Nuotolinių notarinių veiksmų plėtrą Estijoje paskatino pandemija Interviu su Estijos notarų rūmų prezidente Merle Saar-Johansen

Nuotolinių notarinių veiksmų plėtrą Estijoje paskatino pandemija

INTERVIU SU ESTIJOS NOTARŲ RŪMŲ PREZIDENTE, TALINO NOTARE MERLE SAAR-JOHANSON

„Notariatas“: Kada Estijoje buvo įteisinti nuotoliniai notariniai veiksmai?

M. Saar-Johanson: Nuotolinius notarinius veiksmus įteisinęs įstatymas įsigaliojo 2020 metų vasario 1-ąją. Estijoje šiuo metu notarai gali savanoriškai naudotis nuotolinio elektroninio sandorių tvirtinimo sistema. Kai klientas yra ne Estijos ambasadoje užsienyje, o savo namuose arba darbo vietoje, notarinis veiksmas gali būti atliktas nuotoliniu būdu, tačiau tam būtinas notaro sutikimas. Vis daugiau notarų naudojasi šia sistema – statistika rodo, kad 2020 m. balandį maždaug 10 procentų notarinių veiksmų buvo atlikti nuotoliniu būdu, gegužę – 7 procentai veiksmų.

Kaip nuotolinių notarinių veiksmų raidą lėmė COVID-19 pandemija?

Pandemija išties suaktyvino naudojimąsi nuotoline notarinių sandorių tvirtinimo sistema, kuri Estijoje buvo plėtojama ne vienerius metus. Sistema pradėjo darbą, kaip minėjau, šių metų vasarį, kai įsigaliojo atitinkamas įstatymas. Iki kovo pabaigos per nuotolį buvo atlikti tik pavieniai nuotoliniai veiksmai, gal kokių dešimt, tačiau išplitus pandemijai, balandžio 6 dieną įsigaliojo Estijos teisingumo ministro įsakymas, leidęs nuotoliniu būdu atlikti visus notarinius veiksmus, išskyrus santuokų sudarymą ir skyrybų įforminimą. Būtent įsigaliojus šiam įsakymui, nuotoliniu būdų atliekamų notarinių veiksmų skaičius iš esmės padidėjo.

Kokiais įrankiais naudojasi Estijos notarai tam, kad atliktų nuotolinius veiksmus?

Jau ir iki šiol egzistavusios elektroninio notaro sistemos pagrindu buvo sukurta speciali programa, priklausanti Estijos notarų rūmams. Tačiau nuotoliniam atpažinimui naudojame išorinį paslaugų tiekėją – Estijos startuolio „Veriff“ programą. Ji padeda notarui įsitikinti, kad asmens ekrane biometriniai požymiai sutampa su asmens atvaizdu dokumento nuotraukoje, kuri saugoma registruose.

Kokia nuotolinio notarinio veiksmo procedūra?

Klientas privalo nusifotografuoti pats ir įkelti savo dokumento nuotrauką, taip pat – dokumento kitą pusę, tuomet programa palygina veido atvaizdą su nuotrauka dokumente ir išsiunčia notarui pranešimą, ar asmuo atpažintas. Taip pat visi duomenys persiunčiami į mūsų elektroninio notariato duomenų bazę. Taigi, prieš prasidedant notaro ir kliento vaizdo pokalbiui, notaras pamato kliento nuotrauką savo ekrane, dokumento atvaizdą, be to, notaras sutikrina duomenis valstybiniame gyventojų registre, kur įkeliamos ir gyventojų nuotraukos. Vadinasi notaras gali palyginti asmens nuotrauką su saugoma duomenų bazėje fotografija. Taigi, turime dvigubo patikrinimo galimybę.

Pirmiausia, klientas naujajame savitarnos portale gali notarų darbotvarkėje pasirinkti patogų jam laiką. Taip pat notarui gali būti nusiųsta pirminė sandoriui reikalinga informacija. Savitarnos portale klientai gali susirašinėti su notarų biurais, peržvelgti ir komentuoti sutarčių projektus, vėliau – parsisiųsti patvirtintą sutartį ir sumokėti atlygį notarui ir valstybei. Jungiantis prie portalo naudojama Estijos skaitmeninė tapatybės kortelė arba mobilioji tapatybės kortelė.

