Manual del colaborador Departamento de Recursos Humanos
Retail S.A.
Manual del Colaborador
INDICE
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Bienvenida……………………………………………………………………………… Nuestra filosofía de empresa…………………………………………………….….. 1.1. Misión……………………………………………………………………………… 1.2. Visión…………………………………………………………………………….… 1.3. Valores fundamentales………………………………………………………..... Ingresos de personal……………………………………………………………..…… 2.1. Código de vestuario……………………………………………………………... 2.2. Uso del comedor………………………………………………………………..... 2.3. Aseo y orden en áreas de trabajo……………………………………….……… 2.4. Uso de equipo de cómputo……………………………………………………… 2.5. Uso del teléfono…………………………………………………………………... 2.6. Horarios de trabajo……………………………………………………………….. 2.7. Horas extraordinarias……………………………………………………………. 2.8. Sistema de pagos………………………………………………………………... Permisos……………………………………………………………………………...… Incapacidades….………………………………………………………………………. Política de vacaciones………………………………………………………………… Días feriados..………………………………………………………………………..... Política de no tolerancia al Acoso Sexual…………………………………………... Política sobre empleo de familiares…………………………………………………. Política sobre ex colaboradores………………………………............................. Política de no aceptación de regalías……………………………………………….. Salida de colaboradores……………………………………………………………… Obligaciones de los trabajadores……………………………………………………. Prohibiciones de los trabajadores…………………………………………………… Medidas de seguridad………………………………………………………………… Beneficios para el personal…………………………………………………………... 15.1. Celebración de cumpleaños…………………………………………………… 15.2. Celebración Día del Padre y Día de la Madre……………………………….. 15.3. Celebración de la navidad……………………………………………………... 15.4. Reconocimiento por antigüedad………………………………………………. 15.5. Compra de productos con descuento y al crédito…………………………... 15.6. Licencias con goce de salario…………………………………………………. 15.7. Fondo de ahorro navideño…………………………………………………….. 15.8. Préstamos personales…………………………………………………………. 15.9. Día libre adicional………………………………………………………………. Capacitación………………………………………………………………………….… 16.1. Inducción a la empresa………………………………………………………… 16.2. Inducción al puesto……………………………………………………………... 16.3. Plan anual de capacitación………………………………………………….…. 16.4. Becas de estudio……………………………………………………………….... Bonificaciones…………………………………………………………………………... ¿Qué esperamos de usted? …………………………………………….……………..
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BIENVENIDA Estimado colaborador: Queremos darle la más calurosa bienvenida a nuestro equipo de trabajo. Este es su “Manual del Colaborador”, por medio del cual queremos proveerle información básica acerca de nuestra cultura de trabajo, políticas y métodos de operación, así como también de los servicios y beneficios que le otorga la empresa. Con lo anterior queremos crear un ambiente de trabajo claro y transparente y una relación armoniosa entre todos los que trabajamos en la empresa, lo que a su vez nos ayudará a trabajar con mayor eficiencia. Aunque el Manual lo introduce en nuestra cultura, el mismo no reemplaza el contacto directo con las personas que lo pueden orientar, por lo que si usted tiene alguna consulta, puede dirigirse a su jefe inmediato o al departamento de Recursos Humanos. Queremos ser una empresa que se diferencia por el calor humano de su personal; por ello buscamos colaboradores motivados, comprometidos, entusiastas, con una fuerte orientación de servicio, para que con el esfuerzo de todos, seamos siempre los líderes en nuestro negocio. Deseamos que tenga una larga permanencia en la empresa y que esto le traiga mucha satisfacción personal y profesional. ¡De nuevo reciba una cordial bienvenida!
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NUESTRA FILOSOFÍA DE EMPRESA RESEÑA HISTÓRICA Nacimiento y los primeros dos años Librería Internacional nace en Barrio Dent en 1995. Esta primera tienda empleo al inicio solo dos personas y alquilando un pequeño local de 150 metros cuadrados. La aceptación que fue teniendo la nueva librería, y la popularidad que fue adquiriendo entre la población estudiantil de las universidades circundantes y los vecinos de Barrio Dent, hizo inevitable su crecimiento, pasando entonces a ocupar un local más en el mismo centro comercial, donde se comenzó a organizar un equipo administrativo que se ocupara de tareas diferentes a las de las ventas. Esto permitió que la librería importara libros de temas exclusivos que no podían ser hallados en otras tiendas del mercado nacional. Es en esta tienda donde se dio a conocer el concepto innovador de Librería Internacional, mediante el trato personalizado ofrecido por su propio dueño, quien trabajó durante bastante tiempo directamente en el punto de venta, dándole forma e imagen al negocio y procurando satisfacer las necesidades de la creciente clientela de la tienda. Así pasó el primer año, en el cual la Librería fue construyendo un nombre y una imagen entre el público comprador de libros. Apertura de nuevas tiendas y rápido crecimiento El aumento de la demanda y la pronta recuperación de la inversión inicial, impulsa a su propietario a la apertura de una nueva tienda en 1997, en la entonces recién inaugurada tercera etapa de Multiplaza en Escazú. Esta tienda resultó más exitosa de lo esperado, permitiendo a la Librería recuperarse en forma acelerada, de la inversión que implicó su apertura, y dando lugar a planes de tiendas nuevas. De esta manera, en 1998 surge la posibilidad de instalar una tienda en el Mall Internacional de Alajuela, con lo que este año ve a la Librería Internacional con tres puntos de venta. Toda esta expansión se ve acompañada por una muy agresiva campaña publicitaria en medios escritos, y una vistosa presencia en las ferias del libro de Fercori desde 1998, lo cual fortalece aún más el nombre de la empresa. La labor de mercadeo incluye la creación del concepto de cliente frecuente, que ofrece a los socios prioridades en las ofertas y constante acceso a libros con descuentos especiales. Además, se ofrece la posibilidad de solicitar libros especializados o agotados V02 10/2014
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a través de un proveedor de Estados Unidos, sin necesidad de tener alguna cuenta de Aerocasillas, y la Librería se lo lleva a la tienda que el cliente elija para su comodidad.
Expansión de puntos de venta en 2001
En octubre y noviembre de 2001 culminan los proyectos más grandes que ha emprendido la Librería Internacional, a saber: la apertura de una nueva tienda en Plaza Cemaco en Zapote (la cual cuenta con un Café Vienés como punto adicional de atracción), y el traslado de la tienda en Multiplaza a la recién construida cuarta etapa, con una superficie de 712 metros cuadrados, lo que la convierte en la tienda especializada en libros más grande de Centroamérica. Adicionalmente, en diciembre de 2001, se trasladó la tienda de Rohrmoser a un atractivo local en el centro comercial Etreus (diagonal a Plaza Mayor), y en abril de 2002 se trasladó la tienda de Alajuela a un local más amplio, en el mismo centro comercial Mall Internacional, duplicando el espacio de servicio.
Continúa el crecimiento
El año 2003 fue un año especialmente duro para el comercio en general. Luego de superado este paso, surgió la oportunidad de abrir los puntos de Librería Internacional en los centros comerciales de Paseo de las Flores y Terramall, a finales del año 2004, con lo cual aumenta la presencia del negocio en los principales centros comerciales del área metropolitana. Para junio de 2004, se inaugura la tienda en Avenida Central, llegando más cerca de una mayor cantidad de público meta. Como punto adicional, mencionamos el inicio de la venta de CD's y DVD's, como una adición a la variedad de productos de Librería Internacional, y como producto complementario al entretenimiento de toda la familia. En setiembre de 2007 se abrió Librería Internacional en Plaza Real Cariari, lo que permitió cubrir un nuevo sector de la población. A finales del 2006 se abrió un nuevo punto de venta en Escazú (Atlantis Plaza) y en Santa Ana (Lindora), a inicios del 2007. Para Junio 2009, surge la oportunidad de abrir un nuevo punto de venta hacia el norte de la capital, en Moravia, contiguo al AutoMercado (en el cruce de Tibás-Moravia). En Diciembre 2010 inauguramos una nueva tienda en la zona de Tres Ríos, con ubicación en el centro comercial de Automercado por carretera vieja. Esta nueva tienda fue remodelada con nuevos detalles decorativos basados en nuestro nuevo concepto de librería.
