COBRANZA by nekitzaamayaesteban

INGENI NGENIERÍA Y GESTIÓN EST

Gestión Cobranzas

con

Excel

Ges ón de Cobranzas con Excel Autor: Ing. Johnny Pacheco Contreras © Derecho de autor reservado Empresa Editora Macro E.I.R.L. © Derecho de edición, arte gráfico y diagramación reservados Empresa Editora Macro E.I.R.L. Edición a cargo de: Empresa Editora Macro E.I.R.L. Av. Paseo de la República 5613 – Miraflores Lima - Perú (511) 719-9700 ventas@editorialmacro.com h p://www.editorialmacro.com Primera edición: Marzo 2011 - 1000 ejemplares Impreso en los Talleres Gráficos de Empresa Editora Macro E.I.R.L. Lima - Perú ISBN Nº 978-612-304-054-3 Hecho el Depósito Legal en la Biblioteca Nacional del Perú Nº 2012-03572 Prohibida la reproducción parcial o total, por cualquier medio o método de este libro sin previa autorización de la Empresa Editora Macro E.I.R.L.

ING. JOHNNY PACHECO CONTRERAS Ingeniero Industrial egresado de la Universidad Nacional de Ingeniería. Cuenta con la cer ficación Microso MCAS: Microso Cer fiedApplica onSpecialis or Excel® 2007. Ha desempeñado funciones en empresas transnacionales como analista en el área Comercial, PostVenta, Cobranzas y Riesgos. Posee una experiencia de 13 años como docente en cursos de Microso Oﬃce, diseño de páginas web, cómputo general y sistemas opera vos. De manera independiente ha desarrollado aplicaciones “VBA for Excel” para las empresas Arte Tex l La no S.A., Servicios Legales Vidal & Vidal y Productos Tissue del Perú S.A. Actualmente se desempeña como docente en el Ins tuto Sistemas UNI de la Universidad Nacional de Ingeniería e Ins tuto Cibertec – Grupo Educa vo UPC.

Agradecimiento Quiero darle gracias a un amigo que conocí trabajando en el área de cobranza, Luis Narváez Contreras que actualmente es jefe de cobranza de una empresa transnacional. Y también a mi amigo Víctor Lavado Flores, Jefe de cobranza de la empresa Servicios Legales Vidal & Vidal. Y a los trabajadores de la empresa Vidal & Vidal que fueron capacitados en el uso de la herramientas de Excel para mejorar la ges ón de cobranza. Felicitar a los ingresantes a la facultad de ingeniería industrial y de sistemas de la Universidad Nacional de Ingeniería periodo 2012-1, que fueron capacitados en Microso oﬃce 2010. Sobre todo al estudiante Depaz Alegre, Emor y Damian por obtener la mayor nota en la capacitación, además a los que culminaron todo el curso aprobándolo con altas calificaciones, Roberto Dávila, Brenda Fajardo, Erick García, Luis Lino, Hernán Mamani, Silvana Soto, Jean Rafael y Carlos Vicente. Quiero agradecer a los docentes por su aporte y apoyo Humberto Coveñas, José Villanueva, Edison Reátegui y en especial al Gerente General de la empresa JH&CE Ingenieros SAC Cesar Echevarria por su gran apoyo desinteresado.

Dedicatoria A mis padres Don Marcelino y Doña Ana, con todo mi amor y cariño,por ser mi modelo a seguir, por ser bondadosos, llenos de paz y sabiduría y a mis hermanos J.

Introducción Excel es un programa de hojas de cálculo de Microso Oﬃce que se puede usar para hacer un seguimiento de las cuentas por cobrar, crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas para realizar cálculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad de gráficos con aspecto profesional. Vea lo que ha cambiado en Excel 2010 y por qué los cambios ayudan a crear mejores hojas de cálculo en menos empo. Cuando pruebe el nuevo diseño, descubrirá que ene sen do la forma en que se han agrupado los comandos que ya sabe u lizar. O quizás ha trabajado en Excel 2010 un par de veces, pero sigue preguntándose cómo se llevan a cabo algunas de las tareas básicas, por ejemplo, desplazarse por las celdas de una hoja de cálculo, seleccionar una celda o rango con nuos o discon nuos, cómo se escriben diferentes pos de datos, cómo se modifican o cómo se agregan y eliminan columnas y filas que sobran. Conocerá los diferentes pos de referencias de celdas y cuándo usarlas al copiar fórmulas: rela vas, absolutas y mixtas. Los reportes son necesarios para que los gestores de cobranza trabajen eficientemente, además de brindarle información para tomar una estrategia. Esto permite generar la información necesaria para diseñar y administrar el flujo de trabajo de su estrategia de cobranzas usando las funciones lógicas, búsqueda y las herramientas ordenar, subtotales, informes de tabla dinámica y segmentación de datos. La rotación de cartera establece el número de veces que las cuentas por cobrar giran, en promedio de un período determinado de empo generalmente un año. El indicador de rotación de cartera permite conocer la rapidez de la cobranza, se puede preparar usando funciones lógicas, gráficos y minigráficos. El Análisis de Cartera consiste en estudiar el comportamiento de las cuentas por cobrar al cierre del mes y/o los históricos de cierre de la cartera deudora. Para ello, se realiza primero un enriquecimiento de información para luego segmentar la cartera según las reglas de ordenamiento que surjan de dicho análisis. Con el resultado obtenido, se categorizarán las deudas con la finalidad de establecer una estrategia de ges ón diferenciada según sea el caso. ¿Le ocurre que repite las mismas acciones una y otra vez en las hojas de cálculo? ¿Sabía que puede crear macros de modo que Excel haga las tareas repe vas? Las macros son conjuntos de instrucciones basadas en acciones que graba cuando trabaja en una hoja de cálculo. Al grabar una macro, puede volver a usarla cuando sea necesario. En el úl mo capítulo conocerá la herramienta PowerPivot para Excel es un complemento que puede usar para realizar eficaces análisis de datos en Excel 2010, al empo que lleva la inteligencia empresarial de autoservicio a su escritorio. PowerPivot para Excel incluye una ventana para agregar y preparar datos, y una pestaña de PowerPivot en la cinta de opciones de Excel que puede usar para tratar los datos de una hoja de cálculo de Excel.

ÍNDICE CAPÍTULO 1 INTRODUCCIÓN A LA INTERFACE EXCEL 2010 ............................................................................... 13 Novedades Excel 2010 ....................................................................................................................... 15 Cinta de opciones mejorada ....................................................................................................... 15 Minigráficos ................................................................................................................................ 15 Segmentación de datos............................................................................................................... 16 Nuevas funciones estadís cas .................................................................................................... 16 Herramienta de modo de compa bilidad ................................................................................... 16 Formato condicional ................................................................................................................... 16 Capacidades de filtro mejoradas ................................................................................................ 17 Pegar con vista previa dinámica .................................................................................................. 18 Nuevos límites de gráficos .......................................................................................................... 18 Grabación de macros para elementos de gráficos ...................................................................... 18 Mejoras en la interfaz de usuario del gráfico .............................................................................. 18 Complemento de Microso SQL Server PowerPivot para Excel ................................................. 19 Nueva versión de Solver ............................................................................................................. 19 ¿Qué ha pasado con el menú Archivo?.............................................................................................. 19 Barra de herramientas de acceso rápido ........................................................................................... 20 Agregar un comando o grupo a la barra de herramientas de acceso rápido .............................. 21 Cinta de opciones............................................................................................................................... 22 Usar la cinta de opciones ............................................................................................................ 23 ¿Que hay en la cinta de opciones? ............................................................................................. 24 Más comandos pero sólo cuando se necesitan .......................................................................... 24 Más opciones si las necesita ....................................................................................................... 25 Agregar una ficha personalizada ................................................................................................. 25 Quitar una ficha personalizada ................................................................................................... 26 ¿Dónde están los métodos abreviados de teclado? ................................................................... 27 Vista Diseño de página de Excel ......................................................................................................... 27 Elementos de Excel ............................................................................................................................ 28 Libro de Excel .............................................................................................................................. 28 Hoja de cálculo............................................................................................................................ 28 Celda ........................................................................................................................................... 29 Rango .......................................................................................................................................... 29 La barra de tulo......................................................................................................................... 30 La barra de fórmulas ................................................................................................................... 30 Cuadro de Nombre ..................................................................................................................... 30 Movimiento rápido en el libro .................................................................................................... 30

CAPÍTULO 2 CONCEPTOS BÁSICOS ..................................................................................................................... 33 Desplazarse ........................................................................................................................................ 35 Seleccionar rangos ............................................................................................................................. 36 Una única celda........................................................................................................................... 36

Un rango de celdas ..................................................................................................................... 36 Celdas no adyacentes o rangos de celdas ................................................................................... 37 Todas las celdas de una hoja de cálculo ...................................................................................... 37 Una fila o una columna ............................................................................................................... 38 Filas o columnas adyacentes....................................................................................................... 38 Filas o columnas no adyacentes.................................................................................................. 38 Selección especial ....................................................................................................................... 38 Edición de Formato ............................................................................................................................ 40 Fórmulas ............................................................................................................................................ 52 U lizar operadores de cálculo en fórmulas ................................................................................ 52 Tipos de operadores ................................................................................................................... 52 Celdas Rela vas, Absoluta y Mixta..................................................................................................... 55

CAPÍTULO 3 REPORTES DE COBRANZA .............................................................................................................. 59 Reporte por días de demora por documento legal ............................................................................ 61 Función Si.................................................................................................................................... 61 Reporte por cliente deudor y línea de negocio .................................................................................. 68 Ordenar datos en un rango ......................................................................................................... 68 Insertar subtotales en una lista de datos de una hoja de cálculo ............................................... 69 Resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen ................................................................ 73 Qué es un informe de tabla dinámica ......................................................................................... 73 Usar la segmentación de datos para filtrar datos de tablas dinámicas ....................................... 111

CAPÍTULO 4 INDICADORES DE COBRANZA ........................................................................................................ 117 Ra os de Cobranza ............................................................................................................................ 119 Indicadores de Cobranza.................................................................................................................... 121 Gráficos de Cobranza ......................................................................................................................... 129 Tipos de gráficos disponibles ...................................................................................................... 130 Elementos de un Gráfico ............................................................................................................. 131 Modificar la posición de un gráfico ............................................................................................. 132 Cambiar la vista del gráfico entre filas y columnas ..................................................................... 135 Girar un Gráfico 3D ..................................................................................................................... 136 Dar Formato a Planos de un Gráfico 3D ...................................................................................... 138 Formato a Planos Posteriores y Lateral ....................................................................................... 140 Dar Formato a los EJES ................................................................................................................ 141 Líneas de Cuadrículas.................................................................................................................. 145 Agregar un tulo al gráfico ......................................................................................................... 147 Agregar tulos de eje .................................................................................................................. 148 Mostrar u ocultar la Leyenda ...................................................................................................... 149 Mostrar u ocultar e quetas de datos de un gráfico.................................................................... 150 Mostrar u ocultar Tabla de Datos................................................................................................ 151 Cambiar Formato del gráfico ...................................................................................................... 152 Crear dos conjuntos de porciones comparando deuda por mes ...................................................... 154

Crear un gráfico que muestre la tendencia de la cuenta por Cobrar ................................................. 158 Crear gráficos de barra de medio de cobro y gráfico de línea de obje vo......................................... 161 Crear gráfico de tendencia cuando no se ene información en algunos meses ................................ 169 Gráfico de columnas con banda de indicador .................................................................................... 170 Crear gráficos que se actualizan al ingresar más datos ...................................................................... 179 Función DESREF .......................................................................................................................... 179 Crear gráficos usando controles de formularios o validación de datos ............................................. 185 Cómo u lizar los controles de formulario en una hoja de cálculo para modificar los datos del gráfico.... 187 Crear grafico que muestre deuda por negocio en porcentaje vs deuda total.................................... 192 Minigráficos ....................................................................................................................................... 197 ¿Qué son los minigráficos? ......................................................................................................... 197 Ventajas del uso de minigráficos................................................................................................. 197 Crear un minigráfico ................................................................................................................... 198 Crear un minigráfico con los valores de los gestores Jenny, Jacky y Jefrey. ................................ 201

CAPÍTULO 5 ANÁLISIS DE COBRANZA ................................................................................................................ 205 Análisis de facturas canceladas .......................................................................................................... 207 Concatenar.................................................................................................................................. 207 Derecha....................................................................................................................................... 207 Izquierda ..................................................................................................................................... 208 Analizar la variación de la línea de negocio ....................................................................................... 213 Análisis de Total cartera ..................................................................................................................... 216

CAPÍTULO 6 AUTOMATIZACIÓN CON MACROS ................................................................................................. 229 Introducción a la Macros ................................................................................................................... 231 Herramienta de Seguridad ................................................................................................................. 232 Grabadora de Macros ........................................................................................................................ 233 Grabar una macro ....................................................................................................................... 234 Ejecutar la macro ........................................................................................................................ 236 Ejecutar una macro ..................................................................................................................... 236 Ejecutar una macro presionando una combinación de teclas de método abreviado con CTRL . 236 Ejecutar una macro haciendo clic en un botón de la barra de herramientas de acceso rápido . 237 Ejecutar una macro mediante un botón de un grupo personalizado de la cinta de opciones ... 238 Ejecutar una macro haciendo clic en un área de un objeto gráfico ............................................ 240 Editor de Visual Basic ......................................................................................................................... 243 Partes de la ventana de Microso Visual para Aplicaciones ....................................................... 244 Propiedades ................................................................................................................................ 245 Código ......................................................................................................................................... 246 Editar Macro ...................................................................................................................................... 247 Descripción de un procedimiento o macro ................................................................................. 248 Guardar libro que con ene macro.............................................................................................. 249 Lenguaje de programación de Visual Basic ........................................................................................ 250 Objetos ....................................................................................................................................... 250

Propiedades y métodos .............................................................................................................. 250 Colecciones ................................................................................................................................. 250 Declaraciones de variables ......................................................................................................... 251 Tipos de variables ....................................................................................................................... 251 El Núcleo de VBA ........................................................................................................................ 253 Añadir un nuevo módulo de VBA................................................................................................ 254 Quitar un módulo VBA ................................................................................................................ 255 Ejecutar Código VBA ................................................................................................................... 255 MsgBox ....................................................................................................................................... 255 Estructuras .................................................................................................................................. 262 Select Case .................................................................................................................................. 263 For … Next ................................................................................................................................... 264 For Each...Next ............................................................................................................................ 266 Do...Loop..................................................................................................................................... 268 Eventos del objeto Worksheet .................................................................................................... 270 Eventos del objeto Workbook ..................................................................................................... 271 Automa zar procesos con cartera deudor al cierre del mes ...................................................... 274 Guardar la macro el archivo Personal.xlsb .................................................................................. 286 Iden ficar depósitos de los clientes............................................................................................ 287 Aplica vo Ges ón de Cobranza Telefónica ........................................................................................ 344

CAPÍTULO 7 POWERPIVOT PARA EXCEL ............................................................................................................. 375 Introducción a PowerPivot para Excel................................................................................................ 377 Disfrute de cálculos rápidos y análisis de grandes volúmenes de datos ..................................... 377 Tome ventaja de las expresiones de análisis de datos ................................................................ 377 Sacar provecho de las habilidades existentes y caracterís cas familiares de Excel .................... 377 Integrar los datos de casi todas las fuentes ................................................................................ 377 Acceder a los datos relevantes tecla rápidamente ..................................................................... 377 Trabajar de forma integrada a través de un navegador Web ...................................................... 377 Compar r y colaborar en el análisis con los demás .................................................................... 378 Actualizar automá camente las aplicaciones compar das ........................................................ 378 Descubrir y aprovechar las soluciones existentes ....................................................................... 378 Rastrear y monitorear las aplicaciones de análisis en un panel de control central .................... 378 Instalar PowerPivot para Excel ........................................................................................................... 378 Requisitos de hardware y so ware............................................................................................. 378 Requisitos de hardware .............................................................................................................. 378 Requisitos de so ware................................................................................................................ 379 Ficha PowerPivot ............................................................................................................................... 382 Ventana de PowerPivot ...................................................................................................................... 384 Portapapeles ............................................................................................................................... 384 Obtener datos externos .............................................................................................................. 384 Informes...................................................................................................................................... 385 Formato ...................................................................................................................................... 385 Ordenar y filtrar .......................................................................................................................... 385 Ver............................................................................................................................................... 386

Agregar datos al libro PowerPivot ...................................................................................................... 386 Agregar datos u lizando una tabla vinculada de Excel ............................................................... 386 Agregar datos u lizando el Asistente para la importación de tablas .......................................... 389 Crear una conexión a una base de datos de Access.................................................................... 389 Crear relaciones entre tablas ............................................................................................................. 392 ¿Qué es una relación? ................................................................................................................ 392 Requisitos para las relaciones ..................................................................................................... 394 Crear una columna calculada ............................................................................................................. 397 Cambiar el nombre de una columna calculada........................................................................... 397 Para cambiar el nombre de una columna calculada existente o editarla ................................... 397 Descripción del rendimiento de las columnas calculadas ........................................................... 397 Crear una columna calculada para el análisis de la deuda en el rango de 10 a 90 días .............. 398 Crear una tabla dinámica a par r de los datos PowerPivot ............................................................... 400 Agregar una tabla dinámica al análisis ........................................................................................ 400 Crear un gráfico dinámico a par r de los datos PowerPivot .............................................................. 404

CAPÍTULO

1 INTRODUCCIÓN A LA INTERFACE EXCEL 2010 OBJETIVO: Descubra cómo hacer lo que hacía antes a medida que se familiariza con el diseño y entender el nuevo aspecto de Excel 2010 y buscar comandos habituales en la cinta de opciones. Se presenta una nueva versión de Excel 2010. También notará que hay nuevos elementos en la parte superior de la ventana. Los menús y los botones anteriores de Excel 2003 han sido reemplazados por esta nueva cinta de opciones, con fichas en las que puede hacer clic para llegar a los comandos, además el botón office de Excel 2007 ha sido reemplazado por la ficha Archivo de color verde. La cinta de opciones se pensó para facilitar el uso de Excel y la búsqueda de los comandos que más se utilizan. Vea lo que ha cambiado y por qué los cambios ayudan a crear mejores hojas de cálculo en menos tiempo. Cuando pruebe el nuevo diseño, descubrirá que tiene sentido la forma en que se han agrupado los comandos que ya sabe utilizar. Conozca más detalles sobre el nuevo diseño y prepárese para trabajar con la nueva versión de Excel 2010.

TEMA: Novedades Excel 2010. ¿Qué ha pasado con el menú Archivo? Barra de herramientas de acceso rápido. Cinta de opciones. Vista Diseño de página de Excel. Elementos de Excel.

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

• NOVEDADES EXCEL 2010 La nueva versión de Excel 2010 incorpora nuevas herramientas y características.

• CINTA DE OPCIONES MEJORADA Introducida en Excel 2007 por primera vez, la cinta de opciones permite al usuario encontrar fácilmente los comandos y las características que antes se incluían en complejos menús y barras de herramientas. Aunque en Excel 2007 era posible personalizar la barra de herramientas de acceso rápido, no era posible agregar fichas y grupos personalizados a la cinta de opciones. En Excel 2010, en cambio, se pueden crear fichas y grupos personalizados y cambiar el nombre o el orden de las fichas y grupos integrados.

Figura 1.0 Cinta de opciones mejorada.

• MINIGRÁFICOS Los minigráficos son un nuevo tipo de visualización en Excel 2010. Son gráficos de tamaño de celda pequeño utilizados para mostrar tendencias en series de valores mediante el uso de gráficos de líneas, columnas o ganancias y pérdidas. Los minigráficos permiten que el visor vea en una sola celda gráficos densos de información que aumentan en gran medida la comprensión de datos del lector. Muestran el “qué” y no el “porqué” de los datos.

Figura 1.1. Se pueden usar minigráﬁcos para resumir visualmente las tendencias junto a los datos.

CAP. 1

INTRODUCCIÓN A LA INTERFACE EXCEL 2010

• SEGMENTACIÓN DE DATOS La segmentación de datos facilita el filtrado y la interpretación de los datos. Mejoran las tablas dinámicas y funciones de cubos en un libro. Los sectores filtran datos de forma interactiva. Están por encima de la cuadrícula y se comportan como filtros de informe, por lo que se pueden enlazar a las funciones de cubos, gráficos dinámicos y tablas dinámicas para crear paneles o informes interactivos.

Figura 1.2. La segmentación de datos ofrece una forma muy visual para ﬁltrar los datos de las tablas dinámicas.

• NUEVAS FUNCIONES ESTADÍSTICAS La biblioteca de funciones de Excel mejoró en Excel 2010. Mejoró la precisión de las funciones, mejoró la coherencia con los nombres de función de Excel y las deﬁniciones con 50 nuevas funciones, y se agregó una nueva interfaz de usuario de funciones. Se implementaron nuevos algoritmos para mejorar la precisión de nuestras funciones matemáticas, ﬁnancieras y estadísticas.

• HERRAMIENTA DE MODO DE COMPATIBILIDAD Las nuevas características de Excel 2010 se deshabilitan cuando se abren versiones anteriores de Excel. Por ejemplo, las nuevas características de segmentación de datos y minigráﬁcos de la versión 2010 se deshabilitan cuando se abre una versión anterior de Excel. Los libros creados en el formato de archivo de Excel 97-2003 (.xls) se abren automáticamente en modo de compatibilidad. Los libros creados en Excel 2010, pero que se destinan a otros usuarios que usan versiones anteriores de Excel, deben activar el modo de compatibilidad para evitar el uso accidental de funciones y características que son incompatibles con las versiones anteriores de Excel. Esto es muy importante para los usuarios que planean compartir libros con otros usuarios que aún no han migrado a Ofﬁce Excel 2007 o una versión posterior.

• FORMATO CONDICIONAL El formato condicional permite que se hagan referencias a distintas hojas del libro (formato condicional entre hojas). Use el formato condicional para detectar y mostrar tendencias importantes, así como para resaltar excepciones de datos. Ahora están disponibles más estilos, opciones de barra de datos

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y nuevos conjuntos de iconos. Las referencias a otras hojas de cálculo permiten reglas de formato condicional. El formato condicional almacena dependencias de las fórmulas usadas, por lo que ya no es necesario volver a evaluar todo el formato condicional con tanta frecuencia. Las tablas dinámicas o desplazamiento se actualizan con mayor rapidez, por lo que se pueden mostrar más rápidamente.

Figura 1.3. En Excel 2010 se ene acceso a más conjuntos de iconos, incluidos triángulos, estrellas y cuadros.

• CAPACIDADES DE FILTRO MEJORADAS Nuevo filtro de búsqueda. Cuando filtra datos en tablas, tablas dinámicas y gráficos dinámicos de Excel, puede aprovechar un nuevo cuadro de búsqueda que le permite encontrar rápidamente lo que necesita en las hojas de cálculo grandes. Por ejemplo, para encontrar un producto específico en un catálogo que almacena más de 50.000 elementos, empiece a escribir el término de búsqueda y los productos correspondientes aparecerán instantáneamente en la lista. Puede restringir aún más los resultados si no selecciona el contenido que no desea ver.

Figura 1.4. Buscar lo que necesita de manera rápida y eﬁcaz es una necesidad básica.

CAP. 1

INTRODUCCIÓN A LA INTERFACE EXCEL 2010

• PEGAR CON VISTA PREVIA DINÁMICA La característica de pegado con vista previa dinámica permite ahorrar tiempo cuando se reutiliza contenido en Excel 2010 o en otros programas. Permite obtener una vista previa de las distintas opciones de pegado, como Pega y conserva los anchos de columna de origen, Sin bordes o Mantener formato de origen. La vista previa dinámica permite decidir de manera visual el aspecto que tendrá el contenido pegado antes de pegarlo en la hoja de cálculo. Cuando se mueve el puntero sobre las opciones de pegado para obtener una vista previa de los resultados, se muestra un menú con los elementos que cambian en contexto para ajustar lo mejor posible el contenido que va a reutilizar. La información en pantalla ofrece información adicional que le ayudará a tomar la decisión adecuada.

Figura 1.5. Puede copiar y pegar el contenido o los atributos de celda especíﬁcos desde el Portapapeles en una hoja de cálculo.

• NUEVOS LÍMITES DE GRÁFICOS Es más fácil trabajar con gráficos en Microsoft Office Excel 2007. Las mejoras específicas incluyen nuevos límites de gráficos. En Microsoft Office Excel 2007 puede tener hasta 32.000 puntos de datos en una serie de datos para gráficos 2-D. En Excel 2010, el número de puntos de datos en una serie de datos está limitado solamente por la memoria disponible. Esto permite a los usuarios, sobre todo a aquellos de la comunidad científica, visualizar y analizar de forma eficaz grandes conjuntos de datos. Se podrían producir errores de memoria si se calculan hojas de cálculo de 64 bits en un equipo de 32 bits.

• GRABACIÓN DE MACROS PARA ELEMENTOS DE GRÁFICOS En Office Excel 2007, la grabación de una macro mientras se aplica formato en un gráfico u otro objeto no produce ningún código de macro. Sin embargo, en Excel 2010, se puede usar la grabadora de macros para grabar cambios de formato en gráficos y otros objetos.

• MEJORAS EN LA INTERFAZ DE USUARIO DEL GRÁFICO Las mejoras incluyen interactividad de gráficos dinámicos, mejoras de formato, mejoras de paridad y aumentos de límites. Haga doble clic en cualquier elemento de gráfico y aparecerá el cuadro de diálogo del formato. El selector de elementos de gráfico está disponible en la minibarra de clic secundario. Los rellenos de trama volverán a estar disponibles al aplicar formato en los gráficos. Ahora puede grabar

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una macro para usar cambios de diseño y formato otra vez. Las mejoras de paridad se realizaron en las áreas de escala de los ejes, diseño, paridad visual y paridad de modelo de objetos. Los límites de tamaño de datos en los gráﬁcos se quitan o se incrementan. Se quita el límite anterior de 32.000 puntos por serie de datos en 2D. La memoria del equipo es el límite actual. El máximo de 256.000 puntos de datos se ha quitado. El único límite es la memoria disponible y capacidad del equipo. Para obtener más información, vea el blog sobre mejoras adicionales en los gráﬁcos en Excel 2010.

• COMPLEMENTO DE MICROSOFT SQL SERVER POWERPIVOT PARA EXCEL Si desea modelar y analizar grandes cantidades de datos, puede descargar el complemento de PowerPivot para Excel y trabajar con esos datos dentro de los libros de Excel. Al usar este complemento, puede combinar rápidamente datos de varios orígenes, incluidas bases de datos corporativas, hojas de cálculo, informes y fuentes. A continuación, puede explorar, calcular y resumir de forma interactiva los datos mediante el uso de tablas dinámicas, segmentaciones de datos y otras características de Excel. Cuando interactúe con los datos, observará que el tiempo de respuesta es rápido, independientemente de si trabaja con cientos de ﬁlas o cientos de millones de estas. Si tiene acceso a Servicios de Excel en Microsoft SharePoint Server 2010, puede poner sus informes y análisis en un sitio de SharePoint para que otros usuarios de la organización puedan sacar provecho de su trabajo.

• NUEVA VERSIÓN DE SOLVER Excel 2010 incluye una nueva versión del complemento Solver, que se puede usar para buscar soluciones óptimas en los análisis de hipótesis. Solver tiene una interfaz de usuario mejorada, un nuevo Evolutionary Solver basado en algoritmos genéticos que controla modelos con cualquier función de Excel, nuevas opciones de optimización global, mejores métodos de optimización no lineal y de programación lineal, así como nuevos informes de viabilidad y linealidad. Además, el complemento Solver está disponible ahora en una versión de 64 bits.

• ¿QUÉ HA PASADO CON EL MENÚ ARCHIVO? El nuevo diseño de Microsoft Excel 2010 incluye la ficha Archivo que reemplaza al Botón de Microsoft Office incluido en la versión de Microsoft Excel 2007. El botón y la ficha reemplazan al menú Archivo incluido en algunos programas de 2007 Microsoft Office System y en Microsoft Office 2003 y versiones anteriores. Después de hacer clic en la ficha Archivo, podrá ver la Vista Backstage de Microsoft Excel. La Vista Backstage es donde se administran los archivos y sus datos, creando, guardando, inspeccionando metadatos o información personal ocultos y configurando opciones. En síntesis, se trata de todo lo que se hace a un archivo que no se hace en él.

Figura 1.6. La ﬁcha Archivo es la ﬁcha de color verde en Microso Excel 2010, ubicada en la esquina superior izquierda del programa de Microso Excel 2010.

CAP. 1

INTRODUCCIÓN A LA INTERFACE EXCEL 2010

Figura 1.7 La Vista Backstage se puede abrir, guardar, imprimir, compar r y administrar los archivos, así como conﬁgurar las opciones del programa.

• BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO La barra de herramientas de acceso rápido es una barra de herramientas que se puede personalizar y que contiene un conjunto de comandos independientes de la ﬁcha en la cinta de opciones que se muestra. Esta barra se puede mover desde una de las dos ubicaciones posibles y se le pueden agregar botones que representan comandos (haga clic en la barra de herramientas de acceso rápido y selecciona un comando que se desea agregar).

Figura 1.8. La barra de herramientas de acceso rápido, que se encuentra sobre la cinta de opciones cuando se inicia Excel 2010 (también se puede mostrar debajo de la cinta de opciones).

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GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

En la barra de herramientas de acceso rápido se pueden agregar los botones de comando.

• AGREGAR UN COMANDO O GRUPO A LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO Agregar Comando 1 En la cinta de opciones, haga clic en la ﬁcha Insertar. 2 En el grupo Tablas haga clic en el botón Tabla Dinámica. 3 Señale el botón de comando Tabla dinámica y haga clic en el botón secundario del mouse. 4 Excel muestra un menú contextual, haga clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.

Figura 1.9. Agregar botón de comando a barra de herramientas de acceso rápido.

Agregar grupo 1 En la cinta de opciones, haga clic en la ﬁcha Datos. 2 En el grupo Herramientas de datos señale una sección libre y haga clic en el botón secundario del mouse.

3 Excel muestra un menú contextual, haga clic en Agregar grupo a barra de herramientas de acceso rápido.

Figura 1.10. Seleccionar Agregar grupo a barra de herramientas de acceso rápido.

CAP. 1

INTRODUCCIÓN A LA INTERFACE EXCEL 2010

Agregar más comandos En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic y seleccione Más comandos, Excel muestra el cuadro de diálogo Opciones de Excel y automáticamente selecciona la Barra de herramientas de acceso rápido; en la sección Personalice la barra de herramientas de acceso rápido realice lo siguiente:

1 En comandos disponibles seleccione una ficha, para este ejemplo haga clic en la ficha Insertar. 2 Se muestran los botones de comandos de la ficha Insertar, seleccione el botón de comando Tabla dinámicas.

3 Haga clic en el botón Agregar. 4 Finalmente, clic en el botón Aceptar.

Figura 1.11. Cuadro de diálogo Opciones de Excel.

• CINTA DE OPCIONES La cinta de opciones se introdujo en Office 2007 como parte de la interfaz de usuario de Office. Se incluye en aplicaciones de Office 2007 exclusivas (Access, Excel, PowerPoint y Word), y está incluida en todas las aplicaciones de escritorio de Office 2010. La cinta de opciones se diseñó para facilitar el trabajo con las aplicaciones de Office y para ayudar a los usuarios a descubrir las eficaces características y capacidades de Office. Los menús y las barras de herramientas se han ampliado con el tiempo, haciendo que fuera más difícil para los usuarios encontrar los comandos necesarios rápida y fácilmente.

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GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

La cinta de opciones a primera vista: CARACTERÍSTICA

DESCRIPCIÓN

Botón Office (Office 2007) y ficha Archivo (Office 2010)

Proporciona una ubicación centralizada de todas las cosas que puede hacer con un archivo: compar r, imprimir o enviar.

Barra de herramientas de acceso rápido

Una barra de herramientas personalizable que muestra los comandos que más usa.

Fichas contextuales

Estas ﬁchas se muestran en la cinta de opciones sólo cuando son relevantes a la tarea que está realizando, como aplicar formato a una tabla o a una imagen.

Galerías

Seleccione entre una variedad de temas, es los, efectos, formas y plan llas con formato previo.

Vista previa dinámica

Vea los cambios de formato antes de aplicarlos al documento.

• USAR LA CINTA DE OPCIONES Office 2010 aplica Interfaz de usuario de Fluent, o la cinta de opciones, a todas las aplicaciones de Office, lo que proporciona un aspecto homogéneo a todas las aplicaciones. Además, para ayudar a los usuarios que se desplazan por la cinta mediante el teclado, ahora es posible saltar de grupo en grupo pulsando Ctrl+flecha derecha/izquierda en una ficha de la cinta y pasar al grupo siguiente o anterior. Y ahora también puede personalizar la cinta, de modo que le resultará aún más fácil encontrar las funciones que más utilice. La primera vez que inicie Microsoft Excel de 2010, quizá le sorprenda lo que vea. Los menús y las barras de herramientas de algunos programas se han sustituido por la cinta de opciones.

Figura 1.12. La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente los comandos necesarios para completar una tarea.

CAP. 1

INTRODUCCIÓN A LA INTERFACE EXCEL 2010

• ¿QUE HAY EN LA CINTA DE OPCIONES? Son tres los componentes básicos de la cinta de opciones:

Figura 1.13. La cinta de opciones se ex ende a lo largo de la parte superior de Excel y los comandos relacionados de la cinta de opciones están organizados en grupos.

1 Fichas: Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas básicas que se hacen en Excel.

2 Grupos: Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre sí. 3 Comandos: Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe información o un menú. Los comandos más importantes de Excel se encuentran en la primera ficha, la ficha Inicio. Estos comandos son los que se han identificado en Microsoft como los más empleados para llevar a cabo tareas básicas en hojas de cálculo. Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta, y se

mantienen a la vista y disponibles para su uso mientras se trabaja en la tarea, en lugar de permanecer escondidos en los menús. Estos comandos esenciales están a la vista en la parte superior del área de trabajo.

• MÁS COMANDOS PERO SÓLO CUANDO SE NECESITAN Los comandos de la cinta de opciones son los que más se utilizan. En lugar de mostrar todos los comandos todo el tiempo, Excel 2010 muestra algunos comandos en respuesta a las acciones que se realizan.

Figura 1.14. Cree un gráfico y, a con nuación, aparecerán las fichas de las Herramientas de gráficos: Diseño, Presentación y Formato.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

Por ejemplo, si no hay un gráfico en una hoja de cálculo, los comandos que se usan para trabajar con gráficos no son necesarios. Pero una vez creado, aparecen las Herramientas de gráficos con tres fichas: Diseño, Presentación y Formato. En dichas fichas están los comandos que se precisan para trabajar con un gráfico. La cinta de opciones responde a la acción del usuario. Use la ficha Diseño para cambiar el tipo de gráfico o moverlo a otra ubicación.

• MÁS OPCIONES SI LAS NECESITA Cuando vea esta flecha (denominada inicializador de cuadros de diálogo) en la esquina inferior derecha de un grupo, significa que hay más opciones dentro del grupo. Haga clic en la flecha y se mostrará un cuadro de diálogo o panel de tareas. Por ejemplo, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, se encuentran todos los comandos que más se utilizan para efectuar cambios en las fuentes: cambio de fuente, cambio del tamaño de fuente y formato de negrita, cursiva o subrayado.

Figura 1.15. Si desea más opciones, haga clic en el inicializador de cuadros de diálogo.

• AGREGAR UNA FICHA PERSONALIZADA Puede cambiar el nombre y cambiar el orden de las ﬁchas y grupos predeterminados que vienen integrados en Microsoft Excel 2010. Sin embargo, no puede cambiar el nombre de los comandos predeterminados, cambiar los iconos asociados a los comandos ni cambiar el orden de esos comandos.

1 Haga clic en la ﬁcha Archivo. 2 Luego clic en Opciones. Excel muestra el cuadro de diálogo Opciones de Excel. 3 Haga clic en Personalizar la cinta de opciones.

CAP. 1

INTRODUCCIÓN A LA INTERFACE EXCEL 2010

4 En la sección Personalizar la cinta de opciones seleccione la ficha Vista. 5 Haga clic en Nueva Ficha. 6 Seleccione nueva ficha (personalizada) y haga clic en Cambiar nombre. 7 Excel muestra la ventana Cambiar nombre, escriba Gestión Cobranza. 8 Seleccione nuevo grupo (personalizada) y haga clic en Cambiar nombre. 9 Excel muestra la ventana Cambiar nombre, escriba Indicadores. 10 En la sección Comandos disponibles seleccione fichas personalizadas y haga clic en una ficha y seleccione el botón de comando que se agregar{a a la nueva ficha.

11 Haga clic en el botón Agregar. 12 Repita los pasos 10 y 11 para agregar más botones de comando. 13 Para ﬁnalizar haga clic en Aceptar.

Figura 1.16. También puede cambiar el nombre de un comando y agregar un icono que represente al comando haciendo clic en el comando y luego en Cambiar nombre.

• QUITAR UNA FICHA PERSONALIZADA Es posible ocultar ﬁchas personalizadas y predeterminadas, pero sólo se pueden quitar ﬁchas personalizadas.

1 Haga clic en la ﬁcha Archivo. 2 Luego haga clic en Opciones. 3 Haga clic en Personalizar la cinta de opciones. 4 Seleccione Ficha y haga clic en Quitar. 5 Para ver y guardar sus personalizaciones, haga clic en Aceptar.

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GESTIÓN Y METODOLOGÍA

• ¿DÓNDE ESTÁN LOS MÉTODOS ABREVIADOS DE TECLADO? Si trabaja con el teclado más que con el mouse, le gustará conocer los métodos abreviados de Excel 2010. Los nuevos métodos abreviados también tienen nombre: Sugerencias de teclas, que aparecen al presionar ALT. Todas las fichas de la cinta de opciones, los comandos de las fichas, la barra de herramientas de acceso rápido tienen sugerencias de teclas. Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecerán todos los identificadores de sugerencias de teclas para los botones de la ficha. Utilice la tecla correspondiente al botón que desea. 1. [ALT]

2. [O]

3. [1]

Figura 1.17. Puede usar las sugerencias de teclas, por ejemplo, para aplicar negrita al texto en la celda.

1 Presione la tecla [ALT] para que aparezcan las sugerencias de teclas de método abreviado. 2 Después presione la tecla [O] para seleccionar la ﬁcha Inicio. 3 Presione la tecla [1] para aplicar negrita el texto seleccionado.

• VISTA DISEÑO DE PÁGINA DE EXCEL La cinta de opciones no es la única novedad de Excel 2007. La vista Diseño de página también es nueva. Si ha trabajado en la vista Diseño de página de Microsoft Ofﬁce Word, se alegrará de disfrutar de las mismas ventajas en Excel. Para llegar a la vista, haga clic en Vista Diseño de página, en la barra de herramientas Ver / en la parte inferior derecha de la pantalla. O haga clic en la ﬁcha Vista de la cinta de opciones y después en vista Diseño de página, en el grupo Vistas de libro. La vista Diseño de página de Excel.

1 Encabezados de columna. 2 Encabezados de ﬁla. 3 Reglas de margen.

CAP. 1

INTRODUCCIÓN A LA INTERFACE EXCEL 2010

Figura 1.18. Con esta nueva vista, no hace falta la vista preliminar para hacer ajustes en la hoja de cálculo antes de imprimirla.

En la vista Diseño de página hay márgenes de página en la parte superior, lateral e inferior de la hoja de cálculo, además de un espacio azul entre las hojas. La regla lateral y superior ayuda a ajustar los márgenes.

• ELEMENTOS DE EXCEL

• LIBRO DE EXCEL Un libro de Microsoft Ofﬁce Excel es un archivo que incluye una o varias hojas de cálculo que se pueden utilizar para organizar distintos tipos de información relacionada. Para crear un libro nuevo, se puede abrir un libro en blanco. Asimismo, el nuevo libro se puede basar en otro existente, en la plantilla de libro predeterminada o en cualquier otra plantilla. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que la computadora los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1.

• HOJA DE CÁLCULO La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabaja con gran cantidad de números y necesitan realizar cálculos u operaciones con ellos. Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas. Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16,384 columnas y 1’ 048,576 filas. Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........AAA, AAB……XFD. Una fila se numera desde 1 hasta 1’ 048,576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de cálculo.

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Figura 1.19. Hoja de cálculo está formada por 16,384 columnas y 1’048,576 ﬁlas.

• CELDA La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo: La primera celda pertenece a la columna A y la fila 1, por lo tanto la celda se llama A1. Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

• RANGO Un rango es un conjunto de celdas. La fórmula normal para el rango de referencia determina primero la celda de arriba a la izquierda (Inicio), después la de abajo a la derecha (Final), como en B3:E11 (las letras de las columnas no necesitan ser mayúsculas).

Figura 1.20. Rango B3:E11 formado por 36 celdas.

CAP. 1

INTRODUCCIÓN A LA INTERFACE EXCEL 2010

• LA BARRA DE TÍTULO Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

Figura 1.21. En la barra de tulo el libro se guardó con el nombre Novedades 2010.

• LA BARRA DE FÓRMULAS La barra Fórmula nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados, cuando vayamos a modiﬁcar el contenido de la celda.

Figura 1.22. La barra Fórmula muestra el contenido de la celda A1.

• CUADRO DE NOMBRE El Cuadro de Nombres muestra la celda de referencia o el nombre de la celda activa. Para un rango, solo se muestra la celda activa del Rango.

Figura 1.23. Cuadro de nombres muestra la celda A1 ac va.

• MOVIMIENTO RÁPIDO EN EL LIBRO Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse. Para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo, utilizar la barra de etiquetas. Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta. Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando. Para visualizar las últimas hojas.

Figura 1.24. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto.

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GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

También puede hacer clic derecho en la barra de etiquetas y le muestra solo 15 Hojas, si tienen más hojas y desea seleccionar la Hoja 19 haga clic en Más hojas … y Excel muestra el cuadro de diálogo Activar y seleccione la Hoja 19 y luego clic en Aceptar.

Figura 1.25. Hacer clic derecho en la barra de e quetas y seleccionar la Hoja 7.

CAPÍTULO

2 CONCEPTOS BÁSICOS OBJETIVO: Ha dedicado algún tiempo a orientarse con el nuevo aspecto de Excel 2010. Ahora ha llegado el momento de ponerse a trabajar. Supongamos que le han pedido que escriba unos datos en Excel 2010, pero no ha trabajado nunca con Excel. ¿Por dónde debe empezar? O quizás ha trabajado en Excel 2010 un par de veces, pero sigue preguntándose cómo se llevan a cabo algunas de las tareas básicas, por ejemplo, desplazarse por las celdas de una hoja de cálculo, seleccionar una celda o rango continuos o discontinuos, cómo se escriben diferentes tipos de datos, cómo se modiﬁcan o cómo se agregan y eliminan columnas y ﬁlas que sobran. Usar Excel para sumar, dividir, multiplicar o restar. Aprender cómo escribir fórmulas y usar operadores matemáticos para que Excel haga cálculos correctos. Escribir fórmulas que puedan actualizar automáticamente los resultados cuando se cambian los valores o cuando se copia una fórmula en otra ubicación. Conocer los diferentes tipos de referencias de celdas y cuándo usarlas al copiar fórmulas: relativas, absolutas y mixtas.

TEMA: Desplazarse. Seleccionar rangos continuos o discontinuos. Edición de Formato. Fórmulas Celdas Relativas, Absoluta y Mixta.

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• DESPLAZARSE En la figura 2.0 se tiene información de cobranza que cuenta 24,301 filas y 19 columnas. Para desplazarse desde la celda A1 hasta la celda A24301 (última fila que contiene datos) realice lo siguiente:

1 Seleccione celda A1. 2 Pulse las teclas [ Ctrl ] + [ ↓ ] (Tecla direccional hacia abajo).

Figura 2.0. Una vez realizado los pasos 1 y 2 la nueva celda ac va es A24301

De igual forma, si quiere desplazarse desde la celda A1 hasta la celda S1 (última columna que contiene datos) realice lo siguiente:

1 Seleccione celda A1. 2 Pulse las teclas [ Ctrl ] + [ → ] (Tecla direccional hacia la derecha).

Figura 2.1. una vez realizado los pasos 1 y 2, la nueva celda ac va es S1 .

CAP. 2

CONCEPTOS BÁSICOS

Las siguientes combinaciones de teclas también nos permiten desplazarnos: [ Ctrl ] + [ Inicio ]

Va al inicio de una hoja de cálculo, selecciona la celda A1.

[ Ctrl ] + [ Fin ]

Selecciona la celda que representa la última columna que contiene datos y la última ﬁla que contiene datos de una hoja de cálculo.

[ Av Pág ]

Baja una pantalla en una hoja de cálculo.

[ Re Pág

Sube una pantalla en una hoja de cálculo.

[ Alt ] + [Av Pág ]

Desplaza una pantalla a la derecha en una hoja de cálculo.

[ Alt ] + [Re Pág ]

Desplaza una pantalla a la izquierda en una hoja de cálculo.

[TECLAS DE DIRECCIÓN]

Mueve el cursor una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha.

• SELECCIONAR RANGOS En una hoja de cálculo puede seleccionar celdas, rangos, ﬁlas y columnas. También puede seleccionar todo o parte del contenido de una celda y activar el modo de edición para modiﬁcar esos datos.

• UNA ÚNICA CELDA Haga clic en la celda o presione las teclas de ﬂecha para moverse hasta ella.

• UN RANGO DE CELDAS Existen varias formas de seleccionar el rango B5:L11, realice lo siguiente: Haga clic en la primera celda (B5) del rango y, a continuación, arrastre el cursor del mouse hasta la última celda (L11). Haga clic en la primera celda del rango (B5) y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS [SHIFT] mientras presiona las teclas direccionales para extender la selección. Haga clic en la primera celda del rango (B5) y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS (SHIFT) + [CTRL] mientras presiona las teclas direccionales para extender la selección. Haga clic en la primera celda del rango (B5) y presionar después [F8] para extender la selección utilizando las teclas direccionales. Vuelva a presionar [F8] para detener la extensión de la selección. Haga clic en una celda que pertenezca al rango (B5:L11) y pulse las teclas [Ctrl] + [E] ó [Ctrl] + [*]

Figura 2.2. Existen varias formas de seleccionar un rango.

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• CELDAS NO ADYACENTES O RANGOS DE CELDAS Existen varias formas de seleccionar los rangos no adyacente B5:L11 y B15:L21, realice lo siguiente: Seleccione la primera celda o rango (B5:L11) y, a continuación, mantenga presionada la tecla [CTRL] mientras selecciona otras celdas o rangos no adyacentes con el mouse. También puede seleccionar la primera celda o rango (B5:L11), y presionar a continuación MAYÚS [SHIFT] + [F8], luego seleccionar otras celdas o rangos de celdas no adyacentes con el mouse. Para dejar de agregar a la selección celdas o rangos, presione MAYÚS [SHIFT] + [F8] otra vez.

Figura 2.3. Existen varias formas de seleccionar rangos no adyacentes.

No puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas en una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.

• TODAS LAS CELDAS DE UNA HOJA DE CÁLCULO Haga clic en el botón Seleccionar todo.

También puede presionar [CTRL] + [E] para seleccionar toda la hoja de cálculo.

Si la hoja con ene datos, al presionar [CTRL] + [E] se selecciona el área actual. Si presiona [CTRL] + [E] una segunda vez se selecciona toda la hoja de cálculo.

CAP. 2

CONCEPTOS BÁSICOS

• UNA FILA O UNA COLUMNA Haga clic en el encabezado de ﬁla o de columna.

Encabezado de ﬁla.

Encabezado de columna.

• FILAS O COLUMNAS ADYACENTES Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS [SHIF] mientras selecciona la última fila o columna.

• FILAS O COLUMNAS NO ADYACENTES Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la selección. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la selección.

• SELECCIÓN ESPECIAL Para seleccionar rápidamente todas las celdas que contienen tipos específicos de datos (como fórmulas) o solo celdas que cumplen con criterios específicos (como celdas en blanco, visibles únicamente o la última celda de la hoja de cálculo que contiene datos o formato) lo puede realizar mediante el comando Ir a. Seleccionar celdas en blanco Muchas veces cuando se baja información de un sistema ERP, la información que se exporta a Excel muestra una fila vacía y de esta forma no se puede realizar herramientas como subtotales, tabla dinámica, filtros, etc. Se tiene que seleccionar las celdas vacías para eliminar las filas vacías.

1 Seleccione la columna A. 2 Haga clic en la ﬁcha Inicio, en el grupo Modiﬁcar haga clic en el botón Buscar y seleccionar. 3 Y luego clic en Ir a Especial. 4 Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a Especial y, a continuación haga clic en la opción Celdas en blanco.

5 Y para ﬁnalizar clic en Aceptar.

Figura 2.4. En pocos segundos puede seleccionar muchas celdas en blanco.

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Seleccionar celdas con fórmulas Cuando tenga la necesidad de seleccionar solo celdas que contienen fórmulas en una hoja de cálculo realice lo siguiente:

1 Seleccione toda la hoja. 2 Haga clic en la ﬁcha Inicio, en el grupo Modiﬁcar haga clic en el botón Buscar y seleccionar. 3 Y luego clic en Ir a Especial. 4 Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a Especial y, a continuación haga clic en la opción Celdas con fórmulas.

5 Y para ﬁnalizar clic en Aceptar.

Figura 2.5. En pocos segundos puede seleccionar muchas celdas que con enen fórmulas.

Seleccionar celdas con constantes Cuando tenga la necesidad de seleccionar solo celdas que contienen constantes en una hoja de cálculo realice lo siguiente:

5 Y para ﬁnalizar clic en Aceptar.

CAP. 2

CONCEPTOS BÁSICOS

• EDICIÓN DE FORMATO El área de crédito y cobranza de una empresa es muy importante dentro de una organización. Antes de una venta el área de crédito debe decidir a quién, hasta qué monto y a qué plazo venderle, y después de la venta el área de cobranza ve que los plazos de pago se cumplan. Esto viene a estar directamente relacionado con los ingresos de la compañía y con su capital de trabajo, y se reﬂeja en su estado ﬁnanciero. El objetivo principal de Cobranzas es sintéticamente: “Cobrar todo en el menor tiempo posible”, sin perder la visión de la importancia de conservar la relación comercial con los clientes. Las grandes empresas cuentan con un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) que son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios. El área de cobranza usa la transacción FBL5N del sistema ERP – SAP que le permite visualizar los documentos legales pendientes de pago (partidas abiertas) y cancelados (partidas compensadas).

Figura 2.6 Información de la transacción FBL5N

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La información de la transacción FBL5N se exporta a Excel y se muestra como en la ﬁgura 2.7.

Figura 2.7. Archivo Cierre CIC-2011 que muestra la cartera deudor de todos los clientes.

CAP. 2

CONCEPTOS BÁSICOS

Abrir el archivo CIERRE CIC-201101 exportado del sistema SAP muestra muchas ﬁlas y columnas vacías, los datos mostrados son como la ﬁgura 2.7. La columna G muestra el código del cliente para cada documento legal (factura, Boleta, Nota de crédito, Nota de Débito, etc.), pero no muestra el nombre del cliente para cada documento legal sino una sola vez.

Figura 2.8. El nombre del cliente se debe repe r para cada documento legal.

Pasos para eliminar ﬁlas y columnas vacías y repetir el nombre.

1 Insertar una hoja de cálculo, para lo cual debemos hacer clic en el botón insertar hoja de cálculo

2 Seleccione las columnas H e I y haga clic derecho en el encabezado Columna, luego seleccione Copiar. Figura 2.9. También puede copiar con la combinación de teclas [Ctrl] + [C]

3 Haga clic en la hoja 1, señale la celda A1 y haga clic derecho, luego seleccione Pegar. Figura 2.10. También puede pegar con la combinación de teclas [Ctrl] + [V].

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Los códigos del cliente tienen que estar en la misma ﬁla con el nombre.

4 Seleccione la celda B4:B6. 5 Presione la combinación de teclas [Ctrl] + [-]. 6 Excel muestra el cuadro de diálogo Eliminar celdas, haga clic en el botón opción Desplazar las celdas arriba.

7 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 2.11. El contenido de la celda B7 se desplazará a la celda B4.

Figura 2.12. Los códigos están alineados con los nombres.

CAP. 2

CONCEPTOS BÁSICOS

Ahora eliminar las celdas vacías de la columna A para tener una lista de datos.

8 Seleccione la columna A. 9 Pulse la tecla [F5], Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a, 10 Haga clic en el botón Especial, Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a Especial. 11 Haga clic en el botón de opción Celdas en Blanco. 12 Haga clic en el botón Aceptar. 13 Pulse la combinación de teclas [Ctrl] + [-]. 14 Excel muestra el cuadro de diálogo Eliminar celdas, haga clic en el botón de opción Toda la ﬁla. 15 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 2.13 Las ﬁlas vacías se eliminaron, la lista de datos la usaremos más adelante.

En la hoja Cierre CIC, elimine ﬁlas y columnas vacías. La ﬁla 11 muestra el primer título cabecera, nos interesa los datos de cada título cabecera y en las vacías eliminaremos las columnas.

16 Seleccione la hoja Cierre CIC. 17 Seleccione la ﬁla 11. 18 Pulse la tecla [F5], Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a, 19 Haga clic en el botón Especial, Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a Especial. 20 Haga clic en el botón de opción Celdas en Blanco. 21 Haga clic en el botón Aceptar. 22 Pulse al combinación de teclas la combinación de teclas [Ctrl] + [-]. 23 Excel muestra el cuadro de diálogo Eliminar celdas, haga clic en el botón de opción Toda la Columna.

24 Haga clic en el botón Aceptar.

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Figura 2.14. Se puede observar en la ﬁla 11, rango A11:O11 no hay celdas vacías.

Ahora eliminar las ﬁlas vacías, debemos estar seguros qué columna se va a seleccionar para no eliminar datos importantes.

25 Seleccione la Columna B. 26 Pulse la tecla [F5], Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a, 27 Haga clic en el botón Especial, Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a Especial. 28 Haga clic en el botón de opción Celdas en Blanco. 29 Haga clic en el botón Aceptar. 30 Pulse al combinación de teclas la combinación de teclas [Ctrl] + [-]. 31 Excel muestra el cuadro de diálogo Eliminar celdas, haga clic en el botón de opción Toda la ﬁla. 32 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 2.15. Se eliminaron las ﬁlas y columnas vacías.

CAP. 2

CONCEPTOS BÁSICOS

En la ﬁgura 2.15 se observa como los títulos cabeceras se repiten; se eliminarán los títulos cabeceras excepto el de la ﬁla 1.

33 Seleccione la celda L1, escriba un valor numérico (para este ejemplo escriba 7). 34 Seleccione la columna L, (para seleccionar las celdas que contienen valores constantes de tipo texto).

35 Pulse la tecla [F5], Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a, 36 Haga clic en el botón Especial, Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a Especial. 37 Haga clic en el botón de opción Constantes y solo active la casilla de veriﬁcación Texto. 38 Haga clic en el botón Aceptar. 39 Pulse la combinación de teclas [Ctrl] + [-]. 40 Excel muestra el cuadro de diálogo Eliminar celdas, haga clic en el botón de opción Toda la ﬁla. 41 Haga clic en el botón Aceptar. 42 Seleccione la celda L1 y escriba Demora. 43 Elimine la columna A.

Figura 2.16. Luego de realizar los 43 pasos tenemos una lista de datos.

Aplicar formato a la lista de datos obtenida, en la columna I y J los valores son fechas pero están como tipo texto, se convertirá los textos en fechas. Seleccionar el rango I2:I17892 (la celda I17892 es la última celda que contiene datos de la columna I).

44 Seleccione la celda I2. 45 Presione las teclas [Ctrl] + [Shift] + [↓] (Tecla direccional). 46 En el grupo Herramientas de datos de la ﬁcha Datos, haga clic en Texto en columnas. 47 En el paso 1 del Asistente para convertir texto en columnas, haga clic en Delimitados y luego en Siguiente.

48 En el paso 2, haga clic en Siguiente.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

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49 En el paso 3, en la sección Formato de los datos en columnas active el botón de opción Fecha y en el botón despliegue seleccione DMA (Día, Mes, Año).

50 Por último haga clic en el botón Finalizar.

Figura 2.17. Se convierte los valores de texto a valores de fechas.

51 Seleccione la celda J2. 52 Presione las teclas [Ctrl] + [Shift] + [↓] (Tecla direccional). 53 En el grupo Herramientas de datos de la ﬁcha Datos, haga clic en Texto en columnas. 54 En el paso 1 del Asistente para convertir texto en columnas, haga clic en Delimitados y luego en Siguiente.

55 En el paso 2, haga clic en Siguiente. 56 En el paso 3, en la sección Formato de los datos en columnas active el botón de opción Fecha y en el botón despliegue seleccionar DMA (Día, Mes, Año).

57 Por último haga clic en el botón Finalizar.

Figura 2.18. El valor que muestran las fechas es ##########, esto es porque la columna no es lo suﬁcientemente ancha para mostrar los valores.

CAP. 2

CONCEPTOS BÁSICOS

58 Seleccione toda la hoja. 59 En el grupo Celdas de la ﬁcha Inicio, haga clic en el botón de comando Formato y luego seleccione Autojustar ancho de columna.

Figura 2.19. Opciones para modiﬁcar el ancho de una columna.

Figura 2.20. Los valores de la columna I y J se muestran como valor po fecha.

Los valores de la columna M también se muestran con texto, y se debe convertir a número para realizar cálculos.

60 Seleccione la celda M2. 61 Presione las teclas [Ctrl] + [Shift] + [↓] (Tecla direccional). 62 En el grupo Herramientas de datos de la ﬁcha Datos, haga clic en Texto en columnas. 63 En el paso 1 del Asistente para convertir texto en columnas, haga clic en Siguiente. 64 En el paso 2, haga clic en Siguiente. 65 En el paso 3, haga clic en el botón Avanzadas. 66 Excel muestra el cuadro de diálogo Conﬁguración avanzada de importación de textos. 67 Para reconocer los datos numéricos, en Separador decimal seleccione coma y en separador de miles seleccione punto.

68 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 2.21. Los valores de la columna M se muestran como valor po texto y se convierten a valor numérico.

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69 En el paso 3, haga clic en el botón Finalizar.

Figura 2.22. Los valores de la columna M se muestran como valor po número.

Una vez obtenido la lista de datos del deudor, se aplicará formato para mejorar su presentación.

70 Seleccione la celda A1 (puede seleccionar una celda de la lista de datos). 71 Pulse las teclas [Ctrl] + [E] (para seleccionar la lista de datos). 72 En el grupo Fuente de la ﬁcha Inicio, haga clic el inicializador de cuadro de diálogo.

Figura 2.23. Inicializador de cuadro de diálogo también se encuentra en el grupo Alineación y Número.

73 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas. Haga clic en la ﬁcha Bordes (para aplicar bordes externos e internos de la lista de datos).

74 Para bordes externos en la sección Estilo haga clic en estilo línea continua grueso. 75 En el cuadro despliegue seleccione el color rojo. 76 En la sección preestablecidos haga clic en Contorno.

CAP. 2

CONCEPTOS BÁSICOS

77 Para bordes internos en la sección Estilo haga clic en estilo línea continua delgada. 78 En el cuadro despliegue seleccione el color celeste. 79 En la sección preestablecidos haga clic en Interior. 80 Para ﬁnalizar haga clic en el botón Aceptar.

Figura 2.24. Formato de bordes.

Aplicar formato de Relleno

81 Seleccione el rango A1:N1. 82 En el grupo Fuente de la ﬁcha Inicio, haga clic el inicializador de cuadro de diálogo . 83 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas. Haga clic en la ﬁcha Relleno. 84 Haga clic en un color. 85 Luego haga clic en el botón Aceptar.

Figura 2.25 Formato de Relleno, también puede seleccionar efectos de relleno como tramas y sus diferentes es los de tramas.

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GESTIÓN Y METODOLOGÍA

Aplicar formato de Fuente

86 Seleccione el rango A1:N1. 87 En el grupo Fuente de la ﬁcha Inicio, haga clic el inicializador de cuadro de diálogo . 88 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas. Haga clic en la ﬁcha Fuente. 89 En la sección Estilo, haga clic en Negrita. 90 En la sección Tamaño, haga clic en 12. 91 En el cuadro despliegue seleccione el color Azul. 92 Luego haga clic en el botón Aceptar.

Figura 2.26. Formato de Fuente.

93 En el grupo Mostrar de la ﬁcha Vista, haga clic para desactivar la casilla de veriﬁcación Líneas de cuadrícula.

Figura 2.27. En el grupo Mostrar también puede ocultar la barra fórmula, tulo cabeceras de ﬁla y columnas.

Después de aplicar formato el resultado es como se muestra en la ﬁgura 2.28:

Figura 2.28. Lista de datos con formato.

CAP. 2

CONCEPTOS BÁSICOS

Para guardar el archivo con un nuevo nombre realizar los siguientes pasos:

1 Haga clic en la Ficha Archivo, 2 Luego haga clic en Guardar como. 3 Excel muestra el cuadro de diálogo Guardar como. 4 Escriba el nombre de archivo Cierre mayo 2011. 5 Elija unidad de disco o carpeta donde se guardará el archivo. 6 Para ﬁnalizar haga clic en el botón Guardar.

Figura 2.29. Guardar como, permite guardar con un nuevo nombre, ubicación y po de archivo.

