adquisición de equipos informáticos y de telecomunicaciones, y software especializado) y en la adaptación de la organización y de los procesos de trabajo para mejorar y optimizar estas tecnologías. b) Consolidar la formación interna de los empleados en la línea que la empresa viene desarrollando en los últimos tiempos mediante la oferta de capacitación profesional de los empleados en distintos ámbitos de conocimiento y para el desarrollo y mejora de sus competencias. c) Avanzar en una estrategia de formación personalizada más eficaz que la actual. La flexibilidad y adaptación a las necesidades concretas de formación de cada empleado que ofrece un entorno virtual de formación superan con creces a la de la formación presencial tradicional, entre ellas podemos citar: •

Mayor flexibilidad. El e-learning ofrece una mayor flexibilidad respecto al método convencional de la clase en el aula pues no es necesario el estar programando cada vez la logística que conlleva cualquier otra acción de formación en la empresa (búsqueda / reserva de locales apropiados, selección de los empleados a formar, contratación del profesorado, evaluación, etc.), sino que una vez ofertado un curso, los empleados pueden recibirlo en cualquier franja horaria, aparte de que el empleado puede fijar sus propios ritmos de aprendizaje, según el tiempo de que disponga y de los objetivos que se haya fijado.

•

Facilidad de acceso. El hecho de que el empleado pueda seguir cualquier curso de e-learning, necesitando para ello generalmente sólo un terminal con conexión a Internet y el Internet Explorer. En Integration Services tenemos además infraestructura suficiente y software actualizado.

•

Reducción de los tiempos de aprendizaje. Según estudios empíricos llevados a tal efecto, se ha comprobado que los tiempos de aprendizaje pueden ser reducidos entre un 40% y 60% si se ofrecen soluciones de e-learning

•

Aumento de la retención. Según estudios experimentales, la información asimilada en procesos de e-learning son retenidas un 25% más que si se utilizan soluciones convencionales de formación presencial.

•

Compatibilidad de actividades. El e-learning es compatible con muchas otras actividades, casi de manera simultánea -trabajo, ocio, etc.-, pues basta sólo con acceder al ordenador en cualquier momento y, por otra parte, detener la formación cuando se desee. Proyecto Ágora, 2

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•

Comodidad. El e-learning evita muchos desplazamientos, lo que se traduce en una gran comodidad para los empleados, ya que son frecuentes los desplazamientos a lugares alejados de su lugar de trabajo, teniendo incluso que pernoctar fuera del domicilio habitual.

•

Reducción de costes. El e-learning puede llegar a ser hasta un 30% más barato que la formación convencional en el aula, y en cualquier caso, las inversiones tienen una rentabilidad muy clara. En el apartado de presupuestos veremos cómo se materializa esto.

•

Posibilidad de actualización inmediata de los contenidos de los cursos. En los cursos de e-learning se puede incorporar cualquier modificación en cualquier momento, y el empleado puede acceder a información siempre actualizada, sistema que es prácticamente impensable en la formación convencional.

•

Formación personalizada. Los cursos de e-learning ofrecen la gran ventaja de poder ser personalizados, de tal manera que a cada empleado que se identifique en el portal de formación de la empresa, le aparecerá en pantalla toda aquella información (oferta de cursos, seguimiento de sus progresos, etc.) que desde la dirección de recursos humanos se haya previsto.

•

Seguimiento exhaustivo del proceso de formación. Una enorme ventaja de cualquier acción formativa de e-learning es la posibilidad que tiene la dirección de recursos humanos de seguimiento general de todos y de cada uno de los empleados, hasta el más mínimo detalle, en el proceso de aprendizaje: número de veces de conexión así como fecha y hora, ejercicios realizados, páginas vistas, grado de satisfacción de los empleados con cada curso, etc. En resumen, como cada vez que un empleado accede a un curso va dejando huellas electrónicas de todo lo que va haciendo, la evaluación de tal cantidad de datos ofrece unas posibilidades de seguimiento desconocidas con otros medios.

•

Los entornos de la formación permiten la creación de comunidades, lo que facilita el intercambio de información y de conocimiento, y la transferencia de conocimientos en el seno de la propia empresa lo que contribuye a una cultura del aprendizaje corporativo en Integration Services.

•

Detección de otras necesidades formativas. Aunque nuestros empleados están capacitados y familiarizados con las tecnologías y los programas implantados en la empresa, la destreza que manifiesten al enfrentarse a estos nuevos retos formativos nos hará detectar nuevas áreas de formación y capacitación que pudiéramos no haber visto ni planificado inicialmente.

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III. Determinación de la coherencia de la propuesta con la política estratégica de la empresa. Actualmente nos encontramos con un nuevo paradigma donde el conocimiento se convierte en el principal activo de una empresa. La globalización del conocimiento a través de Internet está originando cambios de una entidad y rapidez desconocida y la llamada sociedad del conocimiento exige un esfuerzo orientado al mejor y total aprovechamiento del capital intelectual de sus integrantes, reflejándose este hecho en la competitividad de la empresa. El conocimiento disponible en el interior de una organización así como la capacidad de incrementarlo es el activo intangible de tal organización. Nuestra propuesta va de la mano de las líneas estratégicas definidas por la Dirección General y aprobada recientemente por el Consejo de Administración, siendo el objetivo principal para los próximos cinco años la expansión de la actividad de la empresa mediante la consolidación de nuestra presencia en los nuevos sectores en los que hemos empezado a operar, sobre la base de una mejora de la productividad y de la eficiencia en la utilización de los recursos, e instrumentada en un uso cada vez mayor y mejor de las tecnologías digitales. Esta visión estratégica se concreta en la definición de una serie de factores clave de negocio en las tres áreas fundamentales de la empresa: la generación de servicios, la gestión de los recursos humanos y la gestión económica de los recursos de los que nuestra empresa dispone para realizar su actividad. A los factores clave de negocio se les asocia una serie de objetivos estratégicos que permitirán concretar los objetivos tácticos, los cuales se configuran en un elemento para la distribución de la responsabilidad entre las distintas direcciones funcionales y la determinación de las variables de control. La asociación entre factores clave y objetivos estratégicos se recoge en la tabla siguiente:

