PRESENTACION Los manuales en especial los de procedimientos, constituyen instrumentos básicos para el desarrollo de actividades institucionales puesto que son herramientas tanto de orientación y permanente consulta sobre determinada materia, de control interno. La expedición y actualización de los manuales en las entidades de carácter público es una función de la alta dirección derivada de diferentes normas en especial las leyes 42 y 87 del 93 sobre el control de gestión interno; ley 489 de 1998 que regula el ejercicio de la función administrativa y define los principios y reglas básicos de la organización y funcionamiento de la administración pública, la ley 872 de 2003 y decreto reglamentario 4110 de 2004 referido al sistema de calidad en las entidades del Estado del Decreto 1599 de 2015, mediante el cual se adopta el modelo estándar de control interno para el Estado Colombia.
Código de Comercio El objetivo del Código de Comercio es recopilar la información básica sobre las cuestiones comerciales, los asuntos mercantiles, los contratos y tratados que rigen para las personas que ejecutan actividades mercantiles y conexas al comercio. Todas estas actividades mercantiles y sociedades con personas jurídicas naturales, se encuentran bajo vigilancia, inspección y control de la Superintendencia de Sociedades la cual se encarga de ejercer las funciones de cumplimiento de normas y leyes que rigen la actividad comercial.
El código de Comercio reconoce para algunas personas la siguiente calificación de comerciante: Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan a actividades que la ley considere mercantiles. Toda persona que ejecute operaciones mercantiles está sujeta a las normas comerciales. Toda persona que según las leyes comunes tenga capacidad para contratar y obligarse. Obligaciones de todo comerciante: Matricularse en el registro mercantil. Inscribirse en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos de los cuales la ley exija esa formalidad. Llevar contabilidad regular de sus negocios. Conservar correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades. Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.
Registro Mercantil: Tiene por objeto llevar la matrícula de todos los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos.
Este registro es llevado por las Cámaras de Comercio, pero la superintendencia de industria y comercio determina los libros necesarios para cumplir la finalidad, a la hora de realizar las inscripciones. Según el Código de Comercio es necesario para todos los comerciantes inscribir en el registro mercantil lo siguiente:
Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y auxiliares, deberán inscribirse 1 mes después de la fecha de iniciación de actividades.
Capitulaciones matrimoniales y liquidaciones de sociedades conyugales.
Las autorizaciones que genere la ley ante un menor para ejercer el comercio.
Todas aquellas modificaciones de los negocios del comerciante.
La apertura de establecimientos de comercio, sucursales.
Los libros de contabilidad, el registro de accionistas, las actas de asamblea y juntas de socios.
Los embargos y demandas.
Liquidación de sociedades.
La petición de la matricula indicara: El nombre del comerciante, el documento de identidad, nacionalidad, actividad o negocios a los que se dedique, domicilio y dirección, lugares donde desarrolle sus negocios de manera permanente, su patrimonio liquido, detalle de los bienes
raíces que posea, nombre de la persona autorizada los negocios, y si se trata de un establecimiento de comercio se pedirá: Denominación, dirección y actividad principal a que se dedique, nombre y dirección del propietario y si el local es propio o ajeno.
Libros de Comercio Todo comerciante conformara su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general a las disposiciones y normas del Código de Comercio. Estos libros de comercio son los que determina la ley como obligatorios, y los auxiliares son los libros necesarios para completar el entendimiento de aquellos.
La contabilidad solo podrá llevarse por el idioma castellano, y con el sistema de partida doble en los libros registrados de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante. Al iniciar las actividades comerciales por lo menos una vez al año todo comerciante deberá elaborar un inventario y un balance general que permita conocer la situación de su patrimonio. En los libros de comercio se asentarán en un orden cronológico y las operaciones mercantiles estarán todas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, con un comprobante de contabilidad el cual se debe elaborar previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica una fecha, origen, descripción y cuantía de la operación. El comerciante deberá tener una copia fiel de la correspondencia que dirija con relación a sus negocios. El comerciante debe conservar archivados y ordenados los comprobantes de los asientos en sus libros de contabilidad. En los libros de comercio se prohíbe:
Alterar en los asientos el orden y la fecha. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto. Hacer raspaduras o correcciones. Borrar o tachar los asientos.
Arrancar hojas o alterar el orden del consecutivo.
Las Cámaras de Comercio Son instituciones de orden legal con personería jurídica, creadas por el gobierno nacional, de oficio o a petición de los comerciantes del territorio donde operan. Cada cámara de comercio está integrada por los comerciantes inscritos en su respectivo registro mercantil. Está compuesta por un grupo de directores de seis a doce miembros, con sus respectivos suplentes. Las funciones de las Cámaras de Comercio son las siguientes:
Servir de órgano de comercio. Adelantar investigaciones económicas sobre aspectos del comercio. Llevar el registro mercantil. Recuperar las costumbres mercantiles de los lugares correspondientes. Servir de tribunal de arbitramiento para resolver diferencias. Prestar sus buenos oficios a los comerciantes. Organizar exposiciones y conferencias relacionadas con sus objetivos.
