ALEPH – MÓDULO DE CATALOGAÇÃO Este documento apresenta o Módulo de Circulação do Aleph e as funcionalidades mais utilizadas na rotina das bibliotecas da Anhanguera Educacional.
SUMÁRIO 1 Módulo de Catalogação 1.1 Acessando o módulo 1.2 Conhecendo as guias
4 Inclusão de Itens 4.1 Preparando a inclusão de novos itens 4.2 Criando um modelo 4.3 Inserindo itens 4.4 Catalogando um novo registro
2 Buscas 2.1 Utilizando a busca avançada 2.2 Utilizando a busca multi-campo
5 Geração e Impressão de Etiquetas 5.1 Gerando etiquetas por data de criação 5.2 Gerando etiquetas por status de processamento IE
3 Resultados de Buscas 3.1 Visualizando os resultados da busca 3.2 Visualização rápida de itens 3.3 Retornando à tela de buscas
6 Itens: Status e Notas 6.1 Localizando rapidamente um item 6.2 Alterando tipo de material e status 6.3 Escondendo exemplares baixados ou extraviados
Apêndice A – Itens: exemplos de preenchimento para outros tipos de material Apêndice B – Itens: exemplos de preenchimento para obras volumadas
1 Módulo de Catalogação 1.1 Acessando o Módulo Faça login em algum dos módulos do Aleph, e alterne para o Módulo de Catalogação:
No canto inferior direito, clique sobre o ícone indicado.
1.2 Conhecendo as guias O Módulo de Catalogação do Aleph possui 3 guias, localizadas no painel esquerdo:
Buscas Itens Títulos (Catalogação)
Títulos (Catalogação): utilizada para criação de novos registros bibliográficos; Itens: utilizada para controlar informações dos itens, como tipo de material, status de processamento, localização, entre outras; Buscas: presente em todos os módulos do Aleph, esta guia possibilita a busca no banco de dados bibliográficos da Anhanguera.
2 Buscas 2.1 Utilizando a busca avançada 2.1.1 Para iniciar o processo de buscas, selecione a terceira guia do módulo: Clique sobre a terceira guia do módulo.
2.1.2 No painel esquerdo, selecione “Busca por palavras”:
Clique sobre a opção “Busca por palavras”.
2.1.3 No painel superior, selecione “1. Busca Avançada”:
Selecione a primeira aba, “1. Busca Avançada”.
2.1.4 Nesta aba, existem três campos para busca por palavras, que podem ser utilizados individualmente em buscas simples ou em conjunto em buscas combinadas. Os operadores booleanos podem ser utilizados entre os campos nas buscas combinadas.
À esquerda, os campos da “Busca Avançada”, que podem ser usados individualmente ou em conjunto. À direita, a lista de opções disponíveis para escolha.
2.1.5 Observe abaixo um exemplo de busca simples. Selecione “Autor” na lista de opções, e digite os termos de interesse. Para executar a busca, tecle “Enter” ou acione o botão “OK” mais abaixo. Esta busca localizaria registros em que a autora Maria Helena Diniz consta como autora [principal ou secundária].
Exemplo: selecione “Autor” na lista de opções, e digite os termos de interesse. Em seguida tecle “Enter” ou clique no botão “OK”.
2.1.6 Observe abaixo um exemplo de busca combinada, com dois campos. Selecione “Título” e “Autor” nas listas de opções, observe o operador “And (E)”, e digite os termos de interesse. Esta busca localizaria registros que contenham as palavras “curso de direito” no título, da autoria de Maria Helena Diniz.
Exemplo: selecione “Título” e “Autor” nas listas de opções, e digite os termos de interesse. Em seguida tecle “Enter” ou clique no botão “OK”.
Obs.: Assim como no exemplo acima, o mesmo pode ser feito utilizando os três campos disponíveis para uma busca combinada. Os operadores booleanos devem ser utilizados conforme a estratégia de busca. O operador “And (E)”, naturalmente, é o mais utilizado.
2.2 Utilizando a busca multi-campo
2.2.1 Após selecionar a terceira guia do módulo de catalogação, conforme 2.1.1, e após selecionar “Busca por palavras” no painel esquerdo, conforme 2.1.2, selecione “3. Busca Multi-Campo” no painel superior:
Selecione a terceira aba, “3. Busca Multi-Campo”.
