Universidad Latina de Costa Rica Administración de Centros de Computo SAP & ERP
Revista realizada por: Yoselin Murcia Fernando Alpizar Jonathan Solano Adrian Vega José Sáenz Nathanael Duran Alfonso Troz Olser Herrera
Enterprise Resource Planning “ERP” Noviembre 2011
Universidad Latina de Costa Rica
Volumen 1, nº 1
Aspectos históricos de los ERPs
Nathanael Duran Arias e-mail: nduran91@hotmaill.com
Los antecedentes históricos más remotos de los actuales ERP's los podemos encontrar en el año 1945. Durante la II Guerra Mundial el Gobierno estadounidense utilizó programas especializados para administrar los recursos de materiales (Gestión del Inventario) que se utilizaban en el frente de batalla. A finales de los años 50 (1959) y principios de los 60 los sistemas MRP (Material Requirement Planning) se introdujeron en los sectores productivos: las empresas utilizaban estas soluciones para actividades de control de inventario, facturación, pago y administración de nóminas. La finalidad principal del MRP consistía en que ayudase a planificar qué materiales se iban a necesitar durante el proceso de producción y gestionar también su adquisición. En los años 80 se crea el MRP II que, a diferencia de sus antecesores, reconocía que las empresas padecían interrupciones en la operación, cambios súbitos y limitaciones en recursos que iban más allá de la disponibilidad de materiales. A principios de los 90, las soluciones ERP consolidaban, en un único sistema de información, diversas operaciones de negocio críticas; permitían que la información empresarial fuera compartida y utilizada por distintas áreas y ofrecían una única interfaz de conectividad. A mediados de esa misma década, bajo las premisas de mirar hacia fuera, la tecnología empresarial de los ERP entró en un nuevo proceso de evolución, incorporando soluciones que complementan o extienden las funciones del ERP “tradicional”.
Pasado, más o menos, una década, alrededor de 90, y ya con todas las innovaciones tecnológicas de la época y su necesidad de expansión la áreas tan distinguidas como la Ingeniería, Finanzas, Recursos Humanos, Gestión de Proyectos, Servicios y Banca, es decir, todas las actividades que son inherentes a cualquier empresa, totalmente integradas en una solución. Surge el ERP Enterprise Resource Planning (Software de Gestión Empresarial). Un hecho importante es que se integren todos los subsistemas existentes en una empresa, los ERP consiguen resultados mejores que el total de los subsistemas en separado (El todo es mayor que la suma de sus partes). Los tradicionales sistemas aplicacionales usados generalmente por las empresas tratan todas las transacciones en separado. Son hechos y usados para responder las funciones específicas que fueron destinados. Los ERP dejaron de mirar aisladamente a una transacción, pero como parte integral de un conjunto de procesos interligados que caracterizan toda la existencia de una empresa o institución. Cada vez más cerca del año 2000, estas soluciones enlazan a las áreas de operación empresarial que ya están administradas por un ERP con los proveedores. Esto implica que el proveedor puede entrar en el sistema de la compañía y viceversa, creándose el SCM. Con el cambio de siglo, una vez que los ERP tienen las herramientas tecnológicas integradas, llegan al e-business. Los ERP están estructurados integralmente para importar y exportar información de manera flexible. Fue esta evolución que llevó, desde los años 60 hasta a nuestros días,
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por eso no se puede dejar de hablar en la importancia que la evolución de la tecnología tuvo en el nacimiento del ERP, o sea, de toda su infraestructura tecnológica y que no es posible separar de la forma actual de hacer negocios. Los sistemas ERP prometen entregar un incremento en las ventas sobre sus predecesores MPR-II en la forma de una suite de productos integrados corriendo bajo una arquitectura común de Tecnologías de Información que pueda ser altamente acoplada e integrada con cualquier otra aplicación de los sistemas heredados. La constante evolución de la tecnología y la reducción del precio del hardware hicieron que las pequeñas y me-
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dias empresas pudieran tener un sistema ERP. Los primeros ERPs fueron inicialmente desarrollados para funcionar en mainframes. Con la llegada de los famosos PCs y las arquitecturas cliente/servidor de múltiples capas en Unix, La as/400 y Windows NT, la relación con SGBD (Sistemas de Gestión de Bases de Datos) y su integración con tecnologías Web contribuyó en gran medida para la facilidad de utilización de los sistemas ERP. Los ERP evolucionaron hasta los días de hoy y continúan en constantes evolución, pues intentan de una forma u otra acompañar la evolución de las propias tecnologías computacionales. Todo esto llevó las empresas a creer que los sistemas ERP podrían mejorar la performance de una empresa.
