Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
EL DESARROLLO REGLAMENTARIO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO EN COLOMBIA
Susan Simoneth Suárez Líder de Políticas y reglamentación Gobierno en Línea Bogotá, Noviembre 2013
Contexto ¿Qué pasa en la actualidad?
Crecimiento de la interacción en línea En el año 2012 más de 15 millones de personas adelantaron un trámite con alguna entidad del Estado de los cuales el 25% se adelantó por medios electrónicos. Hoy en día el 50% de los ciudadanos interactúa con el Estado por medios electrónicos : 24% lo hacen para trámites, 34% para obtener información, 27% para realizar solicitudes, quejas o reclamos, y el 8,6% para participar en la definición de normas, planes y proyectos. En el caso de las empresas el 77,7% han interactuado por medios electrónicos: 39,3% para realizar trámites o servicios, 43,9% para obtener información, 36,3% para solicitudes, quejas o reclamos.
Situación actual Algunas preguntas surgen al actuar por medios electrónicos
Ciudadanía ¿Debo contar con un correo electrónico? ¿En donde debo registrarme? ¿Cómo me notifico por medios electrónicos? ¿Puedo emplear medios físicos y electrónicos al tiempo?
Entidades ¿Puedo contestar derechos de petición a un correo electrónico? ¿Cómo aseguro la identidad del ciudadano al cual le envío la respuesta? ¿Cómo notifico las actuaciones y cómo las archivo? ¿Cuál es la validez jurídica de mis actuaciones por medios electrónicos? ¿Requiero firma electrónica o digital?
¿Qué debemos atender para aplicar las TIC de forma segura en las actuaciones del Estado?
Marcos normativos que lo soporten (seguridad jurídica) Código Contencioso. Utilización Medios electrónicos Ley 1581 de 2012. Protección de datos personales Decreto 019 de 2012. Prohibición de exigir documentos que reposan en la entidad . Ley 527 de 1999. Ley de comercio electrónico. Decreto 1747 de 2000. Entidades de certificación y firmas electrónicas Ley de acceso a la información. Ley derecho de petición.
Situación actual ¿Qué se necesita? Lineamientos tecnológicos en: (seguridad tecnológica) Modelos de gestión de TI Gestión electrónica de documentos. Actualización del Modelo de seguridad para las entidades del Estado: Fortalecimiento de lineamientos en protección de datos, protección de la información en situaciones de desastre, uso de dispositivos móviles, etc Gobierno en línea. Guías de Datos abiertos, Caracterización de usuarios, lenguaje estándar entre otros
¿EN QUÉ VAMOS?
Marco Legal Utilizaci贸n de Medios Electr贸nicos en el Procedimiento Administrativo
Ley 1437 de 2011
UTILIZACIÓN DE MEDIOS ELECTRÓNICOS EN EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ¿Puedo actualizar mis datos? Qué sucede si no los actualicé y ya no revisaba ese correo electrónico?
La entidad me puede solicitar la información que considere?
?
Marco Legal Ley 1437 de 2011 ¿Si yo quiero que una entidad me notifique en un correo electrónico distinto al de otra qué debo hacer?
¿Y en donde me registro? ¿Si no alcanzo a llegar a la oficina de correspondencia a la hora que cierran puedo enviarlo horas después por correo electrónico en hora no hábil?
¿ A qué hora se entiende radicada mi solicitud o comunicado?
UTILIZACIÓN DE MEDIOS ELECTRÓNICOS EN EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Cómo debo hacer el respectivo archivo electrónico? ¿Qué significa acceder para efectos de notificar? ¿Si el ciudadano se registra se debe entender que acepta que lo notifique?
¿Cómo aseguro la autenticidad, integridad y disponibilidad de los actos por medios electrónicos?
Marco Legal Ley 1437 de 2011 ¿Y si el correo registrado no funciona?
Una persona que esté participando en un proceso contractual puede enviarme la oferta antes de las doce de la noche y se entenderá entregada en término?
¿Si tengo el registro de un ciudadano pero en el comunicado que me envía me señala otra dirección?
Procedimiento PRESENTACIÓN Y RADICACIÓN DE SOLICITUDES
Presencial PETICIONARIO Reconoc er mi derecho
VERBALMENTE (constancia)
POR ESCRITO (formularios)
FUNCIONARIO Bandeja de Entrada
REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: •Nombre de la persona •Nombre de dependencia •Nombre de funcionario •Anexos incluidos •¿Es competente? •¿Falta algo por aportar?
RADICACIÓN: Inclusión de Fecha/Hora: • Recibo (ENTRADA) • Envío (SALIDA)
En papel
En un sistema
Digitalizado
REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES
DISTRIBUCIÓN: •Nº Radicación •Nombre Remitente •Asunto •Fecha/Hora recibido •Dependencia •Firma de funcionario de registro
Procedimiento PRESENTACIÓN Y RADICACIÓN DE SOLICITUDES
Presencial
Electrónico SEDE
PETICIONARIO Reconoc er mi derecho
VERBALMENTE (constancia)
POR ESCRITO (formularios)
Cualquier MEDIO IDÓNEO para la COMUNICACIÓN o TRANSFERENCIA de DATOS
FUNCIONARIO
FUNCIONARIO
(Bandeja de Entrada)
(Bandeja de Entrada en Sistema)
REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: •Nombre de la persona •Nombre de dependencia •Nombre de funcionario •Anexos incluidos •¿Es competente? •¿Falta algo por aportar?
