UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENÉ MORENO FACULTAD INTEGRAL DEL NORTE - INGENIERÍA COMERCIAL
ORGANIZACIÓN & SISTEMAS (ADM -200) Docente: Ing. Co. Orlando Parada Rojas FORMULARIO PARA LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN EMPRESARIAL
DATOS GENERALES DE LA EMPRESA Empresa:
Persona contacto:
Cargo:
Fecha:
Estimado señor empresario: El presente formulario tiene el propósito de ayudar a los estudiantes de la asignatura de “Organización y Sistemas” de la Facultad Integral del Norte de la UAGRM, a desarrollar un adecuado proceso de Diagnóstico Organizacional de la empresa que usted dirige. Su colaboración es fundamental para la formación práctica de nuestros futuros profesionales. Muchas gracias por su valioso apoyo. Por favor, tenga la gentileza de proporcionarnos la siguiente información:
1.
ANTIGÜEDAD DEL NEGOCIO (¿cuándo se estableció la empresa?): Día / Mes / Año:
Tiempo de funcionamiento:
2.
FORMA JURÍDICA de la empresa:
3.
Nº DE PERSONAL ACTUAL de la empresa: Nº Altos Gerentes : (
4.
) // Nº Gerentes Funcionales: (
) // Nº Supervisores : (
) // Nº Staff de Apoyo : (
) // Nº Obreros : (
)
ACTIVIDAD de la empresa: ¿A qué se dedica la empresa?
5.
SECTOR INDUSTRIAL de la empresa:
6.
PRODUCTO PRINCIPAL de la empresa:
7.
PRODUCTOS SECUNDARIOS de la empresa:
8.
MERCADO OBJETIVO de la empresa:
9.
CLIENTES ACTUALES de la empresa:
Mencione tres (3) clientes “más importantes”: (1)
(2)
(3)
Material de estudio preparado para uso exclusivo de los estudiantes de la materia ADM200, de la carrera de Ingeniería Comercial, UAGRM - FINOR
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¿Por qué estos clientes son considerados “más importantes” para nuestra empresa? Cliente “más importante” 1: Cliente “más importante” 2: Cliente “más importante” 3:
Mencione tres (3) clientes: “poco importantes”: (1)
(2)
(3)
¿Por qué estos clientes son considerados “poco importantes” para nuestra empresa?
10. PRINCIPALES COMPETIDORES de la empresa: Mencione tres (3) principales competidores: (1)
(2)
(3)
(2)
(3)
¿Qué ventajas tienen estos competidores respecto a nuestra empresa? Competidor 1: Competidor 2: Competidor 3: 11. PRINCIPALES PROVEEDORES de la empresa: Mencione tres (3) principales proveedores: (1)
¿Algunos de estos proveedores tiene algún tipo de poder para sacar ventajas al negociar con nuestra empresa? Proveedor 1: Proveedor 2: Proveedor 3: 12. VENTAJA COMPETITIVA DE LA EMPRESA: ¿En qué cosas “es mejor” nuestra empresa que sus competidores?
13. VENTAJA COMPETITIVA DE LOS COMPETIDORES: ¿En qué cosas “son mejores” los siguientes competidores respecto a nuestra empresa? Competidor 1: Competidor 2: Competidor 3: 14. PRODUCTOS SUSTITUTOS a los de la empresa: ¿Por qué la gente llegaría a comprar “otro producto” en vez de los nuestros para “satisfacer una misma necesidad”?
