Manual del usuario Nexoft factura electronica by nexoft

Nexoft Factura Electrรณnica

Manual del Usuario

Introducción: Gracias por adquirir Nexoft Factura Electrónica! Bienvenido al manual del usuario de Nexoft Factura electrónica. Este manual se propone guiarlo en todo lo que tiene que ver con el funcionamiento y la correcta gestión del Sistema de Nexoft Factura electrónica. Si bien es posible que luego de la realización de este manual el sistema presente algunos cambios ya que nos encontramos constantemente realizando mejoras al sistema, con las siguientes instrucciones usted se encontrará capacitado para administrar el sistema correctamente y por consiguiente a realizar una correcta gestión comercial de su negocio. Si tiene dudas y requiere más información sobre algún tema no dude en enviarnos un email a info@nexoft.com.ar

Especificaciones técnicas del software: Impresión de Factura electrónica • • • • • • • • • • • • •

Factura Electrónica A Factura Electrónica B Factura Electrónica C Nota de Crédito Electrónica A Nota de Crédito Electrónica B Nota de Crédito Electrónica C Nota de Débito Electrónica A Nota de Débito Electrónica B Nota de Débito Electrónica C Generación de Archivo PDF por cada comprobante realizado. Impresión de Remito. Impresión de Ordenes de pedido. Impresión de Presupuestos.

Módulos de Importación y exportación de Datos • • • •

Importación de Clientes desde Excel Importación de Productos desde Excel Exportación de Clientes a Excel Exportación de Productos a Excel

Administración de Productos • • • • • •

Editor completo de Productos con Alta, baja y modificación de datos. Funcionalidad de Control de Stock con clave de seguridad. Generación de Etiquetas con Códigos de Barra. Generación de listados para control de inventario. Generación de listas de precios Mayorista y Minorista. Informes de Ventas por producto en rango de Fechas Desde y Hasta.

Administración de Clientes •

Agenda completa de Clientes con Alta, baja y modificación de datos. 3

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Administración de Cuentas corrientes con Imputaciones de pago e impresión de Recibos. Módulo de historial de comprobantes Facturados al cliente. Informes de Ventas por cliente ordenados por fecha. (Fecha desde a Fecha Hasta)

Administración de Vendedores • • •

Agenda completa de vendedores con Alta, baja y modificación de datos. Módulo de conexión entre Clientes y Vendedores Informes de Ventas por vendedor ordenados por fecha. (Fecha desde a Fecha Hasta)

Administración de Proveedores • • • •

Agenda completa de Proveedores con Alta, baja y modificación de datos. Administración de Cuentas corrientes con Imputaciones de pago e impresión de Órdenes de pago. Módulo de historial de comprobantes del proveedor. Informes de compras por proveedor ordenados por fecha. (Fecha desde a Fecha Hasta)

Administración de Compras • • • •

Módulo de imputación de Compras a proveedores. Módulo de ingreso de nuevo stock de productos. Impresión de órdenes de compra Informe de Compras ordenadas por Rango de Fechas (Fecha desde a Fecha hasta)

Administración de Listados e Informes • • • • • • • • •

Informes de Ventas por Factura Informes de Ventas por Cliente Informes de Ventas por Vendedor Informes de Ventas por Producto Informe de Ventas en Cuenta Corriente Informe de Deudores Informe de Compras por Factura Informe de Comisiones por Vendedor Informe de Facturas pagadas e Impagas 4

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Listado de Clientes Listado de Productos Listado de Proveedores

Administración de configuración del sistema • • • • •

Editor completo de datos de Empresa y Logo. Editor de Usuarios del sistema Editor de Roles de jerarquía de Usuario Módulo de conexión entre usuarios y roles. Módulo de Configuración de Impresoras.

Administración de integración a AFIP y SIAP • • • 3685) • •

Módulo Integrado de consulta a base de datos de AFIP sobre comprobantes autorizados. Informes Libro IVA Ventas e IVA compras Generación de archivo txt formato SIAP para Régimen de información de compras y ventas (RGGeneración de archivo txt formato SIAP para Citi Compras. Generación de archivo txt formato SIAP para Citi Ventas.

¿Qué es Nexoft Factura electrónica? Antes que nada lo importante a saber es que el sistema de Nexoft factura electrónica. Es un sistema de gestión comercial orientado a simplificarle la vida y a la vez elevar la calidad de su empresa o negocio, sistema el cual a usted le va a permitir, si se procede con criterio y en forma estructurada, obtener la información completa de sus entradas y salidas en forma rápida y eficaz, y esto será medida que usted vaya operando el sistema. A diferencia de otros sistema obsoletos y menos afortunados, Nexoft Factura Electrónica le va a permitir además de emitir comprobantes electrónicos desde el software, exportar información variada sobre sus operaciones y comprobantes realizados a formato Excel y a formato txt estructurado con SIAP, el sistema oficial de AFIP utilizado por los contadores para emitir declaraciones juradas, lo cual ahorrará a los contadores horas y horas de ingreso de datos. Además, con Nexoft Factura electrónica, usted podrá llevar su cartera de clientes completa integrada en la misma base de datos de operaciones, en la cual cada cliente estará identificado por un código único al cual se hará referencia al momento de facturar o bien de obtener los datos detallados del cliente a fin de administrar su cuenta corriente o bien ver su estado de deuda. Asimismo, Nexoft Factura electrónica le va a permitir administrar el stock de sus productos. Con listados de control de inventario, adición y sustracción de stock con clave de seguridad. El Stock de productos o artículos irá decreciendo a medida que usted vaya haciendo sus facturas en la medida que cada artículo sea facturado en la cantidad requerida. En el caso de Facturas o Notas de Débito el Stock se descontará, en el caso de Notas de crédito el Stock se adicionará ya que se tomará como una devolución de Stock. El sistema cuenta con un administrador integral de artículos el cual le permitirá crear nuevos artículos, editar artículos existentes y Eliminar aquellos artículos que ya no desee. Cada artículo se encuentra identificado con un código único al igual que los clientes, vendedores y proveedores. Por otra parte el sistema cuenta con un módulo completo de compras en el cual podrá administrar su cartera de proveedores en forma integral tal cual administra sus clientes y asimismo podrá emitir sus órdenes de compra a sus proveedores lo que le provocará una entrada al stock de artículos al sistema. Estas son solo algunas de las innumerables ventajas y funciones con las que cuenta Nexoft Sistema de Factura Electrónica, lo invitamos a poner manos a la obra.

