Manual de calidad by Pedro Salazar

Manual de Calidad

GCS Consultores S.A. de C.V.

GCS Consultores SA de CV Lulú Gómez Lara. Ángel Cabrera Sosa. Pedro Salazar Sambrano. Sistemas de Calidad en Ingeniería. M.I. Sergio Álvarez Romero. 15 de diciembre 2009

MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 01 15/DICIEMBRE/2009 GCS Consultores S.A. de C.V. es propietario de los derechos de autor de este documento y que no debe ser usado para otro propósito distinto al que se destina; que es, fomentar una cultura de calidad, orden y trabajo en equipo entre todos los trabajadores de la empresa.

CGS Consultores S.A. de C.V. CALLE 5 C No. 339 x 40 Y 42 RESIDENCIAL PENSIONES C.P.97217 MÉRIDA, YUC. MÉXICO. TELS. (999)987 17 73 Y (999)129 65 87 CGSconsultores@live.com.m

ELABORO:

REVISÓ:

Lulú Gómez Lara Angel Cabrera Sosa Pedro Salazar Sambrano

Angel Cabrera Sosa Ing. Sergio Álvarez Romero Pedro Salazar Sambrano

APROBÓ:

SECCIÓN 0

MANUAL DE CALIDAD INDICE

PÁG. 1 de 1 15/12/2009

Revisión 1

INDICE.

SECCIÓN

CONTENIDO

ALCANCE Y OBJETIVOS 1.1

Objetivos del manual 5's

1.2

Alcance del Manual de Calidad 5's

POLÍTICAS Y OBJETIVOS DE CALIDAD 2.1

Filosofía

2.2

Misión

2.3

Visión

2.4

Valores

2.5

Políticas de Calidad

2.6

Objetivos de Calidad

ORGANIZACIÓN, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 3.1

Descripción de las áreas. REFERENCIAS NORMATIVAS.

4.1 5

Norma ISO 10013 - 2001 DESCRIPCIÓN DEL SIST. DE DIR. DE CALIDAD.

5.1 5.2 5.3

SISTEMA DE CALIDAD DE LAS 5`S COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN. COMITÉ DE CALIDAD.

APEDICE A

APEDICE B

MANUAL DE CALIDAD ALCANCE Y OBJETIVOS

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INTRODUCCIÓN

El presente Manual refleja la convicción de que el Sistema de Calidad de las 5`s contribuye a satisfacer las necesidades de nuestros clientes externos e internos. Es la intención de GCS Consultores S.A de C.V. demostrar la capacidad para proporcionar servicios que contribuyan a la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz del sistema, aumentando la productividad de la empresa mejorando el ambiente laboral, los espacios físicos de trabajo y fomentando una cultura de calidad y trabajo en equipo. El Manual es usado como medio para establecer los lineamientos internos bajo los cuales es controlada la prestación de nuestros servicios. GCS Consultores S.A. de C.V. entiende y contribuye al hecho de que La Organización y el Orden son el fundamento para lograr minimizar los defectos, reducir los costos y mejorar la seguridad por ello, hemos elaborado el presente manual con la finalidad de implementar el Sistema de Calidad 5’s el cual fortalece el compromiso del personal con su área de trabajo, con su equipo y con la empresa, aumenta la productividad ya que un lugar limpio y ordenado es mucho más seguro y genera menos errores.

1.1 OBJETIVOS DEL MANUAL DE LAS 5’S 

Describir el Sistema de Dirección de Calidad de GCS Consultores S.A. de C.V. de las 5’s



Implementar el sistema de calidad y fortalecer una cultura de mejoramiento continuo, utilizando herramientas que ayuden a la empresa a cumplir con sus objetivos propuestos, misión, visión y valores con eficiencia y eficacia.



Documentar el sistema de calidad de 5`s de GCS Consultores S.A de C.V. con el objetivo de mantener y conservar la imagen de las instalaciones, ayudar a los empleados a entender el rol que tienen en la empresa y la importancia de su trabajo en ella, proveer un marco claro y eficiente de las operaciones principales de la empresa.



Proveer las bases para la mejora continua.

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1.2 ALCANCE DEL MANUAL DE CALIDAD 5’S El Sistema de Calidad de las 5`s de GCS Consultores aplica a todas las áreas y departamentos de la empresa y su implementación y operación será de manera simultánea en todas las áreas y niveles de la misma. Las revisiones del Manual serán anuales y comprenderán: a) Revisión de la Política y Objetivos de Calidad por parte de la Alta Dirección. b) Cambios como consecuencia de los reportes de las auditorías internas efectuadas. c) Alguna mejora o cambio al documento. El Director General de GCS Consultores S.A. de C.V. es responsable del control de las revisiones a este manual de calidad. Se pueden hacer revisiones extraordinarias al manual por acuerdo del comité de calidad, cuando se presente alguna o varias de las causas de revisión señaladas en el párrafo anterior. La actualización, mantenimiento, revisión, cambio, corrección o modificación de este Manual puede ser en forma total o parcial, siempre y cuando sea registrado el nivel de revisión, de tal forma que solamente su última revisión sea la válida.

MANUAL DE CALIDAD POLÍTICAS Y OBJETIVOS DE LA CALIDAD

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2. POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD. 2.1 FILOSOFÍA. Somos una empresa consultora joven, capaz y comprometida con nuestro trabajo, con nuestros clientes y con la sociedad en general, ofreciendo un servicio de calidad que satisfaga al máximo las necesidades de los clientes adaptándonos a sus solicitudes, para esto contamos con personas altamente capacitadas para enfrentar los retos que demanda la industria de la construcción. 2.2 MISIÓN Entregar permanentemente un elevado nivel de servicio, contribuyendo a la excelencia de nuestros clientes, siendo su socio estratégico y aliado para apoyarlo en la solución de sus problemas. 2.3 VISIÓN. Ser líderes y referentes en el suministro de soluciones integrales que contribuyan al crecimiento de las organizaciones, fortaleciendo el desarrollo humano. Posicionándonos como la empresa de consultoría más confiable, sólida y visionaria del sureste. Implementar una cultura de calidad en las empresas constructoras de México, utilizando herramientas innovadoras y efectivas. 2.4 VALORES.   

  



Seriedad. Trabajar con veracidad y responsabilidad. Trabajo en equipo. Desempeñando un trabajo individual y teniendo una actitud de servicio con el espíritu del grupo para un fin común, exterior al equipo. Credibilidad. Capacidad de generar confianza y grado de conocimiento. La credibilidad es una condición indispensable en las relaciones de negocios y la comunicación creíble es clave en la construcción de la imagen corporativa. (La imagen corporativa, es la idea global que poseen sobre sus productos, servicios, actividades y conducta). Integridad: Actuar siempre con honestidad, responsabilidad y respeto en todas nuestras interacciones con nuestros clientes. Coraje y valentía: Estamos decididos a enfrentar los retos con nuestra capacidad e innovación. Espíritu emprendedor: Creatividad, innovación y aprendizaje son cualidades que valoramos y sabemos reconocer dentro de la empresa así mismo buscamos fortalecer a nuestro personal con constante capacitación. Confianza: Nos esforzamos en ganar la confianza de nuestros clientes frente a nuestros competidores, a través del compromiso que sentimos al tener la oportunidad de servirles.

MANUAL DE CALIDAD POLÍTICAS Y OBJETIVOS DE LA CALIDAD

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2.5 POLITÍCA DE CALIDAD. Los servicios de consultoría que ofrece GCS Consultores S.A. de C.V., deberán tener como prioridad satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes y del personal interno de la empresa, basándonos en el sistema de calidad de las 5`s, que promueva el desarrollo de nuestro personal y su participación activa en la mejora continua de la empresa. 2.6 OBJETIVOS DE LA CALIDAD. 

Implementar el Sistema de Calidad en CGS Consultores S.A de C.V. e Incrementar la satisfacción de nuestros clientes y de nuestros trabajadores, fomentando el trabajo en equipo.



