Asten, 29 september 2017.
OBS Het Toverkruid Dalkruid 23 5721 RR Asten
1
0493-697439 leerlingadministratie@toverkruid.nl www.toverkruid.nl
Dionysiusstraat 4 5724 AC Ommel 0493-670017
Asten, 29 september 2017.
De inschrijving van uw kind Hartelijk welkom op onze school ! Fijn dat u belangstelling voor onze school hebt en misschien al bezig bent met de aanmelding van uw kind. Deze informatiebrochure, die u als bijlage bij het Aanmeldformulier ontvangt, geeft een korte uitleg bij de aanmeldingsprocedure. De aanmeldingsprocedure van onze school is mede vorm gegeven op basis van bovenschoolse afspraken die door schoolbestuur PlatOO en de directeuren van alle onder PlatOO vallende scholen zijn gemaakt.
Oriëntatie en aanmelding Alle ouders die hun kind willen aanmelden op onze school hebben een kennismakingsgesprek met de directeur. U krijgt een rondleiding door de school en kunt al uw vragen over de school stellen. Na afloop van dit gesprek ontvangt u een informatiepakket. Dit kan u ook van tevoren worden toegestuurd, als u daarom vraagt. Indien nodig wordt er een vervolggesprek gepland. In het informatiepakket vindt u het Aanmeldformulier met deze brochure als bijlage, en de nodige algemene informatie over hoe onze school onderwijskundig gezien in elkaar zit en over enkele praktische zaken. Meer informatie vindt u op onze website, www.toverkruid.nl . Denkt u er serieus over om uw kind aan te melden ? Dan vult u alvast het Aanmeldformulier in. Daarnaast ontvangt u ook een zgn. Intakeformulier. Hebt u dit al vóór het kennismakings-gesprek ontvangen, dan kunt u het ingevuld naar dat gesprek meenemen. Naderhand inleveren mag ook. Het Intakeformulier is een hulpmiddel om een volledig beeld van uw kind te krijgen. Ook in het gesprek kunt u alle persoonlijke zaken over uw kind nader bespreken. Want op het Aanmeldformulier kunt u alleen algemene, administratieve gegevens over uw kind vermelden. Dit is een basis, maar wij kennen uw kind daarmee nog niet. De Wet Passend Onderwijs (WPO) stimuleert reguliere basisscholen om kinderen met extra onderwijsof zorgbehoeften aan te nemen, die voorheen al snel naar het speciaal onderwijs werden verwezen. Dus moeten we vooraf goed in beeld brengen of onze school wel de ondersteuning kan bieden die past bij de mogelijkheden van uw kind. Daarom is het invullen van het Intakeformulier belangrijk. Het weegt mee in de aanmeldprocedure en is in eerste instantie vooral bestemd voor de directeur. Daarna helpt het Intakeformulier de leerkracht om de komst van uw kind goed voor te bereiden. Want we willen uw kind van het begin af aan zo goed mogelijk begeleiden. U meldt uw kind dus aan door het invullen van een Aanmeldformulier èn een Intakeformulier.
OBS Het Toverkruid Dalkruid 23 5721 RR Asten
2
0493-697439 leerlingadministratie@toverkruid.nl www.toverkruid.nl
Dionysiusstraat 4 5724 AC Ommel 0493-670017
Asten, 29 september 2017.
