Toolkit PENGURUSAN
AUDIT
2018
Bahagian Pengurusan Sekolah Harian Jabatan Pendidikan Negeri Pejabat Pendidikan Wilayah Pejabat Pendidikan Daerah
1
Kandungan
Toolkit
PENGURUSAN Penarafan Kecemerlangan PPD
C
• Instrumen PKPPD • Panduan Verifikasi PKPPD • Borang Verifikasi PKPPD
AUDIT 2018
• • • • • •
Pelan Audit Laporan Keseluruhan Audit Borang Ketidakakuran Borang Penambahbaikan Borang Verifikasi Audit Dahulu Borang Catatan Audit
A
Audit Dalam MS ISO9001:2015
• Instrumen Audit DTP (JPN) • Instrumen Audit DTP (PPD)
B Audit DTP 2
Pengurusan Audit 2018
01
Audit Dalam MS ISO 9001:2015 • Pelaporan Audit Dalam
02
Audit DTP • Instrumen Audit DTP
03
Verifikasi Penarafan Kecemerlangan PPD • Instrumen PKPPD • Instrumen verifikasi PKPPD
Semua laporan perlu diserah oleh Ketua Pasukan Audit kepada lokasi semasa exit conference. Salinan dihantar ke BPSH secara softcopy DALAM TEMPOH SEMINGGU selepas audit lokasi selesai. Penghantaran ke BPSH melalui google drive yang disediakan seperti berikut:
•
kualitibpsh2018@gmail.com 3
A Audit Dalam MS ISO 9001:2015 Bahagian Pengurusan Sekolah Harian Jabatan Pendidikan Negeri Pejabat Pendidikan Wilayah Pejabat Pendidikan Daerah
4
Garis Masa Pengurusan Audit Dalam MS ISO 9001:2015 6 – 8 MAC 2018
9 APR – 7 JUN 2018
Bengkel Pemantapan Juruaudit MS ISO 9001:2015
1 - Audit Dalam - Audit DTP - PKPPD
26 – 27 JUN 2018
Audit Dalam MS ISO 9001:2015 JPN / PPD
2 MAC 2018 Bengkel Pemantapan Juruaudit Peringkat Negeri
4
MKSP
5
6
12 – 13 JUN 2018 Post Mortem Audit
7 2 – 20 JULAI 2018 Audit Pensijilan MS ISO 9001:2015 oleh SIRIM
Semua lokasi yang akan diaudit oleh SIRIM perlu selesai melaksanakan tindakan susulan dan MKSP sebelum audit persijilan SIRIM berlangsung
5
LOKASI AUDIT PERSIJILAN MS ISO 9001:2015 BAGI TAHUN 2018 JPN Kedah PPD Langkawi PPD Padang Terap JPN Pulau Pinang PPD Timur Laut PPD SP Selatan JPN Perak PPD Hulu Perak PPD Manjung
JPN Kelantan PPD Gua Musang PPD Machang PPD Kuala Krai
JPWP Labuan
JPN Pahang PPD Temerloh PPD Jerantut
JPN Melaka PPD Jasin PPD Melaka Tengah
6
Audit MS ISO 9001:2015
Perkara diaudit bagi tahun 2018 •Sebarang pindaan akan dimaklumkan kemudian
Skop : Pengurusan Program/ Aktiviti Utama Pengoperasian Pendidikan
Dokumen Utama: • Pelan Strategik Organisasi • Pelan Pengurusan Risiko
BPSH, JPN, PPW dan PPD
• • • • •
• • •
Program Transformasi Daerah (DTP) KEDAP Transformasi Orang Asli Rancangan Makanan Tambahan (RMT) TS25 (Kohort 1)
JPN, PPW dan PPD
Perkhidmatan Kawalan Keselamatan (PKK)/ Kebersihan Bangunan & Kawasan (KBK) Asrama (BMA) Kantin (Pematuhan Kontrak)
Sistem Pengurusan Kualiti • • • •
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) Pengurusan Audit Dalam 2017 (Audit Dalam) Pengurusan Audit Dalam 2018 (Audit Persijilan SIRIM) Tindakan Pembetulan dan Penambahbaikan
7
Jadual Audit Dalam 2018 Ketua Pasukan Audit
Juruaudit luar (Lead Auditor)
Juruaudit 1
Juruaudit luar
Juruaudit 2
Juruaudit luar / Merentas daerah
Juruaudit 3
Juruaudit luar / Merentas daerah
Juruaudit 4
Juruaudit luar / Merentas daerah
Tempoh Masa Pengurusan Audit Dalam
3
Semua JPN (Kecuali Perlis, Putrajaya, Labuan)
4
Semua PPD dan 3 JPN (Perlis, Putrajaya, Labuan)
hari
hari
Penambahan auditor baharu untuk tujuan pendedahan / pemantapan adalah di atas kebenaran Ketua Jabatan masing-masing. Senarai auditor tambahan perlu dimaklumkan kepada Ketua Pasukan Audit dan lokasi di audit selewat-lewat seminggu sebelum tarikh audit. Auditor yang tidak dapat hadir mesti memaklumkan kepada KPA dan KJA negeri masing2 seminggu sebelum audit.