• FÓRMULAS Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver información, manipular el contenido de otras celdas, comprobar condiciones, etc. Una fórmula siempre comienza con el signo igual (=).

• UTILIZAR OPERADORES DE CÁLCULO EN FÓRMULAS Los operadores especiﬁcan el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una fórmula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos (que sigue las reglas matemáticas generales), pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis.

• TIPOS DE OPERADORES Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta, multiplicación o división, potencia o radicación.

Figura 2.30. Los operadores aritmé cos son los enlaces entre varios argumentos.

Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores usando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Figura 2.31. Cuando se usa operadores de comparación solo se enen como resultado valores lógicos.

Operador de concatenación de texto Utilice la y comercial (&) para concatenar (unir) una o varias cadenas de texto con el ﬁn de generar un solo elemento de texto.

Figura 2.32. La celda C2 muestra el valor de la celda E1 y F1 separado por un espacio.

CAP. 2

CONCEPTOS BÁSICOS

Operadores de referencia Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores:

Figura 2.33. Para combinar varias referencias se usa la coma o punto y coma, usar uno dependerá de la conﬁguración regional del sistema opera vo.

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto de la fórmula. Por tanto, es importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados. Las fórmulas calculan los valores en un orden especíﬁco. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). Excel interpreta los caracteres detrás del signo igual como una fórmula. Tras el signo igual están los elementos que se van a calcular; por ejemplo, constantes o referencias a celdas. Éstos se encuentran separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden especíﬁco de cada operador de la fórmula.

Prioridad de operadores Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Operador :

Operación

Tipo

Rango

Referencia

Intersección

Referencia

;

Unión

Referencia

–

Negación

Aritmé co

Porcentaje

Aritmé co

Exponenciación

Aritmé co

Mul plicación y división

Aritmé co

[Espacio]

*y/

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

+y-

Suma y resta

Aritmé co

Conecta dos cadenas de texto

Texto

Igual a

Comparación

Dis nto de

Comparación

Menor o igual que

Comparación

Mayor o igual que

Comparación

Menor que

Comparación

Mayor que

Comparación

Podemos cambiar el orden de operación utilizando paréntesis, sabiendo que las operaciones incluidas en ellos son las primeras en realizarse. Así, si en el ejemplo de la ﬁgura 2.34 ponemos unos paréntesis englobando la suma =( B2 + B3 ) * B4, la suma será lo primero en realizarse y, por último, la multiplicación. Los paréntesis pueden anidarse, evaluándose en primer lugar los paréntesis más internos. Ejemplo: = B2 *( B3 + 2 * ( 1 + B4 )) se convierte en = B2 *( B3 + 2 * 9) que será = B2 *( B3 + 18), =B2*22= 44.

Figura 2.34. Los paréntesis en una fórmula pueden cambiar el resultado. Observe el resultado de la celda D2 y D3, son diferentes, pero enen los mismos operadores aritmé cos.

• CELDAS RELATIVAS, ABSOLUTA Y MIXTA. Abra el archivo FORMULAS.XLSX, haga clic en la hoja1 y observe el cuadro REPORTE. El rango B9:J9 de la hoja de cálculo está vacía; el total de la deuda del mes de Enero no se ha incluido todavía. En esta sección, va a aprender a utilizar Excel para realizar operaciones matemáticas básicas, escribiendo fórmulas sencillas en las celdas. Va a aprender también a sumar todos los valores en una ﬁla con una fórmula que actualiza su resultado si los valores cambian más adelante.

Figura 2.35. Reporte de cobranza por tramos en días de demora.

CAP. 2

CONCEPTOS BÁSICOS

La deuda corriente (CTE) en el mes de enero de los DISTRIBUIDORES, VENTA DIRECTA y MAYORISTAS es de 4’005,038.97 + 15’116,700.45 + 18’051,175.26, respectivamente. La suma de estos tres valores es la deuda corriente del mes. Para agregar estos valores en Excel, se escribe una sencilla fórmula en la celda B9. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). Ésta es la fórmula escrita (=B6+B7+B8) en la celda B9 para sumar 4’005,038.97 + 15’116,700.45 + 18’051,175.26 El signo más (+) es un operador matemático que indica a Excel que debe sumar los valores. Si más tarde desea saber cómo obtuvo este resultado, la fórmula estará visible en la barra de fórmulas cerca de la parte superior de la hoja de cálculo cada vez que haga clic en la celda B9.

Figura 2.36. Reporte de cobranza por tramos en días de demora.

1 Escriba la fórmula en la celda B9. 2 Presione [Enter] para mostrar el resultado de la fórmula. 3 Siempre que haga clic en la celda B9, la fórmula aparecerá en la barra de fórmulas. A veces es más fácil copiar fórmulas que crearlas. En primer lugar, seleccione la celda B9, que contiene la fórmula de Total CTE. A continuación, sitúe el puntero en la esquina inferior derecha de la celda hasta que aparezca la cruz negra (+). Después, arrastre el mouse hasta rellenar la formula en la celda J9. Cuando se suelta el Mouse, aparece el total de D. Venc 0 - 10 d (18,612,012) en la celda C9. La fórmula =C6+C7+C8 está visible en la barra de fórmulas cerca de la parte superior de la hoja de cálculo cada vez que se hace clic en la celda C9 y así se puede veriﬁcar para todos los tramos de la deuda.

Figura 2.37. Arrastre la cruz de color negro desde la celda que con ene la fórmula hasta la celda donde desea copiarla.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

Debe conocer los diferentes tipos de referencias:

Relativas Las referencias de celdas relativas de una fórmula cambian automáticamente cuando la fórmula se copia en toda una columna o en toda una fila. En el ejemplo de la figura 2.38, cuando la fórmula =J6/$J$9 se copia de una fila en otra, las referencias relativas cambian de J6 a J7 a J8 y a J9.

Absolutas Una referencia de celdas absoluta es fija. Las referencias absolutas no cambian al copiar una fórmula de una celda en otra. Las referencias absolutas tienen signos de dólar ($) como esta: $J$9. Como se muestra en la figura 2.38, cuando la fórmula =J6/$J$9 se copia de una fila en otra, la referencia de celdas absoluta permanece como $J$9. Utilice referencias de celdas absolutas para hacer referencia a celdas que no desea que cambien al copiar la fórmula. Las referencias son relativas de forma predeterminada, de modo que tendrá que escribir signos de dólar, como se muestra en el punto 2 de la figura 2.38 para cambiar el tipo de referencia a absoluta. Ahora desea saber cuál es el porcentaje de deuda que representan los Distribuidores, Venta Directa y Mayoristas con respecto a la Deuda total. Escriba una fórmula en la celda K6, empezando por =J6/. Después especifique un signo de dólar ($) y J para realizar una referencia absoluta a la columna J, y $9 para realizar una referencia absoluta a la fila 9. Esta fórmula divide el valor de la celda J6 por el valor de la celda J9. A continuación, copie la fórmula de la celda K6 hasta K9. Cuando la fórmula se copia, la referencia de celdas relativa cambia de J6 a J7 a J8 y a J9, mientras que la referencia absoluta de J9 no cambia; permanece como $J$9 en todas las filas donde se copia.

Figura 2.38. Para calcular el porcentaje de un rango, haga clic en la celda D7 y, a con nuación:

1 Las referencias de celdas relativas cambian de una ﬁla a otra. 2 La referencia absoluta siempre hace referencia a la celda J9.

CAP. 2

CONCEPTOS BÁSICOS

Mixtas Una referencia de celdas mixta tiene bien una columna absoluta y una fila relativa, o bien una fila absoluta y una columna relativa. Por ejemplo, J$3 es una referencia absoluta a la fila 3 y una referencia relativa a la columna J. Cuando una referencia mixta se copia de una fila en otra, la referencia absoluta permanece igual pero la referencia relativa cambia.

Figura 2.39. Cuadro recupero de cartera en Dólares Americanos.

En la lista de datos Recupero de Cartera 2011 – Moneda Nacional, se tiene información de los meses de enero a mayo de las seis zonas de cobranza. Tiene que presentar un cuadro con lista de datos en dólares americanos, considerando que el tipo de cambio para cada mes es diferente. Escribir una sola fórmula que realice el cálculo de la conversión de moneda nacional a dólar americano. Escriba una fórmula en la celda J5 (=C5/J$3), empezando por =C5/J para realizar una referencia relativa a la columna J, y $3 para realizar una referencia absoluta a la fila 3. Esta fórmula divide el valor de la celda C5 por el valor de la celda J3. A continuación, copie la fórmula de la celda J5 hasta N5 y luego copie hacia la celda N10. En la figura 2.40 se observa como la celda J$3 cuando se copia arrastrando hacia la fila cambia a K$3, a L$3, a M$3, y a N$3. Cuando el rango J5:N5 se copia arrastrando hacia abajo observen celdas a K$3, L$3, M$3, y N$3 en su respectiva columna no cambian la fila 3.

Figura 2.40. Con una sola fórmula se calcula el cambio a moneda dólar americano.

CAPÍTULO

3 REPORTES DE COBRANZA OBJETIVO: Los reportes son necesarios para que los gestores de cobranza trabajen eﬁcientemente, además de brindarle información para tomar una estrategia. Esto permite generar la información necesaria para diseñar y administrar el ﬂujo de trabajo de su estrategia de cobranzas.

TEMA: Reporte por días de demora por documento legal. Reporte por cliente deudor y línea de negocio. Resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen.

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

• REPORTE POR DÍAS DE DEMORA POR DOCUMENTO LEGAL Para realizar el reporte por tramos de demora de los documentos legales, se va a conocer las funciones lógicas y de busqueda.

• FUNCIÓN SI La función SI devuelve un valor si una condición especiﬁcada se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO. Por ejemplo, la fórmula =SI(K2<=0,M2,0) devuelve el valor de la celda M2 si K2 es menor o igual que 0 y cero si K2 es mayor que 0.

Verdadero

K2<=0

Falso

Sintaxis:

=SI(prueba_lógica; [valor_si_verdadero]; [valor_si_falso])

La sintaxis de la función SI tiene los siguientes argumentos: Prueba_lógica Obligatorio. Cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación. Valor_si_verdadero Opcional. El valor que desea que se devuelva si el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO. Valor_si_falso Opcional. El valor que desea que se devuelva si el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO.

Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso

CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

Función Y La función Y devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalúan como VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos se evalúan como FALSO. Sintaxis:

= Y(valor_lógico1; [valor_lógico2]; ...)

Funcion O Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO. Sintaxis:

= O(valor_lógico1; [valor_lógico2]; ...)

La sintaxis de la función Y tiene los siguientes argumentos: valor_lógico1 Obligatorio. La primera condición que desea probar se puede evaluar como VERDADERO o FALSO. valor_lógico2; ... Opcional. Las condiciones adicionales que desea probar se pueden evaluar como VERDADERO o FALSO, hasta un máximo de 255 condiciones. Un uso común de la función Y u O es expandir la utilidad de otras funciones que realizan pruebas lógicas como la función Si.

Función ConsultaV Puede usar la función CONSULTAV para buscar la primera columna de un rango de celdas y, a continuación, devolver un valor de cualquier celda de la misma ﬁla del rango. Sintaxis

=CONSULTAV(valor_buscado; lookup_value, matriz_buscar_en; indicador_columnas; [ordenado])

La sintaxis de la función CONSULTAV tiene los siguientes argumentos: valor_buscado Obligatorio. Valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla o rango (matriz_buscra_en). matriz_buscar_en Obligatorio. El rango de celdas que contiene los datos. indicador_columnas Obligatorio. Un número de columna de la matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. ordenado Opcional. Un valor lógico que especiﬁca si la CONSULTAV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada: Si ordenado se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia aproximada. Si ordenado es FALSO, se devolverá una coincidencia exacta.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

Función ConsultaH Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Sintaxis

=CONSULTAH(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_ﬁlas; [ordenado])

La sintaxis de la función CONSULTAH tiene los siguientes argumentos: valor_buscado Obligatorio. Valor que se va a buscar en la primera fila de la tabla o rango (matriz_ buscra_en). matriz_buscar_en Obligatorio. El rango de celdas que contiene los datos. indicador_filas Obligatorio. Un número de fila en la matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. ordenado Opcional. Un valor lógico que especifica si la CONSULTAH va a buscar una coincidencia exacta o aproximada: Si ordenado se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia aproximada. Si ordenado es FALSO, se devolverá una coincidencia exacta. En el capítulo 2 se exportó información del sistema SAP y se obtuvo una lista de datos que se guardó con el nombre Cierre Mayo 2011.

1 Abra el archivo Cierre Mayo 2011.xlsx 2 Señale el título cabecera de la columna D y haga clic derecho. 3 Excel muestra un menú contextual, haga clic en Insertar.

Figura 3.0. Insertar una columna a la izquierda del campo Cla.

4 En la celda D1 escribir “Nombre Cliente” Tiene que mostrar el nombre del cliente en el reporte (Hoja Cierre CIC), en la Hoja1 se encuentra una lista de datos con los códigos y sus respectivos nombres del cliente. En la lista de datos de las hojas Cierre CIC y la Hoja1 tienen el dato en común, en la columna D y A, respectivamente.

CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

Para extraer los nombres de la Hoja1 a la hoja Cierre CIC en la columna D debe usar la función ConsultaV.

5 Seleccione la celda D2, inserte la función ConsultaV con el asistente. 6 En el grupo Biblioteca de funciones de la ﬁcha Fórmulas, haga clic el botón de comando Búsqueda y referencia y seleccione ConsultaV.

7 Excel muestra la ventana Argumento de Función. Valor_buscado: Matriz_buscar_en: Indicador_columnas: Ordenado:

Seleccione la celda C2. Haga clic en la Hoja1 y seleccione las columnas A:B. Escribe 2. Falso (la búsqueda es exacta).

Figura 3.1. Al buscar valores de texto en la columna A de la Hoja1, asegúrese de que los datos de la columna A de la Hoja1 no enen espacios al principio ni al ﬁnal, de que no hay un uso incoherente de las comillas rectas ( ‘ o “ ) ni pográﬁcas ( ‘ o “) y de que no hay caracteres no imprimibles. En estos casos, CONSULTAV puede devolver un valor inesperado o incorrecto.

8 Haga clic en el botón Aceptar. 9 Seleccione la celda D2 y sitúe el puntero del mouse en la esquina inferior derecha de la celda hasta que aparezca la cruz negra (+) (Modo copiar). Después, haga doble clic en el botón principal del mouse, la fórmula se copiará hasta la última celda que contiene datos en la columna C.

Figura 3.2. En el reporte se visualiza los nombres del cliente.

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

10 Inserte tres hojas j nuevas a la derecha de la Hoja1, haga clic tres veces en el botón Insertar hoja de cálculo

Figura 3.3. Insertar 3 hojas nuevas.

11 Seleccione el rango A:O de la hoja Cierre CIC (seleccione datos de la columna A hasta la columna O).

12 En el grupo Portapapeles de la ﬁcha Inicio, haga clic el botón de comando Copiar. 13 Haga clic en la Hoja2 y mantenga presionado la tecla [ Shift ]; luego clic en la Hoja4 para seleccionar las tres hojas (Hoja2, Hoja3 y Hoja4, en la barra de título se muestra la palabra [GRUPO].

Figura 3.4. Para desagrupar haga clic en una hoja no seleccionada.

14 En la Hoja2 seleccione la celda A1. 15 En el grupo Portapapeles de la ﬁcha Inicio, haga clic el botón de comando Pegar y seleccione Pegar.

Figura 3.5. Cuando se hace clic en el botón Pegar, aparece una lista que permite determinar cómo pegar la información en la hoja de cálculo.

16 De esta forma los datos se pegaron en las tres hojas, haga clic en la Hoja1 para desagrupar las hojas Hoja2, Hoja3 y Hoja4.

17 Para poder visualizar las tres hojas, haga clic dos veces en el botón Nueva Ventana del grupo Ventana de la ﬁcha Vista.

CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

18 Haga clic en el botón Organizar todo del grupo Ventana de la ﬁcha Vista. 19 Excel muestra el cuadro de diálogo Organizar ventanas. 20 Haga clic en el botón de opción Vertical. 21 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 3.6. Para organizar ventanas ene varias opciones.

Como puede apreciar en la ﬁgura 3.6 se observa los mismos datos en las tres hojas (Hoja2, Hoja3 y Hoja4).

Figura 3.7. Un mismo libro puede mostrar varias ventanas, mostrando datos de diferentes hojas.

22 Cierre dos ventanas, haga clic en el botón Cerrar de la parte superior derecha de la ventana 23 Haga clic en el botón Maximizar

24 Haga clic en la hoja Cierre CIC, agregue título cabecera a la lista de datos con los tramos de la siguiente manera: En la celda P1 escriba: Deuda Corriente En la celda Q1 escriba: Deuda Vencida En la celda R1 escriba: 1 – 10 Días En la celda S1 escriba: 11 – 30 Días En la celda T1 escriba: 31 – 60 Días En la celda U1 escriba: 61 – 90 Días

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

En la celda V1 escriba: 91 – 180 Días En la celda W1 escriba: > 180 Días

25 Seleccione el rango P1:W1 26 En el grupo Fuente de la ficha Inicio, haga clic en el Inicializador de cuadro de diálogo. 27 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas. Haga clic en la ficha Fuente. 28 En la sección Estilo, haga clic en Negrita. 29 En la sección Tamaño, haga clic en 12. 30 En el cuadro despliegue seleccione el color Azul. 31 Luego haga clic en el botón Aceptar. 32 En el grupo Fuente de la ficha Inicio, haga clic en el Inicializador de cuadro de diálogo. 33 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas. Haga clic en la ficha Relleno. 34 Seleccione el color de fondo anaranjado, énfasis 6, claro 60%. 35 Luego haga clic en el botón Aceptar. 36 Escriba la fórmula en la celda P2 =SI(L2<=0,N2,0). 37 Seleccione la celda P2 y sitúe el puntero del mouse en la esquina inferior derecha de la celda hasta que aparezca la cruz negra (+) (Modo copiar). Después, haga doble clic en el botón principal del mouse, la fórmula se copiará hasta la última celda que contiene datos en la columna O.

38 Escriba la fórmula en la celda Q2 =SUMA(R2:W2). 39 Seleccione la celda Q2 y en modo copiar, haga doble clic en el botón principal del mouse, la fórmula se copiará hasta la última celda que contiene datos en la columna P.

40 Escriba la fórmula en la celda R2 =SI(Y(L2>0,L2<=10),N2,0). 41 Seleccione la celda R2 y en modo copiar, haga doble clic en el botón principal del mouse, la fórmula se copiará hasta la última celda que contiene datos en la columna Q.

42 Escriba la fórmula en la celda S2 =SI(Y(L2>10,L2<=30),N2,0). 43 Seleccione la celda S2 y en modo copiar, haga doble clic en el botón principal del mouse, la fórmula se copiará hasta la última celda que contiene datos en la columna R

44 Escriba la fórmula en la celda T2 =SI(Y(L2>30,L2<=60),N2,0). 45 Seleccione la celda T2 y en modo copiar, haga doble clic en el botón principal del mouse, la fórmula se copiará hasta la última celda que contiene datos en la columna S.

46 Escriba la fórmula en la celda U2 =SI(Y(L2>60,L2<=90),N2,0). 47 Seleccione la celda U2 y en modo copiar, haga doble clic en el botón principal del mouse, la fórmula se copiará hasta la última celda que contiene datos en la columna T.

48 Escriba la fórmula en la celda V2 =SI(Y(L2>90,L2<=180),N2,0). 49 Seleccione la celda V2 y en modo copiar, haga doble clic en el botón principal del mouse, la fórmula se copiará hasta la última celda que contiene datos en la columna U.

50 Escriba la fórmula en la celda W2 =SI(L2>=180,N2,0).

CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

51 Seleccione la celda W2 y en modo copiar, haga doble clic en el botón principal del mouse, la fórmula se copiará hasta la última celda que contiene datos en la columna V.

52 Guarde el reporte con el nombre de “Reporte por días de demora por documento legal”.

Figura 3.8. Reporte por días de demora por documento legal.

• REPORTE POR CLIENTE DEUDOR Y LÍNEA DE NEGOCIO Para realizar el reporte por cliente deudor y por línea de negocio, se va a conocer la herramienta ordenar y subtotales.

• ORDENAR DATOS EN UN RANGO Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar ﬁlas por colores. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eﬁcaces. Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos, más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas. También puede ordenar por una lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeño) o por formato.

Figura 3.9. Para obtener resultados óp mos, el rango de celdas que se ordene debe tener encabezados de columna.

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

• INSERTAR SUBTOTALES EN UNA LISTA DE DATOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO Puede calcular subtotales y totales generales en una lista de una columna de forma automática mediante el comando Subtotal, que se encuentra en el grupo Esquema de la ﬁcha Datos.

Figura 3.10. El comando Subtotal también esquema za la lista de modo que pueda mostrar u ocultar las ﬁlas de detalle de cada subtotal.

En la hoja2 se prepara el reporte ordenado por clientes, que muestre la deuda total por cliente.

1 Abra el archivo Reporte por días de demora por documento legal.xlsx 2 Haga clic en la Hoja2 y seleccione la celda D2. 3 En el grupo Ordenar y Filtrar de la ﬁcha Datos, haga clic el botón ordenar A-Z . 4 En el grupo Esquema de la ﬁcha Datos, haga clic el botón Subtotal. 5 Excel muestra el cuadro de diálogo Subtotales. Seleccione lo siguiente: Para cada cambio en:

Nombre Cliente

Usar función:

Suma

Agregar subtotales a:

Activar casilla Importe en ML.

6 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 3.11. Antes de aplicar Subtotales, el campo donde se selecciona Para cambio en debe estar ordenada.

CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

Excel muestra el esquema de subtotales como en la ﬁgura 3.12:

Figura 3.12. Los símbolos esquemas aparecen a la izquierda junto a los números del tulo cabecera ﬁla.

7 Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los símbolos de esquema

que aparecen junto a los números de ﬁla. Haga clic en el Número

Figura 3.13. El subtotal muestra el total general, sumando los valores del campo Importe en ML.

8 Haga clic en los símbolos de esquema en el Número

que aparecen junto a los números de ﬁla. Haga clic

Figura 3.14. El subtotal muestra el total por cliente, sumando los valores del campo Importe en ML.

9 Haga clic en los símbolos de esquema en el Número

que aparecen junto a los números de ﬁla. Haga clic . Se mostrará como en la ﬁgura 3.12

10 Haga clic en los símbolos individuales.

para mostrar u ocultar las ﬁlas de detalle de los subtotales

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

Figura 3.15. Muestra detalles del cliente Grupo CIC5 y Cliente Grupo CIC6.

11 Haga clic derecho en la Hoja2 y luego clic en Cambiar Nombre. 12 Escriba el nombre Reporte x Cliente. En la hoja3 preparar el reporte ordenado por Línea y luego por cliente; y que sume los valores del campo Importe en ML.

1 Haga clic en la Hoja3 y seleccione una la celda que contenga datos. 2 Ordene por Línea y Cliente, en el grupo Ordenar y Filtrar de la ﬁcha Datos, haga clic el botón ordenar.

3 Excel muestra el cuadro de diálogo Ordenar, realice lo siguiente: Ordenado por:

Seleccionar Línea

ordenación: De menor a mayor

Haga clic en el botón Agregar nivel. Ordenado por:

Seleccionar Nombre Cliente

ordenación: A a Z.

Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 3.16. Puede ordenar por más de una columna cuando ene datos que desea agrupar por el mismo valor en una columna y ordenar a con nuación otra columna dentro de ese grupo de valores iguales. Puede ordenar hasta 64 columnas.

4 Luego de ordenar, en el grupo Esquema de la ﬁcha Datos, haga clic el botón Subtotal.

CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

5 Excel muestra el cuadro de diálogo Subtotales. Seleccione lo siguiente: Para cada cambio en:

Línea

Usar función:

Suma

Agregar subtotales a:

Activar casilla Importe en ML.

Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 3.17. La función Suma calcula el importe por cada cambio de la línea.

6 Para agregar subtotales por cliente, haga clic el grupo Esquema de la ﬁcha Datos, haga clic el botón Subtotal.

7 Excel muestra el cuadro de diálogo Subtotales. Seleccione lo siguiente: Para cada cambio en:

Nombre Cliente

Usar función:

Suma

Agregar subtotales a:

Activar casilla Importe en ML.

Desactivar la casilla de veriﬁcación Reemplazar subtotales actuales. Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 3.18. Para agregar subtotales anidados, desac var la casilla Reemplazar subtotales actuales.

8 El esquema lista de datos presenta cuatro niveles, haga clic en / para ver los subtotales anidados por línea y clientes.

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

9 Excel muestra el cuadro de diálogo Subtotales. Seleccione lo siguiente:

Figura 3.19. Los subtotales por línea y luego por cliente.

10 Haga clic derecho en la Hoja3 y luego clic en Cambiar Nombre. 11 Escriba el nombre Reporte x Linea-Cliente.

• RESUMIR, ANALIZAR, EXPLORAR Y PRESENTAR DATOS DE RESUMEN Los informes de tabla dinámica se usan para resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen.

• QUÉ ES UN INFORME DE TABLA DINÁMICA Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes de datos. Un informe de tabla dinámica está especialmente diseñado para: Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cómodas para el usuario. Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías, y crear cálculos y fórmulas personalizados. Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los detalles de los datos de resumen de las áreas de interés. Mover ﬁlas a columnas y columnas a ﬁlas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen. Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más útiles e interesantes para poder centrarse en la información que le interesa. Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.

CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

Cómo funciona la lista de campos de tabla dinámica Es importante comprender el modo en que funciona la lista de campos de tabla dinámica y el modo en que puede organizar diferentes tipos de campos para obtener los resultados deseados al diseñar un informe de tabla dinámica o gráﬁco dinámico.

Figura 3.20

1 Un origen de datos externo contiene datos estructurados organizados como uno o varios campos (denominados también columnas) que se muestran en la lista de campos.

2 Mueva un campo al área de ﬁltro de informe en la lista de campos, lo que a su vez moverá el campo al área de ﬁltro de informe en el informe de tabla dinámica.

3 Mueva un campo al área de etiqueta de columna en la lista de campos, lo que a su vez moverá el campo al área de etiqueta de columna en el informe de tabla dinámica.

4 Mueva un campo al área de etiqueta de ﬁla en la lista de campos, lo que a su vez moverá el campo al área de ﬁla de columna en el informe de tabla dinámica.

5 Mueva un campo al área de valores en la lista de campos, lo que a su vez moverá el campo al área de valores en el informe de tabla dinámica. Usando la herramienta de tabla dinámica se creara varios reportes para analizar y presentar datos numéricos.

1 Abra el archivo Reporte por días de demora por documento legal.xlsx 2 Haga clic en la hoja Cierre CIC. 3 Seleccione la celda A1 y pulse las teclas [ Ctrl ] + [ E ] para seleccionar el rango A1:W6502. 4 Asigne nombre al rango, haga clic en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos y seleccione Definir nombre. Escribir en Nombre DATA y clic en el botón Aceptar.

5 Inserte una hoja nueva a la derecha de la Hoja4, haga clic en el botón Insertar hoja de cálculo. 6 Haga clic derecho en la Hoja y luego clic en Cambiar Nombre.

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

7 Escriba el nombre de TD División. 8 Seleccione la celda A1 de la hoja TD Divisón. 9 En la ﬁcha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica, o bien haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.

Figura 3.21. En un informe de tabla dinámica, cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla dinámica que resume varias ﬁlas de información.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

10 En Seleccione los datos que desea analizar, asegúrese de activar la opción Seleccione una tabla o un rango y,

11 Haga clic en el cuadro Tabla o rango, y pulse la tecla [F3]. Excel mostrará el cuadro de diálogo Pegar nombre.

12 Seleccione el nombre Data. 13 Haga clic en el botón Aceptar. 14 En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, active el botón de opción hoja de cálculo existente.

15 En el cuadro Ubicación por defecto se lee ‘TD División’!$A$1 para colocar el informe de tabla dinámica en la hoja de cálculo existente.

16 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 3.22. Crear informe de tabla dinámica de Excel con datos de la hoja Cierre CIC con nombre Data.

CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

Excel agrega un informe vacío de tabla dinámica a partir de la celda A1 y muestra la Lista de campos de tabla dinámica.

Figura 3.23. Informe listo para que pueda agregar campos, crear un diseño o personalizar el informe de tabla dinámica.

Para agregar campos al informe, siga estos procedimientos:

17 En la sección campos, active la casilla de veriﬁcación del campo Div.

Figura 3.24. De forma predeterminada, los campos no numéricos se agregan al área de e quetas de ﬁla, los campos numéricos se agregan al área de ∑valores.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

18 Haga clic con el botón secundario en el campo línea en la sección de campos y, a continuación, seleccione Agregar a etiquetas de columna.

Figura 3.25. Para colocar un campo en un área específica de la sección de diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre de campo en la sección de campos y, a con nuación, seleccione Agregar a filtro de informe, Agregar a e quetas de columna, Agregar a e quetas de fila o Agregar a valores.

19 Haga clic y mantenga presionado el campo Deuda Vencida en la sección campos y arrastre hasta la sección ∑valores.

Figura 3.26. Para arrastrar un campo al área que desee, haga clic y mantenga presionado el nombre del campo en la sección de campos y, a con nuación, arrástrelo hasta un área de la sección de diseño.

CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

El resultado de agregar los campos Línea, Div. Y Deuda Vencida el informe de tabla dinámica es como la ﬁgura 3.27.

Figura 3.27. El informe de tabla dinámica muestra la deuda vencida por Div. Y línea.

No hay una regla que indique que campos deben ir en la secciones de filtro de informe, etiquetas de columna, etiquetas de fila o ∑valores. Para crear el informe de tabla dinámica se eligió la distribución como se ve en la figura 3.27 En la lista de campos de tabla dinámica puede reorganizar los campos en cualquier momento, para obtener el mejor informe de tabla dinámica y le permita analizar y resumir los datos.

20 En la sección Etiqueta de ﬁla haga clic con el botón principal en el campo Div. y seleccione Mover a rótulos de columna.

Figura 3.28. Para organizar los campos, haga clic con el botón secundario en los campos de la sección de diseño y, a con nuación, seleccione el área que desee, o bien, arrastre los campos entre las áreas de la sección de diseño.

21 En la sección Etiqueta de columna señale el campo Línea y arrastre hacia la sección Etiqueta de ﬁla.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

El nuevo informe de tabla dinámica organizado es como se observa en la ﬁgura 3.29.

Figura 3.29. Nuevo informe de tabla dinámica.

Después de crear el informe de tabla dinámica formato y elegir un diseño diferente. Aplicar formato numérico al importe total.

22 Haga clic en la celda B3 del informe de tabla dinámica, de esta forma, se muestran la Herramientas de tabla dinámica, agregando las ﬁchas Opciones y Diseño.

23 En la ﬁcha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Conﬁguración de campo.

Figura 3.30. Herramienta de tabla dinámica estarán disponibles si hace clic en cualquier lugar del informe de tabla dinámica.,

24 Excel muestra el cuadro de diálogo Conﬁguración de campo valor. En Nombre personalizado escriba Vencido.

25 Haga clic en el botón Formato de número. 26 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 27 En la columna categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escriba cero y active la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

28 Haga clic en el botón Aceptar. 29 Haga clic en el botón Aceptar.

CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

Figura 3.31. En el cuadro de diálogo Conﬁguración de campo nos permite dar formato, que po de cálculo se desea usar y como mostrar los valores en el informe de tabla dinámica.

El informe de tabla dinámica se mostrará como la ﬁgura 3.32.

Figura 3.32. En el campo ∑ Valores el campo Importe Total se mostraba como “Suma de Importe Deuda Vencida” y se cambió por Vencido y se aplicó formato de número del campo Deuda corriente.

Agregar más campos a la sección ∑ valores

Ahora se desea saber la cantidad de documentos legales pendiente de pago.

30 Coloque el cursor en cualquier lugar del informe de tabla dinámica figura 3.32. 31 En el campo ∑ Valores vamos agregar el campo “Deuda vencida”. 32 Seleccione la celda C4. 33 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 34 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En la sección Resumir campo de valor por seleccione la función Cuenta.

35 En Nombre personalizado escriba Cuenta V.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

36 Haga clic en el botón Aceptar. En la ﬁgura 3.33 se observa que automáticamente el campo ∑Valores se insertó en la sección Etiqueta de columnas.

Figura 3.33. En el informe de tabla dinámica en la sección columna se muestra los campos Vencida y Cuenta V para cada división de negocio.

Modiﬁcar la presentación del informe de tabla dinámica.

37 Arrastre el campo “∑ Valores” hacia la sección etiquetas de fila. El informe de tabla dinámica final es como la figura 3.34.

Figura 3.34. En el informe de tabla dinámica en la sección Fila se muestra los campos Vencida y Cuenta, para cada línea de negocio.

CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

Aplicar diseño al informe de tabla dinámica

Figura 3.35. Opciones de Diseño de tabla dinámica.

38 Seleccione una celda del informe de tabla dinámica figura 3.34. 39 En la cinta de opciones se muestran las fichas Opciones y Diseño. 40 En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de tabla dinámica, haga clic en el botón más y mostrará diferentes estilos de tabla dinámica.

41 Seleccione el estilo de tabla dinámica oscuro 9.

Figura 3.36. Es lo de tabla dinámica está dividido en tres secciones: Claro, Medio y Oscuro.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

Figura 3.37. El informe de tabla dinámico aplicado el es lo de tabla dinámica oscuro9.

También se puede mostrar las columnas y ﬁlas con bandas.

42 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Opciones de estilo de tabla dinámica, haga clic en las casillas de veriﬁcación Filas con bandas y columnas con bandas.

Figura 3.38. En el informe de tabla dinámica muestra líneas ver cales y horizontales.

CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

Pueden cambiar el diseño del formato del informe de tabla dinámica por forma compacta, forma esquema o formato tabular.

43 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Diseño, haga clic Diseño de informe, o bien haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Diseño de informe y, a continuación, en Mostrar en formato tabular.

Figura 3.39. Los campos que se agregaron en E queta de Fila se muestra en diferentes columnas en el diseño formato tabular. Y los nombres e quetas ﬁlas y e quetas de columnas toman el nombre del campo Línea y Div, respec vamente.

Modiﬁcar la presentación del informe de tabla dinámica.

44 Arrastre el campo Div. hacia la sección etiquetas de fila, debajo del campo Línea. 45 En la ficha Diseño, en el grupo Diseño, haga clic Filas en Blanco, o bien haga clic en la flecha que se encuentra debajo de Filas en blanco y, a continuación, en Insertar filas en blanco después de cada elemento.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

Figura 3.40. Después de cambio de Línea se agrega una ﬁla en blanco.

En el informe de tabla dinámica que muestra en la ﬁgura 3.40 muestra las línea de negocio y sus respetivas divisiones de negocio, donde se observa que la deuda vencida para la línea 1 es de 3’247,005 y está formado por 1207 documentos legales, además en la línea 1 la mayor deuda es en la división CIC00 por una deuda de 1’756,651 con 1172 documentos legales. Crear un informe de tabla dinámica por división y que muestre el anticuamiento de la deuda.

1 Inserte una hoja de cálculo, haga clic en el botón insertar hoja de cálculo 2 Haga clic derecho en la Hoja insertada y luego clic en Cambiar Nombre. 3 Escribe el nombre TD-Anticuamiento. 4 Seleccione la celda A1. 5 En la ﬁcha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica, o bien haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.

6 En Seleccione los datos que desea analizar, asegúrese de activar la opción Seleccione una tabla o un rango.

7 Haga clic en el cuadro Tabla o rango, y pulse la tecla [ F3 ]. Excel mostrará el cuadro de diálogo Pegar nombre.

8 Seleccione el nombre Data. 9 Haga clic en el botón Aceptar. 10 En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, active el botón de opción hoja de cálculo existente.

CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

11 En el cuadro Ubicación por defecto se lee ‘TD-Anticuamiento’!$A$1 para colocar el informe de tabla dinámica en la hoja de cálculo existente.

12 Haga clic en el botón Aceptar. 13 Haga clic y mantenga presionado el campo Div. en la sección campos y arrastre hasta la sección Etiqueta de columna.

14 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Importe en ML. 15 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Deuda Corriente. 16 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Deuda Vencida. 17 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo 1 – 10 Días. 18 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo 11 – 30 Días. 19 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo 31 – 60 Días. 20 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo 61 – 90 Días. 21 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo 91 – 180 Días. 22 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo > 180 Días.

Figura 3.41. Informe de tabla dinámica por an cuamiento de la deuda.

23 Seleccione la celda B3. 24 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 25 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado escriba Saldo.

26 Haga clic en el botón Formato de número. 27 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

28 En la columna categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escribe cero y active la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

29 Haga clic en el botón Aceptar. 30 Haga clic en el botón Aceptar. 31 Seleccione la celda B4. 32 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 33 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado escriba Deuda Corriente (Borrar el texto “Suma de“).

34 Haga clic en el botón Formato de número. 35 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 36 En la columna categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escribe cero y active la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

37 Haga clic en el botón Aceptar. 38 Haga clic en el botón Aceptar. 39 Excel muestra el mensaje “El nombre de tabla dinámica ya existe”.

Figura 3.42. Como existe un campo con el nombre Deuda Corriente, en nombre personalizado no puede exis r el nombre Deuda corriente.

40 Haga clic en el botón Aceptar.

CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

41 En el cuadro Nombre personalizado al ﬁnal del texto Deuda corriente haga clic y pule la barra espaciadora; ahora el nombre es “Deuda corriente ”.

Figura 3.43 Deuda corriente es diferente a Deuda Corriente(espacio), visualmente son iguales.

42 Seleccione la celda B5. 43 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 44 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado borre el texto “Suma de“ y pulse la barra espaciadora al final del texto.

45 Haga clic en el botón Formato de número. 46 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 47 En la columna categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escriba cero y active la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

48 Haga clic en el botón Aceptar. 49 Haga clic en el botón Aceptar. 50 Seleccione la celda B6. 51 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 52 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado borre el texto “Suma de“ y pulse la barra espaciadora al final del texto.

53 Haga clic en el botón Formato de número. 54 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 55 En la columna categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escriba cero y active la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

56 Haga clic en el botón Aceptar. 57 Haga clic en el botón Aceptar. 58 Seleccione la celda B7. 59 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 60 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado borre el texto “Suma de“ y pulse la barra espaciadora al final del texto.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

61 Haga clic en el botón Formato de número. 62 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 63 En la columna categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escriba cero y active la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

64 Haga clic en el botón Aceptar. 65 Haga clic en el botón Aceptar. 66 Seleccione la celda B8. 67 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 68 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado Borrar el texto “Suma de“ y pulse la barra espaciadora al final del texto.

69 Haga clic en el botón Formato de número. 70 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 71 En la columna categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escriba cero y activar la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

72 Haga clic en el botón Aceptar. 73 Haga clic en el botón Aceptar. 74 Seleccionar la celda B9. 75 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 76 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado Borrar el texto “Suma de“ y pulse la barra espaciadora al final del texto.

77 Haga clic en el botón Formato de número. 78 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 79 En la columna categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escriba cero y activar la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

80 Haga clic en el botón Aceptar. 81 Haga clic en el botón Aceptar. 82 Seleccione la celda B10. 83 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 84 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado Borrar el texto “Suma de“ y pulse la barra espaciadora al final del texto.

85 Haga clic en el botón Formato de número. 86 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 87 En la columna categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escriba cero y activar la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

88 Haga clic en el botón Aceptar. 89 Haga clic en el botón Aceptar. 90 Seleccione la celda B11.

CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

91 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 92 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado Borrar el texto “Suma de“ y pulse la barra espaciadora al final del texto.

93 Haga clic en el botón Formato de número. 94 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 95 En la columna categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escriba cero y activar la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

96 Haga clic en el botón Aceptar. 97 Haga clic en el botón Aceptar. 98 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Diseño, haga clic Diseño de informe, o bien haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Diseño de informe y, a continuación, Mostrar en formato tabular.

99 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Estilos de tabla dinámica, haga clic en el botón Más y mostrará diferentes estilos de tabla dinámica.

100 Seleccione el estilo de tabla dinámica oscuro 6.

Figura 3.44. Informe de tabla dinámica por días de atraso y por división del negocio.

Crear un informe de tabla dinámica por división y línea de negocio que muestre la deuda y porcentaje de la deuda.

1 Inserte una hoja de cálculo, haga clic en el botón Insertar hoja de calculo 2 Haga clic derecho en la Hoja insertada y luego clic en Cambiar Nombre. 3 Escriba el nombre TD-Porcentaje. 4 Seleccione la celda A1. 5 En la ﬁcha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica, o bien haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.

6 En Seleccione los datos que desea analizar, asegúrese de activar la opción Seleccione una tabla o un rango.

7 Haga clic en el cuadro Tabla o rango, y pulse la tecla [ F3 ]. Excel mostrará el cuadro de diálogo Pegar nombre.

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

8 Seleccione el nombre Data. 9 Haga clic en el botón Aceptar. 10 En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, active el botón de opción hoja de cálculo existente.

En el cuadro Ubicación por defecto se lee ‘TD-porcentaje’!$A$1 para colocar el informe de tabla dinámica en la hoja de cálculo existente.

12 Haga clic en el botón Aceptar. 13 Haga clic y mantenga presionado el campo Div. en la sección campos y arrastre hasta la sección Etiqueta de línea.

14 Haga clic y mantenga presionado el campo Linea en la sección campos y arrastre hasta la sección Etiqueta de columna.

15 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Importe en ML. 16 Seleccione la celda B3. 17 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 18 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado escriba el nombre Deuda.

19 Haga clic en el botón Formato de número. 20 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 21 En la columna categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escriba cero y active la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

22 Haga clic en el botón Aceptar. 23 Haga clic en el botón Aceptar. 24 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Diseño, haga clic Diseño de informe, o bien haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Diseño de informe y, a continuación, Mostrar en formato tabular.

25 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Estilos de tabla dinámica, haga clic en el botón más y mostrara diferentes estilos de tabla dinámica.

26 Seleccione el estilo de tabla dinámica claro 7.

Figura 3.45. Informe de tabla dinámica.

27 Haga clic y mantenga presionado el campo Importe en ML en la sección campos y arrastre hasta la sección ∑Valores.

CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

28 En sección Etiquetas de columna aparece automáticamente el campo ∑Valores, señale el campo ∑Valores y arrastre hasta la sección Etiquetas de ﬁla debajo del campo Div.

Figura 3.46. El campo Importe en ML se muestra dos veces.

En la sección ∑Valores de la lista de campos agrego dos veces el campo Importe en ML, uno se mostrara como valor numérico y el otro como valor numérico representado en porcentaje con respecto del total ﬁlas.

29 Seleccione la celda C4. 30 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 31 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado escriba el nombre %.

32 Haga clic en la ﬁcha Mostrar valores como. 33 Haga clic en el botón despliegue Mostrar valores como y seleccione % del total de ﬁlas. 34 Haga clic en el botón Formato de número. 35 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 36 En la columna categoría seleccione Porcentaje, luego a lado derecho en posición de decimales escriba 0 (cero).

37 Haga clic en el botón Aceptar. 38 Haga clic en el botón Aceptar. Se va aplicar formato condicional al informe de tabla dinámica, y se resaltará el máximo valor en una ﬁla.

39 Seleccione la celda C3 (celda que contiene el valor del campo Deuda). 40 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Formato condicional y, a continuación, Administrar regla…

41 Excel muestra la ventana Administrador de reglas de formato condicionales. 42 Haga clic en el botón Nueva regla. 43 Excel muestra la ventana Nueva regla de formato. 44 En la sección Aplicar regla active el botón de opción Todas las celdas que muestran valores “Deuda” para “Div.” Y “Línea”.

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

45 En la sección Seleccione un tipo de regla, haga clic en Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.

46 En la sección Editar un descripción de regla, escriba la fórmula: =C3=MAX($C3:$Q3). 47 Haga clic en el botón Formato.

Figura 3.47. Venta Nueva regla de formato, solo para los valores de los campos “Deuda”, “Div.” y “Linea”.

48 Haga clic en el botón Formato. 49 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas. Haga clic en la ﬁcha Bordes. 50 En la sección estilo, haga clic en línea continua. 51 En el cuadro combinado color seleccione el color azul. 52 En la sección Preestablecidos haga clic en contorno. 53 Haga clic en la ﬁcha Relleno y luego clic en el color amarillo. 54 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 3.48. Formato de celdas

CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

55 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 3.49. La fórmula =C3=MAX($C3:$Q3) solo se aplica a valores de los campos “Deuda”, “Div.” Y “Linea”

56 Haga clic en el botón Nueva regla. 57 Excel muestra la ventana Nueva regla de formato. 58 En el cuadro Aplicar regla a, seleccione la celda C4. 59 Active la casilla de veriﬁcación Todas las celdas que muestran valores “%” para “Div.” Y “Línea”. 60 En la sección Seleccione un tipo de regla, haga clic en Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.

61 En la sección Editar un descripción de regla, escriba la fórmula: =C3=MAX($C3:$Q3). 62 Haga clic en el botón Formato. 63 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas. Haga clic en la ﬁcha Bordes. 64 En la sección estilo, haga clic en línea continua. 65 En el cuadro combinado color seleccione el color rojo. 66 En la sección Preestablecidos haga clic en contorno. 67 Haga clic en la ﬁcha Relleno y luego clic en el color verde. 68 Haga clic en el botón Aceptar de la venta Formato de celdas. 69 Haga clic en el botón Aceptar de la ventana Nueva regla de formato. 70 Haga clic en el botón Aceptar de la ventana Administrador de reglas de formato condicional.

Figura 3.50. Con el informe de tabla dinámica y aplicado formato condicional, podemos resaltar que línea de negocio ene mayor deuda en cada división del negocio.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

En la ﬁcha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Formato condicional y, a continuación, Administrar regla… Excel muestra la ventana Administrador de reglas de formato condicional con las dos reglas que se aplicaron a la tabla dinámica, además que se puede editar las reglas o eliminarlas.

Figura 3.51. Ventana Administrador de reglas de formato condicional.

Crear un informe de tabla dinámica por división y muestre la deuda y proyección del recupero de la deuda. Para los siguientes meses se proyecta tener una deuda de: Junio

98% de la deuda de mayo.

Julio

97% de la deuda de mayo.

Agosto

97.5% de la deuda de mayo.

Setiembre 95% de la deuda de mayo.

1 Inserte una hoja de cálculo, haga clic en el botón Insertar hoja de cálculo 2 Haga clic derecho en la Hoja insertada y luego clic en Cambiar Nombre. 3 Escribe el nombre TD-Proyección. 4 Seleccione la celda A1. 5 En la ﬁcha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica, o bien haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.

6 En Seleccione los datos que desea analizar, asegúrese de activar la opción Seleccione una tabla o un rango.

7 Haga clic en el cuadro Tabla o rango, y pulse la tecla [ F3 ]. Excel mostrará el cuadro de diálogo Pegar nombre.

8 Seleccione el nombre Data. 9 Haga clic en el botón Aceptar. 10 En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, active el botón de opción hoja de cálculo existente.

11 En el cuadro Ubicación por defecto se lee ‘TD-Proyección’$A$1 para colocar el informe de tabla dinámica en la hoja de cálculo existente.

CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

12 Haga clic en el botón Aceptar. 13 Haga clic y mantenga presionado el campo Div. en la sección campos y arrastre hasta la sección Etiqueta de línea.

14 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Importe en ML. 15 Seleccione la celda B3. 16 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 17 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado escriba el nombre Deuda.

18 Haga clic en el botón Formato de número. 19 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 20 En la columna categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escriba cero y activar la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

21 Haga clic en el botón Aceptar. 22 Haga clic en el botón Aceptar. 23 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Diseño, haga clic Diseño de informe, o bien haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Diseño de informe y, a continuación, Mostrar en formato tabular.

24 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Estilos de tabla dinámica, haga clic en el botón Más y mostrará diferentes estilos de tabla dinámica.

25 Seleccione el estilo de tabla dinámica oscuro 7.

Figura 3.52. Informe de tabla dinámica mostrando la deuda por división.

Se calculará la deuda proyectada para los meses de Junio a Setiembre creando una fórmula mediante un campo calculado. Las fórmulas creadas utilizando un campo calculado se pueden basar en cualquiera de los campos a partir de los que se crea el informe. Cuando se utiliza un campo calculado, se agrega un nuevo campo al informe de tabla dinámica.

26 Seleccione la celda B2. 27 En la ﬁcha Opciones, en el grupo Cálculos, haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Campos, elementos y conjuntos y, a continuación, Campo calculado.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

28 Excel muestra el cuadro de diálogo Insertar campo calculado. 29 En el cuadro Nombre escriba Junio. 30 En el cuadro fórmula borre el texto. 31 Luego seleccione el campo Importe en ML y haga clic en el botón Insertar campos. 32 Luego digite *98%, para obtener la fórmula =’

Importe en ML’*98%. (se observa que el campo

Importe en ML tiene espacios al inicio).

33 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 3.53. Recomendable insertar el campo y no escriba el nombre del campo en el recuadro fórmula, porque puede tener espacio.

34 Seleccione la celda B2. 35 En la ﬁcha Opciones, en el grupo Cálculos, haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Campos, elementos y conjuntos y, a continuación, Campo calculado.

36 Excel muestra el cuadro de diálogo Insertar campo calculado. 37 En el cuadro Nombre escriba Julio. 38 En el cuadro fórmula borre el texto. 39 Luego seleccione el campo Importe en ML y haga clic en el botón Insertar campos. 40 Luego digite *98%, para obtener la fórmula =’

Importe en ML’*97%.

41 Haga clic en el botón Aceptar. 42 Seleccione la celda B2. 43 En la ﬁcha Opciones, en el grupo Cálculos, haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Campos, elementos y conjuntos y, a continuación, Campo calculado.

44 Excel muestra el cuadro de diálogo Insertar campo calculado. 45 En el cuadro Nombre escriba Agosto. 46 En el cuadro fórmula borre el texto.

CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

47 Luego seleccione el campo Importe en ML y haga clic en el botón Insertar campos. 48 Luego digite *98%, para obtener la fórmula =’

Importe en ML’*97.5%.

49 Haga clic en el botón Aceptar. 50 Seleccione la celda B2. 51 En la ﬁcha Opciones, en el grupo Cálculos, haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Campos, elementos y conjuntos y, a continuación, Campo calculado.

52 Excel muestra el cuadro de diálogo Insertar campo calculado. 53 En el cuadro Nombre escriba Setiembre. 54 En el cuadro fórmula borre el texto. 55 Luego seleccione el campo Importe en ML y haga clic en el botón Insertar campos. 56 Luego digite *98%, para obtener la fórmula =’

Importe en ML’*95%.

57 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 3.54. Informe de tabla dinámica con proyecciones de recupero de deuda para los meses Junio a Se embre.

58 Seleccione la celda C2. 59 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 60 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado escriba el nombre borre el texto Suma de y agregue un espacio al final del texto Junio.

61 Haga clic en el botón Aceptar. 62 Seleccione la celda D2. 63 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 64 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado escriba el nombre borre el texto Suma de y agregue un espacio al final del texto Julio.

65 Haga clic en el botón Aceptar. 66 Seleccione la celda E2. 67 En la ﬁcha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Conﬁguración de campo.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

68 Excel muestra el cuadro de diálogo Conﬁguración de campo valor. En Nombre personalizado escriba el nombre borre el texto Suma de y agregue un espacio al ﬁnal del texto Agosto.

69 Haga clic en el botón Aceptar. 70 Seleccione la celda F2. 71 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 72 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado escriba el nombre borre el texto Suma de y agregue un espacio al final del texto Setiembre.

73 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 3.55. Informe de tabla dinámica con proyecciones de recupero del mes de junio a se embre.

Crear un informe de tabla dinámica por división y muestre la deuda y proyección del recupero de la deuda. Para el mes de junio con porcentajes diferentes para cada división del negocio: CIC00

95% de la deuda de mayo.

JPC00

93% de la deuda de mayo.

MP00

90% de la deuda de mayo.

PC00

igual a la deuda de mayo.

Como ya existe un informe de tabla dinámica con fórmulas realizadas con campo calculado, se asignará otro nombre al rango que tienen como nombre DATA.

1 Haga clic en la hoja Cierre CIC. 2 Seleccione la celda A1 y pulse las teclas [ Ctrl ] + [ E ] para seleccionar el rango A1:W6502. 3 Asigne nombre al rango, haga clic en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos y seleccione Definir nombre.

4 En el cuadro nombre escriba Lista. 5 Inserte una hoja nueva, haga clic en el botón Insertar hoja de cálculo . 6 Haga clic derecho en la Hoja y luego clic en Cambiar Nombre. 7 Escriba el nombre de TDProyeccion Elemento. 8 Seleccione la celda A1 de la hoja TDProyeccion Elemento. 9 En la ﬁcha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica, o bien haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.

100

CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

10 En Seleccione los datos que desea analizar, asegúrese de activar la opción Seleccione una tabla o un rango y,

11 Haga clic en el cuadro Tabla o rango, y pulse la tecla [F3]. Excel mostrará el cuadro de diálogo Pegar nombre.

12 Seleccione el nombre Lista. 13 Haga clic en el botón Aceptar. 14 En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, active el botón de opción hoja de cálculo existente.

15 En el cuadro Ubicación por defecto se lee ‘TDProyeccion Elemento’!$A$1 para colocar el informe de tabla dinámica en la hoja de cálculo existente.

16 Haga clic en el botón Aceptar. 17 Haga clic y mantenga presionado el campo Div. en la sección campos y arrastre hasta la sección Etiquetas de columna.

18 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Importe en ML. 19 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Deuda corriente. 20 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Deuda vencida. 21 Arrastre el campo “∑ Valores” de la sección Etiquetas de columna a la hacia la sección etiquetas de fila.

22 Seleccione la celda B3. 23 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 24 Excel muestra el cuadro de dialogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado escriba el nombre Deuda.

28 Haga clic en el botón Aceptar. 29 Haga clic en el botón Aceptar. 30 Seleccione la celda B4. 31 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 32 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado escriba el nombre Corriente.

33 Haga clic en el botón Formato de número. 34 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 35 En la columna categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escriba cero y active la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

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36 Haga clic en el botón Aceptar. 37 Haga clic en el botón Aceptar. 38 Seleccione la celda B5. 39 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 40 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado escriba el nombre Vencida.

41 Haga clic en el botón Formato de número. 42 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 43 En la columna categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escriba cero y active la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

44 Haga clic en el botón Aceptar. 45 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 3.56. Informe de tabla dinámica con los valores de la deuda, corriente y vencida por división de negocio.

46 Seleccione la celda B2 (seleccione una celda que contenga un elemento como CIC00, JPC00, MP00 y PC00.

47 En la ﬁcha Opciones, en el grupo Cálculos, haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Campos, elementos y conjuntos y seleccione Elemento calculado.

Figura 3.57. Cálculos con elemento calculados.

102

CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

48 Excel muestra el cuadro de diálogo Insertar elemento calculado Div. En Nombre personalizado escriba el nombre CIC00-Jun.

49 En el cuadro Fórmula borre el texto 50 y en la sección campos haga clic en el campo Div. 51 En la sección Elementos se muestra los elementos CIC00, JPC00, MP00 y PC00, seleccione CIC00. 52 Luego haga clic en el botón Insertar elemento. 53 En el cuadro fórmula se muestra=CIC00, escriba *95% 54 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 3.58. Insertar elemento calculado del campo división de negocio (Div.)

55 Seleccione la celda B2. 56 En la ﬁcha Opciones, en el grupo Cálculos, haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Campos, elementos y conjuntos y seleccione Elemento calculado.

57 Excel muestra el cuadro de diálogo Insertar elemento calculado Div. En Nombre personalizado escriba el nombre JPC00-Jun.

58 En el cuadro Fórmula borre el texto 59 Y en la sección Campos haga clic en el campo Div. 60 En la sección Elementos se muestra los elementos CIC00, JPC00, MP00 y PC00, seleccione JPC00. 61 Luego haga clic en el botón Insertar elemento. 62 En el cuadro fórmula se muestra =JPC00, escriba *93% 63 Haga clic en el botón Aceptar. 64 Seleccione la celda B2. 65 En la ﬁcha Opciones, en el grupo Cálculos, haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Campos, elementos y conjuntos y seleccione Elemento calculado.

66 Excel muestra el cuadro de diálogo Insertar elemento calculado Div. En Nombre personalizado escriba el nombre MP00-Jun.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

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67 En el cuadro Fórmula borre el texto 68 Y en la sección Campos haga clic en el campo Div. 69 En la sección Elementos se muestra los elementos CIC00, JPC00, MP00 y PC00, seleccione MP00. 70 Luego haga clic en el botón Insertar elemento. 71 En el cuadro fórmula se mostrará =MP00, escriba *90% 72 Haga clic en el botón Aceptar. 73 Seleccione la celda B2. 74 En la ﬁcha Opciones, en el grupo Cálculos, haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Campos, elementos y conjuntos y seleccione Elemento calculado.

75 Excel muestra el cuadro de diálogo Insertar elemento calculado Div. En Nombre personalizado escriba el nombre PC00-Jun.

76 En el cuadro Fórmula borre el texto 77 y en la sección Campos haga clic en el campo Div. 78 En la sección Elementos se muestra los elementos CIC00, JPC00, MP00 y PC00, seleccione JPC00. 79 Luego haga clic en el botón Insertar elemento. 80 En el cuadro fórmula se muestra =PC00 81 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 3.59. Informe de tabla dinámica con proyecciones según división de negocio.

Se moverá cada elemento proyectado del mes de junio.

82 Seleccione la celda F2 y en modo mover (el cursor toma la forma de una cruz con ﬂechas), arrastre el mouse hasta ubicarse entre la columna B y C para colocarlo al costado derecho de la celda B2.

Figura 3.60. Al mover la celda F2 se mueve juntos con los valores del rango F3:F5.

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CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

83 Seleccione la celda G2 y en modo mover (el cursor toma la forma de una cruz con ﬂechas), arrastre el mouse hasta ubicarse entre la columna D y E para colocarlo al costado derecho de la celda D2.

84 Seleccione la celda H2 y en modo mover (el cursor toma la forma de una cruz con ﬂechas), arrastre el mouse hasta ubicarse entre la columna F y G para colocarlo al costado derecho de la celda F2.

Figura 3.61. Informe de tabla dinámica que muestre la proyección por elementos del campo Div.

Crear un reporte similar a la hoja Reporte x Cliente, pero en este caso los rangos de anticuamiento no se tendrá como título cabecera de la lista de datos sino como elemento del campo estado.

1 Haga clic en la Hoja 4. 2 Haga clic derecho en la Hoja4 y luego clic en Cambiar Nombre. 3 Escriba el nombre de Reporte x Cliente1. 4 Seleccione la celda A1 de la hoja Reporte x Cliente1. 5 En la celda U1 escriba -1000. 6 En la celda U2 escriba 1. 7 En la celda U3 escriba 11. 8 En la celda U4 escriba 31. 9 En la celda U5 escriba 61. 10 En la celda U6 escriba 91. 11 En la celda U7 escriba 181. 12 En la celda V1 escriba Deuda Corriente. 13 En la celda V2 escriba 1 – 10 Días. 14 En la celda V3 escriba 11 – 30 Días. 15 En la celda V4 escriba 31 – 60 Días. 16 En la celda V5 escriba 61 – 90 Días. 17 En la celda V6 escriba 91 – 180 Días. 18 En la celda V7 escriba > 180 Días. 19 En la celda W1 escriba 1. 20 En la celda W2 escriba 2. 21 En la celda W3 escriba 3. 22 En la celda W4 escriba 4. 23 En la celda W5 escriba 5.

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24 En la celda W6 escriba 6. 25 En la celda W7 escriba 7. 26 En la celda P1 escriba Estado. 27 En la celda Q1 escriba Orden. 28 En la celda P2 escriba la fórmula =CONSULTAV(L2,$U$1:$W$7,2,VERDADERO). 29 Seleccione la celda P2 y en modo copiar (señalar en la parte inferior derecha de la celda P2, el cursor toma la forma de una cruz).

30 haga doble clic, la fórmula se copiará hasta la último valor de la columna O. 31 En la celda Q2 escriba la fórmula =CONSULTAV(L2,$U$1:$W$7,3,VERDADERO). 32 Seleccione la celda Q2. 33 En modo copiar haga doble clic, la fórmula se copiara hasta la ultimo valor de la columna O. 34 Seleccione la celda A1 y pulse las teclas [ Ctrl ] + [ E ] para seleccionar el rango A1:Q6502. 35 Asigne nombre al rango, haga clic en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos y seleccione Definir nombre.

36 En el cuadro nombre escriba Data1. 37 Inserte una hoja nueva, haga clic en el botón Insertar hoja de cálculo. 38 Haga clic derecho en la Hoja insertada y luego clic en Cambiar Nombre. 39 Escribir el nombre de TD División1. 40 Seleccione la celda A1 de la hoja TD División1. 41 En la ﬁcha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica, o bien haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.

42 Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. 43 En Seleccione los datos que desea analizar, asegúrese de activar la opción Seleccione una tabla o un rango y,

44 Haga clic en el cuadro Tabla o rango, y pulse la tecla [F3]. Excel mostrará el cuadro de diálogo Pegar nombre.

45 Seleccione el nombre Data1. 46 Haga clic en el botón Aceptar. 47 En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, active el botón de opción hoja de cálculo existente.

