MÓDULO 2
PARTE 1. DATOS: TIPOS Y FORMATOS
DATOS: Qué son
DATOS DATOS
TIPOS
FORMATO
TIPOS
FORMATO
DATOS: Qué son
TIPOS
FORMATO
DATOS: QUÉ SON En la hoja de cálculo Excel podemos introducir en las celdas diferentes tipos de datos. En primer lugar, debemos distinguir entre v a l o r e s c o n s t a n t e s y f ó r m u l a s . Los v a l o r e s c o n s t a n t e s son datos que se introducen directamente en la celda y que no dependen del contenido de ninguna otra celda. Por contra, las f ó r m u l a s son expresiones que se escriben en las celdas y cuyo resultado a mostrar depende del valor de otras celdas. Las fórmulas siempre comienzan por el símbolo de igualdad (=).
FIN DATOS QUÉ SON
DATOS
TIPOS
FORMATO
DATOS: TIPOS DE DATOS. Dentro de los valores constantes nos encontramos con los siguientes tipos de datos:
Texto NĂşmeros Fecha y hora
DATOS
TIPOS: Texto
FORMATO
VALORES CONSTANTES: TEXTO Texto. Para almacenar texto en una celda, simplemente basta con pinchar en ella y escribirlo. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres (entre letras, dígitos y caracteres especiales) que se
alineará por defecto a la izquierda y que invadirá las celdas adyacentes de su derecha si están vacías, en caso que el contenido sea mayor que la celda que ha de contenerlo. Si queremos que los datos introducidos sean reconocidos como texto (aunque sean números o fechas) para que, por ejemplo, no se vean afectados por los formatos numérico y fecha; o
también, si queremos que se vea una fórmula y no su resultado, escribiremos al comienzo el símbolo comilla simple ('). Imaginemos que yo quiero guardar en una celda la fórmula =2+3 y quiero que se vea la propia fórmula y no 5, su resultado. Entonces tendré que escribir '=2+3. Puede apreciarse que la comilla sólo se visualiza en la barra de fórmulas.
Cuando un dato es reconocido como texto por Excel no pueden realizarse operaciones matemáticas con él.
VALORES CONSTANTES: NÚMEROS
DATOS
TIPOS: Números
FORMATO
N ú m e r o s . Sin duda ninguna, se trata del tipo de datos más utilizado en una hoja de cálculo, ya que son la materia prima con la que realizar los cálculos. Se alinean por defecto a la derecha de la celda y admiten los 10 caracteres numéricos: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; los signos de más + y menos - y los paréntesis( ). Los símbolos de + y – deben ir siempre precediendo al número. El signo “ + “ se ignora y el “ –” identifica al número como negativo. Igualmente, puede indicarse que un número es negativo escribiéndolo entre paréntesis (notación contable). Además, también puede utilizarse el signo del euro €, para indicar a Excel que le asigne el formato monetario. Otro símbolo admitido es la E. Este símbolo se emplea en la notación científica de un número. Por ejemplo, 3E5 es, en realidad 300000. Es decir, el número 3 seguido de cinco ceros. Cuando un número no cabe en una celda, automáticamente se convierte a notación científica. Si aún así no cabe se verá esta rellena de #.
Por último, si escribimos un número seguido del símbolo %, Excel lo considerará como un porcentaje.
VALORES CONSTANTES: FECHA
DATOS
TIPOS: Fecha
FORMATO
F e c h a y h o r a . Las fechas y horas se alinean a la derecha de la celda. Si escribimos el símbolo barra invertida “ / “, Excel tratará de asimilarlo como una fecha. Así por ejemplo, si escribimos 12/03 para Excel será el 12 de marzo; si escribimos 8/69, será agosto de 1969.
Los separadores admitidos para expresar las fechas son la barra ya mencionada y el guión “ – “. El formato es día/mes/año. Si la fecha introducida está comprendida entre 1929 y 2029 sólo es necesario introducir los dos últimos dígitos de la fecha.
Según el formato elegido para mostrar el dato fecha, éste puede aparecer con texto aunque introduzcamos los datos en formato fecha dd/mm/aa. Algunos ejemplos de fechas: 1/2/10 (1 de febrero de 2010), 17-3-1915 (17 de marzo de 1915), 17-03-15 (17 de marzo de 2015), etc.
DATOS
VALORES CONSTANTES: HORA
TIPOS: Hora
FORMATO
Para introducir una hora, utilizamos como separador los dos puntos “ : “, siguiendo el formato horas:minutos:segundos (hh:mm:ss)
Ejemplos: 15:47:25 (las 3 PM, 47 minutos y 25 segundos), 11:3 (11 AM y 3 segundos)
FIN TIPOS DATOS
DATOS: FORMATOS
DATOS
TIPOS
FORMATO
Las hojas de cálculo tienen la o p c i ó n d e p o d e r d a r d i f e r e n t e s f o r m a t o s a l a s c e l d a s , en cuanto a:
FUENTE: Tipo de letra, estilo y tamaño ALINEACIÓN NÚMERO: tipo de dato
En Excel 2007 y 2010, esta opción esta en la cinta de opciones pestaña INICIO. Para aplicar diversos formatos tenemos que centrarnos en la banda Inicio, las secciones Fuente, Alineación y Número.