Mencione tres (3) principales “productos Sustitutos”: (1)
(2)
(3)
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15. CRECIMIENTO DE LA EMPRESA: ¿En qué % creció la empresa en los siguientes períodos?: Hace tres (3) años:
Año _________ (
%)
Hace dos (2) años:
Año _________ (
%)
Hace un (1) año:
Año _________ (
%)
Proyectado:
Año _________ (
%)
16. CRECIMIENTO DEL SECTOR: ¿En qué cantidad “se instalan nuevas empresas” en el sector de nuestra empresa en los siguientes períodos?: Hace tres (3) años:
Año _________ (
%)
Hace dos (2) años:
Año _________ (
%)
Hace un (1) año:
Año _________ (
%)
Proyectado:
Año _________ (
%)
En los siguientes períodos, ¿En qué % “aumentan los clientes” en el sector?: Hace tres (3) años:
Año _________ (
%)
Hace dos (2) años:
Año _________ (
%)
Hace un (1) año:
Año _________ (
%)
Proyectado:
Año _________ (
%)
ANOTACIONES
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DIAGNÓSTICO DE LA PLANEACIÓN ORGANIZACIONAL Empresa:
Persona contacto:
Cargo:
Fecha:
Estimado señor empresario: El presente formulario tiene el propósito de ayudar a los estudiantes de la asignatura de “Organización y Sistemas” de la Facultad Integral del Norte de la UAGRM, a desarrollar un adecuado proceso de Diagnóstico Organizacional de la empresa que usted dirige. Su colaboración es fundamental para la formación práctica de nuestros futuros profesionales. Muchas gracias por su valioso apoyo. Por favor, tenga la gentileza de proporcionarnos la siguiente información:
1.
MISIÓN de la empresa: a)
¿Podría usted describir cuál es la misión de su empresa?
b)
¿Está formalizada su misión?
c)
¿Quién o quiénes definen la misión en su empresa?
d)
¿Quiénes más conocen la misión en su empresa?
e)
¿Utiliza algún medio para difundir su misión? SI
SI (
) NO ( x )
NO
(
) ¿Cuáles?
(
) ¿Por qué?
f)
¿De qué le sirve a su empresa tener una misión definida?
g)
Si su misión aún no está definida, ¿Podría usted indicar cuál es la “razón de ser” de su empresa; es decir: (1) Para qué
fue establecida su empresa; (2) De qué tipo, características y calidad es su producto principal; (3) A qué tipo de personas dirige su oferta, qué necesidad satisface y de qué forma lo logra con mayor eficiencia; y (4) Cuál es su papel en la sociedad?
2.
VISIÓN ESTRATÉGICA de la empresa: a)
¿Podría usted describir cuál es la visión de su empresa?
b)
¿Está formalizada su visión?
c)
¿Quién o quiénes definen la visión en su empresa?
d)
¿Quiénes más conocen la visión en su empresa?
e)
¿Utiliza algún medio para difundir su visión?
SI (
) NO (
)
SI
(
) ¿Cuáles?
NO
(
) ¿Por qué?
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f)
¿De qué le sirve a su empresa tener una visión definida?
g)
Si su visión aún no está definida, ¿Podría usted indicar cuál es el “sueño” que aspira alcanzar su empresa en el largo plazo, en términos de “resultados exitosos”, “crecimiento”, “liderazgo sectorial”, “rentabilidad”, “reconocimiento público”,
“impacto social” o algún otro aspecto, tomando en cuenta a los propietarios, gerentes, operarios, la comunidad y el país?
h)
OBJETIVO ESTRATÉGICO de la empresa:
i)
¿Podría usted describir cuál es el objetivo estratégico con el que pretende lograr la Visión de su empresa?
j)
¿Está formalizado su objetivo estratégico?
k)
¿Quién o quiénes definen el objetivo estratégico en su empresa?
l)
¿Quiénes más conocen el objetivo estratégico en su empresa?
m) ¿Utiliza algún medio para difundirlo?
SI (
) NO (
SI
(
) ¿Cuáles?
NO
(
) ¿Por qué?
)
n)
¿De qué le sirve a su empresa tener un objetivo estratégico definido?
o)
Si su objetivo estratégico aún no está definido, ¿Podría usted indicar qué piensa hacer para alcanzar la visión de su empresa y de este modo cumplir con su misión?
3.
p)
¿A qué tipo de problema estratégico responde el objetivo estratégico en su empresa?
q)
¿qué aspectos pueden perjudicar o contribuir al logro del objetivo estratégico en su empresa?