48 En el cuadro Ubicación por defecto se lee ‘TD División1’!$A$1 para colocar el informe de tabla dinámica en la hoja de cálculo existente.

49 Haga clic en el botón Aceptar. 50 Haga clic y mantenga presionado el campo Div. en la sección campos y arrastre hasta la sección Etiquetas de columna.

51 En la sección campos, active la casilla de veriﬁcación del campo Importe en ML. 52 Señale el campo Orden y arrastre a la hacia la sección etiquetas de columna.

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CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

53 Señale el campo Estado y arrastre a la hacia la sección etiquetas de columna debajo del campo Orden.

54 Señale el campo Div. y arrastre a la hacia la sección etiquetas de fila. 55 Seleccione la celda B4. 56 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 57 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado escriba el nombre Importe.

58 Haga clic en el botón Formato de número. 59 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 60 En la columna categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escriba cero y active la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

61 Haga clic en el botón Aceptar. 62 Haga clic en el botón Aceptar. El informe de tabla dinámica es como se muestra en la ﬁgura 3.62:

Figura 3.62. Informe de tabla dinámica que muestra subtotales.

63 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Diseño, haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Subtotales y seleccione No mostrar subtotales.

Figura 3.63. Opciones para mostrar u ocultara Subtotales.

64 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Diseño, haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Diseño de informe y seleccione Mostrar en formato tabular.

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65 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Estilo de tabla dinámica, haga clic en el botón más y seleccione Estilo de tabla dinámica claro 16.

Figura 3.64. Otra forma de realizar un informe de tabla dinámica.

Todos los reportes o lista de datos realizados se usaron información que son extraídos de un sistema SAP de la transacción FBL5N. Pero una empresa puede crear nuevas transacciones para satisfacer sus necesidades y para este caso trabajaremos con información extraído de otro sistema.

1 Abrir el archivo CARTERA CIC 31.12.2011.xlsx. 2 Seleccione la celda A1. 3 En la ﬁcha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica, o bien haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.

4 Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, en Seleccione los datos que desea analizar, asegúrese de activar la opción Seleccione una tabla o un rango.

5 En cuadro Tabla o rango, automáticamente Excel ingresó el rango ‘CARTERA AL 31.12.2011’!$A$1:$P$28825.

6 Haga clic en el botón Aceptar. 7 En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, active el botón de opción Nueva hoja de cálculo.

8 Haga clic en el botón Aceptar. 9 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Deuda. 10 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Corriente. 11 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo 0001 - 0009 días. 12 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo 0010 - 0030 días. 13 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo 0031 - 0060 días. 14 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo 0061 - 0090 días. 15 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo 0091 - 0180 días. 16 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo 0181 o más días. 17 Haga clic con el botón secundario en el campo Zona en la sección de campos y, a continuación, seleccione Agregar a etiquetas de fila.

18 Haga clic con el botón secundario en el campo Gestor en la sección de campos y, a continuación, seleccione Agregar a Filtro de informe.

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CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

19 Haga clic en la celda B4 del informe de tabla dinámica, de esta forma, se muestran la Herramientas de tabla dinámica, agregando las ﬁchas Opciones y Diseño.

20 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 21 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado borrar el texto “suma de “ y al final del texto Deuda pulse la barra espaciadora.

22 Haga clic en el botón Formato de número. 23 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 24 En la columna Categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escriba cero y active la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

25 Haga clic en el botón Aceptar. 26 Haga clic en el botón Aceptar. 27 Haga clic en la celda C4. 28 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 29 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado borrar el texto “suma de “ y al final del texto Corriente pulse la barra espaciadora.

30 Haga clic en el botón Formato de número. 31 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 32 En la columna Categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escriba cero y active la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

33 Haga clic en el botón Aceptar. 34 Haga clic en el botón Aceptar. 35 Haga clic en la celda D4. 36 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 37 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado borrar el texto “suma de “ y al final del texto Vencido pulse la barra espaciadora.

38 Haga clic en el botón Formato de número. 39 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 40 En la columna Categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escriba cero y active la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

41 Haga clic en el botón Aceptar. 42 Haga clic en el botón Aceptar. 43 Haga clic en la celda E4. 44 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 45 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado borrar el texto “suma de “ y al final del texto 0001 - 0009 días pulse la barra espaciadora.

46 Haga clic en el botón Formato de número. 47 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda.

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48 En la columna Categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escriba cero y active la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

49 Haga clic en el botón Aceptar. 50 Haga clic en el botón Aceptar. 51 Haga clic en la celda F4. 52 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 53 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado borrar el texto “suma de “ y al final del texto 0010 - 0030 días pulse la barra espaciadora.

54 Haga clic en el botón Formato de número. 55 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 56 En la columna Categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escriba cero y active la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

57 Haga clic en el botón Aceptar. 58 Haga clic en el botón Aceptar. 59 Haga clic en la celda G4. 60 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 61 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado borrar el texto “suma de “ y al final del texto 0031 - 0060 días pulse la barra espaciadora.

62 Haga clic en el botón Formato de número. 63 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 64 En la columna Categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escriba cero y active la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

65 Haga clic en el botón Aceptar. 66 Haga clic en el botón Aceptar. 67 Haga clic en la celda H4. 68 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 69 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado borrar el texto “suma de “ y al final del texto 0061 - 0090 días pulse la barra espaciadora.

70 Haga clic en el botón Formato de número. 71 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 72 En la columna Categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escriba cero y active la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

73 Haga clic en el botón Aceptar. 74 Haga clic en el botón Aceptar. 75 Haga clic en la celda I4. 76 En la ﬁcha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Conﬁguración de campo.

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CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

77 Excel muestra el cuadro de diálogo Conﬁguración de campo valor. En Nombre personalizado borrar el texto “suma de “ y al ﬁnal del texto 0091 - 0180 días pulse la barra espaciadora.

78 Haga clic en el botón Formato de número. 79 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 80 En la columna Categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escriba cero y active la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

81 Haga clic en el botón Aceptar. 82 Haga clic en el botón Aceptar. 83 Haga clic en la celda J4. 84 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 85 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado borrar el texto “suma de “ y al final del texto 0181 o más días pulse la barra espaciadora.

86 Haga clic en el botón Formato de número. 87 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 88 En la columna Categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escriba cero y active la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles (,).

89 Haga clic en el botón Aceptar. 90 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 3.65 Informe de tabla dinamia que muestra la deuda por regiones.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

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91 Seleccione la celda A1. 92 Mueva la tabla dinámica a la celda A10, En la ﬁcha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Mover tabla dinámica.

Figura 3.66. En el grupo Acciones se encuentran los botones Borrar, Seleccionar y Mover tabla dinámica.

93 Excel muestra el cuadro de diálogo Mover tabla dinámica. Active el botón de opción Hoja de cálculo existente.

94 Y en el cuadro Ubicación seleccione la celda A10 y se mostrará el texto Hoja1!A10 95 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 3.67. Informe de tabla dinámica se desplazó 7 ﬁlas

• USAR LA SEGMENTACIÓN DE DATOS PARA FILTRAR DATOS DE TABLAS DINÁMICAS En versiones anteriores de Microsoft Excel, se pueden usar filtros de informes para filtrar los datos de un informe de tabla dinámica aunque no es fácil ver el estado actual de filtrado cuando se filtran varios elementos. Para filtrar los datos en Microsoft Excel 2010, se puede usar la segmentación de datos. La segmentación de datos proporciona botones en los que se puede hacer clic para filtrar los datos de las tablas dinámicas. Además del filtrado rápido, la segmentación de datos también indica el estado actual de filtrado, lo cual facilita el entendimiento de lo que se muestra exactamente en un informe de tabla dinámica filtrado.

¿Qué es la segmentación de datos? Las segmentaciones de datos son componentes de filtrado fáciles de usar que contienen un conjunto de botones que le permiten filtrar los datos de un informe de tabla dinámica rápidamente sin la necesidad de abrir listas desplegables para buscar los elementos que se desean filtrar.

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CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

Cuando se usa un filtro común de informe de tabla dinámica para filtrar varios elementos, el filtro solamente indica que se filtran varios elementos y es necesario abrir una lista desplegable para ver los detalles de filtrado. Sin embargo, las segmentaciones de datos etiquetan claramente el filtro que se aplica y proporcionan detalles para que los datos que se muestran en el informe de tabla dinámica filtrado puedan entenderse fácilmente. Las segmentaciones de datos generalmente se asocian a la tabla dinámica en la cual se crean.

Usar la segmentación de datos Crear una segmentación de datos asociada a la tabla dinámica creada en el archivo CARTERA CIC 31.12.2011.xlsx .

Crear una segmentación de datos en una tabla dinámica existente 1 Haga clic en cualquier lugar del informe de tabla dinámica para el cual desea crear una segmentación de datos. De esta forma, se mostrarán las Herramientas de tabla dinámica y se agregarán las pestañas Opciones y Diseño.

2 En el grupo Ordenar y ﬁltrar de la ﬁcha Opciones, haga clic en Insertar Segmentación de datos.

Figura 3.68. Crear una segmentación de datos en una tabla dinámica existente.

3 En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos, active la casilla de veriﬁcación de los campos Zona y gestor que desea crear una segmentación de datos.

4 Haga clic en Aceptar.

Figura 3.69. Ac ve la casilla de veriﬁcación de los campos de la tabla dinámica para los cuales desea crear una segmentación de datos.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

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113

Se mostrará una segmentación de datos para cada campo que haya seleccionado.

Figura 3.70. Los segmentos se ubican por defecto delante de la tabla dinámica.

5 Mueva la segmentación Zona y gestor como en la ﬁgura 3.71.

Figura 3.71. Señalar el tulo de la segmentación y presionar el botón principal del mouse y arrastre hasta la ubicación deseada.

6 Haga clic en la segmentación Zona y grupo Botones de la ﬁcha Opciones, haga clic en el cuadro Columnas y escriba 4.

Figura 3.72. Puede conﬁgurar la can dad de columnas que mostrara la segmentación de datos.

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CAP. 3

REPORTES DE COBRANZA

7 Haga clic en la segmentación Gestor y grupo Botones de la ﬁcha Opciones, haga clic en el cuadro Columnas y escriba 2.

8 Modifique el tamaño de la segmentación de datos, señale los bordes de una de las esquinas y el cursor toma la forma de una flecha en doble sentido, presione el botón principal y arrastre el mouse hasta obtener el tamaño deseado como el de la figura 3.73.

Figura 3.73. Tamaño de la segmentación de datos personalizado

Aplicar formato a una segmentación de datos

9 Haga clic en la segmentación de datos Zona. 10 Se mostrarán las Herramientas de segmentación de datos y se agregará la ﬁcha Opciones. 11 En la ﬁcha Opciones, en el grupo Estilos de segmentación de datos, haga clic en el estilo de segmentación de datos oscuro 6.

12 Haga clic en la segmentación de datos Gestor. 13 Se mostrarán las Herramientas de segmentación de datos y se agregará la ﬁcha Opciones. 14 En la ﬁcha Opciones, en el grupo Estilos de segmentación de datos, haga clic en el estilo de segmentación de datos oscuro 3.

Figura 3.74. Para ver todos los es los disponibles, haga clic en el botón Más .

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GESTIÓN Y METODOLOGÍA

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Figura 3.75. Formato a una segmentación de datos.

15 En la segmentación Gestor haga clic en Luis Contreras mantenga presionado la tecla [ Ctrl ], clic en Luz Cruces, clic en Martin pacheco y clic en Víctor Flores.

16 Mantenga presionado la tecla [ Ctrl ] y haga clic en Región 2 y Región 4 para no mostrar en el informe de tabla dinámica.

Figura 3.76. En cada segmentación de datos, haga clic en los elementos en los cuales desea aplicar el ﬁltro. Para seleccionar más de un elemento, mantenga presionada la tecla CTRL y luego haga clic en los elementos en los que desea aplicar el ﬁltro.

1- Un encabezado de segmentación de datos indica la categoría de los elementos que contiene. 2- Un botón de filtrado que no está activado indica que el elemento no está incluido en el filtro. 3- Un botón de filtrado que está activado indica que el elemento está incluido en el filtro. 4- Un botón Borrar filtro quita el filtro mediante la selección de todos los elementos de la segmentación de datos.

Figura 3.77. Elementos de segmentación de datos.

CAPÍTULO

4 INDICADORES DE COBRANZA OBJETIVO: La rotación de cartera establece el número de veces que las cuentas por cobrar giran, en promedio de un período determinado de tiempo, generalmente un año. El indicador de rotación de cartera permite conocer la rapidez de la cobranza, pero no es útil para evaluar si dicha rotación está de acuerdo con las políticas de crédito ﬁjadas por la empresa.

TEMA: Ratios de Cobranza. Indicadores de Cobranza. Gráﬁcos de Cobranza. Indicadores dinámicos.

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GESTIÓN Y METODOLOGÍA

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• RATIOS DE COBRANZA Hay muchas formas de crear un indicador. Dependiendo qué se requiere y qué datos estamos analizando se puede ver la rotación de cuentas por cobrar, qué es el cálculo del período medio de cobro, a través de las siguientes fórmulas que nos da el número de veces que rotan las cuentas por cobrar. Nombre del índice

Fórmula

Unidad de medida

Período de Recaudo deudores Clientes

(Deudores Clientes x 360)/ Ventas Intersección

días

También podemos crear indicadores tomando comparación del cierre anterior, así como que tanto por ciento representa una tramo (días de demora, por ejemplo de 10 – 30 días) de la deuda total. Si el negocio tiene divisiones o líneas de negocio, comparará en qué división o línea de negocio hay más deuda, etc.

1 Abra el archivo Comparativo medio de cobro.xlsx. 2 Haga clic en la hoja Deuda. 3 Seleccione la celda B10 y escriba Vencido. 4 Seleccione la celda B11 y escriba Deuda. 5 Seleccione la celda B5. En la ﬁcha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Copiar formato.

6 El cursor toma la forma de una brocha, seleccione la celda B10:B11 para copiar el formato de la celda B5.

7 En la celda C10 escriba la fórmula =SUMA(C6:C9). 8 Seleccione la celda C10 y en modo copiar arrastre el cursor hasta la celda N10. 9 En la celda C11 escriba la fórmula =C5+C10. 10 Seleccione la celda C11 y en modo copiar arrastre el cursor hasta la celda N11. 11 Seleccione la celda C5. En la ﬁcha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Copiar formato.

12 El cursor toma la forma de una brocha, seleccione la celda C10:N11 para copiar el formato de la celda C5.

13 Seleccione la celda B13 y escriba Días Vencidos. 14 Seleccione la celda B14 y escriba Días a Vencer. 15 Seleccione la celda B15 y escriba Total Días de Venta a Cobrar. 16 Seleccione la celda B16 y escriba Vencido / Deuda. 17 Seleccione la celda B18 y escriba Ventas. 18 Seleccione la celda B19 y escriba Mes. 19 Seleccione la celda C18 escriba =Suma( 20 Haga clic en la hoja Ventas y seleccione el rango C5:C8 y presione la tecla [ Enter ]. 21 En la celda C18 se muestra la fórmula =SUMA(Ventas!C5:C8).

120

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

22 Seleccione la celda C18 y en modo copiar arrastre hasta la celda N18. 23 Seleccione la celda C19 y escriba 30. 24 Seleccione la celda D19 y escriba 60. 25 Seleccione el rango C19:D19 y en modo copiar arrastre hasta la celda N19. 26 Seleccione la celda C13 y escriba =SI(SUMA(C18)=0,””,ENTERO(C10/SUMA($C$18:C18)*C19)). 27 Seleccione la celda C13 y en modo copiar arrastre hasta la celda N13. 28 Seleccione la celda C14 y escriba =SI(SUMA(C18)=0,””,ENTERO(C5/SUMA($C$18:C18)*C19)). 29 Seleccione la celda C14 y en modo copiar arrastre hasta la celda N14. 30 Seleccione la celda C15 y escriba =SI(C13=””,””,C13+C14). 31 Seleccione la celda C15 y en modo copiar arrastre hasta la celda N15. 32 Seleccione la celda C16 y escriba =SI(C11=0,””,C10/C11). 33 Seleccione la celda C16 y en modo copiar arrastre hasta la celda N16. 34 Seleccione el rango B13:N16. 35 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Formato y luego clic en Formato de celdas.

36 Haga clic en la ficha Bordes y seleccione en estilo, Línea continua. 37 En el cuadro despliegue seleccione el color verde. 38 Y en la sección preestablecidos clic en Contorno e Interior. 39 Haga clic en Aceptar. 40 Seleccione el rango B18:N18. 41 En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha que se encuentra debajo de Formato y luego clic en Formato de celdas.

42 Haga clic en la ﬁcha Bordes y seleccione en estilo, Línea continua. 43 En el cuadro despliegue seleccione el color marrón. 44 Y en la sección preestablecidos clic en Contorno e Interior. 45 Haga clic en la ﬁcha Relleno y seleccione color Anaranjado claro. 46 Haga clic en Aceptar.

Figura 4.0. Pueden usar el ra o de cobranza como plan lla para todos los años.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

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• INDICADORES DE COBRANZA En el archivo Indicadores de Cobranza.xlsx se tiene información de la cantidad de clientes que tienen deuda, cantidad de documentos legales y el importe deudor por cada división del negocio. Se va a preparar un cuadro que permita visualizar la variación porcentual tomando como referencia el mes anterior.

1 Abra el archivo Comparativo medio de Indicadores de Cobranza.xlsx. 2 Haga clic en la hoja Datos.

Figura 4.1. Reporte por Clientes, Documentos e Importe.

3 Inserte una hoja nueva, haga clic en el botón Insertar hoja de cálculo . 4 Haga clic derecho en la hoja insertada y luego clic en Cambiar Nombre. 5 Escriba el nombre Ratio1. 6 Inserte una hoja nueva, haga clic en el botón Insertar hoja de cálculo . 7 Haga clic derecho en la hoja insertada y luego clic en Cambiar Nombre. 8 Escriba el nombre Ratio2. 9 Seleccione toda la hoja Datos. 10 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Copiar. 11 Seleccione toda la hoja Ratio1. 12 Seleccione la celda A1. 13 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Pegar. 14 Seleccione toda la hoja Ratio2. 15 Seleccione la celda A1. 16 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Pegar. 17 En la hoja Ratio1 seleccione el rango D2:L15. 18 Pulse la tecla [ Supr ] o [ Delete ]. 19 En la hoja Ratio2 seleccione el rango D2:L15. 20 Pulse la tecla [ Supr ] o [ Delete ].

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CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

Figura 4.2. Formato idén co a la hoja datos.

En el archivo Indicadores de Cobranza.xlsx se tiene información de la cantidad de clientes que tienen deuda, cantidad de documentos legales y el importe deudor por cada división del negocio. Se va a preparar un cuadro que permita visualizar la variación porcentual con respecto al mes de enero.

21 Seleccione la celda E2 de la hoja Ratio1 y escribir =SI(Datos!E2=0,””,(Datos!E2-Datos!D2)/ Datos!D2). 22 Seleccione la celda E2 y en modo copiar arrastre el cursor hasta la celda O2. 23 Una vez seleccionado el rango E2:O2 en modo copiar arrastre el cursor hasta la celda O5, y la fórmula se copiará en el rango E2:O5.

24 Con el rango E2:O5 seleccionado, haga clic en la ﬁcha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Copiar.

25 Seleccione la celda E7. 26 Haga clic en la ﬁcha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Pegar. 27 Seleccione la celda E12. 28 Pulse la tecla [ Enter ].

Figura 4.3. Variación porcentual de la deuda por división con respecto al mes anterior.

29 Seleccione la celda D2 de la hoja Ratio2 y escriba =SI(Datos!D2=0,””,(Datos!D2-Datos!$D2)/ Datos!$D2).

30 Seleccione la celda D2 y en modo copiar arrastre el cursor hasta la celda O2.

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31 Una vez seleccionado el rango D2:Ol2 en modo copiar arrastre el cursor hasta la celda O5, y la fórmula se copiará en el rango D2:O5.

32 Con el rango D2:O5 seleccionado, haga clic en la ﬁcha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Copiar.

33 Seleccione la celda D7. 34 Haga clic en la ﬁcha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Pegar. 35 Seleccione la celda D12. 36 Pulse la tecla [ Enter ].

Figura 4.4. Variación porcentual de la deuda por división con respecto al mes de enero.

Elaborar plantilla para el cálculo del indicador para cada división de negocio con respecto a los días de atraso y resaltar en qué tramo tiene mayor deuda.

1 Abra un libro nuevo. 2 En la Hoja1 seleccione la celda B1 y escriba CORPORACION IMAGEN Y COLOR SAC – 2011. 3 Seleccione la celda A1. 4 En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Negrita. 5 En el grupo Fuente de la ficha Inicio, haga clic en la flecha que se encuentra a la derecha de Tamaño de fuente y seleccione 16.

6 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la ﬂecha que se encuentra a la derecha de Color de fuente y seleccione Azul.

7 En la celda B3 escriba AÑO 2011. 8 En la celda C3 escriba DIVISIÓN. 9 En la celda D3 escriba Corriente. 10 En la celda E3 escriba 0 - 9 Días. 11 En la celda F3 escriba 10 - 60 Días. 12 En la celda G3 escriba 61- 180 Días. 13 En la celda H3 escriba > a 180 Días.

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CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

14 En la celda I3 escriba Deuda. 15 En la celda C4 escriba JPCOO. 16 En la celda C6 escriba CICOO. 17 En la celda C8 escriba MPOO. 18 En la celda C10 escriba TOTAL DIVISIÓN. 19 Seleccione el rango B4:B11. 20 En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Combinar y centrar. 21 En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Alineación en el medio. 22 En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Centrar. 23 En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en la flecha que se encuentra debajo de Orientación y seleccione Girar texto hacia arriba.

24 Seleccione la celda B4 y escriba Enero. 25 Seleccione la celda B4 y se seleccionará el rango B4:B11, en la ﬁcha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Negrita.

26 En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Negrita. 27 En el grupo Fuente de la ficha Inicio, haga clic en la flecha que se encuentra a la derecha de Tamaño de fuente y seleccione 18.

28 Seleccione el rango B3:I3. 29 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la ﬂecha que se encuentra a la derecha de Color de relleno y seleccione Azul oscuro, texto 2, Claro 40%.

30 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la ﬂecha que se encuentra a la derecha de Color de fuente y seleccione Blanco, Fondo 1.

31 En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Negrita. 32 Seleccione el rango C5:I5, C7:I7 y C9:I9. 33 En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha que se encuentra a la derecha de Color de relleno y seleccione Aguamarina, Énfasis 5, Claro 80%.

34 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Número, haga clic en el botón Inicializador de cuadro de diálogo. 35 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas, en la sección Categoría haga clic en Porcentaje.

36 En la sección Muestra escriba cero. 37 Haga clic en el botón Aceptar. 38 Seleccione el rango C10:I11. 39 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la ﬂecha que se encuentra a la derecha de Color de relleno y seleccione Aguamarina, Énfasis 5, Claro 40%.

40 En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Negrita. 41 En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha que se encuentra a la derecha de Borde y seleccione Borde de cuadro grueso.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

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42 Seleccione la celda B3:I11. 43 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la ﬂecha que se encuentra a la derecha de Borde y seleccione Borde de cuadro grueso.

44 Seleccione la celda B3:I3. 45 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la ﬂecha que se encuentra a la derecha de Borde y seleccione Borde de cuadro grueso.

46 Seleccione el rango E5:H5. 47 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Formato condicional y, a continuación, en Nueva regla.

48 Excel muestra la ventana Nueva regla de formato. 49 En la sección Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.

50 En la sección Editar un descripción de regla, escriba la fórmula: =E5=MAX($E5:$H5). 51 Haga clic en el botón Formato. 52 Haga clic en la ficha Relleno y luego clic en el color amarillo. 53 Haga clic en el botón Aceptar. 54 Seleccione el rango E7:H7. 55 En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha que se encuentra debajo de Formato condicional y, a continuación, en Nueva regla.

56 Excel muestra la ventana Nueva regla de formato. 57 En la sección Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.

58 En la sección Editar un descripción de regla, escriba la fórmula: =E7=MAX($E7:$H7). 59 Haga clic en el botón Formato. 60 Haga clic en la ficha Relleno y luego clic en el color amarillo. 61 Haga clic en el botón Aceptar. 62 Seleccione el rango E9:H9. 63 En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha que se encuentra debajo de Formato condicional y, a continuación, en Nueva regla.

64 Excel muestra la ventana Nueva regla de formato. 65 En la sección Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.

66 En la sección Editar un descripción de regla, escriba la fórmula: =E9=MAX($E9:$H9). 67 Haga clic en el botón Formato. 68 Haga clic en la ﬁcha Relleno y luego clic en el color amarillo. 69 Haga clic en el botón Aceptar. 70 Seleccione el rango E11:H11.

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CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

71 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Formato condicional y, a continuación, en Nueva regla.

72 Excel muestra la ventana Nueva regla de formato. 73 En la sección Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.

74 En la sección Editar un descripción de regla, escriba la fórmula: =E11=MAX($E11:$H11). 75 Haga clic en el botón Formato. 76 Haga clic en la ficha Relleno y luego clic en el color amarillo. 77 Haga clic en el botón Aceptar. 78 Seleccione el rango B1:I1 79 En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en el botón inicializador de cuadro de diálogo. 80 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda. 81 En la ficha Alineación, en la sección Alineación de texto seleccionar: Horizontal:

Centrar en la selección

Vertical:

Centrar

82 Haga clic en el botón Aceptar. 83 En la ficha Vista, en el grupo Mostrar, haga clic en la casilla de verificación Líneas de cuadrícula para desactivar y no ver las líneas de división en la hoja activa. En la figura 4.5 se observa que los rangos (D5:I5, D7:I7 y D9:I9) donde se aplicaron formato condicional y se sombrearon de color amarillo al máximo valor, como no hay valores todo el rango se sombrea de amarillo.

Figura 4.5. Plan lla para el mes de enero.

Ingresar las fórmulas que realicen la división del importe de cada tramo (0-9 días, 10-60 días, 61-180 días y mayor a 180 días) entre el importe de la deuda total por división para ver que tanto por ciento representa cada tramo de la deuda total para cada división de negocio.

84 Seleccione la celda D5 y escriba la fórmula =SI(ESBLANCO(D4),””,SIERROR(D4/$I4,””)). 85 Seleccione la celda D5 y señale la parte inferior derecha de la celda y el cursor tomará la forma de una cruz negra; presione el botón principal y arrastre hasta la celda I5.

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GESTIÓN Y METODOLOGÍA

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86 Excel muestra el botón Opciones de autorrelleno, haga clic en el botón de opción Rellenar sin formato. Figura 4.6. Al rellenar celdas en Excel aparece el botón Opciones de autorrelleno.

87 Seleccione la celda D7 y escriba la fórmula =SI(ESBLANCO(D6),””, SIERROR(D6/$I6,””)). 88 Seleccione la celda D7 y señale la parte inferior derecha de la celda y el cursor tomará la forma de una cruz negra; presione el botón principal y arrastre hasta la celda I7.

89 Excel muestra el botón Opciones de autorrelleno, haga clic en el botón de opción Rellenar sin formato.

90 Seleccione la celda D9 y escriba la fórmula =SI(ESBLANCO(D8),””, SIERROR(D8/$I8,””)). 91 Seleccione la celda D9 y señale la parte inferior derecha de la celda y el cursor tomará la forma de una cruz negra; presione el botón principal y arrastre hasta la celda I9.

92 Excel muestra el botón Opciones de autorrelleno, haga clic en el botón de opción Rellenar sin formato.

93 Seleccione la celda D10 y escriba la fórmula =SI(ESBLANCO(D4),””,D4+D6+D8). 94 Seleccione la celda D9 y señale la parte inferior derecha de la celda y el cursor tomará la forma de una cruz negra; presione el botón principal y arrastre hasta la celda I9.

95 Seleccione la celda D11 y escriba la fórmula =SI(D10=””,””,D10/$I10). 96 Seleccione la celda D11 y señale la parte inferior derecha de la celda y el cursor tomará la forma de una cruz negra; presione el botón principal y arrastre hasta la celda I11.

97 Excel muestra el botón Opciones de autorrelleno, haga clic en el botón de opción Rellenar sin formato.

98 Seleccione la celda I4 y escriba la fórmula =SI(SUMA(D4:H4)=0,””,SUMA(D4:H4)). 99 Seleccione la celda I6 y escriba la fórmula =SI(SUMA(D6:H6)=0,””,SUMA(D6:H6)). 100 Seleccione la celda I8 y escriba la fórmula =SI(SUMA(D8:H8)=0,””,SUMA(D8:H8)).

Figura 4.7. El formato del rango donde se aplicó formato condicional ya no se sombrea de amarillo.

101 Seleccione el rango B4:I11. 102 Señale la parte inferior derecha del rango seleccionado y en modo copiar arrastre el mouse hasta la celda I99.

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CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

Figura 4.8. El formato del rango B3:I11 se copia hasta obtener el mes de diciembre.

Excel copia el formato del mes de enero hasta el mes de diciembre como se visualiza en la ďŹ gura 4.8. Ahora puede ingresar los valores y observe como se va comportando el recupero de la deuda mes a mes, como se muestra en la ďŹ gura 4.9.

Figura 4.9. El formato del rango B3:I11 se copia hasta obtener el mes de diciembre.

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• GRÁFICOS DE COBRANZA Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar de analizar varias columnas de números de la hoja de cálculo, puede ver en seguida si las cuentas por cobrar están disminuyendo o aumentando en meses sucesivos, o cómo se está comportando el recupero por línea de negocio. Abra el archivo Gráfico - Deuda x Mes.xlsx, en la Hoja1 se indica la deuda por división del negocio para cada uno de los tres meses. Se necesita un gráfico donde se comparen las cuatro tiendas en cada mes.

1 Seleccione los datos que desea representar incluidos los títulos de las columnas (Junio, Julio, Agosto) y las etiquetas de las ﬁlas (los nombres de la división de negocios). Rango A8:D12.

2 Haga clic en la ficha Insertar de la cinta de opciones y, en el grupo Gráficos, se mostrarán siete menús desplegables, cada menú lleva a una variedad de tipos de gráfico.

3 Haga clic en la flecha abajo del botón de comando Columna, aparecerán varios tipos de gráficos de columnas donde elegir. Haga clic en Columna agrupada, el primer gráfico de columnas de la lista Columna en 2-D.

Figura 4.10. Conver r el texto y los números de una hoja de cálculo en el contenido de un gráﬁco.

De forma predeterminada, el gráfico se coloca en la hoja de cálculo como un gráfico incrustado (gráfico incrustado: gráfico que se coloca en una hoja de cálculo en lugar de una hoja de gráfico separada. Son muy útiles cuando se desea ver o imprimir un gráfico o un informe de gráfico dinámico con su origen de datos u otra información en una hoja de cálculo). El gráfico mostrado es como la figura 4.11, cada columna de datos de los meses tiene un color diferente. La leyenda del gráfico, creada a partir de los títulos de las columnas de la hoja de cálculo (los nombres de los meses), indica con qué color se representan los datos de cada mes. Por ejemplo, los datos de Junio son los de color azul más oscuro y ocupan la primera columna de la izquierda para cada unidad de negocio.

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CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

Ahora, los títulos de las filas de la hoja de cálculo (CIC00, JPC00, MP00 y PC00) se encuentran en la parte inferior del gráfico. A la izquierda, Excel ha creado una escala de números que permite interpretar el alto de las columnas más fácilmente. Figura 4.11. Los datos de cada celda de la hoja de cálculo son una columna. Los tulos de las columnas (meses del año) son el texto de la leyenda del gráfico que aparece a la derecha y los tulos de las filas (división) se encuentran en la parte inferior del gráfico.

Otra forma de seleccionar un tipo de gráfico es hacer clic en el icono inicializador de cuadro de diálogo . La Cinta de opciones consta de fichas organizadas de acuerdo con escenarios u objetos específicos. Además, los controles de cada ficha se organizan en varios grupos. En la esquina inferior derecha de algunos grupos se muestra el icono de expansión como muestra la figura 4.12.

Figura 4.12. Para ver todos los pos de gráficos disponibles, haga clic en el icono inicializador del cuadro de diálogo para mostrar el cuadro de diálogo Insertar gráfico y elegir el po de gráfico que desee insertar.

• TIPOS DE GRÁFICOS DISPONIBLES Microsoft Excel admite muchos tipos de gráfico para ayudarle a mostrar datos de forma comprensible para su audiencia. Cuando crea un gráfico o cambia el tipo de uno existente, ya sea en Excel o en otros programas de Microsoft Office como Word, PowerPoint o Outlook, puede seleccionar uno de los tipos de gráficos siguientes:

Figura 4.13. El Cuadro de diálogo Insertar gráﬁco muestra el listado de todos los gráﬁcos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.

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Tipos de gráficos

Contenido

Gráﬁcos de columnas

19 pos de gráficos de columnas, cilindros, cónicos y de pirámide. 7 pos de gráficos de líneas. 6 pos de gráficos circulares. 15 pos de gráficos de barra. 6 pos de gráficos de área. 5 pos de gráficos de dispersión. 4 pos de gráficos de co zaciones. 4 pos de gráficos de superficie. 2 pos de gráficos de anillo. 2 pos de gráficos de burbuja. 3 pos de gráficos de radial.

Gráficos de líneas Gráficos circulares Gráficos de barras Gráficos de área Gráficos de po XY (Dispersión) Gráficos de co zaciones Gráficos de superficie Gráficos de anillos Gráficos de burbujas Gráficos radiales

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• ELEMENTOS DE UN GRÁFICO Un gráfico consta de numerosos elementos. Algunos de ellos se presentan de forma predeterminada y otros se pueden agregar según las necesidades. Para cambiar la presentación de los elementos del gráfico puede moverlos a otras ubicaciones dentro del gráfico o cambiar su tamaño o su formato. También puede eliminar los elementos del gráfico que no desee mostrar.

1 El área del gráfico: Todo el gráfico junto con todos sus elementos. 2 El área de trazado del gráfico: En un gráfico 2D, área delimitada por los ejes, incluidas todas las series de datos. En un gráfico 3D, área delimitada por los ejes, incluidas las series de datos, los nombres de categoría, las etiquetas de marcas de graduación y los títulos de eje del gráfico.

3 Los puntos de datos de la serie de datos que se trazan en el gráﬁco: Valores individuales trazados en un gráﬁco y representados con barras, columnas, líneas, sectores, puntos y otras formas denominadas marcadores de datos. Los marcadores de datos del mismo color constituyen una serie de datos de la serie de datos.

4 Los ejes en los que se trazan los datos del gráfico: Línea que rodea el área de trazado de un gráfico utilizada como marco de referencia de medida. El eje Y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje X suele ser el eje horizontal y contener categorías horizontal y vertical (valores) en los que se trazan los datos del gráfico.

5 La leyenda del gráfico: Cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías de un gráfico.

6 Un título del eje del gráﬁco: Texto descriptivo que se alinea automáticamente con un eje.

7 Título del Gráﬁco: Texto descriptivo que se centra en la parte superior de un gráﬁco.

Figura 4.14. Un gráﬁco consta de numerosos elementos.

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CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

Una vez que se inserta el gráfico en la hoja de cálculo, aparecen las Herramientas de gráficos con tres fichas: Diseño, Presentación y Formato, donde encontrará los comandos necesarios para trabajar con los gráficos.

Figura 4.15. Haga clic dentro del gráfico para ver las Herramientas de gráficos, haga clic fuera del mismo y las Herramientas de gráficos desaparecerán.

Las Herramientas de gráﬁcos nos permite personalizar el diseño y dar formato al gráﬁco. Puede ver la apariencia que tendrán las diferentes opciones si las señala en el cuadro de diálogo, no es necesario que pierda tiempo aplicando selecciones diferentes hasta encontrar lo que busca.

• MODIFICAR LA POSICIÓN DE UN GRÁFICO Si desea colocar el gráﬁco en una hoja de gráﬁco.

4 Haga clic en cualquier parte del gráfico figura 4.11 incrustado para activarlo. 5 Haga clic en la ficha Diseño de la Cinta de Opciones, en el grupo Ubicación, haga clic en Mover gráfico.

Figura 4.16. Puede mover el gráﬁco a una hoja nueva o como objeto en una hoja de cálculo existente.

6 Excel muestra el cuadro de diálogo Mover gráfico; para mostrar el gráfico en una hoja de gráfico, haga clic en el botón de opción Hoja nueva y en el cuadro escribir DeudaxNegocio.

7 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 4.17. Si desea reemplazar el nombre sugerido para el gráﬁco, puede escribir un nombre nuevo en el cuadro Hoja nueva.

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La nueva ubicación del gráﬁco será en la hoja DeudaxNegocio y se muestra como en la ﬁgura 4.18.

Figura 4.18. Hoja de gráﬁco: hoja de un libro que con ene sólo un gráﬁco.

8 Haga clic en el área del gráfico, de este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las fichas Diseño, Presentación y Formato.

9 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el botón Más.

Figura 4.19. Para ver todos los es los y diseños de gráﬁcos disponibles, haga clic en Más.

10 Haga clic en el Estilo 34.

Figura 4.20. Existen 48 es los de gráﬁcos disponibles.

134

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

Figura 4.21. Gráﬁco con es lo 34.

11 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Diseños de gráﬁco, haga clic en el botón Más. 12 Haga clic en el diseño 7.

Figura 4.22. Para ver todos los diseños de gráﬁcos disponibles, haga clic en Más. Existen 11 Diseños de gráﬁcos predeterminados.

Figura 4.23. Gráﬁco con Diseño 7.

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GESTIÓN Y METODOLOGÍA

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• CAMBIAR LA VISTA DEL GRÁFICO ENTRE FILAS Y COLUMNAS El gráfico que ha creado figura 4.23 compara las ventas. Excel agrupó los datos según las columnas de la hoja de cálculo y comparó las filas de la hoja de cálculo para mostrar las diferencias entre los distintos negocios. Esto se observa en la figura 4.24 situado a la izquierda del gráfico.

13 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Datos, haga clic en el botón Cambiar entre ﬁlas y columnas.

Figura 4.24. El Gráﬁco muestra a la los meses en el eje X y en la leyenda la unidad del negocio.

14 Haga clic en el área del gráﬁco, de este modo se muestran las Herramientas de gráﬁcos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

15 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de gráﬁco.

Figura 4.25. Muestra todo los pos de gráﬁco.

16 Excel muestra el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráﬁco. 17 Seleccionar un tipo de gráﬁco Columna 3D y luego hacer clic en Aceptar.

Figura 4.26. Muestra todo los pos de gráﬁco.

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CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

El tipo de gráﬁco seleccionado se mostrará como en la ﬁgura 4.27.

Figura 4.27. Tipo de Gráﬁco Columna 3D.

Cambiar la Presentación del gráfico, con las Herramientas de gráficos en la ficha Presentación se personaliza la presentación del gráfico.

Figura 4.28. Opciones que muestra la ﬁcha Presentación.

• GIRAR UN GRÁFICO 3D Modificaremos el aspecto tridimensional del gráfico, se puede cambiar la profundidad del gráfico en los gráficos 3D que tengan ejes, la separación de los ejes gráficos de perspectiva 3D y el ancho del rango en los gráficos 3D de barras o columnas.

18 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Fondo, haga clic en Giro 3D. Figura 4.29. Cambia el punto de vista 3D del gráﬁco.

19 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato del área del gráﬁco, en la sección escala del gráﬁco, activar la casilla Ejes en Angulo recto, en la sección Giro en el cuadro X escribir 45 y en el cuadro Y escribir 20. Giro X

Escriba un valor entre 0º y 359,9º para girar el plano inferior.

Giro Y

Escriba un valor entre -90º y 90º para cambiar la altura del lector con respecto al gráﬁco.

La Perspec va

Nos permite recrear la posición rela va del gráﬁco, simula la profundidad, la ilusión visual que, percibida por el observador, ayuda a determinar la profundidad y situación de objetos a dis ntas distancias.

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Profundidad

Escriba un valor entre 0 y 2000 para modificar el área del plano inferior y causar que las columnas de un gráfico se modifiquen los rectángulos.

Alto

Para poder modiﬁcar los valores del Alto se ene que desac var la casilla Autoescala y escriba un valor entre 0 y 500 para modiﬁcar la escala del eje ver cal.

Figura 4.30. Para modiﬁcar los valores de la perspec va se ene que desac var la casilla Ejes en Angulo recto.

20 Haga clic en el botón Cerrar.

Figura 4.31. Valor modiﬁcado del Giro 3D.

Figura 4.32. El gráﬁco ene mejor presentación tridimensional.

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CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

• DAR FORMATO A PLANOS DE UN GRÁFICO 3D Se puede dar formato al plano inferior, plano lateral y plano posterior, se les puede mostrar con un relleno de un color estándar, degradado, tramas, textura o imagen y también aplicar formato a los bordes.

21 En la ficha Presentación, en el grupo Fondo, haga clic en la flecha de la derecha de Plano inferior del gráfico y luego clic en Más opciones de planos inferiores...

22 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato del plano inferior. Por defecto está seleccionada la opción Relleno, y se puede seleccionar los diferentes tipos de rellenos como las ﬁguras 4.34, 4.35, 4.36, 4.37 y 4.38. Activar la casilla de veriﬁcación Relleno sólido.

23 En el botón Color seleccionar el color verde claro.

Figura 4.33. Modiﬁcar el formato de los planos inferiores.

Figura 4.34. Formato de relleno sólido.

Figura 4.35. Formato de relleno degradado.

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Figura 4.36. Formato de relleno con textura.

Figura 4.37. Formato de relleno con imagen.

Figura 4.38. Formato de relleno con imagen.

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140

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

24 Después de aplicar un relleno, haga clic en Color del Borde. 25 En la sección Color de Borde active el botón de opción Línea sólida y en el botón de color seleccionar el color rojo.

26 Luego haga clic en Estilos de Borde, en la sección Estilos de borde en el cuadro Ancho escribir 3. 27 Haga clic en el botón Cerrar.

Figura 4.39. Formato de color y es lo del borde del plano inferior del gráﬁco.

Figura 3.40. Gráﬁco con formato en el plano inferior.

• FORMATO A PLANOS POSTERIORES Y LATERAL 28 Haga clic en el área del gráﬁco, de este modo se muestran las Herramientas de gráﬁcos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

29 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Fondo, haga clic en Cuadro de Gráﬁco y luego clic en Más opciones de planos posteriores...

Figura 3.41. Modiﬁcar el formato de los planos posteriores.

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30 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Planos Laterales, haga clic en Relleno y activamos la opción Relleno sólido y seleccione el color Anaranjado.

31 Haga clic en el botón Cerrar.

Por defecto está seleccionada la opción Relleno, y se puede seleccionar los diferentes pos de relleno como en las ﬁguras ﬁgura 4.34, 4.35, 4.36, 4.37 y 4.38.

Figura 3.42. El color seleccionado se aplica al plano posterior y al plano lateral.

• DAR FORMATO A LOS EJES Eje, línea que rodea el área de trazado de un gráfico utilizada como marco de referencia de medida. El eje Y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje X suele ser el eje horizontal y contener categorías. En la mayoría de los tipos de gráfico, es posible mostrar u ocultar los ejes para que los datos del gráfico sean más fáciles de interpretar, también puede modificar la apariencia. Ejes de Grafico: Eje Horizontal Primario Eje Vertical Primario Eje de Profundidad

Eje Horizontal Primario 32 Haga clic en el área del gráﬁco, de este modo se muestran las Herramientas de gráﬁcos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

33 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes y luego clic en Eje horizontal primario y seleccionar Más Opciones del eje Horizontal primario… Figura 4.43. Más opciones del eje horizontal.

142

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

34 Excel muestra el cuadro de diálogo Dar Formato a Eje, en la sección Opciones del eje seleccionar lo siguiente: Marca de graduación principal Cruz. Marca de graduación secundaria Interior.

35 Haga clic en Color de Línea y activar el botón de opción Línea sólida, seleccionar el color azul. 36 Haga clic en Estilo de Línea, en el cuadro Ancho escribir 3.0 pto. 37 Haga clic en Alineación en la sección Diseño de Texto, en el cuadro despliegue Dirección del Texto girar todo el Texto 270º y en el cuadro despliegue Alineación Horizontal seleccionar izquierda.

Figura 4.44. Las marcas de graduación son líneas pequeñas de medida, similares a las divisiones de una regla, que intersecan un eje. Las e quetas de marcas de graduación iden ﬁcan las categorías, los valores o las series del gráﬁco.

Figura 4.45. Gráﬁco con eje horizontal personalizado.

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143

Eje Vertical Primario 38 Haga clic en el área del gráﬁco, de este modo se muestran las Herramientas de gráﬁcos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

39 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en la ﬂecha debajo de Ejes y luego clic en Eje vertical primario y seleccionar Más Opciones del eje Vertical primario…

Figura 4.46. Más opciones del eje Ver cal.

40 Excel muestra el cuadro de diálogo Dar Formato a Eje, elegir las siguientes: Mínima

Haga clic en Fijo para cambiar el número en el que comienza el eje ver cal, escribir 4000000.

Máximo

Haga clic en Fijo para cambiar el número en el que termina el eje ver cal, escribir 16000000.

Unidad Mayor

Haga clic en Fijo para cambiar el intervalo de las marcas de graduación principal y de las líneas de división del eje ver cal, escribir 2000000.

Unidad Menor

Haga clic en Fijo para cambiar el intervalo de las marcas de graduación secundaria y de las líneas de división del eje ver cal, escribir 1000000.

Unidades de visualización

Seleccionar Millones

Marca de graduación principal

Exterior

Marca de graduación secundaria

Interior

41 Haga clic en Color de Línea y activar el botón de opción Línea sólida, seleccionar el color azul.

42 Haga clic en Estilo de Línea, en el cuadro Ancho escribir 3.0 pto.

Figura 4.47. Opciones del eje Ver cal para la escala.

144

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

Figura 4.48. Gráﬁco con eje ver cal personalizado.

Eje de Profundidad 43 Haga clic en el área del gráﬁco, de este modo se muestran las Herramientas de gráﬁcos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

44 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes y luego clic en Eje de profundidad y seleccionar Más Opciones del eje profundidad… Figura 4.49. Más opciones del eje de profundidad.

45 Excel muestra el cuadro de diálogo Dar Formato a Eje, elegir las siguientes: Series en orden inverso: Cambiará el orden de la series (si mostraba CIC00, JPC00, MP00 y PC00, luego de activar el botón de opción mostrará en el orden PC00, MP00, JPC00 y CIC00. Marca de graduación principal: Exterior Marca de graduación secundaria: Exterior

46 Haga clic en Color de Línea y activar el botón de opción Línea sólida, seleccionar el color azul. 47 Haga clic en Estilo de Línea, en el cuadro Ancho escribir 3.0 pto.

48 Haga clic en el botón Cerrar.

Figura 4.50. Ac var y seleccionar diferentes opciones del eje de profundidad.

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145

Figura 4.51. Gráﬁco con los tres ejes personalizados.

• LÍNEAS DE CUADRÍCULAS Las Líneas de cuadrícula de gráﬁcos son aquellas que se pueden agregar a un gráﬁco para facilitar la visualización y evaluación de datos. Se extienden desde las marcas de graduación de un eje a través del área de trazado.

49 Haga clic en el área del gráﬁco, de este modo se muestran las Herramientas de gráﬁcos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

50 En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Líneas de la cuadrícula, luego clic en Líneas horizontales de la cuadrícula primarias y seleccionar Líneas de división principales y secundarias. Figura 4.52. Para agregar líneas de cuadrícula horizontales al gráfico, elija Líneas horizontales de la cuadrícula primarias y, a con nuación, haga clic en la opción que desee. Si el gráfico con ene un eje horizontal secundario, también puede hacer clic en Líneas horizontales de la cuadrícula secundaria.

51 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Líneas de la cuadrícula, luego clic en Líneas verticales de la cuadrícula primarias y seleccionar Ninguno.

Figura 4.53. Para agregar líneas de cuadrícula ver cales al gráﬁco, elija Líneas ver cales de la cuadrícula primarias y, a con nuación, haga clic en la opción que desee. Si el gráﬁco con ene un eje ver cal secundario, también puede hacer clic en Líneas ver cales de la cuadrícula secundaria.

146

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

52 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Líneas de la cuadrícula, luego clic en Líneas de cuadrícula de profundidad y seleccionar Ninguno.

Figura 4.54. Para agregar líneas de cuadrícula de profundidad a un gráfico 3D, elija Líneas de cuadrícula de profundidad y, a con nuación, haga clic en la opción que desee. Esta opción sólo está disponible cuando el gráfico seleccionado es un gráfico 3D real, como un gráfico de columnas 3D.

Para ocultar las líneas de cuadrícula de un gráfico, elija Líneas horizontales de la cuadrícula primarias, Líneas verticales de la cuadrícula primarias o Líneas de cuadrícula de profundidad (en un gráfico 3D) y, a continuación, haga clic en Ninguna. Si el gráfico tiene ejes secundarios, también puede hacer clic en Líneas horizontales de la cuadrícula secundaria o Líneas verticales de la cuadrícula secundaria y luego en Ninguna.

53 Para quitar rápidamente las líneas de cuadrícula de un gráﬁco, selecciónelas y presione la tecla [Supr].

54 Repita varias veces el paso 53 hasta eliminar todas las líneas de división.

Figura 4.55. Haga clic en las líneas de división para seleccionarlo.

Figura 4.56. Gráﬁco con las líneas de cuadrícula ocultas.

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147

• AGREGAR UN TÍTULO AL GRÁFICO 55 Haga clic en cualquier parte del gráﬁco para que se muestren las Herramientas de gráﬁcos y se agreguen las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

56 En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Título del gráfico. 57 Haga clic en Encima del gráfico. Figura 4.57. Mostrar u ocultar Título del gráfico.

Figura 4.58. En el cuadro de texto Título del gráﬁco que aparece en el gráﬁco, escriba el texto que desee.

58 Escribir el texto DEUDA POR DIVISIÓN DE NEGOCIO. 59 Para aplicar formato al título, seleccionar el título y hacer clic en Color y seleccionar rojo, clic en el cuadro Tamaño de fuente y seleccionar 20 de la minibarra de herramientas. Figura 4.59. Modiﬁcar el color de fuente y tamaño del texto.

Figura 4.60. Gráﬁco con Título.

148

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

• AGREGAR TÍTULOS DE EJE Como al inicio se eligió el diseño 7, este diseño ya inserta los ejes de títulos de eje, pero sin embargo vamos a ver como insertar ejes.

60 Haga clic en cualquier parte del gráﬁco al que desea agregar títulos de eje, de este modo se muestran las Herramientas de gráﬁcos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

61 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Rótulos del eje haga clic en Título de eje horizontal primario y, a continuación, haga clic en Titulo bajo el eje.

62 Escribir el nombre de Mes. 63 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Rótulos del eje, luego en Título de eje vertical primario y, a continuación, haga clic en Título girado.

64 Escribir el nombre de Duda. 65 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Rótulos del eje, luego en Título de eje de profundidad y, a continuación, haga clic en Titulo horizontal.

66 Escribir el nombre de División.

Eje de profundidad sólo está disponible cuando el gráfico seleccionado es un gráfico 3D real, por ejemplo un gráfico de columnas 3D.

Figura 4.61. Mostrar u ocultar Titulo de los ejes del gráﬁco.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

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149

67 Para aplicar formato al texto, selecciónelo y haga clic en las opciones de formato de la minibarra de herramientas que desee usar. Los ejes tienen las opciones de Relleno, Color de Borde, Estilos de Borde, Sombra, Iluminado y bordes suaves, Formato 3D y Alineación. Seleccionar las opciones deseadas. Si cambia a otro po de gráfico que no admite tulos de eje (como un gráfico circular), los tulos de eje no se mostrarán, pero se volverán a mostrar si cambia de nuevo a un po de gráfico que admita tulos de eje. Los tulos de eje que se muestran para los ejes secundarios se perderán cuando cambie a un po de gráfico que no admita ejes secundarios.

Figura 4.62. El graﬁco muestra Título de los tres ejes del gráﬁco.

• MOSTRAR U OCULTAR LA LEYENDA Leyenda: cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías de un gráfico. Cuando se crea un gráfico, éste muestra una leyenda, sin embargo puede ocultarla o cambiar su ubicación después de crear el gráfico.

68 Haga clic en el gráﬁco en el que desea mostrar u ocultar una leyenda.

69 De este modo se muestran las Herramientas de gráﬁcos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

70 En la pestaña Presentación, en el grupo Etiquetas haga clic en la ﬂecha debajo de Leyenda y seleccione Mostrar leyenda en la parte superior. Figura 4.63. Elegir diferentes posiciones de la Leyenda, para ocultarla haga clic en Ninguno.

150

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

Para ver opciones adicionales, haga clic en Más opciones de leyenda… y luego seleccione la opción de presentación que desee.

Figura 4.64. La posición de la Leyenda es en la parte superior.

• MOSTRAR U OCULTAR ETIQUETAS DE DATOS DE UN GRÁFICO La Etiqueta de datos proporciona información adicional acerca de un marcador de datos, que representa un solo punto de datos o valor que se origina a partir de una celda de una hoja de datos.

71 Haga clic en el gráﬁco, de este modo se muestran las Herramientas de gráﬁcos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

72 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Etiquetas, seleccione Etiquetas de datos.

73 Seleccione Mostrar. Figura 4.65. Los valores se muestran en la parte superior de las barras.

También puede mostrar el cuadro de diálogo Formato de etiquetas de datos; haciendo clic en Más opciones de la etiqueta de datos puede activar o desactivar las casillas Serie, Categoría o Valores.

Figura 4.66. Cuadro de diálogo Formato de e quetas de datos.

La e queta de datos muestra diferentes opciones según el po de gráﬁco seleccionado.

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• MOSTRAR U OCULTAR TABLA DE DATOS En un gráﬁco se puede mostrar u ocultar los datos que generan la tabla dinámica, además de elegir un borde para la tabla de datos.

74 Haga clic en el gráﬁco, de este modo se muestran las Herramientas de gráﬁcos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

75 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Etiquetas, seleccione Tabla de datos. 76 Seleccionar Más opciones de la tabla de datos... 77 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de tabla de datos, active las casillas de veriﬁcación Horizontal y Mostrar claves de leyenda, las otras tienen que estar desactivadas.

Figura 4.67. Opciones de la tabla de datos.

Figura 4.68. La tabla de datos se muestra en la parte inferior del eje horizontal.

Para aplicar formato al texto de la tabla de datos, haga clic en la tabla de datos y en la cinta de opciones Inicio, use los diferentes formatos del grupo Fuente.

152

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

• CAMBIAR FORMATO DEL GRÁFICO También podemos dar formato a un gráfico utilizando la ficha Formato de las Herramientas de gráficos.

78 Haga clic en el gráﬁco, de este modo se muestran las Herramientas de gráﬁcos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

79 En la ﬁcha Formato, en el grupo Selección Actual, seleccione Área de trazado.

Figura 4.69. Seleccionar elementos del gráﬁco para darle formato.

Figura 4.70. Los elementos del gráﬁco creado.

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153

80 En la ﬁcha Formato, en el grupo Estilo de forma, haga clic en el botón Más y seleccione Efecto sutil – Aguamarina, énfasis 5.

Figura 4.71. Es lo de formato de relleno.

81 En la ﬁcha Formato, en el grupo Selección Actual, seleccione Área del gráﬁco.

82 En la ﬁcha Formato, en el grupo Estilo de forma, haga clic en la ﬂecha a la derecha de Relleno de forma y seleccione el color Azul, enfasis1, Claro 80%. Figura 4.72. Relleno de forma.

83 En la ﬁcha Formato, en el grupo Estilo de forma, haga clic en la ﬂecha a la derecha de Contorno de forma y seleccione el color Azul oscuro.

84 En la ﬁcha Formato, en el grupo Estilo de forma, haga clic en la ﬂecha a la derecha de Contorno de forma y seleccione Grosor 3 pto. Figura 4.73. Contorno de forma, puede seleccionar un color, grosor y guiones de la línea de forma.

154

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

85 En la ﬁcha Formato, en el grupo Estilo de forma, haga clic en la ﬂecha a la derecha de Contorno de forma y seleccione Grosor 3 pto.

Figura 4.74. Después de aplicar los diferentes diseños, es los y formatos tenemos el gráﬁco ﬁnal.

• CREAR DOS CONJUNTOS DE PORCIONES COMPARANDO DEUDA POR MES 1 Abra el archivo Comparando Mes.xlsx. 2 Seleccione el rango A1:B5. 3 En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en la flecha debajo de Circular y en la sección Gráfico 2D seleccione Circular.

Figura 4.75. Gráﬁco circular 2D.

4 Haga clic en una sección del gráfico circular (se seleccionan todas las secciones). 5 En la ficha Formato, en el grupo Estilo de forma, haga clic en la flecha a la derecha de Contorno de forma y seleccione el color Amarillo.

6 En la ﬁcha Formato, en el grupo Estilo de forma, haga clic en la ﬂecha a la derecha de Contorno de forma y seleccione Grosor 2 1/4 pto.

7 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la ﬂecha a la derecha de Etiquetas de datos y seleccione Más opciones de la etiqueta de datos.

8 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de etiquetas de datos, activas las casillas de veriﬁcación Nombre de la serie, Nombre de categoría, Porcentaje y Mostrar líneas de guía. Y seleccionas como separador Nueva Línea.

9 Señale una etiqueta y arrastre hacia fuera de las secciones del gráﬁco circular; repetir la operación hasta retirar las etiquetas fueras de las secciones circular.

10 Seleccione las etiquetas.

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155

11 En la ﬁcha Formato, en el grupo Estilo de forma, haga clic en la ﬂecha a la derecha de Relleno de forma y seleccione el color Anaranjado.

12 En la ﬁcha Formato, en el grupo Estilo de forma, haga clic en la ﬂecha a la derecha de Contorno de forma y seleccione el color Amarillo.

13 En la ﬁcha Formato, en el grupo Estilo de forma, haga clic en la ﬂecha a la derecha de Contorno de forma y seleccione Grosor 1 1/2 pto.

14 Haga clic en la línea guía. 15 En la ﬁcha Formato, en el grupo Estilo de forma, haga clic en la ﬂecha a la derecha de Contorno de forma y seleccione el color Amarillo.

16 En la ﬁcha Formato, en el grupo Estilo de forma, haga clic en la ﬂecha a la derecha de Contorno de forma y seleccione Grosor 1 1/2 pto.

Figura 4.76. Gráﬁco con contorno en las secciones y e quetas personalizadas.

17 Haga clic en el gráﬁco. 18 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Datos, haga clic en Seleccionar datos. 19 Excel muestra el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Haga clic en Agregar de la sección Entrada de leyendas.

20 Excel muestra el cuadro de diálogo Modiﬁcar Series. En el cuadro de nombre de la serie seleccione C1, y en el cuadro valores de la serie seleccione C2:C5.

21 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 4.77. Agregar nueva serie al gráﬁco circular.

156

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

22 Seleccione Agosto en entrada de leyendas. 23 Haga clic en el botón Editar (Etiqueta de eje Horizontal). 24 Excel muestra el cuadro de diálogo Rotulo de ejes, en el campo Rango de rotulo de ejes seleccione el rango A2:A5.

25 Haga clic en el botón Aceptar. 26 Haga clic en el botón Aceptar. Figura 4.78. Editar el rótulo para que no muestre 1, 2, 3 y 4, sino CIC00, JPC00, MP00 y PC00.

No se visualizaría ningún cambio (el otro gráﬁco circular está debajo, por eso no se visualiza).

27 Señale una sección del gráﬁco circular y haga clic en el botón derecho del mouse y seleccione la opción Dar formato a serie de datos…

Figura 4.79. Hacer clic con el botón secundario para que muestre el menú contextual.

28 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de serie de datos, active el botón de opción Eje secundario.

29 Haga clic en el botón Cerrar. 30 Señale una sección circular, presione el botón principal del mouse y arrastre hacia fuera como en la ﬁgura 3.5. Figura 4.80. Señalar una sección, presionar el botón principal y arrastrar hacia fuera del círculo para separar las secciones circular del mes de Julio.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

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157

Figura 4.81. Se puede visualizar las secciones del mes de agosto que se encuentran debajo de las secciones del mes de julio.

31 Haga clic en una sección del gráfico circular del mes de agosto (se seleccionan todas las secciones). 32 En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la flecha a la derecha de Etiquetas de datos y seleccione Más opciones de la etiqueta de datos.

33 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de etiquetas de datos, activas las casillas de veriﬁcación Nombre de la serie, Nombre de categoría, Porcentaje y Mostrar líneas de guía. Y seleccionas como separador Nueva Línea.

34 Haga clic en el botón Cerrar. 35 Haga clic en la etiqueta del mes de agosto para seleccionarlo.

36 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Fuentes, haga clic en el botón Negrita.

37 En la ficha Inicio, en el grupo Fuentes, haga clic en la flecha a la derecha del botón Color de fuente y seleccione color Blanco. Figura 4.82. Dos conjuntos de porciones en un único gráfico circular.

Figura 4.83. Otra forma de presentar dos secciones en único gráﬁco circular.

