UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA-CALI
MANUAL DE ARCHIVO DE GESTION Con base en las Tablas de Retenciรณn Documental (TRD) Centro de Administraciรณn Documental 02/02/2009
Este manual proporciona normas y procedimientos para la organizaciรณn de los archivos de gestiรณn con base a las TRD, logrando normalizar los procesos para una acertada y eficaz Gestiรณn Documental.
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TABLA DE CONTENIDO PRESENTACIÓN ..................................................................................................................... 3 1. GLOSARIO ........................................................................................................................... 4 2.NORMAS GENERALES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA............................................................................................................ 5 2.1 Recibo de correspondencia externa..................................................................................... 5 2.1.1 Recepción de correspondencia externa en portería ............................................ 5 2.1.2 Recepción de correspondencia externa en el CAD ............................................ 6 2.2 Distribución de la correspondencia ......................................................................................... 7 2.2.1 Distribución de la correspondencia externa en el CAD ..................................... 8 2.2.2 Distribución de la correspondencia interna en el CAD ...................................... 8 2.2.3 Distribución de la correspondencia por mensajería en el CAD ......................... 9 2.2.4 Distribución de la correspondencia por vía fax en el CAD .............................. 10 3.APLICACIÓN DE LA TRD EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN .............................. 11 3.1 Explicación del formato de la TRD ....................................................................................... 11 3.2 Procedimiento para aplicación de la TRD .......................................................................... 12 3.3 Marcación de las unidades de conservación ......................................................................... 13 RECOMENDACIONES ........................................................................................................ 13 INDICACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ..................................................................................................................... 14 ANEXOS .................................................................................................................................. 15 Anexo 1. Formato “Registro de correspondencia recibida”. ...................................... 15 Anexo 2. Formato: “Control de entrega de correspondencia recibida” .................... 15 Anexo 3. Formato “Relación de envío de correspondencia”. .................................... 16 Anexo 4. NTC 3369 “Elaboración de sobres”. .......................................................... 16 Anexo 5. Formato “Transmisión de fax” .................................................................... 17 Anexo 6. Formato “Registro y control de salida de correspondencia” ...................... 17 Anexo 7. Marcación de las unidades de conservación ............................................... 18 Anexo 8. Testigo ........................................................................................................... 20 Anexo 9. Cartas y/o documentos ................................................................................. 20
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PRESENTACIÓN
Se espera que la primera versión de este manual, sirva de material de apoyo a todas las unidades administrativas de la Universidad para normalizar la producción documental, la instalación de los documentos en las carpetas técnicamente, por ende la organización de sus archivos y los recursos informáticos. El contenido de este manual se organizó en tres partes: PRIMERA PARTE Glosario: Presenta unas definiciones propias del archivo y de la Tabla de Retención Documental (en adelante TRD). SEGUNDA PARTE Normas y procedimientos para la unidad de correspondencia ó Ventanilla Única TERCERA PARTE Aplicación de la TRD en los archivos de gestión.
OBJETIVO Unificar criterios sobre la recepción, producción, distribución, organización, conservación y custodia en la primera etapa del ciclo de vida de los documentos en todas las unidades administrativas de la Universidad
ALCANCE Contar con una herramienta para que las dependencias organicen la documentación institucional y sea recuperable para uso de la Universidad, de tal manera que testimonie hechos, obras y que sean garantes de derechos, deberes y fuentes de la historia.
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1. GLOSARIO
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesa los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o su integración a un archivo permanente.
Documento: Todo soporte que contiene información.
Documento de apoyo: Es aquel que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la institución o proceder de otras, y no forman parte de las series documentales.
Documento esencial (Vital): Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aún después de su desaparición, por lo tanto, facilita la reconstrucción de la historia institucional.
Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina en la resolución de un mismo asunto.
Serie: Conjunto de documentos de estructura y contenido homogéneo producidos como consecuencia del ejercicio de unas funciones especificas.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la Serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.
Serie compuesta: Constituida por varios tipos documentales. Ejemplo: Contrato laboral, afiliación al seguro, certificaciones, etc. Estos forman parte de la serie: Historia laboral.
Serie simple: Constituida por un solo tipo documental. Ejemplo: Actas de Consejo de Gobierno, Informes.
