MANUAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y PROTOCOLO
Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas
MANUAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y PROTOCOLO INTRODUCCIÓN: A través de la comunicación nos relacionamos con los diferentes públicos de interés para el CONSEP, de esa manera proyectamos una imagen de la institución. Todos los integrantes de la familia CONSEP, con nuestra forma de actuar en público enviamos mensajes -positivos o negativos- que afectan la imagen de la institución. Por lo tanto, y entendiendo que todo comunica, cada uno de nosotros somos protagonistas y responsables de ello.
CLIENTES Y PÚBLICO OBJETIVO DE LA COMUNICACIÓN DEL CONSEP: Cliente Interno: Un cliente interno puede ser cualquier colaborador dentro de la organización al que se debe poner atención, cualquiera sea el motivo. Es tarea del cliente interno el manejo de recursos en tiempo y cantidad para completar el correcto funcionamiento de un área y de la Institución. Sus acciones in uyen en la calidad del servicio prestado a los clientes externos, proveedores, etc. Público Objetivo: Se conoce como público objetivo al destinatario ideal de una determinada campaña, servicio o producto determinado. El público objetivo, también conocido como target, es aquel segmento del mercado al que se encuentra dirigido un bien, ya sea el mismo un producto o un servicio. a) b) c) d) e) f) g) h)
Opinión pública en general. Medios de comunicación. Socios estratégicos y aliados nacionales e internacionales. Entidades gubernamentales de orden nacional, regional y local. Sector educativo. Grupos vulnerables de la comunidad. Comunidad educativa. Familias.
HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN PARA APROXIMACIÓN A PÚBLICOS EXTERNOS: a) Medios de comunicación en general. Con el término medio de comunicación se hace referencia al instrumento o forma de contenido por el cual se realiza el proceso comunicacional o comunicación. Usualmente se utiliza el término para hacer referencia a los medios de comunicación masivos (MCM, medios de comunicación de masas o mass media); sin embargo, otros medios de comunicación, como el teléfono, no son masivos sino interpersonales. El propósito principal de los medios de comunicación es, precisamente, comunicar, pero según su tipo de ideología pueden especializarse en; informar, educar, transmitir, entretener, formar opinión, enseñar, controlar, etc.
b) Eventos que promueva y gestione la institución. En el ámbito empresarial/profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, del mercado actual. Por lo tanto, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptación de su producto de forma directa sobre su mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo. c) Comunicados de prensa institucionales. Un comunicado de prensa es la forma escrita, o cial y autorizada, que se entrega a los periodistas con información de interés público. También se usan como método de promoción para el lanzamiento de nuevos productos o servicios por parte de empresas y otras organizaciones. El objetivo principal de un comunicado de prensa sólo guarda relación con informar y son considerados como un buen instrumento de investigación gracias a la información que proporcionan. d) Boletines de prensa. Los boletines de prensa se caracterizan por la presentación escrita, periódica y breve de información de interés público en el tema de drogas. La información contenida debe ser concreta y responder a las necesidades reales de información para mantener la credibilidad. Además, es el medio de difusión de una institución pública o privada, que pretende informar a los medios de comunicación, y por medio de éstos a la sociedad, sobre su trabajo y puntos de vista. e) Ruedas de prensa. Una rueda de prensa es un acto informativo convocado por un organismo o entidad al que están invitados los medios de comunicación para que informen de lo que allí suceda. Los temas que se tratan en las ruedas de prensa dependen de los intereses de la institución. Generalmente, cuando el periodista acude a la rueda de prensa sabe de antemano los temas que se tratarán y en muchas ocasiones es conveniente entregar por escrito un pequeño resumen con el contenido del acto. f)
Entrevistas con medios de comunicación. La entrevista es un acto comunicativo que se establece entre dos o más personas y que tiene una estructura particular organizada a través de la formulación de preguntas y respuestas. Pueden variar en su formalidad, en su duración, en el modo de formular preguntas, en el hecho de si son realizadas en vivo o no, etc.