2.2.2 Nesta aba existem quatro campos preestabelecidos. Os campos mais utilizados são: “Número de Sistema”, que é a numeração atribuída aos registros bibliográficos no Aleph; “Código de Barras”, que é código atribuído a cada exemplar. Utilize esta busca quando já tiver uma destas informações em mãos e quiser chegar mais rapidamente a um registro. Utilize um dos campos: > Número de Sistema: código atribuído aos registros bibliográficos. OU > Código de Barras: código atribuído a cada exemplar do acervo. Para executar a busca, tecle “Enter” ou clique no botão “OK”.
3 Resultados de Buscas 3.1 Visualizando os resultados da busca 3.1.1 Para qualquer busca realizada conforme o tópico 2: O painel inferior exibirá o total de registros recuperados em sua busca [imagem abaixo]. Para visualizar o conjunto de registros, clique duas vezes sobre a linha com os resultados, ou acione o botão “Exibir”.
Clique duas vezes sobre a linha com o resultado, ou acione o botão “Exibir”.
3.1.2 No painel superior serão exibidos os resultados. Observe a barra de rolagem à direita, para visualizar os demais registros:
3.1.3 Ao selecionar um dos registros no painel superior, ele será carregado para visualização no painel inferior. Existem cinco abas para visualização do registro em diferentes formatos. Utilize a barra de rolagem à direita para verificar o registro completo.
> Selecione um dos registros no painel superior, e ele será carregado no painel inferior. > Existem cinco abas para visualização do registro em diferentes formatos.
Utilize a barra de rolagem à direita para verificar o registro completo.
3.2 Visualização rápida de itens
3.2.1 Após a seleção de um registro no painel superior [3.1.2], você o visualizará no painel inferior [3.1.3]. Para visualizar rapidamente as unidades que possuem itens associados a este registro, utilize a barra de rolagem na primeira aba, “1. Completo + Link”. Para visualizar os itens de determinada unidade, dê duplo clique sobre a linha de uma delas.
> Utilize a barra de rolagem na primeira aba, “1. Completo + Link”, e visualizará as unidades que possuem itens associados a este registro. > Dê duplo clique sobre a linha de determinada unidade para visualizar os itens.
3.2.2 Após o duplo clique sobre determinada unidade, uma janela abrirá com a exibição rápida dos itens:
3.3 Retornando à tela de buscas 3.3.1 Para retornar à tela de buscas a qualquer momento, basta selecionar a terceira guia no painel esquerdo, e em seguida “Busca por palavras”:
Retorne à tela de buscas a qualquer momento selecionando a terceira guia do módulo de catalogação, e em seguida “Busca por palavras”.
4 Inclusão de Itens 4.1 Preparando a inclusão de novos itens 4.1.1 Para iniciar a inclusão de itens, realize uma busca conforme o tópico 2, e escolha o registro adequado ao material que tem em mãos conforme 3.1.2. IMPORTANTE: se não localizou o registro adequado para incluir seus itens, pule para o tópico 4.4. No painel inferior, acione o botão “Catalogação”:
No painel superior escolha o registro adequado, e no painel inferior acione o botão “Catalogação”.
4.1.2 Surgirá uma mensagem informativa. Acione “OK”:
Acione “OK”.
4.1.3 Você será levado a primeira guia: Títulos (Catalogação). Nesta tela, selecione e copie a classificação de assunto do campo 090, e em seguida acione o botão “Abrir registro de aquisição” [imagem abaixo]:
Nesta tela, copie a classificação de assunto do campo 090, e em seguida acione o botão “Abrir registro de aquisição” (canto superior direito).
4.1.4 Se o registro já possuir itens de outras unidades, surgirá uma mensagem informativa. Acione “OK”:
Acione “OK”.
4.1.5 Em uma nova janela, você será levado ao módulo de “Aquisição e Periódicos”, onde são inseridos novos itens. No painel superior, acione o botão “Adicionar”:
No painel superior, acione o botão “Adicionar”.
4.1.6 Na janela que surgir, escolha “Monografia” e acione “OK”:
Escolha “Monografia” e acione “OK”.
4.2 Criando um modelo ATENÇÃO: Os passos descritos neste tópico (4.2) devem ser utilizados apenas se: > Esta é a primeira vez que os campos são preenchidos na máquina em questão; > A máquina foi formatada. Caso contrário, pule para o tópico 4.3.
4.2.1 No painel inferior serão abertas para preenchimento três abas. Na aba “2. Geral”, preencha conforme instruções do quadro abaixo:
2. Geral Para escolher, acione
[seta] ao final do campo:
> Status do pedido: CLS > Formato do material: PRN > Tipo do material: (escolha) > Sub-biblioteca: (escolha sua unidade) > Método de aquisição: C > Mantenha o restante como está.