Tabla de retención documental: Listado de series con los nombres de los documentos esenciales a los cuales se les asigna tiempo de permanencia en cada una de las etapas de su ciclo vital, para evitar la sobreproducción y acumulación irracional de los documentos garantizando el control y el orden de los mismos.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene unidades documentales. Puede ser caja, carpeta, tomo.
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2. NORMAS GENERALES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
2.1 Recibo de correspondencia externa Recepción de correspondencia (definición): Conjunto de operaciones de verificación y control que una Institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Generalidades: Todas las comunicaciones que vengan del medio externo se recibirán únicamente en portería o en casos que así lo ameriten se recibirán en el Centro de Administración Documental (CAD). Al recibir la correspondencia, asegurarse de que las comunicaciones sea de competencia exclusiva de La Universidad de San Buenaventura-Cali Se podrán recibir en portería, sobres o paquetes hasta de 37 x 27cm. (que corresponde a un sobre tamaño oficio), si sobrepasan estas medidas se les hará dirigir al Departamento de Almacén. La correspondencia que contiene facturas o cuentas de cobro, se excluyen del proceso de recepción en portería, estas deben ser entregadas directamente en el Departamento de Almacén, donde se harán los controles correspondientes. Solamente recogerán la correspondencia en portería las personas autorizadas por el CAD. Está se hará en los siguientes horarios: 7:30 a.m., 10:30 a.m., 2:30 p.m. y 4:30 p.m. Si por algún motivo alguna oficina recibiera alguna correspondencia proveniente del medio externo, o alguien quisiera entregar alguna correspondencia, favor dirigirla al CAD. 2.1.1 Recepción de correspondencia externa en portería Revise que la correspondencia sea para la USB- Cali y que tenga destinatario. Si el sobre o la carta cabe en la ranura del reloj fechador, imprima. Si este sobrepasa el grosor de la ranura, plasme el sello manual que dice: “Universidad de San Buenaventura-Cali Portería”, fecha y hora de recibo. En ambos casos, coloque a mano alzada, nombre y número de placa del guarda en turno. Firme la copia, planilla o guía de recibido y entréguela al mensajero o remitente.
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Deposite el sobre o la carta sellada en la caja marcada “buzón de correspondencia” y los paquetes en el casillero marcado “Paquetes”. Entregue la correspondencia recibida al personal del CAD autorizado para esta tarea. 2.1.2 Recepción de correspondencia externa en el CAD Diríjase a la portería con el maletín destinado para recoger la correspondencia. Reciba del guarda en turno la correspondencia ubicada en el “buzón de correspondencia” y el casillero marcado “paquetes”. Lleve el maletín a la oficina del CAD y descargue la correspondencia en la mesa de trabajo. En el caso de los fax, estos se recibirán directamente en la oficina del CAD, revise que la correspondencia sea para la USB- Cali y que tenga destinatario, luego Plasme el sello “Universidad de San Buenaventura-Cali CAD-Ventanilla única” y a mano alzada coloque su nombre. Diríjase de nuevo a la mesa de trabajo y separe la correspondencia de la siguiente manera: documentos Institucionales, documentos contables, documentos personales, publicaciones y propaganda. Cuando a la Universidad llega un sobre personal cuyo destinatario está desvinculado de la Universidad, se coloca en los casilleros que no tienen identificación, donde se conservará un (1) mes y luego se eliminará. Abra un archivo en Excel ubicado en el computador No. 2. Siguiendo esta ruta: En escritorio abra la carpeta “Centro de Administración Documental”, luego abra la carpeta “registros” y finalmente abra el documento “registro de correspondencia recibida” verifique que el numero de radicación sea consecuente al sello numerador de “correspondencia recibida”. Radique únicamente los documentos Institucionales, asignándoles un numero consecutivo en los términos establecidos en el artículo 2 del acuerdo AGN 060 de 2001, con el sello numerador “correspondencia recibida”. En el documento que tiene abierto en Excel “Registro de correspondencia recibida”, comience a registrar los documentos Institucionales, documentos contables y publicaciones o revistas. Ver anexo 1.