158

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

• CREAR UN GRÁFICO QUE MUESTRE LA TENDENCIA DE LA CUENTA POR COBRAR 1 Abra el archivo Grafico Anual.xlsx. 2 Seleccione el Rango A2:M7. 3 En la Cinta de opciones Insertar, en el grupo Gráfico, haga clic en la flecha abajo de Columna y en la sección Columna en 2 seleccionar Columna agrupada.

Figura 4.84. El gráﬁco no ene una buena presentación.

4 Modifique el tamaño del gráfico, haga clic en el gráfico y señale en el centro del borde derecho, el cursor toma la forma de una flecha en doble sentido, arrastre hasta obtener un tamaño deseado.

Figura 4.85. Para modiﬁcar el tamaño de un gráﬁco señalar la parte central de los bordes y arrastrar el mouse.

La deuda de PC00 es muy pequeña con relación a los otros dos. Para ver la línea de tendencia del gráﬁco debemos insertar un eje secundario.

5 Señale la columna del gráﬁco Total deuda y haga clic derecho en el mouse, mostrará un menú contextual y seleccione Dar formato a serie de datos… Figura 4.86. Hacer clic derecho del mouse, mostrará un menú contextual.

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159

6 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de serie de datos, en la sección opciones de serie active el botón de opción Eje Secundario.

7 Haga clic en el botón Cerrar.

Figura 4.87. El gráﬁco muestra un nuevo eje ver cal en la parte derecha del gráﬁco.

8 Señale la columna de Total deuda y haga clic derecho en el mouse, mostrará un menú contextual y seleccione Cambiar Tipo de gráﬁco de series… Figura 4.88. Cambiar el po de gráﬁco.

9 Excel muestra el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráﬁco, seleccione tipo de gráﬁco Línea y luego clic en Línea con marcadores.

10 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 4.89. Cambiar el po de gráﬁco Columna por gráﬁco de línea con marcadores.

160

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

Figura 4.90. Dos sub pos de gráﬁcos en un mismo gráﬁco.

11 Haga clic en el gráfico. 12 En la ficha Presentación, en el grupo ejes, haga clic en la flecha abajo de Ejes y en Eje vertical secundario y seleccione Ninguno.

13 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Selección actual, seleccione Serie “Total Deuda”. 14 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección. 15 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de serie de datos y haga clic en Opciones de marcador. 16 En la sección tipo de marcador active el botón de opción Integrado, en tipo seleccionar un círculo y tamaño 4.

17 Haga clic en Relleno de marcador y en la sección Relleno de marcadores haga clic en el botón de opción Relleno sólido y seleccione el color rojo.

18 Haga clic en Estilo de línea y en la sección Estilo de línea haga clic en la casilla de veriﬁcación Línea suavizado.

19 Haga clic en Cerrar. 20 En la ficha Presentación, en el grupo Selección actual, seleccionar Serie “Total Deuda”. 21 En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la flecha abajo de Etiquetas de datos y seleccione Encima.

22 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Eje vertical primario y seleccione Mostrar eje en millones.

23 Seleccione el rango B3:M7. 24 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Número, haga clic en número y escriba cero en posición de decimales y active la casilla de veriﬁcación Usar separador de miles.

25 En la ficha presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la flecha debajo del Título del gráfico y seleccione Encima del gráfico.

26 Seleccione el título del gráﬁco. 27 Haga clic en la barra fórmula y escriba el símbolo igual (“=”) y seleccione la celda A1. 28 Pulse la tecla [Enter].

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

161

Figura 4.91. Gráﬁco con diseño y es lo personalizado.

• CREAR GRÁFICOS DE BARRA DE MEDIO DE COBRO Y GRÁFICO DE LÍNEA DE OBJETIVO 1 Abra el archivo Gráfico días medio de cobro.xlsx. 2 Seleccione el Rango B4:K6. 3 En la Cinta de opciones Insertar, en el grupo gráfico, haga clic en la flecha abajo de Columna y en la sección columna en 2 seleccione Columna agrupada.

Figura 4.92. Gráﬁco de columna agrupada.

5 Seleccione la celda C9. 6 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Copiar.

162

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

7 Haga clic en el gráfico. 8 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha debajo del botón Pegar y seleccione Pegado especial.

9 Excel mostrará el cuadro de diálogo Pegado especial, en la sección Agregar celdas como active el botón de opción Nueva serie y en la sección Valores Y active el botón Columnas. Figura 4.93. Se agrega el valor de la celda C9 como nueva serie al gráﬁco.

10 Haga clic en el botón Aceptar y en el gráﬁco se agregará una nueva columna.

Figura 4.94. Se agregó una nueva serie (Serie3) como gráﬁco de columna.

11 Cambie el tipo de gráfico de columna a tipo de gráfico a XY. Haga clic derecho en la columna del mes de enero de la serie3 y seleccione Cambiar tipo de gráfico de series.

12 Excel muestra el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráﬁco, haga clic en el tipo XY dispersión y seleccione Dispersión solo con marcadores.

13 Haga clic en Aceptar.

Figura 4.95. Cambiar po de gráﬁco a gráﬁco de dispercion.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

163

Figura 4.96. La columna cambió a ser un marcador. Excel automá camente agregó el eje horizontal y ver cal secundario.

14 Haga clic en el marcador de la serie3. 15 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Análisis, haga clic en la ﬂecha abajo de Barras de error y seleccione Más opciones de la barra de error.

16 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de barras de error, mantenga las opciones de por defecto como se muestra en la ﬁgura 4.107, solo active el botón de opción Desviación estándar y escriba 1.

Figura 4.97. Opciones de la Barras de error ver cal.

164

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

17 Haga clic en el botón Cerrar. 18 En la ﬁcha Presentación, en el grupo ejes, haga clic en la ﬂecha abajo de Ejes y seleccione Más opciones de la barra de error.

Figura 4.98. En las opciones de eje horizontal secundario, deﬁna la escala con un mínimo de 0 y un máximo de 1. Y seleccione ninguno para las marcas de graduación y e quetas (con esta opción no se visualiza el eje secundario).

19 Haga clic en el botón Cerrar. 20 Haga clic en la línea de la serie3. 21 En la ﬁcha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en la ﬂecha abajo de Ejes y haga clic en el botón Más y seleccione Línea intensiva – Énfasis 3.

Figura 4.99. Es lo de forma Línea intensiva – Énfasis aplicado a la línea de series3.

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GESTIÓN Y METODOLOGÍA

165

22 Haga clic en el gráfico. 23 En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en la flecha abajo de Ejes y luego en Eje vertical primario y seleccione Mas opciones del eje vertical secundario.

24 Excel muestra el cuadro de diálogo Dar formato a eje, en las sección Opciones de Excel active el botón de opción ﬁja y en el cuadro de texto escribir: Mínima

Máxima

Unidad mayor

Unidad menor 1 Marca de graduación principal

Exterior

Marca de graduación secundaria Ninguno Etiqueta del eje

Junto al eje

Figura 4.110. Opciones de eje ver cal primario.

25 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en la ﬂecha abajo de Ejes y luego en Eje vertical secundario y seleccione Más opciones del eje vertical secundario.

26 Excel muestra el cuadro de diálogo Dar formato a eje, en las sección opciones de Excel active el botón de opción ﬁja y en el cuadro de texto escribir: Mínima

Máxima

Unidad mayor

Unidad menor 1

166

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

Marca de graduación principal

Ninguno

Marca de graduación secundaria Ninguno Etiqueta del eje

Ninguno

Figura 4.101. En las opciones de eje ver cal secundario, ac ve los botones de opción Fija. Y seleccione Ninguno para las marca de graduación y e quetas (con esta opción no se visualiza el eje secundario).

27 Haga clic en el botón Cerrar.

Figura 4.102. Gráﬁco con línea Horizontal.

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

167

28 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Selección Actual, seleccione el elemento Serie3.

Figura 4.103. Elementos del gráﬁco.

29 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Selección Actual, haga clic en Aplicar formato a la selección. 30 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de serie de datos, haga clic en Opción Opciones de Marcador y active el botón de opción Ninguno.

31 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la ﬂecha debajo de Etiquetas de datos y seleccione A la derecha.

Figura 4.104. El gráﬁco muestra la e queta de datos a la derecha de la series3.

32 Haga clic en la leyenda. 33 Haga clic en la Series3 y solo seleccionará una Series3. 34 Pulse la tecla [Supr] 35 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la ﬂecha debajo de Leyenda y seleccione Mostrar leyenda en la parte inferior.

36 Haga clic en el área de trazado y mostrará círculo en las esquinas y cuadrados en el centro de los lados del área de trazado, señale el cuadrado del lado derecho y presione el botón principal y arrastre hasta poder visualizar el valor de la etiqueta de datos de la Series3.

168

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

Figura 4.105. Modiﬁcar el tamaño del área de trazado para visualizar el valor de la e queta de la serie3.

37 En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la flecha debajo de Título del gráfico y seleccione Titulo superpuesto centrado.

38 Seleccione el cuadro del título mostrado. 39 Haga clic en la barra fórmula y escriba el símbolo igual (“=”). 40 Seleccione la celda B2 (nunca escribir, solo seleccionar). 41 Pulse la tecla [Enter].

Figura 4.106. Gráﬁco en columnas con una línea horizontal que determina el obje vo de días vencidos.

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GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

169

• CREAR GRÁFICO DE TENDENCIA CUANDO NO SE TIENE INFORMACIÓN EN ALGUNOS MESES 1 Abra el archivo Gráfico Datos Vacios.xlsx. 2 Seleccione el Rango A1:I5. 3 En la Cinta de opciones Insertar, en el grupo Gráfico, haga clic en la flecha abajo de Líneas y en la sección Líneas 2D seleccione Líneas.

Figura 4.107. Gráﬁco de Línea 2D no muestra los datos que no enen valor y genera una línea discon nua.

5 Se graficará líneas continuas, haga clic en el gráfico. 6 En ficha Diseño, en el grupo Datos, haga clic en Seleccionar Datos. 7 Excel muestra el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos y haga clic en el botón Celdas ocultas y vacías.

8 Excel muestra el cuadro de diálogo Conﬁguración de celdas ocultas y vacías y active el botón de opción Conectar puntos de datos con línea.

9 Haga clic en el botón Aceptar. 10 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 4.108. Conﬁguración de celdas ocultas y vacías.

170

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

11 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la ﬂecha debajo de Leyenda y seleccione Mostrar leyenda en la parte inferior.

12 En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la flecha debajo de Título del gráfico y seleccione Título superpuesto centrado.

13 Seleccione el cuadro del título mostrado. 14 Escriba Cuentas por Cobrar 2011.

Figura 4.109. Gráﬁco de líneas simulando datos en los meses de mayo y junio.

• GRÁFICO DE COLUMNAS CON BANDA DE INDICADOR 1 Abra el archivo Gráficos con bandas.xlsx. 2 Seleccione el Rango B4:G9. 3 En la ficha Insertar, en el grupo Gráfico, haga clic en la flecha abajo de Columna y en la sección columna en 2 seleccione Columna agrupada.

Figura 4.110. Gráﬁco de columna agrupada.

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GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

171

Con los datos en el rango B4:G9, obtenemos el gráfico como se muestra en la figura 4.120. ¿Cómo graficar con bandas? Para agregar las bandas horizontales al gráfico, se tiene que agregar valores como se describe en los siguientes pasos:

4 Seleccione el grafico. 5 Haga clic en la tecla [ Supr ]. 6 Seleccione la fila 5. 7 Pulse las teclas [ Ctrl ] + [ + ], se insertará una nueva fila en la parte superior de los valores. 8 Seleccione la celda H4 y escriba Malo. 9 Seleccione la celda I4 y escriba Medio. 10 Seleccione la celda J4 y escriba Bueno. 11 Seleccione el rango H5:H11, escriba 20 y presione las teclas [ Ctrl ] + [ Enter ]. 12 Seleccione el rango I5:I11, escriba 13 y presione las teclas [ Ctrl ] + [ Enter ]. 13 Seleccione el rango J5:11, escriba 9 y presione las teclas [ Ctrl ] + [ Enter ].

Figura 4.111. Los datos para las bandas se encuentran en el Rango L5:N8.

14 Seleccione el rango B4:G11. 15 En la ficha Insertar, en el grupo Gráfico haga clic en la flecha abajo de Columna y en la sección Columna en 2 seleccione Columna agrupada.

16 Modiﬁque

el tamaño del gráfico, haga clic en el gráfico y señale en el centro del borde derecho, el cursor toma la forma de una flecha en doble sentido, arrastre hasta obtener un tamaño deseado.

Figura 4.112. Gráﬁco de columna agrupada en 2D, considerando como categoría números y en leyenda el texto Gestor.

172

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

Corregir en el gráﬁco que solo muestre los nombres de los gestores en el eje horizontal y en la leyenda solo los meses.

17 Haga clic en el gráﬁco. 18 En la ﬁcha Diseños, en el grupo Datos, haga clic en Seleccionar Datos. 19 Excel muestra el cuadro diálogo Seleccionar origen de datos, en la sección etiquetas de eje horizontal (categoría) haga clic en Editar.

20 Excel muestra el cuadro de diálogo Rótulos de eje y en el cuadro Rango de rótulos del eje seleccione el rango B5:B11.

21 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 4.113. Modiﬁcando el rango de rótulos del eje Categorías.

22 Haga clic en la serie Gestor y luego en el botón Quitar. 23 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 4.114. Los valores de las series y categoría del eje horizontal corregido.

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GESTIÓN Y METODOLOGÍA

173

24 Seleccione el rango H5:H11. 25 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar. 26 Haga clic en el gráfico. 27 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha debajo de Pegar y seleccione Pegado especial.

28 Excel muestra el cuadro de diálogo Pegado especial. Active los botones de opción Nueva serie y columnas. Y active la casilla de veriﬁcación Nombres de la serie en la primera ﬁla.

29 Haga clic en Aceptar.

Figura 4.115. Opciones de pegado especial.

Figura 4.116. El gráﬁco muestra una nueva serie6.

30 Señale la columna de la serie6 y haga clic derecho del mouse y seleccione Dar formato a serie de datos…

Figura 4.117. Opción para mostrar el cuadro de diálogo Dar formato a serie de datos.

174

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

31 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de serie de datos. En la sección Opciones de serie haga clic en el botón de opción Eje secundario.

32 Señale la serie6 y haga clic derecho del mouse y haga clic en Cambiar tipo de gráﬁco de series…

Figura 4.118. Hacer clic derecho del mouse, muestra un menú contextual.

33 Excel muestra el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráﬁco, haga clic en tipo de gráﬁco Área y seleccione el subtipo Área.

34 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 4.119. Cuadro de diálogo Cambiar po de gráﬁco para elegir el po de gráﬁco que desea insertar.

Figura 4.120. La serie6 se muestra como área con datos en el eje ver cal secundario.

35 Seleccione el rango I5:I11. 36 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar. 37 Haga clic en el gráfico. 38 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha debajo de Pegar y seleccione Pegado especial.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

175

39 Excel muestra el cuadro de diálogo Pegado especial. Active los botones de opción Nueva serie y columnas. Y active la casilla de veriﬁcación Nombres de la serie en la primera ﬁla.

40 Haga clic en Aceptar. 41 Señale la columna de la serie7 y haga clic derecho del mouse y seleccione la Dar formato a serie de datos…

42 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de serie de datos. En la sección opciones de serie haga clic en el botón de opción Eje secundario.

43 Señale la serie6 y haga clic derecho del mouse y haga clic en Cambiar tipo de gráfico de series… 44 Excel muestra el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico, haga clic en tipo de grafico Área y seleccione el subtipo Área.

45 Haga clic en el botón Aceptar. 46 Seleccione el rango J5:J11. 47 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar. 48 Haga clic en el gráfico. 49 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha debajo de Pegar y seleccione Pegado especial.

50 Excel muestra el cuadro de diálogo Pegado especial. Active los botones de opción Nueva serie y columnas. Y active la casilla de veriﬁcación Nombres de la serie en la primera ﬁla.

51 Haga clic en Aceptar. 52 Señale la columna de la serie8 y haga clic derecho del mouse y seleccione Dar formato a serie de datos…

53 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de serie de datos. En la sección opciones de serie haga clic en el botón de opción Eje secundario.

54 Señale la serie6 y haga clic derecho del mouse y haga clic en Cambiar tipo de gráfico de series… 55 Excel muestra el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico, haga clic en tipo de grafico Área y seleccione el subtipo Área.

56 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 4.121. La serie6, serie7 y serie8 se muestra como gráﬁco po área con datos en el eje ver cal secundario.

176

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

57 Haga clic en el gráfico. 58 En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en la flecha debajo de Ejes y en eje vertical primario seleccione Más opciones del eje vertical primario.

59 Excel muestra el cuadro de diálogo Dar formato a eje, en las sección Opciones de Excel active el botón de opción ﬁja y en el cuadro de texto escribir: Mínima

Máxima

Unidad mayor

Unidad menor 1 Marca de graduación principal

Exterior

Marca de graduación secundaria Ninguno Etiqueta del eje

Junto al eje

60 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en la ﬂecha debajo de Ejes y en eje vertical secundario seleccione Más opciones del eje vertical secundario.

61 Excel muestra el cuadro de diálogo Dar formato a eje, en las sección opciones de Excel active el botón de opción ﬁja y en el cuadro de texto escribir: Mínima

Máxima

Unidad mayor

Unidad menor 1 Marca de graduación principal

Ninguno

Marca de graduación secundaria Ninguno Etiqueta del eje

Ninguno

62 Haga clic en la serie 6, se selecciona la leyenda. 63 Haga una vez más clic en la serie6 para seleccionarlo únicamente como muestra la ﬁgura 4.132.

Figura 4.122. Haga clic dos veces en la serie6 para seleccionarlo.

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GESTIÓN Y METODOLOGÍA

177

64 Pulse la tecla [ Supr ]. 65 Haga clic en la serie7, se selecciona la leyenda. 66 Haga una vez más clic en la serie7 para seleccionarlo únicamente. 67 Pulse la tecla [ Supr ]. 68 Haga clic en la serie8, se selecciona la leyenda. 69 Haga una vez más clic en la serie8 para seleccionarlo únicamente. 70 Pulse la tecla [ Supr ].

Figura 4.123. La leyenda solo muestra los meses.

71 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en la ﬂecha debajo de Ejes y en eje horizontal primario seleccione Más opciones del eje horizontal primario.

72 Excel muestra el cuadro de diálogo Dar formato a eje, en la sección posición del eje haga clic en el botón de opción En marcas de graduación.

73 Haga clic en el botón Aceptar. 74 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en la ﬂecha debajo de Ejes y en eje horizontal secundarios seleccione Más opciones del eje Horizontal secundario.

75 Excel muestra el cuadro de diálogo Dar formato a eje, en el cuadro Etiquetas de eje seleccione Ninguno y en las sección Posición del eje haga clic en el botón de opción En marcas de graduación.

76 Haga clic en el botón Aceptar. 77 Haga clic en la barra de la serie Enero. 78 En la ﬁcha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el botón Más y seleccione Contorno claro 1, relleno coloreado – Rojo, énfasis 2.

79 Haga clic en la barra de la serie Febrero. 80 En la ﬁcha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el botón Más y seleccione Contorno claro 1, relleno coloreado – verde oliva, énfasis 3.

81 Haga clic en la barra de la serie Marzo. 82 En la ﬁcha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el botón Más y seleccione Contorno claro 1, relleno coloreado – Purpura, énfasis 4.

178

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

83 Haga clic en la barra de la serie Abril. 84 En la ﬁcha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el botón Más y seleccione Contorno claro 1, relleno coloreado – Aguamarina, énfasis 5.

85 Haga clic en la barra de la serie Mayo. 86 En la ﬁcha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el botón Más y seleccione Contorno claro 1, relleno coloreado – Anaranjado, énfasis 6.

87 Haga clic en el gráﬁco de área de la serie6. 88 En la ﬁcha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el botón Relleno de forma y seleccione color Rojo.

89 Haga clic en el gráﬁco de área de la serie7. 90 En la ﬁcha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el botón Relleno de forma y seleccione color Amarrillo.

91 Haga clic en el gráﬁco de área de la serie8. 92 En la ﬁcha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el botón Relleno de forma y seleccione color Verde.

Figura 4.124. Las bandas horizontales son indicadores, si los valores están en la banda color rojo es malo, debe mejorar la ges ón; si está en la banda verde es mejor, pero puede mejorar; pero si están en la banda verde es el ideal.

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179

• CREAR GRÁFICOS QUE SE ACTUALIZAN AL INGRESAR MÁS DATOS Para que el gráﬁco se actualice según se ingresen los datos en las columnas A, B, C y D, utilizaremos la función DESREF.

• FUNCIÓN DESREF Devuelve una referencia a un rango que es un número de filas y de columnas de una celda o rango de celdas. La referencia devuelta puede ser una celda o un rango de celdas. Puede especificar el número de filas y el número de columnas a devolver.

Sintaxis: =DESREF ( Ref , Filas , Columnas , [Alto] , [Ancho] ) Ref.- Es la referencia en la que se desea basar la desviación. Ref debe referirse a una celda o rango de celdas adyacentes; en caso contrario, DESREF devuelve el valor de error #¡VALOR! Filas.- Es el número de filas, hacia arriba o hacia abajo, al que se desea que haga referencia la celda superior izquierda. Si el argumento filas es 5, la celda superior izquierda de la referencia pasa a estar cinco filas más abajo que la referencia. Filas puede ser positivo (lo que significa que está por debajo de la referencia de inicio) o negativo (por encima). Columnas.- Es el número de columnas, hacia la derecha o izquierda, al que se desea que haga referencia la celda superior izquierda del resultado. Si el argumento columnas es 5, la celda superior izquierda de la referencia pasa a estar cinco columnas hacia la derecha de la referencia. Columnas puede ser positivo (lo que significa a la derecha de la referencia de inicio) o negativo (a la izquierda). Alto.- Es el alto, en número de filas, que se desea que tenga la referencia devuelta. El alto debe ser un número positivo. Ancho.- Es el ancho, en número de columnas, que se desea que tenga la referencia devuelta. El argumento ancho debe ser un número positivo.

1 Abra el archivo Deuda mensual.xlsx. Cree un Rango Dinámico con el Nombre: Fecha.

2 En la ficha Fórmulas en el grupo Nombres definidos, haga clic en Asignar nombre y seleccione Definir nombre.

3 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Mes y el cuadro hará referencia a escribir la fórmula: =DESREF(Hoja1!$ A$1;1;0;CONTARA(Hoja1!$A:$A)-1;1).

4 Haga clic en Aceptar.

Figura 4.125. Nombre de la fórmula: =DESREF(Hoja1! $A$1;1;0;CONTARA(Hoja1!$A:$A)-1;1) es Mes.

180

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

5 En la ficha Fórmulas en el grupo Nombres definidos, haga clic en Asignar nombre y seleccione Definir nombre.

6 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Corriente y el cuadro hará referencia a escribir la fórmula. =DESREF(Hoja1!$B$1,1,0,CONTAR( Hoja1!$B:$B),1).

7 Haga clic en Aceptar. Figura 4.126. Nombre de la fórmula: =DESREF(Hoja1!$B$1,1,0,CONTAR(Hoja 1!$B:$B),1) es Corriente.

8 En la ficha Fórmulas en el grupo Nombres definidos, haga clic en Asignar nombre y seleccione Definir nombre.

9 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Vencido y el cuadro hará referencia a escribir la fórmula =DE SREF(Hoja1!$C$1,1,0,CONTAR(Hoja1! $C:$C),1).

10 Haga clic en Aceptar. Figura 4.127. Nombre de la fórmula: =DESREF(Hoja1!$C$1,1,0,CONTAR(Hoja 1!$C:$C),1) es Vencido.

11 En la ficha Fórmulas en el grupo Nombres definidos, haga clic en Asignar nombre y seleccione Definir nombre.

12 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Deuda y el cuadro hará referencia a escribir la fórmula =DESR EF(Hoja1!$D$1,1,0,CONTAR(Hoja1!$D: $D),1).

13 Haga clic en Aceptar. Figura 4.128. Nombre de la fórmula =DESREF(Hoja1!$D$1,1,0,CONTAR(Hoja 1!$D:$D),1) es deuda.

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GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

181

14 En la ﬁcha Fórmulas, en el grupo Nombres deﬁnidos, haga clic en Administrador de nombre.

Figura 4.129. Administrador de nombres, se puede modiﬁcar, eliminar o crear un nuevo nombre a un rango o referencia.

15 Seleccione el Rango A1:D9. 16 En la ficha Insertar, en el grupo Gráfico, haga clic en la flecha abajo de Línea y en la sección Línea en 2D seleccione Línea.

17 Modifique el tamaño del gráfico, haga clic en el gráfico y señale en el centro del borde derecho, el cursor toma la forma de una flecha en doble sentido, arrastre hasta obtener un tamaño deseado.

Figura 4.130. Administrador de nombres, se puede modiﬁcar, eliminar o crear un nuevo nombre a un rango o referencia.

18 Haga clic en el gráﬁco. 19 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Datos, haga clic Seleccionar datos. 20 Excel muestra el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, en la sección Etiquetas del eje horizontal haga clic en Editar.

21 Excel muestra el cuadro de diálogo Rótulos de eje, y en el cuadro Rango de rótulos del eje borre el rango y solo deje Hoja1!.

22 Pulse la tecla [F3]. 23 Excel muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre, seleccione Mes.

182

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

24 Haga clic en Aceptar.

Figura 4.131. Modiﬁcar el rango de la e queta del eje horizontal por mes.

25 En la sección Entrada de leyenda seleccione Corriente. 26 Haga clic en Editar. 27 Excel muestra el cuadro de diálogo Modiﬁcar serie, y en el cuadro Valores de la serie borre el rango y solo deje Hoja1!.

28 Pulse la tecla [F3]. 29 Excel muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre y seleccione Corriente.

30 Haga clic en Aceptar. Figura 4.132. Modiﬁcar el rango de la serie corriente por Corriente.

31 En la sección Entrada de leyenda seleccione Vencido. 32 Haga clic en Editar. 33 Excel muestra el cuadro de diálogo Modiﬁcar serie, y en el cuadro Valores de la serie borre el rango y solo deje Hoja1!.

34 Pulse la tecla [F3]. 35 Excel muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre y seleccione Vencido.

36 Haga clic en Aceptar. Figura 4.133. Modiﬁcar el rango de la serie vencido por Vencido.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

183

37 En la sección Entrada de leyenda seleccione Deuda. 38 Haga clic en Editar. 39 Excel muestra el cuadro de diálogo Modiﬁcar serie, y en el cuadro Valores de la serie borre el rango y solo deje Hoja1!.

40 Pulse la tecla [F3]. 41 Excel muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre y seleccione Deuda.

42 Haga clic en Aceptar.

Figura 4.134. Modiﬁcar el rango de la serie deuda por Deuda.

43 Haga clic en Aceptar. 44 Ingrese los valores: Celda A10

Setiembre

Celda B10

25000000

Celda C10

10000000

Celda D10

35000000

El gráﬁco se comenzará a actualizar automáticamente.

Figura 4.135. Al ingresar los datos en el rango A10:D10 el gráﬁco también se actualiza automá camente.

Otra forma de crear gráficos que se actualizan al ingresar más datos 1 Haga clic en la Hoja2 del archivo Deuda mensual.xlsx. 2 Seleccione el rango A1:D9. 3 En la ﬁcha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

184

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

4 Excel muestra el cuadro de diálogo Crear tabla en el campo ¿Dónde están los datos de la tabla? Automáticamente el rango seleccionado es =$A$1:$D$9, active la casilla de veriﬁcación La tabla tiene encabezados.

5 Haga clic en Aceptar.

Figura 4.136. Conver r lista de datos en una tabla.

El rango de datos ahora es una tabla.

Figura 4.137. El rango A1:D9 es una tabla.

6 Seleccione la tabla. 7 Seleccione el Rango A1:D9. 8 En la ficha Insertar, en el grupo Gráfico, haga clic en la flecha abajo de Línea y en la sección Línea en 2D seleccione Línea.

9 Modifique el tamaño del gráfico, haga clic en el gráfico y señale en el centro del borde derecho, el cursor toma la forma de una flecha en doble sentido, arrastre hasta obtener un tamaño deseado.

10 Ingrese los valores: Celda A10

Setiembre

Celda B10

25000000

Celda C10

10000000

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

185

• CREAR GRÁFICOS USANDO CONTROLES DE FORMULARIOS O VALIDACIÓN DE DATOS 1 Abra el archivo Gráfico comparativo. 2 Seleccione la Hoja1. 3 Seleccione la celda D2. 4 En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en la flecha abajo de Validación de datos y seleccione Validación de datos.

5 Excel muestra el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la ﬁcha Conﬁguración. 6 En el campo Permitir seleccione Lista. 7 En el campo Origen escriba 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12 (los valores se mostrarán en la celda C4 en forma vertical, sino se muestra así cambiar coma por punto y coma).

Usar coma o punto y coma en el campo Lista depende de la conﬁguración regional.

Figura 4.138. Cuadro de diálogo validación de datos.

La celda puede ingresar o seleccionar valores enteros entre 1 y 12. La celda D2 se usará como referencia para hacer dinámico el rango del gráﬁco.

Figura 4.139. Lista desplegable en la celda D2.

186

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

8 Seleccione o digite el valor de 4 en la celda D2. 9 En la ficha Fórmulas en el grupo Nombres definidos, haga clic en Asignar nombre y seleccione Definir nombre.

10 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Mes y el cuadro hará referencia a escribir la fórmula =DESREF(Hoja1!$A$1,1,0,Hoja1!$D$2,1).

11 Haga clic en Aceptar. 12 En la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Asignar nombre y seleccione Definir nombre.

13 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Deuda y el cuadro hará referencia a escribir la fórmula =DESREF(Hoja1!$B$1,1,0,Hoja1!$D$2,1).

14 Haga clic en Aceptar. 15 Seleccione el Rango A1:B13. 16 En la ficha Insertar, en el grupo Gráfico, haga clic en la flecha abajo de Línea y en la sección Línea en 2D seleccione Línea.

Figura 4.140 Gráﬁco de línea 2d..

18 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Datos, haga clic Seleccionar datos. 19 Excel muestra el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, en la sección Etiquetas del eje horizontal haga clic en Editar.

20 Excel muestra el cuadro de diálogo Rótulos de eje, y en el cuadro Rango de rótulos del eje borre el rango y solo deje Hoja1!.

21 Pulse la tecla [F3]. 22 Excel muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre y seleccione Mes. 23 Haga clic en Aceptar. 24 En la sección Entrada de leyenda seleccione Deuda. 25 Haga clic en Editar.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

187

26 Excel muestra el cuadro de diálogo Modiﬁcar serie, y en el cuadro Valores de la serie borre el rango y solo deje Hoja1!.

27 Pulse la tecla [F3]. 28 Excel muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre y seleccione Deuda. 29 Haga clic en Aceptar. 30 Haga clic en Aceptar del cuadro de diálogo Seleccionar datos.

Figura 4.141. El Gráﬁco varía según el valor que se selecciona o ingresa en la celda D2.

• CÓMO UTILIZAR LOS CONTROLES DE FORMULARIO EN UNA HOJA DE CÁLCULO PARA MODIFICAR LOS DATOS DEL GRÁFICO. Microsoft Excel proporciona varios controles para las hojas de diálogo. Puede utilizar estos controles en hojas de cálculo para ayudar a seleccionar los datos. Por ejemplo, los cuadros desplegables, cuadros de lista, controles de número y barras de desplazamiento son útiles para seleccionar los elementos de una lista. Para utilizar los controles de formularios en Microsoft Ofﬁce Excel 2010, debe habilitar la ﬁcha Programador. Para ello, siga estos pasos:

1 Haga clic en la ﬁcha Archivo y, a continuación, haga clic en Opciones. 2 Excel muestra el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Personalizar cinta de opciones.

3 En la sección de la derecha active la casilla de veriﬁcación Programador.

188

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

Figura 4.142. Personalizar la cinta de opciones nos permite elegir que ﬁcha deseamos visualizar en la cinta de opciones.

4 Haga clic en la Hoja2. 5 Seleccione la celda H1 y escriba Referencia. 6 Seleccione la celda H2 y escriba 2. 7 En la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Asignar nombre y seleccione Definir nombre.

8 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Gestor y el cuadro hará referencia a escribir la fórmula=DESREF(Hoja2!$A$1,Hoja2!$H$2,0,1,1).

9 Haga clic en Aceptar. 10 En la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Asignar nombre y seleccione Definir nombre.

11 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Gestor y el cuadro hará referencia a escribir la fórmula =DESREF(Hoja2!$A$1,Hoja2!$H$2,1,1,4).

12 Haga clic en Aceptar. 13 Seleccione el rango A7:E8. 14 En la ficha Insertar, en el grupo Gráfico, haga clic en la flecha abajo de Columna y en la sección Columna en 2 seleccione Columna agrupada.

15 Modifique el tamaño del gráfico, haga clic en el gráfico y señale en el centro del borde derecho, el cursor toma la forma de una flecha en doble sentido, arrastre hasta obtener un tamaño deseado.

Figura 4.143. Gráﬁco de columna 2D.

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

189

16 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Datos, haga clic en Seleccionar datos. 17 Excel muestra el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, en la sección Etiquetas del eje horizontal haga clic en Editar.

18 Excel muestra el cuadro de diálogo Rótulos de eje, y en el cuadro Rango de rótulos del eje seleccione el rango =Hoja2!$B$1:$E$1.

19 Haga clic en el botón Aceptar. 20 En la sección Entradas de leyenda (series) seleccione Jefrey y haga clic en el botón Editar. 21 Excel muestra el cuadro de diálogo Modiﬁcar serie, y en el cuadro Nombre de la serie borre el rango y solo deje Hoja2!.

22 Pulse la tecla [F3]. 23 Excel muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre y seleccionar Deuda. 24 En el cuadro valores de la serie borre el rango y solo deje Hoja2!. 25 Pulse la tecla [F3]. 26 Excel muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre, seleccione Promedio. 27 Haga clic en Aceptar.

Figura 4.144. Cuadro de diálogo Modiﬁcar Serie.

28 Haga clic en Aceptar del cuadro de diálogo Seleccionar datos. 29 Haga clic en el área de trazado. 30 Modiﬁque el tamaño señalando en cuadro del centro del borde del área de trazado y luego arrastre el mouse.

Figura 4.145. Modiﬁcar el área de trazado.

190

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

31 Inserte el control de formulario Cuadro Combinado en la ﬁcha Programador, en el grupo Controles, haga clic en la ﬂecha debajo del botón Insertar y clic en Cuadro combinado. Figura 4.146. Insertar cuadro combinado.

32 Inserte el control de formulario Cuadro Combinado en la ﬁcha Programador, en el grupo Controles, haga clic en la ﬂecha debajo del botón Insertar y clic en Cuadro combinado.

33 El cursor toma la forma de una cruz, dibuje un rectángulo encima del área de trazado como se muestra en la ﬁgura 4.157.

Figura 4.147. Cuadro combinado insertado en un gráﬁco.

34 Haga clic derecho en el control formulario (cuadro combinado), se muestra el menú contextual y seleccione Formato de control. Excel muestra el cuadro de diálogo Formato del objeto, ahora necesitamos decirle al control dónde están los valores que queremos que despliegue. Estos se encuentran en las celdas A2 a A7.

35 Haga clic en la pestaña Control, encontraremos tres campos que deben conﬁgurar: Rango de entrada, indica dónde se encuentran los valores que se muestran en el control formulario.

En la hoja2, son los Gestores que se encuentran en las celdas A2:A7.

36 En el cuadro Rango de entrada seleccione la celda A2:A7. Vincular con la celda, realmente Excel no distingue cuál es el contenido seleccionado (es decir, si el Gestor es Jacky o Joel). Solo sabe la ubicación del elemento seleccionado. Es decir, si seleccionamos Jacky, Excel sabe que elegimos el elemento número 3. Si seleccionamos Joel, para Excel es un 4.

37 En el cuadro Vincular con la celda seleccione la celda H2. 38 Líneas de unión vertical, se digita un número que indica la cantidad de datos que se muestra en el control formulario al hacer clic en el mismo.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

39 En el cuadro Líneas de unión vertical escriba 4. 40 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 4.148. Cuadro de diálogo Formato de objeto.

Figura 4.149. Cuadro combinado insertado en un gráﬁco.

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192

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

41 Haga clic en una celda de la Hoja2. 42 Seleccione el nombre de Jacky en el cuadro combinado.

Figura 4.150. Seleccionar el nombre de un Gestor y el gráﬁco mostrado cambiará los valores.

• CREAR GRAFICO QUE MUESTRE DEUDA POR NEGOCIO EN PORCENTAJE VS DEUDA TOTAL. 1 En el libro Gráfico comparativo.xlsx, haga clic en la Hoja3. 2 Seleccione el rango C3:I3. 3 Mantenga presionado la teclas [ Ctrl ]. 4 Seleccione la celda C5:I5, C7:I7 y C9:I10. 5 En la ficha Insertar, en el grupo Gráfico, haga clic en la flecha abajo de Línea y en la sección Línea en 2D seleccione Línea.

6 Modifique el tamaño del gráfico, haga clic en el gráfico y señale en el centro del borde derecho, el cursor toma la forma de una flecha en doble sentido, arrastre hasta obtener un tamaño deseado.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

193

Figura 4.151. El gráﬁco no muestra las líneas para los valores en porcentaje por ser muy pequeños a comparación con el importe de la deuda.

7 Señale la línea de la serie Deuda y haga clic derecho, Excel muestra un menú contextual, seleccione Dar formato a serie de datos.

8 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de serie de datos, haga clic en el botón de opción Eje secundario.

9 Haga clic en el botón Cerrar.

Figura 4.152. Agregado en eje ver cal ahora si se muestra las líneas para las series de negocio.

194

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

10 Señale la línea de la serie Deuda y haga clic derecho, Excel muestra un menú contextual, seleccione Cambiar tipo de gráﬁco de series.

11 Excel muestra el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráﬁco, seleccione tipo de gráﬁco Columnas y luego clic en el subtipo Columna agrupada.

12 Haga clic en Aceptar.

Figura 4.153. El gráﬁco de líneas cruza el gráﬁco de columnas.

13 Haga clic en el gráfico para modificar los valores del eje vertical primario y secundario. 14 En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en la flecha debajo de Ejes para seleccionar Eje vertical primario y luego clic en Más opciones del eje vertical primario.

15 Excel muestra el cuadro de diálogo Dar formato a eje, en las sección Opciones de Excel active el botón de Opción ﬁja y en el cuadro de texto escriba: Mínima -1.5 Máxima 1.2 Unidad mayor 0.2 Unidad menor 0.1 Marca de graduación principal Marca de graduación secundaria Etiqueta del eje

Exterior Ninguno Junto al eje

En la sección El Eje horizontal cruza, haga clic en el botón de opción Valor del eje y escriba -1.5.

16 Haga clic en Cerrar. 17 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en la ﬂecha debajo de Ejes para seleccionar Eje vertical secundario y luego clic en Más opciones del eje vertical secundario.

18 Excel muestra el cuadro de diálogo Dar formato a eje, en las sección Opciones de Excel active el botón de Opción ﬁja y en el cuadro de texto escribir:

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GESTIÓN Y METODOLOGÍA Mínima -0 Máxima 80 000000 Unidad mayor Automático Unidad menor Automático Marca de graduación principal Marca de graduación secundaria Etiqueta del eje

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Ninguno Ninguno Ninguno

Figura 4.154. El gráﬁco de líneas cruza el graﬁco de columnas.

19 Haga clic en la columna de la serie Deuda. 20 En la ﬁcha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la ﬂecha debajo de Etiquetas de datos y seleccione Centro.

21 Haga clic en el valor de una etiqueta y se seleccionarán todas las etiquetas. 22 En la ficha Presentación, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección. 23 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de etiqueta de datos y haga clic en Alineación. 24 En el cuadro de despliegue Dirección del texto seleccione Girar todo el texto 207º. 25 Haga clic en cerrar. 26 En la ficha Inicio, en el grupo Fuentes, haga clic en Negrita. 27 Haga clic en la serie MP00. 28 En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la flecha debajo de Etiquetas de datos y seleccione Debajo.

29 Haga clic en el valor de una etiqueta y se seleccionarán todas las etiquetas. 30 En la ficha Inicio, en el grupo Fuentes, haga clic en Negrita. 31 Haga clic en la serie CIC00. 32 En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la flecha debajo de Etiquetas de datos y seleccione Encima.

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CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

33 Haga clic en el valor de una etiqueta y se seleccionarán todas las etiquetas. 34 En la ficha Inicio, en el grupo Fuentes, haga clic en Negrita. 35 Haga clic en la serie CIC00. 36 En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la flecha debajo de Etiquetas de datos y seleccione Encima.

37 Haga clic en el valor de una etiqueta y se seleccionarán todas las etiquetas. 38 En la ficha Inicio, en el grupo Fuentes, haga clic en Negrita. 39 En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la flecha debajo de Titulo del gráfico y seleccione Encima del gráfico.

40 En la barra fórmula escriba igual “=” 41 Seleccione la celda B1 y presione [ Enter ].

Figura 4.155. Dos sub pos de gráﬁco en un mismo gráﬁco.

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GESTIÓN Y METODOLOGÍA

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• MINIGRÁFICOS Un minigráfico, novedad en Microsoft Excel 2010, es un pequeño gráfico en una celda de una hoja de cálculo que ofrece una representación visual de los datos. Use minigráficos para mostrar tendencias en una serie de valores, como aumentos o reducciones periódicas, ciclos económicos o para resaltar valores mínimos y máximos. Coloque un minigráfico cerca de sus datos para lograr un mayor impacto.

• ¿QUÉ SON LOS MINIGRÁFICOS?

A diferencia de los gráficos en una hoja de cálculo de Excel, los minigráficos no son objetos, un minigráfico en realidad es un pequeño gráfico en el fondo de una celda.

• VENTAJAS DEL USO DE MINIGRÁFICOS Los datos que se presentan en una fila o columna son útiles, pero los patrones pueden resultar difíciles de reconocer a simple vista. El contexto de estos números se puede proporcionar insertando minigráficos junto a los datos. Al ocupar una pequeña cantidad de espacio, un minigráfico puede mostrar una tendencia basándose en datos adyacentes en una representación gráfica clara y compacta. Aunque no es obligatorio que una celda de minigráfico esté directamente junto a los datos subyacentes, es muy recomendable. Puede ver rápidamente la relación entre un minigráfico y los datos subyacentes y, cuando los datos cambian, puede ver el cambio en el minigráfico de inmediato. Además de crear un minigráfico único para una fila o columna de datos, puede crear varios minigráficos al mismo tiempo seleccionando varias celdas correspondientes a los datos subyacentes, como se muestra en la figura 4.166. Una ventaja de usar minigráficos es que, a diferencia de los gráficos, los minigráficos se imprimen cuando se imprime una hoja de cálculo que los contiene. Rango de datos usados por un grupo de minigráficos. Un grupo de minigráficos.

Figura 4.156. Minigráﬁco.

198

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

• CREAR UN MINIGRÁFICO 1 Abra el archivo Minigraﬁcos.xlsx. 2 Seleccione la celda F2 o un grupo de celdas vacías F2:F7 en las que desee insertar uno o más minigráﬁcos (seleccione la celda F2).

3 En la ficha Insertar, en el grupo Minigráficos, haga clic en Línea (inserte un minigráfico de línea).

Figura 4.157. Insertar un minigráﬁco de línea.

4 Excel muestra el cuadro de diálogo Crear grupo Minigráﬁco, y en el cuadro Rango de datos seleccione B2:E2 (Rango de celdas que contienen los datos en los cuales desea basar los minigráﬁcos).

Figura 4.158. Datos para crear el minigráﬁco.

5 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 4.159. Minigráﬁco con los datos del rango B2:F2.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

199

6 La celda F2 está seleccionada, en modo copiar arrastre hasta la celda F7 y se copiarán los minigráﬁcos.

Figura 4.160. Minigráﬁco con los datos del rango B2:F7.

7 Señale el título cabecera de la columna F y haga clic derecho. 8 Excel muestra un menú contextual y seleccione Ancho de columna. 9 Excel muestra un cuadro de diálogo Ancho de columna y escriba en el cuadro 30. 10 Haga clic en Aceptar. 11 Seleccione desde la fila 2 hasta la fila 7. 12 Señale el título cabecera de una de las filas seleccionadas y haga clic derecho. 13 Excel muestra un menú contextual y seleccione Alto de fila. 14 Excel muestra un cuadro de diálogo Alto de fila y escriba en el cuadro 30. 15 Haga clic en Aceptar.

Figura 4.161. En el Rango B2:F7 se modiﬁcó el alto y ancho del rango.

Cuando se seleccionan uno o más minigráficos en la hoja de cálculo, aparecen las Herramientas de minigráficos, que muestran la pestaña Diseño. En la pestaña Diseño puede elegir uno o más comandos entre los siguientes grupos: Minigráfico, Tipo, Mostrar, Estilo y Grupo. Use estos comandos para crear un minigráfico nuevo, cambiar el tipo, darle formato, mostrar u ocultar puntos de datos en un minigráfico de línea o dar formato al eje vertical en un grupo de minigráficos.

200

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

16 Haga clic en la celda F2. 17 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Mostrar, haga clic en las casillas de veriﬁcación Punto alto y Punto bajo.

18 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Estilos, haga clic en la ﬂecha a la derecha de Color de marcador, haga clic en Punto alto y seleccione color Azul.

19 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Estilos, haga clic en la ﬂecha a la derecha de Color de marcador, haga clic en Punto bajo y seleccione color Rojo.

Figura 4.162. Minigráﬁco muestra marcador para los valores máximos y mínimos.

20 Haga clic en la celda F2. 21 En la ficha Diseño, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha a la derecha de Color de minigráfico, haga clic en color verde.

22 En la ficha Diseño, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha a la derecha de Color de minigráfico, haga clic en color en Grosor y seleccione 2 ¼ pto.

Figura 4.163. Minigráﬁco con líneas de color verde.

En la ﬁgura 4.173 se observa que el minigráﬁco para el gestor Joel en el mes de marzo tiene el mejor cierre de la cartera deudor y en el mes de abril aumentó la deuda que puede darse por una mala gestión de cobranza o aumento de las ventas en el mes.

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• CREAR UN MINIGRÁFICO CON LOS VALORES DE LOS GESTORES JENNY, JACKY Y JEFREY. 1 Haga clic en la Hoja2 del archivo Minigráficos. 2 Seleccione las celdas F2, F4 y F7. 3 En la ficha Insertar, en el grupo Minigráficos, haga clic en Columna. 4 Excel muestra el cuadro de diálogo Crear grupo Minigráfico, y en el cuadro Rango de datos seleccione B2:E2, B4:E4 y B7:E7.

Figura 4.164. Para seleccionar rango no con nuos mantener presionada la tecla [ Ctrl].

5 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 4.165. Minigráﬁco para los gestores Jenny, Jacky y Jefrey.

6 Señale el título cabecera de la columna F y haga clic derecho. 7 Excel muestra un menú contextual y seleccione Ancho de columna. 8 Excel muestra un cuadro de diálogo Ancho de columna y escriba en el cuadro 30. 9 Haga clic en Aceptar. 10 Seleccione desde la fila 2 hasta la fila 7. 11 Señale el título cabecera de una de las filas seleccionadas y haga clic derecho. 12 Excel muestra un menú contextual y seleccione Alto de fila. 13 Excel muestra un cuadro de diálogo Alto de fila y escriba en el cuadro 40. 14 Haga clic en Aceptar.

202

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

Figura 4.166. Se modiﬁcó el ancho de la columna F y ﬁlas 2:9.

15 Haga clic en la celda F2. 16 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Fuentes, haga clic en la ﬂecha a la derecha de Color de Relleno y seleccione el color Azul, Enfasis1, Claro 80%.

17 Haga clic en la celda F4. 18 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Fuentes, haga clic en la ﬂecha a la derecha de Color de Relleno y seleccione el color Púrpura, Enfasis4, Claro 80%.

19 Haga clic en la celda F7. 20 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Fuentes, haga clic en la ﬂecha a la derecha de Color de Relleno y seleccione el color Canela, Fondo2, Oscuro 10%.

21 Seleccione la celda F2 y escriba JENNY. 22 Seleccione la celda F2, en la ﬁcha Inicio, en el grupo Fuentes, haga clic en la ﬂecha a la derecha de Color de Fuente y seleccione el color Rojo.

23 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en alineación horizontal Alinear texto a la derecha y en la alineación vertical Alinear en la parte superior.

24 Seleccione la celda F4 y escriba JACKY. 25 Seleccione la celda F4, en la ﬁcha Inicio, en el grupo Fuentes, haga clic en la ﬂecha a la derecha de Color de Fuente y seleccione el color Rojo.

26 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en alineación horizontal Alinear Centrar y en la alineación vertical Alinear en la parte superior.

27 Seleccione la celda F7 y escribir JEFREY. 28 Seleccione la celda F7, en la ﬁcha Inicio, en el grupo Fuentes, haga clic en la ﬂecha a la derecha de Color de Fuente y seleccione el color Rojo.

29 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en alineación horizontal Alinear texto a la izquierda y en la alineación vertical Alinear en la parte superior.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

203

Figura 4.167. En la celda que con ene el minigráﬁco se puede ingresar valor y aplicar formato.

30 Algunas columnas de los minigráﬁcos no son visibles, solo se observa como una línea como muestra la ﬁgura 4.177, haga clic en la celda F2.

31 En la ficha Diseño, en el grupo Agrupar, haga clic en la flecha debajo de Eje, seleccione Valor personalizado de Opciones de valor mínimo del eje vertical. Figura 4.168. En la celda que con ene el minigráfico se puede ingresar valor y aplicar formato.

32 Excel muestra el cuadro de diálogo Conﬁguración del eje vertical del minigráﬁco y en cuadro escriba Valor mínimo, para el eje vertical digite 43 000000.

Figura 4.169. Ingresar un valor próximo al mínimo valor de los datos.

204

CAP. 4

INDICADORES DE COBRANZA

33 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 4.170. Las columnas que se mostraban como línea como se muestra en la ﬁgura 4.177, ahora sí son notorias.

Los minigráficos están agrupados si se selecciona la celda F2 y cambiamos el color de la columna, el color se aplica a todas las columnas. En los siguientes pasos desagruparemos los minigráficos y cambiaremos un color de columna para cada minigráfico de los gestores Jenny, Jacky y Jefrey.

34 Seleccione las celdas F2, F4 y F7. 35 En la ficha Diseño, en el grupo Agrupar, haga clic en Desagrupar. 36 Haga clic en F2. 37 En la ficha Diseño, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha a la derecha de Color de minigráfico, haga clic en color verde.

38 Haga clic en F4. 39 En la ficha Diseño, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha a la derecha de Color de minigráfico, haga clic en color Rojo.

40 Haga clic en F7. 41 En la ficha Diseño, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha a la derecha de Color de minigráfico, haga clic en color Amarillo.

Figura 4.171. El gestor Jenny y Jefrey en el mes de marzo cerró las cuentas por cobrar alto con respecto a los otros meses y Jenny tuvo el mejor cierre de la cuenta por cobrar en el mes de abril.

CAPÍTULO

5 ANÁLISIS DE COBRANZA OBJETIVO: El Análisis de Cartera consiste en estudiar el comportamiento de las cuentas por cobrar al cierre del mes y los históricos de cierre de la cartera deudora. Para ello, se realiza primero un enriquecimiento de información para luego segmentar la cartera según las reglas de ordenamiento que surjan de dicho análisis. Con el resultado obtenido, se categorizarán las deudas con la finalidad de establecer una estrategia de gestión diferenciada según sea el caso. Teniendo la información, se podrán categorizar las deudas en grupos según la probabilidad de cobro de las mismas y permitirá definir las acciones a seguir en cada caso y enfocar la gestión de cobranzas más acertadamente en los casos con mayor probabilidad de cobro. Definitivamente, esto redundará en un aumento de recupero de esas deudas, en menos tiempo, disminuyendo, en consecuencia, los costos de gestión y optimizando los recursos asignados para su realización.

TEMA: Análisis de facturas canceladas. Analizar la variación de la línea de negocio. Análisis de Total cartera.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

207

• ANÁLISIS DE FACTURAS CANCELADAS Cuando se realiza la gestión de cobranza muchas veces el cliente envía el detalle de pago de las facturas. Para veriﬁcar el pago de las facturas que está cancelando, se baja información del Sistema ERP y se cruza la información. El cliente no siempre paga las facturas más antiguas, puede haber la posibilidad que exista facturas en reclamo, o la documentación es incompleta por lo cual el cliente no lo registra en su sistema. Conoceremos las funciones de texto Concatenar, Izquierda y Derecha.

• CONCATENAR La función CONCATENAR une hasta 255 cadenas de texto en una sola. Los elementos que se unirán pueden ser texto, números, referencias de celda o una combinación de estos elementos. Por ejemplo, si la hoja de cálculo contiene el nombre de una persona en la celda A1 y el apellido en la celda B1, ambos valores se pueden combinar en otra celda mediante la fórmula siguiente:

Sintaxis: =CONCATENAR(Texto1; [Texto2];[Texto3] …) La sintaxis de la función CONCATENAR tiene los siguientes argumentos: Texto1 Obligatorio. El primer elemento de texto que se concatenará. Texto2; ... Opcional. Elementos de texto adicionales, hasta un máximo de 255 elementos. Deben estar separados con punto y coma.

También puede u lizar el operador de cálculo símbolo de “y” comercial (&) en lugar de la función CONCATENAR para unir elementos de texto.

• DERECHA DERECHA Devuelve el último carácter o caracteres de una cadena de texto, según el número de caracteres que el usuario especiﬁca.

Sintaxis: =DERECHA(texto;[núm_de_caracteres]) La función DERECHA tienen los siguientes argumentos: Texto Obligatorio. Cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer. Núm_de_caracteres Opcional. Especiﬁca el número de caracteres que desea extraer con DERECHA.

208

CAP. 5

ANÁLISIS DE COBRANZA

• IZQUIERDA IZQUIERDA devuelve el primer carácter o caracteres de una cadena de texto, según el número de caracteres que especiﬁque el usuario.

Sintaxis: = IZQUIERDA(texto; [núm_de_caracteres]) La sintaxis de la función IZQUIERDA tiene los siguientes argumentos: Texto Obligatorio. La cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer. Núm_de_caracteres Opcional. Especiﬁca el número de caracteres que se desea extraer con la función IZQUIERDA.

1 Abra el archivo Análisis de factura.xlsx. En la Hoja 1 se tiene información que se exportó del sistema ERP de la cuenta deudor del cliente. En la Hoja2 se tiene información de las facturas canceladas enviadas por el cliente. Las dos hojas tienen información de las facturas, pero con diferentes estructuras, mientras en la Hoja1 el número de factura se da en 11 dígitos (01-1631-0000710), en la Hoja2 el número de factura tiene 8 dígitos ().

2 Seleccione la Hoja2. 3 Señale el título cabecera de columnas y haga clic derecho, Excel muestra el menú contextual Insertar.

4 En la celda B6 escriba FacturaCompleta. 5 Seleccione la celda B7. 6 En la ﬁcha Fórmulas, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en la ﬂecha debajo de Texto y seleccione Concatenar.

Figura 5.0. Funciones de texto.

7 Excel muestra el cuadro de diálogo Argumentos de función, en los recuadros escriba: Texto1: “01-” Texto2: IZQUIERDA(A7,4) Texto3: “-000”&DERECHA(A7,4)

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

209

Se quiere tener el número de la factura que cumpla con la siguiente estructura:

01-1621-0008586 2

Se escribe “01-” para completar el número de la factura al inicio ya que no tiene. Se escribe IZQUIERDA(A7,4) para extraer solo los cuatro caracteres comenzando a contar desde la izquierda. Se escribe “-000” para completar el número de la factura que tiene 7 dígitos y unido con DERECHA(A7,4) que extrae los 4 primeros caracteres contando desde la derecha.

8 Haga clic en Aceptar.

Figura 5.1. Asistente para funciones. f

9 Señale la parte inferior derecha de la celda B7 y en modo copiar arrastre la fórmula.

Figura 5.2. La columna B con ene ahora el número de factura con 13 dígitos.

210

CAP. 5

ANÁLISIS DE COBRANZA

10 Ya se tienen el número de la factura con los 13 dígitos, seleccione la hoja1 y la celda G9. 11 Escriba el texto Cruce. 12 Seleccione la celda 10. 13 En la ﬁcha Fórmulas, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en la ﬂecha debajo de Búsqueda y referencia y seleccione ConsultaV.

14 Excel muestra el cuadro de diálogo Argumentos de función, en los recuadros escriba: Valor_buscado :Escriba B10. Matriz_buscar_en : Haga clic en la Hoja2 y seleccione el rango B6:D63 y pulse la tecla [F4] y el rango se convertirá en un rango en absoluto $B$6:$D$6. Indicador de Columna : Escriba el número 3, se desea el valor de la tercera columna. Ordenado : Escriba FALSO porque la búsqueda es exacta.

Figura 5.3. Asistente para función, se ingresa los valores para los campos de la función ConsultaV.

Para las facturas que no pago muestra error #N/A, vamos a mejorar la función agregando la función Sierror.

15 Seleccione la celda G10 y haga clic en la barra fórmula después del símbolo igual “=” escriba SIERROR (y después de CONSULTAV(B10,Hoja2!$B$6:$D$63,3,FALSO) y escriba “Pendiente”). Al ﬁnal la fórmula es =SIERROR(CONSULTAV(B10,Hoja2!$B$6:$D$63,3,FALSO),”Pendiente”).

16 Pulse la tecla [ Enter ]. 17 Seleccione la celda G10 y en modo copiar arrastre la fórmula hasta la celda G219. 18 Seleccione el rango B9:G219. 19 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Formato condicional y, a continuación, Administrar regla…

20 Excel muestra la ventana Administrador de reglas de formato condicionales. 21 Haga clic en el botón Nueva regla.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

211

22 Excel muestra la ventana Nueva regla de formato. En la sección Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.

23 En la sección Editar un descripción de regla, escriba la fórmula: =$G10<>”Pendiente”. 24 Haga clic en el botón Formato. 25 En la ﬁcha Bordes seleccione Línea continua y clic en Contorno. 26 En la ﬁcha Relleno seleccione el color Celeste claro. 27 Haga clic en Aceptar. 28 Haga clic en Aceptar.

Figura 5.4. Formato condicional aplicado a las facturas canceladas.

29 Seleccione el Rango B9:G9, en la ﬁcha Inicio, en el grupo Fuentes, haga clic en la ﬂecha a la derecha de Color de Fuente y seleccione el color Blanco.

30 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Fuentes, haga clic en ﬂecha a la derecha de Color de Relleno y seleccione el color Azul.

31 En la ﬁcha Datos, en el grupo Ordenar y ﬁltrar, haga clic en Filtro.

Figura 5.5. Formato condicional aplicado a las facturas canceladas.

212

CAP. 5

ANÁLISIS DE COBRANZA

32 Haga clic en la ﬂecha de encabezado Cruce y clic en Filtro de texto y luego seleccione No es igual a…

Figura 5.6. Opciones para ﬁltrar.

33 Excel muestra el cuadro de diálogo Autoﬁltro personalizado, en el cuadro escriba Pendiente 34 Haga clic en Aceptar.

Figura 5.7. Cuadro de diálogo Autoﬁltro personalizado.

Figura 5.8. Lista de datos con facturas canceladas.

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GESTIÓN Y METODOLOGÍA

213

• ANALIZAR LA VARIACIÓN DE LA LÍNEA DE NEGOCIO 1 Abra un libro nuevo. 2 Asignarle el nombre de Línea a la Hoja1, elimine las otras Hojas. 3 En la celda B2 escribra Variación por Línea de Negocio (Miles de Dólares). 4 Seleccione el rango B2:R2. 5 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Alineación, clic en el cuadro de iniciliación del cuadro de diálogo. 6 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas, en la ﬁcha Alineación, en cuadro despliegue Horizontal, seleccione Centrar en la selección.

7 Seleccione el rango C5:J5. 8 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Número, en el cuadro despliegue seleccionar Texto. 9 Para ingresar los títulos cabecera en la primera ﬁla de la lista de datos en las siguientes celdas escriba: En C5=Saldo, en D5=Cte, en E5=0-9, en F5=10-90, en G5=91-180, en H5=Mas 180 y J5=Vcdo.

10 Para ingresar los títulos cabecera de la columna izquierda de la lista de datos en las siguientes celdas escriba: En B6=Línea 1, en B7=Línea 2, en B8=Línea 3, en B9=Línea 4, en B10=Línea 5, en B11=Línea 6, en B12=Línea 7, en B13 =Línea 8 y en B14=Línea 9.

11 Seleccione el rango B5:H15 y rango J5:J15 y aplique formato de relleno, bordes y número similar a la ﬁgura 5.9.

Figura 5.9. Formato del rango B5:J15.

12 Seleccione el rango B5:J15. 13 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar. 14 Seleccione la celda B17. 15 En la ﬁcha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar. 16 Seleccione la celda L5 y pulse la tecla [Enter].

214

CAP. 5

ANÁLISIS DE COBRANZA

Figura 5.10. Tres rangos con formatos.