4.2.2 Alterne para a aba “3. Fornecedor”:
3. Fornecedor > No campo “Código”, apenas digite em caixa alta: CATCENTRAL > Mantenha o restante como está.
4.2.3 Alterne para a aba “4. Quantidade e Preço”:
4. Quantidade e preço > No. de itens: preencha com 0 (zero) > Mantenha o restante como está, não é necessário informar preços/valores.
4.2.4 Logo à direita, acione o botão “Criar modelo”:
Logo à direita, acione o botão “Criar modelo”.
4.2.5 Surgirão duas mensagens, acione “Sim” em ambas:
4.3 Inserindo itens 4.3.1 Após o passo 4.1.6, verifique se é necessário alterar o campo “Tipo de material” na aba “2. Geral”. Obs.: os demais campos estarão preenchidos pois o modelo já foi criado na máquina [tópico 4.2].
Verifique se é necessário alterar o campo “Tipo de material” na aba “2. Geral”. Utilize [seta] se necessário.
4.3.2 Alterne para a aba “4. Quantidade e Preço”:
Na aba “4. Quantidade e preço”, inclua o número de exemplares no campo “No. de itens”.
4.3.3 Acione o botão “Adicionar”:
Acione o botão “Adicionar”.
4.3.4 No painel superior, observe seu pedido [em azul] na “Lista de Pedidos”. Em seguida, no painel esquerdo, selecione a opção “Itens/Assinaturas (X Itens)”:
Observe, em azul, seu pedido na “Lista de Pedidos”. Em seguida, no painel esquerdo, selecione a opção “Itens/Assinaturas (X itens)”.
4.3.5 No painel superior, você visualizará os itens criados. Selecione o primeiro:
No painel superior, você visualizará os itens criados. Selecione o primeiro.
4.3.6 No painel inferior, você visualizará seis abas. Selecione a aba “2. Info. Geral (1)”:
No painel inferior, selecione a aba “2. Info. Geral (1)”.
4.3.7 Nesta aba, preencha o campo “Tipo/Localização”: Na primeira janela mantenha sempre o valor “1”. Na segunda janela, cole a classificação que você copiou do campo 090 do registro (no passo 4.1.3). Após a classificação, conclua o preenchimento de acordo com as instruções abaixo. Importante: > Caso você já tenha exemplares da obra em seu acervo, de outras edições por exemplo, aproveite sua classificação inserindo-a neste mesmo campo, de forma que os exemplares não fiquem separados em seu acervo. > Atribua a notação de autor de acordo com a tabela adotada pela instituição. Exemplo: PHA, Cutter, etc. > Inclua a edição, se houver. Neste exemplo: 342.10981 D612c 25.ed. > Cada espaço neste campo representa uma quebra de linha na etiqueta de lombada. Este campo não pode ter mais de três espaços.
Preencha o campo “Tipo/Localização”: > Na primeira janela, mantenha o valor “1”; > Na segunda janela, cole a classificação que copiou do campo 090 do registro.
4.3.8 Logo à direita, acione o botão “Atualizar”:
À direita, acione o botão “Atualizar”.
4.3.9 No painel superior, você poderá observar que a coluna “Localização” do primeiro item estará preenchida:
Observe que a coluna “Localização” estará preenchida.
4.3.10 Para preenchimento dos demais itens, você pode fazer o processo manual [passos 4.3.5 a 4.3.9], ou executar um serviço que preencherá os demais automaticamente. Se optar por executar o serviço automático, no menu superior acesse “Serviços > Serviços Customizados > FAN-Atualizar Itens do Pedido (custom-01)”:
Para o preenchimento automático da localização dos demais itens, acesse: Menu superior > Serviços > Serviços Customizados > FAN-Atualizar Itens do Pedido (custom-01)
4.3.11 Na janela que surgir, execute 1, 2 e 3 conforme instruções abaixo:
1
3
2
1. No campo “Código de Barras do Item modelo” insira o código de barras do primeiro item. Neste exemplo: 465384-360 2. Selecione a caixa “On-line” 3. Acione “Enviar para fila”
4.3.12 No painel superior, à direita, acione o botão “Atualizar lista”:
No painel superior, acione o botão “Atualizar lista”.
4.3.13 Observe que o campo “Localização” dos demais itens terá sido preenchido:
Campo “Localização” dos demais itens terá sido preenchido.
