ALEPH – MÓDULO DE CIRCULAÇÃO Este documento apresenta o Módulo de Circulação do Aleph e as funcionalidades mais utilizadas na rotina das bibliotecas da Anhanguera Educacional.
SUMÁRIO 1 Módulo de Circulação 1.1 Acessando o módulo 1.2 Conhecendo as guias
4 Devoluções 4.1 Devolvendo um item dentro do prazo 4.2 Devolvendo um item com atraso
5 Usuários 2 Configurações 2.1 Configurando as opções de empréstimo 2.2 Configurando as opções de devolução
3 Empréstimos 3.1 Localizando um usuário 3.2 Realizando um empréstimo 3.3 Usuário com impedimento(s)
5.1 Renovando um empréstimo 5.2 Abonando uma multa 5.3 Lançando uma multa manualmente 5.4 Alterando a senha do usuário 5.5 Histórico de circulação 5.6 Declaração de “Nada Consta”
6 Serviços/Estatísticas 6.1 Estatísticas Gerais de Circulação 6.2 Relatório de Empréstimos
1 Módulo de Circulação 1.1 Acessando o Módulo Faça login em algum dos módulos do Aleph, e alterne para o Módulo de Circulação:
No canto inferior direito, clique sobre o ícone indicado.
1.2 Conhecendo as guias O Módulo de Circulação do Aleph possui 6 guias, localizadas no painel esquerdo, sendo que as três primeiras são as mais utilizadas: Itens ADM: não utilizada Buscas Usuários Devoluções Empréstimos
Empréstimos: utilizada para efetuar empréstimos; Devoluções: utilizada para efetuar devoluções; Usuários: utilizada para acessar informações do usuário, efetuar renovações, abono de multas, alteração de senha; Itens: guia menos utilizada, que proporciona informações mais detalhadas sobre os itens e sua circulação; ADM: esta guia não é utilizada; Buscas: presente em todos os módulos do Aleph, esta guia possibilita a busca no banco de dados bibliográficos da Anhanguera.
2 Configurações As configurações de empréstimo e devolução precisam ser ajustadas uma única vez em cada máquina do atendimento.
2.1 Configurando as opções de empréstimo
No menu superior do Módulo de Circulação, acesse “ALEPH > Opções > Configurar opções de empréstimo”. Marque as caixas conforme abaixo e ao final clique em “OK”:
2.2 Configurando as opções de devolução
No menu superior do Módulo de Circulação, acesse “ALEPH > Opções > Configurar opções de devolução”. Marque as caixas conforme abaixo e ao final clique em “OK”:
3 Empréstimos 3.1 Localizando um usuário 3.1.1 Para iniciar o processo de empréstimos, selecione a primeira guia do módulo: Clique sobre a primeira guia do módulo.
3.1.2 No canto superior esquerdo, existem duas janelas: “Carregar usuário”
“Carregar item”
3.1.3 Na janela do usuário, é possível localizar um cadastro de aluno de 4 formas. Para qualquer forma utilizada, é importante verificar o nome do usuário, de forma a confirmar que o cadastro correto foi carregado. a) Passando a carteirinha do usuário no leitor Mifare, o cadastro é carregado no Aleph; ou b) Digitando o CPF do aluno sem pontos e traços, teclando “Enter” em seguida; ou c) Digitando o código da unidade (sempre 3 dígitos) + RA do aluno, teclando “Enter” em seguida. Exemplo: 00110852147 ou d) Fazendo a busca por nome completo, conforme mostrado no passo 3.1.4. OBS.: > Professores e Funcionários devem ser localizados utilizando o CPF, opção “b” acima, ou buscando o nome completo; > Para emprestar a usuários de outras unidades, opte por localizá-los utilizando a opção “b” acima.
3.1.4 Se não for possível localizar o usuário utilizando as opções “a”, “b” e “c” acima, busque por nome completo:
Na janela do usuário, clique sobre o ícone indicado.
Digite o nome completo e tecle “ENTER”.
Dê duplo clique sobre o nome do usuário.
3.2 Realizando um empréstimo 3.2.1 Ao abrir o cadastro do usuário é solicitada a senha. O mesmo deve digitá-la no teclado numérico. Se a senha possuir letras, deve digitar os números correspondentes:
3.2.2 Com o cadastro do usuário aberto, o cursor deve estar na janela do item. Leia ou digite o código de barras, e em seguida tecle “Enter”, se necessário, para concluir o empréstimo:
Cursor disponível na janela do item.
Ler código de barras do exemplar, ou digitar exatamente como consta na etiqueta. Se necessário, tecle “Enter” para concluir o empréstimo.