El software de factura electrónica inteligente ¿Por qué inteligente? Porque cada vez que usted haga “click” para imprimir una factura, el programa internamente llevará a cabo todo y cada una de las siguientes acciones en ese mismo momento: • Se conectará internamente con AFIP para autorizar el comprobante y así obtener el CAE. Entonces usted podrá imprimir una factura electrónica profesional homologada según la resolución general de AFIP RG 3749/2015 • Guardará internamente toda la información detallada del comprobante realizado (Numero de factura, Fecha, Cliente, Artículo, Importe, IVA, Total, CAE) para que usted luego pueda generar un informe con todos los comprobantes realizados ordenados en columnas y filas. Estos informes podrán visualizarse, imprirmirse o ser guardados en formato Excel. • Guardará internamente todos los datos del cliente al cual le fue realizado el comprobante para que luego usted no tenga que repetir los datos del mismo cliente al hacerle un nuevo comprobante. Además usted tendrá guardada la información detallada de cada uno de sus clientes y así tener una agenda de clientes completa para luego poder ver informes de ventas realizadas a cada cliente o bien llevar una cuenta corriente con detalle de ventas realizadas a cada cliente. Estos informes podrán visualizarse, imprirmirse o ser guardados en formato Excel. • Guardará internamente la cantidad vendida de cada uno de sus artículos, además de descontarlos de la cantidad existente en el sistema y así usted podrá llevar un control de Stock. Estos artículos estarán claramente identificados con un código único de forma tal que usted pueda luego ver informes sobre cuánta cantidad vendió de cada artículo y cuáles necesitas reponer. Estos informes podrán visualizarse, imprirmirse o ser guardados en formato Excel. Estas son solo algunas de las ventajas que ofrece Nexoft Factura electrónica.

¿Por dónde empezar? Pantalla de acceso al sistema: Una vez instalado el sistema al hacer clic en el ícono verde creado en el escritorio durante el proceso de instalación, le va a aparecer la siguiente pantalla en orden de poder ingresar al sistema:

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A la izquiera verá el logo de ejemplo, no se preocupe luego va a poder cambiarlo por el logo de su empresa. Luego 2 cuadros de texto Usuario y clave y dos botones Aceptar y Salir. Ingrese como usuario: admin (todo en minúscula. Luego podrá cambiar estos parámetros) Ingrese como clave: admin (todo en minúscula,. Luego podrá cambiar estos datos) Luego de escribir la clave presione la tecla ENTER o bien haga clic en el botón “Aceptar”.

Pantalla Principal

Esta es la pantalla desde la cual accederemos a todas las funciones del sistema a través de sus distintos botones de menú y sus barras de herramientas. Además podremos configurar varios parámetros de configuración de sistema entre ellos la imagen fondo de pantalla.

Botones de Menú

De izquierda a derecha son:

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Menú Archivo: le permitirá cerrar la sesión, cambiar la clave de su usuario y salir del sistema en forma completa. Menú Comprobantes: contiene el acceso a todos los módulos para la creación de comprobantes de tipo Factura, Nota de Crédito, Nota de débito, Presupuesto, Orden de pedido y orden de compra. 9

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Menú Funciones: Este menú contiene funciones específicas del sistema que lo ayudarán a facilitarle la gestión comercial a través de sus diversas funciones como reimprimir comprobantes, cambiar el estado de los mismos para llevar un control estricto de cuales han sido pagados y cuales faltan pagar, cuentas corrientes para administrar la cuenta corriente de sus clientes. Conectar clientes y vendedores para que el proceso de facturación sea más sencillo y establecer comisiones sobre sus artículos en caso de ser necesario. Menú AFIP: Este menú contiene toda la funcionalidad de conexión entre el sistema y AFIP ya sea para consultar comprobantes autorizados como para exportar la información desde nuestro sistema al formato de importación del sistema SIAP de AFIP utilizado por los contadores para generar las declaraciones juradas. Menú Listados: Este menú contiene toda la información referente a los distintos tipos de informe de ventas, compras, clientes, artículos y proveedores que ofrece el sistema. Estos informes podrán ser visualizados, exportados a formato de planilla Excel o bien impresos en impresora común. Menú Importar / Exportar: Este menú contiene todas las funciones de importación y exportación ofrecidas por el sistema entre las que se encuentran la de importar clientes y artículos y exportar clientes y artículos. Menú configuración: Este menú contiene todas las funciones relativas al ajuste de parámetros de configuración tales como datos de la empresa, impresoras, logo y fondo de pantalla y además los maestros de alta baja y modificación de los objetos del sistema tales como usuarios, roles, vendedores, artículos, clientes y proveedores. Menú ayuda: contiene acceso a enlaces en la web como el manual del usuario e información sobre el desarrollador del sistema.

