Now What? The ultimate guide to everything that has anything to do with your association.
kgassociation.com
1
The Association Committee! It’s our job to help you and all other associations with everything from grants to rooms. We also arrange the phenomenal yearly association fair and summer festival. On top of that, we organise UBA meetings. We consist of 7 very nice people. The chairman of the Association Committee can answer your questions, give you tips and generally act as a helping hand if you have problems with your board or such, however, the chairman also works behind the scenes, as this person also takes care of connecting the association committee’s work with the board of the student union. Next we have the vice president or contact person, this is the person that you can e-mail, call, send a message to or approach in the corridor with any questions or request you can dream of. If you’re not certain who to turn to, this is the person you should call!
Who are we?
Henrik Almén, Sekreterare Ellinor Ugland, Vice Ordförande
Andreas Estmark, Visionary role
2 kgassociation.com
There are two people with visionary roles in the Association Committee who have the future of associations in mind, what the next step is and how should we reach it. They might also visit your meetings with a smile to observe and help your association. Then we have the secretary who takes care of the mountains of by-laws and documents the Association Committee and the UBA keeps. The 6th member of the team is the treasurer. This person handles our budget and is the one to turn to if you have money related questions or issues. Last but not least we have our PR representative who is mostly responsible for creating logos and promotions for the Association Committee. We are all here for you and your association, doing our best to improve KGs association life, day by day. If you have any questions, don’t hesitate to ask!
Oliver Stenbom, Ordförande
Matilda Widlund, PR
Susanna Boder, Kassör
Oliver Jonstoj Berg, Visionary Role
Content Congratulations 5 Stegs Modellen
p. 4-5 p. 6-8
UBA PR på Bästa Sätt
p. 9 p. 10
- 11
Cash Is King
p. 12
Boka Rum
p. 13
Årsmötet På Bästa Sätt Let The Creativity Flow
p. 14 p. 15
kgassociation.com
3
“I’ve filled in my by-laws and started an association.
Now what?” C
ongratulations! Since you are reading this very line, you have at the least, filled in a long complex document known as ByLaws, handed it in to the board of the student union and had your incredible new association accepted, but what now? Jump for joy? Run around in circles and pray to a great monkey in the sky? Sure, but that won’t get your association very far. The purpose of this magazine is for any founder of a new association or any seasoned association veteran to gain a greater understanding of what an “association” really is,
4 kgassociation.com
what it does and what it eats for breakfast. Through this guide, you will begin to understand how to bring an idea from zero to hero, what resources you as an association are offered and what your next step in the association world should be. So sit back, kick your feet up, and enjoy your official introduction to the world of associations.
n I n io t ia c o s s Your A
Short:
The members, which in many cases are hard to define, are what your association consists of. Some associations define their members by someone who signs up on a piece of paper, others by a participation fee and others by a select few core ‘regulars’. But in most cases, anyone who shows up and wants to be a part of your association is a member. The members work together with you in the spirit of the aim of the association and make it come alive. A board, which you are hopefully part of. The job of the board according to your bylaws is usually to achieve the wishes of your members, whether 5 or 300. The board should usually be the “head organisers” of the association, planning meetings, getting members together and keeping the association alive. Your annual meeting has the greatest possible power according to the by-laws, everything that is decided here goes and this is the only time you are allowed to change your by-laws. It occurs once a year, has a set agenda and all members have one vote at the yearly meeting. The auditor(s) (if included in your by-laws) have the sole purpose of making sure that the board is doing what it should. Their focus is on making sure the numbers add up at the end of the year and that no money is missing, but they have the power to recommend (or not) your freedom from liability depending on how well you have performed at the yearly meeting. kgassociation.com
5
5 Stegs-modellen
Tallriksmodellen är för mesar, i 5 enkla steg kan du ta din förening från zero to hero och skapa en motiverad medlemsbas på KG.
1. Skaffa Inspiration
Du är förmodligen inte den första som har tänkt tanken att starta en förening med just ditt syfte. Det är helt omöjligt att du har tänkt på allt. Världen är fylld av kreativa människor vars idéer du kan imitera för att förbättra din förening. Det går snabbare om du slipper uppfinna hjulet på nytt. Du själv blir mer taggad på att sätta igång och förverkliga dina idéer!
