Manual de organizacion de eventos octubre 1 by PAOLA DIAZ

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

INTRODUCCIÓN La organización de un evento requiere una amplia planificación y una serie de preparativos, ya que parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de la celebración del evento. En la mayoría de las ocasiones, la organización parece que funciona como un reloj, ya que los eventos se desarrollan sin problemas y de acuerdo con el programa. La planificación anticipada es la clave para que un evento de un capitulo sea todo un éxito.

OBJETIVO GENERAL Brindar información al personal sobre los diferentes pasos a seguir a la hora de organizar cualquier clase de evento.

OBJETIVOS ESPECIFICOS Orientar al personal acerca de los diferentes comités que se deben conformar para desarrollar un evento con éxito. -

Determinar las clases de eventos.

Conocer el glosario de términos en base la organización de eventos. -

JUSTIFICACIÓN A través de este manual de eventos ser realiza la investigación y conocimientos adquiridos; Se busca implementar un instrumento de consulta en donde se especifique los distintos pasos a seguir a la hora de realizar un evento. Buscando que la información brindada sea de ayuda a todo aquel que la consulte.

PROCESO ADMINISTRATIVO ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. El proceso de administración se refiere a la ejecución de pasos y etapas básicas a través de las cuales se realiza la administración. FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Se compone por dos fases: mecánica y dinámica. 1. La mecánica administrativa: (teórica o estructural) es la fase donde se realiza la

estructura principal del organismo social. Comprende los siguientes elementos: Previsión: ¿Qué se puede hacer? Planeación: ¿Qué se va a hacer? Organización: ¿Cómo se va a hacer? PREVISIÓN La previsión (de pre-ver; ver anticipadamente), implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, necesarias para hacer planes. Responde a la pregunta ¿qué se puede hacer? Es "el elemento de la Administración en el que, con base en las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que permitirán realizar los objetivos de la misma". Etapas de la Previsión: Fijar los objetivos o fines que se persigan. Investigar los factores positivos y negativos que ayudan u obstaculizan la búsqueda de los objetivos. Determinar los cursos alternativos de acción y elegir alguno como base de los planes trazados.

Principios de la Previsión: Principio de la Previsibilidad: Ayuda a orientar acerca de la validez de las previsiones hechas para poder realizarlas con la mayor confiabilidad posible. Se incluyen tres situaciones básicas: La Certeza, la Incertidumbre y la Probabilidad. Principio de la Objetividad: Las previsiones deben apoyarse en hechos y no en opiniones subjetivas. Principio de la Medición: Las previsiones serán confiables, si se aprecian de una manera tanto cualitativa como cuantitativamente. PLANEACIÓN Con base en las previsiones realizadas en la previsión, la planeación fija con precisión lo que va a hacerse. La planeación responde a la pregunta ¿qué se va a hacer? Es el elemento de la administración que se enfoca en "fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempos y de recursos, necesarios para su realización". Etapas de la Planeación:

Políticas: Criterios generales que tienen como objetivo orientar la acción, sirven para formular, interpretar o suplir las normas concretas. Procedimientos: Planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente paras obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa. Los procedimientos tienden a formar rutinas de actividades. Programas: Planes en los que no sólo se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para llevar a cabo cada una de sus partes. Presupuestos: Modalidad especial de los programas, su principal característica es la determinación cuantitativa de los elementos programados. Principios de la Planeación: Principio de la Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible. Principio de la Flexibilidad: Es dejar un margen para los posibles cambios que puedan surgir. Principio de la Unidad: Todos los planes aplicados a la empresa, deben estar de tal manera coordinados e integrados conformando un solo plan general.

ORGANIZACIÓN La organización responde a la pregunta ¿cómo se va a hacer? Se define como "la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados". Etapas de la Organización: Jerarquías: Fijar la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel. Funciones: La determinación de cómo deben dividirse las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general. Obligaciones: Las que tiene en concreto cada unidad de trabajo, susceptible de ser desempeñada por una persona. Principios de la Organización: Principio de la Especialización: Se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza cuando se desarrolla una actividad limitada y concreta. Principio de la unidad de mando: “para cada función debe existir un solo jefe.” Principio fundamental para lograr el orden y la eficiencia dentro de la organización.