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En busca de brindar un mejor servicio y ubicación a nuestros clientes, en el 2011 trasladamos 2 de nuestras tiendas emblemáticas. En setiembre, nuestra primer librería ubicada en Bº Dent, fue traslada al Centro Comercial Antares, con ubicación frente a la Rotonda de la Bandera, muy cerca de la dirección original; y en octubre del mismo año la tienda de Rohrmoser se traslada a 100 metros oeste de su original dirección, ahora en Plaza Mayor, 2da etapa. Para mayo del 2012, continuamos nuestra expansión y abrimos otro punto de venta en el este de nuestra capital, en el Outlet Mall en San Pedro; esta vez con el fin de tener un mayor acercamiento al público estudiantil. Así mismo, en noviembre de ese mismo año abrimos una nueva tienda en Cartago, en el centro comercial Paseo Metrópoli. Luego en el 2013, continuamos con nuestro rápido crecimiento: trasladamos nuestra tienda en Multiplaza Escazú a un nuevo local en la primera etapa, en el primer piso, donde pudimos explotar de una mejor manera el nuevo concepto de nuestras tiendas. Posteriormente, en mayo surge la oportunidad de abrir Librería Internacional Plaza del Sol, Curridabat. En el mes de agosto se abre una tienda más en Multicentro en Desamparados. El 05 de octubre se abre una tienda en Escazú llamada Distrito Cuatro, también en este mismo mes se abre la tienda Los Reyes, ubicada en La Guácima, en Alajuela. El 07 de diciembre se abre la tienda ubicada en el centro comercial llamado Plaza Lincoln. En el 2014 seguimos trabajando en la apertura de nuevos Puntos de Venta, destacando a la fecha Librería Internacional Multiplaza del Este (Curridabat). Adicionalmente, incursionamos con un nuevo concepto de tiendas de regalo; con esto dimos nacimiento a las tiendas Amira de las cuales ya contamos con 3: Terramall, Paseo de las Flores y Plaza Lincoln.
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1.1. MISIÓN Ofrecemos una excelente gama de productos con un equipo profesional que actúa bajo principios de ética y altos estándares de calidad para satisfacer las necesidades de nuestros clientes. 1.2. VISIÓN Seremos la empresa líder en productos y servicios que enriquecen el estilo de vida de las personas y promueven el desarrollo cultural de las sociedades donde operamos. 1.3.
VALORES FUNDAMENTALES Respeto
El respeto es la base de nuestras relaciones interpersonales, independientemente del puesto que ocupemos, la nacionalidad, el sexo, la edad, la orientación sexual, creencias religiosas y/o políticas. El trabajo de todos es importante para el logro de nuestros objetivos, por lo que mantenemos un trato amable y respetuoso entre quienes trabajamos en la empresa y hacia nuestros clientes.
Honestidad
Los valores éticos son un pilar fundamental en nuestra empresa; debemos mantener la honestidad y la integridad en todo lo que hacemos. Como empresa somos transparentes en el cumplimiento de las normas y leyes vigentes en el país, en la forma en que hacemos nuestro negocio y nos relacionamos con clientes y proveedores. Como colaboradores somos honestos en el buen uso que hacemos de los recursos de la empresa (uso eficiente del tiempo, dar nuestro mejor esfuerzo, guardar la confidencialidad de la información importante de la organización, en el cobro de viáticos, el reporte de horas extra, etc.).
Trabajo en equipo
El éxito en el logro de nuestra visión y misión depende de todos. Somos un equipo de trabajo comprometido con la excelencia en todo lo que hacemos. Colaboramos siempre porque sabemos que juntos somos más eficientes logrando nuestros objetivos.
Persistencia
No darse nunca por vencido y perseverar en la idea que queremos lograr, es un valor fundamental de nuestra forma de actuar. Creemos en nuestra visión y misión, y luchamos
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todos los días por conseguirlas. Por eso somos persistentes, vamos un paso más allá de lo que se nos pide y ponemos empeño y compromiso en todo lo que hacemos.
Responsabilidad
Vemos la responsabilidad desde dos puntos de vista: hacia lo interno la empresa es responsable con su gente, con sus condiciones de trabajo, con pagar salarios justos y competitivos, con ofrecerle un ambiente laboral agradable y beneficios que aumenten su motivación, y experiencias que contribuyan a su crecimiento profesional y personal. Hacia lo externo somos una empresa socialmente responsable, por lo que promovemos y participamos en actividades que contribuyan al bienestar y desarrollo de la sociedad donde operamos.
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POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS 2.
INGRESO DE PERSONAL
La empresa desea promover el ingreso de los mejores candidatos para ocupar los puestos disponibles. No se considerarán criterios de selección o rechazo aspectos como la raza, el sexo, la nacionalidad, la religión, la orientación política o sexual. El criterio de selección será siempre la idoneidad del candidato con relación al perfil del puesto. Toda persona que ingrese a la compañía debe haber sido evaluada por Recursos Humanos, quien emite recomendaciones y observaciones sobre los candidatos. La decisión final sobre la persona a contratar la toma el jefe de área, quien considerará las recomendaciones y observaciones de Recursos Humanos, así como su propia percepción luego de la entrevista y evaluaciones de los candidatos. Todos los colaboradores nuevos o los que son promovidos, tienen un período de prueba de tres meses, que es el establecido por ley. Una vez transcurrido su período de prueba, se le realizara una evaluación de desempeño, la misma considera aspectos tales como: habilidad para aprender, calidad del trabajo, rendimiento, responsabilidad, disciplina (puntualidad, respeto a procedimientos, reglamentos, personas y horarios), dominio logrado del puesto, identificación con la empresa, integración, actitud de mejora continua, apego a valores, así como algunas competencias específicas requeridas para el puesto. La evaluación será realizada por su jefe inmediato y será discutida con usted para que conozca los aspectos que está realizando bien, así como aquello que deba mejorar. Se considera que la nota mínima de aprobación del período de prueba es de un 85%. Si usted recibe una calificación menor, se le indicará que no cumplió satisfactoriamente su período de prueba y se prescindirá de sus servicios. Hasta que pase esta prueba se considerará formalmente personal permanente de la empresa. Desde el primer día de trabajo usted recibirá los beneficios señalados por ley, como seguro social, póliza de riesgos del trabajo, etc. Algunos beneficios otorgados por la empresa se podrán utilizar después de haber cumplido el primer mes de prueba. Durante su permanencia en la empresa usted recibirá evaluaciones periódicas del desempeño para guiarle sobre los aspectos que deba mejorar.
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2.1.
CÓDIGO DE VESTUARIO
Una apariencia nítida y profesional es la primera impresión que nuestros clientes deben tener del personal que trabaja en nuestra empresa. La relación de servicio se inicia con la apariencia y continúa con el desempeño y la cortesía. El personal administrativo de Oficinas Centrales no utiliza uniforme; sin embargo, siempre debe tener presente las reglas de vestuario de la empresa, tomando en cuenta la buena imagen tanto propia como de la compañía. Al personal de tiendas y el Cedi, durante los primeros 3 meses se les manda a confeccionar camisas tipo polo negra y vino, en este caso NO SE COBRA NINGUN MONTO AL COLABORADOR, por lo tanto el 100% lo paga la empresa. Al cumplir los 3 meses el colaborador deberá devolver estas camisas al Departamento de Recursos Humanos, una vez entregado el uniforme oficial. Después del período de prueba de tres meses, se manda a confeccionar el uniforme respectivo.
Para el personal de tiendas, después de los 3 meses, cuando se realiza el uniforme por primera vez: EL COLABORADOR PAGARÁ EL 100%. El mismo se hará financiado por la empresa y el cobro se realizará mediante la planilla. (8 meses si adquiere las 4 camisas y 2 pantalones, si son menos prendas se definen cantidad de cuotas mediante mutuo acuerdo)
Si el colaborador desea sustituir u obtener otro uniforme adicional: La empresa asumirá el 50% y el colaborador el otro 50% de la confección del mismo, este último igualmente será financiado por la empresa.
Las siguientes son las reglas básicas de vestimenta que deben seguirse rigurosamente: 1) Para Mujeres (Personal de Tienda y/o de Oficinas Centrales)
Deben de andar siempre bien peinadas y no se permite el uso de tintes de colores muy fuertes o colores de fantasía. El maquillaje debe ser utilizado de manera discreta, así como los accesorios (aretes, anillos, cadenas, etc.). No se permite el uso de más de un par de aretes en las orejas, ni exceso de anillos o pulseras. Asimismo, es prohibido el uso de aretes en la nariz, cejas, lengua, orejas, etc., en caso que un colaborador posea tatuajes estos no deberán ser visibles, pues no son acordes al concepto del negocio. No se permite el uso de ningún tipo de sandalias, tenis o zapatos de lona. No es permitido el uso de pantalones de mezclilla de ningún color. Deben usarse pantalones de vestir y los mismos no pueden ser muy ajustados ni traslúcidos, y
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deben mantenerse en buen estado. Tampoco se permite el uso de pantalones a la rodilla o a media pierna, ni ningún otro de corte deportivo. No se permite ropa con logotipos, nombres de lugares, que promueva productos, o que contenga cualquier leyenda o estampado ofensivo. En el caso de Oficinas Centrales, los vestidos y las faldas no deben ser muy cortos ni ajustados. Los mismos deben ser con diseños y telas formales. No se permite el uso de estampados muy llamativos. El uso de blusas de tirantes, escotes pronunciados, blusas muy ajustadas al cuerpo o blusas cortas que dejen parte del cuerpo al descubierto, no son parte de los atuendos autorizados para el personal de Oficinas Centrales Los zapatos y medias deberán ser negros para el personal de Tiendas.