SöK inspiration: 2. Universitet och Högskolor KTH, Handels, Uppsala, Lund har alla galna föreningsliv. 3. “Din Förening” - På nationell nivå. Nationella Floristförbundet/Syföreningen. Allt finns på nationel nivå. 4. TED Talks Det finns en om alla slags initiativ, och det är bara att sitta i soffan och lyssna. 5. Föreningsutskottet, 40+ Förningar på KG. Vi sätter oss alltid gärna ner och lyssnar.
6 kgassociation.com
1. Södra Latin. We may hate em’ men de har väldigt många föreningar, kanske en som är liknande din? Kontakta den!
2. Sätt Ambitioner och Mål
När du i framtiden styr din förening är det viktigt att veta vart ni är på väg. Att sätta upp mål ger inte bara en föreningsstrategi utan också ett varför i allt du gör. 7. Var är föreningen om 3 månader? Ett år?
1. Hur ser min drömförening ut? 2. Hur ofta ses vi?
8. Vem ska hjälpa mig att driva föreningen? (Lärare?)
3. Hur många är med? 4. Vad gör vi?
9. Vad behöver jag från föreningsutskottet?
7. Vad behöver jag? (Pengar, material)
11. Hur ska den se ut? (Image)
6. Vad betyder föreningen för sina medlemmar?
10. Vem är föreningen för?
12. Varför vill jag ha den här föreningen?
Det bästa är att ha ett möte och lägga upp en plan!
3. Lägg Ansvar på Styrelsen
En person kan omöjligt lyfta en hel förening på dess axlar. Gör så här: 1. Lokalisera Arbetsområden
För att dela upp en arbetet inom en förening måste man veta var arbetet kommer att behövas. Tänk på vad ni kommer att göra i framtiden och skapa arbetsområden som passar ihop med er vision. Standard: 1. Ordförande 2. Vice ordförande 3. Sekreterare
Tillval: Kassör PR-ansvarig Medlemsansvarig
2. Dela ut ansvarsområden och titlar Tilldela alla i styrelsen varsitt arbetsområde, gör tydligt vilka ansvar som medföljer och ge alla en titel. Folk tycker om att ha en titel på ett lite barnsligt men ändå kul sätt, det gör att alla lättare kan identifiera sig med föreningen. Få alla styrelsemedlemmar att känna sig stolta över sin post men samtidigt professionella i det de gör.
3. Delegera
Det är en sak att dela ut poster och en annan att dela ut arbetsuppgifter. Gör aldrig allt själv. Gör en lista på saker som behöver uträttas och fördela de jämnt på dina styrelsemedlemmar. Har du lyckats väl med att få dem att känna sig meningsfulla i styrelsen kommer du bli förvånad över deras vilja att bidra.
4. Följ upp Dina delegationer bör ha en deadline, så att folk vet när de förväntas vara klara. Sen är det upp till dig eller din vice ordförande att kontrollera att allt verkligen är klart. Ofta handlar det om småsaker som måste göras, men tro inte att du är tjatig om du frågar ifall något har gjorts. Folk älskar att säga ”Yes! Done.” kgassociation.com
7
4. Kickstarta
Getting a whole school to know of your existence takes a little kick to start. När du har gjort din förening intressant för Kgarna är det dags att planera din kickstart. Det är föreningens första möte som sätter prägel på hur allt kommer att fungera i framtiden. Inför mötet är det viktigt att ALLA på skolan vet vilka ni är, så pressen på marknadsförningen är stor (läs mer på s.10). Kickstarten måste vara tydlig, överraskande och kanske lite galen för att lyckas. Man kanske kan prova något av de här:
Skapa en invigningskänsla Håll ett välkomsttal, klipp ett band, köp en tårta. Gör man det tydligt ger man deltagarna en ”Vi var med från början”-känsla.
Gör personliga inbjudningar Till de som du vet är intresserade. Att få en personlig inbjudan ansikte mot ansikte eller genom ett personligt brev ökar chansen att en person kommer.
