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Sesión No. 19
LEY 1712 DE 2014 -
LEY DE TRANSPARENCIA Y DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA NACIONAL
Ing. José Raúl Morales Ramírez
Ing. Edward F. Universidad Tecnológica de PereiraPenagos Granada Auditorio Jorge Roa Martínez
CONTENIDO DE LA SESIÓN Procedimiento para tratar la recepción de solicitudes de acceso a la información (1/2). Recibir la solicitud. Identificar si es un derecho de petición o de solicitud de información. Determinar la competencia. Asegurar la existencia de la información.
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR LA RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN.
Los Sujetos Obligados deben tener mínimamente una oficina o dependencia que se encargue de la recepción, trámite y solución a solicitudes, quejas, reclamos y sugerencias de los ciudadanos. El contenido que será visto durante esta sesión podrá ser articulado con otros procedimientos que ya tenga la entidad para dar respuesta a trámites, peticiones, quejas y reclamos y mecanismos de atención al ciudadano. Ver: • •
Guía para responder a solicitudes de acceso a la información pública – Secretaría de transparencia. Manual de acceso a la información – Fundación para la Libertad de Prensa.
1. Recibir la solicitud. Una solicitud de acceso a la información pública se puede recibir de las siguientes maneras: Presencial (Incluido verbalmente). Telefónicamente. Correo físico o postal. Correo electrónico institucional. Formularios web. Identidad reservada.
2. Identificar si se trata de una solicitud de acceso a la información. Derecho de petición. Solicitud de acceso a la información.
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Fuente: Guía para responder a solicitudes de acceso a la información pública – Secretaría de transparencia.
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Fuente: Guía para responder a solicitudes de acceso a la información pública – Secretaría de transparencia.
2.1 ¿Es una solicitud prioritaria? Si la solicitud de acceso a la información es prioritaria se debe realizar lo siguiente: Dar respuesta en un plazo menor a los 10 días hábiles. Poner la solicitud como la primera a tramitar. Dependiendo de la dificultad o tamaño de la solicitud, asignar más de una persona para dar respuesta a la solicitud. Asignar una persona como enlace directo con el solicitante con el fin de aclarar dudas, antes o después de la respuesta, o establecer posibles acciones adicionales para agilizar el trámite. Si la solicitud no es prioritaria, se puede continuar con el procedimiento normal.
3. Determinar competencia. Si el sujeto obligado que recibe la solicitud de acceso a la información no es la entidad competente, este deberá: Informar inmediatamente al interesado si la solicitud fue verbal o informar durante los próximos 5 días hábiles si fue por escrito. Remitir la solicitud al sujeto obligado competente. Los días para responder la solicitud se reinician para el S.O. competente. Si el sujeto obligado que recibe la solicitud de acceso a la información es la entidad competente, se puede continuar con el procedimiento normal.
4. Determinar la existencia de la información. Revisar el registro de activos de información para revisar su existencia. Si la información existe pero no hace parte del registro de activos de información, la entidad deberá:
Revisar las tablas de retención documental e inventarios de información que posea la entidad
Practica. Materiales
Archivo en Excel: “Respuesta solicitudes”.
Video instructivo.
“Instructivo Respuesta solicitudes”
Objetivo: Practicar los pasos 1-4 del procedimiento para tratar la recepción de solicitudes de acceso a la información Instrucciones. Tomar el archivo en Excel “Respuesta solicitudes” y compararlo con el procedimiento que esta implementado actualmente en la entidad, tanto en los pasos como tiempos de respuesta. El uso de este procedimiento puede observarse tanto en el instructivo como en el video.
AGRADECIMIENTOS