Mayor productividad mejorando el lugar de trabajo (espacios limpios y ordenados) y reduciendo a cero los errores.



Mantener en un 100% la satisfacción de nuestros clientes buscando las mejores prácticas, reduciendo tiempos y eliminando los objetos muertos.



Certificar los procesos estratégicos de CGS Consultores S.A. de C.V., conforme a la norma ISO 9001:2000 al año 2010.

MANUAL DE CALIDAD ORGANIZACIÓN Y AUTORIDAD.

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3. ORGANIZACIÓN, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD. Dirección General

Calidad

Mercadotecnia y Publicidad

Administración

Producción

Contabilidad

Investigación

Compras

Analistas de Datos

Ventas

Recursos humanos

Elaboración de Propuestas

Implementación

Presupuestos

3.1 DESCRIPCION DE LAS ÁREAS. a) Dirección General. Se encarga de hacer planes, programas y estrategias que permitan alcanzar los objetivos de la empresa. b) Mercadotecnia. Es el área responsable de las relaciones públicas y promoción de la empresa, así como de su imagen institucional. c) Administración. Es el área responsable de la organización, negocios, finanzas y manejo del personal de la empresa. d) Producción. Es el departamento responsable de la creación y elaboración de los servicios de la empresa. e) Calidad. Es el área responsable de la gestión, implementación y control de los sistemas de calidad en la empresa.

MANUAL DE CALIDAD REFERENCIAS NORMATIVAS

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4. REFERENCIAS NORMATIVAS. 4.1 NORMA ISO 10013 – 2001 Este manual así con los procesos y procedimiento que integran el Sistema de Calidad de las 5’s han sido desarrollados conforme a lo que establecen las normas: a) ISO 10013:2001 TECHNICAL REPORT, Guía para la documentación de sistemas de calidad. Manual de Calidad. b) ISO 10013:2001 TECHNICAL REPORT, Guía para la documentación de sistemas de calidad. Documentación de procesos. c) ISO 10013:2001 TECHNICAL REPORT. Guía para la documentación de sistemas de calidad. El proceso de aprobación, publicación y control de documentos de sistema de dirección de calidad.

SECCIÓN 5

MANUAL DE CALIDAD SIST. DE DIR. DE CALIDAD. DESCRIPCION

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5. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE DIRECCIÓN DE CALIDAD. 5.1 SISTEMA DE CALIDAD DE LAS 5`S. El movimiento de las 5'S es una concepción ligada a la orientación hacia la calidad total que se originó en el Japón bajo la orientación de Deming hace más de cuarenta años y que está incluida dentro de lo que se conoce como mejoramiento continuo. El Sistema de Calidad de las 5`s se enfoca a una efectiva organización del área de trabajo, simplificación del ambiente laboral y en la reducción del desperdicio mientras mejora la calidad y la seguridad. Entre los beneficios que aporta tenemos que se fortalece el trabajo en equipo y el ambiente laboral; se logra mayor productividad (evitando que las cosas se hagan dos veces) y se eliminan los tiempos y gastos innecesarios; Eleva el nivel de satisfacción y motivación del personal hacia el trabajo y el crecimiento a nivel humano y personal de autodisciplina y autosatisfacción. Su nombre responde a las iniciales de cinco palabras japonesas que comienzan por "S": • • • • •

"Seiri" = despejar, seleccionar. Separar lo útil de lo inútil. "Seiton" = ordenar, organizar. Colocar lo útil en su sitio. "Seiso" = recuperar, limpiar. Reparar lo que no está bien. "Seiketsu" = normalizar, mantener. Establecer los procesos. "Shitsuke" = disciplina, respetar las reglas.

La aplicación de la metodología "5S" es el paso previo para implantar otras metodologías de mejora de productividad, de calidad, de seguridad. Es fundamental el compromiso de la Dirección, conseguir la implicación de todos, a todos los niveles, trabajando en equipos pequeños y perseverar hasta llegar al final 5.2 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN. Es responsabilidad de la alta dirección, motivar a sus colaboradores para lograr su involucramiento y compromiso con el programa; El establecimiento del presupuesto al programa y ser promotor de las actividades y eventos relacionados con el programa de implantación. Es responsabilidad de la alta dirección, asignar el primer día de la limpieza general, de identificar el equipo y material innecesario y obsoleto y supervisar que su separación y desalojo se lleve a cabo. Debe escogerse un día que no provoque trastornos a la empresa, empleados, proveedores y clientes. De igual manera, es responsabilidad de la alta dirección, darle seguimiento y continuidad al sistema de calidad, por lo que deberá programar de manera anual, un día de limpieza general para toda la organización.

MANUAL DE CALIDAD SIST. DE DIR. DE CALIDAD. DESCRIPCION

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5.3 COMITÉ DE CALIDAD. Este organismo coordina las funciones necesarias para la puesta en marcha del sistema, su acompañamiento durante el desarrollo y la posterior consolidación. Prevé los recursos necesarios tanto económicos como humanos. Para realizar éstas funciones, el Comité de calidad debe estar integrado por los altos directivos, de arriba hacia abajo, en el organigrama de GCS Consultores S.A. de C.V. El tamaño del Comité de Calidad estará determinado por el número de trabajadores de la empresa, no siendo más de 3 directivos para una empresa con 15 empleados o menos. El Comité de calidad debe reunirse una vez a la semana durante una hora, para darle seguimiento y proponer mejoras al sistema de calidad y ver que se estén cumpliendo con los objetivos del mismo, debe hacer y conservar los registros (resultado de estas reuniones). Es responsabilidad del Comité de Calidad asignar a los responsables por áreas individuales y compartidas señalándolas de manera clara en un croquis. De igual manera asignar a los responsables de las áreas comunes de manera semanal. Se considera área compartida aquellas donde se encuentren más de dos escritorios o áreas de trabajo en el mismo espacio; las áreas de trabajo individuales son las oficinas privadas y por área común, aquellos espacios que son de uso compartido por diferentes departamentos o personal de la empresa. Éste procedimiento se encuentra descrito en el anexo B. Es responsabilidad del Comité de Calidad fomentar la disciplina, para esto debe evaluar el grado de cumplimiento de las directrices establecidas, organizando las auditorías. Las auditorías consisten en una comprobación sistemática (utilizando un cuestionario de referencia) por parte de un auditor (persona cualificada que no pertenece al área auditada) del nivel de cumplimiento de los requisitos establecidos. . Éste procedimiento se encuentra descrito en el anexo B.

MANUAL DE CALIDAD DOCMENTACIÓN DE PROCESOS VERSIÓN 01 15/DICIEMBRE/2009 GCS Consultores S.A. de C.V. es propietario de los derechos de autor de este documento y que no debe ser usado para otro propósito distinto al que se destina; que es, fomentar una cultura de calidad, orden y trabajo en equipo entre todos los trabajadores de la empresa.

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Lulú Gómez Lara Angel Cabrera Sosa Pedro Salazar Sambrano

Angel Cabrera Sosa Ing. Sergio Álvarez Romero Pedro Salazar Sambrano

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SECCIÓN 6

MANUAL DE CALIDAD APENDICE A

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APÉNDICE A. Documentación de los procesos claves de GCS Consultores S.A. de C.V. MAPA GENERAL DE LOS PROCESOS DE GCS Consultores S.A. de C.V. El mapa general de procesos de GCS Consultores S.A. de C.V. muestra todos los procesos de la organización, de aquí se identifican y documentan los procesos que son claves para la empresa, los cuales se encuentran descritos en ésta sección. PROCESO GENERAL DE LA EMPRESA Dar asesoría técnica y administrativa de excelencia para la solución de problemas a empresas constructoras. 

MERCADOTECNIA Y PUBLICIDAD o Diseño de Imagen y Publicidad. Objetivo: Adecuada imagen corporativa.  o

Promoción. Objetivo: Dar a conocer la consultoría y sus servicios. 



