A. Pendahuluan Badan Pers Nasional Ikatan Senat Mahasiswa Kedokteran Indonesia (BPN ISMKI) adalah salah satu badan kelengkapan ISMKI yang bergerak di bidang pers dan jurnalistik. BPN ISMKI menjadi suatu wadah bagi mahasiswa dan mahasiswi kedokteran Indonesia yang memiliki minat dan potensi di dalam dunia pers dan jurnalistik. Dalam menjalankan tujuannya, yaitu memajukan dunia pers dan jurnalistik mahasiswa kedokteran di Indonesia, BPN ISMKI merangkul dan bekerja sama dengan Lembaga Pers Mahasiswa (LPM) maupun Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) yang ada di seluruh fakultas kedokteran di Indonesia untuk sama-sama mewujudkan tujuan tersebut. Salah satu bentuk kerja sama BPN ISMKI dengan LPM maupun BEM yang menjadi anggotanya adalah dengan mengadakan tenderisasi kegiatan di mana BPN ISMKI membuka kesempatan seluas-luasnya kepada anggotanya untuk berkolaborasi dalam menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang menjadi program kerja BPN ISMKI. Dengan adanya tenderisasi ini, diharapkan para anggota bisa berperan aktif dan turut menyukseskan kegiatan-kegiatan tersebut. Hingga pada akhirnya, melalui bentuk kerja sama ini tujuan utama untuk memajukan dunia pers dan jurnalistik mahasiswa kedokteran Indonesia ini dapat dicapai. B. Deskripsi Kegiatan Untuk tahun kepengurusan periode 2015, BPN ISMKI mengadakan dua kegiatan besar yang akan ditenderkan kepada para anggotanya. Kegiatan yang dimaksud, yaitu: 1. Rapat Koordinasi Nasional Rapat Koordinasi Nasional (Rakornas) atau yang dulu dikenal dengan Direct Meeting adalah sebuah rapat pertemuan yang diadakan di tengah tahun kepengurusan di mana dihadiri oleh seluruh Pengurus Harian Nasional (PHN) dan juga turut mengundang anggota dari BPN ISMKI itu sendiri. Tujuan dari adanya rapat koordinasi ini tentunya adalah untuk mengevaluasi kinerja setengah tahun kepengurusan yang telah dilalui dan membahas program kerja untuk setengah tahun
berikutnya, serta rapat koordinasi ini pun menjadi ajang silaturahmi dan konsolidasi antar PHN dan juga BPN ISMKI dengan anggotanya. Rakornas yang rencananya pada tahun depan akan diadakan di antara bulan Mei hingga Juli ini selain diisi dengan rapat koordinasi juga diisi dengan upgrading dan direct sharing journalism yang tentunya sangat bermanfaat dalam menambah wawasan di dunia pers dan jurnalistik. Pada tahun kepengurusan periode 2014, pemenang tender untuk kegiatan ini adalah LPM Medical Torch dari Fakultas Kedokteran Universitas Jenderal Soedirman yang diadakan pada 20-22 Juni 2014. 2. Pelatihan Jurnalistik Nasional Pelatihan Jurnalistik Nasional atau PJN adalah sebuah pelatihan tingkat nasional yang digagas untuk mahasiswa dan mahasiswi yang menjadi delegasi dari LPM atau BEM di seluruh fakultas kedokteran di Indonesia yang diisi dengan materi-materi yang menarik dan bermanfaat di bidang pers dan jurnalistik yang bisa membantu mengembangkat bakat dan keahlian pesertanya dalam bidang tersebut. Dengan adanya pelatihan ini, diharapkan para peserta bisa membangun dan memajukan LPM-nya masing-masing serta dinamika kehidupan pers dan jurnalistik di kampusnya setelah pulang dari pelatihan ini. PJN sejauh ini sudah terselenggara sebanyak dua kali, yaitu di tahun 2012 yang diselenggarakan bersama LPM Cardios Magz Fakultas Kedokteran Universitas Islam Indonesia dan di tahun 2013 yang diselenggarakan bersama LPM Tympani Faklutas Kedokteran Universitas Jenderal Achmad Yani. Rencananya, pada tahun depan PJN ini akan diselenggarakan antara bulan Oktober ataupun November. C. Syarat 1. Peserta tenderisasi merupakan LPM atau BEM yang menjadi anggota BPN ISMKI. 2. Keputusan untuk mengambil tender ini merupakan sikap resmi dari LPM atau BEM, bukan hanya inisiatif individu. 3. Peserta tenderisasi bersedia mengikuti seluruh rangkaian proses tenderisasi dan menjalani, serta mematuhi segala ketentuan dan peraturan yang berlaku.