2) Para Hombres (Personal de Tienda y/o de Oficinas Centrales)
Si utilizan bigote o barba debe estar debidamente cuidada, o bien rasurarse diariamente. Deben cuidar su cabello y no usar cortes demasiado informales, o con colores de fantasía, y debe ser corto. Las camisas deben usarse con las faldas por dentro en todo momento. No se permite el uso de aretes en la nariz, cejas, lengua, orejas, en caso que un colaborador posea tatuajes estos no deberán ser visibles, pues no son acordes al concepto del negocio. El uso de joyas debe hacerse de manera discreta: Ej.: una cadena, anillo o pulsera. El uso de camisetas sin mangas no es permitido. No se permite el uso de sandalias, tenis o zapatos de lona. Además el calzado debe usarse siempre con medias acordes a su vestimenta. No es permitido el uso de pantalones de mezclilla de ningún color. Los pantalones que se utilicen deben ser de vestir, no muy ajustados y deben estar en buen estado. No se permite ropa con logotipos, nombres de lugares, que promueva productos, o que contenga cualquier leyenda o estampado ofensivo. Los zapatos deberán ser formales y las medias deberán ser negras para el personal de tiendas.
3) Para Mujeres y Hombres (Personal del Cedi):
El uniforme autorizado tanto para hombres como mujeres, será jeans en buen estado (no desteñidos, rotos, ni muy ajustados, etc.). Esta prenda la aporta el colaborador. En cuanto a las camisas, la empresa entregará 4 camisas tipo polo (negro y vino), las cuales deberán ser de uso obligatorio. Los zapatos deberán ser cerrados y buen estado.
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Todas las reglas anteriores, son de acatamiento obligatorio tanto para el personal permanente, como para personal ocasional. En el caso de oficinas, no existe ninguna excepción para los días viernes; recordemos que siempre atendemos clientes o visitas y que debemos vestirnos de manera acorde con el concepto de nuestro negocio en todo momento. En caso de que estas reglas se incumplan, el Administrador de la tienda o el Jefe de Departamento deben solicitar a la persona que corrija de inmediato la situación y de ser necesario regrese a su casa a cambiarse (esto en caso de incumplimiento por aretes, pulseras, blusas, pantalones, etc.). El tiempo que dure en subsanar la falta deberá ser compensado en otro momento. En caso de que la falta se dé reiteradamente, podrá amonestar al colaborador o aplicar cualquier otra sanción disciplinaria que se requiera. Es responsabilidad de los jefes de departamento y los administradores de tiendas, asegurarse de que el personal a su cargo cumpla con las disposiciones citadas y en caso contrario, deberán tomar las medidas necesarias en coordinación con Recursos Humanos. 2.2.
USO DEL COMEDOR
En las tiendas solo se permite ingerir alimentos en el área establecida; no se permite beber ni comer en el piso de venta, ni en áreas de trabajo, por el especial cuidado que se debe tener con los libros, la atención y el respeto que se merecen los clientes. Las botellas de agua son permitidas, siempre y cuando se mantengan cerradas, mientras no se usen deben ser colocadas en lugares discretos, que no estén a la vista del cliente, ni cerca de equipos o libros que puedan dañarse. En Oficinas Centrales los alimentos se deben ingerir en el área del comedor. El orden en el área debe ser cuidado por todos; cada persona será responsable de lavar y asear sus utensilios. Meriendas o comidas ligeras (fruta, galletas, yogurt) se permiten en la oficina, siempre que no expidan olor, cause desorden o se ensucie el área. No hay durante el día tiempo asignado para desayuno o café en la tarde (meriendas); solo para el almuerzo. En el caso del CEDI, se establece un horario para tiempos de alimentación de la siguiente forma: 15 minutos para desayuno en la mañana 40 minutos para el almuerzo 15 minutos para merienda en la tarde.
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En las zonas de trabajo no se permiten alimentos solamente, botellas de agua para hidratación, las cuales deben estar cerradas. 2.3.
ASEO Y ORDEN EN AREAS DE TRABAJO
Cada colaborador será responsable del orden en su área de trabajo, y tener su lugar debidamente acomodado, con los implementos que use. Todo el personal, tanto en Oficinas Centrales, CEDI así como en las tiendas, tiene a su disposición el uso de un locker, el cual debe utilizar para guardar artículos personales, incluyendo bolsos, carteras, teléfonos celulares y paquetes personales. 2.4.
USO DEL EQUIPO DE CÓMPUTO
Tanto las computadoras como los implementos relacionados con el equipo de cómputo, son herramientas de trabajo y recursos de la empresa. Está prohibido su uso para jugar, escuchar música u otros asuntos personales. Debido al gran crecimiento de los virus en Internet y las graves consecuencias que los mismos pueden tener en nuestra red, está totalmente prohibido bajar cualquier software de Internet (programas, protectores de pantalla, punteros, fotos, descarga de música, etc.) e instalarlo en su computador, así como tener activado el radio en línea, Facebook o cualquier otro programa similar, así como revisar el correo personal. De igual modo, no se permite enviar ni recibir correos personales desde las cuentas asignadas por la empresa (Outlook). De necesitar utilizar dispositivos externos (Ej. llaves malla), el mismo deberá ser revisado por personal de TI antes de bajar la información a su computador para verificar que no haya virus. Se aplicarán medidas disciplinarias a quienes incurran en faltas relacionadas con este procedimiento. Las mismas pueden ser amonestaciones, apercibimientos, e incluso el despido sin responsabilidad en casos reincidentes o que tengan consecuencias graves para la red. 2.5.
USO DEL TELÉFONO
El teléfono de la oficina es una herramienta de trabajo exclusivamente. Solo podrá ser utilizado para fines personales, en casos de emergencia y en un tiempo limitado.
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El uso de teléfonos celulares durante la jornada laboral es permitido solo para el personal que lo requiere por las labores propias de su cargo. El resto debe mantenerlo en su locker y utilizarlo solo en su tiempo de descanso. 2.6.
HORARIO DE TRABAJO
Para el personal de Tiendas: Los horarios son rotativos en turnos de 8 horas, seis días a la semana con un día libre entre semana. Este día de descanso será con goce de salario, por tratarse de la modalidad de pago mensual. El horario de trabajo es elaborado por el Administrador de cada tienda y comunicado al personal. El tiempo establecido para el almuerzo en tiendas, es de 45 minutos. Para el personal de Oficinas Centrales, es de hasta 48 horas semanales, en los siguientes horarios: de lunes a viernes de 7:30 am a 5:00 pm o de 8:00 am a 5:30 p.m. y con un periodo de 60 minutos para almorzar. Se considerarán horas extras sólo en caso de exceder las 48 horas semanales de trabajo efectivo (sin contar horas de almuerzo) y autorizadas por la jefatura. Para el personal del CEDI, el horario establecido es de: 7:00 am a 5:00 pm de lunes a viernes y cuando sea necesario, a solicitud del patrono se laborará 7:00 am a 12:00 md los sábados. Se considerarán horas extras sólo en caso de exceder las 48 horas semanales de trabajo efectivo (sin contar horas de almuerzo) y autorizadas por la jefatura.
El personal debe presentarse a trabajar siempre en el horario establecido. Los horarios de trabajo deben cumplirse estrictamente, tanto al inicio de labores, como durante el almuerzo y la hora de salida. El personal que así lo tiene estipulado, debe marcar su hora de entrada y salida en el reloj marcador (u otro dispositivo cuando exista). Así como también su salida y entrada en el reloj marcador en su hora de almuerzo. El colaborador deberá estar en su puesto de trabajo con uniforme, dispositivos de seguridad si lo requiere, a la hora exacta que inicia su horario. El reloj marcador se deberá marcar al entrar en el centro de trabajo, pero no exime que el tiempo tardado en guardar sus pertenencias y cualquier otra diligencia que haga, se tome como tardía si a la hora en punto no está iniciando labores en su puesto. Las llegadas tardías provocarán sanciones disciplinarias, que pueden ir desde amonestaciones hasta el despido sin responsabilidad patronal, si la conducta es recurrente y ya se han hecho las advertencias del caso.
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Una ausencia injustificada durante dos días consecutivos o más de dos días alternos en el mismo mes es motivo de despido sin responsabilidad patronal, de acuerdo con el Código de Trabajo. Es totalmente prohibido marcar el ingreso o salida de otra persona. En caso de comprobarse el hecho, se tomará como una falta grave. La sanción también será para la persona que solicitó que otra persona le marcara su tiempo, esto para el caso de las tiendas que utilizan el reloj de tarjeta para registrar las marcas de entrada y salida.
Se debe tener presente que el período de descanso incluye el tiempo que el trabajador utilice en prepararse para reiniciar su trabajo (lavarse los dientes, maquillarse, etc.), de manera que una vez concluido el tiempo designado, la persona deberá estar de nuevo en su puesto. Los periodos de descanso para las personas con jornadas inferiores a tiempo completo, serán proporcionales a la media hora que se establece legalmente para jornadas continuas, es decir, si trabaja medio tiempo diariamente (4 horas al día) gozará de 15 minutos de descanso; si el colaborador trabaja medio tiempo semanal (3 días completos) su descanso diario será igual que el resto de los colaboradores con jornada ordinaria completa. 2.7.
HORAS EXTRAORDINARIAS
El pago del tiempo extraordinario (cuando se requiera) se hará según lo establecido en el Código de Trabajo. Si la empresa le ha solicitado que labore horas extras, usted debe de tener disponibilidad para laborarlas, siempre que la solicitud haya sido hecha con anticipación; esté motivada a una necesidad de la empresa y que estas horas le sean debidamente remuneradas. Si se cumple con estas condiciones, el colaborador no podrá negarse a laborar en este tiempo y podría ser sancionado como falta grave, o abandono del trabajo y en casos de que su negativa sea reiterada, se procederá según las consecuencias de esa afectación. 2.8.
