DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO DE POSTULACIÓN DE SOLICITUDES El presente documento contiene los pasos requeridos para que un Ente Territorial pueda acceder a los beneficios proporcionados por el Programa de Fortalecimiento de Capacidades en Estructuración de Proyectos a los Entes Territoriales. Con el Programa, las Entidades Territoriales podrán desarrollar capacidades en la estructuración integral de proyectos a nivel de Fase 31 en los aspectos técnico, legal y financiero, a través de un trabajo conjunto con el Departamento Nacional de Planeación, con el fin de obtener un proyecto estructurado con los mejores estándares de calidad. Para lograr lo anterior, las Entidades Territoriales podrán postular sus respectivos proyectos ante el DNP con el fin que esta Entidad evalúe cada solicitud y, de acuerdo con su viabilidad, dé inicio a la estructuración aplicada de un proyecto o a un acompañamiento técnico para la estructuración de un proyecto. La evaluación de las solicitudes que determinará cuál de las dos asistencias se otorgará a los municipios se soportará en el Esquema de evaluación por Puntajes2 con el fin de priorizar aquellas iniciativas que permitan generar importantes impactos positivos en la población, mediante niveles de inversiones que demuestren mayor significancia que los históricos presentados. En este sentido, el esquema de evaluación por puntajes del DNP evaluará cada solicitud de acuerdo con: El grado de contribución al cierre de Brechas: Se evaluará el grado de contribución a la reducción de diferencias sociales, económicas y de capacidad institucional, entre entes territoriales. El monto de inversiones asociado a la necesidad o proyecto planteado: Se focalizarán las inversiones en intervenciones de alto impacto, buscando reducir la dispersión de las inversiones en proyectos de menor tamaño.
1 Es decir, estudios de tipo definitivo. 2 Establecido en el artículo 40 de la Ley 1744 de 2014 y aprobado por la Comisión Rectora en sesión del 24 de marzo de 2015.
El impacto a nivel territorial de la solicitud: Este criterio evaluará la integración de las inversiones alrededor de propósitos programáticos del sistema, es decir, buscará incentivar la presentación de proyectos integrales, preferiblemente a una escala de Plan o Programa, y también buscará medir los beneficios del proyecto sobre los territorios y la población objetivo. La concurrencia de fuentes de financiación: Este criterio buscará incentivar la presentación de proyectos que cuenten con esquemas de cofinanciación en el que confluyan diferentes fuentes. De esta manera, se hace necesario que las Entidades Territoriales consideren y ponderen los anteriores criterios en el momento de presentar sus solicitudes al DNP, con el fin de asegurar la oportuna viabilización de las solicitudes y su posterior materialización en un proyecto debidamente estructurado. El procedimiento establecido para dar inicio a la estructuración de los proyectos es el siguiente:
1. Postulación de la necesidad Para la postulación de la necesidad, las entidades territoriales deberán diligenciar el Formulario de Postulación de Proyectos disponible en la página web del DNP: www.dnp.gov.co. En este formulario, la entidad territorial interesada en la estructuración de un proyecto, deberá justificar las causas de su solicitud y propender porqué la necesidad responde a los criterios establecidos en el Esquema de Evaluación por Puntajes. Adicionalmente, se requiere que el municipio considere el proyecto propuesto como una de sus prioridades a financiar a través de diferentes fuentes de financiación, incluido el Sistema General de Regalías, una vez se haya culminado su estructuración. Una vez diligenciado el formulario de presentación de solicitudes, la Entidad Territorial deberá remitirlo al Grupo de Estructuración de Proyectos del DNP, con el fin de iniciar su evaluación: Dirigido a Juan Camilo Granados Coordinador Estructuración de Proyectos Grupo de Coordinación del Sistema General de Regalías Calle 26 No 13 -19. Piso 31.
