MANUAL DE
EJECUCIÓN, MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS
Este manual está dirigido a:
Equipo del Programa Ayudando a Quienes Ayudan Auditores internos y externos Junta directiva Instituciones ejecutoras de proyectos de las diferentes categorías
Responsable y creación:
Violeta Beatriz Meléndez Esperanza – Coordinadora de Proyectos
Aprobación:
Keny Márquez
Juana Jule
Fecha de Actualización:
Septiembre, 2022
ÍNDICE
1. Introducción
2. Objetivos del plan de ejecución, monitoreo y seguimiento
3. Descripción general
4. Monitoreo de Proyectos
5. Proceso de promoción para aplicación a fondos
6. Evaluación de propuestas
7. Entrega de fondos
8. Procedimiento de entrega de Fondos
9. Seguimiento directo a proyectos
10. Visitas técnicas
11. Reuniones trimestrales ONG y ES
12. Eventos de inauguración y cierre de proyecto
13. Proceso de comunicación FGK y representantes de proyectos por cada categoría
14. Entrega de informes
15. Anexos
Introducción
La ejecución, el monitoreo, control y seguimiento es fundamental para garantizar el éxito de los proyectos en las diferentes áreas estratégicas de impacto del Programa Ayudando A Quienes Ayudan, nos referimos a: ONG, Desarrollo Comunitario y Emprendimiento Social.
Para ello, en el siguiente documento se detalla cada una de las estrategias para garantizar el cumplimiento de objetivos, resultados y productos en cada proyecto, de igual manera se describen los compromisos desde la recepción de otorgamiento de fondos, en cuanto a los entregables, frecuencia, rendición, visitas de seguimiento técnico y otros hitos en el proceso de ejecución de proyectos por las partes interesadas.
Objetivos del plan de ejecución, monitoreo y seguimiento
Objetivo Central
Establecer los mecanismos para seguimiento de los proyectos de acuerdo a lo planificado para el exitoso desarrollo de los mismos.
Objetivos específicos
• Definir el proceso para el otorgamiento de fondos a proyectos ganadores
• Monitorear el avance de obra de los proyectos.
• Verificar la inversión efectiva de los fondos.
• Generar una comunicación efectiva con los grupos de interés.
• Establecer mecanismos permanentes de seguimiento y control.
Descripción general
De acuerdo a la guía del PM BOK (2016), el monitoreo y control involucra los “procesos requeridos para hacer seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes”.
Es por ello que para Fundación Gloria Kriete y el equipo del Programa Ayudando a Quienes Ayudan, el cumplimiento de las metas de los Proyectos y el lograr beneficio e impacto social es clave, pero a la vez también lo es en gestionar los procesos con todos los involucrados y el rendimiento de cuentas con el fin que garanticen la eficiencia e impacto en los beneficiarios finales, para continuar la inversión desde la Fundación y con otros aliados claves que invierten en proyectos sociales a nivel nacional.
Monitoreo de proyectos
El monitoreo en los Proyectos representa una estrategia de continuidad, verificación y a la vez de control de situaciones o riesgos no identificados previamente, es por tal motivo que para FGK es fundamental garantizar la asesoría técnica permanente en el proceso de ejecución de los proyectos los cuales fueron* seleccionados para el otorgamiento de fondos en las tres categorías: Emprendimiento Social, ONG y Desarrollo Comunitario en cada periodo de ejecución (anualmente).
* De acuerdo al manual de procesos de otorgamiento de fondos – PAAQA - Fundación Gloria Kriete, edición 2022.
A continuación se describen las principales ventajes del monitoreo de Proyecto según el PM BOK, 2016:
El monitoreo permite recopilar, medir y evaluar las medidas y las tendencias que van a permitir efectuar mejoras al proceso.
• El monitoreo continuo permite al equipo de dirección del proyecto conocer la salud del proyecto e identificar las áreas que puedan requerir una atención especial.
• El control incluye la determinación de acciones preventivas o correctivas, o la modificación de los planes de acción y el seguimiento de los mismos para determinar si las acciones emprendidas permitieron resolver el problema de desempeño.
Es por ello que en caso particular de existir una solicitud de cambio de proyecto debe presentarse a la Dirección del Programa y Coordinación de Proyectos con anticipación para brindar una respuesta oportuna, lo cual se describe en la solicitud de control de cambios (ver anexo 4).