4.3.14 Um exemplar de cada título deve permanecer na biblioteca para consulta. Para isto, é necessário alterar o status do exemplar no sistema e também a etiqueta de lombada com a localização. Com o primeiro exemplar selecionado no painel superior, como na imagem acima, faça as alterações no painel inferior conforme instruções abaixo (1, 2 e 3).
1 3
2
1. No campo “Status do item”, preencha 01 ou escolha utilizando [seta] 2. Ao final da localização, preencha “CONSULTA” 3. Acione “Atualizar”
Obs.: Lembre-se de não utilizar mais de três espaços no campo “Tipo/Localização”.
4.3.15 Observe no painel superior as alterações realizadas:
Observe no painel superior as alterações realizadas.
4.3.16 Finalizadas estas etapas, alterne para o Módulo de Catalogação (observe os módulos na barra de ferramentas):
4.3.17 Acione o botão “Fechar registro”, pois mantê-lo aberto impede que outras unidades o utilizem para inserir itens:
No Módulo de Catalogação, acione o botão “Fechar registro”.
4.4 Catalogando um novo registro Para inclusão de itens é preciso primeiro um registro que descreva o(s) exemplar(es) que tem em mãos. Se não localizou um registro adequado com as instruções dos tópicos 2 e 3, siga as instruções abaixo para catalogar um novo registro.
4.4.1 Para iniciar a catalogação de um novo registro, no Módulo de Catalogação, selecione a primeira guia do módulo:
Clique sobre a primeira guia do módulo.
4.4.2 No canto superior direito, próximo ao ícone que fecha as aplicações, acione o botão “Abrir planilha”:
No canto superior direito, acione o botão “Abrir planilha”.
4.4.3 Surgirá uma “Lista de planilhas”. Para livros, selecione a segunda opção: “planilha_de_catalogacao.mrc (FAN01)”. Dê duplo clique sobre a opção desejada, ou selecione e acione “Abrir”:
Na lista, para livros, escolha “planilha_de_catalogação.mrc (FAN01)”. Dê duplo clique ou acione o botão “Abrir”.
Obs.: para outros tipos de obras e obras em outros suportes, escolha as planilhas considerando seus nomes, veja: “planilha_braile” para obras em braille, “planilha_dissertacao” para dissertações de mestrado, “planilha_grav_video” para DVDs, “planilha_tcc” para TCCs.
4.4.4 Após o preenchimento da planilha, no canto superior direito acione “Salvar no servidor”:
Após o preenchimento, no canto superior direito, acione “Salvar no servidor”.
4.4.5 Na janelas que surgirem, acione “Continuar” e “Sobrepor”:
Nas janelas que surgirem, acione “Continuar” e “Sobrepor”.
4.4.6 O número de sistema que você deve anotar aparece em dois locais [imagem abaixo]. Neste exemplo, o número de sistema é 546328.
Anote o número de sistema gerado.
Obs.: Anote os números de sistema dos registros que criar e envie para validação via HelpDesk, seguindo as devidas orientações.
4.4.7 Após a validação do registro, insira o número de sistema no primeiro campo do Módulo de Catalogação e tecle “Enter”:
Após a validação do registro, insira o número de sistema no primeiro campo do Módulo de Catalogação e tecle “Enter”, ou acione a seta ao lado.
4.4.8 Para prosseguir com a inclusão dos itens no registro, siga os passos a partir de 4.1.3.
5 Geração e Impressão de Etiquetas A criação das etiquetas de lombada e de código de barras compreende duas etapas: a recuperação dos itens/exemplares que terão as etiquetas impressas, e a geração das etiquetas para impressão.
IMPORTANTE! Existem duas formas para recuperar os itens e gerar as etiquetas. São formas independentes, portanto siga os passos de uma OU de outra: a) Por data de criação [5.1] Escolha esta opção quando quiser gerar e imprimir etiquetas para itens novos. Pode ser utilizada uma única vez no dia [após criação dos itens], ou no dia seguinte à inserção dos itens no sistema. b) Por status de processamento IE [5.2] Escolha esta opção quando quiser gerar e imprimir etiquetas de itens novos ou de itens que já existam no acervo. Esta forma deve ser preferida quando se pretende gerar e imprimir etiquetas mais de uma vez no mesmo dia.