Principio del equilibrio autoridadresponsabilidad: “debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella.” A cada grado de autoridad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Principio del equilibrio de direccióncontrol: “a cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la unidad de mando.” INTEGRACIÓN Responde a la pregunta ¿con quién se va a hacer? "Es el obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social". Elementos de la Integración: Reclutamiento: Hacer de personas extrañas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto. Selección: Escoger entre los distintos candidatos, aquellos que para cada puesto concreto sean los más aptos.

Introducción: Articular y armonizar de forma rápida y adecuada, al nuevo elemento al grupo social del que formará parte. Desarrollo: Desenvolver las cualidades innatas que las personas poseen, para lograr su máxima realización, dentro de la empresa. Principios de la Integración de personas: De la adecuación de hombres y funciones: Adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres. Buscar los recursos humanos que reúnan los requisitos mínimos para desempeñar la actividad o función adecuadamente. De la provisión de elementos administrativos: Proveer a los miembros de la empresa de los elementos administrativos necesarios para el desarrollo eficiente de las funciones del puesto. Etapas de la Dirección: Mando o autoridad: Facultad para tomar decisiones que produzcan efectos. El mando es el ejercicio de la autoridad. “La autoridad puesta en acción.” Comunicación: Proceso a través del cual se transmiten y reciben las órdenes de acción, necesarias, debidamente, coordinadas.

Supervisión: Ver si las cosas se están realizando tal y como se habían planeado y mandado. Principios de la Dirección: El principio de la coordinación de intereses: “El logro del fin común se hará más fácil, cuanto mejor se logre coordinar los intereses de grupo y aun los individuales.” El principio de la impersonalidad de mando: “Se refiere a que la autoridad debe ejercerse, más como producto de una necesidad de toda la organización que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda.” Principio de la vía jerárquica: Al transmitirse una orden, deben seguirse los conductos previamente establecidos. Deben respetarse los niveles jerárquicos correspondientes. Principio de la resolución de conflicto: Resolver los problemas que surjan lo más pronto posible, de modo que, sin lesionar la disciplina, pueda producir el menor disgusto a las partes. Principio del aprovechamiento del conflicto: Aprovechar el conflicto para forzar el encuentro de soluciones. CONTROL

La etapa de control responde a la pregunta ¿qué se hizo? pues es el análisis de resultados. "Consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se han obtenido los que se esperaba, corregir, mejorar y formular planes" Etapas del Control: Establecimiento de normas: Son la base de todo control y las que permitirán realizar las comparaciones. Operación de los controles: Es medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. Función propia de los técnicos especialistas en cada uno de ellos. Interpretación de resultados: Función administrativa que vuelve a constituir un medio de planeación. Principios del Control: Del carácter administrativo del control: Distinguir las operaciones de control de la función de control. La función es de carácter administrativo y la operación de carácter técnico.

De los estándares: El control es imposible si no existen estándares prefijados, será mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean dichos estándares. Del carácter medial del control: Un control sólo deberá usarse si el trabajo, gasto, etc., que impone, se justifica ante los beneficios que de él se espera. Del principio de excepción: El control administrativo es más eficaz y rápido cuando se concentra en los casos en que no se logró lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado.

MANUAL DE FUNCIONES GERENTE GENERAL: este hace referencia a cualquier ejecutivo que tenga la responsabilidad general de administrar los elementos de ingresos y costos de una compañía. El gerente general usualmente vela por todas las funciones de mercadeo y ventas, planeamiento estratégico Programar, dirigir, controlar y ejecutar todos los servicios que ofrece la empresa en general. SECRETARIA LOGISTICA: Garantizar con oportunidad y calidad, los bienes y servicios que requieran los usuarios externos y las

dependencias que conforman la Administración Central del Departamento, para el normal desarrollo de sus actividades, bajo los principios de equidad, honestidad y transparencia, contando para ello, con una indeclinable actitud hacia la optimización en la prestación del servicio, a través de una adecuada dinámica organizacional. TECNICO DE EQUIPOS DE AUDIO: Realizar instalaciones de los equipos de sonido y audio, Revisar y reparar equipos y/o instalaciones eléctricas, Efectuar labores de mantenimiento de equipos de sonido y audio. VIGILANTE: Es una persona capacitada en el curso de vigilancia, encargada de velar por el orden y la seguridad de la empresa, Proteger las instalaciones donde se lleve a cabo el evento, Controlar los vehículos que salen e ingresan a el establecimiento, Apoyar el control de ingreso y salida de los trabajadores administrativos, nombrados y contratados, Efectuar rondas permanentes por los ambientes del evento para garantizar su seguridad, colaborar en cualquier eventualidad. CONDUCTOR: Se denomina chófer a la persona encargada de conducir un vehículo de motor para transportar a personas, personalidades o cualquier tipo de cliente que haya contratado sus servicios, Efectuar viajes

