Toma de Decisiones Grupales 2015
Universidad Fermín Toro
Información, Desarrollo y Diseño: Lisdayana Oropeza/ Grupo 14B / Gerencia Empresarial
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Toma de Decisiones Grupales 2015
Editorial “La Gerencia” editoriallagerencia@gmail.com (0424-555123456) ISBN-123-456-789 Depósito legal: if987654321
Diseño y portada: Lisdayana Oropeza. Diagramación y montaje: Lisdayana Oropeza. Contenido: Lisdayana Oropeza. Esta edición se terminó de editar en los talleres de la editorial. Información, Desarrollo y Diseño: Lisdayana Oropeza/ Grupo 14B / Gerencia Empresarial
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Toma de decisiones……………………………………………………….…PAG. 5 Toma de decisiones Grupales……………………………………………... PAG. 5, 6 Ventajas……………………………………………………..……………… PAG. 6,7,8 Desventajas…………………………………………………………………..PAG. 8 Algunos puntos para lograr que funcione la T de D en Grupo…………. PAG.9 Cuándo son más eficaces los grupos………………………………………..PAG. 10, 11 Cómo puede mejorar la toma de decisiones en grupo…………………….PAG. 11 Técnicas para la toma de decisiones en grupo…………………………... PAG. 12,25 Etapas de la toma de decisiones grupal…………………………………....PAG. 26,31
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En el modelo de administración tradicional, posiblemente más tendenciosa hacia lo autocrático, el jefe es quien toma las decisiones siempre. Esa tendencia puede ser producto de una cultura aprendida del mismo sistema dentro del cual trabaja (la empresa) o incluso puede reflejar desconfianza en sí mismo, al temer que si alguien más propone buenas ideas su propio puesto como jefe podría entrar “en riesgo”. Muchos favorecen las decisiones por grupos, creyendo que las caracterizan amistosas discusiones informales (a veces tan agradables), esta técnica proporciona a quienes van a ser afectados por una decisión la oportunidad de participar en su formulación y ayuda al desarrollo de los miembros del grupo. Las decisiones en grupo ayudan satisfacer las necesidades individuales, tales como la sensación de sentirse necesitado, de ser importante, de estar enterado. Asimismo la toma de decisiones debe implicar una vigorosa discusión de las diversas alternativas, condición que cumple el enfoque de la decisión en grupo.
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La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las alternativas o formas para resolver diferentes situaciones de la vida, estas se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial (utilizando metodologías cuantitativas que brinda la administración)
Hay varios modelos de toma de decisiones grupales que se pueden poner en práctica. Dos ejemplos son el consenso y la consulta. La toma de decisiones por consenso implica plantear varias opciones y se elige la opción más popular en el grupo. El modelo de consulta tiene en cuenta todas las opiniones del grupo para tomar una decisión. Ambos métodos requieren la participación del grupo y usan a un director que respeta las opiniones y aportes del grupo en la toma de decisiones.
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Toma de Decisiones Grupales 2015 Actualmente se le concede cada vez más una mayor importancia a la participación de todos los elementos que integran un grupo o equipo de trabajo en la toma de decisiones, no porque se haya prescindido totalmente de la toma de decisiones hecha exclusivamente por el líder del grupo (gerente, jefe o supervisor) sino porque hay ocasiones en que se debe aprovechar el conocimiento y la experiencia de un número mayor
de
personas,
para
tomar
mejores
decisiones, además de que cuando la gente participa en la toma de la decisión, se siente más comprometida a lograr los resultados deseados, convirtiéndose en un poderoso motivador para los trabajadores el que se les tome en cuenta en el momento de decidir.
Una persona puede tomar una decisión más rápidamente que un grupo por supuesto, ya que sólo una persona tiene que ser consultada. Tomar decisiones en grupo aunque puede ser un proceso arduo, puede ayudar a consolidar el grupo al permitir la participación de todos los miembros de éste. Tanto las decisiones individuales como las de grupo tienen un conjunto de ventajas. Ninguna es ideal para todo tipo de situaciones. Las decisiones en grupo proporcionan información más completa. Hay algo de verdad en el axioma de que dos cabezas piensan más que una. Un grupo proporcionara gran variedad de experiencias y perspectivas al proceso de decisiones, lo que no sucede con un individuo que actúa solo.