Estatuto Tributario COSTO DE LOS ACTIVOS MOVIBLES. ARTICULO 62. SISTEMA PARA ESTABLECER EL COSTO DE LOS ACTIVOS MOVIBLES ENAJENADOS. <Fuente original compilada: D.2053/74 Art. 21> El costo de la enajenación de los activos movibles debe establecerse con base en alguno de los siguientes sistemas: 1. El juego de inventarios. 2. El de inventarios permanentes o continuos. 3. Cualquier otro sistema de reconocido valor técnico dentro de las prácticas contables, autorizado por la Dirección General de Impuestos Nacionales. El inventario de fin de año o período gravable es el inventario inicial del año o período gravable siguiente. PARAGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 2 de la Ley 174 de 1994. El nuevo texto es el siguiente Para los efectos de la determinación del impuesto sobre la renta, los contribuyentes que de acuerdo con el artículo 596 de este Estatuto están obligados a presentar su declaración tributaria firmada por Revisor Fiscal o Contador Público, deberán establecer el costo de la enajenación de los activos movibles por el sistema de inventarios permanentes o continuos, o por cualquier otro sistema de reconocido valor técnico dentro de las prácticas contables, autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
<Notas de Vigencia> <Inciso adicionado por el artículo 267 de la Ley 223 de 1995. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando se trate de inventarios en proceso, bastara con mantener un sistema regular y permanente, que permita verificar mensualmente el movimiento y saldo final, por unidades o por grupos homogéneos. <Notas de Vigencia> <Inciso adicionado por el artículo 267 de la Ley 223 de 1995. El nuevo texto es el siguiente:> La asignación de los costos indirectos de fabricación podrá igualmente hacerse en forma mensual y por unidades o grupos homogéneos.
ARTICULO 63. LIMITACIÓN A LA VALUACIÓN EN EL SISTEMA DE JUEGO DE INVENTARIOS. En el caso de juego de inventarios, las unidades del inventario final no pueden ser inferiores a la diferencia que resulte de restar, de la suma de las unidades del inventario inicial, más las compradas, las unidades vendidas durante el año o período gravable.
ARTICULO 64. DISMINUCIÓN DEL INVENTARIO FINAL POR FALTANTES DE MERCANCIA. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Ley 1111 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando se trate de mercancías de fácil destrucción o pérdida, las unidades del inventario final pueden disminuirse hasta en un tres por ciento (3%) de la suma del inventario inicial más las compras. Si se demostrare la ocurrencia de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, pueden aceptarse disminuciones mayores. Cuando el costo de las mercancías vendidas se determine por el sistema de inventario permanente, serán deducibles las disminuciones ocurridas en mercancías de fácil destrucción o pérdida, siempre que se demuestre el hecho que dio lugar a la pérdida o destrucción, hasta en un tres por ciento (3%) de la suma del inventario inicial más las compras. La disminución que afecta el costo, excluye la posibilidad de solicitar dicho valor como deducción.
ARTICULO 65. GRADUALIDAD EN EL DESMONTE DE LA PROVISION UEPS O LIFO. <Artículo modificado por el artículo 3 de la Ley 174 de 1994. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos fiscales, los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que tengan diferencias entre el inventario final declarado valorado con base en la utilización de modalidades UEPS o LIFO (últimas entradas, primeras salidas) y el inventario final valorado por otros sistemas para sus efectos internos, deberán desmontar el saldo de dichas diferencias, existente al 31 de diciembre de 1994, en sus declaraciones de renta a partir del año gravable de 1995, a más tardar hasta el año gravable de 1999, utilizando como mínimo tasas del 20% anual.
Los valores obtenidos con base en los parámetros aquí establecidos, tendrán como efecto un aumento en el valor de los inventarios del respectivo período y un ingreso por corrección monetaria fiscal.
Decreto 2649 de 1993 ARTICULO 129. INVENTARIO DE MERCANCIAS. El control de las mercancías para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogéneos, por lo menos los siguientes datos: 1. Clase y denominación de los artículos. 2. Fecha de la operación que se registre. 3. Número del comprobante que respalda la operación asentada. 4. Número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas. 5. Existencia en valores y unidad de medida. 6. Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado. 7. Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de control. En todos los casos cuando en los procesos de producción o transformación se dificulte el registro por unidades, se hará por grupos homogéneos. Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancías para la venta el cual contendrá una relación detallada de las existencias con indicación de su costo unitario y total. Cuando la cantidad y diversidad de artículos dificulte su registro detallado, este puede efectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares. Dicho inventario debe ser certificado por contador público para que preste mérito probatorio, a menos que se lleve un libro registrado para tal efecto.
CONSIDERANDO SEGÚN LAS LEYES ANTERIORES ARTICULO PRIMERO: ADOPTAR EL SIGUIENTE MANUAL PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS DE ELECTRODOMESTICOS DE LINEA BLANCA, LINEA DIGITAL Y MUEBLES, PARA CUSTODIA Y ADMINISTRACION DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE ELECTROMUEBLES UNIVERSAL ARTICULO SEGUNDO: el manual tiene por objeto, establecer normas y procedimientos de obligatorio cumplimiento, que permita unificar criterios en el manejo de los bienes del instituto y así disponer de una guía e instrumento de consulta permanente , dirigido a la totalidad de los funcionarios y en especial a los responsables de la administración, custodia, manejo y control de la mercancía de Almacén ELECTROMUEBLES UNIVERSAL.