En el presente manual se explica que el proceso de monitoreo iniciará desde la promoción y recepción de propuestas de proyectos hasta el cierre de los mismos, lo cuál se encuentra con mayor detalle en los siguientes apartados.
Este proceso de promoción se realiza de forma permanente, y con mayor enfasís en la comunicación externa un mes antes del inicio de apertura de recepción de proyectos para cada edición o cada año. Estableciendolo a partir del año 2023 de la siguiente manera: Cuadro 1. Detalles de promoción para presentación de proyectos por categoría
En relación al apartado anterior, es importante mencionar lo siguiente:
• Los proyectos se adjudican en los meses de octubre y noviembre del mismo año. El convenio de ejecución queda oficializado en el mes de diciembre del mismo año.
• El periodo para ejecutar los proyectos deberá ser entre diciembre del año en curso que se participó dentro de la convocatoria, a noviembre del año inmediato superior (el mismo no deberá exceder doce meses continuos en su ejecución).
En relación a lo anterior, se sugiere técnicamente que los proyectos tengan una duración aproximada en meses según detalles, que son presentados en el siguiente cuadro.
Las particularidades dependerán de cada proyecto y categoría, los tiempos anteriores son en base a la herramienta “juicio de expertos” (de acuerdo a la guía del Project Management Institute).
Evaluación de propuestas
La evaluación de propuestas se encuentran establecidas en el “Manual de Proceso de Otorgamiento de fondos edición 2022”, en el cual cada comité de expertos durante un tiempo promedio de tres meses y de acuerdo a la evaluación definida en el mismo, realizan la lectura y evaluación de proyectos; a la vez se garantiza el proceso con el acompañamiento de la auditoria externa para transparencia del proceso y validación de cumplimiento de estándares.
Entrega de fondos
Lo cual inicia posterior a la publicación de los proyectos ganadores y para oficializar esta etapa, se realiza a través de la firma de convenios (para ONG) y cartas compromisos (para Emprendimiento Social y Desarrollo Comunitario), donde se establece sin limitar lo siguiente: obligaciones de las partes, disposiciones administrativas, causales de terminación y otros. De igual manera, cada categoría cuenta con algunas particularidades en el otorgamiento y manejo de fondos los cuales se describen a continuación:
CATEGORÍA ONG
Para las organizaciones que reciban fondos con montos mayor o igual a $50,000.00: los desembolsos se realizarán de manera parcial y esto contra la presentación de avances técnicos y financieros (según formato de informe trimestral facilitado por FGK).
Además de lo anterior, las ONG que resulten con proyectos ganadores o finalistas deben entregar informes: mensuales, trimestrales y finales (con criterios establecidos y notificados por FGK).
CATEGORÍA EMPRENDIMIENTO SOCIAL
En el caso de los emprendedores ganadores para las dos primeras posiciones (primer y segundo lugar) el otorgamiento de fondos, se realizará en avances parciales tal como ha sido presentado anteriormente. Para ello será necesario la entrega de los avances técnicos y financieros que FGK como otorgante recepcionará como garantía del seguimiento del proyecto. (FGK facilitará los formatos para su elaboración).
Para proyectos finalistas (cuando aplique) FGK entregará el monto total, este será menor de $10,000.00 y para la ejecución del Proyecto y de acuerdo a la naturaleza del mismo, los fondos se deben retirar de la cuenta que aperturaron “parcialmente”, para ello FGK dará el visto bueno através de una notificación vía correo electrónico de realizar el siguiente retiro cuando se haya liquidado internamente el fondo anterior (contra respaldos financieros, facturas consumidor final, recibos, o en su defecto facturas comerciales cuando no se cuente con otra opción y sea avalado previamente), además el reporte deberá contar con evidencia fotografica de avance para validación, siempre en formato antes indicado.
CATEGORÍA DESARROLLO COMUNITARIO
Los fondos se entregarán en un desembolso único, adquiriendo el compromiso siguiente:
Deben depositar el monto total entregado en una cuenta bancaria, el cúal será por un máximo de $15,000.00
• Los retiros para ejecución del Proyecto deben realizarse de forma parcial, FGK dará el visto bueno de realizar el siguiente retiro cuando se haya liquidado internamente el fondo anterior (contra respaldos financieros pueden ser facturas consumidor final, recibos, o en su defecto facturas comerciales cuando no se cuente con otra opción y previa aprobación por FGK), además el reporte deberá contar con evidencia fotografica de avance para validación (informe de avance Desarrollo Comunitario, link en anexo 9).