a) Identificación de los factores clave de negocio asociados a la estrategia empresarial Los factores clave de negocio son aquellos aspectos, variables o atributos que resultan cruciales para explicar el crecimiento económico de la empresa a largo plazo, y permitirle mantener o aumentar su ventaja competitiva. Estos factores clave enlazan los objetivos de los distintos departamentos, centros, áreas, etc. con la estrategia de la empresa, mediante la concreción de estos factores en una serie de objetivos estratégicos cuantificables. Teniendo en cuenta las tres áreas de actividad fundamentales de nuestra empresa, los factores clave de negocio se justifican de la siguiente manera: Proyecto Ágora, 4

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•

Generación de servicios. Las dos líneas de negocio de Integration Services S.A. están centradas en la prestación de servicios ya sea de redes empresariales o de concentración empresarial. El asesoramiento que presta la empresa a sus clientes es la clave del desarrollo del negocio, en la medida en que esta asistencia y servicio genere y signifique valor para nuestros clientes en materia de integración económica, fusiones y adquisiciones de empresas, el negocio que desarrollamos seguirá consolidándose en el mercado. Tenemos la obligación de abrir nuevos vías de negocio mediante la creación de nuevos servicios que resulten rentables a nuestros clientes. Para ello es fundamental que nuestros técnicos reciban inputs del mercado y que puedan analizar los servicios que ofrecen nuestros competidores para que puedan sugerir propuestas de mejora y de nuevos servicios.

•

Gestión de los recursos humanos. Es evidente que existe una clara conexión entre el hecho de que una mayor formación de los empleados y la productividad empresarial, según la cual los trabajadores más formados presentan una mayor productividad, y son, por tanto, una fuente de innovación y competitividad. Las organizaciones más innovadoras y que presentan un mayor nivel de inversión y de uso de tecnologías digitales para el desarrollo de su actividad son las que demandan trabajadores más formados.

•

Gestión económica de los recursos de los que nuestra empresa dispone para realizar su actividad, nos obliga a realizar un análisis minucioso y exhaustivo de la inversión necesaria para el desarrollo del proyecto, así como los costes en los que se va a incurrir y la financiación necesaria, para garantizar que los resultados previstos son coherentes con los objetivos estratégicos y operativos de nuestra empresa.

En conclusión, Integration Services, S.A. necesita un programa de formación interno, integrado con nuestro sistema de gestión del conocimiento, que permita a nuestros técnicos actualizar y renovar conocimientos sectoriales sobre el mercado, adquirir y ejercitar la aplicación de instrumentos de análisis económico y acumular experiencias individuales o grupales para poderlas difundir y compartir con el resto de los miembros del departamento y, en su caso, del conjunto de la organización. La formación de los técnicos de Integration Services, S.A. es determinante en la mejora de la productividad y en el crecimiento económico de las empresas, sobre todo en aquellas en la que el manejo de herramientas tecnológicas es imprescindible para el desempeño de la actividad. Debemos, por tanto, elaborar un presupuesto de inversiones y costes que permita cuantificar la inversión y los beneficios que esperamos obtener con la implantación del programa.

b) Determinación de los objetivos estratégicos y tácticos derivados de las líneas estratégicas Entendemos que el informe se debe iniciar con un análisis de la adecuación de nuestra propuesta a la estrategia de la empresa. Sin embargo, también necesitaríamos saber cuál es la concreción de esta visión estratégica. Los factores clave de negocio se deben traducir en una serie de objetivos estratégicos o de largo plazo que sean parametrizables y medibles por medio de variables Proyecto Ágora, 5

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discretas. De este modo, los objetivos estratégicos se erigen en el elemento que permite la aplicación o materialización de los factores clave. Esta asociación posibilita la integración del control estratégico y el control operativo en el marco del sistema de control de gestión. Los objetivos estratégicos implican acciones a largo plazo que deben ser desglosadas en hitos referidos a periodos de tiempo más cortos para que se puedan vincular a las variables operativas objeto de control por parte de las diferentes áreas o departamentos de la empresa. Éstos se concretan en una serie de objetivos tácticos con un mayor nivel de operatividad, tal y como se recoge en la tabla siguiente:

La red de centros de responsabilidad para llevar a cabo todos los objetivos estratégicos y tácticos queda establecida de la siguiente forma:

Las variables de control deben permitir evaluar los distintos centros de responsabilidad. Por lo tanto, el responsable de control de gestión de Integration Services establece las variables que deben erigirse en una medida de los objetivos tácticos que se pueden asociar a cada centro de responsabilidad. De este modo, se pretende conciliar el ámbito de responsabilidad del centro con los objetivos que se le asignan y con la medida de estos objetivos mediante las variables de control. A continuación, se recoge la propuesta del responsable de control de gestión:

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IV.

Presupuesto de inversión.

En este apartado exponemos el plan de inversiones que hemos diseñado para la puesta en marcha del programa de implantación de e-learning en nuestra empresa, teniendo en cuenta las necesidades de capital, las disponibilidades presupuestarias y el programa de actuación propuesto en los apartados anteriores. Realizaremos un análisis exhaustivo de la inversión inicial necesaria y de la amortización a lo largo de un periodo de cinco años. El plan de inversiones intenta cuantificar con detalle los recursos económicos necesarios para poner en marcha el proyecto e iniciar la actividad. Se consideran aquellos gastos realizados durante el mismo, que pueden ser activados en el balance.

