VSE O
KOMUNICIRANJU! Mateja Kurir
Nefiks je vodilni sistem beleženja neformalno pridobljenega znanja v Sloveniji, ki mladim omogoča, da na enem mestu sistematično zberejo vse neformalno pridobljene in s strani organizacij potrjene kompetence, izkušnje in veščine. V e-Nefiks lahko vpisuje tudi organizacija, ki mladim zabeleži in potrdi vse kompetence, ki so jih razvijali v sklopu pri njej izvedenih aktivnosti. Izpis iz e-Nefiksa je Knjižica kompetenc s prilogami, ki mladi osebi pomaga pri vseživljenjski karierni orientaciji in pri vstopu na trg dela.
V projektu Nefiks zaposlitvene rešitve mladi dobijo dolgoročno obravnavo in strokovna usposabljanja za razvoj kompetenc. Najmanj tri mesece delujejo v Nefiksovih petkah (5 članov) in eno leto v skupinah Moje kompetence (do 20 članov). Vsaka petka v sodelovanju z delodajalcem izbere družbeno koristni ali projekt varovanja zdravja. S pomočjo e-Nefiksa mladi ustvarijo nadgrajujoč kompetenčni profil, viden delodajalcem. Projekt financirata Republika Slovenija in Evropska unija iz Evropskega socialnega sklada. Operacijo delno financira Evropska unija iz Evropskega socialnega sklada ter Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport. Operacija se izvaja v okviru Operativnega programa za izvajanje evropske kohezijske politike v obdobju 20142020, prednostna os: 8, prednostna naložba 8.2.
projekt Nefiks zaposlitvene rešitve
VSE O KOMUNICIRANJU! priročnik za odnose z javnostmi
Avtorica:
dr. Mateja Kurir
Soavtorice: Hana Cirman, Petra Čenčič, Nina Gornik, Sandra Krinickytė, Ksenija Kumer, Tina Petrovšek, Lucija Podbrežnik, Ula Ukmar
Zavod NEFIKS Inštitiut za promocijo in beleženje neformalno pridobljenega znanja 2018
Nefiks zaposlitvene reĹĄitve
2
VSE O KOMUNICIRANJU! Priročnik za odnose z javnostmi
POVZETEK Priročnik Vse o komuniciranju! je namenjen sedanjim in bodočim članicam in članom Nefiks 5k, ki bodo do leta 2019 v okviru projekta Nefiks zaposlitvene rešitve aktivno iskali priložnosti za delo. V tem priročniku lahko najdete: o osnovna vodila za komuniciranje, o kratko besedilo o projektu Nefiks zaposlitvene rešitve, o osnutek Wordovega dokumenta, ki ga vedno uporabljamo v projektu, o osnutek sporočila za javnost, o vizualne osnove projekta Nefiks zaposlitvene rešitve, o usmeritve za organizacijo dogodkov za različne javnosti, o ostala orodja in aktivnosti, ki bodo omogočili, da bo Nefiks zaposlitvene rešitve po celi Sloveniji deloval z enotnim glasom in enotno podobo! V Ljubljani bo tekom celega projekta delovala Nefiks PR 5ka, ki bo enotno vodila komuniciranje o projektu: vaše predloge za objave na družabnih omrežjih, vabila za dogodek, vabila za medije in ostala komunikacijska gradivo, prosimo, pošljite na press@nefiks.si.
Nefiks 5ka Maribor
Facebook Služba ma ne išče Twitter Nefiks
Nefiks 5ka Koper
MEDIJI Nefiks 5ka Ljubljana
Nefiks 5ka Nova Gorica
Nefiks PR 5ka
Radio 1 www.talentiran.si VSE DRUGE OBJAVE!
3
Nefiks zaposlitvene rešitve
KAZALO 1. Namen 2. Vodila komuniciranja 2.1. Kako pripravimo sporočila: navodila 3. Ključna sporočila projekta Nefiks zaposlitvene rešitve 3.1. Besedne konstante: Nefiks 5ke in Nefiks zaposlitvene rešitve 3.2. Ključna sporočila projekta 3.3. Kratek opis projekta 3.4. Daljši opis projekta 4. Ciljne javnosti 5. Komunikacijski kanali in komunikacijska orodja 5.1. Press kit 5.2. Družabna omrežja: Facebook in Twitter 5.3. Spletno mesto www.talentiran.si 6. Komunikacijske aktivnosti 6.1. Organizacija dogodkov: navodila 6.2. Promocija na Radiu 1 6.3. Promocija projekta na avtobusu v Ljubljani 7. Časovnica 8. Evalvacija 9. Kaj so: odnosi z javnostmi, odnosi z mediji, oglaševanje 9.1. Odnosi z javnostmi 9.2. Odnosi z mediji 9.3. Oglaševanje 10. Priloge 10.1. Osnutek Wordovega dokumenta 10.2. Primer Sporočila za javnost 10.3. Osnutek Sporočila za javnost 10.4. Primer VABILA za medije 10.5. Osnutek VABILA na dogodke 10.6. Primer briefa/navodil za pripravo komunikacijske aktivnosti 10.7. Vizualni elementi projekta Nefiks zaposlitvene rešitve
4
VSE O KOMUNICIRANJU! Priročnik za odnose z javnostmi
1. Namen priročnika in projekta Nefiks zaposlitvenih rešitve V projekt Nefiks zaposlitvene rešitve bo od oktobra 2016 do sredine 2018 vključenih vsaj 320 mladih do 29. leta starosti, ki bodo v sklopu Nefiks 5k in v skupinah Moje kompetence pridobili novo znanje in kompetence za vstop na trg dela. Nefiks 5ke bodo delovale v večjih krajih po Sloveniji. Namen tega priročnika je, da z usklajenim delovanjem omogočimo enoten glas in enotno podobo projekta Nefiks zaposlitvene rešitve, ki bo prispevala h gradnji njegove razpoznavnosti in posledično k večjemu vključevanju mladih v projekt. Obveščanje vseh javnosti o projektu Nefiks zaposlitvene rešitve vodi Zavod Nefiks, specifično posebna Nefiks PR 5ka, ki bo tekom trajanja projekta delovala v Ljubljani. To pomeni, da je potrebno vse komunikacijske aktivnosti PREVERITI IN POTRDITI pri Nefiks