3.2.3 O painel inferior exibirá as informações do empréstimo [imagem abaixo]. Caso o usuário esteja emprestando mais itens, basta ler ou digitar o próximo código de barras, pois o cursor volta para a janela do item, conforme mostrado no passo anterior [3.5].
Informações da obra.
Data e horário limite para devolução ou renovação e prazo do empréstimo.
3.2.4 Finalizado o atendimento ao usuário, acione o botão “Encerrar sessão”, localizado no painel direito, para que possa atender o próximo usuário:
Clique no botão “Encerrar sessão” para atender o próximo usuário.
3.3 Usuário com impedimento(s) 3.3.1 No módulo de Circulação, ao localizar um usuário para efetuar empréstimos (conforme 3.1.3), o painel inferior exibirá mensagens caso o usuário possua impedimentos. No exemplo abaixo: As duas primeiras linhas referem-se a bloqueios acadêmicos. Se, de acordo com a Secretaria, o aluno estiver totalmente regular, pode ser aberto chamado via HelpDesk para atualização do cadastro no Aleph. A terceira linha, neste exemplo, refere-se a um bloqueio na biblioteca.
Exemplos de impedimentos: > Nas duas primeiras linhas, bloqueios acadêmicos. > Na terceira linha, bloqueio na biblioteca.
3.3.2 Caso seja necessário, somente o bibliotecário da unidade pode efetuar empréstimos para usuários bloqueados, acionando o botão “Sobrepor”: Se necessário, o bibliotecário da unidade pode efetuar empréstimos a usuários bloqueados, acionando “Sobrepor”.
4 Devoluções 4.1 Devolvendo um item dentro do prazo 4.1.1 Para realizar uma devolução, selecione a segunda guia do módulo: Clique sobre a segunda guia do módulo.
4.1.2 Note que somente a janela do item está habilitada [imagem abaixo]. Leia ou digite o código de barras do exemplar que o usuário está devolvendo, e se necessário tecle “Enter”:
Leia ou digite o código de barras do exemplar que o usuário está devolvendo, e se necessário tecle “Enter”.
4.1.3 A devolução será concluída, no painel superior serão exibidas informações do usuário e no painel inferior serão exibidas informações do exemplar [imagens abaixo]. Nada mais precisa ser feito, e o próximo exemplar já pode ser devolvido.
4.2 Devolvendo um item com atraso 4.2.1 Repita os passos 4.1.1 e 4.1.2 acima. Ao efetuar a devolução, surgirá uma mensagem avisando que o item está sendo devolvido com atraso:
Mensagem informa sobre a devolução com atraso. Acione “OK”.
4.2.2 Imediatamente em seguida é necessário imprimir o recibo de devolução com o valor da multa. No painel esquerdo escolha “Histórico”:
No painel esquerdo, clique sobre “Histórico”.
4.2.3 Utilize a barra de rolagem para chegar até a última linha do histórico de devoluções [última devolução realizada na máquina]: Com a barra de rolagem, busque a última linha.
4.2.4 Selecione a última linha e em seguida clique no botão “Imprimir”:
Selecione a última linha e clique em “Imprimir”.
4.2.5 Será impresso o recibo de devolução [exemplo abaixo]:
> O valor da multa constará na linha “Taxa atraso”; > Uma via do recibo deve ser assinada pelo aluno e ficar na biblioteca [imprima duas se necessário]; > Estes passos também podem ser utilizados para imprimir recibo de devolução para o usuário que solicitá-lo.
5 Usuários 5.1 Renovando um empréstimo 5.1.1 Para acessar o cadastro do usuário, selecione a terceira guia do módulo: Clique sobre a terceira guia do módulo.
5.1.2 Localize o usuário conforme as instruções de 3.1.3.
5.1.3 No painel esquerdo, dentro de “Atividades do Usuário”, escolha “Empréstimos”:
Clique sobre a opção “Empréstimos”.
5.1.4 No painel superior serão exibidas informações sobre os empréstimos ativos do usuário:
5.1.5 Você pode renovar apenas um empréstimo, selecionando a linha com o empréstimo e acionando “Ren. marcados”:
Selecione um empréstimo e acione “Ren. marcados”, para renovar somente o empréstimo selecionado.
A data será preenchida automaticamente, acione “OK”.
5.1.6 Para renovar todos, acione o botão “Renovar tudo”:
Para renovar todos, acione “Renovar tudo”.
A data virá em branco: Basta acionar “OK”.
5.1.7 Cada empréstimo pode ser renovado por no máximo 2 (duas) vezes, seja on-line ou no balcão da biblioteca. Caso o limite tenha sido atingido, surgirá uma mensagem informativa [abaixo]. Neste caso, se não houver procura pelo material, deve-se efetuar a devolução e novo empréstimo para que o usuário tenha direito a mais duas renovações.