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Pase a la pestaña siguiente del documento en Excel llamada “control de entrega” e imprima el formato “Control de entrega de correspondencia recibida” con el registro correspondiente a la correspondencia recibida y que va hacer entregada. Ver anexo 2.
2.2 Distribución de la correspondencia Distribución de la correspondencia (definición): Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario a través del correo interno, correo urbano, certificado, o fax. Generalidades: Cada secretaría es responsable de la carpeta plástica asignada para su dependencia, por lo tanto debe prestar la debida atención y cuidado de la correspondencia que despacha, como de la correspondencia que recibe. Cuando requiera distribuir un documento interno, identifique la dependencia u oficina a la cual va dirigido el documento y adjúntele una nota con el nombre de la misma. Coloque el documento que va a enviar en la carpeta plástica del correo interno y espere el recorrido del mensajero interno que lo llevará al CAD. Cuando haya un documento que no pertenezca a su dependencia infórmeselo al mensajero interno para que este lo direccione a la dependencia que le pertenezca. Cuando requiera la distribución de un documento al medio externo por mensajería tenga en cuenta las siguientes instrucciones: Para envíos de correspondencia que no excedan de 10 sobres o paquetes, a nivel local, nacional e internacional, elabore el documento en original y una (1) copia, firmado por el(a) jefe de la oficina o dependencia. Identifique el centro de costos, al cual se debe cargar el valor del envío y escríbalo en la copia del documento. Para envíos de correspondencia que excedan los 10 sobres o paquetes, elabore una (1) remisión de entrega de correspondencia firmada por el(a) jefe de la oficina o dependencia y envíe la relación de los destinatarios en Excel al cad@usbcali.edu.co., detallando los siguientes campos: Destinatario, dirección, destino (ciudad), teléfono, nombre de la dependencia y su centro de costos. Ver anexo 3. Diligencie el sobre conforme a la norma NTC 3369 “Elaboración de sobres”. Ver anexo 4.
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En el sobre debidamente diligenciado coloque el documento original y su copia, el sobre debe enviarse abierto para su respectiva verificación, luego póngalo en la carpeta plástica y espere el recorrido del mensajero interno que lo llevará a él CAD, donde se hará el respectivo tramite. Cuando requiera la distribución de un documento al medio externo por fax tenga en cuenta las siguientes instrucciones: Este debe ser estrictamente Institucional y firmado por el(a) jefe de la oficina o dependencia. Diligencie el formato “Transmisión de fax”. Ver anexo 5. Coloque el documento a enviar junto con el formato “Transmisión de fax” diligenciado, en la carpeta plástica y espere el recorrido del mensajero interno que lo llevará a el CAD, donde se hará el respectivo tramite. 2.2.1 Distribución de la correspondencia externa en el CAD Identifique a que dependencia y/o persona va dirigida la correspondencia y ubíquela en el casillero correspondiente. En el orden en que están ubicados los casilleros, coloque la correspondencia en las carpetas plásticas marcadas con el nombre de cada dependencia. Enrute la correspondencia haciendo el siguiente recorrido, junto con el formato “Control de entrega de correspondencia”: Edificio los Cerezos Edificio Las Palmas Edificio Horizontes Edificio Biblioteca Edificio El Cedro Edificio El Lago Parque Tecnológico Entregue la correspondencia por dependencia, haciendo firmar la entrega en el formato “Control de entrega de correspondencia”. 2.2.2 Distribución de la correspondencia interna en el CAD Identifique a que dependencia y/o persona va dirigida la correspondencia y ubíquela en el casillero correspondiente.