SISTEMA DE PAGOS
El sistema de pago es mensual. En la primera quincena de cada mes se hará un adelanto del 40% del salario base, sin ninguna deducción de cargas sociales. En la segunda quincena se pagará el 60% restante del salario, y se aplicarán todas las deducciones que correspondan. Asimismo, en la segunda quincena del mes se pagan las horas extras, incentivos, bonificaciones, etc. V02 10/2014
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Las fechas de pago serán los 14 y 29 de cada mes; sin embargo, el departamento de Recursos Humanos hará de conocimiento del personal el calendario de pagos del año, tomando en cuenta los días no hábiles o feriados. Durante el primer mes después de su ingreso la empresa le pagará por medio de cheque; el departamento de Recursos Humanos solicitará al banco la confección de la cuenta y la tarjeta y posteriormente le informará al colaborador cuando podrá realizar el retiro de la misma en el banco que así se le asigne. En caso de no proceder a la apertura de la misma por negligencia o atrasos de su parte, deberá esperar su pago en la fecha que Contabilidad le indique, ya que se le dará prioridad a los pagos por transferencia bancaria. Desde el primer día de trabajo el colaborador estará cubierto por los beneficios sociales, como son la Caja Costarricense del Seguro Social y el seguro de riesgos laborales del Instituto Nacional de Seguros, por lo que se harán las deducciones de ley correspondientes al trabajador (Seguro Social, Banco Popular , Impuesto sobre la Renta (cuando aplique y según lo indique la ley), así como cualquier otra deducción autorizada por el colaborador (compra de libros con descuento, préstamos personales, faltantes de caja cuando corresponda, etc.). 3.
PERMISOS
Solamente en casos especiales y de considerarlo pertinente, el jefe de cada departamento o Administrador de tienda otorgará permisos para hacer modificaciones al horario establecido. El jefe inmediato deberá valorar la solicitud y cerciorarse de que no le ocasionará problemas con el desarrollo normal del departamento o tienda. Se debe negociar con el jefe inmediato cuál es el momento más idóneo para la reposición de ese tiempo. 4.
INCAPACIDADES
Las ausencias por enfermedad serán justificadas únicamente con dictamen médico de la CCSS al día siguiente de la ausencia en los casos que aplique una incapacidad. En caso de que no se presente el dictamen, el tiempo será descontado. Cuando se presente cualquier emergencia y el colaborador no pueda presentarse a trabajar, debe avisar al jefe inmediato antes de la hora regular de inicio de funciones, con el fin de que se puedan coordinar las labores del día. Las incapacidades por enfermedad deben ser por medio de la CCSS, y el pago se realiza según lo estipulado por ley: cuando la incapacidad es de tres días o menos, la empresa paga el 50% del salario y la CCSS no paga nada. A partir del cuarto día el trabajador V02 10/2014
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recibe un subsidio de la CCSS equivalente al 60% de su salario y la empresa no paga ningún monto. Cuando la incapacidad es emitida por parte del INS (por enfermedad laboral o accidente laboral), el mismo paga un 60% del salario desde el primer día y la empresa no paga ningún monto. En el caso de las trabajadoras embarazadas, inmediatamente que conozcan de su estado, deben presentar a su jefe inmediato el dictamen médico para poder gozar de los derechos legales inherentes a este estado, documento que debe ser enviado al departamento de Recursos Humanos para incluirlo en el expediente personal. Durante el período de su licencia recibirá un 50% de su salario por parte de la CCSS y el otro 50% por parte del patrono. La colaboradora que se encuentre en período de lactancia deberá presentar el dictamen que certifique su estado de lactancia, para que así la empresa pueda otorgar el tiempo establecido. 5.
POLITICA DE VACACIONES
Todo trabajador tiene derecho a disfrutar de dos semanas de vacaciones remuneradas por cada 50 semanas de labores continuas al servicio de un mismo patrono. En caso de que la relación laboral termine antes de cumplir las 50 semanas, el trabajador tendrá derecho a que se le pague un día por cada mes de trabajo, siempre que tenga días de vacaciones disponibles y no haya hecho uso de ellos. El trabajador tiene derecho a vacaciones aun cuando su contrato no le exija trabajar todas las horas de la jornada ordinaria ni todos los días de la semana. Dependiendo del puesto y del lugar de trabajo, se podrán disfrutar en períodos seguidos de 6 ó 12 días (una semana o dos semanas completas, en el caso de cancelar su período), es decir, si un colaborador toma la semana completa se rebajan los 6 días (corresponden de Lunes a Sábado) y si toma dos semanas completas se rebajan 12 días, tal y como lo establece la ley en el Código de Trabajo, para una jornada acumulativa y de pago mensual, como la que cumplimos. Los días que tomen los colaboradores por separado, ejemplo: solamente un día de la semana, este se registrará a nivel de Recursos Humanos como un permiso con goce de salario y las 8 horas deberán de ser repuestas por el colaborador bajo supervisión de la Jefatura o Gerencia inmediata, las mismas se verifican en los reportes de marcas, o bien, puede ser un permiso sin goce de salario si el colaborador y el Jefe inmediato llegan al
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mutuo acuerdo sin tener que reponer las horas estipuladas, si es el caso de uno o dos días. Por ser una empresa de naturaleza comercial, las personas que trabajan directamente en las tiendas o cuya función sea de soporte continuo a las labores de las mismas (CEDI, personal del área comercial) no podrán tomar vacaciones en las temporadas altas tales como: Semana Santa, Día de la Madre (y una semana antes), Navidad (desde el 1 de noviembre hasta el 24 de diciembre), Día del Padre (y una semana antes) y para actividades especiales como ferias o cualquier otra que requiera el soporte de todo el personal. Las vacaciones de ley son de disfrute obligatorio; no pueden ser pagadas, ya que su naturaleza es el descanso. En casos especiales en las que la naturaleza del puesto o las circunstancias no hayan permitido su disfrute en el período que corresponde, se autorizará para que el disfrute de los días se realice en una fecha posterior, sin embargo la misma no deberá pasar de las quince semanas siguientes. Lo que se busca es que el personal tenga el descanso necesario para recuperar energía y seguir desempeñándose adecuadamente en el trabajo, sin riesgo de deterioro de su salud. La solicitud de vacaciones debe hacerse al jefe inmediato con al menos una semana de anticipación. Para el personal de tiendas y el CEDI, el administrador deberá de realizar el ticket a Recursos Humanos, y en Oficinas Centrales el colaborador o jefe inmediato realizará el procedimiento con copia a su jefatura para ser aprobado, posterior a eso Recursos Humanos realizará los trámites (rebajo de vacaciones, emisión de acción de personal y recopilación de firmas respectivas; y archivo de documentos en expediente del personal). 6.
DIAS FERIADOS
Debido a que somos una empresa comercial, procuramos brindar atención constante a los clientes en nuestras tiendas y es precisamente en los días feriados cuando se produce la mayor afluencia de público, por lo que casi siempre se trabajarán de manera normal en las tiendas y serán remunerados con el pago doble que establece la ley. En el caso de las Oficinas Centrales y CEDI, se otorgan todos los feriados de ley, exceptuando alguna situación especial en que se requiera la presencia del personal, en cuyo caso se haría el pago doble que establece la ley.
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7.
POLITICA DE NO TOLERANCIA AL ACOSO SEXUAL
La empresa mantiene una política de no tolerancia al acoso sexual. Se entiende por acoso u hostigamiento sexual, toda conducta sexual indeseada (reiterada o que haya ocurrido en una sola ocasión) por quien la recibe y que provoque efectos perjudiciales en los siguientes casos: Condiciones materiales de empleo. Desempeño y cumplimiento laboral. Estado general de bienestar personal. El acoso sexual puede manifestarse por medio de los siguientes comportamientos:
Requerimientos de favores sexuales que impliquen: promesa, implícita o expresa, de un trato preferencial respecto de la situación de empleo actual o futura, de quien la reciba; amenazas, implícitas o expresas, físicas o morales, de daños o castigos referidos a la situación de empleo, actual o futura, de quien las reciba; exigencia de una conducta cuya sujeción o rechazo sea, en forma implícita o explícita, condición para el empleo. Uso de palabras de naturaleza sexual, escritas u orales, que resulten hostiles, humillantes u ofensivas para quien las reciba. Acercamientos corporales u otras conductas físicas de naturaleza sexual, indeseada u ofensiva para quien los reciba.
Estas conductas se podrán dar entre:
Un colaborador o personero de la empresa de un nivel jerárquico superior hacia un trabajador de nivel jerárquico inferior. Colaboradores del mismo nivel jerárquico. Un colaborador de un nivel jerárquico inferior hacia un trabajador de un nivel jerárquico superior.
El respeto es uno de los valores fundamentales de nuestra empresa, por lo que es de suma importancia mantener una relación laboral que no violente los derechos de ninguna de las partes involucradas. Cuando haya indicios de acoso sexual o alguna persona sienta que está siendo acosada o molestada de alguna manera por conductas de esa naturaleza, debe comunicarlo a la Jefatura de Recursos Humanos para que se realice la investigación respectiva. Para mayores detalles sobre temas tales como protección a la víctima de acoso sexual, procedimientos de tramitación de la denuncia y sanciones favor referirse a la Política
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contra el Hostigamiento Sexual vigente que se entrega en el proceso de inducción a la empresa. 8.
POLITICA SOBRE NO EMPLEO DE FAMILIARES
El empleo de familiares de primer y segundo grado de consanguinidad y/o afinidad (padres, hijos, hermanos, primos, sobrinos, tíos, cuñados, pareja, suegros) no es permitido dentro de la empresa por considerarse un factor que puede generar conflicto de intereses o situaciones de difícil manejo para la organización. Sin embargo, se podrán evaluar algunos casos para realizar estas contrataciones, siempre y cuando no afecte la buena marcha de la empresa, para ello no deberá existir relación de subordinación o de igual forma no podrán trabajar en la misma tienda o departamento (sin excepción), para ello Recursos Humanos será quien analice cada caso en particular y valorará si aplica la contratación. La contratación de familiares en tercer grado o amigos es permitida siempre y cuando las personas involucradas vayan a trabajar en áreas o departamentos diferentes y que no haya relación jerárquica o de autoridad del uno sobre el otro, para evitar conflictos de intereses, problemas de favoritismo en el trato o incluso conflictos personales que puedan trascender el ambiente de trabajo. Será la empresa quien evalúe y decida si la relación de parentesco podría ocasionar algún problema de índole laboral. Es obligación de todo colaborador informar si algún familiar está aplicando para algún puesto o ha sido contratado por la empresa. La omisión de esta información se considerará como falta grave. Las relaciones de pareja entre compañeros de trabajo se deben de evitar. Si esto ocurriera y se inicia una relación de noviazgo, los involucrados deben informarlo al departamento de Recursos Humanos y jefatura inmediata, manejar su relación con el mayor profesionalismo y discreción para que no interfiera con el trabajo. En caso de trabajar en un mismo departamento o tienda, quedara a criterio del departamento de Recursos Humanos el traslado de una de las partes. 9.
POLITICAS SOBRE EX COLABORADORES
Cuando una persona haya salido de la organización por despido no podrá volver a ser contratada en el futuro. En el caso que, la salida haya sido por renuncia, se evaluará cada caso particular para determinar si conviene o no la recontratación. Deben haber pasado al menos seis meses de la salida y haber sido un colaborador de buen desempeño para que se acepte su V02 10/2014
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recontratación. Excepciones a lo anterior se harán solo en casos calificados y por razones de conveniencia para la empresa. Una vez terminada la relación laboral, al ex colaborador NO se le deberá brindar información alguna sobre la organización, está deberá tratarse con especial confidencialidad; ya que la misma es de uso exclusivo de los colaboradores activos, en la ejecución de las tareas normales de sus puestos de trabajo.
10. POLITICA DE NO ACEPTACION DE REGALIAS Nuestra política de no aceptación de regalías establece que a los trabajadores no se les permite aceptar propinas, regalos, comidas gratis, etc., de clientes o proveedores. Si recibe algún ofrecimiento de parte de alguien, por favor informe a su jefe inmediato. La razón de esta política es evitar malos entendidos que pongan en entredicho la honestidad de la empresa y/o de su personal, así como evitar situaciones que propicien algún tipo de compromiso con proveedores o clientes y generen conflicto de intereses. Para la empresa es vital mantener su independencia y libertad de acción. En el caso de que un colaborador reciba un regalo que a su juicio de ser devuelto podría generar un problema con el cliente o proveedor (resentimiento, enojo u otra situación indeseable), puede recibirlo a condición de que lo reporte de manera inmediata a su jefe. En tal caso, esos artículos pasarán a ser propiedad de la empresa y no del colaborador, y podrán utilizarse para ser rifados en la fiesta de fin de año o en otro momento, de manera que cualquier colaborador de la empresa pueda verse beneficiado por ellos, pero no una persona en particular, con lo cual se busca evitar conflictos de intereses entre nuestro personal y los clientes o proveedores con los que tienen contacto. En todo caso, lo que esperamos es que estas situaciones se eviten en lo posible y cuando se den, se haga el reporte inmediato a la jefatura respectiva. Nota: se excluyen de esta política los artículos que no tienen valor económico, sino más bien simbólico, tales como lapiceros con el logotipo de una empresa, gorras promocionales, jarras grabadas, camisetas con logotipos de empresas, y otros similares, cuyo objetivo es presencia de marca y son de uso masivo, no exclusivo, de manera que no pueden considerarse “comprometedores” para la persona que los recibe. Importante: El no cumplimiento de esta política por parte de cualquier colaborador se considerará falta grave y será causa de terminación de la relación laboral sin responsabilidad patronal.
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11. SALIDA DE COLABORADORES La empresa promueve un ambiente laboral estable que dé seguridad a sus colaboradores. Previo a ejecutar un despido, el jefe debe realizar esfuerzos por mejorar el desempeño del colaborador (retroalimentación, capacitación, revisión de condiciones laborales, etc.). Ningún despido se ejecuta sin previa revisión con RECURSOS HUMANOS, para garantizar que se han hecho todos los esfuerzos por mejorar el desempeño. Los despidos en la empresa se dan por las siguientes razones: Cuando el rendimiento del colaborador no es el que se requiere y se han hecho esfuerzos para que mejore su desempeño. Por irregularidades o acciones inadecuadas relacionadas con la disciplina o los valores éticos. Por una necesidad de reducción de personal. Si se trata de una renuncia, la empresa debe pagar aguinaldo y vacaciones. El colaborador debe informar al Jefe Inmediato sobre su salida con el tiempo correspondiente (preaviso). Si se trata de un despido con responsabilidad patronal, se debe pagar preaviso, cesantía, aguinaldo y vacaciones, según lo establecido en el Código de Trabajo. Si se da un despido sin responsabilidad patronal (falta grave), según lo establece el Código de Trabajo y la legislación laboral del país, solo se paga aguinaldo y vacaciones.
12. OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES A. La Organización cuenta con un sitio electrónico con acceso a sus empleados, donde mantiene publicado su Manual de Políticas, Normas, Procedimientos, Instructivos y memorándum o circulares emitidos. Por lo tanto, el colaborador debe ejecutar sus actividades conforme se indica en dicho manual; quedando claro entonces que, bajo ninguna circunstancia puede alegar desconocimiento de la normativa que lo rigen. Es responsabilidad del colaborador tener el manual disponible, en la computadora que tiene asignada; para ello debe realizar las gestiones correspondientes ante el departamento de Tecnologías de Información. En caso de no contar con equipo de cómputo, Recursos Humanos debe asegurarse de conservar el recibido conforme, de los documentos impresos, en el expediente respectivo. B. Los colaboradores que trabajen en Tiendas o el Centro de Distribución NUNCA deben de recibir documentos provenientes de despachos judiciales (Tribunales o Juzgados) que lleguen a entregarse en esas instalaciones. En todos los casos, debe indicársele al notificador que debe presentarse en Oficina Centrales y, de ninguna manera firmar documento alguno como recibido conforme. V02 10/2014
