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Sesión No. 15
LEY 1712 DE 2014 -
LEY DE TRANSPARENCIA Y DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA NACIONAL
Ing. José Raúl Morales Ramírez
Ing. Edward F. Universidad Tecnológica de PereiraPenagos Granada Auditorio Jorge Roa Martínez
CONTENIDO DE LA SESIÓN Establecimiento de un programa de gestión documental (1/2) Diagnosticar la gestión documental. Identificar los requerimientos de la gestión documental. Formular los procesos de la gestión documental.
¿Qué es un Programa de Gestión Documental? Programa de gestión documental (PGD) Instrumento archivístico. instrumento de planeación para el funcionamiento de una entidad territorial, para ayudar en la toma de decisiones administrativas o políticas.
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Programa de Gestión Documental. Para qué? Para la planeación, procesamiento, manejo y organización documental de toda la información que sea producida o recibida por la entidad.
Conservación, definir flujos y modos de acceso a la información. Respuestas rápidas y de calidad a las peticiones de la ciudadanía.
Debe ser aprobado, documentado, implementado y controlado
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Con la adopción e implementación del Programa de Gestión Documental las entidades podrán: Apoyar la transparencia, la eficacia, la eficiencia. Facilitar el acceso y disposición al público de la información. Contribuir al Gobierno Abierto en términos de almacenamiento, organización, acceso y apertura de la información al público. Conformar la instancia asesora en materia archivística y de Gestión Documental ante la alta dirección de la entidad. Elaborar, aprobar, publicar e implementar los instrumentos archivísticos definidos y recomendados por el Archivo General de la Nación. Socializar el proceso de elaboración del Programa.
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Pasos para la construcción de un Programa de Gestión Documental - PGD. 1. Diagnosticar la gestión documental. DOFA Información publicada previamente. Evaluar las políticas de conservación de la información publicada con anterioridad.
Artículo 2.1.1.5.4.5. Conservación de la información publicada con anterioridad.
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Pasos para la construcción de un Programa de Gestión Documental - PGD. 2. Identificar los requerimientos de la gestión documental. ¿Cuál es la importancia del Programa para la entidad? ¿Cómo se articula con la misión, objetivos y metas estratégicas de la entidad y los planes y sistemas de gestión? ¿Cuál es la relación del Programa con el Plan Estratégico Sectorial, con el Plan Estratégico Institucional, con el Plan de Acción Anual y con el Plan Institucional de Archivos de la entidad? ¿Cuál será su alcance, en términos de tiempo e inversión? ¿Cuáles serán sus metas a corto, mediano y largo plazo? ¿Quiénes serán sus usuarios? (Utilizar los resultados del proceso de caracterización).
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Pasos para la construcción de un Programa de Gestión Documental - PGD. 3. Formular los procesos de la gestión documental. 3.1 Planeación. 3.2 Producción. 3.3 Gestión y Trámite. 3.4 Organización. 3.5 Transferencia. 3.6 Disposición de documentos. 3.7 Preservación a largo plazo. 3.8 Valoración.
AGRADECIMIENTOS