“Limite de renovações alcançado”; Acione “Cancelar”. Efetue a devolução e novo empréstimo, de forma que o usuário tenha direito a mais duas renovações.
Obs.: o usuário deve ter em mãos o(s) exemplar(es) para o(s) qual(is) estiver solicitando a renovação.
5.2 Abonando uma multa
5.2.1 No painel esquerdo, dentro de “Atividades do Usuário”, escolha “Caixa”:
Clique sobre a opção “Caixa”.
5.2.2 No painel superior, aba “1. Caixa Ativo”, localize a linha com o valor a ser abonado e clique sobre a mesma:
5.2.3 Para abonar totalmente o valor, no painel direito acione o botão “Abonar”:
Para abonar totalmente o valor, acione “Abonar”.
5.2.4 Informe o motivo do abono, e em seguida clique em “OK”:
Informe o motivo do abono, e acione “OK”.
5.2.5 Será impresso um Recibo de Caixa, a ser entregue ao usuário:
5.2.6 Para comprovar a realização do abono total, verifique se consta o valor “0.00” na linha “Caixa” [painel esquerdo]:
Comprove o abono total na linha “Caixa”: o valor deve ser 0.00.
5.2.7 Para abonar parcialmente o valor, clique sobre a linha com o valor, conforme 5.2.2, e no painel direito acione o botão “Abono parcial”:
Para abonar parcialmente o valor, acione “Abono parcial”.
5.2.8 Na primeira linha informe o motivo do abono parcial, e na segunda linha informe o valor a ser abonado. Será impresso um Recibo de Caixa, como mostrado em 5.2.5.
Na primeira linha informe o motivo do abono parcial, e na segunda o valor a ser abonado.
5.3 Lançando uma multa manualmente 5.3.1 Quando for feito um empréstimo manual e este for devolvido com atraso, é possível lançar uma multa no Aleph manualmente. Localize o usuário conforme 3.1.3.
5.3.2 No painel esquerdo, dentro de “Atividades do usuário”, escolha “Caixa”:
Clique sobre a opção “Caixa”.
5.3.3 No painel direito, acione o botão “Nova”:
Para lançar uma multa manualmente, acione “Nova”.
5.3.4 Surgirá a janela para o preenchimento. Abaixo estão as informações que deverá preencher. Por último acione “OK”:
Leia ou digite o código de barras do exemplar, e tecle “Enter”. As informações da obra surgirão no quadro ao lado.
> Em “Tipo”, escolha “0003 Devolução em atraso”. > Em “Valor”, informe o valor da multa. > Selecione “Débito”.
Em “Sub-biblioteca”, escolha sua biblioteca.
5.3.5
A multa será lançada e constará no caixa ativo do usuário:
5.4 Alterando a senha do usuário 5.4.1 A senha do usuário no Aleph é carregada a partir do Sistema Acadêmico [para alunos]. Se necessário, é possível alterar a senha no Aleph [a senha não será carregada para o Sistema Acadêmico]. Localize o usuário conforme 3.1.3.
5.4.2 No painel esquerdo, dentro de “Registro do usuário”, clique sobre “IDs Adicionais”:
Clique sobre a opção “IDs Adicionais”.
5.4.3 No painel superior, serão exibidos os IDs do usuário:
5.4.4 Neste exemplo, o usuário possui 4 IDs. Clique sobre o primeiro, e no painel inferior apague o campo “Senha do ID”. Peça que o usuário informe a mesma senha que utiliza para acessar a Área Restrita, digitando-a no teclado numérico. Se a senha possui letras, deve identificar os números correspondentes no teclado numérico. O usuário tecla “Enter” ou você aciona o botão “Atualizar”: Selecione o primeiro ID, apague o conteúdo do campo “Senha do ID”, e peça que o usuário digite a nova senha. Tecle “Enter” ou acione “Atualizar”.
5.4.5 No painel superior, selecione o segundo ID e repita o passo acima. O mesmo para o terceiro e quarto IDs [todos os IDs do usuário].
5.5 Histórico de circulação 5.5.1 Para visualizar o histórico de circulação de um usuário, localize-o conforme 3.1.3, e no painel esquerdo, dentro de “Atividades do Usuário”, clique sobre “Histórico de Circulação”:
Para visualizar o histórico de circulação de um usuário: > Na terceira guia, painel esquerdo, clique sobre “Histórico de Circulação”.