Selección y contratación del proveedor de imagen.

Selección del medio de comunicación para la promoción

ADMINISTRACIÓN. o Contabilidad. Objetivo: que las finanzas de la empresa sean saludables, estables.  Declaraciones anuales.  Estado financiero de la empresa.  Control presupuestario.  Cobros. o

Compras. Objetivo: proveer de materiales necesarios y considerando la factibilidad en precios.  Selección de proveedores y compra para papelería e utensilios básicos.

Ventas. Objetivo: conseguir a la mayor cantidad de clientes y cerrar las ventas.  

Investigación de Clientes. Ventas.

Recursos Humanos. Objetivo: reclutar al personal mejor capacitado.  

Reclutamiento de personal Capacitación y actualización de personal.

Presupuestos

Calidad. Objetivo: lograr productividad, eficiencia y mejora en los servicios. 

Selección del sistema de calidad.

MANUAL DE CALIDAD APENDICE A



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ESTUDIOS DIAGNOSTICOS. o Investigación. Objetivo: determinación de datos para obtener una imagen más clara de la situación.  Primera Reunión. Objetivo: Conocer el problema desde el punto de vista del cliente y obtener información sobre el área de estudio.  Área de Estudio Administrativa.  Área de Estudio Técnica.  Área de Estudio Financiera.  Área de Estudio de Producción. 

Estudio Preliminar. Objetivo: Definir con más claridad el problema de la organización cliente y determinar el tipo de tarea de consultaría que se realizara.  Problemas de Perfeccionamiento  Problemas de Creación  Problemas de Corrección



Investigación de datos y determinación de las fuentes y modos de obtención. Objetivo: Determinar y obtener la información necesaria de acuerdo al área de estudio y tipo de problema.



Elaboración del Informe sobre la investigación efectuada. Objetivo: Tener un informe estructurado con toda la información necesaria de la empresacliente para posteriormente hacer un análisis de los datos.

Análisis de datos. Objetivo: determinar si es necesario y posible introducir un cambio.  Clasificación.  Análisis de relaciones y causas.  Comparación.  Síntesis.

Elaboración y presentación de propuestas. Objetivo: formular al cliente propuestas para la   

solución de los problemas definidos. Elaboración de propuestas alternativas. Evaluación y elección de alternativas. Presentación de propuestas al cliente.

Aplicación. Objetivo: aplicar y ejecutar de manera adecuada la propuesta a la que se haya elegido.  Guía y asesoría a la empresa.  Ejecución del programa.  Creación del equipo colaborador.  Mantenimiento y control de la nueva práctica.  Informe final sobre la tarea.

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TITULO. Estudio Preliminar de la empresa Cliente. OBJETIVO. Conocer la situación actual de la empresa y determinar correctamente el problema para cuya solución se requiere la ayuda del consultor y preparar propuestas concretas para el cliente sobre los objetivos, la organización y el costo de la tarea de consultoría. AUTORIDAD. Es de carácter obligatorio. ALCANCE. Este procedimiento es aplicable problemas de atraso en la ejecución de proyectos de tipo residencial. PRERREQUISITOS. El estudio preliminar de la empresa es consecuencia de un contacto entre el consultor y un posible cliente, es decir una primera reunión entre el consultor de diagnostico y el cliente, en la cual éste proporciona información específica sobre el área del estudio que se registra en el documento de cita preliminar. ENTREGABLES. Reporte Preliminar: La evaluación del funcionamiento de la organización y la identificación de los puntos fuertes (susceptibles a mejoras) y los puntos débiles que deben remediarse y la definición de los problemas fundamentales. Esta información debe revelar el tipo y el grado de ayuda que el consultor prestará al cliente. RESPONSABILIDADES.

Consultor de diagnóstico. Es el encargado de tener el primer acercamiento con el cliente. Éste tiene la responsabilidad de ganarse la confianza del cliente, causarle una impresión favorable y de hacer énfasis en los posibles beneficios que éste puede obtener y llevar a cabo el estudio preliminar de la organización cliente. Consultor operativo. Tendrá la responsabilidad de asistir al consultor de diagnostico. REFERENCIAS. No Aplica.

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PROCEDIMIENTO.

1. El consultor de diagnóstico acude a la cita para entrevistarse con el jefe del departamento.

2. El consultor de diagnóstico durante la cita debe recorrer físicamente el área de trabajo y observar el funcionamiento de sus procesos. De todo esto debe tomar notas y registrarlas en un formato. Ver Registro 1.

3. El consultor de diagnostico, posterior al recorrido, solicita al jefe del departamento su firma para hacer constancia del recorrido y que se han tomado los datos para el primer diagnostico. Ver Registro 2.

4. El consultor de diagnostico acuerda con el cliente fecha y lugar en que se les hará entrega del Reporte Preliminar (tercera cita). El tiempo de entrega será de acuerdo a su criterio y no debe exceder a los 10 días hábiles.

5. El consultor de diagnóstico analiza toda la información obtenida para dar un primer diagnostico general con mayor exactitud los orígenes de sus problemas. (corrección, perfeccionamiento o creación) y estima tiempos y costos de la tarea de consultoría. Ver anexo 1 y Registro 3.

6. El consultor de diagnóstico organiza sus conclusiones en un informe en donde precisa el tipo de problema, tiempos, costos de ejecución y beneficios (cuantitativos) de la tarea. El formato de éste informe será el mismo del informe General de la investigación (ver procedimiento Informe sobre la investigación Efectuada).

7. El consultor de diagnostico al finalizar el estudio, acude a la cita en la fecha y lugar acordada, para hacer entrega y una breve presentación oral (y visual si corresponde) del Reporte Preliminar. Nota: posterior a la presentación, El consultor de diagnostico no debe apurar al cliente y debe ser paciente y esperar a que el cliente tome su decisión.

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8. Si después de 5 días hábiles, el cliente aún no ha dado respuesta, el consultor de diagnostico debe ponerse en contacto con él para conocer su decisión. En caso de que su respuesta sea que no, el consultor de diagnostico se entrevista con el cliente para conocer las causas por las que no fue aceptada la propuesta y considerarlas susceptibles a mejoras para futuros trabajos; posteriormente se abre un expediente de archivo con vigencia de 6 meses. 9. Si el cliente está dispuesto a aceptar la ejecución de la tarea (resultado del estudio preliminar), el consultor de diagnostico firma un contrato con el cliente en el cual se establece el inicio de la tarea. Nota: el contrato es elaborado por el departamento de contabilidad de nuestra empresa.

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APENDICE A

DIAGRAMA DE FLUJO Inicio

Entrevista con Jefe de Depto.

Recorrido y observación del funcionamiento de los procesos.

Solicitud al jefe del departamento firma de que sea ha hecho el recorrido

Acuerdo de fecha y lugar de entrega del reporte preliminar.

Análisis de la información obtenida para dar un 1er diagnostico y estimar tipo, tiempos y costos de la tarea.

Organización de conclusiones en un Reporte Preliminar.

Entrega y presentación del reporte preliminar

Esperar la respuesta del cliente hasta 5 días hábiles.

Se abre un expediente de archivo con vigencia hasta de 6 meses y se concluye la tarea.

¿Acepta?

Si Firma de contrato.

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SECCIÓN 6

MANUAL DE CALIDAD APENDICE A

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TITULO FORMATO

CHECK LIST PRELIMINAR

No. DE REGISTRO

EMPRESA CLIENTE PROYECTO/TAREA ELABORÓ REVISÓ DATOS FECHA

CONCEPTO

OBSERVACIONES

¿Existe atraso por incumplimiento de suministro del recurso humano, materiales o financieros? Es peci fi ca r el ti po.

¿La relación laboral entre los departamentos que intervienen en el diseño y construcción de un proyecto es buena? es peci fi ca r Si , No y porqué.

¿El flujo de información entre los departamentos que intervienen en el diseño y construcción de un proyecto es buena? es peci fi ca r Si , No y porqué.