5.1 Gerando etiquetas por data de criação 5.1.1 Após a inserção dos itens novos, de acordo com 4.3, para iniciar o processo de recuperação dos itens e geração das etiquetas, no Módulo de Catalogação ou no Módulo de Circulação escolha no menu superior: “Serviços > Itens > Formulário Geral de Recuperação (ret-adm-01)”:
Após inserção dos itens novos, para iniciar o processo de recuperação dos mesmos para geração das etiquetas, escolha no menu superior: Serviços > Itens > Formulário Geral de Recuperação (ret-adm-01)
Obs.: Auxiliares têm acesso ao serviço somente no Módulo de Circulação.
5.1.2 Abaixo as informações que devem ser preenchidas. Ao fim do preenchimento, acione “Enviar para fila”, no canto superior direito.
Arquivo de saída: nome obrigatoriamente em letras minúsculas, sem espaços ou acentos.
Recuperar por: escolha “Sub-biblioteca” Na linha logo abaixo, preencha em CAIXA ALTA a sigla Aleph de sua unidade.
Recuperar por: escolha “Data de criação” Preencha, OBRIGATORIAMENTE, as duas linhas abaixo, sempre no padrão AAAAMMDD [ano/mês/dia]. > Para recuperar itens inseridos em um único dia, repita as datas, como na imagem ao lado. > Para recuperar itens inseridos em um período, insira data inicial e final. Exemplo:
5.1.3 Retorne ao menu superior e acione: “Serviços > Itens > Imprimir Etiquetas de Itens (item-03)”:
Após o preenchimento do formulário anterior, e após ter acionado o botão “Enviar para fila”, retorne ao menu superior: Serviços > Itens > Imprimir Etiquetas de itens (item-03)
5.1.4 Abaixo as informações que devem ser preenchidas. Ao fim do preenchimento, acione “Enviar para fila”, no canto superior direito.
Arquivo de entrada: aqui deve ser inserido o mesmo nome do passo 5.1.2. Neste exemplo: nomedoarquivo Arquivo de saída: pode ser inserido qualquer nome diferente do anterior, em caixa baixa. Adicione “lombada” ao nome para facilitar posteriormente.
Formato da etiqueta: escolha “Etiqueta de lombada” Etiquetas para: escolha “Exemplar”
Obs.: Este passo será feito duas vezes, para impressão de etiquetas de lombada e de código de barras (continuação abaixo). Caso seja necessário imprimir apenas etiquetas de lombada ou apenas etiquetas de códigos de barras, após o passo 5.1.2, execute apenas 5.1.4 ou 5.1.6, respectivamente.
5.1.5 Retorne ao menu superior e acione: “Serviços > Itens > Imprimir Etiquetas de Itens (item-03)”:
Após o preenchimento do formulário anterior, e após ter acionado o botão “Enviar para fila”, retorne ao menu superior e repita: Serviços > Itens > Imprimir Etiquetas de itens (item-03)
5.1.6 Abaixo as informações que devem ser preenchidas. Ao fim do preenchimento, acione “Enviar para fila”, no canto superior direito.
Arquivo de entrada: aqui deve ser inserido o mesmo nome do passo 5.1.2. Neste exemplo: nomedoarquivo Arquivo de saída: pode ser inserido qualquer nome diferente do anterior, em caixa baixa. Adicione “codigo” ao nome para facilitar posteriormente.
Formato da etiqueta: escolha “Etiqueta de código de barras” Etiquetas para: escolha “Exemplar”
5.1.7 Levará cerca de 20 minutos para que você tenha os arquivos para impressão. Além disso, há uma fila de execução: caso existam processos de outras unidades aguardando na fila, seus processos entrarão na fila, ou seja, levará mais tempo até que fiquem prontos. No menu superior, acione “ALEPH > Gerenciador de Tarefas”:
Para imprimir os arquivos, acione no menu superior: ALEPH > Gerenciador de Tarefas
5.1.8 Na parte inferior da tela que surgir, escolha a opção “FAN50” no campo “Conectar”:
No campo “Conectar”, escolha a opção “FAN50”.
5.1.9 Você encontrará seus arquivos na lista, como na imagem abaixo. Os dois arquivos estão destacados, mas você deve selecionar um arquivo de cada vez para realizar a impressão: Para imprimir as etiquetas, clique sobre um arquivo de cada vez [lombada ou código], que ficará iluminado, e acione o botão “Imprimir”.
Caso queira, troque esta opção por “Visualizar impressão” e acione o botão imprimir, para visualizar antes de imprimir.
Caso seu arquivo não conste na listagem, aguarde alguns minutos e acione “Atualizar lista”.