8
PROSES KERJA PENGURUSAN AUDIT DALAM Pengarah BPSH melantik pasukan audit
KPA menyediakan perancangan audit dan menyerahkan kepada lokasi dan juruaudit
Menjalankan Mesyuarat Pembukaan Audit
Juruaudit melaksanakan pengauditan
Juruaudit menentukan dapatan audit dan menyediakan laporan audit
KPA menyerahkan laporan audit kepada lokasi
Menjalankan mesyuarat Penutupan Audit
Menghantar salinan laporan audit kepada BPSH
Lokasi mengambil tindakan susulan ke atas dapatan audit
JU menutup NCR dan menyediakan laporan
JU menyerahkan laporan kepada lokasi dan BPSH
KJA menyediakan analisis audit peringkat negeri dan menyerahkan kepada BPSH
KJA membentang analisis audit dalam MKSP dan mengambil tindakan susulan
Pengurusan menilai keberkesanan tindakan susulan
Pengurusan melaksanakan penambahbaikan berterusan
KJA – Ketua Juruaudit Lokasi
| KPA – Ketua Pasukan Audit
| JU – Jurulatih Utama * dilatih dan dilantik oleh JPN
9
PROSES KERJA MENYEDIAKAN PERANCANGAN AUDIT
PROSES KERJA MENYEDIAKAN JADUAL AUDIT KJA menerima tarikh audit daripada BPSH
KPA menyediakan tentatif perancangan audit KJA menerima perancangan audit daripada KPA
KPA menyerahkan tentatif perancangan audit kepada lokasi dan juruaudit seminggu sebelum audit
KJA – Ketua Juruaudit Lokasi
| KPA – Ketua Pasukan Audit
KJA menyelaraskan dan menyediakan jadual audit untuk disebarkan kepada auditi
KJA membuat persiapan audit
| JU – Jurulatih Utama * dilatih dan dilantik oleh JPN
10
PROSES KERJA MESYUARAT PEMBUKAAN AUDIT Ucapan Pengerusi • Kata-kata Aluan • Taklimat Lokasi • Perkenalkan Auditi
Ucapan Ketua Pasukan Audit • Perkenalkan juruaudit • Nyatakan perancangan audit
• •
Pengerusi sebaiknya Ketua Jabatan. Taklimat lokasi: • Pengenalan, • perubahan yang mempengaruhi sistem, • penambahbaikan berterusan yang dilaksanakan.
• •
Penghargaan Menjelaskan butiran perancangan audit
Penangguhan
11
PROSES KERJA PENGAUDITAN Auditor terima
perancangan audit daripada KPA Auditor membuat senarai semak audit
Mengenalpasti kriteria audit
Tulis catatan audit KJA – Ketua Juruaudit Lokasi
| KPA – Ketua Pasukan Audit
• Perancangan audit akan mengandungi bidang yang perlu diaudit oleh setiap juruaudit. • Senarai semak dijadikan panduan berhubung perkara yang akan disemak / ditanya kepada auditi yang berkaitan. • Senarai semak disediakan supaya juruaudit tidak tertinggal perkara-perkara asas yang perlu diverifikasi • Kriteria audit menjadi asas kepada pengauditan yang merangkumi prosedur, standard, pekeliling, peraturan, akta, tata cara, garis panduan dan lain-lain.
| JU – Jurulatih Utama * dilatih dan dilantik oleh JPN
12
PROSES KERJA MENENTUKAN DAPATAN DAN MENYEDIAKAN LAPORAN AUDIT Pengauditan
Kenalpasti dapatan
Tidak patuh – Keluarkan NCR
Perlu penambahbaikan – Keluarkan OFI
Laporan Audit merangkumi: • Laporan Keseluruhan • Jadual Audit • Perancangan Audit • Catatan Audit * • Laporan Ketidakpatuhan • Peluang Penambahbaikan • Verifikasi audit dahulu
* Tidak diserahkan kepada lokasi
Penyelarasan antara semua juruaudit
Sediakan laporan audit
13
PROSES KERJA MESYUARAT PENUTUPAN AUDIT Ucapan Ketua Pasukan Audit • Pembentangan dapatan audit
•
Ketua Pasukan Audit sebaiknya berjumpa dengan pihak Pengurusan memaklumkan dapatan audit sebelum Mesyuarat Penutupan Audit berlangsung.
•
Mesyuarat penutupan dimulakan dengan pembentangan dapatan audit dahulu dan diikuti dengan ucapan balas oleh lokasi.
•
Sesi soal jawab dibuka kepada pihak lokasi untuk penjelasan sekiranya terdapat dapatan yang kurang / tidak jelas.
Ucapan Balas Pihak Pengurusan
Penerimaan Laporan Audit
Penutup.
14
PROSES KERJA TINDAKAN SUSULAN (NCR) Tempoh mengambil tindakan susulan ialah selama 30 hari Terima dapatan audit
Bentuk jawatan kuasa yang terdiri daripada WP/QM, TQM, KJA dan auditi terlibat
Kenalpasti pembetulan segera (Jika ada)
Kenalpasti punca menggunakan rajah sebab dan akibat/ rajah hubung kait
Guna teknik Why-why analysis untuk mengenalpasti punca paling mungkin
Kenalpasti tindakan bagi setiap punca yang paling mungkin. Guna 5W1H
Kenalpasti pelan kontigensi dan fall back plan bagi setiap tindakan.
KJA gabung semua punca dan tindakan (jika ada banyak penemuan / auditi)
KJA menyerahkan kepada JU untuk proses penutupan
KJA membuat pemantauan ke atas tindakan susulan dan penambahbaikan secara berterusan
Kumpul rekod pelaksanaan sebagai bukti tindakan
Lengkapkan borang NCR pada bahagian 2 dan 3
15
PROSES KERJA TINDAKAN SUSULAN (OFI) Terima dapatan audit
Bentuk jawatan kuasa yang terdiri daripada WP/QM, TQM, KJA dan auditi terlibat
Kenalpasti tindakan penambahbaikan yang perlu diambil
Lengkapkan borang OFI
Kumpul rekod pelaksanaan sebagai bukti tindakan
KJA membuat pemantauan ke atas penambahbaikan secara berterusan
Kenalpasti pelan kontigensi dan fall back plan bagi setiap tindakan.