OBJETIVOS TÁCTICOS, OPERATIVOS, RUTINARIOS (METAS) de la empresa: a)
¿Podría usted indicar qué piensa hacer en cada nivel, departamento o área de su empresa para alcanzar el objetivo
estratégico de su empresa? (describa los objetivos por cada nivel, departamento o área de su empresa, especificando el tipo de objetivo que corresponda: Objetivos de Marketing: 1) 2) 3) Objetivos de Producción: 1) 2) 3) Material de estudio preparado para aplicación práctica exclusiva de los estudiantes de la materia ADM-200, de la carrera de Ingeniería Comercial, UAGRM - FINOR
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Objetivos Financieros:
1) 2) 3)
Objetivos de RR.HH.:
1) 2) 3)
Objetivos Administrat.: 1) 2) 3) Objetivos varios:
1) 2) 3)
4.
b)
¿A qué tipo de problemas operativos responden estos objetivos en su empresa?
c)
¿Quién o quiénes definen estos objetivos en su empresa?
d)
¿qué aspectos pueden perjudicar o contribuir al logro de estos objetivos en su empresa?
ESTRATEGIAS de la empresa: a)
¿Podría usted describir cuáles estrategias lleva adelante su empresa para lograr sus objetivos planteados? (describa las estrategias por cada nivel, departamento o área de su empresa, especificando el tipo de estrategia que corresponda: Estrategias de Marketing:
1) 2) 3)
Estrategias de Producción:
1) 2) 3)
Estrategias Financieras:
1) 2) 3)
Estrategias de RR.HH.:
1) 2) 3)
Estrategias Administrat.:
1) 2) 3)
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Estrategias varias:
1) 2) 3)
b)
¿Están formalizadas sus estrategias?
SI (
) NO (
c)
¿Quién o quiénes definen las estrategias en su empresa?
d)
¿Quiénes más conocen las estrategias en su empresa?
e)
¿Utiliza algún medio para difundirlas?
SI
(
) ¿Cuáles?
NO
(
) ¿Por qué?
)
f)
¿De qué le sirve a su empresa tener estrategias definidas?
g)
Si sus estrategias aún no están definidas, ¿Podría usted indicar cómo piensa lograr los objetivos de su empresa. Es decir, qué tipo de acciones piensa llevar a cabo, con qué tipo de recursos, y cómo, cuándo y dónde piensa aplicarlos?
*(Antes de pasar al punto siguiente, considere el estudiante qué PREMISAS se tomaron en cuenta para la planeación en la empresa) Premisa 1: Premisa 2: Premisa 3: Premisa 4: Premisa 5: Premisa 6: 5.
POLÍTICAS de la empresa: ¿Podría usted describir cuáles políticas ha planteado su empresa para orientar sus acciones y decisiones? Política 1: Política 2: Política 3: Política 4: Política 5: Política 6: a)
¿Están formalizadas sus políticas?
b)
¿Quién o quiénes definen las políticas en su empresa?
c)
¿Quiénes más conocen las políticas en su empresa?
d)
¿Utiliza algún medio para difundirlas?
e)
SI (
) NO (
)
SI
(
) ¿Cuáles?
NO
(
) ¿Por qué?
¿De qué le sirve a su empresa tener políticas definidas?
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f)
Si sus políticas aún no están definidas, ¿Podría usted indicar cómo piensa lograr que las personas sobre las cuales se ha delegado autoridad y responsabilidad tomen decisiones acertadas, conforme a las directrices de la gerencia, de tal modo que se eliminen las dudas, confusiones, errores y se mantenga el control administrativo en forma permanente?
6.
PROGRAMAS de la empresa: a)
¿Podría usted describir los programas que ha planteado su empresa para determinar el tiempo y las actividades necesarias para alcanzar sus objetivos?
b)
¿Están formalizados sus programas?
SI (
) NO (
)
c)
¿Quién o quiénes elaboran los programas en su empresa?
d)
¿De qué le sirve a su empresa tener programas definidos?
e)
Si su empresa aún no ha elaborado programas, ¿Podría usted indicar cómo piensa lograr que las distintas actividades necesarias para alcanzar los objetivos de la empresa se lleven a cabo con eficacia y en el tiempo adecuado?
7.
PRESUPUESTO de la empresa: ¿Su empresa elabora presupuestos para ejecutar sus planes? ¿Cómo obtiene los fondos necesarios? ¿Cómo asigna estos fondos a las distintas actividades? ¿Cómo financia los recursos necesarios?
