CONCEPTO DE PROCESO ADMINISTRATIVO La palabra administración viene del latín “ad” y significa cumplimiento de una función bajo el mando de otra persona, es decir, prestación de un servicio a otro. Sin embargo el significado de esta palabra sufrió una radical transformación. La tarea actual de la administración es interpretar los objetivo propuestos por la organización y transformarlo en acción organizacional a través de la planeación, la organización, la dirección y el control de todas las actividades realizadas en las áreas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación. La administración comprende diversos elementos para su ejecución, es necesario establecer procedimientos mediante los cuales se puedan generar soluciones claras a problemas determinados, dentro de todo proceso los patrones establecidos siguen una serie de normativas y controles que permiten regular sus acciones. Dentro de una organización son muchos los pasos que se deben seguir para lograr la excelencia, dentro de los cuales esta la integración corporativa, la estructura, los recursos físicos y humanos y todas aquellas características que permiten que la empresa se pueda desarrollar dentro de la sociedad. Las empresas están estructuradas bajo parámetros organizativos en donde se conjugan el recurso humano y la ejecución de las actividades por parte de las partes que integran, es necesario que dentro de una organización se deben establecer planes de acción estratégicos caracterizados por el manejo de políticas adecuadas para el control y la toma de decisiones dentro de una organización. Toda organización bien sea pública como privada tiene como objetivo fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso adecuado de sus recursos disponibles, por lo cual es indispensable el establecimiento de controles y evaluaciones de sus procedimientos a fin de determinar la situación real de la empresa, en función de plantear una efectiva toma de decisiones. Debido al dinamismo que rodea el ambiente administrativo y las exigencias de un mundo cambiante, las organizaciones deben incorporar nuevas herramientas administrativas que le permitan hacer uso efectivo de los recursos propios o asignados. Todo esto en virtud de hacer más eficaz el proceso administrativo en cualquiera de sus fases.
El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de: • • • •
Planeación. Organización. Dirección. Control.
De todas las actividades que implican relaciones humanas y tiempo.
•
TEORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO La administración científica se interesaba en la organización del esfuerzo operativo o de taller y, por lo tanto, era un micro enfoque. En contrasta , se desarrolló un cuerpo de conocimiento durante la primera mitad del siglo XX, que hacia hincapié principalmente en el establecimiento de principios administrativos generales, aplicables a los altos niveles de organización. March y Simón se refería a este cuerpo de conocimientos como “Teoría de proceso administrativo”. A continuación algunos criterios de diversos autores acerca de las etapas del proceso administrativo. ELEMENTOS BASICOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO SEGÚN LAS TEORÍASS DE AUTORES CLÁSICOS Y NEOCLÁSICOS. •
TERRY: Planeación, Organización, Ejecución y Control.
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REYES PONCE: Previsión, Dirección y Control.
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FERNÁNDEZ ARENAS: Planeación, Implementación y Control.
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DAVIS: Planeación, Organización y Control.
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MEE JOHN: Planeación, Organización, Motivación y Control.
Planeación,
Organización,
Integración,
•
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TAYLOR: Planeación, Preparación, Control y Ejecución.
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DALE: Planeación, Organización, Dirección y Control.
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WADIA: Planeación, Organización, Motivación, Innovación y Control.
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MINER: Planeación, Organización, Dirección, Coordinación y Control.
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MELINKOFF: Organización, Dirección, Planeación y Ejecución.
EL PROCESO ADMINISTRATIVO. Las diversas funciones del administrador, en conjunto, conforman el proceso administrativo.
Por ejemplo: Planeación, organización, dirección y control, consideradas por separado, constituyen las funciones administrativas, cuando se toman como una totalidad para conseguir objetivos.
Del cual se da el Proceso Administrativo como:
Fase Mecánica:
Previsión: Consiste en la determinación técnicamente realizada de lo que se desea lograr, por medio de un organismo social.
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Contesta: ¿Qué puede hacerse?
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Elementos: Objetivos, Investigación, cursos de acción, Alternativas.
Planeación: Consiste en la determinación del curso concreto de acción. •
Contesta: ¿Qué se va a hacer?
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Elementos: Políticas – Reglas, Procedimientos, Programas y Proyectos.
Organización: Se refiere a la estructuración técnica de las relaciones, que debe darse ente las jerarquías, funciones y obligaciones. •
Contesta: ¿Cómo se va a hacer?
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Elementos: Funciones, Jerarquías y Obligaciones.
FASE DINÁMICA: INTEGRACIÓN: Consiste en todos los procedimientos para dotar al organismo de todo aquellos medios que necesite. • •
Contesta: ¿Con qué se va a hacer? Elementos: Introducción, Integración y Selección.
DIRECCIÓN: Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro o grupo del organismo. • •
Contesta: Ver que se haga. Elementos: Autoridad, Motivación, Comunicación y Supervisión.