5.2 Gerando etiquetas por status de processamento IE 5.2.1 Escolha esta opção quando quiser gerar e imprimir etiquetas de itens novos ou de itens que já existam no acervo. Esta forma deve ser preferida quando se pretende gerar e imprimir etiquetas mais de uma vez no mesmo dia. Para iniciar o processo, é preciso atribuir o status de processamento IE [Imprimir Etiqueta] aos itens que deverão ter as etiquetas impressas. No Módulo de Catalogação escolha no menu superior: “Itens > Trocar status de processamento de item”:
Para atribuir o status de processamento IE aos itens selecionados, no Módulo de Catalogação acione no menu superior: Itens > Trocar status de processamento de item
5.2.2 Na janela que surgir, digite IE na primeira caixa “St. de processamento”, ou escolha a opção IE utilizando a seta ao lado da caixa. Não preencha a segunda caixa, e mantenha “Verificar pedidos” marcada. Na última caixa, “Código de barras”, informe o código de barras do exemplar que deseja imprimir a etiqueta. Por último, acione o botão “OK”. Veja na imagem abaixo um exemplo de preenchimento:
> Na primeira caixa, digite IE ou escolha a opção IE utilizando [seta]; > Na última caixa informe o código de barras do exemplar que deseja imprimir a etiqueta; > Por último, acione o botão “OK”.
5.2.3 Logo após acionar o botão “OK”, o texto da caixa “Código de barras” desaparecerá, deixando o cursor para que já insira o código de barras do próximo exemplar. Repita o processo para todos os exemplares que deseja imprimir etiquetas. Quando finalizar, basta fechar a janela.
Após acionar o botão “OK” [no passo anterior], o texto da caixa “Código de barras” desaparecerá, para que seja inserido o código de barras do próximo exemplar. Repita o processo para todos os exemplares que deseja imprimir etiquetas.
5.2.4 Terminado o passo anterior, para iniciar o processo de recuperação dos itens e geração das etiquetas, no Módulo de Catalogação ou no Módulo de Circulação escolha no menu superior: “Serviços > Itens > Formulário Geral de Recuperação (ret-adm-01)”:
Terminado o passo anterior, para iniciar o processo de recuperação dos itens para geração das etiquetas, escolha no menu superior: Serviços > Itens > Formulário Geral de Recuperação (ret-adm-01)
5.2.5 Abaixo as informações que devem ser preenchidas. Ao fim do preenchimento, acione “Enviar para fila”, no canto superior direito.
Arquivo de saída: nome obrigatoriamente em letras minúsculas, sem espaços ou acentos.
Recuperar por: escolha “Sub-biblioteca” Na linha logo abaixo, preencha em CAIXA ALTA a sigla Aleph de sua unidade.
Recuperar por: escolha “St. processamento item” Na linha logo abaixo, preencha em CAIXA ALTA o texto IE [veja na imagem].
5.2.6 Retorne ao menu superior e acione: “Serviços > Itens > Imprimir Etiquetas de Itens (item-03)”:
Após o preenchimento do formulário anterior, e após ter acionado o botão “Enviar para fila”, retorne ao menu superior: Serviços > Itens > Imprimir Etiquetas de itens (item-03)
5.2.7 Abaixo as informações que devem ser preenchidas. Ao fim do preenchimento, acione “Enviar para fila”, no canto superior direito.
Arquivo de entrada: aqui deve ser inserido o mesmo nome do passo 5.2.5. Neste exemplo: nomedoarquivo2 Arquivo de saída: pode ser inserido qualquer nome diferente do anterior, em caixa baixa. Adicione “lombada” ao nome para facilitar posteriormente.
Formato da etiqueta: escolha “Etiqueta de lombada” Etiquetas para: escolha “Exemplar”
Obs.: Este passo será feito duas vezes, para impressão de etiquetas de lombada e de código de barras (continuação abaixo). Caso seja necessário imprimir apenas etiquetas de lombada ou apenas etiquetas de códigos de barras, após o passo 5.2.5, execute apenas 5.2.7 ou 5.2.9, respectivamente.
5.2.8 Retorne ao menu superior e acione: “Serviços > Itens > Imprimir Etiquetas de Itens (item-03)”:
Após o preenchimento do formulário anterior, e após ter acionado o botão “Enviar para fila”, retorne ao menu superior e repita: Serviços > Itens > Imprimir Etiquetas de itens (item-03)
5.2.9 Abaixo as informações que devem ser preenchidas. Ao fim do preenchimento, acione “Enviar para fila”, no canto superior direito.
