GLOSARIO ABA A Administración Del latín administrare (de ad, a y ministrare, servir), con la acepción de gobernar, regir y disponer de bienes (Alonso 1982). En español administrar viene de ministro y éste a su vez de menester, que procede del la A AMBIENTE Todo lo que existe alrededor de un sistema u organización. Es todo aquello que está más allá de las fronteras o límites de la organización.Territorio donde las organizaciones transitan e interactúan con diferentesvariables (sociales, económicas, políticas, culturales, etc) genera sucesos imprevistos e imprevisibles que pueden ser fuentes tanto de oportunidades como de crisis. El ambiente es amplio, vasto, difuso y complejo no esposible aprehenderlo y comprenderlo en su totalidad. En consecuencia es necesario segmentarlo para estudiarlo mejor. Se puede desdoblar en dos grandes segmentos general o macroambiente y específico o microambiente.Cuando más grande es el ambiente mas presiona e influye en las organizaciones y menos recibe presión o influencia de ellas. AMBIENTE DE CERTEZA Cuando la información es suficiente para predecir los resultados de cada alternativa de curso de acción. Se halla más en el nivel operacional de las organizaciones. AMBIENTE DE INCERTIDUMBRE Se conoce poco respecto de las alternativas y sus resultados. La incertidumbre existe cuando quien toma la decisión tiene poco o ningún conocimiento o información que debe utilizar como base para atribuir probabilidades a cada estado de la naturaleza o cada evento futuro. Se halla más en el nivel institucional de las organizaciones. AMBIENTE DE RIESGO Ocurre cuando no se puede predecir con certeza los resultados de las alternativas, sino sólo con cierta probabilidad. Se halla en el nivel intermedio de las organizaciones. AMBIENTE HETEROGÉNEO La heterogeneidad se presenta cuando los elementos ambientales presentan características diferentes y acciones derivadas de sus necesidades propias. La heterogeneidad es responsable de la complejidad organizacional porque a medida que la organización atiende diferentes clientes, proveedores, competidores necesita diversos tipos de comportamientos para tratar esos elementos ambientales. La organización adopta respuestas diferenciadas y específicas respetando las diferencias ambientales, de allí que necesite de diferentes departamentos para que se encarguen de cada segmento particular. AMBIENTE HOMOGÉNEO
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La homogeneidad ocurre cuando los elementos ambientales presentan las mismas características y acciones derivadas de sus necesidades. La homogeneidad ambiental es responsable de la sencillez organizacional, pues puede utilizar un estándar de comportamiento para tratar los elementos ambientales. La organización utiliza respuestas estandarizadas y uniformes para enfrentar los elementos ambientales ya que presentan las mismas exigencias. AMBIENTES ESTABLES Cuando los elementos ambientales son conservadores, previsibles y poco variables en sus acciones y decisiones. Se dice que el ambiente es estático, rutinario previsible y la organización burocrática o mecanicista es suficiente para enfrentarlo. AMBIENTES INESTABLES Cuando los elementos ambientales son innovadores, impredecibles y cambian constantemente sus acciones y decisiones. Se dice que elambiente es dinámico, cambiante, turbulento y la organización orgánica es la más indicada. Para enfrentar la incertidumbre la organización puede adoptar estrategias de adaptación ambiental (planeación previsible, estructura flexible, fusionesy joint ventures) o estrategias de influencia en el ambiente ( publicidad, actividad pública, asociaciones, etc) ANÁLISIS AMBIENTAL Examen de las condiciones y variables ambientales, de sus perspectivas actuales y futuras, de las coacciones y restricciones, de los desafíos y contingencias y de las oportunidades percibidas en el contexto externo. El análisis organizacional tiene en cuenta lo que existe en términos de posibilidades viables y de riesgos que rodean la organización, y apunta acómo podría servir mejor a la sociedad en un contexto bastante competitivo y variable. El análisis ambiental se debe enfocar en los componentes del microambiente y los principales factores del macroambiente. F FILOSOFÍA DE LA PLANEACIÓN: PLANEACIÒN ADAPTABLE Orientada hacia las contingencias y el futuro de la organización. Las decisiones se toman para armonizar los diversos intereses