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El ERP desde una perspectiva conceptual y teórica Es una aplicación de software que automatiza e integra tanto los procesos del manejo de un negocio así como la producción y distribución. Los sistemas ERP unen y sincronizan todas las operaciones de la compañía incluyendo: Recursos Humanos, finanzas manufactura y distribución, así como también debe permitir conectar a la empresa con sus clientes y proveedores. Los sistemas ERP están diseñados para incrementar la eficiencia en las operaciones de la compañía que lo utilice, además tiene la capacidad de adaptarse a las necesidades particulares de cada negocio y si se aprovecha al máximo el trabajo de consultoría durante la implantación permite mejorar los procesos actuales de trabajo. Si el cliente desea organizarse mejor estos sistemas son un aliado excelente ya que le permite aumentar la productividad de la compañía en forma considerable. La Planeación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning, ERP) es un sistema compuesto por un conjunto de módulos funcionales estándar y que son susceptibles de ser adaptados a las necesidades de cada empresa.
Es una forma de utilizar la información a través de toda la organización en áreas claves como fabricación, compras, administración de inventario y cadena de suministros, control financiero, administración de recursos humanos, logística y distribución, ventas, marketing y administración de relaciones con clientes. Con un sistema integrado las barreras de información entre los diferentes sistemas y departamentos desaparecen. Toda la empresa, sus sistemas y procesos, pueden reunirse para beneficiar a toda la organización. Muchas son las empresas que están iniciando su primer contacto con los modernos sistemas de información ante la necesidad de mantenerse competitivas. Los sistemas ERP están diseñados para incrementar la eficiencia en las operaciones de la compañía que lo utilice, además tiene la capacidad de adaptarse a las necesidades particulares de cada negocio y si se aprovecha al máximo el trabajo de consultoría durante la implantación permite mejorar los procesos actuales de trabajo. Si el cliente desea organizarse mejor estos sistemas son un aliado excelente ya que le permite aumentar la productividad de la compañía en forma considerable.
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Componentes o funcionalidad de un ERP en la actualidad
Funciona en base a una plataforma de programación, seguida por la gestión de un sin fin de bases de datos correspondientes a los distintos departamentos que se deseen integrar. Los sistemas ERP se organizan por medio de MÓDULOS, los cuales se conectan a distintas bases de datos, según lo que se requiera para cada departamento, existen 2 tipos de ERP, los de propietario y los de código abierto, los de propietario son hechos por empresas con fines de lucro que venden sus software y los implementan a las empresas que lo soliciten a un elevado costo, para poder utilizarlos se necesita obtener una licencia mas el costo de la implementación del software en la empresa. Al contrario de los ERP de código abierto, estos son hechos por comunidades de programadores que sin fin de lucro, distribuyen sus ERP sin costo alguno, aunque esto no signifique que sea del todo gratuito, ya que la implementación genera un costo en la empresa y es necesario de una persona capacitada que lo realice. El segundo paso del ERP es la integración del mismo dentro de la empresa, son realmente muy pocas las empresas que logran integrar estos sistemas desde el inicio de la
misma, es por esto que la implementación dura más tiempo del esperado, pero el verdadero éxito del ERP radica en lo siguiente, una vez que el sistema ha sido correctamente implementado, es mucho más fácil el desarrollo de nuevos módulos, departamentos y sistemas como lo es el caso de empresas donde cambien constantemente sus productos, zonas de venta, insumos. Facilita el proceso de eficientar y generar estrategias para el negocio. Ayuda a volverte eficiente, a detectar áreas de mejora e implementar dichas mejoras. Un ERP ayuda a detectar áreas de mejora e implementar dichas mejoras. Un ERP ayuda a mantener la estrategia, ya que una vez que esta se define, el ERP debe ser capaz de soportar cada nuevo proceso de negocio. Un ERP no crea la estrategia, sino la facilita. Una vez que la estrategia se define, el ERP soportar el proceso de toma de decisiones para decidir si la nueva estrategia es correcta o no.
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Siendo todos los componentes bastante complejos internamente, existió la necesidad de separar las diferentes áreas de cualquier sistema ERP. Por eso todos los sistemas son compuestos por módulos, parametrizables en función de un cliente específico, teniendo todos los proveedores un conjunto de módulos/aplicaciones base:
Gestión de producción Gestión de proyectos Transportes Gestión financiera
Ventas, distribución y marketing Planificación de capacidades Recursos humanos Contabilidad
ERPs versus Soluciones Verticales de Industria Entonces, la gran pregunta que surge habitualmente en una empresa, al momento de selección de una solución ERP, es qué tipo de software adquirir, entre estas dos alternativas posibles: software especializado para su propia industria o ERPs horizontales con modelos de implementación que se aproximen a sus propios negocios. Una empresa constructora, por ejemplo, puede requerir el seguimiento de sus planes de obra minuciosamente, el control de sus avances y cuidado de sus máquinas, y a la vez necesitar lo que toda empresa requiere: informatizar su gestión contable, financiera y comercial. El software vertical a menudo tiene los siguientes beneficios: está desarrollado con las soluciones ya pre configuradas del segmento de la industria y atiende a las situaciones específicas del core de procesos de la empresa. Además, habitualmente, las implementaciones están a cargo de profesionales con larga trayectoria en la atención a empresas del sector, lo que permite tiempos de relevamiento mucho más cortos y efectivos.
