ACTIVIDAD 4 DICCIONARIO DE DATOS
PRESENTADO POR: CARMEN OMAIRA BOJACA RUIZ
ANÁLISIS Y DISEÑOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN 1
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA BOGOTÁ 2016
ACTIVIDAD 4 DICCIONARIO DE DATOS
PRESENTADO POR: CARMEN OMAIRA BOJACA RUIZ
PRESENTADO A: ANDRY JOHAN MORENO GARZÓN
ANÁLISIS Y DISEÑOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN 1
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA BOGOTÁ 2016
INTRODUCCIÓN
Este trabajo es realizado con el fin de comprender y analizar las herramientas como el diccionario de datos, estos están asociados a los diagramas de flujo de datos, todo con el fin de servir de apoyo en la organización documental.
DICCIONARIO DE DATOS
Un diccionario de datos es un conjunto de metadatos que contiene las características lógicas y puntuales de los datos que se van a utilizar en el sistema que se programa, incluyendo nombre, descripción, alias, contenido y organización. Es un catálogo, un depósito, de los elementos en un sistema. Como su nombre lo sugiere, estos elementos se centran alrededor de los datos y la forma en que están estructurados para satisfacer los requerimientos de los usuarios y las necesidades de la organización. En un diccionario de datos se encuentra la lista de todos los elementos que forman parte del flujo de datos en todo el sistema. Los elementos más importantes son flujos de datos, almacenes de datos y procesos. El diccionario guarda los detalles y descripciones de todos estos elementos.
Primera parte 1. Seleccione un área de trabajo, puede ser de la empresa o institución donde labora o alguna donde tenga fácil acceso a la información, utilice técnicas de las vistas en la Unidad II como las entrevistas y/o cuestionarios para identificar el sistema de información existente, y realice cada uno de los siguientes puntos: La empresa seleccionada es Yazaki Ciemel S.A y el área es Recursos Humanos. a) Identifique los procesos que se realizan en el área (flujo de información). Uno de los procesos que se identifica es la solicitud de certificaciones laborales las cuales solicitan el personal, activos e inactivos, estas solicitudes se realizan en la sección de nómina. b) Identifique cual es la finalidad de cada una de las actividades.
De acuerdo a las necesidades del personal dar respuestas dentro de los tiempos estipulados. Cumplir con las especificaciones requeridas por el trabajador manteniendo los formatos aprobados por la empresa.
c) Qué pasos se siguen para llevarla a cabo.
Revisar los requerimientos recibidos. Verificar cual es el personal activo e inactivo. Cuando el personal es activo se ingresa al sistema el código de identificación el cual se le asigna cuando entra a la compañía. Cuando el personal es inactivo se ingresa el número de la cedula, se solicita la carpeta al archivo central para hacer una verificación física. Generar e imprimir certificado. Recolección de firmas Entrega del certificado
d) Donde se realizan estos pasos. Estos se realizan el área de Recursos Humanos sección Nómina y el Archivo Central de la compañía. e) Cuanto tiempo tardan en efectuarlos.
Los certificados laborales del personal activo se tardan 3 días; y los certificados del personal inactivo se tardan 5 días hábiles. f) Con qué frecuencia la realizan. Estos se realizan dos días a la semana lunes y viernes. g) Quienes emplean, donde se realizan estos pasos (información). En este proceso se encuentran involucradas el Analista de Nómina quien es la persona que recibe el requerimiento y genera el certificado, el Auxiliar de Archivo en caso tal que la persona sea inactiva y el Gerente de Recursos Humanos quien es la persona que firma; se utiliza para su realización base de datos, SIYCL, el SAP que es el nuevo programa que la empresa ha incorporado y SINERGY. h) Identifique la utilidad y beneficio del sistema de información existente, así como los posibles fallos encontrados y sus posibles soluciones. Las herramientas que se utilizan para la realización de los certificados son efectivas ya que la información que se encuentran en las bases de datos es precisa y completa, con el personal inactivo es un poco más demorado ya que con el tiempo la compañía ha realizado varios cambios tecnológicos por lo cual se prefiere revisar la historia laboral para evitar información errónea en el certificado. i) Especifique qué técnica se utilizó y adjunte soportes. La técnica utilizada fue la del cuestionario, el cual se envió por correo electrónico. A continuación encontrara pantallazos del correo enviado por la persona que realizo el cuestionario y el cuestionario.