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En el orden en que están ubicados los casilleros, coloque la correspondencia en las carpetas plásticas marcadas con el nombre de cada dependencia. Enrute la correspondencia haciendo el siguiente recorrido: Edificio los Cerezos Edificio Las Palmas Edificio Horizontes Edificio Biblioteca Edificio El Cedro Edificio El Lago Parque Tecnológico 2.2.3 Distribución de la correspondencia por mensajería en el CAD Verifique que el documento cumpla con los siguientes requisitos: Firma del jefe de la oficina. El sobre debe estar debidamente diligenciado. El centro de costos debe estar identificado. Tenga sus anexos (si los tiene). Abra un archivo en Excel ubicado en el computador No. 2. Siguiendo esta ruta: En escritorio abra la carpeta “Centro de Administración Documental”, luego abra la carpeta “registros” y finalmente abra el documento “registro y control de salida de la correspondencia” verifique que el numero de control de salida sea consecuente al sello numerador de “correspondencia despachada”. Elabore el control de salida a los documentos Institucionales, asignándoles un numero consecutivo en los términos establecidos en el artículo 2 del acuerdo AGN 060 de 2001, con el sello numerador “correspondencia despachada”. Este procedimiento se efectuará al documento original y copia. Vaya al computador No. 2 y en el documento “Registro y control de salida de la correspondencia” registre todos los documentos a despachar. Ver anexo 6. Imprima el formato con el registro correspondiente a la correspondencia enviada. Guarde el documento original en el sobre y séllelo. Diligencie la guía que provee las empresas de correo.
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A la copia del documento coloque el número de guía y la página Web de la empresa de correo utilizada, para su posterior consulta. Luego ubíquela en el casillero de la dependencia para su devolución. Organice la correspondencia por empresa de correo y espere al personal del correo. Cuando el personal de correo recoja la correspondencia, haga firmar el formato “Registro y control de salida de la correspondencia” y entréguela. 2.2.4 Distribución de la correspondencia por vía fax en el CAD Verifique que el documento cumpla con los siguientes requisitos: El formato “transmisión de fax” esté debidamente diligenciado. Firma del jefe de la oficina. Tenga sus anexos (si los tiene). Abra un archivo en Excel ubicado en el computador No. 2. Siguiendo esta ruta: En escritorio abra la carpeta “Centro de Administración Documental”, luego abra la carpeta “registros” y finalmente abra el documento “registro y control de salida de la correspondencia” verifique que el numero de control de salida sea consecuente al sello numerador de “correspondencia despachada”. Elabore el control de salida a los documentos Institucionales, asignándoles un numero consecutivo en los términos establecidos en el artículo 2 del acuerdo AGN 060 de 2001, con el sello numerador “correspondencia despachada”. Envíe el documento junto con el formato “transmisión de fax” al número de fax correspondiente. Verifique que el envío se haya realizado correctamente e imprima el reporte de envío de la máquina de fax. Grape el documento con el formato y ubique el documento en el casillero de la dependencia para su devolución. Vaya al computador No. 2 y en el documento “Registro y control de salida de la correspondencia” registre todos los documentos despachados. Ver anexo 6. Imprima el formato con el registro correspondiente a la correspondencia enviada y hágalo firmar por la dependencia que solicito el servicio.
Importante El CAD no asumirá las consecuencias de las diligencias que no se pudieran realizar oportunamente, por falta de planeación o coordinación de las oficinas o dependencias productoras de la correspondencia y que son responsables de su gestión.
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3. APLICACIÓN DE LA TRD EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
3.1 Explicación del formato de la TRD
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DE : Secretaria General CODIGO SG.1 SG.1.2 SG.9 SG.9.5
SERIE, SUBSERIE TIPOS Retención Disposición final DOCUMENTALES AG AC CT S M/D E RES OL UCIONES Resoluciones de grado PROGRA MA S Programa de Gestión Documental * Instrumentos de control * Manual de correspondencia * Solicitudes * Actas de comité
PROCEDIMIENTO
AG= Archivo d e g estió n AC= Archivo central CT= Co nservació n To tal S= Selecció n M/D= Micro filmació n y/o Dig italizació n E= Eliminació n
Código. Está compuesto de: La identificación que tiene cada oficina y/o dependencia y que es usada para la elaboración de sus documentos. Ej. Rectoría (R), Secretaria General (SG). Un código numérico asignado para cada serie y subserie. Este se tomó de acuerdo al organigrama de la Universidad, en orden jerárquico y según los documentos producidos por cada oficina. Ej. 1. Resoluciones, 1.2 Resoluciones de grado.
Serie. La serie se nombra y será identificada por estar en mayúscula sostenida y en negrilla.
Subserie. La subserie se nombra y será identificada por estar en letra cursiva.
