MANUAL DE CORRESPONDENCIA
KELLY JOHANA NARVAEZ KAROLINA PARRA DIAZ LUISA FERNANDA ESPINOSA TATIANA NIETO LONDOÑO LADY VANESSA PEÑA BETANCUR
SENA CENTRO DE COMERCIO Y TURISMO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ARMENIA 2013
MANUAL DE CORRESPONDENCIA
KELLY JOHANA NARVAEZ KAROLINA PARRA DIAZ LUISA FERNANDA ESPINOSA TATIANA NIETO LONDOÑO LADY VANESSA PEÑA BETANCUR
INSTRUCTORA: ANDREA CAROLINA VALBUENA LEZCANO
SENA CENTRO DE COMERCIO Y TURISMO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ARMENIA
2013
TABLA DE CONTENIDO
1. Introducción 2. Misión y visión 3. objetivos generales y específicos 4. Recibo y despacho de correspondencia 5. Definiciones 6. formato de registro de comunicaciones recibidas y despachadas 7. Comunicaciones utilizadas 8. Tiempo de respuesta de las solicitudes 9. organigrama 10. proceso de radicación 11. Conclusiones 12. Bibliografía
INTRODUCCION
Este manual de correspondencia tiene el fin de dar a conocer el proceso que se debe llevar a cabo en toda entidad, por medio del cual se le dar谩 un adecuado manejo al recibo y despacho de comunicaciones.
Se pretende dar a la empresa fundamentos para un adecuado proceso de recibo y despacho de las comunicaciones, la radicaci贸n de los documentos f铆sicos y digitales, la distribuci贸n de las comunicaciones tanto recibidas como despachadas, el formato de registro de las comunicaciones y las comunicaciones utilizadas.
MISIÓN
Gestionar los procesos o programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación, facilitando de una forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas. Esto nos conlleva a conservar y difundir el acervo documental, y a dar todo soporte informativo en la consecución de los objetivos y metas planteadas, las cuales van con un criterio y propósito a ser realizado en nuestra labor como Archivistas, y dar una proyección de lo que se debe utilizar en este área correspondiente.
VISIÓN
Dar a conocer el manejo adecuado de la documentación de acuerdo a las normas establecidas por el Archivo General de la Nación para que se logre una buena disposición del recibo y despacho de las comunicaciones.
OBJETIVOS GENERALES
.Racionalizaciรณn y normalizaciรณn de la documentaciรณn desde su producciรณn hasta su destino final. . Manejo integral de los documentos y de la informaciรณn como base para la toma de decisiones y la preservaciรณn de la memoria institucional . Evaluar y valorar la documentaciรณn para evitar la acumulaciรณn innecesaria de informaciรณn y reducir costos en la producciรณn y conservaciรณn del acervo documental. . Simplificar los trรกmites en los procesos administrativos con miras al flujo normal y eficaz de la informaciรณn. .Establecer la reglamentaciรณn que permita la adecuada administraciรณn documental en materia de trรกmite y su correspondiente archivo.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
ยจ. Destacar la importancia del buen manejo de las comunicaciones. . .Orientar a los servidores pรบblicos responsables de las diferentes bases de proceso de archivo y trรกmite de correspondencia en el cumplimiento de sus funciones. . .Establecer los procedimientos generales para el recibo y clasificaciรณn, revisiรณn, radicaciรณn, digitalizaciรณn, distribuciรณn, elaboraciรณn y despacho de la correspondencia.
FORMATO DE REGISTRO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS Y DESPACHADAS Junta Administradora Local
Remite
Fecha elaborado
destinario
Fecha y hora entregada al destinario fecha hora firma
Fecha y firma recibido por la secretaria fecha firma
RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONENCIA
. Verificar siempre que los envíos y recibido si correspondan a la empresa o funcionarios de ella. .Desempacar la correspondencia para la empresa .Leer la correspondencia y verificar la inclusión de anexos. .Verificar a quien va dirigida la correspondencia. .Distribución a las oficinas correspondientes. .Mantener en buen estado y orden de presentación de los documentos eh información que le corresponde atener y velar para la organización y buena presentación del sitio de trabajo. .Redactar y transcribir correctamente los documentos pertinentes al desarrollo de las actividades asignadas .Tramitar responsablemente toda la documentación emitida en la empresa para su oportuna distribución de acuerdo a los procedimientos definido.