Importante: Con el objetivo de difundir un mensaje adecuado y uni cado, para el desarrollo de cualquiera de las actividades antes descritas, se deberá contar con la autorización y coordinación de la Dirección Nacional de Comunicación Social e Imagen Corporativa. De la misma manera, es importante señalar que en todo acto o ceremonia (formal e informal) quienes forman parte de la Institución están llamados a transmitir un solo mensaje, enfocado en el accionar fundamental de la empresa; su misión y visión. Para ello la Dirección Nacional de Comunicación Social e Imagen corporativa ha desarrollado un mensaje principal, mismo que deberá ser difundido por quienes funjan de voceros del CONSEP a nivel nacional.
MENSAJE PRINCIPAL: -
El CONSEP busca, con su accionar, generar y acompañar procesos participativos de prevención integral en el tema de las drogas con un enfoque centrado en los sujetos y su buen vivir.
VOCERÍA: La vocería del CONSEP la lleva el Secretario Ejecutivo o quien él designe. En el caso de las regionales estará a cargo el Director o Directora Regional, o quien se designe según la circunstancia. Siempre, en especial, cuando se trate de una situación de crisis, el vocero deberá contar con el apoyo de la Dirección de Comunicación Social antes de actuar. En sus pronunciamientos, el vocero deberá siempre enfocarse en el mensaje principal y algún mensaje secundario que sea oportuno destacar, dependiendo del momento puntual.
¿CÓMO GARANTIZAR EL IMPACTO? Para lograr el impacto que se busca, será necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones: -
Mantener a la Dirección Nacional de Comunicación Social e Imagen Corporativa al día de las actividades que son de interés público, utilizando los nuevos enfoques sobre el fenómeno social del uso y consumo de drogas enmarcados en el Buen Vivir como parte integral de la formación del ser humano.
-
Con rmar que las actividades están programadas por la Dirección de Comunicación Social.
-
Constatar que en los eventos públicos se utilice de forma adecuada la imagen de la institución, según lo especi cado en el presente manual de protocolo y en el manual de imagen corporativa.
-
Asegurar que toda pieza comunicacional que se utilice haya sido aprobada previamente por la Dirección de Comunicación Social.
-
Mantener constante comunicación para realimentación de información y a nación de detalles a la o las personas de Comunicación Social que hayan sido delegadas para la coordinación del evento.
Además de las consideraciones descritas, los insumos y sustento técnico que se proporcionen serán fundamentales para el correcto desarrollo de cualquier actividad, pues dependiendo de ello el impacto será mayor o menor.
CAMPAÑAS DE COMUNICACIÓN Para llevar a cabo una acción comunicacional como lo es una campaña, es necesario partir de una estrategia que responda a las siguientes preguntas: a) ¿Qué queremos comunicar? • • • •
Crear una conciencia sobre la importancia de… Fomentar su uso e ciente y responsable de… Incidir en la participación social para… Generar nuevas actitudes y acciones a través de…
b) ¿A quién queremos comunicárselo? c) ¿Cómo lo vamos a comunicar? • • • •
Desarrollar un mensaje sencillo, indicando qué debe hacer y por qué. Tener un lenguaje claro dentro de un contexto. De nir los parámetros de seguimiento y evaluación de la campaña, como pueden ser encuestas, observación de actitudes, estadísticas, etc. Considerar en el diseño de la campaña los medios de difusión como: o o o o
Intranet (consejos informados en JPG o PDF, boletines electrónicos internos, videos, lecturas breves adicionales, buzón de sugerencias, etc.) Impresos (consejos informados en pizarrones de comunicación, trípticos, etc.) Capacitación (conferencias, talleres, etc.) Integración al interior de la empresa o con la familiar (rally, concursos, campeonatos, etc.)
Luego de ello se elegirán los medios adecuados y el tiempo de duración de la campaña; y, bajo los lineamientos especi cados en el briefing, se llevará a cabo la implementación de la misma. Una campaña debe ser racional (para crear conciencia) y emotiva (para cambiar actitudes y conductas). • •
Fijar un cronograma especi cando las etapas citadas junto con los plazos máximos de realización y los responsables. Elegir una buena fecha para el lanzamiento, sin coincidir con fechas vacacionales o de gran presión laboral y aprovechando, a ser posible, algún evento puntual.
TIPOS DE CAMPAÑA SEGÚN EL OBJETIVO DE CAMPAÑA En cada etapa de la vida de un producto o servicio, los consumidores lo posicionan en forma diferente. Cada uno tiene un pe l y un lugar entre las preferencias de quienes lo conocen, y existe una actitud hacia él, que invita o no a la acción, proporcional al atractivo que tenga en un momento determinado.