Bestäm tid för nästa möte i förväg Ha bestämt redan i förväg när er nästa träff kommer vara är det större chans att de som kom till kickstarten återvänder.
Gör något extraordinärt, oprovat
The cake is a lie
Att dra ut svängarna och prova något nytt ger inte bara mötet en mer hypead stämning men gör det också lättare att marknadsföra. Blås eld, ge ut gratis kondomer, wake people up.
Ta foton och dokumentera
Minst lika viktigt som att människor kommer till mötet är att de som inte gjorde vet vad som hände i efterhand. Lägg upp foton och klipp i efterhand för att göra de som inte kom avundsjuka och för att få de som kom att skaffa en ny PP.
Bjud gärna in oss! Vi i Föreningsutskottet kommer förstås med nöje och ser hur det går för er samt hjälper till med något om det behövs!
The secret to creativity is knowing how to hide your sources. - Albert Einstein
5. Utvärdera
En hen kan omöjligt lyfta en hel förening på dess axlar. Blicka Tillbaka Sätt dig ned med din styrelse efter kickstarten och utvärdera. Det är nyckeln till att föra en förening framåt. Reflektera kring: Vad gick bra? Vad gick dåligt? Vad gör vi näst? Så har man tagit sig halvvägs till nästa succé.
And start planning number 2!
8 kgassociation.com
“What on earth is this UBA thing? It sounds like a multinational
corporation that steals souls...”
Fortunately it’s not. The UBA is the United Boards of Associations. Everyone, like you and me, who is part of a board of any association at KG is automatically invited to a not so secret group of people who meet and talk about how to make associations better. According to the bylaws of the student union and the paper you signed when you got (or will get) an association room key, every association is required to attend at least one UBA meeting per term. They do not happen very often, they are not long, but they are incredibly valuable to every association that attends them. Usually to organise a whole association fair and to perform a larger check-up on what the associations need.
regulations. Rather than being bound by rules, it is aimed at being a forum for boards to share what works and what doesn’t in the world of associations. It is also the Association Committee’s primary way for us to know what you want so that we can shape our work around that. In other words, the UBA is the Association Committee’s way of raising the standard of associations at KG through the boards of every association. Through these meetings, we can not only teach others our tips and tricks on managing associations, but through others learn something new ourselves. The UBA is the Security Council of associations, the pirate bay of association knowledge and the prime ministers cabinet of KG.
To become an active member of the UBA, just join the facebook group and stay updated.
The UBA has no by-laws and no strict
kgassociation.com
9
PR
t t ä s a t s ä b å p
För många föreningar är PR nästan viktigast av allt för en lyckad förening, speciellt i nybörjarfasen. Därför har vi satt upp en kort guide till de viktigaste aspekterna av PR här:
TV Monitorerna
TV-monitorerna är till för marknadsföring via rörlig bild/musik/powerpoints. Möjligheterna är oändliga. Hur gör du?
1. Gör något kreativt på en fil som går att öppna i Windows Media Player. Det kan vara en spellista med dina favoritlåtar eller pangpang från Skyfall. 2. Lägg över filen på ett usb-minne. Ta med detta till skolans IT-tekniker och säg att du vill få upp det på monitorerna. 3. Hen fixar så att filmen kommer upp på intern-tv-systemet och ber er ibland att själva slå på apparaterna. 4. Dags att sätta på TVn! Det här är inte det lättaste. Det finns TV-apparater på 4an, 5an och 6an som vi får använda. Börja med den på 6an och arbeta dig nedåt för enkelhetens skull.
10 kgassociation.com
Klassfack
Om man redan har gjort omfattande marknadsföring är klassfacken en bra extra PR-kanal som ofta når ut till en och annan förlorad själ på skolan. Dock tappas dina flyers oftast bort, når inte alltid fram trots tidskrävande arbete, men det kan vara effektfullt. Tänk på att ge ut informationen minst en vecka i förväg och att visa hur er föreningsaktivitet är kul för hela klassen.