Definiciones:
Aarchivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. Distribución de documentos: Aactividades documentos lleguen a su destinatario.
tendientes
a
garantizar
que
los
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos. Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por
las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos. Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Producción documental: Generación de documentos hecha por lasinstituciones en cumplimiento de sus funciones. Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales. Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.
Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. CLASES DE CORRESPONDENCIA
circular reglamentaria: esta se origina como resultado de lo establecido en acuerdos y estatutos y son de obligatorio cumplimiento en la corporación. Circular administrativa o financiera: imparte instrucciones sobre asuntos específicos
Memorando circular: comunicación escrita que da a conocer las instrucciones sobre actividades o trámites.
Memorando interno: esta se origina dentro de las mismas dependencias de la corporación.
Hojas de trámite: precisa instrucciones para el trámite de un documento
PLAZO PARA RESOLVER LAS SOLICITUDES DE LOS CIUDADANOS(AS)
Teniendo en cuenta lo previsto en las normas vigentes y en la reglamentación Interna de la JAL, por norma general toda petición en interés general y Particular deberá resolverse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción, con excepción de: Las peticiones de documentos, plazo diez (10) días hábiles siguientes a su recepción, a cuyo vencimiento opera el silencio administrativo positivo, con entrega de copias dentro de los tres (3) días siguientes. Las consultas a las autoridades, plazo treinta (30) días hábiles siguientes a su recepción. Las solicitudes de información entre autoridades deberán resolverse en un término no mayor de diez (10) días hábiles. En los demás casos, se resolverán las solicitudes dentro de los quince (15) días hábiles. Cada PQRS deberá contar con los soportes que evidencien el trámite que se surtió para su respuesta.
Cuando no sea posible atender la solicitud dentro del plazo, deberá informarse al Ciudadano (a) de inmediato o antes del vencimiento del término señalado en la Ley, expresando los motivos de la demora y señalando el plazo razonable en que se dará respuesta, el cual no podrá exceder del doble del inicialmente previsto. La JAL deberá atender prioritariamente las peticiones de reconocimiento de un derecho fundamental, cuando se trate de evitar un perjuicio irremediable al peticionario, quien deberá probar sumariamente la titularidad del derecho y el riesgo de perjuicio invocado. Si la JAL no es la competente para resolver la solicitud del ciudadano(a), lo informará de inmediato al interesado si este actúa verbalmente, o dentro de los diez (10) días siguientes al de la recepción, si el ciudadano(a) obró por escrito, y en todo caso, remitirá la petición al competente, con copia del oficio remisorio al peticionario.
MODALIDADES DEL DERECHO DE PETICIÓN
Conforme lo establece el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo mediante el ejercicio del derecho de petición los ciudadanos (as) de la JAL podrán requerir, entre otros, los siguientes servicios:
Se podrán hacer peticiones verbales y el servidor o contratista de la JAL deberá, si el ciudadano(a) lo pide, dejar constancia escrita de ello. Los servidores de la JAL no podrán negarse a recibir solicitudes incompletas si el ciudadano(a) insiste en su radicación, sin embargo con posterioridad deberán requerir su complementación. Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud o de la actuación cuando no atienda el requerimiento de los servidores de la JAL de completar su escrito o solicitud verbal dentro del plazo legal, que de conformidad con las normas legales es de 1 mes, salvo que antes de vencerse el plazo concedido solicite prórroga hasta por un término igual. Cuando un ciudadano(a) de la JAL solicite copia de un documento sometido a reserva, y no obstante la negativa, se insista en la misma, la JAL deberá agotar el trámite de insistencia previsto en la Ley, ante el Tribunal Contencioso Administrativo, para que allí se adopte la decisión que en derecho corresponda.25 DEBERES DE LOS CIUDADANOS(AS) EN EJERCICIO DEL DERECHO DE PETICIÓN. 1. Elevar las peticiones con el lleno de los requisitos exigidos en la norma. 2. Diligenciar completamente la solicitud y en el evento de hacerlo de forma incompleta, adecuarla dentro del plazo legal. 3. Dirigir solicitudes respetuosas1 . 4. Abstenerse de abusar del ejercicio del derecho de petición2 . 5. Aportar información cierta para efectos del suministro de la respuesta. (1 y 2)Si el ciudadano (a) incumple con estas dos exigencias del derecho de petición, los servidores públicos y contratistas de la JAL estarán facultados para reiterar la respuesta dada.