En contrapartida, las soluciones horizontales son habitualmente más versátiles, están desarrollados con mayor inversión tecnológica y cuentan con buenos mecanismos de configuración para ser adecuados a las más variadas necesidades. Por eso, a la hora de decidir qué elegir, es importante sopesar las distintas alternativas en el contexto de la empresa: si el core requiere la máxima atención en la automatización de sus procesos, y se requieren tiempos de implementación cortos, conviene ponderar mejor a las soluciones verticales; si se necesitan soluciones de BackOffice más sofisticadas (tesorería, contabilidad, cuentas a cobrar y pagar), probablemente las soluciones horizontales tengan mejores herramientas.
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El implementar un software de ERP ha sido desde siempre un problema serio, un trabajo arduo que las empresas tienen que afrontar cuando deciden cambiar la plataforma, modernizarse o mejorar sus procesos internos. Hoy por hoy el dar la solución estándar relacionada con cualquier industria no es suficiente. El desafío de las empresas que brindan este tipo de soluciones es lograr simplificar la implementación y a dar profundidad de cobertura, simultáneamente. Si hablamos de beneficios puntuales, operar en la intersección de esas dos posibilidades será sin dudas la más provechosa. Ya que como resultado se puede ofrecer un software que tiene todas las virtudes de un software horizontal pero que se puede especializar en lo específico vertical, dando mejor funcionalidad al producto, me-
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jores características funcionales para el core business de la actividad que vamos a informatizar y, como si fuera poco, es más barato de implementar. En síntesis, la intersección toma lo mejor de esos dos mundos: las mejoras de proceso de implementación, la baja de los costos, la capacidad de los implementadores que tienen conocimientos específicos del mercado en el que operan y, por otro lado, también se suman los beneficios de tener un software tecnológicamente más desarrollado Las intersecciones son soluciones para industrias verticales con capacidades de software horizontal. Las uniones, por otro lado, son software horizontal que incluyen facilidades para ser integrados a módulos verticales específicos de otros fabricantes.
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Implementar SAP
or qué Implementara SAP? Con el transcurso del tiempo las empresas hoy en día, han notado las ventajas que pueden percibir el negocio por medio de la implementación de un ERP. Pero como en todo, cada costo tiene su coste, por lo que la implementación de esta gran herramienta no es algo sencilla, por lo que la empresa tiene que ser capaz de sostener el coste un poco elevado de su implementación para el negocio o empresa, ya que si no se cuenta con los fondos requeridos puede llevar a la empresa a un lio sustancial económico. Por lo cual hay que tener algo siempre presente, que es tomar tiempo para realizar una buena planificación de lo que se va a realizar, para evitar caer en un fracaso. Para cuando se desea implementar existen varias metodologías existentes entre ellos tenemos: APID/3 Esta metodología es como una mejora de la metodología Acelerated SAP , la cual nos permitirá una implementación adecuada, ya que esta cuenta con varios conceptos así como : ASAP, entrenamiento,
infraestructura de sistemas, soporte de operaciones entre otros. AceleratedSAP (ASAP): Esta metodología se utiliza para la implementación de SAP, la ventaja de esta metodología es que es una de las más utilizadas por las empresas, negocios e industrias, por lo cual permite ser una de las metologías más confiable y reconocida. Esta metodología se basa en 5 etapas de: Se realiza un estudio comprobando si la empresa necesita aplicar SAP, se realiza un prototipo de implementación para determinar el alcance, y determinar si se cuenta con el apoyo del administrador de proyectos. En esta fase se realiza lo siguiente: Evaluación de Necesidades del negocio, esquema de funcionalidades y evaluación impacto.
Jose Sáenz e-mail: chepe1823@gmail.com
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Propuesta de Recursos, requerimientos y fechas tope Certificar acuerdos de alcance del proyecto. Diseño Como su nombre lo dice los que busca es realizar un diseño para poder determinar , el alcance que puede tener la implementación de SAP en la empresa. En esta fase se realiza lo siguiente: Nombres estándares de SAP Documento del diseño Procedimiento de administración del Cambio SAP. Procedimiento certificación de la configuración de SAP Estrategia de migración.
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Desarrollo Esta fase se toma como el proceso vigente de la implementación del SAP para la empresa por lo cual consta con lo siguiente: Producto de esta fase Especificación Funcional del SAP – por cada desarrollo, se realice un documento de requisito funcional detallado y confirmado por el negocio Guía de Desarrollo de Escenario de SAP -- Detallar los desarrollos que fueron hechos y como configurar la solución Procedimiento de prueba -- pruebas unitarias deben ser dirigidas en el desarrollo con resultados anotados y certificados Operación
CONFIGURACIÓN. En esta fase se implementan los procesos y requerimientos del negocio con base al punto anterior, Adicionalmente busca requerimientos de confirmación del negocio, configuración funcional, QA, pruebas y certificación. Producto de esta fase : Procedimientos de configuración SAP Guía Detallada de Configuración de SAP Procedimiento de configuración base SAP Procedimiento de Configuración Flujo de Trabajo SAP
Definir roles de soporte, planificación de capacidad, supervisión del trabajo recuperación ante fallas y resolución de problemas. Productos fase Procedimiento Administrador de ajuste SAP Estrategia y procedimiento de Archivado SAP Guía de planificación de Capacidad del SAP Procedimiento de fallas y recuperación SAP Procedimiento SAP de limpieza de cliente en producción.