La inversión inicial en el año 0 requiere un desembolso de 219.800 euros a fin de efectuar la actualización necesaria del equipo tecnológico. Dicho esfuerzo es necesario, ya que a pesar del aprovechamiento de podemos realizar de nuestra importante inversión acumulada en tecnologías digitales en los últimos ejercicios, la actualización es imprescindible. La inversión en la creación y virtualización de los cursos de formación constituye la principal partida presupuestaria, un 71,5% de los 219.800 euros presupuestados para el año 0. La puesta en marcha del programa de e-learning precisa realizar un gasto en consultoría con el fin de desarrollar el programa más adecuado para los objetivos de la empresa. Los gastos en consultoría se estiman en 40.000 euros. El presupuesto para mobiliario y equipo informático se fija en 10.500 euros en el año 0, con una actualización en el segundo y cuarto año de 11.000 euros. Esta es la única inversión presupuestada más allá del periodo inicial. La amortización, por lo tanto, es estable, entre 43.960 y 46.160 euros anuales durante los cinco primeros años. La adaptación de la plataforma virtual de aprendizaje, que incluye un nuevo diseño y la formación para la administración de usuarios y aulas, se presupuesta en 12.000 euros, de los cuales 8.500 corresponden a la recogida de perfiles de usuario y diseños, y 3.500 al diseño gráfico corporativo. Por otro lado, el contrato ASP dimensionado para un número determinado de usuarios no supone un desembolso inicial, pero su coste a partir del primer año varía en función del número de usuarios (el coste unitario se reduce conforme aumenta la cantidad de usuarios adscrita).

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Propuesta de implantación de plataforma tecnológica 1. Alcance Campus virtual. La presente oferta cubre los aspectos siguientes: • • • • •

Creación y adaptación del entorno virtual de aprendizaje para cubrir las necesidades del proyecto. Creación de los elementos de diseño según las necesidades del cliente. Implantación del nuevo diseño en la plataforma. Formación para la administración de usuarios y aulas. Contrato en ASP durante un año dimensionado para usuarios registrados.

2. Fases de implantación del proyecto • • • • • •

Recogida de requisitos (perfiles de usuarios, diseños preferidos). Fase: semana 1 Adaptación e implantación de la plataforma. Fase: semana 1 y 2 Creación del diseño gráfico (1 propuesta gráfica). Fase: semana 1 Implantación del diseño gráfico. Fase: semana 2 Adaptación de la herramienta de ejercicios con corrección automática (equestion). Fase: semana 3 Formación a los administradores. Fase: semana 3

3. Resumen presupuestario Módulos básicos • • • •

Recogida de requisitos (perfiles de usuarios, diseños preferidos) y adaptación e implantación de la plataforma (8.500 €) Creación del diseño gráfico (una adaptación gráfica sobre el diseño corporativo del cliente) (1.500 €) Implantación del diseño gráfico (2.000) € Formación a los administradores. Incorporada en el precio de la plataforma.

Módulos adicionales •

Adaptación de la herramienta de ejercicios con corrección automática (equestion) (2.400 €)

Contrato en ASP dimensionado para un número determinado de usuarios registrados •

Existen dos factores de coste. Por un lado, el alta que hay que dar a todos los usuarios registrados y, por otro lado, el mantenimiento mensual y el soporte que hay que dar a estos mismos usuarios. Este último coste está en función del número de usuarios del que se disponga. En la medida en que éste crece, el coste es menor. Para realizar una propuesta que se ajuste a la realidad de los posibles usuarios de Integration Services, se han considerado los distintos Proyecto Ágora, 9

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volĂşmenes de usuarios y para valorar el coste, se han tenido en cuenta los niveles medios de usuarios en cada tramo posible.

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Presupuesto de costes.

A continuación presentamos el estudio de viabilidad del proyecto de e-learning, especificando las aportaciones presupuestarias y los costes asociados a la actividad en un horizonte de actuación de cinco años. Los costes totales aumentan un 21,4% en los tres primeros años como consecuencia de las mayores necesidades que va presentando el incremento de escala. El incremento, por tanto, se explica por el mayor gasto de alquiler de plataforma ASP, el mayor gasto en gestión académica y el crecimiento del gasto de gestión de la plataforma. Consideramos estas partidas como “gastos variables” por el incremento de los tres primeros años pero, como se puede observar, a partir del cuatro ejercicio adquieren ya una estructura clara de coste fijo debido a la estabilización del número de alumnos que utilizarán la plataforma de e-learning. De hecho, la eficacia en costes se incrementa con fuerza entre el primer y segundo año por el aumento estimado del número de alumnos de 320 a 710 y 840, reduciéndose el coste por alumno a la mitad, como se puede observar en la Tabla. Los gastos de personal, el alta en la plataforma (desembolso necesario sólo el primer año) y los gastos generales constituyen los costes fijos que se estiman con una tendencia de ligero descenso debido a la disminución de los costes de personal, que serían algo superiores en el primer año de puesta en marcha de la actividad.

Estudio de viabilidad del proyecto de e-learning. Tabla previsión de ingresos y gastos.

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VI.

Estimación de beneficios.