ANOTACIONES
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ANÁLISIS ORGANIZACIONAL ESTRATÉGICO Empresa:
Persona contacto:
Cargo:
Fecha:
Estimado señor empresario: El presente formulario tiene el propósito de ayudar a los estudiantes de la asignatura de “Organización y Sistemas” de la Facultad Integral del Norte de la UAGRM, a desarrollar un adecuado proceso de Diagnóstico Organizacional de la empresa que usted dirige. Su colaboración es fundamental para la formación práctica de nuestros futuros profesionales. Muchas gracias por su valioso apoyo. Por favor, tenga la gentileza de proporcionarnos la siguiente información:
I.
ANÁLISIS DE LA EMPRESA COMO UN “SISTEMA”
1.
ELEMENTOS BÁSICOS DEL SISTEMA: A.
¿Esta organización es un sistema? (Sólo para el estudiante) Si su respuesta es “si”, entonces defina a esta organización de acuerdo con los elementos básicos de sistemas: ¿Cómo se define el “sistema total”?: ¿Cómo se definen sus elementos principales o “subsistemas”? Indique y describa a los más importantes: Subsistema:
¿Cuál es su función?
Subsistema:
¿Cuál es su función?
Subsistema:
¿Cuál es su función?
Subsistema:
¿Cuál es su función?
Subsistema:
¿Cuál es su función?
Subsistema:
¿Cuál es su función?
Subsistema:
¿Cuál es su función?
¿Cómo se define su “macrosistema”? (Mencione sólo las características más importantes de sus entorno competitivo) ¿Dónde compite la empresa? Sector:
¿Cuál?:
Industria:
¿Cuál?:
Asociación:
¿Cuál?:
Gremio:
¿Cuál?:
Otro: ¿Existen “sinergias” asociativas en el entorno competitivo de la empresa? SI
NO
¿Por qué?
¿Cómo es el Ambiente Económico?: ¿Cómo es el Ambiente Social?:
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¿Cómo es el Ambiente Político?: ¿Cómo es el Ambiente Jurídico?: ¿Cómo es el Ambiente Tecnológico?: ¿Cómo es la velocidad de los ”cambios” en el entorno de la empresa? MUY RÁPIDA
¿Por qué?
RÁPIDA
¿Por qué?
NORMAL
¿Por qué?
LENTA
¿Por qué?
¿Cómo se “comporta” el entorno competitivo de la empresa? Competidores actuales:
Clientes de la empresa:
Proveedores de la empresa:
Productos Sustitutos de la empresa:
Posibles Nuevos Competidores de la empresa:
2.
ANÁLISIS DE LA EMPRESA SEGÚN EL MODELO SISTÉMICO “EPS” A.
ENTRADAS ¿De qué tipo son las “entradas” que ingresan a la empresa para alimentar el proceso de producción o el s ervicio? Especifique lo que corresponde exclusivamente a esta empresa, en términos de: Materia Prima: Insumos: Tecnología: Recursos Humanos: Datos: Dinero: Otros: . De las “entradas” citadas, ¿Cuáles son las más importantes? 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
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¿Por qué razón estas “entradas” son las más importantes? ¿Por su Escasez?: ¿Por su Cantidad?: ¿Por su Precio?: ¿Por su Calidad?: ¿Por su Especialización?: Otros:
Indique el “impacto” que tendrían sobre la empresa los siguientes “cambios” en las principales entradas: Alto
Medio
Bajo
- Sube el precio
:
- Se torna escaso
:
- Baja la calidad
:
¿Los “proveedores” de estas “entradas” son importantes para la empresa? SI
3.
NO
¿Por qué?
PROCESO: Describa, a grandes rasgos, el “proceso de transformación” que se realiza en la empresa:
¿Los “Procesos” se realizan con base en los objetivos de la empresa? SI
NO ¿Por qué?
¿En qué circunstancias la empresa podría sufrir entropías? ¿Cuáles serían los “síntomas“ de esta entropía?
¿Cuáles serían los “efectos nocivos” de esta entropía?
