Relaciones Públicas
Definición de Relaciones Públicas Disciplina que estudia la gestión del sistema de comunicación a través del cual se establecen y mantienen relaciones de adaptación e integración mutua entre una organización o persona y sus públicos.
Relaciones Públicas Internas Las relaciones y comunicaciones con el personal de una asociación son esenciales para alcanzar los objetivos de los organismos. Es vital y debe obedecer a un esfuerzo estructurado y planeado conscientemente, ya que todas las personas que colaboran en una organización llevan a cabo la función de relaciones públicas.
Gracias a la automatización, sistemas de comunicación eficiente, creación de bases de datos, así como las técnicas sofisticadas de mercadotecnia, investigación de opiniones y otros avances relacionados con el procesamiento de datos, las asociaciones saben cada vez más sobre sus públicos.
La práctica de estas responsabilidades implican un proceso continuo de evaluación, análisis, planeación, programación y ejecución, así como el control y revisión. Es por ello que la actividad de las relaciones públicas son responsabilidad del más alto nivel ejecutivo en la mayoría de las asociaciones.
Actividades Dentro del ámbito de las relaciones públicas, ciertas acciones son comunes para las asociaciones que realizan actividades de relaciones públicas. Entre ellas, podemos mencionar las siguientes: Producción de publicaciones, boletines, noticias y uso de otros canales de comunicación para dirigirse a sus miembros. Elaboración y difusión de informaciones, noticias y publicidad institucional para los medios de comunicación masiva.
Patrocinio producción de presentaciones audiovisuales o películas para ser exhibidas entre sus miembros, las instituciones educativas y otros sectores la población. Publicidad institucional y producción de materiales promocionales para uso de los socios en áreas comunes.
En menor medida, dependiendo de sus objetivos y la naturaleza de cada organización, realizan las siguientes actividades en representación de sus miembros: Organización de concursos y entrega de premios por acciones sobresalientes en el sector. Desarrollo de campañas de servicio público, tales como seguridad, salud, productividad, etcétera. Patrocinio de exhibiciones comerciales, industriales, programas de diversión o educativos.
Objetivos Desde el punto de vista de una asociación, cámara o alguna institución gremial, podemos identificar varios objetivos fundamentales para las relaciones públicas:
Crear y promover una imagen pública favorable para la industria o la profesión y para quienes en ella participan y se benefician de sus actividades. Motivar a los diferentes “públicos” para que reacciones favorablemente y apoyen activamente a las acciones de la asociación. Aportar al público información adecuada, útil y precisa que no podría obtener de alguna otra fuente.
Estimular directamente a los miembros de la asociación a pensar positivamente de sí mismo, al mismo tiempo que observan los esfuerzos que se realizan para crear una imagen pública de sí mismos. Generar publicidad y propaganda para las asociaciones, de tal manera que se promuevan los productos y los servicios de los miembros como un subproducto de los esfuerzos realizados por la propia asociación.
Oportunidades Una de las mejores fuentes de inspiración para encontrar oportunidades al desarrollar actividades de relaciones públicas es la revisión del calendario anual de una asociación. El aniversario de la fundación de la institución Entrega de reconocimientos a socios o personales de la asociación, por servicios distinguidos a la comunidad. Inauguración de nuevas instalaciones o remodelación de las actuales. Anuncio de un nuevo servicio a los socios o una nueva publicación. Nombramiento de algún nuevo directivo o ejecutivo de alto nivel.
Planeación
Un programa de relaciones públicas debe estar escrito y debe ser conocido por todos los que participan en su ejecución, de tal manera que el esfuerzo de cada uno pueda ayudar a alcanzar las metas generales de la organización. El programa debe ayudar y no dominar al personal de la organización y a cualquiera que participe en su ejecución así como incluir los suficientes recursos económicos, humanos y técnicos. Además, debe estar orientado a hacer las cosas claras y definidas y evitar las cosas difíciles y complicadas.
Ejecución Durante esta etapa es vital mantener toda clase de registros sobre las acciones que se llevan a cabo, de tal manera que puedan aprovecharse estas experiencias en el futuro.
Evaculación consiste en evaluar el el funcionamiento del programa para determinar qué aspectos funcionaron de acuerdo con el plan y cuales cambiaríamos en caso de tener que rehacer el programa.
Relaciones Públicas Externas Son importantes, principalmente para el público de la empresa, ya que son ellos los que deciden si una empresa es buena o no. También los proveedores, accionista y organizaciones financieras constituyen un público importante, ya que ofrecen un punto de partida vital para la producción de bienes y servicios.
Objetivos Transmitir una imagen fiel y exacta de la Empresa Establecer un entendimiento mutuo Hacer conocer su valor y prestigio social, económico Atraer y promover núcleos específicos de los públicos externos
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Funciones Asesoría permanente en materia de conducta y elaboración organizacional y comunicación al equipo de dirección de la organización. Desarrollo de la historia gráfica y documental de la organización. Control de la participación de la organización en organismos representativos y gremiales. Supervisión de agencias consultoras, contratistas o proveedores de servicios, publicidad, comunicación y en general.