16
PROSES KERJA PENUTUPAN NCR MAJOR JU menerima laporan audit dalam lokasi
JU mengenalpasti NCR major yang perlu diaudit semula
Mesyuarat pembukaan audit
KJA mengemukakan rekod bagi NCR yang diterima
Semak punca ketidakpatuhan
Semak tindakan susulan yang diambil
Semak pembetulan segera yang dilakukan
Sampling baharu berdasarkan tindakan pembetulan
JU juga boleh terus melakukan penutupan NCR minor
Tulis laporan audit semula
Mesyuarat penutupan audit
Serahkan laporan penutupan NCR major kepada lokasi dan BPSH
Tandatangan sebagai bukti penutupan telah selesai
17
PROSES KERJA PENUTUPAN NCR MINOR JU mengenalpasti NCR minor yang perlu ditutup.
KJA mengemukakan rekod penutupan NCR kepada JU melalui email
JU semak punca ketidakpatuhan
JU semak tindakan susulan yang diambil
JU semak pembetulan segera yang dilakukan
Catatkan bukti penutupan pada bahagian verifikasi
Jika penutupan belum boleh dilakukan, beri pelanjutan tempoh utk tindakan lokasi
Ulang proses semakan sehingga selesai
Tandatangan bukti penutupan telah selesai
JU menerima laporan audit dalam daripada lokasi
18
PROSES KERJA ANALISIS AUDIT DALAM KJA daerah mengisi borang analisis audit dalam daerah dan menyerahkannya kepada KJA negeri
KJA negeri menghantar analisis awal dapatan setiap daerah kepada BPSH
KJA menggabungkan dan menganalisis data audit dalam peringkat negeri dalam tempoh 30 hari selepas tamat audit dalaman peringkat negeri
KJA mengemukakan analisis audit dalam peringkat negeri kepada Timbalan Pengarah untuk verifikasi dan Pengarah untuk validasi.
KJA menyerahkan analisis audit dalam kepada BPSH
KJA membentangkan analisis audit dalam MKSP
KJA – Ketua Juruaudit Lokasi
| KPA – Ketua Pasukan Audit
| JU – Jurulatih Utama * dilatih dan dilantik oleh JPN
19
B Audit DTP 2018 Bahagian Pengurusan Sekolah Harian Jabatan Pendidikan Negeri Pejabat Pendidikan Wilayah Pejabat Pendidikan Daerah
20
Instrumen Audit DTP
• • • • •
Instrumen peringkat JPN
Mesyuarat Pengurusan DTP Dialog Prestasi PKPPD Bimbingan PPD Mengupayakan kepimpinan PPD (peningkatan kompetensi) • Pengurusan kewangan
01
Instrumen peringkat PPD 02
• • • • •
Mesyuarat Pengurusan DTP Dialog Prestasi PKPPD Bimbingan SIPartners+ dan SISC+ Mengupayakan kepimpinan PPD (peningkatan kompetensi) • Pengurusan PILL • Pengurusan Kewangan • Peningkatan kompetensi SIPartners+ dan SISC+
• Instrumen sedang dalam fasa semakan dan kelulusan. • Akan diedarkan sebelum 16 Mac 2018 21
C PKPPD Jabatan Pendidikan Negeri Pejabat Pendidikan Wilayah Pejabat Pendidikan Daerah
22
PENARAFAN KECEMERLANGAN PPD
Objektif Penarafan
Menentukan tahap dan potensi PPD dari aspek kepimpinan, organisasi dan keberhasilan.
Mengetahui situasi semasa PPD sebelum intervensi dirancang dan dilaksanakan oleh JPN.
Menentukan penanda aras amalan terbaik.
Berkongsi amalan terbaik dengan PPD lain.
Mengenal pasti penambahbaikan berterusan.
Berlaku peningkatan yang berterusan.
Mengukur kejayaan District Transformation Programme (DTP) secara berterusan.
Mengetahui status kejayaan DTP dan peluang penambahbaikan yang boleh dilaksanakan
23
INSTRUMEN PENARAFAN DAN VERIFIKASI PKPPD Versi 2.0 | 2018
24
INSTRUMEN PENARAFAN *disediakan dalam toolkit yang dibekalkan
INSTRUMEN VERIFIKASI *disediakan dalam toolkit yang dibekalkan
25
Aspek Penarafan DIMENSI 3 - KEBERHASILAN (20%)
DIMENSI 1 - KEPIMPINAN (30%) D1 : 1.1.1 Berfokuskan maklum balas
D1 : 1.2.4 Jaringan kepakaran
D1 : 1.1.2 Pembangunan Profesionalisme
D1 : 1.3.1 Perancangan strategik organisasi
D1 : 1.1.3 Berfokuskan bimbingan
D1 : 1.3.2 Pemantauan dan penilaian
D1 : 1.1.4 Berfokuskan Tindakan
D1 : 1.3.3 Penambahbaikan berterusan
D1 : 1.2.1 Coaching and mentoring
D1 : 1.4.1 Berfokuskan data
D1 : 1.2.2 Sokongan fizikal
D1 : 1.4.2 Kepelbagaian data (Big data)
D1 : 1.2.3 Sokongan sumber manusia
DIMENSI 2 - ORGANISASI (50%) D2 : 2.1.1 Berfokuskan maklum balas
D2 : 2.2.4 Jaringan kepakaran
D2 : 2.1.2 Pembangunan Profesionalisme
D2 : 2.3.1 Perancangan strategik organisasi
D2 : 2.1.3 Berfokuskan bimbingan
D2 : 2.3.2 Pemantauan dan penilaian
D2 : 2.1.4 Berfokuskan Tindakan
D2 : 2.3.3 Penambahbaikan berterusan
D2 : 2.2.1 Coaching and mentoring
D2 : 2.4.1 Berfokuskan data
D2 : 2.2.2 Sokongan fizikal
D2 : 2.4.2 Kepelbagaian data (Big data)
D3 : 3.1.1
PBPPP (komulatif)
D3 : 3.3.1
Pengiktirafan Peringkat JPN/PPD
D3 : 3.1.2
PBPPP - keberhasilan (komulatif)
D3 : 3.3.2
Pengiktirafan Peringkat Sekolah
D3 : 3.2.1
SKPM Standard 1 -5
D3 : 3.2.2
Sarana
D3 : 3.2.3
Kepuasan Perkhidmatan
Tidak dibuat penarafan
D2 : 2.2.3 Sokongan sumber manusia
26
PANDUAN PENARAFAN DAN VERIFIKASI PKPPD Versi 2.0 | 2018
27
PANDUAN PENARAFAN DAN VERIFIKASI PKPPD v2.0
Dimensi 1 :
Kepimpinan
28
DIMENSI 1 | KEPIMPINAN MAKLUMAT DIMENSIihan (D1: 1.1.1) Berfokus Maklum Balas Keupayaan untuk memantau dan menganalisis maklum balas. a) Dialog Prestasi b) MB mesyuarat c) MB Pelanggan Melibatkan semua MB mesyuarat • Mesyuarat pembentangan MB Pelanggan •
(D1: 1.1.2) Pembangunan Profesionalisme Keupayaan mengawal pembangunan profesionalisme menjurus kepada pencapaian objektif organisasi.