Barra de Herramientas La barra de herramientas ofrece el acceso directo a ciertos módulos del sistema con la finalidad de simplificarnos la tarea de administración del mismo sin necesidad de acceder a las funciones utilizando los botones de Menú:

Si bien se verá más adelante en este manual la funcionalidad de cada uno de estos accesos, los mismos, permiten administrar íntegramente las ventas, clientes, artículos, vendedores, proveedores, compras, ver los listados de ventas y cerrar sesión en el sistema.

Configurando el sistema Antes de realizar cualquier operación, el menú de configuración nos permitirá ajustar diferentes parámetros de configuración del sistema según nuestros requer0imientos y gustos. Para ello vamos a echar un vistazo y a ajustar cada una de las secciones:

Configuración de Empresa

Utilice el panel de datos de la empresa por única vez para cambiar los datos existentes y remplazarlos por los de su empresa. Estos datos aparecerán impresos en el encabezado de su factura. Además podrá cambiar el logo existente por el logo de su empresa. Es importante tener en cuenta que el logo debe ser un archivo jpg de 100 x 100 pixel. Otro tema importante es establecer el tipo de concepto facturable al cual se dedicará la empresa, estos pueden ser Productos, Servicios o Productos y servicios. Una vez realizados los cambios correspondientes hacer clic en el botón Aceptar para guardar los cambios y salir.

Configuración de Impresoras El panel de impresoras será nuestra primera referencia para comprobar la correcta conexión al webservice afip (esto solo en caso de que estemos operando el sistema con el modo de factura electrónica activada) Normalmente este panel tardará mas segundos en abrirse que el resto de los paneles y esto es normal ya que internamente sea conectará con AFIP y cuando se muestre nos traerá datos sobre los últimos comprobantes que hemos realizado de cada tipo y que ya han sido registrados y autorizados por AFIP. Este panel es muy útil al momento de comprobar si Nexoft Factura electrónica se encuentra correctamente conectado y sincronizado con los servidores de AFIP. El siguiente ejemplo muestra que el último nº de factura A registrado en AFIP es factura Nº2. Aun no se han hecho comprobantes B ni C con lo cual el valor es CERO.-

Como lo muestra la figura en la parte izquierda se encuentra el último nº para cada tipo comprobante realizado por su empresa, registrado y aprobado por AFIP. Estos son Factura A, Factura B, Factura C, Nota de débito A, Nota de débito B, Nota de débito C, Nota de crédito A, Nota de crédito B y Nota de crédito C. En la parte derecha de cada uno de los tipos de comprobantes se encuentra un combo box en el cual podrá desplegar y asignar la impresora correspondiente que usted elija para cada tipo de comprobante. Por defecto el sistema tiene asignada la Microsoft XPS Document Writer que viene con office y le ofrece generar un archivo XPS, pero le sugerimos cambiar este parámetro por la marca y modelo de su impresora de facturas, la cual encontrará desplegando el combo box. Una vez seleccionadas las impresoras correspondientes para cada tipo de comprobante hacer clic en ACEPTAR.

Configuración de Usuarios del sistema Este panel es para dar de alta modifica y eliminar los usuarios que van a tener acceso al sistema, cada usuario va a estar identificado por un código numérico único, el cual servirá al sistema para reconocer el tipo de usuario y dar los permisos de acceso correspondientes.

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Para dar de alta un nuevo usuario hacer clic en el botón de la barra de herramientas NUEVO USUARIO. Para guardar los datos de un usuario nuevo o actualizado hacer clic en el botón de la barra de herramientas GUARDAR USUARIOPara eliminar un usuario seleccionar un usuario activo y hacer click en “ELIMINAR USUARIO” Para traer los datos de un usuario existente escribir el código numérico en la casilla de texto de código y luego presionar ENTER. También puede buscar un usuario existente haciendo clic en el botón BUSCAR en la parte inferior izquierda del módulo:

Una vez desplegado el menú de búsqueda de usuarios el mismo nos presentará los usuarios existentes en el sistema, nos permitirá buscar los usuarios existentes por nombre o por código y podremos seleccionar un usuario activo haciendo doble clic sobre el registro de la cuadricula correspondiente, También es posible seleccionar un usuario desplazando con las flechas abajo y luego con la cuadricula activa y presionando la tecla ENTER. Asimismo el panel de búsqueda nos permitirá imprimir o exportar a Excel nuestro listado de vendedores.

Roles de Usuario:

Este punto es importante en esta sección si hay varios usuarios que operan el sistema y se pretende que no todos tengan acceso a la misma información. Por ejemplo, es posible que el dueño de un local no quiera que sus empleados sepan cuanto se ha facturado en un determinado periodo de tiempo o bien que no se vea la valuación de stock o algún parámetro de configuración que se refiera a información sensible. Para estos casos Nexoft Factura electrónica Presenta por defecto niveles de perfiles de roles usuarios posibles claramente definidos: 

Perfil Administrador de sistema: Este es el perfil más alto y no contiene ningún tipo de restricción en cuando al acceso a cada uno de los módulos que componen el sistema. Sugerimos asignar este perfil a dueños y encargados de la empresa.

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Perfil Vendedor: Es un perfil más restringido el cual impide a este tipo de perfil ingresar en módulos como de comprobantes. Sugerimos asignar este perfil a vendedores y usuarios que no necesitarán acceder a información sensible.