El contacto oficial para el visto bueno y verificación de cumplimiento de ejecución de fondos y avance técnico es la coordinadora de proyectos de la Fundación Gloria Kriete.
A continuación se presenta un cuadro resumen del establecimiento de desembolsos por categoría:
Cuadro 3. Desembolsos y porcentaje de entrega por categoría
Desarrollo comunitario y finalistas generales: 1 desembolso con las particularidades antes expuestas, aplica para montos menores a $10,000 (ONG y ES).
Nota: de acuerdo al proyecto el equipo operativo PAAQA se reserva el derecho de hacer adecuaciones en el número de desembolsos. / Para todos los casos de este tipo se entregará el 100% en un desembolso.
Procedimiento de entrega de Fondos:
1.
Categorías ONG y Emprendimiento social:
El procedimiento para desembolsos en las categorías ONG y Emprendimiento social será de la siguiente manera:
• El primer desembolso se entregará en la reunión posterior a la firma de convenio y carta compromiso.
El segundo desembolso entre 2 a 4 meses posterior al primero (de acuerdo a la naturaleza del Proyecto, podrán efectuase ajustes cuando aplique y según la naturaleza de cada proyecto.
• El tercer desembolso (cuando aplique), debe realizarse por lo menos dos meses antes de la fecha establecida de finalización del Proyecto, ya que todos los proyectos tienen una duración de entre 3 a 12 meses, todo lo anterior debe estar relacionado al cronograma de actividades del Proyecto.
2. Categorías Desarrollo Comunitario
La entrega de desembolso en la categorías Desarrollo Comunitario se hará en la reunión posterior a la firma de la carta compromiso y tomando en cuenta las consideraciones del numeral 7, literal c. Además de los siguientes considerandos:
• Deben depositar el monto total entregado en una cuenta bancaria, el cual será por un máximo de $15,000.00
• Los retiros para ejecución del Proyecto deben realizarse de forma parcial, FGK dará el visto bueno mediante una nota formal para realizar el siguiente retiro cuando se haya liquidado internamente el fondo anterior (contra respaldos financieros pueden ser facturas consumidor final, recibos, o en su defecto facturas comerciales cuando no se cuente con otra opción), además el reporte
deberá contar con evidencia fotográfica de avance para validación (informe de avance Desarrollo Comunitario, link en anexo 9).
Consideraciones para todos los proyectos ejecutados en las tres categorías
1. Una vez FGK cuente con los ganadores de dicha categoría, realizará la entrega de los fondos según los mecanismos definidos para el caso (entiendo que es a través de cheque) los cuales serán entregados según los parámetros y directrices conforme a la legislación local aplicable.
2. Una vez los ganadores cuenten con la recepción de los fondos, deberán hacer depósito inmediatamente en un máximo de 5 días hábiles en una cuenta bancaria (cuenta corriente) aprobada por una de las instituciones reguladas por la Superintendencia del Sistema Financiero.
3. Para la implementación del proyecto adjudicado, los ganadores podrán dar inicio a la ejecución respectiva, haciendo avances de retiro parciales del disponible en la cuenta bancaria; una vez se cumpla una primera ronda deberá liquidar con antelación este primer fondo antes de solicitar un segundo retiro, para ello FGK designa como enlace a la coordinación de proyectos para validación del mismo. Es importante recalcar que cada liquidación deberá ser presentada en un 100% según el retiro efectuado para realizar una nueva y para ONG y ES quienes se entregarán los fondos parciales de la misma forma deben hacer el proceso por el monto recibido y posteriormente contra liquidación total de ese desembolso se procederá a realizar el siguiente.
4. Las liquidaciones que serán presentadas a FGK para los retiros parciales de las cuentas, deberá contar al menos:
• Los egresos deberán estar contemplados según el presupuesto a ejecutar una vez entregado el fondo.
• Los documentos de respaldos deberán estar a nombre de la ADESCO y a su vez cumplir con las disposiciones tributarias (facturas de consumidor final). En el caso esto no fuese posible deberán respaldarse con recibos o facturas de otra índole, validando con la coordinación de proyecto que en efecto no fue posible contar con las mismas y por ende se está liquidando con dichos documentos.