30 % ASPEK
a) Memantau keputusan yang dibuat semasa
mesyuarat dan Dialog Prestasi b) Memantau dan menganalisis status maklum balas yang dilakukan c) Menggunakan analisis pemantauan untuk membuat tindakan susulan
Mengawal pelaksanaan pembangunan profesionalisme seperti berikut: a) Memastikan pembangunan profesionalisme dibuat mengikut “training needs analysis (TNA)” b) Memastikan berlaku pembangunan profesionalisme mengikut keperluan perkhidmatan
KAEDAH
BUKTI
Semakan ke atas rekod berkenaan: • Minit dan maklum balas mesyuarat, • Laporan / rumusan Dialog Prestasi • Analisis Maklum Balas Pelanggan
• Minit mesyuarat semasa atau berikutnya • Maklum balas mesyuarat • Rumusan/Laporan Dialog Prestasi • Minit Pembentangan analisis MB Pelanggan
• Temu bual dengan kepimpinan mengenai keperluan pembangunan profesional dan pencapaian keperluan latihan • Semakan ke atas Pelan Operasi Latihan (POL) yang menjurus kepada objektif organisasi dan kelulusan • Arahan kepimpinan terhadap keperluan perkhidmatan organisasi yang lain selain daripada berdasarkan TNA
• Pelan Operasi Latihan Organisasi • Kelulusan POL oleh kepimpinan • Laporan pelaksanaan latihan • Prestasi keperluan latihan (100% Minima 5 hari ) • minit mesyuarat berkaitan
29
DIMENSI 1 | KEPIMPINAN
30 %
MAKLUMAT DIMENSI
ASPEK
(D1: 1.1.3) Berfokuskan Bimbingan Keupayaan untuk mengawal pelaksanaan bimbingan secara terancang dan berkesan • melibatkan bimbingan yang dibuat oleh * semua pegawai PPD di sekolah *Semua pegawai di PPD kecuali SIPartners+, SISC+ dan FasiLINUS
Mengawal pelaksanaan bimbingan dengan terancang dan berkesan a) Perancangan bimbingan * semua pegawai PPD • Berdasarkan keperluan yang dikenal pasti • Menggunakan data dalam membuat keputusan b) Mengoptimumkan penggunaan sumber untuk melaksanakan bimbingan selaras dengan objektif organisasi c) Memutuskan tindak susul kepada dapatan bimbingan
(D1: 1.1.4) Berfokuskan Tindakan Keupayaan untuk memantau dan menilai keberkesanan tindakan yang di ambil *Berfokuskan kepada dapatan audit, dapatan penaziran, dapatan pemantauan/ pemeriksaan dan dapatan bimbingan
a) Menyokong, memantau dan melibatkan diri dalam tindakan yang diambil b) Memastikan tindakan yang dirancang dilaksanakan secara kreatif c) Mengkaji keberkesanan semua tindakan yang diambil d) Berkebolehan memastikan tindakan yang diambil berimpak tinggi
KAEDAH
• Temu bual ke atas kepimpinan mengenai perancangan dan pelaksanaan yang dilaksanakan • Semakan dokumen kepada laporan bimbingan yang dibentangkan untuk melihat tindak susul yang diputuskan oleh kepimpinan • Semakan ke atas perancangan bimbingan
• • •
Temu bual kepimpinan mengenai tindakan yang telah dilaksanakan dan keberkesanan tindakan yang diambil. Semakan dokumen untuk melihat bukti tindakan yang diambil dan keberkesanannya Pemeriksaan silang (Cross Check) kepada dokumen yang berkaitan
BUKTI
• Perancangan bimbingan (Takwim / sku / skt/ kertas pelaksanaan/pelan tindakan dll) • Laporan bimbingan • Minit mesyuarat
• • • •
Laporan tindakan pembetulan Laporan keberkesanan Lapran pelaksanaan Minit Mesyuarat
30
DIMENSI 1 | KEPIMPINAN MAKLUMAT DIMENSI
30 % ASPEK
(D2: 1.2.1) Coaching and Mentoring Memberi komitmen kepada aktiviti *coaching dan mentoring (CM) untuk menyelesaikan masalah dan meningkatkan pencapaian sekolah (* Berfokus kepada SIPartners+, SISC+, FasiLINUS)
Komitmen kepimpinan kepada aktiviti CM oleh SIPartners+, SISC+, FasiLINUS a) Memberikan sokongan kepada aktiviti CM dengan meneliti laporan CM yang disediakan. b) Membuat keputusan untuk tindakan susulan c) Melibatkan diri dalam aktiviti CM d) Membantu menyelesaikan masalah
(D 1: 1.2.2) Fizikal Memberi sokongan dengan menyedia dan menyelenggara kemudahan *fizikal bagi mewujudkan persekitaran sekolah yang kondusif.