involucrados y lograr un conjunto capaz de alcanzar resultados para el desarrollo natural de la empresa ajustándola a las contingencias que surjan en el camino. Es un plan de enlace porque se ajusta a las demandas ambientales y se prepara para las contingencias futuras. FILOSOFÍA DE LA PLANEACIÓN: PLANEACIÒN CONSERVADORA Orientada hacia la estabilidad y mantenimiento de la situación existente. Se preocupa más por identificar y subsanar deficiencias y resolver problemas internos que por explorar oportunidades ambientales futuras. Es un plan de proyección retrospectiva, por cuanto aprovecha la experiencia pasada y la proyecta hacia el futuro. FILOSOFÍA DE LA PLANEACIÓN: PLANEACIÒN OPTIMIZANTE
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Planeación orientada hacia la adaptabilidad y la innovación. Las decisiones se toman para lograr los mejores resultados posibles para la organización, sea minimizando recursos para lograr determinado desempeño u objetivos, sea maximizando el desempeño para utilizar mejor los recursos disponibles. Es predominantemente incremental, porque mejora continuamente las operaciones. M MISIÓN Razón de la existencia de una organización. Es la finalidad o motivo de creación de la organización, y a la que debe servir. La definición de la misión organizacional debe responder a tres preguntas básicas: ¿Quiénes somos? ¿Qué hacemos? ¿Por qué hacemos lo que hacemos? La misión incluye los objetivos esenciales del negocio y se enfoca generalmente hacia fuera de la empresa, es decir, hacia la atención de las demandas de la sociedad, mercado o cliente. Es importante para la organización porque sino se sabe hacia dónde ir, jamás se podrá decir cuál es el mejor camino que el administrador debe seguir. O OBJETIVOS ORGANIZACIONALES Estados esperados que la organización desea alcanzar y que orientan su comportamiento frente al futuro y al ambiente externo e interno. Todo objetivo organizacional funciona como una imagen. Cuando se alcanza el objetivo, deja de ser la imagen orientadora de la organización, para incorporarse a ella como algo real y actual. Un objetivo alcanzado deja de ser objetivo y se convierte en parte de la realidad. Los objetivos organizacionales proporcionan beneficios como: 1- legitimación, 2-fuente de motivación y compromiso, 3-guías para la acción, 4-racionalidad en las decisiones y 4estándares de desempeño. Para ser útiles los objetivos deben ser: 1-mensurables, 2realistas, 3-retadores, 4- definidos en el tiempo, 5-pertinentes y 6. motivadores. P PLAN Disposición ordenada de lo que es necesario hacer para alcanzar los objetivos. Los planes identifican los recursos necesarios, las tareas que se deben ejecutar, las acciones que se deben emprender y los tiempos que se deben seguir. PLANEACIÓN (FUNCIÓN ADMINISTRATIVA) Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización”. A. Reyes Ponce. Es la función administrativa que define objetivos y decide sobre los recursos y tareas necesarios para alcanzarlos adecuadamente. Proceso para establecer objetivos y determinar qué se debe hacer para conseguirlos. La principal consecuencia de la planeación son los planes. Planear es decidir con
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anticipación qué se debe hacer, cómo se debe hacer, cuándo se debe hacer y quién lo debe hacer. POLÍTICAS Las políticas constituyen planes tácticos que sirven de guías generales de acción y orientan en la toma de decisiones. Sirven para que las personas hagan elecciones semejantes en situaciones semejantes. Las políticas constituyen afirmaciones genéricas basadas en los objetivos organizacionales y buscan señalar rumbos a las personas de la organización. Las organizaciones definen políticas de recursos humanos,ventas, producción, créditos, etc. Muchas organizaciones adoptan políticas de restricción a fumadores a determinados lugares de la empresa y sancionan a aquellos que no respetan las prohibiciones. Otras toman políticas de seguridad personal y prevención de accidentes, de remuneración, de atención al clientes, de garantías o servicios postventa, etc. T TIPOS DE PLANES: PLANEACIÒN ESTRATÉGICA (PE) Plan de planes que incluye toda la organización, se concentra en el largo plazo, en el entorno, focaliza el futuro y el destino de la organización, es de acción global y concentrada. Es un proceso de adaptación organizacional amplio que implica aprobación, toma de decisiones y