¿Cómo se podría “neutralizar” esta entropía?
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4.
SALIDAS ¿De qué tipo son las “salidas” que ingresan a la empresa para alimentar el proceso de producción o el servicio? Especifique l o que corresponde exclusivamente a esta empresa, en términos de:
¿Las “salidas” corresponden a los objetivos de la empresa? SI
NO ¿Por qué?
¿Cuándo se genera la retroalimentación? ¿En el momento que ocurren las fallas? SI
¿Por qué?
NO ¿Por qué? ¿Después que ocurren las fallas? SI
¿Por qué?
NO ¿Por qué? ¿Antes de que ocurran las fallas? SI
¿Por qué?
NO ¿Por qué? Aporte de las “salidas” al crecimiento de la empresa: ¿En qué % crecieron las ventas de la empresa en los siguientes períodos?: Hace tres (3) años: (
%) // Hace dos (2) años: (
%) // Hace un (1) año: (
%) // En 2008: (
%) // Proyectado 2009: (
%)
II. ANÁLISIS “CONTINGENCIAL” DE LA EMPRESA ¿Para qué sirve el análisis “contingencial” de la empresa? ¡Para determinar en qué medida la empresa se está “adaptando” a su “entorno”! 1.
SISTEMA AMBIENTAL de análisis organizacional: ¿El trabajo en la empresa se realiza de manera rutinaria, con pocos o ningún cambio en los procesos, y las personas ya tienen sus tareas bien definidas y saben exactamente lo que tienen que hacer cada día? ¿El trabajo en la empresa NO se realiza de la misma manera todos los días, debido a que los procesos cambian frecuentemente, y las personas tienen que realizar tareas que se modifican con cada trabajo, lo cual les impide saber exactamente cómo deberán hacer sus tareas cada día? En esta empresa, ¿Se les dice a las personas, de manera estricta, qué cosas tienen que hacer y cómo tienen que hacerlas? En esta empresa, ¿Las personas tienen amplia libertad para hacer su trabajo como mejor les parece, y se les permite tener iniciativa y creatividad para lograr los mejores resultados posibles?
Por lo tanto, ¿Esta empresa funciona con un sistema “mecanicista”?
¿Con cuál sistema debería funcionar?
¿”Mecanicista”?
u
¿o con un sistema “orgánico”?
¿ “orgánico”?
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2.
VARIABLE TECNOLÓGICA EN EL SISTEMA AMBIENTAL: ¿Con cuál de las siguientes alternativas tecnológicas produce la empresa? Producción Unitaria (Por pedidos) Producción en Lotes Grandes Producción por Proceso De acuerdo a su sistema de producción: ¿Con cuál sistema debería funcionar?
3.
¿”Mecanicista”?
u
¿ “Orgánico”?
VARIABLE EXÓGENA EN EL SISTEMA AMBIENTAL: ¿Cómo es el “entorno” que rodea a la empresa? “Estable” (Muy pocos cambios, existe certidumbre y se puede planear a largo plazo) “Turbulento” (Muchos cambios, existe incertidumbre y no se puede planear a largo plazo) “Hostil” (Los competidores son agresivos y existe mucha rivalidad) “Munificente” (Baja rivalidad. Tendencia a la colaboración entre los competidores) De acuerdo a las características de su “Entorno”: ¿Con cuál sistema debería funcionar?
4.
¿”Mecanicista”?
u
¿ “Orgánico”?
VARIABLE DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA EN EL SISTEMA AMBIENTAL: ¿La empresa tiene una “estrategia” definida que está llevando a cabo para ser más competitiva? SI
NO ¿Por qué? De acuerdo a las características de su “Estrategia”: ¿Con cuál sistema debería funcionar?
¿”Mecanicista”?
u
¿ “Orgánico”?
III. ANÁLISIS DE LA “CONFIGURACIÓN ESTRUCTURAL” DE LA EMPRESA ¿Para qué sirve el análisis “estructural” de la empresa? ¡Para determinar la “Consistencia Interna” de sus Parámetros de Diseño! 5.