Arquivo de entrada: aqui deve ser inserido o mesmo nome do passo 5.2.5. Neste exemplo: nomedoarquivo2 Arquivo de saída: pode ser inserido qualquer nome diferente do anterior, em caixa baixa. Adicione “codigo” ao nome para facilitar posteriormente.
Formato da etiqueta: escolha “Etiqueta de código de barras” Etiquetas para: escolha “Exemplar”
5.2.10 Para imprimir as etiquetas, abra o “Gerenciador de Tarefas” e proceda conforme explicado no tópico 5.1.9.
5.2.11 Após a impressão das etiquetas, é necessário remover o status de processamento IE dos itens. No Módulo de Catalogação ou no Módulo de Circulação escolha no menu superior: “Serviços > Serviços Customizados > Remover Status de Processamento IE... (custom-07)”:
Após a impressão das etiquetas, escolha no menu superior: Serviços > Serviços Customizados > Remover Status de Processamento IE... (custom-07)
Obs.: Auxiliares têm acesso ao serviço somente no Módulo de Circulação.
5.2.12 Na janela que surgir: Em “Arquivo de saída” informe um nome com letras minúsculas, sem espaços ou acentos. Não é necessário ter relação com os nomes utilizados nos passos anteriores. No campo abaixo, escolha sua unidade. Por último, acione o botão “Enviar para fila”. Este processo removerá o status de processamento IE de todos os itens que estiverem com o status da sub-biblioteca escolhida. > Arquivo de saída: nome com letras minúsculas, sem espaços ou acentos (não é necessário ter relação com os nomes já utilizados. > Sub-biblioteca: escolha sua unidade.
Obs.: Para a unidade que possui pólo próprio, deve escolher a sub-biblioteca de acordo com as etiquetas que gerou. Exemplo: a unidade de Leme escolherá “Leme/SP” para remover IE de itens do acervo regular, e “CEAD Leme/SP” para remover IE de itens do acervo CEAD.
5.2.13 Caso queira visualizar um relatório com os itens que tiveram o status IE removido pelo serviço, recupere-o no “Gerenciador de Tarefas”, conforme 5.1.9. O nome que informou receberá o texto “limpa-ie-“ ao início. Abaixo, um exemplo do relatório:
6 Itens: Status e Notas 6.1 Localizando rapidamente um item 6.1.1 Para localizar rapidamente um item, no Módulo de Catalogação, utilize a “Barra de item”, que está próxima ao menu superior. Escolha “Código de Barras”:
Para localizar rapidamente um item, no Módulo de Catalogação, utilize a “Barra de item”. Escolha “Código de Barras”.
6.1.2 Na caixa localizada à frente, leia ou digite o código de barras do item e tecle “Enter”, ou acione a seta azul ao lado:
Na caixa à frente, leia ou digite o código de barras do item e tecle “Enter”.
6.1.3 Observe que o item com o código de barras informado será carregado na “Lista de itens”:
6.2 Alterando tipo de material e status 6.2.1 Após localizar um item com os passos de 5.1, observe no painel superior que ele estará iluminado. Você também pode selecionar outros itens de sua unidade para realizar alterações.
Observe no painel superior que o código de barras informado estará iluminado. Também pode-se selecionar outros itens de sua unidade para realizar alterações.
6.2.2 Após selecionar um item no painel superior, observe que ele é carregado ao painel inferior:
Observe que o item selecionado no painel superior é carregado ao painel inferior, onde é possível realizar alterações. Exemplos: alterar “Localização”, “Tipo de material”, “Status do item”, “St. de processamento”.
6.2.3 Na aba “2. Info. Geral (1)”, você pode alterar o campo “Tipo de material”. Utilize a seta ao final do campo e dê duplo clique na opção desejada:
Na aba “2. Info. Geral (1)”, você pode alterar o campo “Tipo de material”. Utilize o botão [seta] e dê duplo clique na opção desejada.
6.2.4 Na aba “2. Info Geral (1)”, você pode alterar o campo “Status do item”, que determina o prazo de empréstimo do exemplar. O status pode variar de acordo com o tipo de material. Utilize a seta ao final do campo e dê duplo clique na opção desejada:
“Status do item”: determina o prazo de empréstimo do exemplar. Utilize o botão [seta] e dê duplo clique na opção desejada.