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Beneficios de adquirir un ERP versus el desarrollo tradicional a la medida El Problema: A partir de la comercialización de los sistemas de ERP en las compañías, nació en el mercado la polémica alrededor de la implantación de sistemas de gestión de los procesos de negocio. Esta polémica está centrada en la pregunta: ¿Qué es mejor, utilizar un software hecho a la medida o seleccionar una plataforma de ERP para la empresa? La respuesta: Es muy importante destacar que no existe una “mejor opción” entre ambas propuestas. El tipo de solución que agregue más valor para la empresa depende directamente de las necesidades de la organización, tomando en cuenta su tamaño, visión, presupuesto, estrategia, experiencia, entre otros aspectos que ayudan a facilitar la decisión con respecto al software a implementar. A la Medida: Muchas empresas tienen una estructura que se adapta mejor a la personalización que permite el software desarrollado a la medida, siendo este punto una de las principales características a favor que tiene este tipo de diseño, pero así como los sistemas personalizados tienen sus propios beneficios, las plataformas de ERP tienen algunas particularidades que han logrado su posicionamiento en el mercado a través de los años. Uno de los beneficios más destacables que caracterizan a los ERP es el nivel de estandarización brindado gracias al trabajo de las empresas desarrolladoras de estas plataformas. La estandarización va acompañada con la posibilidad del software de ser escalable, que es
uno de los problemas más comunes identificados en sistemas de gestión tradicionales, permitiendo al sistema manejar el crecimiento continuo de la información sin perder la calidad. Adquirido: Por otra parte, las compañías como Oracle y SAP que han desarrollado sistemas ERP ofrecen un producto integrado que abarca la gestión de los procesos más comunes en las organizaciones, brindando una solución completa y robusta que posee comunicación interna entre sus datos, a diferencia de la situación que se presenta con los desarrollos personales, que con frecuencia abarcan procesos individuales del negocio, completamente independientes, que obligan a la empresa a implementar nuevas soluciones para conectar y comunicar los diferentes subsistemas con los que cuenta. No existe una “mejor opción”: Las plataformas de ERP requieren de una inversión económica considerable para su implementación, pero el costo total tiende a ser menor en comparación, mejorando y simplificando a su paso el software y hardware utilizado para operar la empresa a nivel de información.
Yoselin Murcia C Email: yoselin21@hotmail.com
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La organización de un proyecto de ERP
Adrian Ignacio Vega Email: nacho15vega@gmail.com
El entendimiento de la complejidad de la implementación que se pretende lograr al finalizar el proyecto es un factor primordial y esencial para poder determinar mejor el modelo de organización a adoptar en un proyecto de ERP. Las grandes compañías deciden utilizar como papel de los expertos funcionales, el análisis externo o auditoría realizada por parte de profesionales capacitados en la implementación de sistemas relacionados al área de TI. Este tipo de prácticas es altamente recomendable para el bien del negocio.
res, por lo que no todos sus componentes deben necesariamente ser implementados de inmediato, e incluso puede haber módulos que no requieran ser implementados del todo. Tomando como base este principio nacen propuestas de implementación en fases, en las cuales se deciden los módulos a implementar según las necesidades de la empresa, definiendo en una línea de tiempo y el alcance de cada una de las diferentes fases hasta lograr el objetivo final. Por ejemplo en una empresa con un proyecto pequeño con menos de 100 empleados se puede tener un estimado a desarrollarse en un plazo de 3 a 9 meses.
El tiempo de implementación del ERP en la empresa está directamente relacionado a un número de factores como el tamaño de la empresa, el número de módulos a implementar, el grado de adaptación de la empresa, el alcance de cambio y la disposición de los clientes a tomar decisiones para el sistema de TI, el análisis y determinación de estos factores forma parte del papel de los especialistas en TI en los proyectos de ERP, ya que estos son los encargados de estimar estos factores para así sacar adelante el proyecto.
Para organizar la ejecución del plan de implementación, normalmente las empresas contratan a vendedores o desarrolladores de estas plataformas, pero también es común la presencia de empresas consultoras especializadas en la implementación de sistemas específicos, es aquí donde los expertos funcionales forman parte del proceso junto con el papel de TI, quienes deben unir esfuerzos para que la implementación se de la mejor manera en el menor tiempo posiblee.
Los ERP´s son sistemas modula-
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Quién debe administración de la funcionalidad de un ERP una vez implementado y quién se encarga de los aspectos de administración técnica y de los desarrollos de medida alrededor del ERP. Administración de la funcionalidad.
Desarrollos a la medida ERP.
