Database for Dummies
Database for Dummies 2012-2013
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1- Création d’un compte 1-1: Votre LEO (Local Exchange Officer) vous donnera l’accès à la database. Vous recevrez alors un email (N’oubliez pas de vérifier régulièrement vos SPAMS !! Quasiment tous les mails que vous recevez de la database sont placés dans vos Spams !) avec vos identifiants.
2- Login?
2-1: Rendez-vous sur www.ifmsa.org
2-2: Cliquez sur “Login”. Rentrez vos identifiants, puis connectez-vous en cliquant sur “Login”
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3- Commencez par compléter vos informations 3-1: Complétez vos informations en cliquant ici :
Puis sur « Edit profile »
N’oubliez pas de sauvegarder après avoir édité votre profil en cliquant en bas sur « Save » ;) PS : Remplissez juste le strict minimum sur votre profil, vous n’êtes pas obligé de mettre votre photo, cachet, signature, etc…
4- La database 4-1: Cliquez sur « Databases »
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Vous verrez alors à gauche de votre écran le « Student Pannel ». Retenez bien que la database deviendra votre meilleure amie en tout ce qui concerne votre échange ! Vous devez donc y avoir un accès assez
régulier !
5- Remplir le formulaire de candidature (AF) 5-1 Cliquez sur « Edit your Application Forms ». Cliquez ensuite sur le lien en bleu comme montré ci-dessous. NE CLIQUEZ PAS SUR « SUBMIT »
5-2 N’oubliez pas de regarder et de bien comprendre les « ECs : Exchange Conditions » du pays d’accueil. Vous pouvez les consulter en cliquant ici :
5-3 Remplissez ensuite tous les champs obligatoires.
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5-4 A noter que : - Dans « language spoken », vous pouvez toujours ajouter d’autres langues. Les langues demandées par le pays sont enregistrées automatiquement. NE MENTEZ PAS sur votre niveau, au risque de ne pas avoir votre stage ! - Quand vous remplissez des dates (Naissance, validité passeport, etc), cliquez toujours sur l’icône du Calendrier (Voir la photo ci-dessous). Ne rentrez pas les chiffres vousmême, sinon vous n’arriverez pas à valider votre AF.
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Notre région est « Eastern Mediterranean » et NON Africa ! NE MENTEZ PAS sur si vous avez étudié/passé des examens sur le module de votre choix. Les autres pays ne se basent pas forcément sur ça pour vous donner votre stage, et de toute façon, tout sera vérifié avant l’envoi de votre AF au pays d’accueil. Avant de rentrer les dates voulues, vérifiez dans les Exchange Conditions du pays d’accueil s’ils n’acceptent que des Calendar Months (C’est-à-dire des stages qui commencent uniquement du 1er au 31 du mois) ou pas, et s’ils acceptent un stage de moins de 4 semaines, ou pas.
5-6 Ensuite, n’oubliez pas de cliquer sur : « Save Changes » 5-7 Maintenant, vous pouvez cliquer sur « Submit » SI vous avez fini d’éditer votre
Application Form (AF), afin de l’envoyer à votre LEO. RETENEZ BIEN qu’une fois que vous avez cliqué sur « Submit », vous ne pouvez plus modifier votre AF !! Si vous avez par contre besoin de changer quelque chose, vous pouvez toujours cliquer sur le lien en bleu (comme montré au-dessus).
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5-8 Vous pouvez consulter l’AF que vous avez envoyée à votre LEO en allant dans votre « Student Pannel » et en cliquant sur « View the submitted Application Form ». A retenir: SI UNE AF EST ENVOYEE EN RETARD, LE STAGE EST ANNULE.
6- Card of Documents
6-1 Revenez au « Student Pannel » et cliquez sur « Card of Documents ». 6-2 Ici vous devez uploader vos documents. FAITES TRES ATTENTION aux deux conditions relatives au format et taille des documents. 6-3 Vous remarquerez qu’il y a deux types de documents : - Standard Documents : Ce sont les documents qui doivent être envoyés avec votre AF. En d’autres termes, nous n’enverrons pas votre AF au NEO du pays d’accueil tant que vous n’avez pas uploadé vos documents.
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Upon arrival documents : Ce sont les documents que vous devez prendre avec vous quand vous irez en échange, sinon votre stage est annulé même si vous êtes sur place. Par exemple (dans la capture d’écran ci-dessus), le Mexique demande une « Health Insurance » upon arrival.
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Choisissez donc vos fichiers, et cliquez sur « Save Changes ». Une fois ceci fait, vos documents apparaitront à droite, au même temps pour vous et pour votre LEO/NEO :
6-4 Une fois que votre LEO aura vu que vous avez bien rempli tous vos documents, il validera votre candidature et l’enverra à votre NEO. Une fois que ce dernier aura tout vérifié, il enverra votre candidature au NEO du pays d’accueil. Une AF est modifiable par l’étudiant, tant que celui-ci ne l’a pas validé. Elle est modifiable par le LEO, tant que celui-ci ne l’a pas envoyé au NEO. Elle est modifiable par le NEO, tant que celui-ci ne l’a pas envoyé au NEO du pays d’accueil.
7- Card of Acceptance/Confirmation 7-1 Une fois que le pays d’accueil vous a trouvé un stage, il vous envoie la « CA : Card of Acceptance » sur la database, document qui récapitule: - Dans quel hôpital vous avez été accepté, - Dans quel département, - Dans quelle ville, - En quelle période, - Où vous allez loger (Type de logement et adresse), - Les personnes de contact. La CA DOIT être envoyée par le pays d’accueil minimum 2 mois avant le début du stage. C’est normalement une fois que vous avez reçu cette CA que vous pouvez acheter votre ticket de transport, et commencer les démarches de visa. 7-2 Une fois que vous avez reçu la CA, VOUS DEVEZ remplir le plus vite possible la Card of Confirmation (CC) sur la database, qui récapitule : - Si vous acceptez le stage, - La date et heure à laquelle vous arrivez, - Le numéro du vol, etc … Vous devez le faire un mois avant le début du stage, sinon il est ANNULE. Vous pouvez aussi vous mettre en contact avec vos Contact Persons mentionnés sur la CA. Ce sont ces personnes qui répondront à toutes vos questions concernant votre stage, logement, nourriture, argent de poche à ramener, etc … Remarque importante : Je vous rappelle (ceci est mentionné dans la charte des échanges que vous avez lue, approuvée, et signée) qu’un étudiant n’a pas le droit de contacter le LEO ou le NEO du pays où il va. Si vous avez une question ou une demande particulière, veuillez vous adresser à votre LEO, qui contactera le NEO. Ce dernier est le seul autorisé à
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contacter les NEOs des autres pays. Ceci est une loi très importante de l’IFMSA qu’il faut respecter, sinon nous aurons des plaintes et l’IFMSA risque d’interdire le Maroc d’échanges.
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