evaluación, busca responder a preguntas básicas como ¿por qué existe la organización?, ¿qué hace?, ¿cómo lo hace?. El resultado del proceso es un plan que sirve para guiar la acción organizacional en un plazo de 3 a 5 años. La PE se relaciona con la adaptación a un ambiente variable, en consecuencias está sujeta a incertidumbre, sus decisiones se basan en juicios y no en datos concretos. Los planes estratégicos afectan a la organización como totalidad. La PE es un proceso de construcción de consensos. Los objetivos se establecen en términos simples y genéricos buscan atender a los intereses y necesidadesde los socios involucrados. TIPOS DE PLANES: PLANEACIÒN OPERACIONAL (PO) Plan que examina cada operación o tarea de manera detallada y analítica,se realiza a corto plazo, focaliza lo inmediato o presente, de acción específica y molecular. Se preocupa por el qué hacer y cómo hacer las actividades cotidianas, por la administración de la rutina para garantizar que todos ejecuten las tareas de acuerdo a los procedimientos establecidos. Los planes operacionales se pueden clasificar en cuatro tipos: procedimientos(plan de ejecución de las tareas), presupuestos (plan de ejecución del dinero), programas (plan relacionados con el tiempo), reglamentos (plan relacionado con el comportamiento de las personas). TIPOS DE PLANES: PLANEACIÒN TÁCTICA (PT) Plan que incluye determinada unidad o departamento, gerencia funcional, se define a mediano plazo (generalmente de uno a tres años), focaliza lo mediato y de acción departamental o gerencial. El administrador utiliza los planes tácticos para que la organización logre éxito en el período de un año o ejercicio. Los planes tácticos se desarrollan en las áreas de producción, marketing, personal, finanzas y contabilidad.
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V VISIÓN Imagen que la organización tiene respecto de sí misma o de la que pretende ser en el futuro. Es el acto de verse en el tiempo y el espacio. Toda organización debe tener una visión de sí misma, de los recursos de que dispone, del tipo de relación que desea mantener con sus clientes y mercado, de lo que quiere hacer para satisfacer continuamente las necesidades y preferencias de los clientes. La visión pretende estableceruna identidad común en los propósitos de la organización para orientar el comportamiento de los miembros frente al futuro que desea construir.Algunas visiones ponen énfasis en la modernización, agilidad, apoyo al cliente.tin ministerium que significa servicio, empleo u oficio. A su vez ése procede de minister cuyo significado es servidor oficial. (Corominas y Pascual 1984) La administración es un proceso mediante el cual un grupo de personas dirige las acciones de otras, para alcanzar objetivos comunes.(Massie y Douglas) Es el proceso de trabajar con otras personas para alcanzar con eficiencia objetivos organizacionales, gracias al uso eficiente de recursos limitados en un ambiente variable. (Kreitner) El término administración se emplea para referirse a las tareas que realizan los gerentes, las cuales, incluyen la planeación, la organización, la dirección y el control del trabajo de una organización o de una de sus unidades. Administración como arte El arte de la administración esta vinculado a la personalidad del administrador, a su capacidad de ejercer un liderazgo eficaz, a la posibilidad de percibir y dirigir la organización. La organización es su creación artística. Administración como ciencia La administración como ciencia investiga para conocer, explicar y trata de predecir acontecimientos futuros. Se nutre de hipótesis, teorías, leyes, modelos. Elabora conceptos, definiciones, variables, sentencias declarativas, leyes científicas. La administración es ciencia fáctica, tiene un objeto real de estudio: las organizaciones. Administración como proceso La administración se define como el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. La administración se ocupa del rendimiento lo que implica eficacia y eficiencia. Administración como técnica La administración como técnica transforma la realidad no la explica, opera los objetos según procedimientos y reglas que normalizan la operación y los transforma. La técnica es el vehículo natural de la instrumentación, que realimenta a la ciencia al determinar la necesidad de mayor investigación y profundización de ciertas áreas. Se vale de reglas, normas, procedimientos.