Una vez implementado el ERP los empleados que tengan acceso a él son los responsables del funcionamiento del mismo. Debido a que muy probable se le vaya a otorgar una cuenta de usuario y una contraseña para poder ingresar. Ya logrando ingresar al sistema serán capaces de modificar, crear registros en las bases de datos. Es conveniente que la compañía asigne personas capaces, íntegras, éticas con el objetivo de lograr un buen uso de la herramienta. Así como debe de darse capacitación previa de cómo utilizar el sistema, también podrían crear una normativa que debe ser de acatamiento obligatorio donde se explique cómo poder utilizarlo.
Previo a la implementación y luego de la misma va a depender de las nuevas funcionalidades deseadas o las que se tengan interés de eliminar de cómo fue el proceso de adquisición si fue por medio de licencia, software libre o de desarrollo propio. Realizar cambios a luego de adquirido el sistema puede ser muy costoso para la compañía debido a que cuesta encontrar ERP que permitan modificación.
Encargados de administración técnica. Los encargados de brindar la administración técnica deben ser personas especializadas, tienen que tener muy claro los procesos que se trabajan y desarrollaron en la implementación del ERP. Los administradores técnicos se encargan de extraer información relevante a los procesos de la compañía pues ellos velarán por su correcta aplicación.
Normalmente estos cambios al ERP son labores propias del departamento de Tecnologías de Información si es que en la adquisición permite desarrollarlo, sino corresponde a la compañía conseguir servicios fuera de la misma ya sea con el proveedor del ERP u otro servicio externo siempre y cuando se permita la implementación de ese cambio a niveles de licencia.
Alfonso Troz Umaña Email: atroz90@gmail.com
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SAP ERP (Enterprise Resource Planning) SAP AG
Olser Herrera Mendez e-mail: olser_hm79@hotmaill.com
SAP AG (Sistemas, Aplicaciones y Productos, por sus siglas en alemán), es una empresa alemana que brinda soluciones informáticas para empresas, fundada en 1972 por Claus Wellenreuther, Hans Werner, Klaus Tschira, Dietmar Hopp y Hasso Plattner, antiguos trabajadores de IBM. La empresa tiene como objetivo proveer soluciones escalables, capaces de adaptarse a los cambios que se presenten o que se acoplen a las variables necesidades del cliente. Hoy día la empres está considerada como la tercera empresa independiente de distribución software en el mundo, después de Microsoft y Oracle SAP ERP
La solución ERP que la empresa SAP AG brinda a sus clientes es una solución software cuya característica principal es su núcleo estable que hace que el software no requiera de tantas actualizaciones para cumplir con las metas de la empresa que lo implemente, ¿Cómo logra esto?, muy simple SAP ERP permite el usuario (empresa) escoger los módulos o paquetes de funcionalidades que necesite para monitorear algunas de ellas son:
Planes de Producción. PP Distribución & Ventas. SD Comunicaciones & Oficinas. OC Controles. CO Manejo de Materiales. MM Recursos humanos. HR Controles de Calidad. QA Manejo de los Activos. AM Mantenimiento de Planta. PM Sistema de Proyectos. PS Soluciones Industriales. IS Contabilidad & Finanzas FI Inteligencia de Negocios. BI Además de lo anteriormente descrito SAP ERP se caracteriza por mantener siempre la información actualizada en tiempo real y todo atreves de la internet, sin la necesidad que se la información se esté actualizando de manera manual o por medio de otros sistemas software, esto quiere decir que la información puede ser acezada desde cualquier parte con una conexión a la internet, otra de sus características es la que la información que es propia de un modulo (por ejemplo: los estados financieros que le corresponde al modulo de Contabilidad & Finanzas) puede ser compartida si otro modulo necesita (por ejemplo: para conocer los movimientos de los Activos para su Control, que le correspondería al modulo de Manejo de Activos.),. Esto entre otras palabras es, que no existe una duplicidad de la información, logrando así que la información sea integra en todo momento además de que se pueden generar reportes desde distintos puntos de vista.