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Toma de Decisiones Grupales 2015 Los grupos también generan más alternativas. Debido a que los grupos tienen mayor cantidad y diversidad de información, pueden identificar más alternativas que un individuo por separado. Esto resulta más evidente cuando los miembros del grupo representan diferentes especialidades. Además, la decisión en grupo incrementa la aceptación de solución. Muchas decisiones fracasan después de que se toma la decisión final porque la gente no acepta la solución.
Sin embargo, si los que se verán afectados por cierta solución y los que contribuyen a implantarla participan en la toma de decisiones, es muy posible que acepten la decisión y que estimulen a otros para aceptarla. Por último, este proceso incrementa la legitimidad. El proceso de toma de decisiones en grupo es consistente con los ideales democráticos, de ahí que las decisiones tomadas en grupos puedan percibirse y ser más legítimas que las decisiones tomadas por una persona. El hecho de que el que toma la decisión por separado tenga el poder necesario y de que no haya consultado a otros, puede ocasionar que se piense que la decisión se tomó autocrática y arbitrariamente. Información, Desarrollo y Diseño: Lisdayana Oropeza/ Grupo 14B / Gerencia Empresarial
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Hay veces en las que alguno de estos métodos de toma de decisiones no es el apropiado. Evita tomar una decisión individual si esta afecta directamente al grupo. Por ejemplo, tomar una decisión general de que todo el mundo debe trabajar los fines de semana va a generar oposición por razones que van desde lo religioso hasta otras obligaciones personales. Por otro lado, la toma de decisiones en grupo debe evitarse si hay pocas posibilidades de que un grupo pueda llegar a un consenso. Por ejemplo, que un miembro directivo decida que los miembros de un departamento deben realizar mejor su trabajo es mucho más efectivo. Casi siempre los grupos tardan más en llegar a una solución de lo que llevaría a una persona a hacerlo por separado. También puede presentarse una situación en la que exista el dominio sobre la minoría. Los miembros de un grupo nunca son del todo iguales. Pueden diferir en nivel dentro de la organización,
experiencia,
conocimientos
en
cuanto al problema, estar influidos por otros miembros
como
en
habilidades
verbales,
asertividad, etc. Esto crea la oportunidad para que uno o más miembros usen sus ventajas para dominar a otros en el grupo. Una minoría que domina un grupo con frecuencia tiene una desmedida influencia en la decisión final.
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Realizar reuniones Semanales o Bisemanales para mantenerse informados sobre los avances y problemas que se presenten. Durante las reuniones adoptar un enfoque para el Diagnóstico de la Solución de los Problemas Desarrollo de la Solución, sin una intervención dominante del líder del grupo que debe adoptar una posición más de apoyo que de intervención activa, dejando que el grupo sugiera y proponga, sin inmiscuirse directamente en los debates. Discusión de la Solución Final. Retroalimentación. Después de que se haya escogido e implantado una solución, el líder del grupo debe estar retroalimentando al mismo, sobre los avances, éxitos o fallas que se presenten.
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Que los grupos sean más eficaces que un individuo depende de los criterios en los que se base para definir la eficacia. Las decisiones en grupo tienden a ser más acertadas las pruebas indican que en promedio los grupos toman mejores decisiones que los individuos. Esto no significa que todos los grupos funcionen mejor que cada individuo. Se ha encontrado que las decisiones de grupo son mejores que las que hubieran sido tomadas por el individuo promedio en el grupo. Sin embargo, rara vez son mejores que el desempeño del mejor individuo.
Si la eficacia de las decisiones se define en términos de velocidad, las individuales son superiores. Las decisiones en grupo se caracterizan por dar y tomar, lo que lleva tiempo. La eficacia puede significar el grado en el que una solución demuestre creatividad. Si la creatividad es importante, los grupos tienden a ser más eficaces que los individuos. Sin embargo, esto requiere que las fuerzas que apoyan la conformidad grupal sean limitadas. Otro criterio para la Información, Desarrollo y Diseño: Lisdayana Oropeza/ Grupo 14B / Gerencia Empresarial
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Toma de Decisiones Grupales 2015 eficacia es el grado de aceptación que consigue la decisión final. Como ya mencionamos antes, debido a que las decisiones en grupo tienen información de más gente, tienden a dar soluciones que serán más ampliamente aceptadas. La eficacia de las decisiones en grupo también está influida por el tamaño del grupo. Mientras más grande sea, mayor será la oportunidad de representación heterogénea. Por otro lado un grupo grande necesita más coordinación y más tiempo para permitir la participación de todos los miembros. Esto significa que tal vez los grupos no deberían ser tan grandes, un mínimo de cinco y un máximo de quince, las pruebas indican que de hecho los grupos de cinco o menos personas y de un máximo de siete son las eficaces. Debido a que el cinco y el siete son números impares, se evita el empate. No se puede considerar la eficacia sin tomar en cuenta la eficiencia.
Cuando los miembros de un grupo se encuentran frente a frente e interactúan entre sí, crea el potencial de conformidad grupal. Puede censurarse y presionar a otros miembros del grupo para lograr un acuerdo.
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TORMENTA DE IDEAS Hace ya varias décadas Alex Osborn, en su libro “Imaginación Aplicada”, introdujo el principio de “Criterio diferido”, en el cual se fundamenta la tormenta de ideas Brainstorming. La esencia del principio que rige el “Criterio Diferido”, consiste en elaborar toda una lista con lo que viene a la mente a una persona cuando está tratando de resolver un problema, aceptando todo aquello que se le ocurra sin prejuicios de ningún tipo. No se debe analizar la calidad de esas ideas para la solución del problema en cuestión, lo importante aquí es la cantidad.
Después se pueden modificar o cambiar esas ideas con el objeto de generar otras nuevas y más impactantes.
Los elementos claves son: La
Cantidad y la libertad para expresar todo aquello que viene a la mente, sin proceder a ningún tipo de evaluación. Este método permite generar ideas en grupo lo cual produce resultados superiores en calidad y cantidad que si se trabaja en forma individual. Estas ideas pueden referirse a identificación de problemas o sus causas, o soluciones de los mismos, el resultado final es una lista de ideas destinadas a ser evaluadas y que no se convertirán necesariamente en soluciones sino más bien en una plataforma para alcanzar nuevas ideas.
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Toma de Decisiones Grupales 2015 NORMAS BÁSICAS
Para que la participación sea amplia y para aprovechar la opinión y experiencia de los participantes se deben seguir las siguientes normas: Establecer el objetivo de la reunión claramente: Es clave, previo al inicio de las reuniones, aclarar las expectativas de los participantes respecto al objetivo de la misma y establecerlo con precisión, así como el alcance esperado de la reunión. Prohibición estricta de la crítica: Se prohíbe criticar las opiniones y calificarlas de buenas o malas. La persona que se sienta criticada puede sentirse cohibida para expresarse posteriormente. Ninguna idea debe ser considerada como absurda. Libertad y opinión libre: No debe hacerse restricciones a la libre expresión de las ideas en función de aspectos como jerarquías o responsabilidad sobre la materia de la sesión; se parte del hecho de que cualquier miembro del grupo puede proponer ideas novedosas verdaderamente creativas, o si es el caso de ver problemas que otros no han advertido antes como tales. Cuantas más ideas se produzcan mejor: Ya que hay más probabilidades de que a través de ellas se llegue a la idea superior. Está prohibido decir: “Es suficiente con esas ideas”, por lo que debe estimularse la generación hasta que las ideas se agoten. Aprovechar las opiniones: Se debe promover la producción de nuevas ideas, a partir de la asociación o perfeccionamiento de otras ya sugeridas. Facilitar la sesión: Es importante la presencia de un facilitador que conduzca y oriente la reunión y vigile el cumplimiento de las normas básicas antes descritas y otras expectativas establecidas por los miembros, como: tiempo de la reunión, secuencia.
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Toma de Decisiones Grupales 2015 FASES DE LA TORMENTA DE IDEAS
Una sesión de tormenta de ideas pasa por tres fases:
FASE DE GENERACIÓN DE IDEAS: Es la fase inicial durante la cual se aclaran las expectativas, objetivos y normas para la sesión y se procede a la generación de ideas por parte de los participantes hasta que se agoten, estas ideas suelen ser progresivamente superiores en calidad y cantidad. Es conveniente que inicialmente se dé un tiempo prudencial (3 a 5 minutos) para que cada participante piense y escriba sus ideas. Se recomienda que cada miembro del grupo aporte una idea por turno. Otro miembro del grupo debe encargarse de escribir en un sitio visible las ideas que se vayan generando en el transcurso de la sesión.
FASE DE CLARIFICACIÓN: En esta fase se revisa la lista de ideas generadas para garantizar que todos los participantes las extiendan con claridad. En esta fase se pueden descartar las ideas que no corresponden al objetivo de la sesión. Es usual encontrar problemas (síntomas – efectos) mezclados con causas, los cuales de no evitarse sesgara la solución, por ejemplo para definir problemas suelen agregarse a las causas de las siguientes frases: falta de Carencia de insuficiencia. El facilitador debe, en esta frase retomar el objetivo de la sesión, aclararlo y dar ejemplos de cómo se expresa el mismo.
FASE DE EVALUACIÓN: En esta fase el grupo revisa la lista de ideas con el objetivo de eliminar duplicaciones y las ideas que han sido enriquecidas o mejoradas con otras ideas que la contiene. Esto último siempre y cuando, quien la propuso este de acuerdo en que realmente esta repetida o está contenida en otra.
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Toma de Decisiones Grupales 2015 TÉCNICA DE GRUPO NOMINAL
La Técnica de Grupo Nominal (TGN), es una técnica útil para las situaciones en que las opiniones individuales deber ser combinadas para llegar a decisiones las cuales no pueden o no conviene que sean tomadas por una sola persona. Ella permite la identificación y jerarquizaron de problemas, causas o soluciones a través de consenso en grupos o equipos de trabajo. La técnica de grupo nominal procura asegurar que todos tengan la oportunidad de expresar sus ideas y de que la fase de recolección de datos, generación de ideas y la fase de evaluación esté separada en el proceso de solución de problemas. Así se minimiza la monopolización de la discusión de grupo por algunos individuos debido a su nivel o personalidad.
FASES DE LA TÉCNICA DE GRUPO NOMINAL
La técnica de Grupo Nominal se realiza en cuatro fases, siendo las tres primeras similares a las de la Tormenta de Ideas y siguiendo las mismas normas. La cuarta fase es la de votación y jerarquización. Información, Desarrollo y Diseño: Lisdayana Oropeza/ Grupo 14B / Gerencia Empresarial
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En esta última fase los participantes son provistos de tantas tarjetas en blanco como número de renglones se hayan incluido en la situación. Cada renglón puede representar una causa, un problema o una solución dependiendo de lo que se esté tratando. Cada uno de los miembros del grupo, trabajando en forma individual, debe escribir un renglón en cada tarjeta. Al renglón de mayor preferencia le coloca la puntuación máxima (de acuerdo a la escala seleccionada); al renglón menos preferido le coloca el número 1 y así sucesivamente hasta haber asignado puntuación a todos los renglones. Por ejemplo, si se tienen diez (10) renglones, se puede escoger una escala de uno (1) a diez (10), se le asigna el diez al renglón de mayor preferencia y uno (1) al de menor preferencia. El resto de los renglones tienen una puntuación entre nueve y el dos, utilizando el mismo criterio, y así sucesivamente hasta haber asignado puntuación a todos los renglones.
Posteriormente el facilitador registra los puntajes asignados a cada renglón por cada uno de los miembros y sumándolos obtiene una puntuación total para cada renglón. Y por último, se jerarquizan los renglones según el número total de puntos obtenidos.
La Técnica de Grupo Nominal puede ser utilizada en situaciones donde haya datos Información, Desarrollo y Diseño: Lisdayana Oropeza/ Grupo 14B / Gerencia Empresarial
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Toma de Decisiones Grupales 2015 disponibles
o
sea
difíciles
su
obtención
y
no
debe
abusarse
de
la
misma.
Las participaciones de una técnica de Grupo Nominal deben tener conocimiento y experiencia sobre los asuntos que se han de jerarquizar, ya que la votación (jerarquizaron) se hace sobre esta base. Las diferencias de percepción sobre el asunto (entre ellas el desconocimiento) se reflejan en la dispersión de los resultados. Obviamente una Técnica de Grupo Nominal requiere de un buen nivel de madurez gerencial y supervisorio, el cual debe estar dispuesto a aceptar, la opinión del grupo como la más válida para enfrentar una situación determinada.
DIAGRAMA DE ISHIKAWA
Kaouro Ishikawa de la Universidad de Tokio utilizo esta técnica en los años cincuenta y desde entonces su aplicación se ha difundido a nivel mundial. Se le conoce también como Diagrama de Espina de Pescado y de Causa – Efecto.
Es una herramienta útil para analizar de una manera integral, las diferentes causas que se relacionan con un problema determinado, facilitando el proceso de búsqueda de causas al sugerir ramas y agrupaciones de las mismas. Cuando nos enfrentamos a un problema
complejo,
donde
es
alta
la
interdependencia de factores o variables, es posible utilizar este diagrama. La técnica permite analizar sistemáticamente una situación compleja y ayuda a detectar las causas de los problemas. Se caracteriza por ser altamente participativa y permite involucrar a un grupo en el análisis y la solución de problemas. Este diagrama ayuda a clasificar las causas de un problema o situación y a organizar las relaciones entre ellas. Información, Desarrollo y Diseño: Lisdayana Oropeza/ Grupo 14B / Gerencia Empresarial
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Toma de Decisiones Grupales 2015 ELEMENTOS DEL DIAGRAMA
Los elementos que estructuran el diagrama son:
Problema. Causas Mayores: Variables Criticas. Causas Menores: Las que inciden en las variables Criticas. Sub – Causas: Las que inciden en las causas menores.
FASES DEL DIAGRAMA DE ISHIKAWA
Diagramación del Problema: Consiste en la clarificación para todos los miembros del grupo de la situación que se desea analizar o efecto que se desee solucionar.
Determinación de las Causas Mayores: Consiste en registrar las variables Criticas que afectan la situación o problema que se analiza. Es recomendable agrupar los factores causales en grupos de carácter general, cada uno de los cuales representa una causa mayor. Información, Desarrollo y Diseño: Lisdayana Oropeza/ Grupo 14B / Gerencia Empresarial
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Determinación de las Causas menores y Sub-Causas: Consiste en desglosar cada causa mayor en sus posibles causas menores. Usualmente cada causa mayor es producida por otras causas menores que es necesario precisar.
Evaluación: Consiste en verificar que todos los factores que son causa del efecto analizado estén incluidos en el diagrama, y si sus relaciones están adecuadamente ilustradas en el diagrama.
DIAGRAMA DE PARETO
Wilfredo Pareto, economista italiano del siglo XVII, estableció la idea de los pocos “vitales“y muchos “triviales”. No todas las cosas de la vida son importantes. En una situación es posible definir aquellas variables que la afectan considerablemente y aquellas que la afectan muy relativamente. Este principio se conoce también con el nombre de 80-20 y 20-80. Su aplicación es diversa y consiste en la determinación de la jerarquía de influencias de causas en un problema. En todo fenómeno que resulte como consecuencia de la intervención de varias causas o factores, se encontrara que un pequeño número de causas, contribuyen a la mayor parte del defecto; mientras que el numeroso grupo de causas restantes contribuye solamente a una pequeña parte del efecto. El Diagrama de Pareto se utiliza para demostrar gráficamente las diversas causas que afectan el resultado de la variable que estamos analizando, jerarquizando las mismas por su impacto, para determinar las causas más importantes , y tomar los correctivos dando prioridad a aquellas pocas causas que contribuyen a la mayor parte del defecto.
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FASES DE LA TÉCNICA DE PARETO.
Definición del Problema: Consiste en delimitar un problema o situación y listar las posibles causas o factores que intervienen.
Recolección de información: Consiste en la recopilación de datos, para determinar la frecuencia de las causas o factores incidentes.
Tabulación de la Información: Consiste en ordenar lógicamente la información recopilada de la fase anterior estableciendo los porcentajes de frecuencias de cada causa o factor.
Elaboración de la Gráfica: consiste en la elaboración de un histograma con la correspondiente jerarquizaron de la incidencia de cada causa, de la siguiente manera:
Trace el eje horizontal y dos (2) ejes verticales (uno en cada extremo)
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En el eje vertical izquierdo, coloque el peso de los factores.
En el eje vertical derecho, coloque el peso de los factores acumulado en forma de porcentaje.
En orden de mayor a menor, coloque en el eje horizontal los factores que afectan a la variable que se está analizando.
Dibuje el diagrama de barras. Estas barras deben tener el mismo ancho y cada una debe estar en contacto con la barra contigua.
Trace el total acumulado a cada rubro.
El diagrama de Pareto es de mucha utilidad porque a simple vista es fácil determinar en qué consiste el problema principal. La gran ventaja es que muestra cuales son los factores en los cuales
debe
concentrarse
la
atención
y
esfuerzo
de
mejora
en
los
procesos.
La experiencia dice que habrá una razón detrás de cada razón. En otras palabras, si se tiene un problema complejo, es fácil desglosarlo en componentes menores para facilitar su análisis. Igualmente se puede desglosar el Diagrama de Pareto en componentes más pequeños.
La técnica consiste en concentrar la atención en las dos o tres barras más altas que son las que corresponden a la mayor parte del problema. Seguidamente construir otro diagrama describiendo las causas. Se procede de la misma forma con las barras más altas y se elabora otro diagrama. Lo ideal es seguir esta técnica, hasta desglosar el problema en sus mínimos componentes. MATRICES DE EVALUACIÓN Y SELECCIÓN
Las matrices de selección y evaluación de problemas son arreglos de filas y columnas donde las primeras constituyen las alternativas (problemas, causas, soluciones) que requieren ser jerarquizadas y las columnas los múltiples criterios que conviene utilizar en la selección. La
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Toma de Decisiones Grupales 2015 utilidad del análisis a través de matrices reside en que ayuda a los grupos de trabajo a tomar decisiones más objetivas, cuando se requiere tomarlas sobre la base de criterios múltiples.
Se pueden diferenciar tres tipos de matrices:
1. Matriz de selección o jerarquizaron de problemas.
2. Matriz de jerarquizaron de causas.
3. Matriz de selección o jerarquizaron de soluciones.
FASES DE LA TÉCNICA DE MATRICES DE EVALUACIÓN Y SELECCIÓN
Los pasos que se siguen para utilizar una matriz de evaluación y selección son los siguientes:
Definir las alternativas que van a ser jerarquizadas: Estas alternativas pueden estar referidas a problemas, causas o soluciones.
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Definir los Criterios de Evaluación: En este caso es importante asegurar que todas las personas involucradas en la selección entiendan de igual forma, el significado de cada criterio. El utilizar ejemplos ayuda a homogeneizar el significado de los criterios definidos.
Establecer el peso para cada uno de los criterios: Todos los criterios no tienen la misma importancia. En este caso, es necesario definir el peso que tienen cada uno de los criterios con los cuales se evalúan las diferentes alternativas. Para esto, lo más recomendable es repartir entre los criterios definidos, un número de puntos de acuerdo a una escala dándole puntuación más alta a aquel que se considere más importante. Podrá haber criterios que de no cumplirse para alguna alternativa, esta no podrá ser seleccionada, aunque sea la que mayor cumpla con todos los demás criterios. Cuando ello sucede, será necesario evaluar todos los renglones en relación al criterio o criterios que necesariamente se deben cumplir, descartando de una vez las alternativas que no cumplan con dichos criterios.
Construir la Matriz de Evaluación: Este paso tiene como objetivo, construir un arreglo de filas y columnas, donde se muestren las alternativas a evaluar, los criterios y el peso de cada uno de los criterios.
Definir la Escala de Gradación de cada criterio: Lo ideal es tratar de definir una escala numérica donde se evalúen las alternativas en relación a los criterios. Cuando no sea posible cuantificar la escala de gradación de los criterios, podrá aplicarse una gradación cualitativa, (poco normal, mucho, etc. O deficiente, regular, bueno, excelente), asignando para efectos de cálculo un valor a cada nivel.
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Valorar cada alternativa en relación a cada criterio: En este paso, el objeto es evaluar en qué grado las alternativas cumplen con los criterios definidos, utilizando la escala establecida en el paso anterior. El resultado, se debe anotar en las casillas correspondientes.
Puntuación Definitiva y Jerarquizaron: para completar este paso se requiere:
Multiplicar el valor obtenido en el paso anterior por el peso de cada criterio. De esta forma, cada alternativa recibe una puntuación diferente por cada criterio.
Sumar los puntos obtenidos por cada alternativa para obtener la puntuación total de cada una de ellas.
Ordenar las alternativas en orden decreciente de la puntuación total obtenida.
