Al Sindaco del Comune di Velletri Al Presidente del Consiglio Comunale
OGETTO: MOZIONE SULLA DIGITALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI Il sottoscritto Paolo TRENTA, Capogruppo del Movimento 5 Stelle di Velletri, chiede l'iscrizione al prossimo Consiglio Comunale della seguente mozione: PREMESSO CHE Il piano nazionale di e-government, l’avvento del Codice dell’Amministrazione Digitale, la costituzione dell’Agenzia per l’Italia Digitale, l’emanazione del Decreto Digitalia convertito poi dalla legge 221/2012 hanno avuto come unico comune denominatore la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione ponendo importante attenzione alla dematerializzazione dei documenti. Il Dlgs 33 del 2013 definisce «la trasparenza ... come accessibilità totale delle informazioni concernenti l'organizzazione e l'attività delle pubbliche amministrazioni, allo scopo di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull'utilizzo delle risorse pubbliche». E, ancora, «essa è condizione di garanzia delle libertà individuali e collettive, nonchè dei diritti civili, politici e sociali, integra il diritto ad una buona amministrazione e concorre alla realizzazione di una amministrazione aperta, al servizio del cittadino» CONSIDERATO CHE Questa amministrazione da qualche anno si sta adoperando in questa direzione attraverso l'uso della gestione documentale on line, e la pubblicazione sul portale comunale. Le linee guida in materia di trattamento dati personali per la pubblicazione dei documenti di enti locali richiedono di ridurre al minimo l'utilizzazione di dati personali ma non vietano la pubblicazione prolungata di atti pubblici che non contengono o do cui vengono occultati i dati sensibili. Che a tal proposito l'amministrazione ha provveduto a includere i documenti non pubblicabili in un area riservata accessibile, tramite username e password, ai soli amministratori. La firma digitale garantisce integrità ed autenticità dei messaggi archiviati, al pari della firma autografata per i documenti tradizionali.
PRESO ATTO CHE Ad oggi, anche se come prevede la norma, vi sono documenti nell'albo pretorio non pubblicati, mentre nell'area riservata agli amministratori vi sono ancora documenti con dati eccessivamente occultati. Che L'uso della carta non è affatto ridotto in quanto la maggior parte dei documenti viene stampata e poi scansionata per essere "digitalizzata". E che anche la documentazione tra uffici ed amministratori viene fornita in maggior parte con metodo cartaceo, vedi i bilanci per i consiglieri comunali o come le notifiche delle commissioni, delle delibere e dei consigli comunali, vengono stampate poi scansionate e poi inviate via mail. Che le varie modalità di notifica, mail, PEC, casella posta, deposito, generano spesso confusione e sovrapposizione di informazioni. IMPEGNA SINDACO E GIUNTA A dare disposizione affinchè vengano regolamentate ed attuate le procedure necessarie all'ottimizzazione dei servizi di stampa e pubblicazione, affinchè: 1. I documenti da distribuire tra uffici o da pubblicare vengano stampati direttamente come file pdf invece che stampati su carta e poi scansionati, ed inviati tra uffici in formato elettronico preferibilmente collocati su cartelle condivise. 2. Che si utilizzi la firma digitale per autenticare i documenti da pubblicare od inviare via mail. 3. Che vengano pubblicati nell'albo pretorio e nello storico documentale i pdf originali e non quelli scansionati, in doppia copia, sia firmati digitalmente che in modalità aperta. Allo scopo di ridurre la quantità di dati del file, facilitarne la lettura e consentire la ricerca testuale all'interno dei documenti. 4. Che si formi adeguamente il personale atto alla pubblicazione dei documenti nell'albo pretorio sui dati personali pubblicabili, allo scopo di non ostacolare una piena trasparenza amministrativa nel nome del rispetto della privacy. 5. Che si istituisca un'area files riservata accessibile ai consiglieri comunali dove depositare files di grandi dimensioni non inviabili via mail. 6. Che si ufficializzi un calendario pubblico sul web dove segnalare tutti gli appuntamenti pubblici (commissioni, consigli, apertura gare..), attraverso il quale i cittadini possa essere informati in tempo sulle attività del comune in modo semplice ed immediato.
Movimento 5 Stelle Paolo Trenta