Universidad Mariano Gálvez de Guatemala Maestría en Informática Sistemas de Información
Business Intelligence
Durwin Ruíz Barrios 2692-13-11937 Otoniel Sánchez G. 2692-13-12832
"El software es como la entropía: difícil de atrapar, no pesa, y cumple la Segunda Ley de la Termodinámica, es decir, tiende a incrementarse" -- Norman Augustine
ÍNDICE INDICE I. Introducción II Objetivos de la investigación 2.1. Objetivo General 2.1. Objetivos Específicos III. Resumen IV Marco Teórico 4.1 Historia de los Sistemas de Información 4.1.1 Primera Generación 4.1.2 Segunda Generación 4.1.3 Tercera Generación: Business Intelligence 4.2
Fundamentos de Business Intelligence 4.2.1 Definición de Business Intelligence 4.2.2 ¿Qué hace el Business Intelligence?
4.3 Información, Sistemas de Información y Business Intelligence 4.3.1 Necesidad de los Sistemas de Business Intelligence 4.3.2 La Información 4.3.3 Qué se Necesita para Adoptar un Sistema de Business
Intelligence 4.4 Componentes Básicos de un Sistema de Business Intelligence
4.4.1 Marco de Trabajo de los Datos en las Aplicaciones de
Business Intelligence 4.4.2 Arquitectura para Fuentes de Datos Estructuradas 4.4.3 Arquitectura para Fuentes de Datos Semi-Estructuradas 4.5 Costos y Beneficios de Implementar Sistema de Bussiness
Intelligence V Conclusiones VI Referencias Bibliográficas Anexo I Empresas Nacionales o Transnacionales que se dedica a BI en nuestro país. Anexo II Open Source Business Intelligence Anexo III Presentación de Business Objects
II Introducción En
el
desarrollo
y
formación
de
un
estudiante
es
necesario
pasar
por
diferentes etapas del proceso de aprendizaje, una de ellas es la investigación documental
auxiliándose
de
elementos
de
estudio
y
fuentes
bibliográficas
fidedignas, en el caso del curso de sistemas de información esta actividad esta dada por la presentación grupal de software empresarial que actualmente hacen la diferencia en este caos de información en el cual las empresas o instancias gubernamentales están inmersas. Nuestro material esta compuesto esencialmente por cinco componentes de estudio, en donde en el primero abordamos una breve historia de los sistemas de información su evolución inicial, pasando por dos generaciones previas a la tercera y que de hecho es el caso que nos ocupa, es decir: Business Intelligence. La segunda parte abarca el fundamento, definición y como funciona. El tercer componente se enfoca en la razón de porque es necesario hoy en día su implementación y que
deben
hacer
los
ejecutivos
de
las
empresas,
de
la
mano
de
sus
departamentos de IT para implementar una solución de este tipo. El cuarto componente
esta
orientado
contextualiza
esta
herramienta
a
la y
explicación
las
dos
de
fuentes
la de
arquitectura datos
que
primarias
y
fundamentales de un sistema Business Intelligence, es decir un tratamiento detallado de lo que se refiere a datos semi-estructurados y estructurados. El último bloque de este caso de estudio nos proporciona valores desde el punto
de
empresa
vista para
cuantificable, adoptar
una
de
lo
que
solución
necesita
de
esta
en promedio naturaleza.
erogar
Finalmente
una se
plasman los conclusiones de los estudiantes y las fuentes consultadas tanto por la vía escrita como haciendo uso de la red de información que tenemos a
nuestro
alcance
hoy
en
día.
Los
tres
anexos
incluidos
al
final
del
documento versan en este orden, empresas locales en el negocio de BI, Open
Source
para
BI
y
la
presentación
aplicado a una instancia Gubernamental.
en
on-line
del
Business
Objects
.2.1 Objetivos de la investigación:
2.1.1 Objetivo General Revisar de manera moderada el contexto de conceptos, instrumentos y tecnologías asociadas a Business Intelligence, Datamining,
Datawarehouse.
2.1.2 Objetivos Específicos •
Conocer el concepto de Business Intelligence y comprender el impacto de sus tecnologías en el ámbito de una empresa.
•
Conocer las herramientas de almacenamiento de información ligadas a
Datawarehouse. •
Exponer
el
caso
de
éxito:
“Business
Objects
del
Ministerio
de
Educación de Guatemala” •
Compartir material sobre Open Source Business Intelligence a todos los grupos de estudio.