en eventos locales y nacionales de acuerdo al cronograma debidamente aprobado. CLASIFICACIÓN DE LOS EVENTOS -De acuerdo con la naturaleza del evento Culturales Sociales Comerciales Deportivos Educativos Tecnológicos Políticos Científicos Recreativo -De acuerdo con el grado de exclusividad Público Privado -De acuerdo con el alcance y magnitud del evento Mundial Internacional Nacional Regional Local

MONTAJE DE SALONES

EVENTO SOCIALES -Nacimientos -Cumpleaños -Matrimonios -Aniversarios -Fiestas benéficas

-Desfiles -Fiestas egresados -Fiestas de despedida -Eventos infantiles -Despedida de solteros -Fiestas reencuentros -Fiestas de 15 y 18 años -Fiestas de fin de año -Fiestas privadas -Día del niño -Fiestas temáticas (Halloween) EVENTOS EMPRESARIALES O CORPORATIVOS -Ferias -Congresos -Convenciones -Seminarios -Lanzamiento de productos -Conferencias de prensa -Inauguraciones -Aniversarios de empresa -Cenas de fin de año -Ferias

EVENTOS RELIGIOSOS -Bautismo -Comuniรณn -Matrimonio -Ceremonias religiosas EVENTOS ESCOLARES -Inicio de clases -Cierre de clases -Fiestas patrias -Torneos y encuentros deportivos -Ferias para recaudar fondos para viajes Egresados -Reuniรณn de exalumnos -Aniversario de la instituciรณn -Fiestas de graduaciรณn EVENTOS CULTURALES -Festivales -Actos culturales -Conmemoraciones -Inauguraciรณn de centros culturales -Fiestas de colectividades

-Presentación de un libro -Presentación de una obra -Exposiciones -Congresos -Ferias -Concursos -Mesas de debate EVENTOS DEPORTIVOS -Torneos -Competencias -Panamericanas -Intercolegiados -Clases abiertas -Mundiales

COMITES DE ORGANIZACIÓN COMITÉ ORGANIZADOR Es la pieza clave y principal del órgano gestor y una vez se empieza la planificación de un evento es el primer comité que se crea o define.

Su estructura vicepresidente, coordinadores.

básica es: presidente, secretario, vocales y

COMITÉ DE ADMINISTRACION En lo financiero: movimiento de cuentas, pagos y facturas. En la parte logística en general el incluye sitios para los actos de instalación y clausura. Recursos físicos: mesa principal sonido, medios audiovisuales equipos de proyección entre otros. COMITÉ DE SERVICIOS Colabora en todo lo referente a planificación y logística.

FUNCIONES

COMITÉ ACADEMICO

Se encargara de hacer los contactos con los conferencistas, exponentes, participantes en mesas redondas y relatores. COMITÉ ACADEMICO Se encargara de hacer los contactos con los conferencistas, exponentes, participantes en mesas redondas y relatores.

FUNCIONES

COMITÉ SECRETARIA Es el comité responsable de la recolección, elaboración de originales, corrección, impresión, armada, distribución y archivo de la totalidad de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones del evento.

FUNCIONES

COMITÉ DE SERVICIO AL CLIENTE Para la ejecución de todo evento se requieren recursos económicos y saber cómo distribuirlos de acuerdo a las prioridades del objetivo escogido. Son los contables del evento encargados de todo lo que tenga que ver con los ingresos y gastos.