• Se deberá adjuntar evidencia fotográfica
• Cumplir las demás disposiciones contenidas en el presente Manual (Informe de avance Desarrollo Comunitario, anexo 9).
Seguimiento directo a proyectos
Visitas técnicas
El objetivo de estas visitas es verificar el avance técnico de cada proyecto y poder brindar recomendaciones, documentar buenas practices y realizar ajustes al proceso cuando aplique.
Para cada categoría y proyecto se realizarán cierto número de visitas las cuales se detallan en el siguiente cuadro.
Además de las visitas estandarizadas de seguimiento, se realizarán visitas de manera aleatoria por parte de la Dirección Financiera de FGK y de auditores internos y externos para verificar la gestión de los fondos otorgados e implementación de los proyectos en proceso para constatar la debida diligencia en los mismos.
Reuniones trimestrales ONG y ES
Este es un espacio interactivo para la gestión de nuevos conocimientos, presentación de avances en la implementación técnica y financiera de los proyectos, además de compartir buenas practicas y lecciones aprendidas en el proceso para fortalecer conocimientos para las ONG y Emprendedores Sociales.
Además se convierte en un espacio* de networking, en estos espacios se invitan a representantes de empresa privada, fundaciones y otros entes interesados en las áreas estrátegicas de impacto en las cuales la fundación trabaja, para que pueden convertirse en socios a corto, mediano o largo plazo de las ONG y emprendedores para garantizar la sostenibilidad de proyectos, además se vuelve un espacio de formación professional donde se comparten temáticas de interés y actualidad.
A continuación se detallan los meses en que se realizan estos encuentros para cada categoría:
* Es el proceso de conocer o establecer vínculos con otras personas, especialmente con fines profesionales o comerciales.
Eventos de inauguración y cierre de proyecto
Los eventos de inauguración se deben realizarse de la siguiente manera:
• Eventos de inauguración oficial: aplica para proyectos ganadores de las categorías ONG y emprendimiento social (primero, segundo y tercer lugar) y para los proyectos finalistas de la categoría Desarrollo Comunitario, estos eventos son liderados por la entidad ejecutora (anexo 5) y coordinados con el área de proyectos de FGK, para oficialmente cerrar de conformidad el Proyecto e inaugurarlo y posteriormente firmar el acta de cierre, para firmar dicha acta, se debe verificar el cumplimiento de la inversión.
• Eventos de inauguración locales: estos eventos deben ser realizados directamente por el ente que recibió los fondos como finalista (ONG y Emprendimiento Social) y es exclusiva responsabilidad del ejecutor realizarlo en el tiempo establecido y compartir toda la información del mismo con FGK, al contar con el respaldo del mismo se da paso a la firma del acta de cierre (previa documentación financiera y técnica respaldada y aprobada).
• Documentación final y firma de acta de cierre: como última fase del proceso las instituciones (ONGs, Emprendedores y Organizaciones Comunitarias), presentan un último reporte de cumplimiento, que incluye la entrega final de toda la documentación de respaldo financiera y técnica. Al revisar dicha información, se firma con la organización un acta de cierre de proyecto para garantizar de conformidad la realización del mismo, donde se entrega un documento en original para cada parte (Ver anexo 10).
Proceso de comunicación FGK y representantes de proyectos por cada categoría
Para la gestión de comunicaciones, se debe tener en cuenta las necesidades de información de todos los interesados de los diferentes proyectos, por ello enunciaremos a continuación algunos aspectos generales a considerar:
1. Cada organización establecerá la persona responsable de seguimiento para la ejecución del Proyecto, en caso existiera cambios en el desarrollo del mismo deberá notificarlo oficialmente vía correo electrónico.
2. La comunicación oficial debe manejarse vía correo electónico y la comunicación no oficial puede ser vía WhatsApp.
3. La información de respaldo técnica y financiera puede presentarse de manera digital o física con sus debidos comprobantes.
4. Los eventos de inauguración de proyectos ganadores debe realizarse en coordinación con FGK con 30 días mínimo de anticipación.