Resumen En
este
momento
la
manipulación
de
datos
ha
llegado
a
niveles
muy
elevados en cuanto a volúmenes de datos. Los terabytes han cedido paso a los petabytes (PB= 1015 o 250). Esto muestra que las transacciones de datos han
crecido
mucho
y
además
que
ya
no
hablamos
de
datos,
sino
de
documentos. Es claro que la sociedad actual tampoco depende del formato en
papel,
sino
del
formato
digital,
lo
cual
permite
generar
millones
de
documentos por segundo. Responder
a
esta
abundancia
de
datos
requiere
técnicas
que
permitan
procesar y tratar estos volúmenes de información. En este sentido aparecen conceptos que datan de varias décadas pero que hoy en día son términos y tecnologías consolidadas. Así
tenemos
Business Intelligence como una noción que permite enfrentar
necesidades de organizaciones con sofisticadas técnicas de minería de datos (Datamining) primera
y
permite
de
almacenamiento
"excavar"
en
los
masivo datos
(Datawarehouse).
buscando
extraer
Mientras
la
información
no
provista o percibida en los datos inicialmente capturados o almacenados, la segunda permite organizar grandes volúmenes de información en estructuras que facilitan extraer información para toma de decisiones de manera ágil y eficaz. En este sentido, pretendemos referenciar a los integrantes del curso en este campo de la tecnología y explorar sus horizontes, donde hoy en día los profesionales de esta ciencia pueden apoyarse para hacer de sus empresas un ente competitivo en esta sociedad global de información
IV Marco Teórico 4.1 Historia de los Sistemas de Información Un sistema de información se define como un sistema que recoge, almacena, procesa y distribuye información entre los diferentes elementos que tengan el sistema y su entorno. Los objetivos principales de un sistema de información son: •
Respuesta a eventos.
•
Proporcionar información de control.
•
Intercambio de información con el entorno.
•
Relaciones con el exterior, requerimientos comerciales y legales.
•
Facilitar
acceso
y
tratamiento
de
información
para
decisiones.
Figura 1 Funciones de un Sistema de Información.
la
toma
de
4.1.1 Primera Generación Los
primeros
(batch)
sistemas
para
de
proporcionar
información
a
los
empleaban
usuarios
de
aplicaciones
negocio
la
por
lotes
información
que
necesitaban. La salida de estas aplicaciones necesitaba normalmente grandes volúmenes
de
papel,
sobre
los
que
los
usuarios
tenían
que
buscar
las
respuestas concretas a sus preguntas de negocio. La llegada de terminales de acceso más prácticos facilitó mucho el acceso a la
información
pero,
en
general,
estos
sistemas
eran difíciles
de
manejar,
requiriendo el acceso a bases de datos operacionales complejas. Esta
primera
generación
de
sistemas
de
información
sólo
podía
ser
aprovechada por proveedores de información, como analista de información, que
tenían
un
conocimiento
avanzado
de
acceso
a
datos,
así
como
experiencia en el manejo de ordenadores. A diferencia de los ejecutivos de negocio y los directores que raramente eran capaces de usar estos primitivos sistemas. Estos sistemas de información transaccionales eran aquellos sistemas que se encargaban
de
manera
específica
de
procesar
tanto
las
transacciones
de
información provocadas por las interacciones formales entre el entorno y la organización
como
las
transacciones
generadas
en
el
seno
de
la
organización. 4.1.2 Segunda Generación: La
segunda
generación
de
los
sistemas
de
información
de
negocio
trajo
consigo la funcionalidad de los primitivos sistemas de Data Warehouse. Estos
Data Warehouse, o almacenes de información, tenían varias ventajas sobre los sistemas de primera generación, tales como: •
Estaban diseñados para satisfacer las necesidades de los usuarios de negocio.
•
La
información
residente
en
Data
un
Warehouse
está
limpia
y
es
consistente, estando almacenada en un formato que los usuarios de negocio pueden entender. •
Podían proporcionar información histórica.