¿Los ingenieros residentes, supervisores y superintendentes tienen la experiencia que se requiere para los proyectos? es peci fi ca r Si , No y porqué.

Notas: És ta i nforma ci ón es de ca rá cter confi denci a l y de us o excl us i vo de l a empres a GCS Cons ul tores . És te i nforme es vi gente a pa rti r de l a fecha de regi s tro ha s ta 1 a ño des pués de fi na l i za r el tra ba jo. Cua l qui er i nforma ci ón a di ci ona l deberá i r a nexa a es te i nforme fi rma da por el cons ul tor y l a empres a cl i ente.

Solicita Consultor Operativo.

Vo. Bo. Empresa cliente

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MANUAL DE CALIDAD

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APENDICE A

TITULO FORMATO

REGISTRO DE VISITAS

No. DE REGISTRO

EMPRESA CLIENTE PROYECTO/TAREA ELABORÓ REVISÓ DATOS FECHA DEPARTAMENTO (ÁREA) QUE SE VISITÓ: EMPLEADO QUE RECIBIÓ LA VISITA: HORA DE LA VISITA:

DESCRIPCIÓN BREVE DE LA CONSULTA.

Solicita Consultor Operativo.

Vo. Bo. Empresa cliente

Revisión 1

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APENDICE A TITULO FORMATO

SECCIÓN 6

Revisión 1

COSTOS Y TIEMPOS DE EJECUCIÓN 3

No. REGISTRO EMPRESA CLIENTE PROYECTO/TAREA ELABORÓ REVISÓ DATOS FECHA

TIPO

TAMAÑO

PROBLEMA

TECNICA

TIEMPO

COSTOS

Notas: Ésta información es de carácter confidencial y de uso exclusivo de la empresa GCS Consultores. Éste informe es vigente a partir de la fecha de registro hasta 1 año después de finalizar el trabajo. Cualquier información adicional deberá ir anexa a este informe firmada por el consultor y la empresa cliente.

Solicita Consultor Operativo.

Aprobó Empresa cliente

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TITULO FORMATO

TIPOS DE PROBLEMAS

No. DE ANEXO

EMPRESA CLIENTE PROYECTO/TAREA ELABORÓ REVISÓ DATOS FECHA

DEPARTAMENTO (ÁREA) QUE SE VISITÓ: EMPLEADO QUE RECIBIÓ LA VISITA: HORA DE LA VISITA:

PROBLEMA

DESCRIPCIÓN CUANDO LA SITUACIÓN SE HA DETERIORADO. ESTO SIGNIFICA QUE CON CASI LOS MISMOS RECURSOS, EN EL PASADO SE CONSEGUÍA UN RENDIMIENTO SATISFACTORIO QUE NO SE LOGRA AHORA. EL

CORRECCIÓN

PROBLEMA ESTÁ CLARAMENTE DETERMINADO. LA SOLUCIÓN RESIDE EN DESCUBRIR LAS DESVIACIONES QUE SE HAN PRODUCIDO Y HALLAR Y CORREGIR SUS CAUSAS. ES MUY PROBABLE QUE SE LLEGUE A UNA SITUACIÓN MEJOR QUE LA ORIGINAL. CUANDO SE TRATA DE LA MEJORA DE UNA SITUACIÓN DETERMINADA. PUEDEN ESTAR RELACIONADOS CON ELEMENTOS PARCIALES DE LA

PERFECCIONAMIENTO

GESTIÓN, COMO LA CONTABILIDAD Y LA TÉCNICA DE CONTROL DE LOS COSTOS, LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS O EL MANTENIMIENTO DE REGISTROS.

CUANDO SE TRATA DE CREAR UNA SITUACIÓN TOTALMENTE NUEVA. EL CONSULTOR DISPONE AL PRINCIPIO DE MUY POCOS ELEMENTOS DE JUICIO. SUCEDE A MENUDO CON ORGANIZACIONES EN EXCELENTE

CREACIÓN

ESTADO QUE RECURREN A UN CONSULTOR PARA HALLAR NUEVAS ESFERAS DE EXPANSIÓN, OFRECER NUEVOS SERVICIOS A LOS CLIENTES, EXPERIMENTAR FORMAS INNOVADORAS DE INCENTIVACIÓN PROPONER NEGOCIOS CON ASOCIADOS EXTRANJEROS, ETC.

Notas: Ésta información es de carácter confidencial y de uso exclusivo de la empresa GCS Consultores. Éste informe es vigente a partir de la fecha de registro hasta 1 año después de finalizar el trabajo. Cualquier información adicional deberá ir anexa a este informe firmada por el consultor y la empresa cliente.

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TITULO. Investigación de datos. OBJETIVO. El objetivo es la obtención de datos para identificar los puntos de mejoras, en función a la tarea que se vaya a realizar, para tener una imagen más clara de la situación y que las propuestas correspondan con la realidad. AUTORIDAD. Es de carácter obligatorio. ALCANCE. Este procedimiento es aplicable a la recopilación de datos para el área de proyectos y construcción de tipo residencial de una empresa constructora. PRERREQUISITOS. El estudio preliminar de la empresa. Check list del área de construcción. ENTREGABLES. La reunión de los datos termina con la organización y tabulación de los mismos, para posteriormente iniciar con su análisis. RESPONSABILIDADES.

Consultor de diagnostico. Es su responsabilidad definir en colaboración con el cliente y con los miembros de la empresa que saben qué registros se llevan, sobre las fuentes de datos que han de usarse y sobre el modo en que han de usarse.

Consultor operativo. Es el responsable de establecer el primer contacto con el personal del cliente y de obtener los datos necesarios de acuerdo a las fuentes y modos acordados. También es su responsabilidad hacer el “diario de la tarea” que es el registro que redacta el resumen de los hechos importantes del día, además que debe enviar copia de todos los documentos hechos durante la tarea. REFERENCIAS. Los registros y fuentes externas para la elaboración del estudio de organizaciones análogas.

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PROCEDIMIENTO. 1. El consultor de diagnóstico programa el inicio de la tarea de consultoría y revisa que el check list de construcción que se va a aplicar esté completo para evitar contratiempos en la visita. 2. Durante la visita, el consultor diagnóstico verifica una serie de actividades y resultados que la organización debe cumplir en el área de proyectos y construcción, de acuerdo al check list y se compromete con el cliente en entregar los primeros resultados a los tres días hábiles, fijando nueva cita. Ver Registro 4. 3. El consultor de diagnóstico analiza la información del check list y elabora un reporte interno en el que redacta los puntos de mejora de la organización así cómo los métodos de trabajo y fuentes más adecuados de obtención de datos, de acuerdo a su criterio. Ver procedimiento de Reporte de la Investigación. Anexo2 4. El consultor de diagnóstico asiste a la cita con el cliente donde expone, explica y discute el contenido del reporte con él, hasta que se todos los puntos queden aprobados. 5. Si el cliente está completamente de acuerdo firma junto con El consultor de diagnóstico el reporte donde se precisan los datos de la tarea, las fuentes, el lugar y días de las reuniones. Si no, El consultor de diagnóstico seguirá tratando los puntos hasta llegar a algún acuerdo que beneficie el trabajo de ambas partes, de acuerdo a su criterio. 6. El consultor de diagnóstico debe asegurarse que todo el personal del departamento de construcción y proyectos este informado de la llegada del consultor operativo para el inicio de la tarea. El consultor de diagnostico programa una cita (al día siguiente) para presentar al consultor operativo con el cliente y otros empleados. 7. El consultor operativo es presentado a los empleados y establece contacto con los mismos para comenzar con la tarea de investigación de datos, de acuerdo a lo establecido con el cliente (lugar y fuentes). 8. El consultor operativo enlista los modos y fuentes de recolección de datos establecidos con anterioridad y organiza un calendario de actividades que va a ejecutar dentro y fuera de la empresa para la recolección de los mismos. Así mismo define los días fijos para entrevistas y juntas en el calendario, todo de acuerdo a su criterio respetando el tiempo de duración de la tarea establecido con anterioridad. Ver Registro 5 y Anexo 3 9. El consultor operativo elabora la entrevista de acuerdo al criterio establecido por nuestra empresa. Ver anexo 4 para elaborar las entrevistas.