4. Peserta yang memenangkan tender wajib bertanggung jawab dan mempersiapkan dengan
sungguh-sungguh,
serta semaksimal
mungkin kegiatan
yang telah
dimenanginya sesuai dengan kesepakatan yang telah ditetapkan bersama. D. Mekanisme Tenderisasi 1. Pengumpulan Berkas Pendaftaran Tanggal
: 19 November 2014 - 17 Januari 2015
Deskripsi
: Peserta tenderisasi wajib untuk melengkapi seluruh berkas pendaftaran sebagai syarat utama untuk mengikuti seluruh rangkaian
proses
tenderisasi.
Adapun
isi
dari
berkas
pendaftaran, yaitu: a. Scan surat pernyataan yang isinya mengenai kesediaan untuk mengikuti
seluruh
rangkaian
proses
tenderisasi
dan
kesanggupan untuk menyelenggarakan kegiatan dengan sungguh-sungguh dan semaksimal mungkin apabila berhasil memenangkan tender. b. Scan surat pernyataan yang isinya menyatakan bahwa pengajuan tender telah mendapat persetujuan dan dukungan dari pihak Dekanat. c. Softcopy proposal pengajuan tender (format terlampir). Apabila semua berkas sudah lengkap, silakan kirimkan via email ke pengurus.bpnismki@gmail.com dengan subject: Tenderisasi_Nama Kegiatan_Nama LPM/BEM. Semua berkas dijadikan satu dan dibuat dalam bentuk ZIP atau RAR. Setelah dikirim, lakukan konfirmasi via SMS ke Iqbal Maulana Malik di nomor 085224972123 atau Quri Meihaerani Savitri di nomor 085739026207. 2. Presentasi Tanggal
: 7 Februari 2015
Deskripsi
: Peserta tenderisasi berkewajiban untuk hadir dan melakukan presentasi terkait penawarannya pada saat 3rd Indonesian Medical Students Summit 2015 di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang, sekitar tanggal 7 Februari 2015. Presentasi menggunakan Microsoft PowerPoint 2010 atau Prezi (bisa juga menggunakan media yang lainnya, tetapi dengan konfirmasi sebelumnya) dan durasi presentasi sekitar 15 menit. Presentasi dibuat semenarik mungkin dengan isi presentasi terutama harus mencantumkan konsep, agenda, dan biaya kegiatan. Pada saat presentasi, jangan lupa juga untuk membawa hardcopy surat pernyataan dan proposal pengajuan tender.
3. Pengumuman Tanggal
: 7 Februari 2015
Deskripsi
: Pengumuman pemenang tender akan disampaikan pada hari yang sama dengan hari di mana berlangsungnya presentasi. Nantinya, akan ada pembahasan lebih lanjut antara pemenang tender dengan pihak BPN ISMKI untut menyepakati keputusan bersama terkait konsep, agenda, sumber pendanaan, dan sebagainya.