Los servidores públicos están obligados a observar los plazos legales y las formalidades establecidas en la Ley frente al trámite del derecho de petición, en tanto que su inobservancia, se constituirá en falta gravísima y dará lugar a las sanciones correspondientes de acuerdo con la Ley disciplinaria. • ACCIÓN DE TUTELA: Es un mecanismo de protección a los derechos constitucionales fundamentales de los habitantes del territorio colombiano. La Constitución Nacional en su artículo 86 dispuso que toda persona tendrá acción de tutela para reclamar ante los jueces, en todo momento y lugar, mediante un procedimiento preferente y sumario, por si misma o por quien actúe en su nombre, la protección inmediata de sus derechos constitucionales fundamentales, cuando quiera que estos resulten vulnerados o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad pública o de autoridades en los casos provistos por la ley. • TERMINO: Plazo perentorio e improrrogable y/o de oportunidad dentro del cual debe realizarse una actividad judicial. • DESACATO: Es un trámite que procede cuando no se ha dado cumplimiento a lo dispuesto en el fallo de la Acción de Tutela, y en el cual el Juez ordena a la entidad dar cumplimiento a ello so pena de Sanción. ACTIVIDADES: Recibe y radica acciones de tutela identificando la urgencia del documento. Entrega tutelas al técnico administrativo de jurídica encargado del trámite. Ingresa tutelas en la base de datos de Excel y realiza el correspondiente reparto a los abogados asignados. El abogado designado, estudia el caso y determina el tema y hace el requerimiento al enlace definido por la JAL. Solicita información vía correo electrónico o por chat al correspondiente enlace delegado del tema, así mismo requiere los documentos que solicita el Despacho Judicial informando e I tiempo máximo de respuesta a la acción de tutela y el asunto. Proporciona información adecuada y dentro de los términos para atender los requerimientos que se hacen para dar respuesta veraz y oportuna a las acciones judiciales de tutela. Si la información suministrada es adecuada y dentro de los términos, el abogado procede a proyectar la respuesta a través de la cual se ejerce la defensa de la entidad. Si la información suministrada NO es adecuada y dentro de los términos, se afecta la capacidad de la Comisión en atender los requerimientos de las acciones judiciales de tutela. Si responde dentro de lo términos y el Asesor(a) Jurídico(a) NO está ausente, el Asesor(a) Jurídico(a) analiza y firma el proyecto de respuesta. Si responde dentro de los términos y el Asesor(a) Jurídico(a) SI está ausente, la respuesta debe ser analizada y firmada por el representante legal de la entidad. Una vez firmada la respuesta a la acción de tutela el Auxiliar Administrativo la descarga en el Modulo de Correspondencia, le asigna el radicado de salida, coloca la fecha, envía la respuesta por fax y conforma los paquetes para la entrega de correspondencia en físico.
Se envía respuesta a la acción de tutela, brindándole la respectiva prioridad en su comunicación. Si la respuesta NO es enviada dentro de los términos se afecta la capacidad de la Comisión en atender los requerimientos de las acciones judiciales de tutela. Recibe el fallo de tutela
Ingresa en la base de datos de Excel la decisión proferida por juez. Si el fallo es a favor de la JAL, la tutela se ingresa en la base de datos y se archiva. Si el fallo de tutela en contra de la JAL, el abogado que proyectó la respuesta informa al enlace delegado del tema vía correo electrónico, la exigencia del cumplimiento del fallo en el plazo y términos señalados por el juez, anexando el fallo escaneado. El enlace responsable debe enviar al abogado los documentos que acreditan el cumplimiento en los términos señalados por el juez, así mismo elabora informe técnico sobre los puntos clave que debe atacar la impugnación. Si no se procede al cumplimiento del fallo de tutela o no se le informa al accionante, la entidad incurre en un incidente de desacato por omisión. Se requiere impugnación el abogado proyecta la misma con el apoyo técnico del enlace y la envía al juez a más tardar al tercer día contado a partir de la notificación del fallo. De igual manera el abogado debe proyectar el oficio de cumplimiento al fallo con el insumo entregado por el enlace. Esto debido a que la impugnación no suspende los términos para dar cumplimiento Una vez presentada la queja o reclamo, a través de los diferentes medios, se procederá a su radicación en la Secretaría General, con indicación de la fecha y hora de recibo, nombre del quejoso e identificación, anexos y dependencia o funcionario a quien se dirige. Luego se remitirán a la dependencia competente de acuerdo con la naturaleza del asunto, a más tardar dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a su recibo, correspondiendo al jefe de la misma indagar sobre los motivos de la queja, implementar los correctivos que sean necesarios y remitir respuesta al interesado.