Lektionsbesök
Lektionsbesök är ett ovanligt men väldigt bra sätt att nå ut personligen till skolans elever. Det kräver att man offrar mycket tid, men kan ge stort genomslag. Notera dock att lektionsbesök endast får ske under mentorstiden. Ett lektionsbesök blir bara bra om det är väl genomtänkt. Slipp katastrofer genom att alltid tänka: skulle jag lockas om någon kom och sa samma sak till min klass?
Affischer
“Det finns två sätt att skriva ut i färg. Ett- Do it Yourself. Två - Hitta en av skolans färgskrivare”
Affischer är det medel som används mest på KG, och väljer man denna väg står man även i konkurrens med externa företag (Studieintensiven, Snowtrip etc.). Marknadsför ni via flygblad/affischer behövs det något uppseendeväckande för att er PR inte ska gå förlorad. Svartvita lappar är något som skymtar förbi i ögonvrån och glöms bort. Detta brukar kallas ”vanlig” PR och är ytterst ineffektivt. Skriv antingen ut hela upplagan flygblad i färg, eller några stycken och sätt ut dem på strategiska ställen, samtidigt som ni kompletterar med en gigantisk upplaga svartvita.
att skriva ut i färg
Det sägs finnas 2 färgprinters på skolan, en hos IT-teknikern och en i bildsalen. Att få tillgång till att skriva ut här handlar om att fråga snällt och le vänligt. Säg tydligt att du representar en förening och att föreningar har rätt att skriva ut på skolans skrivare. Glöm inte att ta med ett usb minne eller att skicka till dig själv via email.
Här får man sätta upp affischer:
• Skåpen. • Den delen av glasdörrarna som inte är glas. • Lämpliga anslagstavlor. Fråga KGIF och Elevkåren om lov för deras. • Ställen som vaktmästaren är för lat för att ta ned lappar från.
Banderoller
Banderoller är det mest effektiva sättet att marknadsföra analogt i skolan. De syns, läses och skapar en allmänt taggad stämning kring ett evenemang. Bra att veta om banderoller: • Sätts upp med rep, tandtråd eller skosnören. Gör alltid hål i hörnen för upphängning. • Görs enklast på vita lakan med målarfärg. Material finns att hämta i bildsalen och arbetet kan göras i danssalen. • Får endast sitta uppe i ett fåtal dagar, max en skolvecka.
The secret to incredible PR lies not in the posters, the banners or the flyers. It lies in you and your ability to be more creative than any other. Have a flashmob or soapbox debate, make an ice-cream catapult and let your inner child loose. Your PR will always be as successful as your creativity.
kgassociation.com
11
A large part of what your association will do under a years work will usually require sums of money in all shapes and forms. This article wil guide you through where that money will come from and how to get it. Föräldraföreningen är dit man går om för större event längre fram i tiden. Saker som föräldraföreningen brukar godkänna är aktiviteter som är öppna för alla och stärker sammanhållningen, aktiviteter som stärker elevernas kunskap eller inköp av utrustning. Beroende på hur allmännyttigt ändamålet är, går det att ansöka om upp till ~20.000kr. Dock så sammanträder styrelsen bara en gång per termin, därför måste man ansöka i väldigt god tid i förväg och hålla koll på när deras nästa möte är.
S
Cash is king Elevkåren kan man oftast söka pengar från, men tänk ungefär 10kr per medlem och att skicka in ansökan på kgassociation.com en eller två veckor innan eventet. Du kan söka pengar för:
Aktivitet som främjar Elevkårens medlemmar -Material som främjar föreningens verksamhet -Material som går att återanvända inom föreningen på lång sikt -Saker som förhöjer stämningen på skolan Du kan inte söka bidrag från Elevkåren för: -Marknadsföring för din förenings aktivitet -Något som gynnar andra än elever på Kungsholmens Gymnasium -Belopp över 5000kr
Skolledningen tycker föreningarna, eftersom vi är någonting bra med skolan de gärna vill utveckla. Dock är det inte ofta en förening får pengar från ledningen, men när de väll gör det är det oftast dessa de godkänner: • Aktivitet som skolan kan ”skryta” med • Aktivitet som sätter skolans namn på kartan • Något som främjar föreningsmedlemmarnas lärande • Material som vid sidan av föreningen kan användas i skolundervisningen • Ändamål där ni hopplöst försökt och misslyckats med alla andra tänkbara sponsorer Tänk på att ha ett strukturerat möte där det är tydligt varför pengarna behövs och vad ni ska använda dem till. Externa Parter: Det går att ansöka om bidrag från externa parter i nästan alla fall. Det enda som krävs är att man söker tillräckligt länge och inte ger upp. Vill du söka pengar från externa parter, kontakta någon i föreningsutskottet personligen för hjälp och tips.