•
Las
arquitecturas
cliente/servidor
proporciona
a
los
usuarios
del
Data
Warehouse interfaces de usuario mejoradas, así como herramientas de soporte a la decisión. 4.1.3 Tercera Generación: Business Intelligence Un Data Warehouse no constituye todavía una solución completa para las necesidades de los usuarios de negocio. Una de las debilidades de muchas soluciones
de
Data
Warehouse
es
que
a
menudo
se
centran
en
la
tecnología en lugar que en las soluciones de negocio. Está comprobada la capacidad
tecnológica
de
las
soluciones
pero
normalmente
se
necesita
un
esfuerzo importante en cuanto a su implementación. El punto importante aquí es que los productos de Data Warehouse raramente vienen preempaquetados para áreas de negocio o aplicaciones específicas. En este sentido, esta situación es muy parecida a la de los primeros tiempos de
la
arquitectura
aplicaciones
cliente/servidor;
operacionales
pero
inicialmente
rápidamente
se
servía enrumbó
para a
desarrollar
aplicaciones
y
soluciones de negocio; no simplemente más tecnología. La misma evolución ha sucedido en los sistemas de información de negocio; es
por
eso
que
sistemas
de
Business
Intelligence
están
orientados
a
suministrar soluciones de negocio preempaquetadas no simplemente mejoras tecnológicas. Los sistemas de Business Intelligence también son sistemas de para toma de decisiones pero están en un grupo de sistemas decisorios más complejos. Se llaman sistemas de información expertos que están diseñados para ayudar a resolver problemas de decisión dentro de un dominio de aplicación muy
limitado,
simulando
tareas
humanas
de
razonamiento
y
deducción,
recomendando opciones y presentando de explicaciones, procurando igualar y potenciar la eficacia de los expertos humanos en el dominio de la aplicación. 4.2 Fundamentos de Business Intelligence 4.2.1 Definición de Business Intelligence Cuando
se
habla
de
Business
Intelligence
(BI),
una
de
las
definiciones
globales que se acostumbran a dar es: Business Intelligence significa emplear los datos recopilados por una organización con el fin de soportar una mejor toma de decisiones de negocio, accediendo, analizando y cubriendo nuevas oportunidades. También se puede definir al Bussines Intelligence como:
"La combinación entre la recolección de información, su almacenamiento y el manejo del conocimiento con herramientas de análisis con la finalidad de proporcionar información compleja e importante para los encargados de la planeación
y
los
responsables
de
la
toma
de
decisiones".
Solomon Negash, 2003. Dentro
de
esta
definición
está
presente
la
idea
que
los
sistemas
de
Business Intelligence se proveen de información relevante para la toma de decisiones, al momento adecuado y en la forma correcta de tal manera que los responsables de la toma de decisiones puedan utilizarlo. La meta principal del Bussiness Intelligence es la reducción del tiempo y mejoramiento de la
calidad de la información
provista a
los procesos de
toma de decisiones facilitando el trabajo de los responsables de la toma de decisiones. Muchos de los conceptos de Business Intelligence no son nuevos, pero han evolucionado y han sido refinados basándose en la experiencia adquirida en los primitivos sistemas corporativos más recientemente en las aplicaciones de
Data Warehouse.
Dada la creciente competencia presente en todos los entornos de negocio es vital que las empresas puedan disponer de un acceso rápido y efectivo a la información de la que disponen para un amplio rango de usuarios. Esto
es
fundamental
de
cara
a
asegurar
la
supervivencia
en
el
nuevo
milenio; la solución para este asunto es un sistema de Business Intelligence, el
cual
proporciona
una
serie
de
tecnologías
y
productos
cuyo
fin
es
proporcionar a los usuarios la información que necesitan en cada momento, con el fin de que puedan responder a sus preguntas de negocio y tomar decisiones tácticas y estratégicas. 4.2.2 ¿Qué hace el Business Intelligence? Siendo el Business Intelligence parte fundamental en la toma de decisiones estratégicas, es muy importante poder clasificar o agrupar las aplicaciones de
Business
Intelligence
de
acuerdo
al
entorno
de
las
organizaciones
y
el
impacto que las decisiones estratégicas tienen en el desempeño global de las organizaciones.
Business Intelligence es el resultado de un crecimiento continuo; éste se alimenta
de
diferentes
fuentes
que
en
cada
momento
lo
robustecen,
por
ejemplo: •
Data Warehouse que son repositorios de datos y hacen de esta, una fuente de información muy importante en donde se tiene información previamente filtrada o precalculada de acuerdo a las necesidades de las organizaciones.
•
Los mejores desempeños que se tienen en la actualidad en lo que se refiere
a
Hardware
y
Software
hacen
que
las
consultas
sean
más
rápidas y confiables. •
Las tecnologías de Internet hacen que el entorno de las herramientas de Business Intelligence sean mucho mejores que las que se tenían anteriormente.
En la figura 2 se puede ver claramente la diversidad de fuentes que tiene un sistema de Business Intelligence.
Figura 2 Business Intelligence y su relaci贸n con otros sistemas de informaci贸n1. 1
Fuente: Tomado de Negash. (2004). P谩g.179.
