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Sesión No. 16
LEY 1712 DE 2014 -
LEY DE TRANSPARENCIA Y DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA NACIONAL
Ing. José Raúl Morales Ramírez
Ing. Edward F. Universidad Tecnológica de PereiraPenagos Granada Auditorio Jorge Roa Martínez
CONTENIDO DE LA SESIÓN Establecimiento de un programa de gestión documental (2/2) Definir las fases de implementación. Establecer programas específicos. Armonizar con el modelo integrado de planeación y gestión. publicar.
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Pasos para la construcción de un Programa de Gestión Documental - PGD. 4. Definir las fases de implementación. 4.1 Elaboración. 4.2 Ejecución y puesta en marcha. 4.3 Seguimiento. 4.4 Mejora.
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Pasos para la construcción de un Programa de Gestión Documental - PGD. 5. Establecer programas específicos. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos. Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de riesgo operativo de la entidad en caso de emergencia). Programa de gestión de documentos electrónicos. Programa de archivos descentralizados (incluye tercerización de la custodia o la administración). Programa de reprografía (incluye los sistemas de fotocopiado, impresión digitalización y microfilmación). Programa de documentos especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales, orales, de comunidades indígenas o afrodescendientes, etc.). Plan Institucional de Capacitación. Programa de auditoría y control.
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Pasos para la construcción de un Programa de Gestión Documental - PGD. 6. Armonizar con el modelo integrado de planeación y gestión. Modelo integrado de planeación y gestión. Plan estratégico institucional. Plan de inversión. Plan de acción anual. Plan institucional de archivos de la entidad. Otros sistemas de gestión.
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Pasos para la construcción de un Programa de Gestión Documental - PGD. 7. Publicar. Carátula:
Título. Nombre de la entidad. Fecha de aprobación. Fecha de vigencia. Denominación de la autoridad archivística institucional (dependencia). Versión del documento. Responsables de su elaboración.
Cuerpo o contenido: Introducción. Alcance. Público al cual va dirigido.
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Pasos para la construcción de un Programa de Gestión Documental - PGD. 7. Publicar. Cuerpo o contenido: Requerimientos para el desarrollo del Programa. • Normativos. • Económicos. • Administrativos. • Tecnológicos.
Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental. Fases de implementación. Programas específicos. Armonizar con los planes y sistemas de gestión de la entidad.
AGRADECIMIENTOS