PLAN DE INSPECCION IMOcert Latinoamérica Ltda.
Lima 08 de Agosto del 2016 Señores: Cooperativa Agraria “Frontera del Chinchipe”
REF.: PLAN DE LA INSPECCIÓN Distinguido Sr.:
Juan Sarmiento Pintado.
Me da gusto informarle que IMOcert Latinoamérica Ltda. (IMOcert) me ha asignado en esta gestión como inspector(a) de su operación. El objetivo de la inspección es evaluar la conformidad de los requisitos correspondientes a las Regulaciones que Usted ha solicitado. Junto a esta carta encontrará los siguientes anexos que requieren su atención: 1.
Plan de inspección: Es el presente documento, es el plan de inspección preparado en base a información recibida sobre su operación. Por favor revíselo y confirme si está de acuerdo o tiene alguna sugerencia de modificación.
2.
Documentos requeridos: Es la lista de documentos que obligatoriamente deben estar disponibles durante la inspección, ver Anexo 2 de este documento.
3.
Sistema de Evaluación de Conformidad de IMOLA (SECI), (Archivo Excel). Por favor actualicen y/o completen la información de la “Descripción General”, de la “Autoevaluación de Conformidad” y re envíela a mi persona, para continuar con la preparación de la inspección. Seguramente este documento ya fue también enviado por el Oficial de Proyecto en IMOcert.
IMOcert ha asignado como Oficial de Proyecto para su operación a Grover Valdivia G (su correo electrónico es gvaldivia @imocert.bio) quién estará a cargo de asistirles en cualquier momento y con quién Ustedes podrán hacer las consultas respectivas acerca del proceso de la certificación en general. Si tienen alguna consulta adicional sobre el plan de inspección, le ruego se ponga en contacto conmigo, e incluyan en copia al oficial de proyecto. Agradeciendo de antemano su colaboración, me despido. Atentamente,
Liliana Flores Torres Inspectora lilianavictoria@hotmail.com.
CC.
Área de inspección de IMOcert y/u oficinas regionales Área de Gestión de Calidad de IMOcert Oficial de proyecto y/o responsable en oficina regional
Archivo:
en carpeta electrónica del operador en IMOcert
■ IMOcert Latinoamérica Ltda. ■ Calle Pasos Kanki 2134 (zona Cala Cala) ■ Cochabamba, Bolivia ■ Teléfonos 00 591 4 4456880 / 81 ■ Fax: 00 591 4 4456882 ■ Casilla Postal 1836. ■ imocert@imocert.bio ■ Skype: imocert.bio ■
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PLAN DE INSPECCION IMOcert Latinoamérica Ltda. ANEXO I PLAN DE INSPECCIÓN 1.1. Información sobre la Inspección 1.1.1. Participantes Nombre
Función en la inspección
Observaciones
Liliana Flores Torres
Inspector Líder
--
Fredy Mallqui
Inspector de apoyo
_
1.1.2. Fechas de la inspección Inicia: 22.08.2016, termina: 25.08.2016. Tiempo efectivo de inspección: 4 días. El tiempo total de trabajo (del inspector líder y los inspectores de apoyo) es el indicado en la oferta.
1.2 Enfoque de la inspección La presente inspección tendrá el enfoque de EVALUACIÓN DE CONFORMIDAD y ANÁLISIS DE RIESGOS a nivel de todas las etapas de su cadena productiva (producción, procesamiento y comercialización, o las que apliquen a su caso), por lo cual IMOLA les solicita identificar a detalle todos riesgos (presentes o potenciales) que pueden afectar a la CALIDAD del producto a certificar.
1.3 Tipo de inspección X Inspección anual Inspección adicional
1.4 Regulaciones solicitadas
Reglamento IMOcert de Producción ecológica (equivalente al RE (CE) 834/2007 Y 889/2008)) (IMOcert/UE)
Ley 29196 de promoción de agricultura ecológica y D.S. 044-2006-AG Reglamento Técnico de Producción Orgánica del Perú (RTPO Perú)
1.5 Actividades A continuación, se presenta un plan tentativo de inspección. Este plan está sujeto a cambios según las condiciones presentadas en el lugar mismo de la inspección, el cual podremos consensuar durante la reunión inicial. Fecha
Hora
Personas que deben estar presentes:
Actividad
08:00 – 9:00
Reunión inicial: Presentación participantes. Información del alcance de la inspección. Información de cambios IMO. Información cambios del operador.
09:00-13:00
Planificación a detalle de inspección externa. Revisión del SECI con el operador.
22.08.2016
Gerente, Presidente, Responsable del SIC, Responsables de campo, Inspectores Internos, Responsable acopio y comercialización
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PLAN DE INSPECCION IMOcert Latinoamérica Ltda. Revisión de documentos SIC (LPA, fichas de inspección, contratos, croquis parcelas, etc.). Revisión registros de capacitación. 14:00- 18:30
Revisión documentos acopio, Inspección al centro de acopio. ( LF) Traslado a campo y re inspección a 2 productores ( FM)
06:00-19:30 23.08.2016
Traslado a campo y re inspección a
Responsable del SIC
6 productores ( LF)
Inspectores Productores
Traslado a campo y re inspección a
internos.
6 productores ( FM) 06:00-19:30 24.08.2016
Traslado a campo y re inspección a
Responsable del SIC
6 productores (LF)
Inspectores Productores
Traslado a campo e inspección a
internos.
6 productores (FM) Traslado a campo e inspección 6 productores 8:00 a 11:00
Revisión de documentos de proceso y comercialización.
Responsable del SIC Responsable acopio y comercialización
25.08.2016
11:00 a 14:00
Elaboración de informes
No requerido
15:30 a 17:00
Reunión de información de los resultados de la inspección y firma de documentos
Directorio APROAFCH
Cierre de inspección.
Gerente Responsable de acopio Inspectores internos Productores Responsable del SIC
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PLAN DE INSPECCION IMOcert Latinoamérica Ltda. ANEXO II EL ANEXO II IMPRESO, ES UN REGISTRO DE VERIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS BASICOS DISPONIBLES, REVISADOS / ANEXADOS AL INFORME, Y DEBE SER ADJUNTADO COMO DOCUMENTO INDISPENSABLE DEL COMPENDIO DE INSPECCION (INCLUYENDO NECESARIAMENTE LAS MARCAS DE VERIFICACION).
LISTA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS BÁSICOS Los documentos básicos mencionados a continuación deben ser revisados durante la inspección y en varios casos deben ser anexados al informe (sombreados en verde agua). La inexistencia de los mismos determinará en algunos casos (a) la imposibilidad de realizar la inspección, y en otros casos (b) determinará No Conformidades a resolver en plazos determinados. Anexado: Anexado 1º: Verificado:
documento/registro a ser anexado todos los años documento/registro a ser anexado sólo el primer año o cuando haya cambios importantes. Si no hay cambios será verificado los años siguientes documento/registro a ser verificado todos los años
Documento
2.1. Documentos generales para inspección de todo tipo de operador:
Tipo
Existencia
¿Existe a/b Si o No?
Labor del inspector
Verificación
Comentario
¿Revisado/ Anexado?
Columna de verificación
Comentario
Contrato del operador con IMOcert, u otra certificadora adicional incluida en el alcance de la inspección
a
Anexado 1º
Personería Jurídica / Acta de constitución*
a
Anexado 1º
Documentos formales de nombramiento del representante legal de la operación*
a
Anexado 1º
Organigrama*
b
Anexado 1º
Documentos sobre el flujo del producto (ejemplo para un lote): Planillas de cosecha con unidades (finca) o Boletas de acopio (SIC)
b
Verificado*
Resumen general de cosecha (finca) o acopio por productor y zona (SIC)
a
Anexado
Remisiones a proceso
b
Verificado*
Guías de ingreso a proceso
b
Verificado*
Reportes y registros de proceso
b
Verificado*
■ IMOcert Latinoamérica Ltda. ■ Calle Pasos Kanki 2134 (zona Cala Cala) ■ Cochabamba, Bolivia ■ Teléfonos 00 591 4 4456880 / 81 ■ Fax: 00 591 4 4456882 ■ Casilla Postal 1836. ■ imocert@imocert.bio ■ Skype: imocert.bio ■
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PLAN DE INSPECCION IMOcert Latinoamérica Ltda.