RADICACIÓN: Inclusión de Fecha/Hora: • Recibo (ENTRADA) • Envío (SALIDA)
En papel
En un sistema
Digitalizado
REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES
DISTRIBUCIÓN: •Nº Radicación •Nombre Remitente •Asunto •Fecha/Hora recibido •Dependencia •Firma de funcionario de registro
Procedimiento PRESENTACIÓN Y RADICACIÓN DE SOLICITUDES
Presencial
Electrónico
Herramientas
SEDE
PETICIONARIO
SEDE ELECTRÓNICA
BASE DE DATOS DE DIRECCIONES ELECTRÓNICAS
BASE DE DATOS DE DIRECCIONES FÍSICAS
BASE DE DATOS DE TERCEROS
REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES:
En papel
FUNCIONARIO
FUNCIONARIO
(Bandeja de Entrada)
(Bandeja de Entrada en Sistema)
En un sistema
Digitalizado
REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES
•NORMALIZACIÓN DE DATOS de PETICIONES •SALIDA Y ENTRADA •Registro de direcciones electrónicas (BASE DE DATOS DE TERCEROS) •FECHA Y HORA ÚNICA (Estampado cronológico) •DIGITALIZACIÓN
ESTAMPADO CRONOLÓGICO
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
¿Y LA REGLAMENTACIÓN?
FASES DE LA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA
FASE DE INICIO Identificación y Registro El ciudadano se deberá registrar en las Bases de la entidad con la cual se quiera relacionar. (*) Formas:
Presencial Medios electrónicos creados por la autoridad: Cuando la persona cuente con firma electrónica o digital propia o entregada por la entidad.
FASE DE INICIO Contenido mínimo • • • • .
Nombres Dirección de correo electrónico Dirección física de notificación Aceptación expresa de notificación
Condiciones y términos de uso • Horario de atención en el que se entenderá radicada la comunicación • Procedimiento que seguirá en caso de que el medio electrónico registrado sea erróneo.
TRAMITACIÓN Reglas para actuar
En los casos en que las actuaciones no puedan ser comunicadas o
notificadas: Otro medio registrado ya sea de carácter electrónico o físico.
Cuando se trate de derechos de petición de información Si ya se registró Si no se ha registrado Protección de datos personales. Fechas y horas radicación: La que la autoridad tenga establecida para la atención de manera física.
TRAMITACIÓN Notificación Acceso a la notificación del acto administrativo Notificación personal. Cuando comparezca a través de los medios electrónicos indicados por la autoridad en su sede electrónica, acreditando su identidad mediante:
Sólo acceso al mismo medio. Uso de una firma electrónica o digital, para lo cual deberá verificar previamente las opciones que ofrezca la autoridad.
TRAMITACIÓN Notificación Acceso a la notificación del acto administrativo
• Notificación por
aviso.
Cuando la autoridad recepcione acuse de recibo del correo electrónico remitido o cuando se pueda por otro medio constatar el acceso del administrado al mensaje.
Cuando lo publique en la página electrónica, será en la fecha y hora de la publicación del acto administrativo en la sede electrónica.
Recibido 00:98 12-03-12
TRAMITACIÓN Gestión Documental Cuándo se crea el expediente electrónico de archivo. Expediente electrónico de archivo y qué lo conforma Foliado electrónico de archivo y características. Elementos del expediente electrónico de archivo. Cierre y archivo del expediente electrónico. Índices electrónicos
TRAMITACIÓN Archivo Garantías de conservación y preservación a largo plazo Disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo Preservación digital Repositorios digitales confiables de expedientes electrónicos
TRAMITACIÓN Disposiciones Finales
Sede electrónica y características Uso de redes sociales y dispositivos móviles. Cuentas institucionales Directorio de sedes electrónicas Sistemas de información Transmisión de datos y documentos en las autoridades Clasificación del Riesgo: Qué tipo de actos, documentos o trámites por nivel de seguridad necesitan firma y cuáles de ellos requieren una firma digital o electrónica
Proyecto Decreto ¿En donde lo encuentro?
OTRAS DISPOSICIONES FINALES
REGISTRO
ARCHIVO
TRÁMITE
www.programa.gobiernoenlinea.gov.co www.urnadecristal.gov.co
Base de datos = Paola Perez Consulta identidad en la base de registro sedeelectronica.gov.co
Servidor elabora respuesta
Trámite
Ciudadano envía la solicitud
Siguiente
Entidad envía copia al archivo Y carpeta ciudadana
Consulta otros documentos en la carpeta ciudadana
Ciudadano Paola Perez
Entidad envío notificación electrónica
www.micarpeta.gov.co Mi buzón buzón Mi Documentos Documentos almacenados almacenados
Buenos días días Diana Diana Buenos
Mi carpeta carpeta Mi Personales Personales Certificado de de ingresos ingresos Certificado Foto de familia Foto de familia Estudio Estudio Diploma colegio colegio Diploma Diploma pregrado pregrado Diploma
Subir documentos documentos Subir Examinar Examinar
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Carpeta ciudadana
Servidor público
MUCHAS GRACIAS
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susan.suarez@gobiernoenlinea.gov.co