17 Seleccione la celda B17, escriba la fórmula =FECHA.MES(B5,-1). 18 En la celda C17 escriba =C5. 19 Seleccione la celda C5 y en modo copiar arrastre hasta la celda H17 para copiar la fórmula. 20 En la celda J17 escriba = J5. 21 En la celda M5 escriba =C5. 22 Seleccione la celda M5 y en modo copiar arrastre hasta la celda H17 para copiar la fórmula. 23 En la celda T5 escriba = J5. 24 En la celda B5 escriba 31/12/2011. 25 En la celda C15 escriba la fórmula =SUMA(C6:C14). 26 Seleccione la celda C15 y en modo copiar arrastre hasta la celda H15. 27 En la celda J15 escriba la fórmula =SUMA(J6:J14). 28 En la celda C27 escriba la fórmula =SUMA(J18:J26). 29 Seleccione la celda C27 y en modo copiar arrastre hasta la celda H27. 30 En la celda J27 escriba la fórmula =SUMA(J18:J26). 31 En la celda M6 ecriba las fórmulas =SI(ESBLANCO(C6),””,C6-C18). 32 Seleccione la celda M6 y en modo copiar arrastre hasta la celda R14. 33 En la celda T6 ecriba las fórmulas = SI(ESBLANCO(J6),””,J6-J18). 34 Seleccione la celda T6 y en modo copiar arrastre hasta la celda T14. 35 En la celda M15 escriba la fórmula =SUMA(M6:M14). 36 Seleccione la celda M15 y en modo copiar arrastre hasta la celda R15. 37 En la celda T15 escriba la fórmula =SUMA(T6:T14).

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

Figura 5.11. Plan lla lista para el análisis entre dos meses.

Ingresar datos de los meses de noviembre y diciembre 2011. El resultado se muestra como en la ﬁgura 5.11.

Figura 5.12. Lista con valores para sus análisis.

215

216

CAP. 5

ANÁLISIS DE COBRANZA

• ANÁLISIS DE TOTAL CARTERA 1 Abra el libro AnalisisCompleto.xlsx.

Figura 5.13. Información de la cartera deudor por cliente al cierre de un mes.

2 La información que se muestra en la ﬁgura 5.13 es por documento, aplicando informe de tabla dinámica agruparemos la deuda por cliente. Seleccione una celda que contiene datos.

3 En la ﬁcha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica, o bien haga clic en la ﬂecha que se encuentra debajo de Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.

4 Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

Figura 5.14. Crear tabla dinamica.

5 En Seleccione los datos que desea analizar, asegúrese de activar la opción Seleccione una tabla o un rango. Para el ejemplo, Excel automáticamente seleccionó el rango A1:O27019.

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

217

6 En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, active el botón de opción hoja de cálculo existente.

7 Active el botón de opción Nueva hoja de cálculo. 8 Haga clic en el botón Aceptar. 9 Haga clic y mantenga presionado el campo Cliente. en la sección campos y arrastre hasta la sección Etiquetas de ﬁlas.

10 Haga clic y mantenga presionado el campo Nit. en la sección campos y arrastre hasta la sección Etiquetas de ﬁlas.

11 Haga clic y mantenga presionado el campo Denominación. en la sección campos y arrastre hasta la sección Etiquetas de ﬁlas.

12 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Saldo. 13 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Cte. 14 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Vencido. 15 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo 1-9 Días. 16 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo 10-30 Días. 17 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo 31-60 Días. 18 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo 61-90 Días. 19 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo 91-180 Días. 20 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Más de 180 Días. 21 En la ficha Diseño, en el grupo Diseño, haga clic en Mostrar en formato tabular. 22 En la ficha Diseño, en el grupo Diseño, haga clic en No mostrar Subtotales. 23 Seleccione la celda D3. 24 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 25 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado borre el texto Suma de y al final del nombre digite un espacio.

26 Haga clic en el botón Aceptar. 27 Así repetir los pasos 23 a 25, seleccionando la celda E3 hasta la celda L3.

Figura 5.15. Informe de tabla dinamica.

218

CAP. 5

ANÁLISIS DE COBRANZA

28 Seleccione toda la tabla dinámica. En la ﬁcha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar toda la tabla dinámica.

29 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar. 30 Seleccione la hoja2. 31 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en pegado especial y seleccione Solo Valores. La información tienen que separarlo por Saldo mayor que cero, Saldo menor que cero y Saldo igual a cero. Para separar use la herramienta de filtro avanzado.

32 Cree los siguientes criterios en la Hoja2, como se muestra en la tabla en el rango Q2:S2. VENCIDO

VENCIDO

33 Seleccione el rango Q1:Q2, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

34 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Mayor. 35 Seleccione el rango R1:R2, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

36 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Menor. 37 Seleccione el rango S1:S2, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

38 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Cero. 39 Seleccione el rango A1:6806, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

40 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Deuda. 41 Asigne el nombre de Tabla a la Hoja2. 42 Asigne el nombre de Mayor a la Hoja3. 43 Inserte una nueva hoja y asigne el nombre de Menor. 44 Inserte una nueva hoja y asigne el nombre de Cero. 45 Inserte una nueva hoja y asigne el nombre de Criterio. 46 Seleccione la hoja Criterio e ingrese los siguientes datos:

Figura 5.16. Rangos criterios.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

219

47 Seleccione el rango A1:A2, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

48 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CRIT1. 49 Seleccione el rango C1:D2, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

50 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CRIT2. 51 Seleccione el rango F1:G2, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

52 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CRIT3. 53 Seleccione el rango I1:J2, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

54 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CRIT4. 55 Seleccione el rango C5:D6, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

56 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CRIT5. 57 Seleccione el rango F6:G6, en la ficha Fórmulas, en el grupo nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

58 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CRIT6. 59 Seleccione el rango I6:J6, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

60 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CRIT7. 61 Seleccione el rango A5:A6, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

62 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CRIT8. 63 Seleccione la hoja Menor. 64 Seleccione la celda A1. 65 En la ﬁcha Datos, en el grupo Ordenar y ﬁltra, haga clic en Avanzadas… 66 Excel muestra el cuadro de diálogo Filtro Avanzado en ingresar los datos: Acción: activar el botón de opción Copiar a otro lugar. Rango de la lista: Escriba DEUDA Rango de criterio: Escriba MENOR Copiar: Seleccione =Menor!A1

Figura 5.17. Seleccionar datos para el ﬁltro avanzado.

220

CAP. 5

ANÁLISIS DE COBRANZA

67 Seleccione las columnas A:L, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

68 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba DMENOR. 69 Seleccione la columna D, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

70 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MENORSALDO. 71 Seleccione la columna E, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

72 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MENORCTE. 73 Seleccione la columna F, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

74 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MENORVENCIDO. 75 Seleccione la columna G, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

76 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MENOR1_9. 77 Seleccione la columna H, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

78 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MENOR10_30. 79 Seleccione la columna I, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

80 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MENOR31_60. 81 Seleccione la columna J, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

82 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MENOR61_90. 83 Seleccione la columna K, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

84 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MENOR91_180. 85 Seleccione la columna L, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

86 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MENOR180. 87 Seleccione la columna A, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

88 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CMENOR. 89 Seleccione la hoja Mayor. 90 Seleccione la celda A1. 91 En la ﬁcha Datos, en el grupo Ordenar y ﬁltra, haga clic en Avanzadas… 92 Excel muestra el cuadro de diálogo Filtro Avanzado en ingresar los datos:

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

221

Acción: Active el botón de opción Copiar a otro lugar. Rango de la lista: Escriba DEUDA Rango de criterio: Escriba MAYOR Copiar: Seleccione =Mayor!A1

93 Seleccione las columnas A:L, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

94 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba DMAYOR. 95 Seleccione la columna D, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

96 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MAYORSALDO. 97 Seleccione la columna E, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

98 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escribe MAYORCTE. 99 Seleccione la columna F, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

100 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MAYORVENCIDO. 101 Seleccione la columna G, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

102 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MAYOR1_9. 103 Seleccione la columna H, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

104 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MAYOR10_30. 105 Seleccione la columna I, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

106 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MAYOR31_60. 107 Seleccione la columna J, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

108 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MAYOR61_90. 109 Seleccione la columna K, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

110 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MAYOR91_180. 111 Seleccione la columna L, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

112 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MAYOR180. 113 Seleccione la hoja Cero. 114 Seleccione la celda A1. 115 En la ﬁcha Datos, en el grupo Ordenar y ﬁltrar, haga clic en Avanzadas… 116 Excel muestra el cuadro de diálogo Filtro Avanzado en ingresar los datos:

222

CAP. 5

Acción: Rango de la lista: Rango de criterio: Copiar:

ANÁLISIS DE COBRANZA

Active el botón de opción Copiar a otro lugar. Escriba DEUDA Escriba CERO Seleccione =Cero!A1

117 Seleccione las columnas A:L, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

118 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba DCERO. 119 Seleccione la columna D, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

120 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CEROSALDO. 121 Seleccione la columna E, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

122 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CEROCTE. 123 Seleccione la columna F, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

124 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CEROVENCIDO. 125 Seleccione la columna G, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

126 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CERO1_9. 127 Seleccione la columna H, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

128 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CERO10_30. 129 Seleccione la columna I, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

130 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CERO31_60. 131 Seleccione la columna J, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

132 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CERO61_90. 133 Seleccione la columna K, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

134 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CERO91_180. 135 Seleccione la columna L, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

136 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CEROR180. 137 Seleccione la columna A, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

138 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CCERO. 139 Inserte una nueva hoja y asigne el nombre de Análisis.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

223

En la hoja Análisis ingrese los siguientes valores y aplique formato según como se muestra en la figura 5.18, figura 5.19 y figura 5.20.

Figura 5.18. Formato de análisis para un mes (ejemplo diciembre).

Figura 5.19. Formato de análisis para el mes anterior (ejemplo noviembre).

Figura 5.20. Formato de análisis de la variación entre dos meses.

224

CAP. 5

ANร LISIS DE COBRANZA

140 Ahora si a escribir las fรณrmulas en la hoja Anรกlisis, en la celda B4 =BDCONTARA(DMAYOR,1,CRIT1). 141 En la celda B6 =BDCONTARA(DMAYOR,1,CRIT2) 142 En la celda B8 =BDCONTARA(DMAYOR,1,CRIT3) 143 En la celda B10 =BDCONTARA(DMAYOR,1,CRIT4) 144 En la celd B12 =BDCONTARA(DMAYOR,1,CRIT5) 145 En la celda B14 =BDCONTARA(DMAYOR,1,CRIT6) 146 En la celda B16 =BDCONTARA(DMAYOR,1,CRIT7) 147 En la celda B18 =BDCONTARA(DMAYOR,1,CRIT8) 148 En la celda B20 =B4+B6+B8+B10+B12+B14+B16+B18 149 En la celda B22 =CONTARA(CMENOR)-1 150 En la celda B24 =CONTARA(CCERO)-1 151 En la celda B26 =B22+B24+B20 152 En la celda E4 =F4+G4 153 En la celda E6 =F6+G6 154 En la celda E8 =F8+G8 155 En la celda E10 =F10+G10 156 En la celda E12 =F12+G12 157 En la celda E14 =F14+G14 158 En la celda E16 =F16+G16 159 En la celda E18 =F18+G18 160 En la celda F4 =BDSUMA(DMAYOR,5,CRIT1) 161 En la celda F6 =BDSUMA(DMAYOR,5,CRIT2) 162 En la celda F8 =BDSUMA(DMAYOR,5,CRIT3) 163 En la celda F10 =BDSUMA(DMAYOR,5,CRIT4) 164 En la celda F12 =BDSUMA(DMAYOR,5,CRIT5) 165 En la celda F14 =BDSUMA(DMAYOR,5,CRIT6) 166 En la celda F16 =BDSUMA(DMAYOR,5,CRIT7) 167 En la celda F18 =BDSUMA(DMAYOR,5,CRIT8) 168 En la celda G4 =H4+I4+M4+N4 169 En la celda G6 =H6+I6+M6+N6 170 En la celda G8 =H8+I8+M8+N8 171 En la celda G10 =H10+I10+M10+N10 172 En la celda G12 =H12+I12+M12+N12 173 En la celda G14 =H14+I14+M14+N14

GESTIÓN Y METODOLOGÍA 174 En la celda G16 =H16+I16+M16+N16 175 En la celda G18 =H18+I18+M18+N18 176 En la celda H4 =BDSUMA(DMAYOR,7,CRIT1) 177 En la celda H6 =BDSUMA(DMAYOR,7,CRIT2) 178 En la celda H8 =BDSUMA(DMAYOR,7,CRIT3) 179 En la celda H10 =BDSUMA(DMAYOR,7,CRIT4) 180 En la celda H12 =BDSUMA(DMAYOR,7,CRIT5) 181 En la celda H14 =BDSUMA(DMAYOR,7,CRIT6) 182 En la celda H16 =BDSUMA(DMAYOR,7,CRIT7) 183 En la celda H18 =BDSUMA(DMAYOR,7,CRIT8) 184 En la celda I4 =BDSUMA(DMAYOR,9,CRIT1)K6 185 En la celda I6 =BDSUMA(DMAYOR,9,CRIT2)K8 186 En la celda I8 =BDSUMA(DMAYOR,9,CRIT3) 187 En la celda I10 =BDSUMA(DMAYOR,9,CRIT4) 188 En la celda I12 =BDSUMA(DMAYOR,9,CRIT5) 189 En la celda I14 =BDSUMA(DMAYOR,9,CRIT6) 190 En la celda I16 =BDSUMA(DMAYOR,9,CRIT7) 191 En la celda I18 =BDSUMA(DMAYOR,9,CRIT8) 192 En la celda K4 =BDSUMA(DMAYOR,10,CRIT1) 193 En la celda K6 =BDSUMA(DMAYOR,10,CRIT2) 194 En la celda K8 =BDSUMA(DMAYOR,10,CRIT3) 195 En la celda K10 =BDSUMA(DMAYOR,10,CRIT4) 196 En la celda K12 =BDSUMA(DMAYOR,10,CRIT5) 197 En la celda K14 =BDSUMA(DMAYOR,10,CRIT6) 198 En la celda K16 =BDSUMA(DMAYOR,10,CRIT7) 199 En la celda K18 =BDSUMA(DMAYOR,10,CRIT8) 200 En la celda L4 =BDSUMA(DMAYOR,11,CRIT1) 201 En la celda L6 =BDSUMA(DMAYOR,11,CRIT2) 202 En la celda L8 =BDSUMA(DMAYOR,11,CRIT3) 203 En la celda L10 =BDSUMA(DMAYOR,11,CRIT4) 204 En la celda L12 =BDSUMA(DMAYOR,11,CRIT5) 205 En la celda L14 =BDSUMA(DMAYOR,11,CRIT6) 206 En la celda L16 =BDSUMA(DMAYOR,11,CRIT7) 207 En la celda L18 =BDSUMA(DMAYOR,11,CRIT8)

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

225

226

CAP. 5

ANÁLISIS DE COBRANZA

208 En la celda M4 =J4+K4+L4 209 En la celda M6 =J6+K6+L6 210 En la celda M8 =J8+K8+L8 211 En la celda M10 =J10+K10+L10 212 En la celda M12 =J12+K12+L12 213 En la celda M14 =J14+K14+L14 214 En la celda M16 =J16+K16+L16 215 En la celda M18 =J18+K18+L18 216 En la celda N4 =BDSUMA(DMAYOR,12,CRIT1) 217 En la celda N6 =BDSUMA(DMAYOR,12,CRIT2) 218 En la celda N8 =BDSUMA(DMAYOR,12,CRIT3) 219 En la celda N10 =BDSUMA(DMAYOR,12,CRIT4) 220 En la celda N12 =BDSUMA(DMAYOR,12,CRIT5) 221 En la celda N14 =BDSUMA(DMAYOR,12,CRIT6) 222 En la celda N16 =BDSUMA(DMAYOR,12,CRIT7) 223 En la celda N18 =BDSUMA(DMAYOR,12,CRIT8) 224 En la celda E20 =E4+E6+E8+E10+E12+E14+E16+E18 y copiar al rango E20:N20 225 En la celda E22 =F22+G22 226 En la celda F22 =SUMA(MENORCTE) 227 En la celda G22 =H22+I22+M22+N22 228 En la celdaH22 =SUMA(MENOR1_9) 229 En la celda I22 =SUMA(MENOR10_30) 230 En la celda J22 =SUMA(MENOR31_60) 231 En la celda K22 =SUMA(MENOR61_90) 232 En la celda L22 =SUMA(MENOR91_180) 233 En la celda M22 =J22+K22+L22 234 En la celda N22 =SUMA(MENOR180) 235 En la celda E24 =F24+G24 236 En la celda F24 =SUMA(CEROCTE) 237 En la celda G24 =H24+I24+M24+N24 238 En la celda H24 =SUMA(CERO1_9) 239 En la celda I24 =SUMA(CERO10_30) 240 En la celda J24 =SUMA(CERO31_60) 241 En la celda K24 =SUMA(CERO61_90)

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

227

242 En la celda L24 =SUMA(CERO91_180) 243 En la celda M24 =J24+K24+L24 244 En la celda N24 =SUMA(CERO180) 245 En la celda e26 =E20+E22+E24 y copiar al rango E26:N26 246 En la celda E27 =CONTAR.SI(MAYORSALDO,”>0”)+CONTAR.SI(MAYORSALDO,”<0”)+CONTAR.SI( MENORSALDO,”>0”)+CONTAR.SI(MENORSALDO,”<0”)+CONTAR.SI(CEROSALDO,”>0”)+CONTAR. SI(CEROSALDO,”<0”)

247 En

la celda F27 =CONTAR.SI(MAYORCTE,”>0”)+CONTAR.SI(MAYORCTE,”<0”)+CONTAR. SI(MENORCTE,”>0”)+CONTAR.SI(MENORCTE,”<0”)+CONTAR.SI(CEROCTE,”>0”)+CONTAR. SI(CEROCTE,”<0”)

248 En la celda G27 =CONTAR.SI(MAYORVENCIDO,”>0”)+CONTAR.SI(MAYORVENCIDO,”<0”)+ CONTAR.SI(MENORVENCIDO,”>0”)+CONTAR.SI(MENORVENCIDO,”<0”)+CONTAR. SI(CEROVENCIDO,”>0”)+CONTAR.SI(CEROVENCIDO,”<0”)

249 En

la celda H27 =CONTAR.SI(MAYOR1_9,”>0”)+CONTAR.SI(MAYOR1_9,”<0”)+CONTAR. SI(MENOR1_9,”>0”)+CONTAR.SI(MENOR1_9,”<0”)+CONTAR.SI(CERO1_9,”>0”)+CONTAR. SI(CERO1_9,”<0”)

250 En la celda I27 =CONTAR.SI(MAYOR10_30,”>0”)+CONTAR.SI(MAYOR10_30,”<0”)+CONTAR.SI( MENOR10_30,”>0”)+CONTAR.SI(MENOR10_30,”<0”)+CONTAR.SI(CERO10_30,”>0”)+CONTAR. SI(CERO10_30,”<0”)

251 En la celda J27 =CONTAR.SI(MAYOR31_60,”>0”)+CONTAR.SI(MAYOR31_60,”<0”)+CONTAR.SI( MENOR31_60,”>0”)+CONTAR.SI(MENOR31_60,”<0”)+CONTAR.SI(CERO31_60,”>0”)+CONTAR. SI(CERO31_60,”<0”)

252 En la celda K27 =CONTAR.SI(MAYOR61_90,”>0”)+CONTAR.SI(MAYOR61_90,”<0”)+CONTAR.SI( MENOR61_90,”>0”)+CONTAR.SI(MENOR61_90,”<0”)+CONTAR.SI(CERO61_90,”>0”)+CONTAR. SI(CERO61_90,”<0”)

253 En

la celda L27 =CONTAR.SI(MAYOR91_180,”>0”)+CONTAR.SI(MAYOR91_180,”<0”)+ CONTAR.SI(MENOR91_180,”>0”)+CONTAR.SI(MENOR91_180,”<0”)+CONTAR. SI(CERO91_180,”>0”)+CONTAR.SI(CERO91_180,”<0”)

254 En la celda M27 =J27+K27+L27 255 En

la celda N27 =CONTAR.SI(MAYOR180,”>0”)+CONTAR.SI(MAYOR180,”<0”)+CONTAR. SI(MENOR180,”>0”)+CONTAR.SI(MENOR180,”<0”)+CONTAR.SI(CERO180,”>0”)+CONTAR. SI(CERO180,”<0”)

256 En la celda E29 =E20/$E$26 y copiar al rango E29:N29.

228

CAP. 5

ANÁLISIS DE COBRANZA

Figura 5.21. Plan lla para el análisis de deuda vencida.

Para usar la plantilla solo borrar los valores de la hoja Mayor, Menor, Cero, Hoja1 y Tabla. Ingrese la información en la Hoja1, en la Hoja4 actualice los datos de la tabla dinámica y copie los valores actualizados a la hoja Tabla. Y aplique ﬁltro avanzado en la hoja Mayor, Menor y Cero con sus respectivos criterios y, listo, tienen información del nuevo mes. Un reto para ustedes todo este procedimiento, usando la grabadora de macros y los códigos de VBA automatizar el proceso. ¡Mucha Suerte!

CAPÍTULO

6 AUTOMATIZACIÓN CON MACROS OBJETIVO: Si hay tareas de Microsoft Excel que realiza reiteradamente, puede grabar una macro para automatizarlas. Una macro es una acción o un conjunto de acciones que se puede ejecutar todas las veces que desee. Cuando se crea una macro, se graban los clics del mouse y las pulsaciones de las teclas. Después de crear una macro, puede modiﬁcarla para realizar cambios menores en su funcionamiento. Imagine que todos los meses crea un informe para el gerente del departamento de cobranza. Desea que los nombres de los clientes con cuentas vencidas aparezcan en rojo y en negrita. Puede crear y luego ejecutar una macro que aplique rápidamente estos cambios de formato en las celdas seleccionadas. En este capítulo estudiaremos qué son las Macros, en qué nos pueden ayudar y cómo crear macros automáticamente y conocer el lenguaje de programación utilizado por MS Excel, el Visual Basic Application (VBA).

TEMA: Introducción a la Macros. Herramienta de Seguridad. Grabadora de Macros. Editor de Visual Basic.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

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• INTRODUCCIÓN A LA MACROS ¿Le ocurre que repite las mismas acciones una y otra vez en las hojas de cálculo? ¿Sabía que puede crear macros de modo que Excel haga las tareas repetitivas? Las macros son conjuntos de instrucciones basadas en acciones que graba cuando trabaja en una hoja de cálculo. Al grabar una macro, puede volver a usarla cuando sea necesario. Muchas de las tareas que realiza en Excel, como introducir los datos de ventas de un día determinado o agregar una fórmula a una hoja de cálculo, sólo se realizan una vez. Otras tareas, como cambiar el formato de un rango de celdas, se repiten a menudo pero se pueden realizar de manera rápida gracias a las herramientas de Excel. Sin embargo, siempre hay una o dos tareas que se realizan con frecuencia y que son de lenta ejecución. Por ejemplo, puede que desee resaltar las celdas más importantes de una hoja de cálculo cada vez que presente un informe a sus compañeros. En vez de tener que ejecutar una larga serie de pasos manualmente, puede crear una macro, o serie de acciones grabadas, que realice estos pasos automáticamente. O, si conoce el lenguaje de programación Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA), puede escribir una macro personalizada nueva. En cualquier caso, una vez creada la macro podrá ejecutarla, editarla o eliminarla según le convenga. Este capítulo es una introducción a la programación orientada a objetos y al Editor de Visual Basic, entorno en el que puede escribir sus propias macros de Excel. Antes de comenzar quiero asegurarme que la ﬁcha Programador esté disponible en la cinta de opciones, de forma predeterminada Excel no la muestra. Para mostrar la ﬁcha Programador en la cinta de opciones realice los siguientes pasos:

1 Haga clic en la ﬁcha Archivo. 2 Haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en Personalizar cinta de opciones. 3 En la sección Personalice esta cinta de opciones, haga clic en el cuadro de lista despegable de Personalizar la cinta de opciones y seleccionar Fichas principales, y luego haga clic en la casiila Programador y, a continuación.

4 Haga clic en Aceptar.

Figura 6.0. Grupo Código, muestra el botón Grabar macro y otras herramientas.

232

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

• HERRAMIENTA DE SEGURIDAD Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente:

1 En la ﬁcha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

Figura 6.1. Personalizar la conﬁguración de la seguridad de la macro.

2 Excel muestra el cuadro de diálogo Centro de conﬁanza, en Conﬁguración de macros, haga clic en el botón de opción Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso).

3 Haga clic en Aceptar.

Figura 6.2. Centro de conﬁanza.

Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso, es recomendable que vuelva a cualquiera de las conﬁguraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las macros.

Configuración de seguridad de macros y sus efectos En la figura 6.3 se resumen las distintas configuraciones de seguridad de las macros. En todas las configuraciones, si hay instalado un software antivirus que funciona con Microsoft Office 2010 y si el libro contiene macros, se examina el libro para detectar virus conocidos antes de abrirlo.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

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Deshabilitar todas las macros sin notificación Haga clic en esta opción si no confía en las macros. Se deshabilitan todas las macros de los documentos y todas las alertas de seguridad relacionadas con las macros. Si hay documentos que contienen macros sin firmar que considera de confianza, puede colocar esos documentos en una ubicación de confianza. Los documentos que se encuentran en ubicaciones de confianza pueden ejecutarse sin que los compruebe el sistema de seguridad del Centro de confianza.

Deshabilitar todas las macros con notificación Ésta es la conﬁguración predeterminada. Haga clic en esta opción si desea deshabilitar las macros, pero desea recibir alertas de seguridad si hay macros presentes. De esta manera, puede elegir cuándo habilitar las macros en cada caso.

Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Esta configuración es la misma que la de la opción Deshabilitar todas las macros con notificación, con la excepción de que, si la macro está firmada digitalmente por un editor de confianza, podrá ejecutarse si ya confía en el editor. Si el editor no es de confianza, se le notificará al respecto para que pueda elegir si desea habilitar las macros firmadas o confiar en el editor. Todas las macros no firmadas digitalmente se deshabilitan sin ninguna notificación.

Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código potencialmente peligroso) Haga clic en esta opción para permitir la ejecución de todas las macros. No se recomienda usar esta opción, ya que con esta conﬁguración el equipo es vulnerable a código posiblemente malintencionado.

Confiar en el acceso al modelo de objetos de proyectos de VBA Esta configuración es para los programadores y se usa para bloquear o permitir de forma deliberada el acceso mediante programación al modelo de objetos de VBA desde cualquier cliente de automatización. Es decir, ofrece una opción de seguridad para el código escrito para automatizar un programa de Office y manipular mediante programación el entorno y el modelo de objetos de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Se trata de una configuración por usuario y por aplicación que deniega el acceso de forma predeterminada. Esta opción de seguridad dificulta que los programas sin autorización generen código de “replicación automática” que pueda dañar los sistemas del usuario final. Para que cualquier cliente de automatización pueda tener acceso al modelo de objetos de VBA mediante programación, el usuario que ejecute el código debe conceder acceso explícitamente. Para habilitar el acceso, active la casilla.

• GRABADORA DE MACROS Una de las tareas que siempre se realiza es ingresar los meses (enero a diciembre). Grabe una operación de autorrelleno donde va a crear una serie de nombres de meses.

1 Abra un libro nuevo. 2 Seleccione la celda A1. 3 Escriba Enero y haga clic en el botón derecho del mouse en la celda A1 y arrastre a la derecha, cuando se va trasladando celda por celda muestra el mes e irá hasta llegar a Diciembre.

234

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

4 Cuando llegue a la celda L1 suelte el botón secundario del mouse. 5 Excel muestra un menú contextual y haga clic en Serie de relleno.

Figura 6.3. Rellenar serie de meses.

En el rango de A1:L1 se mostrarán los meses de Enero a Diciembre, deberá grabar esta operación realizada. Repetirá los pasos pero esta vez usando la grabadora de macros.

• GRABAR UNA MACRO La grabación de macros es la manera más común y sencilla de crear macros. También puede crear manualmente sus propias macros sin grabarlas. Cuando hace clic en el botón Grabar macro las tareas que ejecuta, las ventanas y las herramientas que utiliza, etcétera, se graban como código de macro.

1 En la ﬁcha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro.

Figura 6.4. Los comandos que realice se guardarán en la macro para que se pueda volver a ejecutar.

2 Excel muestra el cuadro Nombre de la macro, realice lo siguiente: Escriba en el cuadro Nombre de la macro RellenoSerie. Escriba en el cuadro Método abreviado w. Escriba en el cuadro descripción Usando la Grabadora de macros para realizar serie de meses.

3 Haga clic en Aceptar para iniciar la grabación.

Figura 6.5. Opciones para Grabar Macro.

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GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

235

El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres posteriores pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No se pueden usar espacios en un nombre de macro; se puede utilizar un carácter de subrayado para separar palabras. Si utiliza un nombre de macro que también es una referencia de celda, puede aparecer un mensaje de error indicando que el nombre de la macro no es válido. Para asignar una combinación de tecla de método abreviado con CTRL para ejecutar la macro, en el cuadro Tecla de método abreviado, escriba cualquier letra en mayúsculas o minúsculas que desee usar. La tecla de método abreviado invalidará cualquier tecla de método abreviado predeterminada equivalente en Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro. En la lista Guardar macro en, seleccione el libro donde desea almacenar la macro. Sugerencia: Si desea que la macro esté disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de macros personal. Cuando selecciona Libro de macros personal, Excel crea un libro oculto de macros personal (Personal.xlsb) en caso de no existir uno previamente, y guarda la macro en este libro. En Windows Vista, el libro se guarda en la carpeta C:\Usuarios\nombre de usuario\AppData\Local\Microsoft\Excel\ XLStart. En Microsoft Windows XP, el libro se guarda en la carpeta C:\Documents and Settings\nombre de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart. Los libros ubicados en la carpeta XLStart se abren automáticamente siempre que se ejecuta Excel. Si desea que se ejecute automáticamente una macro del libro de macros personal en otro libro, también debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de forma que ambos libros se abran cuando se inicie Excel.

4 Realice las acciones que desee grabar, seleccione la celda A1. 5 Escriba Enero y haga clic en el botón derecho del mouse en la celda A1 y arrastre a la derecha, cuando se va trasladando celda por celda muestra el mes e irá hasta llegar a Diciembre.

6 Cuando llegue a la celda L1 suelte el botón secundario del mouse. 7 Excel muestra un menú contextual y haga clic en Serie de relleno. 8 En la ﬁcha Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación. ¿Ha visto el modo en que el botón macro cambia para dejar grabar?

Figura 6.6. Detener grabación. También puede hacer clic en Detener grabación en el lado izquierdo de la barra de estado.

Figura 6.7. Resultado de la grabación de macros.

236

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

• EJECUTAR LA MACRO Existen varias maneras de ejecutar una macro en Microsoft Excel. Para ello, también se podrá usar un método abreviado de combinación con la tecla CTRL, o se podrá hacer clic en la barra de herramientas de acceso rápido o en un grupo personalizado de la cinta de opciones, o en una área de un objeto, gráﬁco o control. Además, una macro se puede ejecutar automáticamente al abrirse un libro.

• EJECUTAR UNA MACRO 1 Haga clic en la Hoja2 y seleccione la celda A1. 2 En la ﬁcha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

Figura 6.8. Botón de comando Macros.

3 Excel muestra el cuadro de diálogo Macro. 4 En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en RellenoSerie. 5 Haga clic en Ejecutar. La macro se ejecutó correctamente.

Figura 6.9. Cuadro de diálogo Macros.

• EJECUTAR UNA MACRO PRESIONANDO UNA COMBINACIÓN DE TECLAS DE MÉTODO ABREVIADO CON CTRL 1 Haga clic en la Hoja3. 2 Seleccione la celda A1. 3 Pulse la teclas [ Ctrl ] + [ w ]. La macro se ejecutó correctamente.

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• EJECUTAR UNA MACRO HACIENDO CLIC EN UN BOTÓN DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO Para agregar un botón a la barra de herramientas de acceso rápido para que ejecute una macro, haga lo siguiente:

1 Clic en la ﬁcha Archivo y en Opciones. 2 Excel muestra el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Barra de herramientas de acceso rápido.

3 En la lista Comandos disponibles en, seleccione Macros. 4 En la lista, haga clic en la macro que creó RellenoSerie y, a continuación, en Agregar.

Figura 6.10. Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.

5 Para cambiar la imagen del botón de la macro, seleccione la macro RellenoSerie en el cuadro al que la agregó y haga clic en Modiﬁcar.

6 Excel muestra el cuadro de diálogo Símbolo, haga clic en la imagen de botón Cara feliz.

7 Para cambiar el nombre de la macro que aparece al posicionar el cursor sobre el botón, escriba el nombre en el cuadro RellenoSerie.

8 Haga clic en Aceptar para agregar el botón de la macro a la barra de herramientas de acceso rápido.

9 Haga clic en Aceptar. Figura 6.11. Cuadro de diálogo Modiﬁcar botón.

CAP. 6

238

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

1 Haga clic en el botón Insertar hoja de cálculo. 2 Haga clic en la Hoja4. 3 Seleccione la celda A1. 4 En la barra de herramienta de acceso rápido haga clic en el botón La macro se ejecutó correctamente.

• EJECUTAR UNA MACRO MEDIANTE UN BOTÓN DE UN GRUPO PERSONALIZADO DE LA CINTA DE

OPCIONES

Si aprovecha la capacidad de personalización de la cinta de opciones en Excel 2010, puede crear un grupo personalizado que aparezca en una ﬁcha de la cinta de opciones y, a continuación, asignar una macro a un botón de ese grupo. Por ejemplo, puede agregar una nueva ﬁcha Cobranza, luego un grupo personalizado denominado “Mis macros”, y agregar una macro (que aparece como un botón).

1 Haga clic en la ficha Archivo, y clic en Opciones. 2 Excel muestra el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Personalizar cinta de opciones. 3 En la sección fichas principales haga clic en Nueva Ficha. 4 Seleccione Nueva ficha. 5 Haga clic en Cambiar nombre. 6 Excel muestra el cuadro de diálogo Cambiar nombre, escriba en el cuadro Nombre para mostrar Cobranza.

7 Haga clic en Aceptar. 8

Figura 6.12. Crear nueva ﬁcha en la cinta Programador.

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GESTIÓN Y METODOLOGÍA

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9 Seleccione nuevo grupo. 10 Haga clic en Cambiar nombre. 11 Excel muestra el cuadro de diálogo Cambiar nombre, escriba en el cuadro Nombre para mostrar Mis Macros.

12 Haga clic en Aceptar. 13 En la lista Comandos disponibles en, seleccione Macros. 14 En la lista, haga clic en la macro que creó SerieRelleno y, a continuación, en Agregar.

Figura 6.13. Agregar botón a la nueva ﬁcha.

15 Para cambiar la imagen del botón de la macro, seleccione la macro RellenoSerie en el cuadro al que la agregó y haga clic en Cambiar nombre.

16 Excel muestra el cuadro de diálogo Cambiar Nombre, haga clic en la imagen de botón Cara feliz y escriba el nombre en el cuadro Serie meses.

17 Haga clic en Aceptar para agregar el botón de la macro a la barra de herramientas de acceso rápido.

18 Haga clic en Aceptar. 19 Haga clic en la Hoja5. 20 Seleccione la celda A1. 21 En la ﬁcha Cobranza, en el grupo Mis macros, haga clic en Serie meses.

Figura 6.14. La macro se ejecutó correctamente.

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

• EJECUTAR UNA MACRO HACIENDO CLIC EN UN ÁREA DE UN OBJETO GRÁFICO Puede crear una zona activa en un gráﬁco donde puede hacer clic para ejecutar una macro.

1 Haga clic en el botón Insertar hoja de cálculo.

2 En la hoja6, inserte un objeto gráfico, como una imagen, una imagen prediseñada, una forma o un gráfico SmartArt. En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en Formas, seleccione la forma Bisel.

Figura 6.15. Insertar formas.

3 El cursor toma la forma de una cruz, dibuje un rectángulo en cubra el rango D4:E5. 4 Haga clic con el botón secundario en la zona activa de la forma que ha creado y, a continuación, elija Asignar Macro.

5 Excel muestra el cuadro de diálogo Asignar macro, seleccione la macro RellenoSerie. 6 Haga clic en Aceptar.

Figura 6.16. Asignar una macro a la forma.

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7 Haga clic en la Hoja6. 8 Seleccione la celda A1. 9 Haga clic en la forma que dibujó (observe que el cursor toma la forma de una mano). La macro se ejecutó correctamente.

Figura 6.17. Macro ejecutada haciendo clic en el área de un objeto gráﬁco.

La macro RellenoSerie se ejecutó de varias formas correctamente, porque siempre se ejecutó cuando se tenía seleccionado la celda A1. ¿Qué ocurre si selecciona otra celda diferente a A1?

1 Haga clic en el botón Insertar hoja de cálculo. 2 Seleccione una ﬁla o columna diferente B4 de la hoja7. 3 En la ﬁcha Cobranza, en el grupo Mis macros, haga clic en Serie meses. 4 Excel muestra el cuadro de diálogo Microsoft Visual Basic y haga clic en el botón Finalizar.

Figura 6.18. Error en el método AutoFill de la clase Range.

Simplemente para comprobar la macro un poco más, la macro introdujo Enero en B4, pero se bloqueó en el seguimiento e incluso generó un error, es decir falló la macro. ¿Por qué sucedió esto? Esto se debe a que, en forma determinada, la grabadora de macros está utilizando referencias absolutas. Cuando se ejecutó la macro se ingresó Enero en la celda B4 correctamente en lugar de A1, pero intentó crear una serie de autorrelleno basada en el primer valor de la celda A1 que no contiene nada.

Figura 6.19. Observe que conforme arrastre hacia la derecha, la serie de relleno no está disponible.

242

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Para comenzar a grabar la macro necesita activar en primer lugar la opción Usar referencias relativas.

Figura 6.20. Con el uso de las referencias rela vas, la macro creará una serie seleccionando la celda ac va y once celdas a su derecha, en lugar de crear una serie con el uso de A1 a L1.

1 Haga clic en la Hoja7. 2 En la ﬁcha Programador, en el grupo Código, haga clic en Usar referencias relativas. 3 En la ﬁcha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro. 4 Excel muestra el cuadro Nombre de la macro, y realiza lo siguiente: 5 Escriba en el cuadro nombre de la macro SerieMesesMejorado. 6 Escriba en el cuadro Método abreviado Vacío. 7 Escriba en el cuadro descripción Usando referencias relativas. 8 Haga clic en Aceptar para iniciar la grabación. 9 Realice las acciones que desee grabar, seleccione la celda A1. 10 Escriba Enero y haga clic en el botón derecho del mouse en la celda A1 y arrastre a la derecha, cuando se va trasladando celda por celda muestra el mes e irá hasta llegar a Diciembre.

11 Cuando llegue a la celda L1 suelte el botón secundario del mouse. 12 Excel muestra un menú contextual, haga clic en Serie de relleno. 13 En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación . 14 En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Usar referencias relativas. 15 Seleccione la celda B4. 16 En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros. 17 Excel muestra el cuadro de diálogo Macro. 18 En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en SerieMesesMejorado. 19 Haga clic en Ejecutar. La macro se ejecutó correctamente.

Figura 6.21. Macro con referencia rela va.

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• EDITOR DE VISUAL BASIC ¿Por qué usar VBA en Excel 2010?

Microsoft Excel 2010 es una herramienta muy eficaz que se puede usar para manipular, analizar y presentar datos. A veces, no obstante, a pesar del amplio conjunto de características que ofrece la interfaz de usuario estándar de Excel, es posible que se desee encontrar una manera más fácil de realizar una tarea repetitiva y común, o de realizar alguna tarea no incluida en la interfaz de usuario. Afortunadamente, las aplicaciones de Office, como Excel, tienen Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programación que brinda la posibilidad de ampliar dichas aplicaciones. VBA funciona mediante la ejecución de macros, procedimientos paso a paso escritos en Visual Basic. Aprender a programar podría parecer intimidante, pero con algo de paciencia y algunos ejemplos, como los que se incluyen en este artículo, muchos usuarios encuentran que conocer aunque sea una pequeña parte del código de VBA facilita su trabajo y les brinda la posibilidad de ejecutar tareas en Office que antes creían imposibles de realizar. Si se adquieren algunos conocimientos sobre VBA resultará mucho más sencillo seguir aprendiendo, por lo que aquí las posibilidades son ilimitadas. Sin duda, la razón más frecuente por la cual se usa VBA en Excel es para automatizar tareas repetitivas. Por ejemplo, suponga que tiene docenas de libros con docenas de hojas de cálculo y necesita realizar cambios en cada uno de ellos. Los cambios podrían ser tan simples como aplicar formato nuevo a algún rango fijo de celdas, o bien tan complejos como buscar algunas características estadísticas de los datos en cada hoja, elegir el mejor tipo de gráfico para mostrar datos con esas características y, a continuación, crear y dar formato al gráfico en consecuencia. En ambos casos, es probable que prefiera no realizar estas tareas de forma manual, al menos no más de unas pocas veces. En su lugar, las tareas pueden automatizarse usando VBA para escribir las instrucciones explícitas que Excel debe seguir. No obstante, VBA no es útil solo para tareas repetitivas. También puede usar VBA para crear nuevas funcionalidades en Excel (por ejemplo, puede desarrollar nuevos algoritmos para analizar datos y, a continuación, usar las funcionalidades de gráficos de Excel para mostrar los resultados) y realizar tareas que integren Excel con otras aplicaciones de Office, como Microsoft Access 2010. De hecho, de todas las aplicaciones de Office, Excel es la más usada como algo similar a una plataforma de desarrollo general. Además de todas las tareas obvias que implican listas y contabilidad, los programadores usan Excel en una amplia variedad de tareas, desde visualización de datos hasta prototipos de software. A pesar de todas las buenas razones para usar VBA en Excel 2010, es importante recordar que la mejor solución de un problema posiblemente no se relacione con VBA en absoluto. Excel tiene una gran variedad de características sin VBA y es posible que hasta un usuario avanzado no esté familiarizado con todas ellas. Antes de acudir a una solución de VBA, realice una búsqueda exhaustiva en Ayuda y recursos en línea para asegurarse de que no existe una manera más simple. En un libro nuevo, en el grupo Código de la ficha Programador, haga clic en Visual Basic, Excel mostrará la ventana Microsoft Visual para Aplicaciones. Una vez que haya accedido al Editor de Visual Basic verá algo similar a la figura 6.22 (no importa si no lo ve estrictamente similar, eso dependerá de las ventanas que tenga visibles y ocultas). Puede mostrar u ocultar estas ventanas desde el menú Ver.

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Figura 6.22. Ventana Microso Visual para Aplicaciones (VBA).

• PARTES DE LA VENTANA DE MICROSOFT VISUAL PARA APLICACIONES Explorador de proyectos

Figura 6.23. Muestra una lista jerárquica de los proyectos y de todos los elementos que con ene y los referenciados por cada uno de los proyectos.

Elementos de la ventana:

Ver código

Muestra la ventana Código para que pueda escribir y editar código asociado al elemento seleccionado.

Ver objeto

Muestra la ventana Objeto correspondiente al elemento seleccionado, un documento o un formulario existente.

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Alternar carpetas

Oculta y muestra las carpetas de objetos a la vez que muestra los elementos individuales contenidos en dichas carpetas.

Ventana de lista Presenta todos los proyectos cargados y los elementos incluidos en cada proyecto. Proyecto El proyecto y los elementos contenidos en él. UserForms Todos los archivos.frm asociados con el proyecto. Documento El documento asociado al proyecto. Por ejemplo, en Microsoft Word, es el documento de Word. Módulos Todos los módulos .bas para el proyecto. Módulos de clase Todos los archivos .cls del proyecto. Diseñadores ActiveX Error! Not a valid ﬁlename.

Todos los diseñadores, archivos .dsr, del proyecto.

Referencias Referencias a otro proyecto que ha establecido utilizando el comando Referencias del menú Herramientas.

• PROPIEDADES

Figura 6.24. Enumera las propiedades de empo de diseño correspondientes a los objetos seleccionados y sus valores actuales. Puede cambiar estas propiedades en empo de diseño. Cuando selecciona múl ples controles, la ventana Propiedades con ene una lista de las propiedades comunes a todos los controles seleccionados.

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Elementos de la ventana Cuadro Objeto: Presenta el objeto seleccionado actualmente. Sólo están visibles los objetos del

formulario activo. Si selecciona múltiples objetos, las propiedades comunes a los objetos y su valor, en función del primer objeto seleccionado, aparecen en las ﬁchas de Lista de propiedades. Fichas de Lista de Propiedades:

Ficha Alfabética: Relaciona alfabéticamente todas las propiedades del objeto seleccionado que se pueden cambiar en tiempo de diseño, así como sus valores actuales. Puede cambiar el valor de la propiedad seleccionando el nombre de la propiedad y escribiendo o seleccionando el nuevo valor. Ficha Por categorías: Enumera todas las propiedades del objeto seleccionado por categoría. Por ejemplo, Backcolor, Caption y Forecolor están en la categoría Apariencia. Puede contraer la lista para que pueda ver las categorías o expandir una categoría para ver las propiedades. Cuando expande o contrae la lista, verá un icono con el signo más (+) o menos (-) situado a la izquierda del nombre de la categoría.

• CÓDIGO

Figura 6.25. U lice la ventana Código para escribir, mostrar y editar código de Visual Basic. Puede abrir tantas ventanas de Código como módulos tenga, por lo que puede ver fácilmente el código en diferentes formularios o módulos y copiarlo y pegarlo entre ellos.

Puede abrir una ventana Código desde: La ventana Proyecto, seleccionando un formulario o módulo y eligiendo el botón Ver código. Una ventana UserForm, haciendo doble clic sobre un control o formulario, eligiendo Código desde el menú Ver o presionando F7.

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Elementos de la ventana Cuadro Objeto

Muestra el nombre del objeto seleccionado. Haga clic en la ﬂecha situada a la derecha del cuadro de lista para mostrar una lista de todos los objetos asociados con el formulario. Cuadro Procedimiento/Evento

Presenta una relación de todos los eventos reconocidos por Visual Basic para un formulario o control mostrado en el cuadro Objeto. Cuando seleccione un evento, el procedimiento de evento asociado con ese nombre de evento se muestra en la ventana Código. Si aparece (General) en el cuadro Objeto, el cuadro Procedimiento presenta una relación de todas las declaraciones y todos los procedimientos generales que se han creado para el formulario. Si está editando código del módulo, el cuadro procedimiento enumera todos los procedimientos generales del módulo.

• EDITAR MACRO El libro donde se grabó la macro SerieMesesMejorado se modiﬁcará en el editor de Visual Basic.

1 En la ﬁcha Programador, en el grupo Código, haga clic en Visual Basic. 2 Excel muestra la ventana Editor de Visual Basic para Aplicaciones.

Figura 6.26. También se pueden crear macros desde cero en el editor, que lleva acabo una programación limpia y apropiada.

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

• DESCRIPCIÓN DE UN PROCEDIMIENTO O MACRO Toda macro siempre comienza con la palabra Sub, luego un espacio, luego un nombre SerieMesesMejorado va seguido de un par de paréntesis. Seguidamente, se escriben los códigos de Visual Basic y una macro siempre termina con la instrucción End Sub. Luego de escribir esto y darle a [ Enter ], el Editor detectará que es el ﬁn de la macro y lo pondrá en color azul de forma automática. Sub SerieMesesMejorado() ‘ SerieMesesMejorado Macro ‘ Usando referencias relativas ActiveCell.FormulaR1C1 = “Enero” Selection.AutoFill Destination:=ActiveCell.Range(“A1:L1”), Type:= _ xlFillSeries ActiveCell.Range(“A1:L1”).Select End Sub

La primera línea de una macro suele ser un comentario que hacemos sobre la misma, donde podemos poner lo que queramos. Los comentarios se pueden poner en cualquier línea y cantidad. Los comentarios son muy útiles para comentar nuestras macros y siempre deben comenzar con el signo ‘. Si ha puesto bien dicho signo al comienzo de la línea, el editor detecta automáticamente que es un comentario y lo pinta de verde luego de darle a [ Enter ].

3 Seleccione la macro SerieMesesMejorado. 4 Pulse las teclas [ Ctrl ] + [ C ]. 5 Haga clic al ﬁnal de la macro, presione [ Enter ]. 6 Pulse las teclas [ Ctrl ] + [ V ]. 7 Cambie el nombre de la macro original por MesesColumna porque las macros no pueden tener el mismo nombre.

8 Cambie las siguientes instrucciones : ActiveCell.FormulaR1C1 = “Enero” por ActiveCell.FormulaR1C1 = 1 Destination:=ActiveCell.Range(“A1:L1”) por Destination:=ActiveCell.Range(“A1:A12”) ActiveCell.Range(“A1:A12”).Select por ActiveCell.Range(“A1:A12”).Select Estos cambios son menores, pero modiﬁcará el comportamiento de la macro.

9 Haga clic en el botón Cerrar del editor de Visual Basic. Sub MesesColumna() ‘ SerieMesesMejorado Macro ‘ Usando referencias relativas

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ActiveCell.FormulaR1C1 = 1 Selection.AutoFill Destination:=ActiveCell.Range(“A1:A12”), Type:= _ xlFillSeries ActiveCell.Range(“A1:A12”).Select End Sub

10 Seleccione la celda B6. 11 En la ﬁcha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros. 12 Excel muestra el cuadro de diálogo Macro. 13 En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en MesesColumna. 14 Haga clic en Ejecutar.

Figura 6.27. Introduce los valores de 1 a 12 desde la celda seleccionada B6 hasta la celda B17.

• GUARDAR LIBRO QUE CONTIENE MACRO Los libros 1 En la ﬁcha Archivo, haga clic en Guardar como. 2 Para guardar el libro en otra ubicación, especiﬁque la unidad y la ubicación en los cuadros de ruta del archivo y carpeta.

3 En el cuadro Nombre de archivo, escriba Mi Primera Macro. 4 En la lista Guardar como tipo, haga clic en Libro de Excel habilitado para macros. 5 Haga clic en el botón Guardar.

250

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

• LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN DE VISUAL BASIC Quizá crea que escribir código es algo misterioso o complicado, pero sus principios básicos usan la lógica diaria y son bastante accesibles. Las aplicaciones de Ofﬁce 2010 están creadas de tal modo que exponen lo que se denomina objetos. Estos objetos reciben instrucciones. Para interactuar con las aplicaciones, se envían instrucciones a varios objetos de la aplicación. Los objetos, si bien son variados y ﬂexibles, tienen sus límites. Solo pueden hacer aquello para lo que fueron diseñados y solo harán lo que se les indique que hagan.

• OBJETOS Los objetos de programación se relacionan entre sí sistemáticamente en una jerarquía denominada modelo de objetos de la aplicación. El modelo de objetos básicamente reﬂeja lo que se ve en la interfaz de usuario. Por ejemplo, el modelo de objetos de Excel contiene los objetos Application, Workbook, Sheet y Chart, entre muchos otros. El modelo de objetos constituye el mapa conceptual de la aplicación y sus funcionalidades.

• PROPIEDADES Y MÉTODOS Es posible manipular objetos al establecer sus propiedades y llamar a sus métodos. Si se establece una propiedad, se producen algunos cambios en la calidad del objeto. Si se llama a un método, se logra que el objeto realice una determinada acción. Por ejemplo, el objeto Workbook tiene un método Close que cierra el libro y una propiedad ActiveSheet que representa la hoja activa del libro.

• COLECCIONES Varios objetos vienen en las versiones singular y plural; por ejemplo, libro y libros, hoja de cálculo y hojas de cálculo. Las versiones en plural se denominan colecciones. Los objetos de una colección se usan para realizar una acción en varios elementos de esa colección. Más adelante, en este artículo, se explicará cómo usar la colección Worksheets para cambiar el nombre de cada hoja de cálculo de un libro.

Ejemplos de Objetos VBA Cell (celda) Range (rango) Worksheet (hoja) Workbook (libro)

Ejemplos de Propiedades VBA Value (valor) Color (color) Format (formato) Interior ( Relleno de celda)

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

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Ejemplos de Métodos VBA Copy (copiar) Protect (proteger) Delete (borrar) Close (Cerrar)

• DECLARACIONES DE VARIABLES

Figura 6.28. Declarar variable.

Dim es la abreviatura de Dimensión e Integer es el tipo de variable. Esta instrucción indica a VBA qué tipo de entidad Cobranza (nombre de la variable) representa. Observe que después de escribir As, el Editor de Visual Basic muestra una ventana emergente que incluye todos los tipos de variables disponibles. Aunque las declaraciones de variables no son necesarias en VBA, su uso es muy recomendable. Estas declaraciones hacen que el seguimiento de variables y errores en el código sean más fáciles de realizar. Asimismo, tenga en cuenta que si declara una variable con un tipo de objeto (como Worksheet), IntelliSense mostrará una lista adecuada de propiedades y métodos asociados con ese objeto si usa esa variable de objeto más adelante en la macro.

• TIPOS DE VARIABLES Tipo de datos

Tamaño

Intervalo

Byte

1 byte

0 a 255.

Boolean

1 byte

True o False.

Integer

2 bytes

-32,768 a 32,767.

Long (entero largo)

4 bytes

-2,147,483,648 a 2,147,483,647.

Single (coma ﬂotante/ precisión simple)

4 bytes

-3,402823E38 a -1,401298E-45 para valores nega vos; 1,401298E-45 a 3,402823E38 para valores posi vos.

Double (coma ﬂotante/ precisión doble)

8 bytes

-1.79769313486231E308 a -4,94065645841247E324 para valores nega vos; 4,94065645841247E324 a 1,79769313486232E308 para valores posi vos.

Currency (entero a escala)

8 bytes

-922.337.203.685.477,5808 a 922.337.203.685.477,5807.

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Decimal

bytes

+/-79.228.162.514.264.337.593.543.950.335 sin punto decimal; +/7,9228162514264337593543950335 con 28 posiciones a la derecha del signo decimal; el número más pequeño dis nto de cero es +/0,0000000000000000000000000001.

Date

8 bytes

1 de enero de 100 a 31 de diciembre de 9999.

Object

4 bytes

Referencia a po Object.

String (longitud variable)

10 bytes + longitud de la cadena

0 a 2.000 millones.

String (longitud ﬁja)

4 longitud de la cadena

1 a 65.400 aproximadamente.

Variant (con números)

16 bytes

Valor numérico hasta el intervalo de un po Double.

Variant (con caracteres)

bytes + longitud de la cadena

Mismo intervalo que para un po String de longitud variable.

Deﬁnido por el usuario (u lizando Type)

número requerido por los elementos

Intervalo de cada elemento es el mismo que el intervalo de su po de datos.

La declaración Option Explicit se utiliza para evitar escribir incorrectamente el nombre de una variable.

Figura 6.29. Opcion Explicit se usa en el nivel de módulo para forzar declaraciones explícitas de todas las variables en dicho módulo, debe aparecer en un módulo antes de cualquier procedimiento.

Lógicamente si sabemos que una variable va a utilizar valores numéricos sin decimales como la edad de una persona, conviene que lo declaremos como Byte, como se ve en este ejemplo: Option Explicit Sub Macro() Dim Edad As Byte Edad = Int(Rnd() * 100 + 1) MsgBox Edad End Sub

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

253

La macro anterior utiliza bastantes menos recursos que esta próxima que no fuerza la declaración de la variable Edad (y por lo tanto es considerada como Variant): Sub Macro() Edad = Int(Rnd() * 100 + 1) MsgBox Edad End Sub

Por lo tanto, la declaración Option Explicit no implica que vayamos a hacer un buen uso de las variables pues en el siguiente ejemplo, hemos considerado que Valor es Long, cuando podría utilizar menos recursos siendo Byte: Option Explicit Sub Macro() Dim Edad As Long

‘ Aunque sería recomendable Dim Edad As Byte

Edad = Int(Rnd() * 100 + 1) MsgBox Edad End Sub

• EL NÚCLEO DE VBA Las acciones de VBA se realizan mediante la ejecución del código VBA. El código VBA se escribe (o se graba) y se guarda en un módulo VBA. Los módulos se guardan en un libro de trabajo de Excel, pero se editan o visualizan en el editor de Visual Basic. Un módulo VBA se compone de procedimientos. Un procedimiento es básicamente un código de ordenador que realiza alguna acción sobre los objetos o con ellos. Nos podemos referir a la Hoja1 del Libro1 como: Application.WorkBooks(“Libro1.xls”).WorkSheets(“Hoja1”)

Si se quiere omitir una referencia especíﬁca a un objeto, Excel usa los objetos activos. Si el libro1 es el libro de trabajo activo, la referencia anterior se puede simpliﬁcar a: WorkSheets(“Hoja1”).Range(“A1”)

Si se sabe que la Hoja1 es la hoja activa, se puede incluso simpliﬁcar más: Range(“A1”)

254

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Los objetos tienen propiedades. Se puede pensar en una propiedad como en una conﬁguración para un objeto. Por ejemplo, un objeto Range tiene propiedades como Value y Name. Un objeto Chart tiene propiedades como HasTitle y Type. Se puede usar VBA para determinar las propiedades del objeto y también para cambiarlas. Nos podemos referir a propiedades para combinar el objeto con su propiedad, separados por punto. Por ejemplo, nos podemos referir al valor de la celda A1 de la Hoja1 como: WorkSheets(“Hoja1”).Range(“A1”).Value

Se pueden asignar valores a variables de VBA. Para asignar un valor en la celda A1 de la Hoja1 a una variable llamada Interes, use la siguiente instrucción VBA: Interes = WorkSheets(“Hoja1”).Range(“A1”).Value

Método es toda acción que puede realizar un objeto. Por ejemplo, ClearContents es un método del Objeto range ya que sirve para borrar el contenido en Range. Se pueden especiﬁcar métodos mediante la combinación del objeto con el método, separados por punto. Range (“A1”).ClearContents

VBA también incluye todas las estructuras de lenguajes de programación modernos, como matrices, bucles y otros más. Para activar el editor de Visual Basic también puede usar la combinación de teclas [ ALT ] +[ F11 ].

• AÑADIR UN NUEVO MÓDULO DE VBA Para añadir un nuevo módulo de VBA a un proyecto, seleccione el nombre del proyecto en la ventana Explorador de proyectos y haga clic derecho, en el menú contextual seleccione Insertar y haga clic en Módulo o en el menú Insertar y seleccione Módulo. Cuando se graba una macro, Excel inserta automáticamente un módulo VBA para contener el código grabado.

Figura 6.30. Insertar módulo.

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

255

• QUITAR UN MÓDULO VBA Hay que seleccionar el nombre del módulo en la ventana del Explorador de proyectos y hacer clic derecho, en el menú contextual seleccionar Quitar Módulo.

Figura 6.31. Quitar módulo.

• EJECUTAR CÓDIGO VBA Para ejecutar el procedimiento Hola es necesario asegurarse que el cursor está situado en cualquier parte del texto introducido. Después se puede optar por uno de los siguientes métodos: Presionar [ F5 ]. Seleccionar el menú Ejecutar y hacer clic en Ejecutar Sub/UserForm. Hacer clic sobre el botón Ejecutar

, ejecutar Sub/UserForm.

• MSGBOX Muestra un mensaje en un cuadro de diálogo, espera a que el usuario haga clic en un botón y devuelve un tipo Integer correspondiente al botón elegido por el usuario. Sintaxis MsgBox(prompt[, buttons][, title][, helpﬁle, context]) Sub Ejemplo_01() MsgBox “Hola: “ & Date End Sub Sub Ejemplo_02() MsgBox “Hola son las: “ & Time End Sub

256

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

La macro Ejemplo_03 en el libro activo y en la primera hoja en la celda A5 ingresa el valor de C, y C es el resultado de a*b, además no están declaradas las variables a, b y c. Sub Ejemplo_03() a=7 b = 10 c=a*b Workbooks(1).Worksheets(1).Range(“a5”).Value = c End Sub

La macro Ejemplo_04, las variables capturan los datos de las celdas B1 y B2 de la hoja Fundamento del primer libro, y el resultado se muestra en la celda B4. Sub Ejemplo_04() a = Workbooks(1).Worksheets(“Fundamento”).Range(“B1”).Value b = Workbooks(1).Worksheets(“Fundamento”).Range(“B2”).Value c=a*b Workbooks(1).Worksheets(“Fundamento”).Range(“B4”).Value = c End Sub

La macro Ejemplo_05 modiﬁca el nombre de la hoja, use la propiedad Name y para ocultar una hoja use la propiedad Visible = False. Sub Ejemplo_05() Worksheets(3).Name = “UNI” Worksheets(“UNI”).Visible = False End Sub

La macro Ejemplo_06 muestra la hoja UNI, use la propiedad Visible = True. Sub Ejemplo_06() Worksheets(“UNI”).Visible = True End Sub

La macro cierra el libro activo, use el método Close. Sub Ejemplo_07() ActiveWorkbook.Close End Sub

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

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La macro Ejemplo_08 modifica el alto de las filas y ancho de la columna A, use la propiedad RowHeight (alto de la fila) y ColumnWidth (ancho de la columna). Sub Ejemplo_08() Worksheets(5).Range(“A:A”).Value = 25 Worksheets(5).Range(“A:A”).RowHeight = 50 Worksheets(5).Range(“A:A”).ColumnWidth = 50 End Sub

La macro Ejemplo_09 declara las variables a, b y C. Sub Ejemplo_09() Dim a As Integer Dim b As Integer Dim C As Integer a=2 b=5 C=a+b MsgBox C End Sub

La macro Ejemplo_10 declara las variables a, b y C de otra forma, las dos son válidas. Sub Ejemplo_10() Dim a, b y C As Integer a=2 b=5 C=a+b MsgBox C End Sub

La macro Ejemplo_11 ingresa el valor de 5 en el rango A1:A10. Sub Ejemplo_11() Dim Numero As Integer Numero = 5 Worksheets(5).Range(“A1:A10”).Value = Numero End Sub

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

La macro Ejemplo_12 que realiza el cálculo del tiempo que demora en ejecutarse la macro ejemplo_12. Sub Ejemplo_12() Dim Range1, Range2 As Range ‘Variable del tipo objeto Range. Dim TiempoInicio As Variant Dim x As Integer ‘Para asignar un valor a una variable objeto se inicia con Set Set Range1 = Worksheets(5).Range(“A1”) Set Range2 = Worksheets(5).Range(“A2”) ‘Captura la hora que se inicia la macro TiempoInicio = Timer ‘Repetir cuando x=1 hasta 2000, bucle repetitivo que realiza algo 2000 veces For x = 1 To 2000 Range1.Value = 5 Range2.Value = Range1.Value Next ‘Muestra la diferencia del tiempo en el momento que termina el bucle menos el tiempo donde se inicia la macro. MsgBox (Timer - TiempoInicio) & “ Segundos” End Sub

La macro Ejemplo_13 muestra una estructura diferente para asignar un valor a una celda o rango. Puede usar Range o Cells. Sub Ejemplo_13() ActiveSheet.Cells(2, 3) = “Hola” Range(Cells(1, 1), Cells(8, 2)).Value = “Hola” End Sub

La macro Ejemplo_14 aplica diferentes tipos de fuente a la celda A1. Font.Bold Font.Italic Font.Size Font.Name Font.ColorIndex

:Formato negrita. :Formato cursiva. :Formato tamaño de fuente. :Formato tipo de fuente del texto. :Formato color de fuente.

Sub Ejemplo_14() ActiveWorkbook.Worksheets(6).Range(“A1”).Font.Bold = True ActiveWorkbook.Worksheets(6).Range(“A1”).Font.Italic = True ActiveWorkbook.Worksheets(6).Range(“A1”).Font.Size = 22 ActiveWorkbook.Worksheets(6).Range(“A1”).Font.Name = “Times New Roman”

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

259

ActiveWorkbook.Worksheets(6).Range(“A1”).Font.ColorIndex = 3 Worksheets(6).Select End Sub

La macro Ejemplo_15 muestra el mismo procedimiento que la macro Ejemplo_14 pero con diferente estructura usando With. Sub Ejemplo_15() With ActiveWorkbook.Worksheets(6).Range(“D1”).Font .Bold = True .Italic = True .Size = 22 .Name = “Arial Black” .ColorIndex = 3 End With Worksheets(6).Select End Sub

La macro Ejemplo_16 oculta la columna A. Use la propiedad EntireColumn.Hidden=True. Sub Ejemplo_16() Worksheets(1).Select Range(“A1”).Value = “Trimestre1” Range(“A1”).AutoFill Range(“A1:A30”) MsgBox “Se han ingresado datos en las 30 primeras celdas de la columna A.” Range(“A1”).EntireColumn.Hidden = True MsgBox “La columna A esta oculta.” End Sub

La macro Ejemplo_17 se desplaza a través de las opciones de alineación horizontal. Sub Ejemplo_17() Worksheets(1).Select With Range(“A1”) .UseStandardWidth = True .Value = “Editorial Macro a su servicio siempre.” .HorizontalAlignment = xlGeneral MsgBox “HorizontalAlignment = xlGeneral” .ColumnWidth = 50 .HorizontalAlignment = xlCenter MsgBox “HorizontalAlignment = xlCenter” .HorizontalAlignment = xlRight

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

MsgBox “HorizontalAlignment = xlRight” .HorizontalAlignment = xlLeft MsgBox “HorizontalAlignment = xlLeft” .UseStandardWidth = True .HorizontalAlignment = xlJustify MsgBox “HorizontalAlignment = xlJustify” Range(“A1:H1”).HorizontalAlignment = xlCenterAcrossSelection MsgBox “HorizontalAlignment =” & “xlCenterAcrossSelection: A1 a H1” .Value = “Computadora” .ColumnWidth = 50 .HorizontalAlignment = xlFill MsgBox “HorizontalAlignment = xlFill” .UseStandardWidth = True .ClearContents Range(“A1:H1”).HorizontalAlignment = xlGeneral End With End Sub

La macro Ejemplo_18 aplica varios formatos numéricos. Sub Ejemplo_18() Dim VarRango As Variant Worksheets(1).Select Range(“A1:F1”).ColumnWidth = 15 For Each VarRango In Range(“A1:F20”) VarRango.Value = (1000 * Rnd) - 500 Next With Range(“A1:F20”) .NumberFormat = “#.##0,00_);[Red](#.##0,00)” MsgBox “Formato Numérico Estándar” .NumberFormat = “$#.##0,00_);[Red]($#.,##0,00)” MsgBox “Formato Moneda” .NumberFormat = _ “_($* #.##0_);_($* (#.##0);_($* “” - “”_);_(@_)” MsgBox “Formato Contabilidad” .NumberFormat = “@” MsgBox “Números como texto” .NumberFormat = “0,00E+00” MsgBox “Notación Cientíﬁca” .NumberFormat = “0,00%” MsgBox “Formato Porcentaje” .NumberFormat = “# ??/??” MsgBox “Fracciones” .Clear .UseStandardWidth = True End With End Sub

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

La macro Ejemplo_19 manipula la orientación del texto de una celda. Sub Ejemplo_19() Worksheets(1).Select With Range(“A1”) .Value = “El mundo es un gran teatro.” .Orientation = xlHorizontal MsgBox “Orientation = xlHorizontal” .Orientation = xlVertical MsgBox “Orientation = xlVertical” .Orientation = xlUpward MsgBox “Orientation = xlUpward” .Orientation = xlDownward MsgBox “Orientation = xlDownward” .Orientation = 30 MsgBox “Orientation = 30 grados” .Orientation = -78 MsgBox “Orientation = -78 grados” .Clear End With End Sub

Esta rutina se desplaza a través de los formatos de alineación vertical. Sub Ejemplo_20() Worksheets(1).Select With Range(“A1”) .RowHeight = 50 .ColumnWidth = 20 .Value = “Una aplicación no es mejor que su modelo de objetos.” .VerticalAlignment = xlCenter MsgBox “VerticalAlignment = xlCenter” .VerticalAlignment = xlBottom MsgBox “VerticalAlignment = xlBottom” .VerticalAlignment = xlTop MsgBox “VerticalAlignment = xlTop” .VerticalAlignment = xlJustify MsgBox “VerticalAlignment = xlJustify” .Clear .UseStandardHeight = True .UseStandardWidth = True End With End Sub

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

• ESTRUCTURAS La instrucción If Then permite escoger entre 2 o más posibilidades, para decidir lo que queremos entre una serie de alternativas. La instrucción ejecuta condicionalmente un grupo de instrucciones, dependiendo del valor de una expresión. Su sintaxis es: If condición Then [instrucciones]-[Else instrucciones_else]

Puede utilizar la siguiente sintaxis en formato de bloque: If condición Then [instrucciones] [ElseIf condición-n Then [instrucciones_elseif] ... [Else [instrucciones_else]] End If

Este ejemplo muestra los dos posibles usos de If...Then...Else como bloque y en una única línea. Sub EjemploIF_01() Dim Número, Dígitos, MiCadena Número = 53 ‘ Inicializa variable. If Número < 10 Then Dígitos = 1 ElseIf Número < 100 Then ‘La condición es True, por lo que se ejecuta la siguiente instrucción. Dígitos = 2 Else Dígitos = 3 End If End Sub

La macro EjemploIF_01 asigna un valor con la sintaxis de una línea. Sub EjemploIF_02() If Dígitos = 1 Then MiCadena = “Una” Else MiCadena = “Más de una” End Sub

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

263

Sub Ejemplo_03() Dim a As String a = InputBox(“Ingrese Numero”) If a > 0 Then MsgBox “Numero Positivo” End If End Sub Sub EjemploIF_04() Dim Edad As Byte Edad = 1 If Edad >= 6 Then If Edad >= 18 Then MsgBox “Adulto” Else MsgBox “Adolescente” End If Else MsgBox “Bebe” End If End Sub

• SELECT CASE Select Case permite ejecutar uno de varios grupos de instrucciones, dependiendo del valor de una expresión. Sintaxis Select Case expresión_prueba [Case lista_expresion-n [instrucciones-n]] ... [Case Else [instrucciones_else]] End Select

En la macro EjemploCase_01 se utiliza la instrucción Select Case para evaluar el valor de una variable. La segunda cláusula Case contiene el valor de la variable que se evalúa y, por tanto, sólo se ejecuta MsgBox mostrando un mensaje si cumple con la condición. Sub EjemploCase_01 Dim Número Número = 8 ‘ Inicializa variable. Select Case Número ‘ Evalúa Número.

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Case 1 To 5 ‘ Número entre 1 y 5, inclusive. MsgBox “Entre 1 y 5” ‘Es la única cláusula Case cuyo valor es True. Case 6, 7, 8 ‘ Número entre 6 y 8. MsgBox “Entre 6 y 8” Case 9 To 10 ‘ Número es 9 ó 10. MsgBox “Mayor que 8” Case Else ‘ Otros valores. MsgBox “No está entre 1 y 10” End Select End Sub

Sub EjemploCase_02() Dim Edad As Byte Dim Range1, Range2 As Range Set Range1 = Worksheets(“Edad”).Range(“B1”) Set Range2 = Worksheets(“Edad”).Range(“B2”) Edad = Range1.Value Select Case Edad Case 0 To 5 Range2.Value = “Bebe” Case 6 To 17 Range2.Value = “Adolescente” Case Is >= 18 Range2.Value = “Adulto” End Select End Sub

• FOR … NEXT Repite un grupo de instrucciones un número especiﬁcado de veces. Sintaxis For contador = principio To ﬁn [Step incremento] [instrucciones] [Exit For] [instrucciones] Next [contador]

Una vez que se inicia el bucle y se han ejecutado todas las instrucciones, incremento se suma a contador. En este punto, las instrucciones del bucle se pueden ejecutar de nuevo (si se cumple la misma prueba que causó que el bucle se ejecutara inicialmente) o bien se sale del bucle y la ejecución continúa con la instrucción que sigue a la instrucción Next.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

265

Sugerencia: Cambiar el valor de contador mientras está dentro de un bucle hace difícil su lectura y

depuración. Se pueden colocar en el bucle cualquier número de instrucciones Exit For como una manera alternativa de salir del mismo. La instrucción Exit For, que se utiliza a menudo en la evaluación de alguna condición (por ejemplo, If...Then), transﬁere el control a la instrucción que sigue inmediatamente a la instrucción Next. Se pueden anidar bucles For...Next, colocando un bucle For...Next dentro de otro. Para ello, proporcione a cada bucle un nombre de variable único como su contador. La siguiente construcción es correcta: For I = 1 To 10 For J = 1 To 10 For K = 1 To 10 ... Next K Next J Next I

Si omite un contador en una instrucción Next, la ejecución con núa como si se hubiera incluido. Se produce un error si se encuentra una instrucción Next antes de su instrucción For correspondiente.

La macro EjemploFor_01 suma los 5 primeros números pares. Sub EjemploFor_01() Dim Sum As Integer Dim Count As Integer Sum = 0 For Count = 0 To 10 Step 2 Sum = Sum + Count Next Count MsgBox Sum End Sub

La macro Ejemplo_02 se utiliza la instrucción For...Next para crear una cadena que contiene 10 instancias de números del 0 al 9, donde cada cadena está separada de la otra por un espacio en blanco. El bucle externo utiliza una variable de contador de bucle cuyo valor disminuye en uno cada vez que se ejecuta el bucle. Sub EjemploFor_02() Dim Palabras, Caracteres, MiCadena As Variant For Palabras = 10 To 1 Step -1 ‘ Establece 10 repeticiones. For Caracteres = 0 To 9 ‘ Establece 10 repeticiones. MiCadena = MiCadena & Caracteres ‘ Agrega un número a la cadena.

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Next Caracteres ‘ Incrementa el contador MiCadena = MiCadena & “ “ ‘ Agrega un espacio. Next Palabras End Sub

Sub EjemploFor_03() Dim X As Integer For X = 1 To 20 ‘Worksheets(1).Cells(X, 1).Value = “Hola” Next End Sub

• FOR EACH...NEXT Repite un grupo de instrucciones para cada elemento de una matriz o colección. Sintaxis For Each elemento In grupo [instrucciones] [Exit For] [instrucciones] Next [elemento]

La entrada al bloque For Each se produce si hay al menos un elemento en grupo. Una vez que se ha entrado en el bucle, todas las instrucciones en el bucle se ejecutan para el primer elemento en grupo. Después, mientras haya más elementos en grupo, las instrucciones en el bucle continúan ejecutándose para cada elemento. Cuando no hay más elementos en el grupo, se sale del bucle y la ejecución continúa con la instrucción que sigue a la instrucción Next. Se pueden colocar en el bucle cualquier número de instrucciones Exit For. La instrucción Exit For se utiliza a menudo en la evaluación de alguna condición (por ejemplo, If...Then) y transﬁere el control a la instrucción que sigue inmediatamente a la instrucción Next. Puede anidar bucles For Each...Next, colocando un bucle For Each...Next dentro de otro. Sin embargo, cada elemento del bucle debe ser único. Si omite elemento en una instrucción Next, la ejecución con núa como si se hubiera incluido. Si se encuentra una instrucción Next antes de su instrucción For correspondiente, se producirá un error.

La macro EjemploFor_04 recorre por todas las hojas del libro activo y muestra el nombre. Sub EjemploFor_04()

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

267

Dim libro As Workbook Dim Item As Worksheet For Each Item In ActiveWorkbook.Sheets MsgBox Item.Name Next Item End Sub

La macro EjemploFor_05 cambia el nombre de las hojas del libro activo agregando la palabra “ de trabajo”. Sub EjemploFor_05() Dim VariableHoja As Worksheet For Each VariableHoja In ActiveWorkbook.Worksheets VariableHoja.Name = VariableHoja.Name & “ de Trabajo” MsgBox VariableHoja.Name Next End Sub

La macro EjemploFor_06 cambia el nombre de las hojas por Hoja1, Hoja2…, así sucesivamente hasta la última hoja. Sub EjemploFor_06() Dim VariableHoja As Worksheet Dim x As Integer x=1 For Each VariableHoja In ActiveWorkbook.Worksheets VariableHoja.Name = “Hoja” & x x=x+1 MsgBox VariableHoja.Name Next End Sub

La macro EjemploFor_08 abre 10 libros mediante For … Next, luego organiza los libros en forma horizontal. Y con For Each cierra los 10 libros que fueron abiertos. Sub EjemploFor_07() Dim MiLibro As Workbook Dim x As Integer For x = 1 To 10 Workbooks.Add Next Windows.Arrange xlArrangeStyleHorizontal MsgBox “Los Libros se han reorganizado” For Each MiLibro In Application.Workbooks

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

If MiLibro.Name <> ThisWorkbook.Name Then MiLibro.Close End If Next ActiveWindow.WindowState = xlMaximized End Sub

• DO...LOOP Repite un bloque de instrucciones cuando una condición es True o hasta que una condición se convierta en True. Sintaxis Do [{While | Until} condición] [instrucciones] [Exit Do] [instrucciones] Loop

O bien, puede utilizar esta sintaxis: Do [instrucciones] [Exit Do] [instrucciones] Loop [{While | Until} condición]

Se puede utilizar cualquier número de instrucciones Exit Do ubicadas en cualquier lugar dentro de una estructura de control Do…Loop, para proporcionar una salida alternativa de un Do…Loop. La instrucción Exit Do se utiliza frecuentemente en la evaluación de alguna condición, por ejemplo, If… Then; en este caso, la instrucción Exit Do transﬁere el control a la instrucción que sigue inmediatamente a la instrucción Loop. Cuando se utiliza con instrucciones anidadas Do…Loop, la instrucción Exit Do transﬁere control al bucle que está anidado un nivel por encima del bucle donde ocurre. Las cuatro rutinas siguientes proporcionan ejemplos de bucles Do-Loop pero de forma diferente. Hacer mientras la expresión se haga True, ejecutando el bucle al menos una vez. Sub EjemploDO_01() Dim x As Integer Dim NumeroBingo As Integer NumeroBingo = 0 x=1 Do While NumeroBingo <> 7 NumeroBingo = Int(10 * Rnd() + 1)

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ActiveSheet.Cells(x, 1) = NumeroBingo x=x+1 Loop MsgBox “Su número es el “ & NumeroBingo & “. Acertó! los datos se borraran” ActiveSheet.Range(“a1”).CurrentRegion.ClearContents End Sub

Sub EjemploDo_02() Dim NumeroBingo As Integer Do NumeroBingo = Int(10 * Rnd()) Beep Loop While NumeroBingo <> 7 MsgBox “Su número es el “ & NumeroBingo & “. ¡Acertó!” End Sub

Hacer hasta que la expresión sea True, ejecutando el bucle al menos una vez. Sub EjemploDo_03() Dim NumeroBingo As Integer NumeroBingo = 0 Do Until NumeroBingo = 7 NumeroBingo = Int(10 * Rnd() + 1) MsgBox NumeroBingo Loop MsgBox “Su número es el “ & NumeroBingo & “. Acertó!” End Sub

Sub EjemploDo_04() Dim NumeroBingo As Integer Do NumeroBingo = Int(10 * Rnd()) MsgBox NumeroBingo Loop Until NumeroBingo = 7 MsgBox “Su número es el “ & NumeroBingo & “. ¡Acertó!” End Sub

269

270

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

• EVENTOS DEL OBJETO WORKSHEET De manera predeterminada, los eventos en hojas están habilitados. Puede escribir procedimientos de eventos en Microsoft Excel para hojas de cálculo, gráficos, tablas de consulta, libros o aplicaciones. Por ejemplo, el evento Activate tiene lugar en las hojas, y el evento SheetActivate está disponible para libros y aplicaciones. El evento SheetActivate para un libro se produce cuando se activa cualquier hoja del libro. En una aplicación, el evento SheetActivate se produce cuando se activa cualquier hoja de cualquier libro abierto. Los procedimientos de evento de hoja de cálculo, hoja de gráfico y libro están disponibles para cualquier hoja o libro abiertos. Para escribir procedimientos de evento para un gráfico incrustado, para el objeto QueryTable o para el objeto Application, debe crear un nuevo objeto utilizando la palabra clave WithEvents en un módulo de clase. Utilice la propiedad EnableEvents para habilitar o inhabilitar eventos. Por ejemplo, al utilizar el método Save para guardar un libro se produce el evento BeforeSave. Es posible evitarlo estableciendo la propiedad EnableEvents en False antes de llamar al método Save. Activate BeforeDoubleClick BeforeRightClick Calculate Change

Deactivate FollowHyperlink PivotTableUpdate SelectionChange

Figura 6.32. Eventos de Worksheet.

Ocurre cuando se activa una hoja de cálculo. Private Sub Worksheet_Activate() MsgBox “Hoja 1 Activada” End Sub

El evento se realiza al hacer clic en el botón DERECHO del mouse, al igual que otros eventos de hoja de cálculo. Este evento no ocurre si, al hacer clic, el puntero del mouse se encuentra sobre una forma o una barra de comandos.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

271

Private Sub Worksheet_BeforeRightClick(ByVal Target As Range, Cancel As Boolean) If MsgBox(“Ha pulsado con el boton Derech sobre “ & Target.Address & _ “. Desea cambiar el comportamiento del boton derecho?”, vbYesNo) = vbYes Then Cancel = True End If End Sub

Ocurre después de que se actualice la hoja de cálculo, para el objeto Worksheet. Private Sub Worksheet_Calculate() MsgBox “Calculando Hoja1” End Sub

Ocurre cuando alguna celda de la hoja de cálculo es modiﬁcada por el usuario o por un vínculo externo. Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) MsgBox “Han cambiado los datos de “ & Target.Address End Sub

Ocurre cuando se desactiva la hoja de cálculo o el libro. Private Sub Worksheet_Deactivate() ‘MsgBox “No estoy en la Hoja1” End Sub

• EVENTOS DEL OBJETO WORKBOOK El objeto Workbook es un miembro de la colección Workbooks que contiene todos los objetos Workbook abiertos actualmente en Microsoft Excel. La propiedad ThisWorkbook devuelve el libro donde se ejecuta el código de Visual Basic. En la mayoría de los casos, coincide con el libro activo. No obstante, si este código forma parte de un complemento, dicha propiedad no devolverá el libro activo. En este caso, el libro activo es aquel que llama al complemento, mientras la propiedad ThisWorkbook devuelve el libro del complemento. Si desea crear un complemento a partir del código de Visual Basic, debe usar la propiedad ThisWorkbook para caliﬁcar cualquier instrucción que deba ejecutarse en el libro que se compile como complemento.

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Figura 6.33. Eventos de WorkBook.

Se activa la ventana donde se encuentra. Private Sub Workbook_Activate() MsgBox “Libro se encuentra Activo” End Sub

El evento se ejecuta cuando se cierra el libro. Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) MsgBox “Adios” End Sub

Los eventos de libros se producen cuando cambia el libro, sus hojas, los complementos o las tablas dinámicas. De forma predeterminada, los eventos en libros están habilitados. Se produce antes de que se imprima el libro o cualquiera de sus partes. Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean) If MsgBox(“El LIbro se va IMprimir. Desea Cancelar?”, vbYesNo) = vbYes Then Cancel = True End If End Sub

Se produce antes de que el libro se guarde. Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean) If MsgBox(“El LIbro se va A GUARDAR. Desea Cancelar?”, vbYesNo) = vbYes Then Cancel = True End If End Sub

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

Ocurre cuando se desactiva el gráﬁco, la hoja de cálculo o el libro. Private Sub Workbook_Deactivate() MsgBox “Estoy en Otra Ventana!” End Sub

Ocurre al crear una hoja nueva en el libro. Private Sub Workbook_NewSheet(ByVal Sh As Object) MsgBox “Hoja nueva insertada - “ & Sh.Name End Sub

Muestra el mensaje al abrir el libro “Hola Johnny”. Se produce al abrir el libro. Private Sub Workbook_Open() Application.WindowState = xlMaximized MsgBox “Hola JohnnY” End Sub

Ocurre cuando se activa una hoja. Private Sub Workbook_SheetActivate(ByVal Sh As Object) MsgBox Sh.Name & “ Activandose (Del Libro - Controlador de evento a nivel de hoja)” End Sub

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

• AUTOMATIZAR PROCESOS CON CARTERA DEUDOR AL CIERRE DEL MES En el capítulo 2 se trabajó con el archivo CIERRE CIC-2011.xlsx que fue extraído de la transacción FBL5N del sistema SAP. El tipo de información va a depender del tipo de variante que se use en el sistema SAP. Todos los pasos que realizamos en el capítulo 2 y 3 para obtener reportes o indicadores lo realizaremos con una macro.

Figura 6.34. Información de la cuenta deudora al cierre del mes de mayo.

Nuestro objetivo es obtener nuestra lista de datos y reporte.

Figura 6.35. Lista de datos.

1 Abra el archivo CIERRE CIC-2011.xlsx que se trabajó en el capítulo 2. 2 Comience usando la Grabadora de macro, en la ﬁcha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro.

3 Excel muestra el cuadro de diálogo e ingrese los siguientes datos: Escriba en el cuadro nombre de la macro CierreMensual. Escriba en el cuadro Método abreviado Vacío.

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

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Guarde la macro en Libro de macros personal. Escriba en el cuadro Descripción Macro cierre del mes. Cartera deudora.

Figura 6.36. Cuadro de diálogo Grabar macro.

4 Haga clic en el botón Aceptar. 5 Seleccione las columnas H:I y en la cabecera de columnas señale y haga clic derecho. 6 Excel muestra un menú contextual y seleccione Copiar. 7 Haga clic en el botón Insertar hoja de cálculo. 8 En la Hoja1 (Nueva hoja) seleccione la celda A1. 9 Pulse la combinación de teclas [ Ctrl ] + [ V ], para pegar la información de la columna H:I. 10 Seleccione la celda B4:B6. 11 Pulse la combinación de teclas [ Ctrl ] + [ - ]. 12 Excel muestra el cuadro de diálogo Eliminar celdas y active el botón de opción Desplazar las celdas hacia arriba.

13 Haga clic en el botón Aceptar. 14 Seleccione la celda A1. 15 En la ﬁcha Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación. 16 En la ﬁcha Programador, en el grupo Código, haga clic en Visual Basic.

Figura 6.37. Editor de Visual Basic.

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

17 En la ventana de Proyecto haga clic en

de VBAProject (Personal.XLSB) para expandir y ver las carpetas y módulos.

18 Haga clic en

de la carpeta Módulos y podrá ver el Módulo1.

Figura 6.38. Ventana de Proyecto.

19 Haga doble clic en el Módulo1 de la ventana de Proyecto.

Figura 6.39. Ventana de códigos, con los códigos generados con la macro grabada.

20 Edite las macros para mejorar el procedimiento, luego de modiﬁcar la macro tenemos: Columns(“H:I”).Copy: Copia los valores de la columna H:I. Sheets.Add After:=Sheets(Sheets.Count): Se inserta una nueva hoja después de la Hoja Cierre CIC. ActiveSheet.Paste: Pegar lo copiado en la hoja nueva (activa y celda A1 seleccionado por defecto). Delete Shift:=xlUp: Eliminar las celdas seleccionadas (B4:B6) desplazándose hacia arriba. SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select: Seleccionar las celdas en blanco de la columna A. EntireRow.Delete: Elimina las ﬁlas de las celdas seleccionadas (celdas vacías).

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

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Sub CierreMensual() ‘ CierreMensual Macro ‘ Macro cierre del mes. Cartera deudora. Columns(“H:I”).Copy Sheets.Add After:=Sheets(Sheets.Count) ActiveSheet.Paste Range(“B4:B6”).Select Application.CutCopyMode = False Selection.Delete Shift:=xlUp Columns(“A:A”).SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select Selection.EntireRow.Delete Range(“A1”).Select End Sub

Continuaremos realizando macros usando el editor de Visual Basic.

21 En la ventana código ubicar el punto de inserción al final del texto End Sub y pulsar la tecla y escribir los códigos líneas debajo de la macro EliminarFilasColumnasVacias. La macro EliminarFilasColumnasVacias selecciona filas y columnas que no tienen valores (o valores que no necesitan). El código Columns(“J:J”).SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select elimina las celdas vacías de la columna J, ¿Por qué la columna J? Para este ejemplo se eligió la columna J, pero puede seleccionar otra columna, lo que sí tiene que estar seguro es que en la columna que seleccione existan celdas vacías que en las otras columnas también estén vacías o tengan valores que no necesite porque al elegir mal una columna puede eliminar datos muy importantes. Range(“K1”).Value = 7 ¿Por qué escribir un valor numérico ? Como observa en la figura 6.40 los títulos cabeceras se repiten y hay que eliminarlos, por eso se toma la columna K que contiene valores numéricos y texto. El objetivo es eliminar los textos, si esto ocurre también se eliminará la primera fila, por lo cual en la celda K1 debe ingresar un valor numérico (en el ejemplo se escribió 7).

Figura 6.40. Eliminar los tulos cabeceras, excepto la ﬁla 1.

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Sub EliminarFilasColumnasVacias() Sheets(“Cierre CIC”).Select ‘Selecciona la Hoja Cierre CIC Rows(“1:10”).Delete Shift:=xlUp ‘La 10 filas son eliminadas desplazandose hacia arriba. Rows(“1:1”).SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select ‘Selecciona las celdas en blanco de la fila 1 Selection.EntireColumn.Delete ‘Elimina las columnas de las celdas vacias seleccionadas. Columns(“J:J”).SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select ‘Selecciona las celdas en blanco de la columna J Selection.EntireRow.Delete ‘Elimina las filas de las celdas vacias seleccionadas. Columns(“A:A”).Delete Shift:=xlToLeft Columns(“L:L”).Delete Shift:=xlToLeft ‘Elimina la Columna A y L Range(“K1”).Value = 7 ‘Ingresa el valor de 7 en la celda K1. Columns(“K:K”).SpecialCells(xlCellTypeConstants, 2).Select ‘Selecciona los valores de la columna K que son textos. Selection.EntireRow.Delete ‘Elimina las filas de las celdas vacias seleccionadas. Range(“K1”).Value = “Demora” Range(“A1”).Select ‘Selecciona la celda A1. End Sub

Figura 6.41. Lista de datos obtenido con las macros.

La lista de datos de la ﬁgura 6.41 no tiene el nombre del cliente, se va a crear una macro que realice la función ConsultaV con la información de la Hoja1 y obtener la nueva lista de datos como muestra la ﬁgura 6.42.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

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En la figura D2 se ingresa la función ConsultaV, primero se define la variable Fila que indica cuantas filas con valores hay en la lista de datos con el código Fila = Application.WorksheetFunction.CountA (Columns(“A:A”)), luego ingresar la función ConsultaV en la celda D2 con “=VLOOKUP(RC[-1],Hoja1!C[3]:C[-2],2,0)” y arrastrarlo usando la propiedad AutoFill Destination. Y por último, los datos de la columna D convertirlo a valores con la propiedad PasteSpecial Paste:=xlPasteValues.

Figura 6.42. Lista de datos con los nombres del cliente. Sub NombreCliente() Dim Fila As Double Sheets(“Cierre CIC”).Select Fila = Application.WorksheetFunction.CountA(Columns(“A:A”)) ‘Fila toma el valor de la cantidad de valores que hay en la columna A Columns(“D:D”).Insert Shift:=xlToRight ‘Insertar una columna a la izquierda de la columna D. Range(“D1”).Value = “Nombre” Range(“D2”).Value = “=VLOOKUP(RC[-1],Hoja1!C[-3]:C[-2],2,0)” ‘Ingresar la función ConsultaV. Range(“D2”).AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 4), Cells(Fila, 4)) ‘Arrastrar la función hasta la ultima ﬁla que contine valor en la columna A. Range(Cells(2, 4), Cells(Fila, 4)).Select Range(Cells(2, 4), Cells(Fila, 4)).Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False ‘Seleccionar los valores con formula y convertirlo en valores. Sheets(“Hoja1”).Visible = False ‘Oculta la Hoja1 End Sub

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

La macro ConvertirFecha selecciona los valores del campo Fecha doc. y Venc.neto y los convierte en fecha, sin usar los códigos será en ﬁcha Datos, en grupo Herramientas de datos, haga clic en Texto en columnas. Sub ConvertirFecha() Dim Fila As Double Fila = Application.WorksheetFunction.CountA(Columns(“A:A”)) Range(Cells(2, 10), Cells(Fila, 10)).Select Range(Cells(2, 10), Cells(Fila, 10)).TextToColumns Destination:=Range(“J2”), _ DataType:=xlDelimited, TextQualiﬁer:=xlDoubleQuote, FieldInfo:=Array(1, 4)

Range(Cells(2, 11), Cells(Fila, 11)).Select Range(Cells(2, 11), Cells(Fila, 11)).TextToColumns Destination:=Range(“K2”), _ DataType:=xlDelimited, TextQualiﬁer:=xlDoubleQuote, FieldInfo:=Array(1, 4) Range(“A1”).Select End Sub

Muchas veces cuando se exporta información en el título cabecera tienen espacios, la macro BorrarEspaciosCabecera inserta una ﬁla y aplica la función Recortar (Trim) a los datos de la primera ﬁla para eliminar los espacios. Sub BorrarEspaciosCabecera() Range(“A1”).Select Dim X As Byte X=1 Rows(“2:2”).Insert Do Until Cells(1, X).Value = “” Cells(2, X).Value = “=TRIM(R[-1]C)” X=X+1 Loop Rows(“2:2”).Select Rows(“2:2”).Copy Rows(“2:2”).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone Application.CutCopyMode = False Rows(“1:1”).Delete End Sub

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El siguiente procedimiento busca el título cabecera, con el nombre “Importe en ML” selecciona los datos y los mueve a la última columna que tiene datos. Sub MoverColuman() Dim X, Y As Byte Dim Fila As Double X=1 Y=1 Fila = Application.WorksheetFunction.CountA(Columns(“A:A”)) Do Until Cells(1, X).Value = “Importe en ML” ‘Se realiza hasta que sea verdadero X=X+1 Loop Range(Cells(1, X), Cells(Fila, X)).Cut Do Until Cells(1, Y).Value = “” ‘Se realiza hasta que sea verdadero Y=Y+1 Loop Range(Cells(1, Y), Cells(Fila, Y)).Select ‘Selecciona la siguiente celda de la 1ra ﬁla de la última columna que tiene datos. ActiveSheet.Paste Rows(“1:1”).SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select Selection.EntireColumn.Delete Range(“A1”).Select End Sub

La cartera deudora está clasificada por el campo E de la lista de datos, los registros que tienen en el campo E los valores de “6”, “7”, “A”, “D”, “;” y “vacio” son VENTA DIRECTA y los que tienen valor “,”, “]”, “}”, “¡”, “¿”, “V”, “¨” y “B” son POR TERCEROS. De esta forma están clasificados las ventas, la macro ClasificarDeuda inserta una columna en A e ingresa los valores de “Venta directa” o “Por terceros” según el valor que tengan en el campo título cabecera E. Sub ClasificarDeuda() Dim X As Double X=2 Columns(“A:A”).Insert Range(“A1”).Value = “Tipo Deuda” Range(“A1”).Select Do Until Cells(X, 2).Value = “” If Cells(X, 7).Value = 6 Or Cells(X, 7).Value = 7 Or Cells(X, 7).Value = “/” _ Or Cells(X, 7).Value = “;” Or Cells(X, 7).Value = “A” _ Or Cells(X, 7).Value = “D” Or Cells(X, 7).Value = “” Then Cells(X, 1).Value = “Venta Directa”

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

End If If Cells(X, 7).Value = “,” Or Cells(X, 7).Value = “]” Or Cells(X, 7).Value = “}” _ Or Cells(X, 7).Value = “¡” Or Cells(X, 7).Value = “¿” Or Cells(X, 7).Value = “V” _ Or Cells(X, 7).Value = “B” Or Cells(X, 7).Value = “¨” Then Cells(X, 1).Value = “Por Terceros” End If X=X+1 Loop End Sub

El siguiente procedimiento selecciona los valores de la columna O y los convierte en número, esto es para el caso en que el sistema donde se exporta la información los símbolos decimales no coincidan con los símbolos decimales del Excel (por ejemplo, para el sistema la coma es el símbolo decimal y para Excel el símbolo es punto). Además la deuda los clasiﬁca según la demora de la siguiente manera: “CTE”

: Demora menor igual a cero.

“Vcdo”

: Suma de la deuda vencida.

“0-15”

: Demora mayor que cero y menor igual a 15.

“16-30”

: Demora mayor que 15 y menor igual a 30.

“30-60”

: Demora mayor que 30 y menor igual a 60.

“60-90”

: Demora mayor que 60 y menor igual a 90.

“90-180”

: Demora mayor que 90 y menor igual a 180.

“180-211”

: Demora mayor que 180 y menor igual a 211.

“Más 211 Días”

: Demora mayor 211

Para la clasiﬁcación usa la función anidada Si (IF). Sub Anticuamiento() Dim Fila As Double Range(“O2”).Select Range(Selection, Selection.End(xlDown)).Select Selection.TextToColumns Destination:=Range(“O2”), DataType:=xlDelimited, _ FieldInfo:=Array(1, 1), DecimalSeparator:=”,”, ThousandsSeparator:=”.”, _ TrailingMinusNumbers:=True Selection.NumberFormat = “#,##0_);[Red](#,##0)” Range(“P1”).Select

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

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Range(“P1”).Value = “CTE” Range(“Q1”).Value = “Vcdo” Range(“R1”).Value = “0-15” Range(“S1”).Value = “16-30” Range(“T1”).Value = “30-60” Range(“U1”).Value = “60-90” Range(“V1”).Value = “90-180” Range(“W1”).Value = “180-211” Range(“X1”).Value = “Más 211 Días” Range(“P2”).Value = “=IF(RC[-3]<=0,RC[-1],0)” Range(“Q2”).Value = “=SUM(RC[1]:RC[7])” Range(“R2”).Value = “=IF(RC[-5]>0,IF(RC[-5]<=15,RC[-3],0),0)” Range(“S2”).Value = “=IF(RC[-6]>15,IF(RC[-6]<=30,RC[-4],0),0)” Range(“T2”).Value = “=IF(RC[-7]>30,IF(RC[-7]<=60,RC[-5],0),0)” Range(“U2”).Value = “=IF(RC[-8]>60,IF(RC[-8]<=90,RC[-6],0),0)” Range(“V2”).Value = “=IF(RC[-9]>90,IF(RC[-9]<=180,RC[-7],0),0)” Range(“W2”).Value = “=IF(RC[-10]>180,IF(RC[-10]<=211,RC[-8],0),0)” Range(“X2”).Value = “=IF(RC[-11]>211,RC[-9],0)” Fila = Application.WorksheetFunction.CountA(Columns(“A:A”)) Range(“P2:X2”).Select Range(“P2:X2”).AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 16), Cells(Fila, 24)), _ Type:=xlFillDefault Range(“A1”).Select End Sub

El siguiente procedimiento aplica formato al título cabecera y a los valores de Importe en ML, Corriente y Vencido. Sub FormatoLista() Dim Fila As Double Fila = Application.WorksheetFunction.CountA(Columns(“A:A”)) Range(“A1:X1”).Interior.ColorIndex = 47 Range(“A1:X1”).Font.ColorIndex = 2 Range(“A1:X1”).Font.Bold = True Range(“A1:X1”).HorizontalAlignment = xlCenter Range(“A1:X1”).VerticalAlignment = xlCenter Range(Cells(2, 15), Cells(Fila, 15)).Interior.ColorIndex = 37 Range(Cells(2, 16), Cells(Fila, 16)).Interior.ColorIndex = 40 Range(Cells(2, 17), Cells(Fila, 17)).Interior.ColorIndex = 35 End Sub

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

El siguiente procedimiento aplica formato a los bordes de la lista de datos. Sub BordesLista() Cells.Select Cells.EntireColumn.AutoFit Selection.CurrentRegion.Select Selection.Borders(xlDiagonalDown).LineStyle = xlNone Selection.Borders(xlDiagonalUp).LineStyle = xlNone With Selection.Borders(xlEdgeLeft) .LineStyle = xlContinuous .Weight = xlThin .ColorIndex = xlAutomatic End With With Selection.Borders(xlEdgeTop) .LineStyle = xlContinuous .Weight = xlThin .ColorIndex = xlAutomatic End With With Selection.Borders(xlEdgeBottom) .LineStyle = xlContinuous .Weight = xlThin .ColorIndex = xlAutomatic End With With Selection.Borders(xlEdgeRight) .LineStyle = xlContinuous .Weight = xlThin .ColorIndex = xlAutomatic End With With Selection.Borders(xlInsideVertical) .LineStyle = xlContinuous .Weight = xlHairline .ColorIndex = xlAutomatic End With With Selection.Borders(xlInsideHorizontal) .LineStyle = xlContinuous .Weight = xlHairline .ColorIndex = xlAutomatic End With Range(“A1”).Select End Sub

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

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El siguiente procedimiento inserta dos hojas y en cada una de ellas con la herramienta Filtro avanzado ﬁltra los valores por tipo de deuda, en una estará las Ventas Directas y en la otra hoja Por Terceros. Sub FiltrtoAvanzado() Range(“AL1”).Value = “Tipo Deuda” Range(“AL2”).Value = “Venta Directa” Range(“AM1”).Value = “Tipo Deuda” Range(“AM2”).Value = “Por Terceros” ActiveWorkbook.Names.Add Name:=”VentaDirecta”, _ RefersToR1C1:=”=’Cierre CIC’!R1C38:R2C38” ActiveWorkbook.Names.Add Name:=”PorTerceros”, _ RefersToR1C1:=”=’Cierre CIC’!R1C39:R2C39” ActiveWorkbook.Names.Add Name:=”Data”, RefersToR1C1:=”=’Cierre CIC’!C1:C24” Range(“A1”).Select Sheets.Add Sheets(“Hoja2”).Select Sheets(“Hoja2”).Name = “Por Terceros” Range(“A1”).Select Range(“Data”).AdvancedFilter Action:=xlFilterCopy, CriteriaRange:=Range( _ “PorTerceros”), CopyToRange:=Range(“A1”), Unique:=False Cells.Select Cells.EntireColumn.AutoFit Sheets.Add Sheets(“Hoja3”).Select Sheets(“Hoja3”).Name = “Venta Directa” Range(“A1”).Select Range(“Data”).AdvancedFilter Action:=xlFilterCopy, CriteriaRange:=Range( _ “VentaDirecta”), CopyToRange:=Range(“A1”), Unique:=False Cells.Select Cells.EntireColumn.AutoFit Range(“A1”).Select End Sub

Una vez elaborado las macros: CierreMensual EliminarFilasColumnasVacias NombreCliente ConvertirFecha

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

BorrarEspaciosCabecera MoverColuman ClasiﬁcarDeuda Anticuamiento FormatoLista BordesLista FiltrtoAvanzado En la ventana del editor de Visual Basic haga clic en el menú Insertar y seleccione Módulo, en la ventana de proyecto se inserta el Modulo2. Cree una macro que ejecute en orden las macros creadas.

Figura 6.43. Macro ReporteLista que ejecuta las macros según orden.

• GUARDAR LA MACRO EL ARCHIVO PERSONAL.XLSB 1 Las macros son creadas en el archivo Personal. xlsb. Para guardarlas, en la ﬁcha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Mostrar. Figura 6.44. Muestra las ventanas ocultas.

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GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

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2 Excel muestra el cuadro de diálogo Mostrar, seleccione Personal.xlsb. 3 Haga clic en Aceptar.

Figura 6.45. Cuadro de diálogo Mostrar.

4 Haga clic en la ficha Archivo, y luego clic en Guardar. 5 En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Ocultar. 6 Haga clic en la ficha Archivo, y luego clic en Salir. 7 Excel muestra el cuadro de diálogo.

Figura 6.46. Cuadro de Información.

8 Haga clic en Guardar. Cuando se habra un libro de Excel las macros siempre estarán disponibles para ejecutarlos, porque se encuentran grabadas en el archivo Personal.xslb.

• IDENTIFICAR DEPÓSITOS DE LOS CLIENTES Para el siguiente ejemplo el banco Prestadito envía información de los pagos realizado por los clientes. La información del depósito es la fecha, la ciudad, el número de identificación tributaria (para el ejemplo es el RUC), número de operación (para el ejemplo es MOV), el importe y el nombre de la oficina del banco Prestadito. Todos los días tienen que realizar el proceso de identificación de los depósitos bancarios realizados por los clientes. Para la identificación cuentan con el archivo “CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xslx” que tiene la siguiente información: RUC, CODIGO CLIENTE, GESTOR, Impuesto y Región Cobranza. El dato en común que tiene el archivo “CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xslx” y el archivo de los depósitos de los clientes es la identificación tributaria que es el RUC. Como existe un dato en común, usando la función ConsultaV se puede identificar a qué cliente pertenece el depósito bancario. Uno de los problemas que presenta el archivo que envía el banco Prestadito, es que utiliza dos filas la información del depósito, además que los datos de la ciudad, RUC y MOV están en una celda por lo que primero se tendría que separar en tres columnas los datos que se muestra en una celda.

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Realizar todo esto es muy laborioso y tomaría mucho tiempo.

Figura 6.47. Listado de Movimientos bancarios.

El archivo “CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xslx” muestra los datos de cliente en la hoja MAESTROCLIENTE. El RUC tiene 11 dígitos, para las personas jurídicas y personas naturales, con la diferencia de que para las personas naturales los 3 primeros dígitos son “DNI”. Pero el cliente (Persona natural), cuando realiza el depósito en lugar de ingresar en el campo RUC, los dígitos DNI se ingresa tres ceros (“000”). Para tener los mismos valores del RUC, en la hoja MAESTRO-CLIENTE en el campo CRUCE DE DATO, el número de RUC solo para las persona naturales los dígitos DNI se reemplaza por ceros con la fórmula =SI(IZQUIERDA(B2,3)=”dni”,”000”&DERECHA(B2,8),CONCATENAR(B2)).

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

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Pasos para realizar la macro de identiﬁcación de depósitos bancarios.

1 A diferencia del caso anterior, la macro se guardará en un libro nuevo y no en el libro Personal.xlsb. Abrir un libro nuevo.

2 Guarde el libro con el nombre MacroBancoPrestadito.xlsm. 3 En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Visual Basic. 4 Excel muestra el editor de Visual Basic, en el menú Insertar haga clic en Módulo. 5 Ahora comience a escribir las macros en el Módulo 1. El siguiente procedimiento selecciona la celda C9 y los desplaza hacia arriba una fila, con la finalidad de tener los datos del depósito en una sola fila (Range(“C9”).Delete Shift:=xlUp). Luego a partir de la celda A9 hasta el último registro en la columna A selecciona las celdas en blanco y elimina las filas. Sub Banco01() Dim Fila As Integer Fila = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A:A”)) Range(“C9”).Delete Shift:=xlUp Range(Cells(9, 1), Cells(2 * Fila + 8, 1)).SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select Selection.EntireRow.Delete Range(“A8”).Select End Sub

Figura 6.49. Resultado después de ejecutar la macro Banco01.

Como se puede observar en la ﬁgura 6.49, a partir de la celda F9 los importes son negativos (no son depósitos, son impuestos a la transacción bancaria). El siguiente procedimiento elimina los importes negativos. Compara el valor de la celda F9, mientras sea menor que cero se ejecuta eliminar la ﬁla 9 Range(“9:9”).Delete.

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Sub Banco02() Dim Celda As Single Celda = Range(“F9”).Value While Celda < 0 Range(“9:9”).Delete Celda = Range(“F9”).Value Wend End Sub

Figura 6.50. Resultado después de ejecutar la macro Banco02.

Como los datos del RUC y DOC están en una celda se va insertar dos columnas a la derecha de la columna D (Columns(“D:D”).Insert Shift:=xlToRight) y se ingresará la fórmula =SI(LARGO(C9)>40,MED (C9,HALLAR (“RUC”,C9,1)+4,11),””) para extraer los valores del RUC y la fórmula =SI(LARGO(C9)>40, MED(C9,HALLAR( “DOC”,C9,1)+4,11),””) para extraer los valores de DOC, para ambos casos el RUC y DOC tienen 11 dígitos. La función Si es IF La función Largo es Len La función Extrae es Med La función Hallar es Search RC[-1] donde R es ﬁla relativa y C[-1] es columna constante que hace referencia a la columna de la izquierda de la celda donde se ingresa la fórmula. Sub Banco03 Dim Fila As Integer Fila = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A:A”)) Columns(“D:D”).Insert Shift:=xlToRight Columns(“D:D”).Insert Shift:=xlToRight Range(“D8”).Value = “RUC” Range(“E8”).Value = “DOCUMENTO” Range(“D9”).Value = “=IF(LEN(RC[-1])>40,MID(RC[-1],SEARCH(“”RUC””,RC[-1],1)+4,11), “”””)” Range(“D9”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(9, 4), Cells(Fila + 8, 4)), Type:=xlFillDefault Range(Cells(9, 4), Cells(Fila + 8, 9)).Select

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

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Range(“E9”).Value = “=IF(LEN(RC[-2])>40,MID(RC[-2],SEARCH(“”DOC””,RC[-2],1)+4,11), “”””)” Range(“E9”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(9, 5), Cells(Fila + 8, 5)), Type:=xlFillDefault Range(“D8”).Select Columns(“D:E”).Copy Columns(“D:E”).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Range(“A8”).Select End Sub

Figura 6.51. Resultado después de ejecutar la macro Banco03.

Para que se ejecute la macro Banco04 el archivo “CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx” debe estar abierto. La macro realiza el siguiente procedimiento: Inserta 4 columnas a la derecha de la columna F. En la celda F8 ingresa el valor de “CODIGO CLIENTE” En la celda G8 ingresa el valor de “CLIENTE” En la celda H8 ingresa el valor de “GESTOR” En la celda I8 ingresa el valor de “ZONA” En la celda J8 ingresa el valor de “IMPUESTO” Luego inserta las siguientes fórmulas: F9 =SI(ESERROR(CONSULTAV(D9,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,2,0 )),””,CONSULTAV(D9,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,2,0)) G9 =SI(ESERROR(CONSULTAV(D9,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,3,0 )),””,CONSULTAV(D9,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,3,0)) H9 =SI(ESERROR(CONSULTAV(D9,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,3,0 )),””,CONSULTAV(D9,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,3,0)) I9

=SI(ESERROR(CONSULTAV(D9,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,4,0 )),””,CONSULTAV(D9,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,4,0))

J9 =SI(ESERROR(CONSULTAV(D9,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,6,0 )),””,CONSULTAV(D9,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,6,0)) Luego los valores con fórmulas los convierte solo a valores sin fórmula.

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Sub Banco04() Dim Fila As Integer Columns(“F:F”).Insert Shift:=xlToRight Columns(“F:F”).Insert Shift:=xlToRight Columns(“F:F”).Insert Shift:=xlToRight Columns(“F:F”).Insert Shift:=xlToRight Columns(“F:F”).Insert Shift:=xlToRight Range(“F8”).Value = “CODIGO CLIENTE” Range(“G8”).Value = “CLIENTE” Range(“H8”).Value = “GESTOR” Range(“I8”).Value = “ZONA” Range(“J8”).Value = “IMPUESTO” Fila = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A:A”)) Range(“F9”).Value = “=IF(ISERROR(VLOOKUP(RC[-2],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx] MAESTRO-CLIENTE’!C4:C10,2,0)), “”””,VLOOKUP(RC[-2],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTROCLIENTE’!C4:C10,2,0))” Range(“F9”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(9, 6), Cells(Fila + 8, 6)), Type:=xlFillDefault Range(“F8”).Select Range(“G9”).Value = “=IF(ISERROR(VLOOKUP(RC[-3],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx] MAESTRO-CLIENTE’!C4:C10,3,0)),””””,VLOOKUP(RC[-3],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTROCLIENTE’!C4:C10,3,0))” Range(“G9”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(9, 7), Cells(Fila + 8, 7)), Type:=xlFillDefault Range(“G8”).Select Range(“H9”).Value = “=IF(ISERROR(VLOOKUP(RC[-4],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx] MAESTRO-CLIENTE’!C4:C10,4,0)),””””,VLOOKUP(RC[-4],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTROCLIENTE’!C4:C10,4,0))” Range(“H9”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(9, 8), Cells(Fila + 8, 8)), Type:=xlFillDefault Range(“H8”).Select Range(“I9”).Value = “=IF(ISERROR(VLOOKUP(RC[-5],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx] MAESTRO-CLIENTE’!C4:C10,6,0)),””””,VLOOKUP(RC[-5],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTROCLIENTE’!C4:C10,6,0))” Range(“I9”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(9, 9), Cells(Fila + 8, 9)), Type:=xlFillDefault Range(“I8”).Select Range(“J9”).Value = “=IF(ISERROR(VLOOKUP(RC[-6],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx] MAESTRO-CLIENTE’!C4:C10,5,0)),””””,VLOOKUP(RC[-6],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTROCLIENTE’!C4:C10,5,0))” Range(“J9”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(9, 10), Cells(Fila + 8, 10)), Type:=xlFillDefault

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

293

Range(“J8”).Select Columns(“F:J”).Copy Columns(“F:J”).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Range(“A8”).Select End Sub

Figura 6.52. Resultado después de ejecutar la macro Banco04.

Similar a la macro Banco04 use la fórmula =SI(ESERROR(CONSULTAV(N9,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]OFICINA-BANCO’!$A:$B,2,0)),””,CONSULTAV(N9,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]OFICINA-BANCO’!$A:$B,2,0)) para extraer el nombre de la oﬁcina del banco. Sub Banco05() Dim Fila As Integer Fila = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A:A”)) Range(“O8”).Value = “oﬁcina Banco” Range(“O9”).Value = “=IF(ISERROR(VLOOKUP(RC[-1],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA. xlsx] OFICINA-BANCO’!C1:C2,2,0)),””””,VLOOKUP(RC[-1],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA .xlsx] OFICINABANCO’!C1:C2,2,0))” Range(“O9”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(9, 15), Cells(Fila + 8, 15)), Type:=xlFillDefault Range(“O8”).Select Columns(“O:O”).Copy Columns(“O:O”).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Range(“A8”).Select End Sub

294

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Figura 6.53. Resultado después de ejecutar la macro Banco05.

El siguiente procedimiento inserta una columna en A y va ingresar el valor JPC y PCC según la zona de cobranza. Para las regiones de Región 1 a la Región 9 ingresar en la columna A el valor de JPC, para las regiones Región 10 y Región Oriente ingresar el valor de PCC y para los otros nada. Además de aplicar formato a los registro de PPC y JPC. Sub Banco06() Dim Fila As Integer Dim Celda As String Fila = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A:A”)) Columns(“A:A”).Insert Shift:=xlToRight Range(“A8”).Value = “División” For Fila = 1 To Fila Celda = Cells(Fila + 8, 10).Value Select Case Celda Case “Región 1” Cells(Fila + 8, 1).Value = “JPC” Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Select Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Interior.ColorIndex = 36 Case “Región 2” Cells(Fila + 8, 1).Value = “JPC” Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Select Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Interior.ColorIndex = 36 Case “Región 3” Cells(Fila + 8, 1).Value = “JPC” Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Select Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Interior.ColorIndex = 36 Case “Región 4” Cells(Fila + 8, 1).Value = “JPC” Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Select Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Interior.ColorIndex = 36 Case “Región 5” Cells(Fila + 8, 1).Value = “JPC”

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Select Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Interior.ColorIndex = 36 Case “Región 6” Cells(Fila + 8, 1).Value = “JPC” Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Select Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Interior.ColorIndex = 36 Case “Región 7” Cells(Fila + 8, 1).Value = “JPC” Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Select Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Interior.ColorIndex = 36 Case “Región 8” Cells(Fila + 8, 1).Value = “JPC” Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Select Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Interior.ColorIndex = 36 Case “Región 9” Cells(Fila + 8, 1).Value = “JPC” Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Select Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Interior.ColorIndex = 36 Case “Región 10” Cells(Fila + 8, 1).Value = “PCC” Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Select Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Interior.ColorIndex = 34 Case “Región Oriente” Cells(Fila + 8, 1).Value = “PCC” Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Select Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Interior.ColorIndex = 34 End Select Next Range(“A1”).Select End Sub

Figura 6.54. Resultado después de ejecutar la macro Banco06.

295

296

CAP. 6

La siguiente macro aplica bordes a la lista de datos. Sub Banco07() Range(“A8”).CurrentRegion.Select Selection.Font.Size = 8 Selection.Borders(xlDiagonalDown).LineStyle = xlNone Selection.Borders(xlDiagonalUp).LineStyle = xlNone With Selection.Borders(xlEdgeLeft) .LineStyle = xlContinuous .ColorIndex = xlAutomatic End With With Selection.Borders(xlEdgeTop) .LineStyle = xlContinuous .ColorIndex = xlAutomatic End With With Selection.Borders(xlEdgeBottom) .LineStyle = xlContinuous .ColorIndex = xlAutomatic End With With Selection.Borders(xlEdgeRight) .LineStyle = xlContinuous .ColorIndex = xlAutomatic End With With Selection.Borders(xlInsideVertical) .LineStyle = xlContinuous .ColorIndex = xlAutomatic End With With Selection.Borders(xlInsideHorizontal) .LineStyle = xlContinuous .ColorIndex = xlAutomatic End With Range(“a1”).Select Columns(“E:P”).Select Columns(“E:P”).EntireColumn.AutoFit Range(“a1”).Select Columns(“A:A”).Select Columns(“A:A”).ColumnWidth = 6 Columns(“A:A”).Font.Size = 5 Columns(“D:D”).EntireColumn.Hidden = True Range(“A8”).Select End Sub

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

Figura 6.55. Resultado después de ejecutar la macro Banco07.

Y la última macro aplica Filtro y muestra los registros que no fueron identiﬁcados. Sub Banco08() Worksheets(“Hoja1”).Select If ActiveSheet.AutoFilterMode = False Then Range(“A8”).AutoFilter End If Range(“A8”).AutoFilter ﬁeld:=7, Criteria1:=”=” Range(“a1”).Select MsgBox “Se Proceso Correctamente” & Chr(13) & “Derechos Reservados Johnny Pacheco C.”, _ vbOKOnly, “Gestión Cobranza.” End Sub

Figura 6.56. Resultado después de ejecutar la macro Banco08.

297

298

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Ahora cree una macro que ejecute todas las macros creadas. Sub BancoPrestadito() Banco01 Banco02 Banco03 Banco04 Banco05 Banco06 Banco07 Banco08 End Sub

6 Cierre el Editor de Visual Basic. 7 En la ventana de Excel MacroBancoPrestadito.xlsm, en la ﬁcha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Ocultar.

8 El libro MacroBancoPrestadito.xlsm se oculta y haga clic en la ﬁcha Archivo, y luego clic en Salir. 9 Haga clic en la ﬁcha Archivo, y luego clic en salir. 10 Excel muestra el cuadro de diálogo, haga clic en Guardar. Figura 6.57. Mensaje de información si guardamos los cambios del libro MacroBancoPrestadito.

La empresa trabaja con dos bancos, Banco Prestadito y Banco Rapidito, que trabajan con diferente formato en Excel de los depósitos de los clientes. Ahora elaborar una macro para la identiﬁcación de los depósitos según el formato del Banco Rapidito, como se muestra en la ﬁgura 6.58. También trabajaremos con la información del archivo “CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx” y el dato en común también es el RUC.

Figura 6.58. Formato en Excel del Banco Rapidito.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

299

1 Similar al caso anterior la macro se guardará en el libro Abrir un libro nuevo. 2 Guarde el libro con el nombre MacroBancoRapidito.xlsm. 3 En la ﬁcha Programador, en el grupo Código, haga clic en Visual Basic. 4 Excel muestra el editor de Visual Basic, en el menú Insertar haga clic en Módulo. 5 Ahora comience a escribir las macros en el Módulo 1. La macro elimina las columnas C, D, E y H:I, después inserta 6 columnas a la derecha de la columna D. Y en la ﬁla 7 ingresa en el rango de D7:I7 los valores de RUC, CODIGO CLIENTE, CLIENTE, GESTOR, ZONA e IMPUESTO, respectivamente. Sub Banco01() Dim X As Byte Columns(“C:C”).Delete Columns(“D:D”).Delete Columns(“E:E”).Delete Columns(“H:I”).Delete For X = 1 To 6 Columns(“D:D”).Insert Shift:=xlToRight Next Range(“D7”).Value = “RUC” Range(“E7”).Value = “CODIGO CLIENTE” Range(“F7”).Value = “CLIENTE” Range(“G7”).Value = “GESTOR” Range(“H7”).Value = “ZONA” Range(“I7”).Value = “IMPUESTO” End Sub

Figura 6.59. Resultado después de ejecutar la macro Banco01.

CAP. 6

300

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

La siguiente macro usando derecha (RIGHT) extrae los 11 dígitos de los valores de la columna C. Sub Banco02() Dim Fila As Integer Fila = Application.WorksheetFunction.CountA(Range(“B:B”)) - 1 Range(“D8”).Value = “=RIGHT(RC[-1],11)” Range(“D8”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(8, 4), Cells(Fila + 8, 4)), Type:=xlFillDefault Range(“D7”).Select

End Sub

Figura 6.60. Resultado después de ejecutar la macro Banco02.

Para que se ejecute la macro Banco03, el archivo “CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx” debe estar abierto: La macro ingresa las siguientes fórmulas: E8 =SI(ESERROR(CONSULTAV(D8,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J ,2,0)),””,CONSULTAV(D8,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,2,0)) F8 =SI(ESERROR(CONSULTAV(D8,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J ,3,0)),””,CONSULTAV(D8,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,3,0)) G8 =SI(ESERROR(CONSULTAV(D9,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J ,4,0)),””,CONSULTAV(D9,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,4,0)) H8 =SI(ESERROR(CONSULTAV(D8,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J ,6,0)),””,CONSULTAV(D8,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,6,0)) I8

=SI(ESERROR(CONSULTAV(D8,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,5 ,0)),””,CONSULTAV(D8,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,5,0))7

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

Sub Banco03() Dim Fila As Integer Fila = Application.WorksheetFunction.CountA(Range(“B:B”)) - 1 Range(“E8”).Value = “=IF(ISERROR(VLOOKUP(RC[-1],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx] MAESTRO-CLIENTE’!C4:C10,2,0)),””””,VLOOKUP(RC[-1],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx] MAESTROCLIENTE’!C4:C10,2,0))” Range(“E8”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(8, 5), Cells(Fila + 8, 5)), Type:=xlFillDefault Range(“E7”).Select Range(“F8”).Value = “=IF(ISERROR(VLOOKUP(RC[-2],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx] MAESTRO-CLIENTE’!C4:C10,3,0)),””””,VLOOKUP(RC[-2],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx] MAESTROCLIENTE’!C4:C10,3,0))” Range(“F8”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(8, 6), Cells(Fila + 8, 6)), Type:=xlFillDefault Range(“F7”).Select Range(“G8”).Value = “=IF(ISERROR(VLOOKUP(RC[-3],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx] MAESTRO-CLIENTE’!C4:C10,4,0)),””””,VLOOKUP(RC[-3],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx] MAESTROCLIENTE’!C4:C10,4,0))” Range(“G8”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(8, 7), Cells(Fila + 8, 7)), Type:=xlFillDefault Range(“G7”).Select Range(“H8”).Value = “=IF(ISERROR(VLOOKUP(RC[-4],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx] MAESTRO-CLIENTE’!C4:C10,6,0)),””””,VLOOKUP(RC[-4],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx] MAESTROCLIENTE’!C4:C10,6,0))” Range(“H8”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(8, 8), Cells(Fila + 8, 8)), Type:=xlFillDefault Range(“H7”).Select Range(“I8”).Value = “=IF(ISERROR(VLOOKUP(RC[-5],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx] MAESTROCLIENTE’!C4:C10,5,0)),””””,VLOOKUP(RC[-5],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx] MAESTROCLIENTE’!C4:C10,5,0))” Range(“I8”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(8, 9), Cells(Fila + 8, 9)), Type:=xlFillDefault Range(“I7”).Select Columns(“D:I”).Copy Columns(“D:I”).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Range(“A7”).Select End Sub

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302

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Figura 6.61. Resultado después de ejecutar la macro Banco03.