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Revisión 1

10. El consultor operativo realiza las actividades de recopilación de datos de acuerdo a sus días de calendario. 11. El consultor de diagnóstico desarrolla un estudio comparativo (de manera paralela a la recopilación de datos internos de la empresa) de las organizaciones análogas pertenecientes al miso sector que logran mejores resultados (ver procedimiento). 12. El consultor operativo organiza y tabula los datos obtenidos en un informe en función del objeto con que han de usarse. Ver anexo 5. Para elaborar el informe el consultor operativo seguirá el formato establecido del informe de investigación. 13. El consultor operativo hace una última revisión sobre los resultados obtenidos, ya que todos los datos deben verificarse antes de ser sometidos al análisis. 14. El consultor operativo entrega la tabulación de los datos obtenidos al consultor de diagnostico, y se hace constancia de la entrega en un reporte de entrega de la tarea, establecido por la empresa. Ver Registro 6

SECCIÓN 6

MANUAL DE CALIDAD

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APENDICE A

A DIAGRAMA DE FLUJO Inicio de la tarea y revisión del checklist de construcción.

Verificación de actividades y resultados de acuerdo al check list

Análisis de la información del check list y elaboración de reporte interno.

Cita con el cliente donde expone, explica y discute el contenido del reporte

¿Acepta?

Si Firma del reporte

Llegada del consultor operativo para el inicio de la tarea

El consultor operativo es presentado a los empleados

Listado de modos y fuentes de recolección de datos y calendarización de actividades

Elaboración de entrevistas

Recopilación de datos de acuerdo a sus días de calendario

Desarrollo un estudio comparativo

Organización y tabulación los datos obtenidos

Revisión de los resultados obtenidos

Entrega de tabulación de los datos obtenidos al consultor de diagnostico

Revisión 1

MANUAL DE CALIDAD

SECCIÓN 6 PÁG.15 de 40 15/12/2009

APENDICE A

TITULO FORMATO

CHECK LIST DE PROGRAMA DE OBRA

No. DE REGISTRO

EMPRESA/CLIENTE PROYECTO/TAREA ELABORÓ REVISÓ DATOS FECHA

CONCEPTO

OBSERVACIONES

¿Se realiza un programa para cada obra?

¿utilizan algún software para realizar el programa?

¿Quién elabora el programa de obra?

¿Quién revisa el programa de obra?

¿Con qué criterios de tiempos de ejecución elaboran el programa? ¿A quién se le entrega el programa? Nombre del puesto

¿Se sigue el programa?

¿se hacen registros del avance de obra en función de lo programado?

Solicita Consultor Operativo.

Revisión 1

Vo. Bo. Empresa cliente

MANUAL DE CALIDAD

SECCIÓN 6 PÁG.16 de 40 15/12/2009

APENDICE A

Revisión 1

TITULO FORMATO CHECK LIST DE ASIGNACIÓN DE RECURSOS No. DE REGISTRO

EMPRESA/CLIENTE PROYECTO/TAREA ELABORÓ REVISÓ DATOS FECHA

CONCEPTO

OBSERVACIONES

¿utilizan algún software para asignar recursos?

¿Quién elabora el programa de recursos?

¿Quién revisa el programa de obra?

¿Cómo se financian las obras, con recursos de la empresa o del cliente?

¿A quién se le entrega el programa de recursos? ¿Se sigue el programa de recursos?

¿Cuál es el porcentaje de anticipo y pagos de la obra?

Solicita Consultor Operativo.

Vo. Bo. Empresa cliente

SECCIÓN 6

MANUAL DE CALIDAD APENDICE A

PÁG.17 de 40 15/12/2009

TITULO FORMATO

CHECK LIST DE PRESUPUESTO

No. DE REGISTRO

EMPRESA/CLIENTE PROYECTO/TAREA ELABORÓ REVISÓ DATOS FECHA CONCEPTO

OBSERVACIONES

¿Quién elabora el presupuesto? Nombre del puesto

¿Utiliza algún programa, cuál? Nombre del software o softwares.

¿Se acuerda tiempo de entrega con el cliente, Cuánto tiempo? Especificar días hábiles o semanas

¿Se cumplen los tiempos de entrega?

¿Quién revisa el presupuesto? Nombre del puesto

¿Hacen observaciones del presupuesto? IVA, Tiempo de validez en costo, etc.

Solicita Consultor Operativo.

Vo. Bo. Empresa cliente

Revisión 1

SECCIÓN 6

MANUAL DE CALIDAD

PÁG.18 de 40 15/12/2009

APENDICE A

Revisión 1

TITULO FORMATO

LISTA DE ACT. DE OBTENCIÓN DE DATOS

No DE REGISTRO

EMPRESA/CLIENTE PROYECTO/TAREA ELABORÓ REVISÓ DATOS FECHA

LISTADO DE ACTIVIDADES DE MODOS DE OBTENCIÓN DE DATOS. CLAVE

ACTIVIDAD

FUENTE O MODO

LUGAR

DURACION

Solicita Consultor Operativo.

Vo. Bo. Empresa cliente

SECCIÓN 6

MANUAL DE CALIDAD

PÁG.19 de 40 15/12/2009

APENDICE A

Revisión 1

TITULO FORMATO

ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN

No. DE REGISTRO

EMPRESA CLIENTE PROYECTO/TAREA ELABORÓ REVISÓ DATOS FECHA

ENTREGA DE DOCUMENTOS DE LA TAREA

Por medio de la presente se hace constar que el (la) entregó de manera completa y correcta los siguientes documentos:

Corresondientes a la etapa de de la tarea de consultoría realizada a la empresa durante el tiempo asignado por la empresa para la ejecución del proyecto.

Notas: És ta i nforma ci ón es de ca rá cter confi denci a l y de us o excl us i vo de l a empres a GCS Cons ul tores . És te i nforme es vi gente a pa rtir de l a fecha de regi s tro ha s ta 1 a ño des pués de fi na l i za r el tra ba jo. Cua l qui er i nforma ci ón a di ci ona l deberá i r a nexa a es te i nforme fi rma da por el cons ul tor y l a empres a cl i ente.

Entrega Consultor Operativo.

Recibe Consultor Diagnóstico

SECCIÓN 6

MANUAL DE CALIDAD APENDICE A

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Revisión 1

TITULO FORMATO GUÍA DE FUENTES DE OBTENCIÓN DE DATOS No. DE ANEXO

EMPRESA CLIENTE PROYECTO/TAREA ELABORÓ REVISÓ DATOS FECHA

FUENTES DE OBTENCIÓN DE DATOS

DETERMINAR SI LAS FUENTES SERÁN:

 

Internas: dentro de la empresa Externa: de publicaciones externas a la empresa.

    

Archivos. Informes Publicaciones Cintas, grabaciones, dibujos o imágenes Archivos digitales (PC)

DE REGISTROS:

DE ACONTESIMIENTOS O SITUACIONES:



Registro de la observación de acciones. (ver procedimiento).

  

Por medio de entrevistas. (ver procedimiento) Por medio de cuestionarios (ver procedimiento) Informes especiales. (ver procedimiento).