Van het Intakeformulier bestaan verschillende versies, in het bijzonder voor de kleuters. Voor peuters die bij aanmelding relatief jong zijn (jonger dan 3 jaar en 9 maanden) is er een globaal formulier met veel open vragen (ITF-P1). Dit schetst een duidelijk beeld van het kind, wat van belang is voor de aanmeldprocedure. Het bevat echter nog niet zoveel concrete details waar de leerkracht behoefte aan heeft. Het kind komt immers pas maanden later voor het eerst op school. Enkele weken voor de eerste schooldag ontvangen de ouders van deze peuters een tweede Intakeformulier, dat wel veel van deze details bevat (ITF-P2). Dit weegt echter niet mee voor de aanmeldingsprocedure, tenzij er zich intussen zwaarwegende ontwikkelingen aangaande de gezondheid of het functioneren van het kind hebben voorgedaan. Voor peuters die betrekkelijk kort voor hun eerste schooldag worden aangemeld, en voor instromende kleuters die van een andere basisschool komen, is er het formulier ITF-OB. Dit schetst een algemeen beeld van het kind, maar bevat ook de details uit het P2-formulier. Maar in tegenstelling tot het P2-formulier weegt het OB-formulier wel mee in de aanmeldprocedure. Ouders van kinderen die van een andere basisschool instromen in leerjaar 3 tm. 8 vullen een met ITF-OB vergelijkbaar formulier in, ITF-BB. Dit weegt wel mee bij de aanmeldprocedure. U kunt op het Intakeformulier aangeven wat uw eigen beeld van uw kind is, en waar u zich bijvoorbeeld zorgen over maakt. U mag zoveel toelichten als u zelf wilt. We vragen ook naar bijzonderheden rond uw gezinssituatie, omdat dat van belang kan zijn voor de begeleiding van uw kind. Het Aanmeldformulier en het Intakeformulier worden beide gearchiveerd. Wij gaan vertrouwelijk met uw gegevens om.
Van aanmelding naar inschrijving Als de oriëntatiefase is afgerond en u uw kind hebt aangemeld heeft de school al een goed beeld van uw kind. Nu is het aan de directeur om te bepalen of uw kind op onze school wordt toegelaten. Daarbij gaat het vooral om de vraag of onze school de begeleiding en ondersteuning kan bieden die uw kind nodig heeft. In sommige gevallen zal de directeur de situatie van uw kind ook met de leerkrachten, de intern begeleider en evt. de school van herkomst bespreken. De school heeft 6 tot maximaal 10 weken de tijd om de situatie van uw kind te beoordelen en een begeleidingsplan voor uw kind op de stellen. Het is ook mogelijk dat uw kind enige tijd op proef op school komt meedraaien. Daarna neemt de school een beslissing over de plaatsing. In de meeste gevallen zal uw kind voldoende hebben aan de standaardbegeleiding. Dan is nader beraad met de leerkrachten niet nodig en wordt de beslissing snel genomen. Alles samen vormt de basis voor de begeleiding van uw kind, met aandacht voor zijn of haar behoeften. De school brengt u op korte termijn op de hoogte van de beslissing van de directeur. OBS Het Toverkruid Dalkruid 23 5721 RR Asten
3
0493-697439 leerlingadministratie@toverkruid.nl www.toverkruid.nl
Dionysiusstraat 4 5724 AC Ommel 0493-670017
Asten, 29 september 2017.
Wordt uw kind op onze school geplaatst, dan parafeert de directeur het Aanmeldformulier voor accoord en het Intakeformulier voor gezien. Hij geeft het Intakeformulier aan de nieuwe leerkracht van uw kind. Dan kan deze de komst van uw kind voorbereiden. De aanmelding is een officiële inschrijving geworden. De leerlingadministratie zal u daarna nog de nodige extra schoolinformatie en enkele andere schoolpapieren toezenden. Voorafgaand aan de eerste schooldag mag u ook om een gesprek met de leerkracht vragen om concrete afspraken te maken over bepaalde zaken.
