MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE OLMOS ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
INFORME DE SERVICIO DE CONTROL RELACIONADO N° 01-2016-MDO/OCI
Señor: ING. JUAN MIO SANCHEZ Alcalde Municipalidad Distrital de Olmos
ASUNTO
: Remisión de Informe de Servicio de Control Relacionado N° 01-2016-MDO/OCl "Verificación del cumplimiento de la normativa relacionada al TUPA y la Ley de Silencio Administrativo.
REF.
: Resolución de Contraloría N° 169-2016-CG que aprueba el Plan Anual de Control 2016.
FECHA
: Olmos, 15 de julio de 2016
Me dirijo a usted para saludarlo cordialmente y expresarle que, en marco del dispositivo legal de la referencia a), se ha ejecutado el servicio relacionado: "Verificación del cumplimiento de la normativa relacionada al TUPA y a la Ley del Silencio Administrativo", correspondiente al periodo de junio 2016. Sobre el particular, como resultado del servicio relacionado, se ha identificado la existencia de hechos que podrían afectar la transparencia, probidad y el cumplimiento de la normativa legal vigente, los cuales se dan a conocer en el informe del servicio relacionado adjunto al presente; en tal sentido, nos permitimos efectuar recomendaciones a fin de que su despacho disponga las acciones preventivas pertinentes, las cuales deberán ser comunicadas en un plazo no mayor de 10 días hábiles, a este Órgano de Control institucional. Es propicia la oportunidad para expresarle las seguridades de mi consideración.
Atentamente
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cumplimiento de la normativa relacionada al TUPA y la Ley de Silencio
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“AÑO DE LA CONSOLIDACION DEL MAR DE GRAU”
INFORME DE SERVICIO DE CONTROL RELACIONADO N° 01-2016-MDO/OCI S.R. N° 02-2137-2016-004 “VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA RELACIONADA AL TUPA Y A LA LEY DEL SILENCIO ADMINISTRATIVO” PERIODO JUNIO 2016 I. INTRODUCCION 1. ORIGEN DE LA ACTIVIDAD La presente Actividad de Control fue realizada en cumplimiento de lo establecido en el artículo 8 de la Ley N° 29060 - Ley del Silencio Administrativo, que estipula que el órgano de control interno supervisará el cumplimiento de los plazos, requisitos y procedimientos a fin de que sean tramitados conforme al Texto Único de Procedimientos Administrativos TUPA correspondiente. Asimismo, el OCI está en la obligación de elevar al Titular un informe mensual sobre el e stado de los procedimientos administrativos iniciados, así como sobre las responsabilidades en que hubieran incurrido los funcionarios o servidores públicos que incumplan con las normas de la Ley del Procedimiento Administrativo General – Ley N° 27444, la presente Ley y aquellos que hayan sido denunciados por los administrados. 2. ANTECEDENTES La presente actividad se denomina:” Verificación del cumplimiento de la Normativa relacionada al TUPA y a la ley del silencio administrativo”, y se encuentra programada de conformidad con el Plan Anual de Control 2016 formulado por el Órgano de Control Institucional de la Municipalidad de Olmos, aprobado mediante Resolución de Contraloría N° 169-2016-CG de fecha 15 de junio del 2016. 3. ALCANCE La presente actividad de control comprende la recopilación de la información, revisión y verificación de los procedimientos administrativos generados en la Entidad a través de sus unidades orgánicas, relacionadas con el cumplimiento de la normativa legal vigente, que regula los procedimientos y plazos del TUPA y las peticiones de aplicación del silencio administrativo, en el periodo de junio 2016. 4. OBJETIVOS a. General Verificar si la Entidad está cumpliendo con la normativa legal vigente, que regula los procedimientos y plazos del TUPA y las peticiones de aplicación del silencio administrativo.
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b.
Específicos - Verificar si las unidades orgánicas han registrado ingresos de peticiones de aplicación del silencio administrativo durante el mes de junio del 2016. - Verificar si los responsables de las áreas y/o unidades orgánicas, actúan conforme a los procedimientos y plazos establecidos en el TUPA institucional. - Determinar si los responsables de las áreas y/o unidades orgánicas, resuelven en tiempo y forma las peticiones que ingresan a la Entidad sobre la aplicación del silencio administrativo.