Posicionar es un proceso paulatino con el que se hace penetrar en el mercado una imagen total. En cada paso que le corresponde a los ciclos de vida de los productos o servicios, la publicidad y comunicación tienen una forma de ayudar.
Campaña de Expectativa: Busca crear ansiedad en torno al cambio drástico de un producto o servicio o al nacimiento de uno nuevo. Se justi ca cuando es inminente el ingreso de competencia directa, cuando se han ltrado secretos industriales o cuando la campaña que se va a lanzar es especialmente espectacular, de las que "nadie se puede perder". Suele hacerse con fragmentos del concepto publicitario que se introduzcan con poca resistencia y sean fáciles de recordar por su impacto y brevedad.
Campaña de Lanzamiento: Informa sobre la salida de un nuevo producto o servicio e introduce por lo menos su concepto (cómo se llama, qué es, qué hace). Como el posicionamiento futuro despega con ella, es vital que brinde el impulso inicial correcto. Las campañas de lanzamiento deben provocar una ruptura, estar llenas de innovación.
Campaña de Sostenimiento: Acompaña la vida normal de un producto o servicio cuando éste se mantiene en los niveles esperados. Para tener mayor e cacia, debe conservar un buen número de elementos de las anteriores, que sirvan de justi cación para con rmar o reformar lo ya asimilado sobre el producto o servicio.
Campaña de Reactivación: Refuerza el posicionamiento en situaciones poco normales, sean éstas favorables o peligrosas, como: problemas laborales, eventos especiales, mejoras radicales. En otras palabras: si el posicionamiento se muestra muy afectado, una campaña de reactivación sirve para apuntalarlo con fuerza.
OTROS TIPOS DE CAMPAÑAS Emocionales o Racionales: El tono general que se utiliza para dar los mensajes y las piezas puede ir más orientado hacia la lógica, con mucha información, argumentos y atmósfera racionales; o intentar atraer con estilos de vida, esperanzas y sensaciones, y hacer predominar las emociones sobre todo, buscando aumentar las connotaciones de prestigio del producto. En algunos casos, estas decisiones pueden estar comprendidas en las guías de ejecución, aunque es toda la estrategia la que puede llevar a escoger uno u otro enfoque.
EL BRIEFING Es un documento básico de trabajo, en que quedan reflejados por escrito aquellos elementos del plan de comunicación que se consideran necesarios para llevar a cabo la campaña. Va a ser el punto de partida que va a permitir a la agencia empezar a trabajar en la propuesta base de la campaña.
Puntos clave para tener en cuenta: a) b) c) d)
De nición del público objetivo De nición del producto o servicio (diferenciación y valor añadido) Características y condiciones del mercado potencial Conocer el entorno competitivo es fundamental
EJEMPLO DE BRIEFING Entidad: Campaña: Fecha: Tipo Campaña: Grupo Objetivo:
CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS, CONSEP
PRIMARIO
SECUNDARIO:
1) JUSTIFICACION Y PERTINENCIA DE LA CAMPAÑA 2) ANTECEDENTES: Resultados de campañas anteriores: 3) OBJETIVOS: 3.1) DE COMUNICACIÓN: 3.2) DE MEDIOS 4) TONO DE LA COMUNICACIÓN
5) MENSAJES CLAVE 6) INSIGHTS 7) MEDIOS SUGERIDOS 8) NOMBRAR ENTIDADES QUE PARTICIPAN 9) PRESUPUESTO 10) DURACION DE LA CAMPAÑA
Construyendo la Imagen Corporativa: Todas nuestras acciones, comunicadas debidamente, contribuyen a crear una imagen pública favorable. Para ello debemos plani car los mensajes que reciben nuestros públicos, los cuales deben cumplir con las siguientes condiciones: No deben contradecirse entre sí Deben ser coherentes con nuestra identidad A continuación, vamos a diferenciar algunos conceptos claves para el desarrollo adecuado del mensaje en la institución: Identidad Corporativa: Lo que la Institución ES y PRETENDE SER. Imagen Corporativa: Lo que los públicos perciben de la Institución, lo que CREEN QUE ES. Comunicación Corporativa: Lo que la Institución DICE de sí misma.