Van inschrijving naar leerlingzorg Wordt uw kind bij ons ingeschreven, maar zijn er tussen het moment van inschrijving en het moment van instroom belangrijke ontwikkelingen aangaande de gezondheid of het algemene functioneren van uw kind, die gevolgen kunnen hebben voor zijn of haar functioneren op school ? Dan bent u verplicht om dit direct aan door te geven aan de directeur. Er zal dan een extra gesprek volgen om het begeleidingsplan van uw kind aan te passen. Om dezelfde reden wordt ook het P2-formulier door de directeur geparafeerd voor gezien, alvorens het naar de leerkracht gaat. Alle nieuwe leerlingen worden de eerste 6 weken geobserveerd. De school kan hierbij toetsen en vragenlijsten inzetten. Na afloop van deze observatieperiode volgt een evaluatiegesprek met de ouders, en uiteraard ook met het kind zelf. Op basis daarvan wordt een vervolgplan voor de begeleiding van uw kind gemaakt. Blijkt in de loop van de schoolcarrière van uw kind dat het vastloopt op bepaalde terreinen ? Dan treedt ons interne zorgplan in werking. Wij doen ons uiterste best om alle leerlingen op elk terrein de zorg en begeleiding te geven die zij nodig hebben. Ziet het er naar uit dat een leerling voor bepaalde vakken nooit het streefniveau “Eind groep 8” zal halen ? Dan stelt de school een zgn. Ontwikkelingsperspectief (OPP) op voor die vakken. Daarin staat welk niveau waarschijnlijk wèl haalbaar zal zijn voor het kind, en hoe de school het kind zal ondersteunen om minimaal dat niveau te bereiken. Gaat het op onze school echt niet lukken ? Dan gaan wij samen met u op zoek naar een school die beter past bij de mogelijkheden van uw kind. Als uw kind eenmaal officieel is ingeschreven heeft onze school namelijk wettelijke zorgplicht. Wij moeten het kind zo goed mogelijk onderwijs geven op onze eigen school, danwel meezoeken naar een andere school voor dit kind. Hebt u vragen over de aanmeldingsprocedure ? Neemt u dan contact op met de leerlingadministratie. Hebt u vragen over leerlingzorg op onze school ? Neemt u dan contact op met de directeur.
OBS Het Toverkruid Dalkruid 23 5721 RR Asten
4
0493-697439 leerlingadministratie@toverkruid.nl www.toverkruid.nl
Dionysiusstraat 4 5724 AC Ommel 0493-670017
Asten, 29 september 2017.
Vóóraanmelding van jonge peuters De gemeente Asten nodigt ouders van kinderen die 2 à 2,5 jaar oud zijn reeds uit om zich te oriënteren op een basisschool voor hun kind. Het is echter niet verplicht om uw kind op zo’n jonge leeftijd al aan te melden. Sterker nog, officieel geldt de leerplicht in Nederland pas vanaf 5-jarige leeftijd. De meeste kleuters stromen echter al op 4-jarige leeftijd in op de basisschool. Formeel gezien is inschrijving van uw kind pas mogelijk als uw kind 3 jaar of ouder is. Dit houdt verband met het feit dat de school vóór de inschrijving de ondersteuningsbehoefte van uw kind goed moet kunnen inschatten, en dat lukt nog niet goed bij zeer jonge kinderen. Wel is het mogelijk om alvast een vóóraanmelding te doen. Deze vóóraanmelding is voor de ouders en voor de school nog niet bindend, maar we kunnen dan al wel rekening houden met de komst van uw kind bij het maken van prognoses en dergelijke. Op scholen die een wachtlijst hanteren geldt een vóóraanmelding als reservering. Hiervan is bij ons echter geen sprake. Als u een vóóraanmelding doet voor uw kind hoeft u alleen het Aanmeldformulier in te vullen. Het Intakeformulier volgt later pas. Uiterlijk een half jaar voordat uw kind 4 jaar wordt nemen wij contact met u op en vragen u de aanmelding te bevestigen. Vanaf het moment dat uw kind 3 jaar is kunt u echter ook zelf de aanmelding bevestigen door opnieuw contact met ons op te nemen, zodat we verder kunnen gaan met de aanmeldprocedure.
Het Aanmeldformulier De meeste onderdelen van het Aanmeldformulier spreken voor zichzelf. Enkele onderdelen van het formulier behoeven echter wel wat nadere uitleg. De vakken ‘In te vullen door de school’ op de voor- en achterpagina worden na inschrijving, en te zijner tijd na uitschrijving, door de leerlingadministratie en/of de directie ingevuld.