Presentamos una estimación de los beneficios previstos con la implantación del proyecto de formación con e-learning en un marco temporal de cinco años. En primer lugar, señalamos las subvenciones y ayudas a las que el proyecto tendría acceso, en segundo lugar los beneficios derivados del aumento de la productividad de nuestra plantilla y en tercer lugar se calcula el ahorro en costes. En cuanto a subvenciones y ayudas, este proyecto tendría acceso al Plan Innova de la comunidad autónoma (http://www.planinnova.com), que establece ayudas a proyectos de innovación relacionados con la formación y capacitación de los trabajadores. El plazo para solicitar estas ayudas concluye el 31 de diciembre de 2009, la cuantía es fija (18.000 euros), librándose en tres pagos por un periodo de 3 años. Nuestra empresa estaría en condiciones de cumplir con todos los requisitos para la obtención de esta ayuda. Asimismo, hasta el 28 de febrero de 2010 está abierta la convocatoria para la solicitud de las ayudas del programa “Capital humano en la sociedad de la información” del Ministerio de Ciencia y Tecnología (http://www.mityc.es). Las ayudas de este programa son variables, y una estimación muy conservadora sería la obtención de 70.000 euros que contribuirían a sufragar una parte de la creación y virtualización de los cursos de formación. El aumento de la productividad por captación de clientes en el área comercial estima el crecimiento de los ingresos por hora trabajada que se produciría con la introducción de acciones formativas críticas para nuestras principales líneas de negocio, especialmente en el campo del asesoramiento corporativo. Se calcula un aumento de la productividad acumulativo de un 0,2% los dos primeros años, del 0,3% el tercer año, el 0,5% el cuarto año y 0,8% el quinto año, repercutido sobre el total de la plantilla (2520 trabajadores y 2250 horas trabajadas anuales). El cálculo del incremento de la productividad (en tasa de crecimiento acumulativa) en este campo es muy conservador. La estimación de la generación de nuevas oportunidades de negocio en la prestación de servicios de redes se ha calculado en 440.000 euros, aumentando en mayor proporción cada año. La implantación de una plataforma de e-learning contribuiría a mejorar la productividad de los trabajadores de nuestra empresa en el campo de la generación de nuevas oportunidades de negocio. Esta partida se ha calculado a partir de nuestra contabilidad analítica y de costes, realizando una estimación muy conservadora de un crecimiento de la productividad por trabajador-hora menor del 0,2% anual. Finalmente, respecto a “otros incrementos de productividad”, para calcular esta partida se han tenido en cuenta los beneficios derivados de la aplicación flexible de los factores productivos, la mayor retención de la formación y la posibilidad de formar a más trabajadores de nuestra empresa. El ahorro en costes “por trasvase de formación” se refiere al ahorro que se consigue por transformar la formación que realizamos actualmente (presencial) y/o mediante contratos externos en formación realizada mediante e-learning. Dicho trasvase se puede medir en términos de recuperación de horas trabajadas, y lo hemos estimado en 18,7 horas por trabajador involucrado en un proceso de formación. Esta estimación se ha realizado teniendo en cuenta que las investigaciones empíricas sobre este campo señalan que es posible reducir en un 35% el tiempo destinado a la formación en caso de dar el salto a una plataforma de e-learning, cifra con la que se ha estimado el ahorro

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en hora-trabajada a partir de los datos de duración media de los cursos por trabajador en los últimos cinco años. El número de trabajadores involucrados en formación se ha obtenido también a partir de las cifras promedio de los cinco años anteriores (227), manteniéndose esa cifra para los cinco años posteriores ya que el incremento previsto en cuanto a los trabajadores incluidos en acciones formativas se estima en el apartado “otros incrementos de productividad”. La productividad media de nuestra empresa es de 43,50 euros por hora-trabajo y el ahorro en formación sería de 8,16 horas por trabajador involucrado en acción formativa. El ahorro que se obtiene en esta partida supondría un beneficio anual de 184.653,15 euros anuales, resultado de multiplicar la productividad medida por el número de trabajadores involucrados en acciones formativas por el número de horas ahorradas. Otra de las líneas de beneficio del proyecto sería el ahorro en inversión en factor trabajo, derivado del aumento de la escala y la menor dependencia de proveedores, ya que el nuevo sistema nos permitiría internalizar al menos parcialmente determinadas líneas formativas. Los beneficios en esta área son incrementales pero se van moderando a medida que se estabiliza el número de usuarios de formación. Se ha estimado desde los 70.000 euros en el año inicial hasta los 120.000 al final del periodo. El contraste del cálculo de beneficios que hemos efectuado, la amortización de la inversión inicial y los flujos de caja que va a generar el proyecto es muy favorable. El VAN (Valor Actual Neto) al tipo de interés actual de la renta fija (deuda pública) a 10 años es de 349.238,66 euros y la TIR es del 36,04%.

Análisis de beneficios y costes del proyecto Ágora Aportaciones presupuestarias 1. Amortización Inversión inicial (amortización) 2. Gastos 2.1. Gastos fijos 2.2. Gastos variables TOTAL gastos 3. Ingresos 3.1. Subvenciones y ayudas: 3.1.1. Aportaciones Plan Innova Comunidad Autónoma 3.1.2. Subvención Ministerio Ciencia y Tecnología 3.2. Beneficios por aumento de productividad: 3.2.1. Por captación de clientes en área comercial 3.2.2. Generación de nuevas oportunidades de negocio 3.2.3. Otros incrementos de productividad 3.3. Ahorro en costes 3.2.1. Ahorro factor trabajo por trasvase formación 3.2.2 Ahorro inversión en factor trabajo TOTAL ingresos 4. Flujo de caja 5. Tipo de interés 6. VAN 7. TIR