Tipos documentales. Los tipos documentales se nombran y serán identificados por un asterisco (*). Nota: Los documentos de apoyo, se omitieron en la TRD, pero se conservan en el expediente durante el trámite y es facultativo de cada oficina y/o dependencia la conservación o eliminación de éstos una vez terminado el trámite o durante su permanencia en el Archivo de Gestión.
Archivo de gestión (AG). En esta columna se encuentra el tiempo que custodiará la dependencia productora, la Serie, una vez se haya terminado el trámite.
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Archivo central (AC). Tiempo de permanencia en el Archivo Central de las Series que terminaron el trámite y que tienen valor legal, fiscal, técnico o administrativo
Disposición final. Es la decisión de conservar permanentemente, seleccionar, microfilmar y/o digitalizar o eliminar una serie o Subserie o tipos documentales que ha perdido sus valores primarios (legal, fiscal, técnico o administrativo) pero que adquieren valores históricos.
Procedimiento. En esta columna se fundamenta la decisión de conservar permanentemente, seleccionar, microfilmar y/o digitalizar o eliminar una serie o subserie.
3.2 Procedimiento para aplicación de la TRD Para la aplicación de la TRD es necesario: Controlar el ingreso y despacho de la correspondencia. Ver punto 2. Quién recibe correspondencia debe conocer y manejar la codificación de la TRD para identificar la serie a la cual pertenece el documento que recibe y codificar su respuesta de acuerdo con el código de la serie o subseries. Ordenar los expedientes de las series y subseries teniendo en cuenta los siguientes pasos metodológicos: Serie con unidades documentales simples Análisis del contenido de las unidades documentales para establecer su pertenencia a la serie documental. Instalación de la unidad documental de tal manera que corresponda primer folio y la más reciente el último folio.
la fecha más antigua
Al abrir la carpeta coloque una dos hojas en blancos la primera de protección y la segunda para ir construyendo el índice de la carpeta Una vez instalado el documento en la carpeta asigne el folio y registre en el índice. Series con unidades documentales complejas Análisis del contenido de las unidades documentales para establecer su pertenencia al trámite o proceso ya sea administrativo o técnico, de tal manera que corresponda a la serie documental asignada.
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Verificar que cada unidad documental refleje el orden original del trámite. (los documentos más antiguos quedarán arriba y los más recientes en la parte de abajo) Al abrir la carpeta coloque dos hojas en blancos la primera de protección y la segunda para ir construyendo el índice de la carpeta. Una vez instalado el documento en la carpeta asigne el folio y registre en el índice. Seleccionar un sistema de ordenación de acuerdo con las características de la serie Aplicar el sistema de ordenación de la serie Almacenar cada expediente en la adecuada unidad de conservación de acuerdo con el sistema de ordenación seleccionado.
3.3 Marcación de las unidades de conservación Estas se deben hacer identificando tres elementos: La estructura jerárquica del fondo: Fondo, Sección, Subsección Ej. (Fondo) Universidad de San Buenaventura (Sección) Dirección Académica (Subsección) Bienestar Institucional El código asignado en la TRD (Codificación de la dependencia y de la serie o subserie) El contenido de la unidad de conservación, que está reflejada en la TRD. Ej. Programas de Bienestar Institucional. Nota: En algunas unidades de conservación (carpeta), es necesario colocar las fechas extremas (fecha del primer documento y fecha del último documento) y el número de folios que contiene. Ver anexo 7 (marcación de las unidades de conservación)
RECOMENDACIONES
Identifique y socialice la codificación de las series y/o subseries asignadas a su oficina o dependencia, entre las personas que laboran en ella. Controle los expedientes en el formato único de Inventario Documental, en los libros, formatos o software de registros específicos y/o generales, índices de legajos e índices de paquetes Elabore el índice de manera alterna al trámite (de tal manera que cuando culmine el trámite éste ya está elaborado)
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Instale una copia del índice en el legajo Prepare una carpeta para conservar los originales de los índices e inventarios. De a conocer los criterios de formación de expedientes y los instrumentos de recuperación de información al personal comprometido en la tarea. Integre cada documento en su expediente desde el primer momento, ya que transcurrido un tiempo, resulta más difícil hacerlo con acierto. Evite la extracción de documentos de los expedientes en tramitación a solicitud de terceros, sin realizar un control de salida. Deje en su lugar un testigo (ver anexo 8.) haciendo constar el nombre de la persona que se responsabiliza del mismo, la fecha y las indicaciones que permitan su posterior recuperación. Si considera que debe quitarse o anexarse una serie o subserie, por favor informarlo al CAD para su respectivo análisis. Informe al personal de Archivo de Gestión cualquier modificación de la TRD Entregue al CAD los expedientes de las unidades de conservación acogiendo los parámetros establecidos por secretaria general.
INDICACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Al elaborar y dar respuesta de todos los documentos que produzca la Universidad, coloque el número de la serie o la subserie y el consecutivo en la parte superior denominada referencia o seguido del nombre del documento. Ver anexo 9. Omita errores técnicos, ortográficos, gramaticales y de puntuación, borrones, tachones, uso de borrador líquido. Evite resaltadores en los documentos (impiden la microfilmación). Cerciórese de que las copias de los documentos producidos queden firmadas (quedan sin soporte legal). Por ningún motivo coloque cinta pegante o transparente en documentos rotos o deteriorados ya que estos acelera la destrucción y genera microorganismos. Cuando genere listados que deban conservarse en el Archivo imprímalos con buena tinta. Si algún documento debe conservarse, asegúrese de que se escriba únicamente con tinta negra, no los raye. Tenga especial cuidado con la manipulación del papel térmico. Tome copia inmediata del mismo. Consulte permanentemente la TRD al elaborar un documento de tal manera que se registre en este el código de la serie o Subseries y el correspondiente consecutivo.
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ANEXOS
Anexo 1. Formato “Registro de correspondencia recibida”. REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA 2008 Fecha recibo h
d
m
17:21:00 09
Mayo
17:20:00 09
Mayo
Medio Deprisa
No. Radica.
Fecha Documen.
Entidad o Empresa
07/05/2008 Deprisa
Ever Cruz
0180
09/05/2008 Cecam
Tarifa especial Angelica Martinez Edif. Giovanella
EGL Mayo
Asunto
0181
01/04/2008 Emcali
Cobranzas comerciales
Anex.
Consignaciones de abril 2008
0179
Personal
17:22:00 09
Remitente
Dependencia
Dirección 12 Administrativa
7 Rectoria
Invitación para obtener planes de financiación
Contabilidad
Volver
Anexo 2. Formato: “Control de entrega de correspondencia recibida” CONTROL DE ENTREGA DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA 2008 No. Radica. 179
Asunto Consignaciones de abril 2008 (Deprisa)
Tarifa especial Edif. Giovanella 180 (Cecam)
Anex.
Dependencia
12 Dirección Administrativa 7
Rectoría
Invitación a obtener planes de 181 financiación (Emcali)
Contabilidad
182 Cobro de deuda
Contabilidad
Volver
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Nombre legible
Fecha
Hora
Observaciones
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Anexo 3. Formato “Relación de envío de correspondencia”. RELACIÓN DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA Dependencia y Centro de costos
Destinatario
Dirección
Destino
Teléfono
Alejandro Muñoz
Calle 4 # 5-78
Bogotá
2847598 Postgrados/351
Hoover Ramirez
Av. 3a # 47-96
Bogotá
2235678 Postgrados/351
Jimena Arango
Calle 5a # 13-23
Cali
3352671 Postgrados/351
Carolina Suarez
Carrera 4 # 96-54
Medellín
5687478 Postgrados/351
No. guía
Volver Anexo 4. NTC 3369 “Elaboración de sobres”. El registro de los datos, deben de ir en el centro, alineados a la izquierda y en concordancia con los que se encuentra en la carta. Escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida, dejando uno y medio renglones entre líneas. Si el destino es local se debe colocar el nombre de la ciudad, se omite el departamento (fig. 1). Si el destino es nacional, se coloca el nombre de la ciudad y el departamento (fig. 2). Si el destino es internacional, se coloca el nombre de la ciudad y a dos interlineas de la ciudad el nombre del país (fig. 3). El destino debe escribirse en mayúscula sostenida. (Se debe tener en cuenta estas recomendaciones para cualquier paquete o caja) Fig. 1 Sobres Locales
Universidad de San Buenaventura Cali
Doctor ALVARO CASTRO Asesor comercial Eléctricos del valle Calle 15 32 a 14 CALI
Fig. 2 Sobres nacionales