FUNCIONES

LINEAMIENTO

PARA

ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

La organización de eventos es una función gerencial de las Relaciones Públicas que requiere de: Planificación lógica y equilibrada; administración apropiada y un control constante y eficaz. Los factores principales del éxito del evento son: El manejo eficaz y efectivo del conjunto de técnicas y procesos acordes con el acto a realizar, por parte del representante de la Institución Patrocinadora y el Coordinador General del evento, así como también por el equipo de trabajo que los acompañará en la ejecución del mismo. La actividad de organizar eventos se divide en tres etapas: Pre-evento, Evento y Post-evento, en torno a las cuales se fundamenta la organización propiamente dicha. Pre-evento. Es la fase organizativa donde se planifica el evento; se definen los objetivos y los recursos humanos y económicos, así como las áreas de responsabilidades, designando para ello las diferentes comisiones o grupos de trabajo que ayuden a la realización del acto. Evento.

Esta fase tiene que ver con la realización del evento propiamente dicho, y abarca: aplicación del Protocolo y preparación del local (decoración, dotación de personal: maestro de ceremonia, musicalizador, operador de equipos de grabación; dotación de equipos: micrófonos, presidium, podium, etc.). Post-evento. Consiste en desmontar el escenario donde se realizó el evento y su evaluación posterior; elaboración de cartas de agradecimientos a que haya lugar, y un informe final de rendición de cuentas. Esto nos da una visión general del Protocolo y los Actos Ceremoniales. Sin embargo, es necesario subrayar que cada institución tiene su propia modalidad y este es el caso de las universidades, entre ellas, la Universidad de Oriente. ETAPAS PARA LA REALIZACION DE UN EVENTO Plantear una estructura eficaz de acuerdo a la actividad académica, teniendo en cuenta el

público al que va dirigido y el apoyo logístico que eso implica en cuatro etapas: Primera etapa: Planeación Segunda etapa: Ejecución Tercera etapa: Cierre Cuarta etapa: evaluación PLANEACIÓN Se debe tener en cuenta que la primera etapa en el proceso de preparación de los eventos de alcance nacional e internacional, es el diseño del evento. El diseño es la planeación previa a la ejecución del mismo; es decir está constituido por una serie de actividades de gran importancia que requieren de la toma de decisiones de forma lógica, objetiva y coherente por parte del equipo organizador. Estas actividades tendrán un importante impacto en el desarrollo de otras etapas posteriores, pues definirán, en gran medida, sus bases iniciales. En esta etapa se acentúan decisiones relativas a la organización y marketing de los eventos. Las decisiones que generalmente se deben tomar en esta etapa, y que se adecuarán a las

especificidades del evento que se ejecutará, son las siguientes: Plan Logístico Convocatoria y procedimientos de inscripción. Establecer si el evento cobrará o no inscripción. Constituir el procedimiento de inscripción. En caso de requiere pago a través del recaudo virtual hacer la solicitud previa en el formato establecido Espacios: Dependiendo del tipo de evento buscar el espacio o los espacios más adecuados, salones auditorios (Dentro del campus o fuera) Stands. Hacer un mapa de ubicación previa. Parqueaderos. Definir Logística de parqueo. De igual forma se recomienda una clara señalización que oriente a los asistentes. Equipos: Videoconferencia, Red Inalámbrica, Equipos Adicionales (computadores, video beam, micrófonos) Traducción Simultánea, Otros Equipos. Hacer las solicitudes con la debida anticipación. Es importante revisar los puntos de conexión antes del evento.

Seguridad y Vigilancia y Comité de Emergencia. Tener mínimo una reunión previa con las dependencias responsables de prevenir situaciones de riesgo y emergencia y velar por la seguridad de los habitantes de la Universidad Nacional de Colombia – Sede Bogotá; determinando con quien se podrán coordinar las acciones para lograr un desarrollo normal de la actividad a realizar. Esta información debe llegar con mínimo 15 días de anticipación con el fin de coordinar con las instancias pertinentes y responsables al interior de la universidad de manejar la prevención de situaciones de riesgo y emergencia para brindar las directrices necesarias para tal fin, como la División de Vigilancia y Seguridad, el Comité de Emergencia, entre otros. Alimentación (Cóctel Inauguración, Refrigerio, Almuerzo, Cena, Etc.). Determinar que tipo de atención se va a brindar. Si hay almuerzo, cena, copa de vino, refrigerios, etc. hay que solicitar cotizaciones y diferentes opciones para determinar la que más convenga. Reservar con al menos una semana de

anterioridad, teniendo en cuenta el menú apropiado según el caso, indicando el número de personas. Acreditación (confirmación inscripciones) Elaborar las escarapelas de acuerdo al formato establecido tanto para ponentes, conferencistas, organizadores, como participantes inscritos. Actos Culturales. Conferencistas: Recibimiento, Hospedaje, Transporte Local