Het SOFI-nummer (Sociaal-Fiscaal nummer, ook wel Burger-Service-Nummer, BSN)
Het Ministerie vraagt ons om het SOFI-nummer van onze leerlingen in de administratie vast te leggen. Dit vergemakkelijkt de overdracht van informatie naar andere onderwijsinstanties, naar het voortgezet onderwijs of bij leerlingtellingen. Als het SOFI-nummer op school niet bekend is gaat ons administratiesysteem via het Ministerie en de Gemeente zelf online op zoek naar het nummer. Heeft een kind geen SOFI-nummer, dan wordt door het Ministerie een Onderwijsnummer toegekend. U hoeft géén kopie van een identiteitsbewijs of iets dergelijks bij te voegen. De database van het Ministerie verifieert immers zelf de SOFI-nummers.
OBS Het Toverkruid Dalkruid 23 5721 RR Asten
5
0493-697439 leerlingadministratie@toverkruid.nl www.toverkruid.nl
Dionysiusstraat 4 5724 AC Ommel 0493-670017
Asten, 29 september 2017.
Herkomst leerling
Als uw kind van een andere basisschool komt, vermeldt u dan de naam en vestigingsplaats van die school en de groep en het leerjaar waaruit uw kind afkomstig is. U kunt ook heel kort de reden van het vertrek aangeven. Dit kunt u uiteraard nog uitgebreid toelichten tijdens een gesprek met de directeur of de nieuwe groepsleerkracht van uw kind. Mogelijk heeft uw kind vóór de basisschool een peuterspeelzaal, kinderdagverblijf, crèche, gastoudergezin of schoolvoorbereidingsgroep bezocht, of bezoekt het deze nog steeds. Wij verzoeken u ook deze instellingen (naam + juiste locatie of wijk) te vermelden, en met de daarbij vermelde codes aan te geven wat voor soort voorschoolse instelling het betreft. Zo krijgen wij zicht op trends met betrekking tot de schoolvoorbereiding en de dóórstroming van onze leerlingen. U vult deze gegevens dus ook in als uw kind al op de basisschool zit. Scholen, en in toenemende mate ook peuterspeelzalen, zorgen zelf voor de uitwisseling van onderwijsinhoudelijke gegevens zoals toetsresultaten, observatielijsten en gespreksverslagen. Dit is de taak van leerkrachten en intern begeleiders.
Geloofsovertuiging
Hoewel wij een openbare school zijn, zijn we wel geïnteresseerd in de religieuze achtergrond van onze leerlingpopulatie, ook in verband met projecten, feesten en dergelijke. Daarom vragen naar de geloofsovertuiging van u en uw kind. Voedt u uw kind niet op met een specifieke godsdienst of levensbeschouwing, vult u dan ‘geen’ in op deze plaats.
Bijzonderheden
Op het Aanmeldformulier kunt u reeds heel kort eventuele bijzonderheden betreffende de gezondheidstoestand of het functioneren van uw kind vermelden. Belangrijke persoonlijke zaken kunt u met de directeur en eventueel met de leerkracht bespreken. Via het Intakeformulier kunt u nog veel meer persoonlijke informatie over uw kind geven. Dit is een hulpmiddel tijdens de gesprekken, het weegt mee in de aanmeldprocedure en het helpt de leerkracht om uw kind van begin af aan optimaal te begeleiden.
Gezinssamenstelling
Onderaan op bladzijde 2 van het Aanmeldformulier wordt gevraagd naar uw gezinssituatie. Het is belangrijk dat de school op de hoogte is van ingrijpende zaken, zoals een sterfgeval in het gezin of een echtscheiding. Houdt u ons ook tussentijds steeds van dergelijke zaken op de hoogte. Verder kunt u hier de naam en geboortedatum van al uw kinderen tot 12 jaar vermelden, dus ook die van kinderen onder de 4 jaar. De verwachte instroom van kleine broertjes en zusjes helpt ons namelijk bij het maken van prognoses !
OBS Het Toverkruid Dalkruid 23 5721 RR Asten
6
0493-697439 leerlingadministratie@toverkruid.nl www.toverkruid.nl
Dionysiusstraat 4 5724 AC Ommel 0493-670017
Asten, 29 september 2017.