REQUERIMIENTO DE LOS MEDIOS: a) Informar a la Dirección de Comunicación Social la solicitud del periodista o medio de comunicación interesado en la entrevista. b) Antes de hablar con el/la periodista de un medio, permitir que la Dirección de Comunicación Social estudie las razones que impulsaron al comunicador a buscar al funcionario o la información. c) De preferencia, entregar información que requiere el periodista en el menor tiempo posible.
MANEJO DE CRISIS: Se entiende por crisis toda coyuntura informativa, en la que está en juego el buen nombre de la Institución. La línea de los pronunciamientos en una situación de crisis dependerá de la Secretaría Ejecutiva del CONSEP. En caso de tratarse de un tema puntual, y luego de haberlo socializado con la Secretaría Ejecutiva y la Dirección Nacional de Comunicación Social, los Directores Regionales podrán hacer declaraciones ante los medios de comunicación y público interno de la Institución. Será a través de la Dirección de Comunicación Social que se realizarán las consultas respectivas y se guiará a quien deba dar la vocería así como su mensaje.
QUE SE DEBE HACER: a) b) c) d) e) f) g) h)
Tomar el control de la situación Tener claro qué, como, donde y por qué de la crisis No especular De nir un mensaje Reaccionar con rapidez Tomar la iniciativa en los medios Atender a los medios Ante todo, mostrar hechos
QUE NO SE DEBE HACER: a) Si no es noticia, no hacer una. b) No permitir que los otros informen primero a los medios. c) No permitir que otra fuente informe sin que haya sido tomada en cuenta nuestra posición. d) Impedir que todo el mundo actúe como vocero.
OTRAS RECOMENDACIONES: Siempre en una crisis es mejor ser amable y sincero; facilitar la labor informativa, pues, al nal los medios difundirán la noticia, con o sin ayuda. Es mejor informar al público de inmediato, pero decir únicamente lo que se conoce. Mantener informado permanentemente al público interno.
INTRANET: Herramienta de interacción y consulta interna entre la Institución y colaboradores, es el medio de comunicación o cial del CONSEP con sus colaboradores. De los contenidos de la Intranet son responsables los Directores Nacionales y Regionales. La Dirección Nacional de Comunicación Social e Imagen Corporativa, con base a esos contenidos, administrará la intranet. Los contenidos deberán estar enfocados a los colaboradores, a quienes se les mantendrá actualizado sobre las decisiones que los involucran o afectan. De igual manera orientará en cuanto a las conductas, procedimientos, valores y actividades propias del quehacer interno del CONSEP. Aquí se muestra información pertinente para la comunidad interna CONSEP.
EVENTOS: Los eventos empresariales son oportunidades para consolidar equipos de trabajo, fortalecer vínculos, reconocer logros, presentar los logros de una empresa entre otros muchos objetivos. Son acciones a través de las cuales se pueden alcanzar importantes resultados sin importar el tamaño de la empresa. Este tipo de herramienta comunicacional nos ayuda a intercambiar y conocer puntos de vista sobre temas especí cos ya que es allí donde se reúnen personas con intereses diversos, además, se propicia una mejor interacción con los públicos que tiene la institución.
Organizar o participar en eventos facilita el logro de objetivos de posicionamiento y promoción institucional frente a los diversos públicos. Los eventos deberán responder a objetivos concretos de la organización como: a) Tipo de grupos o personas a los cuales se desea reunir o que asistan a un evento. b) Objetivo para reunirlos. c) Como abordar el objetivo central por el que se les ha reunido. Para organizarlos se deberá tener en cuenta los siguientes pasos: •
Delinear objetivos: Esto se re ere a las razones y motivos por los cuales se decide organizarlo: promocionar un producto o servicio, para comunicar cambios estructurales, motivar al personal, anunciar algún acontecimiento importante, etc.
•
Definir el tipo de evento: Puede ser un evento académico, como un seminario o capacitación, deportivo, recreativo, conferencias, obras de teatro, reuniones de trabajo, ruedas de prensa, conversatorios, etc.
•
Elaborar el plan de evento: Éste se debe realizar con algunos meses de antelación a la fecha en la que se desea realizar el evento. El tiempo previo necesario dependerá de la magnitud del evento corporativo.