PARÁMETROS DE DISEÑO en la actual estructura organizacional: ¿Cuáles de los siguientes “Parámetros de Diseño” identifica usted en la actual estructura organizacional de la empresa? Especialización del Trabajo Estandarización de los Procesos de Trabajo Estandarización de las Destrezas o Habilidades Estandarización de las Reglas Criterios de Departamentalización Tamaño de la Unidad Sistemas de Planificación y Control Adaptación o Ajuste Mutuo Descentralización o difusión del poder De acuerdo a los “Parámetros de Diseño” que prevalecen en la estructura…
¿Cómo debería ser su “Configuración Estructural”? (Grafique la actual y la que el grupo propone)
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6.
MECANISMOS COORDINADORES en la actual estructura organizacional: ¿Cuáles de los siguientes “Mecanismos Coordinadores” identifica usted en la actual estructura organizacional de la empresa?
Coordinación por Adaptación o Ajuste Mutuo Coordinación por Supervisión Directa Coordinación por Estandarización de los procesos de trabajo Coordinación por Estandarización de los productos o “out put” Coordinación por Estandarización de las habilidades o destrezas Coordinación por Estandarización de las Reglas
De acuerdo a los “Mecanismos Coordinadores” que prevalecen en la estructura… 7.
¿Cómo debería ser su “Configuración Estructural”? (Grafique la actual y la que el grupo propone)
CONFIGURACIÓN ESTRUCTURAL actual de la empresa: ¿Cuál de los siguientes “Configuraciones Estructurales” identifica usted en la actual estructura organizacional de la empresa?
Estructura Simple Burocracia Mecánica Burocracia Profesional Estructura Divisionalizada Adhocracia
SI
¿Es adecuada su actual “Configuración Estructural”? ¿Por qué?
NO ¿Por qué?
¿Cuál debería ser su “Configuración Estructural” más apropiada? (Grafique) ¿Por qué?
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ANÁLISIS ORGANIZACIONAL OPERATIVO Empresa:
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ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA ACTUAL de la empresa: A fin de poder determinar la situación actual de su estructura administrativa, es necesario identificar los siguientes aspectos del personal en posición de mando y toma de decisiones (describa cada cargo en orden descendente de rango):
POSICIÓN Y PERFIL Cargo:
Formación:
Nombre:
Cargo:
Formación:
Nombre:
Cargo:
Formación:
Nombre:
Cargo:
Formación:
Nombre:
ATRIBUCIONES
RESPONSABILIDAD
RESULTADOS ESPERADOS
CONTRIBUCIÓN AL LOGRO DE OBJETIVOS
Pésimo Deficiente Regular Bueno Muy bueno Excelente
Pésimo Deficiente Regular Bueno Muy bueno Excelente
Pésimo Deficiente Regular Bueno Muy bueno Excelente
Pésimo Deficiente Regular Bueno Muy bueno Excelente
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a)
b)
c)
d)
e)
f)
Los actuales cargos, y las competencias de quienes ocupan estos cargos, ¿Son adecuados para permitirle a la empresa alcanzar sus objetivos eficientemente? SI
(
) ¿Por qué?
NO
(
) ¿Por qué?
Los actuales cargos, y las competencias de quienes ocupan estos cargos, ¿Responden eficientemente a las exigencias de los clientes, a la presión de los competidores y a la situación del entorno de la empresa? SI
(
) ¿Por qué?
NO
(
) ¿Por qué?
Los actuales cargos, y las competencias de quienes ocupan estos cargos, ¿Tienen la capacidad de adaptarse permanentemente a las exigencias de los clientes, a la presión de los competidores y a la situación del entorno de la empresa? SI
(
) ¿Por qué?
NO
(
) ¿Por qué?
¿Es eficiente la gestión de la comercialización que realiza actualmente la empresa? SI
(
) ¿Por qué?
NO
(
) ¿Por qué?
¿Es eficiente la gestión contable y financiera que realiza actualmente la empresa? SI
(
) ¿Por qué?
NO
(
) ¿Por qué?
¿Es eficiente la gestión de recursos humanos que realiza actualmente la empresa? SI
(
) ¿Por qué?
NO
(
) ¿Por qué?
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g)
h)
2.