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Plataformas para la Implementación de SAP ERP Esta solución software si desea implementarla en su empresa ya sea grande, mediana o pequeña no tiene limitaciones, ya que SAP ERP es compatible con los siguientes sistemas operativos: Linux Red Hat Windows Server Windows 95 Windows 98 Windows NT HP-UX AIX IBM OS/400 Macintosh
Además del sistema operativo se necesitara de un motor de base de datos para resguardar la información SAP ERP necesitara para su funcionamiento, este motor de base de datos puede ser: Informix Oracle Adabas Windows SQL Sever Sybase ASE IBM DB/2 Con esto su sistema SAP ERP podrá ser implementado en su empresa, claro que también se cuenta con soluciones SAP ERP para PYMES para más información sobre este tiempo de soluciones visite la siguiente página web: www.sap.com
Bases de datos del mercado con que se puede implementar SAP Los sistemas ERP se caracterizan por su nivel de robustez en la parte funcional, pero su flexibilidad a la hora de ajustarse a las necesidades de una empresa, uno de Jonathan Solano A. esos puntos es el soporte de las bases de datos en la cual se encuentra una gae-mail: tanfil15@gmail.com ma de posibilidades por las cuales se podrían optar. Uno de los sistemas más importantes a nivel mundial dentro de este esquema es el ya conocido SAP que por supuesto cuenta con servicios multiplataforma, por lo que es compatible con diversos sistemas operativos, hardware y con diferentes motores de bases de datos, permitiendo así un nivel de expansión bastante grande y dejando por fuera una limitante presente en muchos sistemas actualmente. Se muestran los motores de bases de datos compatibles con la herramienta: Informix Oracle Sybase DB/2 Adabas Sybase ASE IBM DB/2 Microsoft SQL Server
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Ventajas de Utilización de un ERP como SAP Hoy en día los sistemas ERP son más que un lujo o una herramienta adicional de trabajo, una necesidad para las empresas y organizaciones medianas y grandes. Muchas empresas han incurrido en “inversiones” comprando diferentes sistemas de información para diferentes tareas o funcionalidades de manera independiente y que funcionan de la misma manera: INDPENDIENTE. En cambio un ERP como SAP brinda una gama de servicios integrados y robustos, que facilitan y mejoran tanto las tareas operacionales, como los procesos de la alta gerencia. Permite las mediciones de diferente índole como por ejemplo el histórico de ventas de un departamento o producto, así como el análisis de información y tendencias. En términos generales la implementación de
uno de estos sistemas significa una mayor organización de la información, orden en el manejo de tareas y un mejor desempeño en la comunicación entre diferentes departamentos de la empresa a continuación se citan una serie de ventajas de estos sistemas:
Confiabilidad de la información. Centralización de la información. Integración de los procesos de la empresa. Mayor control de la gerencia sobre los diferentes procesos de la empresa. Se obtiene una mayor. estandarización de la información Mejora la comunicación dentro de la organización.
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Metodología de Implementación SAP—ERP Como en muchas áreas de la tecnología no existe un procedimiento específico que se deba seguir paso a paso a la hora de implementar un sistema ERP, pero si cabe recalcar que existen algunas consideraciones y pasos básicos que se deben tomar en cuenta. Para la implementación de un sistema de tan grande magnitud se deberían de cumplir una serie de pasos generales
SAP Business Objects Como en muchas áreas de la tecnología no existe un procedimiento específico que se deba seguir paso a paso a la hora de implementar un sistema ERP, pero si cabe recalcar que existen algunas consideraciónDurante las últimas décadas, se ha dado una gran tendencia en las grandes empresas el hacer uso de los sistemas informáticos con el fin de apoyar en la toma de decisiones. Para los negocios, es vital que sus decisiones estén basadas en datos sólidos y confiables, que sean lo más cercano a la realidad y un factor determinante, que se encuentren totalmente actualizados y sean comprensibles; todo esto con el fin de llevar la dirección del negocio por el camino más seguro. Esto es a lo que conocemos como Inteligencia de Negocios o BI (Business Intelligence, por sus siglas en inglés), campo en el que muchas soluciones de software entran en disputa. Para que estos sistemas cumplan con su cometido y ayuden a aquellos que toman las decisiones
que de igual manera podrían variar entre un sistema ERP y otro: Análisis situacional de la empresa Levantamiento de los requerimientos para el sistema Planificación del proyecto Implantación del ERP Seguimiento del sistema Capacitación y Soporte
Fernando Alpizar B Email: Fernando.alpizar@gmail.com
de negocio, deben ser capaces de proveer tendencias y datos históricos, en tiempo real y de calcular posibles operaciones y eventos que puedan darse en un futuro. Estos son una combinación de gran cantidad de técnicas informáticas para el análisis y procesamiento de datos, que dependiendo del negocio, se componen de grandes cantidades de información. Cerca del año 1990 en Francia, nace una compañía bajo el nombre de BusinessObjects (de aquí en adelante, BO), la cual ganó desde entonces gran reputación como la proveedora de soluciones de BI por excelencia. Recientemente en 2008, SAP adquiere posesión de ella, mas sigue sus operando de manera independiente, desde el punto de vista administrativo y de comercio.
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El conjunto de aplicaciones de BO está compuesto de tal manera que provee de muy importantes funcionalidades para el soporte de actividades de Inteligencia de Negocios, entre las importantes se encuentran: SAP BO Web Intelligence: Este el producto principal de BO. Proporciona un modelo de la información corporativa a la que se le llama “universo”, y que permite a los usuarios construir informes de manera muy sencilla. Estos pueden ser tan sencillos o complejos como se quiera, y por supuesto dispone de opciones para distribuir la información entre los usuarios y exportarlos a diferentes formatos, como por ejemplo Microsoft Excel. Posee un fuerte motor para consultas, reportes y análisis de datos. SAP BO Live Office: Es un complemento de Microsoft Excel que permite la integración de la información del universo de BO con las hojas de cálculo. Es decir, se puede generar una consulta utilizando el universo para luego enviar el resultado en Excel. Parte de este se
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encuentra integrada en el BO Web Intelligence, pero además se puede encontrar una versión cliente. SAP BO Crystal Reports: Permite la generación de informes corporativos a partir de cualquier fuente de información. A diferencia de Webi, está enfocado a un perfil específico de “diseñador de informes”, más técnico, con muchas más opciones para personalizar la apariencia del resultado. Se integra muy bien con las diferentes suites de desarrollo (Visual Studio .NET, Java, etc.). SAP BO xCelsius: Permite crear dashboards, cuadros de mando o visualizaciones impactantes de cualquier información. El resultado son animaciones de “flash” muy atractivos e interactivos con el usuario, que además incluyen diferentes tipos de gráficos y tablas. El desarrollo del cuadro de mando requiere conocimientos técnicos por lo que generalmente su realización no se deja a manos de los usuarios finales.