Medische gegevens
Gelukkig komt het weinig voor, maar het kan natuurlijk gebeuren dat uw kind zich onder schooltijd bezeert of ziek wordt. Natuurlijk proberen wij u dan meteen te bereiken. Maar soms is het beter dat wij zelf snel met het kind naar een huisarts, EHBO-post of tandarts gaan. Daarom vragen we u ook de naam, het adres en het telefoonnummer van de huisarts en tandarts van uw kind op het Aanmeldformulier te vermelden, en ook eventuele andere relevante behandelaars (bijvoorbeeld een logopedist of fysiotherapeut). Komt er onder schooltijd een therapeut met uw kind werken ? Dan heeft de leerkracht zijn of haar contactgegevens nodig. Heeft uw kind een handicap of allergie, of slikt het medicijnen ? Ook dit kunt u vermelden. Wij proberen daar dan zoveel mogelijk rekening mee te houden, bijvoorbeeld bij traktaties, feesten, het schoolkamp, het kiezen van een plaats in de klas en dergelijke.
Bereikbaarheid bij uw afwezigheid
Het is belangrijk dat we onder schooltijd de ouders van onze leerlingen kunnen bereiken. Bijvoorbeeld als een kind op school ziek wordt of natte kleren oploopt. Daarom kunt u uw telefoonnummer, mobiel nummer en eventueel het telefoonnummer van uw werk invullen op bladzijde 2. Werkt u overdag en is er niemand thuis die uw kind op kan vangen als het op school ziek wordt ? Dan is het goed als u ook telefoonnummers van familieleden, buren of de oppas aan ons doorgeeft. Dit kunt u doen onderaan op bladzijde 3.
E-Mailadressen
Wij vragen u standaard ook naar uw privé-E-mailadres. Maar veel van onze schoolinformatie wordt als bijlage naar u gemaild of online met u gedeeld via het schoolaccount in GMail. U ontvangt na inschrijving een brief met inloggegevens. Ook de kinderen krijgen allemaal een eigen schoolaccount.
Privacy en geheime gegevens
Wij gaan zorgvuldig met uw gegevens om en verstrekken zo min mogelijk privacy-gevoelige informatie aan derden. In schoolpublicaties worden geen, of in elk geval zo min mogelijk, privételefoonnummers of -mailadressen vermeld, en als dat laatste wel gebeurt, dan alleen met uw nadrukkelijke toestemming. In het kader van bepaalde administratieve procedures zijn wij echter verplicht om gegevens over zowel ouders als kinderen met andere instanties uit te wisselen. U kunt altijd aangeven dat een telefoonnummer, mailadres of huisadres geheim is. Wij zorgen dan dat het niet, of in elk geval zo min mogelijk, op lijsten voor derden te zien is. Het privacy-beleid van onze school wordt binnenkort nog verder uitgewerkt, waarschijnlijk in de vorm van een apart formulier met vele specifieke accoordverklaringen.
OBS Het Toverkruid Dalkruid 23 5721 RR Asten
7
0493-697439 leerlingadministratie@toverkruid.nl www.toverkruid.nl
Dionysiusstraat 4 5724 AC Ommel 0493-670017
Asten, 29 september 2017.
Adressenlijsten en noodnummers
Bij de instroom ontvangt u een adressenlijst van kinderen in de groep van uw kind. Via uw schoolaccount kunt u ook online enkele eenvoudige adressenlijsten terugvinden. Kinderen spelen immers ook vaak met kinderen uit andere groepen. Op deze adressenlijst kan echter maar één adres en één telefoonnummer worden weergegeven. Bent u gescheiden en woont uw kind beurtelings bij vader of moeder, dan wordt standaard het adres afgedrukt waar het kind volgens de gemeentelijke basisadministratie (GBA) verblijft. U kunt echter wel aangeven welk telefoonnummer er op de lijst moet komen. Ook kunt u één nummer aanwijzen dat we in geval van nood het eerste moeten bellen. Dit komt niet in de standaardlijst voor ouders te staan, maar wel in de volledige telecomlijsten voor de leerkrachten.