El siguiente procedimiento reemplaza los valores de la columna en A e ingresa el valor JPC y PCC según la zona de cobranza. Para las regiones de Región 1 a la Región 9 ingresar en la columna A el valor de JPC, para las regiones Región 10 y Región Oriente ingresar el valor de PCC y para los otros nada. Además de aplicar formato a los registro de PPC y JPC. Sub Banco04() Dim Fila As Integer Dim Celda As String Fila = Application.WorksheetFunction.CountA(Range(“B:B”)) - 1 Range(“A7”).Value = “División” Range(Cells(8, 1), Cells(Fila + 8, 1)).Value = “” Range(Cells(8, 1), Cells(Fila + 8, 1)).Font.Size = 5 For Fila = 1 To Fila Celda = Cells(Fila + 8, 8).Value Select Case Celda Case “Región 1” Cells(Fila + 8, 1).Value = “JPC” Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 13)).Select Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 13)).Interior.ColorIndex = 36 Case “Región 2” Cells(Fila + 8, 1).Value = “JPC” Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 13)).Select Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 13)).Interior.ColorIndex = 36 Case “Región 3” Cells(Fila + 8, 1).Value = “JPC” Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 13)).Select Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 13)).Interior.ColorIndex = 36 Case “Región 4” Cells(Fila + 8, 1).Value = “JPC” Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 13)).Select

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 13)).Interior.ColorIndex = 36 Case “Región 5” Cells(Fila + 8, 1).Value = “JPC” Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 13)).Select Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 13)).Interior.ColorIndex = 36 Case “Región 6” Cells(Fila + 8, 1).Value = “JPC” Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 13)).Select Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 13)).Interior.ColorIndex = 36 Case “Región 7” Cells(Fila + 8, 1).Value = “JPC” Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 13)).Select Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 13)).Interior.ColorIndex = 36 Case “Región 8” Cells(Fila + 8, 1).Value = “JPC” Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 13)).Select Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 13)).Interior.ColorIndex = 36 Case “Región 9” Cells(Fila + 8, 1).Value = “JPC” Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 13)).Select Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 13)).Interior.ColorIndex = 36 Case “Región 10” Cells(Fila + 8, 1).Value = “PCC” Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 13)).Select Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 13)).Interior.ColorIndex = 34 Case “Región Oriente” Cells(Fila + 8, 1).Value = “PCC” Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 13)).Select Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 13)).Interior.ColorIndex = 34 End Select Next Range(“A7”).CurrentRegion.Select Selection.Font.Size = 8 Columns(“A:A”).Select Columns(“A:A”).ColumnWidth = 6 Columns(“E:E”).ColumnWidth = 100 Columns(“D:M”).EntireColumn.AutoFit Range(“A8”).Select End Sub

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304

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Figura 6.62. Resultado después de ejecutar la macro Banco04.

Y la última macro aplica Filtro y muestra los registros que no fueron identiﬁcados. Sub Banco05() If ActiveSheet.AutoFilterMode = False Then Range(“A7”).AutoFilter End If Range(“A7”).AutoFilter ﬁeld:=5, Criteria1:=”=” Range(“a1”).Select MsgBox “Se Proceso Correctamente”, vbOKOnly, “Gestión Cobranza” End Sub

Figura 6.63. Resultado después de ejecutar la macro Banco05.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

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Ahora cree una macro que ejecute todas las macros creadas. Sub BancoRapidito() Banco01 Banco02 Banco03 Banco04 Banco05 End Sub

6 Cierre el Editor de Visual Basic. 7 En la ventana de Excel MacroBancoPrestadito.xlsm, en la ﬁcha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Ocultar.

8 El libro MacroBancoRapidito.xlsm se oculta y haga clic en la ficha Archivo, y luego clic en Salir. 9 Haga clic en la ficha Archivo, y luego clic en Salir. 10 Excel muestra el cuadro de diálogo, haga clic en Guardar. La señorita Paola Castro, Analista de Cobranza de la empresa Corporación Imagen y Color S.A.C., todos los meses al cierre de cada mes tiene que realizar el antiguamiento de la cartera deudora por la zona centro, norte y sur. Además de cruzar la información con la cartas fianza y depósitos bancarios. La información con la que cuenta la Srta. Paola Castro es la siguiente: Archivo Provision.XLSX que muestra la cartera deudora al cierre de mes.

Figura 6.64. Información del Archivo Provision.XLSX.

306

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

El área de sistema todos los primeros días de cada mes envía el cierre de la cartera al analista de cobranza. Archivo RelacionCartasfianzas.xlsx, muestra la relación de carta fianza que es presentado por los clientes y en qué estado se encuentra la carta fianza (vigente o vencida), el importe y banco, como puede observar en la figura 6.64.

Figura 6.65. Información del Archivo RelacionCartasﬁanzas.xlsx, donde se observa a los clientes que enen carta ﬁanza y a que Mall pertenecen: Centro, Norte o Sur.

Archivo CuadroGarantiasEfectivo.xls muestra a los clientes que realizaron un depósito en efectivo como garantía.

Figura 6.66. Información del Archivo CuadroGaran asEfec vo.xls.

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

307

Pasos para elaborar la macro 1 Deben estar seguros que los tres archivos Archivo Provision.xlsx, RelacionCartasﬁanzas.xlsx y CuadroGarantiasEfectivo.xls deben estar en una misma carpeta. Para nuestro ejemplo siempre debe estar ubicado en la ruta C:\PROVISION.

Figura 6.67. Los tres archivos deben estar en la misma carpeta.

2 Abra un archivo nuevo de Excel y guárdelo con el nombre de EjecutarProvision.xlsm. 3 En la ﬁcha Programador, en el grupo Código, haga clic en el botón de comando Visual Basic. 4 Excel mostrará la ventana de aplicación de Microsoft Visual Basic. Para comenzar a escribir los códigos debemos insertar un Módulo. Haga clic en el menú Insertar y seleccione la opción Módulo.

5 En la ventana de proyecto aparece la carpeta Módulo y dentro el Módulo 1. Una vez insertado el módulo en la parte derecha se activa la ventana para comenzar a escribir los códigos. En la subrutina Primero nos pide ingresar la fecha de cierre, para este ejemplo es 31/10/2010. Mediante el comando InputBox nos va a mostrar la siguiente ventana, como en la ﬁgura 6.67: Figura 6.68. Ventana que solicita que se ingrese la fecha de cierre, según formato DD/MM/AAAA.

Se inserta los campos Fecha, Anticuamiento, Orden, Mall y Documento. Antiguamiento: AnƟcuamiento

Valor

Corriente

Menor igual a 90 días

91 - 120

Mayor a 90 y menor igual a 120 días

121 - 150

Mayor a 120 y menor igual a 150 días

151 - 180

Mayor a 150 y menor igual a 180 días

Más 180

Mayor a 180 días

308

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Mall puede ser Norte, Sur o Centro, esto depende de la serie de las facturas. Documento mostrará Documentado si es factura y No Documentado si es una Letra. 31/10/2010 (cambiará según sea el mes), en este campo se muestra los días de atraso con respecto al día de cierre. Sub Primero() Dim FILA As Double FILA = Application.WorksheetFunction.CountA(Range(“a1:a65000”).Value) Range(“L1”).Value = InputBox(“Ingresar Fecha” & Chr(13) & “Ej. 31/08/2010”, “Fecha Cierre”) Range(“L2”).Value = “=R1C12-RC[-6]” Range(“L2”).NumberFormat = “General” Range(“L2”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 12), Cells(FILA, 12)) Range(“M1”).Value = “Anticuamiento” Range(“M2”).Value = “=IF(RC[-1]<=90,””Corriente””,IF(RC[-1]<=120,””91 120””,IF(RC[-1]<=150,”” 121 150””,IF(RC[-1]<=180,””151 - 180””,””Más 180””))))” Range(“M2”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 13), Cells(FILA, 13)) Range(“N1”).Value = “Orden” Range(“N2”).Value = _ “=IF(RC[-2]<=90,1,IF(RC[-2]<=120,2,IF(RC[-2]<=150,3,IF(RC[-2]<=180,4,5))))” Range(“N2”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 14), Cells(FILA, 14)) Range(“O1”).Value = “Mall” Range(“O2”).Value =”=IF(OR(MID(RC[-11],6,1)=””1””,MID(RC[-11],5,1)=””1””),””Norte””,IF (OR (MID (RC[11],6,1)=””7””,MID(RC[-11],5,1)=””7””),””Sur””,IF(OR(MID(RC[-11],6,1)=””6”” ,MID( RC[-11],5,1)=””6””),””Centro””, ””Error””)))” Range(“O2”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 15), Cells(FILA, 15)) Range(“P1”).Value = “Documento” Range(“P2”).Value = “=IF(MID(RC[-11],1,1)=””l””,””No Documentado””,””Documentado””)” Range(“P2”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 16), Cells(FILA, 16)) Columns(“A:A”).Insert Shift:=xlToRight Range(“A1”).Value = “NIF” Range(“A2”).Value = “=RIGHT(RC[1],11)” Range(“A2”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 1), Cells(FILA, 1))

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

Columns(“A:A”).EntireColumn.AutoFit Columns(“A:A”).Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone Application.CutCopyMode = False Range(“A1”).Select End Sub

Figura 6.69. Resultado de ejecutar la macro Primero.

Ahora crearemos una tabla dinámica y lo agruparemos por Mall y tipo de moneda. Sub Tabla() Dim SURS, CENTROS, NORTES, SURD, CENTROD, NORTED As Double Worksheets(“PROVISION”).Range(“A1”).Select Columns(“A:Q”).Select ActiveWorkbook.Names.Add Name:=”DATA”, RefersToR1C1:=”=PROVISION!C1:C17” ActiveWorkbook.Names(“DATA”).Comment = “” Range(“A1”).Select Sheets.Add ActiveWorkbook.PivotCaches.Create(SourceType:=xlDatabase, SourceData:= _ “DATA”, Version:=xlPivotTableVersion12).CreatePivotTable TableDestination:= _ “Hoja1!R3C1”, TableName:=”Tabla dinámica1”, DefaultVersion:=xlPivotTableVersion12 Sheets(“Hoja1”).Select Sheets(“Hoja1”).Name = “TD” Cells(3, 1).Select

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

With ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“NIF”) .Orientation = xlRowField .Position = 1 End With ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“NIF”).Subtotals = Array _ (False, False, False, False, False, False, False, False, False, False, False, False) With ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Documento”) .Orientation = xlRowField .Position = 2 End With ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).RowAxisLayout xlTabularRow With ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Orden”) .Orientation = xlColumnField .Position = 1 End With ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Orden”).Subtotals = _ Array(False, False, False, False, False, False, False, False, False, False, False, False) With ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Anticuamiento”) .Orientation = xlColumnField .Position = 2 End With ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).AddDataField ActiveSheet.PivotTables _ (“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Importe”), “Suma de Importe”, xlSum With ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Suma de Importe”) .Caption = “Suma de Importe” .Function = xlSum .NumberFormat = “#,##0.00” End With With ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Mall”) .Orientation = xlPageField .Position = 1 End With With ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Importe (moneda)”) .Orientation = xlPageField .Position = 1 End With ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Importe (moneda)”). ClearAllFilters ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Importe(moneda)”).CurrentPage= “Mlocal” ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Mall”).ClearAllFilters ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Mall”).CurrentPage = “SUR”

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GESTIÓN Y METODOLOGÍA

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Termino de crear la Tabla Dinámica con los valores de la hoja Provisión.

Figura 6.70. Tabla Dinámica

Los siguientes códigos van a ﬁltrar la tabla dinámica por Mall y tipo de moneda, copiarán la información en una nueva hoja y la hoja tendrá como nombre Zona – Moneda, ejemplo (SUR – MLocal), además agregarán el campo Clave, Cliente, Vencido. ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotSelect “”, xlDataAndLabel, True Selection.Copy Sheets.Add After:=Sheets(Sheets.Count) Sheets(“Hoja2”).Select Sheets(“Hoja2”).Name = “SUR - MLocal” Range(“A1”).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Rows(“1:5”).Delete Shift:=xlUp Columns(“B:B”).Copy Columns(“A:A”).Select Selection.Insert Shift:=xlToRight Range(“A1”).Select Application.CutCopyMode = False Range(“A2”).Select Range(Selection, Selection.End(xlDown)).Select Selection.FormulaR1C1 = “1” Range(“A1”).Select SURS = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1 Range(“A1”).Value = “Clave”

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CAP. 6

Range(“A2”).Value = “=””SUR””&RC[1]” Range(“A2”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 1), Cells(SURS, 1)) Columns(“B:B”).Select Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Value = “=R[-1]C” Columns(“B:B”).Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Columns(“C:C”).Insert Shift:=xlToRight Range(“C1”).Value = “Cliente” Range(“C2”).Value = “=VLOOKUP(RC[-1],PROVISION!C[-2]:C,3,0)” Range(“C2”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 3), Cells(SURS, 3)) Columns(“C:C”).Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Cells.EntireColumn.AutoFit Range(“A1”).Select Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “TOTAL” ActiveCell.Offset(0, 2).Value = “VENCIDO” If Range(“E1”).Value = “Corriente” Then ActiveCell.Offset(1, 2).Value = “=RC[-1]-RC5” Else ActiveCell.Offset(1, 2).Value = “=RC[-1]” End If ActiveCell.Offset(1, 2).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(SURS - 2, 0)).Select Selection.Value = “=RC[-1]-RC5” Range(“A1”).Select Columns(“C:C”).SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select Selection.EntireRow.Delete Range(“A1”).Select

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

Figura 6.71. La primera parte de la macro Tabla, ﬁltra la tabla dinámica por Mall y moneda, luego inserta una hoja y copia los valores a la hoja.

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

CENTROS = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1 Range(“A1”).Value = “CLAVE” Range(“A2”).Value = “=””CENTRO””&RC[1]” Range(“A2”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 1), Cells(CENTROS, 1)) Columns(“B:B”).Select Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Value = “=R[-1]C” Columns(“B:B”).Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Columns(“C:C”).Select Selection.Insert Shift:=xlToRight Range(“C1”).Value = “Cliente” Range(“C2”).Value = “=VLOOKUP(RC[-1],PROVISION!C[-2]:C,3,0)” Range(“C2”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 3), Cells(CENTROS, 3)) Columns(“C:C”).Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Range(“A1”).Select Cells.EntireColumn.AutoFit Range(“A1”).Select Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “TOTAL” ActiveCell.Offset(0, 2).Value = “VENCIDO” If Range(“E1”).Value = “Corriente” Then ActiveCell.Offset(1, 2).Value = “=RC[-1]-RC5” Else ActiveCell.Offset(1, 2).Value = “=RC[-1]” End If ActiveCell.Offset(1, 2).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(CENTROS - 2, 0)).Select Selection.Value = “=RC[-1]-RC5” Columns(“C:C”).SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select Selection.EntireRow.Delete Range(“A1”).Select

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Figura 6.72. Como se puede observar, ahora hay dos hojas y así, sucesivamente, comenzará a insertar más hojas.

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

NORTES = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1 Range(“A1”).Value = “CLAVE” Range(“A2”).Value = “=””NORTE””&RC[1]” Range(“A2”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 1), Cells(NORTES, 1)) Columns(“B:B”).Select Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Value = “=R[-1]C” Columns(“B:B”).Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Columns(“C:C”).Select Selection.Insert Shift:=xlToRight Range(“C1”).Value = “Cliente” Range(“C2”).Value = “=VLOOKUP(RC[-1],PROVISION!C[-2]:C,3,0)” Range(“C2”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 3), Cells(NORTES, 3)) Columns(“C:C”).Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Range(“A1”).Select Cells.EntireColumn.AutoFit Range(“A1”).Select Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “TOTAL” ActiveCell.Offset(0, 2).Value = “VENCIDO” If Range(“E1”).Value = “Corriente” Then ActiveCell.Offset(1, 2).Value = “=RC[-1]-RC5” Else ActiveCell.Offset(1, 2).Value = “=RC[-1]” End If ActiveCell.Offset(1, 2).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(NORTES - 2, 0)).Select Selection.Value = “=RC[-1]-RC5” Columns(“C:C”).SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select Selection.EntireRow.Delete Range(“A1”).Select

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Figura 6.73. Como puede observar hasta ahora, va creando tres hojas y todos con moneda Mlocal.

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

SURD = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1 Range(“A1”).Value = “CLAVE” Range(“A2”).Value = “=””SUR””&RC[1]” Range(“A2”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 1), Cells(SURD, 1)) Columns(“B:B”).Select Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Value = “=R[-1]C” Columns(“B:B”).Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Columns(“C:C”).Select Selection.Insert Shift:=xlToRight Range(“C1”).Value = “Cliente” Range(“C2”).Value = “=VLOOKUP(RC[-1],PROVISION!C[-2]:C,3,0)” Range(“C2”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 3), Cells(SURD, 3)) Columns(“C:C”).Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Range(“A1”).Select Cells.EntireColumn.AutoFit Range(“A1”).Select Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “TOTAL” ActiveCell.Offset(0, 2).Value = “VENCIDO” If Range(“E1”).Value = “Corriente” Then ActiveCell.Offset(1, 2).Value = “=RC[-1]-RC5” Else ActiveCell.Offset(1, 2).Value = “=RC[-1]” End If ActiveCell.Offset(1, 2).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(SURD - 2, 0)).Select Selection.Value = “=RC[-1]-RC5” Columns(“C:C”).SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select Selection.EntireRow.Delete Range(“A1”).Select

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Figura 6.74. Ahora comienza a crear hoja con po de moneda en dólares.

Sheets(“TD”).Select ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Mall”).ClearAllFilters ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Mall”).CurrentPage = “CENTRO” ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotSelect “”, xlDataAndLabel, True Selection.Copy Sheets.Add After:=Sheets(Sheets.Count) Sheets(“Hoja6”).Select Sheets(“Hoja6”).Name = “CENTRO - DOLAR” Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Rows(“1:5”).Delete Shift:=xlUp Columns(“B:B”).Copy Columns(“A:A”).Select Selection.Insert Shift:=xlToRight Range(“A2”).Select Application.CutCopyMode = False Range(Selection, Selection.End(xlDown)).Select Selection.FormulaR1C1 = “1” Range(“A1”).Select CENTROD = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1 Range(“A1”).Value = “CLAVE” Range(“A2”).Value = “=””CENTRO””&RC[1]” Range(“A2”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 1), Cells(CENTROD, 1)) Columns(“B:B”).Select Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Value = “=R[-1]C” Columns(“B:B”).Select Selection.Copy

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Columns(“C:C”).Select Selection.Insert Shift:=xlToRight Range(“C1”).Value = “Cliente” Range(“C2”).Value = “=VLOOKUP(RC[-1],PROVISION!C[-2]:C,3,0)” Range(“C2”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 3), Cells(CENTROD, 3)) Columns(“C:C”).Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Range(“A1”).Select Cells.EntireColumn.AutoFit Range(“A1”).Select Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “TOTAL” ActiveCell.Offset(0, 2).Value = “VENCIDO” If Range(“E1”).Value = “Corriente” Then ActiveCell.Offset(1, 2).Value = “=RC[-1]-RC5” Else ActiveCell.Offset(1, 2).Value = “=RC[-1]” End If ActiveCell.Offset(1, 2).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(CENTROD - 2, 0)).Select Selection.Value = “=RC[-1]-RC5” Columns(“C:C”).SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select Selection.EntireRow.Delete Range(“A1”).Select

Figura 6.75. Con núa insertando hojas con moneda dólar.

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Sheets(“TD”).Select ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Mall”).ClearAllFilters ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Mall”).CurrentPage = “NORTE” ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotSelect “”, xlDataAndLabel, True Selection.Copy Sheets.Add After:=Sheets(Sheets.Count) Sheets(“Hoja7”).Select Sheets(“Hoja7”).Name = “NORTE - DOLAR” Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Rows(“1:5”).Delete Shift:=xlUp Columns(“B:B”).Copy Columns(“A:A”).Select Selection.Insert Shift:=xlToRight Range(“A2”).Select Application.CutCopyMode = False Range(Selection, Selection.End(xlDown)).Select Selection.FormulaR1C1 = “1” Range(“A1”).Select NORTED = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1 Range(“A1”).Value = “CLAVE” Range(“A2”).Value = “=””NORTE””&RC[1]” Range(“A2”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 1), Cells(NORTED, 1)) Columns(“B:B”).Select Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Value = “=R[-1]C” Columns(“B:B”).Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Range(Cells(NORTED + 2, 2), Cells(NORTED + 10, 2)).Clear Columns(“C:C”).Select Selection.Insert Shift:=xlToRight Range(“C1”).Value = “Cliente” Range(“C2”).Value = “=VLOOKUP(RC[-1],PROVISION!C[-2]:C,3,0)” Range(“C2”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 3), Cells(NORTED, 3)) Columns(“C:C”).Select

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Range(“A1”).Select Cells.EntireColumn.AutoFit Range(“A1”).Select X6 = Application.WorksheetFunction.CountA(Range(“a1:a65000”).Value) - 2 Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “TOTAL” ActiveCell.Offset(0, 2).Value = “VENCIDO” If Range(“E1”).Value = “Corriente” Then ActiveCell.Offset(1, 2).Value = “=RC[-1]-RC5” Else ActiveCell.Offset(1, 2).Value = “=RC[-1]” End If ActiveCell.Offset(1, 2).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X6, 0)).Select Selection.Value = “=RC[-1]-RC5” Columns(“C:C”).SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select Selection.EntireRow.Delete Range(“A1”).Select Sheets(“TD”).Select Range(“A1”).Select End Sub

Figura 6.76. Se inserta la úl ma Hoja Norte-dólar.

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Una vez ejecutada la macro Tabla, tenemos la información lista por cada Mall y moneda, esta información la vamos a cruzar con la información que tienen los archivos RelacionCartasﬁanzas.xlsx y CuadroGarantiasEfectivo.xls. Del archivo RelacionCartasﬁanzas.xlsx extraerá los valores de los campos: MONEDA, IMPORTE, FECHAVEN. y ESTADO. Del archivo CuadroGarantiasEfectivo.xls extraerá los valores de los campos.

Figura 6.77. La macro tabla ha creado 6 hojas y ene los nombres Mall – Moneda (3 en moneda local y 3 en dólares).

Escriba los códigos para la macro GarantiaFianza. Sub GarantiaFianza() Dim FILA, FILA1, X1, X2, X3, X4, X5, X6 As Double Sheets(“TD”).Select Workbooks.Open Filename:=”C:\PROVISION\RelacionCartasﬁanzas.xlsx” FILA = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 7 Columns(“B:B”).Insert Shift:=xlToRight Range(“B8”).Value = “Clave” Range(“B9”).Value = “=RC[10]&RIGHT(RC[1],11)” Range(“B9”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(9, 2), Cells(FILA, 2)) Windows(“provision.xlsx”).Activate

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Sheets(“SUR - MLocal”).Select Columns(“B:B”).Copy Columns(“A:A”).Select Selection.Insert Shift:=xlToRight Range(“A2”).Select Application.CutCopyMode = False Range(Selection, Selection.End(xlDown)).Select Selection.FormulaR1C1 = “1” Range(“A1”).Select X1 = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1 Columns(“A:A”).Delete Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “MONEDA” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,6,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X1, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios! $B$9:$M$30000,6,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “IMPORTE” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,7,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X1, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios! $B$9:$M$30000,7,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “FECHA VEN.” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,8,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X1, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios! $B$9:$M$30000,8,0)” Selection.NumberFormat = “MM/DD/YYYY” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “ESTADO” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,9,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select

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Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X1, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasﬁanzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios! $B$9:$M$30000,10,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(0, -3)).Select Selection.Interior.Color = RGB(255, 255, 0) Selection.Font.Bold = True Columns(“A:Z”).Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Columns(“E:Q”).Replace What:=”#N/A”, Replacement:=””

Figura 6.78. Como puede observar en el campo Moneda, Importe, Fecha Ven. y Estado, no muestra nada porque seguro los clientes del Mall SUR no enen carta ﬁanzas.

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “MONEDA” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,6,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios! $B$9:$M$30000,6,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “IMPORTE” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,7,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios!$B$9:$M$30000,7,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “FECHA VEN.” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios !$B$9:$M$30000,8,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios!$B$9:$M$ 30000,8,0)” Selection.NumberFormat = “MM/DD/YYYY” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “ESTADO” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,9,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X2,0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios! $B$9:$M$30000,10,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(0, -3)).Select Selection.Interior.Color = RGB(255, 255, 0) Selection.Font.Bold = True Columns(“A:Z”).Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Columns(“E:Q”).Replace What:=”#N/A”, Replacement:=””

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Figura 6.79. En este caso los clientes del Mall Centro con moneda local sí enen carta ﬁanza. Y se puede observar el importe, fecha y si están vigentes.

Sheets(“NORTE - MLocal”).Select Columns(“B:B”).Copy Columns(“A:A”).Select Selection.Insert Shift:=xlToRight Range(“A2”).Select Application.CutCopyMode = False Range(Selection, Selection.End(xlDown)).Select Selection.FormulaR1C1 = “1” Range(“A1”).Select X3 = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1 Columns(“A:A”).Delete Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “MONEDA” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasﬁanzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,6,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X3, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasﬁanzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,6,0)”

Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “IMPORTE” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasﬁanzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios! $B$9:$M$30000,7,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X3, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasﬁanzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,7,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “FECHA VEN.”

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(RC1,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,8,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X3, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,8,0)” Selection.NumberFormat = “MM/DD/YYYY” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “ESTADO” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,9,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X3, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,10,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(0, -3)).Select Selection.Interior.Color = RGB(255, 255, 0) Selection.Font.Bold = True Columns(“A:Z”).Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Columns(“E:Q”).Replace What:=”#N/A”, Replacement:=””

Figura 6.80. Se observan los datos de la carta ﬁanza de los clientes del Mall Norte.

Sheets(“SUR - DOLAR”).Select Columns(“B:B”).Copy Columns(“A:A”).Select Selection.Insert Shift:=xlToRight Range(“A2”).Select

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GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

329

Application.CutCopyMode = False Range(Selection, Selection.End(xlDown)).Select Selection.FormulaR1C1 = “1” Range(“A1”).Select X4 = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1 Columns(“A:A”).Delete Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “MONEDA” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios! $B$9:$M$30000,6,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X4, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,6,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “IMPORTE” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,7,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X4, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,7,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “FECHA VEN.” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,8,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X4, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,8,0)” Selection.NumberFormat = “MM/DD/YYYY” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “ESTADO” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,9,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X4, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,10,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(0, -3)).Select Selection.Interior.Color = RGB(255, 255, 0) Selection.Font.Bold = True

330

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Columns(“A:Z”).Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Columns(“E:Q”).Replace What:=”#N/A”, Replacement:=””

Figura 6.81. Para los clientes del Mall SUR moneda Dólar no hay información de carta ﬁanza.

Sheets(“CENTRO - DOLAR”).Select Columns(“B:B”).Copy Columns(“A:A”).Select Selection.Insert Shift:=xlToRight Range(“A2”).Select Application.CutCopyMode = False Range(Selection, Selection.End(xlDown)).Select Selection.FormulaR1C1 = “1” Range(“A1”).Select X5 = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1 Columns(“A:A”).Delete Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “MONEDA” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,6,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X5, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$ 30000,6,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “IMPORTE” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,7,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X5, 0)).Select

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

331

Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,7,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “FECHA VEN.” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,8,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X5, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,8,0)” Selection.NumberFormat = “MM/DD/YYYY” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “ESTADO” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,9,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X5, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,10,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(0, -3)).Select Selection.Interior.Color = RGB(255, 255, 0) Selection.Font.Bold = True Columns(“A:Z”).Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Columns(“E:Q”).Replace What:=”#N/A”, Replacement:=””

Figura 6.82. Se observan los datos de la carta ﬁanza de los clientes del Mall Centro.

332

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Sheets(“NORTE - DOLAR”).Select Columns(“B:B”).Copy Columns(“A:A”).Select Selection.Insert Shift:=xlToRight Range(“A2”).Select Application.CutCopyMode = False Range(Selection, Selection.End(xlDown)).Select Selection.FormulaR1C1 = “1” Range(“A1”).Select X6 = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1 Columns(“A:A”).Delete Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “MONEDA” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios! $B$9:$M$30000,6,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X6, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$ 30000,6,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “IMPORTE” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios! $B$9:$M$30000,7,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X6, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$ 30000,7,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “FECHA VEN.” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,8,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X6, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios! $B$9:$M$ 30000,8,0)” Selection.NumberFormat = “MM/DD/YYYY” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “ESTADO” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios! $B$9:$M$30000,9,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X6, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios!$B$9:$M$ 30000,10,0)”

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

333

Range(“A1”).End(xlToRight).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(0, -3)).Select Selection.Interior.Color = RGB(255, 255, 0) Selection.Font.Bold = True Columns(“A:Z”).Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Columns(“E:Q”).Replace What:=”#N/A”, Replacement:=”” Sheets(“TD”).Select End Sub

Figure 6.83. Se observan los datos de la carta ﬁanza de los clientes del Mall Norte.

Ahora abriremos el archivo CuadroGarantiasEfectivo.xls para crear el dato en común para extraer información usando ConsultaV (VLOOKUP). Sub DepositoFianza() Dim FILA, FILA1, X1, X2, X3, X4, X5, X6 As Double Sheets(“TD”).Select Workbooks.Open Filename:=”C:\PROVISION\CuadroGarantiasEfectivo.xls” Sheets(“DEPOSITOSGARANTIA”).Select FILA = Application.WorksheetFunction.CountA(Range(“B1:B50000”).Value) + 9 Range(“A9”).Value = “CLAVE” Range(“A11”).Value = “=RC[4]&RIGHT(RC[2],11)” Range(“A11”).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(11, 1), Cells(FILA, 1))

334

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Figure 6.84. Se observan las garan as de los clientes.

Windows(“provision.xlsx”).Activate Sheets(“SUR - MLocal”).Select Columns(“B:B”).Copy Columns(“A:A”).Select Selection.Insert Shift:=xlToRight Range(“A2”).Select Application.CutCopyMode = False Range(Selection, Selection.End(xlDown)).Select Selection.FormulaR1C1 = “1” Range(“A1”).Select X1 = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1 Columns(“A:A”).Delete Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “FECHA VEN.” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,7,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X1 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA!$A$9:$M$ 30000,7,0)” Selection.NumberFormat = “MM/DD/YYYY” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “MONEDA ORIGEN” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,8,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X1 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA!$A$9:$M$ 30000,8,0)”

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

335

Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “IMPORTE US$” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,9,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X1 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA!$A$9:$M$ 30000,9,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “IMPORTE Mlocal.” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,10,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X1 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA!$A$9:$M$ 30000,10,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “OBSERVACIONES” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,12,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X1 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA!$A$9:$M$ 30000,12,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(0, -4)).Select Selection.Interior.Color = RGB(0, 255, 0) Selection.Font.Bold = True Columns(“A:Z”).Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Columns(“E:Z”).Replace What:=”#N/A”, Replacement:=””

Figura 6.85. Para los clientes del Mall Sur no enen Información de depósitos en efec vo.

336

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Sheets(“CENTRO - MLocal”).Select Columns(“B:B”).Copy Columns(“A:A”).Select Selection.Insert Shift:=xlToRight Range(“A2”).Select Application.CutCopyMode = False Range(Selection, Selection.End(xlDown)).Select Selection.FormulaR1C1 = “1” Range(“A1”).Select X2 = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1 Columns(“A:A”).Delete Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “FECHA VEN.” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,7,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X2 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$ 30000,7,0)” Selection.NumberFormat = “MM/DD/YYYY” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “MONEDA ORIGEN” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,8,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X2 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$ 30000,8,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “IMPORTE US$” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,9,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X2 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$ 30000,9,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “IMPORTE Mlocal.” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,10,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

337

Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X2 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$ 30000,10,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “OBSERVACIONES” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,12,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X2 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$ 30000,12,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(0, -4)).Select Selection.Interior.Color = RGB(0, 255, 0) Selection.Font.Bold = True Columns(“A:Z”).Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Columns(“E:Z”).Replace What:=”#N/A”, Replacement:=””

Figura 6.86. Para los clientes del Mall Centro se muestra Información de depósitos en efec vo.

338

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

X3 = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1 Columns(“A:A”).Delete Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “FECHA VEN.” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,7,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X3 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$ 30000,7,0)” Selection.NumberFormat = “MM/DD/YYYY” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “MONEDA ORIGEN” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,8,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X3 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$ 30000,8,0)”

Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “IMPORTE US$” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,9,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X3 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$ 30000,9,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “IMPORTE MLocal” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,10,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X3 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA!$A$9:$M$ 30000,10,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “OBSERVACIONES” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,12,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X3 - 2, 0)).Select

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

339

Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$ 30000,12,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(0, -4)).Select Selection.Interior.Color = RGB(0, 255, 0) Selection.Font.Bold = True Columns(“A:Z”).Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Columns(“E:Z”).Replace What:=”#N/A”, Replacement:=””

Figura 6.87. Para los clientes del Mall Norte se muestra Información de depósitos en efec vo.

Sheets(“SUR - DOLAR”).Select Columns(“B:B”).Copy Columns(“A:A”).Select Selection.Insert Shift:=xlToRight Range(“A2”).Select Application.CutCopyMode = False Range(Selection, Selection.End(xlDown)).Select Selection.FormulaR1C1 = “1” Range(“A1”).Select X4 = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1 Columns(“A:A”).Delete Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “FECHA VEN.” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,7,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X4 - 2, 0)).Select

340

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$ 30000,7,0)” Selection.NumberFormat = “MM/DD/YYYY” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “MONEDA ORIGEN” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,8,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X4 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA!$A$9:$M$ 30000,8,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “IMPORTE US$” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,9,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X4 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$ 30000,9,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “IMPORTE MLocal” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,10,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X4 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA!$A$9:$M$ 30000,10,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “OBSERVACIONES” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,12,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X4 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA!$A$9:$M$ 30000,12,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(0, -4)).Select Selection.Interior.Color = RGB(0, 255, 0) Selection.Font.Bold = True Columns(“A:Z”).Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Columns(“E:Z”).Replace What:=”#N/A”, Replacement:=””

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

341

Figura 6.88. Para los clientes del Mall Sur Dólar no se muestra Información de depósitos en efec vo.

Sheets(“CENTRO - DOLAR”).Select Columns(“B:B”).Copy Columns(“A:A”).Select Selection.Insert Shift:=xlToRight Range(“A2”).Select Application.CutCopyMode = False Range(Selection, Selection.End(xlDown)).Select Selection.FormulaR1C1 = “1” Range(“A1”).Select X5 = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1 Columns(“A:A”).Delete Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “FECHA VEN.” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,7,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X5 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA!$ A$9:$M$ 30000,7,0)” Selection.NumberFormat = “MM/DD/YYYY” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “MONEDA ORIGEN” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,8,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X5 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$ 30000,8,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “IMPORTE US$” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,9,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X5 - 2, 0)).Select

342

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$ 30000,9,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “IMPORTE MLocal” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,10,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X5 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA!$A$9:$M$ 30000,10,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “OBSERVACIONES” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,12,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X5 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA!$A$9:$M$ 30000,12,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(0, -4)).Select Selection.Interior.Color = RGB(0, 255, 0) Selection.Font.Bold = True Columns(“A:Z”).Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Columns(“E:Z”).Replace What:=”#N/A”, Replacement:=””

Figura 6.89. Para los clientes del Mall Centro se muestra Información de depósitos en efec vo.

Sheets(“NORTE - DOLAR”).Select Columns(“B:B”).Copy Columns(“A:A”).Select Selection.Insert Shift:=xlToRight Range(“A2”).Select

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GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

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Application.CutCopyMode = False Range(Selection, Selection.End(xlDown)).Select Selection.FormulaR1C1 = “1” Range(“A1”).Select X6 = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1 Columns(“A:A”).Delete Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “FECHA VEN.” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,7,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X6 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$ 30000,7,0)” Selection.NumberFormat = “MM/DD/YYYY” Range(“A1”).End(xlToRight).Select ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “MONEDA ORIGEN” ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA!$A$9: $M$30000,8,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X6 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$ 30000,8,0)”

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$30000,12,0)” ActiveCell.Offset(1, 1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X6 - 2, 0)).Select Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA!$A$9:$M$ 30000,12,0)” Range(“A1”).End(xlToRight).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(0, -4)).Select Selection.Interior.Color = RGB(0, 255, 0) Selection.Font.Bold = True Columns(“A:Z”).Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues Application.CutCopyMode = False Columns(“E:Z”).Replace What:=”#N/A”, Replacement:=”” Sheets(“TD”).Select End Sub

Figura 6.90. Para los clientes del Mall Norte se muestra Información de depósitos en efec vo.

• APLICATIVO GESTIÓN DE COBRANZA TELEFÓNICA En las empresas e instituciones en general existen diversas necesidades de interacción con los clientes, tanto para la recepción como para la realización de llamadas telefónicas, faxes y correo electrónico. Un Sistema de Gestión de Cobranza Telefónica es una solución que permite aumentar significativamente el número de contactos efectivos con los clientes, tener el histórico de llamadas entrantes y salientes y a la vez actualizar la Data de Cliente que asociado a una estrategia adecuada de cobranza se traduce en un mayor número de promesas de pago y, por ello, en un mejor resultado en recuperación de cobranza. Se va a desarrollar un sistema realizado en Microsoft Office y la Base de Datos en Microsoft office Access 2010, usando las herramientas de VBA que le permita registrar información y los comentarios por cada llamada al cliente.

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Pasos para la elaboración del diseño: 1 Abra un libro nuevo. 2 En la hoja1 realice el diseño según la ﬁgura 6.90. Aplique formato de fuente y relleno, bordes, combinar celdas, modiﬁcar ancho y alto de columna.

Figura 6.91. Diseño para los datos del cliente.

3 En la hoja2 realice el diseño según la ﬁgura 6.91.

Figura 6.92. Diseño para la información brindada por el cliente.

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

4 En la hoja3 ingrese datos según la ﬁgura 6.91.

Figura 6.93. Datos del gestor de cobranza y bancos.

5 Seleccione la Hoja3, en la ﬁcha Vista, en el grupo Mostrar desactive la casilla de veriﬁcación Líneas de cuadrículas.

6 En la hoja3 seleccione el rango A2:A6, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

7 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Banco. 8 Seleccione el rango B2:B16, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

9 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Zona. 10 Seleccione el rango C2:C16, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

11 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Correo. 12 Seleccione el rango D2:F17, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

13 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Gestor. 14 Seleccione el rango G2:G7, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

15 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Motivo. 16 Seleccione el rango F2:F3, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

17 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Compromiso. 18 Seleccione el rango B2:C16, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

19 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba ZonaCorreo.

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20 Seleccione el rango D2:E17, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.

21 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba GestorZona. 22 Seleccione la Hoja1, en la ﬁcha Vista, en el grupo Mostrar desactive la casilla de veriﬁcación Líneas de cuadrículas.

23 Seleccione la celda S32. 24 En la ﬁcha Vista, en el grupo Ventana, en la ﬂecha debajo de Inmovilizar seleccione Inmovilizar paneles.

25 Seleccione la columna S, presione las teclas [ Shift ] + [ Ctrl ] + [ → ]. 26 Haga clic derecho en título cabecera de la columna S y seleccione Ocultar. 27 Seleccione la Fila 32, presione las teclas [ Shift ] + [ Ctrl ] + [ ↓ ]. 28 Haga clic derecho en título cabecera de la ﬁla 32 y seleccione Ocultar. 29 Dibuje un cuadro de grupo que sea aproximadamente el borde del rango B5:Q18, en la ﬁcha Programador, en grupo Códigos, en el botón Insertar seleccione Cuadro de grupo con el nombre, DATOS DEL CLIENTE, igual para el rango B20:Q25 con el nombre DATOS DE COBRANZA y para el rango B27:Q29 con el nombre OTROS DATOS.

30 En la ﬁcha Programador, en grupo Controles, en el botón Insertar seleccione Botón de comando (Control ActiveX), y dibuje el control que cubra el rango I3:J3.

31 En la ﬁcha Programador, en grupo Controles, clic en el botón Propiedades. 32 En la ventana de propiedades, en Name escriba CmdBuscar y en Caption escriba BUSCAR. 33 Dibuje 3 Botones de comandos más y asigne las propiedades, en Name escriba CmdGrabarNuevo, CmdLimpiar y Cmdreporte; en la propiedad Caption escriba GRABAR NUEVO, LIMPIAR y REPORTE.

34 Seleccione la Hoja2, en la ﬁcha Vista, en el grupo Mostrar desactive la casilla de veriﬁcación Líneas de cuadrículas.

35 Seleccione la celda S34. 36 En la ﬁcha Vista, en el grupo Ventana, en la ﬂecha debajo de Inmovilizar seleccione Inmovilizar paneles.

37 Seleccione la columna R, presione las teclas [ Shift ] + [ Ctrl ] + [ → ]. 38 Haga clic derecho en título cabecera de la columna R y seleccione Ocultar. 39 Seleccione la Fila 34, presione las teclas [ Shift ] + [ Ctrl ] + [ ↓ ]. 40 Haga clic derecho en título cabecera de la ﬁla 34 y seleccione Ocultar. 41 Dibuje un cuadro de grupo que sea aproximadamente el borde del rango B4:P10, en la ﬁcha Programador, en grupo Códigos, en el botón Insertar seleccione cuadro de grupo con el nombre, DATOS DEL CLIENTE, igual para el rango B12:P14 con el nombre LLAMADA y para el rango B16:P31 con el nombre BANCO.

42 Seleccione la celda D5 y escriba la fórmula =Hoja1!D6 43 Seleccione la celda D5 y escriba la fórmula =Hoja1!D6 44 Seleccione la celda D7 y escriba la fórmula =Hoja1!D8

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

45 Seleccione la celda D9 y escriba la fórmula =Hoja1!D23 46 Seleccione la celda H9 y escriba la fórmula =Hoja1!G23 47 Seleccione la celda K9 y escriba la fórmula = =SI(H9=””,””,CONSULTAV(H9,ZonaCorreo,2,0)). 48 En la ﬁcha Programador, en grupo Controles, en el botón Insertar seleccione Botón de comando (Control ActiveX), y dibuje dos controles Botón comando. En la ﬁcha Programador, en grupo Controles, haga clic en el botón Propiedades.

49 En la ventana de propiedades, asigne las propiedades, en Name escriba CmdEnviar y CmdGuardar y en Caption escriba GUARDAR ENVIAR y GUARDAR.

50 Cambie de nombre a las hojas: Hojas1 por Cliente, Hoja2 por Llamada y Hoja3 por Tabla. 51 En la ficha Programador, en grupo Códigos, haga clic en Visual Basic. 52 En el editor de Visual Basic inserte un módulo. 53 En el módulo1 escriba la conexión a la base de datos en Access 2010. Antes de realizar la conexión de la base de datos de Access a su proyecto de VBA debe añadir una referencia a la biblioteca de objetos ADO. Usted puede hacer esto desde dentro del VBA seleccionando en el menú Herramientas, Referencias y luego Microsoft ActiveX Data Objects 6.0 Object Library. Para este ejemplo fue de 6.0, la referencia ADO disponible dependerá de la versión del office que tiene instalado. Asegúrese que la casilla de verificación está marcada y haga clic en Aceptar.

Figura 6.94. Referencias - VBAProject.

Public ConexionBaseAccess As New ADODB.Connection Public RSCliente As New ADODB.Recordset Public TotalReg As Double Public Sub Conectar() With ConexionBaseAccess

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.Provider = “MicrosOft.ace.oledb.12.0” ‘Provider : Proveedor Base de datos .ConnectionString = ThisWorkbook.Path & “\BASE_DE_DATOS.accdb” .Open End With RSCliente.Open “SELECT * FROM [Cliente]”, ConexionBaseAccess, adOpenStatic, adLockOptimistic RSCliente.MoveFirst End Sub

54 En la ventana de proyecto haga doble clic en la Hoja1.

Figura 6.95. Ventana de proyecto.

Con los códigos anteriores ya nos conectamos a la base de datos de Access. RsCliente es la variable objeto para asignar los valores de la tabla Cliente de la base de datos. RSCliente.Fields(0), el cero indica que es la primera columna de la tabla Cliente, RSCliente.Fields(1) es la segunda columna de la tabla Cliente y así sucesivamente.

55 Se muestra la ventana de códigos, y escriba las siguientes macros. Ahora asignamos cada valor de un registro de la tabla Cliente a las celdas de la hoja Cliente del archivo GestionLlamadas.xlsm. Private Sub LlenarDatos() Range(“D6”).Value = RSCliente.Fields(1) Range(“G6”).Value = RSCliente.Fields(2) Range(“D8”).Value = RSCliente.Fields(3) Range(“D23”).Value = RSCliente.Fields(4) Range(“G23”).Value = RSCliente.Fields(6) Range(“D10”).Value = RSCliente.Fields(7) Range(“D21”).Value = RSCliente.Fields(8) Range(“K21”).Value = RSCliente.Fields(9) Range(“D16”).Value = RSCliente.Fields(10) Range(“D14”).Value = RSCliente.Fields(11) Range(“N14”).Value = RSCliente.Fields(12) Range(“D12”).Value = RSCliente.Fields(13)

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Range(“J6”).Value = RSCliente.Fields(14) Range(“J16”).Value = RSCliente.Fields(15) End Sub

La macro Limpiar borra el contenido de las celdas de la hoja Cliente. Sub Limpiar() Range(“D6”).Value = Range(“F3”).Value Range(“G6”).Value = “” Range(“D8”).Value = “” Range(“D23”).Value = “” Range(“G23”).Value = “” Range(“D10”).Value = “” Range(“D21”).Value = “” Range(“K21”).Value = “” Range(“D16”).Value = “” Range(“D14”).Value = “” Range(“N14”).Value = “” Range(“D12”).Value = “” Range(“J6”).Value = “” Range(“J16”).Value = “” End Sub

56 En la hoja Cliente, en la ﬁcha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Modo diseño. 57 En el control Buscar haga doble clic. 58 Excel muestra el Editor de Visual Basic, escriba los códigos.

Figura 6.96. Por defecto elige el evento clic para el control Buscar.

La siguiente macro busca el valor de la celda F3 (RUC) y hace la siguiente comparación. Con RSCliente.MoveFirst la búsqueda será desde el primer registro. UCase(Range(“F3”).Value) = RSCliente.Fields(1) si encuentra el RUC se encuentra en la base de datos, rellena los datos y ﬁnaliza la sentencia Do. Si no encuentra limpia las celdas para que se ingresen los datos del nuevo cliente y se guardan los datos en la base de datos en la tabla cliente.

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RSCliente.EOF EOF (abreviatura de end-of-file, fin de fichero en inglés) es un indicador o marca de que no hay más información que recuperar de una fuente de datos. Conceptualmente en caso de una tabla de datos indica que se llegó al final del mismo. RSCliente.MoveNext: Ir al siguiente registro de la tabla. RSCliente.AddNew: Agrega un nuevo elemento a la tabla. Private Sub CmdBuscar_Click() Dim encontro As Boolean Dim Cadena As String encontro = False RSCliente.MoveFirst Do While Not RSCliente.EOF If UCase(Range(“F3”).Value) = RSCliente.Fields(1) Then MsgBox “Cliente Registrado!!!” LlenarDatos encontro = True Exit Do Else RSCliente.MoveNext End If Loop If encontro = False Then MsgBox “No se encontró registro del Cliente” & Chr(13) & “Registrar al Cliente” RSCliente.MoveFirst RSCliente.AddNew Limpiar Cadena = Range(“F3”).Value If Left(Cadena, 3) = “DNI” Then Range(“G6”).Value = “16” & Mid(Cadena, 4, 8) Else Range(“G6”).Value = “90” & Mid(Cadena, 3, 8) End If CmdGrabarNuevo.Visible = True CmdLimpiar.Visible = False End If End Sub

Si el RUC buscado se encuentra muestra el mensaje Cliente Registrado!!! Y se cargan los datos como en la ﬁgura 6.96.

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

Figura 6.97. Buscando el RUC en la base de datos de Excel.

Si el RUC buscado no se encuentra muestra el mensaje No se encontró registro del Cliente Registrar al Cliente. Y se ingresa el RUC y automáticamente genera el código del cliente, como en la ﬁgura 6.97.

Figura 6.98. RUC no existe, se limpian los datos de la celda para comenzar a registrar.

59 Complete los datos, similar a como se muestra en la ﬁgura 6.98.

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GESTIÓN Y METODOLOGÍA

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Figura 6.99. Registro de datos de nuevo cliente.

Crear macro que guarde los datos del archivo de Excel a la tabla Cliente de la base de datos de Access.

60 En la hoja Cliente, en la ﬁcha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Modo diseño. 61 En el control Grabar Nuevo haga doble clic. 62 Excel muestra el Editor de Visual Basic, escriba los códigos. Private Sub CmdGrabarNuevo_Click() Dim TotalCliente As Double Dim Cadena As String TotalCliente = RSCliente.RecordCount + 1 RSCliente.Fields(0) = TotalCliente RSCliente.Fields(1) = Range(“D6”).Value RSCliente.Fields(2) = Range(“G6”).Value RSCliente.Fields(3) = Range(“D8”).Value RSCliente.Fields(4) = Range(“D23”).Value If Left(Cadena, 3) = “DNI” Then RSCliente.Fields(5) = “AFECTO” Else RSCliente.Fields(5) = “NO AFECTO” End If RSCliente.Fields(6) = Range(“G23”).Value RSCliente.Fields(7) = Range(“D10”).Value RSCliente.Fields(8) = Range(“D21”).Value RSCliente.Fields(9) = Range(“K21”).Value RSCliente.Fields(10) = Range(“D16”).Value RSCliente.Fields(11) = Range(“D14”).Value

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

RSCliente.Fields(12) = Range(“N14”).Value RSCliente.Fields(13) = Range(“D12”).Value RSCliente.Fields(14) = Range(“J6”).Value RSCliente.Fields(15) = Range(“J16”).Value RSCliente.Update End Sub

Una vez escrito los códigos, haga clic en la ﬁcha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Modo diseño para desactivarlo y clic en el botón Grabar Nuevo.

Figura 6.100. Los datos de Excel se grabaron en Access en la tabla Clientes.

63 Para limpiar los datos de la hoja Cliente, conﬁgure el botón Limpiar. En la ﬁcha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Modo diseño para activarlo y clic en el botón Limpiar.

64 Excel muestra la ventana Editor de Visual Basic, escriba el nombre de la macro (Limpiar). Private Sub CmdLimpiar_Click() Limpiar End Sub

65 Haga clic en la hoja Llamada.

Figura 6.101. Hoja Llamada con algunos datos de la hoja Cliente.

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66 Ingrese los datos como en la ﬁgura 6.101 para probar.

Figura 6.102. Se ingresa datos del depósito bancario.

Ahora cree una macro que guarde la información de detalle del pago en un archivo nuevo llamado HistoricoLlamadas.xlsx y a la vez active la ventana del Outlook y se carguen los datos para enviar a conﬁrmar los depósitos al correo conﬁrmaciondeposito@cic.com.pe.

67 Cree archivo Histórico de llamadas, abra un libro nuevo y guárdelo con el nombre HistoricoLlamadas.xlsx.

68 A la hoja 1 asígnele el nombre Data y a la Hoja2 Lista. 69 En la Hoja Data ingrese los valores para el título cabecera.

Figura 6.103. Título cabecera para los datos de la hoja Data y Lista.

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

70 En la Hoja Data seleccione el rango A1:O1, en la ﬁcha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en el botón Tabla.

71 Excel muestra el cuadro de diálogo Crear tabla, active la casilla y haga clic en Aceptar.

Figura 6.104. Conver r el rango en tabla.

72 En la Hoja Lista seleccione el rango A1:O1, en la ﬁcha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en el botón Tabla.

73 Excel muestra el cuadro de diálogo Crear tabla, active la casilla y haga clic en Aceptar. 74 En la ﬁcha Archivo, haga clic en Guardar como. 75 En la ventana Guardar como, en Tipo seleccione Libro de Excel y en nombre HistoricoLlamadas. xlsx, el archivo se guardará en la carpeta SistemaCobranza que se encuentra en la unidad C.

76 Haga clic en Guardar. 77 En la ﬁcha Archivo, clic en Cerrar. 78 En el libro GestionLlamada, en el editor de Visual Basic, en la ventana de proyecto haga doble clic en la Hoja2 y escriba los siguientes códigos. La siguiente macro envía un correo con los parámetros, deﬁne las variables copia (correo que va como copia), asunto (asunto que se escribe en el correo), msg (mensaje que se escribe en el correo). Sub Send_email(email As String, copia, asunto As String, msg As String) Dim objOL, objMail As Object Set objOL = CreateObject(“Outlook.Application”) Set objMail = objOL.CreateItem(olMailItem) With objMail .To = email .CC = copia .Subject = asunto .Body = msg .Display End With

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Set objMail = Nothing Set objOL = Nothing End Sub

La siguiente macro abre el archivo HistoricoLlamadas.xlsx que se encuentra en la carpeta SistemaCobranza en la unidad C. La información de la hoja Llamada del archivo GestionLlamadas.xlsm se copia a la hoja Data y hoja Lista del archivo HistoricoLlamadas.xlsx. Luego guarda la información y cierra el libro HistoricoLlamadas.xlsx, activando la ventana del archivo GestionLlamadas.xlsm. Private Sub Guardar() Dim Fila, Fila1 As Double Dim Valor As Byte Valor = Range(“E26”).Value Workbooks.Open Filename:=”C:\SistemaCobranza\HistoricoLlamadas.xlsx” Windows(“HistoricoLlamadas.xlsx”).Activate Worksheets(“DATA”).Select Worksheets(“DATA”).Range(“A100000”).Select Selection.End(xlUp).Select Fila = Application.WorksheetFunction.Count(Worksheets(“DATA”).Range(“A:A”)) + 1 Fila1 = Application.WorksheetFunction.Count(Worksheets(“Lista”).Range(“A:A”)) + 1 If Valor = 1 Or Valor = 0 Then ActiveCell.Offset(1, 0).Value = Fila ActiveCell.Offset(1, 1).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D5”).Value ActiveCell.Offset(1, 2).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“G5”).Value ActiveCell.Offset(1, 3).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D7”).Value ActiveCell.Offset(1, 4).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D9”).Value ActiveCell.Offset(1, 5).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H9”).Value ActiveCell.Offset(1, 6).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Cliente”). Range(“N5”).Value ActiveCell.Offset(1, 7).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“I17”).Value ActiveCell.Offset(1, 8).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“N17”). Value ActiveCell.Offset(1, 9).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H17”). Value ActiveCell.Offset(1, 10).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“K17”). Value ActiveCell.Offset(1, 11).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“C28”). Value

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

ActiveCell.Offset(1, 12).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“E25”). Value ActiveCell.Offset(1, 13).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H25”). Value End If If Valor = 2 Then ActiveCell.Offset(1, 0).Value = Fila ActiveCell.Offset(1, 1).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D5”).Value ActiveCell.Offset(1, 2).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“G5”).Value ActiveCell.Offset(1, 3).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D7”).Value ActiveCell.Offset(1, 4).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D9”).Value ActiveCell.Offset(1, 5).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H9”).Value ActiveCell.Offset(1, 6).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Cliente”). Range(“N5”).Value ActiveCell.Offset(1, 7).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“I17”).Value ActiveCell.Offset(1, 8).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“N17”). Value ActiveCell.Offset(1, 9).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H17”). Value ActiveCell.Offset(1, 10).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“K17”). Value ActiveCell.Offset(1, 11).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“C28”). Value ActiveCell.Offset(1, 12).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“E25”). Value ActiveCell.Offset(1, 13).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H25”). Value ActiveCell.Offset(2, 0).Value = Fila ActiveCell.Offset(2, 1).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D5”).Value ActiveCell.Offset(2, 2).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“G5”).Value ActiveCell.Offset(2, 3).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D7”).Value ActiveCell.Offset(2, 4).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D9”).Value ActiveCell.Offset(2, 5).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H9”).Value ActiveCell.Offset(2, 6).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Cliente”). Range(“N5”).Value ActiveCell.Offset(2, 7).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“I19”).Value ActiveCell.Offset(2, 8).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“N19”). Value ActiveCell.Offset(2, 9).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H19”). Value ActiveCell.Offset(2, 10).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“K19”). Value ActiveCell.Offset(2, 11).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“C28”). Value ActiveCell.Offset(2, 12).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“E25”). Value

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GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

359

ActiveCell.Offset(2, 13).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H25”). Value End If If Valor = 3 Then ActiveCell.Offset(1, 0).Value = Fila ActiveCell.Offset(1, 1).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D5”).Value ActiveCell.Offset(1, 2).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“G5”).Value ActiveCell.Offset(1, 3).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D7”).Value ActiveCell.Offset(1, 4).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D9”).Value ActiveCell.Offset(1, 5).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H9”).Value ActiveCell.Offset(1, 6).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Cliente”).Range(“N5”).Value ActiveCell.Offset(1, 7).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“I17”).Value ActiveCell.Offset(1, 8).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“N17”). Value ActiveCell.Offset(1, 9).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H17”). Value ActiveCell.Offset(1, 10).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“K17”). Value ActiveCell.Offset(1, 11).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“C28”). Value ActiveCell.Offset(1, 12).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“E25”). Value ActiveCell.Offset(1, 13).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H25”). Value ActiveCell.Offset(2, 0).Value = Fila ActiveCell.Offset(2, 1).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D5”).Value ActiveCell.Offset(2, 2).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“G5”).Value ActiveCell.Offset(2, 3).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D7”).Value ActiveCell.Offset(2, 4).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D9”).Value ActiveCell.Offset(2, 5).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H9”).Value ActiveCell.Offset(2, 6).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Cliente”). Range(“N5”).Value ActiveCell.Offset(2, 7).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“I19”).Value ActiveCell.Offset(2, 8).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“N19”). Value ActiveCell.Offset(2, 9).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H19”). Value ActiveCell.Offset(2, 10).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“K19”). Value ActiveCell.Offset(2, 11).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“C28”). Value ActiveCell.Offset(2, 12).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“E25”). Value

360

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

ActiveCell.Offset(2, 13).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H25”). Value ActiveCell.Offset(3, 0).Value = Fila ActiveCell.Offset(3, 1).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D5”).Value ActiveCell.Offset(3, 2).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“G5”).Value ActiveCell.Offset(3, 3).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D7”).Value ActiveCell.Offset(3, 4).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D9”).Value ActiveCell.Offset(3, 5).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H9”).Value ActiveCell.Offset(3, 6).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Cliente”). Range(“N5”).Value ActiveCell.Offset(3, 7).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“I21”).Value ActiveCell.Offset(3, 8).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“N21”). Value ActiveCell.Offset(3, 9).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H21”). Value ActiveCell.Offset(3, 10).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“K21”). Value ActiveCell.Offset(3, 11).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“C28”). Value ActiveCell.Offset(3, 12).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“E25”). Value ActiveCell.Offset(3, 13).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H25”). Value End If If Valor = 4 Then ActiveCell.Offset(1, 0).Value = Fila ActiveCell.Offset(1, 1).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D5”).Value ActiveCell.Offset(1, 2).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“G5”).Value ActiveCell.Offset(1, 3).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D7”).Value ActiveCell.Offset(1, 4).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D9”).Value ActiveCell.Offset(1, 5).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H9”).Value ActiveCell.Offset(1, 6).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Cliente”). Range(“N5”).Value ActiveCell.Offset(1, 7).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“I17”).Value ActiveCell.Offset(1, 8).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“N17”). Value ActiveCell.Offset(1, 9).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H17”). Value ActiveCell.Offset(1, 10).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“K17”). Value ActiveCell.Offset(1, 11).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“C28”). Value ActiveCell.Offset(1, 12).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“E25”). Value

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

361

ActiveCell.Offset(1, 13).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H25”). Value ActiveCell.Offset(2, 0).Value = Fila ActiveCell.Offset(2, 1).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D5”).Value ActiveCell.Offset(2, 2).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“G5”).Value ActiveCell.Offset(2, 3).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D7”).Value ActiveCell.Offset(2, 4).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D9”).Value ActiveCell.Offset(2, 5).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H9”).Value ActiveCell.Offset(2, 6).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Cliente”). Range(“N5”).Value ActiveCell.Offset(2, 7).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“I19”).Value ActiveCell.Offset(2, 8).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“N19”). Value ActiveCell.Offset(2, 9).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H19”). Value ActiveCell.Offset(2, 10).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“K19”). Value ActiveCell.Offset(2, 11).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“C28”). Value ActiveCell.Offset(2, 12).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“E25”). Value ActiveCell.Offset(2, 13).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H25”). Value ActiveCell.Offset(3, 0).Value = Fila ActiveCell.Offset(3, 1).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D5”).Value ActiveCell.Offset(3, 2).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“G5”).Value ActiveCell.Offset(3, 3).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D7”).Value ActiveCell.Offset(3, 4).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D9”).Value ActiveCell.Offset(3, 5).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H9”).Value ActiveCell.Offset(3, 6).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Cliente”). Range(“N5”).Value ActiveCell.Offset(3, 7).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“I21”).Value ActiveCell.Offset(3, 8).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“N21”). Value ActiveCell.Offset(3, 9).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H21”). Value ActiveCell.Offset(3, 10).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“K21”). Value ActiveCell.Offset(3, 11).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“C28”). Value ActiveCell.Offset(3, 12).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“E25”). Value ActiveCell.Offset(3, 13).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H25”). Value

362

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

ActiveCell.Offset(4, 0).Value = Fila ActiveCell.Offset(4, 1).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D5”).Value ActiveCell.Offset(4, 2).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“G5”).Value ActiveCell.Offset(4, 3).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D7”).Value ActiveCell.Offset(4, 4).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D9”).Value ActiveCell.Offset(4, 5).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H9”).Value ActiveCell.Offset(4, 6).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Cliente”). Range(“N5”).Value ActiveCell.Offset(4, 7).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“I21”).Value ActiveCell.Offset(4, 8).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“N21”). Value ActiveCell.Offset(4, 9).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H21”). Value ActiveCell.Offset(4, 10).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“K21”). Value ActiveCell.Offset(4, 11).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“C28”). Value ActiveCell.Offset(4, 12).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“E25”). Value ActiveCell.Offset(4, 13).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H25”). Value End If Worksheets(“Lista”).Select Worksheets(“Lista”).Range(“A100000”).Select Selection.End(xlUp).Select ActiveCell.Offset(1, 0).Value = Fila1 ActiveCell.Offset(1, 1).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D5”).Value ActiveCell.Offset(1, 2).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“G5”).Value ActiveCell.Offset(1, 3).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D7”).Value ActiveCell.Offset(1, 4).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D9”).Value ActiveCell.Offset(1, 5).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H9”).Value ActiveCell.Offset(1, 6).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D21”). Value ActiveCell.Offset(1, 7).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“N5”).Value ActiveCell.Offset(1, 8).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“C28”). Value ActiveCell.Offset(1, 9).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“E25”). Value ActiveCell.Offset(1, 10).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H25”). Value Windows(“HistoricoLlamadas.xlsx”).Activate ActiveWorkbook.Save ActiveWorkbook.Close End Sub

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

363

La siguiente macro elimina los datos en las hojas Cliente y Llamada del archivo GestionLlamadas.xlsm. Sub LimpiarHojas() Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Activate Worksheets(“Cliente”).Range(“F3”).Value = “” Worksheets(“Cliente”).Range(“D6”).Value = “” Worksheets(“Cliente”).Range(“G6”).Value = “” Worksheets(“Cliente”).Range(“D8”).Value = “” Worksheets(“Cliente”).Range(“D23”).Value = “” Worksheets(“Cliente”).Range(“G23”).Value = “” Worksheets(“Cliente”).Range(“D10”).Value = “” Worksheets(“Cliente”).Range(“D21”).Value = “” Worksheets(“Cliente”).Range(“K21”).Value = “” Worksheets(“Cliente”).Range(“D16”).Value = “” Worksheets(“Cliente”).Range(“D14”).Value = “” Worksheets(“Cliente”).Range(“N14”).Value = “” Worksheets(“Cliente”).Range(“D12”).Value = “” Worksheets(“Cliente”).Range(“J6”).Value = “” Worksheets(“Cliente”).Range(“J16”).Value = “” Worksheets(“Cliente”).Range(“J16”).Value = “” Range(“K9”).Value = “” Range(“H13”).Value = “” Range(“D13”).Value = “” Range(“D17”).Value = “” Range(“H17”).Value = “” Range(“K17”).Value = “” Range(“N17”).Value = “” Range(“D19”).Value = “” Range(“H19”).Value = “” Range(“K19”).Value = “” Range(“N19”).Value = “” Range(“D19”).Value = “” Range(“H19”).Value = “” Range(“K19”).Value = “” Range(“N19”).Value = “” Range(“D21”).Value = “” Range(“H21”).Value = “” Range(“K21”).Value = “” Range(“N21”).Value = “” Range(“D23”).Value = “” Range(“H23”).Value = “” Range(“K23”).Value = “” Range(“N23”).Value = “” Range(“E25”).Value = “” Range(“H25”).Value = “” Range(“C28”).Value = “” End Sub

364

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

79 En la hoja Cliente, en la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Modo diseño. 80 En el control Grabar Nuevo haga doble clic. 81 Excel muestra el Editor de Visual Basic, escriba los códigos. Private Sub CmdEnviar_Click() Dim ms As String If MsgBox(“Datos Correctos?”, 36, “Sistema”) = vbYes Then ms = “Estimado agradeceré confirmar los depósitos:” & Chr(13) & “Banco: “ & Range(“D17”).Value & “ Importe: “ & Range(“N17”).Value & “ Fecha: “ & Range(“H17”).Value & “ Operación: “ & Range(“K17”).Value & Chr(10) & “Banco: “ & Range(“D19”).Value & “ Importe: “ & Range (“N19”).Value & “ Fecha: “ & Range(“H19”). Value & “ Operación: “ & Range(“K17”).Value & Chr(10) & “Banco: “ & Range(“D21”).Value & “ Importe: “ & Range(“N21”).Value & “ Fecha: “ & Range(“H21”).Value & “ Operación: “ & Range(“K17”).Value & Chr(10) & “Banco: “ & Range(“D23”).Value & “ Importe: “ & Range(“N23”).Value & “ Fecha: “ & Range(“H23”).Value & “ Operación: “ & Range(“K17”).Value & Chr(10) & “_________________________” & Chr(10) & “Persona Responsable de la Gestion: “ & Range(“D13”).Value & Chr(10) & Range(“C28”).Value Send_email “Confirmaciondeposito@cic.com.pe”, Range(“K9”).Value & “,jefatura@cic.com.pe”, “Depósito del Cliente: “ & Range(“D7”).Value, ms ‘Envia el e-mail End If Guardar LimpiarHojas End Sub

82 Con los datos ingresados en la hoja Llamada según ﬁgura 6.101, haga clic en el botón Guardar Enviar.

Figura 6.105. Cuadro de diálogo informa vo.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

365

Figura 6.106. Ventana de Microso Outlook con los datos de la hoja Llamada del archivo Ges onLlamadas.xlsm.