AÑO 1

AÑO 2

339.928,00 €

370.520,00 €

412.683,00 €

AÑO 3

414.784,00 €

AÑO 4

416.947,00 €

AÑO 5

1.954.862,00 €

TOTAL

-43.960,00 €

- 44.460,00 €

- 46.160,00 €

- 225.200,00 €

-120.000,00 € - 219.928,00 € - 339.928,00 €

-101.980,00 € - 268.540,00 € - 370.520,00 €

-104.019,00 € -308.664,00 € -412.683,00 €

- 106.120,00 € - 308.664,00 € - 414.784,00 €

- 108.283,00 € - 308.664,00 € - 416.947,00 €

- 540.402,00 € - 1.414.460,00 € - 1.954.862,00 €

8.000,00 €

6.000,00 €

4.000,00 €

35.000,00 €

49.329,00 €

49.338,87 €

74.023,10 €

123.371,83 €

197.493,63 €

493.556,43 €

20.000,00 €

50.000,00 €

80.000,00 €

120.000,00 €

170.000,00 €

440.000,00 €

20.000,00 €

25.000,00 €

35.000,00 €

40.000,00 €

160.000,00 €

184.653,15 €

923.265,75 €

70.000,00 €

100.000,00 €

120.000,00 €

530.000,00 €

386.982,15 € 47.054,15 € 4,50%

449.992,02 € 79.472,02 € 4,50%

497.676,25 € 84.993,25 € 4,50%

588.024,98 € 173.240,98 € 4,50%

712.146,78 € 295.199,78 € 4,50%

2.634.822,18 €

18.000,00 € 70.000,00 €

349.238,66 € 36,04%

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VII.

Contribución del proyecto a la consecución de los objetivos tácticos de las diferentes direcciones.

El concepto de eficiencia supone atribuir a los agentes económicos un comportamiento maximizador de los márgenes (o beneficios) obtenidos de su actividad, por medio de actuaciones que lleven a la maximización de la generación de productos y/o la minimización de los costes de producción.

La medida de la eficiencia tiene como finalidad que una organización pueda tomar correctamente las tres decisiones siguientes: •

Determinar el máximo nivel de producto alcanzable con una cantidad determinada de recursos productivos, o la cuantía mínima de recursos que hay que consumir para generar un nivel determinado de producto, lo cual sucede cuando la organización opera en su función de producción.

•

Escoger la combinación de recursos productivos, de entre todas las combinaciones posibles, que le permite minimizar el coste de producción, mediante el uso de cantidades de cada factor variable y hasta al punto en el que se iguala el precio del factor con su producto marginal.

•

Medir el volumen de producto, de entre los diferentes niveles de producción posibles, que maximice el nivel de beneficios, lo cual sucede cuando el ingreso marginal se iguala al coste marginal.

Esta triple tipología de decisiones determina el desglose de la eficiencia en tres clases diferenciadas: •

La eficiencia técnica, que supone la obtención del máximo producto posible con una determinada combinación de recursos, y la consecución del mínimo coste a partir de un nivel determinado de producto. Esta doble perspectiva para delimitar el concepto de eficiencia técnica implica la existencia de dos enfoques principales para su medida: la medida de la eficiencia técnica con una orientación a los recursos productivos y la medida enfocada al producto.

•

La eficiencia asignativa, cuando se combinan los recursos productivos de manera que se minimiza el coste de producción.

•

La eficiencia de escala, cuando la organización está produciendo en una escala de producción óptima, que es la que le permite maximizar el ingreso y minimizar el coste, es decir, maximizar el beneficio.

En el ámbito de la actividad de formación, se suele utilizar como medida de la eficiencia económica la eficiencia asignativa o eficiencia en costes para posibilitar una comparación homogénea de este indicador. En concreto, se utiliza el coste unitario por usuario como aproximación a la eficiencia en costes, definida como:

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Eficiencia en costes = costes totales / número de usuarios

Los objetivos que se pretenden conseguir en Integration Services con la implantación del programa de formación mediante plataforma virtual están dirigidos a conseguir la máxima eficiencia y para ello se han concretado en los objetivos tácticos definidos por la Dirección General y de corresponsabilidad entre todas las direcciones. Estos objetivos que cada dirección de la empresa tiene marcados supondrán el logro del éxito siempre y cuando alcancen una correcta cuantificación económica. Es rentable implantar proyectos de e-learning en las organizaciones, ya que se ha producido un logro de aprendizaje que ha permitido la mejora de los procesos productivos. Desde la óptica financiero-económica, la implantación del nuevo proyecto ha estado marcado por estudios previos de viabilidad, análisis de los posibles resultados y seguimiento de las acciones de implantación. La implantación de proyectos e-Learning en la empresa precisa de sistemas de control que permitan ofrecer a la Dirección General datos verificados del aporte de valor añadido a la organización.

En el contexto actual donde los nuevos proyectos en la empresa van dirigidos a la reducción de costes y aumento de la productividad con los mismos o menores medios, el e-Learning es uno de los medios innovadores que han permitido aumentar la productividad de los empleados a través de la mejora en los procesos de aprendizaje y su control por participante. Un buen proyecto de e-Learning ofrece altos niveles del retorno de inversión (ROI: Return on Investment), Por tanto, Es necesario demostrar que la formación no ha supuesto un gasto neto sino que es un activo indispensable para la generación del beneficio en la empresa. Sólo con métodos efectivos de evaluación de proyectos e-learning se puede conseguir esto. Cuando el responsable de Recursos Humanos junto con el responsable del control de gestión , deciden estudiar la implantación de proyectos e-Learning en la empresa se plantearon que para el mismo nivel de aprendizaje de la organización tendrían que dedicar menos recursos financieros.

En este caso, el proyecto de implantación ha conseguido: 1. subsanar deficiencias de conocimiento, 2. ofrecer nuevos productos formativos, 3. mantener el nivel de conocimientos de la organización.

Cualquiera que sea el motivo de la acción formativa debe ser analizado desde una óptica económica financiera. Cuando se consigue un ROI positivo, no solo se consiguen los objetivos de la empresa sino que, además, conseguimos que los Proyecto Ágora, 15

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participantes de los proyectos mejoren sus conocimientos y aumente su productividad en la empresa así como la efectividad en la organización, todo ello gracias a la implicación de todos los agentes implicados, a saber: 1. Departamento de Recursos Humanos: encargado de determinar la fiabilidad del proyecto y sus consecuencias en la organización. Contribuirá sobre todo al incremento de las tasas de productividad y su relación con las TIC y por consiguiente a incrementar la productividad en el trabajo.