Resumen de procesos
b
Verificado*
Remisiones a almacén
b
Verificado*
Documentos de venta local o exportación (facturas, BL, CC’s, etc.)
b
Verificado*
Resumen de ventas
a
Anexado
Registros de existencia en almacenes (inventarios)
a
Anexado
Plano detallado de instalaciones: centros de recepción de producto, almacenes, planta de proceso, oficinas, etc.
a
Anexado 1º
Procedimientos y registros de separación de acopio / procesamiento paralelo orgánico/convencional (si aplica)
b
Anexado 1º
Procedimientos y Registros de limpieza
b
Anexado 1º
Procedimientos y registros de control de plagas en instalaciones
b
Anexado 1º
Uso de insumos e ingredientes
b
Anexado
Documentos relacionados a instalaciones de proceso, almacenamiento y comercialización:
Documentos de capacitación:
Listas de participantes con firmas
b
Verificado*
Contenido de capacitaciones, etc.
b
Verificado*
Es responsabilidad del inspector, verificar cuando haya cambios fundamentales en los documentos. 2.3. Documentos específicos para Inspección de Organizaciones con SIC:
a/b
¿Existe Si o No?
¿Revisado/ Anexado?
Columna de verificación
Comentario
Organizaciones que solicitan reconocimiento retroactivo:
Lista de productores
a
Anexado 1º
Historial de parcelas
a
Anexado 1º
Análisis de suelos
b
Anexado 1º
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Declaración jurada de no uso de insumos no permitidos para los tres últimos años (principalmente para NOP)
a
Anexado 1º
Mapa topográfico o planimétrico donde se detalla la ubicación de productores
a
Anexado
Lista de zonas o áreas de acción del SIC
a
Anexado 1º
Lista anual de Productores Aprobados y sancionados (LPA)
a
Anexado
Documentos del SIC:
Organigrama del SIC
b
Anexado 1º
Reglamento Interno, Norma interna
a
Anexado 1º
Reglamento de faltas y sanciones
a
Anexado 1º
Documentos de garantía contractual y conflictos de interés para el personal de SIC
Anexado 1º
a
Lista de inspectores internos, e integrantes del comité de aprobación
Anexado 1º
a
Lista de personal de capacitación
b
Anexado 1º
Procedimientos internos
a
Anexado 1º
Acta de asamblea anual
b
Verificado
Documentos individuales por productor (para 3 productores):
Contrato con el productor
a
Anexado
Formulario de información básica
a
Anexado
Croquis individual de parcela
a
Anexado
Registro de uso de insumos, cosecha, nuevas parcelas y/o cambios del productor.
Anexado
a
Ficha de inspección interna
a
Anexado
Boleta de acopio
a
Anexado
Documentos relacionados a la producción:
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Documentos de respaldo de los insumos utilizados (etiquetas, declaraciones de libre de OGM, declaraciones de ingredientes inertes, etc.)
a
Anexado
Documentación de la semilla o plantines utilizados, que respalde los esfuerzos de conseguir material orgánico
a
Anexado
Estimación de cosecha
a
Anexado
Análisis de suelos y agua
b
Anexado 1º
Registros elaboración de compost (medición de temperatura, etc.) (principalmente para NOP)
b
Verificado*
* En caso de la primera inspección, los documentos indicados como Anexado* deben ser presentados y anexados. Posteriormente serán presentados y anexados sólo cuando existan cambios fundamentales. Es una labor anual del inspector verificar cuando hay cambios fundamentales en dichos documentos.
2.4 Documentos específicos para Procesadores / comercializadores:
a/b
¿Existe Si o No?
¿Revisado/ Anexado?
Columna de verificación
Comentario
Documentos de Gestión de Calidad (Procedimientos internos, reglamentos de trabajo, procedimientos operativos)
Procedimientos y registros de separación de acopio / procesamiento paralelo orgánico/convencional (si aplica)
b
Anexado 1º
Registros de Procedimientos y Registros de limpieza
b
Anexado 1º
Procedimientos y registros de control de plagas en instalaciones
b
Anexado 1º
Uso de insumos e ingredientes
a
Anexado
-- Fin del documento –
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