5. COMENTARIOS 1. Mediante oficio N° 009-2016-OCI/MDO de fecha 22 de Junio de 2016 el OCI comunicó al titular de la entidad, el inicio de las actividades de control programadas en el Plan de Anual de Control año 2016, aprobado por la Contraloría General de la República con resolución de contraloría N° 169-2016-CG de fecha 15 de junio del 2016. Asimismo en virtud que la entidad no cuenta con un sistema de tramite documentario, mediante Carta N° 003-2016MO/OCI de fecha 24 de junio de 2016 se solicitó a la oficina de Secretaria General remita copias del registro de expedientes ingresados en la Unidad de Tramite Documentario de la Entidad del mes de junio y en posterior de acuerdo a un cronograma establecido y que oportunamente el OCI solicitara mes a mes. 2. Mediante Oficio N° 003-2016-MDO/SG y Oficio N° 011-2016-MDO/SG de fecha 05 de julio y 12 de julio respectivamente, el Sr. Abog. Víctor A. Montero Benites, Secretario General de la Municipalidad remitió al OCI copias fedateadas del registro de expedientes recepcionados por la Unidad de Trámite Documentario correspondientes al periodo 01 de junio al 15 de junio y 16 de junio al 31 de junio respectivamente. 3. El OCI realizó la verificación de la información remitida del cuaderno de registro de trámite documentario de la Entidad correspondiente al mes de Junio, evidenciando que durante el periodo de evaluación, se recepción un total de 698, los cuales fueron derivados a las áreas administrativas correspondientes para su debida atención. Del total de expedientes registrados 110 expedientes guardan relación con procedimientos estipulados en el TUPA vigente. 4. Se solicito la relación de expedientes tramitados emitiéndose los Memorandum Circular N° 001-2016-MDO/OCI y N° 002-2016-MDO/OCI de fecha 24 de junio y 08 de julio respectivamente a la Gerencia de Gestión de Riesgos De Desastres – Defensa Civil, Registros Civiles, Administración Tributaria, Catastro. Posteriormente las cumplieron con la entrega de información solicitada por el Órgano de Control Institucional en los plazos establecidos. A excepción de la Gerencia de Gestión de Riesgos De Desastres – Defensa Civil que emitió copia de las ocho (8) solicitudes que ingresaron a su despacho en el periodo solicitado e informando que su despacho no lleva registro de control de expedientes diarios. 5. A fin de determinar el cumplimiento del TUPA se procedió a tomar del total de expedientes registrados que guardan relación con procedimientos estipulados en el TUPA vigente, una muestra de veinticuatro (24) expedientes a examinar. Tras la identificación de las ____________________________________________________________________________________
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veinticuatro (24) solicitudes, con Memorandum Circular N° 003-2016-MDO/OCI se procedió a solicitar copia de la información que sustenta la atención realizada por las diferentes áreas administrativas a cada uno de dichos procedimientos. RESPECTO A LA APROBACION DEL TUPA 2016: Que siendo necesario que la Municipalidad Distrital de Olmos, cuente con un Texto Único de Procedimiento Administrativo – TUPA, que contenga los últimos dispositivos legales establecidos por el gobierno central en su política de simplificación administrativa se emitió la Ordenanza Municipal N° 008-2016-MDO/A con fecha 22 de marzo 2016 que aprueba el Texto Único de Procedimiento Administrativo – TUPA 2016 de la Municipalidad Distrital de Olmos. Mediante Carta N° 0112/2016-MPL-GM-GPP, de fecha 21 de junio y recepcionado por la Sub Gerencia de Administración Tributaria con fecha 13 de Julio, el Gerente de Planeamiento y Presupuesto de la Municipal de la Provincia de Lambayeque hace la observación que para proceder a emitir el informe técnico para dar pase a la ratificación del Texto Único de Procedimiento Administrativo – TUPA MDO año 2016 por parte del Concejo Municipal de la Provincia de Lambayeque, es necesario que la Municipalidad Distrital de Olmos remita las Tablas ASME-MV en el más breve plazo, por ser una herramienta de vital importancia durante el proceso del costeo de cada uno de los procedimientos administrativos y servicios prestados. 6. CONCLUSIONES 6.1. Durante período junio 2016, se verificaron los procedimientos administrativos, evidenciándose el cumplimiento de los requisitos y plazos establecidos en el TUPA de la Municipalidad de Olmos así como las disposiciones establecidas en la Ley del Silencio Administrativo y la Ley del Procedimiento Administrativo General. 6.2. Es de indicar que la entidad, no cuenta con un sistema de trámite y/o gestión documentario, que permita hacer el seguimiento de los expedientes ingresado y selección aleatoria para dar la veracidad a lo que se reporta esto dificulta en parte la ejecución de la actividad. la atención realizada por las diferentes áreas administrativas a cada uno de dichos procedimientos. 6.3. Durante el periodo evaluado, no se presentaron denuncias y/o quejas formales ante el órgano el Órgano de Control Institucional contra algún funcionario o servidor público de la entidad y que tenga relación alguna con el cumplimiento de la Ley del Silencio Administrativo. 6.4. Se observó que el área de Gestión de Riesgos De Desastres y Defensa Civil no cuenta con un libro de registro de expedientes diario lo que genera dificultad en llevar un control de expedientes por tramitar en dicha área. 6.5. Se observó que el área de Registros Civiles no lleva un adecuado registro de expedientes diario lo que genera dificultad en llevar un control de expedientes por tramitar en dicha área.