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Perfil Contador: Es un perfil más restringido el cual impide a este tipo de perfil ingresar en módulos como de generación de archivos de AFIP o consulta de comprobantes autorizados. Sugerimos asignar este perfil a contadores y usuarios que no necesitarán acceder a información sensible. 17

Asignación de usuarios y Roles:

Este módulo es importante si se pretende restringir la información a la que va a acceder cada usuario ya que deberemos conectar cada usuario a su rol correspondiente. Depende el rol al cual haya sigo asignado cada usuario, será la visibilidad de información que el usuario tenga acceso cada vez que inicie sesión en el sistema. De forma preestablecida el sistema ofrece algunos usuarios por defecto tales como pedro, pablo, juan, carlos y admin y algunos roles por defecto tales como administrador, vendedor y contador. Conviene estudiar bien en detalle cual es la visibilidad que ofrece cada rol, a fin de asignar el rol correcto a cada usuario. Para asignar un rol a un usuario determinado, seleccionar en la parte izquierda un usuario y en la parte derecha seleccionar un rol determinado, luego hacer clic en guardar. Repetir para cada uno de los usuarios y una vez finalizada la tarea hacer clic en el botón Cerrar.

ESTABLECIENDO QUIENES VAN A VENDER… Configuración de Vendedores del sistema: Este panel es para dar de alta modifica y eliminar los vendedores que van a facturar utilizando sistema, cada vendedor va a estar identificado por un código numérico único, el cual servirá al sistema para reconocer el tipo de vendedor y registrar qué venta realizó cual vendedor. Es importante saber que si no se va a tener en cuenta esta información como importante a la hora de facturar el código de vendedor deberá ser 1 (Mostrador 1).

Cada registro de nuestro vendedor estará formado por los campos Código, Nombre, Dirección, Teléfono, Email, siendo estos últimos 3 campos opcionales.    

Así como en el panel de usuarios, para dar de alta un nuevo vendedor hacer clic en el botón de la barra de herramientas NUEVO VENDEDOR. Para guardar los datos de un vendedor nuevo o actualizar hacer clic en el botón de la barra de herramientas GUARDAR VENDEDOR Para eliminar un vendedor seleccionar un vendedor activo y hacer click en ELIMINAR VENDEDOR Para traer los datos de un vendedor existente escribir el código numérico en la casilla de texto de código y luego presionar ENTER. También puede buscar un vendedor existente haciendo clic en el botón BUSCAR en la parte inferior izquierda del módulo: 19

Una vez desplegado el menú de búsqueda de Vendedores el mismo nos presentará los Vendedores existentes en el sistema, nos permitirá buscar los vendedores existentes por nombre o por código y podremos seleccionar un vendedor activo haciendo doble clic sobre el registro de la cuadricula correspondiente, También es posible seleccionar un vendedor desplazando con las flechas abajo y luego con la cuadricula activa y presionando la tecla ENTER. Asimismo el panel de búsqueda nos permitirá imprimir o exportar a Excel nuestro listado de vendedores. Es importante tener en cuenta que al momento de facturar el sistema solicitará si o si un código de vendedor para realizar la factura con lo cual al menos debe existir un vendedor en el sistema. Es aconsejable dejar por lo menos el registro código 1 (mostrador 1)

ESTABLECIENDO LO QUE VAMOS A VENDER… ARTICULOS: Mediante este panel vamos a crear y/o modificar y/o eliminar todos los productos que vamos a luego facturar. También podemos ingresar los productos al sistema a través del módulo de importación y exportación desde Excel explicado más adelante en este manual. El módulo cuenta con una poderosa barra de herramientas en la parte superior para crear un nuevo artículo, guardar cambios, imprimir listado de artículos, Imprimir listado para control de inventario, Imprimir ficha individual o bien eliminar un artículo determinado:

Como lo muestra la figura en la parte superior tenemos la vista del artículo activo en cuestión sobre el cual podremos realizar todas las operaciones de edición y actualización, mientras que en la parte inferior tenemos una vista general de los artículos que se encuentran ya ingresados en el sistema. Por defecto el sistema viene con 9 artículos cargados a modo de ejemplo que podrán ser eliminados o bien modificados a gusto del usuario.

Cada Articulo estará identificado por un código numérico único que servirá para identificarlo por el sistema al momento de facturar y obtener reportes de ventas por artículo. En la pantalla de ejemplo el artículo activo es el artículo cuyo código es 4.

CODIGO DE ARTICULO ASIGNADO POR EL SISTEMA: Para crear un nuevo artículo asignado por el sistema hacemos clic en la barra de herramientas “NUEVO ARTICULO” en cuyo caso el sistema asignará el siguiente número libre de artículo disponible para dar de alta. CODIGO DE ARTICULO ASIGNADO POR EL USUARIO: El sistema nos permite crear artículos con nuestros propios códigos. Para ello hacemos clic en la barra de herramientas CANCELAR EDICION y luego posicionando el cursor en la casilla de texto de código, escribimos el número que queremos y luego presionamos ENTER.

Descripción del Artículo Es la descripción del articulo asignada para ese código de articulo y la que aparecerá impresa en los la descripción de los ítems que formen parte de la factura. Si bien es importante que cada artículo esté bien diferenciado por una descripción, al momento de hacer la factura el sistema nos ofrecerá la posibilidad de cambiar la descripción del mismo con lo cual es importante para algunos tipos de negocios que manejan stock fijo. Para tipos de negocios que manejan stock variable o servicios tal vez no sean tan importante este campo. Es importante tener en cuenta que si se le va a dar importancia la listado de ventas por artículo el sistema tomará como descripción la última descripción establecida para cada código de artículo, con lo cual es aconsejable crear un artículo nuevo por cada descripción nueva que se establezca ya que el sistema mostrará datos más exactos.