a) Mengawal semua proses menyedia dan menyelenggara kemudahan fizikal b) Mengenal pasti keperluan sokongan fizikal berdasarkan keperluan khusus c) Mengoptimumkan sumber bagi memberi sokongan fizikal mengikut tahap kritikal d) Memastikan pematuhan kepada semua keperluan ditetapkan e) Mewujudkan kerjasama dengan pelbagai pihak ( jalinan dan jaringan ) dalam mewujudkan persekitaran sekolah yang kondusif.
KAEDAH
BUKTI
• Temu bual kepada kepimpinan mengenai pelibatan mereka dalam aktiviti CM (Meneliti laporan CM / turut serta dalam aktiviti CM) • Semakan dokumen berkaitan untuk melihat keputusan yang diputuskan • Pemeriksaan silang (Cross Check) kepada dokumen yang berkaitan untuk melihat penyelesaian kepada masalah
• Perancangan CM • Laporan CM • Minit Mesyuarat
• Temu bual kepada kepimpinan mengenai pelibatan mereka dalam memberi sokongan dan menyediakan kemudahan fizikal kepada sekolah • Semakan dibuat ke atas rekod penyelenggaraan / laporan • Semakan ke atas laporan kerjasama yang diwujudkan dengan pihak lain
• • • • •
Rekod Penyelenggaraan Minit Mesyuarat Sijil EKSA/5S Surat/Memo Laporan jaringan dan jalinan
31
DIMENSI 1 | KEPIMPINAN MAKLUMAT DIMENSI
ASPEK
(D1 :1.2.3) Sumber Manusia Memantau dan mengawal penggunaan *sumber manusia secara holistik untuk membantu mencapai aspirasi sistem dan aspirasi murid.
Memantau dan mengawal penggunaan warga PPD dalam a) menyokong keperluan sekolah berdasarkan keperluan. b) Memastikan penempatan semula guru berdasarkan keperluan c) Mengoptimunkan sumber yang ada berdasarkan keperluan. d) Menempatkan SIPartners+ dan SISC+ di sekolah yang betul untuk bmbingan
(D1:1.2.4 ) Jaringan Kepakaran Menyokong dan mengawal pewujudan kerjasama / kolaborasi / perkongsian pintar antara organisasi pegawai dengan pihak luar dalam bidang tugas seperti kurikulum, kokurikulum, hem dan aktiviti lain yang berkaitan.
Menyokong dan mengawal serta melibatkan diri Jaringan Kerjasama dan perkongsian Pintar (NBOS) dalam semua bidang
30 % KAEDAH
BUKTI
• Semakan ke atas dokumen berikut: • Perancangan bimbingan SIPartners+ dan SISC+ untuk melihat pemilihan sekolah yang betul. • Data guru untuk melihat keperluan sebenar.
• Minit Mesyuarat/ Nota Perbincangan • Surat/Memo • E-Operasi
• Temubual dengan kepimpinan mengenai kewujudan jaringan kerjasama dalam bidang tugas. • Semakan dokumen ke atas rekod jaringan kepakaran yang dihasilkan
• MOU • Laporan/Pamplet Program/Kertas Pelaksanaan
32
DIMENSI 1 | KEPIMPINAN MAKLUMAT DIMENSI
(D1:1.3.1 ) Perancangan Strategik Organisasi Mengawal proses perancangan strategik organisasi menggunakan data
(D1 :1.3.2) Pemantauan dan Penilaian Memantau dan menilai pelaksanaan proses mengikut prosedur yang telah ditentukan bagi mencapai objektif atau matlamat
30 % ASPEK
KAEDAH
a) Memastikan perancangan strategik organisasi disediakan b) Menyemak dan mengesahkan perancangan strategik organisasi c) Melibatkan diri secara aktif dalam membuat keputusan d) Mengkaji perancangan mempunyai “value for money”, peningkatan produktiviti, berimpak tinggi dan mengoptimunkan sumber.
• Semakan ke atas perancangan strategik untuk melihat sama ada perancangan strategik disediakan, disahkan dan di kaji semula
a) Mengawal sepenuhnya proses pemantauan b) Menilai hasil pemantauan dan memastikan tindakan susulan dilaksanakan sepenuhnya
• Temubual • Semakan Pengesahan kertas pelaksanaan/ Pelan tindakan • Semakan Laporan intervensi • Semakan dan analisis • Perbincangan laporan dalam mesyuarat
BUKTI
• Perancangan Program • Minit Mesyuarat
• Tandatangan kelulusan • Minit Mesyuarat • Surat arahan/ Memo • Pengesahan laporan intervensi • Maklum balas
33
DIMENSI 1 | KEPIMPINAN MAKLUMAT DIMENSI
ASPEK
(D1 :1.3.3) Penambahbaikan Berterusan Membudayakan proses penambahbaikan berterusan bagi meningkatkan prestasi secara menyeluruh
a) Mewujudkan budaya penambahbaikan berterusan dalam semua aktiviti / program organisasi b) Kemahiran melaksanakan penambahbaikan berterusan diberikan kepada semua warga c) Aspek penambahbaikan berterusan dijadikan antara fokus dalam setiap perancangan bagi meningkatkan prestasi secara menyeluruh
(D1 :1.4.1) Berfokuskan data Memantau proses membuat keputusan dan mengurus berdasarkan data
a) Memantau sepenuhnya proses pengumpulan, penyemakan dan penganalisisan data b) Membuat pengesahan data c) Memastikan organisasi membuat keputusan, perancangan dan tindakan susulan berdasarkan data
30 % KAEDAH
BUKTI
• Temubual kepada kepimpinan untuk mengetahui bagaimana kemahiran melaksanakan penambahbaikan berterusan diberikan kepada semua warga. • Semakan dokumen untuk melihat penambahbaikan berterusan dilaksanakan dalam setiap unit • Semakan kepada kertas cadangan untuk melihat perancangan melaksanakan penambahbaikan berterusan dinyatakan.