Figura 3 Naturaleza de una herramienta OLAP1 1
Fuente: SCHWARZ, S.; SEIFRIED, P.; y WINTER, R. (1998). On-Line Analytical Processing for Accounting: Potentials, Application, and Design Methodology. En Hoadley, E.; y, Benbasat, I. (Eds.). Americas Conference on Information Systems. Baltimore, 1998
OLAP: (On Line Analystical Processing) es una forma de procesado de los datos. Data Warehouse que son repositorios de datos 4.3 Información, Sistemas de Información y Business Intelligence Los
modelos
empresariales
están sufriendo una profunda
transformación en
los últimos años, los desafíos de los distintos sectores económicos tienen en general
como
puntos
comunes
clientes
cada
vez
más
exigentes,
cambios
cada vez más rápidos y una competencia cada vez más fuerte. Para hacer frente
a
estos
desafíos,
más
allá
de
planteamientos
reactivos,
es
preciso
anticipar. Pero
para
que
esta
anticipación
sea
eficaz
hay
que
disponer
de
informaciones pertinentes. Todas las empresas disponen datos que provienen de sus sistemas operacionales e incluso del exterior; el problema de estas empresas es alcanzar los objetivos definidos por los desafíos de su sector, sacando partido de los datos accesibles. Hoy en día las empresas están ahogadas en un mar de información. Esta sobre
abundancia
tiene
como
consecuencia
directa
un
rechazo
por
la
saturación que produce. Sin
embargo,
los
datos
representan
una
mina
de
informaciones.
son
una
ventaja de la que la empresa debe sacar partido. Para ello, resulta fundamental implementar un nuevo sistema de información para la toma de decisiones.
Figura 4. El problema del acceso a la informaciรณn.
Figura 5: Visiรณn general de un Datawarehouse. Debido a la diversidad de fuentes que alimentan a una soluciรณn de Business
Intelligence hace que sea mรกs complejo el anรกlisis de las informaciones. Estas poseen en algunos casos una estructura dada por el mismo entorno que
las
contiene,
por
ejemplo,
una
base
de
datos
en
donde
las
informaciones se graban en forma de filas y columnas (tablas de datos) o
en
otros
casos
Intelligence
las
proviene
informaciones de
fuentes
que
que
procesa tienen
un
una
sistema
de
estructura
Business
diferente
por
ejemplo: e-mail, faxes, cartas, etc. Para el primer caso en donde las informaciones presentan una estructura se las conocen como fuentes de datos estructuradas; caso contrario se los conocen como fuentes de datos semi-estructuradas. Estudios revelan que el 60 % de los datos semi-estructurados se toman como
críticos
para mejorar las
operaciones de
las
organizaciones
y
clave
de
datos
vital para el desarrollo de nuevos negocios. De
igual
forma
no
es
fácil
indagar
información
en
las
fuentes
semi-estructuradas utilizando la tecnología existente en las bases de datos convencionales
ya
que
la
cantidad
es
bastante
amplia;
entre
las
que
se
pueden mencionar: •
Procesos de negocio
•
E-mails
•
Gráficos
•
Archivos con imágenes
•
Cartas
•
Memos, noticias, etc
Varios expertos calculan que el 85% de toda la información de los negocios existe
en
forma
de
datos
semi-estructurados
comúnmente
capturados
en
formato de hojas de cálculo, es decir, no se encuentran almacenados bajo la estructura de una base de datos.
La figura 6 muestra la variedad de informaciones que ingresan, y que están disponibles para ofrecer la inteligencia necesaria para la toma de decisiones.
Figura 6: Entradas a los sistemas de Business Intelligence2. 1
BLUMBER, ROBERT; y, ATRE, SHAKU. (2003). The Problem with Unstructured Data. DM
Review Magazine. http://dmreview.com/article_sub.cfm?articleId=6287
4.3.1 Necesidad de los Sistemas de Business Intelligence Nos encontramos actualmente sumergidos en la era de la información. En todos los
sectores económicos, en todas las
empresas,
la
información se
convierte en un elemento diferenciador, cuya correcta utilización ofrece una ventaja competitiva. Disponer
de
información
útil,
tenerla
en
mayor
abundancia
que
los
competidores, tenerla preparada antes, disponer de ella en el momento en que el usuario la necesite en un formato comprensible y utilizable, éstos son los
objetivos
a
lograr.
Todas
las
técnicas
y
tácticas
utilizadas
grandes estrategas se basan en la información de que disponen.
por
los
Las
empresas
recopilan
enormes
cantidades
de
datos
en
sus
operaciones
diarias: datos sobre pedidos, inventario, cuentas, transacciones en los puntos de venta y por supuesto datos relativos los clientes. La
consolidación
y
el
análisis
efectivo
de
todos
estos
datos
sin
duda
mejoran la toma de decisiones de negocio, aportando una ventaja competitiva considerable. Para esto es necesario considerar el contexto de la empresa según tres ejes principales: - La información - La empresa - El mercado Esto junto con la capacidad funcional y la cada vez mejor potencia de las tecnologías, tanto del hardware como del software hacen que los tratamientos pesados de la información algo posible y accesible. En el análisis de los principales factores de cambio es conveniente insistir particularmente
sobre
el
nuevo
papel
preponderante
de
la
información,
y
sobre la evolución del mercado y su impacto en la empresa. 4.3.2 La Información El ambiente del mundo de los negocios de hoy exige una aplicación cada vez más eficiente de la información disponible. Business Intelligence genera un conocimiento al negocio que se deriva de la correcta utilización de la información generada dentro y fuera de la empresa.