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SAP BO Voyager: Provee de navegación por los cubos OLAP con funciones específicas para los departamentos de finanzas. SAP BO Set Analysis: Ayuda a definir y crear segmentos de información a partir de un “data set”, para que una vez segmentada sea mucho más fácil su manipulación. SAP BO Performance Manager: Este facilita la definición de objetivos y estrategias de la organización, a nivel departamental y general. Permite además el seguimiento y análisis de los diferentes KPI corporativos. Este se encuentra altamente inte-
grado con el BO xCelsuis. En general, BO provee de la plataforma de aplicaciones y servicios para la Inteligencia de Negocios más fuerte del mercado, permitiendo a los desarrolladores e inclusive a los usuarios finales generar reportes, realizar análisis y manipulaciones sobre los datos de manera muy fácil, y es a la que se podría considerar la más robusta disponible hasta el momento.
ABPA y Java Advanced Business Application Programming – Este es el lenguaje de programación bajo la propiedad de SAP, el cual es utilizado para el desarrollo de la gran mayoría de sus productos. Entre otras remarcables capacidades, permite la ejecución de sentencias de SQL y posee la gran habilidad de co-
nectarse casi a cualquier base de datos a su alcance. En conjunto a múltiples funciones para el manejo de archivos, texto, fechas y muchos otros tipos de datos, lo convierte en la herramienta ideal para el desarrollo de productos como el SAP R/3, un ERP.
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Un Caso de Éxito de la Implementación de SAP en el Instituto Nacional de Seguros
El proyecto a nivel institucional se conoce como SIFA (Sistema Integrado Financiero Administrativo) y no como SAP, así nos relato el jefe de la dirección de informática del INS, Álvaro Padilla, sobre lo que fue la implementación de SAP en esta institución. Se inició en el año 2000 – 2001. Surgió la inquietud por parte de la administración superior la cual quería tener un sistema centralizado donde tuvieran toda la información financiera administrativa del INS y que fuera más eficiente debido a que antes tenían todo por separado, por un lado estaba contabilidad, por otro lado presupuesto, y la dirección administrativa no tenía temas de contratación administrativa, ni proveeduría por lo que se pretendía buscar un sistema que tuviera todo eso junto. A la hora de implementarlo se hizo un contrato administrativo, con una licitación internacional donde participaron varias empresas y el proyecto fue ubicado en una empresa llamada ACCENTURE (empresa española de Barcelona), el proceso se dimensionó en 26 meses y en el alcance del proyecto tenía una meta que en ese lapso se estuvieran implementado todos los módulos. En esa primera etapa se planteó que tenía que estar el modulo presupuesto, modulo planificación, módulo de contabilidad, módulo de tesorería, módulo de proveeduría, módulo de recursos humanos, sistema de control de activos, y el financiero contable. El proyecto se dimensionó como llave manager, es decir la empresa les iba a dar todo, tanto la licencia de software que ellos recomendaban en ese caso SAP y les dimensionaría que tipo de servidores se requerirían para manejar la información.
En cuanto a beneficios las sedes iban a tener un único sistema financiero administrativo, ya que antes tenían la información en sistemas separados donde inclusive algunas sedes tenían que mandar la información a oficinas centrales para que se procesara porque no tenían el sistema donde hacerlo. Cada dependencia iba a tener su unidad para hacer su contabilidad ya que se hizo una distribución de sus funciones entonces cada sede puede su archivos de personal puede ir controlando su presupuesto. Igual cada sede tendría control de cuáles son sus activos. Podrían hacer contrataciones administrativas desde ellas, con quienes llevan las solicitudes. Los pagos van a estar centralizados en un solo lugar. Antes todos los pagos se hacían a través de los sistemas transaccionales, en cambio ahora se hace a través de interfaces que llegan directamente a SIFA y este se encarga de realizarlos. Por ejemplo un proveedor el cual iba a pagar un cargo automóvil o por compra de equipo iba a tener un solo lugar donde realizarlo y un solo depósito donde se cancelaba tres o cuatro cosas a la vez, con lo cual iba a haber mejora en la economía por la generación de cheques y demás. De hecho al lograr centralizar el sistema, se abrió la opción del pago a través de la vía SINPE, ya que antiguamente se pagaba con cheques lo que significaba la impresión de cerca de 2000 de estos.
