1-11-2014
IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE IBARRA ESCUELA DE INGENIERÍA – GESTIÓN DE PROYECTOS
Tatiana Elizabeth Andrade Ávila
Tabla de contenido Introducci贸n.......................................................................................................................................................................... 3 Importancia de la Gesti贸n de proyectos ........................................................................................................................... 3 Definiciones ....................................................................................................................................................................... 4 Proyecto ......................................................................................................................................................................... 4 Gesti贸n ........................................................................................................................................................................... 5 Conclusiones ......................................................................................................................................................................... 7
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IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS Introducción A lo largo del tiempo se ha demostrado que la planificación y el planteamiento de objetivos han sido claves para alcanzar la consecución de los resultados deseados. Como seres humanos y como una forma de adaptación al mundo cambiante, estamos obligados a transformar todo lo que nos rodea en productos o servicios que tendrán un mayor grado de utilidad, y para ello se ha ido concibiendo y comprobando la idea de que somos más productivos mientras más organizados seamos y mientras más alineados con los objetivos estamos. Una buena organización, compromiso, comunicación y liderazgo son claves para alcanzar las metas deseadas; es así que, aunque empíricamente, desde hace muchos años AC ya se planificaba y se articulaba métodos para la consecución de resultados; son ejemplos la construcción de las tres grandes pirámides de Guiza (registros muestran que hubo gerentes para cada una de las cuatro caras de las pirámides), la Gran Muralla China (la fuerza de trabajo fue organizada en tres grupos: soldados, gente común y criminales), entre otros.
Importancia de la Gestión de proyectos Las organizaciones que se encuentran en un buen nivel competitivo, tienen muy en claro ciertos principios que hacen que sus empresas se encuentren siempre en un ciclo de mejoramiento; estos principios son:
Definición clara de los productos y servicios que ofrecen,
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Definición clara del camino que lleva a producir dichos productos y servicios,
Estándares de calidad definidos para sus productos y servicios,
Medición constante de indicadores de calidad.
Filosofía de mejoramiento continuo.
La razón de ser de las organizaciones es producir bienes o servicios, en este sentido, en la actualidad se distinguen tres sistemas de producción que son: El sistema basado en la producción en masa (producto específico, maquinaria específica, p.e. producción de piezas de automóviles); sistema basado en la producción de lotes (sistemas flexibles, productos similares, p.e. fabricación de muebles) y sistema para producir o alcanzar objetivos no repetitivos (se produce una sola vez, se realizan tareas que talvez nunca se han realizado y probablemente no se volverán a ejecutar)
Definiciones Proyecto Justamente la definición de proyecto encaja en el último de los tres sistemas de producción antes mencionados; un proyecto es la concepción de una idea tendiente a solucionar un problema o una necesidad únicos a través de la ejecución ordenada de una serie de tareas específicas que quizá nunca han sido realizadas y probablemente no se volverán a realizar; un proyecto corresponde a un trabajo temporal, es decir que tiene un inicio y un fin definidos. Podemos utilizar la definición de Brown Boveri que considera un proyecto como “…un trabajo no repetitivo, que ha de planificarse y realizarse según unas especificaciones técnicas determinadas, y con unos objetivos, costes, inversiones y plazos prefijados…” Precisamente los productos únicos, las actividades no repetitivas y el inicio y fin definidos son los aspectos que diferencian a un proyecto de los procesos que normalmente se ejecutan en una empresa.
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Gestión Se entiende por gestión la realización de diligencias
conducentes a
alcanzar un deseo cualquiera. En este sentido, por gestión de proyectos entenderíamos a la articulación del método para alcanzar un fin único y no repetitivo dentro de un plazo establecido a través de funciones como planificar, organizar, controlar y dirigir.