2. Área de Control de Gestión: responsables de determinar técnicamente la factibilidad del proyecto así como de seleccionar aquellas plataformas y soluciones que permitan el mejor funcionamiento de las acciones formativas. Su contribución al manejo de las nuevas aplicaciones informáticas será determinante en la mejora del resultado de las divisiones funcionales.

3. Departamento Financiero: su misión es ofrecer datos objetivos y específicos de costes, presupuestos y recursos aplicados al proyecto de e-Learning, además de ser el responsable de ofrecer información a la Dirección General sobre el proyecto, así como de recabar información sobre los datos subjetivos y objetivos que puedan afectar al cálculo del ROI. La rentabilidad de las inversiones estará perfectamente guiada por su control y planificación. 4. Dirección de Servicios: encargados de ofrecer la solución en los términos estipulados con el compromiso de la consecución del ROI ofrecida. Son los responsables de determinar si la solución de e-learning que va a implantar la empresa es la que realmente se requiere o si se trata de una opción que pueda ofrecer algún problema.

La decisión de implantar la plataforma debe generar unos beneficios que se han de manifestar en un incremento de la productividad, reducción de costes laborales, y optimización en el uso de nuevas aplicaciones informáticas. Para la perfecta consecución de los objetivos debemos tener en cuenta y evaluar en consecuencia, los distintos tipos de variables que pueden generar más beneficios: •

Duración: Normalmente, los cursos impartidos 100% en modalidad e-Learning suelen tener mejor resultado que aquellos que tienen menos de 100 horas, repartidos en módulos o áreas, unidades o temas y puntos u objetos de aprendizaje. A mayor duración, las tasas de finalización suelen ser menores por lo que el ROI del proyecto empeora a medida que estas tasas disminuyen.

•

Por colectivos: la rentabilidad del proyecto es más alta para colectivos con las siguientes características: Habituados al uso de sistemas informáticos. Con una motivación especial: autónomos, con remuneración por realizar la formación o cuyos contenidos le faciliten sus tareas diarias. Proyecto Ágora, 16

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Que deban desplazarse para realizar la formación. Que mantengan una actitud favorable hacia la formación a través de internet. Formados en el tipo de curso que van a realizar y que conocen el tipo de formación que van a recibir, así como desplazarse en este tipo de cursos. • Por tipos de cursos: suelen tener mejor resultado aquellos productos formativos más populares con cursos cuya implementación requiera formar a varios participantes. El esfuerzo de desarrollo, formación del curso, costes de plataforma, administración, animación y seguimiento de los cursos no es productivo económicamente para colectivos reducidos. En estos casos la formación presencial siempre es más aconsejable, ya que es muy sencillo organizar y formar a uno o dos grupos de personas. • Por proyectos de implantación: Desde la óptica de los grupos de trabajo: la implantación de un proyecto de e-Learning establecida por fases de implantación dirigida por los responsables de los grupos de RRHH y coordinada por los jefes de grupo de implantación cuya función es supervisar, formar e informar a los participantes de su departamento permite obtener un nivel de rendimiento muy superior que aquellas implantaciones que se dirigen directamente a todos los participantes directamente. • Personalización de contenido: Desde la óptica de un formador se puede estructurar una formación e-learning adaptada a las necesidades de cada participante, un buen animador/experto de conducción de cursos en esta modalidad puede llegar a equilibrar la balanza de los aspectos negativos que generan la formación a través de internet y los positivos por la personalización de contenidos y el fomento de comunicación entre instructor/participante y los grupos de participantes. Si el animador/experto es capaz de adaptar los contenidos a las necesidades del participante, las posibilidades de finalización son mucho mayores y por lo tanto lo será la tasa de ROI .

Como conclusión a este apartado, la realización de una planificación previa del proyecto con la participación de diferentes miembros de la organización, favorecerá las posibilidades de éxito en las acciones formativas a través de sistemas telemáticos. La inclusión en estos proyectos de consultoras especializadas en e-learning puede ser una vía para garantizar buenos resultados.

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Boceto del diseño del futuro portal de formación online del proyecto Ágora

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VIII.

Implicaciones económicas del proyecto.

En este apartado se analizan los efectos económicos que el desarrollo del programa tiene sobre la eficiencia económica de la empresa. Para observar los efectos teóricos de la inversión en tecnologías digitales sobre la estructura de costes de la empresa, hemos calculado varios indicadores que confirman que nuestro proyecto genera efectos de escala, capacidad y flexibilidad. En cuanto al efecto escala, existen diversas metodologías para calcular los rendimientos crecientes a escala, pero la de mayor utilización es la división de la variación de los ingresos entre la variación de los costes totales, de modo que se obtiene un indicador dinámico que capta la variación entre los diferentes ejercicios, que debe de ser mayor que 1. Como se puede observar en la tabla “Análisis de los efectos sobre la estructura de costes”, el efecto escala es muy claro en nuestro proyecto, con un indicador siempre por encima de 1. En el año 3 de aplicación de nuestro programa el indicador se acerca a esta cifra, pero ello se explica por el esfuerzo que ese año se realiza para incorporar el máximo de alumnos en nuestra plataforma, lo que hace que ese año los gastos se incrementen y los ingresos aún no hayan entrado en un rendimiento superior, algo que se observa ya en los años 4 y 5, donde el efecto escala es mucho más perceptible. También hay que tener en cuenta a partir del año 3 el impacto de los menores ingresos por subvenciones. En cualquier caso, nuestro proyecto presenta claros efectos de escala con aprovechamiento de la inversión en tecnología y estructura. Comparando el sentido de la variación del nivel de actividad (ingresos derivados de la actividad) con el de la variación de los costes fijos de infraestructuras (costes fijos tecnológicos y de estructura), también se observa un claro efecto de capacidad. En nuestro caso los costes “fijos” están constituidos por los gastos de personal y generales y los “costes variables” son en realidad los costes tecnológicos y de estructura, lo que ocurre es que, como señalamos en el apartado VI de este informe, tienen desde un punto de vista técnico la denominación de variables por su transformación a medida que aumenta la escala de trabajadores que usan la plataforma de e-learning. Pero una vez que llegamos al máximo de usuarios, adquieren una estructura de coste fijo. Si vemos el efecto capacidad en la Tabla se observa que el incremento de los costes de tecnología y estructura (partida costes variables) siempre es inferior al incremento de los ingresos y que una vez que llegamos al máximo de usuarios de la plataforma de e-learning los costes de estructura y tecnología no varían (años 4 y 5). En la ratio de análisis costes fijos/costes variables en realidad estamos comparando los gastos generales y de personal con los gastos en estructura y tecnología. Se puede observar que a partir del segundo año la estructura de costes es aproximadamente de 1/3 de gastos generales y de personal y 2/3 de costes de infraestructura y tecnología.