• Minit Mesyuarat / nota perbincangan • Surat arahan/ Memo • Laporan penambahbaikan • Maklum balas • Rekod penambahbaikan
• Temubual dengan kepimpinan untuk mengetahui bagaimana pemantauan ke atas proses pengurusan data dilakukan. • Semakan dokumen untuk melihat proses pengumpulan, penyemakan dan penganalisis data dilakukan. • Semakan dokumen untuk melihat bagaimana keputusan dibuat menggunakan data
• Minit Mesyuarat / nota perbincangan • Pengesahan laporan • Maklum balas
34
DIMENSI 1 | KEPIMPINAN MAKLUMAT DIMENSI
(D1 :1.4.2) Kepelbagaian data (Big data) Mengawal proses menganalisis dan menterjemahkan data yang pelbagai untuk dijadikan input kepada pelan tindakan organisasi.
ASPEK
a) Mengunakan big data dalam organisasi untuk diterjemahkan kepada pelan tindakan. b) Menyediakan big data dalam organisasi
30 % KAEDAH
• Temubual dengan kepimpinan untuk melihat bagaimana penggunaan big data dibudayakan oleh semua warga • Semakan dokumen untuk melihat penggunaan data dalam pelan tindakan
BUKTI
• Pelan tindakan • Perancangan strategik • Kepelbagaian data softcopy/hardcopy • Minit mesyuarat • Maklum balas
35
PANDUAN PENARAFAN DAN VERIFIKASI PKPPD v2.0
Dimensi 2 :
Organisasi
36
50 %
DIMENSI 2 | ORGANISASI MAKLUMAT DIMENSI
(D2: 2.1.1) Berfokus Maklum Balas Keupayaan untuk memantau dan menganalisis maklum balas.
• • •
Dialog Prestasi MB mesyuarat MB Pelanggan
Melibatkan semua MB mesyuarat Mesyuarat pembentangan MB Pelanggan
(D2: 2.1.2) Pembangunan Profesionalisme Keupayaan untuk menetapkan matlamat, merancang, menterjemahkan bimbingan secara praktis dan menilai keberkesanan bimbingan.
ASPEK
a) b) c)
Menguruskan semua maklum balas mesyuarat mengikut PKPA Bilangan 2/1991 Menguruskan semua maklum balas dialog prestasi dan maklum balas pelanggan mengikut prosedur ditetapkan Responsif terhadap semua maklum balas berfokuskan data dan mempunyai tindakan yang berkesan.
a) Melaksanakan pembangunan profesionalisme b) Pelaksanaan mematuhi sepenuhnya prosedur yang ditetapkan c) Melibatkan keseluruhan pegawai dan AKP
KAEDAH
BUKTI
• Semakan dokumen • Temu bual • Semakan dan analisis dibuat ke atas maklum balas
• • • •
Minit Mesyuarat Maklum balas mesyuarat Rumusan/Laporan DP Pembentangan MB Pelanggan
• Semakan dokumen • Temu bual dengan pegawai latihan • Rujuk Perancangan Operasi Latihan
• • • • • • •
TNA POL Surat / memo borang penilaian kehadiran Sijil Pencapaian objektif kualiti
37
50 %
DIMENSI 2 | ORGANISASI MAKLUMAT DIMENSI
ASPEK
KAEDAH
BUKTI
(D2: 2.1.3) Berfokuskan Bimbingan Keupayaan untuk menetapkan matlamat, merancang, menterjemahkan bimbingan secara praktis dan menilai keberkesanan bimbingan. * Bimbingan dilaksanakan oleh semua pegawai di PPD kecuali SIPartners+, SISC+, FasiLINUS
a) Melaksanakan perancangan yang berkesan, strategik dan komprehensif berdasarkan data. b) Melaksanakan bimbingan mengikut perancangan sepenuhnya c) Melaksanakan penilaian keberkesanan ke atas bimbingan yang telah dijalankan. d) Melaporkan hasil bimbingan kepada PPD dan timbalan PPD untuk tindakan susulan
• Temu bual • Semakan dokumen
• Takwim / SKU / SKT • Kertas pelaksanaan /pelan tindakan • Laporan Bimbingan • Minit mesyuarat • Analisis Borang Maklum Balas Perkhidmatan PK05-2
(D2: 2.1.4) Berfokuskan Tindakan Keupayaan untuk mengenal pasti punca, merancang tindakan, melaksana dan menilai keberkesanan tindakan. *Berfokuskan kepada dapatan audit, dapatan penaziran, dapatan pemantauan/ pemeriksaan dan dapatan bimbingan
a) Mengenal pasti punca utama b) Merancang tindakan yang sesuai mengikut punca c) Melaksanakan tindakan seperti yang dirancang d) Menilai keberkesanan tindakan yang diambil e) Melaporkan hasil tindakan kepada pihak pengurusan untuk tindakan susulan
• Temu bual • Semakan dokumen berkaitan • Pemeriksaan silang (Cross Check) kepada dokumen yang berkaitan
• Laporan tindakan pembetulan audit • Laporan keberkesanan tindakan • Minit Mesyuarat
38
50 %
DIMENSI 2 | ORGANISASI MAKLUMAT DIMENSI
ASPEK
(D2: 2.2.1) Coaching and Mentoring Memberi komitmen kepada aktiviti *coaching dan mentoring (CM) untuk menyelesaikan masalah bagi meningkatkan pencapaian sekolah * Berfokus kepada SIPartners+, SISC+, FasiLINUS
a) Membuat perancangan CM berdasarkan data b) Melaksanakan CM mengikut perancangan c) Menyediakan pelaporan bagi setiap CM yang telah dilaksanakan d) Menilai keberkesanan CM yang dilaksanakan
(D2: 2.2.2) Fizikal Memberi sokongan dengan menyedia dan menyelenggara kemudahan fizikal (infrastruktur dan bahan bantu mengajar) bagi mewujudkan persekitaran sekolah yang kondusif.