Atributo 1, Atributo 2… Qué son los atributos? Atributos son características o propiedades propias de cada tipo de artículo como por ejemplo marca o color o talle. Atributos fue pensado con el fin de agregar determinados parámetros que diferencien un artículo con la misma descripción. Por ejemplo una remera negra de Ferrari puede ser de talle 40, talle 42 o talle 44 en cuyo caso se asignará una misma descripción con distintos valores en su campo atributos como en este caso “talle 42” o bien “talle 44” 22

PRECIO UNITARIO El precio unitario es el precio de venta final del producto con IVA incluido. Este campo es el valor final de venta y el sistema lo utiliza para calcular tanto el IVA como el Importe NETO Gravado. Es importante tener en cuenta que al momento de establecer este valor el sistema no tendrá en cuenta el separador de miles e interpretará el signo punto (.) como separador decimal. Por ejemplo si se tiene un producto cuyo valor al público será “1.428,37“ se deberá escribir “1428.37”

PRECIO COMPRA Este campo es opcional. Al momento de ingresar una nueva compra al sistema que incluya el código de artículo en cuestión el sistema establecerá como precio de compra el precio establecido en esa compra para luego determinar el Costo de la mercadería vendida. Si bien el sistema puede brindar este tipo de información, el mismo no utiliza ninguno de los métodos de salida y entradas de mercadería utilizados en los estados contables (PEPS, UEPS, PPP) ya que el mismo fue concebido con la finalidad de realizar la gestión comercial sin diferenciar distintos lotes de un mismo articulo. Si para su negocio este es un factor importante entonces este sistema no es para usted.

Existencias Es la cantidad de unidades que existen de un determinado producto, en el caso del gráfico superior es el producto 4. Este campo podrá tener importancia para algunos negocios que realicen un estricto recuento de stock y no será importante por ejemplo para empresas de servicios, lo importante a saber es que el valor de este campo nunca deberá ser CERO ya que al momento de facturar si hay CERO unidades de este producto o servicio, el sistema nos avisará y no nos permitirá facturarlo.

STOCK MINIMO: El stock mínimo es la cantidad por la cual queremos que el sistema nos avise que ese artículo está en su límite de stock a fin de controlar que artículos hay que reponer. Este valor es opcional y solo es necesario si se va a llevar un control estricto del stock de artículos. Luego al imprimir un listado de reposición el sistema nos mostrará un listado con todos aquellos artículos cuya existencia sea menor al stock mínimo.

DEFINIENDO LA ALICUOTA Cada producto deberá estar si o si gravado por una de las alícuotas de IVA existentes establecidas por AFIP. Las mismas pueden ser 0%, 2.5%, 5%, 10.5%, 21%, 27% Asumimos que cada contribuyente ya conoce la alícuota con la cual está gravado el producto que comercializa. En caso de no conocerlo sugerimos ponerse en contacto urgente con su contador. Al momento de facturar el sistema tomará este porcentaje para hacer el cálculo necesario sobre el precio final y así obtener el importe neto gravado y el importe de IVA correspondiente.

IMPRIMIENDO ETIQUETAS DE CODIGO DE BARRAS: Por cada artículo el sistema nos ofrece un botón llamado CODIGO DE BARRAS ubicad en la parte superior derecha del módulo de artículos. La finalidad del mismo es poder imprimir códigos planchas autoadhesivas de códigos de barra de cada uno de nuestros artículos por si es necesario facturar con lector de código de barras.

El funcionamiento del mismo es muy variable de acuerdo a los parámetros que seleccionemos en sus distintas combinaciones con lo cual no vamos a desarrollar específicamente para qué sirve cada 24

parรกmetros. Si le interesa facturar con lectores de cรณdigos de barra, entonces lo invitamos a jugar un poco con este mรณdulo y probar sus distintas combinaciones.

Determinando a quienes le voy a vender CLIENTES Nexoft facturación electrónica cuenta con la más poderosa agenda de clientes que existe en el mercado, por su funcionalidad, flexibilidad y prestaciones, el sistema le permite gestionar integralmente su cartera de clientes administrando los datos de cada uno de sus clientes y el detalle de las operaciones realizadas con cada uno. Además desde este módulo podrá realizar imputaciones de pagos sobre ventas realizadas en cuenta corriente e imprimir los recibos correspondientes. Asimismo el sistema le permitirá conocer los consumos realizados por cada cliente no solo en cuenta corriente sino en todos los tipos de operaciones incluyendo los totales de ventas y estado de deuda.

En el ejemplo superior el cliente activo es el Nº2 “Philips”. Por una cuestión de comididad al momento de facturar vamos a reservar al CONSUMIDOR FINAL de nuestras futuras facturas B o C como el código de cliente Nº1 Si ya ha estado viendo el módulo de Usuarios, vendedores y artículos, este módulo no le resultará desconocido. Al igual que el módulo de artículos, en la parte superior podrá seleccionar el cliente activo 26

para modificarlo y realizar todas las operaciones pertinentes. En la parte inferior podrá visualizar tanto el resumen de la cuenta corriente como los consumos totales según el botón “option” seleccionado. Por defecto el sistema le mostrará la cuenta corriente. Además en la barra de herramientas superior se encuentra el botón “BUSCAR…” el cual le mostrará la siguiente pantalla:

De igual forma que con el módulo de usuarios y vendedores se podrá seleccionar y / o buscar un cliente determinado como así también ordenar el listado de clientes desde un código de cliente hasta un código de cliente determinado. Además el módulo cuenta con la posibilidad de exportar la grilla a Excel o imprimir un listado. Si bien este listado es interesante el sistema cuenta además con otros listados de clientes más completos que los que ofrece este módulo.

INGRESANDO EL PAGO DE UNA VENTA EN CTA CTE En nuestra gestión diaria, es posible que no todas las ventas sean de contado efectivo, algunas quizá sean en cuenta corriente dependiendo del tipo de negocio. Para ello deberemos luego ingresar el pago de esa factura a fin de llevar el control de cuanto nos deben. Para ingresar el pago de una venta realizada en cuenta corriente seleccionar el botón “IMPUTAR PAGO”. Una vez seleccionado se desplegará el siguiente cuadro.