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Al tener un sistema integrado todo fluye naturalmente, desde que se genera el presupuesto en un solo lugar, además se le ligan las cuentas contables, se realizan los pagos, flujos contables, etc., y esto produce una economía en cuanto al proceso, en tiempos de ejecución, en cuanto a materiales, y esto permitió al negocio mejorar los tiempos en la generación de los estados financieros, presupuestos, informes presupuestarios, etc., que favoreció la relación con los entes reguladores del país como la Contraloría. A pesar de todos los beneficios que conlleva SAP, también existen su “peros”, al ser un sistema tan centralizado, por ejemplo si falla el módulo de la contabilidad, se detiene el sistema y afecta a todos los demás. ¿Cómo se administra funcional y técnicamente el SAP en la organización? En el proyecto se incluyó todo un tema de capacitación tanto funcional como técnica, donde los técnicos inclusive viajaron a Barcelona, España, a recibir cursos sobre el lenguaje y funcionamiento del sistema, donde chequearon la unidad funcional a nivel institucional, que lo que pretende es que los “funcionales”, personas expertas en todos los módulos de la organización, se encarguen de la administración tanto de usuarios como del sistema en general. Por ejemplo si un usuario tiene una duda, acude al funcional, el cual debe evacuar dichas dudas, y este mismo tiene la oportunidad de generar nuevos requerimientos basado en las necesidades de los usuarios. A nivel de informática, se encuentra el departamento de Ingeniería de Sistemas, que es el que se encarga de darle mantenimiento al sistema como tal. En casos muy especiales, cuando haya actualizaciones o implementaciones de nuevos módulos del software SAP como tal, se acude a la contratación de expertos, como por ejemplo PriceWaterhouseCoopers (PWC), que dan ese tipo de asesoría en proyectos meramente específicos. La necesidad nace en 2000, pero realmente fue en el 2002 que se comenzó a implementar este proyecto institucional, del cual formó parte todo el personal del INS, no obstante el área con mayor impacto en este proceso fue la de informática. Alrededor de unas 70 personas directamente involucradas en el desarrollo de este proyecto, además de cerca de 500 personas que se capacitaron para el uso, administración y manipulación del sistema. Este proyecto se implementó en etapas debido a la dimensión y los cambios que implicaba el mismo.
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La implementación de este nuevo sistema trajo consigo muchos cambios en los sistemas legados del INS ya que tenían que hacerse modificaciones porque había ahora que agregar interfaces que enviaran la información a SIFA, y al hablar de sistemas legados, nos referimos a cerca de 25 sistemas que debieron ser modificados para la incorporación de SAP en la empresa. Por este motivo y otros se considera como uno de los proyectos que mayor impacto y trabajo han generado en el INS, tanto fue que se duró 2 años para lograr ver implementados los primeros módulos de este nuevo sistema, ya que la implementación fue paulatina; primero presupuesto, tiempo después contabilidad y con los días es le fueron agregando los otros módulos. En cuanto a la resistencia al cambio, se puede afirmar que como es normal, siempre existe resistencia, sin embargo, se manejó bastante bien esta situación, de hecho aun habiendo sido la gente capacitada, a la hora de poner en producción el sistema la gente no recordaba cómo era que el mismo funcionaba. No obstante por este motivo fue que también se implementó el SAP por módulos con el fin de ir depurando área por área de la institución y no causar el caos en caso de haberlo implementado de golpe. Como proyecciones futuras después de la implementación de SAP se dieron las actualizaciones del software, una de ellas realizada a inicios del 2011, proceso que llevo cerca de 8 meses para su implementación final, donde se logró recuperar los niveles de estandarización que SAP había puesto como normativa mundial para este tipo de software al año actual. Además, se encuentras en pos de la actualización funcional que consiste en tomar todos los sistemas “Z” o “Sistemas a la medida” y realizar un análisis sobre cuáles de estos sistemas podrían eventualmente ser eliminados, ya sea porque la herramienta de SAP ya lo incluye o que existe algún modo de suprimir dicho sistema. Además se deberán realizar modificaciones a los sistemas que envían la información o manipulan información relacionada con la SUJEF, que es el ente regulador del sector financiero del país, y dicho cambio podría eventualmente consumir un año completo de trabajo. Además otros procesos que se esperan implementar luego de la llegada de SAP es el módulo de CRM, el módulo de riesgos, además de la futura implementación de MDM para el modelado de datos y el cambio del COR de seguros del INS.
Universidad Latina de Costa Rica
Es indudable que el ambiente competitivo en el que se vive en el ámbito empresarial actualmente, requiere de promover los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de las compañías ante sus más fuertes competidores. Por esto, desde hace ya varios años, se ha dado mayor importancia a las Tecnologías de Información y su alineación con las estrategias del negocio para mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales como el ERP (Enterprise Resource Planning), con el cual los directivos de las compañías esperan tener integradas todas las áreas o departamentos de la compañía que apoyan para la generación de sus productos y servicios.