PR 5ki, preden ga pošljete naprej. To velja tako za: o plakate, spletne pasice in druge vizualne podobe projekta; o obvestila in vabila medijem, delodajalcem in drugi širši javnosti; o objave na družabnih omrežjih: enoten kanal za vse Nefiks 5ke je Facebook profil Služba me ne išče + Facebook stran Zavoda Nefiks ter Twitter Nefiksa. Za gojenje javne podobe in enotnega glasu projekta ostale Nefiks 5ke ne bodo odpirale novih Facebook profilov ali strani: sporočila bodo imela veliko širši doseg, če uporabljamo strani, ki imajo sedaj skupaj več kot 16.000 sledilcev; o novice o projektu: te se enotno objavljajo na www.talentiran.si, kjer je posebna podstran namenjena projektu Nefiks zaposlitvene rešitve. Vsi opisi in ključna sporočila projekta Nefiks zaposlitvene rešitve, ki jih bodo vse Nefiks 5ke potrebovale pri svojem delu z delodajalci, partnerji, mediji in drugo zainteresirano javnost, so sestavni del tega priročnika – PRILOŽENE SO V PRILOGAH. Pripravili smo jih za vse člane Nefiks 5k z namenom, da jih enotno in dosledno uporabljajte. Vizualna podoba projekta Nefiks zaposlitvene rešitve je usklajena s celostno grafično podobo zavoda Nefiks in jo je treba enotno uporabljati in navajati ob vseh vizualnih rešitvah vseh Nefiks 5k. 5
Nefiks zaposlitvene rešitve
2. Vodila komuniciranja 2.1. Kako pripravimo sporočila: navodila Pri pripravi sporočil za obveščanje javnosti pišemo kratko in jedrnato. Pišemo s pozitivnim nagovorom, slovnično pravilno in v 3. osebi množine. Pri pripravi sporočil s kratkimi in jedrnatimi stavki odgovarjamo na 5 osnovnih vprašanj, ki jih poudarimo že v uvodnem delu: KDO?
KAJ?
KAKO?
ZAKAJ?
KDAJ?
Zaradi specifičnosti projekta Nefiks zaposlitvene rešitve, kjer večinoma nagovarjamo mlade, pazimo pri pripravi sporočil tudi na: ▪ sproščen ton – bolj uraden in formalen jezik uporabljamo le izjemoma, ▪ vsebinsko polne stavke, ▪ vizualno podporo sporočil: ob besedilih pripravimo tudi foto material. Vsebino sporočila strukturiramo v obliki trikotnika:
naslov kraj, datum, ključni poudarki celoten tekst kratek opis projekta Nefiks zaposlitvene rešitve + kontakti Obvezni elementi vseh sporočil (novice, sporočila za javnost ipd. – z izjemo objav na družabnih omrežjih): ▪ kratek opis projekta Nefiks zaposlitvene rešitve (najdeš jih v poglavju 3), ▪ logotipi projekta (Zavod Nefiks, Ministrstvo za šolstvo, znanost in šport, EU).
6
VSE O KOMUNICIRANJU! Priročnik za odnose z javnostmi
Podrobnejša razlaga navedenega: Pri sestavljanju sporočila poudarimo tiste vidike, ki bodo naši ciljni javnosti zanimivi. Pazimo na kratko in jedrnato strukturo sporočil, saj preprosto izražena misel lažje doseže naslovnika v času, ko se s pravo poplavo informacij srečujemo na vsakem koraku. Misli naj bodo izražene pozitivno, zato se ogibamo odvečnih nikalnic. Slovnična pravilnost sporočila je bistvenega pomena, zato pripravljeno besedilo večkrat preberemo. Če nismo povsem prepričani o neoporečnosti napisanega, vprašamo za drugo mnenje, saj lastne napake težje opazimo. Podatke navajamo v 3. osebi množine. Slednjega pravila se držimo predvsem zato, da bodo mediji, ki naše sporočilo povzamejo, to lažje storili; enako velja za objave o projektu na različnih spletnih mestih. Na vsa vprašanja, ki jih na nas naslavlja javnost, je vedno treba odgovoriti. Pri komunikaciji na družabnih omrežjih je pomemben tudi odzivni čas (čim hitreje). Potencialne konfliktne situacije v komuniciranju vselej rešujemo s pozitivnim predznakom in se o njih posvetujemo s članicami Nefiks PR 5ke.
2.2. Sporočila po meri za izbrano ciljno javnost Vsa besedila, ki jih pripravljamo, vedno pišemo glede na ciljno javnost, ki jo nagovarjamo, in v skladu s tem pripravimo zapis zanimiv in privlačen za objavo. To pomeni, da bodo besedila za družabna omrežja napisana še krajše in še bolj jedrnato ter še bolj sproščeno, kot bodo napisana besedila za objavo na spletnem mestu Zavoda za zaposlovanje ali kakšnega delodajalca.
7
Nefiks zaposlitvene rešitve
3. Ključna sporočila projekta Nefiks zaposlitvene rešitve 3.1. Besedne konstante in navodila za njihovo uporabo Ključne besede projekta Nefiks zaposlitvene rešitve so: o o o o o o
ime projekta: Nefiks zaposlitvene rešitve, vsebina projekta: pomoč pri zaposlovanju mladih do 29 let z razvojem njihovih kompetenc v večjih krajih po Sloveniji, vitalni del projekta so Nefiks 5ke, ki bodo potekale po 3 mesece, skupno bo delovalo vsaj 44 Nefiks 5k, ki bodo aktivno sodelovale s podjetji in nevladnimi organizacijami, orodja in znanja za vstop na trg dela, projekt podpira Evropski socialni sklad.
Navodila za uporabo terminov so: o o
pri napovedi ali okviru delovanja se vselej prvotno sklicujemo na projekt Nefiks zaposlitvene rešitve, pravilen zapis vitalnega dela projekta je Nefiks 5ke:
vedno navajamo skupaj z nazivom projekta Nefiks zaposlitvene rešitve,
Nefiks 5ke vedno pišemo s pripono Nefiks in vedno s številko 5.