Una vez completado el importe abonado por el cliente y los datos de observaciรณn tales como Nยบ de cheque o bien cualquier otro tipo de observaciรณn hacer clic en GUARDAR. Luego el sistema nos darรก la opciรณn de Imprimir un Recibo.

ESTABLECIENDO A QUIENES LES VOY A COMPRAR… MODULO DE PROVEEDORES Así como el módulo de clientes nos permite llevar una completa agenda de clientes, el módulo de proveedores hará lo propio con los proveedores. Básicamente tanto la pantalla como la funcionalidad es muy similar a la de clientes pero al revés en lo que tiene que ver con imputaciones de pago y visión de cuenta corriente, ya que lo que veremos son nuestras compras realizadas al proveedor activo en cuestión.

Como vemos en la imagen superior el sistema nos muestra las compras que hemos realizado a cada uno de los proveedores. Además también cuenta con la funcionalidad de buscar proveedores, editar, imprimir ficha y ver nuestros consumos con el mismo.

IMPORTANDO Y EXPORTANDO DATOS CON EXCEL Nexoft Factura electrónica además de los módulos ABM (Alta, baja y modificación) de clientes y artículos ya explicados, nos ofrece la posibilidad de importar nuestros clientes y artículos de Excel:

En la parte izquierda se encuentra un detalle de cómo debe ser el formato de la planilla Excel de artículos a importar. Id (código), descripción, atr1,atr2, etc, etc…

En la parte derecha se encuentra un detalle de como debe ser el formato de la planilla Excel de clientes a importar: ID (código), FechaAlta, Nombre, CUIT, etc, etc…

Una vez que tenemos nuestra planilla con el formato establecido hacemos clic en importar de Excel en la parte inferior y se nos va a abrir un cuadro de dialogo para seleccionar el archivo XLS o bien XLSX, Asimismo tenemos la opción de sobrescribir el registro existente. IMPORTANTE: Si bien para una primera importación esto puede ser práctico para inicializar el sistema desde cero. Una vez que ya se han realizado facturas No es recomendable volver a importar clientes o artículos y mucho menos checkear la opción de “eliminar los registros anteriores”. Este módulo fue pensado para ser utilizado para ingresar al sistema los clientes y artículos de manera inicial y luego ir utilizando los módulos de ABM correspondiente para la modificación de datos

LISTADOS E INFORMES DEL SISTEMA: Nexoft Factura Electrรณnica nos ofrece los mรกs diversos listados e informes que nos permiten saber dรณnde estamos parados en el orden de poder tomar luego buenas decisiones para ir obteniendo cada vez mejores resultados.

Listado de Ventas por Factura Este listado nos va a permitir visualizar en formato de planilla ordenado por columnas y filas todo el registro de nuestras ventas ordenadas por fecha según el rango de periodo de fecha desde hasta fecha hasta que elijamos. En caso de querer ver las ventas de un solo días, fecha desde y fecha hasta deberán contener la misma fecha.

En el ejemplo de la figura se visualizan todas las ventas realizadas en el lapso de un mes (del 24/07/2015 al 24/08/2015). En la parte inferior tenemos determinadas funciones como por ejemplo reimprimir un comprobante. Realizar una nota de crédito sobre un comprobante determinado en el orden de poder balancear alguna factura que nos haya salido mal (En este punto hay que aclarar que una factura electrónica mal hecha no se puede anular sino que hay que hacer una nota de crédito en contrapartida con lo cual esta función es especial ideal) Además tenemos la opción de ver el detalle del comprobante activo seleccionado, además de exportar el listado a Excel e imprimir el listado. Otra función importante a tener en cuenta es que los cuadros en negro, nos muestran en todo momento los resultados totales de las sumatorias de subtotales, iva y totales de acuerdo al rango de fecha y comprobantes que hayamos seleccionado. 33

Listado de ventas por vendedor De igual forma que el listado de ventas por factura, el listado de ventas por vendedor tendrรก un comportamiento similar y su orden estarรก orientado a brindarnos informaciรณn de ventas ordenadas por vendedor en un rango de fecha (fecha desde y fecha hasta)

En la parte inferior tendremos las totalizaciones correspondientes y las opciones de exportar a excel, imprimir y cerrar el informe.

Listado de ventas por producto Siguiendo la lógica de los demás listados, este listado nos ofrece la posibilidad de ver el total de ventas agrupadas por producto y ordenadas por fecha desde a fecha hasta.

Este listado será muy útil al momento de realizar un estudio de mercado sobre cuáles son los productos que se venden en mayor cantidad. De igual forma que los anteriores listados, este listado permite ver totalizaciones, exportar la información a Excel o bien imprimir un informe con membrete en impresora tradicional.

Listado de ventas por cliente Este listado nos muestra un listado de ventas ordenado por rango de fechas y código de cliente. Su mayor característica es que nos permitirá separar las ventas realizadas a cada cliente con el fin de ver cuáles fueron los clientes que más nos compraron o bien cuales los que mayor cantidad de comprobantes les fueron realizados.

De igual forma que los anteriores en su parte inferior tendremos las totalizaciones del periodo establecido, además de las funciones para poder exportar la información a Excel, imprimir en con membrete en impresora tradicional y cerrar el listado.