83 Similar forma para conﬁgurar el botón Guardar, a diferencia del anterior solo realiza el guardado de información de la hoja Llamada al libro HistoricoLlamadas.xlsx, pero no envía los datos por correo. Los códigos para el botón Guardar son:

Figura 6.107. El botón Guardar solo ejecuta la macro Guardar.

Cree archivo Reporte.xlsm donde se crearán dos tablas dinámicas y un gráﬁco dinámico, además inserte segmentación de datos para obtener cuadros resumen. Los datos que se tomarán para crear las tablas dinámicas y gráﬁco dinámico es del archivo HistoricoLlamadas.xlsx.

366

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

84 Abra un libro nuevo y guárdelo con el nombre Reporte.xlsx. 85 A la hoja 1 asígnele el nombre Compromiso y a la Hoja2 Llamadas. 86 Seleccione la hoja Compromiso. 87 En la ﬁcha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en conexiones existentes. 88 Excel muestra el cuadro de diálogo Conexiones existentes, haga clic en Examinar en busca de más.

Figura 6.108. Obtener datos externos.

89 Excel muestra el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen, seleccione la carpeta SistemasCobranza que se encuentra en la unidad C.

90 Seleccione el archivo HistóricoLlamadas.xlsx y haga clic en el botón Abrir.

Figura 6.109. Cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos.

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GESTIÓN Y METODOLOGÍA

367

91 Excel muestra el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, clic en seleccionar Data, active la casilla; la primera ﬁla de datos contiene encabezado de columnas, haga clic en el botón Aceptar.

Figura 6.110. Cuadro de diálogo Seleccionar tabla.

92 Excel muestra el cuadro de diálogo Importar datos, haga clic en el botón de opción Informe de tabla dinámica, seleccione la celda B4 y clic en el botón Aceptar.

Figura 6.111. Cuadro de diálogo Importar datos.

93 Se inserta una tabla dinámica y muestra la lista de campos.

Figura 6.112. Informe de tabla dinámica.

368

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

94 En la lista de campos, señale el campo Compromiso de pago y arrastre hacia la sección Filtro de informe.

95 En la lista de campos, señale el campo Cliente y arrastre hacia la sección Etiqueta de ﬁla. 96 En la lista de campos, señale el campo Fecha pagará y arrastre hacia la sección ∑ Valores. 97 Haga clic en la celda B4 del informe de tabla dinámica, de esta forma, se muestran la Herramientas de tabla dinámica, agregando las ﬁchas Opciones y Diseño.

98 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Diseño, haga clic en Diseño de informe y seleccione Mostrar en formato tabular.

99 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Estilos de tabla dinámica, haga clic en el botón Más y mostrará diferentes estilos de tabla dinámica.

100 Seleccione el estilo de tabla dinámica oscuro 27. 101 Seleccione la celda C5. 102 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 103 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor y seleccione en tipo de cálculo Max. Y en nombre personalizado Fecha Pagará(espacio).

104 Haga clic en el botón Formato de número. 105 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione fecha y tipo 14/03/2001. 106 Haga clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Formato de celda. 107 Haga clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Conﬁguración de campo valor.

Figura 6.113. Conﬁguración campo de valor.

108 Filtrar el campo Compromiso de pago por el elemento Sí.

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GESTIÓN Y METODOLOGÍA

369

Figura 6.114. Informe de tabla dinámica.

109 Agrupe el campo fecha por años y meses. 110 En la ﬁcha Opciones, en el grupo Ordenar y ﬁltrar, haga clic en Insertar segmentación de datos y en Insertar segmentación de datos.

111 Excel muestra el cuadro de diálogo Lista de campos de la tabla dinámica, haga clic en los campos Años, Gestor y Meses.

112 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 6.115. Seleccione campos para insertar segmentación de datos.

113 Modiﬁque el tamaño de los segmentos insertados según la ﬁgura 6.114. 114 Haga clic en el segmento Años.

370

CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

115 En la ﬁcha Opciones, en el grupo Estilos de segmentación de datos, haga clic en el botón Más, mostrará diferentes estilos de segmentación de datos y haga clic en el Estilo de segmentación de datos claro 2.

116 Haga clic en el segmento Mes. 117 En la ﬁcha Opciones, en el grupo Estilos de segmentación de datos, haga clic en el botón Más, mostrará diferentes estilos de segmentación de datos y haga clic en el Estilo de segmentación de datos claro 6.

118 Haga clic en el segmento Gestor. 119 En la ﬁcha Opciones, en el grupo Estilos de segmentación de datos, haga clic en el botón Más, mostrará diferentes estilos de segmentación de datos y haga clic en el Estilo de segmentación de datos oscuro 2.

120 En la ﬁcha Vista, en el grupo Mostrar, haga clic en la casilla de veriﬁcación líneas de cuadrícula para desactivar la casilla.

121 En la ﬁcha Vista, en el grupo Mostrar, haga clic en la casilla de veriﬁcación Títulos para desactivar la casilla.

Figura 6.116. Reporte con Informe de tabla dinámica y segmentación de datos.

122 Seleccione la hoja Llamadas. 123 En la ﬁcha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en conexiones existentes. 124 Excel muestra el cuadro de diálogo Conexiones existentes, haga clic en Examinar en busca de más. 125 Excel muestra el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen, seleccione la carpeta SistemasCobranza que se encuentra en la unidad C.

126 Seleccione el archivo HistóricoLlamadas.xlsx y haga clic en el botón Abrir. 127 Excel muestra el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, clic en seleccionar Data, active la casilla, la primera ﬁla de datos contiene encabezado de columnas y clic en el botón Aceptar.

128 Excel muestra el cuadro de diálogo Importar datos, haga clic en el botón de opción Informe de gráﬁco y tabla dinámica, seleccione la celda B11 y clic en el botón Aceptar.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

371

129 Se inserta una tabla dinámica y muestra la lista de campos. 130 En la lista de campos, señale el campo Gestor y arrastre hacia la sección Etiqueta de ﬁla. 131 En la lista de campos, señale el campo Gestor y arrastre hacia la sección ∑ Valores. 132 Haga clic en la celda B11 del informe de tabla dinámica, de esta forma, se muestran la Herramientas de tabla dinámica, agregando las ﬁchas Opciones y Diseño.

133 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Diseño, haga clic en Diseño de informe y seleccione Mostrar en formato tabular.

134 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Estilos de tabla dinámica, haga clic en el botón Más y mostrará diferentes estilos de tabla dinámica.

135 Seleccione el Estilo de tabla dinámica oscuro 16. 136 Seleccione la celda C12. 137 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo. 138 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor y seleccione en tipo de cálculo Cuenta. Y en nombre personalizado Cantidad.

139 Agrupe el campo fecha por años y meses. 140 En la ﬁcha Opciones, en el grupo Ordenar y ﬁltrar, haga clic en Insertar segmentación de datos y clic en Insertar segmentación de datos.

141 Excel muestra el cuadro de diálogo Lista de campos de la tabla dinámica, haga clic en los campos Años, Compromiso de pago, Distrito y Meses.

142 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 6.117. Seleccione campos para insertar segmentación de datos.

143 Modifique el tamaño de los segmentos insertados según la figura 6.114. 144 Haga clic en el segmento Años. 145 En la ficha Opciones, en el grupo Estilos de segmentación de datos, haga clic en el botón Más, mostrará diferentes estilos de segmentación de datos y haga clic en el Estilo de segmentación de datos claro 2.

146 Haga clic en el segmento Mes.

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CAP. 6

AUTOMATIZACIÓN CON MACROS

147 En la ﬁcha Opciones, en el grupo Estilos de segmentación de datos, haga clic en el botón Más, mostrará diferentes estilos de segmentación de datos y haga clic en el Estilo de segmentación de datos claro 3.

148 Haga clic en el segmento Distrito. 149 En la ﬁcha Opciones, en el grupo Estilos de segmentación de datos, haga clic en el botón Más, mostrará diferentes estilos de segmentación de datos y haga clic en el Estilo de segmentación de datos claro 6.

150 Haga clic en el segmento Compromiso de pago. 151 En la ﬁcha Opciones, en el grupo Estilos de segmentación de datos, haga clic en el botón Más, mostrará diferentes estilos de segmentación de datos y haga clic en el Estilo de segmentación de datos oscuro 6.

152 En la ﬁcha Vista, en el grupo Mostrar, haga clic en la casilla de veriﬁcación líneas de cuadrícula para desactivar la casilla.

153 En la ﬁcha Vista, en el grupo Mostrar, haga clic en la casilla de veriﬁcación Títulos para desactivar la casilla.

Figura 6.118. Reporte con Informe de tabla dinámica y segmentación de datos.

154 En la hoja Compromiso inserte un Boton de comando (control activeX). 155 Asígnele las propiedades Name Cmdcerrar y Caption Regresar - Gestión Llamadas. 156 Haga clic en Modo diseño de la ﬁcha Programador en el grupo Controles. 157 Haga doble clic en el botón y esriba los codigos según ﬁgura 6.118.

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373

Figura 6.119. Ventana de códigos de la hoja Compromiso.

158 En la hoja Llamadas inserte un Botón de comando (control activeX). 159 Asígnele las propiedades Name Cmdcerrar y Caption Regresar - Gestión Llamadas. 160 Haga clic en Modo diseño de la ﬁcha Programador en el grupo Controles. 161 Haga doble clic en el botón y esriba los códigos según ﬁgura 6.118.

Figura 6.120. Ventana de códigos de la hoja Llamadas.

Tener como base de datos a Access nos permite mejorar el acceso a multiusuarios de datos. Como este pequeño sistema almacena información del cliente y a la vez agrega valores a la tabla clientes, el sistema no va a tener problemas de usar varios usuarios a la vez y tampoco es necesario que tenga instalado Acccess en su PC. Solo que la unidad compartida tiene que tener acceso a lectura y escritura.

CAPÍTULO

7 POWERPIVOT PARA EXCEL OBJETIVO: Microsoft SQL Server PowerPivot para Microsoft Excel (PowerPivot para Excel) es una herramienta de análisis de datos que ofrece una eﬁcacia sin igual directamente dentro de la aplicación que ya conoce: Microsoft Excel. PowerPivot para Excel es un complemento que puede usar para realizar eﬁcaces análisis de datos en Excel 2010, al tiempo que lleva la inteligencia empresarial de autoservicio a su escritorio. PowerPivot para Excel incluye una ventana para agregar y preparar datos, y una pestaña de PowerPivot en la cinta de opciones de Excel que puede usar para tratar los datos de una hoja de cálculo de Excel.

TEMA: Introducción a PowerPivot para Excel. Instalar PowerPivot para Excel. Ficha PowerPivot. Ventana de PowerPivot. Agregar datos al libro PowerPivot. Guardar un libro PowerPivot. Crear relaciones entre tablas. Crear una columna calculada. Crear una tabla dinámica a partir de los datos PowerPivot. Crear un gráﬁco dinámico a partir de los datos PowerPivot.

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• INTRODUCCIÓN A POWERPIVOT PARA EXCEL PowerPivot para Excel es una herramienta de análisis de datos que ofrece una potencia de cálculo para los usuarios que conocen la aplicación de Microsoft Excel. Es la forma más fácil de usar para realizar análisis de datos, utilizando las conocidas características de Excel que ya conocen, como la interfaz de usuario de Office Fluent, vistas de tablas dinámicas y gráficos dinámicos, y segmentaciones de datos. Es la forma más rápida de generar herramientas de análisis sofisticados e interactivos que parece que hubiera tomado muchas de semanas en realizarlos.

• DISFRUTE DE CÁLCULOS RÁPIDOS Y ANÁLISIS DE GRANDES VOLÚMENES DE DATOS Utilice el PowerPivot para Excel 2010 complemento para obtener un análisis más rápido de grandes conjuntos de datos. PowerPivot, utilizando su motor en la memoria y los algoritmos de compresión eficiente, es capaz de procesar incluso los datos de enormes conjuntos con un rendimiento extremadamente rápido. Puede procesar millones de filas con aproximadamente el mismo rendimiento que unos pocos cientos de filas.

• TOME VENTAJA DE LAS EXPRESIONES DE ANÁLISIS DE DATOS Disfrutar de la familiaridad de Excel expresiones cuando se usan expresiones de Análisis de Datos (DAX) para crear aplicaciones avanzadas de análisis. Trabajar más allá de las capacidades estándar de Excel, siga las relaciones entre las tablas como en una base de datos, y deﬁnir soﬁsticados cálculos usando expresiones familiares e intuitivas. Utilice las potentes capacidades relacionales para crear aplicaciones analíticas avanzadas utilizando expresiones como SamePeriodLastYear(), ClosingBalances (), PreviousDay(), etc

• SACAR PROVECHO DE LAS HABILIDADES EXISTENTES Y CARACTERÍSTICAS FAMILIARES DE EXCEL Aproveche características familiares de Excel que ya conoce, como las tablas dinámicas, gráﬁcos dinámicos y segmentaciones. Incluso las nuevas funciones DAX siga la sintaxis de Excel familiarizado. Si sabe como trabajar con Excel, ya sabe como trabajar con PowerPivot.

• INTEGRAR LOS DATOS DE CASI TODAS LAS FUENTES Descubrir información compleja mediante la combinación de los datos de una multitud de fuentes, incluyendo bases de datos relacionales, hojas de cálculo, informes, archivos de texto, y se alimenta de datos de Internet. PowerPivot puede determinar las relaciones de datos de forma automática y crear un modelo personalizable de las tablas de hechos y de dimensiones para un rápido análisis en memoria.

• ACCEDER A LOS DATOS RELEVANTES TECLA RÁPIDAMENTE Tome ventaja de Excel intuitiva slice-and-dice funcionalidad para centrarse rápidamente en los datos pertinentes. Use segmentación de datos para ver los datos desde diferentes perspectivas, ﬁltrar los datos para mostrar sólo lo que necesita, y disfrutar de nuevas capacidades de búsqueda para dedicar menos tiempo en revisar cantidades masivas de datos y más tiempo en analizar.

• TRABAJAR DE FORMA INTEGRADA A TRAVÉS DE UN NAVEGADOR WEB Publique su análisis en SharePoint y acceder a sus aplicaciones compartidas directamente en el navegador sin tener que descargar los libros con todos sus datos a cada estación de trabajo. Disfrutar de una atractiva interfaz de usuario de SharePoint, la navegación en su mejor momento, y el mismo rendimiento y características, como en el cliente de Excel.

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CAP. 7

POWERPIVOT PARA EXCEL

• COMPARTIR Y COLABORAR EN EL ANÁLISIS CON LOS DEMÁS A su vez sus libros en aplicaciones compartidas accesibles prácticamente en cualquier momento y desde casi cualquier lugar de aumentar la productividad de su equipo con PowerPivot para Excel 2010. Beneﬁciarse de todas las características de SharePoint disponibles, tales como seguridad basada en roles, ﬂujos de trabajo.

• ACTUALIZAR AUTOMÁTICAMENTE LAS APLICACIONES COMPARTIDAS Asegúrese de que su equipo tome decisiones basadas en los datos más recientes, por conveniente conﬁgurar el ciclo de actualización para sus aplicaciones de libro en la interfaz de usuario de SharePoint. SharePoint puede actualizar automáticamente los datos de cualquier fuente.

• DESCUBRIR Y APROVECHAR LAS SOLUCIONES EXISTENTES Reutilización de las aplicaciones compartidas como fuentes de datos para un nuevo análisis, más profundo, más rápido y reducir los ciclos de decisión. Confíe en SharePoint como plataforma de colaboración segura para el acceso centralizado a las aplicaciones compartidas, navegar por los sitios que tienen permisos para acceder e integrar cualquier aplicación compartida disponible en sus investigaciones y análisis actuales.

• RASTREAR Y MONITOREAR LAS APLICACIONES DE ANÁLISIS EN UN PANEL DE CONTROL CENTRAL Deje que sus administradores de TI monitoreen sus aplicaciones compartidas para asegurar que sus soluciones están disponibles continuamente. En un entorno de SharePoint, los administradores de TI pueden rastrear los patrones de uso en el tiempo, desplácese hacia abajo para obtener más detalles, descubrir soluciones que se convierten en misión crítica a través de crecimiento orgánico, y asegúrese de que los recursos apropiados del servidor están disponibles.

• INSTALAR POWERPIVOT PARA EXCEL

• REQUISITOS DE HARDWARE Y SOFTWARE Los equipos utilizados para crear los libros PowerPivot deben cumplir los requisitos de hardware y software mínimos para Ofﬁce 2010.

• REQUISITOS DE HARDWARE COMPONENTE Procesador

REQUISITOS MÍNIMOS Procesador de 32 o 64 bits a 500 MHz 2 a 4 GB de RAM. El complemento consume aproximadamente 25 MB de RAM. Se usan 33 MB adicionales cuando la primera tabla dinámica se agrega a la hoja de cálculo. Se requiere RAM adicional para los

RAM

libros PowerPivot. La cantidad de RAM requerida variará en función del libro que cree. PowerPivot admite archivos de hasta 2 GB de tamaño. La versión de 64 bits de PowerPivotle permite trabajar con hasta 4 GB de datos en memoria y la versión de 32 bits le permite trabajar con hasta 2 GB de datos en memoria. Se requiere un espacio en disco de 100 MB para los archivos de programa. Se requiere espacio en disco adicional para almacenar los archivos de datos. Aunque los archivos contienen datos comprimidos, podría

Espacio en

requerir espacio en disco signiﬁcativo si crea numerosos libros que contienen una cantidad muy grande

disco

de datos. No hay ninguna manera de conocer por anticipado cuáles serán las necesidades de espacio en disco. Asegúrese de supervisar el consumo de espacio en disco cuando cree y guarde los archivos para asegurarse de que dispone del espacio suﬁciente.

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

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• REQUISITOS DE SOFTWARE PowerPivot para Excel se puede instalar en un equipo que tenga Excel 2010 de 32 bits o de 64 bits. Si ha instalado la versión de 32 bits de Excel, debe instalar la versión de 32 bits de PowerPivot para Excel. De igual modo, si ha instalado la versión de 64 bits de Excel, debe instalar la versión de 64 bits de PowerPivot para Excel.

COMPONENTE Sistema operativo

REQUISITOS MÍNIMOS Windows XP SP3 (de 32 bits solo), Windows Vista SP2, Windows 7, Windows Server 2003 R2 con MSXML 6.0 (de 32 bits solo), Windows Server 2008 SP2 o Windows Server 2008 R2 (de 64 bits solo). Si está utilizando Windows Vista o Windows Server 2008, también debe instalar Platform Update, que está disponible en http://support.microsoft.com/default.aspx/kb/971644.

Características de Windows

Microsoft .NET Framework 3.5 SP1 (instalar antes de instalar Ofﬁce)

Requisitos de versión de

Se requiere Excel 2010 (de 32 bits o de 64 bits) para instalar PowerPivot para Excel.

Excel Características de Ofﬁce

Características compartidas de Ofﬁce debe instalarse con Excel 2010. También se debe instalar la Compatibilidad con programación de .NET en Microsoft Excel.

Descargar e instalar PowerPivot para Excel 1 Visite el sitio web de Microsoft (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=155905).

Figura 7.0. Pantalla de la página web.

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CAP. 7

POWERPIVOT PARA EXCEL

Descargue la versión x86 (de 32 bits) o x64 (de 64 bits) del programa de instalación de PowerPivot_ for_Excel.msi:

2 Para instalar la versión de 32 bits, haga clic en el botón Descargar. La versión de 32 bits es la opción predeterminada. Al hacer clic en Descargar, se selecciona el valor predeterminado.

3 Para instalar la versión de 64 bits, desplácese hacia abajo en la página y seleccione el paquete de instalación de 64 bits. Para este caso se instalará la versión de 32 bits.

4 Haga doble clic en el archivo PowerPivot_for_Excel_x86.msi para iniciar el Asistente para la instalación.

5 Haga clic en Siguiente para comenzar.

Figura 7.1. Asistente de instalación.

6 Acepte el contrato de licencia y haga clic en Siguiente.

Figura 7.2. Contrato de licencia.

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GESTIÓN Y METODOLOGÍA

Escriba su nombre y haga clic en Siguiente.

Figura 7.3. Información de registro.

8 Haga clic en Instalar.

Figura 7.4. Comenzando la instalación.

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CAP. 7

POWERPIVOT PARA EXCEL

Figura 7.5. Instalando PowerPivot para Excel.

9 Haga clic en Finalizar.

• FICHA POWERPIVOT Al abrir un libro nuevo después de la instalación del complemento PowerPivot, la cinta de opciones muestra la ﬁcha PowerPivot, como se observa en la ﬁgura 7.6.

Figura 7.6. Ficha PowerPivot en la cinta de opciones.

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Las opciones de la ﬁcha PowerPivot están organizadas en grupos. Iniciar Haga clic en el botón Ventana

Medidas

Los botones en el grupo

de PowerPivot para iniciarla.

Medidas le permiten crear, ver, modiﬁcar y eliminar medidas. Una

medida es una fórmula que deﬁne y guarda como parte de los datos de PowerPivot. Puede asociar la medida con una tabla dinámica o gráﬁco dinámico para realizar cálculos dinámicos.

Informe El botón Tabla

dinámica le permite insertar en el libro de Excel una o varias tablas dinámicas

que están basadas en los datos de la ventana de PowerPivot.

Datos de Excel

Con este grupo puede crear y actualizar las tablas vinculadas. La tabla vinculada usa los datos de la tabla de datos de Excel actual.

Actualizar todo. Actualiza todas las tablas de PowerPivot vinculadas a tablas de Excel.

Opciones

Haga clic en

Conﬁguración para abrir el Cuadro de diálogo Opciones y diagnóstico de

PowerPivot. Este cuadro de diálogo proporciona opciones para crear un seguimiento que se puede usar para soporte técnico; para cambiar el idioma que se usa en los menús, cuadros de diálogo y mensajes en la ventana de PowerPivot; y para proporcionar comentarios que se pueden emplear para mejorar el producto.

Mostrar u ocultar

Lista de campos de PowerPivot se vuelve visible cuando está trabajando con una tabla dinámica o gráﬁco dinámico basados en datos de PowerPivot. Después de haber creado una tabla dinámica o gráﬁco dinámico, puede alternar la visibilidad de la lista de campos si hace clic en el botón Lista de campos.

Relación Haga clic en el botón

Detección para habilitar o deshabilitar la detección automática de

relaciones entre los campos en la Lista de campos de PowerPivot.

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CAP. 7

POWERPIVOT PARA EXCEL

• VENTANA DE POWERPIVOT Puede trabajar con datos en una hoja de cálculo de Excel y en la ventana de PowerPivot abierta. La ventana de la hoja de cálculo incluye características de Excel conocidas, así como una ﬁcha de PowerPivot y una lista de campos de PowerPivot. La ventana de PowerPivot incluye muchas funciones especíﬁcas para agregar tablas de datos y crear relaciones entre ellas. Solo hay una aplicación en ejecución y todos los datos con los que trabaja están almacenados en el mismo archivo de libro. Sin embargo, las ventanas de la aplicación son independientes; la de PowerPivot se abre sobre Excel y las ventanas se muestran como elementos diferentes en la barra de tareas de Windows.

1 En la cinta de opciones de Excel, haga clic en la ﬁcha PowerPivot. 2 En la ﬁcha PowerPivot, haga clic en Ventana de PowerPivot.

Figura 7.7. Ventana PowerPivot.

Las opciones de la ﬁcha Página principal se organizan en grupos.

• PORTAPAPELES Este grupo permite copiar y pegar los datos en el libro de PowerPivot actual. Pegar. Pega datos desde el Portapapeles en una nueva tabla de la ventana de PowerPivot. Pegar y anexar. Pega datos desde el Portapapeles al ﬁnal de una tabla existente en la ventana de PowerPivot. Pegar y reemplazar. Usa los datos del Portapapeles para reemplazar datos de una tabla existente del libro de PowerPivot. Copiar. Copia datos seleccionados del libro en el Portapapeles.

• OBTENER DATOS EXTERNOS Este grupo le permite conectarse a orígenes de datos externos e importar datos de esos orígenes. Desde base de datos. Conéctese con SQL Server, Microsoft Access y cubos de SQL Server Analysis Services, así como libros de PowerPivot publicados en SharePoint. De informe. Conéctese a una fuente de distribución de datos que un informe de Reporting Services ponga a su disposición. Para obtener más información, vea Importar datos desde un informe de Reporting Services.

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GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

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Desde Azure DataMarket. Importa datos gratuitos y comerciales desde varios proveedores de contenido. De fuentes de datos. Conéctese a fuentes de datos generadas desde orígenes de datos en línea. De texto. Obtenga texto a partir de archivos de texto, por ejemplo desde archivos separados por comas y archivos delimitados por tabuladores. De otros orígenes. Obtenga datos de otros orígenes, como libros de Excel y las siguientes bases de datos: SQL Azure, Almacenamiento de datos paralelo de SQL Server, DB2, Informix, Oracle, Sybase y Teradata. Actualizar. Actualice uno o varios orígenes de datos usados en el libro actual.

• INFORMES El botón Tabla dinámica le permite insertar en el libro de Excel una o varias tablas dinámicas que están basadas en los datos de la ventana de PowerPivot.

• FORMATO Este grupo permite dar formato a datos de columnas y trabajar con tipos de datos. Tipo de datos. Muestra el tipo de datos actual de la columna seleccionada. Haga clic en la flecha de lista desplegable para ver una lista de tipos de datos y cambiar el tipo de datos. Si el tipo de datos que elige es incompatible con el contenido de la columna, se muestra un error. Formato. Muestra el tipo de datos de la columna actualmente seleccionada. Si hay disponibles otras opciones de formato, haga clic en la flecha desplegable para seleccionar un nuevo formato. Aplicar formato de moneda. Haga clic en el cuadro de diálogo Formato de moneda y especifique el formato y el símbolo de moneda. Aplicar formato de porcentaje. Haga clic para que todos los números de la columna actualmente seleccionada se muestren como porcentajes. Separador de miles. Haga clic para mostrar un separador de miles en todos los números de la columna actualmente seleccionada. Para deshacer la acción, presione Ctrl-Z. Aumentar decimales y Disminuir decimales. Haga clic para aumentar o disminuir el número de posiciones decimales que se muestran para un número.

• ORDENAR Y FILTRAR El grupo le permite elegir los valores que se muestran en una tabla aplicando filtros y ordenando. Si está ordenando números, se ordenarán de menor a mayor o viceversa. Si está ordenando texto, se ordenará de la A a la Z o de Z a la A. Borrar orden. Haga clic para cancelar el orden y mostrar la columna en su orden natural; es decir, el orden en el que se importaron los datos. Borrar todos los filtros. Haga clic para quitar los filtros y ver todas las filas de la tabla. Esta opción solo está disponible cuando se han aplicado filtros a una columna como mínimo.

CAP. 7

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POWERPIVOT PARA EXCEL

• VER Este grupo le permite cambiar el modo en que las columnas se muestran en una tabla. Inmovilizar. Seleccione una o varias columnas y, a continuación, haga clic en Inmovilizar para mover las columnas seleccionadas al lado izquierdo de la tabla y bloquearlas en esa posición. Ancho de columna. Haga clic para mostrar el cuadro de diálogo Ancho de columna y especiﬁcar el ancho de las columnas seleccionadas.

• AGREGAR DATOS AL LIBRO POWERPIVOT

• AGREGAR DATOS UTILIZANDO UNA TABLA VINCULADA DE EXCEL Una tabla vinculada es una tabla que se ha creado en una hoja de cálculo en la ventana de Excel, pero que se ha vinculado a una tabla de la ventana de PowerPivot. La ventaja de crear y mantener los datos en Excel, en lugar de importarlos o pegarlos, es que puede continuar modiﬁcando los valores en la hoja de cálculo de Excel, mientras usa los datos para el análisis en PowerPivot.

1 Abra el archivo Cartera.xlsx que contiene dos hojas Data y Gestor. 2 Seleccione la hoja Data. 3 Seleccione cualquiera de las celdas que contiene valor. 4 En la ﬁcha Insertar, en el grupo Tablas haga clic en tabla. 5 Excel muestra el cuadro de diálogo Crear Tabla y automáticamente selecciona el rango $A$1:$O$28825, asegúrese activar la casilla, la tabla tiene encabezados. La nueva tabla que aparecerá en la ventana de PowerPivot siempre tiene el mismo nombre que la tabla de Excel. De forma predeterminada, Excel genera automáticamente los nombres para las tablas (Tabla1, Tabla2, etc.).

6 Haga clic en la ﬁcha Diseño, en el grupo Propiedades, en Nombre de tabla, escriba Cartera. 7 En la ﬁcha PowerPivot, en el grupo Datos de Excel, haga clic en Crear tabla vinculada.

Figura 7.8. Crear tabla vinculada.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

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De esta forma se abre la ventana de PowerPivot y puede ver que se ha creado una nueva tabla, como se muestra en la ﬁgura 7.9.

Figura 7.9. Tabla vinculada, observe el icono del vínculo en la pestaña.

8 En la ﬁcha Tabla vinculada, en el grupo Tablas vinculadas, haga clic en Ir a tabla de Excel.

Figura 7.10. Cambiar a la tabla de Excel que está vinculada a la tabla de PowerPivot seleccionada.

9 Seleccione la hoja Gestor. 10 Seleccione cualquiera de las celdas que contiene valor. 11 En la ﬁcha Insertar, en el grupo Tablas haga clic en tabla. 12 Excel muestra el cuadro de diálogo Crear Tabla y automáticamente selecciona el rango =$A$1:$B$17, asegúrese activar la casilla, la tabla tiene encabezados.

13 Haga clic en la ficha Diseño, en el grupo Propiedades, en Nombre de tabla, escriba Gestor. 14 En la ficha PowerPivot, en el grupo Datos de Excel, haga clic en Crear tabla vinculada. De esta forma se abre la ventana de PowerPivot y puede ver que se ha creado una nueva tabla, como se muestra en la figura 7.11.

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CAP. 7

POWERPIVOT PARA EXCEL

Figura 7.11. Las dos tablas están agregadas en la ventana PowerPivot.

15 En la ﬁcha Tabla vinculada, en el grupo Tablas vinculadas, haga clic en Ir a tabla de Excel. 16 En la hoja Gestor modiﬁque el valor de Johnny Pacheco en la celda B2, B3 y B9 por el valor de Rogelio Gutiérrez.

17 Vuelva a la ventana de PowerPivot haciendo clic en el botón Ventana de PowerPivot y verá que los valores de Johnny Pacheco son reemplazados.

Figura 7.12. Se actualizaron los datos con el valor de Rogelio Gu érrez.

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GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

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18 Cierre la Venta de PowerPivot. 19 Guardar y Cerrar el archivo de Excel Cartera.xlsx.

• AGREGAR DATOS UTILIZANDO EL ASISTENTE PARA LA IMPORTACIÓN DE TABLAS Utilizará el Asistente para la importación de tablas para conectarse a una base de datos, seleccione los datos a cargar e impórtelos en el libro de PowerPivot. PowerPivot puede importar los datos de diversos orígenes relacionales: Access, Oracle, Sybase, Informix, DB2, Teradata y otros.

• CREAR UNA CONEXIÓN A UNA BASE DE DATOS DE ACCESS 1 Abra un libro nuevo y grábelo con el nombre de AnalisisCobranza.xlsx. 2 En la ventana de Excel, en la ﬁcha PowerPivot, haga clic en Ventana de PowerPivot. 3 En la ventana de PowerPivot, en la ﬁcha Página Principal, haga clic en Desde base de datos y seleccione De Access.

Figura 7.13. Datos desde base de datos de Access.

Excel muestra el cuadro de diálogo Asistente para la importación de tablas que le guía a través del proceso para establecer una conexión a un origen de datos.

Figura 7.14. Datos desde base de datos de Access.

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CAP. 7

POWERPIVOT PARA EXCEL

4 En el campo Nombre descriptivo de la conexiรณn, escriba Cobranza desde Access. 5 En el campo Base de datos, haga clic en Examinar. Navegue a la ubicaciรณn donde guardรณ los archivos del CD, seleccione Cobranza.accdb y haga clic en Abrir.

6 Haga clic en Siguiente.

Figura 7.15. Datos desde base de datos de Access.

7 Elija como importar los datos, haga clic en el botรณn de opciรณn Seleccionar de una lista de tablas y vistas para elegir los datos para importar.

8 Haga clic en Siguiente.

Figura 7.16. Elegir como importar los datos.

GESTIÓN Y METODOLOGÍA

GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL

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9 Seleccione las tablas, active las casillas para las siguientes tablas: Deuda y Gestor.

Figura 7.17. Seleccionar tablas.

10 Informa si se importó las tablas correctamente, haga clic en Cerrar.

Figura 7.18. Se importó correctamente los datos.

El asistente se cierra y la ventana de PowerPivot es visible. Cada tabla se ha agregado como una nueva pestaña en la ventana de PowerPivot. Si los datos cambian en el origen, puede mantener los datos importados en la ventana de PowerPivot actualizada si utiliza la actualización de datos.

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CAP. 7

POWERPIVOT PARA EXCEL

Figura 7.19. Se importó correctamente los datos.

11 En la ventana de Excel, haga clic en la ﬁcha Archivo. 12 Haga clic en Guardar como. Se abre el cuadro de diálogo Guardar como. 13 Seleccione el tipo de archivo predeterminado de Libro de Excel (*.xlsx) para obtener una lista de tipos de archivo compatibles.

14 En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba AnalisisCarteraCobranza y, a continuación, haga clic en Guardar.

• CREAR RELACIONES ENTRE TABLAS Utilizará PowerPivot para ver y crear las relaciones entre datos de orígenes de datos diferentes. Una relación es una conexión entre dos tablas de datos que establece cómo se deben poner en correlación los datos de las dos tablas. Por ejemplo, la tabla Deuda y la tabla Gestor están relacionadas por la columna Zona (Deuda) y por la columna Región (Gestor). Las relaciones de PowerPivot se crean bien combinando manualmente las tablas de la ventana PowerPivot o de forma automática si PowerPivot para Excel detecta las relaciones existentes al importar los datos en un libro de PowerPivot. Se crea una relación entre dos tablas combinando columnas que contengan datos similares o idénticos.

• ¿QUÉ ES UNA RELACIÓN? Una relación es una conexión entre dos tablas de datos, basada en una o más columnas de cada tabla (exactamente una columna de cada tabla para PowerPivot). Para ver por qué son útiles las relaciones, imagine que realiza el seguimiento de los datos de la cobranza de los clientes de su negocio. Podría realizar el seguimiento de todos los datos en una sola tabla que tiene una estructura como la siguiente:

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IDGESTOR

NOMBRE GESTOR

DEUDA

IDZONA

REGIÓN

CIUDAD

CANTIDAD

Luis

Region1@

2000

Region1

Lima

1000

Region7

Ate

50000

Region4

Rímac

393

cic.com.pe 1

Luis

Region1@ cic.com.pe

Víctor

Region4@ cic.com.pe

Este enfoque puede funcionar, pero implica almacenar muchos datos redundantes, como la dirección de correo electrónico del gestor para cada Región. El almacenamiento es barato, pero tiene que asegurarse de que actualiza cada ﬁla para ese Gestor si la dirección de correo electrónico cambia. Una solución a este problema es dividir los datos en varias tablas y deﬁnir relaciones entre esas tablas. Este es el enfoque utilizado en las bases de datos relacionales como SQL Server. Por ejemplo, una base de datos que importe en PowerPivot para Excel podría representar los datos de la cobranza utilizando tres tablas relacionadas: IDGESTOR

NOMBRE DE GESTOR

Luis

Region1@cic.

Víctor

Region4@ cic.

com.pe

Gestor

com.pe

IDGESTOR

DEUDA

CANTIDAD

2000

1000

50000

Cobranza

Gestor Zona

IDGESTOR

DEUDA

RELIGION

CIUDAD

Region1

Lima

Region1

Ate

Region7

Rimac

Claves y columnas Las relaciones se basan en las columnas de cada tabla que contienen los mismos datos. Por ejemplo, las tablas Gestor y GestorZona pueden estar relacionadas entre sí porque ambas contienen una columna que almacena un identificador del Gestor. En el ejemplo, los nombres de columna son los mismos, pero no es obligatorio. Uno puede ser IdGestor y otro puede ser ClaveGestor, en tanto en cuanto todas las filas de la tabla GestorZona contengan un identificador que también esté almacenado en la tabla Gestor. En una base de datos relacional, hay varios tipos de claves, que normalmente son solo columnas con propiedades especiales. Los siguientes cuatro tipos de claves son los más interesantes para nuestros propósitos:

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CAP. 7

POWERPIVOT PARA EXCEL

Clave principal: Identifica en exclusividad una fila de una tabla, como [IdGestor] en la tabla Gestor. Clave alternativa (o clave candidata): Una columna distinta de la clave principal que es única. Clave externa: Una columna que hace referencia a una columna única de otra tabla, como IdGestor de la tabla Gestor, que hace referencia a IdGestor en la tabla GestorZona. Clave compuesta: Una clave compuesta de más de una columna. Las claves compuestas no se admiten en PowerPivot para Excel . En PowerPivot para Excel, la clave principal o la clave alternativa se conocen como la columna de búsqueda relacionada, o simplemente columna de búsqueda. Si una tabla tiene una clave principal y una clave alternativa, puede usar cualquiera de ellas como columna de búsqueda. La clave externa se conoce como columna de origen o simplemente columna. En nuestro ejemplo, una relación se definiría entre IdGestor de la tabla Gestor (la columna) y IdGestor (la columna de búsqueda) de GestorZona. Si importa los datos de una base de datos relacional, de forma predeterminada PowerPivot para Excel elige la clave externa de una tabla y la clave principal correspondiente de la otra. Sin embargo, puede utilizar cualquier columna que tenga valores únicos para la columna de búsqueda.

Tipos de relaciones La relación entre Gestor y GestorZona es una relación uno a varios. Cada Gestor puede tener varias regiones, pero una región no puede tener varios gestores. Los otros tipos de relaciones son de uno a uno y varios a varios. PowerPivot para Excel no admite las relaciones de varios a varios en la interfaz de usuario.

Relaciones y rendimiento Una vez creada una relación, la base de datos de PowerPivot para Excel normalmente debe recalcular las fórmulas en que se usen columnas de las tablas de la relación recién creada. El proceso puede tardar algún tiempo, en función de la cantidad de datos y la complejidad de las relaciones.

• REQUISITOS PARA LAS RELACIONES PowerPivot para Excel tiene varios requisitos que se deben seguir al crear relaciones:

Relación única entre tablas Varias relaciones podrían producir dependencias ambiguas entre las tablas. Para crear cálculos precisos, se necesita una única ruta de una tabla a la tabla siguiente. Por lo tanto, puede haber solo una relación entre cada par de tablas. Si tiene dos tablas y varias relaciones entre ellas, entonces deberá importar varias copias de la tabla que contenga la columna de búsqueda y crear una relación entre cada par de tablas.

Una relación para cada columna de origen Una columna de origen no puede participar en varias relaciones. Si ya ha usado una columna como columna de origen en una relación, pero desea usar esa columna para conectar con otra columna de búsqueda relacionada en una tabla diferente, puede crear una copia de la columna y emplearla para la nueva relación.

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Identificador único para cada tabla Cada tabla debe tener una única columna que identiﬁque de forma única cada ﬁla de esa tabla. A menudo se hace referencia a esta columna como la clave principal.

Columnas de búsqueda única Los valores de datos de la columna de búsqueda deben ser únicos. En otras palabras, la columna no puede contener duplicados. En PowerPivot para Excel, las cadenas nulas y vacías equivalen a un valor en blanco, que es un valor de datos distinto. Esto signiﬁca que no puede tener varios valores nulos en la columna de búsqueda.

Tipos de datos compatibles Los tipos de datos de la columna de origen y de la columna de búsqueda deben ser compatibles.

Claves compuestas y columnas de búsqueda Las claves compuestas no se pueden utilizar en un libro de PowerPivot; siempre debe tener exactamente una columna que identifique de forma única cada fila de la tabla. Si intenta importar tablas que tienen una relación existente basada en una clave compuesta, el Asistente para la importación de tablas omitirá esa relación porque no se puede crear en PowerPivot. Si desea crear una relación entre dos tablas en PowerPivot, y hay varias columnas que definen las claves principales y las claves externas, debe combinar los valores para crear una columna de clave única antes de crear la relación. Puede hacerlo antes de importar los datos, o hacerlo en PowerPivot creando una columna calculada.

Relaciones varios a varios PowerPivot para Excel no admite relaciones de varios a varios y no puede agregar simplemente tablas de unión en PowerPivot. Sin embargo, puede usar funciones de DAX para modelar las relaciones de varios a varios.

Autocombinaciones y bucles Las autocombinaciones no se permiten en las tablas de PowerPivot. Una autocombinación es una relación recursiva entre una tabla y ella misma. Las autocombinaciones se utilizan a menudo para deﬁnir las jerarquías de elementos primarios y secundarios. PowerPivot para Excel no permite crear bucles entre relaciones en un libro. En otras palabras, se prohíbe el conjunto siguiente de relaciones.

Detección automática e inferencia de las relaciones Al importar los datos en la ventana de PowerPivot, el Asistente para la importación de tablas detecta automáticamente las relaciones existentes entre las tablas. Además, al crear una tabla dinámica, PowerPivot para Excel analiza los datos de las tablas. Para que se detecte correctamente la relación, el número de claves únicas de la columna de búsqueda debe ser mayor que los valores de la tabla en el lado de varios. Es decir, la columna de clave en el lado de varios de la relación no debe contener ningún valor que no esté en la columna de clave de la tabla de búsqueda.

CAP. 7

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POWERPIVOT PARA EXCEL

Asegúrese de que el nombre de la columna de clave en el lado de varios sea similar al de la columna de clave de la tabla de búsqueda. Los nombres no tienen que ser exactamente iguales. El algoritmo detecta los nombres parecidos y asigna una probabilidad más alta a las columnas con nombres parecidos o exactamente iguales. Por consiguiente, para incrementar la probabilidad de crear una relación, se puede cambiar el nombre de las columnas de los datos que se importen por nombres parecidos a los de las columnas de las tablas existentes. Si PowerPivot para Excel encuentra varias relaciones posibles, no crea ninguna relación.

1 Abra el archivo AnalisisCarteraCobranza.xlsx. 2 En la ﬁcha PowerPivot, haga clic en Ventana de PowerPivot. 3 En la ventana de PowerPivot, en la ﬁcha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Crear relación. 4 Excel muestra el cuadro Crear relación, y en el campo Tabla seleccione Deuda y en columna Zona en Tabla de búsqueda relacionada Gestor y en columna de búsqueda relacionada Región.

Figura 7.20. Crear una relación de búsqueda entre tablas.

6 Haga clic en el botón Crear.

Figura 7.21. Cuando se crea la relación, se muestra un icono en la parte superior de la columna. Señale con el puntero sobre el icono para mostrar los detalles de la relación.

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• CREAR UNA COLUMNA CALCULADA Una columna calculada es aquella que se agrega a una tabla de PowerPivot existente. En lugar de pegar o importar los valores de la columna, se crea una fórmula de DAX que los define. La columna calculada se puede utilizar en una tabla dinámica o un gráfico dinámico como cualquier otra columna de datos. Las fórmulas de columnas calculadas son muy similares a las fórmulas creadas en Excel. A diferencia de Excel, sin embargo, no se puede crear fórmulas diferentes para las diferentes filas de una tabla; la fórmula de DAX se aplica automáticamente a toda la columna. Cuando una columna contiene una fórmula, el valor se calcula para cada fila. Los resultados se calculan para la columna en cuanto crea la fórmula. A continuación, los valores de columna se actualizan según convenga, por ejemplo cuando los datos subyacentes se actualizan.

• CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA COLUMNA CALCULADA De forma predeterminada, las nuevas columnas calculadas se agregan a la derecha de otras columnas en una hoja de cálculo y automáticamente se asigna a la columna el nombre predeterminado CalculatedColumn1, CalculatedColumn2, etc. Puede reorganizar y cambiar el nombre de las columnas una vez creadas. Tenga en cuenta las siguientes restricciones respecto a los cambios en columnas calculadas: Cada nombre de columna debe ser único en una tabla. Evite nombres ya utilizados para las medidas dentro del mismo libro. Aunque es posible que una medida y una columna calculada tengan el mismo nombre, si los nombres no son únicos puede obtener errores del cálculo con facilidad. Para no invocar una medida accidentalmente, al hacer referencia a una columna use siempre una referencia de columna completa. Al cambiar el nombre de una columna calculada, se deben actualizar las fórmulas que se basan en dicha columna. A menos que esté en modo de actualización manual, la actualización de los resultados de las fórmulas tiene lugar automáticamente. Sin embargo, esta operación podría tardar algún tiempo.

• PARA CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA COLUMNA CALCULADA EXISTENTE O EDITARLA 1 En la ventana de PowerPivot, haga clic con el botón secundario en el encabezado de la columna calculada cuyo nombre desea cambiar y haga clic en Cambiar nombre de columna.

2 Escriba un nombre nuevo y, a continuación, presione ENTRAR para aceptarlo.

• DESCRIPCIÓN DEL RENDIMIENTO DE LAS COLUMNAS CALCULADAS La fórmula para una columna calculada puede consumir más recursos que la fórmula para una medida. Uno de los motivos para ello es que el resultado de una columna calculada siempre se calcula para cada fila de una tabla, mientras que una medida solo se calcula para las celdas que se usan en la tabla dinámica o el gráfico dinámico. Por ejemplo, una tabla con un millón de filas siempre tendrá una columna calculada con un millón de resultados y un efecto correspondiente en el rendimiento. Sin embargo, una tabla dinámica generalmente filtra los datos aplicando encabezados de columnas y de filas; por consiguiente, la medida solo se calcula para el subconjunto de datos en cada celda de la tabla dinámica.

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CAP. 7

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Una fórmula depende de los objetos a los que se hacen referencia en la fórmula, como otras columnas o expresiones que evalúan valores. Por ejemplo, una columna calculada que está basada en otra columna o un cálculo que contiene una expresión con una referencia de columna no se puede evaluar hasta que se evalúe la otra columna. De forma predeterminada, la actualización automática está habilitada en los libros; por consiguiente, tales dependencias pueden afectar a rendimiento mientras los valores y las fórmulas se actualizan.

• CREAR UNA COLUMNA CALCULADA PARA EL ANÁLISIS DE LA DEUDA EN EL RANGO DE 10 A 90 DÍAS 1 Abra el archivo AnalisisCarteraCobranza.xlsx. 2 En la ficha PowerPivot haga clic en Ventana de PowerPivot. 3 En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla Deuda. 4 En la ficha Diseño, en el grupo Columnas, haga clic en Agregar. 5 En la barra de fórmulas situada encima de la tabla, escriba la siguiente fórmula =Deuda[0010 0030 días]+Deuda[0031 - 0060 días]+Deuda[0061 - 0090 días]. Para escribir la fórmula en la barra Fórmula escriba = (igual) y seleccione una celda de la columna 0010 – 0030 Días y en la fórmula se escribirá Deuda[0010 - 0030 días], pulse la tecla + (suma) y así, sucesivamente, agregue las demás columnas y quedará como se muestra en la figura 7.24.

Figura 7.22. Agregar una nueva columna.

6 En la barra de Fórmulas situada encima de la tabla, escriba la siguiente fórmula, como se muestra en la ﬁgura 7.23. =Deuda[0010 - 0030 días]+Deuda[0031 - 0060 días]+Deuda[0061 - 0090 días]

Figura 7.23. Fórmula que sume los valores de tres columnas.

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7 Cuando termine de generar la fórmula, presione ENTRAR para aceptarla. 8 Los valores se rellenan para todas las filas de la columna calculada. Si se desplaza hacia abajo por la tabla, verá que las filas pueden tener valores diferentes para esta columna, basado en los datos que hay en cada fila.

Figura 7.24. Al ﬁnal de las columnas se agregó el campo calculado.

9 Cambie el nombre de la columna haciendo clic con el botón secundario en CalculatedColumn1 y seleccionando Cambiar nombre de columna.

Figura 7.25. Escriba 10 – 90 Días y presione ENTRAR

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CAP. 7

POWERPIVOT PARA EXCEL

• CREAR UNA TABLA DINÁMICA A PARTIR DE LOS DATOS POWERPIVOT Cree siempre las tablas dinámicas desde la ventana de PowerPivot o desde la pestaña PowerPivot de la ventana de Excel. También hay un botón Tabla dinámica en la pestaña Insertar de la ventana Excel, pero las tablas dinámicas estándar de Excel no tienen acceso a sus datos de PowerPivot.

• AGREGAR UNA TABLA DINÁMICA AL ANÁLISIS 1 En la ventana de PowerPivot, en la ﬁcha Página principal, en el grupo Informes, haga clic en PivotTable y seleccione Tabla dinámica plana.

Figura 7.26. Opciones de Insertar informa de tabla dinamcia.

2 Excel muestra el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica sin estructura jerárquica. Haga clic en Hoja de cálculo existente y clic en

Figura 7.27. Ubicación del informe de tabla dinámica.

3 Excel muestra el cuadro de diálogo Selección de intervalo, haga clic en la celda C8.

Figura 7.28. Seleccionar celda donde se insertará el informe de tabla dinámica.

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4 Haga clic en el botón Aceptar.

Figura 7.29. En la ubicación se agregó Hoja1!C8.

5 Haga clic en el botón Aceptar. 6 Excel agrega una tabla dinámica vacía a la ubicación que especiﬁcó y muestra la lista de campos de PowerPivot. La lista de campos muestra dos secciones: una de campos en la parte superior para agregarlos y quitarlos, y otra en la parte inferior para reorganizarlos y cambiar su posición.

Figura 7.30. Informe de tabla dinámica.

7 Seleccione la tabla dinámica vacía. 8 En la lista de campos de PowerPivot, recórrala y busque la tabla Gestor. 9 Seleccione el campo Gestor. Asegúrese de que este campo se muestra en la ventana Valores de la lista de campos y arrástrelo a la sección Etiqueta ﬁla.

10 Seleccione el campo Deuda. Asegúrese de que este campo se muestra en la ventana Valores de la lista de campos y arrástrelo a la sección ∑ Valores.

11 Seleccione el campo Corriente. Asegúrese de que este campo se muestra en la ventana Valores de la lista de campos y arrástrelo a la sección ∑ Valores.

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CAP. 7

POWERPIVOT PARA EXCEL

12 Seleccione el campo 10 – 90 Dias. Asegúrese de que este campo se muestra en la ventana Valores de la lista de campos y arrástrelo a la sección ∑ Valores.

Figura 7.31. Informe de tabla dinámica con datos de la ventana Powerpivot.

13 Seleccione el campo Gestor de la tabla Gestor de la lista de campos y arrástrelo a la sección Segmentación de datos verticales.

14 Seleccione el campo Región de la tabla Gestor de la lista de campos y arrástrelo a la sección Segmentación de datos horizontales.

Figura 7.32. Informe de tabla dinámica agregando segmentación de datos horizontal y ver cal.

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15 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Estilo de tabla dinámica seleccione el estilo de tabla dinámica oscuro 28.

16 En la ficha Diseño, en el grupo Opciones de tabla dinámica, haga clic en Filas con bandas. 17 Haga clic en el segmento Región. 18 En la ficha Opciones, en el grupo Botones, en el campo columna escriba 4. 19 En la ficha Opciones, en el grupo Estilo de segmentación de datos, seleccione el Estilo de segmentación de datos oscuro 2.

20 Haga clic en el segmento Gestor. 21 En la ﬁcha Opciones, en el grupo Botones, en el campo columna escriba 4. 22 En la ﬁcha Opciones, en el grupo Estilo de segmentación de datos, seleccione el Estilo de segmentación de datos oscuro 3.

23 En la ﬁcha Vista, en el grupo Mostrar, haga clic en la casilla líneas de cuadrícula para desactivarlo.

Figura 7.33. Informe de tabla dinámica con es los de tabla dinámica y es los de segmentacion.

Listo. Se tiene un informe de tabla dinámica con datos en la ventana de PowerPivot.

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CAP. 7

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• CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO A PARTIR DE LOS DATOS POWERPIVOT Con el mismo archivo que se creó el informe de tabla dinámica en el archivo AnalisisCarteraCobranza.xlsx

1 En la ventana de Excel, en la ﬁcha PowerPivot, en el grupo Informe, seleccione Gráﬁco y tabla (Horizontal).

2 Excel muestra el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica sin estructura jerarquía. Haga clic en Nueva Hoja de cálculo.

Figura 7.34. Diseño horizontal de la tabla dinámica y gráﬁco dinámico.

3 Seleccione el campo Región dela tabla Gestor y arrástrelo a la sección Etiqueta de ﬁla. 4 Seleccione el campo Deuda y arrástrelo a la sección ∑ Valores. 5 Seleccione el campo Corriente y arrástrelo a la sección ∑ Valores. 6 Seleccione el campo Vencido y arrástrelo a la sección ∑ Valores. 7 Y en la sección Segmentación de datos vertical agregue el campo Gestor.

Figura 7.35. Se creó la tabla dinámica, pero no el gráﬁco.

El gráﬁco tiene en otra hoja sus datos que no están relacionados, pero son de la misma tabla Deuda.

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8 Haga clic en el gráﬁco y se muestra la lista de campos. 9 Seleccione el campo Región dela tabla Gestor y arrástrelo a la sección Etiqueta de ﬁla. 10 Seleccione el campo Deuda y arrástrelo a la sección ∑ Valores. 11 Automáticamente ya tiene agregado el campo Gestor en la sección Segmentación de datos.

Figura 7.36. Informe con gráﬁco dinámico y tabla dinámica.

Los datos del gráﬁco se encuentran en la hoja Datos de Hoja8 1 Gráﬁco.

Figura 7.37. Datos del gráﬁco.

12 Ahora aplicaremos formato, haga clic en una celda de la tabla dinámica de la hoja8. 13 En la ﬁcha Diseño, en el grupo Estilo de tabla dinámica seleccione el estilo de tabla dinámica oscuro 19.

14 En la ficha Diseño, en el grupo Opciones de tabla dinámica, haga clic en Filas con bandas. 15 En la ficha Diseño, en el grupo Opciones de tabla dinámica, haga clic en Columnas con bandas. 16 Haga clic en el segmento Región. 17 En la ficha Diseño, en el grupo Estilo de diseño, seleccione el Estilo 37.

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18 En la ficha Formato, en el grupo Estilo de forma, haga clic en Efecto sutil – aguamarina, Enfasis 5. 19 Modifique el tamaño del gráfico. 20 En la ficha Vista, en el grupo Mostrar, haga clic en la casilla Líneas de cuadrícula para desactivarla.

Figura 7.38. Gráﬁco dinámico y tabla dinámica con diseño y formatos.

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