Gegevens over ouders
Om de inschrijving van uw kind correct te kunnen verwerken hebben we niet alleen de gegevens van uw kind nodig, maar ook enkele gegevens van u als ouders of andere verzorgers. Op bladzijde 2 van het Aanmeldformulier kunt u uw eigen gegevens invullen. Het betreft hier die ouders of verzorgers die verantwoordelijk zijn voor ‘het grootste deel van de dagelijkse zorg voor de leerling’. Bent u gescheiden en/of hertrouwd en/of is er een ouder/verzorger buiten beeld geraakt, en twijfelt u erover wiens gegevens u in het kader van deze regeling moet verstrekken ? Overlegt u dan even met de leerlingadministratie. Op het formulier is standaard plaats voor twee ouders of andere verzorgers. Zijn er méér dan twee ouders of verzorgers bij de opvoeding van het kind betrokken, dan kunt u zelf een blaadje toevoegen met hun gegevens. U kunt ook aangeven wie bijvoorbeeld de biologische vader of moeder, uw ex of de tweede vader of moeder is.
De opleiding van ouders
Waarschijnlijk had u dit niet verwacht, maar wij moeten wettelijk navraag doen naar uw eigen opleiding (richting + niveau). Op basis daarvan wordt namelijk het onderwijskundige ‘gewicht’ van onze leerlingen bepaald. Kinderen van laagopgeleide ouders krijgen een extra ‘gewicht’ toegekend. Als er veel kinderen met zo’n extra ‘gewicht’ op school zitten kunnen we daarvoor extra formatie (dat wil zeggen, leerkrachturen) krijgen van het Ministerie. Voor de bepaling van het ‘gewicht’ van onze leerlingen tellen alleen die ouders/verzorgers mee waarbij het kind het grootste deel van de tijd verblijft. Op het Aanmeldformulier kunt u reeds uw hoogste voltooide opleiding aangeven. Kort na de eerste schooldag van uw kind ontvangt u echter ook nog een door het Ministerie ontworpen, verplicht in te vullen formulier, dat de actuele opleidingsniveaus definitief vaststelt. Nogmaals, het betreft hier die ouders of verzorgers die verantwoordelijk zijn voor ‘het grootste deel van de dagelijkse zorg voor de leerling’ op dit moment: dus niet persé de biologische vader en moeder !
OBS Het Toverkruid Dalkruid 23 5721 RR Asten
8
0493-697439 leerlingadministratie@toverkruid.nl www.toverkruid.nl
Dionysiusstraat 4 5724 AC Ommel 0493-670017
Asten, 29 september 2017.
Uw eigen naam
Onze school is in het dagelijks functioneren een hechte, informele gemeenschap van team, ouders en leerlingen. Veel ouders zijn als vrijwilliger betrokken bij allerlei school-activiteiten. Daarom is het fijn als u behalve uw voorletters ook uw eigen voornaam invult.
Bank- of gironummer
Het vermelden van uw bankrekeningnummer is niet verplicht, maar het is handig voor onze financiële administratie. Bijvoorbeeld bij de inning van de Ouderbijdrage en Kampbijdrage of bij de declaratie van gemaakte onkosten, als u als vrijwilliger meehelpt op school.
Accoordverklaringen
Sommige ouders hebben er bezwaar tegen dat hun kind zelfstandig op Internet naar informatie zoekt, of dat foto’s van hun kind in onze nieuwsbrief en/of op onze website worden geplaatst. U kunt dit nu reeds aangeven, maar er wordt binnenkort een apart formulier voor ontwikkeld.
De aanmelding van meerdere kinderen uit één gezin Wij beseffen dat ons Aanmeldformulier vrij uitgebreid is. Daarom willen we u graag een beetje tegemoet komen. Als u meerdere kinderen uit uw gezin tegelijkertijd op onze school aanmeldt, dan hoeft u alleen voor uw oudste kind het gehele Aanmeldformulier in te vullen. Voor de jongere kinderen vult u alleen de eerste en de laatste bladzijde (bladzijde 1 en 4) in. Wij voegen dan een kopie van bladzijde 2 en 3 van uw oudste kind toe aan de dossiers van de jongere kinderen. Denkt u wel aan hun eventuele eigen medische gegevens, artsen en andere bijzonderheden ? Deze regeling geldt alleen als u meerdere kinderen op hetzelfde moment aanmeldt. Als er enige tijd tussen de aanmeldingen zit kunnen de allerlei gegevens immers alweer veranderd zijn. En deze regeling geldt uiteraard NIET voor het Intakeformulier !