DATOS
DATOS. FORMATOS: TIPOS DE LETRA Y TAMAÑO
TIPOS
FORMATO: Tipo letra
Para cambiar el tipo de letra y el tamaño, tras haber seleccionado las celdas adecuadas, elegimos el tipo de letra (por defecto aparece el tipo de letra Calibrí) y el tamaño en puntos (por defecto, 11) en sendos desplegables.
El tamaño también podemos hacerlo de modo más rápido pinchando en los dos botones que hay a la derecha del desplegable del tamaño. El primero (una A grande con una flechita hacia arriba) aumenta el tamaño de la letra cada vez que pulsemos (según la sucesión de tamaños estándar que aparece en el desplegable: 8,9, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 26, 28, 36, 48 y 72) mientras que el segundo (una A más pequeña y con una letra que apunta hacia abajo) disminuye el tamaño en puntos según la misma serie.
DATOS
TIPOS
FORMATO: Estilo letra
DATOS. FORMATOS: ESTILO DE LETRA Los tres estilos básicos son: Negrita, cursiva y subrayado, que tiene su propio botón cada uno, justo debajo del desplegable del tipo de fuente. También podemos optar al subrayado doble, con el desplegable que hay justo a la derecha del botón de Subrayado.
Para cambiar el color de la letra, usaremos el botón de la esquina inferior derecha de la zona fuente, de la banda inicio. Tiene una letra A mayúscula, con una línea del color que hay seleccionado debajo, y un desplegable justo a la derecha. Entonces, primero seleccionamos las celdas cuyo contenido queremos cambiar de color; después, elegimos el color que deseemos en el desplegable; y por último, lo aplicamos.
DATOS
DATOS: FORMATOS. OTRA FORMA DE HACERLO
TIPOS
FORMATO: Otra forma hacerlo
También podemos modificar el formato de fuente en Excel sin usar los botones de la barra de herramientas. Podemos hacerlo directamente desde el menú Formato de Celdas > Fuente, que nos permite cambiar de una vez todos los parámetros: tipografía, tamaño, color, estilo (con más estilos disponibles), etc.
Para acceder a ese menú, podemos hacer click en la esquina inferior derecha del área fuente de la banda Inicio, o con el atajo de teclado Ctrl + Mayús + F.
FIN FORMATO: FUENTE
DATOS
DATOS: ALINEACIÓN
TIPOS
FORMATO: Alineación
Para que los datos se vean de forma óptima en la hoja de cálculo, puede ajustar la posición de ellos dentro de la celda. Puede cambiar la alineación del contenido de la celda, usar sangría para proporcionar mejor espaciado o mostrar los datos en diferentes ángulos mediante la rotación. Para ello: 1. Seleccionamos la celda o el rango de celdas que contiene los datos cuya posición desea ajustar. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, realizamos uno o más de los procedimientos siguientes:
Para cambiar la alineación vertical del contenido de las celdas, haga clic en Alinear en la parte superior , Alinear en el medio o Alinear en la parte inferior . Para cambiar la alineación horizontal del contenido de las celdas, haga clic en Alinear texto a la izquierda , Centrar ó Alinear texto a la derecha Para cambiar la sangría del contenido de las celdas, haga clic en Disminuir sangría o Aumentar sangría Para girar el contenido de las celdas, haga clic en Orientación y luego seleccione la opción de rotación que desee. Para ajustar el texto en una celda, haga clic en Ajustar texto Para usar opciones de alineación de texto adicionales, haga clic en el Selector de cuadro de diálogo junto a Alineación y después en la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas seleccione las opciones que desee. Para centrar o alinear datos que ocupan varias columnas o filas, como las etiquetas de columnas y filas, primero haga clic en Combinar y centrar para combinar un rango de celdas seleccionado. Después, puede seleccionar la celda combinada y ajustar su contenido tal y como se describió anteriormente en este procedimiento.
DATOS
TIPOS
FORMATO: Alineación
DATOS: ALINEACIÓN. OTRA FORMA DE HACERLO También podemos modificar la alineación en Excel sin usar los botones de la barra de herramientas. Podemos hacerlo directamente desde el menú Formato de Celdas > Fuente, que nos permite cambiar de una vez todos los parámetros: tipografía, tamaño, color, estilo (con más estilos disponibles), etc.
Para acceder a ese menú, podemos hacer click en la esquina inferior derecha del área fuente de la banda Inicio del apartado Alineación.
FIN FORMATO: ALINEACIÓN
DATOS: CATEGORÍA DE DATO
DATOS
TIPOS
FORMATO: Categoría Dato
Recordemos que existen tres tipos de datos: texto, números y fecha y hora. Para poder indicar en la celda qué tipo de dato queremos y su categoría tenemos que seguir los pasos: 1. Seleccionamos la celda o el rango de celdas que contiene los datos cuya posición se desea ajustar. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, realizamos uno o más de los procedimientos:
Para cambiar el tipo de dato del contenido de las celdas, desplegamos y seleccionamos la categoría deseada
DATOS
TIPOS
DATOS: CATEGORÍA DE DATO
Si se trata de un dato numérico podemos añadir
FORMATO: Categoría Dato
ó disminuir decimales
Mostrar el dato como porcentaje pulsando Mostrar el valor numérico con separador de miles Formato de moneda alternativo
FIN CATEGORÍA DATOS
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