EL PROCESO DE FACTURACIÓN Para llegar a esta instancia de facturación, asumimos que: 1 - ya hemos creado vendedores en el sistema (o al menos uno), en caso de que la información del vendedor de cada comprobante sea irrelevante, podremos utilizar el vendedor comodín de código Nº1 (Mostrador 1) 2 – Ya hemos creado o importado los artículos (o al menos uno) en caso de que los artículos sean irrelevantes, ya sea por vender servicios o bien porque no es importante la información relativa al control de stock, podremos modificar estos artículos al momento de facturar. 3 – Ya hemos creado o importado los clientes en el sistema (o al menos uno). Tengamos en cuenta que el cliente de código Nº1 va a ser el “Consumidor final” que será usado para hacer las facturas B o C menores a 1000 pesos, caso contrario tendremos que utilizar si o si un CUIT válido ya que por disposición de AFIP los comprantes mayores a 1000 pesos deben ser si o si facturados a un CUIT o CUIL. Una vez que ingresamos al sistema y hacemos clic en el botón Comprobantes se nos desplegará la siguiente pantalla neutra para iniciar una nueva factura:

ÂżQuĂŠ es todo esto y para quĂŠ sirve? Vamos de a poco. Cuando comencemos a confeccionar la factura vamos a ir poblando cada uno de los paneles que forman parte de esta pantalla de forma tal que vamos a obtener finalmente una pantalla como la siguiente:

En el siguiente grafico vamos a explicar uno a uno los paneles que forman parte del proceso de facturación:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Área de Menú Área de detalle de factura Área de Cliente Área de Vendedor Área de Condiciones de venta Área de ítems de la factura Área de Observaciones

El proceso de facturación para emitir una factura deberá realizarse modificando los controles en el orden establecido en el gráfico superior: 1, 2, 3, 4, 5, 6 y 7.

1 – AREA DE MENU 1 – Barra de menú: Esta barra es fundamental al momento de realizar el proceso de facturación y consta de los siguientes botones: NUEVA FACTURA: Una vez presionado este botón el sistema limpiará todos los datos y nos proporcionará el próximo nº de factura disponible para comenzar a facturar, además de posicionarse el cursor en el cuadro de texto de código de cliente para que seleccionemos el cliente al cual le vamos a facturar. Pero no nos adelantemos. Sigamos viendo la funcionalidad de cada botón de menú. IMPRIMIR FACTURA: el cual será oprimido una vez que ya tengamos nuestra factura correctamente confeccionada y lista para imprimir. Una vez presionado este botón el sistema se conectará internamente con AFIP y hará todo el trabajo de enviarle todos los datos de la factura, AFIP recibirá estos datos y nos devolverá un mensaje con el 39

resultado y el CAE, que es un Nº de 14 dígitos el cual aparecerá impreso al final de la factura. Sin este CAE impreso en nuestra factura, esta no es válida. CANCELAR FACTURA: En todo momento podremos apretar este botón para cancelar todo el proceso de facturación de forma que el sistema limpie todos los datos y nos dé un entorno limpio y listo para comenzar de nuevo. NUEVO CLIENTE: Presionando este botón el sistema nos permitirá crear un nuevo cliente desde esta misma pantalla de facturación sin necesidad de tener que darlo de alta desde el módulo de clientes. Cuando lo presionemos, el sistema nos asignará un nuevo código de cliente para este nuevo que vamos a dar de alta. Deberemos poner los datos correspondientes como Nombre, CUIT, Dirección… BUSCAR CLIENTE: En el caso de que el cliente al cual le vamos a facturar ya haya sido ingresado con anterioridad en el sistema, usaremos este botón para desplegar una grilla con el listado completo de clientes y luego elegir el cliente de la factura haciendo clic en la grilla o bien presionando ENTER. Los datos del cliente seleccionado en la grilla se copiarán y poblaran los campos correspondientes al cliente en la interface de facturación.

BUSCAR VENDEDOR: De igual forma que buscar cliente, este botón nos desplegará una grilla con el listado de vendedores existente en el sistema. Solo hemos de seleccionar el adecuado haciendo doble click en la grilla o presionando la tecla ENTER. BUSCAR ARTÍCULO: Al igual que buscar cliente y buscar vendedor, este botón nos va a permitir buscar en el listado general de artículos aquellos artículos que deseemos facturar en la factura en curso. La funcionalidad es la misma que sus pantallas antecesoras, al hacer clic en él se desplegara el listado de artículos, deberemos seleccionar uno haciendo doble clic en el artículo deseado o bien posicionándonos en el artículo deseado con las flechas arriba y abajo y una vez encima del artículo en cuestión presionaremos ENTER. SALIR: Este botón nos cerrara la pantalla y nos llevará nuevamente a la pantalla principal o switchboard.

2 – AREA DETALLE DE FACTURA Cuando hacemos clic en el botón de menú “nueva factura” el sistema por defecto nos mostrará el próximo nº de factura según el tipo seleccionado en el “combo de tipo de factura”. Desplegando el “combo de tipo de factura” podremos seleccionar todos los tipos de comprobantes posibles que ofrece el sistema para emitir. Los tipos posibles de comprobantes son: FAA: Factura A FAB: Factura B FAC: Factura C NDA: Nota de débito A NDB: Nota de débito B NDC: Nota de débito C NCA: Nota de crédito A NCB: Nota de crédito B NCC. Nota de crédito C Desplegando el combo y seleccionando alguno de estos valores, el sistema nos proporcionará el número de sucursal y próximo número correlativo correspondiente para este tipo de comprobante. Además se 41

llenarán los campos Fecha y hora del comprobante con sus valores correspondientes, valores que aparecerán impresos en la factura emitida.