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C Competencias Gerenciales Conjunto de conocimientos, destrezas, comportamientos y actitudes que necesita una persona para ser eficiente en una amplia gama de labores gerenciales y en diversas organizaciones. Entre otras se pueden citar: Competencias en el manejo de personal: desarrollo de liderazgo, motivación, ética, manejo de equipos, entre otros. Competencia en la acción estratégica: idear de manera creativa las mejores prácticas de sus organizaciones para que sean competitivas y exitosas. Competencia para la globalización. Conocer las tendencias mundiales y reconocer el impacto que dichas tendencias produce en las organizaciones siendo sensible a las diferencias culturales. Competencia para el trabajo en equipo. Desarrollando redes de vinculaciones y relaciones para lograr los objetivos organizacionales. Competencia para la planeación y administración. Rediseñar la organización a fin de satisfacer necesidades internas y externas cambiantes. Fijando objetivos claros, evitando controles inadecuados y decisiones lentas, resolviendo conflictos, destacando la eficacia, eficiencia y calidad. Competencia en la comunicación. Comprende saber escuchar, informar, fomentar canales abiertos y negociar con los demás tratando de desarrollar una cultura en que todos intercambien información de manera abierta. E Efectividad Capacidad de lograr en forma correcta lo que se desea y se espera. Involucra la eficiencia y eficacia. Es el criterio político que refleja la capacidad administrativa de satisfacer las demandas planteadas por la comunidad externa. El término inglés para efectividad es responsiveness, (proviene del latín respondere: responder, corresponder), reflejando la capacidad de respuesta a las exigencias de la sociedad. Eficacia Es la medida en que los resultados son alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visión que se ha definido. Se refiere a la capacidad para fijar objetivos. Un administrador es eficaz es aquel cuya unidad de trabajo alcanza diariamente las metas de producción en términos de cantidad y calidad de los resultados. La eficacia implica elegir los objetivos acertados. Elegir objetivos equivocados produce ineficacia. Ningún grado de eficiencia puede compensar la falta de eficacia. Drucker afirma que la eficacia es la clave del éxito de una organización. Antes de dedicarnos a hacer algo en forma eficiente, tenemos que estar seguro que hemos encontrado algo acertado para hacer. Eficiencia
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Se define como la relación entre los resultados o producto y los insumos. Es una medida de la proporción de los recursos que son utilizados para alcanzar los objetivos, es decir, una medida de salidas o resultados comparados con los recursos utilizados. La eficiencia se puede medir por el costo del trabajo, mantenimiento de equipos, tiempo demandado, retorno del capital invertido. Un administrador eficiente es aquel cuya unidad de trabajo opera diariamente al costo mínimo de material y de trabajo. Puede alcanzar un objetivo con el mínimo de recursos o sobrepasar el objetivo con los mismos recursos. O Organizaciones Coordinación planificada de esfuerzos de un grupo de personas para alcanzar objetivos o propósitos comunes y explícitos a través de la división del trabajo y funciones y a través de una jerarquía de autoridad y responsabilidad (E.Schein) Se puede definir como un sistema abierto en interacción dinámica con múltiples medios, que lleva adelante sus objetivos y tareas en muchos niveles y grados diversos de complejidad, evolucionando y desarrollándose a media que la interacción con el medioambiente determina adaptaciones internas. Son ambiguas, complejas y paradójicas. (Morgan Gareth, 1998) P Proceso administrativo Un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas que interactúan para transformar entradas en salidas. El proceso administrativo consta de cuatro etapas que consiste en planear, organizar (estructurar), dirigir y controlar el trabajo de los miembros y de usar todos los recursos disponibles de la organización para alcanzar sus metas definidas. Productividad Consiste en la relación producto-insumo en un período específico con el adecuado control de la calidad. La productividad puede ser elevada cuando: 1. Se reducen los insumos y se mantienen los mismos productos. 2. Se incrementan los productos y se reducen los insumos para elaborarlos. 3. Se incrementan los productos con los mismos insumos. La productividad puede medirse en relación con la totalidad de insumos empleados, o bien, con la de alguno en particular. Genéricamente, los insumos se dividen en materiales, máquinas y mano de obra.