E. Contact Person Jika ada hal-hal yang sekiranya belum dijabarkan dalam buku panduan ini atau mungkin ada hal yang dirasa masih belum jelas, silakan hubungi: 1. Iqbal Maulana Malik - 085224972123 2. Quri Meihaerani Savitri - 085739026207 3. Annida Adityaningrum - 085290071827 Jangan lupa pula untuk selalu menjadi orang yang paling up to date mengenai informasi seputar tenderisasi ini maupun informasi lainnya dengan mengunjungi situs kami di
http://www.bpn-ismki.org dan juga follow akun jejaring sosial kami di Twitter (http://twitter.com/pers_ismki) dan Instagram (http://www.instagram.com/bpnismki). F. Penutup Demikian Buku Panduan Tenderisasi Kegiatan BPN ISMKI Periode 2015 ini kami susun dengan harapan dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai seluruh rangkaian tenderisasi ini. Terimakasih banyak atas perhatiannya, mohon maaf jika ada kata-kata yang kurang berkenan. Kami tunggu partisipasi LPM atau BEM kalian semua dalam mengikuti tenderisasi ini. Hidup Pers Mahasiswa!
Lampiran 1 FORMAT PROPOSAL PENGAJUAN TENDER
1.
Cover a. Nama Kegiatan b. Logo LPM/BEM c. Tempat dan Waktu Pengajuan Proposal d. Nama LPM/BEM e. Nama Institusi
2.
Lembar Pengesahan Lembar pengesahan ini setidaknya mencatumkan persetujuan dari Pimpinan LPM/BEM dan Pembina Kemahasiswaan atau Pimpinan Institusi (Pembantu Dekan dan/atau Dekan), diperkenankan juga untuk memberikan ruang persetujuan bagi pejabat lain sesuai
dengan
aturan
lembar
pengesahan
institusi
masing-masing,
misalkan
Rektor/Pembantu Rektor, apabila dirasa perlu. 3.
Daftar Isi
4.
BAB I - Latar Belakang Dalam bagian ini silakan untuk memaparkan dan menjelaskan mengenai latar belakang yang mendasari LPM/BEM Anda mengajukan proposal pengajuan tender ini.
5.
BAB II - Data LPM/BEM dan Institusi a. Data LPM/BEM 1) Nama LPM/BEM 2) Alamat LPM/BEM 3) Kontak LPM/BEM (No. Telp/Fax/Email) 4) Nama Pimpinan LPM/BEM 5) Nama Pembina LPM/BEM 6) Jumlah Pengurus dan Anggota LPM/BEM 7) Status Keanggotaan dalam BPN ISMKI (Anggota Muda/Anggota Utama) 8) Status Pendanaan
Informasi umum mengenai sumber pendanaan untuk kegiatan-kegiatan yang dilakukan LPM/BEM. b. Data Institusi 1) Nama Institusi 2) Alamat Institusi 3) Status Institusi (Swasta/Negeri) 4) Jumlah Mahasiswa (4 Angkatan Termuda) c. Profil LPM/BEM 1) Kegiatan yang Pernah Dilakukan Sebutkan minimal 3 dan maksimal 5 kegiatan terakhir yang pernah dilakukan oleh LPM/BEM Anda dan beri keterangan mengenai skalanya (lokal, nasional, atau internasional). 2) Prestasi yang Pernah Diraih LPM/BEM 6.
BAB III - Standar Pelaksanaan Kegiatan a. Standar Kepanitiaan 1) Desain Kepanitiaan Sampaikan gambaran struktur panitia dan pembagian tugasnya, serta estimasi jumlah panitia. 2) Perkiraan Waktu Pembentukan Panitia b. Standar Kegiatan 1) Usulan Tangal Pelaksanaan 2) Usulan Susunan Acara 3) Tempat Penyelenggaraan Kegiatan 4) Daya Tampung Peserta 5) Timeline Kasar Persiapan Kegiatan c. Standar Penunjang Kegiatan 1) Akomodasi Peserta 2) Transportasi Peserta 3) Fasilitas Penunjang Kegiatan
4) City Tour/Social Program d. Standar Pembiayaan 1) Rencana Sumber Pendanaan 2) Rincian Kasar Anggaran Kegiatan 3) Estimasi Biaya Registrasi Peserta
Keterangan
: Informasi yang ada di format ini wajib untuk dicantumkan, tetapi jika ada informasi lainnya yang dirasa perlu dan mendukung silakan untuk dicantumkan. Tidak ada batasan atau ketentuan khusus terkait desain proposal dan sebagainya. Silakan buat sebaik dan sejelas mungkin.