Het Bewijs van Aanmelding of Inschrijving Als u uw kind op onze school hebt aangemeld, en u hebt over de aanmelding een gesprek gehad met de directeur, dan begint formeel de periode van 6 tot maximaal 10 weken waarin de school bekijkt of de plaatsing van uw kind haalbaar is. De leerlingadministratie stuurt u hierover een brief die dient als Bewijs van Aanmelding, met daarin de juiste aanmelddatum. De gegevens van uw kind worden al wel in ons administratiesysteem opgenomen, maar uw kind wordt nog niet officieel ingeschreven.
OBS Het Toverkruid Dalkruid 23 5721 RR Asten
9
0493-697439 leerlingadministratie@toverkruid.nl www.toverkruid.nl
Dionysiusstraat 4 5724 AC Ommel 0493-670017
Asten, 29 september 2017.
Bepaalt de directeur dat uw kind wordt toegelaten ? Dan worden het Aanmeldformulier en het bijbehorende Intakeformulier door hem geparafeerd. De aanmelding wordt een inschrijving, en u ontvangt zo spoedig mogelijk het officiële Bewijs van Inschrijving. Komt uw kind van een andere basisschool, dan ontvangt ook die school een Bewijs van Inschrijving van onze school. Wij krijgen daarna een Bewijs van Uitschrijving van die school. U begrijpt: als uw kind later naar een andere school vertrekt sturen wij u en de nieuwe school een Bewijs van Uitschrijving, en ontvangen van de nieuwe school een Bewijs van Inschrijving. Dit alles houdt verband met controles in het kader van de leerplicht. Want online volgt ook de leerplichtambtenaar de inschrijving van nieuwe leerlingen op de verschillende basisscholen.
De Leerlingkaart Veel van de via het Aanmeldformulier aangeleverde gegevens kunnen worden afgedrukt in de vorm van een zgn. Leerlingkaart. Tegen de tijd dat uw kind daadwerkelijk bij ons op school komt ontvangt u een exemplaar van deze Leerlingkaart ter controle. Stroomt uw kind (vrijwel) meteen na Aanmelding in, dan krijgt u de Leerlingkaart samen met het Bewijs van Inschrijving. Stroomt uw kind echter geruime tijd later in, dan kunnen er intussen alweer gegevens veranderd zijn. Daarom vindt in dat geval pas op een later moment de controle van de gegevens plaats. Na ontvangst van de Leerlingkaart kunt u de gegevens indien nodig corrigeren of aanvullen. Ontvangen wij de kaart retour met correcties of aanvullingen, dan verwerken wij die en ontvangt u een nieuwe versie. Zijn alle gegevens juist ? Dan mag u de Leerlingkaart thuis bewaren. U hoeft de Leerlingkaart niet te ondertekenen. Als wij geen correcties van u ontvangen gaan wij er vanuit dat alle gegevens correct zijn. Het kan echter zijn dat gegevens op de Leerlingkaart vreemd zijn afgekort of afgebroken. Er is soms maar een beperkt aantal karakters beschikbaar voor de invoer van de gegevens. En niet alle ingevoerde gegevens worden weergegeven, want de software is zeker niet volmaakt en is steeds in ontwikkeling. In andere gevallen zijn gegevens om technische redenen gecodeerd of gestandaardiseerd. Er is een brochure beschikbaar over de Leerlingkaart, waarin uitleg wordt gegeven bij enkele van bovenstaande zaken en bij voor u vreemde afkortingen en begrippen.
De eerste schooldag De eerste officiële schooldag van een 4-jarige kleuter is meestal de eerste schooldag op of na de dag dat het kind 4 jaar wordt. Instromende kleuters mogen al voordat ze 4 jaar worden enkele malen komen ‘oefenen’ in de kleuterklas. Nieuwe leerlingen die ouder zijn mogen een dagje komen kennismaken. Hierover kunt u het beste afspraken maken met de leerkracht. Bij de instroom van nieuwe leerlingen kan rekening worden gehouden met schoolvakanties en bijzondere activiteiten. OBS Het Toverkruid Dalkruid 23 5721 RR Asten
10
0493-697439 leerlingadministratie@toverkruid.nl www.toverkruid.nl
Dionysiusstraat 4 5724 AC Ommel 0493-670017
Asten, 29 september 2017.