DE RECUERDOS:

SECCIÓN 6

MANUAL DE CALIDAD

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APENDICE A

TITULO FORMATO

Revisión 1

CALENDARIZACIÓN

No. DE ANEXO EMPRESA CLIENTE PROYECTO/TAREA ELABORÓ REVISO DATOS FECHA

FORMATO DE CALENDARIZACIÓN

Noviembre

Diciembre

Enero

LUNES

MARTES

MIERCOLES

JUEVES

VIERNES

2 9 16 23 30 7 14 21 28 4 11 18 25

3 10 17 24 1 8 15 22 29 5 12 19 26

4 11 18 25 2 9 16 23 30 6 13 20 27

5 12 19 26 3 10 17 24 31 7 14 21 28

6 13 20 27 4 11 18 25 1 8 15 22 29

Juntas con Directivos Dias de Entrevistas con el Personal Otras Tareas de Investigacion de Datos

SECCIÓN 6

MANUAL DE CALIDAD

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APENDICE A

TITULO FORMATO

Revisión 1

GUIA DE CONTENIDO DE LA ENTREVISTA

No. DE ANEXO

EMPRESA CLIENTE PROYECTO/TAREA ELABORÓ REVISÓ DATOS FECHA

DATOS QUE SE DESEAN OBTENER ¿Qué datos? Al determinar qué datos desea, el consultor operativo tendrá en cuenta los conocimientos que cabe esperar del entrevistado. Si se trata de información de base, una serie de preguntas generales pueden bastar. Si la información es susceptible de ayudar a mejorar problemas o elaborar mejoras tiene que ser examinada, comprobada y asimilada a fondo.

¿Quién debe ser entrevistado? Deben ser entrevistadas las personas que se ocupan de las actividades estudiadas. No obstante para obtener una plena colaboración, el consultor se dirigirá primero al Dir. Respectivo y permitirá que éste designe el personal que crea adecuado. Durante las entrevistas iníciales el consultor puede preguntar quién podrá facilitarle la información suplementaria.

¿Cuándo debe efectuarse la entrevista? Las entrevistas deben seguir un orden tal que cada una se base en la información obtenida en las

anteriores, y estar precedidas de un estudio cuidadoso de los registros, a fin de no perder tiempo de los datos que se espera obtener de ellas. Debe tenerse en cuenta el tiempo disponible del entrevistado y su "estado de ánimo" para la entrevista. ¿Cómo debe efectuarse la entrevista? Aunque la forma en que haya de efectuarse la entrevista varíe en función de los caracteres del entrevistado y del consultor, debe tomarse en cuenta: Antes de la entrevista: el consultor prepara las preguntas capaces de revelar los datos deseados. Durante la entrevista: Al principio de la entrevista se explica su objeto al entrevistado con más detalles. El consultor solicita su ayuda para resolver el problema, lo estimula a hablar informalmente y pide su consentimiento para tomar notas. Se debe permitir al entrevistado seguir con su propia línea de pensamiento, mientras no se aparte excesivamente del tema. El consultor estimulará y guiará la conversación mediante observaciones juiciosas y no debe interrumpir al entrevistado. Tampoco debe formular críticas acerca de la situación del momento. Evitará controversias. Las sugerencias sobre mejoras se registrarán sin compromiso, pero si luego se adoptan, se dará cuenta de ello. Antes de poner fin a la conversación, el consultor resumirá los puntos que ha anotado. Después de la entrevista: El consultor leerá las notas tomadas durante la entrevista, enumerará los puntos que deben comprobarse y transcribirá la información fidedigna en el registro de datos confidenciales de la tarea.

SECCIÓN 6

MANUAL DE CALIDAD

PÁG.23 de 40 15/12/2009

APENDICE A

TITULO FORMATO

Revisión 1

GUÍA PARA ORGANIZAR DATOS

No. DE ANEXO

EMPRESA CLIENTE PROYECTO/TAREA ELABORÓ REVISÓ DATOS FECHA

GUÍA PARA ORGANIZAR LOS DATOS EN FUNCIÓN DEL OBJETO CON QUE HAN DE USARSE

LOS DATOS SE DEBEN ORAGNIZAR EN FUNCIÓN DE:

1. Sobre acontecimientos. (ver procedimiento). 2. Sobre personal. (ver procedimiento). 3. Sobre productos y materiales (ver procedimiento). 4. Sobre recursos, factores de producción, productos, procesos y procedimientos. (ver procedimiento).

MANUAL DE CALIDAD APENDICE A

SECCIÓN 6 PÁG.24 de 40 15/12/2009

Revisión 1

TITULO Elaboración del Informe sobre la investigación efectuada. OBJETIVO Exponer propuestas sobre la tarea de consultoría brindando una visión clara y amplia de la situación, las perspectivas, los puntos fuertes y débiles de la empresa en conjunto y de sus departamentos. AUTORIDAD Es de carácter obligatorio. ALCANCE Este procedimiento es aplicable para la realización de un informe de una tarea general de consultoría. PRERREQUISITOS Reporte preliminar. Definición de los datos necesarios, fuentes y modos para su recopilación. ENTREGABLES El informe debe contener:     

Situación actual Propuestas sobre la forma en que el consultor puede ayudar a la empresa Atribuciones del consultor Los beneficios previstos Honorarios y costos

RESPONSABILIDADES Consultor operativo. Tiene la responsabilidad de esmerarse en la estructuración, redacción, reproducción y presentación de la propuesta. Debe estar preparado para contestar preguntas relativas a la tarea propuesta. REFERENCIAS Registros e informes internos del cliente, diagramas, notas de carácter general y diagramas de análisis.

MANUAL DE CALIDAD APENDICE A

SECCIÓN 6 PÁG.25 de 40 15/12/2009

Revisión 1

PROCEDIMIENTO 1. El consultor operativo fija una cita con la organización cliente para hacer entrega del Informe de Investigación. 2. El consultor operativo recopila y organiza la información obtenida del estudio preliminar y de la obtención de datos. 3. El consultor operativo revisa que toda la información cumpla con el formato de presentación establecido por la empresa. Ver Anexo 6 4. El consultor operativo redacta a su criterio, la introducción y conclusiones del informe siguiendo el formato de presentación establecido por la empresa. Ver Anexo 7 5. El consultor operativo estructura la información de acuerdo con las normas establecidas para la elaboración del informe. Ver Anexo 8 6. El consultor operativo imprime dos copias del informe, uno para la empresa cliente y otro para la empresa consultora. 7. El consultor operativo prepara el informe para su entrega, éste debe ir engargolado con arillo de metal, cubierta superior de plástico transparente y cubierta inferior de plástico azul claro. 15. El consultor operativo entrega al consultor de diagnóstico los informes y hace constancia de la entrega en un reporte de entrega de la tarea, establecido por la empresa. Ver registro 6 8. El consultor de diagnostico asiste a la reunión con la empresa cliente para hacer la entrega y presentación del Informe.

MANUAL DE CALIDAD

Se programa entrega de informe

Recopilación de información y datos

Delimitación de contenido

Se revisa formato de empresa

Redacción del informe

Revisión de redacción y estructura

Acepta?

Si Reproducción del informe

Revisión de reproducciones del informe

Acepta?

Si Fin

PÁG.26 de 40 15/12/2009

APENDICE A

DIAGRAMA DE FLUJO

SECCIÓN 6

Revisión 1

SECCIÓN 6

MANUAL DE CALIDAD

PÁG.27 de 40 15/12/2009

APENDICE A

TITULO FORMATO

ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN

No. DE REGISTRO

EMPRESA CLIENTE PROYECTO/TAREA ELABORÓ REVISÓ DATOS FECHA

ENTREGA DE DOCUMENTOS DE LA TAREA

Por medio de la presente se hace constar que el (la) entregó de manera completa y correcta los siguientes documentos:

Corresondientes a la etapa de de la tarea de consultoría realizada a la empresa durante el tiempo asignado por la empresa para la ejecución del proyecto.

Notas: És ta i nforma ci ón es de ca rá cter confi denci a l y de us o excl us i vo de l a empres a GCS Cons ul tores . És te i nforme es vi gente a pa rtir de l a fecha de regi s tro ha s ta 1 a ño des pués de fi na l i za r el tra ba jo. Cua l qui er i nforma ci ón a di ci ona l deberá i r a nexa a es te i nforme fi rma da por el cons ul tor y l a empres a cl i ente.