Los contactos directos del equipo de programa se detallan a continuación:
Cuadro 6. Contactos del equipo del Programa Ayudando a Quienes Ayudan
Además detallamos los contactos oficiales generales:
Dirección de correo electrónico: proyectos@fundaciongloriakriete.org
• Teléfono fijo: 2223-2434/2435
• Canal de WhatsApp y llamadas directas: 6448-5031
Entrega de informes
A continuación se detalla la entrega de informes para cada una de las categorías que deben enviar a Coordinación del Programa Ayudando a Quienes Ayudan.
Categoría
ONG
Informe de seguimiento de proyecto
Contiene: objetivos, avance de indicadores, resultados, avance técnico y financiero, productos, buenas prácticas, lecciones aprendidas y otros.
(Formato oficial FGK).
Abril, Julio y Octubre Trimestral
ación (cómo) Responsable
Docume nto digital Gerente/coordinador de Proyecto
Emprendedor social
Organización comunitaria
Informe de seguimiento de proyecto
Informe de seguimiento de proyecto
Contiene: avance técnico y financiero, buenas prácticas, lecciones aprendidas y otros (Link de Kobo).
Contiene: avance técnico y financiero, buenas practicas, lecciones aprendidas y otros (Link de Kobo)
Marzo, Junio, Septiembr e
N/A
Trimestral
Docume nto digital Gerente/coordinador de Proyecto
Mensual
Docume nto digital
Lider de Organización Comunitaria
Nota aclaratorias: los documentos de respaldos de gastos, se presentan como anexo de cada informe trimestral, en el caso de los proyectos que reciben desembolsos parciales los mismos deben realizarse en el momento de presentación/liquidación para obtener el siguiente desembolso.
Adicional a lo anterior y para garantizar el debido proceso, se agregan a este manual los anexos para el cumplimiento de todos los indicadores en tiempo y forma.
Anexo
Formato de listado de asistencia Listado de Asistencia
Nota: se puede utilizar este formato en físico o link de Kobo directo para registro.
Anexo 2
AGENDA
Nombre de evento:
Lugar:
Fecha y hora:
Observaciones_________________________________________________________________________
Anexo 3
Formato de memorias de reuniones
Ayuda Memoria de Reuniones
Proyecto:
Fecha/hora:
Lugar de desarrollo:
Objetivo de la reunión: DESARROLLO
Descripción de puntos:
Principales acuerdos:
Firmas de participantes:
Cuando aplique se debe completar este formato, algunos datos importantes que se requieran dejar por escrito puede hacerse por vía correo electrónico.
Anexo 4
Solicitud de cambio de proyectos FGK
Fecha
Nombre del Proyecto
Institución que presenta la solicitud
Solicitud relacionada a (Marque la opción con una equis)
Detalle de Solicitud
Breve justificación de solicitud
Solución sugerida para el caso relacionado al proyecto
Fecha a realizar
Responsable (nombre y cargo)
Documentos de respaldo a entregar
Fecha a realizar
Responsable (nombre y cargo)
Documentos de respaldo a entregar
Descripción de resolución de caso (FGK)
Notas importantes:
• El análisis del desempeño del proyecto o situaciones puntuales, pueden dar lugar a una solicitud de cambio de las líneas base del alcance, del cronograma o de otros componentes del plan para la dirección del proyecto.
• Las solicitudes de cambio se realizan por medio del ejecutor del Proyecto y se procesan para revisión y tratamiento con el patrocinador del proyecto, siempre habrá una respuesta ante la solicitud si es aprobada o no.
• Si la solicitud no es aprobada, únicamente se deja anexo el documento de solicitud que fue rechazada.
• Si la solicitud es aprobada, se documenta y respalda con la nueva documentación relacionada en el tiempo a realizarse (15 días o en su defecto en casos justificados podrá haber una ampliación de máximo 30 días).
• Si el cambio es en presupuesto se debe presentar la debida evidencia contable (copias de facturas).
Anexo 5
Consideraciones para agenda para eventos de inauguración
A continuación se enlistan los puntos a considerar en los eventos de inauguración en proyectos ejecutados con fondos FGK.
• El evento debe tener una duración entre 60 a 90 minutos
Deben mostrar lo más representativa del proyecto
• Se podrá compartir un testimonio de los beneficiarios
• Palabras por parte de la organización ejecutora
• Palabras por parte de Fundación Gloria Kriete (para los proyectos ganadores según apartado anterior).
• En el evento se recomienda que no se incurra en costos de alimentación ya que el proyecto no los tiene considerados.
Anexo 10
