Taller 1 gestion documental by omaira Bojaca

TALLER 1

PRESENTADO POR: CARMEN OMAIRA BOJACÁ RUIZ

TUTOR LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIA HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL GRUPO 3

CHÍA, 2015

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

OBJETIVO

TALLER GESTIÓN DOCUMENTAL

Origen de la gestión documental:

2. Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos?

¿Cuál es el ente rector de la política archivística en Colombia?

¿Cuál es la Ley General de Archivos y qué regula?

5. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?

6. Cuál es el concepto de Gestión Documental que emite La Ley General de Archivos. Cópielo textualmente. 7 7. A partir del concepto anterior, defina con sus propias palabras la Gestión Documental

8. Investigue y elabore un cuadro en el cual resuma las normas de carácter general relacionadas con la Gestión Documental y explíquelas. 7 9. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da el AGN. 8 10. Explique mediante un diagrama o mapa conceptual los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. 8 11. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental? 9 12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto elabore una tabla con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. 10 14. Consulte el Decreto 2609 de diciembre 14 de 2012 en su capítulo I Gestión de Documentos y haga lo siguiente: 10

a) Elabore un gráfico en el cual explique cada uno de los artículos del Art. 1 al Art. 11 b. Para el Artículo 9, elabore una tabla o diagrama en la cual hable de cada uno de los procesos de la Gestión Documental, y cuáles son las actividades que se realizan en cada uno de los procesos. 13 CONCLUSIÓN

BIBLIOGRAFÍA

INTRODUCCIÓN

Con este trabajo se quiere mostrar de qué trata la gestión documental y cuáles son las normas legales que la cobijan, sin olvidar el aporte que realiza a las entidades públicas y privadas para la conservación de sus documentos.

OBJETIVO

Conocer las normas que regulan la trayectoria de los documentos desde su origen hasta su disposici贸n final.

TALLER GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Origen de la gestión documental:

Esta existe hace miles de años se puede decir que es igual de antigua a la escritura, que nació por la necesidad de conservar los documentos que representaban algún proceso legal, legislativo, comercial entre otros.} Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de la experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean el formato bibliográfico MARC o catalogación legible por máquina, para sus bases de datos. Unos años más tarde el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el uso generalizado de bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas. 2. Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos? Las dos instituciones son:  Organización de las naciones unidas para la educación, ciencia y la cultura (UNESCO)  El Concejo Internacional De Archivos 3. ¿Cuál es el ente rector de la política archivística en Colombia? Es el archivo general de la nación AGN, entidad adscrita al ministerio de cultura.

4. ¿Cuál es la Ley General de Archivos y qué regula?

Ley 594 de 2000, la cual regula ley general de archivos y por la cual se dictan otras disposiciones. 5. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. 6. Cuál es el concepto de Gestión Documental que emite La Ley General de Archivos. Cópielo textualmente. GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. 7. A partir del concepto anterior, defina con sus propias palabras la Gestión Documental

Gestión documental: es la organización de la documentación que produce una entidad pública o privada a partir de su origen, conservación y disposición final 8. Investigue y elabore un cuadro en el cual resuma las normas de carácter general relacionadas con la Gestión Documental y explíquelas.

Artículo 8.

Artículo 15.

Artículo 20.

Constitución colombiana Tanto el estado colombiano como todas las personas están obligados a proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación. Las correspondencias y cualquier forma de comunicación privada son inviolables, solo se puede acceder mediante orden judicial. Toda persona tiene la libertad de informar y recibir información clara y justa, y de fundar medios de

Artículo 27. Artículo 70.

Artículo 72.

Artículo 74.

Ley 23 de 1982 Art. 2 Ley 80 de 1989

Ley 594 de 2000

comunicación. Libertad de enseñanza, aprendizaje, investigación y catedra El deber del estado es fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades. El estado protege el patrimonio cultural, el arqueológico, y otros bienes culturales son de la nación, estos son inalienables, inembargables e imprescriptibles. Todos tenemos derecho a acceder a los documentos públicos, excepto los casos que establezca la ley. Sobre derechos de autor (reglamentada por el decreto 1369/89 y el decreto 2145/85 Por la cual se crea el archivo general de la nación, se estable el sistema general de archivos y se dictan otras disposiciones. Ley general de archivos y otras disposiciones.

9. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da el AGN.

 Documento: este es la información que se registra en cualquier medio.  Documento de archivo: es información que produce entidades públicas o privadas en ejercicio de sus funciones. 10. Explique mediante un diagrama o mapa conceptual los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

Dar manejo ordenado y eficiente en el flujo de información

Regular el manejo y organización de sistemas de administración de documentos y archivos

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Procurar la racionalización y el control documental

Facilitar de forma rápida y oportuna la recuperación de la información

Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la TRD, organización, recuperación, conservación de la información, disposición final.

11. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?  Archivísticos: la ley general de archivos , ley 594 de 2000, conceptos de archivos total, ciclo vital del documento, principio de procedencia, orden original.  Administrativos: transparencia, simplificación de trámites, eficiencia de la administración.  Económicos: reducción de costos de la conservación de documentos innecesarios. 12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. El programa de gestión documental es importante para cualquier entidad porque es allí donde se registran todas las actividades administrativas técnicas para el

manejo y la organización de los documentos que recibe produce hasta su disposición final. Las ventajas son:     

Fácil acceso al documento Reduce el tiempo de consulta de documentos sea en papel o electrónico Reduce los costos La recuperación de los documentos es más fácil Atención a los usuarios es más eficiente.

Enunciado Ley 594 de 2000, ley general de archivos y dicta otras disposiciones Ley 80 de 1989 Por la cual se crea el archivo general de la nación, se estable el sistema general de archivos y se dictan otras disposiciones. Artículo 74. Constitución política de Colombia Todos tenemos derecho a acceder a los documentos públicos, excepto los casos que establezca la ley.

Explicación Esta se establece con el fin de regular la función archivística, ya que toda empresa sea pública o privada debe regirse por esta ley. Con esta ley se crea el Archivo general de la Nación, máxima autoridad de la archivística, la cual es la encargada de preservar la historia. Que cada ciudadano puede ver los documentos públicos que desee, exceptuando algunos que respalda la ley.

14. Consulte el Decreto 2609 de diciembre 14 de 2012 en su capítulo I Gestión de Documentos y haga lo siguiente:

a) Elabore un gráfico en el cual explique cada uno de los artículos del Art. 1 al Art.

Articulo 1

Articulo 2

Articulo 3

Articulo 4

Articulo 5

DECRETO 2609 DE 2012 CAPITULO I GESTIÓN DE DOCUMENTOS Ámbito de aplicación: para entidades públicas, divisiones administrativas, entidades privadas con funciones públicas, territoriales indígenas, los regulados por la ley 594 de 2000 entre otras. a. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). b. Archivos institucionales (físicos y electrónicos). c. Sistemas de Información Corporativos. d. Sistemas de Trabajo Colaborativo. e. Sistemas de Administración de Documentos. f. Sistemas de Mensajería Electrónica. g. Portales, Intranet y Extranet. h. Sistemas de Bases de Datos. i. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. j. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). k. Uso de tecnologías en la nube. Responsabilidad de la gestión de documentos. La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación, y las respectivas entidades públicas. Coordinación de la gestión documental. Teniendo en cuenta que la gestión documental es un proceso transversal a toda la organización, los diferentes aspectos y componentes de la gestión de documentos deben ser coordinados por los respectivos Secretarios Generales o quienes hagan sus veces, a través de las oficinas de Archivo de cada entidad. Principios del proceso de gestión documental: Planeación, Eficiencia, Economía, Control y seguimiento, Oportunidad, Transparencia, Disponibilidad, Agrupación,

Articulo 6

Articulo 7

Vinculo archivístico, Protección del medio ambiente, Autoevaluación, coordinación y acceso, cultura archivística, modernización, orientación al ciudadano, neutralidad tecnológica, protección de la información los datos. Componentes de la política de gestión documental. a. Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas. b. Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. c. Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación. d. Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad. e. La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información. Etapas de la gestión de los documentos a. Creación: Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados en los cuales de determine su identificación, formato y características. b. Mantenimiento: Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión documental así como sus metadatos. c. Difusión: Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación de acceso y visualización de los documentos. d. Administración: Hace referencia a los procedimientos que permitan administrar todas las operaciones relativas a los documentos, tanto funcionalmente como dentro del sistema de gestión documental, ó cualquier sistema de información. Instrumentos archivísticos para la gestión documental a. El Cuadro de Clasificación Documental - CCD

Articulo 8

b. La Tabla de Retención Documental-TRD c. El Programa de Gestión Documental- PGD d. Plan Institucional de Archivos de la Entidad - PINAR e. El Inventario Documental f. Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos g. Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales h. Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad i. Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

b. Para el Artículo 9, elabore una tabla o diagrama en la cual hable de cada uno de los procesos de la Gestión Documental, y cuáles son las actividades que se realizan en cada uno de los procesos.

CONCLUSIÓN

Este trabajo fue de gran ayuda ya que se puede comprender perfectamente la ley 594 de 2000, ley general de archivo la cual es la que regula todo este entorno de la documentación archivística.

BIBLIOGRAFÍA     

Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos Decreto 2609 de 2012 Constitución política de Colombia Guía 1 Lecturas complementarias de la plataforma.