Business
Intelligence
es
una
herramienta
que
pone
a
disposición
de
los
usuarios la información correcta en el lugar correcto generando una ventaja competitiva.
En una era donde la información es moneda de uso diario en toda actividad humana,
ella
pasa
a
ser
un
factor
clave,
pero
para
darle
valor
debe
diferenciarse para sacarle provecho competitivo. En una empresa, la información está constituida por una fuente principal y fuentes
externas.
La
fuente
principal
proviene
del
llamado
sistema
transaccional que registra y soporta la operativa diaria del negocio. Adicionalmente la información se completa con datos externos de la empresa que en ocasiones un representan un 20% del total. Tanto respecto a la información externa como a la interna, actualmente se presentan tres problemas fundamentales: - La sobre abundancia de la información - El hecho de que sea difícilmente accesible - El hecho de que no sea selectiva El
tema
de
la
sobre
abundancia
se
acostumbra
a
ilustrar
mediante
la
siguiente observación: "Se han producido más informaciones nuevas en los últimos treinta años que
en el transcurso de los cinco milenios que nos han precedido" En cuanto a la accesibilidad y la selectividad de los datos, ciertas estadísticas hablan que el 27% del tiempo de un directivo, como promedio, lo pasó buscando información, accediendo a ella y dándole un formato adecuado. Al momento de recopilar información es posible encontrarse con cuatro tipos de información que se detalla a continuación: •
Fatal, es la información que no sirve de nada usualmente siempre se la desecha.
•
Interesante, aquella información que no sirve pero se cola y nos hace perder tiempo.
•
Útil, es la información que es fácil conseguir y de mucha utilidad.
•
Crítica, es difícil de conseguir y nos es muy útil.
Pero
el
problema
mostrado
aquí
es
doble;
por
una
parte,
seleccionar
la
información justa y útil y, por otra, referenciar esta información y almacenarla correctamente para ser capaz de recuperarla el día que se necesite. El beneficio de un sistema de decisión sólo será notable si la información es creíble, integrada, disponible en la forma deseada por el usuario, en el momento en que la necesite, sea cual sea el lugar donde se encuentre. Tabla 1 Cuestiones de interés que puede ayudar a BI a las organizaciones Preguntas que nos debemos hacer: •
¿Quiénes son los clientes más rentables? ¿Cómo retenerlos?
•
¿Cómo expandirse con nuevos productos, mercados y canales de forma eficaz?
•
¿Cuáles son las ventajas por región, producto y época?
•
¿Cómo mejorar el nivel de servicio?
•
¿Cómo mejorar la eficiencia? Problemas que podemos afrontar
•
Baja disponibilidad de la información necesaria
•
Distintas fuentes de datos no consolidadas
•
Acceso a la información en términos de negocio
•
Identificación
de
futuros o pasados
los
factores
críticos
que
afectan
a
los
resultados
Objetivos que nos podemos trazar •
Mejorar la operativa del negocio
•
Consolidar y homogeneizar las fuentes de información disponibles
•
Ganar cuota de mercado
•
Mejorar
el
servicio
al
cliente
y
retener
a
aquellos
que
son
más
rentables •
Mejorar la eficacia de las campañas promocionales
4.3.3 Qué se Necesita para Adoptar un Sistema de Business Intelligence Muchas de las condiciones para adoptar un sistema de Business Intelligence vienen recursos
por
la
necesidad
requeridos
de
para
mejorar
la
facilidad
implementar
y
usar
de
uso
nuevas
y
reducir
tecnologías
de
los la
información. Básicamente, son tres: •
La necesidad de aumentar los beneficios, reducir los costes y competir de forma más eficiente. Lejos quedan los días en que los que los usuarios finales podían gestionar y planificar operaciones a través de informes mensuales por lotes, y los departamentos de tecnologías de la información disponían de meses para implantar nuevas aplicaciones. Hoy en
día,
las
informacionales
empresas de
forma
necesitan rápida,
implementar
proporcionando
a
las
aplicaciones
los
usuarios
la
información de negocio latente de forma fácil y flexible. Los sistemas de Business Intelligence están orientados hacia el acceso y distribución de la información a los usuarios finales. •
La necesidad de gestionar y modelar la complejidad del entorno empresarial actual. El escenario de desregularizaciones y fusiones entre compañías significa,
entre
otras
cosas,
que
las
empresas
está
ofreciendo
y
soportando una amplia gama de productos y servicios, dirigidos hacia una
audiencia
entorno cada
así
más
de
vez
complejo,
más
proporcionan elaboración
mucho
de
y
más
Los
que
informes. la
diversa.