“Podemos definir la Gestión de Proyectos como el procesos de planeación y manejo de tareas y recursos con el fin de cumplir con los objetivos definidos para la implementación de un proyecto nuevo en la empresa, y la comunicación permanente del progreso y avance de resultados. Para ello la Gestión de Proyectos requiere de la coordinación de: Tiempo + Equipo + Dinero + Tareas + Personas”. (Publicaciones Vértice S.L, s.f) En consecuencia, relacionando la importancia de la planificación del trabajo que se hizo énfasis anteriormente y los conceptos anotados, podemos concluir la importancia de la Gestión de Proyectos para el éxito de los mismos dentro de una organización. Es necesario para la gestión de proyectos distinguir dos fases en la vida de los proyectos: La Planeación y la Ejecución, donde la planeación sin duda juega un papel muy importante, ya que, si bien no asegura de forma indiscutible el éxito del proyecto, ayuda en gran medida a conseguir mayor éxito que fracaso; ciertamente la aptitud de modelar la planificación de un proyecto es algo que se va enriqueciendo con la experiencia, ya que, difícilmente podemos predecir con un buen grado
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de exactitud los recurso y tiempo que nos va tomar la ejecución de actividades determinas; con la experiencia podremos alcanzar un mayor grado de precisión pero jamás este será en un 100%. Dentro de la planificación se tendrá que realizar actividades como la definición del problema a solucionar visto como una oportunidad de dar la mejor solución a dicho problema, lo que nos permitirá sacar ventaja frente a la competencia; si bien es cierto, la definición del problema no es algo que nos tome mucho tiempo o tenga un grado alto de dificultad pero sin lugar a dudas constituye las riendas del alcance del proyecto por lo que supone una gran importancia para el resto de la planificación y también para le ejecución. Otra actividad dentro de la planeación es la planificación en sí del proyecto; aquí se deberá determinar el camino para conseguir la solución al problema planteado; identificando esencialmente el grado de calidad, el coste económico y los plazos en los cuales se obtendrá la solución al problema. Es aquí donde radica la importancia de la experiencia, a la hora de estimar tiempos y costes asociados a cada actividad una buena planificación recaerá en una ejecución controlada y predecible lo que asegurará en mayor grado el cumplimiento de la calidad que está representada por el cumplimiento de los requerimientos del cliente. Seguido de la fase de planeación viene la fase de la ejecución del proyecto que es el cumplimiento de las actividades y tareas planificadas en el paso previo dentro de los tiempos y los costes estimados en la planeación. Aquí se deberá asignar los responsables de cada una de las tareas quienes estarán encargados de alcanzar los objetivos de dichas tareas, informar los logros así como también las posibles desviaciones para poder tomar las acciones correctivas oportunamente mitigando el impacto que estas puedan tener en los costes del proyecto. En esta fase también está comprendida la actividad de la finalización y entrega del proyecto donde es importante documentar lo sucedido a los largo de toda la vida del proyecto, ya que, como antes se indicó, esto enriquecerá nuestra experiencia en la Gestión de Proyectos. 6
Concluyendo, la Gestión de proyectos en de trascendental importancia, porque la ausencia de esta provocaría la ejecución desordenada de tareas, trabajos aislados sin organización que desembocan en pérdida de recursos y alargue de tiempos por resolver problemas de compatibilidad entre los productos de las diferentes actividades; costes desconocidos que van incrementándose desmedidamente, plazos dilatados, falta de control en la ejecución lo que provoca desviaciones y por ende la calidad del producto se ve totalmente desmejorada.
Conclusiones
La planificación del trabajo viene realizándose desde hace muchos años atrás, por lo que está demostrado, que aunque empíricamente, si se planifica se alcanzará mejores resultados.
La gestión de proyectos está encaminada a coordinar la utilización de los diferentes recursos y su utilización desde la planificación hasta la ejecución del proyecto.
La gestión de proyectos es importante dentro de la fase de ejecución ya que nos permite alertar posibles desviaciones para corregir o mitigar sus posibles impactos.
La falta de la gestión de proyectos desemboca en la dilatación de los costes y de los plazos y el desmejoramiento de la calidad del producto.
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