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6.6. Se encuentra pendiente el trámite de actualización del Texto Único de Procedimiento Administrativo – TUPA de la Municipalidad Distrital de Olmos año 2016 7. RECOMENDACIONES En relación a las conclusiones del presente informe y con el propósito de contribuir a mejorar la gestión administrativa institucional y de sus unidades orgánicas, en concordancia con lo establecido en el artículo 15° literal b) de la Ley n.° 27785- Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, se formulan las siguientes recomendaciones: Al señor Alcalde de la Municipalidad Distrital de Olmos: - A fin de contribuir con la mejora de la administración del cumplimiento de la normativa relacionada al TUPA y a la Ley del Silencio Administrativo, se sugiere al Sr. Alcalde dar respuesta a la Carta N° 0112/2016-MPL-GM-GPP en el más corto plazo posible para así poder seguir el curso de los trámites correspondientes para agilizar la aprobación del nuevo expediente Tramite Único de Procedimientos Administrativos 2016 y así brindar un mejor servicio a los ciudadanos. - Que, es necesario disponer la necesidad de contar con un Libro de Reclamaciones en el cual los ciudadanos puedan registrar su reclamo, entendido como la expresión de insatisfacción o disconformidad del usuario respecto de la atención brindada por la entidad pública en el ejercicio de su función administrativa; - Se recomienda a la entidad solicitar al área de informática la implementación de un sistema de trámite documentario para el TUPA, y en materia de fiscalización se recomienda la implementación de un módulo informático que permita extraer una muestra aleatoria del total de expedientes tramitados en el período en control; así estar acorde con el avance tecnológico y llevar un mejor y riguroso registro y control de estado en que se encuentra un expediente. - La unidad orgánica de Defensa de Riesgos y Defensa Civil debe llevar un registro de ingreso de expedientes y hacer las coordinaciones respectivas - Que la Oficina de Trámite Documentario realice como practica constante, la verificación exhaustiva de la documentación presentada por los administrados, en armonía con el Texto Procedimientos Administrativos - TUPA, de acuerdo a cada procedimiento establecido en el mismo. - Que, las dependencias inmersas en cada una de las recomendaciones, informen de manera permanente y oportuna al Órgano de Control Institucional las acciones tendientes a la implementación de las recomendaciones que se detallan en el presente informe - Que el presente informe sea publicado por intermedio del portal web de la Municipalidad Distrital de Olmos, en virtud al artículo 5° de la Ley n.° 27806-Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública,
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ANEXOS
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ANEXO N° 01 Cuadro N° 01: Remisión de Información al Órgano de Control Institucional DEPENDENCIA
FECHA
N° DE EXPEDIENTE REGISTRADOS
INFORME/OFICIO
24/06/16
- Informe N° 061-2016-RRCC-MDO
08/07/16
- Informe N° 064-2016-RRCC-MDO
Registro Civil
54 24/06/16
Catastro
08/07/16 08/07/16
80
Con Proveído - Informe N° 064-2016-S.G.-MDO
24/06/16
- Informe N° 061-2016-AGDR/MDO
08/07/16
- Informe N° 069-2016-AGDR/MDO
24/06/16
- Informe N° 069-2016-SGAT/MDO
08/07/16
- Informe N° 075-2016-SGAT/MDO
Defensa Civil Administración Tributaria
08 08
TOTAL
23 165
Elaborado por la oficina del Órgano de Control Institucional de la Municipalidad de Olmos
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