optimizando
complicada.
de
complejos
amplia
las
simples
gestionar es
una
Business
de
aplicaciones
ofrecen
y
y
inversiones,
sistemas
También
información
Comprender
tarea
Intelligence
de
consulta
mecanismos
herramientas
un
de
orientadas
y
análisis hacia
el
descubrimiento de patrones complejos. •
La necesidad de reducir los costes en tecnologías de la información. Las inversiones
en
este
campo
constituyen
significativo
de
los
gastos
de
reducir
esta
cuota,
necesidad
de
beneficios
derivados
informáticos.
Las
de
la
nuevas
las
en
día
empresas.
sino
también
información tecnologías
hoy
No
la
porcentaje
sólo
obtener
gestionada de
un
por
existe
la
los
máximos
los
sistemas
información,
como
las
intranets corporativas o los clientes ligeros, ayudan a reducir el coste derivado de la diseminación de los sistemas de Business Intelligence a una audiencia más amplia. Los
sistemas
de
Business
Intelligence
abren
también
el
alcance
de
la
información que puede ser procesada, incluyendo no sólo datos operacionales, sino
también
información
gestionada
por
los
sistemas
de
oficina
o
los
servidores web corporativos. 4.4 Componentes Básicos de un Sistema de Business Intelligence Los requerimientos principales de un sistema de este tipo básicamente son: •
Aplicaciones
que
ayuden
a
las
organizaciones
a
maximizar
su
rendimiento en los negocios, generando la eficiencia en la empresa. Así mismo, obtendrá una mayor comprensión y entendimiento del entorno y de
los
procesos
organizaciones.
desde
la
propia
experiencia
en
las
personas
y
•
Coste efectivo que proporcione un rápido retorno de la inversión para el negocio y permita a la organización competir de forma más efectiva.
•
Un acceso rápido y fácil a la información de negocio para un amplio rango de usuarios finales, incluyendo tanto proveedores de información como consumidores de ésta.
•
Un
entorno
operativo
abierto
y
escalable;
aunque
básicamente
tecnológico, el último punto es de vital importancia, ya que condiciona totalmente
el
volumen
de
datos
que
se
podrán
tratar
y
el
tipo
y
funcionalidad de las aplicaciones analíticas que se vayan a utilizar. 4.4.1 Marco de Trabajo de los Datos en las Aplicaciones de Business
Intelligence
Recordemos que un sistema de Business Intelligence se compone de varias fuentes de datos: las estructuradas y las semi-estructuradas; ambas fuentes de datos son igual de importantes. Esto se lo puede resumir en la figura 7 la misma que muestra el marco de trabajo en donde se puede observar como se integran las fuentes de datos estructuradas y semi-estructuradas las mismas
que
son
necesarias
para
la
implementación
de
un
sistema
de
Business Intelligence.
Figura 7: Marco de trabajo de los datos en las aplicaciones de Business
Intelligence1.
Como se puede observar claramente las fuentes de datos estructuradas y semi-estructuradas son de igual importancia. Adicionalmente se puede observar que el proceso de búsqueda, integración y depuración (limpieza) se aplica a las dos fuentes de datos la estructurada y la semi-estructurada. Para crear un sistema de Business Intelligence los datos provistos por las fuentes de datos son sometidos a un proceso de búsqueda, análisis y de envío a la persona responsable de la toma de decisiones. Para el caso de los
datos
provenientes
herramientas
tales
de
como
una
fuente
sistemas
estructurada
ERP's,
ETL's,
los
DW's,
analistas
Data
utilizan
Mining
y
herramientas OLAP. Para el caso de fuentes de datos semi-estructuradas el análisis es realizado con la ayuda de otras herramientas menos sofisticadas. 1
Fuente: Adaptado de Negash. (2004). Pág.181.
4.4.2 Arquitectura para Fuentes de Datos Estructuradas Una
arquitectura
típica
de
las
aplicaciones
de
Business
Intelligence
está
basada en los Data Warehouses; los datos son extraídos de los sistemas operacionales hacia el Data Warehouse y éste a su vez sirve de base para la creación de los Data Marts que son utilizados por los ejecutivos y los responsables de
la
del
análisis
información.
Estos
Data Marts son consultados ya
sea
Internet
a o
través
por
consultas
del
medio
hechas
de por
analistas utilizando OLAP. En la figura 8 se encuentra una arquitectura típica para las fuentes de datos estructuradas. Figura 8: Arquitectura típica de fuentes de datos estructuradas1. 1
Fuente: Adaptado de Negash. (2004). Pág. 183.