2. Evaluación de la Solicitud en el DNP: Posterior a la radicación del formulario por parte de la Entidad Territorial, el DNP realizará una evaluación de la solicitud a partir de la información consignada. Como resultado de esta primera evaluación, el DNP se comunicará con el ente territorial para definir el tipo de línea técnica que se prestará, la cual podrá ser una de las siguientes dos opciones: i) Estructuración aplicada de un proyecto ii) Acompañamiento técnico para la estructuración de un proyecto. 2.1
Estructuración aplicada del proyecto
1. Visita de Campo para verificar condiciones: El DNP llevará a cabo una visita de campo para revisar las condiciones técnicas para el desarrollo del mismo, además de verificar la pertinencia de estructurar el proyecto con base en la necesidad planteada por la Entidad Territorial. Con el objetivo que durante la visita se pueda dimensionar con mayor nivel de detalle las condiciones actuales en la región y las situaciones esperadas con el desarrollo del proyecto a estructurar, se recomienda que el Ente Territorial provea toda la información y detalles necesarios para acotar así mejor la necesidad a satisfacer. Así mismo, se sugiere que en las visitas técnicas asistan los principales actores de las regiones que vayan a tener participación indirecta o directa en las etapas del proyecto. El principal objetivo de la visita técnica será entonces, verificar la existencia o no de condiciones y requerimientos que justifiquen la puesta en marcha del proceso de estructuración de proyectos y por ende esta visita servirá como instrumento validador de los resultados de la evaluación preliminar realizada. 2. Aprobación de la Solicitud A partir de la información contenida en la visita de campo y en la ficha de Perfil del Proyecto o Iniciativa que se genere, el DNP establecerá, pertinencia de que la iniciativa presentada sea llevada a una fase de estructuración.
El DNP verificará que el proyecto sea viable teniendo en cuenta los criterios de contribución al cierre de Brechas, el monto de la inversión, el impacto a nivel territorial de la solicitud y la concurrencia de las fuentes de financiación. 3. Carta de compromiso suscrita por el municipio beneficiario: descripción y responsabilidades. Una vez se cuente con el visto bueno del DNP para prestar la asistencia técnica al proyecto postulado, el municipio beneficiario suscribirá una carta en donde se compromete a: i. ii. iii. iv.
v.
Proveer las condiciones logísticas y administrativas necesarias para poner en marcha todos los componentes del programa. Definir y presentar el grupo de funcionarios del municipio a los que se deba capacitar. Cumplir con las condiciones requeridas en la capacitación y estructuración. Una vez se cuente con el proyecto estructurado, presentarlo al OCAD competente, en los términos en que este le fue entregado por el DNP (cuando aplique). Definir las demás fuentes de financiación diferentes a los recursos del SGR, en caso de ser necesario.
Por su parte, el DNP a través de un vehículo de estructuración, o varios, se obliga principalmente a: i. ii. iii.
Proveer los recursos técnicos, financieros y legales necesarios para estructurar óptimamente el proyecto. Generar proyectos estructurados que respondan a las necesidades del municipio y que sean viables de ser implementados. Velar por la eficiencia en los costos asociados a la implementación del proyecto. 4. Proceso de Estructuración Aplicada de proyectos.
Posterior a la suscripción del documento anteriormente referido comenzará el proceso de estructuración, el cual contendrá las siguientes etapas:
Una vez se finalice la estructuración del proyecto, se comprobará que el ente territorial cuente con la capacidad instalada para estructurar nuevos proyectos por sí mismo.
2.2
Acompañamiento en la estructuración de un proyecto
En el caso de que la solicitud no sea admitida para ser parte de la estrategia de Estructuración Aplicada de Proyecto, el municipio solicitante recibirá apoyo técnico focalizado en el acompañamiento en estructuración de proyectos a partir de recomendaciones, guías metodológicas y asesoría técnica. Por ende, el municipio solicitante será contactado por el DNP con miras a concertar el inicio de dicha asistencia que se describe en detalle en el numeral 5 (Productos a recibir por los entes territoriales) del presente documento. El municipio deberá por ende, propiciar la disponibilidad y permanencia de su recurso humano para que dicha asistencia se realice en los tiempos estipulados y bajo las condiciones para tal fin establecidas por el DNP, de forma que se asegure su exitosa implementación.
2.3
Productos a recibir por los Entes Territoriales.
A partir de este programa se prestarán los servicios de asistencia técnica y la estructuración integral de proyectos a nivel de Fase 3 en sus aspectos técnico, legal y financiero.