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En Oficinas Centrales, las únicas personas autorizadas para recibir este tipo de documentos son: Jefatura de Recursos Humanos, Gerencia de Auditoria y Procesos, Gerencia Financiera, Subgerencia General Administrativa y Subgerencia General Comercial. C. Se consideran obligaciones de los trabajadores, aceptadas por este medio en la relación laboral: 1. Prestar los servicios personalmente, en forma regular y continua, de acuerdo con el respectivo contrato o relación laboral, dentro de la jornada de trabajo, bajo la dirección del patrono o sus representantes a cuya autoridad estarán sujetos en todo lo concerniente al trabajo. 2. Ejecutar las labores que se les encomiendan, siempre que sean compatibles con sus aptitudes, estado y condición, con la intensidad, cuidado, dedicación y esmero apropiados, en forma, tiempo y lugar convenidos, concentrando la atención en la labor que está realizando, a fin de que la misma resulte de la mejor calidad posible. 3. Observar durante el trabajo buenas costumbres y disciplina. 4. Vestir en forma correcta, de acuerdo con las labores que desempeñan, durante la jornada de trabajo, así como utilizar el uniforme en los casos que la Compañía lo indique. 5. Restituir al patrono los materiales no usados y conservar en buen estado los instrumentos útiles, herramientas, maquinaria, etc., que se les faciliten para el trabajo en el entendido de que no serán responsables por el deterioro normal ni el que se ocasione por caso fortuito, fuerza mayor, mala calidad o defectuosa confección. 6. Responder económicamente por los daños que causen intencionalmente o que se deban a su negligencia o descuido manifiesto y absolutamente inexcusable, en los términos señalados en el artículo 36 del Código de Trabajo. 7. Prestar los auxilios necesarios en caso de siniestro o riesgo inminente en que las personas o intereses del patrono o algún compañero de trabajo, estén en peligro nada de lo cual les dará derecho a remuneración adicional. 8. Guardar los secretos técnicos, comerciales, de fabricación, así como cualquier otro análogo cuya divulgación pueda perjudicar los intereses de la Compañía. El violar esta disposición será causa de despido sin responsabilidad patronal. 9. Reportar a la jefatura inmediata los daños o imprudencias que otros compañeros causen en perjuicio de la Compañía. 10. Guardar a sus jefes y compañeros de trabajo la debida consideración, de modo que no se origine queja justificada por maltrato o irrespeto. 11. Guardar a los clientes el respeto y la consideración debida, de modo que no se origine queja justificada por mal servicio, maltrato o falta de atención. 12. Someterse a reconocimiento médico, ya sea al solicitar su ingreso al trabajo o durante éste, a solicitud del patrono cuando éste se lo indique. 13. Tratar a los clientes con esmero y educación procurando servirle en forma eficiente. V02 10/2014
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14. Seguir las políticas de la Compañía en cuanto a procedimientos, servicio al cliente, operaciones, así como cualquier otra. 15. Tomar pedidos o mensajes en forma clara y completa (nombre, fecha, etc.) 16. Rendir los informes que se le soliciten. 17. Seguir todas las directrices en cuanto a orden y aseo. 18. Observar rigurosamente las medidas preventivas que acuerden las autoridades competentes y las que indique el patrono y la Comisión de Salud Ocupacional para la seguridad y protección personal de ellos, sus compañeros de trabajo o de los lugares donde laboran. 19. Acatar y hacer cumplir las medidas de seguridad para prevenir accidentes del trabajo y enfermedades profesionales. 20. Colaborar con el entrenamiento de nuevos colaboradores. 21. Rendir cuentas correctas del dinero, facturas, recibos y demás documentos relativos al efectivo y valores pertenecientes a la empresa, en el momento que se le solicite y a satisfacción de los representantes patronales. 22. Laborar horas extra cuando por necesidades de la Compañía así se requiera. 23. Cuando el colaborador falte al trabajo, deberá avisar desde el primer día de ausencia la causa que le impide asistir a su trabajo, antes de que se inicie el turno que le hubiera correspondido trabajar o a más tardar antes de que se complete el 50% del mismo. Es entendido que el solo hecho de avisar no exime al trabajador de la obligación de justificar su ausencia, la cual deberá comprobar dentro de las siguientes veinticuatro horas de su ingreso al trabajo y por escrito ante su jefe inmediato, la causa de su ausencia. De lo contrario, se considerará como ausencia injustificada. 24. Comenzar las labores de conformidad con el horario establecido, no pudiendo abandonarlas ni suspenderlas sin causa justificada antes de haber cumplido la jornada de trabajo. Asimismo, no deberá sobrepasar los horarios destinados para el tiempo de descanso establecido. 25. Respetar y cumplir las políticas de la empresa, que se hagan de su conocimiento por cualquier medio (escrito, verbal etc.) 26. Realizarse las pruebas de detección de drogas en el momento en que la Compañía se lo solicite. 27. Someterse a la revisión de paquetes al salir del lugar de trabajo, ya sean objetos personales o artículos comprados en las librerías.
13. PROHIBICIONES A LOS TRABAJADORES Queda absolutamente prohibido a los trabajadores: 1. Ocupar tiempo dentro de la jornada de trabajo, para asuntos personales y ajenos a las labores que le han sido encomendadas.
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2. Trabajar en estado de embriaguez, drogadicción o bajo cualquier otra condición análoga, así como ingerir licor en horas laborales dentro o fuera del centro de trabajo. 3. Hacer durante el trabajo propaganda político electoral, religiosa, o ejecutar cualquier otro acto que signifique coacción de las libertades que establece la Constitución Política. 4. Recibir en horas de trabajo visitas de carácter personal, salvo casos urgentes y contando con la autorización de su jefe inmediato. 5. Ausentarse del trabajo sin causa justificada y sin permiso del patrono o de sus representantes. 6. Distraer con cualquier clase de juegos o bromas a sus compañeros de trabajo o quebrantar la cordialidad y mutuo respeto que deben ser normas en las relaciones del personal de la Empresa, así como mantener conversaciones innecesarias con éstos o con terceras personas en perjuicio o con demora de las labores que se están ejecutando. 7. Expresar insultos o usar vocabulario incorrecto. 8. Usar utensilios, máquinas, útiles, materiales y herramientas propiedad de la empresa para fines ajenos a la realización del trabajo. 9. Hacer negocios personales dentro del centro de trabajo. 10. Introducir o sacar paquetes personales de la Empresa sin mostrar su contenido al patrono o sus representantes. 11. Portar armas de cualquier clase durante las horas de labor, excepto en los casos especiales autorizados debidamente por la ley, o cuando se trate de instrumentos punzantes, cortantes o punzocortantes que formen parte de las herramientas y útiles propios del trabajo. 12. Negarse al debido cumplimiento y acatamiento a las órdenes de los superiores jerárquicos, cuando sean propios del objeto de su contrato o relación de trabajo. 13. Tratar de resolver por medio de la violencia, de hecho o de palabra, las dificultades que surjan durante la realización del trabajo o permanencia en la Compañía. 14. Tratar a los clientes en forma incorrecta. 15. Vender mercaderías o realizar cualquier función en forma diferente como lo establece el patrono. 16. Burlarse de los clientes, hacer bromas con sus compañeros de trabajo o con terceras personas, que puedan motivar molestias o malos entendidos con el público. 17. Trabajar para la Compañía y al mismo tiempo trabajar para algún negocio de la competencia. El violar esta disposición será causal de despido sin responsabilidad patronal. 18. Realizar trabajos después de cumplida la labor diaria que evidentemente signifiquen competencia para la empresa. La violación de esta disposición será causal de despido sin responsabilidad patronal. 19. Utilizar los vehículos de la empresa para realizar diligencias personales o permitir que otra persona que no está autorizada, maneje sin autorización, o transportar en ellos a personas extrañas a la empresa. V02 10/2014
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20. Recibir gratificaciones (esto incluye mercadería, regalos, comidas, etc.), provenientes de un proveedor, cliente o cualquier otra persona con la que se tenga contacto con ocasión del trabajo, por servicios prestados en el cumplimiento de su función o valerse de su condición de colaborador de la empresa para concertar negocios, trabajos o servicios para su beneficio personal. La violación de esta disposición será motivo de despido sin responsabilidad patronal. 21. Darse atribuciones que no le corresponden o hacerse pasar por titulares de rangos que no ocupan. 22. Fumar en las oficinas, cedi o en las tiendas. 23. Marcar o falsificar la tarjeta de tiempo de otro compañero, para las tiendas que cuenten con reloj de tarjeta. 24. Abusar ya sea prolongándolo innecesariamente o aplicándolo a un fin distinto, la licencia o permiso para realizar alguna diligencia concedida por el empleador. 25. Falsificar la firma de cualquier persona con el fin de completar o realizar algún trámite.
14. MEDIDAS DE SEGURIDAD Para protección del personal y de los activos, contamos con el servicio de un guarda de seguridad en algunos puntos de venta, en el CEDI y en Oficinas Centrales. Es muy importante no distraerlos de ninguna forma de sus labores de custodia, poniéndolos a hacer cosas que no les corresponden, como acomodo de libros o simplemente conversando con ellos. Como parte de sus funciones, cada vez que un colaborador salga de la tienda u oficina, el oficial debe hacer revisión de paquetes, bolsos, maletines u otros de su pertenencia. Esperamos su comprensión y colaboración al respecto. En caso de que un colaborador ingrese a una de las tiendas con algún producto que se venda en ellas, debe reportarlo al oficial y/o al jefe inmediato, para que no haya ningún problema a la hora de salir con el mismo. Es totalmente prohibida la permanencia dentro de las oficinas de personal ajeno a la empresa, excepto en caso de visitas justificadas por razones laborales (reuniones), en cuyo caso deben esperar en la recepción para ser atendidas por la persona que lo recibe. Esto mismo rige para el área de uso restringido de las tiendas (cafetín, bodega) donde por ninguna razón debe haber personas ajenas a la tienda; excepciones solamente en casos calificados (Ej.: un proveedor que va a reparar algo) y bajo supervisión de alguien de tienda. Esta prohibición incluye a ex colaboradores de la empresa.
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15. BENEFICIOS PARA EL PERSONAL Los siguientes son beneficios gratuitos que la empresa otorga de manera voluntaria al colaborador y, por tanto, bajo ninguna circunstancia, pueden ser considerados salario. Además, podrán ser modificados en todo o en parte, o incluso ser eliminados, cuando la empresa lo considere necesario. 15.1. CELEBRACION DE CUMPLEAÑOS El día que el colaborador cumple años se le entrega un certificado de regalo, cuyo monto varía según la antigüedad, como se detalla a continuación: Antigüedad De 3 a 6 meses De 6 meses a menos de 1 año Un año o más
Valor ₡5,000.00 ₡10,000.00 ₡15,000.00
15.2. CELEBRACION DEL DIA DEL PADRE Y DIA DE LA MADRE Se da un certificado de regalo cuyo monto varía según la antigüedad, tal como se detalla a continuación: Antigüedad De 0 a 6 meses De 6 meses en adelante
Valor ₡5,000.00 ₡10,000.00
15.3. CELEBRACIONES DE NAVIDAD La empresa regala a los trabajadores (sin que esto se considere obligación de la misma), una fiesta anual con todos los colaboradores, donde se realizarán diversas actividades de integración. Además, se obsequia un certificado de regalo cuyo monto varía según la antigüedad del colaborador, lo cual se revisa cada año de acuerdo a las posibilidades de la empresa, tal como se detalla a continuación: Rango 0 -1 AÑO 1 - 4 AÑOS 5 - 7 AÑOS MAS 7 AÑOS
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Valor ₡5,000.00 ₡10,000.00 ₡14,000.00 ₡20,000.00
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15.4. RECONOCIMIENTO POR ANTIGÜEDAD Con el objetivo de promover la permanencia de los colaboradores en la empresa, y garantizar lealtad y conservar en la organización los conocimientos adquiridos, la empresa premia por antigüedad a sus colaboradores según el siguiente detalle: 4 años, 7 años, 10 años y 15 años. La premiación se realiza en la fiesta anual, donde se entrega a cada colaborador un certificado de reconocimiento, y un monto en efectivo dependiendo de la antigüedad, monto que se revisa cada año dependiendo de las posibilidades de la empresa. El premio se entrega a quienes cumplan el aniversario durante el año calendario, tal como se detalla a continuación: Rango 4 años 7 años 10 años 15 años
Valor ₡150.000.00 ₡250,000.00 ₡500,000.00 ₡750,000.00
15.5. COMPRA DE PRODUCTOS CON DESCUENTO Y AL CREDITO Para estimular el hábito de la lectura del personal, así como para promover el desarrollo cultural de los colaboradores, la empresa ofrece un 30% de descuento sobre el precio regular de venta de los libros y para productos non book un descuento de un 15%. Esto no aplica a pedidos especiales, ofertas u otro tipo de promociones, o a material de editoriales que den un descuento menor al usual, excepto si se tiene el permiso expreso de la gerencia. Además, el colaborador tiene derecho a comprar discos y DVD’s con un 10%, y algunos otros productos que en su momento se comunican, con algún descuento especial. Cada persona tiene un límite máximo de crédito por mes determinado según la antigüedad en la empresa, tal como se detalla a continuación: Rango De 1 mes a menos de 1 año De un año a menos de 2 De 2 años a menos de 3 De 3 años a menos de 4 Más de 4 años y jefaturas Gerencias
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Valor ₡20.000.00 ₡30,000.00 ₡40.000.00 ₡50.000.00 ₡60.000.00 ₡70.000.00
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El beneficio se adquiere al concluir el primer mes de trabajo en la empresa y es aplicable exclusivamente para la compra de productos a título personal; es prohibido comprar artículos para otro colaborador (Ej.: que no haya cumplido el período de prueba, o que agotara el límite de crédito del mes, etc.), o para uso distinto al que se define aquí. Si se determina que un colaborador está utilizando este beneficio para hacer algún tipo de negocio, esto será considerado falta grave y motivo de despido sin responsabilidad patronal. Todas las compras se hacen al crédito, en el período del 21 del mes al 20 del mes siguiente. El rebajo respectivo se hace vía planilla al final del mes. Si alguien desea comprar de contado, no aplica el descuento de colaborador y tendrá las mismas condiciones que cualquier otro cliente. En el mes de diciembre el límite se aumenta, con el objetivo de que el personal pueda adquirir más libros que le sirvan como regalos para la época. Dicho límite dependerá de la antigüedad de los colaboradores y se comunicará previamente. 15.6. LICENCIAS CON GOCE DE SALARIO La empresa concede permisos especiales con goce de salario a sus colaboradores en los siguientes casos: Concepto
Días
Reconocimiento Económico
Matrimonio Nacimiento de hijo (para los hombres)
3 3
Muerte familiar en primer grado (para el personal en general) (padre, madre, hijo, cónyuge, hermano) Muerte familiar en primer grado (para Gerencias y Jefaturas) (padre, madre, hijo, cónyuge, hermano) Muerte de familiar en segundo grado (abuelos, tíos, suegros)
3
No hay Regalo establecido por la empresa 150.000*
3
100.000*
1
no aplica
*La empresa realizará un reconocimiento económico para el personal, cuando sus familiares en primer grado de consanguinidad fallezcan. El objetivo es que la familia se pueda ayudar con los gastos fúnebres. Además se enviará un comunicado oficial por parte del departamento de Recursos Humanos, para que los compañeros que tengan gusto puedan apoyar económicamente al compañero mediante un aporte voluntario, el cuál será rebajado por medio de planillas.
Para tomar estas licencias, el colaborador debe comunicarlo a su jefe inmediato y éste deberá enviar la solicitud a RECURSOS HUMANOS por medio del sistema de ticket. V02 10/2014
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Posteriormente Recursos Humanos emite la acción de personal cuando sea necesario y la envía al colaborador para las respectivas firmas. El documento debe ser devuelto para que quede archivado en el expediente. En el caso de la licencia por matrimonio debe ser comunicada con anticipación al jefe inmediato para que tome las medidas necesarias durante su ausencia. 15.7. FONDO DE AHORRO NAVIDEÑO Con el objetivo de fomentar el hábito del ahorro y proporcionarle al personal la oportunidad de obtener intereses superiores a los de mercado, se ofrece a quienes tienen más de tres meses de trabajar en la empresa la posibilidad de realizar un ahorro para retirar en el mes de diciembre, bajo las siguientes condiciones: El colaborador enviará un correo al Encargado de Planillas, solicitando la incorporación al programa de ahorros, en este comunicado le indicará el monto que desea se le rebaje de manera mensual por este concepto. Se establece como monto mínimo de ahorro la suma de ¢5.000 mensuales, y no hay monto máximo. El departamento financiero será el responsable de administrar la información sobre los fondos ahorrados. El colaborador puede en cualquier momento variar el monto mensual a deducir, (siempre que no sea inferior al mínimo establecido) con solo enviar un correo al encargado de planillas. La tasa de interés anual ofrecida por el ahorro, corresponde a la tasa básica del Banco Central más 2 puntos, la cual se revisará cada 3 meses y se aplicará en forma proporcional al tiempo y monto de los ahorros. El ahorro se entregará al colaborador en el mes de diciembre, junto con los intereses ganados. Sin embargo, si la persona lo decide puede atrasar su devolución total o parcial para el 20 de enero del año siguiente, a fin de convertirlo en un fondo para los gastos escolares de la época. Los intereses a pagar durante este plazo, se incrementarán en 4 puntos. Si por situaciones de fuerza mayor debidamente justificadas la persona necesita retirar el dinero antes del plazo establecido, se aplicará una deducción a los intereses ganados, de acuerdo con el procedimiento establecido por el departamento financiero. Los colaboradores pueden ingresar al fondo en cualquier momento y hasta cuatro meses antes de la fecha establecida para su devolución.
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Se establece que la creación o participación en este fondo, la administración del mismo, así como las gratificaciones establecidas son una liberalidad de la empresa y pueden ser suspendidas o modificadas en el momento en que lo considere oportuno, no constituyendo ningún derecho adquirido para el colaborador. 15.8. PRESTAMOS PERSONALES La empresa ofrece a sus colaboradores la posibilidad de acceder a un préstamo personal por situaciones de emergencia muy calificadas. Los motivos por los que la empresa concederá créditos serán los siguientes: Padecimiento o enfermedad (del colaborador o familiares en primer grado). Arreglo de vehículo. Muerte de familiar directo. Situaciones personales imprevistas (las cuales quedarán sujetas a evaluación). Para ser sujeto del crédito es requisito tener una permanencia mayor de 6 meses en la empresa. El monto del préstamo tiene un límite relacionado con el salario y la antigüedad del colaborador. Si el colaborador desea optar por un nuevo crédito; deberá esperar un (1) mes para volver a solicitar un crédito. A excepción de aquellos casos en los que exista emergencia extrema cuya aprobación quedará a criterio del Comité de Préstamos. El otorgamiento del préstamo va ligado a la antigüedad de la persona así como la capacidad de pago que posea. Existe un comité de préstamos que recibirá las solicitudes y las analizará. Una vez aprobada la solicitud, el colaborador firmará los documentos que la empresa le solicite para resguardar su derecho al reclamo en caso de que el trabajador incumpla con los pagos. Todo préstamo devengará una tasa de interés sobre saldos. La misma será comunicada al interesado en el momento de aprobar el préstamo, y podrá variar (hacia arriba o hacia abajo), dependiendo de las tendencias de mercado. Cualquier variación se le notificará al colaborador.