5.5.2 Ao centro da tela, será possível visualizar detalhadamente todas as atividades registradas no histórico de circulação do usuário:
5.6 Declaração de “Nada Consta” 5.6.1 Quando um aluno/colaborador da biblioteca vai se desvincular da Anhanguera, seja por qual motivo for, será solicitado a ele uma declaração de “Nada Consta” da Biblioteca. Caso o aluno/colaborador ou DCA/RH solicitem esta declaração, localize o usuário conforme 3.1.3, e no painel esquerdo, dentro de “Atividades do Usuário”, clique sobre “Informações Globais”:
Para gerar a declaração de “Nada Consta”: > Inicie acionando a terceira guia, painel esquerdo, e clique sobre “Informações Globais”.
5.6.2 Ao centro da tela, visualizará as informações do usuário. Acione o botão “Conferir usuário”, situado ao lado direito da tela:
Acione o botão “Conferir usuário”.
5.6.3 Caso o aluno/colaborador possua um ou mais impedimentos, eles serão informados na caixa que surgir:
A caixa que surgir informará os impedimentos do aluno/colaborador, caso existam. Neste caso, não deve ser fornecida a declaração (observações abaixo).
Obs.: Neste caso não deve ser fornecida a declaração de “Nada Consta”, e o aluno/colaborador deverá procurar o DCA/RH. Se for verificado que o impedimento não procede, pode-se fornecer a declaração. No exemplo acima, veja que o aluno/colaborador possui 2 impedimentos: o primeiro, relacionado ao DCA/RH; o segundo, relacionado à biblioteca [empréstimo(s) atrasado(s)].
5.6.4 Caso o aluno/colaborador não possua impedimentos, surgirá uma caixa informativa com o texto “Usuário OK”:
O texto “Usuário OK” surgirá caso o aluno/colaborador não possua impedimentos.
5.6.5 Caso o aluno/colaborador não possua impedimentos, uma última verificação precisa ser feita: no painel esquerdo, verifique a linha “Empréstimos”: Se o número for igual a 1 (um) ou mais, o aluno/colaborador ainda possui exemplar(es) da biblioteca em seu poder, e não deve ser fornecida a declaração até que seja efetuada a devolução; Se o número for igual a 0 (zero), o aluno/colaborador não possui empréstimos ativos e pode obter a declaração de “Nada Consta” da biblioteca (observadas as verificações dos tópicos anteriores). Importante: a declaração de “Nada Consta” somente deve ser fornecida se o número de “Empréstimos” for igual a 0 (zero).
Obs.: Caso a linha logo abaixo, “Caixa”, possua algum valor, pode-se fornecer a declaração normalmente, pois o valor ainda será enviado automaticamente ao sistema financeiro.
5.6.6 Após as devidas verificações, para gerar a declaração de “Nada Consta” acione o botão “Carta”, situado ao lado direito da tela:
Após as devidas verificações, para gerar a declaração acione o botão “Carta”.
5.6.7 Na caixa que surgir, escolha a opção “Declaração de Quitação” e acione o botão “Imprimir”:
Escolha “Declaração de Quitação” e acione o botão “Imprimir”.
6 Serviços/Estatísticas 6.1 Estatísticas Gerais de Circulação 6.1.1 No módulo de Circulação, acione “Serviços > Estatísticas > Estatísticas Gerais de Circulação (cir-30)”:
6.1.2 Abaixo as informações que devem ser preenchidas. Ao fim do preenchimento, acione “Enviar para fila”:
Arquivo de saída: nome em letras minúsculas, sem espaços ou acentos.
Sub-biblioteca: escolha na lista sua biblioteca.
Data (De) – Data (Até): informe o período de interesse.
Resultados agrupados por: escolha entre status de usuário, data, status de item e tipo de material.
6.1.3 Encontrará o arquivo no Gerenciador de Tarefas. Exemplo:
6.2 Relatório de Empréstimos 6.2.1 No módulo de Circulação, acione “Serviços > Relatórios/Listagens > Relatório de Empréstimos (cir-04)”:
6.2.2 Abaixo as informações que devem ser preenchidas. Ao fim do preenchimento, acione “Enviar para fila”:
Arquivo de saída: nome em letras minúsculas, sem espaços ou acentos.
Sub-biblioteca: escolha na lista sua biblioteca.
Status do empréstimo: mantenha “Empréstimo ativo”.
Status de usuário: “Incluir os seguintes status de usuário”.
Status de usuário: à escolha, normalmente mantém-se “Todos”.
Data de devolução (De) – Data de devolução (Até) > Devoluções de um dia específico: repetir a data > Devoluções a vencer: informar data futura > Devoluções em atraso: informar data retroativa
6.2.3 Encontrarรก o arquivo no Gerenciador de Tarefas. Exemplo: