MANUAL
DE LA HERRAMIENTA
?
Qué es
VISICOM?
Es la solución tecnológica innovadora y amigable para Nestlé / Purina, implementada a nivel mundial, que busca brindar confiabilidad en la información, estandarizar los procesos comerciales y ser más agiles en la gestión, basados en los 8 pasos de la venta.
QUÉ PODREMOS HACER EN VISICOM? Toma de pedidos más rápido
Flujo de devoluciones con diferentes niveles de aprobación
Mejor visualización del plan de traba jo
Reportes gerenciales
Toma de fotografías desde la tablet
Mejoras en tiempo de instalación y sincronización
Practicidad de chequeo en punto de venta
Mejores herramientas tecnológicas
Eficiencia operacional
?
8 pasos de
la venta Post Visita
7.
8.
Administraci贸n
Logra disponibilidad, visibilidad y accesibilidad
5.
Revisi贸n
6.
Vender el objetivo de la visita Establecer las necesidades del cliente
3.
Verificaci贸n del establecimiento
Saludar al cliente
1.
4.
Preparaci贸n antes de la visita
2.
Guía de navegación
en VISICOM CONTROLES
Salvar / Confirmar
Cancelar
Borrar
Editar
Menú
Salvar
Filtro activo
Filtro no activo
Regresar
Guía de navegación
en VISICOM Para ingresar a la herramienta pulsa el ícono VISICOM que encontrarás resaltado en la página de INICIO
ESTOS ICONOS PERMITEN EL ACCESO DIRECTO A LAS APLICACIONES
Para ingresar a VISICOM debes tener conexión a internet y a la VPN.
Guía de navegación
en VISICOM
TIP
Siempre inicia tu día pulsando sobre el ícono “FECHA INICIAL” el cual cambiará a “FECHA FINAL”
Elementos principales
antes de iniciar una visita Ingresa al cliente
1.
• Debes sincronizar en la mañana, antes de iniciar el plan de traba jo y durante el día, para enviar y recibir información. • Recuerda siempre revisar las tareas y mensa jes antes de iniciar la visita.
TIPS
Inicio de
visita 2.
Puedes cambiar el tipo de visita por la que se a juste a la actividad del dĂa
TIP
Inicia la visita
Cuando ingreses a la visita encontrar谩s una lista de pasos que te guiar谩n para realizar una 贸ptima gesti贸n:
Planeación
s
ir n i f De e Ruta d n a Pl
Esta conf bl e i de rmar ecer la o vis l “SM ita A
” RT
Rev is a rN ot a
de la visita
1. Una buena Planeaciรณn te permitirรก aprovechar el tiempo y ser mรกs productivo, brindando una estructura a la toma de decisiones .
1.1
Notas de la visita (Objetivos): El Objetivo de la Visita va directamente relacionado con la retroalimentación que se obtuvo en la misma. El objetivo puede ser de 2 formas:
1. Objetivo Actual: Es la información obtenida de la visita que generará planes de acción inmediatos. 2. Objetivo Futuro: Son los planes de acción a ejecutar en tus próximas visitas.
TIPS Folleto de ventas: Encontrar谩s informaci贸n que apoya la codificaci贸n y la ejecuci贸n en punto de venta.
Conocer el cliente 2.
Aplicarlos a tu cliente
1.
Entender los estilos personales
3.
Establecer procedimiento para saludar a tu cliente
2. Recuerda aspectos claves de tu cliente para fortalecer la relaci贸n comercial a largo plazo.
2.1
Información del cliente: Encuentra toda la información relacionada con el cliente, radiografía del punto de venta y contactos. Podrás editar y eliminar la información general y crear contactos.
2.2
Contactos: Puedes incluir todos los contactos que requieras para tu gestión (cartera, bodega, compras y encargado punto de venta).
• La información que se ingresa debe ser clara y de interés general. • El correo electrónico del cliente es clave para garantizar el envío de información al cliente. • Recuerda: debes garantizar que la información esté actualizada.
Verificación del establecimiento
VERIFICACIÓN
3. Recuerda: un correcto chequeo en punto de venta determina las acciones que se deben tomar, de acuerdo a la visibilidad, accesibilidad y disponibilidad.