CONTROL: Consiste en el establecimiento de sistemas que nos permita medir los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados: • •
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Contesta: ¿Cómo se ha realizado? Elementos: Establecimiento de operaciones e interpretación.
PRINCIPIOS DE FREDERICK TAYLOR (1856 – 1925) Crea los principios de dirección de operaciones.
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Selección científica y preparación del operario.
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Establecimiento de cuotas de producción.
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Proporcionar incentivos salariales.
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Planificación centralizada.
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Integración del obrero al proceso.
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Supervisión líneo – funcional de la producción.
•
De control.
•
De excepción.
PRINCIPIOS DE HENRI FAYOL (1841 – 1825) Establece 14 principios generales de administración.
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División del trabajo.
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Autoridad y Responsabilidad.
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Disciplina.
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Unidad de mando.
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Unidad de dirección.
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Subordinación del interés individual al general.
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Remuneración al personal.
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Descentralización contra centralización.
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Jerarquía.
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Orden.
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Equidad.
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Estabilidad del personal.
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Iniciativa.
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Espíritu de grupo o unión de personal.
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN. I
PROPÓSITO Y NATURALEZA DE LA PLANEACIÓN. • • • •
De contribución a los objetivos. De los objetivos. De supremacía de la planeación. De eficiencia de los planes.
II ESTRUCTURA DE LOS PLANES. • •
De las premisas de planeación. De la estructura de estrategias y políticas.
III PROCESO DE LA PLANEACIÓN. • • • •
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Del factor limitante. Del compromiso. De flexibilidad. Del cambio de rumbo.
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN. PRINCIPIOS DE LA TEORÍA CLASICA. •
Del objetivo.
•
Especialización.
•
Jerarquía.
•
Paridad de autoridad y responsabilidad.
•
Unidad de mando.
•
Difusión.
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Amplitud y tramos de control.
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De la coordinación.
•
Continuidad.
PRINCIPIOS DE LA TEORÍA MODERNA DE LA ORGANIZACIÓN. I
PROPÓSITO. • •
Unidad de objetivo. Eficiencia organizacional.
II LA CAUSA DE LA ORGANIZACIÓN. •
Tramo de administración.
III ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN Y AUTORIDAD. • • • • • •
Escalar. Delegación por resultados esperados. Carácter absoluto de la responsabilidad. Paridad de autoridad y responsabilidad. Unidad de mando. Nivel de autoridad.
IV DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN. •
Definición funcional.
V PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN.
• • • •
•
Del equilibrio. De flexibilidad. De facilitación de liderazgo.
PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN. •
De la armonía de los objetivos.
•
De la motivación.
•
Del liderazgo.
•
De la claridad de la comunicación.
•
De la integridad de la comunicación.
•
Del uso complementario de la organización informal.
PRINCIPIOS DE CONTROL. I
PROPÓSITO Y NATURALEZA DE CONTROL. • • • • •
Propósito de control. Controles dirigidos al futuro. De responsabilidad del control. De la eficiencia de los controles. Del control preventivo.
II ESTRUCTURA DE CONTROL. • • •
De reflejo de los planes. De la adecuación organizacional. De la individualidad de los controles.
III PROCESO DE CONTROL.
• • • • •
De las normas. De control de punto crítico. De la excepción. De la flexibilidad de los controles. De la acción.
PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACIÓN PROPÓSITO
PROVEER LA VISIÓN.
HERRAMIENTAS
•
MATRÍZ DE FUERZAS
•
DEFINICIÓN DE METAS
•
GRÁFICA DE GANNT
•
REDES DE PERTINENCIA
•
PRESUPUESTO
•
FLUXOGRAMA
• •
PERT CONOCER EL CONTEXTO ENTORNO
•
DECIR QUE HACER
•
ESCOGER LA MEJOR OPCIÓN
•
DEFINIR SECUENCIA / TÉRMINOS
•
ASIGNAR GASTOS / PRIORIDADES
•
IDENTIFICAR PASOS Y RESPONSABILIDADES
• •
IDENTIFICAR ACTIVIDADES CRÍTICAS EL PERSONAL CONOCE LAS ESPECTATIVAS DEL
RESULTADOS
VENTAJAS
TRABAJO.
PROPÓSITO HERRAMIENTAS
RESULTADOS
VENTAJAS
•
HAY UN ENTENDIMIENTO GRUPAL.
•
SE ESTABLECEN TIEMPOS.
•
SE CONOCE EL FLUJO DE CAJA.
•
SE ASIGNAN RESPOSABLES.
•
PERMITE IDENTIFICAR CUELLOS DE BOTELLA.
•
FACILITA LA SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA.