Menyediakan sokongan fizikal di PPD /Sekolah. a) Menentukan keperluan sokongan fizikal yang perlu disediakan. b) Menentukan sumber yang lokasi ada untuk memberi sokongan . c) Mengutamakan keperluan berdasarkan prioriti. d) Mematuhi pekeliling dan tatacara yang ditetapkan e) Mewujudkan jaringan dan jalinan kolaboratif dalam memberikan sokongan
KAEDAH
• Temu bual • Semakan dokumen berkaitan • Pemeriksaan silang (Cross Check) kepada dokumen yang berkaitan
• Pemantauan proses • Semakan dokumen Pemerhatian • Pemerhatian
BUKTI
• • • •
Analisis data yang berkaitan Perancangan CM Laporan CM Minit Mesyuarat
Rekod Aduan Rekod Laporan Kerosakan Aduan kerosakan Rekod Penyelenggaraan Maklum balas Tahap kepuasan Pegawai dan AKP • Pelaporan Pengurusan Aset • Minit Mesyuarat JKPAK • Dokumen Pelupusan • • • • •
39
50 %
DIMENSI 2 | ORGANISASI MAKLUMAT DIMENSI
ASPEK
a) (D2:2.2.3) Sumber Manusia Mengoptimumkan penggunaan *sumber manusia secara holistik untuk membantu mencapai aspirasi sistem dan aspirasi murid. • Sumber manusia merangkumi warga PPD dan sekolah
(D2:2.2.4) Jaringan Kepakaran Menyokong dan mengawal pewujudan kolaboratif (contohnya perkongsian pintar antara organisasi pegawai dengan pihak luar dalam bidang tugas seperti kurikulum, kokurikulum, HEM dan aktiviti lain yang berkaitan).
b) c) d)
Mengenal pasti keperluan sumber manusia berdasarkan data. Menentu dan memberi sokongan mengikut keperluan dan kesesuaian. Mematuhi pekeliling yang ditetapkan. Menilai keberkesanan tindakan sokongan.
Aspek Sekolah: • ABM Perjawatan • Agihan Guru mengikut keperluan Aspek PPD • Waran perjawatan • Mengoptimumkan peranan SISC+ dan SIPartners terhadap sekolah yang memerlukan.
Melaksana /mewujudkan Jaringan Kerjasama dan perkongsian Pintar dalam bidang tugas bersama-sama agensi luar ( NBOS)
KAEDAH
BUKTI
• Semakan Dokumen Perjawatan • Verifikasi Data
• Geran Penjawatan • BSKG ( Borang Semakan Keperluan Guru ) • Laporan Intervensi SISC+ dan SIP+
• Semakan Dokumen • Temubual
• MOU • Laporan/Pamplet Program/Kertas Pelaksanaan
40
50 %
DIMENSI 2 | ORGANISASI MAKLUMAT DIMENSI
ASPEK
(D2: 2.3.1) Perancangan Strategik Organisasi Keupayaan untuk membuat perancangan intervensi secara berstruktur dan berfokus menggunakan data
a) b) c)
(D2 : 2.3.2) Pemantauan dan Penilaian Keupayaan untuk membuat perancangan strategik organisasi menggunakan data
a) Menyediakan perancangan pemantauan b) Melaksanakan pemantauan yang dirancang mengikut prosedur ditetapkan c) Mengukur dan menilai keberkesanan pelaksanaan pemantauan intervensi d) Mengenalpasti keperluan penambahbaikan berdasarkan dapatan pemantauan e) Melaporkan dapatan pemantauan kepada pihak pengurusan untuk tindakan susulan
Mengenalpasti isu Menginterpretasikan data Menyedia dan melaksanakan perancangan strategik organisasi
KAEDAH
• Semakan Dokumen • Verifikasi Data
BUKTI
• • • •
• • •
Temubual pegawai intervensi Semakan dokumen
• • • •
Perancangan Strategik Minit Mesyuarat Maklum Balas Mesyuarat Analsis Data
Kertas Pelaksanaan/ Pelan tindakan Analisis Data Laporan Program Laporan Kajian Impak Pembentangan Laporan dalam Mesyuarat
41
50 %
DIMENSI 2 | ORGANISASI MAKLUMAT DIMENSI
ASPEK
KAEDAH
(D2 : 2.3.3) Penambahbaikan berterusan Suatu proses mengenalpasti dan mengambil tindakan yang perlu sebagai penambahbaikan bagi meningkatkan prestasi
a) Merancang pelaksanaan penambahbaikan berterusan b) Melaksanakan penambahbaikan berterusan mengikut perancangan c) Mengukur dan menilai keberkesanan penambahbaikan yang diambil
• • •
(D2 :2.4.1) Berfokuskan data Menguruskan data secara efisien dan efektif dalam memenuhi objektif organisasi
a) Menterjemahkan data bagi membuat keputusan dan melaksana intervensi secara berkesan b) Menggunakan data dalam mengenal pasti isu dan punca masalah c) Mengumpul dan menganalisis data yang diperlukan
• Temubual • Semakan dan pengesahan dokumen • Semakan dan pengesahan analisis
(D2 :2.4.2) Kepelbagaian data (Big data) Menganalisis dan menterjemahkan data yang pelbagai untuk dijadikan input kepada pelan tindakan organisasi.