Intakeformulier ITF-P2 Hebt u uw kind aangemeld toen het nog vrij jong was (jonger dan 3 jaar en 9 maanden) ? Dan hebt u toen het globale Intakeformulier ITF-P1 ingevuld. De inschrijving van uw kind is reeds een feit, maar u ontvangt nu alsnog een Intakeformulier, ITF-P2. Het P2-formulier bevat vele korte vragen over details, waarbij het vooral gaat om de praktische vaardigheden en het karakter van uw kind. Dit heeft de leerkracht nodig om de komst van uw kind voor te bereiden. Het moet tijdig ingevuld, ondertekend en bij de directeur (dus niet bij de leerkracht) afgegeven worden en wordt geparafeerd voor gezien. Daarna gaat het naar de leerkracht. Hierdoor leren wij uw kind al een beetje kennen, nog voordat het op onze school komt. Zo kunnen wij uw kind van begin af aan optimaal begeleiden. Hebt u uw kind betrekkelijk kort (minder dan 3 maanden) voor instroomdatum aangemeld ? Dan hebt u daarbij al het formulier ITF-OB of ITF-BB ingevuld, en is het P2-formulier niet nodig.
Aanvullingen en correcties Mochten er zich gedurende de basisschooljaren van uw kind wijzigingen in de gegevens van de leerling of van uzelf voordoen, dan verzoeken wij u deze zo spoedig mogelijk door te geven aan de leerlingadministratie. U kunt dit schriftelijk doen: schrijf dan alles duidelijk op een briefje en geef dit af op het administratiekantoor in Asten. Bij voorkeur geeft u wijzigingen echter per mail aan ons door aan de leerlingadministratie: leerlingadministratie@toverkruid.nl . U ontvangt dan ook een bevestiging per mail. Let op: wijzigingen die aan leerkrachten worden doorgegeven bereiken de administratie vaak niet, zodat ze niet worden ingevoerd en niet op de nieuwe lijsten e.d. terecht komen ! Zelf houden we ook af en toe een ‘update’-ronde aangaande de leerlinggegevens. Dit betekent dat alle ouders een uitdraai van de actuele Leerlingkaarten ontvangen, met het verzoek deze te controleren, aan te vullen en weer in te leveren. Daarnaast zullen wij u af en toe, op verzoek van de overheid of om praktische redenen, via een enquête of aanvullend formulier om extra informatie vragen. Voor de duidelijkheid: de buitenschoolse opvang (Ziezo) en de Plusklas, die nauw met onze school samenwerken, hebben eigen administratiesystemen die geheel los staan van het onze !
Inzage en nieuwe verstrekking U mag te allen tijde inzage vragen om inzage in de administratieve gegevens van uw kind, en daarin wijzigingen laten aanbrengen. U mag ook te allen tijde vragen om een uitdraai van de Leerlingkaart, om een extra Bewijs van In- of Uitschrijving of om een nieuwe leerlingenlijst. Voor inzage in onderwijsinhoudelijke gegevens dient u zich tot de leerkracht te wenden.
OBS Het Toverkruid Dalkruid 23 5721 RR Asten
11
0493-697439 leerlingadministratie@toverkruid.nl www.toverkruid.nl
Dionysiusstraat 4 5724 AC Ommel 0493-670017
Asten, 29 september 2017.
Nog vragen ? Mocht u ondanks deze informatie nog vragen, opmerkingen of suggesties hebben, neemt u dan gerust contact met ons op.
Met vriendelijke groet, Leerlingadministratie OBS Het Toverkruid.
OBS Het Toverkruid Dalkruid 23 5721 RR Asten
12
0493-697439 leerlingadministratie@toverkruid.nl www.toverkruid.nl
Dionysiusstraat 4 5724 AC Ommel 0493-670017