- Stipendier – det finns stipendier för allt. Fråga SYVarna om hjälp med stipendiesökning. - Samarbetspartners – det finns alltid företag eller större föreningar utanför KG som delar ditt syfte och är intresserade av att bistå din verksamhet med hjälp.
12 kgassociation.com
Det finns mycket, mycket mer info om hur och var du kan söka på http://kgassociation.com/uba/how-to/cash-is-king
Boka Föreningsrummet rum
Gawd you guys, get a room. You cannot have all your association activity in a corridor and different activities require rooms of different sizes. This guide will show you what you can book and how.
Hur bokar man rummet? Enkelt! gå in på kgassociation.com > UBA > Boka föreningsrummet. Ibland kan det hända att det uppstår konflikter eller missförstånd runt schemaläggningen, kontakta då en av oss genast. Enligt avtal har Ordföranden för Föreningsutskottet rätt att döma vem som får tillgång till rummet i komplexa situationer.
Hur man får en nyckel För att få tag på en nyckel till föreningsrummet behöver du bevis på föreningsaktivitet de senaste två månaderna, daterade stadgar och fullständiga kontaktuppgifter till tre kontakter i föreningen.
Danssalen
När du har denna information är det bara att fylla i avtalet som finns som ett dokument i UBA-gruppen på facebook. Läs noga igenom avtalet, för infriar inte föreningen de löften som det innebär att skriva under avtalet kan man bli fråntagen sin nyckel. Lämna sedan in avtalet till Ordföranden för Föreningsutskottet så får du din nyckel på mindre än en vecka.
Aulabokning
Klassrum
1. Planera i god tid Det är viktigt att du gör din bokning av Aulan i god tid. Den blir ofta uppbokad och ska du ha den med säkerhet är det bäst att bestämma datum redan en månad i förväg.
1. Kolla klassrummets schema Vid nästan alla tidpunkter på dygnet finns det åtminstone ett klassrum på KG som är ledigt. På skolans hemsida kan man klicka sig fram mellan klassrumsscheman och leta efter en ledig tid.
2. Gå till vaktis Du går in till vaktis och säger Hej! Hur är läget? Och frågar sedan snällt om Aulan är ledig det datum du har tänkt dig. Är den inte det? Kolla då om ditt backup datum funkar eller om det går att flytta eventet till en stor sal som 6406!
2. Gå till vaktis Vaktis är nästan alltid på sitt kontor, om han inte är där, kom tillbaka om 10 minunter. Var tydlig och säg vilket specifika klassrum ni vill ha och när. Han sätter in din förenings namn och ditt telefonnummer i systemet. Klart!
3. Reka ljud och ljus Om du hade tänkt använda ljusoch ljudsystemen när du håller på i Aulan är det bra att lära sig hur de fungerar i god tid. Passa på att fråga vaktmästarna när du bokar om de också har tid att visa hur projektorn, ljus- och ljudbordet fungerar.
3. Hämta vaktis innan mötet Vaktis har nycklarna, så gå förbi och plocka upp honom eller ring honom så brukar dörren vara öppen inom 5 minuter. Krisar det sig så kan man alltid fråga en lärare att öppna.
Danssalsbokning är enkelt. Ni har alltid tillgång till danssalen om inte det är undervisning där. Allt som krävs är att du skriver upp dig på lappen utanför dörren och sen är det klart. Tro det eller ej, men det är lektioner i Aulan då och då. Så kolla på schemat som finns på skolans hemsida och se när det är fritt fram.