Entrega Consultor Operativo.

Revisión 1

Recibe Consultor Diagnóstico

MANUAL DE CALIDAD

SECCIÓN 6 PÁG.28 de 40

APENDICE A

15/12/2009

TITULO FORMATO No. DE ANEXO EMPRESA CLIENTE PROYECTO/TAREA ELABORÓ REVISO DATOS FECHA

GUIA DE FORMATO 6

GUIA DEL FORMATO

1 Se usa letra Arial, tamaño 12, espacio y normal entre líneas.

2 Los títulos principales se colocan en mayor tamaño y negrilla.

3 Las leyendas de tablas y figuras van en tamaño 12; para las tablas la leyenda va justificada y para figuras va centrada.

4 El tamaño de la hoja es Carta, con márgenes superior e inferior de 2,5 cm; margen interior de 2,5 cm (grande para permitir la encuadernación) y margen exterior de 1,5 cm.

Revisión 1

MANUAL DE CALIDAD APENDICE A

TITULO FORMATO No. DE ANEXO EMPRESA CLIENTE PROYECTO/TAREA ELABORÓ REVISO DATOS FECHA

SECCIÓN 6 PÁG.29 de 40 15/12/2009

Revisión 1

GUIA DE REDACCION 7

GUIA DE REDACCION a)

Sólo una idea por párrafo. Deben evitarse frases largas u oraciones complicadas. Las oraciones cortas y sencillas resultan más fáciles de entender por los lectores. En otras palabras, se debe intentar comunicar y no adoptar poses.

Las citas no se deben utilizar más de lo imprescindible, tratando de expresar las ideas con las propias palabras. Las citas se emplean sólo cuando es necesario transmitir con precisión las ideas de otro investigador, una definición o concepto fundamental, según su origen.

El informe de investigación debe ser redactado utilizando tiempos verbales de pasado.

Debe emplearse un estilo objetivo, evitando los pronombres personales siempre que sea posible.

No se debe olvidar a qué tipo de lectores va dirigida la publicación. Si el material puede resultar difícil de entender, deben proporcionarse suficientes aclaraciones. Sobre este particular es fundamental tener claro el nivel de vocabulario usual y técnico de los auditorios.

Se debe estar seguro de ser conciso y claro; no deben introducirse cuestiones ni conceptos que no sean estrictamente relevantes para el informe. La mención de temas interesantes pero superfluos puede distraer y confundir a los lectores o al auditorio.

Apoyarse en ideogramas, tablas de síntesis, gráficas, figuras, etc. es un buen recurso de comunicación para facilitar la comprensión del informe.

SECCIÓN 6

MANUAL DE CALIDAD

PÁG.30 de 40 15/12/2009

APENDICE A

TITULO FORMATO No. DE ANEXO EMPRESA CLIENTE PROYECTO/TAREA ELABORÓ REVISO DATOS FECHA

Revisión 1

ESTRUCTURACION DE INFORMES 8

ESTRUCTURACION DE INFORMES PORTADA

Denominada también pasta o carátula, deberá diseñarse en cartulina blanca, en las medidas convencionales del tamaño carta. Esta deberá contemplar: • Logotipo de la empresa, dispuesto en el ángulo superior izquierdo de la lámina. • En la parte central de la hoja se señalará el título del documento y; • En el ángulo inferior derecho se incluirá la fecha de elaboración (mes y año). La portada no deberá llevar ningún adorno que sobresalga como son: líneas colores, fondo de color, etc., que rompa con la originalidad del documento.

INDICE

En éste rubro se deberá describir la relación que especifique de manera sintética y ordenada, los apartados y secciones que constituyen la estructura del informe, así como el número de hoja en que se encuentra ubicado cada uno de estos.

INTRODUCCION La página de introducción, incluirá: • un párrafo introductorio que atraiga el interés del lector • el enfoque del tema, la cuestión sobre la que va a girar el informe • el plan de desarrollo del informe.

SECCIONES

En el informe deben figurar: • Situación actual • Propuestas sobre la forma en que el consultor puede ayudar a la empresa • Atribuciones del consultor • Los beneficios previstos • Honorarios y costos

CONCLUSIONES Un párrafo de conclusión, que podría consistir en una síntesis, la valoración de los datos que has obtenido, las conclusiones a las que has llegado, posibles cuestiones que queden por resolver.

ANEXOS

Documentos que nos sirven como complemento para el informe.

MANUAL DE CALIDAD APENDICE B

SECCIÓN 7 PÁG.31 de 40 15/12/2009

Revisión 1

APÉNDICE B. Documentación de los procesos claves de las 5’s. TÍTULO. Asignación de responsables para las áreas comunes. OBJETIVO. Delimitar físicamente con la ayuda de un croquis, todos las áreas comunes asignándoles un responsable. AUTORIDAD. Es de carácter obligatorio. ALCANCE. Este procedimiento es aplicable para delimitar áreas de uso común a diferentes departamentos de la empresa o personas de diferentes áreas de trabajo. PRERREQUISITOS. Conocer el funcionamiento de las áreas comunes y las personas que lo utilizan. El croquis de las instalaciones de la empresa con la ubicación de todas las áreas de trabajo. ENTREGABLES. Un reporte donde se establezcan bien delimitadas en un croquis, las áreas de trabajo de la empresa de uso común y a sus respectivos responsables. RESPONSABILIDADES.

Comité de Calidad. Es el responsable de ir actualizando el formato con los nombres de los trabajadores y sus áreas comunes, en caso de que sea necesario. REFERENCIAS. No Aplica.

MANUAL DE CALIDAD APENDICE B

SECCIÓN 7 PÁG.32 de 40 15/12/2009

Revisión 1

PROCEDIMIENTO. 1. El Comité de Calidad, apoyándose en un croquis completo de la empresa, indica los departamentos y/o personas que utilizan un área común. 2. El Comité de Calidad, enlista en orden alfabético, comenzando por el apellido paterno a todas las personas que, en mayor o menor medida, utilizan una misma área. 3. El Comité de Calidad, elabora un formato a su criterio, donde se organicen todos los nombres de los trabajadores por orden alfabético, departamento o área a la que pertenecen y el área en común que tienen. 4. El Comité de Calidad, asigna responsables a las áreas comunes por orden alfabético, de acuerdo a la lista de usuarios e imprime el formato y entrega una copia a cada departamento o área de la empresa y guarda uno para archivo. Nota: El rol de responsables debe pegarse en un lugar visible en cada departamento. Los responsables cambian, de acuerdo al rol, en períodos semanales. Para las áreas comunes que sólo tengan dos responsables, éstos tendrán una rotación mensual.

SECCIÓN 7

MANUAL DE CALIDAD APENDICE B

PÁG.33 de 40 15/12/2009

DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

Se indican los departamentos y/o personas que utilizan un área común.

Se enlistan en orden alfabético a todas las personas que utilizan una misma área.

Se organizan todos los nombres de los trabajadores por orden alfabético, depto. O área común.

todas las personas que

, utilizan una misma área. Impresión del formato y entrega de una copia a cada departamento o área de la empresa y asignación de responsables de áreas comunes.

Fin

Revisión 1

MANUAL DE CALIDAD APENDICE B

SECCIÓN 7 PÁG.34 de 40 15/12/2009

Revisión 1

TÍTULO. Selección de auditores y las auditorías. OBJETIVO. Seleccionar a los auditores de los departamentos de la empresa y llevar un control y disciplina a través del proceso de la auditoría. AUTORIDAD. Es de carácter obligatorio. ALCANCE. Este procedimiento es aplicable para todas las áreas y departamentos de la empresa. PRERREQUISITOS. Tener el formato para hacer la auditoría. ENTREGABLES. Un formato donde se evalúe de modo individual a cada responsable y su área de trabajo. RESPONSABILIDADES.