Las quejas y reclamos radicados de manera reglamentaria se deberán resolver dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible resolver o contestar la queja o reclamo en dicho plazo, se deberá informar así al quejoso, expresando los motivos de la demora y señalando a la vez la fecha en que se resolverá o dará la respuesta. Cuando la solicitud haya sido verbal, la decisión podrá tomarse y comunicarse en la misma forma al interesado, en los demás casos será escrita. Quejas y reclamos improcedentes Los servidores públicos de la Secretaría General encargados de recibir las quejas y reclamos podrán rechazar las quejas irrespetuosas que se presenten, de lo cual se dejará la respectiva constancia.
ORGANIGRAMA: JUNTAS ADMINISTRADORAS LOCALES – COMUNA UNO-
JUNTAS ADMINISTRADORAS LOCALES
COMUNA 1 “CENTENARIO” 100
PLENARIA DE EDILES 110
MESA DIRECTIVA 110.1
COMISION DE EDUCACION, SERVICIOS PUBLICOS MEDIO AMBIENTE Y SALUD 120
COMISION DE PART. CIUDADANA Y DLLO COMUNITARIO 130
SECRETARIA 110.2
COMISION DE PLAN Y PRESUPUESTO 140
COMISION DE RECREACION, DEPORTES Y CULTURA 130
PRODUCCION DE DOCUMENTOS
Las normas Icontec que se van utilizar para la producci贸n de documentos son:
Al utilizar el estilo bloque extremo en la producción de documentos, encontraremos una mayor organización al momento de elaborar y presentar un documento. “El Estilo Bloque Extremo: es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.” http://www.monografias.com/trabajos22/carta-comercial/cartacomercial.shtml#ixzz2cuHsuwxl nota: actualmente en la JAL (Juntas administrativas locales) no manejan ningún estilo de normas Icontec, por esto es recomendado que apliquen este modelo de carta para una mayor organización a la hora de producir los documentos.
PROCESO DE RADICACIÓN
Es el proceso mediante el cual se le asigna un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas y producidas, la cual deja constancia de fecha y hora de recibo o envió con el fin de oficializar su trámite y cumplir con las normas establecidas este proceso en la JAL empieza cuando entra de la comunicación por medio del encargado quien distribuye la correspondencia a cada dependencia de la entidad, se revisa fecha, quien la envía, y que traiga todo los anexos y demás para así poder radicarla , después se registra de manera manual. QUEJA VERBAL PRESENTADA EN LA SEDE:
Recibe de manera verbal la queja, diligencia el “Formato de Registro de Queja, lo hace firmar por el quejoso y lo entrega en la oficina de Correspondencia para su respectiva radicación, SECRETARIA: Recibe documento de queja, coloca el sello de recibido y anota la fecha, hora y número de folios que acompañan a la misma.
CONCLUSIONES
El manual de correspondencia es de uso vital ya que nos da pautas sobre un adecuado manejo de las comunicaciones recibidas y despachadas aplicando la normatividad establecida, este trabajo fue elaborado aplicándolo a la entidad JAL (junta administradora local) . Al realizar este trabajo nos damos cuenta de lo importante que en una empresa exista un manual de correspondencia puesto que este nos ayuda a tener una mejor organización de la correspondencia y a brindar un mejor servicio al cliente.
BIBLIOGRAFIA
Oficina de planeación y desarrollo Universidad Del Valle, Agosto 2010. Manual de procedimientos. Disponible en: http://gicuv.univalle.edu.co/01_Procesos_y_Formatos/_/documentos/Gestion%20de%20bien es%20y%20servicios/MP-08-07-02_V-2.pdf
Alcaldía mayor de Bogotá, fondo de prevención y atención de emergencias, manual de procedimientos. Disponible en: http://www.sire.gov.co/portal/page/portal/docs_intranet/DOC_%20Gestion/CORRESPONDEN CIA.pdf
Albo S.A Almacenera Bolivina, manual de correspondencia. Disponible en: https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-52371011-dt-content-rid24947917_2/courses/P134401_F465448_RG63_C9538/Manual%20de%20Correspondencia.pd f