En esta secciĂłn encontrarĂĄs herramientas para verificar productos, precios, planometrĂas, bodega entre otros.
Chequeo en
punto de venta
Vender: el objetivo
de la visita
VENDER
4. Con un adecuado conocimiento de tu portafolio, identificando las necesidades de tu cliente y con un manejo correcto de las objeciones, lograrás el objetivo de la venta.
RECUERDA
El ícono “Pedidos” te permite visualizar el resumen de pedidos y devoluciones ingresados en el cliente.
Para ingresar un pedido selecciona la opción “PEDIDO” (OR)
En la pantalla de “PEDIDOS”, podrás visualizar la siguiente información:
Podrás visualizar el historial de cantidades ingresadas por referencia
• Podrás visualizar la foto del producto, descripción, código y el precio de la unidad (precio base). TIPS • Tendrás visibilidad del estado actual de la referencia que quieres ingresar: Disponible, discontinuado, agotado entre otras. • Podrás visualizar el porcenta je de descuento que le aplique al cliente. • Tendrás una alerta que indicará si estás solicitando cantidades superiores o inferiores respecto al último pedido
4.1
Para ingresar PEDIDOS en VISICOM tendrás 3 opciones.
Estadísticas: Podrás visualizar el valor del pedido con IVA y sin IVA antes de guardar.
OPCIÓN 1 • Clic en“Descripción del producto”. • Ingresa la cantidad y selecciona otra referencia hasta terminar tu pedido. • Clic en “Más” • Clic en “Detalles del pedido” y diligencia la información. • Clic en “Guardar”.
RECUERDA Siempre ingresar el número de orden de compra.
4.2
Podrás dejar la orden en dos estados:
• Si guardas la orden como “Borrador”, podrás realizar modificaciones; si marcas la opción “Final”, el pedido quedará listo para sincronizar y enviar a SAP, y no podrás modificarlo.
Opción 2: Filtro por categoría de Producto.
• Para una búsqueda rápida, podrás utilizar el ícono “FILTRAR”, donde podrás ingresar el código SAP del producto o identificarlo por la categoría.
Opción 3: Importar desde Excel
Añade los productos para ordenar el documento
• Podrás realizar el ingreso de pedidos desde el ícono “IMPORTAR PRODUCTOS”. Esta opción permitirá adjuntar un pedido realizado en el formato Excel establecido para VISICOM
Formato de pedidos excel
RECUERDA • Solo debes diligenciar la columna “Cantidad” • El campo de ca jas debe estar en MAYÚSCULA (CS).
4.3
Para ingresar DEVOLUCIONES en VISICOM, tendrás 3 opciones:
Opción 1: Descripción de producto
Siempre seleccionar la unidad de medida correcta al ingresar las cantidades. Si es EA (Unidades) o CS (Cajas).
• • • •
Clic en “Descripción del producto”. Ingresa la cantidad y selecciona otra referencia. Clic en “Más” Clic en “Detalles del pedido” y diligencia la información.
RECUERDA TIPS detalles de la devolución: Pestaña “Resumen” • Siempre ingresar el número de la orden de devolución del cliente. • Siempre indicar el motivo de la devolución.
Recuerda siempre ingresar el porcentaje que asumirá el cliente de la devolución
TIPS detalles de la devolución: Pestaña “Información general” : Son los 3 campos logísticos que garantizan el proceso exitoso de la devolución. • Siempre indicar las condiciones de la devolución. • Siempre diligenciar el campo resumen de la devolución. • Ingresar notas del contacto.
Podrás ingresar DEVOLUCIONES en VISICOM con las opciones de PEDIDOS: Opción 2: Filtro por categoría de Producto Opción 3: Importar desde Excel
RECUERDA
• El número de la orden de devolución. • El motivo de la devolución. • El porcenta je que asumirá el cliente de la devolución. • Las condiciones de la devolución. • El resumen de la devolución. • La nota de contacto.
Lograr Disponibilidad Visibilidad y Accesibilidad
ESIBILID ACC A D
NIBILI O P S I DA D D
VISIBILIDAD
5. Podemos incrementar las ventas con el Merchandising adecuado; debemos garantizar Disponibilidad, Visibilidad y Accesibilidad de los productos Nestlé en el punto de venta.