4.4.3 Arquitectura para Fuentes de Datos Semi-Estructuradas La arquitectura para fuentes de datos semi-estructuradas incluyen: - Modelo funcional del negocio - Modelo de procesos del negocio - Modelo de datos del negocio - Aplicaciones de inventario - Repositorio de metadatos A continuación en la figura 9 se muestra los elementos que constituyen la arquitectura de las fuentes de datos semi-estructuradas.
Figura 9: Arquitectura para fuentes de datos Semi- estructuradas1. Los 5 componentes que la constituyen están descritos a continuación: •
Bussines funtion model: Es la descomposición jerárquica de los negocios de la organización; es decir, muestra QUE HACE.
•
Bussines process model:
Son
los
procesos
implementados
para
las
diferentes funciones de la organización; es decir, muestra COMO LO HACE.
•
Bussiness Data Model:
Describe
los
tipos
de
datos
que
maneja
la
organización, las relaciones que conectan estos tipos de datos con los negocios actuales, los elementos que la conforman y las reglas a las que están sometidas dentro de la organización; es decir QUE TIPO DATOS maneja. •
Application Inventory:
Se
refiere
al
inventario
de
todos
los
procesos,
funciones, componentes y datos de la organización; es decir DONDE se encuentran implementados. •
Metadata repository: Es una descripción detallada de los modelos de negocio; permite el uso de los metadatos de la organización.
1
Fuente: Adaptado de Negash. (2004). Pág. 184.
4.5 Costos y Beneficios de Implementar Sistema de Bussiness Intelligence Los proyectos de Business Intelligence no están exentos de la presión de las organizaciones de justificar una inversión en tecnologías de la información. Existen estudios que demuestran que el retorno de las inversiones ROI1 para las aplicaciones de Business Intelligence están por demás justificadas. Ahora bien los costos básicos que deben ser considerados para la implementación de un sistema de Business Intelligence se los puede resumir en: •
Costos de Hardware: Este costo depende de la infraestructura que tenga la organización en el momento de la implementación del sistema de
Business Intelligence; si esta tiene ya implementado un Data Warehouse lo único que se deberá adquirir es un Data Mart de uso específico para la aplicación de Business Intelligence; también es posible que sea necesario
actualizar
el
Data
Warehouse.
Adicionalmente
se
pueden
presentar las necesidades de actualizar otro tipo de Hardware necesario para
la
implementación
de
la
Intranet
difundir la información a la comunidad.
y
la
Extranet
con
el
fin
de
•
Costos de Software: El costo estimado de los paquetes de Business
Intelligence es de $60.0002. También es necesario tomar en cuenta la necesidad de información externa. Por ejemplo, información concerniente a los hábitos de compras de los consumidores de los tipos productos que produce la empresa3. •
Costos de implementación: Este es un costo que se tiene una sola vez dentro de la implementación de un sistema de Business Intelligence, este incluye el entrenamiento inicial. Ahora bien el entrenamiento es un costo que está siempre presente ya que nueva gente es invitada a utilizar la nueva aplicación y también debido a las actualizaciones del
software. Adicionalmente es importante acotar que los típicos contratos anuales de mantenimiento del software estipulan un costo del 15% del valor de compra. •
Costos de personal: Dentro de este costo se estipulan los valores de las personas asignadas a las tareas de Business Intelligence y soporte de IT, los costos que deben ser considerados son salarios, equipos de computación y cualquier tipo de infraestructura. Si se desea tener un análisis de costo bastante detallado es necesario considerar el tiempo que se utiliza para leer e interpretar los reportes generados por los sistemas
de
Business
Intelligence
junto
con
el
Internet
y
las
otras
fuentes de Business Intelligence. Los
beneficios
de
implementar
un
sistema
de
Business
Intelligence
son
intangibles. Un estudio empírico encontró que la mayoría de las compañías no
consideran
la
reducción
de
costos
o
el
ahorro
de
tiempo
como
los
principales beneficios al invertir en los sistemas de Business Intelligence. El anhelo de estas organizaciones es que un buen sistema de Business
Intelligence lo llevará a un fuerte retorno de su inversión en algún momento en el futuro.