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Análisis de los efectos sobre la estructura de costes. Año 1

Año 2

Año 3

Año 4

Año 5

Ingresos totales

386982,15€

449992,02€

497676,25€

588024,98€

712146,78€

Costes totales

339928,00€

370520,00€

412683,00€

414784,00€

416947,00€

Variación ingresos

386982,15€

63009,87€

47684,23€

90348,73€

124121,80€

Variación gastos

339928,00€

30592,00€

42163,00€

2101,00€

2163,00€

Costes fijos

120000,00€

101980,00€

104019,00€

106120,00€

108283,00€

Costes variables

219.928,00€

268.540,00€

308.664,00€

Variación costes variables

219.928,00€

48.612,00€

40.124,00€

0,00€

43,00

57,38

0,34

0,35

Efecto escala Efecto capacidad Costes fijos/costes variables

1,14

2,06

1,13

1,76

1,30

1,19

0,55

0,38

0,34

Las ventajas relativas de un proyecto de implantación de acciones formativas mediante e-learning respecto a la modalidad presencial tradicional son evidentes. En primer lugar, la formación por e-learning permite unos efectos de escala y de capacidad imposibles de lograr mediante la formación presencial, lo cual hace que se incremente la eficiencia en costes. Nuestra empresa desarrollaba actividades formativas que tenían un coste medio de 1087,45 euros por usuario, muy difíciles de reducir debido a nuestro escaso poder de negociación sobre los proveedores de algunas de las acciones formativas y a nuestras limitaciones en cuanto a infraestructura para aquellos casos en los que nosotros asumíamos la formación. Con una plataforma de e-learning, sin embargo, los efectos de escala y capacidad y el ahorro de infraestructura material permitirían reducir los costes unitarios de la formación hasta los 491,30 euros por usuario con nuestro proyecto a pleno rendimiento a partir del tercer año de actividad. Ello implica que, como se puede observar en la Tabla que adjuntamos en este apartado, con podemos formar a 840 trabajadores de nuestra plantilla con una inversión de 412.692 euros, mientras que para formar esa misma cantidad de personal tendríamos que invertir 913.458 euros. A ello hay que unir, además, los beneficiosos efectos de la internalización de parte de la formación, que permitiría a nuestra empresa utilizar capacidades tecnológicas y de capital humano acumulado en las actividades de formación. Al mismo tiempo, nuestra empresa podría desarrollar sinergias con otras actividades de nuestro negocio, que podrían converger en la plataforma de e-learning. Y por si esto fuera poco, habría que tener en cuenta también el ahorro en costes de un sistema de e-learning debido a la mayor flexibilidad de nuestra plantilla, que ya ha sido estimada en el apartado VI de este informe. Más difíciles de estimar son las implicaciones económicas para la empresa de un sistema de e-learning frente al presencial tradicional en lo que se refiere al aprendizaje y a la formación de nuestro capital humano. Las investigaciones más recientes, sin embargo, apuntan a un mayor rendimiento del e-learning frente al sistema presencial, por la mayor motivación vía flexibilidad, desarrollo del aprendizaje a través del “learning by doing” y otras ventajas. Ello repercutiría en un mayor incremento relativo de la productividad vía capital humano formado a través de e-learning. Proyecto Ágora, 20

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Eficiencia en costes: modelo presencial vs e-learning. Año 1 Coste medio por trabajador en acción formativa presencial Coste medio por trabajador en acción formativa e-learning Coste total 227 trabajadores en acción formativa presencial Coste total estimado 320-710-840 trabajadores en presencial Coste total estimado 320-710-840 trabajadores en e-learning

Año 2

Año 3

Año 4

Año 5

1087,45€

1062,30€

521,90€

491,30€

246851,15€

347984,00€

772089,50€

913458,00€

339936,00€

370549,00€

412692,00€

En resumen, las ventajas económicas más importantes de la actividad de formación elearning como recurso productivo frente a una formación presencial son: Primero, por el hecho de que los recursos utilizados en la formación, recursos tecnológicos, pueden ser considerados como recursos de infraestructuras se comportan como costes fijos, puesto que tienen la propiedad de disminuir en la medida que se incrementan el número de unidades producidas, en nuestro caso el numero de trabajadores/alumnos en formación. Segundo, es una inversión de carácter transversal puesto que es de utilidad tanto para el proceso de producción y formación como para el desarrollo de las diferentes actividades administrativas y de gestión. Tercero, la utilización de infraestructuras digitales generan una importante dependencia, en el sentido de que producen unos costes relativamente elevados derivados del cambio de una opción tecnológica a otra y también asociados al necesario proceso de aprendizaje para hacer un uso correcto de las mismas. Aprendizaje que por otro lado revierte en una mejora de la producción, de forma que la experiencia adquirida se transmite posteriormente al servicio de los clientes. Es decir, dota al personal de una mayor cualificación. Cuarto, permite efectuar una más rápida amortización de las inversiones realizadas y alcanzar una tasa de rotación más elevada de las renovaciones infraestructurales. Quinto, provoca la generación de cuatro efectos principales sobre la estructura de costes del proceso de producción: un efecto escala, un efecto capacidad, un efecto de flexibilidad en red y un efecto de transversalidad. •