•
Detalles a determinar: o o
Fecha y hora del evento atendiendo a la disponibilidad de los invitados y cuidando que no coincida con otros eventos o festividades. Lugar del evento, debe ser apropiado al tipo de evento elegido (recreativo, académico, obras de teatro, etc.)
•
Presupuesto: Determinar la cantidad de dinero disponible para la realización en general.
•
Hoja de ruta de la organización del evento con los pasos a seguir para la preparación del evento.
•
Hoja de ruta durante el evento: Realizar un cronograma con las actividades a desarrollar el día del evento.
•
Preparación del evento: Seguir el cronograma de actividades previas: reservar lugar, realizar invitaciones, contratar servicios de catering (de ser el caso), etc. Algunos días antes del evento se deben revisar los últimos detalles, controlar las instalaciones, repasar las funciones de las personas involucradas, convocatoria a medios, líneas generales del discurso, etc.
•
Desarrollo del evento: Cuando haya llegado el momento sujetarse al cronograma de actividades ya de nido. Algunas de las actividades pueden ser: bienvenida a los invitados, presentar personas, supervisar el curso del evento y demás actividades similares.
•
Evaluación del evento: Una vez nalizado el evento empresarial en importante realizar una evaluación. Se debe hacer un informe sobre los sucesos más importantes, y evaluar si se alcanzaron los objetivos, si los invitados se sintieron cómodos, si las actividades se desenvolvieron de forma organizada, etc.
CONFERENCIAS Es un tipo de exposición oral, impartida por especialistas, centrada en la presentación de un tema especí co y de interés para el público al cual está destinada. Tiene como base el discurso escrito, se distingue del discurso político, por ejemplo, porque está pensada como una disertación en público, donde lo ideal es establecer un diálogo con los oyentes y no la simple adhesión ideológica o partidista de la conferencia. La conferencia posee un enfoque dialéctico que se da al nal por medio de una sesión de preguntas y respuestas. Normalmente la conferencia está estructurada de forma simple con el objetivo de mantener la atención del público. Esta estructura, que de ne al discurso, está sujeta a diferentes factores como el lugar en el que se imparte, o la dinámica que quiere seguir el conferencista:
PASOS PARA ELABORAR UNA CONFERENCIA: 1. Elegir el tema de la conferencia y de nir, de forma clara, el objetivo. 2. Tomando en cuenta el público al que va dirigida, determinar el propósito y el resultado de la conferencia. 3. Elegir el modo en que se abordará el tema y de nir las etapas del desarrollo hacia el objetivo principal. 4. Redactar el desarrollo de la conferencia, ordenando las ideas de manera coherente y clara. 5. Determinar si se necesitará algún medio auxiliar, y prepararlo: una selección de imágenes en PowerPoint, por ejemplo. 6. Redactar la introducción y conclusión. 7. Elegir un título llamativo y signi cativo. 8. Anticipar las posibles preguntas y elaborar respuestas pertinentes. 9. Repasar en voz alta el discurso.
RECOMENDACIONES: -
Exponer con claridad, con anza y credibilidad. Mantener la atención del público. El contacto visual con el público es vital; mediante él, éste se siente incluido. La entonación y la gesticulación deben ser claras, naturales y con espontáneas. El orador debe mostrar interés por su propia exposición.
EL CONSEP EN EVENTOS: La Dirección de Comunicación e Imagen Corporativa será responsable de la coordinación logística de los eventos del CONSEP y coordinará, en materia netamente comunicacional, las actividades que cada Dirección Nacional y Regional realice dentro de su ámbito de intervención. A menos que en el evento se trate de un tema desde la Secretaría Ejecutiva o haya estado incluido en la programación de la Dirección de Comunicación Social. De igual manera esta Dirección será la encargada de velar que en cada evento se cumplan los lineamientos de imagen del CONSEP, según lo previamente establecido en el Manual de Imagen Corporativa, así como buscar siempre sacarle el mayor provecho en materia de posicionamiento y divulgación de la imagen de la institución para lo cual estará presente en todas las etapas de la organización de los eventos. Para ello se realizará un cronograma, mes a mes, con las áreas y direcciones interesadas, procurando que las actividades no coincidan el mismo día y a la misma hora.
