OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL OSMAN SANDOVAL BECERRA DOCENTE LUZ MARINA ARIAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE HUMANIDADES Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN ARMENIA QUINDÍO 2011
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA SECCIONAL CALI
OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
LOS ARCHIVOS Y LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
LOS ARCHIVOS Y LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CONSTITUCIÓN NACIONAL: Articulo 8. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación. Articulo 15. Todas las personas tienen derecho … a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale20. la ley. Articulo Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial… Articulo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. Articulo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. Articulo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
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CONSTITUCIÓN NACIONAL: Arts. 67, 68 DE LOS DERECHOS SOCIALES, ECONOMICOS Y CULTURALES (Titulo II Capitulo 2)
La educación es un derecho de la persona y un servicio público que tiene una función social. Los particulares podrán fundar establecimientos educativos. La ley establecerá las condiciones para su creación y gestión. Arts. 365 y 366 DE LA FINALIDAD SOCIAL DEL ESTADO Y DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS (Titulo XII Capitulo 5)
……Será objetivo fundamental de su actividad la solución de las necesidades insatisfechas de salud, educación, saneamiento ambiental y agua potable.
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OTRAS DISPOSICIONES:
Acuerdo 07 de 1994 Reglamento General de Archivos Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos
Acuerdo 060 de 2001, Ventanilla Única o Unidades de Correspondencia Acuerdo 038 de 2002, Responsabilidad de los funcionarios ante los documentos de archivo Acuerdo 039 de 2002, Procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) Acuerdo 042 de 2002, Organización de los archivos de gestión
LOS ARCHIVOS Y LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL LEY 594 del 14 de JULIO de 2000 Artículo 2
Artículo 11
Artículo 13
Ámbito de aplicación …Las entidades privadas que cumplen funciones públicas… Obligatoriedad de crear, organizar, preservar, y controlar los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, el ciclo vital de los documentos y la normativa archivística. Garantizar los espacios y las instalaciones necesarios para el funcionamiento de sus archivos, con especificaciones técnicas.
Artículo 24
Elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental
Artículo 26
Elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que asegure el control
Artículo 39
La junta Directiva del AGN, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para tal efecto, podrá declarar de interés público los documentos privados de carácter histórico. Estos formarán parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.
LOS ARCHIVOS Y LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TIPOLOGÍA DOCUMENTAL Producida por la universidad
Aportada por los usuarios
Resoluciones, actas, informes, circulares, comprobantes, cartas, solicitudes, etc.
Facturas, derechos de petición, solicitudes, etc.
¿Que documentos y por cuanto tiempo se conservarán? Criterio: Valor administrativo, legal y fiscal Valor contable Valor cultural, científico e histórico
Muchos documentos son transitorios o de apoyo y por lo tanto se eliminan una vez hayan cumplido su tramite.
LOS ARCHIVOS Y LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ¿ QUE ES LA TRD?: Es el listado de asuntos derivados de un proceso, que dan cuenta de las funciones asignadas a cada unidad administrativa, a los cuales se les asigna un tiempo de permanencia en cada una de las etapas de su ciclo vital. IMPORTANCIA:
Identifican y reflejan las funciones institucionales. Facilitan el manejo de la información.
PASOS PARA SU ELABORACIÓN: Estructura orgánica Funciones Se conforman:
Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos. Facilitan el control y acceso a los documentos. Facilitan la organización de los documentos. Controla la producción y el trámite documental.
Series Subseries y Tipos documentales Procesos técnicos: Clasificación Valoración Selección Eliminación
LOS ARCHIVOS Y LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
O R G A N I G R A M A
LOS ARCHIVOS Y LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL S E R I E S
Y S U B S E R I E S
RELACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES CODIFICADAS SERIE
CODIGO
1
2
3
4
5
6
RESOLUCIONES
INFORMES
COMUNICADOS
ACTAS
CIRCULARES
PROCESOS
7
EVENTOS
8
PLANES
9
PROGRAMAS
CODIGO
SUBSERIE
1.1
Resoluciones de rectoría
1.2
Resoluciones de grado
2.1
Informes de gestión
2.2
Informes estadísticos
2.3
Informes de control interno
2.4
Informes de estados financieros
2.5
Informes de cartera
2.6
Informes presupuestales
2.7
Informes a entes de control
3.1
Comunicados institucionales
3.2
Comunicados de medios masivos
4.1
Actas de consejo
4.2
Actas de comité
4.3
Actas de reunión
4.4
Actas de grado
5.1
Circulares Informativas
5.2
Circulares Normativas
6.1
Procesos Autoevaluación
6.2
Procesos Elecciones
6.3
Procesos Jurídicos
6.4
Procesos de Certificación
DEFINICION Documento que resuelve o decide disposiciones institucionales. Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre alguna actividad, que tiene relación a un asunto concreto.
Comunicación escrita de interés común, dirigida a nivel personal o a un grupo de personas.
Documento escrito que contiene lo sucedido o tratado en una reunión y/o evento.
Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido, dirigida a un grupo de personas de manera interna o externa.
Conjunto de fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación, que tiene un fin determinado.
Cualquier actividad de tipo académico y/o administrativo que desarrolle directamente la unidad administrativa. 8.1
Plan Estratégico de Desarrollo Institucional
8.2
Plan de acción
8.3
Plan de mejoramiento
9.1
Programa de Gestión Documental
9.2
Programas Académicos
9.3
Programas de Investigación
9.4
Programas de Proyección Social
9.5
Programas de Bienestar Institucional
9.6
Programa de Salud Ocupacional
9.7
Programa de Egresados
Modelo sistemático de una actuación , que se elabora anticipadamente para dirigirla y encauzarla. Conjunto de acciones que se desarrollan para el cumplimiento de los objetivos y políticas institucionales.
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DE : SECRETARÍA
SERIE: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneo, producidos por una oficina en cumplimiento de sus funciones. Ej. Resoluciones
SUBSERIE: Es una división de la serie. Ej. Programa de Gestión Documental.
CODIGO
SERIE, SUBSERIE TIPOS DOCUMENTALES
SG.1 SG.1.2
RESOLUCIONES Resoluciones de grado
SG.9 SG.9.5
PROGRAMAS Programa de Gestión Documental * Instrumentos de control
TIPO DOCUMENTAL: Son los documentos en sí. Ej. un acta, un informe, un registro, una solicitud, etc.
* Manual de correspondencia * Solicitudes * Actas de comité
Retención Disposición final AG AC
CT
S M/D E Pasado el tiempo de retención se proceden a microfilmar y a conservar totalmente por formar parte histórica de la Universidad.
1 20 X
2
5
PROCEDIMIENTO
X
Dado que los documentos han terminado su plazo precausional y no tienen ningún valor testimonial ni legal se proceden a eliminar.