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Producto Resultado final y concreto que genera un proceso para alcanzar su objetivo más inmediato. Puede ser un bien, un servicio, cambios en calidad, cambios de eficiencia, etc. PYME Los factores que dan definición a una PYME son considerados de diferente manera en cada país. No ha sido posible aún unificar criterios globales, esto es en parte lógico dado los diferentes escenarios en cada país, región, economías, significación y dimensiones de empresas a confrontar. Se toman como criterio para identificar una PyMe el volúmen de ventas, la cantidad de personas empleadas, la magnitud del capital invertido, etc. Una definición general, aunque poco precisa de PYME es: Un tipo deempresa con un número reducido de trabajadores, cuya facturación e inversión inicial es moderada. S SISTEMÁTICO Forma en que se desenvuelve un proyecto o proceso y que refiere a una regularidad, secuencialidad y orden lógico en las acciones o actividades implicadas de tal modo que las distintas partes del proceso adquieren significado en relación con el todo, con la unidad del sistema al que pertenecen. T TECNOLOGIA Constituye la combinación de conocimientos (know-how), equipos(hardware) y métodos de trabajo (software) utilizados para transformar insumos en productos, servicios o resultados organizacionales.
A Amplitud administrativa Es el número de empleados que se deben reportar a un administrador.Puede ser estrecha o extensa, en la primera existen muchos administradores para pocos subordinados, mientras que en la segunda existen pocos administradores encargados de un gran número de personas
Atribución Mecanismo mediante el cual se distribuye la autoridad entre las personas con la consiguiente responsabilidad para que realice actividades específicas.
Autoridad
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Es el derecho propio de un puesto y de la persona que lo ocupa a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan el accionar de terceros dentro de una organización. La autoridad es el poder legítimo (poder del puesto). La autoridad es consecuencia de una posición organizacional y no de las personas. La autoridad debe ser aceptada por los subordinados y fluye hacia abajo por la jerarquía vertical.
Autoridad de línea Son los órganos encargados de realizar la misión principal de la organización, es decir cumplir con los objetivos principales propuestos.
Autoridad de staff Son los que ayudan y complementan a los órganos de líneas para que funcionen mejor, es decir asesoran y son los responsables de la consultoría interna de la organización.
C Cadena jerárquica Es una línea continua de autoridad que une todas las personas de una organización que va de la cima hasta la base e indica quién se subordina a quién. Está asociada a dos principios, el de unidad de mando y el escalar. Unidad de mando significa que cada empleado debe subordinarse a un solo jefe. El principio escalar incluye a todos los empleados, todas las personas de la organización deben saber a quién reportarse y cuáles son los niveles sucesivos que conducen a la cúpula.
D Delegación Proceso de transferir autoridad y asignar responsabilidad a los niveles inferiores.
Diseño departamental Departamentalizar es: Agrupar las actividades en unidades jerárquicas y agrupación de estas unidades en una organización total. Las unidades organizacionales constituyen el subsistema del sistema mayor, y generalmente se denominan departamentos, divisiones, secciones o equipos.
División del trabajo Fragmentación o separación de las funciones, actividades, tareas organizacionales. Responde a la tradición cartesiana. Dentro de cada unidad organizacional los empleados
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desempeñan sólo las tareas relacionadas con su función especializada. Los cargos tienden a ser estrechos para asegurar eficiencia. A pesar de la ventaja aparente de la especialización muchas organizaciones están abandonando este principio porque los empleados que realizan tareas sencillas y repetitivas tienden a desmotivarse. Muchas organizaciones amplían los cargos para proporcionar mayores desafíos.