a) Mengenalpasti data yang diperlukan oleh organisasi b) Mengumpul dan menganalisis data secara bersepadu c) Mengunapakai kepelbagaian data (big data) dalam organisasi secara bersepadu d) Mengintepretasi kepelbagaian data (big data) untuk diterjemahkan kepada pelan tindakan organisasi
• • • •
Temubual Semakan dokumen Perbincangan laporan dalam mesyuarat
Temubual Semakan dokumen Semakan analisis Perbincangan laporan dalam mesyuarat
BUKTI
• • • • •
Minit Mesyuarat / nota perbincangan Surat arahan/ Memo Laporan penambahbaikan Maklum balas Rekod penambahbaikan
• • • •
Analisis data Laporan Minit mesyuarat Rekod semakan dan pengesahan
• • • • • • •
Pengesahan analisis data Pengesahan laporan Pelan tindakan Perancangan strategik Kepelbagaian data softcopy/hardcopy Minit mesyuarat Maklum balas
42
PANDUAN PENARAFAN DAN VERIFIKASI PKPPD v2.0
Dimensi 3 :
Keberhasilan
43
20 %
DIMENSI 3 | KEBERHASILAN MAKLUMAT DIMENSI
(D3 : 3.1.1) Penilaian Bersepadu Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PBPPP/LNPT Komulatif) Penilaian PBPPP/LNPT (kiraan purata pencapaian semua pegawai di PPD)
(D3 : 3.1.2) Penilaian Bersepadu Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Keberhasilan (Komulatif) (D3 : 3.2.1) SKPM Standard 1 hingga Standard 5 Wajaran skor yang ditetapkan di dalam SKPMg2 (kiraan purata pencapaian semua sekolah) • Standard 1 – Kepimpinan • Standard 2 – Pengurusan Organisasi • Standard 3 – Pengurusan Kurikulum, Kokurikulum dan Sukan, dan Hal Ehwal Murid • Standard 4 – Pengajaran dan Pemudahcaraan • Standard 5 – Kemenjadian Murid
ASPEK Melibatkan semua warga PPD (yang dinilai oleh PPD) • Ketua PPD • Timbalan PPD • SIP+ / SISC+ • Pegawai PPD • Fasilinus • AKP
KAEDAH
• Semakan ke atas analisis PBPPP/LNPT • Formula kiraan:
BUKTI
Rekod analisis (Data daripada e-prestasi)
Belum dibuat penarafan
Purata skor SKPM g2 semua sekolah tahun dinilai
• Semakan kiraan purata skor SKPM g2 • Formula kiraan:
Rekod kiraan skor
44
20 %
DIMENSI 3 | KEBERHASILAN MAKLUMAT DIMENSI
ASPEK
KAEDAH
BUKTI
(D3 : 3.2.2) Sarana Peratus sekolah yang mencapai 65% kehadiran ibu bapa dan komuniti ke sekolah bagi 6 aktiviti berikut :- Hari Pendaftaran, Hari Penetapan Target, Mesyuarat Agung PIBG, Hari Pelaporan, Hari Sukan Tahunan, Hari Anugerah.
Peratus sekolah yang mencapai 65% purata kehadiran bagi 6 aktiviti utama
• Semakan sistem e-SARANA dan rekod pengiraan peratus sekolah • Formula kiraan:
Sistem e-SARANA dan rekod pengiraan peratus sekolah mencapai 65%
(Data daripada e-SARANA)
(D3 : 3.2.3) Kepuasan hati pelanggan yang menerima perkhidmatan JPN/PPD Peratus pelanggan yang menerima perkhidmatan daripada JPN/PPD memberi skor baik/setuju dalam semua aspek penilaian perkhidmatan
Penilaian pelanggan kepada semua pegawai JPN/PPD atas semua perkhidmatan yang diberikan
• Semakan borang maklum balas perkhidmatan • Pengiraan peratus pelanggan
• Borang yang diisi oleh pelanggan bagi setiap perkhidmatan • Rekod analisis • Minit mesyuarat
45
20 %
DIMENSI 3 | KEBERHASILAN MAKLUMAT DIMENSI
ASPEK
KAEDAH
BUKTI
(D3 : 3.3.1) Pengiktirafan Peringkat JPN/PPD Mendapat pengiktirafan peringkat daerah atau negeri atau kebangsaan atau antarabangsa dari aspek kurikulum, kokurikulum, HEM dan pengurusan peringkat JPN/PPD.
Pencapaian dan pengiktirafan yang diterima oleh JPN/PPD bagi aspek kurikulum, kokurikulum, HEM dan pengurusan bagi tahun dinilai.
• Semakan dibuat ke atas sijil-sijil/bukti pengiktirafan • Semakan terhadap pelaporan/penyertaan • Analisis ke atas data pencapaian
• Surat • Sijil • Dokumen berkaitan
(D3 : 3.3.2) Pengiktirafan Peringkat Sekolah Pengiktirafan peringkat daerah atau negeri atau kebangsaan atau antarabangsa dari aspek kurikulum, kokurikulum, HEM dan pengurusan peringkat sekolah.
Pencapaian dan pengiktirafan yang diterima oleh JPN/PPD bagi aspek kurikulum, kokurikulum, HEM dan pengurusan bagi tahun dinilai.
• Semakan salinan sijil / dokumen yang diterima daripada mana-mana sekolah dalam JPN/PPD
• Surat • Sijil • Dokumen berkaitan
46
SEKIAN TERIMA KASIH DISEDIAKAN OLEH:
B A H A G I A N P E N G U R U S A N S E KO L A H H A R I A N K E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
47