6.2.5 Na aba “2. Info Geral (1)”, você pode alterar o campo “St. de processamento”: > Para que o item seja exibido normalmente no catálogo on-line, o status dele deve ser “Nenhum status”. > Alguns status de processamento impedem que o item seja exibido no catálogo on-line, são eles: IE, BX, EX, ID. Utilize a seta ao final do campo e dê duplo clique na opção desejada:
“St. de processamento”: indica um status de processamento para o exemplar, e determina se será ou não exibido no catálogo on-line. Utilize o botão [seta] e dê duplo clique na opção desejada.
6.2.6 Sempre que fizer uma alteração em um item, acione o botão “Atualizar” para que as alterações tenham efeito, ou “Cancelar” para desfazer as alterações.
Sempre que fizer uma alteração em um item, acione “Atualizar” para que as alterações tenham efeito, ou “Cancelar” para desfazer as alterações.
6.3 Escondendo exemplares baixados ou extraviados Quando um exemplar precisar ser baixado, por não mais estar em condições de uso por exemplo, ou quando um exemplar tiver sido extraviado, é necessário impedir que ele seja exibido no catálogo on-line. Para isto, é necessário atribuir um status de processamento.
6.3.1 Após localizar um item, conforme 5.1, no painel inferior, aba “2. Info. Geral (1)”, acesse as opções do campo “St. de processamento”. Dê duplo clique sobre a opção desejada: “BX” se o exemplar foi baixado ou “EX” se o exemplar foi extraviado. Após o duplo clique, a opção escolhida será preenchida no campo.
Após localizar um item, na aba “2. Info. Geral (1)”, acesse as opções do campo “St. de processamento” com o botão [seta]. Dê duplo clique sobre a opção desejada: > BX – se o exemplar foi baixado. > EX – se o exemplar foi extraviado.
6.3.2 Para qualquer das opções, inclua uma nota explicativa. Alterne para a terceira aba, “3. Info. Geral (2)” e insira uma nota no campo “Nota interna”: Neste exemplo, para um exemplar baixado incluí a nota: “Exemplar sem condições de uso”. Siga as instruções abaixo (1, 2 e 3):
1
3
2
Na aba “3. Info. Geral (2)”, insira uma nota explicativa no campo “Nota interna”, explicando a baixa ou extravio do exemplar. Ao final, acione o botão “Atualizar”.
6.3.3 Após atualizar, note no painel superior que a coluna “Status” informa o atual estado de processamento do exemplar. Este exemplar não mais será exibido no catálogo on-line. O status de processamento é totalmente reversível. Para o exemplar voltar ao normal, basta realterar o campo “St. de processamento” para “Nenhum status”.
Após atualizar, observe a coluna “Status” no painel superior.
Apêndice A – Itens: exemplos de preenchimento para outros tipos de material Na inclusão de exemplares, você chegará à tela do item no passo 4.3.7, ou diretamente com o passo 5.1. Para alterar o tipo de material, acesse a aba “2. Info. Geral (1)” e siga a sequência mostrada nas imagens deste apêndice.
Tabela de correspondências entre tipo do material e status do item:
Tipo de material
Status do item
ALI BRQ CDROM DISS DVD FOLH FONE LIV LIV MAP NTE OBR TCC TRAC TESE
25 50 03 05 03 02 40 02 04 06 06 06 05 05 05
Audiolivros Brinquedos CD-ROM Dissertações de Mestrado DVD Folhetos Fones de ouvido Livros Livros em braille Mapas Normas Técnicas Obras de Referência Trabalho de Conclusão de Curso Trabalhos Acadêmicos Teses de Doutorado
Nos exemplos abaixo, encontrará esta sequência: 1 > Escolha o “Tipo de material” adequado 2 > Escolha o “Status do item” adequado 3 > Acione o botão “Atualizar”
Audiolivro Brinquedoteca 2 dias (Multimídia) 7 dias (Monografia) 2 dias (Multimídia) 7 dias Fones 7 dias 7 dias (Livro em Braille) Consulta local (Referência) Consulta local (Referência) Consulta local (Referência) 7 dias (Monografia) 7 dias (Monografia) 7 dias (Monografia)
A.1 Audiolivros
2
3
2
3
1
A.2 Dissertaçþes de mestrado
1
A.3 DVDs
2
3
2
3
1
A.4 TCCs
1
Apêndice B – Itens: exemplos de preenchimento para obras volumadas Na inclusão de exemplares, você chegará à tela do item no passo 4.3.7. Para obras volumadas, é necessário informar em cada exemplar o número do volume: > No campo “Nível enum. 1(a)(vol.):” > Ao final do campo “Localização”
3 2
1
3 2
1