¿Es eficiente la gestión de la producción que realiza actualmente la empresa? SI
(
) ¿Por qué?
NO
(
) ¿Por qué?
¿Cómo cree usted que podría mejorarse la estructura administrativa de la empresa?
ANÁLISIS DE LA ACTUAL ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL de la empresa: Si la empresa no tuviera formalizada su estructura organizacional,… ¿esto significa que la empresa no posee una estructura organizacional? ¡De ninguna manera! ¡El hecho que la empresa esté en marcha, implica que un cierto tipo de estructura organizacional ya esta funcionando en ella! En este caso, los estudiantes del grupo deberán transformar la actual estructura “implícita” en una estructura “explícita”; es decir, deberán “formalizar” la estructura organizacional que subyace en el funcionamiento de la empresa. Para poder realizar el análisis, los estudiantes del grupo deberán solicitar a la gerencia una muestra del organigrama de la empresa (si lo tuviera), o dibujar el organigrama (si No lo tuviera), y adjuntar a este formulario una fotocopia o el dibujo del mismo a fin de realizar el análisis de la estructura organizacional. Una vez plasmado el organigrama, ya sea en una fotocopia o en un dibujo, los estudiantes deberán analizarlo tomando en cuenta los siguientes aspectos organizacionales: a)
De acuerdo al contenido de sus elementos, ¿Cómo identifica y evalúa la división del trabajo que refleja esta estructura?
b)
De acuerdo a la composición y relaciones de sus elementos, ¿Es una estructura vertical, horizontal o mixta?
c)
¿Qué tipo de departamentalización refleja la estructura?
d)
¿Cuántos niveles de mando existen en el organigrama?
e)
¿Cuántos niveles de reporte existen en el organigrama?
f)
De acuerdo a la extensión vertical de los niveles existentes, ¿Es una estructura plana o alta? Y ¿Cómo es el tramo de control administrativo para cada nivel?
g)
¿Cómo describiría la cadena de mando que refleja esta estructura?
h)
De acuerdo a la cadena de mando analizada, ¿Cuán centralizada o descentralizada es esta estructura?
i)
De acuerdo a la cadena de mando analizada, ¿Esta estructura es de tipo lineal, funcional o línea-staff?
j)
De acuerdo a la cadena de mando analizada, ¿Cuántos y cuáles tipos de autoridad se identifican en esta estructura?
k)
Analice y describa en detalle la nomenclatura de las líneas de relación organizacional de esta estructura.
l)
A partir del análisis de las líneas de relación organizacional de esta estructura, identifique la coordinación existente.
m) Identifique en qué sentidos fluye la información a través de los distintos niveles de esta estructura. n)
¿Con cuánta rapidez o lentitud fluye la información a través de los distintos niveles de esta estructura,…y por qué?
o)
¿Qué mecanismos de comunicación organizacional existen en esta estructura para lograr la coordinación?
p)
¿Son eficaces estos mecanismos de comunicación organizacional para lograr la coordinación,…por qué?
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Asimismo, los estudiantes del grupo deberán analizar los siguientes aspectos de la estructura organizacional: q)
¿Se elaboró esta estructura en función de los objetivos de la empresa?
SI ( ) NO ( ) ¿por qué?
r)
¿Se elaboró esta estructura en función de las estrategias de la empresa?
SI ( ) NO ( ) ¿por qué?
s)
¿Con base en qué criterios se elaboró esta estructura,…o surgió espontáneamente con el funcionamiento de la empresa?
t)
¿Esta estructura tiene la suficiente flexibilidad para ser ajustada y mejorada?
SI ( ) NO ( ) ¿por qué?
u)
¿Esta estructura es conocida y comprendida por otros miembros de otros niveles?
SI ( ) NO ( ) ¿por qué?
v)
¿Esta estructura es eficiente para contribuir al logro de los objetivos de la empresa?
SI ( ) NO ( ) ¿por qué?