15.9. DIA LIBRE ADICIONAL En reconocimiento al personal que labora en el área comercial, para quienes trabajen en horario de 6 días por semana (tiempo completo), la empresa otorgará a los colaboradores un día libre adicional por mes, el cual puede juntarse con el día libre de la semana respectiva para disfrutar de dos días libres consecutivos. V02 10/2014
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Cada tienda organizará el disfrute de dicho día atendiendo a las particularidades del punto de venta. Debe entenderse que se debe asegurar la mayor cantidad disponible de colaboradores en los días de mayor venta. Si alguna tienda no abre el domingo, ese se considerará siempre el día libre del personal, por lo que este beneficio queda sin efecto para quienes laboran en dicho punto de venta. Este beneficio aplica una vez cumplidos tres meses en la tienda, y no aplica durante el mes de diciembre, por ser la temporada más alta donde se requiere a todo el personal disponible. Por tratarse de un beneficio voluntario, la empresa se reserva el derecho de modificarlo o eliminarlo cuando lo crea necesario. 16. CAPACITACION La empresa mantendrá programas de capacitación, a fin de asegurar que todo el personal cuente con el conocimiento necesario para realizar su trabajo adecuadamente. Se entiende por capacitación la metodología que facilite al colaborador la adquisición de conocimientos, habilidades y/o competencias. Pueden ser tanto metodologías formales (cursos, talleres, seminarios, etc.) como informales (sesiones de discusión, práctica supervisada, juegos educativos, lectura, entre otros). La empresa cuenta con distintos medios para ofrecer capacitación a su personal: 16.1. Inducción a la Empresa Recursos Humanos programa la Inducción a la Empresa, es una actividad que ofrece a los colaboradores de reciente ingreso, en donde se detalla la historia, misión, visión, valores, así como las políticas generales de la organización, y lo que se espera de la persona como nuevo miembro del equipo de trabajo. La asistencia a esta actividad se considera de carácter obligatorio. Los colaboradores que por alguna razón de fuerza mayor no pudieron asistir, serán reprogramados para la inducción del siguiente mes. 16.2. Inducción al puesto Para facilitarle al nuevo colaborador la información necesaria para realizar sus actividades de manera satisfactoria, se realiza la inducción al puesto. El Jefe inmediato define los temas de inducción que considera necesarios, así como la fecha, los tiempos y personas responsables de cada tema, a fin de facilitar el seguimiento y garantizar el cumplimiento. V02 10/2014
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Al finalizar el proceso de inducción, el jefe inmediato verifica con el colaborador el cumplimiento de los temas incluidos en la inducción, hasta asegurarse de que todo haya sido cubierto y comprendido. De ser así, ambos firman la guía en los espacios correspondientes, como constancia de que el proceso concluyó, y el jefe inmediato envía a Recursos Humanos la guía firmada para que sea archivada en el expediente del colaborador. 16.3. Plan Anual de Capacitación: Durante el año se programarán distintas capacitaciones de acuerdo con las prioridades de la empresa y de los departamentos, con el fin de garantizar la actualización de los colaboradores. Para definir los temas de capacitación se realiza un análisis de las necesidades considerando los objetivos del negocio y el nivel de desempeño que el grupo está teniendo de cara a esos objetivos. Cuando la acción formativa se realice dentro de la empresa (sea a cargo de personal interno o de consultores externos), debe quedar consignada en el formato Registro de Capacitación, y enviada a RECURSOS HUMANOS para su archivo. Cuando se trata de capacitaciones externas (cursos, seminarios, etc.), el participante debe enviar a RECURSOS HUMANOS copia del certificado de participación inmediatamente después de la misma, para que sea archivada en el expediente del colaborador.
16.4. Becas de estudio La empresa tiene dentro de sus políticas el fomento y estímulo al crecimiento profesional e intelectual de sus trabajadores, mediante el apoyo en la realización de estudios universitarios. Los colaboradores que deseen optar por una beca deben tener como mínimo un año de trabajar para la compañía. Con el fin de ejecutar dicha política, se dispone de un programa de financiamiento de estudios, mediante el cual se brindan becas a las personas que las soliciten, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos en Reglamento de Becas.
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17. BONIFICACIONES Con el fin de estimular al personal de ventas en la consecución de las distintas metas y objetivos de la empresa, usualmente se pagan bonificaciones, de acuerdo con los resultados obtenidos. Las más utilizadas son:
Por meta de ventas: aplica al personal que labora en los puntos de venta, a partir del primer mes completo que trabaje en la tienda asignada. Es calculada con base en la obtención de la meta mensual de cada tienda, así como una evaluación del desempeño que realizan los administradores.
Bonificaciones de cajeros: premia el buen manejo del dinero y documentación a cargo de las personas que utilizan caja en los puntos de venta. Los criterios para esta bonificación mensual son establecidos por el departamento financiero.
Sobre todas las bonificaciones mencionadas anteriormente, así como cualquier otra que se implemente en el futuro, la empresa se reserva el derecho de modificarlas unilateralmente en todo o en parte, o eliminarlas, sin incurrir en responsabilidad alguna.
18. ¿QUE ESPERAMOS DE USTED? El total apego a los valores fundamentales de la organización, y un compromiso fuerte para contribuir al logro de la misión y la visión de la empresa. Además, esperamos: Humildad y sencillez Todos tenemos algo que enseñar y algo que aprender. Reconocer nuestros errores y corregirlos, enseñar a nuestros compañeros y aprender de ellos, nos hará ganar experiencia y a la vez contribuimos a mejorar nuestro desempeño. Sinceridad, lealtad y discreción Siempre esperamos de nuestros colaboradores sinceridad y lealtad hacia la compañía, su trabajo y sus compañeros. Consideramos nuestros procedimientos, sistemas de trabajo, así como los datos comerciales y financieros “muy nuestros”, por lo que esperamos de su parte mucha discreción y estricto cuidado en el manejo de esta información. Compañerismo Debemos ser cordiales con nuestros compañeros y ayudar en todo aquello que esté a nuestro alcance, para lograr un ambiente de trabajo agradable. Recordemos que todos trabajamos para lograr la misma meta. Si mantenemos buenas relaciones con quienes trabajamos, todos nos sentiremos mejor y seremos más eficientes. Buena comunicación La comunicación es indispensable para el logro efectivo de nuestros objetivos. Seamos amables, educados y respetuosos al transmitir nuestras ideas; con una buena comunicación y buen trato obtendremos resultados positivos para nosotros y la compañía.
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Eficiencia Esto significa hacer el trabajo de la mejor manera, en el mínimo tiempo y con los menores recursos para alcanzar nuestras metas. Esto podemos lograrlo a través del esfuerzo y la dedicación a nuestras labores. Actitud positiva hacia el trabajo Mantenga una actitud positiva hacia el trabajo. Debe tener presente que las empresas evolucionan y crecen constantemente. Una mentalidad abierta al cambio contribuye con su desarrollo profesional y con el de la compañía. Servicio de calidad Tenemos clientes internos y clientes externos. ¡El cliente siempre es primero! Nos debemos a ellos. Por lo tanto, esfuércese por brindar una atención esmerada a sus compañeros de trabajo que son sus clientes internos, ya que todos trabajamos por un mismo objetivo; y por supuesto no se olvide de que nuestros clientes externos son los que determinan el presente y el futuro de la empresa. Su principal reto es llenar las necesidades de los clientes, entender sus deseos y hacer que cada contacto con usted y con la empresa sea una experiencia satisfactoria.
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ENTREGA DEL MANUAL DE COLABORADOR Por este medio manifiesto que he iniciado mi relación laboral con la empresa de manera voluntaria y acepto que dicha relación se rige por todo lo establecido en el Código de Trabajo y leyes laborales del país. Además, admito la responsabilidad de leer y cumplir todas las políticas establecidas en este manual del colaborador, que establece las políticas internas de la empresa. Mediante la firma de este documento acepto que he leído y entendido todo lo que constituye mi compromiso con la organización, y estoy dispuesto(a) a cumplirlo. De igual modo, me comprometo a cumplir cualquier otra política que, aun sin estar contenida en el presente manual, me sea comunicada oportunamente por la empresa. A continuación se detallan los temas contenidos en el presente manual:
Bienvenida 1.Nuestra Filosofía de empresa 1.1.Misión 1.2.Visión 1.3.Valores Fundamentales 2. Ingresos de Personal 2.1.Código de Vestuario 2.2.Uso del comedor 2.3.Aseo y orden en áreas de trabajo 2.4.Uso de equipo de cómputo 2.5. Uso del teléfono 2.6. Horarios de trabajo 2.7. Horas extraordinarias 2.8. Sistema de pagos 3. Permisos 4.Incapacidades 5. Política de vacaciones 6. Días feriados 7. Política de no tolerancia al Acoso Sexual 8. Política sobre empleo de familiares 9. Política sobre ex colaboradores 10. Política de no aceptación de regalías 11. Salida de colaboradores
12. Obligaciones de los trabajadores 13. Prohibiciones de los trabajadores 14. Medidas de seguridad 15. Beneficios para el personal 15.1. Celebración de cumpleaños 15.2. Celebración Día del Padre y Día de la Madre 15.3. Celebración de la navidad 15.4. Reconocimiento por antigüedad 15.5. Compra de productos con descuento y al crédito 15.6. Licencias con goce de salario 15.7. Fondo de ahorro navideño 15.8. Préstamos personales 15.9. Día libre adicional 16. Capacitación 16.1. Inducción a la empresa 16.2. Inducción al puesto 16.3. Plan anual de capacitación 16.4. Becas de estudio 17. Bonificaciones 18. ¿Qué esperamos de usted?
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Firma
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Fecha:
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Retail S.A.