Tiquetes,

Trámites administrativos y financieros

Planeación presupuestal y financiera Dentro de los recursos internos y externos que se deben desarrollar para tener en cuenta dentro del presupuesto. -Gastos de personal en general -Gastos operacionales suministros

–

materiales

-Gastos de transporte

viáticos,

comunicaciones

-Impresos – publicidad -Arrendamientos (alquiler sonido, tarima, etc.) Apoyo logístico a eventos académicos (alojamiento, atención integral (desayunos, refrigerios, almuerzos o cocteles) Impuestos 4 por mil (dependiendo si son recursos propios o aporte de la nación) Imprevistos Transferencias 22% y 5% de costos indirectos Para hacer la planeación presupuestal se recomienda hacer las cotizaciones previas de acuerdo a los requerimientos del evento. Para garantizar el cubrimiento de los costos, se deben gestionar los recursos necesarios o determinar el valor de la inscripción y número de participantes, de tal forma que se busque el punto de equilibrio. Se recomienda tener en cuenta el formato de presupuesto. PRODUCCIÓN DEL EVENTO

Espacio Equipo técnico Equipo de logística Recibimiento Proceso de Acreditación Transporte (local) (Aquí se incluirá el proceso para solicitar transporte en la Universidad) Tiquetes Alimentación SEGURIDAD Y PARQUEADEROS Avanzada de seguridad Logística de parqueo CORRESPONDENCIA Elaboración e impresión de Stikers Hechura de paquetes Envío de correspondencia Envío de fax

GLOSARIO ASAMBLEA: Reunión formal y reglamentaria de una institución. Debe poseer fecha fijada, temario, labrado de actas y quórum para funcionar. Generalmente son anuales y su objetivo es fijar políticas de acción y renovar autoridades. CENA/COMIDA DE EMPRESA: Se trata generalmente de celebraciones oficiales organizadas por una empresa u organización para celebrar los logros de la organización e impulsar la moral de los empleados y miembros. Dependiendo del tamaño de la organización, estas cenas pueden ser una pequeña reunión en un restaurante local o llevado a cabo en un gran salón de banquetes de un hotel. CÓCTEL: Se utiliza en inauguraciones, clausuras o antes o después de reuniones. COLOQUIO: Un coloquio se puede describir como un evento académico. Los participantes suelen ser expertos en un campo determinado y se reúnen informalmente para presentar e intercambiar nuevas ideas. En la reunión se pueden exponer uno o varios temas.

CÓNCLAVE: Cónclaves son las reuniones llevadas a cabo en secreto. En general, los cónclaves se utilizan para describir las reuniones "a puerta cerrada" entre las personas que tienen un cierto nivel de poder o influencia. Uno de los más famosos cónclaves es el cónclave papal, donde los cardenales se reúnen para elegir a un nuevo Papa. CONFERENCIA: Aunque las “convenciones” y "conferencias" son términos que se utilizan indistintamente, la definición estándar de una conferencia es una reunión de una duración inferior a una convención y diseñado para alcanzar un objetivo específico. CONGRESO: Aunque la mayoría de personas en general asocia la palabra "Congreso" con la rama legislativa del gobierno, el congreso puede ser también un gran grupo de personas que se reúnen de forma regular, a menudo para tomar decisiones a través de un proceso de debate y votación. CONVENCIÓN: Una convención es un gran encuentro de personas con un interés común (por lo general profesional). Estos acontecimientos son a menudo recurrentes, y

por lo general están programados a una hora específica cada año. Habitualmente asisten empleados y directivos de la empresa para el intercambio de ideas y opiniones para la generación de negocios. Suelen participar ponentes reconocidos y tienen una duración de entre 3 y 5 días. CURSO: El curso es una reunión con un programa determinado que se repetirá tantas veces como se realice el curso. Son de corta duración. CHARLA: Se trata de una reunión informal de varias personas. Pueden ser temáticas o impartidas por un experto. DESAYUNOS O TÉ: Se utilizan con el propósito de realizar reuniones de trabajo o simplemente sociales. EVENTO INTERNACIONAL: De acuerdo con la definición estándar, un evento internacional es cualquier evento donde el 15% o más de los participantes vienen de fuera del país donde se celebra el evento. EVENTO POLÍTICO: Este tipo de eventos se organizan para dar a conocer o recaudar