Dos de los ingredientes más importantes en la fórmula para conducir a la excelencia a cualquier organización son la Comunicación y la Motivación. Cuando hablamos de la preparación y habilidad para dirigir a una organización, hablamos de conocimientos acerca de la comunicación y el desarrollo de habilidades comunicativas. Es decir, es importante saber que la comunicación ayuda a la organización a llevar a cabo sus metas, sin embargo, ello no basta. Las personas que trabajan en una organización deben aprender a comunicarse bien, y sobre todo Información, Desarrollo y Diseño: Lisdayana Oropeza/ Grupo 14B / Gerencia Empresarial
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Toma de Decisiones Grupales 2015 aquellas que ocupan puestos gerenciales, ejecutivos y directivos, deben conocer que es la comunicación y como funciona, convirtiéndose entonces en personas importantes en el proceso de cambio.
La motivación por su parte contribuye a comprender que las organizaciones cumplen sus objetivos a través de cada uno de los miembros que la integran, y que los patrones de comportamiento que muestran afectan directamente el existo y progreso de le empresa para la cual trabajan. Fijar metas, establecer el tiempo para lograrlas, aprender del éxito y evaluar las conductas de logro, garantizara a la institución un aporte insustituible para los logros o cambios que deseen alcanzar.
Un taller de comunicación y motivación se convierte, entonces en una herramienta más para alcanzar esa gran meta de excelencia y calidad; un gerente más humano, más sensible y más responsable. La estrategia a seguir en el presente taller, está conformada por temas de trabajo que incluyen información teórica y ejercicios prácticos. Con el objeto de informar y aplicar los supuestos y principios de la comunicación, su proceso, las distorsiones y las destrezas que la facilitan. Teorías de motivación y estrategias para aumentar la motivación al logro y desempeño efectivo
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1- Crea las condiciones para que se dé lo que estás buscando: decide desde este momento quién participará (y por qué), dónde y cómo se tomará la decisión (consenso, mayoría, consenso cualificado, la decisión del líder…). Este momento inicial debe ser el germen para un debate abierto y sincero. Para ello: Busca personas que defiendan diferentes puntos de vista. Incluye a las partes directamente afectadas. Su participación en el proceso favorecerá su apoyo a la decisión final. Invita desde el principio a posibles oponentes. Si, has leído bien, a TUS oponentes. Elige con cuidado dónde se celebrarán las sesiones. Diferentes sitios propician la variedad en la opinión. Si puedes hacerlas fuera de la empresa, mejor. Esto último contribuye a diluir las jerarquías (por asociación).
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Toma de Decisiones Grupales 2015 2- Reconoce los obstáculos a los que os enfrentaréis: evita los sesgos cognitivos y de dinámica de grupo. Un sesgo cognitivo es un error sistemático que favorece un tipo de respuesta (o decisión) sobre otras. En las organizaciones, es aconsejable: No basar las decisiones en éxitos pasados. No dar nada por supuesto sin cuestionarlo. Tener en cuenta la predisposición a mantener el statu quo. No centrarnos únicamente en los datos que apoyan nuestras opiniones.
Los grupos, si están bien construidos, contribuyen a anular los anteriores sesgos cognitivos mediante la diversidad pero también presentan in convenientes propios como: Excesiva armonía de equipo: no permite el debate porque todo el mundo quiere ser aceptado o no “dar el cante” por miedo a la autoridad. Falta de motivación: los participantes no saben por qué están en ese grupo o sienten que lo que opinen no tiene ningún valor. Información, Desarrollo y Diseño: Lisdayana Oropeza/ Grupo 14B / Gerencia Empresarial
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Toma de Decisiones Grupales 2015 Individualismo: el grupo se convierte en una mera suma de individualidades que velan por sus propios intereses y no por el bien común (objetivos). 3- Especifica claramente qué quieres conseguir y analiza las causas del problema: comprende bien la cuestión y sus causas. El peligro real es buscar soluciones sin haber comprendido las causas del problema a solucionar. Para realizar un correcto análisis de la causa raíz es conveniente usar una técnica como el diagrama de Ishikawa. Además plantéate los objetivos de la toma de decisiones, es decir, qué pretendemos conseguir con la decisión que tomemos. Como todo buen objetivo si es tan específico como para ser medible, mejor que mejor.