Tabla
2
Beneficios
de
Implementar
un
sistema
basado
en
Business
Intelligence. Organizacionales Ver los datos en forma gráfica para ayudarle a tomar mejores decisiones de negocios. - Usar los datos para establecer las metas y medir el progreso en forma acertada. - Combinar los datos de negocios con información geográfica y demográfica. - Obtener una vista precisa del rendimiento de la corporación mediante el uso de métricas. - Conocer el comportamiento y preferencias de los clientes. - Identificar los patrones y tendencias dentro de grandes volúmenes de datos. - Maximizar la Rentabilidad de su negocio, entre otras. En el negocio - Mejor seguimiento, análisis y control del negocio - Realización de consultas libres por aparte de los usuarios - Detección temprana de tendencias y mejor adaptación a las nuevas condiciones del mercado - Alerta de forma temprana sobre nuevas necesidades en el negocio - Disponer de una visión integrada de los clientes que permita un servicio y atención más individualizados - Mejora del ciclo de marketing, permitiendo una selección más ajustada del público objetivo y el análisis de la efectividad de las campañas Tecnológicos - Incorporación de nuevas tecnologías den sistema de información - Mejora en la flexibilidad y respuesta a nuevas necesidades de información con un mantenimiento óptimo - Buena integración de la información de todas las áreas de negocio a nivel
de detalle, permitiendo desarrollar aplicaciones y visiones de negocio con un mínimo esfuerzo - Reducción de la carga de trabajo del departamento de informática 1
ROI: Return of Inversion, Retorno de la Inversión.
2
Fuente: Negash. (2004). Pág.185.
3
Conocido como Análisis de la Competencia o Competitive Intelligence (CI)
V Conclusiones •
El conocimiento de Business Objects permite tener una referencia actual sobre las tendencias sobre el manejo de información y su impacto en las empresas.
•
De tal manera que pueda ser una herramienta para ser utilizada en la toma de decisiones diarias de una empresa a nivel de gerencia media y alta.
•
La investigación acerca de herramientas Open Source permite que las empresas aun cuando no posean presupuestos altos para el manejo y administración de información puedan auxiliarse de estas herramientas e integrarse a las tendencias de manejo de información global.
•
Con
el
Business
caso
de
éxito
Intelligence
fuera
podemos del
considerar
alcance
del
que
usuario
la
tecnología
regular
sino
de que
pueden llegar a ser considerados que de forma indirecta son parte de la cotidianidad de cada persona.
VI Referencias Bibliográficas Enlace Web: http://www.aiim.org/Community/search/keyword?w=business+intelligence Enlace Web: http://blog.sonian.com/bid/30556/Merrill-Lynch-Report-Cloud-compute-marketcould-be-valued-at-160bn-by-2011/ Enlace Web: http://aulaticujap.wordpress.com/unidad-i/sistemas-manejadorescontenido/sistemas-manejadores-de-contenido/ Enlace Web: http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2006/mayo/8.pdf Enlace Web: http://revistas.expoenvien.com/pdfs/EV15web.pdf Enlace Web: http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf Enlace Web: http://www.sedic.es/clip36.pdf Enlace Web: http://www.sergiomaturana.cl/SAG/CLASE02YH.pdf NEGASH, SOLOMON. (2004). Business Intelligence. Communications of the Association for Information Systems. Vol. 13, pp. 177-195.
Enlace Web: http://aisel.aisnet.org/cais/vol13/iss1/15/ Enlace Web: http://www.microsoft.com/en-us/bi/default.aspx Enlace Web: http://todobi.blogspot.com/ Business Intelligence y Gestión Documental, Máster en Dirección Estratégica en Tecnologías de la Información, Fundación Universitaria Iberoamericana – 2010 – 2012 Enlace Web: http://panal.funiber.org/alumno/ Enlace Web: http://bias.csr.unibo.it/golfarelli/papers/DAWAK09%20-%20Golfarelli.pdf
Anexo I Empresas Nacionales o Transnacionales que se dedican a ofertar servicios sobre Business Intelligence en nuestro país. Ingeniería de Sistemas Guatemala Guatemala, Guatemala 5a. Avenida 5-55 zona 14 Torre I, Nivel 9, Oficina 902 Euro Plaza World Business Center PBX: (502) 2314-6500 http://www.ingesis.com/paginas.asp?clc=395&id=3651 CABI Central American Business Intelligence Zona Pradera, Torre 2, Of. 607, zona 10, Guatemala email: info@ca-bi.com Teléfono-Fax: (502) 24607258 http://ca-bi.com/ Business Technology Consulting 3ª Calle 7-17 Zona 9 Guatemala PBX: (502) 2326-6100 / Fax: (502) 2332-2260 www.gyssa.com/soluciones/bi/
Anexo II – Open Source Business Intelligence Enlace Web: http://www.stratebi.com/es/c/document_library/get_file?uuid=eb6a88d1c534-474c-bf8d-25a65013233d&groupId=10157
Anexo III – Presentación Business Objects en el Ministerio de Educación de Guatemala. Enlace Web: http://200.6.193.201/businessobjects/enterprise115/desktoplaunch/InfoView/logon/logon. do