Comité de Calidad. Es el responsable de hacer el proceso de selección de los auditores, así como de

hacer e ir actualizando el formato para las auditorías. Es responsabilidad de todos los trabajadores estar pendientes de las publicaciones de las auditorías. REFERENCIAS. No Aplica.

MANUAL DE CALIDAD APENDICE B

SECCIÓN 7 PÁG.35 de 40 15/12/2009

Revisión 1

PROCEDIMIENTO. 1. El Comité de Calidad, tres días antes de la auditoría, hace una convocatoria para todas las personas que quieran participar como auditores y la publica en el pizarrón de avisos generales de la empresa. 2. El Comité de Calidad, registra en una bitácora a todas las personas voluntarias. 3. El Comité de Calidad, selecciona al azar, poniendo todos los nombres juntos en una caja, a las 4 personas que serán los auditores y les asigna un área a auditar que debe ser diferente a su área de trabajo. 4. El Comité de Calidad, publica el día anterior a la auditoría, los nombres de los auditores seleccionados y el área a auditar correspondiente. 5. El Comité de Calidad, imprime el formato para las auditorías y se le hace entrega a cada auditor. 6. El día programado para la auditoría, el auditor va a su área asignada para auditar siguiendo el formato establecido por el Comité de calidad y califica según su criterio. Nota: La auditoría no tiene un horario establecido y el responsable del área debe estar presente. Ver Registro 1 7. El auditor, durante la auditoría debe indicar al responsable del área los aspectos positivos y negativos de su área de trabajo de acuerdo a los parámetros del formato. Nota: la auditoría no debe tardar más de 15 minutos por persona. 8. El auditor, entrega el formato de auditoría al Comité de Calidad.

SECCIÓN 7

MANUAL DE CALIDAD APENDICE B

PÁG.36 de 40 15/12/2009

DIAGRAMA DE FLUJO Inicio

Convocatoria y publicación para todas las personas que quieran participar como auditores.

Registro de todas las personas voluntarias.

Selección de las personas que serán los auditores y les asignación del área a auditar.

Publicación de los nombres de los auditores seleccionados y el área a auditar.

Impresión del formato para las auditorías y se le hace entrega a cada auditor.

Día de auditoría del área asignada siguiendo formato establecido.

Se indica al responsable del área los aspectos positivos y negativos.

Entrega el formato de auditoría al Comité de Calidad.

Fin

Revisión 1

MANUAL DE CALIDAD APENDICE B

SECCIÓN 6 PÁG.37 de 40 15/12/2009

TITULO FORMATO

AUDITORÍAS

No. DE REGISTRO

Revisión 1

ÁREA QUE AUDITO DEPARTAMENTO RESPONSABLE AUDITOR FECHA Y HORA

PINTARRON PISOS Y PASILLOS EQUIPO ARCHIVO/DOCTOS.

FORMATO DE AUDITORÍA.

ESCRITORIO

AREA

CRITERIO DE EVALUACION 1.-¿ Tiene solo lo necesario sobre el escritorio ? (CP, monitor, lapices ) 2.-¿ El área de trabajo se encuentra organizada debidamente ? 3.-¿ El material que tiene se utilizan continuamente ? 4.-¿ El ára de trabajo se mantiene limpia? Sin polvo 5.-¿ Se pueden identificar al instante todos los objetos visualmente ? 6.-¿ Los cajones están ordenados? 7.- Los avisos puestos en el pintarron son solo los necesarios. La informacion del pintarron es actual y real 8.-¿ El material que tiene se utiliza continuamente ? 9.-¿El marcador (es) sirven adecuadamente? 10.-¿El pintarron tiene algun daño? (roto, rayado, marcado, etc) 11.-¿El pintarrón se mantiene limpio? Sin polvo 12.-¿ El piso se encuentra limpio ? Polvo y Manchas. 13.-¿ Los pasillos y áreas de trabajo son delineados y respetados ? 14.-¿ Los pisos y pasillos están libres de objetos que afecten la circulación? 15.-¿ Hay basura tirada en el piso? 16.-¿ El basurero está en buenas condiciones? 17.-¿ Tiene solo el equipo necesario y se usa continuamente? 18.-¿Los equipos tienen un lugar asignado ? 14.-¿ Los equipos se mantienen limpio ? 15.-¿ Las maquinas tienen los programas necesarios? 16.-¿ Las maquinas tienen los documentos de archivo organizados? 17.-¿ Los documentos que se utilizan (reportes, registros, etc ) se encuentran organizados? 18.-¿ Los documentos que se utilizan (reportes, registros, etc ) se encuentran legibles? 19.-¿ Los documentos que se utilizan (reportes, registros, etc ) se encuentran vigentes? 20.-¿ Los archiveros se encuentran limpios?

PUNTOS

COMENTARIOS / AREAS DE MEJORA

0 12 3 4 0 12 3 4 0 12 3 4 0 12 3 4 0 12 3 4 0 12 3 4 0 12 3 4 0 12 3 4 0 12 3 4 0 12 3 4 0 12 3 4 0 12 3 4 0 12 3 4 0 12 3 4 0 12 3 4

0 12 3 4 0 12 3 4 0 12 3 4 0 12 3 4 0 12 3 4 0 12 3 4 0 12 3 4 0 12 3 4

TOTAL 0.- SEIS O MAS HALLAZGOS 1.- CUATRO O CINCO HALLAZGOS 2.- DOS O TRES HALLAZGOS 3.- UN HALLAZGOS 4.- CERO HALLAZGOS

SECCIÓN 7

MANUAL DE CALIDAD APENDICE B

PÁG.38 de 40 15/12/2009

Revisión 1

TÍTULO. Calificación, Publicación de los resultados de las auditorías y entrega de reconocimiento al depto. OBJETIVO. Dar a conocer al departamento ganador. AUTORIDAD. Es de carácter obligatorio. ALCANCE. Este procedimiento es aplicable para todas las áreas y departamentos de la empresa. PRERREQUISITOS. Tener los formatos de las auditorías del mes y la escala de calificación. Tener el reconocimiento que se va a entregar. ENTREGABLES. La publicación mensual del departamento ganador. Reconocimiento al departamento ganador. RESPONSABILIDADES.

Comité de Calidad. Es el responsable de calificar los formatos de manera adecuada y entregar la publicación de los resultados a tiempo y hacer entrega de los reconocimientos.

REFERENCIAS. No Aplica.

MANUAL DE CALIDAD APENDICE B

SECCIÓN 7 PÁG.39 de 40 15/12/2009

Revisión 1

1. El Comité de Calidad, reúne todos los formatos del mes de las áreas auditadas y siguiendo la escala de calificación, hace un promedio de todas las auditorías hechas durante el mes de cada departamento de la empresa y obtiene una calificación final por departamento. 2.

El Comité de Calidad, publica en el pizarrón de avisos generales de la empresa los resultados finales, el primer día de cada mes y en las primeras horas de la mañana.

3. Durante el transcurso del día, el Comité de Calidad, cita a una persona del departamento poseedor del reconocimiento para que lo represente y haga entrega al nuevo departamento ganador. 4. El Comité de Calidad, junto con el representante del otro departamento, visitan al departamento ganador de la empresa y le hacen entrega del reconocimiento visual y económico por su esfuerzo y trabajo en equipo. Ésta procedimiento no debe exceder a 20 min. Nota: El reconocimiento económico consiste en un vale de dinero para un almuerzo en un restaurante, con vigencia de un mes. El valor del vale siempre es el mismo y es establecido por la alta dirección al igual que la elección del restaurante.

SECCIÓN 7

MANUAL DE CALIDAD APENDICE B

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DIAGRAMA DE FLUJO Inicio

Se reúnen todos los formatos del mes de las áreas auditadas y obtiene una calificación final por departamento.

Publicación de resultados finales el primer día de cada mes y en las primeras horas de la mañana.

Cita al representante del departamento que deja el reconocimiento

Entrega del reconocimiento al departamento ganador.

Fin

Revisión 1