ORGANIZACIÓN: Para el éxito de cualquier evento es imprescindible la buena organización de las áreas involucradas en la realización del mismo, junto con la Dirección de Comunicación Social e Imagen Corporativa. La organización del evento implica la de nición de un objetivo, elaboración de agenda, número de participantes, listado de invitados, lugar y fecha del evento. La decoración o ambientación del lugar propicia el clima y marco de la ceremonia del evento. Aquí se procurará siempre la elegancia y sobriedad, evitando el exceso. La Dirección Nacional de Comunicación e Imagen Corporativa será la encargada de de nir y diseñar, de ser el caso, las piezas de ambientación del evento.
PROTOCOLO Y ETIQUETA: Es importante disponer del talento humano del CONSEP con las mejores cualidades de atención al cliente, que genere con anza y que esté debidamente informado. Deberá tener habilidad en el trato a las personas, conocer detalladamente a la institución, seguridad y profesionalismo.
ACTOS FORMALES: -
En este tipo de actos es indispensable la presencia de la máxima autoridad y alta dirección. Cuando la máxima autoridad no se encuentre, el Secretario Ejecutivo podrá delegar su representación, de acuerdo con la naturaleza del evento. Será potestativo el uso de las banderas de la República del Ecuador y del CONSEP, si se colocan las banderas a la derecha de la mesa de honor, estará la de Ecuador y a la izquierda la del CONSEP. Se iniciará con el Himno Nacional del Ecuador. En actos de carácter institucional no es necesario entonar el Himno Nacional.
ACTOS NO FORMALES: -
-
Actos deportivos dentro y fuera de la Institución. Lanzamiento de proyectos internos de alguna dependencia académica o administrativa. Presentaciones artísticas. Fechas conmemorativas de carácter general. Los responsables de la organización del acto podrán realizar una invitación al Secretario Ejecutivo para que dé iniciación formal. Si asiste, hará uso al inicio o nal, si lo estima conveniente y podrá retirarse cuando considere necesario sin que eso afecte el desarrollo del evento. En cuanto a actos deportivos que se organicen fuera de la Institución, se observarán las normas en concordancia con el protocolo del CONSEP o entidad an triona, hasta donde las circunstancias lo permitan.
Siempre con la previa coordinación de la Dirección de Comunicación Social. En
ACTOS CEREMONIALES las INTERVENCIONES seguirán el siguiente orden: 1) 2) 3) 4)
Himno Nacional Intervención de Secretario Ejecutivo Intervención de Invitado Cierre de programa
Siempre, previa a la iniciación de cualquier evento, los y las encargados del montaje del evento deberán cuidar la imagen institucional a través de la correcta utilización de banners, roll up, gigantografías, lonas y demás piezas comunicacionales. De igual manera, se deberá coordinar la transmisión y pautaje de promos del CONSEP en eventos públicos, mientras da inicio a la programación respectiva. Siempre en coordinación y con el soporte de la Dirección Nacional de Comunicación Social. En la MESA
PRINCIPAL:
a) Directivos de la entidad que organiza el evento e invitados especiales (no más de 5 personas en total). b) Porta Vocativos con los nombres de quienes presiden el evento. c) Porta Vocativos extras para personajes no previstos. d) Carpetas del evento. e) Mantel blanco. f) Vasos de agua servidos a temperatura ambiente.
INVITADOS ESPECIALES: Conformará la mesa directiva máximo 5 personas, en el centro de la mesa irá la autoridad principal y a su derecha e izquierda alternarán los demás invitados de mayor a menor jerarquía respetando dicho orden.
RUEDA DE PRENSA: -
Ofrecer un mensaje claro y directo. Cumplir con el objetivo para el que fue montada la rueda de prensa. Establecer turnos de preguntas y respuestas, para que los periodistas puedan ampliar la información. Sitios delanteros es preferible dejarlos para prensa grá ca y situados a espaldas de la luz. Seguimiento de repercusión de la información aportada.
COLOCACIÓN DE BANDERAS: Se ubican a un lado de la mesa principal o en la parte de atrás de la siguiente manera: Bandera del Ecuador en el centro. A la izquierda de la bandera del Ecuador irá la de la ciudad o provincia. A la derecha de la bandera del Ecuador irá la bandera del CONSEP o institución organizadora.
ATRIL: Se utiliza en caso de discursos, cuando el acto se realiza de pie, su presencia es obligatoria. -
Deberá ir al lado derecho de la mesa principal. El maestro o maestra de ceremonias deberá tener un guión para el acto. Se deberá tener una lista de protocolo de los invitados al evento.