Los productos que se esperan reciban las Entidades Territoriales beneficiarias a través del apoyo del DNP, además de la estructuración del proyecto, serán principalmente: a) Producto. Kit Metodológico para apoyar la estructuración de proyectos: Este producto busca beneficiar al 100% de los municipios del país, dado que se tendrá libre acceso a las herramientas que se desarrollen. Dichos elementos comprenden principalmente el desarrollo de una metodología general para la estructuración de proyectos, de guías y documentos estandarizados para el desarrollo de proyectos tipo en diferentes sectores, y de contratos y pliegos tipo que serán avalados por Colombia Compra Eficiente. b) Producto. Acompañamiento técnico para la futura estructuración de un proyecto: Abarca la prestación de capacitaciones, talleres, enseñanza en el manejo de software y herramientas técnicas, focalizadas hacia el fortalecimiento institucional de las secretarías técnicas en materia de buenas prácticas en estructuración de proyectos. c) Producto: Talleres. Como parte del objetivo de fortalecer a los funcionarios de las secretarías técnicas se generarán ciclos de capacitaciones, talleres y demás escenarios en los que se busca difundir mediante ejemplos prácticos y aplicables, mejores prácticas en materia de estructuración de proyectos de inversión. Por último, las entidades territoriales deberán considerar los siguientes lineamientos con el fin de obtener el máximo provecho de este programa de asistencia técnica al finalizar la estructuración de los proyectos: Postular un proyecto o necesidad a satisfacer, que cuente con alto impacto o que resuelva una necesidad que posibilite, en gran medida, el cierre de una brecha identificada en el marco del Plan Nacional de Desarrollo, o de los documentos de Planeación del orden regional que apliquen. Destinar un grupo de funcionarios delegados para recibir la capacitación que procure permanecer invariable a lo largo de todo el proceso. Proveer los recursos y condiciones mínimas necesarias para que la estrategia de fortalecimiento del DNP se pueda implementar en su jurisdicción.
Participar activamente en los comités de seguimiento y demás instancias planeadas para generar ambientes de retroalimentación recíproca. Proveer las condiciones mínimas necesarias para que el equipo DNP y demás actores vinculados al Programa puedan desarrollar apropiadamente sus actividades de provisión de información, capacitación de funcionarios, levantamiento de información (cuando se requiera), y en general todo lo que se necesite para que las actividades concernientes con la estructuración de proyectos puedan ser llevadas a cabo. bajo la modalidad “in situ”. Cumplir con los lineamientos y responsabilidades contenidas en la Carta de solicitud de apoyo para la estructuración de proyectos que se deberá suscribir entre los municipios beneficiarios y el DNP.
2.4
Culminación del proceso de estructuración y verificación del fortalecimiento de las capacidades.
El DNP, como líder de la iniciativa de proyectos con el “Sello de Calidad DNP” y mediante el equipo técnico designado para tal fin, liderará el proceso de verificación de los productos e insumos que culminen en cada una de las dos estrategias descritas anteriormente. Esta verificación permitirá que los municipios del país, como beneficiarios principales y finales del presente Programa, cuenten con herramientas y productos verdaderamente útiles, además de con una capacidad institucional fortalecida, para apoyar sus procesos de estructuración de proyectos en el futuro. Así, una vez verificados los requisitos de calidad, el DNP hará entrega a los municipios de los diferentes productos derivados de las estrategias descritas en el presente documento para garantizar una eficiente transferencia de conocimiento. El DNP diseñará una apropiada metodología para evaluar los resultados del presente Programa. Para tal fin se levantará información pertinente tanto al comienzo de la etapa como al final de la misma para cada uno de los municipios del país beneficiarios. Por ende, resulta fundamental la cooperación de los entes territoriales en la provisión de la información que les sea solicitada para tal fin, una vez se suscriba
una Carta de solicitud de apoyo en estructuración de proyectos descrita en el aparte 2.2 del presente documento.
El DNP supervisará el desarrollo de un completo proceso de documentación y difusión de los proyectos estructurados y exitosamente entregados a los municipios del país, además de las estrategias complementarias que se desarrollen dentro del presente Programa con el fin de difundir las buenas prácticas a la totalidad de los municipios del país en materia de estructuración dentro de este proceso de aprendizaje que se ha identificado como continuo de forma que se generen mecanismos de sostenibilidad de las estrategias que conforman el presente Programa.
ANEXO 1. FLUJOGRAMA PARA LA PRESENTACIÓN, APROBACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DE PROYECTOS DENTRO DEL PROGRAMA DE APOYO A LOS ET EN LA ESTRUCTURACIÓN DE PROYECTOS 1. MUNICIPIO: Identifica necesidad y Descarga formulario de solicitud en: www.dnp.gov.co
2. Diligencia formulario de solicitud y envía por correo electrónico (estructuracion@dnp.gov.co) o radica ante el DNP.
3. Evalúa la necesidad (Metodología por puntajes) y determina cuál de las dos líneas de apoyo aplicará a la solicitud:
4. Línea 1: Estructuración aplicada del proyecto.
5. Línea 2: Acompañamiento en la estructuración del proyecto.
ANEXO 1. FLUJOGRAMA PARA LA PRESENTACIÓN, APROBACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DE PROYECTOS DENTRO DEL PROGRAMA DE APOYO A LOS ET EN LA ESTRUCTURACIÓN DE PROYECTOS
Realiza visita de campo para verificar condiciones y estado de la necesidad postulada
Luego de la visita: ¿se establece que la necesidad es pertinente?
Inicio proceso de estructuración