Pantallazos
CUESTIONARIO DIAGRAMA DE FLUJOS – DICCIONARIOS DE DATOS
FECHA:
30/03/2016_______
NOMBRE:
Luz Mariela Prato__
CARGO:
Analista de Nomina_
1. ¿Cómo se llama el proceso que realiza de acuerdo a su actividad? _
Certificados Laborales._____
____________________
2. ¿Cuál es la finalidad del proceso que usted realiza? ___La finalidad es cumplir con el tiempo estipulado de entrega y además entregar un documento con información fiable lo cual dará como resultado un colaborador satisfecho.________________ 3. ¿Qué pasos realiza para desarrollar la actividad? ____Los días lunes y viernes se revisan todos los requerimientos de certificados que han llegado vía correo, para las solicitudes telefónicas y personales se utiliza un formato donde se diligencia algunos datos del colaborado. Por medio de las bases de datos que tenemos en el SIYCL, SAP; SINERGY verificamos si la persona está activa o inactiva, si la persona esta inactiva se solicita la carpeta al archivo central de la empresa y cuando está activa solo con ingresar el código del empleado podemos visualizar la información necesaria para generar el documento cuando ya tenemos la información verificada se genera el certificado y entrega para que la gerente de recursos humano lo firme, y por último se guardara en una carpeta mientras es reclamado si pasadas tres semanas no ha sido reclamado se eliminara. ___________ 4. ¿En cuánto tiempo son entregados? __Los certificados se entregan a los 3 días si la persona es activa y si la persona es inactiva 5 días hábiles para su entrega._______________________________________________ ____________ 5. ¿Cada cuánto son generados? __Los certificados los generamos dos veces a la semana los lunes y los viernes._______________ 6. ¿Quiénes son los responsables de desarrollar esta actividad? ___Los responsables de generar estos certificados son principalmente el área de Recursos Humanos sección Nómina (analista de Nómina)._ ______________________________________
Imagen del requerimiento para el certificado laboral
2. Elabore el Diagrama de Flujo de Datos que describa uno de los procedimientos realizados en el รกrea de trabajo de la empresa.
3. Realice un diccionario de datos basรกndose en el Diagrama de Flujo de Datos realizado en el punto anterior, en el diccionario de datos se debe identificar:
a. Descripción de flujo de datos (Describir uno). FLUJOS DE DATOS: Certificados Laborares Descripción: verificar en el sistema la información del personal para generar el certificado laboral, y verificar si este se encuentra activo o inactivo, identificando la trayectoria laboral según las necesidades requeridas. Especificaciones del certificado: 1. Solicitar certificado laboral Para los procesos: 2 Ingreso de datos Descripción: verificación de los datos para responder al requerimiento que realizo el usuario. b. Descripción de estructuras de datos (Describir uno). Las especificaciones del certificado: Datos del empleador Nit de la empresa Nombre del funcionario Número de identificación Tipo de contrato Cargo desempeñado Salario Fecha de ingreso a la compañía Fecha de solicitud Firma y sello del empleador c. Descripción de elementos de datos (Describir uno). Nombre de elementos de datos: identificación del funcionario Alias: solicitud de requerimiento Descripción: describe los datos de quien realiza el requerimiento con las especificaciones dentro de este. Tipo: AN, N (alfanumérico, Numérico) Longitud: 120 caracteres Valores: Firma de recibido d. Descripción de almacenes de datos (Describir uno). Almacén de datos: Certificados laborales Descripción: registro de la información según el requerimiento que realizo el usuario sobre el salario, tiempo laborado, tipo de contrato y firmas. Flujos de datos recibidos: requerimiento de Certificado Flujo de datos proporcionados: Certificado Laboral Descripción de datos: los datos laborales del personal Volumen: ciento sesenta (160) solicitudes semanales representadas por los medios de correo, teléfono, y personal.
Acceso: retraso en caso tal que sea personal inactivo, ya que se realiza una verificación física con la historia laboral para la generación y entrega del certificado. e. Descripción de procesos (Describir uno). Proceso: Verificación de los datos N° proceso: 1 Descripción El analista de Nomina se encarga de verificar en el sistema los datos, si el personal llega a estar inactivo, este se apoya en el auxiliar del archivo para la solicitud de la historia laboral. Entrada: Datos de solicitud e historia laboral Salida: la entrega del certificado al personal y la entrega de la historia laboral al archivo. Resumen de la lógica El analista de nómina verifica si el personal está activo e inactivo; si es inactivo se solicita la historia laboral se ingresan los datos con la información requerida por el usuario, se imprime el certificado, se realiza la recolección de firmas y sellos posteriormente se entrega.
CONCLUSIÓN
Las herramientas como los diagramas de flujos y los diccionarios de datos son importantes ya que llevan a una mejor comprensión de los procesos que involucran todas las unidades documentales.
BIBLIOGRAFÍA
Para realizar este trabajo se utilizo
Contenidos de la unidad IV
Wikipedia, Diccionario de datos https://es.wikipedia.org/wiki/Diccionario_de_datos, visitado marzo de 2016.
Wikipedia, Diagrama de flujos de datos, https://es.wikipedia.org/wiki/Diccionario_de_datos, visitado marzo de 2016