DISCURSOS: -
Breve: De siete a ocho minutos es la extensión ideal, y como máximo diez. Si es superior, hace decaer a la audiencia y decae la atención.
-
Inteligible:
Los discursos deberán ser comprendidos por las y los asistentes.
-
Contenido:
Saludo al o los invitado (s). Consideraciones sobre el motivo u ocasión de la reunión.
-
Quien lo pronuncie debe ser un buen orador.
-
Saludo: Es recomendable evitar nombrar a autoridades una por una, dependiendo el caso, se utilizará: Compañeras y compañeros.
El discurso deberá ser revisado por la Dirección de Comunicación social, previamente.
BOLETÍN DE PRENSA: -
No mayor a una hoja. De que se trata, donde va a ser, porque es importante, cuando va a ocurrir. Enfoque de interés, historias que se relacionen e impacten con los lectores. Oraciones breves. Conciso. Enviar a medios apropiados (especializados en el tema de preferencia). Pie de rma (redes sociales).
COMUNICADO DE PRENSA: -
Comunicado de prensa (difusión mediática como noticia propia o como apoyo informativo). Elaboración con lenguaje sencillo (sin términos rebuscados para llegar rápidamente al periodista). Que genere interés al primer vistazo. Información debe ser objetiva (destacar virtudes, no publicidad). Redacción como si fuera a ser publicado en un medio (de preferencia en formato digital). Adjuntar siempre fotografías o imágenes que gra quen la información. Medios con poco personal pre eren notas en formato de audio.
EL COMUNICADO DEBE TENER: -
-
Encabezado (información básica de forma directa para atraer atención, dar algún dato). Desarrollo (se facilita más información de la actividad a destacar, mensaje no debe ser publicitario sino informativo, dos primeros párrafos para informar; tercero y cuarto alusión a la empresa en relación con información difundida, terminar desarrollo volviendo a la actividad). Conclusión o cierre (conseguir que el destinatario quiere tener más información, que el receptor se sienta “moralmente obligado” a contactar contigo.
OTRAS CONSIDERACIONES: SONIDO: -
Comprobar antes de cualquier evento sistema de: megafonía, servicios, carteles identi cadores en la mesa principal. Revisar elementos de proyección y reproducción para ilustrar conferencias con videotapes y presentaciones multimedia. En caso de reproducir el Himno Nacional, veri car que el mismo esté correctamente grabado en su versión o cial.
RESPALDO AUDIOVISUAL: Coordinar siempre un respaldo del evento en video y fotografía. Procurando que ambas herramientas narren el desarrollo del mismo. Tomas de ingreso a la ciudad o lugar donde se realiza el evento, lugares más representativos de la localidad, tomas de la población, testimonios de bene ciados, invitados, organizadores entrevistados. En los casos que sean posibles, utilizar trípode.
EN CUANTO A FOTOGRAFÍA*: a) Conocer el lugar con anticipación Siempre es útil echar un vistazo al sitio en el que se realizará el evento un par de días antes del gran momento. De esa forma podemos conocer las dimensiones, el tipo de iluminación y los sitios en los que podemos ubicarnos para fotogra ar. b) Llegar al menos una hora antes del comienzo Llegar al lugar con anticipación nos permitirá ubicar nuestras fuentes de luz, hacer pruebas de iluminación, revisar nuestro equipamiento y veri car que todo esté funcionando correctamente. c) La moderación es la clave En la mayor parte de las cosas de la vida la moderación es la clave: (casi) todos los excesos son malos. A la hora de disparar fotos en un evento la regla se aplica una vez más. Hay que mantener un sano equilibrio entre la timidez y la agresividad. No podemos ser muy tímidos y quedarnos estáticos perdiéndonos todas las fotos, pero tampoco podemos ser muy agresivos e interponernos en todos lados (molestando a los que quieren disfrutar del evento). d) Concentrarse en los detalles No sólo debemos concentrarnos en ver el bosque, sino también en ver a cada árbol por separado... Eso es una forma metafórica, trillada y confusa de decir "trata de estar siempre atento para poder capturar las pequeñas cosas". *Tomado de consejos para fotogra ar eventos.
Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotr贸picas