Antra, nuotoliniam sandorio patvirtinimui ir sutarties pasirašymui naudojami minėtieji tapatybės dokumentai. Klientai gali su notaru bendrauti, jo klausti, gauti paaiškinimus, peržiūrėti dokumentą, notaras gali realiu laiku projektą taisyti, o galiausiai sutartis skaitmeniniu būdu pasirašoma sandorių šalių ir notaro. Sutarties originalas saugomas skaitmeniniu formatu, tačiau gali būti atspausdintos ir popierinės kopijos.

O kaip detaliai vyksta asmens tapatybės nustatymas?

Kaip minėjau, naudojamės Estijos bendrovės “Veriff” programa, atliekančia veido biometrinių duomenų atpažinimą. Klientas privalo nusifotografuoti ir įkelti į portalą savo dokumento nuotrauką, taip pat – dokumento kitą pusę, tuomet programa palygina veido atvaizdą su nuotrauka dokumente ir išsiunčia notarui pranešimą, ar asmuo atpažintas. Taip pat visi duomenys persiunčiami į mūsų elektroninio notariato duomenų bazę. Prieš prasidedant notaro ir kliento vaizdo pokalbiui, notaras pamato kliento nuotrauką savo ekrane, dokumento atvaizdą, be to, notaras sutikrina duomenis valstybiniame gyventojų registre, kur įkeliamos ir gyventojų nuotraukos. Vadinasi notaras gali palyginti asmens nuotrauką su saugoma duomenų bazėje fotografija. Taigi, turime dvigubo patikrinimo galimybę.

Šiuo metu laikome šią sistemą patikima, nes galime dviem būdais patikrinti duomenis. Programa “Veriff” patikrina asmenį biometriniu būdu, taip pat nusiunčiame užklausą į valstybinę duomenų bazę ir gautus duomenis palyginame patys, įsitikiname, ar nuotraukoje ir duomenų bazėje tas pats asmuo.

NOTARIATAS | NUOTOLINIS NOTARIATAS – BŪTI AR NEBŪTI?

Kokie buvo nuotolinės sistemos kūrimo finansavimo šaltiniai?

Sistemos kūrimą iš dalies – 15 procentų – finansavo Estijos notarų rūmai, tačiau didžioji finansavimo dalis – 85 proc. – buvo skirta iš Europos Sąjungos struktūrinių fondų.

Ar kuriant sistemą dalyvavo valstybinės institucijos, pvz., Teisingumo ministerija?

Vyriausybė smarkiai palaikė šio projekto įgyvendinimą, palaimino visus būtinus teisės aktus. Mes, patys notarai, norėjome judėti pirmyn po žingsnį, atsargiai, laipsniškai apimdami vis naujus notarinius veiksmus, pvz., norėjome pradėti nuo įgaliojimų tvirtinimo ir akcijų perleidimo. Tačiau dėl COVID-19 pandemijos Vyriausybė ir Teisingumo ministerija nusprendė, jog būtų pagrįsta leisti visus notarinius veiksmus atlikti nuotoliniu būdu. Tai tapo aiškiu pasiūlymu notarams.

Kokie notariniai veiksmai gali būti atliekami nuotoliniu būdu?

Vasarį įsigaliojus įstatymo pataisoms buvo numatyta, kad nuotoliniu būdu bus atliekama tik dalis notarinių veiksmų, įskaitant įgaliojimų tvirtinimą, privačių įmonių akcijų perleidimą. Tačiau išplitus pandemijai ir balandžio 6 dieną įsigaliojus naujam teisingumo ministro įsakymui, buvo įteisintas visų notarinių veiksmų atlikimas per nuotolį, išskyrus, suprantama, santuokų sudarymą ir skyrybų patvirtinimą. Visi kiti veiksmai gali būti atliekami nuotoliniu būdu. Įskaitant nekilnojamojo turto perleidimą ir įkeitimą bei kitus su nekilnojamuoju turtu susijusius veiksmus.

Ar Estijos diplomatinėse atstovybėse naudojama ta pati sistema?

Taip, vienoda sistema taikoma ir klientams, kurie, būdami užsienyje, nusprendžia verčiau kreiptis į mūsų šalies ambasadą, užuot atlikdami veiksmą iš namų ar kitos vietos.

Kaip vertinate visuomenės aktyvumą naudojantis nuotoline notarine sistema?

Nuo vasario atlikti jau 2 225 nuotoliniai veiksmai. Manau, kad ir ateityje Estijoje išliks panašus nuotolinių notarinių veiksmų aktyvumas. Nesitikiu kad šis skaičius smarkiai didės ar mažės. Dalis visuomenės, ypač senjorai, įpratę apsilankyti notaro biure. Tačiau jaunimui labiau patinka nuotolinis notarinių sandorių tvirtinimo būdas.