Nikoli ne pišemo samo termina 5ke oziroma petke. Prav tako pa svoje delovanje vselej uvodoma umestimo v okvir projekta Nefiks zaposlitvene rešitve.
3.2. Ključna sporočila projekta Pri pripravi vsakega komunikacijskega načrta izpostavimo 2 do 3 ključna sporočila. Ključna sporočila projekta, ki jih skušamo čim bolj enotno in celovito vsebinsko vključiti v vsa besedila o projektu, so: 8
VSE O KOMUNICIRANJU! Priročnik za odnose z javnostmi
»Z Nefiks zaposlitvenimi rešitvami, v okviru katerih delujejo Nefiks 5ke, brezplačno usposabljamo mlade iskalce zaposlitve.« »Nefiks 5ke mladim v večjih krajih po Sloveniji ponujajo s prakso pridobljene konkretne kompetence in stike z delodajalci za pridobitev službe.« »Za sodelovanje v Nefiks 5kah je potrebna predhodna prijava, razpis bo vsake tri mesece do sredine 2018 odprt na www.talentiran.si.«
3.3. Kratek opis projekta Za domala vsak projekt, ki ga vodimo ali zanj vodimo komuniciranje, pripravimo kratek, enostavčen opis, ki bo jedro projekta razložil domala vsaki ciljni skupini, ne glede na starost, izobrazbo, poklic. Besedilo, ki ga enotno vključujemo v vsa besedila o projektu Nefiks zaposlitvene rešitve (copy/paste), se glasi: »Zavod Nefiks izvaja projekt Nefiks zaposlitvene rešitve za mlade iskalce zaposlitve, ki ga sofinancira Evropski socialni sklad, v vseh večjih krajih po Sloveniji.«
3.4. Daljši opis projekta Daljši in podrobnejši opis projekta uporabimo, kadar imamo za to na voljo več prostora: »Projekt Nefiks zaposlitvene rešitve je namenjen mladim iskalcem zaposlitve do 29. leta in se izvaja v obliki Nefiks 5k ter v skupinah Moje kompetence v večjih krajih po vsej Sloveniji. Na trimesečnem intenzivnem izobraževanju bodo mladi iskalci zaposlitve krepili svoje osebne kompetence, pridobivali novo strokovno znanje ter se povezali s podjetjem za delo na konkretnem projektu.
9
Nefiks zaposlitvene rešitve
V okviru Nefiks zaposlitvenih rešitev bo organiziranih vsaj 44 Nefiks 5tk, kjer se bodo mladi med leti 2016 in 2018 skupaj izobraževali za bolj kompetenten vstop na trg dela.«
KLJUČNO: ▪ ▪ ▪
Pazimo na uporabo in poimenovanje besednih konstant projekta: Nefiks zaposlitvene rešitve in Nefiks 5ke. Krajši opis projekta vključimo v VSA BESEDILA o projektu (seveda brez navednic in brez podčrtanega teksta). Krajši opis projekta je že vključen v osnutek Wordovega dokumenta, ki je pripet temu zapisniku kot priloga 9.1.
10
VSE O KOMUNICIRANJU! Priročnik za odnose z javnostmi
4. Ciljne javnosti projekta Vse aktivnosti komuniciranja vselej prilagodimo glede na ciljno javnost, ki jo želimo z našimi obvestili nagovoriti, ter komunikacijski kanal, preko katerega to javnost nagovarjamo.
Pri načrtovanju aktivnosti na področju odnosov z javnostmi skušamo naše ciljne javnosti čim bolj natančno opredeliti, pri tem jih običajno delimo na dve skupini: ▪ ▪
primarno ciljno javnost projekta: neposredno jo nagovarjamo z našimi aktivnostmi, sekundarno ciljno javnost projekta: posredno jo nagovarjamo s komunikacijskimi aktivnostmi.
Ciljne javnosti projekta Nefiks zaposlitvene rešitve so: a.) Primarna ciljna javnost ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
mladi iskalci zaposlitve v urbanih okoljih/brezposelni do 29. leta starosti; slovenski in ERAZMUS študenti; posamezniki s srednjo izobrazbo, ki nimajo dela; interna javnost projekta (sodelavci, partnerji projekta, kot so Zavod za zaposlovanje Republike Slovenije, mladinske študentske organizacije); financer (Evropski socialni sklad in Ministrstvo za šolstvo, znanost in izobraževanje); mladinske in študentske organizacije; ambasadorji projekta in mnenjski voditelji (Zlatko); izobraževalne organizacije (univerze oz. fakultete); mediji*.
11
Nefiks zaposlitvene rešitve
b.) Sekundarna ciljna javnost ▪
družina (starši, stari starši, bratje/sestre) in prijatelji mladih iskalcev zaposlitve, mladi, ki so že ali bodo sodelovali v Nefiks 5ki/projektu Zaposlitveni klubi.
* Mediji: ▪ ▪ ▪ ▪
specializirani nacionalni tiskani mediji s področja zaposlovanja in kadrovanja in mladih (Dnevnik, Delo, revija Študent ipd.), specializirani digitalni nacionalni mediji s področja zaposlovanja in kadrovanja (STA, Radio in televizija Slovenija, Pop TV, Radio 1 itd.), lokalni specializirani in nespecializirani tiskani mediji, lokalni specializirani in nespecializirani digitalni mediji.
Nekatera pojasnila o medijih in njihovih kategorijah: Medije delimo na tiskane in digitalne medije, na lokalne in nacionalne. Tiskane medije delimo glede na frekvenco njihova izhajanja na dnevne, tedenske ali mesečne: pomembno je, da jim vsebine dostavimo pravočasno. Digitalni mediji so televizija, radio in spletni portali, ki delujejo bolj hitro in bolj ažurno pokrivajo novice. Medije delimo tudi na splošne ali specializirane glede na področje pokrivanja informacij, saj nekateri pokrivajo širša področja, drugi pa so specializirano samo na izbrane teme, kot so na primer zdravje, šport, kultura, okolje, izobraževanje ipd.
12
VSE O KOMUNICIRANJU! Priročnik za odnose z javnostmi
Primer razdelitve nacionalnih in lokalnih medijev za projekt Nefiks zaposlitvene rešitve:
TISKANI
DIGITALNI
NACIONALNI
LOKALNI
Delo, Dnevnik, Nedeljske novice, Ona, Global, Cosmopolitan
Večer, Dolenjski list, Primorske novice in občinska glasila
Moje delo.com, Zaposlitev.si, Napovednik.com, spletne strani študentskih servisov,
TV postaje (TV Maribor, TV Celje, TV Koper), radio postaje (Koroški radio, Radio Štajerski val, Radio Študent, Capris), spletne strani knjižnic, ustanov za mlade ter svetovalnih centrov za mlade; edicije študentskih klubov in servisov tudi na socialnih omrežjih
Najpomembnejši medij za dosego ciljne javnosti projekta – mladih iskalcev zaposlitve do 29. leta starosti – so družabna omrežja!
Podrobno adremo nacionalnih in lokalnih, tiskanih in digitalnih medijev za projekt Nefiks zaposlitvene rešitve ima Zavod Nefiks.
13
Nefiks zaposlitvene rešitve
5.
Komunikacijski kanali in komunikacijska orodja
Različne komunikacijske kanale in komunikacijska orodja uporabljamo ter prilagajamo glede na ciljno javnost, ki jo nagovarjamo. Poznamo zelo različne komunikacijske kanale (npr. spletna mesta, družabna omrežja, tiskane in digitalne klasične medije, dogodke) in zelo različna komunikacijska orodja (npr. sporočilo za javnost, plakat). Uspešno komuniciranje merimo po tem, ali smo naši ciljni javnosti z izbranimi kanali in orodji prenesli željeno sporočilo. Če smo izbrali napačne kanale, smo lahko bili še tako aktivni, vendar cilja ne bomo dosegli.
5. 1. Spletno mesto projekta & Nefiks 5k Spletno mesto projekta celovito in kratko predstavlja projekt oziroma organizacijo − deluje kot ogledalo celotnega projekta. Spletno mesto projekta Nefiks zaposlitvene rešitve je www.talentiran.si, kjer ima svojo podstran, tu pa so predstavljeni tudi drugi projekti Zavoda Nefiks. Na spletnem mestu www.talentiran.si objavljamo: ▪ ▪ ▪
predstavitve Nefiks 5k, ki delujejo po Sloveniji, najave in povzetke dogodkov projekta Nefiks zaposlitvene rešitve, dosežke in rezultate projekta Nefiks zaposlitvene rešitve.
Vsaka Nefiks 5ka lahko za to spletno mesto pripravi svojo kratko predstavitev, v katero naj bo vključeno: ▪ ▪
naslov novice: Nefiks 5ka + kraj + skupni moto, besedilo novice: razložena vsebina skupnega mota Nefiks 5ke oziroma kratek opis tega, kaj druži vse člane Nefiks 5ke, cilji Nefiks 5ke, izjave članov (ime, starost, izobrazba), skupna fotografija.
14
VSE O KOMUNICIRANJU! Priročnik za odnose z javnostmi
Vsa besedila, ki bodo objavljena na www.talentiran.si, naj povzemajo relevantno vsebino in naj bodo napisana na zanimiv način. Besedila za objavo morajo biti poslana na jan@nefiks.si.
5.2. Družabna omrežja/Facebook in Twitter Za doseganje ciljne javnosti mladih je po vseh raziskavah najbolj smiselno uporabljati družabna oziroma socialna omrežja. Med družabna omrežja spadajo: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Facebook, Twitter, LinkedIN, Youtube, Flickr, Instagram, SnapChat.
Za obveščanje ciljne javnosti projekta Nefiks zaposlitvene rešitve uporabljamo 3 kanale družabnih omrežij: ▪ ▪ ▪
Facebook stran Služba me ne išče, Facebook stran Zavod Nefiks, Twitter/Nefiks.
Z namenom, da dosežemo čim širšo ciljno javnost in obveščamo mlade po celi Sloveniji o lokalnih dogodkih, vse predvidene poste Nefiks 5k objavljamo na teh 3 kanalih, vključno z vsemi dogodki. To tudi pomeni, da v projektu Nefiks zaposlitvene rešitve ne uporabljamo ali ustvarjamo novih profilov ali strani na družabnih omrežjih. Za objave na družabnih omrežjih poskrbimo za kratka in jedrnata sporočila (do 160 znakov s presledki), ki so lahko bolj šaljiva in sproščena od besedil, ki jih pripravljamo za druge kanale. K vsaki objavi obvezno priložimo fotografijo. 15
Nefiks zaposlitvene rešitve
Če se v vaši Nefiks 5ki odvija kaj zanimivega, če k vam pride nov predavatelj ali pa če se enostavno odpravite v podjetje iskat nove izkušnje skupaj, kot skupina, pripravite o tem post in ga pošljite na press@nefiks.si, da ga bomo čim prej lahko objavili.
5.3. Press kit Press kit je celovito orodje za delo z mediji, ki ga običajno sestavljajo: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
osnovna izkaznica projekta, sporočila za javnost, vabila za medije, fotografije projekta & spremljajočih dogodkov, gradivo za medije, adrema medijev, kliping.
Osebna izkaznica V osebni izkaznici navedeno ime (projekta, organizacije), sedež (naslov), kontaktne podatke (e-pošto in telefon) ter osebo, ki projekt ali organizacijo prestavlja.
Projekt Nefiks zaposlitvene rešitve predstavlja Alenka Blazinšek, strokovna vodja Zavoda Nefiks. Ona je tudi odgovorna in pristojna za vse izjave, ki jih lahko posreduje medijem o projektu in o Zavodu Nefiks.
Sporočilo za javnost Sporočilo za javnost je izjava, ki jo po določeni strukturi (glej prilogo v poglavju 10!) pripravimo zato, da na eni A4 strani povzamemo ključna sporočila in vsebino za medije.
16
VSE O KOMUNICIRANJU! Priročnik za odnose z javnostmi
Sporočilo za javnost je napisano v 3. osebi množine v obliki novinarskega članka, opremljeno je z napisom »Sporočilo za javnost«, krajem in datumom zapisa ter obvezno na koncu navaja kontaktne podatke.
Ob pripravi sporočila za javnost vedno priložimo izjave udeležencev in fotografije.
Vabila za medije in dogodke Osnutek vabila za medije, ki je lahko uporabljen tudi osnutek vabila za druge dogodke, je priložen v poglavju 10.
Press kit vedno sestavlja tudi adrema medijev (to je tabela s podrobnimi kontakti medijev, ki jo ima Zavod Nefiks za projekt Nefiks zaposlitvene rešitve), spremljanje medijskih objav ali kliping, ki ga prav tako ima Zavod Nefiks.
Za kompleksnejše dogodke ali druge priložnosti lahko za medije pripravimo tudi gradivo za medije, ki je daljše, razlagalno gradivo na največ 5 straneh. Kot sporočilo za javnost je pisano v tretji osebi in predstavlja predvsem podatke in druge preverljive vsebine.
17
Nefiks zaposlitvene rešitve
6.
Komunikacijske aktivnosti
6. 1. Organizacija dogodkov V nadaljevanju navajamo osnovne komunikacijske aktivnosti, ki veljajo za organizacijo vsakega dogodka za širšo javnost, beri: za več kot 15 ljudi. Priporočamo, da ta priporočila skrbno upoštevate pri organizaciji vsakega dogodka. PRED DOGODKOM ▪ Seznam vabljenih ▪
Seznam medijev
▪
Napovednik dogodka (save the date): o o
▪
Pošiljamo cca. 14 dni pred dogodkom. Besedilo za napovednik − ključni elementi besedila: ▪ ključne, do tedaj znane informacije (kdaj, kje, kaj bo tema predavanja? kdo bo predaval – če je že znano), ▪ da več informacij sledi kmalu, ▪ informacijo, da se bo/je treba na dogodek prijaviti, ▪ kdo je kontakt za več informacij. o Pošiljanje napovednika po seznamu vabljenih. o Napoved na spletni strani www.talentiran.si ->POSLATI NEFIKS PR 5KI. o Napoved na Facebook strani -> POSLATI NEFIKS PR 5KI. o Napoved na Twitterju z linkom na napoved na spletni strani www.talentiran.si -> POSLATI NEFIKS PR 5KI. Vabilo: o o
o o o o o 18
Pošiljamo cca. 7 dni pred dogodkom. Besedilo za vabilo: dopolnimo napovednik z dodatnimi informacijami, nujno dodamo link na prijave in kontakt za dodatne informacije (če bo imel kdo kako vprašanje). Objava na spletni strani -> POSLATI NEFIKS PR 5KI. Objava na Facebooku -> POSLATI NEFIKS PR 5KI. Objava na Twitterju -> POSLATI NEFIKS PR 5KI. Pošljemo vabilo vabljenim. Pošljemo vabilo medijem.
VSE O KOMUNICIRANJU! Priročnik za odnose z javnostmi
▪
Opomnik (reminder)
▪
o Pošljemo dan pred dogodkom po seznamu vabljenih in medijev. o Reminder naj bo krajši od vabila. Scenarij dogodka
▪
Brief za moderatorja: besedilo/oporne točke za moderatorja.
▪
Priprava sporočila za medije: vnaprej pripravimo in že interno uskladimo sporočilo za medije vsaj 3 dni pred dogodkom -> glej template sporočila za medije. Sporočilo za medije naj bo čim bolj polinkano (kar je možno polinkati), predavatelji naj bodo navedeni z imeni, funkcijami in imenom podjetja, kjer so zaposleni.
MED DOGODKOM ▪ Fotografiranje: pazimo, da so fotografije dovolj kakovostne (2 do 3 MB), osvetlitev (da niso pretemne) in da ljudi ne fotografiramo od zadaj (fotografiramo obraze). o Live tweeting in objave na Facebooku -> po dogovoru s PR NEFIKS 5KO. ▪
Če se dogodka udeleži kak novinar: jih pozdravimo, si zabeležimo, kdo od novinarjev je prišel, in o tem kasneje obvestimo Matejo Kurir. Novinarje vprašamo, če karkoli potrebujejo.
▪
Seznam prisotnih – prisotni naj se vpišejo na seznam – da bomo vedeli, kdo je prišel na dogodek (ime, priimek, študijska smer, e-mail).
PO DOGODKU ▪ Zahvala predavateljem: Naslednji dan po mailu pošljemo predavateljem zahvalo, ker so bili pripravljeni sodelovati na dogodku. ▪
Sporočilo za medije: Pošljemo sporočilo za medije po seznamu medijev skupaj s fotografijami, ko ga je potrdila članica/član NEFIKS PR 5ke. Vse fotografije opremimo s podatki (kdo je na fotografiji in kakšna je njegova funkcija, kdo je avtor fotografij/lahko tudi Arhiv Nefiks, če ni avtor ni znan). Sporočilo za medije pošljemo najkasneje naslednji dan dopoldne (mediji ne bodo objavljali starih novic).
19
Nefiks zaposlitvene rešitve
7.
Časovnica
Časovnico pripravimo, kadar se pripravljamo na določen dogodek, obenem pa želimo, da so o vseh potrebnih korakih obveščeni in usklajeni vsi deležniki. Tako ne bo prihajalo do zapletov, povezanih z zamujanjem rokov, manj pa bo tudi nepotrebnega podvajanja komunikacije. Deležniki so vsi akterji, ki so udeleženi v organizaciji projekta ali posameznega dogodka. Ob snovanju časovnice je pomembno, da realistično ocenimo čas, ki ga potrebujemo, da opravimo določen korak. Vse deležnike pravočasno obveščamo o njihovih zadolžitvah in rokih, ki naj se jih držijo. Sporočila, ki jim jih pošiljamo, naj bodo čimbolj jasna in vsebinska. Tabelo, v katero vnesemo časovnico, pripravimo v programu Excel. Aktivnosti v levem stolpcu tabele prilagodimo našim potrebam: vanj vpišemo vse faze izvedbe projekta. Če organiziramo dogodek, bodo mednje spadali datum, ko je potrebno npr. rezervirati dvorano, ustvariti dogodek na Facebooku, poslati vabila, zasnovati program, javiti dokončno število udeležencev. Posebej pomembni so roki, ko morajo naročniki potrditi katerega izmed korakov (npr. prebrati vabilo za dogodek, preden se ga pošlje povabljencem). Časovno koordinato dogodka običajno zapisujemo v tednih, če je organizacija zelo podrobna, lahko označimo posamezne dneve, pri dolgotrajnih projektih pa uporabimo četrtletja. Aktivnosti 1. Faza 1.1 Analiza 1.2 Oblikovanje 1.3 Snovanje 1.4 Realizacija 1.5 Ocena 2. Faza 1.1 Analiza ...
20
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. (datumi v tednih)
VSE O KOMUNICIRANJU! Priročnik za odnose z javnostmi
8.
Evalvacija
Evalvacija pomeni ocenjevanje uspešnosti naše komunikacijske aktivnosti, izbranega dogodka ali celotnega projekta. Njen cilji so merjenje doseženih učinkov in morebitne izboljšave ter spremembe v prihodnosti. Glede na cilje projekta se odločimo za različna orodja, s katerimi lahko ocenimo, ali smo bili uspešni. Za projekte, kjer nas zanima zadovoljstvo udeležencev, se poslužimo ankete. Najraje jih v fizični obliki predložimo udeležencem, saj jih tako najhitreje in zanesljivo izpolnijo. Lahko jih objavimo tudi na spletu in udeležencem pošljemo povezavo. Pri sestavljanju anket smo pozorni pri zastavljanju vprašanj: ne smemo pozabiti, kateri indikatorji so resnično pomembni. Če nas povratna informacija zanima zares v detajle, uporabimo intervju. V nekaterih primerih (zelo široka ciljna javnost) napravimo fokusne skupine. Kadar merimo, na kakšen način so se na novico ali dogodek odzvali mediji, nam pomaga kliping. Izraz dobesedno označuje izrezke iz časopisov − je zbirka vseh objav, povezanih s ključnimi besedami, ki nas zanimajo. Kliping lahko pripravimo sami (poiščemo omembo dogodkov na spletnih straneh, v časopisih in informativnih oddajah), kliping pa izvajajo tudi temu posvečene agencije. Pri klipingu merimo, ali je objava pozitivna ali negativna; mesto, na katerem je objavljena (ali je objavljena na vidnem mestu, ali nanjo vodi veliko povezav) ter ali se je pojavila v mediju, ki je zanimiv za našo ciljno javnost.
21
Nefiks zaposlitvene rešitve
9. Kaj so: odnosi z javnostmi, odnosi z mediji, oglaševanje 9.1. Odnosi z javnostmi Področje odnosov z javnostmi, ki ga velikokrat imenujemo tudi PR, kar pomeni public relations, ima številne definicije. Šteje pa se, da gre za upravljanje komuniciranja neke organizacije do njenega zunanjega okolja. Pri tem je ključnega pomena, da ima to komuniciranje opredeljena ključna sporočila in ciljne javnosti ter načine (kanale ter orodja), kako bo do ciljne javnosti tudi preneslo svoja sporočila. Eden bistvenih delov odnosov z javnostmi, ki celovito predstavljajo organizacijo ali projekt izbranim deležnikom oziroma ciljni javnosti, so odnosi z mediji. V odnose z javnostmi pa štejemo tudi interno komuniciranje z interno javnostjo projekta ali organizacije (npr. z zaposlenimi), krizno komuniciranje (ob kriznih oz. izrazito konfliktnih situacijah) in druge oblike komuniciranja. Običajno velja, da so odnosi z javnostmi namenjeni komuniciranju, ki za svojo objavo ne zahteva dodatnega plačila, medtem ko je oglaševanje plačana oblika komuniciranja, saj je oglaševanje možno le ob plačilu medijskega prostora.
9.2. Odnosi z mediji Odnosi z mediji so ena od osrednjih področij odnosov z javnostmi in vključujejo intenzivno delo z mediji z namenom, da dosegamo medijske objave in s tem populariziramo naše aktivnosti. Delo z mediji ima nekatere specifične lastnosti, ki jih navajamo v nadaljevanju z namenom, da bodo vaše aktivnosti za delo z mediji dosegle kar največji uspeh. KLJUČNO: − Nobeno novinarsko vprašanje ne sme ostati neodgovorjeno. − Odreagirati moramo hitro: zapišemo si kontaktne podatke novinarja. − O vsakem vprašanju obvestimo Matejo Kurir: mateja.kurir@gmail.com, 031 348 032. − Obraz in glas projekta Nefiks zaposlitvenih rešitev je Alenka Blazinšek, ki tudi daje izjave za novinarje o projektu: alenka@nefiks.si, 040 698 915.
22
VSE O KOMUNICIRANJU! Priročnik za odnose z javnostmi
Kako delujejo mediji? Tako kot vsak poklic ima tudi novinarstvo svoje zakonitosti in načela. Novinarji in novinarke morajo znati poiskati, prepoznati in predstaviti informacije, ki so pomembne za javnost. Znati morajo razkriti stvari, ki ležijo pod površjem očitnih dejstev, znati morajo vzpodbuditi ljudi, da govorijo. Novinarji in uredniki se o temah odločajo dnevno, tedensko ali mesečno (odvisno od periodike medijev) na uredniških sestankih. Tu se dogovarjajo, o katerih dogodkih oz. vsebinah bodo poročali. Pri tem informacije selekcionirajo po kriterijih novičarske vrednosti: 1. vpletenost pomembnih oseb (ali je prisotna kakšna znana ali nenavadna oseba), 2. dogodek, sploh če je nepričakovan (npr. vlomi, nesreče v podjetjih ipd.) in če je nenavaden, 3. geografska bližina dogodka, 4. časovna aktualnost (novinarji ne bodo objavljali starih novic), 5. morebitna prisotnost konflikta (Bad news is a good news). Zadnjo besedo o tem, ali bo določena informacija objavljena ali ne (mediji imajo namreč omejen prostor oz. čas za objavo novic), imajo uredniki, ki presojajo (in lahko vplivajo nanjo) tudi kakovost in profesionalnost novinarjevega dela. Kaj novinarji pričakujejo od nas? Novinarji potrebujejo za svojo zgodbo informacijo. Ko nas novinarji prosijo za pogovor ali izjavo, pričakujejo, da se bomo odzvali hitro ter da bomo odgovarjali na njihova vprašanja. Pričakujejo tudi, da bomo kompetenten sogovornik za določeno področje ter da jim bomo znali postreči tudi s številčnimi podatki, primeri in lastnimi izkušnjami. POMEMBNO: − Novinar nikoli ne sme ostati brez odgovora. Novinarja nikoli ne odslovimo. − Novinarji od nas pričakujejo, da bomo kooperativni in da jim bomo pomagali pri njihovem delu. − Ne pozabite, da novinarji lahko objavijo vse, kar smo jim povedali, tudi če rečemo, da to 'ni za objavo' oz. je 'off the record'. 23
Nefiks zaposlitvene rešitve
− −
Če novinarju obljubimo, da ga bomo poklicali nazaj, to dejansko storimo. Ko nas novinar pokliče, si natančno zabeležimo njegove podatke. Zapišemo si njegove podatke in glavna vprašanja. Novinarja vprašamo, kako hitro potrebuje informacije/odgovor.
9.3. Oglaševanje1 Ena od definicij oglaševanja, ki razmejujejo to področje od odnosov z javnostmi, pravi: »Oglaševanje je načrtovana, naročena in podpisana kreativna (množična) komunikacija, katere namen je spodbujanje procesov menjave med ponudniki in porabniki s podajanjem izpolnjivih obljub.« Oglaševanje je: ▪ plačano komuniciranje, ▪ medijsko preneseno komuniciranje, ▪ prepričevalno komuniciranje, ▪ prepoznavno oz. identificirano komuniciranje. Cilji oglaševanja so: • povečanje prodaje, • povečanje tržnega deleža, • osveščenost/prepoznavnost, • informacije o produktih, • izboljšanje ugleda podjetja. Oglaševanje mora prodajati. Projekt Nefiks zaposlitvenih rešitev bo uporabljal dva kanala (deloma donacijsko podprtega) oglaševanja, in sicer preko: ▪ oglasa na avtobusih Ljubljanskega potniškega prometa, ▪ oglasov na Radiu 1.
1
Povzeto po predavanju, ki ga je za Nefiks PR 5ko pripravila Ula Ukmar.
24
VSE O KOMUNICIRANJU! Priročnik za odnose z javnostmi
10. Priloge V nadaljevanju za lažjo enovito uporabo besednih in vizualnih konstant projekta Nefiks zaposlitvene rešitve ločeno na vsaki strani pripenjamo osnutke oziroma primere dokumentov, ki jih enotno uporabljamo v projektu Nefiks zaposlitvene rešitve. Navajamo sledeče primere: ▪ Osnutek Wordovega dokumenta. ▪ Primer Sporočila za javnost. ▪ Osnutek Sporočila za javnost. ▪ Primer VABILA za medije. ▪ Osnutek VABILA na dogodke. ▪ Primer briefa/navodil za pripravo komunikacijske aktivnosti. ▪ Vizualni elementi projekta Nefiks zaposlitvene rešitve.
25
Nefiks zaposlitvene reĹĄitve
Naslov / font Arial 14 p Besedilo / font Arial 12 p besedilo besedilo besedilo besedilo besedilo besedilo besedilo besedilo besedilo besedilo besedilo
*** Zavod Nefiks izvaja projekt Nefiks zaposlitvene reĹĄitve za mlade iskalce zaposlitve, ki ga sofinancira W: spletni portal Talentiran
26
VSE O KOMUNICIRANJU! Priročnik za odnose z javnostmi
Odprte prijave za Nefiks 5ke
Nefiks zaposlitvene rešitve
zaposlitve
Ljubljana, 12. oktober 2016: Zavod Nefiks napoveduje Nefiks 5ke, vitalen del projekta Nefiks zaposlitvene rešitve, ki ga financira Evropski socialni sklad. Mladim iskalcem kompetence in izvajali izzive z delodajalci. Nefiks zaposlitvene rešitve so nadgradnja projekta Zaposlitveni klubi za mlade, ki je do zaposlitv . Sodelovanje je možno le s predhodno prijavo; prijave zbirajo do 14. oktobra 2016. Alenka Blazinšek, snovalka Nefiks zaposlitvenih rešitev prednosti: »
mesece obiskujejo strokovna
as in energijo. Vsaka Nefiks 5tka bo v sodelovanju z delodajalcem izbrala in izvedla kratek družbenokoristen projekt ali projekt varovanja zdravja -Nefiksa bo vsak udeleženec ustvaril celovit profil znanja in kompetenc, ki je viden in prepoznan pri delodajalcih.« Za sodelovanje v prvem krogu Nefiks 5k, ki bodo delovale od oktobra 2016 do januarja 2017 v Ljubljani, Kopru, Novem mestu, Ravnah na Koroškem in drugih krajih dovolj prijavljenih, se lahko mladi do 14. oktobra 2016 prijavijo TUKAJ. Sodelovanje v Nefiksovih 5kah je , ki želijo okrepiti svoje osebne kompetence, pridobili izkušnje timskega dela, razširiti svojo socialno mrežo in preizkusiti Tjaša, ki se je zaposlila v kadrovski agenciji, povedala: »Moje najti službo!« oktobra 2016, predvidoma dopoldne, v
Nefiks 5ke
januarja 2017. Lokacije izvajanja projekta so dostopne na www.talentiran.si. V krajih, kjer bo do 14. oktobra dovolj prijav, bodo informativni dnevi, na katerih bodo prednosti Nefiks zaposlitvenih rešitev predstavljene mladim.