Para poder responder correctamente a estas interrogantes, los estudiantes del grupo deberán obtener información adicional en la empresa mediante una investigación más profunda, utilizando métodos como la observación directa, la inducción, la deducción y otros; y recurriendo a técnicas como la entrevista, encuestas y otras que le permitan conocer aspectos más profundos de la estructura organizacional de la empresa. IMPORTANTE: Finalmente, el grupo deberá ANALIZAR el organigrama a fin de encontrar FALLAS de estructuración. Para tal efecto, se analizará el organigrama tomando en cuenta los PRINCIPIOS de organización a fin de detectar las fallas que pudieran existir. (Por favor, tomar en cuenta esta recomendación). 3.
ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS de la empresa: Para realizar el análisis de los procedimientos, el grupo podrá usar las siguientes herramientas para levantar la información:
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a)
Cuadro analítico funcional para la identificación de los procedimientos
(Para definir los productos, resultados o servicios que se esperan obtener mediante el ejercicio de las funciones asignadas a la unidad administrativa o al cargo.)
(1) UNIDAD ADMINISTRATIVA O CARGO: ……………………………………………………….…………………………...............………………… (3) Nº
(4) FUNCIONES
(5) ÓRGANOS QUE INTERVIENEN
(6) PRODUCTO ESPERADO
(2) HOJA____ DE____ (7) PROCEDIMIENTOS BÁSICOS
1
2
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
(8) ELABORÓ
(9) REVISÓ
(10) FECHA
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b)
Matriz para la validación de los procedimientos y funciones
(Determinar que los procedimientos identificados sean coherentes con las funciones asignadas a la unidad administrativa o cargo.)
(1) UNIDAD ADMINISTRATIVA O CARGO: ……………………………………………………………………………………...............…………………
(2) HOJA____ DE____
(3) FUNCIONES
(4) PROCEDIMIENTOS
(Escriba aquí una descripción de las FUNCIONES asignadas a la Unidad o al Cargo, y confróntelo con los procedimientos en análisis para determinar si son coherentes o no)
(Copie aquí una descripción del PROCEDIMIENTO en análisis)
(punto de encuentro de los Núms. 3 y 4)
(5) ELABORÓ
(6) REVISÓ
(7) FECHA
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c)
Matriz para la validación de los procedimientos conforme a estructura
(Determinar que los procedimientos identificados sean coherentes con las denominaciones de la estructura asignadas a la unidad administrativa o cargo.)
(1) UNIDAD ADMINISTRATIVA O CARGO: ……………………………………………………………….…………………………...............…………
(2) HOJA____ DE____
(3) ESTRUCTURA (4) PROCEDIMIENTOS
Nombre de la Unidad o Cargo
Nombre de la Unidad o Cargo
Nombre de la Unidad o Cargo
Nombre de la Unidad o Cargo
Nombre de la Unidad o Cargo
Nombre de la Unidad o Cargo
Nombre de la Unidad o Cargo
Copie aquí una descripción del PROCEDIMIENTO en análisis)
(8) ELABORÓ
(9) REVISÓ
(10) FECHA
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d)
Matriz para la estructuración de los procedimientos
(Determinar los elementos generales que constituirán los procedimientos)
(1) UNIDAD ADMINISTRATIVA O CARGO: ……………………………………………..…………………….………………...............………… (3) PROCEDIMIENTOS (3.2) NOMBRE
(3.1) NÚM.
1
Copie aquí una descripción PROCEDIMIENTO en análisis)
(8) ELABORÓ
(4) PROPÓSITO
(5) NATURALEZA
(2) HOJA____ DE____
(6) ÁMBITO DE OPERACIÓN
(7) OBSERVACIONES
del
(9) REVISÓ
(10) FECHA
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e)
Matriz para la identificación y análisis de las actividades
(Establecer las actividades y elementos para el desarrollo de cada procedimiento.)
(1) PROCEDIMIENTO: ……………………………………………..…………………………………………….………………...............…………
(3.1) NÚM.
(3.2) NOMBRE
(3) ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO (3.3) DESCRIPCIÓN
(4) UNIDADES QUE INTERVIENEN
(3.4) TIPO
(2) HOJA____ DE____ (5) RESULTADO DE LA ACTIVIDAD
(6) NORMAS DE OPERACIÓN
-
(8) ELABORÓ
(9) REVISÓ
_____
(10) FECHA
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