4- Genera alternativas: busca la diversidad mediante la creatividad. Busca la cantidad. Este momento es el de generar alternativas sin plantearse si son correctas o no. Aquí no se contempla la crítica. Lo que se busca es el máximo, la fuerza bruta, de alternativas potenciando la creatividad de los presentes. Información, Desarrollo y Diseño: Lisdayana Oropeza/ Grupo 14B / Gerencia Empresarial
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Toma de Decisiones Grupales 2015 Es el momento de la lluvia de ideas, de promover el conflicto creativo, de dejar a un lado los egos y los cargos de cada uno. Céntrate en promover el ambiente ideal para que fluyan las ideas, que todas y todos se sientan reconocidos y considerados 5- Evalúa las alternativas generadas: busca la calidad. Ahora sí, es el momento de evaluar las alternativas generadas. Para ello es necesario identificar las variables impactadas: costes, beneficios, intangibles, tiempo, recursos, viabilidad, riesgos, ética.
Las variables que manejamos deben estar relacionadas con los objetivos identificados en el paso 3. Podemos llegar a dibujar ambos aspectos en lo que se denomina una matriz de prioridades. Se trata de asignar pesos a los objetivos y ver cómo encaja cada alternativa en cada objetivo. Al final, cada alternativa tiene un peso global por el que se clasifica. De idéntica forma se puede proceder cruzando las alternativas con las principales variables (por ejemplo: beneficios, costes, tiempo y recursos). De un simple vistazo vemos las alternativas más ventajosas (y las menos). 6- Toma la decisión: elige la mejor de las alternativas. En este punto tendremos no más de tres alternativas que hayan sobrevivido al proceso de evaluación. Creemos tener claras las ventajas y las desventajas de las mismas y cómo responden a los objetivos fijados. Es el Información, Desarrollo y Diseño: Lisdayana Oropeza/ Grupo 14B / Gerencia Empresarial
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Toma de Decisiones Grupales 2015 momento ideal para someter al grupo a la técnica de los sombreros para “pasar el paño” a la anterior evaluación de las alternativas. Tras esto, aplicamos el método de decisión que previamente habíamos acordado (ver paso 1): consenso, mayoría, consenso cualificado, la decisión del líder y se toma la decisión correcta. 7- Comunica la decisión: el cómo es tan o más importante que el qué. La decisión debe ser comunicada a todas las personas implicadas en ella y a quienes se verán afectados por la misma. Si en los pasos previos hemos sido considerados con todos, hemos tenido verdaderamente en cuenta sus puntos de vista y todos han participado activamente en el proceso, sólo quedaría comunicar la decisión a aquellos que no han estado presentes en el proceso.
Por otro lado, si la decisión implica nuevas responsabilidades éstas deberán ser comunicadas a sus responsables (así como las consecuencias de no acatarla). Si el proceso de toma de decisión ha sido como vengo describiendo, personalmente soy partidario de la “transparencia máxima” que incluiría: La cuestión inicial que queríamos solucionar. Los objetivos que pretendemos alcanzar. Las personas que han participado, sus roles y el motivo de su participación. Alternativas consideradas. Si has hecho matrices, árboles de decisión, etc. ¡publícalos! La decisión tomada y sus implicaciones. Información, Desarrollo y Diseño: Lisdayana Oropeza/ Grupo 14B / Gerencia Empresarial
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Toma de Decisiones Grupales 2015 Plan de puesta en práctica calendarizado Método para recoger el feedback de todo aquel que quiera decir algo.
8- Lleva a la práctica la decisión: ejecuta el plan y revísalo periódicamente. Todo el mundo, a estas alturas, debe saber lo que se espera que haga respecto de la nueva decisión. A pesar de eso el trabajo no acaba aquí. Es el momento de fijar un seguimiento para evaluar el cumplimiento de las acciones. En estas revisiones nos ocuparemos de hacer los ajustes necesarios para que todo se siga desarrollando según lo planificado.
Información, Desarrollo y Diseño: Lisdayana Oropeza/ Grupo 14B / Gerencia Empresarial
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Toma de Decisiones Grupales 2015
Se puede concluir que esta técnica es una herramienta útil para tomar decisiones cuando es de carácter urgente resolver un problema o situación, porque reduce el tiempo en solo la discusión verbal de cada uno de los miembros de escuchar y opinar pero se toma tiempo en llegar a la respuesta rápida y segura. En cambio, esta técnica consiste en que se plantea el problema o situación en el grupo, cada uno de los integrantes proponen sus ideas de posibles soluciones por escrito sin mencionar el nombre del integrante, se busca enumerar por orden de prioridad las soluciones para hasta llegar a la más idónea.
Información, Desarrollo y Diseño: Lisdayana Oropeza/ Grupo 14B / Gerencia Empresarial
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