Klassrumsbokning är rätt enkelt om man planerar i god tid med vaktis.
kgassociation.com
13
Årsmöte på bästa sätt Många föreningar frågar sig – ska jag ha ett årsmöte? Även om min förening bara har 5 medlemmar? Även om vi ska ha samma styrelse nästa år? Även om ingen vill komma på det?
Svaret är ja - i alla lägen.
Vad är minimum för mitt årsmöte?
1. Läs föreningens stadga inför mötet Som styrelse måste ni läsa på er stadga inför årsmötet och utvärdera vad ni har följt och inte. Ambitionen för alla föreningar bör vara att stadgan i framtiden fyller en ordentlig funktion och kan vägleda i arbetet. Därför är det bra om ni kollar ifall något behöver ändras – lägg i så fall fram en proposition om stadgeändring! 2. Satsa på att få så högt deltagarantal som möjligt En demokrati kan inte grundas på 3 personers viljor, sträva alltid efter att få så många röster till ditt årsmöte som möjligt. Det höjer röstantalet samtidigt som det höjer antalet personer med tillit och förväntningar på den nya styrelsen. 3. Ha en tydlig dagordning med mötesordförande och sekreterare Det mest seriösa inslaget vi kräver av ett årsmöte är att man håller en dagordning, en mötesordförande och en mötessekreterare. Dagordningen kan plankas direkt från stadgan, men ni kan även lägga till egna, roliga punkter. Mötesordföranden är jätteviktig för att göra saker i rätt ordning med rättvisa och struktur. Protokollet som förs av mötessekreteraren blir sedan ett bevis på detta om någon skulle bli upprörd efteråt. Så det är inte svårt och egentligen bara gynnsamt, så ha en dagordning med ett mötespresidie, åtminstone en gång om året. 4. Ha en verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelsen är kortfattat en sammanfattning av allt som har gjorts av styrelsen under året. Det är nyttigt för föreningens medlemmar att se vad ni har gjort (och inte gjort) för att blicka tillbaka på året som helhet och ta med sig gott och ont till framtiden. Om verksamhetsberättelsen är full så är det ett kvitto på bra arbete och är den tom kan ni se det som en spark i baken för att bättras. Skicka verksamhetsberättelsen till Henrik efter mötet om ni känner för det! 5. Gör något icke-årsmötigt! Om årmötet bara håller sig till de fyra ovanstående punkterna och inget annat kommer ditt årsmöte antagligen bli rätt tråkigt och outhärdligt. Så varva seriositeten med något ni skulle ha gjort på en vanlig föreningssammankomst!
14 kgassociation.com
Let the creativity flow “We are not your mum.”
Everything stated in this guide should be the tools in your toolkit for creating the perfect association envisioned in your mind. With the “5 stegs modellen” you can kick-start from zero to hero. With PR you can find your dream members and share the love. With cash, resources and rooms you have the means to turn an idea into reality, and with your yearly meeting, you can ensure that everything you have strived to build will live on as a long-lasting tradition at Kungsholmen.
The reason for this article is for you to realise that the Association Committee will always be the one you can ask for money and fall back on. We will always be there to serve your every need, no matter how small or big you might be. But you can’t live with your mum forever, and
in the same way the Association Committee can only help you so much. You, dear reader of this article, dear person for whom this magazine is for, must take the leap away from your mum and stand on your own feet. You’ve now learnt the basics of managing an association, but understand that your association will only ever be as big, wonderful, and perfect as you make it. With every poster you hang and every Harry Potter marathon you hold, YOU make your association come to life. You make coming to school on a Monday morning or staying late on a Tuesday afternoon worth it, you lighten up the weeks of every student in the school at one point or another, but only when you put the effort in.
So break free from your chains, use your tools to their fullest, realise that the sky is the limit and that your association will be whatever you want it to be. We will always be here to help you on your way, but take a stance, stand on your own two feet and let the creativity flow.
kgassociation.com
15
kgassociation.com
16 kgassociation.com