ORGANIZACIÓN CONSTRUIR LA BASE DEL TRABAJO •
DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES Y FUNCIONES
•
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
•
ORGANIGRAMA
• •
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS AGRUPAR LÓGICAMENTE LAS TAREAS
•
ESPECIALIZAR EL TRABAJO
•
ESTABLECER LA UNIDAD DE MANDO
•
DELIMITAR EL TRAMO DE CONTROL
•
ESTABLECER LA AUTORIDAD
•
ESTABLECER LÍNEAS DE COMUNICACIÓN
•
EQUILIBRAR LAS TAREAS
•
DEFINIR LOS TIPOS DE RELACIÓN
•
DESCONCENTRACIÓN
•
DESCENTRALIZACIÓN
•
COORDINACIÓN
• •
ASESORÍA CADA QUIEN SABE LO QUE TIENE QUE HACER
•
DISTRIBUYE ACTIVIDADES
•
EVITA DUPLICIDAD DE FUNCIONES
•
DEFINE LAS LABORES
•
DELEGA AUTORIDAD / RESPONSABILIDAD
•
ASIGNA PRESUPUESTO
•
DEFINE OBLIGACIONES
•
ESTABLECE NORMAS / LÍMITES
•
ASIGNA HORARIOS / ESPACIOS
•
ELEVA LA EFICIENCIA
•
DA CONGRUENCIA INSTITUCIONAL
• PROPÓSITO
HERRAMIENTAS
EVITA EL CAOS (UN JEFE A LA VEZ) INTEGRACIÓN REUNIR ARMÓNICAMENTE LOS INSTITUCIONALES
RECURSOS
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL • SELECCIÓN,
RECLUTAMIENTO,
CONTRATACIÓN,
REMUNERACIÓN, CAPACITACIÓN. • ESTÍMULOS • EQUIPOS DE TRABAJO ADMINISTRACIÓN DE SUELDOS Y SALARIOS • ANÁLISIS DE PUESTOS • VALUACIÓN DEL TRABAJO • CALIFICACIÓN DE MÉRITOS • INDUCCIÓN AL PUESTO / ORGANIZACIÓN ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES • CONTROL DE INVENTARIOS • CONTROL DE ALMACENES RESULTADOS
• AUDITORIA ADMINISTRATIVA • UBICAR HOMBRES ADECUADOS A LOS PUESTOS •
IDENTIFICAR AL PERSONAL CON EL TRABAJO Y LA EMPRESA (JEFE, COMPAÑEROS Y TAREAS)
•
DESARROLLAR ACTITUDES FAVORABLES
VENTAJAS
•
DESARROLLAR SENTIDOS DE PERTENENCIA
•
ASUMIR COMPROMISOS
•
CREAR SIGERGÍA
•
CALCULAR
•
SUMINISTROS CREA IDENTIDAD INSTITUCIONAL
•
PERMITE LA OPTIMIZACIÓN DE LOS RECURSOS
•
CREA FIDELIDAD / LEALTAD INSTITUCIONAL
•
ABASTECIMIENTO OPORTUNO
Y
ASIGNAR
ADECUADAMENTE
LOS
PROPÓSITO
DIRECCION / LIDERAZGO MANTENER EL ORDEN INSTITUCIONAL Y CUMPLIR LAS
HERRAMIENTAS
TAREAS. • UNIDAD DE MANDO (AUTORIDAD FORMAL
RESULTADOS
VENTAJAS
•
DELEGACIÓN
•
COORDINACIÓN
•
SUPERVISIÓN
•
DISCIPLINA
•
CONCILIACIÓN
• •
COMUNICACIÓN CUMPLIR LAS TAREAS ADECUADAMENTE
•
VINCULAR LAS TAREAS CON LAS RELACIONES
•
PARTICIPACIÓN DE LOS DIFERENTES GRUPOS /
•
INTERESES EVITA CONFUSIONES
•
IMPERSONALIDAD EN EL MANDO
CONTROL PROPÓSITO
MEDIR LOS LOGROS Y CORREGIR LAS DESIVACIONES
HERRAMIENTAS
•
DEFINICIÓN DE UNIDADES DE MEDIDA
•
DEFINICIÓN DE SSU OBTENCIÓN
•
RECOPILACIÓN DE DATOS
•
CONCENTRACIÓN DE DATOS
•
VERIFICACIÓN DE LOS HECHOS
•
EVALUACIÓN
• •
REPLANEACIÓN IDENTIFICAR CLARAMENTE LAS DESVIACIONES /
RESULTADOS
INCUMPLIMIENTOS
VENTAJAS
•
IDENTIFICAR LOS PROBLEMAS Y SUS CAUSAS
• •
CONTAR CON INFORMACIÓN CONTINUA TODOS MANEJAN ESTÁNDARES COMUNES
•
HAY UNA ACTUALIZACIÓN CONTINUA DE DATOS
•
FACILITA EL ANÁLISIS DE TENDENCIAS
•
CORRIGE LAS DESVIACIONES
•
TOMA ACCIONES CORRECTIVAS
•
IDENTIFICA RESULTADOS
•
ASEGURA EL CUMPLIMIENTO
•
POSIBILITA REPLANEAR EL TRABAJO
•
PERMITE EL APRENDIZAJE INSTITUCIONAL