***
Zavod Nefiks izvaja projekt Nefiks zaposlitvene rešitve za mlade iskalce zaposlitve, ki ga sofinancira
Kontakti:
Vodja projekta Alenka Blazinšek, T: 040 698 915, E: alenka@nefiks.si W: spletni portal Talentiran
27
Nefiks zaposlitvene rešitve
Naslov Podnaslov – kdo, kaj, kje, zakaj, kako, kdaj – v 3 do 4 stavkih. Besedilo besedilo besedilo besedilo
Besedilo in izjave, ki razlagajo z
Besedilo in izjave, ki razlagajo zgornji povze
a v 2 do 3 odstavkih. .
*** Zavod Nefiks izvaja projekt Nefiks zaposlitvene rešitve za mlade iskalce zaposlitve, ki ga sofinancira krajih po Sloveniji. Kontakti:
28
Vodja projekta Alenka Blazinšek, T: 040 698 915, E: alenka@nefiks.si W: spletni portal Talentiran
VSE O KOMUNICIRANJU! Priročnik za odnose z javnostmi
Zavod Nefiks vas vabi na osrednji nacionalni dogodek Nefiks zaposlitvenih rešitev, kjer b odo vrhunski kadrovniki mladim i skalcem zaposlitve i z prve r oke dajali napotke za pridobitev dela. Vabimo vas na zaposlitveno-
Zakaj niste zaposleni pri nas? ki bo v
-ju.
Z mladimi iskalci zaposlitve b odo izmenjali dragocene izkušnje kadrovniki i z gospodarstva (IBM), javne uprave in civilne družbe ter podjetnika Tomaž Stritar in Urša Žorž. Mladi se bodo preizkusili tudi v simuliranih zaposlitvenih razgovorih. na voljo za izjave. Veselimo se vaše udeležbe! Lep pozdrav, Alenka Blazinšek
***** Zavod Nefiks izvaja projekt Nefiks zaposlitvene rešitve za mlade iskalce zaposlitve, ki ga sofinancira Prosim za potrditev vaše udeležbe na alenka@nefiks.si. Kontakti:
Vodja projekta Alenka Blazinšek,
T: 040 698 915
E: alenka@nefiks.si
W: spletni portal Talentiran
29
Nefiks zaposlitvene rešitve
PRIMER VABILA NA DOGODEK Kratek opis name Vabimo vas na xxxx (tip dogodka)
Naslov dogodka ki bo v xxx, xxxx, od xxx dalje v xxxx.
jo predstavljajo.
kratka predstavitev oseb z imeni in funkcijami ali organizacijo, ki
Vsebina dogodka – kratek opis. Besedilo besedilo besedilo Besedilo besedilo besedilo Besedilo besedilo besedilo Veselimo se vaše udeležbe! Lep pozdrav, organizator
***** Zavod Nefiks izvaja projekt Nefiks zaposlitvene rešitve za mlade iskalce zaposlitve, ki ga sofinancira Prosim za potrditev vaše udeležbe na alenka@nefiks.si. Kontakti:
Vodja projekta Alenka Blazinšek, W: spletni portal Talentiran
30
T: 040 698 915
E: alenka@nefiks.si
VSE O KOMUNICIRANJU! Priročnik za odnose z javnostmi
Primer BRIEFA ZA PROMOCIJO PROJEKTA NEFIKS ZAPOSLITVENE REŠITVE Zavod Nefiks Storitev
Projekt Nefiks zaposlitvene rešitve Osrednji del projekta Nefiks 5ke, skupina do petih mladih iskalcev zaposlitve
Datum
Oktober 2016–oktober 2018 Prijave za Nefiks 5ke bodo v dveh letih odprte vsake tri mesece – mlade iskalce zaposlitve do 29. leta starosti
Cilji
mladim iskalcem zaposlitve bre
Nefiks zaposlitvene rešitve, ki nudi obitev službe.
Cilj Nefiks zaposlitvenih rešitev je mladim v Nefiks 5kah širiti konkretne kompetence za pridobitev službe in spoznavanje delodajalcev. Z Nefiks zaposlitvenimi rešitvami, v okviru katerih delujejo Nefiks 5ke, jemo zaposlitvene možnosti mladih do 29 let. pridobljene konkretne kompetence in stike z delodajalci za pridobitev službe. Za sodelovanje v Nefiks 5kah se je treba prijaviti, razpis bo odprt vsake tri mesece na www.talentiran.si. usposabljanja za razvoj kompeten Ta metodologija Z Projekt sofinancira Evropski socialni sklad. Vsaka Nefiks 5ka bo v sodelovanju z delodajalcem izbrala in izvedla družbeno Nefiksa bo vsak udeleženec ustvaril celovit profil znanja in kompetenc. Oglaševalski cilji
elementi
ah. Projekt je sofinanciral Evropski socialni sklad in Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport. http://www.talentiran.si/ Vitalen del projekta Nefiks zaposlitvene rešitve Nefiks 5ke se lahko primerja z visokimi petkami ali osnovnošolskimi ocenami odl (5).
Kontakt
Vodja projekta Alenka Blazinšek, T: 040 698 915, E: alenka@nefiks.si
31
Nefiks zaposlitvene reĹĄitve
32
MATEJA KURIR je doktorica filozofskih znanosti, ki deluje kot samostojna vodja projektov in teoretičarka ter publicistka s področja filozofije in arhitekture. Med letoma 2003 in 2006 je bila asistentka in kasneje mlajša svetovalka na največji agenciji s področja odnosov z javnostmi v Sloveniji Pristop d.o.o, med letoma 2006 in 2007 pa je bila vodja projektov na Umanoteri, Slovenski fundaciji za trajnostni razvoj. Od leta 2007 deluje kot samostojna svetovalka in je sodelovala z vidnimi nevladnimi organizacijami ter podjetji (Si.mobil), preko katerega je v preteklih letih sodelovala na projektu Zaposlitveni klubi za mlade. Že v tem projektu je bila odgovorna za stike z javnostmi in PR.