3 – AREA DE CLIENTE

Cuando hagamos clic en nueva factura o bien elijamos el nuevo tipo de factura cambiando el “combo de tipo de factura”, el cursor se posará en el campo código de cliente, momento en el cual deberemos seleccionar el cliente al cual le vamos a facturar. En esta instancia tenemos 3 opciones:   

Escribir el código de cliente y presionar ENTER (la más rápida y la normalmente utilizada para hacer facturas B o C) ya que si el cliente es consumidor final lo que haremos es escribir 1 y luego presionar ENTER. Con el campo código de cliente en blanco presionar ENTER para que aparezca la grilla con el listado de clientes para seleccionar uno o ben hacer clic en el botón de Menú “Buscar Cliente”. Crear un nuevo cliente: Presionando el botón de menú “Nuevo cliente” El sistema nos brindará el nuevo código de cliente disponible para este cliente que vamos a crear y posicionará el cursor en el campo nombre para así comenzar a poner los valores correspondientes de nombre, dirección, cuit, etc…

Además dentro de esta área se encuentran los botones Aceptar, Guardar y Cancelar, con funciones similares a las de un ABM de clientes pero en versión compacta.

IMPORTANTE: Al momento de realizar una factura, es muy importante que el campo Nº de CUIT del cliente tenga valores correctos ya que AFIP validará este campo por sobre los demás al momento de aprobar el comprobante y devolvernos el CAE, con lo cual al mínimo error en su formato, nos mostrará un error impidiéndonos realizar el comprobante de factura electrónica. Para ello tener el en cuenta que el formato de CUIT tolerados son: CUIT con guiones: por ejemplo 30-52671272-9 CUIT sin guiones: siguiendo el ejemplo de arriba 30526712729 No se permitirán espacios ni puntos ni comas ni barras en el formato del CUIT. En cualquiera de estos casos el comprobante será rechazado por AFIP y nos mostrará un mensaje de error. Esta validación no aplica para comprobantes B o C a “Consumidor Final” menores a 1000 pesos. Si el comprobante B o C es mayor o igual a 1000 pesos debe ser si o si facturado a un CUIT o CUIL.

4 – AREA DE VENDEDOR

Una vez que hayamos seleccionado el cliente y nos hayamos movido con la tecla ENTER, el cursor se posará en el campo código de vendedor, momento en el cual deberemos seleccionar con el cual vamos a facturar. Si eso no es importante simplemente escribiremos “1” seguido de la tecla ENTER para que el vendedor quede establecido como “MOSTRADOR 1”

Si hemos cambiado los valores del vendedor de código Nº1 anteriormente en el módulo de vendedores este valor se mostrará en el área de vendedor actual. En esta instancia tenemos 2 opciones:  

Escribir el código de vendedor y presionar ENTER (la más rápida y la normalmente utilizada para hacer facturas) ya que lo que haremos es escribir el código de vendedor y luego presionar ENTER. Con el campo código de vendedor en blanco presionar ENTER para que aparezca la grilla con el listado de vendedores para seleccionar uno.

5 – AREA DE CONDICIONES DE VENTA

Aquí deberemos seleccionar el tipo de condición de venta para este comprobante en curso. Los tipo de condiciones del venta posibles al momento son:   

Contado/Efectivo. Cuenta Corriente Tarjeta de Crédito

Es importante saber que si el tipo de condición de venta es en cuenta corriente, luego desde el módulo de clientes podremos imputar pagos correspondientes a ese comprobante. Para pasar al paso siguiente presionamos ENTER.

6 – AREA DE ITEMS DE LA FACTURA

Una vez seleccionada la condición de venta el cursor se posará sobre el “Código de Articulo” (CodArt) ahí tendremos 2 opcionies para traer nuestro articulo a facturar:  

Seleccionar el código de artículo a facturar escribiendo el código numérico y luego presionando la tecla ENTER para que nos traiga el detalle del artículo correspondiente. Presionar ENTER con el campo vacío para que se nos aparezca la pantalla con la grilla del listado completo de artículos a fin de seleccionar el artículo deseado y llevar sus datos de vuelta a la interface de facturación.

Cualquiera de los 2 caminos que elijamos para traer nuestro ítem a facturar a nuestra factura, el cursor seguidamente se posará en el campo “descripción”, lo cual nos permitirá editar este campo o bien dejarlo con la descripción actual y seguir adelante presionando la tecla ENTER. Seguidamente el cursor se posará en el campo “precio” el cual nos permitirá editar el precio actual del producto o bien seguir adelante presionando la tecla ENTER.

Seguidamente el cursor se posará en el campo Cantidad donde deberemos establecer la cantidad para el articulo en curso y seguidamente presionar ENTER para así verlo ingreso en la cuadricula de ítems. Seguidamente el cursor se posará en el campo “CODART” para ofrecernos la posibilidad de ingresar un nuevo ítem con lo cual repetiremos el proceso. Es importante tener en cuenta que la cantidad de deberá ser un numero entero mayor a 1 y menor a 65535 unidades enteras. El sistema no aceptará decimales en este campo.

7 – AREA DE OBSERVACIONES

A veces nuestro comprobante requerirá que insertemos algún comentario o aclaración referente a la factura como cantidad de bultos o número de guía o remito adjunto. El uso de este campo es opcional y nos permitirá escribir un texto de hasta 200 caracteres el cual aparecerá impreso luego de los ítems que formen parte del comprobante al momento de emitir la factura.

PROCESO DE FACTURACIÓN RAPIDA CON TECLADO: 46

1 – Seleccionar el tipo de factura del “combo tipo de factura” (Ctrl + A) 2 – Escribir Nº de cliente + ENTER 3 – Escribir el Nº de vendedor + ENTER 4 – Seleccionar el tipo de condición de venta + ENTER 5 – Escribir Codigo de Articulo + ENTER 6 – Modificar descripción (o no) + ENTER 7 – Modificar Precio (o no) + ENTER 8 – Escribir cantidad + ENTER 9 – Volver al paso 5 o bien apretar el botón “IMPRIMIR FACTURA”