Tipos de relaciones externas Directas: Productores y Proveedores/Accionistas/Organizaciones financieras/Inversionistas. Indirectas: Medios de comunicaciรณn/Redes Sociales/Comunidades/Prensa.
Importancia de las RR.PP. con los clientes actuales y potenciales Los clientes son un vehĂculo importante para la imagen de la empresa, esto, debido a que sus opiniones, crĂticas y recomendaciones son tomadas muy en cuenta por clientes potenciales, llegando a influir en sus decisiones de compra.
En el ejercicio de las R.P, se debe recordar: El cliente es la persona más importante Escuchar al cliente para identificar sus problemas, deseos y necesidades Las quejas nunca se deben tomar a la ligera La promoción impersonal se da desde el primer contacto El cliente debe ser “cultivado” La adaptación del consumidor no siempre es a favor de la empresa Toda la empresa es responsable de las relaciones con el cliente
La imagen corporativa como objetivo de las relaciones públicas No es posible concebir el desarrollo de una empresa o el lanzamiento de un producto si éstos no están ligados íntimamente a la identidad corporativa y al aspecto que asumirán los medios expresivos de los que se sirven para llegar al consumidor y a la opinión pública. La imagen corporativa nos permite diferenciar a primera vista la identidad de una empresa.
La expresión “imagen corporativa” proviene del inglés y es una traducción libre de“corporate image”. En el contexto latino remite a formas organizativas más complejas y nunca significa sólo empresa. Se apela a ese término cuando se alude a una agrupación de asociaciones que integra por ejemplo a empresa privadas, a organismos públicos y/o sectores de la comunidad.
Equivale a la lectura pública de una institución, la interpretación que la sociedad o cada uno de sus grupos, sectores o colectivos, tiene o construye de modo intencional o espontáneo. La imagen corporativa es actualmente uno de los elementos más importantes que la compañías tienen a su disposición para hacer comprender a sus públicos quiénes son, a qué se dedican y en qué se diferencian de la competencia. La imagen corporativa se puede definir como una evocación o representación mental que conforma cada individuo, formada por un cúmulo de atributos referentes a la compañía; cada uno de esos atributos puede variar, y puede coincidir o no con la combinación de atributos ideal de dicho individuo.
Una buena imagen corporativa representa: un aumento en el valor de sus acciones, tener más posibilidades de obtener buenas negociaciones en la adquisición de otros negocios o empresas, mejorar la imagen de sus productos y servicios, en los mercados saturados es facilite recordada,
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Puede manifestarse en: El edificio o entorno  donde se ubique el organismo. Logotipos y colores. Personalidades. Iconos corporativos. La buena imagen corporativa produce que el sujeto tenga identidad institucional, para ello se emplean varios recursos para que el sujeto entre en una zona de confianza.
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La funciรณn de la imagen corporativa es producir un efecto ilusorio, crea en el que experimenta un estado de certidumbre, o sea, la convicciรณn de que lo que se piensa de la realidad es lo real y no una representaciรณn artificial de la realidad.
El público Los públicos son los principales precursores dentro de las relaciones públicas, ya que son los encargados de calificar el mensaje y son la segmentación de todas aquellas personas que interactúan entre sí con una organización. Existen tres tipos de público: Público estadístico/Público funcional/Público específico.
Público estadístico: Toma relevancia y principal atención el sexo, la edad, ocupación y religión que profesen a nivel ingresos económicos. Público estadístico: toma en cuenta los aspectos a las metas profesionales, organización laboral, política y social. Público específico: es el que tiene mayor incumbencia en las relaciones públicas y se determinan mediante la esfera de la actividad que desarrollen.
A su vez, el público específico se divide en: Público Interno: Son todos aquellos sujetos que dependen de la relación laboral, o sea pertenecen a la organización. Público Externo: Son aquellas personas las cuales, a pesar de no pertenecer a la institución, interactúan en ella. Público Mixto: No están dentro de la organización tampoco están totalmente fuera de ella, ocupa una posición intermedia.
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Opinión pública Las relaciones públicas implican la gestión de problemas o conflictos y ayuda a la dirección a estar informada de la opinión pública y a ser sensible de la misma gestionando la identidad corporativa y administrando la imagen y reputación.
Uno de los objetivos principales de las relaciones públicas es intervenir permanentemente sobre la opinión pública. Para hacerlo, es necesario comprender el complejo fenómeno social, su significado, proceso de información, la influencia de los medios de comunicación y sus manifestaciones en la audiencia o público.