Universidad de San Buenaventura Cali
Doctor ALBERTO MEDINA Gerente Asomodernas Apartado 345 ENVIGADO, ANTIOQUIA
Fig. 3 Sobres internacionales
Universidad de San Buenaventura Cali
Señor DAVID M. MOORE Fox & fox Inc. 960 Fulton Drive WASHINGTON, DC 22063 ESTADOS UNIDOS
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Anexo 5. Formato “Transmisión de fax”
TRANSMISION DE FAX UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA CALI Centro de Administración Documental
FECHA
Teléfono: (092) 3182200 Ext. 300
D
Fax: (092) 4882231 - (092) 3182292 Ext. 400
M 25
A 8
2008
DATOS DEL DESTINATARIO Nombre:
German Puido
Fax No.:
(092) 5524782
Cargo:
Coordinador
Ciudad:
Cali
Oficina:
Bienestar
País:
Colombia
Nombre:
Adriana Lopéz
DATOS DEL REMITENTE Cargo:
Coordinadora de deporte
Asunto o mensaje: Planilla de inscripción para torneo deportivo
No. De hojas transmitidas
Firma:
Adriana Lopéz
incluyendo esta: ________________ 5
Volver Anexo 6. Formato “Registro y control de salida de correspondencia” REGISTRO Y CONTROL DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA
No. Radica.
Fecha
Dependencia y Nombre
Centro de Costos
Asunto
Anex.
0056
22/08/2008
Relaciones Interinstitucionales
160
Invitación Catedra de las Américas
0
0000
22/08/2008
Bienestar Institucional
270
Planilla de inscripción torneo X Copa Loyola
1
0055
15/08/2008
Registro Academico
230
Carné de Egresado
1
Destinatario Consulado de Chile - Cali (Gloría Cecilia Burgos Navarro) Universidad Javeriana Cali(Nelsón Mauricio Luis EdgarMuñoz) Aguilar Ledesma (Cali)
Volver
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No. Guia y/o No. de Fax
Empresa de Correo
3157986
FAX
5552182
FAX
27645044
COLOMBIA EXPRESS
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Anexo 7. Marcación de las unidades de conservación Folder horizontal colgante
Universidad de San Buenaventura Secretaría General Centro de Administración Documental Subserie: SG.9.5 Programa de Gestión Documental 2008 Folder No. 1
Folder celuguía
Universidad de San Buenaventura Dirección Administrativa Departamento de compras
Subserie: SG.9.5 Instrumentos de control: Entrega de correspondencia externa recibida Fechas: ________ a ________ Folios:
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Legajo y/o carpeta vertical de archivo
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ARCHIVO
SG.9.5 INSTRUMENTOS DE CONTROL: ENTREGA DE CORRESPONDENCIA EXTERNA FECHAS: 29/04/2008-I A 27/06/2008-I FOLIOS: 1-74
Carpetas AZ De 3 a 4 cm. del borde: Fondo (Sin logo) Sección y Subsección (Dependencia)
Código de la Serie o Subserie
En esta área consigne datos que faciliten la faciliten la identificación de su contenido:Datos fechas,que nombres, número de folios, ubicación física y número de del contenido identificación legajos del expediente
Volver Fuente: 12
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Anexo 8. Testigo UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA CALI Centro de Administración Documental
OFIC. ____________________ AFUERA
Nombre del solicitante: Nombre del documento y/o carpeta: Funcionario que lo facilita: Fecha de entrega: Fecha de devolución: Firma:
Volver Anexo 9. Cartas y/o documentos
SG.9.5-01
COMITÉ DE ARCHIVO
Cali, 20 de enero de 2008
ACTA SG.9.5.-02
________ _______ _______ Asunto: _____________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ____________.
FECHA:
______________
HORA:
______________
LUGAR:
_______________
ASISTENTES:
_______________ _______________ _______________ _______________
INVITADO: ORDEN DEL DIA:
Cordialmente, 1. 2. 3.
Peter N. Duque Auxiliar de archivo
Volver
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Verificación del Quórum Lectura y aprobación del acta anterior Varios