Un efecto escala. Una inversión inicial asociada a la dotación de recursos de información e infraestructurales vinculados a las TIC y una inversión recurrente para su mantenimiento y actualización, determina la introducción de parámetros de escalabilidad en la actividad formativa TIC. Asimismo, el uso de tecnologías digitales posibilita la adaptación de los servicios de formación a los requerimientos individuales de los usuarios, a partir de la flexibilidad del proceso productivo.

•

Un efecto capacidad. Aumentando la elasticidad de los productos respecto del incremento de recursos productivos. Posibilitando la consecución de incrementos significativos en el volumen de actividad sin una dependencia proporcional de los incrementos de la inversión infraestructurales, es decir, sin Proyecto Ágora, 21

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provocar la generación de unos costes fijos adicionales. •

Un efecto flexibilidad en red. Mejora la interrelación entre las diferentes actividades que conforman el proceso productivo, es decir, se basa en la posibilidad que ofrecen las tecnologías digitales de crear estructuras de producción y de gestión de carácter flexible.

•

Un efecto transversal. Se basa en la posibilidad de destinar una determinada infraestructura tecnológica a diferentes usos productivos de manera complementaria.

Proyecto Ágora, 22

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IX. Conclusiones Al comienzo de este informe nos planteábamos las razones que nos llevaban a presentar un proyecto de formación basado en el uso de un entrono virtual de formación. El proyecto se contextualizaba teniendo en cuenta las rentabilidades inmediatas que se esperaban alcanzar teniendo en cuenta el entorno y circunstancias comerciales, financieras y estructurales de Integration Services. S.A. El análisis inicial nos permitía establecer el objetivo principal de la política estratégica de la empresa para los próximos cinco años, que quedaba establecido así: “la expansión de la actividad de la empresa mediante la consolidación de nuestra presencia en los nuevos sectores en los que hemos empezado a operar, sobre la base de una mejora de la productividad y de la eficiencia en la utilización de los recursos, e instrumentada en un uso cada vez mayor y mejor de las tecnologías digitales”. La perfecta integración de todos los departamentos implicados y la correcta definición de los objetivos tácticos y estratégicos, han permitido cubrir las expectativas establecidas y alcanzar los objetivos asignados a cada departamento. Incluso hemos alcanzado otros objetivos y rentabilidades que no estaban previstas inicialmente y que citamos a continuación: Objetivos alcanzados y no previstos inicialmente Dirección de RR.HH

Con respecto a la mejora de la eficiencia productiva de los trabajadores, se ha conseguido que los empleados: •

compartan conocimientos y experiencias de manera colaborativa, lo que ha redundado en una mayor eficacia y rapidez en la implementación de procesos formativos.

Dirección Además de la mejora de las competencias específicas de los trabajadores técnicos, que ha de Servicios redundado en el incremento de la productividad del trabajo y la mejora de la calidad del servicio, los técnicos han podido: • •

Área de control de gestión

Mejorar los conocimientos del mercado en el que compite Integration Services Adquirir conocimientos que han generado ventajas competitivas frente a otras empresas del mismo sector de actividad

La posibilidad de incrementar y mejorar la eficiencia de los usos de las TIC en los distintos procesos de negocio ha conllevado también el incremento de las tasas que relacionan productividad y usos de las TIC. En relación con estos procesos, los técnicos han podido: •

Adquirir y ejercitar la aplicación de instrumentos de análisis económico

Los beneficios obtenidos de la implantación del proyecto de formación en e-learning, aparte de los económicos, se traducen en una mayor cooperación y comunicación entre nuestro personal, facilitando el trabajo con nuestros clientes a través de la creación de foros internos en los cuales nuestro personal comunica sus experiencias y Proyecto Ágora, 23

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agiliza la detección de problemas y posibilita unas soluciones a nuestros clientes mucho mas rápidas y más eficientes. Se ha conseguido una mayor sensación de bienestar entre el personal que ha generado un ambiente cordial de trabajo, favorecida por una mayor comunicación entre ellos que les ayuda grandemente a aprender con la colaboración de sus compañeros en cada uno de los desarrollos y soluciones planteados a nuestros clientes. El proyecto favorece igualmente el interés por conocer y aprender, realizar formación que les ayude a estar al día con respecto a los conocimientos que el área en el que desarrollan su trabajo les requiere. Entre otras acciones, se ha creado un foro en el que se sugieren ideas se realizan concursos y se crean desarrollos para darle un aspecto dinámico a nuestra página web tipo GOOGLE. Además, se han creado grupos de gestión que definen nuevas líneas de actuación comunes y a la vez específicas de cada área y conocimiento por parte de todas las direcciones de las líneas de actuación de la empresa en las distintas áreas. Ya no se duplican recursos, ni se desaprovechan los que tenemos. Tampoco se duplican actividades. Por todo lo expuesto, la valoración final del proyecto es muy positiva tanto por lo que respecta a la consecución del resultado de la misión estratégica planteada como por la rentabilización de la inversión realizada.

Proyecto Ágora, 24