fondos para un candidato o una causa particular. EVENTO SOCIAL: Es una gran reunión organizada para celebrar acontecimientos importantes de la vida y ceremonias religiosas. Eventos sociales comunes: aniversarios, bodas, cumpleaños, jubilaciones… EXPOSICIÓN: Exhibición pública de arte, servicios, materiales, etc. Se necesitan varios expositores. No se permite la venta. FERIAS: Las ferias comerciales son una oportunidad para que las empresas exhiban algunos de sus productos más recientes y prototipos que desena lanzar. En este caso sí que se permite la venta. FORO: Reunión libre de expresión de ideas con presencia de un coordinador. GALA: Una gala es una reunión de personas (normalmente con cena incluida) a gran escala que a menudo incluye entretenimiento y/o entrega de premios después de la cena. JORNADAS: Son reuniones de trabajo, de investigación, estudio y/o informativas para resolver un problema planteado ante un

auditorio. Las conclusiones son publicadas con posterioridad. JUNTA DE ACCIONISTAS: Es una cita anual y es donde se presentan los resultados del ejercicios y se discute sobre la marcha de la empresa. Acuden los socios, personas o entidades con participaciones. Se toman decisiones estratégicas y financieras. MESA REDONDA: Es una reunión formada por un número limitado de técnicos y participantes que intercambian experiencias y conocimientos sobre un tema determinado. Se utiliza esta técnica cuando se desea dar a conocer a un público determinado los puntos de vista divergentes o incluso contradictorios de varios especialistas sobre un determinado tema o asunto. MUESTRA: Similar a la exposición pero con un solo expositor. PANEL: Es un grupo de especialistas que dialogan sobre un tema particular, sin hacer uso de la palabra y evitando superponerse en las apreciaciones.

NETWORKING: Los eventos de networking nos permiten, en un ambiente distendido y relajado, darnos a conocer, aumentar nuestra visibilidad, charlar y compartir experiencias. Este tipo de eventos sirven para ampliar la red de contactos y detectar posibles clientes o colaboradores. RECAUDACIÓN DE FONDOS: Un recaudador de fondos puede ser una fiesta, baile, cena organizada con el expreso propósito de recaudar fondos para una causa u organización. RECEPCIÓN: Se refiere a un acto social donde se sirve comida y bebida, generalmente buffet. Las recepciones son a menudo informales, y los asistentes suelen ponerse de pie y socializar en lugar de sentarse en una mesa. REUNIÓN: Es un acto donde se reúnen un grupo de personas con un propósito común. En la reunión, se presentan los hechos más importantes y se toman decisiones sobre el mejor curso de acción a tomar en los próximos meses en relación con la compañía.

REUNIÓN VERDE: Las reuniones "verdes" son eventos que buscan minimizar el impacto ecológico que generan. Se incorporan aspectos ambientales en todas las etapas de la organización (grabar la documentación en un USB en lugar de imprimir en papel, uso de videoconferencias, gestión de residuos…). RUEDA DE PRENSA: Las ruedas de prensa son a menudo organizadas por los protagonistas de las noticias para anunciar, responder o promocionar algo. SEMINARIOS: Son encuentros organizados para informar a un grupo de personas sobre un tema específico, o para enseñar una habilidad específica. Oradores expertos y profesores suelen ser invitados a hablar sobre temas específicos. Suelen ser intensivos. SESIÓN DE TRABAJO: Son reuniones (talleres, seminarios o presentaciones) destinados a pequeños grupos. SESIÓN PLENARIA: Es una gran reunión abierta a todas las personas que asisten a un evento. Estas sesiones suelen dar inicio a una gran conferencia o convención posterior.

SIMPOSIO: Son reuniones organizadas para que los expertos en un campo determinado puedan encontrarse, presentar trabajos y debatir temas y tendencias o hacer recomendaciones para un determinado curso de acción. TALLER: Los términos "taller" y "seminario" se utilizan indistintamente. Si bien ambos son eventos enfocados a la educación, los talleres suelen ser más prácticos. Normalmente los participantes actúan bajo la coordinación de otra persona.