E Estructura organizacional Es la manera de dividir, organizar y coordinar las actividades de la organización. Representa una naturaleza predominantemente estática. Se denomina unidad cada subdivisión de la organización. Así divisiones, departamentos, secciones, grupos de trabajo y equipos se consideran unidades organizacionales. La estructura muestra: 1- el conjunto de tareas formales asignadas a las unidades organizacionales y a las personas. 2- las relaciones de subordinación, líneas de autoridad, responsabilidad, número de niveles jerárquicos y amplitud del control administrativo. 3- el diseño de sistemas que garantiza la coordinación eficaz entre las personas de las diferentes unidades organizacionales. El organigrama constituye la representación gráfica de la estructura organizacional.
F Formalización Imposición de documentación escrita para dirigir y controlar la organización y los empleados.
J Jerarquía administrativa Es el número de niveles de administración que adopta una organización para la realización de las tareas y el alcance de los objetivos. Una estructura alargada exige muchos niveles jerárquicos, mientras que una estructura aplanada requiere de pocos. La jerarquía administrativa es una consecuencia de la división del trabajo y garantiza que las personas ejecuten sus tareas de manera eficiente y eficaz.
O Organización (Función Administrativa) Es la distribución y disposición de los recursos organizacionales para alcanzar los objetivos. Es la función administrativa relacionada con la asignación de tareas, la distribución de tareas a los equipos o departamentos y la asignación de los recursos necesarios a los equipos o departamentos. Es el proceso de distribuir y asignar el trabajo, establecer la autoridad y distribuir los recursos entre los miembros de la organización para conseguir los objetivos fijados. La tarea básica de la organización es establecer la estructura organizacional.
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Organización formal Se refiere a la estructura de relaciones profesionales entre las personas, planeada para facilitar la consecución de los objetivos generales de la organización. Es la oficialmente adoptada y se caracteriza por el organigrama y los manuales de organización. Las principales características son: unidades, cargos, jerarquía de autoridad, objetivos y planes, tecnología.
Organización informal Es la red de relaciones e interacciones desarrolladas espontáneamente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal. En la organización informal existen sentimientos de afecto o rechazo entre las personas, actitudes favorables o desfavorables frente a prácticas administrativas, cooperación u hostilidad entre grupos. Las principales características son: grupos informales, actitudes y comportamientos, normas de trabajo, patrones de liderazgo.
Organizaciones aplanadas Se caracterizan por tener pocos niveles administrativos, jerarquía baja, y porque la base está próxima a la cima de la organización.
Organizaciones burocráticas Constituye un tipo de organización en que todas las dimensiones (división del trabajo, jerarquía, normas y reglamentos, comunicaciones formales, impersonalidad, y admisión y carrera en la organización) existen en grado elevado para asegurar estructura, estabilidad y orden. Las principales disfunciones de la burocracia son: visión estrecha, falta de iniciativa, exceso de papeleo y documentación, corporativismo, despersonalización, etc.
R Relaciones de autoridad Son vías formales de comunicación. Son medios para transferir información con el propósito de integrar y unificar la actividad organizada.
Responsabilidad Es el deber de ejecutar la tarea asignada y rendir cuentas de los resultados del trabajo. Los empleados reciben autoridad compatible con su responsabilidad.
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T Tipos de producción Producción en masa o mecanizada Producción en gran cantidad, en la cual las personas trabajan en línea de montaje u operando máquinas que ejecutan operaciones en el producto. Producción en proceso o automatizada Producción realizada en proceso contínuo a través de máquinas y equipos en que pocas personas monitorean el proceso parcial o totalmente automático. Producción unitaria o de taller Producción hecha por unidades o pequeñas cantidades, un producto cada vez, modificándolo a medida que se elabora.
Tipos de Tecnología Tecnología fija Aquella cuyas máquinas y equipos, conocimientos técnicos o materias primas involucradas no se pueden utilizar en la elaboración de otros productos. Tecnología flexible Aquella que permite que las máquinas y equipos, los conocimientos técnicos y las materias primas se puedan emplear para elaborar otros productos. Tecnología intensiva Se basa en la focalización de los esfuerzos conjuntos de muchas personas con competencias especiales para atender las necesidades de cada cliente. Tecnología mediadora Se basa en la intermediación de las partes para buscar un beneficio mutuo de intercambio de valores; en general, un vendedor y un comprador. Tecnología secuencial Se basa en la interdependencia serial de las tareas necesarias para completar el producto.
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