En esta sección encontrarás herramientas para verificar la ejecución en el punto de ventas. Ejemplo: exhibiciones adicionales, validación material POP, Rocas de venta, entre otros.
EncontrarĂĄs preguntas enfocadas al punto de venta:
Es necesario que completes todas las actividades programadas en tu visita; asĂ tendremos informaciĂłn confiable para generar reportes de calidad que aporten a la toma de decisiones.
EncontrarĂĄs preguntas enfocadas a productos especĂficos:
Administraci贸n DOCUMENTAR
6. Administración: Documentar de forma precisa y oportuna las actividades que soportan el proceso de la venta.
Podrás realizar seguimiento a la gestión administrativa, gestiones de cobro, y radicación de notas crédito.
Dentro de la visita, puedes visualizar un resumen de las actividades que realizaste, como tipo de visita, el tiempo que tomaste, el monto del pedido que ingresaste y el pedido anterior.
7.
Finalizar visita
TIPS • Una vez termines la visita en el cliente, debes dar clic en “Finalizar”. • No olvides finalizar siempre todas las visitas.
Sincronización
TIP
Cuándo sincronizar: • Al iniciar el día. • Para enviar pedidos y devoluciones a SAP. • Actualizar información de clientes productos y folleto de ventas • Para enviar y recibir mensa jes. • Para realizar actualización de la herramienta, esta será solicitada por el equipo Back Office.
Elementos
panel principal
Icono Fecha inicial
Sincronizar
Clientes
Productos
Campañas
Folleto de ventas
Formularios
Mensajes
Tareas
Tareas
Nombre
Definición
Inicio de Actividades Para iniciar tu jornada laboral deberás presionar Inicio de Actividad. Deberás sincronizar diariamente para Sincronización transferir la información cargada. Mostrará toda la información general Clientes de cada cliente. Mostrará toda la información de cada Productos producto. Mostrará información relacionada Campañas a las campañas. Mostrará archivos excel, word, power Folleto de Ventas point, imágenes, pdf´s disponibles (estos archivos son cargados desde el Backoffice). Mostrará todos los formularios disponibles Formularios dentro o fuera de la visita. Te permitirá recibir y/o enviar mensajes Mensajes a cualquier otro colaborador. Te permitirá crear tareas, donde le podrás hacer seguimiento a temas relacionados Tareas con el cliente. Podrás crear, editar , eliminar rutas (IPT) asignadas por el BackOffice o creadas Rutas por el usuario.
Podrás visualizar el plan de trabajo diario, semanal y mensual, siguiendo esta ruta: • Panel principal. • Clic “Rutas” • En “Agenda”, podrás seleccionar la vista diaria, semanal o mensual.
Puedes agregar a tu plan de trabajo una visita no planeada:
En el panel principal, dirígete a “Rutas”
• En el ícono “Planificar”, selecciona el cliente, quedará resaltado en verde. • Luego, selecciona el día en que deseas planear la actividad. • Se generará una visita en el día seleccionado. • Luego podrás mover la visita al horario en que realizarás la actividad.
Productos: puedes visualizar toda la informaci贸n del producto: Embalaje, c贸digo de barras, c贸digo del producto, IVA y precio.
Embalaje
C贸digo de barras
Tareas: son todas las actividades que necesitas tener en consideración para una próxima visita,
Para crear una tarea deberás realizar los siguientes pasos: • Asunto: diligencia la actividad a la que deseas hacer seguimiento • Válido desde: diligencia la fecha de inicio y finalización de la actividad. • Fecha límite: diligencia la fecha limite de la actividad (opcional) • Prioridad: podrás elegir entre Alta, Media, Ba ja según la necesidad. • Cliente: deberás elegir el cliente al que le asignarás la actividad.
Mensajes: puedes enviar y recibir mensajes
Para enviar o revisar el buzón de mensa jes, deberás realizar los siguientes pasos: • Hacer clic en el ícono “Mensa jes” en la pantalla principal • Hacer clic en “Nuevo mensa je” • Seleccionar las opciones “Para” y “Asunto”, y diligenciar el mensa je. Notas: • Puedes adjuntar archivos (ten en cuenta el peso de los anexos) • Para enviar y recibir mensa jes, debes sincronizar.