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La comparativa y crítica de Jürgen Habermas. La realista y psicosociológica de Noelle Neumann. La primera nos habla sobre una instancia crítica que surge del debate público abierto y democrático y de una instancia receptiva, de ciudadanos aislados y manipulados por los mensajes utilizados por los miembros de la notoriedad pública. Por otra parte, Neumann habla sobre “El control social que de manera efectiva los miembros de una sociedad reconocen intuitivamente”; ésta se trata de la opinión mejor vista, a la que se adhiere por temor de quedar sólo. Como se puede deducir, este enfoque hace alusión a la teoría de La espiral del silencio.
Las relaciones públicas en la formación de opinión pública El proceso de formación de opinión pública puede observarse en dos vertientes: Cascada: el tema se instala en el debate desde arriba (esferas del poder), bajando por los escalones que conforman el sistema. Borbollón: comienza como temas de interés de los ciudadanos en las bases.
Lejos quedó el estigma de las relaciones públicas cuyo objetivo era la persuasión del impacto directo, que siguiendo las normas de la teoría de la aguja hipodérmica, permitía con una fuerte presión sobre la opinión pública, cambiarla o transformarla influyendo en la mente de los hombres masa. Ahora, el objetivo predominante es el de convencer informando, trabajando más sobre lo racional que sobre lo emocional, estimulando el debate. Educar a la opinión pública, proponiéndole desde la agenda de temas de interés mutuo la discusión sobre los mismos.
R.P, O.P y medios Las Relaciones Públicas cuentan con varias técnicas y medios para comunicarse con la Opinión Pública. Dos son los de mayor peso: la prensa institucional y la publicidad institucional. Los medios de comunicación y los periodistas que en ellos laboran son piezas fundamentales en la formación y desarrollo de la Opinión Pública.
Las organizaciones han determinado la necesidad de llegar a la Opinión Pública con la mediación del periodismo. Esta área de gestión de las Relaciones Públicas es la que se denomina “Relaciones con la Prensa”. Es el periodismo el gestor de la agenda de temas que todos los días llegan a los lectores, a la audiencia para que sus integrantes piensen en ellos, debatan sobre ellos.
Publicidad institucional Se define como las acciones de comunicación realizadas en espacios pagados en medios masivos de comunicación, que emplean recursos publicitarios, en los que el receptor identifica al emisor hablando de sí mismo, y cuyo objetivo es distinto a la promoción y venta de productos y servicios.
Publicidad institucional de autodefensa Con ella la organización da a conocer su opinión sobre hechos controvertidos que afectan a la opinión y sus manifestaciones son la tradicional solicitada y el advertorial.
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Funciones de un publirrelacionista De acuerdo con los autores Dan Latimore, Otis Baskin, SuzetteHeiman, acerca de las funciones de las Relaciones Públicas, existen dos funciones generales en las Relaciones Públicas: el técnico y el administrador .
Rol técnico del publirrelacionista Se concentra en la implementación de estrategias globales de comunicación de la gerencia: redactar, editar, manejar la producción de comunicaciones, dirigir eventos especiales, llamar a los medios, etc.
Rol de administrador de un publirrelacionista Se concentra en actividades que conllevan la identificación y resolución de problemas de relaciones públicas; quienes están a cargo de la gerencia de relaciones públicas deben de cumplir tres clases de relaciones públicas:
Prescriptor experto: Es decir una persona que actúa como consultor para definir un problema, sugerir opciones de solución y supervisar la implementación de alternativas. Facilitador de la comunicación: Persona que se encuentra en el límite entre la organización y su entorno, y que se encarga de que la comunicación bilateral no deje de fluir. Facilitador de la resolución de problemas: En este sentido es la persona que se asocia con la alta gerencia para identificar y resolver problemas.
El publirrelacionista además debe tener en cuenta tres puntos importantes : Antecedentes de la situación a la que se va a enfrentar .consecuencias del comportamiento de uno sobre el otro. Supone un estudio sobre el medio ambiente al que se enfrenta que ayude al publirrelacionista a identificar su público estratégico y la relación que se necesita construir con él.
El mantenimiento de las estrategias a utilizar. Para ello existen dos postulados uno simétrico y el otro asimétrico. El primero que hace referencia a los acuerdos entre las dos partes ,el análisis de la gestión , los públicos, y el segundo que busca el seguimiento de los públicos a los cuales se está dirigiendo, su organización.
Los publirrelacionistas normalmente se basan en cuatro modelos para articular las relaciones públicas: El modelo informativo: base del enfoque normativo de las relaciones públicas, explicitado en la legislación de todas las sociedades democráticas. Este tipo de modelo es asumido por las administraciones públicas, sabedoras del derecho del ciudadano a ser informado. El modelo persuasivo: Es el elemento fundamental de la gestión de la reputación y de la comunicación corporativa, y de las relaciones públicas dentro de la esfera política.
El modelo racional: Es la base de la ola dominante en las universidades de Estados Unidos con muchos seguidores entre los practicantes del sector de las relaciones públicas. El modelo discursivo: Enraíza con la idea de que la comunicación organizacional es esencialmente un proceso a través del cual el significado es creado, negociado y dirigido.